Bijlage 2 Onderzoeksrapport klachten, bezwaar- en beroepschriften.

52

Conclusie: De klachtenregeling uit 2011 is functioneel echter niet alle laatste ontwikkelingen zijn in de regeling verwerkt. Zo heeft o.a. de Wet open overheid (Woo) consequenties voor het openbaar maken van klachten. Aanbeveling: Indien de verordening wordt aangepast als gevolg van onderhavig onderzoek adviseert de Rekenkamercommissie de verordening op actualiteit te bezien. Conclusie: De tijdsbesteding van de behandeling van klachten is op grond van de aangeleverde indicatie beperkt (gelet op het beperkte aantal geregistreerde klachten). Uit de tijdsindicatie is op te maken dat het vanuit het perspectief van de gemeente (vanuit bedrijfsvoering) voordelen heeft om klachten informeel op te lossen. Uit de interviews met de ambtelijke organisatie alsmede met de raadsfracties is op te maken dat er een voorkeur is voor het informeel oplossen van zaken mits dit wordt gedaan met voldoende waarborgen. Het uitgangspunt hierbij is het verkennen van het probleem van de burger en indien een oplossing mogelijk is: oplossen! Is er geen oplossing mogelijk geef dan een oordeel. Rond de procedure altijd af door gemotiveerd duidelijkheid te geven over de afhandeling van de klacht. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert de huidige praktijk van het informeel oplossen van klachten te behouden en te versterken.

Hierbij adviseert de Rekenkamercommissie meer duidelijkheid in te bouwen over de stappen bij het informeel oplossen in de totale klachtenprocedure. Conclusie: Bij het uitzetten van de enquêtes is gebleken dat er t.a.v. de klachten die zijn binnengekomen volgens de jaarrekening en de klachten die zijn geregistreerd in Corsa (het document informatie systeem) er voor het jaar 2020 3 klachten verschil zit. Op grond van art. 9:12a Awb dient de gemeente zorg te dragen voor de registratie van klachten. Met betrekking tot het leereffect van de klachtbehandeling is dit proces te verbeteren. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert het proces rondom de registratie van klachten te evalueren, zodat de gemeenteraad wordt voorzien van betrouwbare informatie. Conclusie: Met betrekking tot de rapportages op het gebied van klachten over Kempenplus en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten is gebleken dat er geen informatie wordt verstrekt aan de gemeenteraad op dit gebied. Deze instanties verrichten belangrijke werkzaamheden voor de gemeente Bergeijk in het sociaal domein. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert te onderzoeken op welke manier deze informatie (en voor overige verbonden partijen) ter beschikking gesteld kan worden aan de gemeenteraad.

Rekenkamercommissie Bergeijk

53

Conclusie: Het gemiddelde cijfer voor de afhandeling van klachten is een 4,75. Was de uitkomst gegrond dan is het gemiddelde cijfer een 6, was de uitkomst ongegrond dan is het gemiddelde cijfer een 3,5. Hier lijkt dus een bepaalde samenhang te zijn tussen het cijfer en de uitkomst. De respons op de enquête is te beperkt om hieruit bindende conclusies te trekken. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert om de ervaringen van klagers rondom het proces van klachtafhandeling periodiek te monitoren en evalueren in het kader van de dienstverlening en de gemeenteraad hier op hoofdlijnen over terug te koppelen (bijv. in een jaarverslag).

Rekenkamercommissie Bergeijk

54

5.2.1 Samenvatting, conclusies en aanbevelingen met betrekking tot bezwaarschriften Hierna gaat de Rekenkamercommissie in op de samenvatting van de belangrijkste conclusies en aanbevelingen op het gebied van het proces rondom de afhandeling van bezwaarschriften. De Algemene wet bestuursrecht stelt in hoofdstuk 6 en 7 wettelijke regels voor de afhandeling van bezwaren en de Commissie Bezwaarschriften houdt zich aan deze regelingen en daarnaast ook aan de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012. Bezwaarschriften die betrekking hebben op het sociaal domein worden met name door het participatiebedrijf KempenPlus en de Samenwerking Kempengemeenten afgehandeld en bezwaarschriften tegen gemeentelijke heffingen door de heffingsambtenaar. Binnen de gemeente Bergeijk wordt ingezet op informele afhandeling waardoor getracht wordt te bemiddelen bij bezwaren in het fysiek domein. De geïnterviewde raadsleden zijn veelal ook van mening dat dit een prima aanpak is, mits er voldoende waarborgen zijn voor de procedure. Ondanks dat het aantal reacties van de enquêtes beperkt zijn is in 57% van de gevallen aangegeven dat de gemeente heeft getracht een zaak informeel af te handelen.

