11 MvA Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 04092019.pdf
Tekst van het document
Producten en Diensten Catalogus wordt niet gebruikt ivm de 20-toptakenkeuze (in plaats van een volledige catalogus). 3. De Zelfdiagnosecomponent (betreffende het Sociaal Domein) kan nader beschouwd worden bij het onderzoek naar de top-20 taken. De component stelt inwoners in staat om aan de hand van een aantal vragen meer duidelijkheid te krijgen over welke verbeteracties zij zelf kunnen ondernemen en voor welke ondersteuningsmaatregelen zij mogelijk in aanmerking komen. Dit heeft ook een relatie met Zelfredzaamheid. Dubbele functionaliteit De gesignaleerde dubbele functionaliteit bij 17 referentiecomponenten is slecht een trigger voor evt. onderzoek of de betreffende applicaties overlappen of complementair zijn. Er is meestal wel een plausibele reden waarom de dubbelen er zijn. Te vervangen pakketten Mbt de gesignaleerde “Einde ondersteuning” geldt dat Geertruidenberg er voor kiest om de nieuwe versies pas in te vullen als ze operationeel worden i.v.m. overzichtelijkheid van het applicatielandschap. De signaleringen zijn wel bekend en de planning van upgrades ook. Gebruik standaarden De gesignaleerde ontbrekende testrapporten van standaarden zijn minder van belang. In de praktijk valt eenvoudig te achterhalen of een leverancier een testrapport kan overleggen als bewijs van het voldoen aan koppelvlakstandaarden.
Gebruik van landelijke en collectieve voorzieningen Hiervoor volstaan we met een korte weergave van gesignaleerde verbetermogelijkheden. Digimelding: wordt in oktober 2019 ingevoerd. GGI-Netwerk: deelname daaraan loopt. Govroam: is onderdeel van GGI-Veilig: Zie https://www.vngrealisatie.nl/producten/govroam-voorgemeenten; dit is opgepakt maar in verband met beveiligingsmogelijkheden wordt dit afgewikkeld na het operationeel worden van GGI-Veilig. e IPv6 email: is ingepland 4 kwartaal 2019. DigiD voor wat betreft het aantal transacties: wordt opgepakt in het kader van de webvisie en het gemeentelijk digitaal plan. De nieuwe website wordt een top-taken website met klantreizen als leidend principe. Daarbij is ook het voorinvullen van gegevens (Prefill) gerelateerd aan de inlogmogelijkheden met DigiD.
juni-september 2019
Pagina 38
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 3.2.7
Beveiliging en privacy van de digitale informatie
De Algemene Verordening Gegevensbescherming is de nieuwe privacywet die de bescherming van persoonsgegevens regelt (als opvolger van de WBP). Wil dit op een juiste manier gebeuren, dan dient aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. De gemeente Geertruidenberg heeft een groot aantal van deze voorwaarden al geregeld mede in combinatie met de invoering van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG): Het privacybeleid, privacy-statement, en informatiebeveiligingsbeleid zijn allen vastgelegd; In de clusters zijn aanspreekpunten (de privacy-beheerders) aangesteld. Zij beheren alle verwerkingen van het eigen cluster; De clustermanagers zijn aangewezen als procesverantwoordelijken. Dit is geregeld in het Informatiebeveiligingsbeleid en de werkprocessen; Er is een Handleiding gegevensverwerking; Er zijn procedures voor: Hoe met WOB-verzoeken omgaan; Recht van betrokkenen; Melden datalekken; Bewaren/vernietigen documenten; Er zijn workshops beveiliging en privacy geweest voor het college en de medewerkers; E-learning heeft plaatsgevonden; Jaarrapportages richting college en de gemeenteraad worden vervaardigd; Verwerkersovereenkomsten zijn opgesteld; Autorisaties voor toegang applicaties en gebruik persoonsgegevens zijn geregeld; Veilig e-mailen (met de Zivver-applicatie) wordt ingevoerd (er moet nog extra aandacht aan o.a.
trainingen gegeven worden); De Ensia audits voor de BRP, Reisdocumenten, DigiD, BAG, BGT, BRO en Suwinet) verlopen conform eisen; Vanuit de ENSIA wordt gestuurd op kwaliteitseisen van de Basisregistraties. e
e
Op de planning (3 en 4 kwartaal 2019) staan nog de volgende onderdelen: Protocol voor het Sociaal Domein; Aanschaf privacytool waarin Privacy Impact Analyses (PIA’s) beter ondersteund worden; Logging en autorisatie wordt nog (verder) ingevoerd; is onderdeel van de specifieke applicaties waar privacy-gevoelige gegevens in geraadpleegd kunnen worden; Invoeren Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO); Beveiligd gebruik mobiele telefoon (o.a. zakelijke mail op prive telefoon); Omgaan met papier met persoonsgegevens in kasten; Afschermen BSN-nummer op de relevante plaatsen (o.a. in Corsa); Vaststellen thuiswerkbeleid; Geanonimiseerd testen; Protocoleren in alle applicaties; Werkwijze / proces datalekken opstellen en vaststellen door het College; Bij ingang van de raadszaal melding maken van een video-opname; E-mail, internet en telefoon protocol opstellen; Het op directieniveau gaan aansturen van de CISO (vergelijkbaar met Control, net als de FG).
juni-september 2019
Pagina 39
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Risico’s Er is regelmatig contact tussen FG en CISO en de Clusters om de procedures en het gedrag te borgen. In de interviews voor deze impactanalyse zijn de volgende risico’s genoemd met betrekking tot Privacy en Informatieveiligheid.
Vanuit SoZa: Toegang tot het “OZO Verbindzorg-portaal” waar de verschillende zorgpartijen met elkaar verbonden zijn en elkaar op de hoogte houden. Over deze toegang is nog geen beslissing genomen en blijft dus nog als een risico staan; Excelbestanden waarin gesprekken met klanten worden vastgelegd bij o.a. keukentafelgesprekken, die later verwerkt moeten worden in een applicatie. Vanuit Burgerzaken: Het gebruik van Key2Datadistributie; Problemen die zichtbaar worden de applicatie “Privacy-workspace”; Intern is er veel vraag om meer persoonsinformatie te kunnen raadplegen; Er gaan teveel persoonsgegevens naar de applicatie “Neuron Stroomlijn”; Mensen! Bewustzijn nog meer vergroten met bijvoorbeeld E-learning. Algemeen: Er staat veel informatie in Excels; dat is een risico; Op afdelingen komen veel specifieke e-mails binnen oa ook voor OOV.
Goed geregeld In de interviews zijn de volgende voorbeelden genoemd waar men geen twijfels heeft over privacy en Informatieveiligheid. Vanuit Burgerzaken: Met de applicatie Privacy-workspace is er goede controle op de inzage van persoonsgegevens. Vanuit DIV: de archiefruimte met zowel dynamisch en semi-statisch archief ligt veilig in een kluis. Vanuit Communicatie: de website “Klinkende taal” slaat de ingediende tekst niet op. Van BIG naar BIO De verstrekte documenten m.b.t. AVG en Informatiebeveiliging zijn nog getoetst door een gespecialiseerde collega binnen Telengy. De meeste van zijn aanbevelingen bleken reeds onderdeel van het verbeterproject. Alle documenten worden daarin herijkt en er wordt voorgesorteerd op de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid) en WNRA (Wet normalisering rechtspositie ambtenaren, vervanging van ambtenarenwet). Deze gaan beide in op 01-01-2020.
juni-september 2019
Pagina 40
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
3.3
Kosten van de reguliere bedrijfsvoering I&A
Onderstaand het overzicht vanuit het financiële systeem van de financiële middelen voor 2019 voor de ICTfunctie (software en hardware).
