Definitief Accountantsverslag 2020.pdf

Accountantsverslag Gemeente Etten-Leur Boekjaar 2020

1

Aan de Gemeenteraad van de gemeente Etten-Leur Roosendaalseweg 4 4875 AA Etten-Leur

Breda, 18 juni 2021

Geachte leden van de Gemeenteraad,

Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de gemeente Etten-Leur te controleren. Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2020 naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de raad en het college van burgemeester en wethouders. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2020.

Vanwege de Corona maatregelen hebben wij afgelopen jaar de controles en werkzaamheden volledig digitaal uitgevoerd. Hierdoor gingen afstemmingen over bevindingen en het proces anders dan gebruikelijk. Wij danken de medewerkers voor de samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. B. Smeenk RA Director

2

Inhoudsopgave

1.

Bestuurlijke samenvatting

4

2.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

8

3.

Financiële positie

20

4.

Bevindingen interne beheersing

23

5.

Door raad gevraagde aandachtspunten

26

6.

Overige onderwerpen

30

Bijlagen

34

3

Bestuurlijke samenvatting

Bestuurlijke samenvatting Financiële kengetallen en signaleringwaarden (x € 1.000)

Toelichting

De cijfers over 2020 sluiten met een resultaat van € 2,5 miljoen voordelig (na mutatie reserves). De begroting sloot met een negatief saldo van € 0,5 miljoen. Met name lagere lasten ten opzichte van de begroting bij programma’s bestuur & ondersteuning en sociaal domein verklaren dit verschil. Voor een uitgebreide toelichting op de financiële kengetallen verwijzen wij naar hoofdstuk 3 en naar de samenvatting opgenomen in de jaarrekening vanaf pagina 9.

5

Bestuurlijke samenvatting Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2020.

Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.

Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2020.

Covid-19: onze bevindingen aangaande bijzondere aspecten met betrekking tot Covid-19 welke de jaarrekening 2020 kunnen beïnvloeden zijn in onze rapportage meegenomen. Er komen hier geen bijzonderheden dan wel bevindingen uit.

Uit onze controle resteren op dit moment na doorvoering van de in dit verslag genoemde bevindingen geen ongecorrigeerde controleverschillen.

6

Bestuurlijke samenvatting Wij hebben op dit moment ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole bevindingen vanuit de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen ter hoogte van € 287.000. Dit bedrag valt binnen de door u gestelde controletolerantie.

De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en zijn goed toegelicht.

De werkzaamheden inzake het sociaal domein en de controle aangaande de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) in het bijzonder zijn afgerond. De gemeente heeft een finale rapportage voorzien van controleverklaring van het Werkplein ontvangen, waarbij nog een nagekomen bate van € 595.000 is verwerkt.

Wij hebben op dit moment geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 in overeenstemming is met de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Etten-Leur voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

7

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen); - De jaarrekening; - Bijlagen. Met de opdrachtbevestiging van 21 december 2020 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.

Tijdens de uitvoering van de controleplanning hebben zich, behoudens de aanvullende controlewerkzaamheden aangaande Tozo, de toegenomen SiSa-regelingen en de controle op mogelijke Covid-19 aspecten, geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is afgerond € 1.225.000. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door de raad bepaald op € 122.500 (10% van de goedkeuringstolerantie conform controleprotocol). Grondslag

Bedrag

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 1.225.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 3.675.000

Goedkeuringstolerantie fouten

Rapporteringstolerantie

10% van de goedkeuringstolerantie

Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: ▪ schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; ▪ nauwkeurigheid van de voorzieningen; ▪ waardering van de grondexploitaties; ▪ rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen; ▪ Tozo; ▪ Covid-19 aspecten; ▪ WNT-bijlage; ▪ onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen inkopen en uitkeringen. Verslaggevingsrichtlijnen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw gemeente heeft gedurende 2020 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente. Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd.

Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel.

€ 122.500

9

Covid-19 Impact Covid-19 voor de gemeente De belangrijkste effecten van de Coronacrisis voor de gemeente zijn nader toegelicht in het jaarverslag en in de jaarrekening. De belangrijkste impact voor de gemeente en voor onze controle is hieronder benoemd: • Uitvoeren Tozo regeling; • Aanvullende bijdragen die zijn verstrekt in relatie tot Covid-19; • Subsidie-verantwoording (prestatielevering); • Onderbouwing prestatielevering zorgaanbieders; • Risicoanalyse mogelijke Covid-19 impact op balansposities (o.a. in het kader van mogelijke oninbaarheid); • Toelichting met betrekking tot corona in jaarverslag en jaarrekening (diverse paragrafen, met name onder weerstandsvermogen en bedrijfsvoering). Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers Het kabinet heeft meerdere maatregelen getroffen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis. De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (hierna: Tozo) is één van die maatregelen om specifiek zelfstandige ondernemers, waaronder ZZP’ers, financieel te ondersteunen. De uitvoering van de Tozo is decentraal door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bij de gemeente neergelegd. Op basis van de Tozo kunnen zelfstandigen een beroep doen op twee soorten voorzieningen: een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en een lening voor bedrijfskapitaal.

