Jaarstukken 2021 ICT WBW.pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie
ICT-samenwerking West-Brabant West
Jaarstukken 2021
April 2022
Inhoud Inleiding
!
Leeswijzer
2
1
3
Jaarverslag 2021 1.1
Financiële samenvatting 2021
3
1.2
Programmaverantwoording
4
Programma's
4
Resultaten dienstverlening
5
Ontwikkelingen
7
1.3
2
De paragrafen
1.3.1
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
8
1.3.2
Paragraaf Bedrijfsvoering
11
1.3.3
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
12
1.3.4
Paragraaf Financiering
12
Jaarrekening 2021
14
2.1
Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
14
2.2
De balans en de toelichting op de balans
16
2.2.1
Balans
16
2.2.2
Toelichting op de balans
17
2.3
3
8
Overzicht van baten en lasten en de toelichting
22
2.3.1
Overzicht van baten en lasten
22
2.3.2
Analyse van de afwijkingen tussen de begroting en de jaarrekening
24
2.4
Overzicht van incidentele baten en lasten
28
2.5
Begrotingsrechtmatigheid
29
2.6
Wet normering topinkomens
31
Bijdragen deelnemers
33
3.1
Verdeelsleutels
33
3.2
Kostenverdeling 2021
34
3.3
Deelnemersbijdragen 2021
35
3.4
Afrekening 2021 per deelnemer
35
Bijlage 1. Staat van activa
36
Bijlage 2. Overzicht taakvelden
37
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Inleiding Het voorliggende document betreft het jaarverslag en de jaarrekening 2021 voor de bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West (hierna ICT WBW). In dit document wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het afgesproken beleid en over de financiële resultaten voor het boekjaar 2021. Het startpunt voor het boekjaar 2021 is de begroting 2021. Gedurende het jaar is de begroting 2021 bijgesteld in de 1begrotingswijziging 2021. Ten opzichte van die begrotingswijziging sluit de jaarrekening 2021 met een positief saldo van € 918.000. In lijn met wat hierover reeds in de 2° bestuursrapportage 2021 is gemeld, ontstaat voornamelijk een voordeel binnen de exploitatiekosten voor de gemeenschappelijke infrastructuur. Enerzijds komt dit doordat 2021 een overgangsjaar is waarin de exploitatie op de oude infrastructuur wordt afgebouwd en de nieuwe exploitatie van de gemeenschappelijke infrastructuur wordt opgebouwd. Door zorgvuldige en actieve sturing op het startmoment waarop het onderhoud op de nieuwe gemeenschappelijke infrastructuur mag starten, zijn de kosten in 2021 lager uitgevallen dan begroot. Daarnaast ontstaan lagere kosten doordat de gemeente Bergen op Zoom als gevolg van hun uittreding niet deelneemt aan de gemeenschappelijke infrastructuur.
Deze jaarrekening betreft het laatste boekjaar waarin de gemeente Bergen op Zoom als deelnemer is opgenomen. In 2021 zijn door ICT WBW diverse kosten gemaakt in verband met de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom per 1-1-2022. Deze kosten worden conform de opgestelde uittreednotitie in rekening gebracht bij de gemeente Bergen op Zoom. In die notitie zijn ook uitgangspunten opgesteld voor de wijze waarop ICT WBW gecompenseerd wordt voor de frictiekosten die vanaf 2022 zullen ontstaan. De effecten daarvan worden verwerkt in de 1 e begrotingswijziging 2022 en de begroting 2023-2026.
Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 11 april 2022. De voorzitter,
De secretaris,
aas li6 ar
Mwranda te ves
+.o4-202à
mevr. Dr. M.W.M. de Vries
vaIa.La aor Ruud panen
7 12-04-2022
dhr. R. Danen
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Leeswijzer Dit document is ingedeeld in lijn met de indeling die in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) wordt gehanteerd en bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 1. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen. In de programmaverantwoording wordt een totaalbeeld gegeven van de gerealiseerde baten en lasten 2021. Daarnaast wordt beschreven in hoeverre de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke ontwikkelingen er momenteel spelen. Tot slot wordt in de (wettelijk voorgeschreven) paragrafen inzicht gegeven in diverse overkoepelende onderwerpen zoals de bedrijfsvoering en de beheersing van risico's. Hoofdstuk 2. Jaarrekening In hoofdstuk 2 is de jaarrekening opgenomen (dit betreft het financiële deel van de jaarstukken). Door middel van de balans wordt inzicht verschaft in de bezittingen en de vermogenspositie van ICT WBW. Daarnaast is een overzicht opgenomen van de gerealiseerde baten en lasten. Eventuele afwijkingen ten opzichte van de beschikbaar gestelde budgetten worden nader toegelicht. Tot slot wordt inzicht gegeven in de incidentele baten en lasten, de begrotingsrechtmatigheid en de mate waarin is voldaan aan de Wet normering topinkomens. Hoofdstuk 3. Deelnemersbijdragen 2021 In hoofdstuk 3 wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de lasten verdeeld worden over de deelnemers.
Op basis van de voorschotten die de deelnemers gedurende 2021 hebben betaald, volgt daaruit de financiële afrekening met de diverse deelnemers.
2
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
1
Jaarverslag 2021
In dit jaarverslag is allereerst een financiële samenvatting opgenomen met de begrote en bestede budgetten in 2021 (paragraaf 1.1). Vervolgens wordt in de programmaverantwoording ingegaan op de mate waarin de (beleidsmatige) doelstellingen zijn gerealiseerd (paragraaf 1.2), waarna tot slot de wettelijk voorgeschreven paragrafen zijn opgenomen (paragraaf 0).
1.1 Financiële samenvatting 2021 Ten opzichte van de pte begrotingswijziging 2021 sluit de jaarrekening 2021 met een positief saldo van €918.000. In hoofdstuk 2.3 worden de financiële afwijkingen nader toegelicht. Begroting
Afwijking tov
Rekening
na wijziging
2021
begroting
2021
2021
Lasten
1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces
€
3.463.000
€
3.610.103
€
147.103
Bijz.toelagen BERM-gemeenten
€
53.000
€
55.333
€
2.333 189.159
Advieskosten
€
73.000
€
262.159
€
Facilitaire kosten
€
150.000
€
141.612
€
-8.388
Ondersteunende di ens ten
€
187.000
€
152.000
€
-35.000
Werkplek ICTWBW
€
118.900
€
133.088
€
14.188
Onvoorzien
€
79.000
€
-
€
-79.000
993.000
€
1.137.405
€
144.405
2 Lokale [r infrastructuur Exploitatiekosten BERMT
€
Exploitatiekosten Werkplein
€
75.000
€
73.191
€
-1.809
Exploitatiekosten derden
€
28.000
€
5.371
€
-22.629
3 Gemeenschappelijke yr infrastructuur Exploitatiekosten BERMT (algemeen)
€
155.100
€
153.483
€
-1.617
Exp I oitati ekosten BE RMT (specifiek)
€
2.119.400
€
1.380.074
€
-739.327
Exploitatiekosten Werkplein (specifiek)
€
39.200
€
55.555
€
16.355
€
7.533.600
€
7.159.373
€
-374.227
Totaal lasten Baten
1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces
€
266.000
€
299.883
€
-33.883
Personeel primair proces (uittreedverg. BoZ)
€
-
€
352.886
€
-352.886
Advieskosten (uittreedverg. BoZ)
€
- €
179.662
€
-179.662
€
5.371
€
22.629
€294.000 €
837.802
€
-543.802
6.321.572
€
-918.028
2 Lokale [r infrastructuur Exploitatiekosten derden
€
Totaal baten Saldo lasten en baten Tabel I Financiële samenvatting 2021
€
28.000
7.239.600
€
3
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
1.2
Programmaverantwoording
Programma's In 2021 heeft ICT WBW gewerkt aan drie grote programma's. Twee daarvan komen voort uit de adviezen uit het rapport TwynstraGudde dat is vastgesteld door het bestuur van ICT WBW in 2019. Het jaarplan 2021 omvat 2 sporen: • Bouwen aan ICT-volwassenheid; •
het realiseren en beheren van één gemeenschappelijke ICT-infrastructuur.