Reguliere vervanging Het reguliere vervangingsbeleid voor hardware is het om de 5 a 7 jaar vervangen, of eerder indien dat noodzakelijk is voor ontwikkelingen (software/hardware/diensten) die op de gemeente afkomen. De reguliere hardware-vervanging staat weer gepland in de periode 2021-2023. Deze vervangingskosten zijn meegenomen in de meerjarenraming. Projecten Naast de kosten voor hardware en software zijn er ook middelen beschikbaar voor diverse projecten in het gebied van I&A. Er is hiervoor een reserve opgericht waar jaarlijks een bedrag in wordt gestort van € 175.000. De kosten van deze projecten worden gedekt uit deze reserve. De onderhoudskosten van de diverse software wordt het eerste jaar betaald uit de reserve en de jaren daarna worden deze kosten gedekt uit de beschikbare middelen van I&A. Onderstaand het verloop van deze reserve over de toekomstige jaren. jaartal
Stand 01-01
Storting
2018
351.621
178.642
188.968
0
341.295
2019
341.295
175.000
156.500
170.000
189.795
2020
189.795
175.000
113.607
35.275
215.913
2021
215.913
175.000
97.070
35.275
258.568
2022
258.568
175.000
95.901
35.275
302.392
juni-september 2019
onttrekking I&A tm 2018
onttrekking 2019
Saldo 31-12
Pagina 41
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
3.4
SWOT-analyse
Uit de nulmeting zijn de volgende (belangrijkste) sterkten, zwakten, kansen, en bedreigingen cq risico’s geïnventariseerd. Elk aspect is hieronder ingedeeld bij een thema / speerpunt zoals genoemd in de opdracht, en voorzien van een thema, een aanduiding van het belang, een voorstel voor een actie, en een indicatie van belang en van kosten. De thema’s zijn: 1. Externe digitale communicatie en dienstverlening; afgekort Extern; 2. Interne digitale communicatie, afstemming en bedrijfsvoering; afgekort Intern; 3. ICT ondergrond; afgekort ICT; 4. Privacy en veiligheid van gegevens. In de tabellen afgekort als AVG/BIO. Het belang aangegeven in termen van: Innovatie Kwaliteitsborging Continuïteit Efficiency. Voorstel voor actie kan zijn het benoemen van een project, het inbedden in reguliere processen e.d. De indicatie voor (extra) kosten betreft: Hoog: meer dan 100.000 euro; Middel: tussen 20.000 en 100.000 euro; Laag: beneden 20.000 euro. In geval van een tijdsbesteding een indicatie in uren cq vermelding ad hoc wat betekent dat het meelift met reeds gepland werk cq onderdeel is van de reguliere taakuitvoering. In geval van een. opbrengst is er een + indicatie aangegeven. Sterk
Thema
Belang
Voorstel actie(s)
1. Overzicht software- en koppelingen en toepassing standaarden
Intern
Kwaliteitsborging
2. Overzicht informatiestromen
Intern AVG/BIO
Kwaliteitsborging
3. Actualiteit systeemsoftware. Systeembeheer is afdoende bij met nieuwe versies en daar waar het achterloopt komt dit door afhankelijkheden van gerelateerde software waar men alert op is. 4. Deelname aan collectieve inkoop en GIBIT, en kennis aanbestedingsrecht 5. Functioneren totale technische infrastructuur
Intern
Kwaliteitsborging, Informatieveiligheid
Bijhouding Softwarecatalogus inbedden in Informatiemanagement en Applicatiebeheer. Overdracht Archimatekennis. Bijhouding in het tool Archi inbedden in Informatiemanagement. Alleen de upgrade van Windows 7 naar 10; Is reeds benoemd in projectenkalender 2019.
Intern
Kwaliteitsborging Continuïteit Efficiency
Na opbouw contractregister consequenties verder inventariseren
2 dagen
Extern, Intern
Kwaliteitsborging Continuïteit
-
6. Zaakgericht werken organisatie-breed ingevoerd
Extern, Intern
Kwaliteitsborging Efficiency
Is sterk gebonden aan persoonlijke kwaliteiten. Keerzijde is het afbreukrisico. Laatste deel van de invoering verbinden met project Omgevingswet.
juni-september 2019
Indicatie kosten/tijd Ad hoc
Ad hoc
Kosten reeds geraamd.
20 dagen
Pagina 42
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
Zwak
Thema
Belang
Voorstel actie(s)
1. Geen totaaloverzicht systeemsoftware / middleware
Intern
Kwaliteitsborging
2. Leveranciers- en contractmanagement
Intern
Kwaliteitsborging
3. De koppeling BGT – Obsurv wordt gemist; offerte om naar BGT van Sweco over te stappen van Sweco ligt er.
Extern, Intern
Kwaliteitsborging, Wetgeving
Bij veel gemeenten is het gebruikelijk hiervoor een aparte registratie te voeren, vaak onder de naam CMDB (Configuration Management DataBase). Daarin kunnen ook de hardware- en netwerkcomponenten opgenomen worden. Het aanschaffen van een CMDB wordt als voorstel opgenomen in deze rapportage (gerelateerd aan te maken keuzes m.b.t outsourcing). Aanschaf CMDB. Contractregister en aanbestedingskalender (volledig) maken Investeren in een nieuwe BGT-applicatie en een koppeling uitstellen totdat er meer duidelijkheid is vanuit de ontwikkeling naar één-objectregistratie vanuit VNG. Bij andere gemeenten is wel een koppeling tussen Neuron BGT en Obsurv gerealiseerd. Tijdelijk wel meer capaciteit op applicatie-beheer BGTBOR regelen gezien het belang voor de Omgevingswet.
juni-september 2019
Indicatie kosten Middel
Initieel 10 dagen. + 0,1 fte.
Pagina 43
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Kansen
Thema
Belang
Voorstel actie(s)
1. Beter genereren en benutten van management-informatie
Extern, Intern
Innovatie Kwaliteitsborging
Applicatiebeheer Cognos en Pentaho verbeteren.
2. Visie ontwikkelen op Business Intelligence, open data, geo-informatie, trendanalyses 3. Optimaliseren van het gebruik van applicaties
Extern, Intern
Innovatie Kwaliteitsborging
Intern
Efficiency Kwaliteitsborging
4. Domeinkennis
Extern, Intern
Innovatie Kwaliteitsborging Efficiency
5. Steeds meer applicaties op SaaS
Intern
Kwaliteitsborging Efficiency
6. Geen specifieke kennis van een standaard methodiek zoals ITIL
Intern
Continuïteit, Kwaliteitsborging
7. Zorgen voor actuele systeem-documentatie. . 8. Gegevens-management
Intern
Continuïteit, Kwaliteitsborging
Zoek regionale samenwerking bijvoorbeeld voor gezamenlijk te benoemen datascientist Inbedden in overleg tussen cluster en I&A; opnemen in “prestatieplan” per jaar. Inventariseren in overleg tussen cluster en I&A; opnemen in “prestatieplan” per jaar. Toepassen bij aanbestedingen. Opnemen in HR21 competenties applicatiebeheer. Effecten meten op hoeveelheid benodigde server-capaciteit en besparing op projectinspanning vanuit Systeemen Netwerkbeheer. Opleiding inplannen. Vergroot afstemmingsmogelijkheden met leveranciers, cq inhuurkrachten. Documenten beter indelen. Combineren met CMDB.
Intern
Kwaliteitsborging
Verder gaan dan ENSIA. Gegevens als asset managen.
9. Behoefte aan beleid mbt DigiNetwerk 10. Meer tijd voor onderzoek innovatie-mogelijkheden.
Intern
Kwaliteitsborging
Intern
Innovatie
Voorstel op MT-niveau indienen. Eerst onderzoeken welke delen van het beheer van de infrastructuur uit te besteden zijn met bijbehorende kosten. Vanuit de BIO wordt MDM als gewenst aangegeven. Suggestie is om alle perceelsinformatie van de producten en diensten van GGI-Veilig voor te leggen aan de Ciso/FG.
11. Nieuwe producten en diensten van GGI-Veilig (zoals bijvoorbeeld Mobile Device Management, MDM).
juni-september 2019
Indicatie kosten 8 uur per week extra applicatiebeheer Middel
Laag
Laag
Levert op? +Middel
5 dagen
3 dagen
Inbedden en combineren met Cognos, Pentaho, Datascience. 2 dagen 5 dagen
5 dagen
Pagina 44
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
Bedreigingen / Risico’s
Thema
Belang
Voorstel actie(s)
1. Planon applicatiebeheer
Extern, Intern
Continuïteit, Kwaliteitsborging
Opvolger benoemen.
2. Kennis en ervaring met Windows, Unix en Oracle nu op team-niveau gedekt. 3. Complexiteit zit in het nog regelmatig te laat betrokken zijn bij de reeds aangeschafte software.
Extern, Intern, ICT
Innovatie Kwaliteitsborging Efficiency Continuïteit Continuïteit, Kwaliteitsborging
Kennisgebieden per teamlid inventariseren / actualiseren.
2 dagen
Ad hoc
4. De risico’s rond AVG en BIO zoals in interviews genoemd
Intern
AVG/BIO
5. Er is een “grijs gebied” tussen Systeem & Netwerkbeheer en informatiemanagement en functioneel applicatiebeheer 6. Netwerkverbindingen zijn het kwetsbaarst; er zijn nu wel dubbele aansluitingen als back-up. De huidige back-up systematiek en procedure daarvoor is goed. Door toename van het aantal cloudapplicaties nemen echter ook de belasting van de externe verbindingen en de veiligheidseisen daaraan toe.