Uw gemeente heeft in 2020 € 6,4 miljoen ontvangen in het kader van de Tozo. Uiteindelijk is een bedrag van € 3,0 miljoen verstrekt aan zelfstandigen. De Tozo is uitbesteed (als onderdeel van de participatiewet) aan het Werkplein. De Tozo is onder grote tijdsdruk door het Rijk opengesteld en door uw gemeente, in overleg met het Werkplein, met grote inspanning in uitvoering gebracht.

Voor Tozo 1, 2, 3 (en in 2021 ook voor 4) mag vanuit de wetgeving ten behoeve van de beoordeling van de aanvraag in zeer belangrijke mate door de gemeente worden gesteund op de eigen verklaringen van de zelfstandig ondernemer. De verstrekkingen voor levensonderhoud zijn gebaseerd op de PW en de bedrijfskapitaalverstrekkingen zijn gebaseerd op de Bijstand voor Zelfstandigen (BBZ). De bepalingen van de PW zijn daardoor in belangrijke mate van toepassing op de Tozo-regeling. De nadere instructies vanuit het Rijk aangaande de interne controle en de verantwoording zijn pas begin april 2021 definitief geworden, belangrijk onderdeel van de eisen aan de interne controle is het hebben van beleid aangaande Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Om te waarborgen dat er geen misbruik wordt gemaakt van de faciliteiten is, overeenkomstig aan de gestelde eisen, door het Werkplein dit specifieke M&O-beleid geformuleerd voor de Tozo. De accountant van het Werkplein heeft de opzet, bestaan en werking van dit beleid gecontroleerd. Met dit beleid, dat onder meer bestaat uit een controleplan wordt, naast controles op het aanvraagproces, achteraf vastgesteld dat er geen misbruik is gemaakt.

Het belangrijkste onderdeel van dit controleplan is welke signalen van het Inlichtingenbureau worden onderzocht, in welke diepgang deze signalen worden onderzocht en binnen welke periode deze signalen worden onderzocht. Waar geconstateerd wordt dat de aanvrager geen of een lager recht op vergoeding had volgen terugvorderingen. De wetgever staat toe dat de geplande controles op signalen van misbruik of oneigenlijk gebruik gedurende 2021 worden opgepakt en de consequenties hiervan in de administratie van 2021 worden verwerkt. Het Werkplein is nog niet klaar met het uitzoeken en verwerken van alle signalen voortkomend uit Tozo 1, 2 en 3. De Tozo-regeling stelt dat dit ook niet hoeft. Eventuele terugvorderingen na de genoemde datum zullen worden verwerkt in boekjaar 2021. Bij de controle van de jaarrekening 2021 dient te worden vastgesteld dat daadwerkelijk het plan is opgevolgd.

Met name bij Tozo 1 is er gezien de grote tijdsdruk sprake geweest van beperktere controleeisen op de aanvraag, dan bij andere regelingen binnen de bestaande wetten, waaronder de Participatiewet (hierna: PW).

10

Covid-19 Uit de controle aangaande “specifieke” Covid-19 items komen de volgende bevindingen voort: −

−

−

−

−

De gemeente Etten-Leur heeft de aanbeveling van de commissie BBV om een aparte paragraaf "effecten Covid-19" op te nemen niet overgenomen. Wel is op verschillende plekken in de jaarstukken, waaronder in de inleiding, toereikend aandacht besteed aan de (mogelijke) Covid-19 effecten. We herkennen de genoemde zaken vanuit onze jaarrekeningcontrole 2020. De aard van de crisis bracht snelle besluitvorming met zich mee en door de gemeente is op periodieke basis geacteerd op de uitdagingen die vanuit Covid19 naar voren zijn gekomen. Aangezien de rechtmatigheid van financiële transacties een belangrijk aspect van de jaarstukken en de daarin opgenomen bijlagen is, zijn de financieel relevante stukken in de jaarrekening opgenomen en toegelicht. De gemeente is ook actief geweest bij afspraken maken op regionaal niveau. Wij hebben diepgaande aanvullende controles uitgevoerd op de waardering dan wel inbaarheid van posities zoals vaste activa, vorderingen, gevormde voorzieningen, rechtmatigheid subsidieverantwoordingen, etc. Uit onze jaarrekeningcontrole 2020 zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen, anders dan in ons verslag gemeld. We constateren dat de gemeente zelf al aanvullende analyses had uitgevoerd en overeenkomstig heeft verwerkt (bijvoorbeeld voorziening dubieuze debiteuren).