Hieruit maakt de Rekenkamercommissie op dat er een breed besef aanwezig lijkt te zijn voor de meerwaarde van informeel zaken afhandelen (mits met voldoende waarborgen) en dit ook in de praktijk wordt toegepast. Voor de indieners van een bezwaarschrift zijn infographics beschikbaar over de bezwaarschriftenprocedure. Deze infographics staan niet op de website van de gemeente Bergeijk. De Rekenkamercommissie constateert dat de Commissie Bezwaarschriften meermaals het advies geeft om de primaire besluiten beter te motiveren, hierbij wordt door de Rekenkamercommissie opgemerkt dat hierdoor de indruk ontstaat dat op dit punt er weinig opvolging zit in deze adviezen. De Rekenkamercommissie constateert dat de Commissie Bezwaarschriften in het merendeel van de gevallen adviseert om de bezwaarschriften (gedeeltelijk) ongegrond te verklaren. Op grond van de uitgebrachte adviezen heeft de Commissie Bezwaarschriften in nagenoeg 60% van de gevallen geadviseerd het bezwaarschrift (gedeeltelijk) ongegrond te verklaren. In 23% van de gevallen is geadviseerd om het bezwaarschrift (gedeeltelijk) gegrond te verklaren. In 18% van de gevallen is geadviseerd het bezwaarschrift niet ontvankelijk te verklaren.

Hieruit is op te maken dat de Commissie Bezwaarschriften in het merendeel van de gevallen van mening is dat een bezwaar ongegrond is of niet ontvankelijk 3/4 en in circa 1/4 van de gevallen van mening is dat een bezwaar gegrond moet worden verklaard. De Rekenkamercommissie constateert verder dat het aantal bezwaarschriften in vergelijking tot de gekozen referentiegemeenten onder het gemiddelde van deze gemeenten ligt. Met betrekking tot de samenwerking Kempengemeenten wordt opgemerkt dat er geen informatie beschikbaar is op gemeentelijk niveau. Met betrekking tot het participatiebedrijf Kempenplus valt te concluderen dat er vanuit de gemeente Bergeijk, na de gemeente Bladel de meeste bezwaarschriften binnenkomen bij KempenPlus. Met betrekking tot de website constateert de Rekenkamercommissie dat in de beginperiode van het onderzoek is bij het consulteren van de website gebleken dat onder het kopje inwoners, belastingen, de tekst onder de tegel/link “bezwaar maken” niet kon worden gevonden. Bij hernieuwde raadpleging in november 2022 is deze informatie aangevuld met algemene informatie over bezwaar en beroep. Hier wordt ook algemene informatie gegeven over (hoger) beroep. Daar belastingzaken niet bij de Commissie Bezwaarschriften terecht komen maar bij de heffingsambtenaar geeft dit mogelijk een verkeerd beeld aan burgers over de procedure. Daarnaast merkt de

Rekenkamercommissie Bergeijk

55

Rekenkamercommissie op dat bij verschillende producten informatie over bezwaar maken staat echter onder het kopje inwoners op de website geen link/informatie staat over “bezwaar maken”. Onder bestuur en organisatie staat een link adviescommissies waar wel uitgelegd staat wat de Commissie Bezwaarschriften doet echter is dit niet de meest logische plek voor inwoners om informatie over bezwaar maken op te zoeken. De Rekenkamercommissie adviseert om de link/informatie op de website inzake “bezwaar maken” te bezien/aanvullen zodat deze informatie voor burgers makkelijker raadpleegbaar is en logischer gepositioneerd. De Rekenkamercommissie adviseert deze informatie ook algemeen op te nemen op de website, daar deze nu onder de link belastingen en vervolgens bezwaar maken staat (en derhalve geen algemene positie heeft op de website). Daarnaast staat bij verschillende producten informatie over bezwaar maken echter is het verstandig om de link/informatie op de website inzake “bezwaar maken” te bezien/aanvullen zodat deze informatie voor burgers makkelijker raadpleegbaar is. Hierbij zou er ook meer informatie over de procedure kunnen worden gegeven. Op de website staat informatie over de bezwaarprocedure onder de verschillende producten.

