Kadernota 2024 GRSK vastgesteld AB 14-03-2023
Tekst van het document
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING SAMENWERKING KEMPENGEMEENTEN
KADERNOTA GRSK 2024
Vastgesteld door het Algemeen Bestuur GRSK op 14 maart 2023
INHOUDSOPGAVE
Inhoud Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 1.
Algemeen ......................................................................................................................................... 3
2.
Perspectief op hoofdlijnen ............................................................................................................... 5 2.1
Globale vooruitblik op ontwikkelingen vanaf 2023 en verder ................................................ 5
2.2
Governance ............................................................................................................................. 5
2.3. Wijziging Gemeenschappelijke Regeling ...................................................................................... 6 2.3
Nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regeling ........................................................................... 6
2.4
Financieel perspectief ............................................................................................................. 7
2.5
Overige .................................................................................................................................... 8
2.6
Gemeentelijke bijdragen ......................................................................................................... 9
2.7 Financiële consequenties a.g.V. Indexering en voorstellen kadernota 2024 en begrotingswijziging 2023 ..................................................................................................................... 9 3.
4.
5.
Kaders voor de afdelingen ............................................................................................................. 10 3.1
Staf......................................................................................................................................... 10
3.2
Afdeling Shared Service Center (SSC) .................................................................................... 14
3.3
Afdeling Maatschappelijke dienstverlening .......................................................................... 21
3.5
Afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving ...................................................... 27
3.6
Ontwikkeling in risico’s .......................................................................................................... 29
Uitgangspunten .............................................................................................................................. 30 4.1
Algemene uitgangspunten .................................................................................................... 30
4.2
Begrotingswijziging 2023 ....................................................................................................... 30
4.3
Financiële uitgangspunten .................................................................................................... 30
4.4
Kostenverdeling per afdeling ................................................................................................ 32
Meerjaren-Investerings-Plan.......................................................................................................... 34 5.1
6.
Voorgenomen Investeringen 2024 – 2027 n.a.v. kadernota 2024 ........................................ 34
Bijlagen ........................................................................................................................................... 35 6.1
Overzicht van initiatieven financieel ..................................................................................... 35
2
1.
ALGEMEEN
Inleiding Voor u ligt de Kadernota 2024. De Kadernota is hét instrument uit de Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus), waarmee het bestuur richting geeft aan de ontwikkeling voor de komende jaren. Met deze nota worden de uitgangspunten van de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur en aan het Algemeen Bestuur. In beginsel hoeft de kadernota van een gemeenschappelijke regeling niet te worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. De kadernota wordt bij de GRSK wel aangeboden bij het Algemeen Bestuur omdat het gezien wordt als het fundament waarop de ontwerpbegroting wordt gebouwd. Na vaststelling van de uitgangspunten/voorstellen kan de financiële uitwerking van het jaarplan 2024 in de vorm van de begroting en meerjarenraming opgesteld worden. Dit betekent overigens niet dat zonder meer alle voorstellen uit de kadernota worden omgezet in een begrotingsvoorstel. In het begrotingsproces vindt nog overleg plaats tussen de GRSK en gemeenten, in de vorm van commissies, welke voorstellen er wel of niet in de begroting komen. In de kadernota 2024 zijn ook nieuwe voorstellen voor 2023 verwerkt. Deze kunnen ook leiden tot een financiële uitwerking in vorm van een begrotingswijziging 2023 en meerjarenraming.
Doel en reikwijdte Met deze Kadernota bieden we inzicht in de wijzigingen van wet- en regelgeving en autonome en organisatorische ontwikkelingen, die we voorzien voor 2024 en volgende jaren. Ook de financiële consequenties daarvan worden in beeld gebracht voor zover dit mogelijk is. De kadernota geeft richting aan de ontwikkeling van de GRSK tot en met 2027. Dit betekent niet dat zonder meer alle voorstellen uit de kadernota worden omgezet in een begrotingsvoorstel. Om de groei in gemeentelijke bijdragen te beheersen wordt ook in het begrotingsproces bepaald wat de mogelijkheden hiertoe zijn. In de voorbereiding van de kadernota en begroting worden de gemeenten nadrukkelijk betrokken via de bestuurscommissies. Leeswijzer In hoofdstuk twee geven we ontwikkelingen aan die van belang zijn voor de GRSK. Ook wordt de bestuurlijke context geschetst. In hoofdstuk drie wordt per afdeling aangegeven welke wijzigingen in wet- en regelgeving zijn voorzien en welke autonome ontwikkelingen en trends we zien die van invloed kunnen zijn op het door gemeenten gevoerde beleid en de uitvoering daarvan door de GRSK. Daarnaast besteden we in dit hoofdstuk ook aandacht aan ontwikkelingen binnen de organisatie van de GRSK en ook aan zaken die van belang zijn in het kader van de toekomst van de GRSK.
In hoofdstuk vier zijn de uitgangspunten opgenomen die toegepast worden bij het opstellen van de begroting 2024. In hoofdstuk vijf wordt een overzicht gegeven van financiële effecten van nieuwe initiatieven. Tevens zijn in dit hoofdstuk de voorgestelde investeringen opgenomen. Hoofdstuk zes bevat de bijlagen.
3
4
2.
PERSPECTIEF OP HOOFDLIJNEN
2.1
GLOBALE VOORUITBLIK OP ONTWIKKELINGEN VANAF 2023 EN VERDER
Bij het opstellen van de Kadernota is het telkens weer een uitdaging om meerdere jaren vooruit te kijken omdat factoren met grote impact moeilijk voorspelbaar zijn. De opstelling van de Kadernota is een proces tussen gemeenten en de GRSK. Met de Kadernota worden uitgangspunten vastgesteld voor de begroting 2024 en de Meerjarenraming 2025-2027. In de begroting 2024 wordt tevens ook een begrotingswijzing 2023 opgenomen. 2.2
GOVERNANCE
In 2022 is er onder de noemer van het project “opnieuw verbinden” een nieuwe governance structuur opgezet zodat deelnemende gemeenten meer inhoudelijke invloed kunnen uitoefenen op de GRSK. De nieuwe governance gaat vanaf 2023 in. Hieronder wordt de werkwijze geschetst en de rollen van Bestuurscommissies, Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur. Voorbereiding commissie team Een initiatief voor een bestuursbesluit kan ontstaan vanuit de uitvoering, vanuit deelnemende gemeenten of vanuit de (bestuurlijke) aansturing binnen GRSK. In het voorbereidingscommissie team vindt ambtelijke voorbereiding en afstemming plaats door deelnemende gemeenten en de GRSK. Er wordt gewerkt aan unanieme adviezen die voorgelegd worden aan de bestuurscommissies. Bestuurscommissies Er gaat vanaf 2023 gewerkt worden met bestuurscommissies voor Maatschappelijke Dienstverlening (MD), Shared Service Center (SSC) en Vergunningen, Toezicht & Handhaving (VTH). Op basis van aangeleverde beleidsnotities worden in principe unanieme besluiten genomen. Een besluit van de commissie wordt uiteindelijke doorgeleid naar het Dagelijks Bestuur en indien nodig naar het Algemeen Bestuur. Voordat een voorstel bij het Dagelijks Bestuur komt wordt er een advies toegevoegd door bestuurscommissie Financiën.
Deze bestuurscommissies geeft advies aan het DB over de P&C producten zoals, begroting, rapportage en jaarwerk van de GRSK en over de voorstellen van de bestuurscommissies MD, SSC en VTH.
Dagelijks bestuur van de GRSK Het Dagelijks Bestuur van de GRSK voert alle taken uit zijn vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten. Er vindt een marginale toets plaats op de voorstellen van de bestuurscommissies MD, SSC en VTH en advies van de bestuurscommissie Financiën voor zover de voorstellen uitvoer zijn binnen de vastgestelde begroting. Indien en voor zover de voorstellen van de bestuurscommissies leiden tot een begrotingswijziging wordt het advies van de bestuurscommissie Financiën integraal beoordeeld en gewogen. Het Dagelijks Bestuur legt voorstellen voor aan het Algemeen Bestuur ter besluitvorming.