Intern
Moet opgehelderd worden zodat er geen werk blijft liggen cq dubbel gedaan wordt.
Afspraken maken in overleg met de andere clusters. Voldoende speling in project opnemen. In clusteroverleg maatregelen benoemen voor zover nog niet gedaan, en bewustwording vergroten. Op de agenda van het teamoverleg te plaatsen.
Intern
Continuïteit, Kwaliteitsborging
De uitkomst van het lopende onderzoek door VNG Realisatie met FG en Ciso te bespreken.
Laag
Intern
Indicatie kosten Laag
Conform taak van FG en CISO. Laag
Hierna volgen de conclusies en aanbevelingen uit de nulmeting inclusief deze SWOT-analyse.
juni-september 2019
Pagina 45
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
3.5
Conclusies en aanbevelingen vanuit de nulmeting
Conclusies en aanbevelingen uit de SWOT-analyse en voorgestelde acties: 1. De sterkten kunnen met een relatief lage inspanning in uren en geld nóg beter benut worden in de reguliere bedrijfsvoering. 2. Voor het verbeteren van zwakten is aanschaf van extra tools (CMDB, 50.000 euro), en het verbeteren van het contractregister (10 dagen initieel) nodig. 3. Voor het benutten van kansen is het verder opbouwen van kennis nodig over de mogelijkheden van Cognos om management-dashboards te ontwikkelen. Dit in thans niet in huis, en het telkens inhuren van kennis daarvoor is inefficiënt. Eventueel kan overwogen worden aanvullende tooling voor managementinformatie (Business Intelligence-, Datawarehousing- , en Geo-informatietools aanvullend op de bestaande applicaties Cognos, Pentaho en QGis). 4. Het afdekken van risico’s betreft voornamelijk organisatorische maatregelen. Aanbeveling: Deze vier acties kunnen uitgesmeerd worden over 2020-2022. Conclusies en aanbevelingen met betrekking tot omvang (fte) Informatiemanagement: 7. Gezien de schaal en het profiel van Geertruidenberg is het prettig om op tactisch niveau één full-time informatiemanager te hebben die het geheel overziet. Het stelt wel hoge eisen aan voldoende omvang en competenties bij collega’s: a. In de andere clusters voor het initiëren van projecten (op beleidsniveau) en operationaliseren van I&A-beleid; b.
binnen de I&A organisatie voor verdere uitwerking van visie en beleid. Aanbeveling: Dit dient organisatorisch opgelost te worden. Conclusies en aanbevelingen met betrekking tot omvang (fte) Applicatiebeheer bij I&A: 6. Sommige applicatiebeheerders vallen (slechts) voor een deel van hun tijd binnen I&A: zij hebben daarnaast taken binnen andere clusters. Dit betreft: a. Groen/Civiel mbt Geo-informatie zoals de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Beheer Openbare Ruimte (BOR), b. DIV, en c. Burgerzaken. Voor Burgerzaken en DIV blijkt de capaciteit voor applicatiebeheer in de praktijk thans nog voldoende. Voor de BGT en BOR lijkt de capaciteit aan de lage kant gezien de ontwikkelingen in het fysieke domein. Aanbevolen wordt om voorlopig 0,1 fte extra capaciteit voor BGT en BOR in te ruimen. Conclusies en aanbevelingen met betrekking tot overig Applicatiebeheer buiten I&A Er is een beperkt aantal applicaties dat bij andere clusters dan I&A beheerd wordt, dan wel uitbesteed is. 7. Dat betreft onder andere Planon voor Gebouwenbeheer. Daarvan is een reëel risico dat kennis van sommige applicaties verloren dreigt te gaan bij (interne) personele wisselingen. Planon is een concreet voorbeeld hiervan. 8. ADP voor personeelsbeheer wordt regionaal beheerd. De hoofdgebruiker van Geertruidenberg is contactpersoon voor de regionale Applicatiebeheerder. 9.
Applicatiebeheer PC-Time: Tijdbeheer en toegangscontrole vindt grotendeels plaats bij P&O. 10. Er is geen applicatiebeheer voor de website. Aanbevelingen hiervoor zijn: Tref vooral maatregelen rond de continuïteit van het applicatiebeheer van Planon. Met name kennisoverdracht van de huidige applicatiebeheerder naar de opvolger. Houd voor ADP en PC-Time een evaluatie te houden en ga het toekomstige ontwikkelingsbeleid van de leveranciers na zodat er een beeld is hoe deze inspelen op de ontwikkelingen genoemd in dit rapport. Beoordeel de noodzaak voor website-applicatiebeheer opnieuw bij de introductie van de nieuwe website.
juni-september 2019
Pagina 46
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Verder is het applicatiebeheer op Cognos en Pentaho onvoldoende kijkend naar het belang van gegevensmanagement (kwaliteitsbeheer) voor het steeds meer beschikbaar (moeten) stellen van data. Aanbevolen wordt om voorlopig 0,1 fte extra capaciteit hiervoor in te ruimen. Conclusies en aanbevelingen met betrekking tot omvang (fte) Systeem- en Netwerkbeheer: Naar aanleiding van het rapport uit 2015 is besloten dat met een tijdelijke uitbreiding van 1 fte, Geertruidenberg in staat moet zijn de ICT Infrastructuur zelf te (blijven) beheren. De huidige praktijk geeft aan dat deze extra fte continue noodzakelijk is. Het is al bewonderenswaardig dat het huidige team de continuïteit van de werking van de infrastructuur voor elkaar heeft. Er is echter een groot afbreukrisico als de huidige kennis en beschikbaarheid niet geborgd wordt. Er is een extra taak bijgekomen voor wat betreft de financiële verantwoording: Deze taak wordt uitgevoerd door een systeem & netwerkbeheerder en betreft het leveren van een bijdrage aan de planning- en controlcyclus (kadernota, jaarrekening, begroting enzovoort) in samenwerking met de clustermanager. Dit leidt incidenteel tot piekbelastingen waarmee geen rekening is gehouden bij de omvang van de functie zowel in omvang als competenties.
Aanbeveling: maak van de tijdelijke uitbreiding van 1 fte tenminste 1 permanente fte.
Conclusie mbt omvang (fte en competenties) CISO en FG Gezien de voortgang van het werkplan voor 2019 is er geen aanleiding om de omvang van deze functies te wijzigen. Er is wel een opmerking te maken bij de combinatie van CISO met Gegevensbeheer: Aanbeveling: benoem een aparte functie voor Gegevensmanagement die zich veel meer bezighoudt met het operationele kwaliteitsmanagement van gegevens, en combineer dit eventueel met versterking van het applicatiebeheer van Cognos.
juni-september 2019
Pagina 47
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
4 Landelijke ontwikkelingen, wettelijke verplichtingen, gevolgen ICT
In deze paragraaf wordt ingegaan op de landelijke digitale ontwikkelingen en de wettelijke verplichtingen op dit gebied en de gevolgen daarvan voor de inrichting van de gemeentelijke digitale infrastructuur op de terreinen van: Hardware; Software; Koppelingen (intern en extern); Omvang van de I&A organisatie; Digitale informatiestromen. Om de landelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen in beeld te brengen is o.a. gebruik gemaakt van de Digitale Agenda 2020 (DA2020) van VNG Realisatie (zie https://www.vngrealisatie.nl/roadmap). De ontwikkelingen die wettelijk verplicht zijn, zijn als eerste genoemd. In de laatste kolom (Status) staat aangegeven of de gemeente Geertruidenberg reeds bezig is met betreffende ontwikkeling.
4.1
Wettelijke ontwikkelingen
Titel
Korte toelichting
Invoeringsperiode wetgeving Reeds ingevoerd.
Gemeenten dienen te voldoen aan de wet en verzoeken op basis daarvan. Ze stellen verplicht overheidsinformatie voor hergebruik (digitaal) beschikbaar. Dit gaat over hogere eisen aan toegankelijkheid van websites. Deze AmvB loopt vooruit op de De Wet digitale overheid en GDI (Generieke Digitale Infrastructuur).
Reeds ingevoerd.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Wet hergebruik van overheidsinformatie
Besluit digitale toegankelijkheid overheid
Wet digitale overheid
GDI gaat onder andere het veilig en betrouwbaar inloggen voor Nederlandse inwoners en ondernemingen.