Doordat Bergen op Zoom te kennen heeft gegeven per 31 december 2021 te willen uittreden heeft 2021 ook in het teken gestaan van het uitvoeren van het plan van aanpak "Uittreding Bergen op Zoom" dat 14 oktober 2020 is vastgesteld door het bestuur. Programma Bouwen aan ICT-volwassenheid ICT WBW is continu bezig met het ontwikkelen en verbeteren van de dienstverlening. In het advies van TwynstraGudde uit 2019 is de ambitie om door te groeien naar een regieorganisatie nog eens bevestigd. Hierbij gaf TwynstraGudde aan dat een belangrijke voorwaarde voor deze doorgroei het vergroten van de taakvolwassenheid van de organisatie is. Het doel daarvan is drieledig: 1. Vergroting van de (gepercipieerde) dienstverlening 2. Een efficiëntere werkwijze 3. Kunnen sturen en rapporteren op de dienstverlening Hier is in 2020 een start mee gemaakt. Zo is een keuze gemaakt voor een modern procesmodel. In 2021 is het procesmodel geïmplementeerd. Hierdoor zijn de werkwijzen geharmoniseerd en vereenvoudigd. Deze processen worden nu ook gemonitord en continu verbetert door procesbeheerders. Om te zorgen dat de effecten op de dienstverlening objectief te volgen zijn en bijgestuurd kunnen worden, zijn rapportages ontwikkeld. Daarnaast is na elk kwartaal een uitgebreide gebruikersenquête uitgezet bij alle deelnemers behalve de uittredende deelnemer Bergen op Zoom.
Hierin zijn vragen gesteld over de dienstverlening van ICT WBW. Er is binnen ICT WBW actief gestuurd op de verbeterpunten die uit de enquêtes zijn gekomen. Ten opzichte van kwartaal 1 is het rapportcijfer elk kwartaal gestegen (van 6,9 naar 7,3). De gemiddelde score op alle vragen is gestegen naar een 7,4. Programma Nieuwe infrastructuur In 2019 is het programma "nieuwe infrastructuur" gestart. Dit bestond uit twee delen. In het eerste deel is de bestaande verouderde ICT-infrastructuur in 36 migratieprojecten (6 per deelnemer) compleet gemoderniseerd en is de virtuele werkplek naar Windows 10 gebracht. Dit is in 2020 afgerond. Begin 2021 is gestart met de uitvoering van het tweede deel. Dit betrof de transitie van de losse gemoderniseerde ICT-infrastructuur van de gemeentelijke locaties naar een gemeenschappelijke ICT-infrastructuur ondergebracht in de nieuwe datacentra. Dit programma is eind 2021 zeer succesvol afgerond. De restpunten zullen in 2022 projectmatig, op een reguliere manier en de daarbij horende governance, worden opgepakt. Programma uittreding Bergen op Zoom Het plan van aanpak "Uittreding Bergen op Zoom" bestond uit verschillende zaken die geregeld moesten worden om uittreding eind 2021 mogelijk te maken, waaronder: •
Desintegreren van de ICT-infrastructuur en de contracten van Bergen op Zoom uit de verknopingen met de overige deelnemers
• •
Herinrichting van de ICT-organisatie als gevolg van de uittreding (reductie van fte's) Financiële afhandeling van de uittreding
4
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Meer over de personele gevolgen van de uittreding in paragraaf O. De financiële afrekening zal voor het grootste deel in 2022 plaatsvinden. Ten aanzien van de financiële afhandeling zijn in de deze jaarrekening al een aantal zaken verwerkt. In totaal is € 533.000 aan vergoeding vanuit Bergen op Zoom verwerkt in deze jaarrekening: • €180.000 m.b.t. externe advieskosten (zie tabel Tabel 24 en Tabel 31). Dit betreft kosten voor hulp bij de isolatie van de ICT-infrastructuur van Bergen op Zoom, kosten voor begeleiding uittreding door KokxDeVoogd en de inzet van Moerdijk in het uittreedproces. • €353.000 m.b.t. personele kosten (zie tabel Tabel 23). Dit betreft de projectkosten (gemaakte uren ICT WBW i.v.m. de uittreding), de uren voor zogenoemde Project Rfc's en afwijkende dienstverlening en de door KokxDeVoogd geconstateerde inhuurfrictie. De overige zaken zullen in 2022 en verdere jaren worden afgerekend. Zie hiervoor de eerste begrotingswijziging 2022 en de ontwerpbegroting 2023.
Resultaten dienstverlening De uitvoering van deze drie programma's hebben een groot beslag gelegd op de beschikbare capaciteit. Dit kon maar deels opgevangen worden door inhuur. Hierdoor was er minder tijd voor de reguliere dienstverlening en voor doorontwikkeling. Desondanks zijn er goede resultaten geboekt. Hieronder worden de cijfers van de dienstverlening in 2021 toegelicht. Eind 2020 zijn we begonnen met de andere opzet van ons servicemanagement-systeem Topdesk. Hierdoor heeft het weinig zin om de cijfers van 2021 te vergelijken met eerdere jaren. Wel kunnen we een vergelijk maken in het aantal aangemelde en opgeloste meldingen. Werkdrukvergelijking 2018- 2021
Jaar
Aangemelde incidenten
Aangemelde serviceverzoeken
2018 6893 9194 2019 5108 7685 2020 16623 17327 2021 12118 14209 Tabel 2 Werkdruk meldingen 2018-2021
Aangemelde standaardwijzigingen 2698 4683 4178 4463
Deze tabel laat zien dat 2020 en 2021 een enorme werkdruk is ontstaan. Wat deze tabel nog niet laat zien zijn de cijfers ten aanzien van de niet-standaard wijzigingen (categorie 2 en 3). Vanwege de vele projecten zit de toegenomen werkdruk juist daar. Incidenten
Afgerond en niet Behandelaarsgroep Frontüffice Backüffice Management Proces
Aangemeld Afgerond % afgerond
7419 4643 54 2
7474 4739 53 1
Totaal 12118 12267 Tabel 3 Dienstverlening: storingen 2021
60,9% 38,6% 0,4% 0,0%
100%
gehaald
637 995 14 1 1647
% niet op tijd 8,5% 21,0% 26,4% 100,0% 13,4%
De bovenstaande tabel laat de cijfers over de incidenten (storingen) zien. De storingen afgehandeld door de front- en backoffice raken vaak de gebruikers. De KPI voor storingen ligt op 85% oplossing binnen de afgesproken tijd. Onderstaande grafiek geeft aan dat de actieve sturing die hieraan wordt
5
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
gegeven haar vruchten afwerpt. Zie de blauwe trendlijn. Door het afsluiten van (te) oude meldingen ontstaat er bij de backoffice af een toe een dip. Tijdigheid incidenten per team 105% 100% 95% 903 85% 80 75% 70% 65% 60%
41 IT BW
t FO
tB0
-Doel
Trend (ICT WW)
Figuur I Dienstverlening: tijdigheid storingen 2021
Serviceverzoeken zijn voornamelijk informatievragen. Hiervoor is geen KPI afgesloten. Wel proberen we deze binnen 5 werkdagen af te ronden. Hieronder blijkt dat deze doelstelling ruim gehaald is. Serviceverzoeken
Behandelaarsgroep FrontOffice Basis Infra Management Securitybeleid Proces Totaal
Gemiddelde doorlooptijd Afgerond en niet 'Uitvoering' Aangemeld Afgerond % afgerond gehaald (uu:mm) 11645 11666 82,3% 893 06:25 1925 1919 13,5% 467 07:44 627 581 4,1% 128 22:07 5 5 0,0% 4 04:46 7 2 0,0% 2 13:48 14209 14173 100% 1494
Tabel 4 Dienstverlening: serviceverzoeken 2021
Zoals eerder aangegeven lag in 2021 de druk voornamelijk bij de wijzigingen. Categorie 0 (veelvoorkomende eenvoudige wijzingen) worden voornamelijk door de frontoffice afgehandeld. Categorie 2 en 3 zijn zware, complexe wijzigingsverzoeken die vaak vele subwijzigingen onder zich hebben. Wijzigingsverzoeken zijn, anders dan storingen, altijd planbaar. Dit betekent dat de einddatum afgestemd wordt met de klant, rekening houdend met de beschikbare capaciteit van ICT WBW. Als deze datum niet gehaald kan worden, moet d.m.v. communicatie de verwachting met de klant goed worden gemanaged. Ook hier wordt actief op gestuurd. Dit laat de grafiek hieronder goed zien (zie blauwe trendlijn). Wijzigingen
