Document · PDF

11 MvA Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 04092019.pdf

Besluitvormende raad 8 april 2021, gemeente GeertruidenbergBij agendapunt: Gemeentelijk plan digitale dienstverlening 2021-202416.904 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Juni-september 2019

(Foto spoorbrug Geertruidenberg)

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Juni-september 2019   

Versiedatum Versie Auteur(s) Bestandsnaam

Nulmeting huidige situatie m.b.t. ICT-architectuur Landelijke ontwikkelingen, wettelijke verplichtingen Aanbevelingen om aan de toekomstige eisen te voldoen

: 4 september 2019 : Versie 06 : Dirk Moree, Telengy Management en Advies : Rapportage Geertruidenberg 06-01

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Inhoudsopgave

1 Samenvatting

2 Inleiding 2.1 Aanleiding

8 8

2.2 Opdrachtgever / Opdrachtnemer

2.3 Projectachtergrond

2.4 Randvoorwaarden

2.5 Leeswijzer rapportage

3 Impactanalyse 3.1 Nulmeting digitale infrastructuur

10 10

3.1.1

Architectuurplaten met software

3.1.2

Technische plaat met de ICT ondergrond en de infrastructuur

3.1.3

Omvang (fte en competenties) van de (I&A) organisatie

3.2 Nulmeting digitale informatiestromen

3.2.1

Architectuurplaten met koppelingen (intern en extern)

3.2.2

Informatiestromen (intern en extern), de samenhang daar in, en het gebruik

3.2.3

Handmatige informatiestromen

3.2.4

Welke informatie wordt gebruikt en welke niet

3.2.5

Hebben we alle informatie nodig

3.2.6

Missen we mogelijke digitale informatie

3.2.7

Beveiliging en privacy van de digitale informatie

3.3 Kosten van de reguliere bedrijfsvoering I&A

3.4 SWOT-analyse

3.5 Conclusies en aanbevelingen vanuit de nulmeting

4 Landelijke ontwikkelingen, wettelijke verplichtingen, gevolgen ICT 4.1 Wettelijke ontwikkelingen

48 48

4.2 Collectieve afspraken

4.3 Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen

4.4 Consequenties ontwikkelingen

4.4.1

Consequenties ontwikkelingen met betrekking tot hardware

4.4.2

Consequenties ontwikkelingen voor software

4.4.3

Consequenties ontwikkelingen voor koppelingen tussen interne systemen

4.4.4

Consequenties ontwikkelingen voor koppelingen met externe systemen

4.4.5

Consequenties ontwikkelingen voor informatiestromen en bedrijfsprocessen

4.4.6

Consequenties ontwikkelingen voor omvang van de I&A organisatie

5 Keuzes en kosten 5.1 Toekomstscenario “minimaal”

59 59

5.2 Toekomstscenario “middenmoot”

5.3 Toekomstscenario “koploper”

5.4 Conclusies kosten en fte per toekomstscenario

5.4.1

Kosten

5.4.2

Personele gevolgen

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

1 Samenvatting

Opdrachtformulering Gemeente Geertruidenberg heeft aan Telengy Management en Advies opdracht gegeven: a. Een impactanalyse uit te voeren die inzicht moet geven in enerzijds de landelijke ontwikkelingen en de wettelijke verplichtingen op het gebied van de digitale dienstverlening en de vertaling daarvan in concrete actiepunten inclusief tijdsplanning voor de gemeente Geertruidenberg en anderzijds in de gevolgen daarvan voor de organisatie en de digitale infrastructuur; b. Aanbevelingen te doen om te komen tot een gemeentelijke digitale infrastructuur zodanig dat de gemeente Geertruidenberg in staat is om het hoofd te kunnen bieden aan de gevolgen van de landelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen op het gebied van de digitale dienstverlening (zowel qua het aanbieden van digitale producten als het omgaan met de digitale informatiestromen). Nulmeting Allereerst is een nulmeting van de bestaande situatie uitgevoerd. Hierbij zijn alle aanwezige applicaties geïnventariseerd en vastgelegd in de Softwarecatalogus van de VNG. Daarmee kunnen ook architectuurplaten conform de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) gemaakt worden (zie voorbeelden op pagina 10-13). Ook de onderlinge koppelingen en de koppelingen met landelijke voorzieningen zoals de basisregistraties, Mijn Overheid, DigiD en dergelijke zijn vastgelegd.

Deze kunnen ook met architectuurschema’s weergegeven worden waarin ook informatiestromen die betrokken zijn in de geautomatiseerde koppelingen weergegeven kunnen worden (zie voorbeelden op pagina 25-28). De resterende handmatige informatiestromen zijn ook geïnventariseerd. De bezetting en competenties van de I&A functies zijn in kaart gebracht en er is een SWOT-analyse uitgevoerd op de totale huidige situatie. Het beeld dat daaruit voortkomt is kort samengevat: Sterk:   

Functioneren en actualiteit van de ICT infrastructuur met bijbehorende software Deelname aan collectieve inkoop en inkoopvoorwaarden van VNG realisatie Zaakgericht werken is (vrijwel) organisatie-breed ingevoerd

Zwak:   

Geen totaaloverzicht van alle technische componenten en bijbehorende documentatie Geen goed contractmanagement Geen koppeling Basisregistratie Grootschalige Topografie BGT en Beheer Openbare Ruimte BOR

Kansen:   

Beter genereren en benutten van management-informatie Beheren van gegevens als “asset” Inzetten van nieuwe producten en diensten van GGI-Veilig (Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur) zoals bijvoorbeeld Mobile Device Management gekoppeld aan het juiste Informatiebeveiligingsbeleid.

Bedreigingen / Risico’s:   

Sommige onderdelen van het applicatiebeheer die niet bij I&A belegd zijn Het als I&A nog regelmatig te laat betrokken zijn bij de reeds aangeschafte software Door toename van het aantal cloud-applicaties nemen echter ook de belasting van de externe verbindingen en de veiligheidseisen daaraan toe.

juni-september 2019

Pagina 4

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Ontwikkelingen De belangrijkste ontwikkelingen zijn vervolgens geïnventariseerd en onderscheiden in:    

Wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld de Wet digitale overheid en de Omgevingswet; Maatschappelijke ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de macht van sociale media en tijd- en plaatsonafhankelijk (samen)werken; Technologische ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld Big data, Open data, Blockchain, Internet of Things; Ontwikkelingen vanuit VNG zoals bijvoorbeeld Samen Organiseren en collectieve aanbestedingen.

Toekomstscenario’s Geertruidenberg gaat nog een keuze maken uit één van de drie volgende scenario’s: a. de gemeente Geertruidenberg is een koploper op het gebied van de digitale dienstverlening; b. de gemeente Geertruidenberg bevindt zich in de middenmoot wat betreft de implementatie van de ontwikkelingen op het gebied van de digitale ontwikkelingen; c. de gemeente Geertruidenberg wacht de digitale ontwikkelingen af en sluit pas aan bij die ontwikkelingen als het echt niet anders kan. Dit scenario wordt het “Minimaal” scenario genoemd. Kosten per scenario De conclusies en aanbevelingen uit de nulmeting en de ontwikkelingen zijn uitgewerkt naar deze scenario’s en doorgerekend naar kosten. Onderstaand is het overzicht van de ontwikkeling van kosten per jaar weergegeven gebaseerd op deze toekomstscenario’s. De kapitaallasten (gebaseerd op afschrijving in 5 jaar en 1,25% rente) zijn in onderstaand overzicht buiten beschouwing gelaten. Verder is de aanname dat het verstrekte financiële overzicht van 2019 de bedragen van de begrote projecten van 2019 zoals weergegeven in het begin van paragraaf 4.4.2. niet bevat. De aangegeven kosten voor keuzescenario “Middenmoot” bevatten ook de kosten van scenario “Minimaal”, en de aangegeven kosten voor keuzescenario “Koploper” bevatten ook de kosten van scenario “Middenmoot”. Dat werkt dus cumulatief.