De Omgevingswet
De omgevingswet bundelt en herziet wetgeving en regels voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu en water.
juni-september 2019
Status in de gemeente Geertruidenberg Ingevoerd, nog wel aanvullende acties benoemd tot eind 2019.
Kunnen ad hoc aan vraag voldoen. Het gaat om beschikbare openbare gegevens. Er mag een vergoeding gevraagd worden. Tussen 2019 en 2021 Project vernieuwing websites op orde brengen, website is benoemd en vanaf 2021 apps. waarin de Ook worden extra eisen toegankelijkseisen zijn gesteld aan de taal. verankerd. Verbetering content (o.a. gepubliceerde pdf’s) loopt reeds. 2019 - 2023 Loopt deels via collectieve inkoop VNG Realisatie waaraan Geertruidenberg meedoet. Wordt verder bepaald door tempo van landelijke invulling (bijv. door Logius) en leveranciersaanbod. Vóór 1-1-2021 aansluiten op Gepland bij DSO (Digitaal Stelsel Gemeentewinkel, start Omgevingswet). Daarna eind 2019, begin 2020. transitieperiode tot 2028. Pagina 48
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Titel
Korte toelichting
eID - Identificatie en authenticatie
eID regelt het veilig en betrouwbaar inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de (semi-)overheid. Het doel van deze wet is om 2020-2023. eenvoudig inzicht te geven in door de overheid opgelegde beperkingen op een stuk grond of een gebouw.
Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB);
Wet open overheid;
Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO)
Het wetsvoorstel open overheid stelt regels op over toegankelijkheid en openbaarheid van publieke informatie voor burgers. Opvolger van BIG.
e
Invoeringsperiode wetgeving Tussen 2020 en 2023.
In voorbereiding.
Geldt vanaf 2020.
Status in de gemeente Geertruidenberg Project opnemen zodra er meer info is.
Leverancier van het Kadastraal zal upgrade leveren voor het te zijner tijd vullen van de Landelijke Voorziening. En verder raadplegen zal een landelijke functionaliteit zijn (bijvoorbeeld via DSO). Project opnemen zodra er meer info is.
Project loopt.
BasisRegistratie Ondergrond
1 fase is o.a. grondwatermonitoring verplicht.
Taxeren op Gebruiksoppervlakte
Nieuwe NEN-norm trekt BAG en WOZ gelijk, en ook de taxaties van Makelaars.
Eén objectregistratie
BAG en BGT worden in de In voorbereiding. toekomst meer geintegreerd. Ook evt. met onderdelen van de WOZ. Wet Informatie Bovengrondse Wet is in werking. en Ondergrondse Netten
Ontwikkelingen volgen.
Belangrijke inhoudelijke wijzigingen onder andere voor: De voorschriften van de Archiefwet: de eis van een apart register vervalt) definitie oppervlakte in lijn met WOZ; nieuw koppelvlak bronhouders (gemeenten) en afnemers
Consequenties voor software. Er ligt een offerte van Vicrea.
WIBON
BAG 2.0
juni-september 2019
Verplicht gebruik en Project loopt. terugmeldplicht geldt sinds 1 (voornamelijk via externe januari 2019. dienstverleners). Aanlevering is gebeurd via Brabant Water in juli. Verplicht vanaf WOZProject loopt. beschikkingen 2022.
1 juli 2018 is de nieuwe wet in werking getreden. Er geldt een implementatieperiode van 2 jaar.
Geen consequenties voor software.
Pagina 49
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
4.2
Collectieve afspraken
Dit zijn ontwikkelingen die vanuit VNG Realisatie aanbevolen worden en waarover via de Algemene LedenVergadering (ALV) van de VNG mee ingestemd is, maar dit zijn géén wettelijke verplichtingen. Behalve voor het reeds lopende project GGI-Veilig zijn deze ontwikkelingen afhankelijk van leveranciers die hiervoor nog geen standaard aanbod hebben. Daardoor is het niet mogelijk een kostenindicatie te geven. Titel
Korte Toelichting
Blockchain
De blockchaintechnologie heeft 2015 - 2025 de potentie om eigenaarschap en wederzijds vertrouwen op een betere wijze te organiseren of faciliteren. Voor gemeenten kan dat leiden tot baanbrekende innovaties. De GGI creëert een veilige, 2017 - 2020 samenhangende infrastructuur waardoor samenwerken tussen gemeenten en overheden beter, veiliger en makkelijker wordt Technologische innovatie. Continue ontwikkeling. Kansen voor bijvoorbeeld effectiever en efficiënter beheer Openbare Ruimte, Afvalinzameling enz. Een steeds groter deel van het Continue ontwikkeling. maatschappelijk en economisch verkeer loopt over online platformen. Dit heeft impact op het publiek domein. Gemeenten organiseren steeds Ontwikkeling van meer samen. Gezamenlijk functionaliteiten op basis organiseren maakt van Common Groundstandaardisatie mogelijk, met principes lopen reeds bij een maatwerk waar nodig. aantal gemeenten onder regie van VNG Realisatie. Gemeenten zijn vrij om er gebruik van te maken. De ontwikkelingen gaan over het aansluiten op een landelijke “servicebus” voor het aanroepen van basisgegevens in plaats van het met een standaarduitwisselformaat kopiëren van gegevens. Verder wordt door gemeenten ontwikkelde software als open-source beschikbaar gesteld.
De Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI)
Internet of Things
Platform samenleving
Samen Organiseren / Common Ground
juni-september 2019
Invoerings-periode
Status in, cq advies voor, de gemeente Geertruidenberg Ontwikkelingen volgen.
Loopt, o.a. GGI-Veilig.
Project opnemen indien opportuun.
Project opnemen na initiatief vanuit beleid / politiek.
Project opnemen indien opportuun (businesscase, pilots i.s.m. regiogemeenten).
Pagina 50
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
4.3
Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen
Naast de hiervoor genoemde wettelijke ontwikkelingen en collectieve afspraken vanuit VNG, zijn ook algemene maatschappelijke en technologische ontwikkelingen relevant. We geven ze hieronder kort aan welk verband gelegd kan worden met welke thema’s of criteria die relevant zijn voor de toekomstige ambitiebepaling van Geertruidenberg met betrekking tot ICT. De indicatie voor de (extra) kosten in de laatste kolom betreft: Hoog: meer dan 100.000 euro; Middel: tussen 20.000 en 100.000 euro; Laag: beneden 20.000 euro. Ontwikkeling Relevantie Thema’s, Criteria Kosten ICT De macht van Social media geven elke burger een stem, zodat Politiek Laag sociale media meningen en protesten beter worden gehoord en Democratie overheden daarop juister hun beleid en Dienstverlening dienstverlening kunnen instellen. Openbare orde en Veiligheid Tijd- en Is in onze maatschappij steeds meer een Cloudstrategie Middel plaatsonafhankelijk vanzelfsprekendheid. Er gaat steeds meer opslag Mobile Device (samen)werken extern in ‘de cloud’ plaatsvinden zodat je altijd en Management overal de beschikking hebt over toepassingen en Veilige gegevens. Je krijgt altijd de informatie die voor Thuiswerkplek jou persoonlijk en je werk interessant is. Kunnen Eigen bezit is steeds minder belangrijk.
Delen, Collectieve Middel beschikken over in goede communicatiekanalen en collectieve inkoop plaats van bezitten voorzieningen zijn meer van belang. Samenwerking Dienstverlening Niet alleen 24x7 kunnen ondersteunen, maar het Moderne Hoog ook digitaal moet sneller en eenvoudiger, waarbij de overheid website van buiten naar binnen denkt. Inwoners Digitaal werken verwachten gewoon dat onze dienstverlening Zaakgericht digitaal is, zoals ondernemingen ook bieden. werken Gebruik kaarten / Inwoners kunnen beter bij informatie omdat die Thematische Middel geo-informatie met kaarten toegankelijker is dan met teksten. Geo-informatie Analyses Openbare orde en Veiligheid Er worden steeds grote hoeveelheden gegevens Alle Hoog Big data vastgelegd. Deze zogenaamde ‘big data’ wordt beleidsthema’s door ondernemingen op geautomatiseerde wijze Politiek geanalyseerd en gebruikt voor inzicht in Demografie bestedingsgedrag en trendvoorspellingen. Als Statistiek overheid kunnen we deze big data ook benutten Preventie voor een beter inzicht in demografische Bestrijding ontwikkelingen en het bepalen van toekomstgericht beleid. Data die openbaar is en waarop geen rechten Economische Middel Open data berusten. Gemeenten hebben veel open data.
