Schetsontwerp herinrichting begane grond Stadskantoor.pdf

Roosendaalseweg

Met duidelijke signing wordt de ‘nieuwe’ hoofdingang geduid. 1:200

40

40

SO | SCHETS ONTWERP Herinrichting begane grond Stadskantoor gemeente Etten-Leur Update 20 mei 2022

de

Ou

d

Bre

2

Ma of

at

rktstra

a Veem

Onder: bestaande situatie

h rkt

Impressies exterieur Binnentuin

Binnentuin

Raadhuisplein

RAKTER

Z

KA SLOTEN MET GE

Van belang is om te laten zien dat in de avonduren dit ook goed zichtbaar is. Met een goed lichtplan kunnen we dit optimaliseren.

GEVEL

Op deze pagina is de impressie te zien van de gevel die doorloopt tot in de oksel waar de Raadzaal komt te liggen. De geknikte glazen gevels tot vloerpeil worden versterkt door een ruime luifel. Het contact met buiten is aan deze zijde optimaal. Om hier de open ontmoetingsplekken zoveel mogelijk te N situeren is een logische keuze zodat er een W O levendigheid te zien is van buitenaf.

TEN KARAKTER GEVEL MET GESLO

Roosendaalseweg

1:200

41

41

SO | SCHETS ONTWERP Herinrichting begane grond Stadskantoor gemeente Etten-Leur Mei 2022

Bijlage: planning, organisatie en financiën Een SO worden behalve mooie interieurstudies, varianten van plattegronden en ideeën van wat allemaal mogelijk is in het bestaande gebouw en de wensen die de gemeente en andere gebruikers hebben ook de vragen beantwoord en hoe organiseren we dit, binnen welke tijd kunnen we dit realiseren en wat gaat dat kosten. In het SO zijn daarom organisatie, planning en financiën opgenomen, om inzicht in deze aspecten te verschaffen omdat zij onlosmakelijk aan de plannen zijn verbonden.

Organisatie Voor de realisatie van de plannen is een organisatieschema opgesteld. Een deel van de organisatieonderdelen zijn al in functie. Met de werkgroepen zullen in de vervolgfase stappen worden gezet om het plan meer inhoud te geven en te focussen op de integrale samenwerking en dienstverlening. Zie het schema rechts; plan van aanpak.

SCHEMA PLAN VAN AANPAK Inrichtings-belevingsplan begane grond stadhuis Etten-Leur AMBASSADEURS WERKGROEPEN PROJECTEAM

STAP 1. VISIE

EXTERNE ADVISEURS Visie van alle stakeholders: - WERKCONCEPT - DIENSTVERLENINGSCONCEPT

STAP 2.

Gezamenlijke visie: - WERKCONCEPT - DIENSTVERLENINGSCONCEPT

PvW voor SO

DEELPROJECTEN UITGANGSPUNTEN WERKCONCEPT DIENSTVERLENINGSCONCEPT POLITIEKE DOMEIN

B&W EN STUURGROEP UITVOERDERS

PvE voor VO

ORGANISATIEPLAN

ICT

ICT

ICT

ARCHIEF/DIV

ARCHIEF/DIV

ARCHIEF/DIV

HUISVESTING

HUISVESTING

HUISVESTING

FACILITAIR

FACILITAIR

FACILITAIR

COMMUNICATIE PUBLIEKE ZAKEN

COMMUNICATIE PUBLIEKE ZAKEN

COMMUNICATIE PUBLIEKE ZAKEN

SERVICECENTRUM

SERVICECENTRUM

SERVICECENTRUM

RAADZAAL

RAADZAAL

RAADZAAL

PUBLIEKSHAL-FRACTIERUIMTEN

PUBLIEKSHAL-FRACTIERUIMTEN

PUBLIEKSHAL-FRACTIERUIMTEN

STAP 3.

