EIND-versie 20210331 rapport Doorwerking (2).pdf

Rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo Rapport doorwerking 2021 Een onderzoek naar de mate waarin aanbevelingen vanuit eerdere rekenkameronderzoeken zijn doorgevoerd

Rekenkamercommissie gemeente Geldrop Mierlo 31 Maart 2021

Voorwoord

In de periode 2014 tot en met 2020 heeft de rekenkamercommissie (rkc) van de gemeente GeldropMierlo acht verschillende rekenkamercommissie-onderzoeken gedaan voor de gemeenteraad. Het lijkt de rekenkamercommissie (hierna rkc) een goed moment om te kijken naar wat er met de verschillende rapporten is gebeurd en wat er is bereikt. In dit onderzoek kijkt de rkc naar wat de gemeenteraad, het college en ambtelijke organisatie met de aanbevelingen hebben gedaan. Van deze bevindingen kan de rkc zelf ook leren; wat is effectief gebleken, welke rapporten en aanbevelingen hebben impact. Bovendien geeft het inzicht aan de gemeenteraad. De raad stelt jaarlijks een budget ter beschikking aan de rkc. Welke bijdrage hebben de rapporten van de rkc gehad en op welke wijze. Een ander argument om dit onderzoek uit te voeren is dat er in 2020 een personele wijziging in de bezetting van de rkc heeft plaatsgevonden, frisse blikken kijken vaak weer op een eigen wijze. De rkc wil haar voordeel hiermee doen, wat kan de rkc leren van de uitgebrachte rapporten in de periode van 2014 tot heden. De rkc dankt iedereen voor haar of zijn bijdrage aan dit rapport. Het was goed om samen met de betreffende ambtenaren terug te kijken naar wat het onderzoek heeft opgeleverd, wat de effecten zijn zowel voor de gemeentelijke organisatie als voor inwoners en bedrijven; de maatschappelijke impact.

Tot slot een opmerking over het proces. De rkc heeft dit rapport, zoals gebruikelijk en om budgettaire redenen, zelf uitgevoerd. Het is een zogenaamd doorwerkingsonderzoek. De resultaten betreffen de rkc, het is om die reden niet meer voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor een feitencheck. Het rapport is primair bedoeld voor de gemeenteraad en daarnaast betreft het uitgebrachte onderzoeken door rkc. Er is dan ook geen bestuurlijke reactie gevraagd aan het college. De rkc ziet uit naar een gesprek met de raad om van gedachte te wisselen over dit onderzoek en een dialoog aan te gaan in hoeverre de rkc een betekenisvolle bijdrage kan leveren aan de gemeenteraad. De leden van de rkc, Etienne Lemmens Sandra van Breugel

2

Inhoud Voorwoord .............................................................................................................................................. 2 Inhoud ..................................................................................................................................................... 3 1. Inleiding .............................................................................................................................................. 4 Onderzoekvraag en aanpak ..................................................................................................... 4 Normenkader onderzoek en resultaat..................................................................................... 5 Leeswijzer................................................................................................................................. 5 2. Algemene kaders; rekenkamers en rekenkamercommissies (rkc). ................................................... 6 Rekenkamers en rekenkamercommissies................................................................................ 6 Actuele ontwikkelingen van rekenkamers in Nederland ......................................................... 6 Uitgebrachte rapporten van de rkc Geldrop-Mierlo................................................................

7 Ontwikkelingen budget ............................................................................................................ 7 Bemensing rekenkamercommissie sinds 2013 ........................................................................ 8 Jaarverslagen en verantwoording door de rkc 2014 – 2020 ................................................... 8 Ontwikkelingen rkc 2014 tot heden......................................................................................... 9 3. Analyse van de doorwerking in de rapporten. ................................................................................. 10 4. Beantwoording onderzoeksvragen, conclusies en aanbevelingen .................................................. 13 Beantwoording onderzoeksvragen ........................................................................................ 13 Conclusies .............................................................................................................................. 15 Aanbevelingen ....................................................................................................................... 16 Bijlagen .................................................................................................................................................. 18 A.

Geïnterviewde ambtenaren Geldrop-Mierlo ................................................................................... 18 B. Vormen van doorwerking................................................................................................................. 18 C. Aanbevelingen en aansporingen rekenkamerrapporten; overzicht per casus ................................ 20 Doorwerkingsonderzoek: Ambities versus verwachtingen (2014)................................................ 20 Verbonden partijen sturen met financiën (2015).......................................................................... 22 Armoedebeleid (2016) ................................................................................................................... 24 Startersleningen (2017) ................................................................................................................. 26 Verstrekking hypotheken aan ambtenaren (2018) ....................................................................... 27 Onafhankelijkheid Bezwaarschriftencommissie (2018) ................................................................ 29 Informatiebeveiliging en privacy (2019) ........................................................................................ 30 Draaien aan de knop van de ODZOB (2020) ..................................................................................

32 Meldingen Openbare ruimte (2020/2021) .................................................................................... 34

3

1. Inleiding De rekenkamercommissie van de gemeente Geldrop-Mierlo is in 2006 geïnstalleerd. In 2013 heeft de rekenkamercommissie (hierna rkc) gekeken naar wat er te leren viel uit de door de rkc uitgebrachte rapporten in de periode 2006 tot en met 2013. Dit heeft geresulteerd in het rapport: Ambities versus verwachtingen, doorwerking rekenkameronderzoeken in de periode 2006 – 2013. Begin 2020 is de bemensing van de rkc deels vernieuwd. In de periode 2014 tot eind 2020 heeft de rkc alle rapporten naar de raad gezonden. Het lijkt de rkc een goed moment om te kijken wat de effecten zijn van de rkc en van haar rapporten. Dit leidt tot het nu voorliggende onderzoek naar de doorwerking tussen 2014 en 2020. Hierbij merkt de rkc op dat het onderzoek uit 2014 ging over de doorwerking in de periode 2006 – 2014, dat wordt via dat rapport meegenomen in de doorwerking.

Onderzoekvraag en aanpak De onderzoekvraag voor dit doorwerkingsonderzoek heeft de rkc als volgt geformuleerd: Welke inzichten leveren de rapporten van de rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo (2014 -2020) op om de doorwerking van het rekenkamerwerk (verder) te verbeteren? De onderzoekvraag splitst de rkc uit in de volgende deelvragen: • Welke aanbevelingen heeft de rkc gedaan in haar rapporten (2014-2020)? • Wat was de bestuurlijke reactie op de rapporten? • Wat heeft de raad met de rapporten gedaan? • In hoeverre zijn de aanbevelingen opgevolgd? • Welke maatschappelijke effecten hebben de verschillende rapporten? • Wat leert de rkc zelf van de bevindingen van de onderzoekvragen voor de toekomst van de rkc? • Hoe heeft de rkc verantwoording afgelegd aan de raad over haar activiteiten en budget? • Welke aansporingen en aanbevelingen kan de rkc doen aan de raad en college met betrekking tot effectiviteit van rekenkameronderzoek? • Welke aansporingen en aanbevelingen kan de rkc aan haar zelf doen om effectiever en maatschappelijk relevant te zijn en blijven? De aanpak van dit onderzoek heeft als volgt plaatsgevonden. De rkc heeft eerst alle schriftelijke documenten die relevant waren bestudeerd, dit betreft de rkc-rapporten en de notulen van de raadsvergaderingen en commissievergaderingen. Vervolgens is bij ieder rapport nagegaan wie de sleutelambtenaren op dit moment zijn.

Met hen is een interview afgenomen waarbij is nagegaan wat er met de aanbevelingen is gedaan en wat de (maatschappelijke) effecten zijn. In de fase daarna zijn interviews geweest met de griffier. In dat laatste gesprek is gereflecteerd op het functioneren van de rkc in de afgelopen zeven jaar en te verkennen wat de verwachtingen, wensen en ambities zijn voor de komende jaren voor de rkc. De documenten en interviews hebben geleid tot een nota van bevindingen. Gezien het feit dat dit een doorwerkingsonderzoek is, heeft de rkc gekozen om geen ambtelijke check op de feiten te laten plaatsvinden. De feiten heeft de rkc geanalyseerd en dit heeft geleid tot een reflectie op de rekenkamerfunctie in de afgelopen zeven jaar bij de gemeente GeldropMierlo. Aan de hand hiervan zijn de conclusies en aanbevelingen door de rekenkamer geformuleerd en zijn de onderzoeksvragen beantwoord. Het rapport is tot slot aan de raad aangeboden.