Jaar 2019 regulier 2019 reeds begroot 2020 extra uit dit rapport 2021 extra uit dit rapport 2022 extra uit dit rapport

Scenario “Minimaal” Incidenteel Jaarlijks 112.000 688.000 170.000 10.000 207.500 10.000 50.000 10.000 10.000

Scenario “Middenmoot” Incidenteel Jaarlijks 112.000 688.000 170.000 10.000 240.000 40.000 132.500 72.500 50.000 30.000

Scenario “Koploper” Incidenteel Jaarlijks 112.000 688.000 170.000 10.000 240.000 40.000 132.500 72.500 130.000 50.000

Personele gevolgen nulmeting De toename van het aantal fte’s vanaf 2020 ten opzichte van huidige 9,7 fte in 2019 wordt vanuit de nulmeting “voor het minimale scenario als volgt geschat: Onderwerp 1. 1.1 1.2 1.3 1.4

Gevolgen nulmeting Applicatiebeheer BGT en BOR Applicatiebeheer managementinformatie Systeembeheer Informatiemanager Totaal extra

juni-september 2019

Opmerkingen

Fte tijdelijk

Fte structureel

Structurele uitbreiding nodig Structurele uitbreiding nodig

0,1 0,1

Incidenteel structureel maken Continueren tactisch informatiemanagement

1,0

1,2

Pagina 5

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Personele gevolgen per toekomstscenario De toename van het aantal fte’s vanaf 2020 ten opzichte van huidige 9,7 fte in 2019 wordt voor het “minimale” scenario als volgt geschat:

2. 2.1

Onderwerp

Opmerkingen

Gevolgen landelijke ontwikkelingen Invoering Omgevingswet: - applicatiebeheer VTH

Minimale variant

- applicatiebeheer Ruimtelijke Plannen

2.2

Applicatiebeheer WOZ, BAG en WKPB

Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Structureel als gevolg van Toepasbare.Regels Structureel als gevolg van belang Geo-informatie voor Omgevingswet Tijdelijk tijdens invoering wijzigingen Structureel ivm uitbreidingen

Totaal extra

Fte tijdelijk

Fte structureel

0,25 0,1 0,25 0,1 0,1 0,2 0,2 0,1 0,6

0,7

De toename van het aantal fte’s vanaf 2020 ten opzichte van huidige 9,7 fte in 2019 wordt voor Het toekomstscenario’s “Middenmoot” als volgt geschat:

3. 3.1

Onderwerp

Opmerkingen

Gevolgen landelijke ontwikkelingen Invoering Omgevingswet: - applicatiebeheer VHT

Variant middenmoot

- applicatiebeheer Ruimtelijke Plannen

3.2 3.3 3.4

Applicatiebeheer WOZ, BAG en WKPB Koppeling BOR/BGT Applicatiebeheer Cognos

Totaal extra

juni-september 2019

Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Tijdelijke uitbreiding tijdens transitie Structureel als gevolg van DSO Structureel als gevolg van start Toepasbare.Regels Structureel als gevolg van belang Geo / Omgevingswet Tijdelijk tijdens invoering wijzigingen Structureel ivm uitbreidingen Structureel is nodig ivm koppeling Optimalisering managementinformatie Invoeren gegevensmanagement

Fte tijdelijk

Fte structureel

0,25 0,1 0,25 0,1 0,1 0,2 0,2 0,1 0,2 0,2 0,2 0,7

1,2

Pagina 6

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg De toename van het aantal fte’s vanaf 2020 ten opzichte van huidige 9,7 fte in 2019 wordt voor het toekomstscenario “Koploper” als volgt geschat:

4. 4.1

Onderwerp

Opmerkingen

Gevolgen landelijke ontwikkelingen Invoering Omgevingswet: - applicatiebeheer VHT

Variant koploper

- applicatiebeheer Ruimtelijke Plannen

4.2 4.3 4.4

4.5 4.6 4.7

Applicatiebeheer WOZ, BAG en WKPN Koppeling BOR/BGT Applicatiebeheer Cognos

Datawarehousing Blockchain, Internet of Things etc Strategisch opereren Totaal extra

Fte tijdelijk

Fte structureel

0,25 0,1 0,25 0,1 0,1 0,2

0,2 0,1 0,2 0,2 0,2 1,0 1,0 0,5 3,7

0,7

Vervolg Na besluitvorming over de keuze voor één van de drie scenario’s, worden de activiteiten en projecten opnieuw doorgerekend en als addendum aan dit rapport toegevoegd.

juni-september 2019

Pagina 7

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

2 Inleiding

2.1

Aanleiding

Gemeente Geertruidenberg heeft aan Telengy Management en Advies opdracht gegeven: a. Een impactanalyse uit te voeren: die inzicht moet geven in enerzijds de landelijke ontwikkelingen en de wettelijke verplichtingen op het gebied van de digitale dienstverlening en de vertaling daarvan in concrete actiepunten inclusief tijdsplanning voor de gemeente Geertruidenberg en anderzijds in de gevolgen daarvan voor de organisatie en de digitale infrastructuur; b. Aanbevelingen te doen: om te komen tot een gemeentelijke digitale infrastructuur zodanig dat de gemeente Geertruidenberg in staat is om het hoofd te kunnen bieden aan de gevolgen van de landelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen op het gebied van de digitale dienstverlening (zowel qua het aanbieden van digitale producten als het omgaan met de digitale informatiestromen).

2.2

Opdrachtgever / Opdrachtnemer

Opdrachtgever is de beleidsadviseur dienstverlening van de gemeente Geertruidenberg. Betrokkenen bij de uitvoering zijn de informatiemanager, applicatiebeheerders, FG, CISO, systeem- en netwerkbeheerders, clustermanager Ondersteuning, clustermanager Advies, de adjunct-directeur en de HRM-adviseur. Opdrachtnemer is extern adviseur dhr. Dirk Moree van Telengy Management en Advies.

2.3

Projectachtergrond

Op basis van een door de opdrachtgever nog te maken keuze voor een toekomstscenario, dient een concrete vertaling in actiepunten (op de te onderscheiden deelgebieden genoemd in de opdracht, inclusief tijdplanning en financiële consequenties van de geschetste gevolgen van de digitale landelijke ontwikkelingen te worden gemaakt. Deze drie toekomstscenario’s zijn: a. de gemeente Geertruidenberg is een koploper op het gebied van de digitale dienstverlening; b. de gemeente Geertruidenberg bevindt zich in de middenmoot wat betreft de implementatie van de ontwikkelingen op het gebied van de digitale ontwikkelingen; c. de gemeente Geertruidenberg wacht de digitale ontwikkelingen af en sluit pas aan bij die ontwikkelingen als het echt niet anders kan.

2.4

Randvoorwaarden

1. In de randvoorwaarden van het aanbestedingsdocument staat genoemd: Uitkomsten van eerder onderzoek naar de ICT-samenwerking van de gemeente Geertruidenberg (2015) worden betrokken bij de impactanalyse en de aanbevelingen. In de nota van inlichtingen staat: “op pagina 21 van het rapport Onderzoek ICT-samenwerking staat een drietal aanbevelingen. Besloten is om vooralsnog voor 3 jaar zelfstandig door te gaan. Daarbij is wel extra geïnvesteerd (zij het tijdelijk) in systeembeheer.”

juni-september 2019

Pagina 8

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

2.5

Leeswijzer rapportage

Hoofdstuk 3 bevat de nulmeting van de ICT van Geertruidenberg, met andere woorden: waar staan we nu qua hardware, software, koppelingen, informatiestromen, organisatie, en kosten. Dit is mede voorzien van een sterkte-zwakte-, en kansen-bedreigingen analyse (SWOT-analyse). Op basis van deze nulmeting worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan om de continuïteit van de huidige informatievoorziening te waarborgen. Hoofdstuk 4 bevat een schets van landelijke, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen die van invloed zijn op de ICT. Dit wordt beschouwd vanuit de verplichte wet- en regelgeving, alsmede ontwikkelingen die mogelijk leiden tot een vraag naar meer digitale dienstverlening vanuit inwoners, ondernemers en ketenpartners. Op basis van deze ontwikkelingen worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan welke ICT-projecten en daaraan gerelateerde uitgaven de komende jaren in beeld zijn. Elk project wordt op basis van de mate van verplichting gerelateerd aan de mogelijke toekomstscenario’s (zoals aangegeven in 2.3) waaruit Geertruidenberg nog een keuze moet maken. Deze keuze wordt in september / oktober gemaakt. Op basis van deze keuze wordt later, als een addendum op dit rapport, uitgewerkt welke acties / projecten daadwerkelijk opgepakt worden en welke kosten dit met zich meebrengt.