CONCEPT-ONTWERPFASE PRESENTATIE SO

KICK-OFF INSPIRATIEMEETINGS

PRESENTATIE VO

EXTERNE ADVISEURS TBV CONCEPTONTWERPFASE

VISIE- PvW

PROGRAMMA VAN WENSEN

PvE PROGRAMMA VAN EISEN

SO SCHETS ONTWERP

VO VOORLOPIG ONTWERP

GROTIK CONCEPT

GROTIK

UITWERKING DO AANBESTEDING

AANBESTEDING EN UITVOERING Toetsingsmoment en formeel akkoord

PROJECTTEAM INRICHTINGSBELEVINGSPLAN

VOORSELECTIE UITVOERDERS

DO DEFINITIEF ONTWERP UITVOERING

DO DEFINITIEF ONTWERP AANBESTEDING

STAP 4 - 5

AANBESTEDING

INRICHTINGSBELEVINGSPLAN

FORMELE BESLUITVORMNG STUURGROEP B&W DE RAAD

SCHUIFPLAN

BESLUITEN: 1. verandering traject organisatie 2. akkoord op DO voor de aanpassingen huisvesting 3. akkoord op uitvoeringstraject

ADVISERING UITVOERING

OPDRACHT AAN UITVOERDERS

UITVOERING

INRICHTINGSBELEVINGSPLAN

OPLEVERING

Bruinsma advies & management | Ontwerpbureau b&w mei 2022

GROTIK concept staat voor: Geld, Risico’s, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit 42

42

SO | SCHETS ONTWERP Herinrichting begane grond Stadskantoor gemeente Etten-Leur Update 20 mei 2022

Planning In het SO is op basis van de nu beschikbare informatie een overall planning opgesteld voor de herinrichting van de begane grond van het Stadskantoor. Aan de planning ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag; - Het betreft de complete begane grond die integraal zal worden aangepakt. Daaronder vallen de realisatie van de Raadzaal en alle overige functies en faciliteiten op het gebied van dienstverlening die plaats zullen vinden op de begane grond. - Zolang de begane grond niet is opgeleverd blijven de kerk en het BVC beschikbaar. - De wens is de realisatie voortvarend op te pakken. De Overall planning SO geeft op eenvoudige wijze een mogelijke aanpak weer. Dat wil niet zeggen dat het project niet complex is, de dienstverlening aan de burger moet kunnen doorgaan er zal dus ruimte moeten worden gecreëerd om te kunnen schuiven. De Kerk blijft tijdens de herinrichting van de begane grond van het stadskantoor in functie als Raadzaal en het BVC als vergadercentrum. Het werkconcept van de gemeente en het Werkplein zoals de backoffice functies kunnen worden verplaatst naar de verdiepingsvloeren. Deze verdiepingen zijn inmiddels heringericht waarbij het AGW (Activiteiten Gerelateerd Werken) het uitgangspunt was. Gelijk aansluitend op de SO-fase zal in gesprekken met gebruikers al met de voorbereidingen voor een schuifplan worden gestart.

In de planning wordt voorts rekening gehouden met inkoop- en aanbestedingsbeleid en bestuurlijke besluitvorming. In elke fase wordt een detail planning opgesteld en de planning geactualiseerd. Na goedkeuring door het College en de Raad zal met het Voorlopig Ontwerp VO worden gestart. Niet alleen het uitwerken van het plan staat dan op de agenda, maar nog belangrijker de samenwerking tussen gebruikersgroepen en de uitwerking van het dienstverleningsconcept.

43

OVERZICHT WERKZA AMHEDEN VOORLOPIG ONTWERP Projectsessies en communicatie:

Uitwerking bouwkundig-engineeringsplan:

projectteam met o.a. opdrachtgever, gebruikersgroepen, OR en overige belanghebbenden daar waar nodig - Kick-off VO - Inspiratiesessies - Bezoek referentie projecten - Voortgangsoverleg - Terugkoppeling ontwerpproces - Presentatie VO - Overleg met Architecten Albers & van Huut