4

Normenkader onderzoek en resultaat Aan de volgende normen heeft de rkc de bevindingen getoetst. Onder de norm heeft de rkc de bepaald in hoeverre er aan de norm is voldaan op basis van dit rapport. a. Rekenkamerrapporten worden geagendeerd, besproken en leiden tot besluitvorming in de raad, raadsplein of raadscommissie; b. De door de raad overgenomen aanbevelingen leiden, indien van toepassing, tot implementatie in beleid en aangepaste uitvoering van het beleid; c. De rapporten van de rekenkamercommissie leiden tot een grotere sensitiviteit bij het gemeentebestuur op effectiviteit, efficiëntie, rechtmatigheid en verantwoording van het beleid; d. De rekenkamercommissie legt jaarlijks verantwoording af voor 1 april aan de raad door middel van het toezenden van een jaarverslag over het voorafgaande jaar en een jaarplan voor het huidige jaar; e. De rekenkamercommissie reflecteert tenminste iedere 7 jaar op het eigen functioneren en rapporteert haar bevindingen aan de raad.

Leeswijzer Dit hoofdstuk geeft een inleiding van het onderzoek. In hoofdstuk 2 staan algemene bevindingen over de rekenkamer in zijn algemeenheid en de rkc van de gemeente Geldrop-Mierlo centraal. Hoofdstuk 3 bevat een reflectie en analyse van de effecten van de door de rkc uitgebrachte rapporten van onderzoek over de afgelopen 7 jaar. Tot slot komen in hoofdstuk 4 de conclusies en aanbevelingen aan de orde. In de bijlagen zijn opgetekend de door de rkc gesproken functionarissen, informatie over doorwerking en tot slot een oordeel over de aanbevelingen uit de verschillende rapporten uit de periode 2014 – 2021.

5

2. Algemene kaders; rekenkamers en rekenkamercommissies (rkc). In dit hoofdstuk geeft de rkc inzicht in het begrip rekenkamer, de ontwikkelingen in rekenkamerland, de door de rkc Geldrop-Mierlo uitgebrachte rapporten, de ontwikkeling van het budget van de rkc, de bemensing van de rkc in de afgelopen jaren en besteed aandacht aan de resultaten uit het 1e doorwerkingsonderzoek van de rkc uit 2014.

Rekenkamers en rekenkamercommissies De grondslag voor het instellen van de rekenkamerfunctie is geregeld in de gemeentewet. Hierbij heeft de gemeenteraad de keuze om een rekenkamer of een rekenkamercommissie in te stellen. De gemeente Geldrop-Mierlo heeft in 2005 besloten een rekenkamercommissie in te stellen. In 2005 is dit in de verordening rekenkamercommissie door de gemeenteraad vastgesteld. In 2020 heeft de gemeenteraad de verordening rekenkamercommissie geactualiseerd. De rkc werkt dus op dit moment conform de verordening uit 2020. Intermezzo De rekenkamercommissie kan verschillende rollen vervullen. In de afgelopen jaren heeft de rkc voornamelijk onderzoek verricht en dit aan de raad aangeboden. Andere rollen die een rkc kan vervullen zijn: dienende rol, prikkelende rol, sparring partner, reflecterende rol, informerende rol, adviserende rol en de raad een spiegel voorhouden.

Actuele ontwikkelingen van rekenkamers in Nederland De rekenkamerfunctie bestaat in Nederland sinds 2006. In dat jaar dient elke gemeente over een eigen rekenkamerfunctie ter beschikking. De gemeente Geldrop Mierlo heeft hieraan voldaan. In 2021 staat een wetsontwerp in de planning. De minister is voornemens om de rekenkamerfunctie te versterken. Dit wil de minister bereiken door onder andere alle rkc op te laten gaan in rekenkamers, een indicatie voor een budget te geven en de rekenkamers meer bevoegdheden te geven om onderzoek te doen bij verbonden partijen.

6

Uitgebrachte rapporten van de rkc Geldrop-Mierlo Hieronder staat een overzicht van alle door de rkc uitgebrachte rapporten. Jaartal

Budget €

Uitgaven €

Onderzoeken uitgebracht door rkc

Bemensing

Geen Geen Sturen met subsidies I Grondbeleid; Tot op de bodem II Verbonden partijen Huisvesting Programmabegroting; raad aan het roer Externe inhuur, goed geregeld Kansen voor kaderstelling Juridische kwaliteitszorg

Start rkc

2005 2006 2007 2008

0 20.000 30.300 30.380

0 9.420 31.175 33.238

2009 2010 2011 2012 2013

31.000 31.000 15.788 15.788 15.788

18.310 19.565 14.616 18.678 9.624

2014

15.788

2015 2016 2017 2018

16.423 15.788 15.788 15.788

11.440 Ambitie versus verwachtingen (doorwerkingsonderzoek I) 11.809 Verbonden partijen 15.083 Armoedebeleid 15.088 Startersleningen 10.674 I Hypotheekverstrekking aan ambtenaren

2019 2020 2021

17.001 17.001 17.001

II Onafhankelijkheid bezwaar en klachtencommissie 16.832 Informatiebeveiliging en privacy 14.418 ODZOB (met 9 regiogemeenten) nnb 1. Meldingen Openbare Ruimte (benchmark met 51 gemeenten) 2. Doorwerkingsonderzoek II rkc

Volledig nieuwe bezetting met 2 leden

Vertrek van 1 lid, einde termijn.

Nieuw lid

Ontwikkelingen budget De door de raad aan de rkc toegekende budgetten staan in het bovengenoemde schema opgenomen en zijn afgezet tegen de door de rkc in het betreffende jaar uitgegeven gelden. Een punt van aandacht voor rekenkamers en rekenkamercommissies is het door de raad toe te kennen budget. Dit hangt enerzijds af wat de verwachtingen en het ambitieniveau van de raad zijn. Voor Geldrop Mierlo is dit sinds de bezetting van de vernieuwde rkc in 2013 dat de rkc drie onderzoeken in twee jaar oplevert. Het budget is in 2011 bijna gehalveerd en bedraagt in 2021 €17.000,00 per jaar. In Nederland zijn sinds 2005 twee normen die een richtlijn kunnen zijn van voor het budget van rkc. Lang is de vuistregel gehanteerd €1,00 per inwoner van de gemeente. Op 1 januari 2021 telde de gemeente 40.059 inwoners (Bron: CBS). Een budget van €40.00 per jaar voor de rkc zou een richting

7

kunnen zijn. Het ministerie van BZK gaat er vanuit dat €1,00 inmiddels is geïndexeerd naar €1,30. Dit zou inhouden een budget van €52.000,00.1 Een andere meer recentere richtlijn, is de zogenaamde inspiratiekaders van het ministerie van BZK. In de gemeenteklasse 20.000 inwoners wordt een minimaal budget gehanteerd van €24.950 en reëel budget van €34.426,00 per jaar voor de rkc. Bij de inwonersklasse vanaf 50.000 zijn de bedragen respectievelijk €62.500,00 en €78.125,00.

Bemensing rekenkamercommissie sinds 2013 Sinds 2013 bestaat de rekenkamercommissie uit twee leden, waaronder de voorzitter. Dit aantal is ingegeven door de hoogte van het budget. De leden krijgen per maand een vast bedrag waarvoor zij onderzoek verrichten en andere werkzaamheden verrichten zoals het schrijven van een jaarverslag en contacten met de auditcommissie. Na betaling van deze vergoedingen en de reiskosten is het budget grotendeel uitgeput. Op grond van de verordening en het door de raad beschikbaar gestelde budget kan de rkc alleen zelf onderzoek uitvoeren. Inhuur van externe gespecialiseerde onderzoekers is niet mogelijk binnen het huidige budget.

