EIND-versie 20210331 rapport Doorwerking (2).pdf

- Van de drie aanbevelingen bij voortzetting van de startersleningen neemt het college de verkoop aan de doelgroep en additionele financiering door de corporaties mee in de gesprekken met corporaties.

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Rapport Startersleningen is 1 augustus 2017 naar de raad verzonden en 13 oktober 2017 door de rekenkamercommissie op het raadsplein besproken.

2017 Startersleningen 1. 2. 3. 4.

Bespreek en heroverweeg of Starterleningen nog het juiste instrument zijn. Vraag als Gemeenteraad halfjaarlijks inzicht in de voortgang van de Startersleningen. Laat een reële berekening van de voorziening maken. Bevorder het (extra) aflossen en ontwikkel hierop actief beleid.

26

Verstrekking hypotheken aan ambtenaren (2018) De quick scan I 2018 'Verstrekking hypotheken aan ambtenaren' is in februari 2018 naar de raad verzonden en op 21 februari 2018 door de rekenkamercommissie met de raad besproken. De conclusies uit de quick scan luidden als volgt: Conclusie uit het rapport met betrekking tot Uitbesteding aan Dienst Dommelvallei, kennis bij de gemeente Geldrop-Mierlo: -

Het is de rekenkamercommissie gebleken dat Dienst Dommelvallei voor de gemeente Geldrop-Mierlo de ‘hypotheekverstrekkingen´ uitvoert. Son en Breugel en Nuenen c.s. hebben aan hun ambtenaren geen hypotheken verstrekt. Alle kennis over dit onderwerp (hoe marginaal dan ook) is niet (meer) aanwezig in de gemeentelijke ambtelijke organisatie. Ook de controller / deskundige op het gebied van treasury is in dienst van Dienst Dommelvallei.

Conclusie uit het rapport met betrekking tot risico´s op korte en middellange termijn: overschot aan liquide middelen: -

Uitstaande hypotheken door de gemeente en uitstaande leningen van de gemeente bij externe banken zijn niet in balans. De rekenkamercommissie heeft geconstateerd dat er, gezien de huidige lage rente, veel hypotheken vervoegd worden afgelost door ambtenaren. Alle vervroegde aflossingen vinden plaats zonder boete, ook een volledige vervroegde aflossing kan boetevrij. De gemeente ontvangt op die wijze op dit moment aanzienlijke bedragen (de laatste drie jaar ruim € 11 miljoen). Als dit gegeven wordt afgezet tegen de (langlopende) leningen van de gemeente heeft de gemeente zelf pas boetevrij afgelost vanaf 2028. Dit brengt met zich mee een overschot aan liquide middelen, dit blijkt ook uit het feit dat sinds 2013 geen langlopende leningen zijn aangegaan door de gemeente. Verder blijkt een rentelast op de aangegane leningen waar geen of minder rente-inkomsten vanuit hypotheekaflossingen tegenover staan. Dit heeft impact op het treasury beleid van de gemeente.

Conclusie uit het rapport met betrekking afweging tussen financiële voordelen versus goed werkgeverschap. -

Zoals hierboven geschreven vinden er op dit moment substantiële boetevrije aflossingen plaats, uitsluitend op initiatief van ambtenaren. Dit is gunstig voor de ambtenaar die het betreft en ongunstig voor de gemeente als er minder behoefte is aan liquide middelen, bovendien kan de gemeente haar leningen niet versneld boetevrij aflossen en krijgt de gemeente minder rente-inkomsten. Aan de andere kant is de gemeente geen financiële instelling en de gemeente heeft ook een verantwoordelijkheid richting haar medewerkers c.q. ambtenaren. Het zou kunnen dat sommige ambtenaren eigenlijk beter hun hypotheek tegen een lagere rente kunnen herfinancieren op de markt. Op dit moment voert de gemeente geen actief beleid om ambtenaren te stimuleren om, in hun eigen belang, vervroegd af te lossen c.q. over te sluiten. De vraag is hoe de financiële belangen zich verhouden ten opzichte van de plichten ten aanzien van de gemeenten richting haar ambtenaren.

27

Bestuurlijke reactie.

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

De rekenkamercommissie heeft geen bestuurlijke reactie ontvangen, ook in de raad is er geen schriftelijke reactie van het college geweest. Uit de raadsvergadering blijkt dat de raad geen besluiten heeft genomen.