ontwikkeling Door deze gegevens open te stellen voor Participatie inwoners en ondernemingen stimuleren we de creativiteit van hen om nieuwe dienstverlening te creëren.
juni-september 2019
Pagina 51
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Ontwikkeling Kunstmatige Intelligentie
Zelfredzaamheid
Complexere taken
Uitbesteden taken
BIM
Relevantie Informatiesystemen ontwikkelen zich meer en meer naar ‘zelflerende’ systemen. Door de interactie en het meten van de reacties leren en verbeteren ze continue hun antwoorden en hulp. Zo zien we op steeds meer websites zogenaamde ‘chatbots’ komen, die zelfstandig antwoorden en voorstellen geven aan de bezoekers op basis van vragen en zoekgedrag. De dienstverlening wordt daarmee beter, efficiënter én goedkoper. De overheid zorgt niet meer voor ons, maar zorgt dat we zelf beter in staat zijn zaken te regelen. De veranderende maatschappij en overheid stelt nieuwe eisen aan lokaal bestuur en vraagt meer van de informatievoorziening van gemeenten. Als gemeente krijgen we vaker te maken met indringende en complexe vraagstukken. Tegelijkertijd krijgen we minder geld ter beschikking voor het oplossen van deze complexe vraagstukken. Landelijk zijn voorbeelden de uitvoering van parkeerbeheer, belastingen, afvalinzameling. Schaalgrootte en kennisbundeling zorgen dat deze uitvoeringsorganisaties een hogere kwaliteit van uitvoering en dienstverlening kunnen leveren. Bij deze uitbesteding is wel meer regie op kwaliteit en informatiehuishouding nodig en wordt integraal werken complexer. Toepassing van 3-dimensionale digitale modellen van bouwwerken. Deze ontwikkeling is gestart vanuit de bouwwereld, maar grote gemeenten sluiten zich bij deze ontwikkeling aan.
Uiteindelijk moeten in de toekomst van alle gebouwen een digitaal model beschikbaar zijn. Dit is een langere termijn-ontwikkeling.
juni-september 2019
Thema’s, Criteria Dienstverlening Efficiency
Kosten ICT Middel
Toegang tot regelingen
Middel
Samenwerking Keuzen sturing en regie
Middel
Van zelf doen naar regie. Eigenaarschap van gegevens goed regelen.
Middel
Doorontwikkeling geo-informatie Meer privaat belang bij deze ontwikkeling, waarbij de overheid meeprofiteert.
Middel
Pagina 52
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
4.4
Consequenties ontwikkelingen
Hierna worden de consequenties van de in paragraaf 4.3 geschetste ontwikkelingen per ICT-aspect weergegeven. 4.4.1
Consequenties ontwikkelingen met betrekking tot hardware
Informatievoorziening is primair afhankelijk van technologie. Omdat steeds meer systemen en apparaten worden verbonden en dus afhankelijk zijn van elkaar is een zwakke plek in de schakel van grote impact. Een simpele aanval op onze systemen kan er voor zorgen dat de gemeente stopt met werken. Goede beveiliging en degelijke infrastructuur zijn evident voor de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering en daarmee samenwerking. Technische componenten van de informatievoorziening worden daarom tijdig vervangen op basis van levensduur en / of technische ontwikkelingen. Uitbreiding In 4.3 is reeds een aantal ontwikkelingen genoemd die van invloed zijn op de ICT- ondergrond en de infrastructuur. Er wordt o.a. meegedaan met gezamenlijke aanbestedingen vanuit VNG-realisatie: Aan GT-Vast en GT-Mobiel is meegedaan: Deelname aan GGI-Veilig loopt; GGI-Veilig levert meer producten en diensten dan nu aanwezig zijn in de hardware- en netwerkinfrastructuur. Dit betekent dus een kostenstijging, maar daar staat extra veiligheid tegenover. Deelname aan GT-Broker is nog een vraag. Alle Nederlandse gemeenten kunnen sinds 1 februari 2019 gebruikmaken van de gemeentelijke voorwaarden van Microsoft. Gemeenten bepalen zelf of ze er gebruik van maken. Zie verder https://www.vngrealisatie.nl/producten/gt-microsoft.
Aan GT-Connect is niet deelgenomen: de telefooncentrale was reeds aanbesteed door Geertruidenberg. Cloud (internet) / SaaS (Software as a Service) Doordat steeds meer applicaties in de “Cloud” (kunnen) draaien, vind er een geleidelijke verschuiving plaats van het accent van het technisch beheer. Omdat de applicaties via internet werken, hoeft Systeem- en Netwerkbeheer de applicatiebeheerder minder te ondersteunen met betrekking tot besturingssystemen (bijvoorbeeld Windows), databasemanagement-systemen (bijvoorbeeld Oracle), en het installeren van nieuwe versies van de applicatie zelf. Het accent verschuift naar de zorg voor bredere netwerkverbindingen en zwaardere beveiliging. Van de 120 applicaties die Geertruidenberg thans in de Softwarecatalogus geinventariseerd heeft, zijn er 25 die óók in de Cloud kunnen draaien in plaats van lokaal (“on Premise”, zie dashboard Softwarecatalogus). Verdere investeringen in bredere netwerkverbindingen en zwaardere beveiliging kunnen dus nog beter benut worden door de on-premise versies te vervangen door SaaSversies. Zie ook consequenties voor fte en competenties. Conclusies De infrastructuur is redelijk actueel. Door deelname aan de collectieve inkoop van infrastructurele onderdelen van VNG Realisatie, wordt de infrastructuur er alleen maar beter op.
juni-september 2019
Pagina 53
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 4.4.2
Consequenties ontwikkelingen voor software
Om te kunnen voldoen aan de landelijke digitale ontwikkelingen en de wettelijke verplichtingen is het aanschaffen of vervangen van onderstaande software van belang. Hierbij wordt ook de planning aangegeven. Belangrijkste aanbesteding moet gedaan worden rond de Omgevingswet met betrekking tot het aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) voor vergunningen en het omgevingsplan (voorheen ruimtelijke plannen). Als eerste worden hier de projecten genoemd die reeds gepland zijn in 2019, inclusief kosten. Deze kostenopbouw van de projecten is door de gemeenteraad vastgesteld in maart 2019. Projecten 2019 reeds benoemd 1. Inrichten nieuwe website (incl. digitaal zakendoen) en toegankelijkheid, meertaligheid en archivering 2. Uitrol zaakgericht werken inclusief migratie van het Document Management Systeem en Zaaksysteem 3. Personeelsinformatiesysteem en managementinformatie 4. Aanschaf verkiezingssoftware 5. Aansluiting Basisregistratie Grootschalige Topografie aan het beheren van de openbare ruimte (BOR) 6. Vervangen versie Windows en Microsoft Office
7. Datacontinuïteit
8. Inrichting privacy- en audittool en virusscanner
Relatie met ontwikkeling
Nut en noodzaak Wetgeving
Incidenteel
Jaarlijks
35.000
47.500
Digitale handtekening en Omgevingswet nu niet in scope; later toevoegen.
Voorbereiding Omgevingswet
50.000
60.000
optimaliseren van de bedrijfsvoering
Efficiency, Kwaliteitsborging
17.500
5.000
NB: 2021 volgende verkiezingen
Efficiency
Door het koppelen van beide systemen kunnen op een meer integrale wijze de diverse werkzaamheden worden uitgevoerd. (Windows 7) en Officepakket (MS Office 2010) is verouderd en wordt niet meer ondersteund door de leverancier en wordt daarom vervangen door de laatste versie. Nu tapes per dag op andere plaats. Kan anders, kost veel, back-up op andere locaties. . Om dit te waarborgen schaffen we extra software en hardware aan en maken we daar waar nodig gebruik van advies van derden voor de beste oplossing hiervoor. procedures, datalekken en verwerkings-overeenkomsten vastleggen en rapportages voor de Functionaris Gegevensbescherming (FG) te vervaardigen.
Efficiency, Kwaliteitsborging
2.500
InformatieVeiligheid
20.000
Besluit digitale toegankelijkheid overheid
juni-september 2019
3.500 7.500
Efficiency, Continuiteit
Veiligheid
20.000
45.000
22.500
Pagina 54
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Gelet op de landelijke ontwikkelingen dient Geertruidenberg voor de jaren 2020 en verder ook rekening te houden met andere investeringen. Als er nog geen bedragen van leveranciers bekend zijn, zijn de kosten hieronder een inschatting van de adviseur op basis van ervaring. Onderstaand de indicatie hiervoor. Projecten 2020 en verder 1. Nieuwe applicaties voor de Omgevingswet (op basis van de offerte van de leverancier en aanvullende benodigde kosten voor training en herinrichting werkprocessen). Bedragen zijn reeds opgenomen in de conceptbegroting 2020. 2. Besluit digitale toegankelijkheid overheid: vervolg voor evt. apps.