Jaarverslagen en verantwoording door de rkc 2014 – 2020 Vanaf 2014 heeft de rekenkamercommissie jaarlijks voor 1 april een verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad door het aanbieden van een verantwoording over het kalenderjaar daarvoor. In het jaarverslag is verder opgenomen hoe het budget is besteed. De rkc is in de periode 2014 tot 2020 binnen het aan haar door de raad toegekend budget gebleven. Alle door de rekenkamercommissie uitgebrachte rapporten en quick scans (vanaf 2006) staan opgenomen op de website van de rekenkamercommissie. Alle jaarverslagen en jaarplannen vanaf 2014 staan op de website van de gemeente op de pagina van de rekenkamercommissie opgenomen. De jaarverslagen en jaarplannen zendt de rekenkamercommissie naar de raad. De stukken worden ter kennisgeving aangenomen en staan bij de ingekomen stukken van de raad. Incidenteel bespreekt de rekenkamercommissie haar jaarverslag en jaarplannen met de auditcommissie. Minimaal eens per jaar spreekt de rekenkamercommissie met de auditcommissie om met elkaar beelden te wisselen en contact te onderhouden. Steeds vraagt de rekenkamercommissie in dat gesprek naar onderzoeksonderwerpen die de rekenkamercommissie zou kunnen onderzoeken. Alle suggesties weegt de rekenkamercommissie serieus en op één voorbeeld na heeft de rekenkamercommissie de suggesties van de raad overgenomen.

Daarnaast hanteert de rekenkamercommissie een groslijst met onderzoeken, zoals in 2015 opgesteld door de rekenkamercommissie. De gemeenteraad heeft in de afgelopen jaren een keer een concreet verzoek gedaan bij de rekenkamercommissie om onderzoek te doen naar Senzer, het werkbedrijf dat voortkomt uit Werkplein regio Helmond en de Atlant groep. De rekenkamercommissie heeft vervolgens een korte verkenning gedaan en een onderzoeksvoorstel geschreven. Vanwege het expliciete verzoek van de raad heeft de rekenkamercommissie dit onderzoeksvoorstel naar Senzer voorgelegd aan de raad of hiermee de behoefte aan onderzoek recht zou worden gedaan. Het antwoord hierop was

1

In haar publicatie inspiratiekaders Budget rekenkamers van 23 juli 2020.

8

ontkennend, gezien de politieke gevoeligheid van dit onderwerp heeft de rekenkamercommissie besloten om geen onderzoek te doen.

Ontwikkelingen rkc 2014 tot heden Hieronder een kort overzicht van de verschillende ontwikkelingen van de rkc vanaf 2015 tot nu. Medio 2015 heeft de rekenkamercommissie verkend in hoeverre de twee andere gemeenten uit de Dienst Dommelvallei geïnteresseerd waren in een gemeenschappelijke rekenkamercommissie met Geldrop-Mierlo. Dit mede gezien vanuit het perspectief dat in 2014 de rekenkamer Groene Rand is opgeheven; Nuenen CS en Son en Breugel maakten hiervan deel uit. Dit heeft op dat moment in 2016 niet tot samenwerking geleid. In 2019 zijn er gesprekken gevoerd met de gemeente Son en Breugel. Dit heeft ertoe geleid dat er sinds november 2019 een personele unie is van de rkc Geldrop-Mierlo en Son en Breugel. Iedere gemeente met zijn eigen verordening en eigen budget. Medio 2019 is op verzoek van de auditcommissie verkend of de gemeente Nuenen Cs interesse had om aan te sluiten bij de twee dommelvallei gemeenten. Het bleek dat inmiddels Nuenen een eigen rkc heeft geïnstalleerd in 2018. Van 2013 tot oktober 2018 is de rekenkamercommissie in haar huidige samenstelling blijven functioneren. In oktober 2018 heeft een lid zich niet herkiesbaar gesteld om reden van meer vrije tijd en pensioen. Vanaf oktober 2018 bestond de rekenkamercommissie nog uit de voorzitter.

Dit heeft ertoe geleid dat er inspanningen zijn geweest, samen met de gemeente Son en Breugel, om een nieuw lid te werven voor zowel Son en Breugel als Geldrop-Mierlo. In het najaar van 2019 hebben de griffier en de voorzitter van de auditcommissie van de gemeente Son en Breugel met de voorzitter van de rekenkamercommissie Geldrop Mierlo een nieuw lid geworven. Het lid is in 2019 in Son en Breugel benoemd en in januari 2020 als lid van de rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo. Gezien het beperkte budget van de rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo is niet overwogen om een 3e lid aan te trekken. In juni 2020 is een nieuwe geactualiseerde verordening rekenkamercommissie door de raad vastgesteld: prestatieafspraken blijven 3 onderzoeken van de rekenkamercommissie in twee jaar bij een gelijkblijvend budget. Over het algemeen bespreekt de raad het rapport met de rekenkamercommissie binnen een periode van twee maanden na oplevering. Communicatie tussen rekenkamercommissie en raad over de voortgang vindt plaats met de auditcommissie.

9

3. Analyse van de doorwerking in de rapporten. In dit hoofdstuk gaat de rekenkamercommissie in op de bevindingen uit dit onderzoek zoals opgenomen in bijlage C. Daarnaast heeft de rkc uit de verschillende interviews informatie opgehaald over het beeld van de rkc, welke effecten zijn te benoemen van de aanbevelingen van de rkc rapporten en een samenvatting van wat de rekenkamercommissie heeft opgehaald uit de verschillende interviews met vertegenwoordigers uit de organisatie van de gemeente GeldropMierlo. De Rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo doet onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo heeft in de periode 2014-2020/2021 in totaal negen rapporten/quick scans uitgevoerd, naar de volgende onderwerpen: -

Ambities versus verwachtingen (2014) Verbonden partijen sturen met financiën (2015) Armoedebeleid (2016) Startersleningen (2017) Verstrekking hypotheken aan ambtenaren (2018) Onafhankelijkheid bezwaarschriftencommissie (2018) Informatiebeveiliging en privacy (2019) Draaien aan de knop van de ODZOB (2020) Meldingen in de openbare ruimte (2020/21)

De Rekenkamercommissie voert het onderzoek zelf uit. In 2019 is hier op een uitzondering gemaakt en heeft de rkc een gespecialiseerd onderzoeksbureau ingehuurd voor informatiebeveiliging en privacy. De rkc heeft in 2020 voor het eerst meegedaan aan een onderzoek dat in opdracht van de NVRR is uitgevoerd bij 51 gemeenten. Dit onderzoek ging over meldingen in de openbare ruimte. Van beide kanten, vanuit de rekenkamercommissie en het ambtelijk en bestuurlijk apparaat, wordt de samenwerking tijdens het onderzoek als goed ervaren. Documenten voor de deskresearch worden over het algemeen tijdig en volledig aangeleverd en er is volledige medewerking met plannen en afnemen van de interviews. Een aantal respondenten geeft aan dat er wel eens ambtenaren schrikken van een rekenkameronderzoek op hun terrein. Tijdens en na het onderzoek blijkt het allemaal mee te vallen. Blijkbaar speelt onbekendheid bij de ambtenaren met de functie en rol van de rekenkamercommissie in het bestuurlijk bestel hierin een rol. De bevindingen uit het onderzoek worden voorgelegd voor een feitencheck aan de ambtelijke organisatie (de ambtelijke hoor en wederhoor). Daarna formuleert de rekenkamercommissie conclusies en aanbevelingen.