5
Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur toetst en besluit over de voorstellen die zijn voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Daarnaast voert het Algemeen Bestuur alle taken uit die zijn vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten.
2.3. WIJZIGING GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING In het Algemeen Bestuur van 6 december 2022 is voorgesteld om de Gemeenschappelijk Regeling Samenwerking Kempengemeenten te wijzigen in 2023. De aanleiding voor de wijziging van de GRSK is tweeledig: er vindt een wijziging plaats als gevolg van het proces Opnieuw Verbinden en als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen Opnieuw verbinden Doordat gemeenten taken terughalen en doordat de bestuursstructuur veranderd is moet de regeling aangepast worden. Er vindt een verschuiving van de taak bijzondere bijstand plaats van GRSK naar Participatiebedrijf KempenPlus. Deze verschuiving moet synchroon lopen met de wijziging van de beide regelingen: zowel voor GRSK als KempenPlus moet de wijziging gelijktijdig ingaan. De datum van inwerkingtreding van de regeling is 1 juli 2023. De bijzondere bijstand gaat per 31 december 2023 uit GRSK, de bijzondere bijstand wordt vanaf 1 januari 2024 een taak van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Participatiebedrijf KempenPlus. Wijziging WGR Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. De wijziging van deze wet heeft voor ieder samenwerkingsverband dat als basis de Wgr heeft impact en moet voor 1 juli 2024 hebben geleid tot een aanpassing in de gemeenschappelijke regeling.
Dit leidt ertoe dat er binnen iedere gemeenschappelijke regeling ook een aantal keuzes gemaakt dient te worden over de wijze waarop de nieuwe mogelijkheden die de gewijzigde Wgr biedt, worden verwerkt in de regeling. Aanvullende wijzigingen Naast de wijzigingen met als aanleiding Opnieuw Verbinden en de wijziging van de wet GR is een aantal voorstellen gedaan om de regeling zelfstandig leesbaar en actueel te houden als ook om de bestuursstructuur en besluitvormingsprocessen te verduidelijken. De recente wijzigingen in de taken van de GRSK en de aanpassing van de bepalingen rondom het archief, vooruitlopend op de wijziging van de Archiefwet (geplande ingangsdatum is 1 januari 2024).
2.3
NIEUWE WET GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Op 1 juli 2022 is de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Deze nieuwe wet, die uiteindelijk leidt tot een wijziging van de gemeenschappelijke regelingen, kent enkele aspecten die effect hebben op de P&C-cyclus en daarmee op de deelnemende organisaties. In onderstaande tabel zijn belangrijke handelingen uit de P&C-cyclus weergegeven met daarin de aanpassingen als gevolg van de nieuwe wet.
6
Handeling
Uiterste datum na intreding WGR
Dagelijks Bestuur zendt algemene en financiële en beleidsmatige uitgangspunten (kadernota) aan de raden (art. 34b Wgr) Dagelijks Bestuur zendt ontwerpbegroting aan de raden (art. 35 lid 1 Wgr) Raden kunnen zienswijzen indien bij het Dagelijks Bestuur (art. 35 lid 3 Wgr) Algemeen Bestuur stelt de begroting vast (art.34 lid 1 Wgr) Dagelijks Bestuur zendt vastgestelde begroting aan gedeputeerde stagen (art. 34 lid2 Wgr) Dagelijks Bestuur zendt voorlopige jaarrekening naar gemeenteraden (art. 34 lid 3 Wgr) Algemeen bestuur stelt jaarrekening vast (art.34 lid 3 Wgr) Dagelijks Bestuur zendt vastgestelde jaarrekening aan gedeputeerde staten (art. 34 lid 4 Wgr)
30 april (voorheen 15 april)
2.4
12 weken voor aanbieding aan het Algemeen Bestuur (voorheen 8 weken) 12 weken na aanbieding door Dagelijks Bestuur (voorheen 8 weken)
Binnen 2 weken na vaststelling, maar vóór 15 september. (voorheen 1 augustus) 30 april (voorheen 15 april)
Binnen 2 weken na vaststelling door het Algemeen Bestuur, maar vóór 15 juli.
FINANCIEEL PERSPECTIEF
Perspectief Het financieel perspectief voor de GRSK wordt in deze Kadernota bepaald, zonder de precieze effecten voor de deelnemende gemeenten nu al te bepalen. Dat geschiedt bij de opstelling van de begroting 2024, op het moment dat alle gegevens bekend zijn die vereist zijn voor de kostenverdeling. Analyse jaarrekening 2022 In het proces tot opstelling van de begroting 2024 met begrotingswijziging 2023 worden de jaarresultaten over het jaar 2022 van afdelingen bekend. Daar waar structurele afwijkingen tussen begroting en rekening worden geconstateerd worden deze betrokken in de nieuwe begroting zowel positief als negatief. Doel is om zo reëel mogelijk te begroten. Wijze van indexeren Voor de indexering van lonen en prijzen bepalen hanteert de GRSK dezelfde uitgangspunten als de vier grote gemeenschappelijke regelingen van Zuid-Oost Brabant.1 In mei 2021 is in 4GR-verband reeds een geactualiseerd regionaal kader opgesteld over de wijze van indexeren van de begrotingen van de 4GR. Recent is duidelijk geworden dat dit geactualiseerde uitgangspunt niet jaarlijks toepasbaar is. Enkel in een jaar waarin er een nieuw kabinet is geformeerd, rekent het CPB de loon- en prijsverwachtingen voor meerdere jaren door. In andere jaren gebeurt dat niet.
Ter voorkoming van jaarlijks wisselende uitgangspunten is ervoor gekozen om terug te keren naar de uitgangspunten die eerder van toepassing waren. Afgesproken is om als methode voor indexering van de begroting van het jaar t gebruik te maken van de percentages die in de Macro Economische Verkenning t-1 (uitgebracht in jaar t-2) zijn opgenomen
1
Dit uitgangspunt wordt ook gehanteerd door vier verbonden partijen in de regio Eindhoven. (MRE, Odzob, GGD en Veiligheidsregio)
7
voor het jaar t-1. Het gaat om de Loonvoet sector overheid voor de index van de lonen en de Prijs netto materiële overheidsconsumptie (imoc) voor de index van de prijzen. Index 2024 Deze werkwijze leidt tot een loonontwikkeling die bepaald wordt op 3,3 % en een prijsontwikkeling van 5,9% voor het jaar 2024. Index 2023 De bijzondere omstandigheden waar we in 2022 (en waarschijnlijk ook nog in 2023) mee geconfronteerd worden, maken het onmogelijk om deugdelijke verwachtingen op te stellen voor loon- en prijsontwikkelingen. In de begroting van 2023 is gerekend met een loonindex van 2,3%. In de begrotingswijziging 2023 wordt vooralsnog rekening gehouden met een totale loonindex van 4,58% (11/12 * 5%) in 2023. Dit op basis van het bod dat door de werkgevers is gedaan op 16 november 2022. Indien ten tijde van het opstellen van de begroting meer bekend is over de CAO ontwikkeling 2023 wordt dit separaat aangepast. In 2023 is gerekend met een prijsindexering van 1,6%. Ook dit lijkt te weinig te zijn. In deze kadernota wordt aansluiting gezocht bij de Macro Economische Verkenning die zijn opgenomen t-1. Dit betekend dat ook in 2023 uit wordt gegaan van een prijsindex van 5,9%. Bij het opstellen van de begroting zal beoordeeld worden of dit voldoende is. De eerste signalen wijzen erop dat 5,9% aan de lage kant is.
2.5
OVERIGE
Hieronder worden over punten genoemd die in 2023 veranderen of geactualiseerd gaan worden.