-

Uitwerking en presentatie inrichtingsplan -

2D inrichtingsplan 3D ruimteschetsen en sfeerschetsen Belevingsplan

Uitwerking per interieurdiscipline mb.t. inrichtings-belevingsplan: -

Afwerking plafond-wand-vloerplan Interieurbouw Schilderplan Meubelplan Verlichtingsplan AVC plan Bewegwijzeringsplan Verbeeldingsplan Groenplan Kleur- en materialenstaat Ruimte staat

Programma van Eisen- ruimtelijk en technisch Technische installaties PvE Elektra en Werktuigbouwkundige installaties (E-W) ICT Audio Visuele Communicatie (AVC) Beveiliging Stedenbouwkundige positionering Concept schuifplan Communicatieplan Risico analyse Investeringsraming en -exploitatie Vergunningstoets Afstemming architecten Albers & van Huut

Doorkijk Voorlopig Ontwerp VO Indien de Raad instemt met het SO en bijbehorende voorbereidingskrediet wordt direct daarna gestart met het VO. Dit is nodig om het VO tijdig te kunnen inbrengen voor de begrotingsbehandeling. In grote lijn zijn de werkzaamheden hiernaast in een schema aangegeven. Deze kunnen tijdens het VO naar behoefte nog worden ingeperkt of uitgebreid.

Besluitvorming en toetsing: -

Toets dienstverleningsconcept Toets werkplekconcept ARBO toets ITS toets (toegankelijkheid) Brandweer toets Akoestische toets Klimaat toets Vergunningen toets Toets investeringen Aanvraag voorbereidingskrediet

Vaststellen VO en faseplan: -

Definitief Ontwerp DO Start DO aanbesteding en uitvoering

43

SO | SCHETS ONTWERP Herinrichting begane grond Stadskantoor gemeente Etten-Leur Mei 2022

Planning realisatie Begane Grond Stadskantoor

Onderdeel Overall planning versie 1.0 Datum: 20-05-2021

maand week

2022 1

januari 2 3 4

5

6

februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

2023

1

januari 2 3 4

5

6

februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54

Besluitvorming Raadswerkgroep Stakeholders College de Raad besluit Uitwerking Schetsontwerp fase (SO) Voorlopig ontwerp fase (VO) Definitief ontwerp fase (DO) Voorbereiding Realisatie Aanbestedingsstrategie Selectie en gunningsdocumenten Aanbestedingsprocedure Gunning en contractering Realisatie fase Voorbereiden realisatie Tijdelijke voorzieiningen Verhuizen Realisatie Ingebruikname Oplevering Feestelijke opening

44

44

SO | SCHETS ONTWERP Herinrichting begane grond Stadskantoor gemeente Etten-Leur Update 20 mei 2022

Financiën In de SO-fase zijn de budgettaire uitgangspunten bepaald en is op basis van de programma’s van wensen van de gebruikersgroepen m.b.t. de Raadzaal en de Dienstverlening, de kwalitatieve uitgangspunten en het schetsontwerp een kostenraming opgesteld. De financiële paragraaf wordt als een separate besloten bijlage bij de college en raadsstukken gevoegd als onderdeel van het SO.

Budgettaire uitgangspunten In de sessie van 24 februari 2022 is in raadswerkgroep Raadzaal bepaald dat een deel van de vrijvallende exploitatiekosten van Kerk en BVC mogen worden aangewend voor de herinrichting van de begane grond. De huidige exploitatiekosten vormen daarmee de basis voor de investeringen ten behoeve van de realisatie van de herinrichting van de begane grond van het Stadskantoor. Daar bovenop komen de reeds gedane reserveringen voor onderhoud en vervanging voor de onderdelen van Kerk, BVC en de huidige begane grond in het Stadskantoor.