juni-september 2019

Pagina 9

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

3 Impactanalyse

In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in de gemeentelijke digitale infrastructuur. Dit wordt gedaan door middel van een nulmeting op de volgende terreinen: a. Nulmeting digitale infrastructuur (in paragraaf 3.1), met als resultaat:  Architectuurplaten met de aanwezige software;  Een technische architectuurplaat met de ICT ondergrond en de infrastructuur;  Inzicht in de omvang (fte en competenties) van de Informatievoorziening en Automatisering (I&A) organisatie. b. Nulmeting digitale informatiestromen (in paragraaf 3.2), met als resultaat:  Architectuurplaten met de koppelingen (intern en extern);  Informatiestromen (intern en extern) en de samenhang daar in;  Inzicht in het gebruik van informatie (welke informatie wordt gebruikt en welke niet, hebben we alle informatie nodig en missen we mogelijke digitale informatie);  Inzicht in de wijze waarop de gemeente omgaan met de digitale informatie op het gebied van beveiliging en privacy. In dit hoofdstuk wordt ook inzicht gegeven in de landelijke digitale ontwikkelingen en de wettelijke verplichtingen op dit gebied en de gevolgen daarvan voor de inrichting van de gemeentelijke digitale infrastructuur (in paragraaf 3.2) op de terreinen van :  Hardware;  Software;  Koppelingen (intern en extern);  Omvang van de I&A organisatie;  Digitale informatiestromen.

3.1 3.1.1

Nulmeting digitale infrastructuur Architectuurplaten met software

Om een overzicht te verkrijgen van de in de gemeente Geertruidenberg aanwezige software, wordt gebruik gemaakt van de Softwarecatalogus van GEMMA. GEMMA (dat is ontwikkeld en wordt beheerd door de VNG) staat voor de GEMeentelijke Model Architectuur. Dit is de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. GEMMA levert inzicht in en grip op de informatievoorziening en helpt gemeenten om (ICT-) ontwikkelingen in samenhang aan te sturen (zie ook GEMMAonline.nl). In de GEMMA-Softwarecatalogus (hierna Softwarecatalogus) is het aanbod van softwareleveranciers verbonden met de functionele componenten (referentiecomponenten) en standaarden van GEMMA. Gemeenten hebben zo inzicht welke standaard-softwarepakketten voor welke gemeentelijke processen op de markt zijn en aan welke standaarden voldaan wordt. Daarnaast kunnen gemeenten in de Softwarecatalogus in een beveiligde omgeving hun individuele applicatie- en koppelingenlandschap registreren en beheren (zie ook Softwarecatalogus.nl).

juni-september 2019

Pagina 10

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Alle in de gemeente Geertruidenberg aanwezige softwareapplicaties en koppelingen tussen applicaties (zowel onderling als met landelijke voorzieningen en portalen) zijn nu actueel in de Softwarecatalogus ingevoerd. Zo is er een actueel beeld van het complete applicatie- en koppelingenlandschap. Om dit overzicht (en daarmee inzicht) actueel te houden dienen de applicatiebeheerders het onderhoud van deze gegevens als onderdeel van hun taak te krijgen. Dit in samenwerking met de informatiemanager en systeembeheerders. De informatiemanager heeft inmiddels voldoende kennis van de Softwarecatalogus om de applicatiebeheerders daarbij te ondersteunen. Uit de Softwarecatalogus kan allereerst een overzichtslijst met alle in de gemeente aanwezige applicaties worden gemaakt. Naast de indeling in primaire taakvelden (domeinen) zoals Publieksdiensten, Sociaal Domein, Ruimtelijk Domein, zijn er ook generieke (niet domein gebonden) componenten. Dit is conform de GEMMA architectuur. Achterliggende gedachte bij de generieke componenten is dat bijvoorbeeld een website niet alleen ten dienste staat van Publieksdiensten maar ook voor alle andere taakvelden. De overzichtslijsten met alle applicaties per domein staan in tabelvorm in de bijlage. Van componenten waarvoor geen applicaties in gebruik zijn bij Geertruidenberg, staat in paragraaf 3.2.6 een conclusie.

Uit de Softwarecatalogus kunnen ook software-architectuurplaten opgemaakt worden. Hiervoor geldt het volgende:  In de digitale versie van deze bijlage kan ingezoomd te worden om de gegevens goed te kunnen lezen. Voor een afdruk is het aan te bevelen te printen op tenminste A3-formaat in verband met leesbaarheid.  Aan de bovenkant in het midden van elke domeinplaat staan de specifieke referentiecomponenten voor het betreffend domein dat in de titel bovenaan staat. Aan de linkerkant is bij sommige domeinen binnen GEMMA ook functionaliteit voor inwoners en ondernemers uitgewerkt (voorheen ook wel Front-Office genoemd), aan de rechterkant idem voor ketenpartners. Verder naar beneden staan in het midden generieke functies (voorheen ook wel Mid-Office genoemd).  De indeling van de architectuurplaten bestaat verder uit blokjes die functionele eenheden (referentiecomponenten) weergeven. Witte blokjes bevatten de applicaties die in de gemeente Geertruidenberg aanwezig en in gebruik zijn. Voor de blauwe blokjes zijn (nog) geen applicaties in gebruik bij Geertruidenberg. Daarover staat in paragraaf 3.2.6 in het rapport een conclusie. Geplande nieuwe releases van applicaties zijn in deze nulmeting ook nog niet in deze platen opgenomen, maar zijn inzichtelijk in de Softwarecatalogus.  De gegevens uit de Softwarecatalogus kunnen ook geëxporteerd worden naar de applicatie “Archi”.

Het Archi-tool is een gratis (open-source) architectuurtool waarmee allerlei visualisaties en analyses gemaakt kunnen worden in Archimate-schema’s. Archimate is een internationale standaard-methode voor ICT-architectuurontwerp. Het tool is inmiddels in gebruik bij de informatiemanager in Geertruidenberg, De afbeeldingen van koppelingen en informatiestromen zijn met Archi gemaakt gebaseerd op gegevens uit de Softwarecatalogus. De overdracht van basiskennis van het Archimate-model en de applicatie Archi wordt nog geregeld binnen dit project. Hierna volgen de architectuurplaten van de software van de drie belangrijkste domeinen: Publieksdiensten, Sociaal Domein, en Ruimtelijk Domein. De overige architectuurplaten zijn in de bijlage opgenomen.

juni-september 2019

Pagina 11

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Architectuurplaat software voor Sociaal Domein De witte blokjes zijn functionele componenten waarvoor applicaties ingevuld zijn. Voor de blauwe blokjes zijn (nog) geen applicaties in gebruik bij Geertruidenberg.

juni-september 2019

Pagina 12

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Architectuurplaat software voor Ruimtelijk Domein De witte blokjes zijn functionele componenten waarvoor applicaties ingevuld zijn. Voor de blauwe blokjes zijn (nog) geen applicaties in gebruik bij Geertruidenberg.

juni-september 2019

Pagina 13

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Architectuurplaat software voor Publieksdiensten Domein De witte blokjes zijn functionele componenten waarvoor applicaties ingevuld zijn. Voor de blauwe blokjes zijn (nog) geen applicaties in gebruik bij Geertruidenberg.

juni-september 2019

Pagina 14

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

3.1.2

Technische plaat met de ICT ondergrond en de infrastructuur

Om een nulmeting te krijgen van de ICT ondergrond en de infrastructuur wordt gebruik gemaakt van de overzichtsplaat van de technische infrastructuur die in beheer is bij systeembeheer van het cluster Ondersteuning. (NB: vanuit de GEMMA is geen model voor technische architectuur uitgewerkt, dus dit wordt aan de individuele gemeenten overgelaten.) Hierop staan afgebeeld:  Hardware: Servers, Printers, PC’s, Mobile devices, laptops, tablets, smartphones;  Netwerkverbindingen;  Locaties.