Kosten woon- werkverkeer In de begrotingswijziging 2022, welke werd vastgesteld op 30 juni 2022, is het budget voor woon-werkverkeer verhoogd. De stijging is het gevolg van afspraken rondom woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding Kempenbreed. Vanaf 2022 worden kosten woon-werkverkeer vanaf de eerste kilometer vergoed. Een vergoeding woon-werkverkeer van € 0,19 vanaf de eerste kilometer leidt tot een toename van de kosten van reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Daarnaast ontvangen de werknemers conform de CAO een thuiswerkvergoeding van € 2,00 per dag. In het DB van 5 december 2022 is besloten om aan te sluiten bij de maximaal fiscaal vrijgestelde vergoeding. Bij definitieve goedkeuring van het belastingplan 2023 wordt de belastingvrije reiskostenvergoeding per kilometer van € 0,19 verhoogt naar € 0,21 per 1 januari 2023 en naar € 0,22 vanaf 1 januari 2024. Huisvesting De GRSK hanteert in de begroting een vast tarief voor huisvesting per werkplek. Dit tarief is een aantal jaren geleden vastgesteld door de deelnemende gemeenten en wordt jaarlijks geïndexeerd. In 2022 is in het directeurenoverleg aangegeven dat het huidige tarief niet meer actueel zou zijn. Daarom is er een afspraak gemaakt om het tarief per werkplek van huisvesting te actualiseren. Het initiatief voor het actualiseren van de kosten van huisvesting ligt bij de vijf gemeenten en Kempenplus.
Zodra er een nieuw tarief bekend is zal de GRSK dit gaan hanteren.
8
De GRSK heeft werkplekken in de gemeente Bergeijk (SSC), gemeente Bladel (MD), gemeente Eersel (VTH en Staf) en Kempenplus (MD). Structureel Maatwerk SSC Maatwerk in software dat jaarlijks terugkomt wordt voortaan begroot. Voorheen werden de kosten van deze dienstverlening verhaald op de gemeente die vroeg om dienstverlening. Deze kosten worden niet langer afzonderlijk in rekening gebracht bij de deelnemende gemeenten. Voorgeschoten bedragen op maatwerk zijn in dit geval structurele softwarekosten die jaarlijks buiten de begroting van de GRSK om bij gemeenten in rekening werden gebracht. In het AB van 30 juni 2022 is vastgesteld dat structureel maatwerk wordt opgenomen in de begroting van de GRSK. In de begroting 2024 met begrotingswijziging 2023 wordt dit structureel in de begroting verwerkt. Hierdoor gaan de gemeentelijke bijdragen stijgen. De dekking hiervoor is bij gemeenten aanwezig doordat ze deze kosten voorheen zelf hadden. Hardware In 2023 wordt er nadere uitwerking gegeven aan de standaard hardware voor werkplekken. Er zal beoordeeld gaan worden of de huidige standaard nog actueel is. Nu worden er bijvoorbeeld MTC’s via het SSC aangeschaft en doorbelast naar gemeenten. Dit gaat allemaal via de begroting van de GRSK om terwijl er in de begroting van de GRSK wel TC’s zijn opgenomen.
2.6
GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN
In de begroting 2024 van GRSK wordt het financieel effect per deelnemende gemeente bepaald. Dat geldt ook voor de begrotingswijziging 2023. De dekking van deze lasten is primair een vraagstuk voor de deelnemende gemeenten. Er zijn initiatieven waarbij gemeenten gecompenseerd worden voor de groeiende uitgaven. Dat geldt bijvoorbeeld voor de indexering van lonen en prijzen.
2.7 FINANCIËLE CONSEQUENTIES A.G.V. INDEXERING EN VOORSTELLEN KADERNOTA 2024 EN BEGROTINGSWIJZIGING 2023 GRSK Omschrijving Staf Shared Service Center Maatschappelijke Dienstverlening Vergunningen, Toezicht en Handhaving
Totaal Staf
2023
2024
2025
2026
2027
270.000 345.500 577.000 30.000 1.222.500
210.000 383.000 301.000 3.750 897.750
210.000 383.000 301.000 3.750 897.750
210.000 383.000 301.000 3.750 897.750
210.000 383.000 301.000 3.750 897.750
2023
GRSK Omschrijving Loonindex Prijsindex
Totaal Staf Totaal Alle bedragen in euro’s.
2024
2025
2026
2027
278.000 273.000 551.000
751.000 670.000 1.421.000
751.000 670.000 1.421.000
751.000 670.000 1.421.000
751.000 670.000 1.421.000
1.773.500
2.318.750
2.318.750
2.318.750
2.318.750
Niet alle voorstellen zijn in de stadium financieel gemaakt.
9
3.
KADERS VOOR DE AFDELINGEN
3.1
STAF
De Staf vult haar rol in als ontwikkelaar en ondersteuner voor de organisatie. De Staf is voortdurend bezig met initiatieven die de organisatie betreffen, de governance van de GRSK en de toekomstige organisatie. Daarnaast ligt bij de Staf de opgave om binnen de gegeven mogelijkheden de bedrijfsvoering te optimaliseren. Deze ondersteuning bestaat uit secretariaat van bestuur en directie, Planning & Control en uitvoering van financieel administratieve taken, werkzaamheden op het gebied van beheer website, informatiebeveiliging, privacy, gegevensbeheer (waaronder archief) en gegevensbescherming. Vanaf 2023 zijn ook de P&O taken ondergebracht bij de stafafdeling. P&O is verantwoordelijk voor personeelsadministratie, dossiervorming, dossierbeheer, personeels- en organisatiebeleid en uitvoering daarvan. Daarnaast adviseert de P&O op het gebied van personeel en organisatie. De salarisadministratie is uitbesteed.
3.1.1. VOORSTELLEN STAF Voor de kadernota zijn de volgende voorstellen opgenomen:
Inhuurbudget directeur 2023 (€ 60.000) In het DB van 22 december 2021 is besloten om voor 2022 een directeur aan te stellen op interimbasis voor de periode van één jaar. Het DB heeft op 22 november 2022 besloten om het contract met één jaar te verlengen. De kosten die hieruit voort zullen vloeien kunnen niet volledig gedekt worden uit de begrootte loonkosten. Voorgesteld wordt om in 2023 € 60.000 extra budget te ramen voor de inhuur van de interim-directeur.
Taakstelling Overhead ( € 150.000 structureel) In 2020 werd besloten tot structurele vermindering van de kosten van overhead. Vanaf 2021 werd een bezuiniging begroot van € 150.000 per jaar onder de aanname dat de GRSK per 2023 niet meer zou bestaan. Voor de jaren 2021 en 2022 was de verwachting dat deze taakstelling niet behaald zou worden en om die reden werd een voorziening gevormd van € 300.000. De overweging daarbij was dat er twee jaren nodig zouden zijn om de kosten van overhead structureel te verlagen. In de begroting van 2021 staat de volgende passage: Bij het vaststellen van de Kadernota 2021 heeft het Dagelijks Bestuur in afstemming met het Algemeen Bestuur een opdracht geformuleerd m.b.t. een onderzoek naar de mogelijkheden van een
10
taakstelling. De opdracht luidt: “Het DB draagt de directeur op om bij de behandeling van de begroting GRSK in overleg met de gemeentesecretarissen een voorstel met daarin verschillende scenario’s voor te leggen, waarin de mogelijkheden en de consequenties van een taakstelling/besparing zijn uitgewerkt, waarbij gedacht wordt aan een besparing in de orde van grootte van 500.000 euro.” Om de taakstelling waar te maken zijn de stelposten omgezet naar concrete maatregelen die een financiële uitwerking krijgen in deze begrotingswijziging. Deze omzetting van stelposten is ook een voorschrift van de provincie Noord Brabant, die het toezicht op de begroting uitvoert. Voor de structurele bezuiniging op de kosten van overhead wordt bij de afdeling Staf een taakstelling van € 150.000 voor reductie overhead opgenomen. Van de originele taakstelling van € 500.000 is in 2021 reeds € 350.000 gerealiseerd. In de kadernota van 2023 is na de adviezen opgehaald te hebben bij de afdelingshoofden, secretarissen en portefeuillehouders is ervoor gekozen om de taakstelling voor de overige € 150.000 voorlopig aan te houden. Wel is er door de portefeuillehouders de vraag gesteld of de taakstelling realiseerbaar is en of dit niet ten koste gaat van de kwaliteit. De GRSK zou in 2022 nagaan of de taakstelling realiseren valt.