2018 Hypotheekverstrekking aan ambtenaren 1.

2.

3.

Realiseer je als gemeente dat de kennis niet meer in de eigen organisatie aanwezig is. Maak als gemeente een heldere en transparante afweging, ook naar de raad, over welke kennis de gemeente zelf beschikt en over welke kennis de gemeenschappelijke regeling beschikt en maak een risico afweging wat de consequenties, in de zin van bijvoorbeeld controle op de gemeenschappelijke regeling, voor de gemeente zijn. Vraag als raad aan het college een overzicht (in de jaarrekening komt dit niet tot uitdrukking) van de liquide middelen in relatie tot uitstaande leningen, vraag het college hoe zij hiermee wenst om te gaan en vraag als raad of in hoeverre dit leidt tot extra middelen voor de gemeenteraad voor het uitvoeren van plannen en ambities. Verzoek het college om hierover een standpunt in te nemen met bijbehorende afwegingen en consequenties en hierover de raad te informeren.

28

Onafhankelijkheid Bezwaarschriftencommissie (2018)

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Op 29 mei 2018 heeft het college met instemming gereageerd op de quick scan van de rkc. De quick scan is besproken in de raad op maandag 18 juni 2018 en niet door de rekenkamercommissie met de raad besproken. Portefeuillehouder toenmalige burgmeester) koos ervoor om de rekenkamercommissie niet te betrekken bij de behandeling in de raad. Rekenkamercommissie heeft als toehoorder in de zaal gezeten op eigen initiatief.

2018 Onafhankelijkheid bezwaar en klachtencommissie De rkc heeft een enkele aanbeveling, die de onafhankelijkheid van BKC zou kunnen bevorderen. Geef op de website van de gemeente Geldrop-Mierlo meer informatie over de BKC. Plaats de namen van de voorzitter en leden, de benoemingstermijn, woonplaats en (neven) functies op de website evenals de jaarverslagen van de BKC. De rkc erkent privacyaspecten van de voorzitter en leden van de BKC. Transparantie vanuit de gemeente naar de samenleving bevordert de onafhankelijkheid van de BKC naar de mening van de rkc en staat privacy van betrokkenen niet in de weg.

29

Informatiebeveiliging en privacy (2019) In 2019 is in opdracht van de rekenkamercommissie door extern onderzoeksbureau Prae Advies en onderzoek onderzocht in hoeverre de gemeente Geldrop-Mierlo de informatiebeveiliging voldoende georganiseerd en geborgd heeft. Op basis van deskresearch en interviews heeft de rekenkamercommissie de volgende conclusies getrokken: -

-

-

-

-

Basis en governance op informatiebeveiliging en gegevensbescherming zijn deels op orde, hetgeen ook voor de Dienst Dommelvallei geldt waar de gemeente met 3 andere gemeenten op onder andere ICT samenwerkt; De noodzakelijke assessments en audits worden gehouden en deze leiden ook tot verbeteracties. Het informatiebeveiligingsbeleid is verouderd en geconcludeerd wordt dat de prioriteit niet bij een gestructureerde aanpak op informatiebeveiliging op basis van een risicoanalyse ligt, maar op reactief signaleren en verhelpen van problemen. Er is geen managementsysteem op informatiebeveiliging (ISMS) aangetroffen dat een gestructureerde aanpak ondersteunt; De implementatie van de AVG werd al vroeg opgepakt door de gemeente. Dat heeft tot gevolg dat een aantal maatregelen geüpdatet moeten worden; De kennis op informatiebeveiliging is aanwezig, bij de CISO, maar wordt te operationeel ingezet en is qua formatie kwetsbaar. Op verplichte onderdelen worden technische testen uitgevoerd, maar de gemeente noch de DD laten uitgebreide pen-testen op de systemen uitvoeren; De gemeenteraad wordt incidenteel geïnformeerd over informatiebeveiliging en privacy; Logging en procedures rond verlenen en wijzigen van autorisaties inzake toegang tot privacygevoelige informatie zijn een aandachtspunt.

Er is geen integraal continuïteitsplan aangetroffen, wel op onderdelen; Aan awareness bij medewerkers wordt aandacht geschonken, hoewel niet heel intensief.