3. Nieuwe collectieve aanbestedingen. NB: Indien dit vervangend is van bestaand, dan alleen extra jaarlijkse kosten opgenomen. 4. Digitale-archieven-op-orde; https://www.vngrealisatie.nl/producten/digitalearchieven-op-orde
(op basis van gepubliceerde best practices)
5. ECM (Enterprise Content Managementsysteem); bijv. MY-LEXX, Open-T. In combinatie met punt 4: Digitale archieven op orde.
6. Aanpassing Neuron-applicatie mbt Wet kenbaarheid pubkliekrechtelijke beperkingen 7. WOZ en BAG-applicaties aanpassen.
juni-september 2019
Relatie met ontwikkeling Omgevingswet
Nut en noodzaak Wetgeving
Startjaar 2020
Incidenteel 65.000 voor software en 57.500 voor training en werkprocessen. Nihil: er zijn nu geen apps
Jaarlijks
Vanaf 2021 moeten apps aan de toegankelijkheideisen voldoen. Geertruidenberg heeft nu geen eigen apps. GGI (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur), Digitaal samenwerken.
Wetgeving
2020
Collectieve afspraken; bijv Office365.
20202023
-
20.000€
Wet Open Overheid (WOO), gewijzigde Archiefwet en het DSO, Digitale toegankelijkheid, eDepots,Taxeren op gebruiksoppervlakte. Wet Open Overheid (WOO), de gewijzigde Archiefwet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), Digitale toegankelijkheid, eDepots. Landelijk project “Beter Kenbaar”
Voorbereiding op hier naast genoemde andere wetgeving.
Vanaf 20202021
-
10.000€
Efficiency: Geen lange zoektijd meer voor het vinden van documen-ten, kaarten, geluidsopnam en, enz. Wetgeving
vanaf 20202021.
50.000€
10.000€
20212023
10.000€
5.000€
Taxeren op Gebruiksoppervlakte in WOZ, en BAG daar mee bijwerken, alsmede BAG 2.0 specifiek BAG.
Wetgeving
20202021
50.000€ staat in conceptbegroting.
5.000€
Blijft gelijk (37.200)
Nihil: er zijn nu geen apps
Pagina 55
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 4.4.3
Consequenties ontwikkelingen voor koppelingen tussen interne systemen
De interne koppelingen zijn thans vrijwel compleet te noemen behalve met betrekking tot eFormulieren en de website. Dit wordt meegenomen in het project vernieuwing website. Voor de komende jaren zijn de volgende nieuwe koppelingen in beeld met daarbij vermeld de reden waarom die gelegd kunnen of moeten worden. Koppeling 1. Zaakgericht werken in de Omgevingswet
2. Overige systemen koppelen met nieuwe oplossing voor de Omgevingswet
4.4.4
Relatie met ontwikkeling Omgevingswet
Nut en noodzaak
Startjaar
Incidenteel
Jaarlijks
Wetgeving
2020
-
Omgevingswet
Wetgeving
2020
25.000€ (reeds in concept begroting) 15.000€ (reeds in concept begroting)
-
Consequenties ontwikkelingen voor koppelingen met externe systemen
Veel externe systemen zijn onderdeel van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). Bekende voorbeelden zijn Basisregistraties zoals BRP, BAG, WOZ, MijnOverheid, DigiD en eHerkenning, enzovoort. Vanuit wettelijke verplichtingen is Geertruidenberg op de meeste voorzieningen wel aangesloten. Maar door nieuwe ontwikkelingen wordt het belang groter, vind doorontwikkeling plaats (bijv. Digimelding) en komen er ook nieuwe onderdelen van de GDI beschikbaar. Met name de Omgevingswet levert flinke wijzigingen op in verband met het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). De koppelingen met DSO vervangen de koppelingen met RuimtelijkePlannen.nl, OLO (OmgevingsLoketOnline) en AIM (Activiteiten Internet Module) voor milieumeldingen. Hiervoor heeft de bestaande leverancier Roxit reeds een voorstel voor upgrade van de bestaande applicaties voor vergunningen en ruimtelijke plannen (van Squit-XO naar Squit-2020), gestuurd. Koppeling
Relatie met ontwikkeling Omgevingswet
Nut en noodzaak
Startjaar
Incidenteel
jaarlijks
Wetgeving
2020
blijft gelijk (37.200)
2. Geo-informatie uit PDOK voor de Omgevingswet
Omgevingswet
Wetgeving
2020
3. Applicaties aansluiten op “Digimeldingservices”. Hiermee kan direct vanuit de applicatie een terugmelding verstuurd worden als blijkt dat een basisgegeven uit een basisregistratie niet klopt.
Wet GDI
Wetgeving, Dit voorkomt ook het handmatig moeten versturen van een email of invullen in een terugmeldvoorziening. Zie https://www.logius.nl.
2021
30.000 (reeds in concept begroting) 10.000 (reeds in concept begroting) 20.000
1. nieuwe oplossing voor de Omgevingswet met DSO
juni-september 2019
-
5.000
Pagina 56
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 4.4.5
Consequenties ontwikkelingen voor informatiestromen en bedrijfsprocessen
Naast inzicht in de rol van de traditionele informatiestromen voor dienstverlening, is er steeds meer behoefte aan een actuele dienstverleningsvisie waarin o.a. voor het gebruik van sociale media en het toepassen van “webcare” een duidelijk beleid wordt ontwikkeld. Voor de nieuwe website is beleid vastgesteld. Het cluster Advies heeft verder een rol voor de bedrijfsvoeringsaspecten en is een sparringspartner: de verantwoording blijft in de lijn.
4.4.6
Consequenties ontwikkelingen voor omvang van de I&A organisatie
Onderstaand een schatting van extra benodigde fte’s en competenties als gevolg van de ontwikkelingen. Belangrijkste ontwikkeling betreft de Omgevingswet waardoor nieuwe versies van applicaties aangeschaft moeten worden en deze met nieuwe standaarden op het nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) aangesloten moeten worden. De adviseur schat op basis van ervaring in dat hiervoor veel extra kennis bij applicatiebeheer nodig is er geeft hiervoor onderstaand de indicatie. Functie
Relatie met ontwikkeling Omgevingswet
Nut en noodzaak Wetgeving
Start jaar 2020
2. Applicatiebeheer Ruimtelijke plannen
Omgevingswet
Wetgeving
2020
3. Applicatiebeheer Toepasbare Regels (nieuw)
Omgevingswet
Wetgeving
4. Applicatiebeheer Kadaster
Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (“Beter kenbaar”). Taxeren op gebruiksoppervlakte
1. Applicatiebeheer Vergunningen, Toezicht, Handhaving
5. Applicatiebeheer WOZ en BAG
juni-september 2019
FTE
Competentie DSO-kennis (oa standaarden, publicatie-eisen)
keuze
+ 0,25 tijdelijk extra capaciteit nodig voor de transitie naar DSO; daarna + 0,1 structureel + 0,25 tijdelijk extra capaciteit nodig voor de transitie naar DSO; daarna + 0,1 structureel + 0,1 structureel
Wetgeving
2020
+ 0,1 structureel
Wetgeving
2019
Tijdelijk + 0,2 (gedurende project Taxeren op gebruiksoppervlakte).
DSO-kennis (oa standaarden, publicatie-eisen)
Vertalen verordeningen naar vragenbomen. Dit is een eenmalige, en vooral een juridische omzetting. Ondersteuning van applicatiebeheer is daarbij wel nodig. Nu ook gemeentelijke beperkingen in de landelijke voorziening zetten. Nieuwe NEN-norm; na aanpassingen in WOZ ook de BAG daarop aanpassen. Vergt kennis van 3D.
Pagina 57
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
Functie
Relatie met ontwikkeling Gebruik kaarten / geo-informatie, en in de toekomst BIM (BouwInformatie - Model) Wet digitale overheid (GDI), eID
Nut en noodzaak Dienstverlening, Omgevings -wet
Start jaar 2019
FTE
Competentie
+ 0,2 fte structureel
Stelsel van Basisregistraties, PDOK, Ruimtelijke analyses.
Wetgeving
2019
Tijdelijke toevoeging van 1 fte permanent maken.