Bestuurlijk besluitvormingstraject De ontwikkelde plannen zullen door het College en Raad moeten worden goedgekeurd wil het tot uitvoering komen. De huidige planning is dat op basis van het voorliggende SO in de Raad van 11 juli 2022 een voorstel wordt voorgelegd om: - het college opdracht te geven voor het opstellen van een Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp (DO) met programma van eisen; - voor de uitvoering daarvan een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen; - vervolgens op basis van het Definitief Ontwerp met programma van eisen met een voorstel te komen voor de realisatie en het beschikbaar stellen van een investeringskrediet. Op basis van het VO en de daarbij behorende investeringsraming is het voornemen om in de Raad van november 2022 het Voorlopig Ontwerp ter accordering voor te leggen en te verzoeken het bijbehorende investeringskrediet beschikbaar te stellen. Dit geeft tevens de mogelijkheid voor de Raad om de benodigde investering van de herinrichting van de 45

begane grond mee te nemen in de begroting van 2023. In 2023 kunnen dan financiële verplichtingen ten behoeve van de uitvoering worden aangegaan.

Kostenraming SO Op basis van de huidige situatie en het SO is door een extern kostendeskundig bureau een kostenraming opgesteld. De kostenraming is gebaseerd op de daadwerkelijk uit te voeren werkzaamheden. De kostenraming is opgenomen in een losse bijlage.

Verdeling Raadzaal – Publieke Dienstverlening Voor de kostenberekening is het multifunctioneel gebruik alle ruimten en faciliteiten van belang. Dat betekent dat een verdeling een indicatie is en niet eenduidig te maken. Globaal kan de investering worden verdeeld in 33% voor de Raadzaal en 67% voor de overige ruimten.

Bouwkundige en engineeringswerkzaamheden Sloopkosten Verwijderen huidige interieur en Bouwkundige werkzaamheden Wanden/puien/plafond/gevelaanpassingen entreezones/schilder-stucwerk Constructie uitbreiding Raadzaal Plafond Deels nieuw plafond-deels speciaal- deels bestaand Installaties Werktuigkundige en Elektrotechnische aanpassingen t.b.v. nieuwe indeling, faciliteiten en gebruik Ventilatie Bijzondere aanpassingen t.b.v. uitgifte en Raadzaal Verlichting Duurzame basisverlichting (LED) Beveiliging Aanpassingen aan bestaande installaties ITS-voorzieningen Overal WIFI en vaste data aansluitingen Barrista/uitgifte voorzieningen Complete installatie excl. vaste aansluitingen

Inrichtingswerkzaamheden Vloerafwerking Stoffering Interieurbouw Collectie meubilair Raadzaal inrichting Sfeerverlichting Visuals en Signing Bewegwijzering ICT-voorzieningen AVC Buitenruimte Groenvoorziening

Investeringsraming SO Met als basis de kostenraming SO is een investeringsraming opgesteld. De investeringsraming geeft een overzicht van alle te verwachten kosten. Op basis van de ramingssystematiek is het goed er bewust van te zijn dat in de SO-fase veel zaken nog niet uitgekristalliseerd en gedetailleerd zijn. Bij verdere concretisering in het voorlopig ontwerp en vervolgens definitief ontwerp wordt het afwijkingspercentage van de kostenraming steeds kleiner.

De huidige economische situatie in de bouwwereld, grilligheid van prijsstijgingen en onzekere levertijden, maakt dat we in dit project daarmee serieus rekening mee moeten houden. Op welke wijze dan? Door bij de fasegewijze uitwerking van de plannen elke keer de kosten te bepalen en te toetsen of er geen overschrijding plaats vindt en zo nodig in overleg met stakeholders bij te stellen.

Tapijt-vinyl-tegels Textiele wanden/raambekleding/zonwering Balies-uitgifte-meubels op maat Los verblijfsmeubilair Meubels op maat en collectie meubilair Sfeerbepalende armaturen Conform belevingsplan kantoorconcept Analoge en digitale uitvoeringen Minimale aanpassing bestaande installatie Deels hergebruik deels nieuw Aanpassingen aan buitenruimte Planten en dragers voor interieur

45

SO | HERINRICHTING PUBLIEKSHAL Begane grond Stadskantoor Gemeente Etten-Leur Update 4 mei 2022

Mei 2022 In opdracht van de gemeente Etten-Leur Een co-productie van: Bruinsma Advies & Projectmanagement Specialist in huisvesting en realisatie

Ontwerpbureau b&w Ontwerpers van ruimte, beeld en product met eigen identiteit 46

46