De taakstelling is in het verleden opgevoerd met het idee dat de GRSK in 2023 zou ophouden te bestaan. Dit is echter niet gebeurd waardoor de voorgestelde taakstelling overbodig zou worden. De GRSK heeft, mede door opnieuw verbinden, diverse wijzigingen doorgevoerd binnen de organisatie waardoor de overhead structureel minder is geworden. Zo is bij de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening de rol van afdelingsmanager omgezet naar de rol van teamleider. Het voordeel is het verschil tussen maximum van schaal 13 ten opzichte van schaal 11. Bij de afdeling VTH is de rol van afdelingsmanager komen te vervallen. Het voordeel is het verschil tussen maximum van schaal 13 ten opzichte van schaal 11. Daarnaast is de rol van teamleider met 1 FTE schaal 11 verminderd. Met deze aanpassingen in de organisatie is de structurele taakstelling op overhead gerealiseerd. De structurele taakstelling op overhead is met rondom opnieuw verbinden gerealiseerd op de afdelingen Maatschappelijke Dienstverlening en Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Hierdoor wordt de structurele taakstelling van € 150.000 verwijderd uit de begroting.
Organisatieontwikkeling ( 1% van brutoloonkosten; incidenteel voor 2023 en 2024) In 2022 zijn alle voorbereiding getroffen omtrent Opnieuw Verbinden om op 1 januari 2023 van start te gaan met de nieuwe organisatie. Op 1 januari staat er een nieuwe organisatie die nog verder door ontwikkelt moet gaan worden in onder andere strategieën, processen en structuren. In de afgelopen jaren heeft het investeren in de organisatie en de medewerkers op een laag pitje gestaan. Reden was de onzekerheid over de vorm en toekomst en vorm van (delen van) de organisatie. Nu Opnieuw Verbinden is geïmplementeerd, ontstaat er weer ruimte voor de doorontwikkeling van de organisatie, de medewerkers en daarmee ook de dienstverlening. 2023 is het moment om de organisatie direct goed te positioneren om de deelnemers en de medewerkers van de GRSK zo goed mogelijk te faciliteren. Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces. Investeren in goed werkgeverschap is belangrijk voor die ontwikkeling. Werving, behoud en ontwikkeling van medewerkers en management is noodzakelijk voor een blijvende goede en professionele dienstverlening. Dit moet ook leiden tot 11
verbetering van kwaliteit en continuïteit en tot minder kwetsbaarheid en kosten voor inhuur. Voorgesteld wordt om een percentage van 1% van de brutoloonkosten te hanteren voor budgetbepaling voor organisatieontwikkeling. Om alle medewerkers binnen de GRSK op te leiden en daarmee het bewustzijn ten aanzien van de AVG-wetgeving en informatieveiligheid te vergroten, is het noodzakelijk om een bewustwordingsprogramma te ontwikkelen en te implementeren in 2023. In de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid, hoofdstuk 7.2.2) staat deze bewustwording duidelijk omschreven als een van de pijlers en verantwoordelijkheden om de doelstellingen op het gebied van Informatiebeveiliging te realiseren. Een van de onderdelen daarvan is een training I-bewustzijn die door alle medewerkers en contractanten binnen 3 maanden na indiensttreding succesvol moet zijn gevolgd. Om aan dit onderdeel te voldoen, en in bredere zin het bewustzijn te vergroten, is het noodzakelijk om een platform van trainingen aan te bieden, waarop door de medewerkers online opleidingen en trainingen op het gebied van o.a. Informatiebeveiliging kan worden gevolgd. Een dergelijk platform kan breed worden geïmplementeerd, zodat het ook bijdraagt aan professionele kennis en ontwikkeling van de medewerkers op de vakgebieden die GRSK uitvoert voor gemeenten.
Opleidingen en trainingen ( 2% van de loonkosten ) De GRSK wil een aantrekkelijke werkgever zijn voor zowel potentiële als huidige werknemers. Door het aanbieden van opleidingen en trainingen is het de bedoeling dat er meer binding met de werkplek gecreëerd worden. De kans is groter dat werknemers loyaal aan de organisatie blijven doordat werknemers de ruimte krijgen om zich verder door te ontwikkelen. In de huidige begroting van de GRSK wordt een percentage gehanteerd van onder de 1,5% van de loonkosten om het budget te bepalen van opleidingen en trainingen. Bij navraag bij de deelnemende gemeenten is geconstateerd dat de Kempengemeenten tussen de 1.5% en 2% van de brutoloonkosten als uitganspunt nemen voor de budgetbepaling van opleidingen en trainingen. Voorgesteld wordt om bij de GRSK 2% van de loonkosten als uitgangspunt te nemen voor de budgetbepaling van opleidingen en trainingen.
3.1.2
OVERIGE PUNTEN
Frictiekosten bij de opheffing van ISD de Kempen Door de opheffing van de ISD in 2019 zijn er frictiekosten ontstaan. De frictiekosten bestaan uit arbeidsrechtelijke verplichtingen die de GRSK heeft met medewerker(s). De frictiekosten zijn de afgelopen jaren niet begroot maar als risico benoemd in de risicoparagraaf. Vanaf 2023 vervallen de frictiekosten doordat medewerker(s) toegekend zijn aan openstaande formatieplaatsen. Documentmanagementsysteem De GRSK heeft op dit moment niet de beschikking over een documentmanagement systeem. Dit in tegenstelling tot gemeenten. Bij de GRSK is er de behoefte om te gaan werken met een documentmanagement systeem om op een goede wijze te kunnen voldoen aan de regelgeving omtrent archivering.
12
Een documentmanagement systeem is in het algemeen een opslagplaats waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum en status. Een Document Management Systeem vormt één centrale bron voor informatie en beheert, digitaliseert, structureert, stroomlijnt en archiveert alle informatie in de organisatie. De behoefte komt voort uit de toenemende hoeveelheid aan informatie bij de verschillende afdelingen van de GRSK en het ontbreken van een eenduidige structuur organisatie breed. Hierdoor wordt niet het maximale uit informatie gehaald en zijn er onnodig afstemmingskosten. De daadwerkelijke kosten zullen later inzichtelijk worden gemaakt en (indien planning technische mogelijk via de P&C cyclus) worden gepresenteerd. 3.1.3. FINANCIEEL OVERZICHT VOORSTEL(LEN) STAF Staf Omschrijving Inhuurbudget directeur
2023
2024
2025
2026
60.000 Taakstelling overhead
150.000
150.000
150.000
150.000
125.000
125.000
85.000
85.000
85.000
85.000
N.t.b. 420.000 -150.000 270.000
N.t.b. 360.000 -150.000 210.000
N.t.b. 235.000 -150.000 85.000
N.t.b. 235.000 -150.000 85.000
Organisatie ontwikkeling (1% van loonkosten totale organisatie) Opleiding en Trainingen (aanpassing naar 2% van de loonkosten) Document managementsysteem
Totaal Staf Reeds gerealiseerde taakstelling Totaal Staf
2027
Deelnemers
Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente 150.000 Reusel-De Mierden Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente 85.000 Reusel-De Mierden Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente N.t.b. Reusel-De Mierden
235.000 -150.000 85.000
13
3.2
AFDELING SHARED SERVICE CENTER (SSC)
Inleiding De afdeling Shared Service Center levert ICT diensten op het gebied van ICT, informatiebeveiliging en geo-gegevensbeheer. Het team ICT is verantwoordelijk voor de ICT en informatiebeveiliging voor de gemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel- de Mierden en voor de GRSK. Het team ICT is dienstverlenend naar de gemeenten en bestaat uit applicatiebeheerders, servicedeskmedewerkers en projectleiders en zijn verantwoordelijk voor de softwareapplicaties en hardware benodigdheden. Ook Kempenplus en Bizob zijn afnemer van de diensten. De medewerkers van het team (geo)gegevensbeheer werken voor de gemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden en verzorgen het beheer van (ruimtelijke) gegevens voor het hele gemeentelijke grondgebied en het actueel houden van meerdere (basis)registraties. Het team levert op basis van deze gegevens verschillende kaartproducten en (geo)informatie via een, voor alle gemeentelijke medewerkers beschikbare, viewer. De belangrijkste basisregistraties zijn de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Deze basisregistraties worden landelijk gebruikt door overheden en bedrijven.