Voor een overzicht van de aanbevelingen zie hoofdstuk 3.) Het college van B&W wordt voor en aantal onderzoeken gevraagd om een bestuurlijke zienswijze te geven op de conclusies en aanbevelingen (het bestuurlijke hoor en wederhoor). De laatste jaren heeft de rkc minder vaak een bestuurlijke reactie gevraagd (ODZOB, MOR en dit onderzoek). Daarna wordt het rapport of de quick scan ter besluitvorming aan de raad aangeboden. Bij de behandeling van enkele rapporten is de raad zeer actief in de discussie betrokken. Van 2014 tot 2018 vond het inhoudelijke en politieke debat over de rekenkamerrapporten op het Raadsplein plaats. De laatste jaren is voor een andere vorm gekozen, de gemeenteraad werkt via een model van

10

commissievergaderingen en is volgens een enkele respondent de discussie een stuk tammer. De rkc beaamt dit en vindt dit teleurstellend. Nadat de raad het besluit heeft genomen de aanbevelingen al dan niet over te nemen, eventueel met een amendement of via een motie, gaat het 'eigenaarschap', zo blijkt in de praktijk, van de aanbevelingen feitelijk over naar de raad. Respondenten constateren echter dat na het besluit de aandacht van de raad wegvalt en de aanbevelingen grotendeels verdwijnen uit het zicht van de raad. De opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie heeft geen plek in de informatievoorziening van de raad. Meerdere respondenten geven ook aan dat raadsleden het over het algemeen druk hebben met een steeds omvattender takenpakket. Veel dossiers met veel en omvangrijke stukken om überhaupt bij te blijven met de agenda, zeker voor leden van de kleine(re) raadsfracties. Ook geeft een enkele respondent aan dat rapporten van de rekenkamercommissie snel uit het geheugen van de raad verdwijnen, zeker van rapporten uit een eerdere raadsperiode. Een voorbeeld hiervan is het rekenkameronderzoek naar Startersleningen. Het komt als minder efficiënt over als discussies steeds op dezelfde manier plaatsvinden, zonder dat op basis van eerder opgedane kennis, voortgang wordt geboekt.

Het eigenaarschap met betrekking tot de uitvoering en implementatie van de door de raad overgenomen aanbevelingen ligt bij het ambtelijk apparaat. Geconstateerd wordt dat de raad niet in alle gevallen een concreet besluit neemt naar aanleiding van een rekenkamerrapport. Dat staat de implementatie en effectuering van de aanbevolen verbetermaatregelen vaak in de weg. Niet altijd, want soms kan de rekenkamercommissie zelf aan de implementatie van de maatregel toekomen, als het haar eigen functioneren betreft. En soms ziet een ambtenaar de toegevoegde waarde van de aanbeveling en implementeert deze, ook al ligt er geen besluit door de raad aan ten grondslag. Enkele ambtenaren geven aan dat een rekenkamerrapport soms helpt om bewust te worden van de problematieken op een onderwerp, zoals met de Startersleningen en zeer zeker informatiebeveiliging en privacy. Dat helpt mee om uiteindelijk de met de aanbevelingen nagestreefde verbeteringen in de beleidspraktijk te realiseren. Maar ambtenaren geven ook aan dat de opvolging van aanbevelingen zeer verschillend is. Dat hangt deels af van het bereik van de aanbevelingen, zoals met het ODZOB-rapport. Aangegeven wordt dat de ambtelijke organisatie van Geldrop-Mierlo daar zelf weinig mee kan. De realisatie van de aanbevelingen ligt dan meer bij de gemeenschappelijke regeling ODZOB.

Overigens heeft het ODZOB-onderzoek dat door negen rekenkamer(commissie)s gezamenlijk is uitgevoerd een meer dan substantieel effect gehad. Het rekenkameronderzoek van de negen gemeenten is omarmd door alle 21 die bij de ODZOB zijn aangesloten gemeenten en de provincie Noord-Brabant. Dit heeft geleid tot een gedragen plan van aanpak waar zowel de democratische legitimatie van de gemeenteraden wordt versterkt, de regiefunctie van het algemeen bestuur van de ODZOB als de status van de ambtelijke vertegenwoordigers vanuit de gemeenten die de ODZOB in portefeuille hebben. De kracht van dit onderzoek is volgens de respondent gelegen in het feit dat het een onderzoek is van negen rekenkamer(commissie)s, waaronder die van Eindhoven. Meerdere respondenten geven aan dat het belangrijk is dat de vak ambtenaar die het betreft zich over de aanbeveling(en) ontfermt, zich er eigenaar van maakt en ermee aan de slag gaat. Dat lijkt uit de interviews één van de meest bepalende factoren voor de uiteindelijke geslaagde implementatie. Eén van de elementen om het eigenaarschap te vergroten is de ambtenaren die hebben meegewerkt

11

aan het onderzoek het rekenkamerrapport toe te sturen en op de hoogte te houden van het bestuurlijke proces. Het is de rkc gebleken dat de ambtenaar die heeft meegewerkt aan een rkc onderzoek soms bij toeval het rkc in handen kreeg. Dat de ambtenaar eigenaar wordt betekent ook dat het bereik of uitstraling van de aanbeveling niet groter is dan het specifieke onderwerp van de aanbeveling en die specifieke afdeling waar deze betrekking op heeft. Het helpt de vak ambtenaar als de aanbevelingen op een specifiek gericht onderwerp zeer concreet zijn. Volgens respondenten helpt het ook als een onderwerp klein en overzichtelijk is, zoals met de Meldingen in de openbare ruimte. Het onderzoek is net afgerond, maar de aanbevelingen lijken al snel opvolging te gaan krijgen in de ambtelijke organisatie, terwijl de rkc het rapport nog niet heeft besproken met de raad. Een andere bepalende factor is de capaciteit van de ambtelijke organisatie om met de aanbeveling aan de slag te gaan. Bij een aantal aanbevelingen, zoals bij het onderzoek van de Startersleningen en de Informatiebeveiliging en privacy, wordt expliciet aangegeven dat de capaciteit ontbrak/ontbreekt om deze te implementeren. In een enkel geval kwam het door het uitvallen van een van de vak ambtenaren. Het valt de rkc op dat soms een aanbeveling niet naar de letter wordt opgevolgd, maar wel naar de geest.

Bijvoorbeeld met betrekking tot de aanbeveling van een halfjaarlijkse evaluatie over de startersleningen. Los van de capaciteit hebben we tijdens dit doorwerkingsonderzoek ook geconstateerd dat opvolging van de aanbevelingen niet expliciet hoeft te geschieden. Ernaar gevraagd is men ambtelijk niet bewust aan de slag gegaan met de aanbevelingen, maar blijkt men bij navraag deze toch veelal gerealiseerd te hebben. En, tot slot, helpt de actualiteit bij de opvolging van de aanbevelingen. Door respondenten werd bijvoorbeeld aangegeven dat het rekenkamerrapport over informatiebeveiliging en privacy serieuze impact had. Men gaat aan de slag met aanbevelingen, en vaak ebt daarna de aandacht bij het bestuurlijk en ambtelijk apparaat weg. Totdat in de pers de ransomware aanvallen op de gemeente Hof van Twente of een datalek bij de belastingsamenwerking in West-Brabant breed worden uitgemeten. Tot slot een beeld van de rkc zelf over de communicatie naar de raad. Regelmatig spreekt de rkc met de griffier om actuele zaken door te nemen en afspraken te maken richting raad. Een paar keer per jaar overlegt de rkc met de auditcommissie. Veelal is het onderwerp van gesprek met de auditcommissie de keuze van een nieuw onderzoek door de rkc. Over het algemeen spreekt de rkc eens per jaar een deel van de raad in een commissievergadering om een rapport toe te lichten en te bespreken.

De communicatie verloopt prettig en soepel. Tegelijkertijd vraagt de rkc zich af in hoeverre zij de raad verder kan ondersteunen bij haar kaderstellende- en controlerende rol. Ook heeft de rkc behoefte om meer contact te zoeken met de fracties.