Soort Cat O Change Cat 1 Change Cat 2 Change Cat3Change (Project] RFP Afgewezen/geannuleerd
Aangemeld Afgerond % afgerond Te laat gesloten % niet op tijd 4463 4442 84,5% 989 18,8% 613 600 11,4% 221 4,2% 173 170 3,2% 60 1.1% 0,6% 12 29 0,2% 10
23
14
169
0
0,3% 0,0%
11 0
0,2% 0,0%
Totaal 5453 5255 100% ... Tabel 5 Dienstverlening: wijzigingsverzoeken 2021
1291
24,6%
6
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Tijdigheid wijzigingen
90o/o ----------------------------------------------80% 70% 60% 50% 40% 30%
20% 10% 0r% 40
41
42
43
44
ICT WBW
45
46
t. FO
47
48 BO
49
50 Overig
51
52
---»
Doel
Figuur 2 Dienstverlening: tijdigheid wijzigingsverzoeken
Ontwikkelingen Dienstverlening Ook in 2022 wordt verder gewerkt aan het systematisch professionaliseren van de dienstverlening. Zo zal in de eerste helft van 2022 een nieuwe dienstencatalogus worden opgeleverd. Dit moet tegemoetkomen aan de grote wens van zowel onze deelnemers als die van ICT WBW zelf om de scope van de dienstverlening van ICT WBW scherper te maken, zodat de wederzijdse verwachtingen beter zijn afgestemd. Daarnaast zal het door datagedreven sturen op dienstverlening mogelijk worden objectief resultaten te presenteren aan de deelnemers, zodat deze de verdere professionalisering kunnen volgen. Tegelijkertijd zullen ook nieuwe KPI's worden besproken met de deelnemers. Als laatste moet het selfservice portaal een echt alternatief voor mail en telefoon vormen voor eindgebruikers waardoor eindgebruikers sneller geholpen zijn en de telefonische bereikbaarheid van de servicedesk verbetert. Visie 2025 Om sturing te kunnen geven aan de verdere ontwikkelrichting van ICT WBW is eind 2021 een traject ingezet om de visie op toekomstige samenwerking vorm te geven. Op basis van de Visie 2025 zal een strategie worden uitgewerkt. De Visie 2025 komt in samenwerking met de deelnemers tot stand, zal in de vorm van een aantal scenario's worden uitgewerkt en voor besluitvorming naar verwachting in Juli 2022 worden voorgelegd aan het bestuur.
7
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
1.3
De paragrafen
Conform wetgeving dienen in de begroting een aantal verplichte paragrafen opgenomen te worden. Voor ICT WBW zijn de volgende paragrafen van toepassing: a. Weerstandsvermogen en risicobeheersing b. Bedrijfsvoering c. Onderhoud kapitaalgoederen d. Financiering
1.3.1
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om tegenvallers op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico's en de aanwezige weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt in deze paragraaf een aantal kengetallen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de financiële positie van ICT WBW. Risico's In het kader van risicomanagement worden jaarlijks de belangrijkste risico's geïnventariseerd en gemonitord. Imagorisico Een van de risico's waarmee ICT WBW in 2021 te maken heeft gehad liggen op het vlak van het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van deelnemers. In feite was hiermee vooral sprake van imago-risico. De impact van het programma nieuwe infrastructuur op de reguliere dienstverlening was groot ondanks de inzet van externe capaciteit. De werkvoorraad van medewerkers is gedurende een langere periode bovengemiddeld hoog geweest. Dit heeft druk gezet op de ervaren kwaliteit van de geleverde dienstverlening bij de deelnemers. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken zijn de volgende maatregelen getroffen. Het managen van verwachtingen door middel van: a. b. c. d. e.
het indien nodig in onderling overleg met het operationeel aanspreekpunt van de deelnemer prioriteren van de geregistreerde activiteiten (incidenten, wijzigingsaanvragen, projecten); het inrichten van een afstemmingsoverleg tussen de lijn- en projectorganisatie; het inzetten van een servicemanager, architecten, CISO, security specialist en technisch specialisten bij adviesvragen, e.e.a. onder aansturing van een accountmanager; het intensiveren van het relatiebeheer op alle niveaus (Strategisch, tactisch, operationeel) uitgaande van een duidelijke Governance; het op strategisch niveau met de deelnemersraad afstemmen van ontwikkelingen.
Veiligheidsrisico's Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die gesteld worden door de deelnemende gemeenten en vastgelegd zijn in de verwerkersovereenkomsten. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken zijn de volgende maatregelen getroffen; •
Planning en Control Informatiebeveiliging. In 2021 is ICT WBW gestart met de implementatie van een managementsysteem voor Informatiebeveiliging, een ISMS. Binnen dit systeem zijn diverse normenkaders (BIO, Suwinet) beschikbaar waarlangs de opzet, bestaan en de werking van de organisatorische, procesmatige en technische maatregelen is vastgelegd.
8
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
•
•
Uitgevoerde audit Suwinet In 2021 is een externe IT-audit uitgevoerd op het normenkader Suwinet. Het resultaat hiervan is vastgelegd in een TPM (Third Party Memorandum). Op basis van een pre-audit zijn diverse beleidsdocumenten vastgesteld en is het beleid geïmplementeerd. Het oordeel van de auditor is dat alle maatregelen m.u.v. de maatregel t.a.v. logging is voldaan. In 2022 zal de ontbrekende maatregel worden uitgevoerd d.m.v. de implementatie van een SIEM (Security Incident en Event Monitoring) oplossing. Uitvoering nulmeting BIO De deelnemers en ICT WBW moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het normenkader waarmee deze baseline wordt ondersteund is een nulmeting uitgevoerd. De resultaten hiervan zullen in 2022 input zijn voor een risico-analyse waaruit vervolgens het informatiebeveiligingsplan 2022 wordt opgemaakt en uitgevoerd.
•
Gemeenschappelijke infrastructuur In 2021 is de transitie naar de gemeenschappelijke infrastructuur afgerond. Na de transitie beschikken de deelnemers nu over een moderne infrastructuur waarin ook technische maatregelen vanuit de BIO normering zijn geïmplementeerd en toegepast. Denk hierbij o.a. aan het scheiden van het netwerkverkeer tussen deelnemers en het niet kunnen overschrijven van backups.
Bedrijfsvoeringsrisico Dit risico behelst het niet kunnen leveren van de overeengekomen dienstverlening als gevolg van een hoog ziekteverzuim en/of het niet kunnen verkrijgen van voldoende gekwalificeerd personeel. Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt voor ICT-personeel is dit risico voldoende gemitigeerd. Weerstandsvermogen ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de eventuele (financiële) tegenvallers. Financiële kengetallen In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dient een set van vijf financiële kengetallen opgenomen te worden. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie.