De BGT en de BAG geven binnen een beeld van de werkelijkheid buiten en vormen de basis voor andere (basis)registraties zoals de Waardering Onroerende Zaken (WOZ) en Beheer Openbare Ruimte (BOR). Om deze basisregistraties actueel te houden worden veranderingen zowel buiten ingemeten door landmeters als binnen ingewonnen door gegevensbeheerders via het overnemen van objecten uit luchtfoto’s. Mutatieverzoeken worden aangeleverd door de gemeenten en andere gebruikers van de registraties, aangevuld met een jaarlijkse mutatiesignalering vanuit luchtfoto’s. Landmeters houden zich bezig met het uitzetten van nieuwe eigendomsgrenzen, het controleren van bestaande eigendomsgrenzen, het verzorgen van maatvoering van nieuwe grenzen en rooilijncontroles. Het team zorgt tevens voor de naamgeving van straten, het toewijzen van huisnummers en het vervaardigen van verkavelingsplannen en verkooptekeningen.
Welke toekomstontwikkelingen zijn er? De afgelopen tijd is er steeds meer nadruk komen te liggen op Datagedreven werken. Bij “Datagedreven werken” maakt een gemeente goed gebruik van beschikbare data om beleidskeuzes te onderbouwen, om de effecten te volgen en om dat ook doelmatig te doen. Dit vereist veranderingen in de technische infrastructuur en de capaciteit van de verbindingen. Mede in relatie met de toegenomen mogelijkheden om te werken op afstand geeft dit nieuwe beheeruitdagingen. Samen met de verschuiving outsourcen van diensten bij derden wordt het huidige SSC een belangrijke schakel tussen de interne en externe systemen, de systeem- en databewaking en de beheerder van de data. Hiermee is de professionele doorontwikkeling van het SSC een essentieel onderdeel voor het succes van de dienstverlening door de Kempengemeenten. In dit kader zien we ook een steeds prominentere plaats van de “cloud” binnen ons technische infrastructuur. Een andere ontwikkeling is de toegenomen behoefte aan een transparante overheid, een ontwikkeling die deels in contrast staat met de toegenomen aandacht voor het afschermen van persoonsgegevens vanuit de privacy overwegingen. Landelijk is met de Wet Open Overheid de richting gegeven waarvan de uitwerking in de ICT nauwgezet zal worden gevolgd.
14
Wanneer deze ontwikkelingen de komende jaren een grotere vlucht gaan nemen zal dit ook meer vragen van de ondersteuning op ons vakgebied. Met bijvoorbeeld het actualiseren van de kantoorautomatisering in de voorgenomen richting met Microsoft365 kan hier al op geanticipeerd worden. Deze ontwikkelingen vragen om een goede technische infrastructuur vanuit de ICT en professionele dataverwerking door Geo-gegevensbeheer. Welke veranderingen worden er verwacht? Uit de trends en ontwikkelingen op het gebied van ICT en Geo inzake de wet- en regelgeving, die de komende jaren van invloed zijn op de dienstverlening, zijn aandachtspunten geformuleerd. • In de afgelopen periode is de druk op overheidsorganisaties enorm toegenomen door de vele beveiligingsmeldingen en updates van hard- en software als gevolg van cybercriminaliteit. De verwachting is dat dit zal leiden tot meer en strengere audits, als dan niet afgedwongen door landelijke of Europese wet ten regelgeving, die om capaciteit zullen vragen. • De ontwikkelingen op het gebied van Common Ground vragen steeds meer aandacht en strategische keuzes gezien de introductie hiervan zal leiden tot een tijdelijke hybride situatie. • Technologisch hebben ontwikkelingen o.a. betrekking op de verbetering van digitaal fotomateriaal, een veel hogere resolutie en de intrede van kunstmatige intelligentie.
Daarnaast gaan 3D- en satelliet data een grotere rol spelen en zijn er ontwikkelingen op het gebied van integratie van ontwerp en realisatie. Al deze zaken vragen continue ontwikkeling op informatiebeveiliging. • De doorontwikkeling binnen de basisregistraties vanuit BZK onder de noemer Samenhangende Objecten Registratie (SOR) zal aanzienlijke gevolgen voor Geo en de gemeenten hebben, vooralsnog is het doorvoeren niet voor 2025 te verwachten. • Daarnaast kunnen er op vele vakgebieden ontwikkelingen zijn die leiden tot nieuwe wet- en regelgeving die direct invloed hebben op de ICT en het Geo domein.
Welke risico’s zijn er aanwezig? Wanneer er niet meebewogen wordt op deze ontwikkelingen en de daarbij behorende investeringen in kwaliteit, kwantiteit van mensen en infrastructuur zal dit leiden tot achterstand. Dit zal zijn weerslag gaan hebben op het niveau van dienstverlening die de gemeenten kunnen bieden aan haar klanten. De doorontwikkeling bij dienstverlenende organisaties, zoals het SSC, kan niet los gezien worden van een gelijktijdige kwalitatieve groei en kennis van de mogelijkheden van de nieuwe technologie aan de klantkant. Informatieveiligheid binnen de gemeente is van groot belang. Voor inwoners om te garanderen dat de gemeentelijke dienstverlening doorgaat, dat paspoorten verstrekt worden, dat inwoners kunnen vertrouwen op inkomensondersteuning met waarborg voor de veiligheid van hun persoonsgegevens. Maar ook van groot belang is de bescherming van gegevens over ruimtelijke projecten, financiën en veiligheid. Recente hack-incidenten en de impact bij lokale overheden en bedrijven onderstrepen dit belang. Zonder goede informatiebeveiliging liggen cybercriminaliteit, fraude, ondermijning en ontwrichting op de loer. Informatiebeveiliging heeft tot doel te borgen dat de informatie van de gemeente beschikbaar (op moment dat het nodig is), vertrouwelijk (alleen toegankelijk voor geautoriseerde) en integer (de gegevens kloppen en zijn actueel) is.
In de jaarlijks uit te voeren “pen-test” kunnen risico’s naar voren komen die per direct opgelost dienen te worden. Deze kunnen bestaan uit hardware, software, diensten of een combinatie hiervan.
15
3.2.1
VOORSTELLEN SHARED SERVICE CENTER (SSC)
Gedurende het jaar zijn er diverse initiatieven voor doorontwikkeling vanuit de samenwerking tussen de gemeenten en de GRSK in beeld gekomen. Soms vanuit initiatief van de marktpartijen en vaak ook vanuit nieuwe inzichten en wensen van de eindgebruikers en de organisaties.