12

4. Beantwoording onderzoeksvragen, conclusies en aanbevelingen Voordat we toekomen aan de beantwoording van de onderzoeksvragen benoemen we hier kort te normen die hierbij gehanteerd worden: -

-

-

Rekenkamerrapporten worden geagendeerd, besproken en leiden tot besluitvorming in de raad, raadsplein of raadscommissie; De door de raad overgenomen aanbevelingen leiden, indien van toepassing, tot implementatie in beleid en aangepaste beleidsuitvoering; De rapporten van de rekenkamercommissie leiden tot een grotere sensitiviteit bij het gemeentebestuur op effectiviteit, efficiëntie, rechtmatigheid en verantwoording van het beleid; De rekenkamercommissie legt jaarlijks verantwoording af voor 1 april aan de raad door middel van het toezenden van een jaarverslag over het voorafgaande jaar en een jaarplan voor het huidige jaar; De rekenkamercommissie reflecteert tenminste iedere 7 jaar op het eigen functioneren en rapporteert haar bevindingen aan de raad.

Beantwoording onderzoeksvragen In het 1e hoofdstuk heeft de rkc een hoofdvraag met deelvragen geformuleerd. De hoofdvraag luidde: Welke inzichten leveren de rapporten van de rekenkamercommissie Geldrop-Mierlo (2014 2020) op om de doorwerking van het rekenkamerwerk (verder) te verbeteren? Op basis van de bevindingen, deskresearch en interviews, kan de rkc concluderen dat de rapporten inzicht bieden in de wijze waarop de raad de rekenkamerrapporten van de rkc Geldrop-Mierlo uit de periode behandelen en het gemeentebestuur en ambtenaren met de aanbevelingen uit de rapporten aan de slag gaan. De rkc constateert dat het gemeentebestuur en uitvoerend ambtenarenapparaat de rkc en haar rapporten van toegevoegde waarde achten voor besluitvorming en uitvoering van het gemeentelijk beleid. De meeste aanbevelingen zijn ook daadwerkelijk geïmplementeerd en geëffectueerd. De maatschappelijke effecten van de aanbevelingen konden met dit onderzoek echter niet volledig inzichtelijk gemaakt worden. De deelvragen worden als volgt beantwoord: • Welke aanbevelingen heeft de rkc gedaan in haar rapporten (2014-2020)? Voor de aanbevelingen verwijst de rkc naar bijlage C van dit rapport. Daar is per rekenkamerrapport weergegeven welke aanbevelingen/aansporingen zijn geformuleerd.

• Wat was de bestuurlijke reactie op de rapporten? Bij de rapporten waar de rkc een bestuurlijke reactie heeft gevraagd van het college heeft de rkc in alle keren een reactie van het college ontvangen. Over het algemeen herkent het college zich in de analyse, conclusies en aanbevelingen. Zie hiervoor ook bijlage C. • Wat heeft de raad met de rapporten gedaan? De gemeenteraad heeft alle rapporten en quick scans besproken in een openbare vergadering met de rkc. De rkc heeft veelal een korte toelichting gegeven, accenten geduid en vragen van raadsleden beantwoord in de vergadering. Na de behandeling in de raad verwacht de raad dat de

13

ambtelijke organisatie dit verder oppakt en eventueel implementeert. In hoeverre er daadwerkelijk wat gebeurt met de aanbevelingen hangt af van het door de ambtenaar ervaren eigenaarschap en de werkdruk. Bij een hoge werkdruk zal de ambtenaar een prioritering aanbrengen. Een concreet besluit van de raad over de aanbevelingen maakt de status van de voorgestelde verbetermaatregel duidelijk voor alle betrokken partijen. Dat wil overigens nog niet zeggen dat de verbetermaatregel daadwerkelijk wordt geïmplementeerd. We constateren dat de raad niet in alle gevallen een besluit neemt, ook al is de bestuurlijke reactie positief. Dat belemmert in veel gevallen de implementatie van de voorgestelde verbetermaatregelen en uiteindelijk de doorwerking. In sommige gevallen zien we dat de rkc zelf de aanbeveling kan doorvoeren en in een enkel geval pakt de ambtenaar de aanbeveling op. • In hoeverre zijn de aanbevelingen opgevolgd? De aanbevelingen zijn deels opgevolgd en deels ook niet. Voor alle details verwijst de rkc naar bijlage C. Hierin staan per rekenkamerrapport alle aanbevelingen opgenomen en per aanbeveling staat genoteerd wat ermee is gebeurd. Door het soms ontbreken van een concreet raadsvoorstel met dito raadsbesluit is er geen implementatie en (maatschappelijk) effect en is doorwerking niet geconstateerd door de rkc.

In enkele gevallen is de aanbevelingen door de rkc zelf geëffectueerd, als dat het eigen functioneren van de rekenkamercommissie betreft. Soms ziet een vak ambtenaar de toegevoegde waarde van de aanbevolen verbetermaatregel en implementeert en effectueert deze, ook zonder expliciet raadsbesluit. • Welke maatschappelijke effecten hebben de verschillende rapporten? Het zicht op de maatschappelijke effecten van de aanbevelingen van de rkc is niet altijd aanwezig. Per aanbeveling staat het bereikte maatschappelijk effect, voor zover bekend, in bijlage C in dit rapport. • Wat leert de rkc zelf van de bevindingen van de onderzoekvragen voor de toekomst van de rkc? De rkc heeft met interesse en plezier aan dit rapport gewerkt. Het was voor de rkc ook verhelderend om inzicht te krijgen in het effect van de verschillende rapporten. Terugkijkend vindt de rkc dat er qua effectiviteit vier rapporten uitspringen in positieve zin. Dit zijn: o

o

Startersleningen: het is en blijft een politiek interessant fenomeen. Bijdrage van het rkc rapport is inzicht geven aan de raadsleden en voeren van het debat in de raad, daarna is het goed opgepakt in de ambtelijke organisatie. De rkc heeft geleerd dat onderwerpkeuze door de rkc essentieel is. Informatiebeveiliging en privacy. Het onderwerp is actueel en relevant. De rkc heeft de totstandkoming van dit onderzoek gewaardeerd. Samen met de organisatie en de Dienst Dommelvallei is opgetrokken. De rkc stelt vast dat de ambtelijke organisatie de rkc heeft versterkt en de rkc heeft teruggekregen dat dit andersom ook is gebeurd. De doorwerking was aanwezig. Na bespreking van het rapport in de raad heeft de ambtelijke organisatie een mystery guest ingezet om de informatiebeveiliging te controleren. Een jaar na het onderzoek (in 2020) heeft de raad zelf actief gevraagd aan het college om aan te geven wat er met de aanbevelingen is gedaan.

14

o

o

ODZOB. Een onderzoek door negen rekenkamer(commissie)s. De rkc Geldrop-Mierlo heeft ervaren dat regionale samenwerking loont. Door deze samenwerking met meerdere rkc’s hebben de gemeenten een plan van aanpak geformuleerd om de aangesloten gemeenten beter in positie te brengen en meer grip te krijgen op de ODZOB. De rkc heeft geleerd dat bij Verbonden Partijen het effectiever is om met meerdere rkc’s samen te werken in een onderzoek. Eén rkc onderzoek uitvoeren voor een grote gemeenschappelijke regeling is minder effectief. In die zin staat de rkc open om in dit soort onderzoeken samen te werken met andere rkc’s. Meldingen Openbare Ruimte (MOR). Dit was een kort en krachtig onderzoek, heel praktisch en concreet. Na het zenden van het rapport naar de raad heeft de ambtelijke organisatie dit direct enthousiast opgepakt, nog voor dat de raad het zelf heeft geagendeerd. Hoewel de rkc primair een instrument van de raad is, vind de rkc dit een mooie vorm van doorwerking van de aanbevelingen.

• Hoe heeft de rkc verantwoording afgelegd aan de raad over haar activiteiten en budget? Ieder jaar is voor 1 april een jaarverslag gemaakt door de rkc waarin verantwoording is afgelegd over het bestede budget. Het jaarverslag is naar de raad gezonden en gepubliceerd op de website van de gemeente. Tevens legt de rkc met het doorwerkingsonderzoek verantwoording af over de productie van rekenkamerrapporten over een reeks van jaren. • Welke aansporingen en aanbevelingen kan de rkc doen aan de raad en college met betrekking tot effectiviteit van rekenkameronderzoek? De rkc verwijst naar bijlage C. • Welke aansporingen en aanbevelingen kan de rkc aan haar zelf doen om effectiever en maatschappelijk relevant te zijn en blijven? De rkc verwijst hiervoor naar de conclusies en aanbevelingen in §4.2 en §4.3.