Tevens werd het college aangespoord om verder te gaan met de implementatie van de AVG, awareness campagnes voor medewerkers, aanschaf van ISMS met koppeling aan de PDCA-cyclus, wijzigingsbeheer procesmatig op te pakken, procedure van autorisaties te evalueren en de BIO voor te bereiden. Het rapport is in de commissie Algemene Zaken besproken op 18 jun 2019 met de rkc. De voorzitter van de commissievergadering sprak na de bespreking uit dat er de volgende commissievergadering wordt gesproken over dit onderwerp en dat het college dan een toelichting zal even op informatievoorziening en privacy. De rkc is de verslagen nagegaan en kan geen vervolgbespreking vinden in de commissie Algemene Zaken.

30

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

2019 Informatiebeveiliging en privacy Aansporingen aan het college om verder te gaan met de implementatie van de AVG awareness campagnes voor medewerkers aanschaf van ISMS met koppeling aan de PDCA-cyclus wijzigingsbeheer procesmatig op te pakken procedure van autorisaties te evalueren de BIO voor te bereiden Aanbevelingen aan het college: 1. De jaarplanning en P&C-cyclus op informatiebeveiliging en privacy beter te borgen en de capaciteit op en positie van de CISO op niveau te brengen 2. Meer risico gestuurd te werken en pen-testen uit te laten voeren; 3. Logging op cruciale applicaties en systemen in te richten en een integraal continuïteitsplan op te stellen. Aanbevelingen aan de raad: 4. Met het college in gesprek te gaan hoe de raad geïnformeerd wil worden over informatiebeveiliging en privacy in het kader van ENSIA en gerapporteerd te krijgen over de opvolging van de aanbevelingen.

31

Draaien aan de knop van de ODZOB (2020)

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Het onderzoek is een gezamenlijk onderzoek bij negen gemeenten en 9 verschillende rekenkamercommissies. Omwille van een goede organisatie is er door de rkc bij geen van de gemeente vooraf een bestuurlijke reactie op het conceptrapport gevraagd. In de behandeling van ht rapport in de kamer fysieke ruimte heeft de raad het college gevraagd om een bestuurlijke reactie naar de raad te zenden.

2020 ODZOB Aanbevelingen aan de raad: 1. Vraag als raad aan het college een notitie over de ODZOB, waarbij de positie en rol van de raad wordt verduidelijkt. 15 2. Gebruik als raad de bestaande mogelijkheden om geïnformeerd te worden en op de geëigende momenten invloed uit te oefenen. 16 Aanbevelingen aan het college: 3. Maak als (samenwerkende) colleges van B&W en in overleg met de provincie duidelijk voor welke gemeentelijke en regionale opgaven en doelstellingen een bijdrage van de ODZOB gevraagd wordt en verzoek de ODZOB daarop te reageren in haar aanbod van activiteiten. 17 4. Verbeter het samenspel tussen gemeenten en ODZOB. 18

15

16

17

18

Hieronder vallen de volgende opmerkingen: - De Gemeenschappelijke Regeling ODZOB is een collegeregeling; - Gelet daarop is het primair het college, dat aangesproken moet worden over ODZOB zaken; - De onduidelijkheid en onwetendheid bij enkele raden leidt nogal eens tot onjuiste beeldvorming; Betrek daarbij ook de mogelijkheden die de aangekondigde wijziging Wet Gemeenschappelijke Regelingen geeft. Hieronder vallen de volgende opmerkingen: - Bij zienswijzen krijgen vooral de financiën aandacht en wordt nauwelijks ingegaan op de bijdrage van de ODZOB aan de realisatie van gemeentelijke doelen en het maatschappelijke effect; - Raadsleden hebben behoefte aan een op de gemeente toegesneden zienswijze, waarbij niet alleen de financiën, maar ook de bijdrage van de ODZOB aan de gemeentelijke doelrealisatie een plek krijgen. Hieronder vallen de volgende opmerkingen: - Op die wijze wordt expliciet zichtbaar hoe de ODZOB bijdraagt aan de realisatie van de gemeentelijke en regionale doelen en de maatschappelijke effecten; - Colleges vervullen daarmee hun rol als opdrachtgever duidelijk; - De betekenis van de ODZOB voor de gemeenten wordt daarmee goed zichtbaar; - Het is van belang daarbij ook uitdrukkelijk in te gaan op de zogenaamde ‘collectieve taken’, gelet op de bij de gemeenten bestaande onduidelijkheid daarover.