3.2.2. VOORSTELLEN ICT Microsoft 365 De technische omgeving is gereed voor de uitrol van Microsoft 365. Met Microsoft 365 is het mogelijk een nieuwe werkplek te creëren op basis van Windows 10, met daarin de standaard kantoorapplicaties Outlook, Word, PowerPoint en Excel. De Microsoft 365-suite (M-365) kent echter nog veel meer applicaties die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor de medewerkers. Met M-365 kunnen we de medewerkers van gemeenten, KempenPlus, Bizob en de GRSK optimaal faciliteren, zodat deze eenvoudig, efficiënt, veilig, vanaf een willekeurige locatie en device én volgens wet- en regelgeving zowel intern als extern kunnen samenwerken. De invoering van M-365 zal leiden tot veranderingen in de manier van werken en het beheer van data. Deze veranderingen zullen gevolgen hebben voor de kwalitatieve- en kwantitatieve aspecten van de organisaties die gebruik maken van de Kempen infrastructuur. Om dit inzichtelijk te maken is er een traject gestart om deze aspecten inzichtelijk te maken. Hierbij zullen de eerder aangeboden plannen (uit 2021) een herijking ondergaan om de nieuwste ervaringen uit de markt hierin mee te nemen. Dit zal nog voor de behandeling van de begroting 2024 worden aangeboden. De investering in 2024 in M-365 bedraagt € 150.000. De structurele formatiekosten bij het SSC zijn € 255.000 (3 Fte) conform de plannen uit kadernota 2023.
Daarnaast is het vanuit transparantie wel belangrijk om te melden dat er voor het functioneel beheer, bij de gebruikers M-365 nog formatie benodigd is van 4 Fte.
VDI werkplekken VDI werkplekken zijn speciale werkplekken voor het verwerken van grafische informatie. Deze kunnen niet verwerkt worden op een normale werkplek. Binnen de Kempen zijn er ongeveer 50 van deze werkplekken. De bestaande oplossing is technisch niet meer te onderhouden en is ook technisch afgeschreven. In de vastgestelde begroting 2023 van de GRSK is reeds een investeringskrediet opgenomen van € 100.000. Hier komen nog jaarlijks € 35.000 exploitatiekosten bovenop.
Software voor anonimiseren Anonimisering of maskering van data wordt steeds vaker binnen de gemeenten en de GRSK ingezet om diverse juridisch aanleidingen redenen. Er bestaat dan nog een volledige dataset met ‘normale’ data maar in de gemaskeerde data zijn alle gevoeligheden weggehaald zodat het niet herleidbaar is naar de originele individu om onder andere te voldoen aan databeveiliging en privacyregels.
16
Er komen steeds meer softwareoplossingen in de markt die dit proces automatisch kunnen ondersteunen. Vanuit de gemeenten en vanuit de GRSK is er behoefte aan een softwareoplossing. In 2023 doet Bizob een regionale aanbesteding op dit gebied. Het SSC wil aanhaken bij deze regionale aanbesteding. Over de kosten kunnen we nog geen verwachting uitspreken, de vele aanbieders hanteren verschillende prijsmodellen, variërend van licentiemodellen met vaste kosten tot pay-per-use constructies al dan niet met staffelkortingen. Dus zonder inzicht in de omvang in aantallen bestanden, pagina’s of woorden is er nauwelijks een raming af te geven. Deze zal volgen vanuit de inkoopstrategie van de inkoop.
Aanbesteding applicatielandschap MD De GRSK geeft uitvoering aan de besluiten van het DB GRSK om de onvolkomenheden in de betaalstromen en het gedeelde gebruik van de BRP door zowel GRSK als ook KempenPlus te beëindigen. Hiertoe wordt er een nieuw applicatielandschap verworven en ingericht voor de proces en informatieketens van WMO en jeugdzorg, hierin sluit SSC de Kempen het contract. De huidige gebruikte applicatieketen zal door KempenPlus gebruikt blijven worden. Conform de afspraken wordt de nieuwe situatie operationeel per 1-1-2024. In de contracten met de huidige leverancier is hierop reeds geanticipeerd. De financiële impact van de nieuwe situatie is nog niet concreet te benoemen, deze zal afhangen van de uitkomsten van de Europese aanbesteding.
3.2.3. VOORSTELLEN ICT GEO-GEGEVENSBEHEER FME Server Ten behoeve van kwaliteitscontroles, data uitwisseling en presentaties wordt steeds intensiever van FME2 gebruik gemaakt. Deze tool zorgt dagelijks voor geautomatiseerde extractie, vergelijking en transformatie van veel geo-gegevens. De huidige licentievorm kent enkele beperkingen die het dagelijks gebruik beperken en risico’s met zich mee brengen: • De scripts die gemaakt worden zijn gekoppeld aan persoonlijke accounts. Bij het opheffen van een account draaien deze scripts niet meer; • Voor de uitvoering van scripts moet een persoonlijk server account gebruikt worden; • Het is lastig om de scripts automatisch te laten draaien; • Storingen in de verwerking worden niet automatisch gerapporteerd; Door te kiezen voor de server tool van FME verdwijnen bovenstaande beperkingen en kan het (kwaliteits)beheer professioneler uitgevoerd worden. De structurele kosten voor FME Server zijn geraamd op € 30.000,-/jaar. 2
FME staat voor Feature Manipulation Engine. Het is de omgeving om onder meer conversies uit te voeren waarbij meer dan 400+ verschillende dataformaten worden ondersteund. Tijdens die conversie, is het mogelijk om een datavalidatie uit te voeren, te beoordelen, te repareren of andere datatransformaties uit te voeren. Door middel van deze Extract, Transform en Load (ETL) tools wordt alle data bereikbaar en wordt dit eenvoudig geschikt gemaakt voor gebruik als geo-informatiebron, binnen het ArcGIS-platform.
17
Geo-obliek beelden Binnen de gemeenten en bij het SSC wordt er gewerkt met Geo-obliek beelden. Geo-Obliek toont luchtfoto beelden welke worden ingezet voor werkzaamheden binnen de BAG, BGT en WOZ. De beelden zijn onder een hoek van 45 graden genomen en bezitten detailinformatie. De huidige obliek beelden hebben een beperkte detaillering waardoor voor BAG, BGT en WOZ relevante objectkenmerken onvoldoende waarneembaar zijn om de werkzaamheden efficiënt en nauwkeurig uit te voeren. Het gevolg van de beperkte detaillering is dat er onjuiste registratie plaatsvindt en dat er extra veldbezoeken nodig zijn. Onjuiste registratie leidt tevens tot meer (terechte) bezwaren en/of meer inspanning/kosten voor de gemeenten. Vanaf eind 2021 hebben de gebruikers van BAG, BGY en WOZ gebruik gemaakt van een proeflicentie met verbeterde detaillering. Deze proeflicentie is bij zowel gebruikers van de gemeenten als van het SSC goed bevallen. Vanuit de gebruikers is dan ook het verzoek gekomen om de proeflicentie van 2023 om te zetten in een structurele licentie. De jaarlijkse kosten van de licentie worden geraamd op € 33.000. In de huidige begroting is rekening gehouden met een bedrag van € 15.000 waardoor er vanaf 2024 een structurele ophoging van € 18.000 structureel benodigd is.
De overeenkomst met de huidige leverancier loopt tot november 2023 waardoor er in 2023 een structureel budget van € 33.000 benodigd is.
Aanvullende module landmeetkunde Binnen de landmeetkundige wereld is er een verschuiving in de inwinning richting het gebruik van puntenwolken (Lidar). Een puntenwolk is een verzameling van miljoenen punten die gezamenlijk een 3D-object vormen. Met deze inwinningsmethode is het mogelijk om meer (landmeetkundige) informatie te halen uit de beelden die we al afnemen van CycloMedia (Cyclorama’s en obliek beelden). De huidige leverancier biedt voor bestaande klanten de mogelijkheid om het abonnement uit te breiden met Lidar data en 3D modellen. Dit in de vorm van een abonnement dat parallel loopt met de bestaande overeenkomst. Dit zou een goede kennismaking kunnen zijn met het werken met Lidar data en 3D modellen. De kosten voor deze module bedragen € 7.500,-/jaar voor de hele Kempen (Normaal kost inwinning Lidar, via het luchtfotocontract, ongeveer € 42.000,-).