Kengetallen
Jaarrekenin g2020
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
89% 89% 0% 0%
n.v.t. n.v.t.
Begrotin Jaarrekenin g g 2021 2021 104% 82% 104% 0% 0% n.v.t. n.v.t.
Tabel 6 Fmanciële kengetallen
9
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
82% 0% 0% n.v.t. n.v.t.
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoewel vanuit de wetgeving geen externe normen zijn vastgelegd, wordt in de praktijk de netto schuldquote als slecht gezien als deze boven de 130% uitkomt. ICT WBW zit daar met 82% ruim onder. De stijging van de netto schuldquote in de periode 2019 t/m 2021 is het gevolg van het feit dat ICT WBW in 2019 en 2020 leningen van in totaal €8.800.000 heeft afgesloten. Dit ter financiering van de investeringen die in de periode 2019-2021 worden gedaan in het kader van de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur. Een stijging van de netto schuldquote hoeft niet per definitie een probleem te zijn. De investeringen waar ICT WBW leningen voor is aangegaan worden afgeschreven en de hieruit voortkomende kapitaallasten worden in de komende jaren via de deelnemersbijdragen in rekening gebracht bij de deelnemers. Voor ICT WBW is het risico dat niet voldaan kan worden aan de terugbetaling van de lening dus beperkt. Doordat de leningen de komende jaren worden afgelost, zal de netto schuldquote de komende jaren verder dalen.
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft een indicatie in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. Aangezien ICT WBW geen eigen vermogen heeft bedraagt de solvabiliteitsratio 0%.
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Dit kengetal geeft een indicatie welke structurele ruimte aanwezig is om de lasten te dragen. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn.
Beoordeling kengetallen De waarde van de kengetallen van ICT WBW is enigszins beperkt. Zo worden eventuele overschotten of tekorten direct verrekend met de bijdragen van de deelnemende gemeenten en mogen geen reserves worden opgebouwd. Daardoor komen de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte bij ICT WBW altijd op 0% uit. Daarnaast zijn 2 kengetallen (grondexploitatie en belastingcapaciteit) voor ICT WBW niet van toepassing.
10
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
1. 3.2
Paragraaf Bedrijfsvoering
In deze paragraaf worden de belangrijkste ontwikkelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering weergegeven. Personeel en organisatie Van de formatie is 39,39 fte toe te rekenen aan de bedrijfsvoering voor de ICT-ondersteuning aan de deelnemende gemeenten. Als gevolg van de uittreding van gemeente Bergen op Zoom is in 2021 een nieuwe organisatiestructuur en formatieplan gemaakt. Dit heeft geleid tot een nieuwe formatie van 31,74 FTE vanaf 1-1-2022. D.m.v. een vacaturestop vanaf 1-7-2021, de strategische personeelsplanning en de overname van een tweetal medewerkers door de gemeente Bergen op Zoom, is de afschaling met een beperkte boventalligheid (1,67 FTE) gerealiseerd. Met de nieuwe organisatiestructuur is ook een nieuwe managementstructuur ingericht bestaande uit een strategisch manager en een tweetal teamleiders. De werving voor deze functies is begin 2022 gestart. Het gemiddelde ziekteverzuim percentage van ICT WBW lag in 2021 op 4,9%. Dit is inclusief langdurig ziekteverzuim van 2 medewerkers waarvan er 1 met succes is gere-integreerd. Het landelijk gemiddelde voor het openbaar bestuur lag in 2020 0p 5,5% (bron: A&O-fonds Gemeenten).
Binnen de kaders van de mogelijkheden wordt gewerkt aan een zo laag mogelijk ziekteverzuim door goed oog te houden op werkomstandigheden en werkhoeveelheid en, zo nodig, persoonlijke coaching/begeleiding (indien nodig ook met inzet van de preventiemedewerker, de bedrijfsarts of andere hulpinstanties). Voor opleidingen is jaarlijks een budget beschikbaar van 3% van de loonkosten. Voor de functiebepaling en -waardering wordt het systeem HR21 toegepast. Planning en control In de financiële verordening is vastgelegd dat er jaarlijks naast de begroting en rekening twee tussentijdse rapportages worden opgesteld en aangeboden aan de deelnemers. Voor de jaarlijks op te stellen jaarrekening gelden de gebruikelijke regels ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant gecontroleerd. Omdat de oude overeenkomst met Baker Tilly eind 2019 afliep, is in 2019 met Baker Tilly een nieuwe overeenkomst afgesloten voor de periode 2019-2022. Financiën en administratie De financiële administratie en personeels- en salarisadministratie worden door de gemeente Moerdijk verzorgd. De kosten hiervan zijn opgenomen in deze begroting. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de systemen en applicaties die hiervoor in Moerdijk reeds beschikbaar zijn.
Inkoop en aanbesteding Voor de expertise op het gebied van inkoop en aanbesteding zal in het algemeen gebruik worden gemaakt van de landelijke aanbestedingen via de VNG. Daarnaast wordt in voorkomende gevallen een bureau met expertise in ICT ingeschakeld.
11
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
1.3.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf wordt ingegaan op de kapitaalgoederen die ICT WBW nodig heeft om zijn diensten te kunnen leveren. Gemeenschappelijke infrastructuur In 2021 is verder uitvoering gegeven aan de realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. De eenmalige kosten (investeringen) voor hard- en software en implementatie worden in 5 jaar afgeschreven. Op de hard- en software is een onderhoudscontract afgesloten. Werkplekken ICT WBW In 2019 zijn de werkplekken (PC's) van ICT WBW vervangen. Hiervoor is een investering gedaan van €57.000. De investering wordt in 3 jaar afgeschreven. In de begroting is voor 2022 een vervangingsinvestering van€ 62.500 begroot. Huisvesting ICT WBW is niet gehuisvest in een eigen pand. De werkplekken worden gehuurd van de gemeente Moerdijk. De vergoeding die ICT WBW daarvoor betaald is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Moerdijk.
1.3.4
Paragraaf Financiering
In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop ICT WBW de benodigde geldmiddelen aantrekt en (tijdelijk) overtollige geldmiddelen belegt. De uitvoering van de financieringsfunctie dient plaats te vinden binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Daarnaast zijn in de Financiële verordening GR ICT WBW enkele nadere regels opgenomen hoe om te gaan met de financieringsfunctie. Renterisico Voor het renterisico worden vanuit de wetgeving twee normen onderscheiden; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Er dient binnen deze normen geopereerd te worden. Kasgeldlimiet Ter beperking van het renterisico op schulden met een looptijd korter dan één jaar is de kasgeldlimiet wettelijk vastgesteld. Zo wordt voorkomen, dat fluctuaties van de korte rente direct een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. De totale netto-vlottende schuld mag maximaal 8,2% van het totaal van de begrote lasten zijn. De berekening van de kasgeldlimiet voor 2021 ziet er als volgt uit: Begrotingstotaal 2021: €8 006.000 Toegestane kasgeldlimiet (norm = 8,2%): € 656.492 Doordat in 2019 en 2020 langlopende leningen zijn aangetrokken (en dus geen gebruik wordt gemaakt van kortlopende schulden) blijft ICT WBW onder deze grens.
Renterisiconorm De renterisiconorm is opgesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het begrotingstotaal. Voor ICT WBW bedraagt de renterisiconorm €2.500.000. Concreet betekent dit dat ICT WBW in een bepaald jaar maximaal €2.500.000 aan herfinanciering en renteherziening mag hebben op de vaste schulden.