Als databases zijn in gebruik:  Oracle 12;  MS SQL server 2012. Operationele besturingssystemen zijn:  Linux Redhat Enterprise versies 6.9 en 7.4; er is nu geen noodzaak voor upgrade, pas bij een nieuwe versie van Oracle;  WindowsServer versies 2003 (waarvan uitfasering loopt), 2008, 2012 en 2016;  Windows 7; upgrade naar Windows 10 wordt voorbereid. Voor smartphones geldt een gebruiksovereenkomst cq uitleenregistratie. Er zijn geen “Smart-City-componenten” (camera’s, sensoren e.d. in de openbare ruimte).

juni-september 2019

Pagina 15

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

De software die bij systeembeheer zelf in gebruik is, betreft vele technische software (middleware en tools) zoals: Supportdesk, Nessus (Tenable), Netcrunch en Netwrix, (Adrem, UBM), VMWare managementconsole enz. De omvang van het aantal tools hangt samen met het eigen beheer en ondersteuning van de ICT. De tools zijn opgenomen in het contractregister en de bijbehorende financiële gegevens worden beheerd door Systeem- en Netwerkbeheer. Uitgangspunt is om de technische software niet in de Softwarecatalogus op te nemen. Die is meer voor de functionele eindgebruikerssoftware bedoeld en wordt bovendien anders te onoverzichtelijk: vrijwel alle tools zouden in 1 vakje “IT-objecten” van de GEMMA-architectuur geplaatst moeten worden omdat GEMMA geen uitwerking van de technische architectuurlaag kent.

juni-september 2019

Pagina 16

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 3.1.3

Omvang (fte en competenties) van de (I&A) organisatie

Een veel gehanteerde benadering voor het positioneren van de organisatie van de Informatievoorziening is het 9-vlaksmodel van Rik Maes:

Het model biedt inzicht in de relaties van de aspecten Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en ICTdiensten, alsmede tussen de besturing daarvan op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De visies op bedrijfsvoering en dienstverlening zijn nog in ontwikkeling in Geertruidenberg en waren dus geen uitgangspunt voor deze opdracht. Deze impactanalyse beschouwt dus alleen de onderwerpen in de middelste en rechterkolom van bovenstaand schema. De huidige functie-indeling en fte-omvang is: Onderwerp Cluster Ondersteuning Systeembeheer Waarvan 1,0 fte tijdelijk tot 31-12-2019 Applicatiebeheer

Fte

Functie in Lago

Positionering in 9-vlaks-model

3,0

Medewerker beleidsuitvoering

Technisch beheer en exploitatie

4,0

Functioneel beheer en gebruik

Gegevensbeheer Incl. Ciso*- en Ensia*coördinatie Cluster Advies Informatiemanagement

1,0

Medewerker uitvoering en beleidsondersteuning A Beleidsmedewerker A

1,0

Beleidsmedewerker A, nu tijdelijk beleidsmedewerker B

Ingevuld voor het middelste blok van ontwerpen en plannen van informatievoorzieningen en ICT-services.

0,72

Beleidsmedewerker A

Is een sturende functie op de hele organisatie mbt privacy.

Directie FG* *Ciso = *Ensia = *FG =

Is een sturende functie op de hele organisatie mbt informatieveiligheid.

Chief Information security Officer Eenduidige Normatiek Single Information Audit (opvolger van de GBA- en BAG-audit) Functionaris Gegevensbescherming.

juni-september 2019

Pagina 17

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Inhoud huidige functies en competenties Aangezien er geen actief competentiemanagement wordt gevoerd in Geertruidenberg (vanuit de filosofie van taakvolwassen medewerkers en het toewerken naar zelforganiserende teams), wordt hieronder een indruk gegeven vanuit de geconstateerde situatie. We gaan hier alleen in op specifieke competenties. Strategisch Informatiemanager De functie Informatiemanagement is in Geertruidenberg alleen op tactisch niveau ingevuld. Op strategisch niveau is geen specifieke functie ingevuld en zijn ook geen specifieke competenties benoemd. De huidige benadering is dat strategische landelijke ontwikkelingen gevolgd worden door betrokken Beleidsmedewerker Dienstverlening en de Informatiemanager. Bijvoorbeeld door regelmatig diverse bijeenkomsten bij te wonen die vanuit VNG Realisatie, Kadaster, Waarderingskamer, NVVB, enzovoort georganiseerd worden. Daaruit blijkt de huidige ambitie van Geertruidenberg al enigszins: die is op strategisch niveau vooral volgend. Gezien de schaalgrootte, het profiel en de capaciteit van Geertruidenberg een begrijpelijke keuze, die tot nu toe ook niet tot problemen leidt. Sterker nog: ontwikkelingen op strategisch niveau van de afgelopen tijd zoals de GIBIT-inkoopvoorwaarden voor ICT van VNG Realisatie zijn geadopteerd en worden in de praktijk toegepast.

Ook wordt deelgenomen aan gezamenlijke inkooptrajecten die door VNG Realisatie georganiseerd worden. Tactisch Informatiemanager Op tactisch niveau is de functie Informatiemanager onlangs (opnieuw) ingevuld. De recente (2019) vacaturebeschrijving geeft de gewenste competenties (en het takenpakket) aan. Hieronder staan in schematische vorm de gevraagde (specifieke) competenties en de geconstateerde status daarvan. Het aangegeven oordeel wordt in paragraaf 3.3 verder voorzien van conclusies en voorstellen. Gevraagd Kennis van en ervaring met de gemeentelijke standaarden GEMMA en NORA is een pré;

Status Voor het overzicht en inzicht in de inrichting van de informatievoorziening is tijdens deze impactanalyse een forse slag gemaakt door het overzicht van applicaties, koppelingen en informatiestromen te actualiseren en completeren. Daarbij is gebruik gemaakt van de GEMMA-architectuur en standaarden, die onderdeel zijn van de NORA-architectuur.

Oordeel Sterk

Goed schakelen tussen wensen van collega’s en de mogelijkheden om dit te vertalen in systemen en applicaties

Dit aspect is niet specifiek onderzocht. Er worden bijvoorbeeld geen tevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. Er is uiteraard wel communicatie met de clusters. Onlangs is door de clustermanager Ondersteuning een initiatief gestart om applicatiebeheerders een top-10 van basale onderwerpen per applicatie te laten maken in verband met de continuïteit van de dienstverlening. Verbetermogelijkheden liggen verder bij het beter genereren en benutten van managementinformatie. “Visie op informatie” heeft veel aspecten. Er valt nog weinig te bespeuren van visie op Business Intelligence, de waarde van open data, brede toepassing van geo-informatie, trendanalyses e.d.

Kans

Status GIBIT-voorwaarden worden wel toegepast bij verwerving, maar (sturing op) contractmanagement is lastig zonder volledig contractregister.

Oordeel Zwak

Collega’s overtuigen vanuit jouw visie op informatie Niet gevraagd Leveranciersmanagement

juni-september 2019

Kans

Pagina 18

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Applicatiebeheer De functie Applicatiebeheer is afgelopen jaren ook in Geertruidenberg meegegroeid met de uitbreiding van het takenpakket bij gemeenten vanuit wet- en regelgeving, landelijke, en technologische ontwikkelingen (bijvoorbeeld de Basisregistraties BAG, BGT en WOZ, en de decentralisaties in het Sociaal Domein). Opvallend is dat er geen applicatiebeheerder is voor de website; het “contentbeheer” (de inhoud van de teksten en formulieren) zit bij communicatie. Hieronder staan in schematische vorm de gevraagde (specifieke) competenties en de geconstateerde status daarvan. Het aangegeven oordeel wordt in hoofdstuk 4 verder voorzien van conclusies en voorstellen. Gevraagd Status Oordeel Kennis van Uit de inventarisatie van applicaties, koppelingen en informatiestromen blijkt Kans applicaties voldoende kennis van dit aspect aanwezig. Voor het optimaliseren van het gebruik van applicaties in overleg met de clusters is in een aantal gevallen te weinig capaciteit aanwezig (tijd, kennis). Niet Status Oordeel gevraagd “Domein”Er lijkt onvoldoende tijd voor cq oriëntatie op alle zaken in het domein rónd de Kans kennis applicatie (ontwikkelingen wetgeving, standaarden, technologische innovatie, lean maken van processen).