3.2.4. ICT VOORSTELLEN VANUIT KEMPENPLUS Het SSC levert diensten aan Kempenplus op het gebied van ICT en informatiebeveiliging. Kempenplus neemt deel aan de kempenstandaard. Hierin zitten de kosten van de standaard ICT infrastructuur in zoals Microsoft office. Daarnaast neemt Kempenplus ook pluspakketten af. Dit zijn applicaties waar alleen Kempenplus gebruik van maakt. Onderstaande voorstellen zijn geïnitieerd vanuit Kempenplus. De voorstellen zijn opgenomen in de begroting van de GRSK omdat het SSC anders geen rechtmatige uitgaven kan doen. Het SSC zal de verplichting aangaan. De implementatiekosten worden doorbelast aan Kempenplus. Structurele
18
exploitatiekosten komen in de begroting van het SSC terecht. Vervolgens worden deze kosten via de pluspakketten verhaald bij Kempenplus. De aanschaf van applicaties voor Kempenplus heeft geen verdere gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen. Archiveringsoplossing KempenPlus KempenPlus verleend diensten op gebied van Werk en Inkomen. In het voorjaar van 2022 is geconstateerd dat de archivering in deze keten rondom Werk en Inkomen aandacht behoeft. Daarnaast ontstaan archiefwaardige documenten vanuit de bedrijfsvoering als GR en zijn er te bewaren documenten zoals post. Er is een verkenning gedaan van de mogelijkheden hiertoe een structurele geautomatiseerde oplossing voor in te zetten. KempenPlus heeft aangegeven met SSC in 2023 een oplossing te willen inkopen om te kunnen voldoen aan hun archiveringsverplichtingen. Deze oplossing zal aanvullend op en complementeer met de bestaande vak en taakapplicaties moeten kunnen werken en daarmee voldoen aan de Gemma informatie en applicatiearchitecturen zoals gebruikt bij overheden. Er zijn verkenningen gedaan van de mogelijkheden, deze zijn nog niet voldoende uitgewerkt om er een concrete financiële impact uit te kunnen destilleren. De daadwerkelijke kosten zullen later inzichtelijk worden gemaakt en (indien planning technische mogelijk via de P&C cyclus) worden gepresenteerd.
Vervangen van ERP-applicatie KempenPlus KempenPlus heeft voor haar participatietaken een werk ondersteunend ERP pakket in gebruik. Deze applicatie voldoet niet langer en is toe aan een vernieuwing. Deze applicatie ondersteund de diverse administraties en processen rondom orderwerving, registratie en afhandeling, ondersteund de dienstverlening t.a.v. planning, inkoop en ook logistieke en magazijntaken. KempenPlus heeft recent aangegeven met SSC de Kempen in 2023 een vervangende oplossing voor het huidige ERP pakket te willen inkopen en implementeren. Er zijn binnen KempenPlus verkenningen gedaan van de mogelijkheden, deze zijn nog niet voldoende uitgewerkt om er een concrete financiële impact voor SSC de Kempen uit te kunnen destilleren. De daadwerkelijke kosten zullen later inzichtelijk worden gemaakt en (indien planning technische mogelijk via de P&C cyclus) worden gepresenteerd.
19
3.2.5. FINANCIEEL OVERZICHT VOORSTELLEN SHARED SERVICE CENTER Shared Service Center Omschrijving
2023
2024
2025
2026
2027
Deelnemers
Geo- gegevensbeheer
30.000
30.000
30.000
30.000
18.000
18.000
18.000
18.000
7.500
7.500
7.500
7.500
Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden --> ICT pakket 30.000 5 gemeenten Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden --> ICT pakket 18.000 5 gemeenten Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden --> ICT pakket 7.500 5 gemeenten
164.000 91.000 -
164.000 91.000 37.500
164.000 91.000 37.500
164.000 91.000 37.500
164.000 Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente 91.000 Reusel-De Mierden --> ICT pakket 37.500 Kempenstandaard
FME Server Geo-gegevensbeheer
Geo Obliek Beelden Geo-gegevensbeheer
Aanvullende module landmeetkunde Geo-gegevensbeheer
ICT Microsoft Office 365 Office 365 Fase B beheer (2 FTE schaal 9) Office 365 Fase B solutions architect (1 FTE schaal 10) Office 365 Fase B Kapitaallasten
Gemeente Bergeijk, Gemeente
VDI werkplekken Jaarlijkse exploitatiekosten VDI werkplekken
35.000
35.000
35.000
35.000
Software voor anonimiseren
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente 35.000 Reusel-De Mierden --> ICT pakket gemeenten 5 Bergeijk, Gemeente Gemeente
N.t.b.
Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden --> ICT pakket Kempenstandaard
N.t.b.
Gemeente Bergeijk, Gemeente Bladel, Gemeente Eersel, Gemeente Oirschot, Gemeente Reusel-De Mierden --> ICT pakket 5 gemeenten
Aanbesteding applicatielandschap Maatschappelijke Dienstverlening
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
ICT Kempenplus Kempenplus - Archiveringsoplossing
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
N.t.b.
Kempenplus - Vervangen van ERP-applicatie
Totaal Shared Service Center
N.t.b. N.t.b. N.t.b. N.t.b. N.t.b. 383.000 383.000 383.000 383.000 345.500
Kempenplus via Dienstverleningsovereenkomst -> ICT pluspakket Kempenplus via Dienstverleningsovereenkomst -> ICT pluspakket
20
3.3
AFDELING MAATSCHAPPELIJKE DIENSTVERLENING
Inleiding De afdeling Maatschappelijke Dienstverlening voert voor de vijf Kempengemeenten diverse programma’s uit op het gebied van het sociale domein. Dit zijn: o Bijzondere bijstand en minimaregelingen (tot en met het besluit in de frontoffice) o Schuldhulpverlening o Wet Maatschappelijke Ondersteuning (front- en backoffice) o Sociaal Raadsliedenwerk o Jeugdwet (toegang en ondersteuning) Deze kadernota is beperkt tot de bedrijfsvoering van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening. Programmakosten vallen buiten deze begroting en worden op basis van werkelijke inzet afgerekend per gemeente. Algemene kosten zoals de kosten die gepaard gaan met de formatie, huisvesting, innovatie en organisatiekosten maken deel uit van deze kadernota voor de bedrijfsvoering. Wat wil de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening bereiken? De afdeling Maatschappelijke Dienstverlening heeft tot doel het verlenen diensten aan de inwoners van de Kempengemeenten voor de taken waaraan de afdeling uitvoering aan geeft conform het vastgestelde gemeentelijke en landelijk beleid. De inzet daarbij is gericht op het bevorderen en maximaliseren van de zelfredzaamheid en eigen kracht van de inwoners die een beroep doen op een vorm van ondersteuning.
Ontwikkelingen in relatie tot KempenPlus Aanbesteding applicatielandschap Maatschappelijke Dienstverlening In 2022 zijn de noodzakelijke maatregelen genomen die de verhouding met KempenPlus betreffen. Dat is in de eerste plaats het gezamenlijk gebruik van de applicatie Suite voor het sociaal domein beeindigen. Er is een Europese aanbesteding gestart in 2022, die als gevolg heeft dat elke organisatie een eigen softwarepakket heeft voor de uitvoering van de taken. Afspraak met KempenPlus is dat per 1 januari 2024 de nieuwe situatie operationeel zal zijn. Met deze maatregel wordt ook de afhandeling van de programmakosten opnieuw georganiseerd. De bestaande afhankelijkheden worden opgeheven zodra het nieuwe systeem in gebruik wordt genomen. Bijzondere bijstand De uitvoering van de Bijzondere Bijstand – als onderdeel van de Participatiewet – is momenteel een taak van afdeling MD. Voor de rest van de Participatiewet is KempenPlus de uitvoerende organisatie. Om in formele zin een heldere structuur te vestigen wordt een voorstel in procedure gebracht om ook de uitvoering van de Bijzondere Bijstand – formeel gezien – te beleggen bij KempenPlus. Dat vergt een wijziging van de gemeenschappelijke Regeling. Deelnemende gemeenten hebben aandacht gevraagd voor de relatie tussen uitvoering van Bijzondere Bijstand en gemeentelijk armoedebeleid.