Het zou, naar mening van de Rekenkamercommissie, verstandig zijn om deze informatie te herzien (wellicht met input van voornoemde infographics) met algemene informatie over de bezwaarprocedure bij de gemeente Bergeijk. Uit de enquête blijk dat alle indieners van een bezwaar informatie hebben opgezocht over hoe het proces van een bezwaarschrift verloopt. Dit is gedaan door de gemeentelijke website of andere websites te raadplegen, contact op te nemen of op een andere manier (niet nader omschreven, maar denkbaar is via een adviseur). De Rekenkamercommissie adviseert dan ook de informatie op de website uit te breiden met algemene informatie en deze een meer prominentere positie te geven op de website onder de informatie voor inwoners. Ondanks dat het aantal reacties van de enquêtes beperkt zijn kan als algemene lijn op grond van de beschikbare informatie worden geconcludeerd dat over de duidelijkheid omtrent het proces van de afhandeling van het bezwaar 43% tevreden is, 28,5% neutraal en 28,5% ontevreden tot zeer ontevreden is. Bij 66% van de mensen die (zeer) ontevreden zijn over de afhandeling van het bezwaar is het bezwaar ook ongegrond verklaard. Bij de 33% van tevreden of zeer tevreden personen over de afhandeling van het bezwaar is de uitkomst ook dat het bezwaar gegrond is verklaard.

Dit maakt dat de afhandeling van een bezwaar samen lijkt te hangen met de uitkomst (hetgeen ook wel enigszins te verwachten en begrijpelijk is). In 1 geval heeft de bezwaarmaker ongelijk gekregen, maar de procedure neutraal beoordeeld. Het lijkt dan ook dat in de meeste gevallen de uitkomst en de behandeling van een bezwaar niet los van elkaar worden gezien Met betrekking tot de tevredenheid over de procedure en de mate dat de gemeente echt iets doet met het bezwaar komt hetzelfde beeld terug als bij de algemene tevredenheid van de afhandeling van de bezwaren. In de gevallen waar men heeft aangegeven gelijk te hebben gekregen is men tevreden tot zeer tevreden en in de gevallen waar is aangegeven dat dit niet het geval is, is aangegeven dat men vaker ontevreden is. De beleving van de procedure lijkt daarmee sterk verband te houden met de uitkomst van de procedure. In 1 geval heeft iemand geen gelijk gekregen (bezwaar ongegrond) maar is men toch tevreden over de informatieverschaffing tijdens de procedure en de mate dat er iets wordt gedaan met het bezwaar. Het gemiddelde cijfer van de mensen die gereageerd hebben met een cijfer voor de afhandeling van het bezwaar (1 reactie heeft geen cijfer gegeven) is een 5,7.

Ook hierbij geldt dat daar waar is aangegeven in de enquête dat een bezwaar gegrond is verklaard de waardering hoger is (8,25) dan waar is aangegeven dat de bezwaren ongegrond zijn verklaard en de waardering lager is (3,33). In 1

Rekenkamercommissie Bergeijk

56

geval is ondanks dat het bezwaar ongegrond is verklaard de procedure positief gewaardeerd met een 7,5. De Rekenkamercommissie merkt op dat er na afronding van de bezwaarschriftenprocedure geen evaluatie wordt verricht over hoe een burger de procedure heeft ervaren en of er leerpunten zijn. Een dergelijke evaluatie zou belangrijke leerpunten kunnen opleveren. Tenslotte merkt de Rekenkamercommissie dat het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften over 2021 op het moment van afronding van het onderhavige onderzoek nog niet was uitgebracht en adviseert dit in de toekomst eerder op te leveren. Ook eerdere jaarverslagen zijn relatief laat aangeboden aan de gemeenteraad. Met betrekking tot de ervaringen van de geïnterviewde raadsleden wordt verwezen naar paragraaf 3.5. van het rapport. Als de Rekenkamercommissie naar de deelvragen kijkt levert dit het volgende beeld op. - Heeft de gemeente Bergeijk (beleids)doelstellingen, regels en richtlijnen geformuleerd voor de afhandeling van bezwaarschriften? Onder 3.2. is ingegaan hoe de gemeente Bergeijk de bezwaarschriftenprocedure heeft vastgelegd en vorm heeft gegeven. De voornaamste regels omtrent de afhandeling van bezwaarschriften in de gemeente Bergeijk zijn vastgelegd in de verordening Commissie Bezwaarschriften.