Valkuil is dat de (bestaande werking van de) applicatie de enige belevingswereld van beheerders is / wordt, waarbij onvoldoende rekening gehouden wordt met de relatie naar processen. Door bij aanschaf van nieuwe software juist ook te kijken naar de informatiestromen en processen, en niet altijd de door de leverancier aangegeven werking als enige mogelijkheid over te nemen, wordt de toegevoegde waarde van de applicatiebeheerder groter. Systeembeheer De generieke functiebeschrijving in het huidige systeem Lago is onvoldoende om de competenties voor deze functie goed te benoemen. In de laatste vacaturetekst (uit 2002) werden specifieke competenties genoemd. Hieronder staan in schematische vorm de gevraagde (specifieke) competenties en de geconstateerde status daarvan. Het aangegeven oordeel wordt in paragraaf 3.3 verder voorzien van conclusies en voorstellen. Gevraagd Afgeronde relevante HBOopleiding Ervaring op vakgebied Kennis en ervaring met Windows (voorkeur MCSE-niveau), Unix en Oracle Niet gevraagd Kennis van aanbestedings-recht. Kennis van een (standaard) framework voor Systeem- & Netwerkbeheer

Status Geldt niet voor iedereen, is wel op basis van ervaring cq bijscholing aanwezig. Gemiddeld 15 jr Dit varieert; is als team dekkend.

Oordeel Sterk

Status Door grote betrokkenheid bij aanbestedingen rond vervanging van technische infrastructuur, is dit van grote toegevoegde waarde. Hiervan is kennis opgedaan. Er is geen specifieke kennis van een standaard methodiek zoals ITIL. Het gehele palet aan benodigde diensten wordt echter wel afgedekt.

Oordeel Sterk

juni-september 2019

Sterk Sterk + Risico

Kans

Pagina 19

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Gezien de beperkte competentiebeschrijving voor systeembeheer volgt een nadere toelichting op de belangrijkste taken met daarbij een oordeel van de status van betreffende onderwerpen. Taak Optimaal functioneren totale technische infrastructuur Adviseren over aan te schaffen hard- en software Installeren en medeevalueren nieuwe harden software

Bevorderen doelmatig gebruik apparatuur en programmatuur

Begeleiden en instrueren gebruikers

Zorgen voor optimale beveiliging van systemen Toezicht houden op nakomen beveiligingsafspraken gebruikers Zorgen voor actuele systeemdocumentatie Eerste aanspreekpunt voor een aantal Microsoft-applicaties (Office Suite) Technisch en functioneel beheer telefooncentrale en mobiele telefoons Deelnemen aan diverse overlegstructuren

Status Er zijn geen onverklaarbare achterstanden. Kan bijvoorbeeld aan een applicatie liggen die oude versie nodig heeft .

Oordeel Sterk

Complexiteit zit in het nog regelmatig te laat betrokken zijn bij reeds aangeschafte software.

Risico

Dit betreft voornamelijk updates van software; hardware wordt na 5 a 7 jaar afgeschreven. Het mede-evalueren van hard- en software wordt in samenwerking met de applicatiebeheerder en hoofdgebruiker gedaan. Technische Software wordt geëvalueerd bij het test en een “Proof Of Concept (POC)”. Na een halfjaar wordt als team een nadere evaluatie van de uitgevoerde POC’s gedaan. Dit is gedeeltelijk haalbaar, bijvoorbeeld de bewaar- en vernietigingsplicht van documenten is meer een taak van de clustermanager. Verder zijn er weinig voorbeelden van preventieve acties. Systeembeheer geeft wel advies op basis van signalen / verzoeken. Dit betreft voornamelijk advies op basis van signalen / verzoeken; bij nieuwe software (bijvoorbeeld als er een nieuwe gebruikersinterface (GUI) geïntroduceerd wordt in software) wordt wel instructie gegeven; met name bij Windows upgrades. Voor taakspecifieke applicaties doet de applicatiebeheerder de instructie. Wordt gedaan in samenwerking met CISO en de adviezen van de Informatie Beveiligings Dienst van de VNG (IBD). Is grotendeels verschoven naar privacy-beheerders en CISO. Systeem- en Netwerkbeheer signaleert naar CISO en/of de clustermanager. Specifiek wordt wel de toegang naar systeemruimte door Systeem- en Netwerkbeheer bewaakt. Dit zijn nu losse documenten.

Bijvoorbeeld over het uitwijkcontract, de export vanuit VMware voor geheugengebruik en dergelijke. Dit is geregeld in de rol als helpdesk, bijvoorbeeld bij het niet kunnen opstarten. Voor inrichting en gebruiksfuncties ligt het meer bij de applicatiebeheerder van Microsoft Office. Dit is optimaal gegaan afgelopen tijd. Er zijn weinig storingen; als er één is dan ligt het aan Detron (onderhoud en ondersteuning); infrastructuur is nu KPN, gaat naar GT-Vast: ZIGGO / Vodafone. 1x per week is er werkoverleg van heel I&A: dit duurt 1 uur gemiddeld. Verder is er deelname in projecten als technisch adviseur.

juni-september 2019

Kans Sterk

Sterk

Sterk Sterk

Kans

Sterk

Pagina 20

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Voor het positioneren van de Systeem- en Netwerkbeheer-onderdelen en hoe de verhouding eigen beheer en het beheer door opdrachtnemers / derden is, is in de bijlage een ingevulde beheerplaat opgenomen. Dit kan gebruikt worden als hulpmiddel om het overzicht en inzicht te vergroten, ook in gesprekken met niettechnisch-deskundigen. CISO en FG Aangezien deze functies relatief recent (4 jaar, respectievelijk 1,5 jaar) zijn ontstaan, wordt hier volstaan met de vermelding dat deze functies goed ingevuld zijn.

Systematiek functies en competenties en sturingsfilosofie Er zijn thans 3 generieke functiebeschrijvingen op basis van het functiesysteem Lago dat bij de gemeente Geertruidenberg in gebruik is, te weten:  Medewerker beleidsuitvoering A (Systeem/Netwerkbeheerder en gegevens beheerder);  Medewerker uitvoering en/of beleidsondersteuning A (Applicatiebeheer);  Beleidsmedewerker B (informatiemanager). Begin 2020 wordt overgestapt naar de functiesystematiek van HR21 waarin een nieuw functiehuis opgezet wordt. De functietyperingen en resultaatgebieden in HR21 zijn wat concreter voor de I&A-functies. Daarnaast kan behoefte zijn om toch gedetailleerde taakbeschrijvingen te maken die gerelateerd kunnen worden aan specifieke competenties zoals Geertruidenberg die onderscheidt. Geertruidenberg gaat nu starten met zelforganiserende teams. In 2021 moet dat ver gevorderd zijn. De opdracht vanuit directie naar management resulteert in clusterplannen, en prestatieafspraken per cluster. Teamafspraken voor ICT zijn er nu niet, dat is een volgende stap. Er worden geen beoordelingsgesprekken meer gevoerd, maar er wordt gewerkt met coaching en prestatieafspraken.

juni-september 2019

Pagina 21

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

3.2

Nulmeting digitale informatiestromen

3.2.1

Architectuurplaten met koppelingen (intern en extern)

Om inzicht te krijgen in de geautomatiseerde koppelingen tussen diverse applicaties, zowel intern als extern, wordt eveneens gebruik gemaakt van de Softwarecatalogus (zie paragraaf 3.1.1). Inzichtelijk worden zo niet alleen de koppelingen tussen de diverse intern werkende systemen. Ook wordt inzichtelijk welke systemen een externe koppeling hebben met de landelijke Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en met de sectorale digitale infrastructuur (koppelingen met diverse ketenpartners). In een aparte bijlage zijn álle technische schema’s van de koppelingen en de daarin aanwezige informatiestromen opgenomen. Deze koppelingen en informatiestromen worden ook allemaal gebruikt door Geertruidenberg. Op de volgende pagina’s worden van de drie omvangrijkste domeinen de diverse koppelingen (zowel intern als extern) weergegeven, te weten:   

Koppelingen Sociaal Domein Koppelingen Ruimtelijk Domein Koppelingen Publieksdiensten

juni-september 2019

Pagina 22

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Koppelingen Sociaal Domein intern en extern De blauwe componenten zijn interne applicaties, gele componenten zijn externe voorzieningen zoals landelijke basisregistraties en sectorale portalen zoals GGK.