12
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Ter financiering van de investeringen in de gemeenschappelijke infrastructuur heeft ICT WBW in 2019 een lening afgesloten van €1.300.000. Deze lening wordt na 5 jaar integraal afgelost en heeft een rentepercentage van 0,08%. In 2020 is een aanvullende lening van €7.500.000 afgesloten. Deze lening heeft een rentepercentage van -0,035% (negatief) en daar wordt jaarlijks€ 1.500.000 op afgelost. Doordat voor de leningen die ICT WBW afsluit de rentepercentages gedurende de looptijd vastliggen, is er geen sprake van renteherzieningen. Daarnaast is een deel van de investeringen eenmalig (migratiekosten), waardoor er na afloop van de leningen geen volledige herfinanciering nodig is. Hierdoor blijft ICT WBW binnen de renterisiconorm. Rentelasten Vanuit de BBV-wetgeving zijn voorschriften opgesteld voor de verwerking van de rentelasten en baten in de begroting en jaarstukken. Doelstelling is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente en het eenduidig inzichtelijk maken van de wijze waarop met rente is omgegaan. Hier wordt invulling aan gegeven door de rentekosten aan de desbetreffende taakvelden toe te rekenen met behulp van de renteomslag.
De berekening van de renteomslag ziet er voor 2021 als volgt uit: Rente Rentelasten: - Rente reserves 0 - Rente voorzieningen 0 - Rente langlopende geldleningen -1.585 - Rente te vergoeden aan grondexploitatie 0 - Rente financieringssaldo 0 Af: externe rentebaten Af: ontvangen rente grondexploitatie en projectfinanciering Saldo door te rekenen rente via rente-omslag Boekwaarde vaste actia per 01-01-2021: Materiële vaste activa Aan boekwaarde toe te rekenen rente-omslag
-1.585 0 0 -1.585
5.253.980 5.253.980
I -0@] I @oo]Afgerond
Omslagpercentage (voor afronding) Omslagpercentage Jaarrekening 2021 Tabel 7 Renteomslag 2021
Doordat bij een van de door ICT WBW afgesloten leningen sprake is van een negatieve rente, heeft ICT WBW in 2021 per saldo ca.€ 1.600 aan rente ontvangen. Als gevolg hiervan bedraagt de renteomslag voor ICT WBW 0% (na wettelijk toegestane afronding).
13
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
2
Jaarrekening 2021
De jaarrekening vormt het financiële gedeelte van de jaarstukken. In overeenstemming met het BBV bestaat de jaarrekening uit: de balans en de toelichting (paragraaf 2.2); het overzicht van baten en lasten en de toelichting (paragraaf 2.3).
2.1
Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het BBV, de gemeenschappelijke regeling ICT-samenwerking West-Brabant West en de financiële regelingen die het bestuur heeft vastgesteld, waaronder de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Balans De balans kent activa en passiva. De activa geeft inzicht in bezittingen en de passiva geeft aan hoe het vermogen van de organisatie is opgebouwd.
Activa Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij bestemd zijn om de uitoefening van de werkzaamheid van de gemeenschappelijke regeling al dan niet duurzaam te dienen.
Vaste activa Onder vaste activa vallen immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. Bij ICT WBW is in 2021 alleen sprake van materiële vaste activa. Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. In die gevallen wordt op het netto investeringsbedrag afgeschreven. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Als afschrijvingstermijn wordt 5 jaar aangehouden (met uitzondering van de aanschaf van laptops die in 3 jaar worden afgeschreven), waarbij de afschrijving start in het jaar volgend op het jaar van investering. Op investeringen wordt de annuïtaire afschrijvingsmethode toegepast.
14
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Vlottende activa Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden (niet van toepassing bij ICT WBW), de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en de overlopende activa. De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor eventuele oninbaarheid van vorderingen wordt een risicovoorziening getroffen. Passiva Onder passiva wordt het vermogen van de organisatie aangeduid, waarbij onderscheid wordt gemaakt in vaste en vlottende passiva.
Vaste passiva Onder de vaste passiva worden afzonderlijk opgenomen het eigen vermogen (niet van toepassing bij ICT WBW), de voorzieningen en de vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. ICT WBW beschikt niet over eigen vermogen. In het geval van ICT WBW is beslist dat deze geen reserves mag opbouwen en dat de deelnemende gemeenten garant staan voor de kosten van (eventuele) tegenvallers. Voorzieningen zijn gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies.
Vlottende passiva Onder de vlottende passiva worden afzonderlijk opgenomen de netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en de overlopende passiva. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
15
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
2.2
De balans en de toelichting op de balans
2.2.1
Balans 31 december 2021
31 december 2020
Activa Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa
€ €
5.878.635
€ €
5.253.980
TOTAAL VASTE ACTIVA
€
5.878.635
€
5.253.980
€ € € €
672.951 1.454.355
€ € € €
1.005.361 4.261.724 3.043 5.270.127
97.913
€ €
47.495
5.878.635
5.253.980
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met het Rijk Overige vorderingen Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één iaar
2.127.306
Liquide middelen Banksaldi
€ €
Totaal liauide middelen
97.913
47.495
Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen die ten laste van volgende begrotings iaren komen
€
1.560.166
€
901.788
Totaal overlopende activa
€
1.560.166
€
901.788
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
€
3.785.386
€
6.219.410
TOTAAL ACTIV A
€
9.664.021
€
11.473.391
31 december 2021
31 december 2020
Passiva Vaste passiva Voorzieningen
€
61.416
€
61.416
€ €
7.300.000
Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
7.300.000
€ €
8.800.000
TOTAAL VASTE PASSIVA
€
7.361.416
€
8.861.416
€ €
1.081.721 1.081.721
€ €
2.090.689
€
1.220.885
€
521.287
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van: - binnenlandse banken en overige financiële instellingen
8.800.000
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden
2.090.689
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerei a teerde verplichtingen van vergelijkbaar vol urne Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen
€
Totaal overlopende passiva
€
1.220.885
€
521.287
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
€
2.302.605
€
2.611.976
TOTAAL PASSIVA
€
9.664.021
€
11.473.391
€
Tabel 8 Balans 2021
16
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
2.2.2
Toelichting op de balans
Hieronder wordt een toelichting gegeven op de verschillende balansposten. Vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de vaste activa gedurende het jaar Boekwaarde
Investeringen
Desinvestering
Afschrijvingen
1januari 2021
2021
2021
2021
Bijdragen van derden
Afwaardering 2021
Boekwaarde 31 december
2021
2021
Overige materiêle vaste activa Totaal
5.878.635
Tabel 9 Activa verloopoverzicht Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn investeringen (uitgaven) met meerjarig nut die in meerdere jaren worden afgeschreven. De investeringen bij ICT WBW zijn te kwalificeren als investeringen met een economisch nut (is verhandelbaar). In de tabel hieronder zijn de beschikbaar gestelde investeringskredieten afgezet tegen de besteding in 2021. Beschikbaar 2021
Investering
Besteding 2021
Restant
IrTERAIRRITA I II I Totaal
€
2.585.000
€
1.757.165
€
827.835
Tabel 10 Investeringsoverzicht 2021