Voor het overige zijn er geen regels en richtlijnen geformuleerd voor de afhandeling van bezwaarschriften, naast hetgeen is opgenomen in hoofdstuk 6 en 7 van de Awb. - Hoe is de afhandeling van bezwaarschriften organisatorisch ingericht? Onder 3.2. is ingegaan hoe de afhandeling van bezwaarschriften organisatorisch is ingericht. Dit op grond van hetgeen is opgehaald uit het interview met de ambtelijke organisatie en op hetgeen is vastgelegd in de verordening Commissie Bezwaarschriften. - Hoeveel bezwaarschriften zijn er jaarlijks en wat is de verhouding tot andere vergelijkbare gemeenten? Onder 3.3. is ingegaan op het aantal bezwaarschriften per jaar. Tevens is ingegaan op het aantal ingediende bezwaarschriften in verhouding tot andere vergelijkbare gemeenten. Ingekomen bezwaarschriften Gemeente Asten Gemeente Someren Gemeente Laarbeek Gemeente Reusel –De Mierden Gemeente Cranendonck Gemeente Heeze-Leende Gemeente Bladel Gemeente Bergeijk Gemiddeld Rekenkamercommissie Bergeijk

2018 23 52 15 26 50 49 44 22 35

2019 47 55 31 40 85 42 59 32 49

2020 25 73 75 31 85 74 66 52 60

2021

32

48 31 37 57

In vergelijking met de gekozen referentiegemeenten ligt het aantal bezwaarschriften in de gemeente Bergeijk onder het gemiddelde van de gemeenten. Vanaf 1 juli 2019 zijn de meeste taken in het sociaal domein ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling (Samenwerking Kempengemeenten). In 2020 zijn er 79 bezwaarschriften ingediend, waarvan 11 bezwaarschriften betrekking hadden op de gemeente Bergeijk. In 2021 zijn er 38 bezwaarschriften ingediend, waarvan 7 bezwaarschriften betrekking hadden op de gemeente Bergeijk. Het participatiebedrijf KempenPlus is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening voor de Kempengemeenten, Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot, Reusel-De Mierden. Gemeente Bezwaarschriften 2017 Bezwaarschriften 2018 Bezwaarschriften 2019 Bezwaarschriften 2020 Bezwaarschriften 2021 Totaal per gemeente 2017-2021

Bergeijk

Bladel

Eersel

Oirschot 8 17 13 12 10

Reusel – De Mierden 5 13 7 3 4

Totaal (per jaar) 49 100 52 34 58

15 26 11 4 10

14 18 13 8 18

7 26 8 7 16

66

71

64

60

32

293

Uit dit overzicht is te concluderen dat er vanuit de gemeente Bergeijk, na de gemeente Bladel de meeste bezwaarschriften binnenkomen bij KempenPlus. Bezwaren tegen belastingaanslagen worden door de heffingsambtenaar van de afdeling bedrijfsvoering afgehandeld. Om u een beeld te geven van de totalen heeft de Rekenkamercommissie het aantal WOZ bezwaren opgevraagd. Dit geeft het volgende beeld. WOZ bezwaren 2018 2019 2020 2021 Totaal 2018-2021

gegrond ongegrond Ingetrokken/ Compromis 75 35 3 25 72 2 84 94 4 62 153 246 354 9

Gedurende de periode 2018 – 2021 zijn er 609 WOZ bezwaren ingediend. Hiervan zijn 246 WOZ bezwaren gegrond verklaard (circa 40%). - Hoe is de verhouding van bezwaarschriften naar taakveld/beleidsterrein en wat is de aard van de bezwaarschriften? Onder 3.3. is hier op ingegaan. Bij de gemeentelijke Commissie Bezwaarschriften hebben de meeste

Rekenkamercommissie Bergeijk

58

zaken betrekking op het omgevingsrecht (ruimtelijke besluiten) of algemene zaken (subsidies, Wet open overheid etc.). - Hoeveel bezwaarschriften hebben geresulteerd in vervolgprocedures (bestuurs)rechter) en wat was de uitkomst van de vervolgprocedures? Dit aspect komt terug onder beroepsprocedures. - Is er inzicht in de kosten van de afhandeling van bezwaarschriften? Dit aspect komt voor de bezwaarschriften bij de Commissie Bezwaarschriften terug onder 3.3. Op grond van een indicatie voor de behandeling van een bezwaarschrift (secretaris en behandelend ambtenaar) kost de behandeling van een bezwaarschrift indicatief tussen de 24 – 36 uur. Op het moment dat het aantal ingediende bezwaren wordt afgezet tegen de indicatieve raming van uren levert dit het volgende beeld op. Bezwaren gemeente Bergeijk

Bezwaren ingediend bij gemeente

Urenindicatie raming bezwaar

Bezwaren 2018 Bezwaren 2019 Bezwaren 2020 Bezwaren 2021 Totaal 2018-2021

22 32 52 31 137

24 – 36 24 – 36 24 – 36 24 – 36 24 – 36

Totale indicatie behandeling bezwaren 528 – 792 768 – 1152 1248 – 1872 744 – 1116 3288 - 4932