juni-september 2019

Pagina 23

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Koppelingen Ruimtelijk Domein intern en extern De blauwe componenten zijn interne applicaties, gele componenten zijn externe voorzieningen zoals landelijke basisregistraties en sectorale portalen zoals PDOK.

juni-september 2019

Pagina 24

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Koppelingen Publieksdiensten intern en extern De blauwe componenten zijn interne applicaties, gele componenten zijn externe voorzieningen zoals landelijke basisregistraties en voor identificatie zoals DIGID.

juni-september 2019

Pagina 25

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

3.2.2 Informatiestromen (intern en extern), de samenhang daar in, en het gebruik Eveneens vanuit de Softwarecatalogus kan inzicht worden verkregen in de informatiestromen (zowel intern als extern) en de samenhang daar in. De informatiestromen betreffen niet alleen persoonsgegevens, maar het kan dus bijvoorbeeld ook gaan om financiële gegevens, gegevens vanuit het Kadaster, vanuit de WOZ etc. Informatiestromen hebben betrekking op alle gegevens die de gemeente digitaal ontvangt, verwerkt en uitzendt. Handmatige stromen (het overtypen van gegevens in een applicatie) wordt specifiek aangegeven. Op de volgende pagina’s worden van de drie omvangrijkste domeinen de diverse informatiestromen (zowel intern als extern) weergegeven in een aantal schematische overzichten, te weten:   

Overzicht van de informatiestromen in het Sociaal Domein; Overzicht van de informatiestromen in het Ruimtelijk Domein; Overzicht van de informatiestromen in de Publieksdiensten.

Een overzicht van alle informatiestromen is in de bijlage opgenomen.

juni-september 2019

Pagina 26

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Informatiestromen Sociaal Domein De blauwe componenten zijn interne applicaties, gele componenten zijn externe voorzieningen zoals landelijke basisregistraties en sectorale portalen zoals GGK.

juni-september 2019

Pagina 27

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Informatiestromen Ruimtelijk Domein (incl Belastingen en WOZ) De blauwe componenten zijn interne applicaties, gele componenten zijn externe voorzieningen zoals landelijke basisregistraties en sectorale portalen zoals PDOK.

juni-september 2019

Pagina 28

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Informatiestromen Publieksdiensten De blauwe componenten zijn interne applicaties, gele componenten zijn externe voorzieningen zoals landelijke basisregistraties en voor identificatie zoals DIGID.

juni-september 2019

Pagina 29

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

3.2.3

Handmatige informatiestromen

Onderstaand volgt per domein een overzicht van de handmatige informatiestromen. Deze gegevens worden dus niet automatisch doorgegeven in geautomatiseerde koppelingen, maar worden handmatig ingevoerd.

Handmatige informatiestromen Sociaal Domein Handmatige stromen

Gegevens / Toelichting

Gebruik

Rofjes 350 a 400 per maand

Inkomensverklaringen

Van buiten naar binnen

Verwerkte Rofjes

Deze worden na verwerking geprint, geenveloppeerd en verstuurd

Van binnen naar buiten

iWMO

Antwoordberichten (20 per dag)

Van binnen naar buiten en Van buiten naar binnen

Subsidieaanvragen

In het kader van de Wmo

Van buiten naar binnen

Inburgering

Handmatige registratie in Suite4SD

Van buiten naar binnen

Participatiewet

Handmatige registratie in Key2Participatie: traject van aanvraag tot uitstroom; is wel zaakgericht binnen Suite4SociaalDomein; binnen enkele weken worden koppelingen naar Liber en vandaar naar MO-LZ (MijnOverheid Lopende Zaken) gerealiseerd.

Van buiten naar binnen

Handmatige informatiestromen Ruimtelijk Domein (incl Belastingen en WOZ)

Handmatige stromen

Gegevens / Toelichting

Vanuit Omgevingsdienst, Veiligheidsregio, GGD, e.d. eFormulieren (een beperkte hoeveelheid electronische formulieren vanuit de website)

Milieuvergunningen en ruimtelijke plannen

Van Key2Begraven naar Key2Financien (de automatische koppeling is nooit goed ingericht)

Aanvragen kwijtscheldingen

Bouw-gereed meldingen

juni-september 2019

Gebruik Van buiten naar binnen

Digitale formulieren voor meldingen openbare Van buiten naar binnen ruimte, afvalinzameling, aanvraag omgevingsvergunning en vooroverleg, aanvraag huisnummer. Debiteurenmutaties, 10 per maand worden overgetypt.

Intern

Met een controlelijst uit Cognos wordt bepaald wie in aanmerking komt voor automatische kwijtschelding van gemeentelijke heffingen. Van buiten naar binnen Deze heffingen worden dan onderdrukt. Overige aanvragen voor kwijtschelding komen binnen via een formulier. Komen in pdf-formaat binnen, cq worden geïnventariseerd via het proces van Van buiten naar binnen “mutatiedetectie”. Worden daarna handmatig verwerkt in BAG, BGT en WOZ.

Pagina 30

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Handmatige stromen cq te vervaardigen digitale leveringen Publieksdiensten / Gemeentewinkel Handmatige stromen

Gegevens / Toelichting

3 a 400 brieven per maand NRD/NGR

Overzichten van gebruikers, profielen (landelijk voorgeschreven)

Dit betreft berichten over verlopen reisdocumenten; worden geprint en geenveloppeerd. Bijvoorbeeld alle bewoners van een bepaald gebied voor aanschrijvingen. Voor ENSIA en dergelijke,bijvoorbeeld profielen voor BOA’s; aandachtspunt is hier het afschermen van bepaalde gegevens.

Actes in Word/MDU

Voor burgerlijke stand.

Selecties in Stroomlijn

Uittreksels Telefonisch en via formulier Digitale facturen (PDF)

Soms is er aanvullend maatwerk voor uittreksels. Klachten en meldingen openbare ruimte, worden overgenomen. Verwerking in Corsa en Key2Financien.

Gebruik Van binnen naar buiten

Intern en Van binnen naar buiten Intern Intern en Van binnen naar buiten Van binnen naar buiten Van buiten naar binnen Van buiten naar binnen

Alle eFormulieren van de website Verwerking in Liber en Corsa. komen binnen op mail

Van buiten naar binnen

Reclame

Wordt zoveel mogelijk via SPAM afgevangen.

Van buiten naar binnen

Diverse publicaties op website

Communicatie in samenwerking met de clusters. Van binnen naar buiten

Aanlevering aan Breda tbv leerlingenadministratie (JVS)

Persoonsmutaties.

Van binnen naar buiten

Aanlevering aan bibliotheek

Pas-geborenen (“Boekstart”). Geanonimiseerde levering aan diverse stichtingen. Elke dag wordt een levering vervaardigd.

Van binnen naar buiten Van binnen naar buiten

Leeftijdsoverzichten Levering COVOG (verklaring omtrent gedrag) Regelmatige kwaliteitscontroles

Van binnen naar buiten

Verschillen tussen de persoonsgegevens in Key2Burgerzaken en Key2Datadistributie.

Intern

Mutatierapportages (wat is in de BRP gewijzigd) Huwelijksjubilea

Worden handmatig gecontroleerd.

Intern

Worden 1x per maand verstrekt.

Briefadressen voor WOZ

Worden 1 x per maand gedraaid en periodiek door controller gecontroleerd. Wordt ter controle 1x per maand en op afroep vervaardigd. Halfjaarlijks worden 2 lijsten vervaardigd voor de controller. Rechtmatigheid / privacy.

Intern Intern

Leegstandslijst Lijsten voor de audit van rijbewijzen en reisdocumenten Audit op aanvragen

juni-september 2019

Intern Intern Intern

Pagina 31

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Handmatige stromen Generiek en Ondersteunend (m.n. Financiën en Personeel) Handmatige stromen

Gegevens / Toelichting

Key2Betalen - Key2Financien (geautomatiseerde koppeling werkt niet) Key2Begraven - Key2Financien (geautomatiseerde koppeling werkt niet) Key2Begraven Key2Burgerzaken (geautomatiseerde koppeling werkt niet)

Matching dagafschriften; betreft losse betalingen Intern zoals van parkeerboetes.

Corsa Scan Nota’s die met Smartdocuments aangemaakt worden, bijvoorbeeld voor buitendienst Prestatieverklaringen, offertes, mails over betalingsafspraken of Excel-sheets met berekeningen Contracten in relatie tot bestellingen

juni-september 2019

Gebruik

Begraafplaatsdebiteuren; 10 per maand handmatig overtypen.