Conclusies I.

Doorwerking veelal instrumenteel, weinig conceptuele doorwerking, nauwelijks zicht op de maatschappelijke impact. Op veel punten constateert de rkc een instrumentele doorwerking, maar weinig doorwerking buiten het specifieke terrein van het onderwerp. Kortom, er is geen conceptuele doorwerking te constateren. Wel wordt de aanwezigheid van rekenkamercommissie gewaardeerd en is het gewoon geworden om verantwoording af te leggen en open te staan voor verbetervoorstellen. De rekenkamercommissie is niet alleen wettelijk verplicht, maar geeft een gratis advies en daar kan een lerende organisatie zijn voordeel mee doen. Daarvoor is het nuttig als het ingezette veranderingsproces van de ambtelijke organisatie nog meer die richting opgaat. Er is zicht op wat direct met de aanbevelingen van de rekenkamercommissie gebeurt, maar te weinig zicht om een oordeel te geven of de met de aanbevelingen nagestreefde (maatschappelijk of politiek-bestuurlijke) effecten ook daadwerkelijk zijn bereikt.

II.

Aanbevelingen zijn effectiever als ambtenaar zich eigenaar voelt. Voor doorwerking van rkc onderzoek en de daarin opgenomen aanbevelingen is eigenaarschap bij de vak ambtenaar belangrijk. Als deze zich eigenaar voelt is de kans groter dat de aanbevelingen 15

effect hebben. De voorkeur gaat dan ook uit naar concrete aanbevelingen. Verder blijkt een aandachtspunt de capaciteit van de ambtelijke organisatie om de aanbevelingen op te volgen. III. Actualiseer de communicatie met de raadsfracties: verwachtingen en onderwerpen voor onderzoek. De groslijst van onderwerpen voor onderzoek dateert uit 2015. Overweeg als rkc om bij de raad en/of de raadsfracties onderwerpen voor onderzoek te vragen, met daarbij een prioritering. Besteed in deze bijeenkomst ook aandacht aan de verwachtingen van de fracties ten aanzien van de rkc en de communicatie met de raad en de fracties. IV. Rekenkamerrapporten zijn actueel op het moment, raken daarna uit beeld van de raad. Eigenaarschap op de aanbevelingen wordt nog niet gevoeld door de raad, en deze raken na de besluitvorming uit het zicht van de raad. V.

De rkc vraagt zich af of de raad voldoende profijt trekt van de rkc Vraag is of de raad optimaal profijt trekt van de aanwezigheid van de rekenkamercommissie en er alle mogelijkheden die deze heeft volledig kent of benut.

Aanbevelingen I.

Ambitie van de raad in relatie tot budget rkc Bepaal als gemeenteraad wat je wensen en ambitieniveau ten aanzien van de rkc zijn. Dit is meer dan het bepalen van het aantal onderzoeken per jaar. Koppel aan dit ambitieniveau een realistisch budget, zodat de rkc mogelijkheden heeft om onderzoek zelf uit te voeren en om onderzoek aan gekwalificeerde specialistische onderzoekers uit te besteden. De rkc komt tot een budget van € 50.000 per jaar.

II.

Monitor de aanbevelingen van de rkc via de P&C cyclus voor de raad en de jaarverslagen van de rkc Opvolging van de aanbevelingen opnemen in de P&C-cyclus, in het hoofdstuk bedrijfsvoering. De rkc zal in haar jaarverslag de aanbevelingen opnemen van de eerdere rapporten en nagaan hoe de stand van zaken is met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen. Speciale aandacht zal daarbij gegeven worden aan de vraag of er een maatschappelijk effect is vast te stellen.

III. Positionering en bekendheid van de rkc bij de ambtelijke organisatie kan beter Positionering en bekendheid van de rekenkamercommissie in de organisatie verbeteren, door bijv. 1x per jaar met het MT van de organisatie de aanbevelingen monitoren. IV. Vergroot eigenaarschap van de aanbevelingen bij ambtenaren Eigenaarschap bij ambtenaren vergroten door kleine overzichtelijke onderwerpen te agenderen, met concrete aanbevelingen. De vak ambtenaar moet zich eigenaar gaan voelen, moet zich erover ontfermen, respondenten rapport toesturen na aanbieding aan de raad. V.

Richt als rkc het proces naar college en ambtelijke organisatie anders in Mogelijke tussenstap bij de presentatie van het rapport om aanbevelingen te bespreken met secretaris en MT om het tijdrovende aspect te beteugelen en zo ook de aanbevelingen te borgen

16

in de ambtelijke organisatie. En om raad aan te bevelen het college te verzoeken binnen bepaalde termijn te reageren met een plan van aanpak van de aanbevelingen, en college laten aangeven of er capaciteit voor aanwezig is of raad daarover een besluit laten nemen. VI. Bestuurlijke reactie alleen vragen als rkc als dat iets toevoegt De laatste jaren is door de rkc wisselend om gegaan met het al dan niet door de rkc vragen om een bestuurlijke reactie. Soms is het zinvol, soms kost het onevenredig veel tijd en weer in nadere situaties beperkt dat het debat tussen raad en college. VII. De raad neemt besluiten over de aanbevelingen van de rkc aan de hand van een raadsvoorstel Om ervoor te zorgen dat de raad expliciet een besluit neemt over de aanbevelingen van de rkc stelt de griffier een raadsvoorstel op met een concreet besluit ten aanzien van de aanbevelingen. VIII. Positie en rol rkc versterken De rkc zal eerst een gesprek met de auditcommissie arrangeren en daarna met de griffier om te bespreken hoe de rkc de positie van de raad in Geldrop-Mierlo kan versterken. Een weergave hiervan zal de rkc opnemen in het jaarverslag over 2021.

17

Bijlagen A. Geïnterviewde ambtenaren Geldrop-Mierlo In het kader van privacy (AVG) is het niet (meer) toegestaan om namen van ambtenaren te noemen. Om die reden een overzicht van de verschillende functies die door de rkc zijn geïnterviewd voor dit onderzoek. -

Beleidsmedewerkers (3), verschillende domeinen. CISO, Dienst Dommelvallei Gemeentesecretaris Griffier MT-leden (2), verschillende domeinen.

B. Vormen van doorwerking De rekenkamercommissie is onafhankelijk van het bestuur van de gemeente gepositioneerd en agendeert eigenstandig onderwerpen voor onderzoek. Het onderzoek richt zich op de doeltreffendheid (effectiviteit), doelmatigheid (efficiëntie) en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur. Met het onderzoek, dat wil zeggen op systematische en navolgbare wijze verkregen kennis, ondersteunt de rekenkamercommissie de raad in zijn kaderstellende en controlerende taak. Daartoe doet de rekenkamercommissie bevindingen, trekt op basis daarvan conclusies en stelt aan de hand daarvan aanbevelingen op ter verbetering van het bestuur. De rekenkamercommissie heeft doorwerking als zij hierin slaagt. Er zijn verschillende manieren en niveaus waarop rekenkamerrapporten doorwerking kunnen hebben. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) heeft in een handreiking verschillende typen van doorwerking uitgewerkt.2 Doorwerking wordt ook wel vaak vertaald als impact, kortom het werk van een rekenkamer(commissie) heeft gevolgen die leiden tot verbetering van het bestuur. De verschillende vormen van doorwerking worden als volgt gedefinieerd: -

2

Preventief, bij agendering van onderzoek of gedurende het onderzoeksproces kan de onderzochte organisatie anticiperen op de bevindingen, conclusies en aanbevelingen; Instrumenteel, de raad besluit de aanbevelingen over te nemen en de aanbevelingen worden geïmplementeerd en hebben het beoogde effect; Conceptueel, de aanwezigheid van de rekenkamercommissie en de impact van de rapporten leiden tot een bewustwording of sensitiviteit binnen het gemeentelijk bestuur op de thema's doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid.