De uitputting van het programma is gebleven binnen de afgesproken financiële kaders voor het programma (cumulatief 2019-2021). De uitputting loopt achter omdat o.a. diverse facturen van de partij die de transitie begeleidt nog niet betaalbaar zijn gesteld omdat nog niet alle werkzaamheden volledig zijn afgerond. Het restantbedrag wordt in 2022 ingezet voor de verdere afwikkeling van de restpunten. De staat van activa met daarin een specificatie van de verschillende investeringen is opgenomen in bijlage 1. Vlottende activa Bij ICT WBW gaat het om uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar, liquide middelen en overlopende activa. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De post uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar bestaat uit: Boekwaarde 31 december 2021 Vorderingen op openbare lichamen
€ € Overige vorderingen € Totaal uitzettingen met looptijd < één jaar €
672.951 1.454.355 0 2.127.306
Rekening-courant verhouding met het Rijk
Boekwaarde 31december 2020
€ € € €
1.005.361 4.261.724 3.043 5.270.127
Tabel 11 Uitzettingen <l jaar
17
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Vorderingen op openbare lichamen Dit betreft o.a. een vordering op de belastingdienst (€ 210.000) in verband met teruggevraagde btw over het 4° kwartaal van 2021. Daarnaast had ICT WBW per 31 december 2021 nog een vordering op o.a. het Werkplein (€ 396.000) en de Regio West-Brabant (€ 57.000) voor geleverde diensten die in december zijn gefactureerd. Van deze partijen is inmiddels in 2022 de betaling ontvangen waarmee deze vorderingen zijn afgewikkeld. Rekening-courant verhouding met het Rijk De post rekening-courant verhouding met het Rijk bestaat uit: Boekwaarde 31 december 2021
Schatkistbankieren Rekening-courant verhouding met het Rijk Tabel 12 RC-verhouding Rijk
Boekwaarde 31 december 2020
€ 4.261.724 1--------------+-------------I
Schatkistbankieren Decentrale overheden, waaronder gemeenschappelijke regelingen, zijn verplicht om hun overtollige (liquide) middelen in de schatkist bij het ministerie van Financiën aan te houden. Hierbij is wel sprake van een drempelwaarde. Dat is een bedrag (afhankelijk van de omvang van de begroting) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Voor ICT WBW is de drempel voor 2021 € 250.000 (en met ingang van 1 juli is de drempel opgehoogd tot € 1.000.000). In principe hoeven dus alleen de liquide middelen die boven het drempelbedrag uitgaan in de schatkist te worden aangehouden. In onderstaande tabel is te zien hoeveel middelen ICT WBW in de kwartalen van 2021 buiten de schatkist heeft aangehouden. In 2021 is het drempelbedrag niet overschreden. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
€
2S0.000 € Kwartaal 1
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
€
250.000 € Kwartaal 2
1.000.000 €
1.000.000
Kwartaal 3
Kwartaal 4
163.910 €
137.750 €
88.226 €
112.352
86.090
112.250
911.774
887.648
(3a)=(l)>(2)
Ruimte onder het drempelbedrag
(3b)=(2)>(1)
Overschrijding van het drempelbedrag
€
(4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
€
8.006.000
(4b)
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
€
8.006.000
Het deel van het begrotingstotaal dat de € SOO milioen te boven gaat
€
Drempelbedrag
€
€
€
€
(1)Berekening drempelbedrag Verslagjaar
(4c)
..
«w
· .. .
·.
· .,
.
·', .
•,
(1) =(4b)0,0075 +(4c)0,002 met een minimum van €250.000/ lmili.
250.000 €
250.000 €
1.000.000
€
1.000.000
(2)Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a)
Som van de per dag buiten 's Rij ks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b6)
Dagen in het kwartaal
(2)-(5a)/(5b6)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
€
14.751.856
Kwartaal 2 €
90 €
163.910 €
12.535.253
€
Kwartaal3
Kwartaal 4
8.116.826 €
10.336.365
91 137.750 €
92 88.226 €
Tabel 13 Schatkistbankieren
18
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
92 112.352
Liquide middelen De post liquide middelen bestaat uit: Boekwaarde 31 december 2021
Banksaldo Totaal liquide middelen
Boekwaarde 31 december 2020
t--------------t-------------,
Tabel 14 Liquide middelen
Overlopende activa De post overlopende activa bestaat uit: Boekwaarde 31 december 2021
Boekwaarde 31december 2020
Overige nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
€
756.727
€
93.105
€
803.440
€
808.683
Totaal overlopende activa Tabel 15 Overlopende activa
€
1.560.166
€
901.788
Onder de overlopende activa is circa€ 757.000 opgenomen aan nog te ontvangen bedragen. Dit betreft onder andere een nog te ontvangen vergoeding van€ 532.000 voor onderzoekskosten en projectkosten, die ICT WBW in 2021 in het kader van de uittreding van Bergen op Zoom heeft gemaakt. Deze kosten (o.a. uren die medewerkers van ICT WBW hebben besteed aan de uittreding) worden conform de afspraken in de opgestelde uittreed notitie in rekening gebracht bij de gemeente Bergen op Zoom. Daarnaast worden in 2022 nog van diverse leveranciers (o.a. KPN) creditfacturen verwacht voor kosten die betrekking hebben op 2021. Verder heeft ICT WW € 803.000 aan facturen reeds betaald terwijl die betrekking hebben op 2022 en verder. Dit zijn facturen voor onder andere (meerjarige) onderhoudsabonnementen, hardware en licenties die al wel in rekening zijn gebracht, maar die ten laste van toekomstige jaren komen. Hiervan heeft€ 51.890 betrekking op contractuele verplichtingen die in het verleden zijn aangegaan voor de gemeente Bergen op Zoom en die doorlopen na 31-12-2021. In 2022 zullen deze contractuele verplichtingen afgekocht moeten worden door de gemeente Bergen op Zoom. Vaste passiva
Voorzieningen De post voorzieningen bestaat uit: Boekwaarde 31 december 2021
Boekwaarde 31 december 2020
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's t-------------+-------€ 61.416 Totaal voorzieningen Tabel 16 Voorzieningen
Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de voorzieningen gedurende het jaar 2021. Naam voorzien mg
Voorziening spaarverlof personeel Totaal voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Tabel 17 Voorziening verloopoverzicht
Saldo 1 januari 2021
€
Toevoegingen
Vrijgevallen bedragen
Aanwendingen
61.416
Saldo 31 december 2021
€
61.416
€
61.416
€ €
61.416
-
€
-
€
-
Dit betreft een voor een medewerker opgebouwde voorziening spaarverlof. De voorziening is in 2016 overgedragen door de gemeente Etten-Leur.
19
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Schulden met een looptijd langer dan één jaar In november 2019 heeft ICT WBW een lening afgesloten van € 1.300.000. Deze lening heeft een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van 0,08%. Deze lening wordt aan het eind van de looptijd afgelost (2024). Daarnaast heeft ICT WBW in februari 2020 een lening afgesloten van € 7.500.000. Deze lening heeft ook een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van -0,035% (negatief). Februari 2021 heeft de eerste aflossing van € 1.500.000 plaatsgevonden, waardoor per 31 december 2021 een boekwaarde resteert van € 7.300.000. Doordat bij een van de door ICT WBW afgesloten leningen sprake is van een negatieve rente, heeft ICT WBW in 2021 per saldo ca. € 1.600 aan rente ontvangen. Vlottende passiva Onder de vlottende passiva vallen de netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en de overlopende passiva. Schulden met een looptijd korter dan één jaar De post netto-vlottende schulden bestaat uit:
Overige schulden Totaal netto vlottende schulden Tabel 18 Schulden <I jaar
f--------------+--------------1 2.090.689
Onder de overige schulden zijn de crediteuren opgenomen. Aan het einde van het jaar worden zoals gebruikelijk facturen voor geleverde diensten en materialen ontvangen en verwerkt. De facturen komen ten laste van het begrotingsjaar 2021, maar de betaling vindt pas plaats in 2022. Het lagere saldo ten opzichte van vorig jaar wordt vooral verklaard doordat destijds diverse diensten en werkzaamheden m.b.t. de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur in december 2020 waren gefactureerd. Dat resulteerde incidenteel in een wat hoger saldo per 31 december 2020.