Intern

Persoonsmutaties handmatig overtypen.

Intern

Betreft niet-digitale facturen die eerst gescand moeten worden. Zouden beter met Key2Financien gemaakt kunnen worden. Ook kan overwogen worden zelf digitale nota’s maken zodra voor uitgaande facturen ook met eFactureren gewerkt kan worden. Zou eigenlijk via zaakgericht werken moeten lopen.

Deze moeten gecontroleerd worden.

Intern

Pagina 32

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Indicatie informatiestroom via algemeen emailadres Onderstaand als eerste een totaaloverzicht van het gehele e-mail-domein “geertruidenberg.nl”, (dus van alle inkomende e-mails) in 2018. Daarvan worden al direct veel e-mails geblokkeerd door het SPAM-filter en de anti-virus software. Ook de totaal uitgaande e-mails zijn aangegeven. Geen spamberichten

406.923

Spamberichten geblokkeerd

565.505

Virussen geblokkeerd

360

Totaal inkomend

972.788

Uitgaand

172.041

De e-mails die binnenkomen op het algemene emailadres info@geertruidfenberg.nl (en geen spam-bericht zijn) worden maar één jaar bewaard. Het aantal was in 2018 ongeveer 19.300 mails. Hiervan zijn:  ca 8.800 mails geregistreerd. Naar welke clusters en taakvelden en of het ter behandeling of ter info is, is alleen handmatig te achterhalen;  ca 6.500 mails worden (zonder registratie) doorgestuurd naar de afdelingen waarvan ca 70% digitale facturen zijn en bestemd zijn voor de financiële administratie;  ca. 4.000 e-mails “Spam” wat genegeerd wordt e.d wordt direct verwijderd, dus in de prullenbak geplaatst Dit betreft o.a. ook reclame e.d. In de 8800 geregistreerde mails zitten ook de klachten en meldingen die per email zijn binnengekomen. gedaan. De aantallen klachten en meldingen over de afgelopen 3 jaar en het lopende jaar zijn verdeel over de “kanalen”: Jaar

Aantal meldingen

Telefonisch

Mail

post

016

2.482

961

902

619

2017

2.852

957

1.442

453

2018

2.707

850

1.300

557

2019 ( t/m 14-08)

1.845

526

1.189

130

Hieruit blijkt duidelijk de verschuiving van het aantal meldingen dat via telefoon en post binnenkomt naar wat via e-mail binnenkomt. Dat is voornamelijk afkomstig van de Buiten-Beter-app.

juni-september 2019

Pagina 33

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg 3.2.4

Welke informatie wordt gebruikt en welke niet

Alle aanwezige informatiestromen leiden tot (een bijdrage aan) producten en diensten. Er zijn geen gegevensverzamelingen geconstateerd die niet gebruikt worden. Gegevens uit basisregistraties zijn verplicht om te gebruiken. Dit wordt gefaciliteerd door de aanwezige geautomatiseerde informatiestromen en raadpleegfuncties op basisregistraties. Het verplicht gebruik van persoonsgegevens uit de BRP is wettelijk geregeld en er is dus geen sprake van overbodig gebruik. 3.2.5

Hebben we alle informatie nodig

Uit interviews blijkt dat wat gebruikt wordt ook nodig is. Wat niet gebruikt wordt, is niet geconstateerd in interviews, maar vanuit de rol van FG en CISO kan regelmatig in samenspraak met de archieffunctionaris gecontroleerd worden welke informatie niet nodig (meer) is, en die vervolgens conform de bewaar- en vernietigingstermijnen van de archiefwet al dan niet vernietigd wordt.

3.2.6

Missen we mogelijke digitale informatie

Digitale informatie die niet in beeld is via de bestaande applicaties, kan op verschillende manieren tot stand komen:  via een digitale verstrekking door derden, of  door het verwerken van analoge brongegevens tot digitale gegevens, bijvoorbeeld: de rofjes (inkomensbriefjes) voor SoZa; deze zijn input voor een handmatig verwerkingsproces om er digitale informatie van te maken, of  door een upload van ongestructureerde digitale gegevens (documenten, afbeeldingen en dergelijke). Deze informatie wordt voornamelijk (overal afkortingen vervangen). door gebruikers/clusters zelfstandig verwerkt in generieke applicaties (zoals Corsa, Adobe, MS Office, GIS en dergelijke) en/of op individuele opslagruimte opgeslagen als bestand. Dit is een normale gang van zaken, mits daar via de FG en CISO controle op is. We kunnen er vanuit gaan dat wettelijke cq overige belangrijke taken uitgevoerd kunnen worden met digitale gegevens die op deze wijze (aanvullend op applicaties) aanwezig zijn dan wel ad hoc vervaardigd worden op het moment dat ze nodig zijn. Uitbestede werkzaamheden Sommige digitale informatie wordt niet door de gemeente zelf verwerkt, cq geregistreerd omdat bepaalde activiteiten van de gemeente zijn uitbesteed. Het betreft de volgende onderdelen: 1. Leerlingenbeheer (gemeente Breda); 2. Jeugdzorg (Centrum voor Jeugd en Gezin; CJG); 3. (Voormalige) Kredietbank (CJG); 4.

Regionaal Archief Tilburg; 5. IMK (Instituut Midden- en Kleinbedrijf): bijzonder bijstand voor zelfstandigen; 6. GGD: voor indicatiestelling rond aanvragen van de Gehandicapten Parkeer Kaart; 7. Belastinginvordering via Cannock-chase; 8. Belastingaanslagen / WOZ-beschikkingen: via printservicebureau DataB; 9. Werklink voor toeleiding arbeidsmarkt; 10. Beheer openbare ruimte: Weg- en groenbeheer aan ingenieursbureau Sweco en VGI-support; kunstwerken (bruggen e.d.) aan ingenieursbureau Westenberg; 11. Mutatiedetectie (luchtfotovergelijking) voor BGT, BAG en WOZ: VGI-Support.

juni-september 2019

Pagina 34

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Softwarecatalogus In paragraaf 3.1.1 staat vermeld dat voor sommige componenten van de Gemma-architectuur geen applicaties in gebruik zijn in bij de gemeente Geertruidenberg. Hieronder volgt een opsomming van die componenten met een verklaring waarom er geen specifieke applicatie voor is of een aanwijzing voor mogelijk gebruik.. Sociaal domein 1.

Ontbrekende Referentiecomponent

Argumentatie of aanwijzing voor mogelijk gebruik

Leerlingenbeheer

Buurtmarktplaatscomponent

Zelfdiagnosecomponent

4. 5. 6.

Sociale werkvoorzieningcomponent Zelfredzaamheidontwikkelcomponent CORV-component

7. 8. Ruimtelijk Domein 1. 2. 3.

Vacaturematchingcomponent Kredietverstrekkingcomponent Ontbrekende Referentiecomponent

Proces en administratie is uitbesteed aan gemeente Breda; die werkt met JVS (Jeugdvolgsysteem) van Metaobjects Er is een webpagina Welzijn en zorg algemeen waarop oa locaties AED en Digitaal Platform “We helpen”. Er is een webpagina Hulpmiddelenwijzer en “Medipoint”. Niet van toepassing Nvt (voorheen zelfredzaamheidsmatrix) Niet van toepassing. Dit loopt via de uitbesteding van Jeugdzorg aan gemeente Breda. Niet van toepassing Niet van toepassing Argumentatie

Parkeerbeheercomponent Inspectiecomponent Sonderingenregistercomponent

Niet van toepassing Uitbesteed aan ingenieursbureau Westenberg Nvt; wordt door extern bureau in BROvoorziening geladen

Archeologiecomponent

Er is een archeologische verwachtingswaardenkaart met aanduiding van de 2 archeologische rijksmonumenten en verder de verwachtingswaarden. Hiervoor is een paraplubestemmingplan in voorbereiding.

Monumentencomponent

6. 7.

Cameratoezichtcomponent Geo-gegevensanalysecomponent

Publieksdiensten 1. 2.