Als wij het aantal ingediende bezwaren afzetten tegen de indicatie voor de behandeling van bezwaarschriften dan valt te concluderen dat er een aanzienlijke belasting gepaard gaat met de behandeling van bezwaarschriften voor de secretaris van de Commissie Bezwaarschriften en de behandelend ambtenaar. De formele arbeidsduur van 1 fulltime functie is circa 1.800 uren, in de praktijk wordt vaak met een norm van 1.500 uren effectieve uren gewerkt bij 1 fulltime functie. De impact van de behandeling van bezwaarschriften is gelet op kosten en uren op grond van voorgaande indicatieve berekening aanzienlijk. Hierbij is geen rekening gehouden met de belasting van de Commissie Bezwaarschriften zelf. Het schikken van bezwaarschriften (i.p.v. het doorlopen van een formele bezwaarschriftenprocedure) levert in de ogen van de Rekenkamercommissie dan ook bedrijfseconomische voordelen op. Een zorgvuldige en correcte procedure blijft hierbij voorop staan. - Past de gemeente Bergeijk bij de afhandeling van bezwaarschriften premediation toe? Zo ja, welke effecten heeft dit? Ook in de bezwaarschriftenprocedure wordt er getracht om door middel van informeel oplossen te komen tot een oplossing met bezwaarmakers. Het is echter niet concreet meetbaar gebleken in hoeveel gevallen dit heeft geresulteerd in het komen tot een oplossing of het wegnemen van bezwaren.

- Hoe wordt de afhandeling van bezwaarschriften gewaardeerd door betrokken burgers/klanten? Onder 3.4. wordt ingegaan op de afhandeling van bezwaarschriften in de praktijk o.g.v. de ingevulde enquêtes. Gelet op de beperkte reacties geeft e.e.a. een beperkt beeld en kan daarmee niet als de absolute werkelijkheid worden gezien. Rekenkamercommissie Bergeijk

59

In de gevallen waar men heeft aangegeven gelijk te hebben gekregen is men tevreden tot zeer tevreden en in de gevallen waar is aangegeven dat dit niet het geval is, is men vaker ontevreden. De beleving van de procedure lijkt daarmee sterk verband te houden met de uitkomst van de procedure. In 1 geval heeft iemand geen gelijk gekregen (bezwaar ongegrond) maar is men toch tevreden over de informatieverschaffing tijdens de procedure en de mate dat er iets wordt gedaan met het bezwaar. Het gemiddelde cijfer van de mensen die gereageerd hebben met een cijfer voor de afhandeling van het bezwaar (1 reactie heeft geen cijfer gegeven) is een 5,7. Ook hierbij geldt dat daar waar is aangegeven dat een bezwaar gegrond is verklaard de waardering hoger is (8,25) dan waar is aangegeven is dat de bezwaren ongegrond zijn verklaard (3,33). In 1 geval is ondanks dat het bezwaar ongegrond is verklaard de procedure positief gewaardeerd met een 7,5. - Op welke manier wordt er een evaluatie gedaan door de gemeente Bergeijk bij bezwaarschriften? Er wordt binnen de gemeente Bergeijk bij bezwaarschriften geen officiële evaluatie gedaan van de beleving en waardering van de procedure bij bezwaarmakers. Wel is er een periodieke evaluatie tussen de gemeente en de Commissie Bezwaarschriften.

Het ontbreekt hierbij overigens aan notulen waardoor niet geheel duidelijk is wat er besproken is of met hetgeen is besproken is gedaan. - Op welke manier wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de afhandeling van bezwaarschriften ter vervulling van de kaderstellende en controlerende taken? Onder 3.5. wordt hier op ingegaan en is ook ingegaan op de beleving bij het onderwerp. Het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften gaat naar de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en naar de gemeenteraad. Overige informatie over het aantal bezwaarschriften met name in het sociaal domein gaan niet naar de gemeenteraad (Samenwerking Kempengemeenten, Kempenplus).

Rekenkamercommissie Bergeijk

60

5.2.2. Conclusies en aanbevelingen rondom bezwaarschriften Conclusie: De Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012 is ruim 10 jaar oud. Dit is best een lange periode, waardoor het verstandig kan zijn de verordening te bezien op actualiteit. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert de verordening Commissie Bezwaarschriften te bezien op actualiteit. Conclusie: Van de evaluaties met de Commissie Bezwaarschriften blijkt dat hier niet altijd notulen van beschikbaar zijn. De evaluaties krijgen daardoor een informeel karakter. Dit hoeft op zichzelf geen probleem te zijn echter is het verstandig om afspraken/bespreekpunten goed te documenteren. Dit voorkomt ook dat de Commissie Bezwaarschriften aanbevelingen blijft herhalen in het jaarverslag (zoals bijvoorbeeld het beter motiveren van het primaire besluit). Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert de evaluaties met de Commissie Bezwaarschriften goed te documenteren zodat de opvolging van acties kan worden gemonitord.