Overlopende passiva De post overlopende passiva bestaat uit: Boekwaarde 31 december 2021
Boekwaarde 31 december 2020
Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen
€
1.220.885
€
521.287
Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen
€
0
€
0
Totaal overlopende passiva
€
1.220.885
€
521.287
Tabel 19 Overlopende passiva
20
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
De boekwaarde op 31 december 2021 is als volgt opgebouwd. Overlopende passiva
Saldo 31 december 2021
Verrekening resultaat 2021 Gemeente Bergen op Zoom Gemeente Etten-Leur Gemeente Roosendaal Gemeente Moerdijk Gemeente Tholen
€ € € € €
942.012 415.560 105.171 240.699 161.508
€
19.075
Verplichtingen geleverde diensten en materialen
€
278.872
Vooruitontvangen bedragen
€
Totaal overlopende passiva Tabel 20 Overlopende passiva
€
1.220.885
Onder de overlopende passiva zijn verplichtingen (€ 279.000) opgenomen aan externe partijen voor diensten en materialen die wel in 2021 zijn geleverd, maar waarvoor de factuur pas in 2022 is of wordt ontvangen. Dit betreft voornamelijk inhuur van personeel in de maanden december, waarvan de facturen pas in 2022 zijn ontvangen. Daarnaast ontvangen diverse deelnemers op basis van de afrekening in deze jaarrekening nog een deel van hun deelnemersbijdragen 2021 terug (totaal € 942.000). Niet uit de balans blijkende verplichtingen ICT WBW is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder zijn de omvangrijke contracten opgenomen (> €214.000) Omschrijving contract PQR Dataplace Ned zone Gemeente Moerdijk Totaal Tabel 21 NUBBY
Looptijd tot
Totale contractwaarde
Waarvan doorlopend na 31-12-2021
2.500.000 396.000 809.000
600.000 257.400 250.000
3.705.000
1.107.400
1-7-2025 31-7-2025 31-12-2022
21
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
2.3
Overzicht van baten en lasten en de toelichting
De indeling van het overzicht van baten en lasten is identiek aan de indeling van de begroting 2021 en bestaat uit de volgende onderdelen: Tabel 1 Bedrijfsvoering; Tabel 2 Lokale ICT-infrastructuur; Tabel 3 Gemeenschappelijke ICT-infrastructuur. In het overzicht van baten en lasten (tabel 18 op de volgende pagina) zijn de begrotingscijfers en realisatiecijfers opgenomen. De bedragen in de kolom Begroting voor wijziging 2021 zijn de ramingen uit de oorspronkelijke begroting 2021. De bedragen in de kolom Begroting na wijziging 2021 zijn de ramingen zoals die op 14 juli 2021 in de pte begrotingswijzing 2021 door het bestuur zijn vastgesteld. In het overzicht van baten en lasten 2021 ontbreken het overzicht van gerealiseerde algemene dekkingsmiddelen, het bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting en de werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan reserves omdat deze onderdelen niet van toepassing zijn voor ICTWBW.
2.3.1
Overzicht van baten en lasten
Ten opzichte van de pte begrotingswijziging 2021 sluit de jaarrekening 2021 met een voordelig saldo van € 918.000 In paragraaf 2.3.2 worden de afwijkingen per onderdeel nader toegelicht.
22
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Begroting
Begroting
voor wijziging
na wijziging
2021
2021
Afwijking tov
Rekening
begroting
2021
2021
Lasten
1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces
€
3.348.000
Bi jz.toelagen BERM-gemeenten
€
Advieskosten
€
€
3.463.000
53.000
€
53.000
€
55.333
€
2.333
73.000
€
73.000
€
262.159
€
189.159
€
3.610.103
€
147.103
Facilitaire kosten
€
150.000
€
150.000
€
141.612
€
-8.388
Ondersteunende diensten
€
187.000
€
187.000
€
152.000
€
-35.000
Werkplek ICTWBW
€
79.000
€
118.900
€
133.088
€
14.188
Onvoorzien
€
79.000
€
79.000
€
-
€
-79.000
993.000
€
1.137.405
€
144.405
2 Lokale_yr infrastructuur Exploitatiekosten BERMT
€
1.208.000
€
Exploitatiekosten Werkplein
€
50.000
€
75.000
€
73.191
€
-1.809
Exp I oitati ekosten derden
€
28.000
€
28.000
€
5.371
€
-22.629
3 Gemeenschappelijke [CT infrastructuur Exploitatiekosten BERMT (algemeen)
€
108.000
€
155.100
€
153.483
€
-1.617
Exploitatiekosten BERMT (specifiek)
€
2.610.000
€
2.119.400
€
1.380.074
€
-739.327
Exploitatiekosten Werkplein (specifiek)
€
33.000
€
39.200
€
SS.SSS
€
16.355
€
8.006.000
€
7.533.600 €
7.159.373
€
-374.227
266.000
€
299.883
€
-33.883
Totaal lasten Baten
1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces
€
233.000
€
Personeel primair proces (uittreedverg. BoZ)
€
-
€
- €
352.886
€
-352.886
Advieskosten (uittreedverg. BoZ)
€
- €
- €
179.662
€
-179.662
€
5.371
€
22.629
€ 294.000 €
837.802
€
-543.802
€
6.321.572
€
-918.028
1.793.047
€
415.560
2 Lokale_[CT infrastructuur Exp I oitati ekosten derden
€
28.000
Totaal baten
€
261.000
Saldo lasten en baten
€
7.745.000
Bergen op Zoom
€
Etten-Leur
€
Roosendaal
€
28.000
€
7.239.600
2.499.098
€
2.208.607
€
1.359.305
€
1.294.826
€
1.189.656
€
105.171
€
1.936.750
€
1.792.600
€
1.551.901
€
240.699
€
161.507
Bijdragen deelnemers
Moerdijk
€
1.143.816
€
1.136.852
€
975.345
Tholen
€
723.031
€
692.515
€
673.440
€
19.075
Werkplein
€
83.000
€
114.200
€
138.184
€
-23.984
€
7.745.000
€
7.239.600
€
6.321.572
€
918.028
Totaal Deelnemersbijdragen Tabel 22 Overzicht van baten en lasten
23
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
2.3.2 An alyse van de afw ijkingen tussen de begroting en de jaarrekening Hieronder wordt per onderdeel een analyse van de afwijkingen t.o.v. de begroting 2021 na wijziging gegeven. 1. Bedrijfsvoering De kosten voor de bedrijfsvoering bestaan uit: Personeel primair proces; Advieskosten; Facilitaire kosten; Ondersteunende diensten; Werkplek ICT WBW; Post onvoorzien. Hieronder worden per onderdeel de significante afwijkingen ten opzichte van de begroting toegelicht. Personeel primair proces De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Personeel
Begroting 2021 na wijziging
Realisatie 2021
Saldo 2021
Lasten Salariskosten (vast en inhuur)
€
Opleidingskosten
€
Algemene personeelskosten
€
Bijz. toelagen BERM-gemeenten
€
Totaal lasten
3.296.000
€
3.446.985
€
150.985
60.000
€
105.994
€
45.994
107.000
€
57.124
€
-49.876
53.000
€
55.333
€
2.333
€
3.516.000
€
3.665.436
€
149.436
Ontvangsten/ doorbelastingen
€
266.000
€
299.883
€
-33.883
Uittreedverg. Bergen op Zoom
€
-
€
352.886
€
-352.886
Totaal baten
€
266.000
€
652.769
€
-386.769
Saldo
€
3.250.000
€
3.012.668
€
-237.332
Baten
Tabel 23 Personeel primair proces
In de begroting zijn€ 3.516.000 personeelslasten begroot. De lasten zijn ca.€ 149.000 hoger uitgevallen. Daar staat tegenover dat de baten€ 387.000 hoger zijn uitgevallen dan begroot. Per saldo ontstaat hierdoor een voordeel van € 237.000. De hogere lasten liggen in lijn met hetgeen hierover in de 2 bestuursrapportage 2021 is gemeld. Daarin werd reeds verwacht dat de salariskosten hoger zouden uitvallen dan begroot. Door de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom en de daaraan gekoppelde formatieaanpassing zijn vacatures in 2021 tijdelijk ingevuld op basis van inhuur via Flex West-Brabant. De kosten van inhuurpersoneel zijn gemiddeld 33% hoger dan voor een medewerker in vaste dienst. Om de dienstverlening te borgen is het niet mogelijk tijdelijk minder capaciteit in te zetten. Deze hogere in huurkosten worden door de Bergen op Zoom gecompenseerd (€ 166.000). Daarnaast worden de uren die ICT WBW in 2021 in het kader van de uittreding van Bergen op Zoom heeft gemaakt, conform de afspraken in de opgestelde uittreednotitie in rekening worden gebracht bij Bergen op Zoom.