Hieronder vallen de volgende opmerkingen: - De uitvoering van aanbeveling 3 draagt hier o.a. aan bij; - De gemeentelijke rollen van opdrachtgever en eigenaar richting ODZOB te verduidelijken en daarover expliciet afspraken te maken; - Een ‘papieren overload’ vanuit de ODZOB te voorkomen, en op de doelgroepen afgestemde informatie te verstrekken, waarbij een stevige koppeling wordt gemaakt tussen gemeentelijke/ regionale doelen en ODZOB activiteiten; - Een voorstel, waarmee inzicht wordt gegeven hoe doelmatigheidsvoordelen kunnen worden gehaald als gekozen wordt voor meer uniformiteit en minder maatwerk; - Betrek daarbij ook de opzet en de invulling van het ‘Opdrachtgeversplatform’ en een bemensing van medewerkers met een duidelijk mandaat.

32

5.

19

Maak als gemeenten en ODZOB afspraken over de wijze, waarop de monitoring en evaluatie wordt vormgegeven en de wijze waarop de resultaten hiervan worden gecommuniceerd. 19

Hieronder vallen de volgende opmerkingen: - Het periodiek terugkijken of de doelen worden gehaald kan belangrijke bouwstenen opleveren voor bijstelling van de inhoud van het werk, de planning, kosten en communicatie. En als geheel de (tussen)rapportages over doelmatig- en doeltreffendheid; - Het delen van een dergelijke evaluatie en overleg daarover kan bijdragen aan de verbetering van het samenspel; - Met een dergelijke reflectie is de actualiteit van de samenwerking gediend.

33

Meldingen Openbare ruimte (2020/2021) In 2020 heeft de rkc deelgenomen aan het zogenoemde doe-mee onderzoek van de NVRR naar Meldingen Openbare Ruimte. In 2020 namen rekenkamers van in totaal 51 gemeenten deel. De centrale onderzoeksvraag was "Hoe is de afhandeling van de meldingen openbare ruimte (MOR) geregeld in de gemeente Geldrop-Mierlo en wat kan de gemeente leren van de bevindingen uit het onderzoek naar MOR in 50 andere gemeenten? " De rkc kon gratis participeren aan het onderzoek en kreeg daarvoor inzicht in de afhandeling van de MOR in de gemeente in vergelijking met een benchmark met 50 andere gemeenten. Op basis daarvan heeft de rkc een rekenkamerbrief opgesteld. Omdat het een rekenkamerbrief betrof zijn gedurende het onderzoek de feitelijke bevindingen gecheckt door de rkc en het externe onderzoeksbureau, maar is geen bestuurlijke zienswijze opgevraagd bij het college. Samenvattend zijn de conclusies: -

De gemeente heeft het MOR-proces op orde en presteert vergelijkbaar met de overige gemeenten in de benchmark. Beleid en uitvoering opereren relatief los van elkaar en de uitvoering is werkende weg ontwikkeld, zoals in veel andere gemeenten. Er is geen procesbeschrijving of werkinstructie aangetroffen. Inwoners hebben veel mogelijkheden om een melding te doen. Klanttevredenheid wordt niet gemeten. De melder kan de afhandeling grotendeels volgen. Er is een nieuw zaaksysteem in gebruik genomen, Djuma, dat veel mogelijkheden tot monitoring kent. Deze mogelijkheden worden nog niet optimaal benut.

-

-

De rekenkamerbrief is januari 2021 aan de raad aangeboden en op moment van schrijven (31 maart 2021) nog niet geagendeerd in raad(scommissie) Ruimte.

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Hieronder worden de aanbevelingen weergegeven en wat de doorwerking is (geweest), voor zover bekend.

2021 MOR 1. 2. 3.

4.

Het beleid op MOR actualiseren, en procesbeschrijving en werkinstructies opstellen. Ontwikkel het proces van klanttevredenheid. Stel kritische prestatie indicatoren (kpi's) op klanttevredenheid, aantal meldingen en afhandelingstermijn op. Informeer de raad in het kader van de P&C-cyclus op de kpi's.

34