Het dagelijks bestuur heeft toegezegd dit punt te betrekken in de verdere uitwerking.
21
Hieronder worden de voorstellen van de Maatschappelijke Dienstverlening per team verder toegelicht.
3.3.1. VOORSTEL(LEN) BIJZONDERE BIJSTAND Bijzondere bijstand is er voor inwoners met een laag inkomen en door onvoorziene situaties bijzondere uitgaven heeft. De gemeente kan in deze gevallen bijzondere bijstand verlenen. Dit wordt alleen gedaan indien de overtuiging er is dat de uitgaven noodzakelijk zijn. Maatschappelijke Dienstverlening geeft namens de gemeenten uitvoering aan deze taak. Voor 2023 wordt zijn er de volgende voorstellen op het gebied van Bijzondere Bijstand: Eenmalige Energie Toeslag Om de forse stijging van de energierekening van huishoudens deels te compenseren neemt de overheid verschillende maatregelen. Huishoudens met een laag inkomen kunnen in aanmerking komen voor een eenmalige energietoeslag (EET). De uitvoering van de eenmalige energietoeslag wordt door MD uitgevoerd bovenop het reguliere takenpakket. Dit zorgt voor een grote druk op de afdeling Bijzondere Bijstand. Van de 2500 individuele aanvragen EET is eind januari 2023 90% volledig afgehandeld. Naast de bestaande medewerkers is extra capaciteit ingezet middels inhuur. In de recent gepresenteerde Rijksbegroting blijkt dat ook in het komende jaar er opnieuw een energietoeslag voor huishoudens met een laag inkomen dient te worden uitgekeerd door gemeenten, wat maakt dat MD ook in het jaar 2023 nog belast is met de uitvoering van de EET voor de Kempengemeenten.
De concrete invulling van de EET is nog niet bekend, maar de uitvoering hiervan zal naar verwachting halverwege 2023 starten. Omdat aan de ene kant de concrete invulling van de EET 2023 nog niet bekend is, en aan de andere kant nog niet duidelijk is in welke mate de inzet van software kan leiden tot minder noodzakelijke extra capaciteit wordt er in totaal 2 FTE gevraagd voor alleen begrotingsjaar 2023. De aanschaf van de software wordt op € 30.000 geschat. Om de aanvragen EET 2022/2023 en de reguliere aanvragen bijzondere bijstand te kunnen afwikkelen binnen de wettelijke termijnen wordt er extra capaciteit gevraagd van in totaal 2 FTE voor alleen begrotingsjaar 2023. Daarnaast wordt er € 30.000 gevraagd voor de software implementatie waardoor de extra capaciteit mogelijk beperkt kan blijven tot 2 FTE.
22
3.3.2. VOORSTEL(LEN) SCHULDHULPVERLENING De gemeente is verantwoordelijk voor schuldhulpverlening. Schuldhulpverlening is een traject waarin een schuldenaar door een schuldhulpverlenende instantie wordt geholpen en begeleid in het aflossen van de financiële schulden. Maatschappelijke Dienstverlening geeft namens de gemeenten uitvoering aan deze taak. Voor 2023 wordt zijn er de volgende voorstellen op het gebied van Schuldhulpverlening: Uitbreiding capaciteit SHV Sinds 1 januari 2021 kunnen gemeenten eerder mensen helpen die door schulden in de problemen dreigen te komen. Dat is mogelijk door een wijziging in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening (Wgs). Binnen de afdeling schuldhulpverlening (SHV) is momenteel sprake van een wachtlijst die ontstaan is door een aanzienlijke toename in het aantal aanvragen/meldingen voor SHV. Het aantal ontvangen meldingen vanuit de vroegsignalering vanaf april 2022 bedraagt: 34 (april)/ 30 (mei)/ 48 (juni)/ 40 (juli)/ 109 (augustus)/ 67 (september). De verwachting is dat dit uiteindelijk minimaal 100 meldingen per maand gaat zijn. Het aantal ontvangen aanvragen SHV van de laatste paar maanden bedraagt: 11 (juni)/ 11(juli)/ 18 (augustus)/ 18 (september). Om te voldoen aan het kader van de Wgs is formeel geen sprake van een wachtlijst doordat inwoners bij een aanvraag direct worden toegelaten tot schuldhulpverlening.
De inwoners krijgen op dat moment minimale ondersteuning totdat er ruimte is om de aanvraag intensief op te pakken. De periode om de aanvragen conform de richtlijnen van Wgs op te pakken is momenteel opgelopen tot 4 maanden. Daarnaast vraagt de uitvoering van de meldingen vroegsignalering extra capaciteit. Om de meldingen op een effectieve wijze op te kunnen pakken en zoveel mogelijk inwoners te bereiken voor het aanbieden van hulp bij betalingsproblemen is de huidige formatie binnen de afdeling SHV ontoereikend. Vanuit gemeenten en MD bestaat tevens de wens voor het afleggen van huisbezoeken voor bepaalde complexe meldingen vanuit vroegsignalering. De Wgs heeft gemeenten de ruimte gegeven om advies uit te brengen aan de rechtbank omtrent bewindvoering. De gemeenten hebben besloten om de uitvoering van het adviesrecht bewindvoering te beleggen bij SHV. Dit vraagt om intensivering van de huidige dienstverlening door consulenten SHV, waardoor uitbreiding van capaciteit noodzakelijk is. Door de toename van het aantal aanvragen is er in 2022 onvoldoende aandacht besteed aan de audit NVVK. Het niet uitvoeren van de audit/het verliezen van het certificaat kan verregaande gevolgen hebben voor de uitvoering van schuldhulpverlening. Buiten het kader van de NVVK is schuldhulpverlening haast onmogelijk.
Voorgesteld wordt om de capaciteit van SHV structureel te verhogen met 1 FTE schaal 9. Om de projecten zoals de NVVK audit, Vroegsignalering en adviesrecht bewind verder te implementeren en te optimaliseren wordt er voor 2023 eenmalig 1 FTE extra capaciteit voorgesteld.
23
3.3.3. VOORSTEL(LEN) WET MAATSCHAPPELIJKE ONDERSTEUNING Gemeenten moeten ervoor zorgen dat mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen. De gemeente geeft ondersteuning thuis via de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Maatschappelijke Dienstverlening geeft namens de gemeenten uitvoering aan deze taak. Aan de front-office nemen de gemeenten Bergeijk, Bladel en Oirschot deel. Aan de backoffice alle vijf de gemeenten. Voor 2023 wordt zijn er de volgende voorstellen:
Uitbreiding capaciteit Kwaliteit WMO Voor 2023 e.v. staat een aantal grote projecten op de rol die veel inzet vragen van de kwaliteitsmedewerker. Deze projecten betreffen de aanbesteding van de nieuwe software voor Wmo en Jeugd, met aansluitend de implementatie van dit systeem (inrichting, omzetting huidige systeem, maken van werkinstructies, opleiding medewerkers). Overige projecten zijn PGB 2.0 en implementatie Beschermd Wonen bij de Kempengemeenten. Zeer regelmatig moeten door de kwaliteitsmedewerker bestaande werkinstructies aangepast worden of nieuwe werkinstructies opgeleverd worden, dit voor de 5 Kempengemeenten. Voorbeelden hiervan zijn gewijzigde afspraken met leveranciers en aanbieders, tussentijds contracten die opgezegd worden, afkopen van voorzieningen, 2x per jaar aanpassingen i.v.m. gewijzigde Wettelijk minimum loon. Door toename van het aantal meldingen/ aanvragen is er extra inzet kwaliteit nodig om de meldingen en aanvragen te toetsen. Voor nieuwe en weinig ervaren Wmo consulenten moet er grondige toetsing plaatsvinden, enerzijds omdat deze medewerkers geen ondermandaat hebben, anderzijds om ze op te leiden tot kundige Wmo-consulenten.