8. Systeem- en Netwerkbeheer
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Collectieve afspraken
9. CISO
BIO
10. Technisch ICTspecialist
Blockchain, Internet of Things, Common Ground, e.d.
11. Strategisch Informatiemanager
Overzicht alle ontwikkelingen
12. Social Media specialist
Platform Samenleving, De macht van sociale media, Kunstmatige Intelligentie Big data
Regelgeving Nut: Innovatie; Noodzaak: alleen bij eigen ontwikkelin gs-initiatief. Vertaling ontwikkelingen naar betere dienstverlening, efficiëntere bedrijfsvoering. Participatie, Innovatie, Duurzaamheid, Energietransitie. Innovatie, Dienstverle ning, Kwaliteitsborging, Openbare Orde en Veiligheid.
Kennis GDI (oa Digikoppeling, Digimelding, Digilevering, doorontwikkeling) GGI producten en dienstenpalet en keuzes collectieve inkoop-opties. Conclusies uit project AVG/BIO Kennis van deze technologie.
6. Applicatiebeheer Geo (BGT, BOR, BRO, Geogegevensmagazijn) 7. Systeem- en Netwerkbeheer
13. Gegevensarchitect, Datascientist
juni-september 2019
2019 2020
Tijdelijke toevoeging van 1 fte permanent maken. Conclusies uit project AVG/BIO +1,00 structureel (cq inhuren alleen bij eigen ontwikkelingsinitiatief).
2020
Expertise tijdelijk inhuren indien noodzakelijk.
Kennis van ontwikkelingen.
2020
+1,00 (in overleg met Communicatie)
Kennis van platformen
2020
+ 1,00 in samenwerking met applicatiebeheer Cognos. Of invulling door regionale samenwerking.
Inwinnen en analyseren van data; kennis van tooling (ETL, Datawarehouse, Business Intelligence).
Pagina 58
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
5 Keuzes en kosten
Bij deze opdracht is overeengekomen dat vanuit de belangrijkste bevindingen al een beeld geschetst zal worden van mogelijke keuzes en criteria die handvatten bieden om één van de drie benoemde toekomstscenario’s te kiezen: a. de gemeente Geertruidenberg is een koploper op het gebied van de digitale ontwikkelingen; b. de gemeente Geertruidenberg bevindt zich in de middenmoot wat betreft de implementatie van de ontwikkelingen op het gebied van de digitale ontwikkelingen; c. de gemeente Geertruidenberg wacht de digitale ontwikkelingen af en sluit pas aan bij die ontwikkelingen als het echt niet anders kan. In dit hoofdstuk beschouwen we de extra kosten van aanvullende acties / projecten voor: 1. het borgen van continuïteit van de reguliere bedrijfsvoering voor ICT; 2. het managen van zwakten en bedreigingen / risico’s zoals genoemd in de SWOT-analyse; 3. het benutten van kansen voor verbeteringen van de huidige dienstverlening of bedrijfsvoering; 4. het uitvoeren van de wettelijk verplichte ontwikkelingen; 5. het uitvoeren van overige ontwikkelingen die nieuwe dienstverlening of efficiëntere bedrijfsvoering ondersteunen. In onderstaande overzichten zijn deze kostencategorieën en bijbehorende acties cq projecten gerelateerd aan de keuze van een toekomstscenario. Reeds begrote kosten voor projecten 2019 zoals genoemd in het begin van paragraaf 4.4.2 zijn buiten beschouwing gelaten.
5.1
Toekomstscenario “minimaal”
In dit scenario (bovengenoemd bij c) wordt niet verder gegaan dan het borgen van continuïteit en kwaliteit, het managen van zwakten en risico;s, en het slechts uitvoeren van wettelijke verplichtingen. Dit zijn bovengenoemde categorieën 1, 2 en 4. Hiervoor zijn de volgende acties cq projecten is nodig: Actie / project Waarmee / betrokkenen Wanneer Indicatie kosten/tijd 1. Beheren softwareInbedden in Vanaf 1 dag per maand per architectuur en informatiemanagement en 2019 applicatiebeheerder en informatiestromen applicatiebeheer informatiemanager extra. 2. Volledig maken en Inbedden in informatieVanaf 10 dagen initieel. De bijhouden volledig management en systeem- en 2019 bijhouding is al onderdeel van contractregister en de netwerkbeheer in samenwerking de reguliere taken. aanbestedings-kalender met clustermanager 3. Borgen fte en In samenwerking met 2019 Per teamlid 2 dagen kenniscompetenties Systeembetrokkenen en clustermanager inventarisatie. en Netwerkbeheer kennisgebieden per teamlid I&A 2020 De tijdelijke uitbreiding van 1 inventariseren / actualiseren en fte structureel maken. juiste indeling in HR21 maken. 4. Borg applicatiebeheer Huidige beheerders van Planon, 2019 2 dagen per applicatie voor dat buiten team I&A ligt PC-Time, en ADP (extern). onderzoek en maken van afspraken. 5.
Genoemde risico’s In overleg I&A met clusters en 2019 Conform taak van FG en AVG/BIO beheersen. FG en CISO. CISO.
juni-september 2019
Pagina 59
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
Actie / project 6. extra capaciteit voor applicatiebeheer BGT, BOR, BRO, Geogegevensmagazijn 7. extra capaciteit voor applicatiebeheer op Cognos en Pentaho 8. “Zaakgericht werken” verbinden met project Omgevingswet. 9. Nieuwe applicaties en koppelingen voor de Omgevingswet en extra applicatiebeheer
Waarmee / betrokkenen I&A, Cluster Buitenruimte
Wanneer Vanaf 2020
Indicatie kosten/tijd 0,1 fte uit nulmeting en 0,2 fte Omgevingswet
I&A
Vanaf 2020
0,1 fte uit nulmeting
Betrokkenen zaakgericht werken en betrokkenen Omgevingswet.
Vanaf 2020
20 dagen eenmalig.
Betrokkenen Omgevingswet.
2020
10. Aanpassing applicaties voor WOZ, BAG (Taxeren op gebruiksoppervlakte) en Wkpb (Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen) 11. Applicaties aansluiten op “Digimelding-services”.
Applicatiebeheerders van Neuron-BAG, Neuron-Wkpb, Key2WOZ.
2020-2021
Alle applicatiebeheerders en gebruikers van aan te sluiten applicaties. DIV in overleg met alle clusters.
2020-2021
Eenmalig software: 105.000 €; Eenmalig voor training en werkprocessen: 57.500 €; Structureel softwarekosten blijft gelijk; Tijdelijk + 0,5 fte applicatiebeheer tijdens transitie naar DSO. Structureel + 0,2 fte na transitie. Structureel 0,1 extra zodra met Toepasbare regels gewerkt wordt. Eenmalig software: 50.000€ Jaarlijks 5.000€ Tijdelijk + 0,2 fte applicatiebeheer tijdens invoeren wijzigingen. Structureel + 0,1 fte Eenmalig 20.000 € Jaarlijks 5.000 €
12. Digitale-archieven-oporde als voorbereiding op: Taxeren op gebruiksoppervlakte, gewijzigde Archiefwet en het DSO, Wet Open Overheid (WOO), Digitale toegankelijkheid, eDepots.
juni-september 2019
2020-2024
Jaarlijks 10.000 € voor aanvullende digitalisering
Pagina 60
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
5.2
Toekomstscenario “middenmoot”
Onderstaand de acties / projecten die extra opgepakt kunnen worden bovenop toekomstscenario “minimaal”. Hierin worden van kansen voor verbeteringen van de huidige dienstverlening of bedrijfsvoering benut. Actie / project 1. Optimaliseren van het gebruik van applicaties en domeinkennis uitbreiden. 2. Professionaliseren totaaloverzicht systeemsoftware / middleware / hardware.
Waarmee / betrokkenen Inbedden in overleg tussen cluster en I&A; opnemen in “prestatieplan” per jaar. Met CMDB (Configuration Management DataBase).
Wanneer 2020
Indicatie kosten/tijd Moet budgetneutraal kunnen.
2022
3. Investeren in een koppeling BGT met BOR 4. Applicatiebeheer Cognos en Pentaho nog verder verbeteren 5. Gegevens als asset gaan managen.
Cluster Buitenruimte
20202021 2020
Eenmalig: softwareaanschaf 50.000 en vulling in 10 dagen; Structureel: beheertijd reeds in taak. Eenmalig: 10.000 € Structureel: + 0,2 fte + 0,2 fte extra applicatiebeheer Cognos;
I&A en informatiebehoefte van de clusters. Invoeren van functie Gegevensmanagement cq herschikken van deze taak die nu bij Ciso belegd is. (Is te combineren met extra applicatiebeheer Cognos.) Opleiding ITIL inplannen voor informatiemanager, en systeem- en netwerkbeheer. Opleiding ASL voor informatiemanager en applicatiebeheerders. Evt. opleiding BiSL voor informatiemanager.