Conclusie: Met betrekking tot de website constateert de Rekenkamercommissie dat in de beginperiode van het onderzoek is bij het consulteren van de website gebleken is dat onder het kopje inwoners, belastingen, de tekst onder de tegel/link “bezwaar maken” niet kon worden gevonden. Bij hernieuwde raadpleging in november 2022 is deze informatie aangevuld met algemene informatie over bezwaar en beroep. Hier wordt ook algemene informatie gegeven over (hoger) beroep. Hier wordt gesproken over de Commissie Bezwaarschriften echter belastingzaken lopen via de heffingsambtenaar. Onder het kopje bestuur en organisatie is onder de tegel adviescommissies informatie te vinden over de Commissie Bezwaarschriften en bij de producten staat een toelichting over bezwaar maken. Uit de enquête is gebleken dat bezwaarmakers de website raadplegen, het is dan wenselijk om duidelijke informatie te verschaffen over de bezwaarprocedure. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert deze informatie ook algemeen op te nemen op de website, daar deze nu onder de link belastingen en vervolgens bezwaar maken staat (en derhalve geen algemene positie heeft op de website). Daarnaast staat bij verschillende producten informatie over bezwaar maken echter is het verstandig om de link/informatie op de website inzake “bezwaar maken” te bezien/aanvullen zodat deze informatie voor burgers makkelijker raadpleegbaar is.

Hierbij zou er ook meer informatie over de procedure kunnen worden gegeven. Op de website staat informatie over de bezwaarprocedure onder de verschillende producten. Het zou, naar mening van de Rekenkamercommissie, verstandig zijn om deze informatie te herzien (wellicht met input van voornoemde infographics) met algemene informatie over de bezwaarprocedure bij de gemeente Bergeijk. Uit de enquête blijk dat alle indieners van een bezwaar informatie hebben opgezocht over hoe het proces van een bezwaarschrift verloopt. De Rekenkamercommissie adviseert dan ook de informatie op de website uit te breiden met algemene informatie en deze een meer prominentere positie te geven op de website onder de informatie voor inwoners.

Rekenkamercommissie Bergeijk

61

Conclusie: Met betrekking tot de rapportages op het gebied van bezwaarschriften over Kempenplus en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten is gebleken dat er geen informatie wordt verstrekt aan de gemeenteraad op dit gebied. Deze instanties verrichten belangrijke werkzaamheden voor de gemeente Bergeijk in het sociaal domein. Ook vanuit de gemeenteraad is aangegeven dat er weinig tot geen informatie over juridische kwesties wordt gegeven bij deze partijen en stukken veelal financieel van aard zijn. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert te onderzoeken op welke manier deze informatie ter beschikking gesteld kan worden aan de gemeenteraad. Conclusie: Met betrekking tot de informatieverschaffing over bezwaarprocedures naar de gemeenteraad lijkt er behoefte aan actuele, korte en bondige informatie op hoofdlijnen en meer vanuit de invalshoek vanuit de beleidsmatige en volksvertegenwoordigende /maatschappelijke rol die de gemeenteraad in dit kader heeft dan juridisch. Over het algemeen wordt de informatieverstrekking dan ook gezien als een mogelijkheid om als gemeenteraad bij te sturen indien er iets uit de pas zou gaan lopen. Aanbeveling: De Rekenkamercommissie adviseert bij de verslaglegging/informatieverschaffing naar de gemeenteraad ook aandacht te geven aan de beleidsmatige invalshoek.

Conclusie: Met name bij grotere, complexe (juridische) dossiers lijkt de attentiewaarde toe te nemen. Ook worden raadsleden weleens gecontacteerd door inwoners. Vanuit raadsleden lijkt er in dat kader dan ook de behoefte te zijn aan een actievere informatieverschaffing vanuit het perspectief van de gemeenteraad. Met name in politiek gevoelige dossiers zou een actieve informatieverstrekking op dit punt meerwaarde kunnen hebben. De Rekenkamercommissie realiseert zich dat een zeer actieve informatieverstrekking een moeilijke opgave is aangezien niet vooraf altijd duidelijk zal zijn wat achteraf complex of politiek gevoeliger is. Hierbij gaat het met name om de intentie om raadsleden actief te informeren over mogelijke politiek gevoelige onderwerpen. De Rekenkamercommissie kan hier overigens geen concrete aanbeveling over doen aangezien dit grotendeels intuïtief is.