Ontbrekende Referentiecomponent WOZ-voormeldingencomponent Ideeëncomponent

3. Ondersteuning 1. 2.

Schadeafhandelcomponent Ontbrekende Referentiecomponent Bezwaar- en beroepcomponent Gebouwinstallatiecomponent

Geen specifieke applicatie; gemeentelijke erfgoedkaart kaart staat in IGOS. Verder staat een lijst van monumenten op de website. Niet van toepassing Moet Qgis zijn; kan niet ingevuld worden in Softwarecatalogus; foutje wordt door VNG hersteld. Argumentatie Is een kans. Ingediende ideeën van inwoners lopen via het algemene emailadres. Kan ingevuld worden met Liber / Excel. Argumentatie Kan ingevuld worden met Liber. Kan ingevuld worden met In Planon.

juni-september 2019

Pagina 35

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg

Generiek 1.

Ontbrekende Referentiecomponent Mijngemeentecomponent

Producten-endienstencataloguscomponent

Digitale-handtekeningcomponent

Identiteitregistratie-component

Open-data-portaalcomponent

Data-warehousecomponent

Loggingcomponent.

Notificatierouteringcomponent (nog in ontwikkeling binnen GEMMA)

BPM-engine-component

10.

Serviceregistercomponent

Bestuurlijk 1. Openbare orde en veiligheid 1.

Ontbrekende Referentiecomponent Politieke data-analyse component Ontbrekende Referentiecomponent

2. 3.

Cameratoezichtcomponent Data-analyse criminaliteit component

Veiligheidsmanagementcomponent

CRIB-component

juni-september 2019

Argumentatie Beleid is om dit niet zelf te doen maar MijnOverheid daarvoor in te zetten. Beleid is om een nieuwe “toptaken”-website te maken, geen uitgebreide Producten-endienstencatalogus. Beleid is om indien niet nodig digitale documenten zonder te verzenden. Voor de “natte handtekening” wordt het document opnieuw gescand. In de toekomst wordt deze component wel ingevuld. Kan ingevuld worden met onder andere Corsa en Liber. Dit heeft te maken met Single Sign-On. Wordt nog beleid op gemaakt via CISO. Kan onderdeel zijn van GGI-Veilig. Dit heeft te maken met gestructureerd beschikbaar stellen van open data aan geïnteresseerde afnemers. Is geen beleid voor. Is ook niet verplicht. Kan ingevuld worden met SIMsite. Kan ingevuld worden met onder andere Qgis, Neuron, Pentaho. Is onderdeel van de specifieke applicaties waar privacy-gevoelige gegevens in geraadpleegd kunnen worden. Die applicaties zouden hier ingevuld kunnen worden. Kan ingevuld worden met oa Liber. Afnemers die notificaties geleverd krijgen kunnen aan de hand daarvan de benodigde acties ondernemen (bijvoorbeeld het met behulp van ontvangen sleutelgegevens ophalen van detailgegevens). Voor opslag en uitvoering van vooraf geconfigureerde processen. Kan ingevuld worden met Corsa cq Liber. Registreert en ontsluit metagegevens over beschikbare webservices. Kan met iNavigator. Argumentatie Is geen beleid voor.

Is ook niet verplicht. Argumentatie Voor slachtofferregistratie bij een ramp. Kan ingevuld worden met Key2Burgerzaken. Niet van toepassing Combineren en analyseren van data met specifieke functionaliteit voor patroonherkenning specifiek voor criminaliteit. Is geen beleid voor. Hiervoor is de applicatie Zivver gepland.

Pagina 36

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Monitor Doelgericht Digitaliseren (MDD) Uit de score van de gemeente Geertruidenberg in de Monitor Doelgericht Digitaliseren blijkt dat de gemeente nog vorderingen kan maken op het gebied van het aanbieden van digitale diensten bijvoorbeeld met e(lectronische)-formulieren. Dat kan ook gezien worden als “het missen van digitale informatie” zoals geformuleerd in de opdracht voor de impactanalyse. Hieronder volgt een analyse van de gesignaleerde verbetermogelijkheden zoals aangegeven in MDD-rapportage van 09-07-2019. Bij “Digitale volwassenheid producten burgers”: De volgende e-formulieren worden aangegeven als kansrijk om naar het landelijk totaal-gemiddelde van digitale dienstverlening aan inwoners te groeien. Dat is uiteraard geen doel op zich, maar het zich ervan bewust zijn waar er kansen liggen is al waardevol. Voor Sociale Zaken:  Gehandicaptenparkeerkaart  Aanvraag Bijstand en  Doorgeven vakantie Het tot nu toe niet invoeren hiervan heeft te maken met aanwezige menskracht bij SoZa. Voor Burgerzaken / Gemeentewinkel:  Melding voorgenomen huwelijk;  Aanvragen Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);  Evenement melden of aanvragen. Er is begin 2018 een onderzoek door Möbius uitgevoerd over de toekomst van Burgerzaken.

De belangrijkste aanbevelingen die digitalisering raken zijn:  80% van de gemeentelijke diensten digitaal en centraal;  Burgerzaken optimaal bereikbaar via (nieuwe) contactkanalen (bv. whatsapp, webchat of websiteformulieren). Deze aanbevelingen zijn deels onderdeel van het toekomstplan voor de website. Voor Belastingen: Aanvraag kwijtschelding. Voor mensen die voldoen aan de voorwaarden wordt kwijtschelding automatisch geregeld, met andere woorden, er worden dan geen gemeentelijke heffingen opgelegd. In het kader van de “20 Toptaken” wordt bekeken of kwijtscheldingen daarin opgenomen wordt. Nieuwe Website Voor het eventueel introduceren van nieuwe e-formulieren is het beleid rond de nieuwe website van belang. De Webvisie (“SLIM”) is in juli 2019 opgesteld. Er komt een nieuwe website met 20 toptaken die met klantreizen wordt vormgeven. Digitale volwassenheid producten ondernemers De mate van digitale dienstverlening voor ondernemers is hoger dan het landelijk gemiddelde. Dat wil zeggen dat in de landelijke meting die door VNG Realisatie wordt uitgevoerd, Geertruidenberg meer digitale diensten aan ondernemers aanbiedt dan het gemiddelde van andere gemeenten. Daar kan Geertruidenberg tevreden mee zijn, maar er liggen op basis van deze meting dus nog extra kansen voor onder andere het aanvragen van horecavergunningen.

Voor de dienstverlening aan ondernemers geldt echter als beleid in Geertruidenberg, dat er liever persoonlijk contact is als de aantallen aanvragen van bepaalde typen laag zijn. Dit geldt dus ook juist voor de aantallen aanvragen voor bijvoorbeeld horecavergunningen. Mocht deze situatie wijzigen, dan biedt de MDD dus kansen voor verdere doelgerichte digitalisering.

juni-september 2019

Pagina 37

Impactanalyse ICT gemeente Geertruidenberg Waarstaatjegemeente Er is geen deelname aan WSJG (Waar staat je gemeente): er wordt zelf kleinschalig klanttevredenheidsonderzoek gedaan met smileys bij de balie. De score bleek goed, daarom is dat nu gestopt. Verder wordt een vragenlijst gebruikt voor het klanttevredenheidsonderzoek bij het afgeven van vergunningen en beschikkingen op het gebied van de Wabo.Bij Sociale Zaken en WMO is recent een klanttevredenheidsonderzoek gestart. Er is geen onderzoek naar ondernemers-tevredenheid. Softwarecatalogus Vanuit de vulling van de Softwarecatalogus worden de volgende signalen gerapporteerd. Digitale Dienstverlening Voorzieningen Bij de indicatoren voor “Digitale Dienstverlening Voorzieningen” worden drie voorzieningen aanbevolen om daarmee op of boven het landelijk gemiddelde voor ICT-ondersteuning te komen. Deze componenten zullen echter niet ingevuld worden door Geertruidenberg om de volgende redenen: 1. Er is geen “Mijngemeentecomponent” (ook wel Persoonlijke Internet Pagina, PIP genoemd) omdat het gemeentelijk beleid is om Mijn Overheid hiervoor te gebruiken. Dat is een plausibele keuze: veel gemeenten hebben bij de komst van MijnOverheid het beleid rond de Persoonlijke Internet Pagina herzien om dubbele investeringen te voorkomen. 2.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Geertruidenberg&id=5754f5e7-8967-4cba-8ad8-9572fe591e3d