24
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Advieskosten De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Advieskosten Begroting 2021 Lasten
€
Baten Saldo
Realisatie 2021
Saldo 2021
€
73.000 € €
262.159 € 179.662 €
189.159 -179.662
€
73.000 €
82.497 €
9.497
Tabel 24 Advieskosten
De advieskosten vallen € 189.000 hoger uit dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door kosten die ICT WBW heeft gemaakt in het kader van de uittreding van Bergen op Zoom. Dit betreft voornamelijk kosten voor de diensten van een externe partij die de realisatie van de isolatie van Bergen op Zoom heeft begeleid. Deze kosten (ca.€ 180.000) worden conform de afspraken in de opgestelde uittreed notitie in rekening gebracht bij de gemeente Bergen op Zoom. Facilitaire kosten De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Facilitaire kosten Begroting 2021 Lasten
€
Baten
€
Saldo
€
150.000 € € 150.000 €
Realisatie 2021
Saldo 2021
141.612 €
-
-8.388
-
€
141.612 €
-8.388
Tabel 25 Facilitaire kosten
De facilitaire kosten bestaan vooral uit de kosten voor de huisvesting van ICT WBW. ICT WBW is gehuisvest in het gemeentehuis van Moerdijk. De bijdrage van € 135.000 die ICT WBW hiervoor betaalt dekken de kosten voor huisvesting, meubilair, gas- en elektriciteitsverbruik, koffie- en theevoorziening, catering, beveiliging, schoonmaak en klein onderhoud. De overige facilitaire kosten (o.a. telefoonkosten) vallen ca.€ 8.000 lager uit dan begroot. Ondersteunende diensten De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Ondersteunende diensten Lasten
€
Baten
€
Saldo
€
Begroting 2021 187.000 € € 187.000 €
Realisatie 2021 152.000 € € 1S2.000 €
Saldo 2021 -35.000
-35.000
Tabel 26 Ondersteunende diensten
Voor de personele ondersteuning geldt dat ICT WBW deze zoveel als mogelijk afneemt van de gemeente Moerdijk. In een dienstverleningsovereenkomst tussen ICT WBW en de gemeente Moerdijk is vastgelegd welke vergoeding ICT WBW betaald voor de ondersteuning op het gebied van o.a. P&O en Financiën (o.a. advisering en (salaris)administratie). In 2021 bedroeg de bijdrage€ 152.000. Daarnaast was€ 35.000 begroot voor het inzetten van (externe) expertise voor ondersteuning op het gebied van inkoop en communicatie. ICT WBW maakt gebruik van diverse raamcontracten verkregen uit Europese aanbestedingen. Er zijn in 2021 geen aanvullende inkooptrajecten uitgevoerd voor zaken die buiten de raamovereenkomsten vallen.
25
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Werkplek (exploitatie) ICT WBW De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Werkplek ICTWBW Begroting 2021 Lasten € 118.900 € Baten Saldo
€ €
-
€ 118.900 €
Realisatie 2021
Saldo2021
133.088 €
-
14.188
€
133.088 €
14.188
Tabel 27 Werkplek ICT WBW
De kosten voor de ICT-werkplek bevatten de aanschaf en het beheer van randapparatuur, kantoorautomatisering en software licenties etc. die ICT WBW zelf nodig heeft om haar dienstverlening te kunnen verlenen. In de ICT-kosten zijn ook de kapitaallasten begrepen van de vervangingsinvestering van de werkplekapparatuur (laptops) in 2019. De totale uitgaven binnen dit onderdeel vallen € 14.000 hoger uit dan begroot. De aanschaf van een managementsysteem voor de planning en control op informatiebeveiliging (ISMS) en de ontwikkeling van een dashboard voor het monitoren van de dienstverlening, zijn de belangrijkste oorzaken van deze verhoging. Post onvoorzien In de begroting 2021 is een post onvoorzien opgenomen. De post onvoorzien is gedurende 2021 niet aangesproken, waardoor een voordeel ontstaat van € 79.000. 2. Lokale ICT-infrastructuur De begrote en gerealiseerde lasten zijn als volgt: Lokale ICT Infrastructuur Begroting 2021
Realisatie 2021
Saldo 2021
Lasten Bergen op Zoom Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
€ € € € € € €
275.000 € 200.000 € 250.000 €
355.366 €
80.366
224.974 €
24.974 3.707
168.000 €
253.707 € 155.848 €
-12.152
100.000 €
147.509 €
47.509
75.000 €
73.191 €
-1.809
1.068.000 €
1.210.596 €
142.596
Tabel 28 Exploitatie lokale infrastructuur
Deze post betreft voornamelijk de infrastructuur die bij de deelnemende gemeenten al aanwezig was vóór de samenwerking. Deze kosten worden centraal door ICT WBW betaald en verantwoord, identiek aan de werkwijze in voorgaande jaren. De gemaakte kosten worden één-op-één doorberekend aan de desbetreffende deelnemers, hier is geen specifieke verdeelsleutel op van toepassing. 2021 was een overgangsjaar waarin de exploitatie op de oude infrastructuur wordt afgebouwd en de nieuwe exploitatie van de gemeenschappelijke infrastructuur wordt opgebouwd. In het transitiejaar naar de nieuwe gemeenschappelijke infra is getracht contracten op de lokale infra zo kort mogelijk te houden, terwijl direct gestuurd is op het moment waarop het onderhoud op de nieuwe gemeenschappelijke infrastructuur mag starten. Dit zodat dubbele kosten (gemeenschappelijke en lokale infra) zoveel mogelijk worden voorkomen. De overschrijding op de lokale infrastructuur moet dan ook in samenhang worden bezien met het voordeel wat is ontstaan binnen de gemeenschappelijke infrastructuur (zie de volgende pagina).
26
Gewaarmerkt voor identificatie doeleinden d.d: 13-04-2022
Per saldo vallen in 2021 de kosten voor de lokale infrastructuur € 143.000 hoger uit dan begroot. Dat komt voornamelijk door hogere kosten voor de gemeenten Bergen op Zoom en Tholen. In lijn met wat daarover in de 2° bestuursrapportage 2021 is gemeld, vallen voor de gemeente Bergen op Zoom de kosten € 80.000 hoger uit dan begroot. Dit komt voornamelijk doordat er eenmalige kosten zijn gemaakt voor Vodafone (i.v.m. overgang naar contract GT Vast) incl. het langer in onderhoud hebben van de oude verbindingen van provider Unet. Daarnaast zijn in opdracht van Bergen op Zoom diverse aanvullende kosten gemaakt (onderhoud Netapp en vervanging lnfoblox). Voor de gemeente Tholen vallen de kosten € 48.000 hoger uit dan begroot. De oorzaak van de meerkosten ligt in de eenmalige kosten voor de aanleg van verbindingen naar de nieuwe datacenters, de upgrade van de telefooncentrale en de migratie van een aantal Oracledatabases. Dienstverlening aan derden De begrote en gerealiseerde baten en lasten zijn als volgt: Exploitatiekosten derden Lasten