2020
+ 0,2 fte extra gegevensmanagement bovenop huidige fte Ciso;
20202021
Eenmalig: 15.000 € en 10 dagen per persoon.
Alle medewerkers die met Microsoft werken.
2021
8. Zich voordoende nieuwe collectieve aanbestedingen.
Met name Systeem- en Netwerkbeheer.
20202022
9. Organiseer inzet Social Media
Social Media specialist bij Communicatie inzetten
20202021
Instructiekosten: Schatting 50.000 € (e-learning); Structureel: 15 Euro per medewerker per maand. Is totaal 30.000 per jaar. NB: Huidige kosten Microsoftlicenties in mindering brengen. 20.000 € per jaar. NB: Indien vervangend is van bestaand, dan alleen extra jaarlijkse kosten opgenomen. Onderdeel van reguliere taak.
6. Verder professionaliseren leveranciersmanagement, cq afstemming met inhuurkrachten én intern met de clusters op basis van kennis van standaard methodieken voor technisch beheer (ITIL), applicatiebeheer (ASL) en functioneel beheer (BiSL). 7. Digitaal samenwerken op basis van Microsoft Office365
juni-september 2019
Pagina 61
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
5.3
Toekomstscenario “koploper”
Onderstaand de acties / projecten die extra opgepakt kunnen worden bovenop toekomstscenario’s “minimaal” en “middenmoot”. Gezien de druk op projecten in 2020 en 2021 wordt aanbevolen deze acties / projecten te plannen vanaf 2022, ook al zal dat niet direct het beeld van koploper oproepen.. Actie / project 1. Eventueel keuze voor een nieuwe BGT-applicatie indien koppeling met BOR dit afdwingt. 2. Benoem een specialist DWH (Datawarehousing), BI (Business Intelligence), en Datascience. 3. Meer diensten en informatiestromen digitaliseren. 4. Aanschaf ECM (Enterprise Content Managementsysteem) 5. Benoem een ICTspecialist voor onder andere Blockchain, Internet of Things, Common Ground. 6. Benoem een strategisch informatiemanager naast de tactisch informatiemanager
Waarmee / betrokkenen Cluster Buitenruimte (Zodra er meer duidelijkheid is vanuit de landelijke ontwikkeling naar éénobjectregistratie vanuit VNG.)
Wanneer 2022
Indicatie kosten/tijd Eenmalig: nieuwe BGTapplicatie +10.000 € extra (zie offerte Sweco) Structureel: gelijk
Zoek hiervoor regionale samenwerking voor een gezamenlijk te benomen functie cq samenwerking met hogescholen / universiteiten.
2022
Bijvoorbeeld de rofjes, aanvragen GPK, en WOZ-voormeldingen. In samenwerking met Cluster Gemeentewinkel. In samenwerking met DIV en alle Clusters.
2022
Indien zelf: Structureel + 1,0 fte (schaal 10). Indien regionaal op te pakken: denk aan een bijdrage van structureel 10.000 € per jaar. Eenmalig: 20.000 € per jaar per onderwerp.
2022
Eenmalig: 50.000 € Strcutureel: 10.000 €
Alleen bij eigen ontwikkelingsinitiatief.
2022
Structureel + 1,0 fte (cq inhuren bij benoemd eigen ontwikkelingsinitiatief).
I&A
2022
Structureel + 0,5 fte of expertise tijdelijk inhuren indien noodzakelijk.
juni-september 2019
Pagina 62
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg
5.4
5.4.1
Conclusies kosten en fte per toekomstscenario
Kosten
Onderstaand is het overzicht van de ontwikkeling van kosten per jaar weergegeven gebaseerd op de toekomstscenario’s zoals beschreven in vorige paragrafen in dit hoofdstuk. De kapitaallasten (gebaseerd op afschrijving in 5 jaar en 1,25% rente) zijn in onderstaand overzicht buiten beschouwing gelaten. Verder is de aanname dat het verstrekte financiële overzicht van 2019 de bedragen van de begrote projecten van 2019 zoals weergegeven in het begin van paragraaf 4.4.2. niet bevat. Die bedragen namelijk opgeteld 170.000 terwijl in het financieel overzicht een incidentele post van 112.000 staat. De aangegeven kosten voor keuzescenario “Middenmoot” bevatten ook de kosten van scenario Minimaal”, en de kosten voor keuzescenario “Koploper” bevatten ook de kosten van scenario “Middenmoot”.
Jaar 2019 regulier 2019 reeds begroot 2020 extra uit dit rapport 2021 extra uit dit rapport 2022 extra uit dit rapport
5.4.2
Scenario “Minimaal” Incidenteel Jaarlijks 112.000 688.000 170.000 10.000 207.500 10.000 50.000 10.000 10.000
Scenario “Middenmoot” Incidenteel Jaarlijks 112.000 688.000 170.000 10.000 240.000 40.000 132.500 72.500 50.000 30.000
Scenario “Koploper” Incidenteel Jaarlijks 112.000 688.000 170.000 10.000 240.000 40.000 132.500 72.500 130.000 50.000
Personele gevolgen
De toename van het aantal fte’s vanaf 2020 ten opzichte van huidige 9,7 fte in 2019 wordt voor het “minimale” scenario als volgt geschat: Onderwerp Opmerkingen Fte Fte tijdelijk structureel 1. Gevolgen nulmeting 1.1 Applicatiebeheer BGT en BOR Structurele uitbreiding nodig 0,1 1.2 Applicatiebeheer Structurele uitbreiding nodig 0,1 managementinformatie 1.3 Systeembeheer Incidenteel structureel maken 1,0 1.4 Informatiemanager Continueren tactisch informatiemanagement Totaal extra 0 1,2 2. Gevolgen landelijke ontwikkelingen Minimale variant 2.1 Invoering Omgevingswet: - applicatiebeheer VTH Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie 0,25 Structureel als gevolg van DSO 0,1 - applicatiebeheer Ruimtelijke Plannen Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie 0,25 Structureel als gevolg van DSO 0,1 Structureel als gevolg van Toepasbare.Regels 0,1 Structureel als gevolg van belang Geo-informatie voor Omgevingswet 0,2 2.2 Applicatiebeheer WOZ, BAG en WKPB Tijdelijk tijdens invoering wijzigingen 0,2 Structureel ivm uitbreidingen 0,1 Totaal extra 0,7 0,6 juni-september 2019
Pagina 63
Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg De toename van het aantal fte’s vanaf 2020 ten opzichte van huidige 9,7 fte in 2019 wordt “voor de scenario’s “Middenmoot” en “Koploper” als volgt geschat:
3. 3.1
Onderwerp
Opmerkingen
Gevolgen landelijke ontwikkelingen Invoering Omgevingswet: - applicatiebeheer VHT
Variant middenmoot
- applicatiebeheer Ruimtelijke Plannen
3.2 3.3 3.4
4. 4.1
Applicatiebeheer WOZ, BAG en WKPB Koppeling BOR/BGT Applicatiebeheer Cognos
Totaal extra Gevolgen landelijke ontwikkelingen Invoering Omgevingswet: - applicatiebeheer VHT - applicatiebeheer Ruimtelijke Plannen
4.2 4.3 4.4
4.5 4.6 4.7
Applicatiebeheer WOZ, BAG en WKPN Koppeling BOR/BGT Applicatiebeheer Cognos
Datawarehousing Blockchain, Internet of Things etc Strategisch opereren Totaal extra
juni-september 2019
Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Structureel als gevolg van start Toepasbare.Regels Structureel als gevolg van belang Geo / Omgevingswet Tijdelijk tijdens invoering wijzigingen Structureel ivm uitbreidingen Structureel is nodig ivm koppeling Optimalisering managementinformatie Invoeren gegevensmanagement
Fte tijdelijk
Fte structureel
0,25 0,1 0,25 0,1 0,1 0,2 0,2 0,1 0,2 0,2 0,2 0,7
1,2
Variant koploper Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Structureel als gevolg van start Toepasbare.Regels Structureel als gevolg van belang Geo / Omgevingswet Tijdelijk tijdens invoering wijzigingen Structureel ivm uitbreidingen Structureel is nodig ivm koppeling Optimalisering managementinformatie Invoeren gegevensmanagement Inzetten specialist ICT specialist Strategisch informatiemanager