NVRR, Handreiking meten van doorwerking rekenkamerproducten, 2018.

18

Fasen van doorwerking van een rapport met bevindingen, conclusies en aanbevelingen, die een link hebben met de behandeling in de raad en de opvolging van het raadsbesluit.

Bij de eerste 2 stappen wordt kort gezegd aandacht besteed aan het rapport in de context van een politiek en bestuurlijk debat. Het rapport wordt geagendeerd en besproken in commissie en/of raad, eventueel met een toelichting of presentatie door de rekenkamercommissie. De derde stap is de besluitvorming, waarbij een raadsbesluit over de aanbevelingen wordt genomen. Mogelijk dat hierbij amendementen en moties worden betrokken. Implementeren betekent dat de aanbevelingen uit het raadsbesluit door college en ambtelijke organisatie in beleid en/of uitvoering worden doorgevoerd. Dat kan op basis van een plan van aanpak waarbij het raadsbesluit uiteindelijk leidt tot een aanpassing van beleid, uitvoeringsregels en/of werkwijzen. Effectueren wil zeggen dat de opvolging van de raadsbesluiten en de aanpassing van het beleid de beoogde (maatschappelijke) effecten sorteert. Tot slot geldt publiek verantwoorden dat de rekenkamercommissie informatie verstrekt over de uitkomsten en effecten van de onderzoeken en rapporten. Maar ook dat wordt bijgedragen aan de verantwoording die het college aflegt aan raad over de opvolging van de raadsbesluiten en het gevoerde bestuur in het algemeen aan de pers, (wetenschappelijke) tijdschriften en uiteindelijk de inwoners. Het uitvoeren van een opvolgings- of doorwerkingsonderzoek hoort zelf bij deze fase van doorwerking.

19

C. Aanbevelingen en aansporingen rekenkamerrapporten; overzicht per casus In deze bijlage stuk bespreekt de rekenkamercommissie de uitgebrachte rapporten vanaf 2014 tot 2021. De aanbevelingen worden in tabellen weergegeven met volgende legenda: Legenda: Niet overgenomen, of niet besloten of geïmplementeerd/geëffectueerd Deels overgenomen of geïmplementeerd/geëffectueerd Grotendeels overgenomen of geïmplementeerd/geëffectueerd Volledig overgenomen of geïmplementeerd/geëffectueerd Onbekend Als het proces in rood of blauw eindigt, dan is er geen verdere doorwerking geagendeerd.

Doorwerkingsonderzoek: Ambities versus verwachtingen (2014) Dit onderzoeksrapport gaat over de doorwerking van rekenkamerrapporten over de periode 2006 – 2014. Het Rapport is 7 juni 2014 naar de raad gestuurd en 29 september 2014 door de rekenkamercommissie op het raadsplein besproken. Rapport rkc in 2014: Ambities versus verwachtingen 2006 -2014. De conclusies en aanbevelingen uit het rapport van de rkc zijn samengevat: • Bemensing met twee leden in de rkc is kwetsbaar, breidt uit van 2 naar 3 leden; • Zoek aansluiting als rkc bij buurgemeenten, bijvoorbeeld binnen de Dommelvallei; • Beschikbare budget versus drie onderzoeken van de rkc in twee jaar is te ambitieus, neem in de verordening met het huidige budget van €15.78 per jaar 1 onderzoek per jaar op; • Er zijn tot 2013 geen jaarverslagen van de rkc gemaakt, terwijl dit een plicht is vanuit de gemeentewet. Verantwoord als rkc je activiteiten en uitgegeven budget aan de raad door het aanbieden van een jaarverslag en een jaarplan; • Spreek als raad twee keer per jaar met de rkc; bij het rapport en het jaarplan en jaarverslag • Bespreek de rkc rapporten binnen 2 maanden na openbaarmaking met de raad.

De reactie college van 12 juni 2014, opgenomen in het rekenkamerrapport is in de kern als volgt: • Onderkennen kwetsbaarheid van 2 leden in de rkc en onderschrijven uitbreiding met als aanvulling, zorgt voor aansluiting bij andere gemeenten als rkc en geven de suggesties om dit via een Wgr-regeling vorm te geven; • Geven de raad in overweging om na het oplossen van het vorige punt over de kwetsbaarheid opnieuw een prestatieafspraak te maken met de rkc over het aantal rapporten; In het Raadsplein van 29 september 2014 is het rapport besproken. De essentie hieruit is: • In de bespreking op het raadsplein wordt het rapport door de meeste partijen herkend. Meningen zijn verdeeld over de uitbreiding van de bemensing van de rkc en oplevering door de rkc van het aantal rapporten. De opinie is dat het zo goed gaat en wil het zo, qua randvoorwaarden ten aanzien van de rkc, houden als het is.

20

•

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Andere partijen verwijzen naar de auditcommissie om daar de discussie verder te voeren. De raad heeft geen besluiten genomen en terugverwezen naar de auditcommissie. In de periode daarna is dit niet meer besproken in de auditcommissie.

2014 Doorwerkingsonderzoek: Ambities versus verwachtingen 1. 2. 3.

4.

5.

Bemensing met twee leden in de rekenkamercommissie is kwetsbaar, breidt uit van 2 naar 3 leden; Zoek aansluiting als rekenkamercommissie bij buurgemeenten, bijvoorbeeld binnen de Dommelvallei; Beschikbare budget versus drie onderzoeken van de rekenkamercommissie in twee jaar is te ambitieus, neem in de verordening met het huidige budget van €15.780 er jaar 1 onderzoek per jaar op; Er zijn tot 2013 geen jaarverslagen van de rkc gemaakt, terwijl dit een plicht is vanuit de gemeentewet. Verantwoord als rkc je activiteiten en uitgegeven budget aan de raad door het aanbieden van een jaarverslag en een jaarplan; Spreek als raad twee keer per jaar met de rkc; bij het rapport en het jaarplan en jaarverslag

21

Verbonden partijen sturen met financiën (2015)

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Het college heeft op de aanbevelingen gereageerd en stemde in met de aanbevelingen. Het rapport is op 31 augustus 2015 naar de raad verzonden en 28 september 2015 door de rekenkamercommissie op het raadsplein besproken.

2015 Verbonden Partijen 1. 2.

3.

Bepaal als Raad de visie op Verbonden Partijen en stel kaders 3 Bepaal vooraf als Raad of de taken (als dat wettelijk mogelijk is) als inkoopcontract, Verbonden Partij of subsidie buiten de gemeentelijke organisatie worden geplaatst 4 Bespreek als Raad gestructureerd de kadernota, begroting en jaarrekening van de belangrijkste Verbonden Partijen met het College en wel op een zodanig moment dat de portefeuillehouder tijd en ruimte heeft om de punten van de Raad in te brengen bij de Verbonden Partij. 5

4.

5.

6.

3

4

5

6

De rekenkamercommissie heeft met instemming kennis genomen van het initiatief van verschillende gemeentesecretarissen in de regio Eindhoven die de intentie hebben om tot een eenduidig format te komen voor Verbonden Partijen vanuit de gemeenten zelf. Laat het College de Raad informeren over het weerstandsvermogen en de invloed die het College heeft aangewend om de Verbonden Partij in control te krijgen of te houden. Opstellen van een kaderbrief Verbonden Partijen met informatie over de verbonden partijen, financiële consequenties voor komende jaar, weerstandsvermogen van de verbonden partij. 6 Eens in de 4 jaar evaluatie van

Met de volgende opmerking: bijvoorbeeld inzicht en zeggenschap in de begroting van de Verbonden Partij, de Risico-inventarisatie per Verbonden Partij, de Financiële parameters, zoals weerstandsvermogen en reserveringen, en enige mate van invloed op de jaarrekening. Met de volgende opmerking: Laat het College de Raad informeren over de verschillende opties met hun voor- en nadelen, eventuele wettelijke verplichtingen voor deelname, de risico’s en financiële consequenties, ook bij een eventueel later uittreden. Met de volgende opmerking: De Verbonden Partijen hanteren verschillende formats (zeker geen eenduidig format voor de gemeente). Dit betekent voor de beoordeling door de gemeente een extra belasting van het ambtelijk apparaat en dit brengt risico’s met zich mee. Met de volgende aanvulling: De rekenkamercommissie verwacht dat dit een waardevolle bijdrage zou kunnen leveren. In de kaderbrief zouden alle Verbonden partijen dienen te worden opgenomen met informatie over de Verbonden Partij en dan specifiek wat het de gemeente Geldrop-Mierlo betreft. Wellicht zou er verder aandacht kunnen zijn voor de financiële consequenties voor het komende jaar, het weerstandvermogen (regels zoals door verbonden partij zelf bepaald en hoogte weerstandsvermogen) en

22

7. 8.