Rekenkamercommissie Bergeijk

62

5.3.1. Samenvatting, conclusies en aanbevelingen met betrekking tot beroepschriften De Rekenkamercommissie is tenslotte summier ingegaan op de afhandeling van beroepschriften. Dit omdat de procedure van (hoger) beroepsprocedures buiten de gemeente om verloopt (veelal bij de rechtbank en Raad van State). In die gevallen moet de gemeente in de meeste gevallen als verweerder een standpunt verdedigen. In sommige gevallen is een (hoger) beroepsprocedure het gevolg van een bezwaarprocedure. Daarnaast is er in sommige gevallen rechtstreeks beroep mogelijk tegen een besluit. De beroepsprocedures zijn gelet op voorgaande summier in beschouwing genomen. Wel zien wij dat in het verleden hier raadsvragen over zijn gesteld (fractie LPB) en dit onderdeel belangstelling van de politiek heeft. De algemene beschouwingen van de geïnterviewde raadsleden onder 3.5. is naar mening van de Rekenkamercommissie ook van toepassing op beroepschriften. - Heeft de gemeente Bergeijk (beleids)doelstellingen, regels en richtlijnen geformuleerd voor de afhandeling van beroepschriften? Voor de afhandeling van beroepschriften zijn geen specifieke richtlijnen of regels geformuleerd, naast hetgeen is opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht. - Hoe is de afhandeling van beroepschriften organisatorisch ingericht? De behandeling van beroepschriften loopt via de rechtbank of Raad van State.

De gemeente is in de meeste gevallen verwerende partij en in de praktijk heeft dit tot gevolg dat een ambtenaar de verdediging van een zaak op zich neemt. - Hoeveel beroepschriften zijn er jaarlijks en wat is de verhouding tot andere vergelijkbare gemeenten? Zie hiervoor onder 4.2.2. Gelet op de diversiteit aan mogelijke beroepschriften heeft een benchmark naar mening van de Rekenkamercommissie weinig meerwaarde. Beroepsprocedures gemeente Bergeijk Beroepschriften 2018 Beroepschriften 2019 Beroepschriften 2020 Beroepschriften 2021 Totaal 2018-2021

Beroep ingediend bij gemeente 18 14 25 26 83

Rekenkamercommissie Bergeijk

63

Vanuit KempenPlus is met betrekking tot het beroepschriften het volgende overzicht verstrekt. Gemeente Beroep 2017 Beroep 2018 Beroep 2019 Beroep 2020 Beroep 2021 Totaal per gemeente 2017-2021

Bergeijk

Bladel

Eersel

Oirschot

2 5 7 0 3 17

3 2 0 5 2 12

2 6 2 0 3 13

1 7 2 2 3 15

Reusel – De Mierden 2 2 1 1 0 6

Totaal (per jaar) 10 22 12 8 11 63

Uit dit overzicht is te concluderen dat er vanuit de gemeente Bergeijk, van de participerende gemeenten, de meeste beroepschriften zijn ingediend over besluiten vanuit KempenPlus. Het aantal ingediende beroepschriften bij de Samenwerking Kempengemeenten is voor de deelnemende partijen beperkt. In 2020 en 2021 zijn in totaal 6 beroepschriften ingediend. Dit heeft betrekking op alle deelnemende gemeenten. - Hoe is de verhouding van beroepschriften naar taakveld/beleidsterrein en wat is de aard van de beroepschriften? Het onderwerp van de beroepschriften is heel divers. In de aantallen van de beroepschriften zoals hiervoor genoemd zitten o.a. WOZ-bezwaren, maar ook veelal beroepschriften tegen vergunningen/ruimtelijke besluiten, handhaving en op grond van de Wob/Woo. - Hoeveel klachten en bezwaarschriften hebben geresulteerd in vervolgprocedures ((bestuurs)rechter of Nationale ombudsman) en wat was de uitkomst van de vervolgprocedures? Zie onder 4.2.2. - Is er inzicht in de kosten van de afhandeling beroepschriften? Op grond van een indicatieve berekening voor de belasting bij een beroepsprocedure i.r.t. het aantal ingediende beroepen levert dit het volgende beeld op. Beroepsprocedures gemeente Bergeijk

Beroep ingediend bij gemeente

Urenindicatie raming beroep

Beroepschriften 2018 Beroepschriften 2019 Beroepschriften 2020 Beroepschriften 2021 Totaal 2018-2021