9.

7

8

de Verbonden Partij en in een tussentijdse rapportage de raad daarover informeren. Behandel de Dienst Dommelvallei als iedere andere Verbonden Partij. 7 Actualiseer in de Begroting 2016 alle Verbonden partijen: Plusteam, Werkplein Helmond, de Stichting Breedband en de opvolger van de Stichting Peelnetwerk. Onderzoek, samen met de andere partners in de gemeenschappelijke regeling, op welke wijze rekenkamers kunnen worden ingeschakeld voor aanvullend onderzoek op de gemeenschappelijke regeling. 8

bestemmingsreserves. Ook zou de kadernota aandacht dienen te besteden aan het risicomanagement van iedere Verbonden Partij. In juni krijgt de Raad inzicht in de Verbonden Partijen door middel van de Kadernota. In het najaar zou het College structureel de Raad kunnen informeren door een informatiebrief Verbonden Partijen aan te bieden. Met de volgende aanvulling: Stel vooraf kaders, zoals de te hanteren doorberekeningssystematiek en controleer de Dienst zoals het behoort bij een Verbonden Partij. Dus stel als raad de begroting en de jaarrekening vast. Met de volgende opmerking: De MRE heeft in dit kader al een voorbeeld gegeven, om, vanuit de verschillende rekenkamercommissies, een vorm te ontwikkelen voor het uitvoeren van een tijdelijke, of een ad hoc of meer permanente uitoefening van de rekenkamerfunctie.

23

Armoedebeleid (2016)

Verantwoord

Geëffectueerd

Geïmplementeerd

Besluit raad

Geagendeerd in raad

Bestuurlijke reactie

Het onderzoeksrapport naar Armoedebeleid is op 1 december 2016 naar de raad gestuurd en 17 januari 2017 door de rekenkamercommissie op het raadsplein besproken. De volgende aanbevelingen zijn in het rapport opgenomen.

2016 Armoedebeleid 1. 2.

3. 4. 5.

9

10

11

12

Actualiseer het armoedebeleid. 9 Voer de actiepunten uit de evaluatie uit. Bij het actualiseren van het armoedebeleid hoort volgens de rekenkamercommissie ook de uitvoering van de actiepunten uit de evaluatie in 2015. 10 Kom tot een meer integrale aanpak van het armoedebeleid.11 Evalueren is erg belangrijk bij succesvolle beleidsuitvoering. 12 Overweeg naast de contracten met CZ [sinds 1 juli 2016) en VGZ ook meerdere pakketten aan te bieden per verzekeraar, zodat de burger een keuze heeft en

Met de volgende opmerking: Armoede- oftewel minimabeleid is belangrijk in de gemeente Geldrop-Mierlo. Dat blijkt onder meer uit de uitgesproken politieke ambitie om een gemeente te zijn met een sociaal gezicht en de omvang van de uitgaven voor het armoedebeleid, Het huidige beleid is vastgesteld in 2012. Het zou goed zijn om halverwege de collegeperiode, eind 2016, het beleid te actualiseren, om op die manier het zo belangrijke armoedebeleid zo goed mogelijk 'bij de tijd' te houden. Met de volgende opmerking: Voer de actiepunten uit de evaluatie uit. Bij het actualiseren van het armoedebeleid hoort volgens de rekenkamercommissie ook de uitvoering van de actiepunten uit de evaluatie in 2015. Pak deze actiepunten daadkrachtig en voortvarend op en geef op die manier meer urgentie aan dit beleidsterrein. Tracht sneller, praktischer en concreter stappen te zetten in de implementatie van het armoedebeleid. Blijf de cliëntenraad en de verschillende maatschappelijke organisaties betrekken bij de ontwikkeling en uitvoering van dit beleid. De rekenkamercommissie bedoelt hiermee dat de gemeente in actie komt die effecten realiseren en niet het schrijven van nota's. Met de volgende opmerking: De rekenkamercommissie realiseert zich dat er in toenemende mate vanuit de rijksoverheid een dwingend kader aan gemeenten wordt opgelegd [zoals bijvoorbeeld de Participatiewet).

Toch adviseren we de gemeente Geldrop Mierlo om inzicht te krijgen in de ruimte voor het lokale beleid en creëer daarvoor een integrale aanpak [bijvoorbeeld met kwijtscheldingsbeleid, preventie en de drie decentralisaties). De rekenkamercommissie neemt een tendens waar om deze laatste voorzichtig in te bedden en een relatie te leggen met het armoedebeleid en dan doelt de rekenkamercommissie op de sociale wijkteams die een rol kunnen spelen. Met de volgende opmerking: Evalueren is erg belangrijk bij succesvolle beleidsuitvoering. De rekenkamercommissie is dan ook zeer positief over de uitgevoerde evaluatie van het armoedebeleid in 2015. Maar dat moet vaker. Maak daarom bij alle toekomstige evaluaties op verschillende beleidsterreinen expliciet en onderbouwd de keuze om een ex post evaluatie, een ex ante evaluatie of een combinatie van beide uit te voeren. Biedt die expliciete en onderbouwde keuze ook steeds aan de Raad aan, zodat de Raad kan kiezen.

24

6.

13

14

onderhandel dan met zowel CZ als VGZ over betere condities. 13 Koester de kwaliteit van de informatie op de website. 14

Met de volgende opmerking: Overweeg naast de contracten met CZ [sinds 1 juli 2016) en VGZ ook meerdere pakketten aan te bieden per verzekeraar, zodat de burger een keuze heeft en onderhandel dan met zowel CZ als VGZ over betere condities. Gebruik daarvoor ook de condities van de omliggende gemeenten, zoals in het rapport is beschreven. Met de volgende opmerking: Koester de kwaliteit van de informatie op de website.

25

Startersleningen (2017) De conclusies ut het rapport Starterleningen uit 2017 zijn samengevat: - Gemeente heeft met jaarlijks aangepaste verordening met betrekking tot startersleningen tot 2015 een flexibel beleidsinstrument. Uitvoering was uitbesteed en het proces was op orde. - De raad is in de periode 2008-2016 actief, tijdig en juist geïnformeerd door het college over dit onderwerp. Het effectbereik van het beleidsinstrument is niet geëvalueerd. Niet transparant is de wijze waarop de leningen en voorzieningen in de begroting en jaarcijfers zijn opgenomen. - De rkc vindt de gemiddelde lening voor een starterslening van €35.000 te hoog. - Vanaf 2017 gaat systeem van revolverende leningen werken. Bestuurlijke reactie van college, zoals opgenomen in het rapport: - College vindt rapport goede weergave van de doorontwikkeling van het instrument en is verheugd over aanbevelingen met betrekking tot proces op orde en informatie aan de raad. - College volgt aanbevelingen op om met de raad in de kamer Ruimte het gesprek over de startersleningen aan te gaan en om (extra) aflossingen te stimuleren. - Met enkele overwegingen wil college de raad halfjaarlijks informeren over financiële voortgang rond startersleningen - Uitsplitsing van de Voorziening Wonen acht het college niet van toegevoegde waarde.