18 14 25 26 83

13,5-30 13,5-30 13,5-30 13,5-30 13,5-30

Totale indicatie behandeling beroepsprocedures 243 - 540 189 - 420 337,5 - 750 351 - 780 1120,5 - 2490

Op grond van de indicatieve berekening op grond van het aantal (hoger) beroepschriften valt te concluderen dat hier ook een aanzienlijke last van het ambtelijk apparaat samengaat met de behandeling van de beroepsprocedures. Hierbij merkt de Rekenkamercommissie op dat daar waar voorafgaand aan een beroepsprocedure ook een bezwaarprocedure is doorlopen de ambtelijke inzet Rekenkamercommissie Bergeijk

64

in een dossier dubbel is (bezwaar en vervolgens beroep). Het proberen te komen tot een oplossing in dergelijke procedures levert in de ogen van de Rekenkamercommissie dan ook bedrijfseconomische voordelen op. Een zorgvuldige en correcte procedure blijft hierbij voorop staan. - Past de gemeente Bergeijk bij de afhandeling van beroepschriften (pre)mediation toe? Zo ja, welke effecten heeft dit? Bij beroepschriften is er sprake van een inhoudelijke beoordeling door de rechter. In de meeste gevallen heeft er dan een voorprocedure plaats gevonden en wordt er bij een beroep een rechterlijk oordeel gevraagd. Het staat partijen vrij om met elkaar in overleg te blijven om te komen tot een oplossing echter is dit aspect in het kader van de diversiteit van beroepschriften niet nader verdiept. - Hoe wordt de afhandeling van beroepschriften gewaardeerd door betrokken burgers/klanten? Aangezien de procedure van (hoger) beroepsprocedures buiten de gemeente om verloopt (veelal bij de rechtbank en Raad van State) is er geen enquête verricht over hoe men dit proces heeft ervaren. Vanuit de fractie LPB zijn begin 2022 vragen gesteld over aantallen rechtszaken en de kosten die hiermee gemoeid zijn.

Door het college is aangegeven dat er geen systeem van tijdschrijven is waarin de uren voor het voeren van gerechtelijke (beroeps)procedures apart wordt bijgehouden en dat dientengevolge niet kan worden aangegeven wat de kosten zijn op jaarbasis. Op grond van de indicatie die de Rekenkamercommissie heeft gemaakt met de ambtelijke organisatie en dit afgezet tegen het aantal beroepschriften valt op te maken dat er een aanzienlijke belasting op het ambtelijk apparaat is met het voeren van beroepsprocedures (maar ook bezwaarschriftenprocedures). - Op welke manier wordt er een evaluatie gedaan door de gemeente Bergeijk bij beroepschriften? Dit is niet het geval onder indieners van een beroepschrift. - Op welke manier wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de afhandeling van beroepschriften ter vervulling van de kaderstellende en controlerende taken? Met betrekking tot de betrokkenheid van de gemeenteraad wordt over het aantal beroepschriften gerapporteerd in de programmarekening van de gemeente Bergeijk. De informatie is te vinden onder de paragraaf bedrijfsvoering onder juridische kwaliteit onder beroepen/hoger beroepen/voorlopige voorzieningen. In het verleden werd er ook aandacht geschonken in het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften.

Hierbij werd met name gekeken naar het aantal beroepschriften en de uitkomst hiervan dat volgde nadat een bezwaarschriftenprocedure was doorlopen. In het laatste concept jaarverslag 2021 is dit niet meer opgenomen.

Rekenkamercommissie Bergeijk

65

5.4. Centrale vraag Hoe doelmatig en doeltreffend is het proces op het gebied van klachten, bezwaarschriften en beroepschriften? Op grond van de deelvragen is de Rekenkamercommissie van mening dat over het algemeen genomen het proces op het gebied van klachten, bezwaarschriften en beroepschriften doelmatig en doeltreffend is ingericht. Met name de insteek om zaken informeel op te lossen wordt als een positief punt gezien, mits dit wordt gedaan met voldoende waarborgen. Het aantal procedures in verhouding tot referentiegemeenten alsmede de waardering voor de procedures is in lijn met referentiegemeenten en hetgeen gangbaar is (gelet op de uitkomst van een klacht of bezwaar). De Rekenkamercommissie concludeert dat er ook enkele verbeterpunten zijn rondom het actualiseren van verordeningen, de evaluatie bij burgers over de procedure en de informatieverschaffing naar burgers alsmede naar de gemeenteraad. Hiervoor heeft de Rekenkamercommissie enkele aanbevelingen gedaan.

Rekenkamercommissie Bergeijk

66

Bijlagen

Rekenkamercommissie Bergeijk

67