Ten aanzien van het sociaal domein zijn aangaande de toetsing op prestatielevering bij zorgaanbieders geen bijzonderheden naar voren gekomen. Gedurende de COVID-19 periode waarin niet de afgesproken zorg geleverd kon worden hebben de zorgaanbieders in afstemming met de gemeente in een vorm van “continuïteitsbijdrage” gekeken welke zorg wel geleverd kon worden en wanneer dit niet kon zijn alternatieven aangeboden. De gemeente Etten-Leur is hiermee akkoord gegaan en is hier in de toetsing van de geleverde prestatie coulant mee om gegaan. Uit onze nadere detailcontroles en onderzoek op de Tozo op de rapportages van de accountant van het Werkplein zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. Op basis van ons afsluitende overleg met de accountant van het Werkplein constateren wij dat hier toereikende aanvullende werkzaamheden op zijn verricht. 11

Waardering van de grondexploitaties Algemeen De waardering van de grondexploitaties is een significant risico in onze controleaanpak, vanwege de mate van schattingsonzekerheid. Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Wij achten de waardering aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen redelijk.

De belangrijkste uitkomsten hiervan kunnen als volgt worden samengevat:

Ten opzichte van 31 december 2019 is de boekwaarde van de post grondexploitatie toegenomen met € 0,3 miljoen. De toename van de boekwaarde per 31 december 2020 is als volgt samen te vatten: (x € 1.000)

2020

2019

Boekwaarde per 1 januari

4.899

10.844

Investeringen

2.559

2.755

Inkomsten

(2.407)

(8.654)

Tussentijdse winstneming

96

335

Mutatie verliesvoorziening

72

(381)

5.219

4.899

Boekwaarde per 31 december

Gehanteerde parameters De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door gemeente Etten-Leur gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst.

Kostenstijging De gehanteerde parameter voor de kostenstijging is 3% (2019: 3,0%) en ligt in lijn met de landelijke prijsindexcijfers. Op basis van de momenteel beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig. Gezien de prijsontwikkelingen in de markt is het van belang de ontwikkelingen hierin goed te monitoren. Opbrengstenstijging De gehanteerde indexatie voor opbrengsten bedraagt 0% (2019: 0%) en ligt niet in lijn met de verwachtingen van de markt, al geven uw interne deskundigen wel aan dat gezien de stijgende bouwkosten de grondwaarde onder druk staat. We achten het niet inrekenen een voorzichtig, maar acceptabel uitgangspunt. Dit mede gegeven de te verwachten ontwikkelingen in 2021, onder andere door mogelijke effecten vanuit de Coronacrisis en het feit dat voor een aantal projecten er al overeenkomsten zijn over de te realiseren verkoopprijs. Rekenrente Het college rekent binnen de huidige grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 1,5% (2019: 1,6%). Deze grondslag is in overeenstemming met de notitie grondexploitatie en de bepaling in de notitie rente van de commissie BBV. 12

Waardering van de grondexploitaties Disconteringsvoet De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties is door de commissie BBV voor alle gemeenten gelijkgesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor inflatie binnen de Eurozone (2%). De gemeente Etten-Leur kiest er voor de voorziening nominaal op te nemen en niet op contante waarde te waarderen, daarmee hanteert zij een voorzichtig uitgangspunt. Programmering afzet De programmering van de afzet binnen de grondexploitaties wordt actief gemonitord door de gemeente Etten-Leur. De ingerekende programmering ligt in lijn met vorig jaar en is onder andere gebaseerd op interne en externe onderzoeken.

Terug te nemen tussentijdse winsten Bij onze controle hebben wij bij een tweetal grondexploitaties (Vosdonk-Zuid en Haansberg-Oost) geconstateerd dat, als gevolg van aanpassingen in schattingen vanuit de periodieke herijking er sprake is van “teveel” genomen winst in het verleden. Vanuit de voorgeschreven berekening in de notitie grondexploitaties van de commissie BBV dient bij het bepalen van de tussentijdse resultaten de eventueel in het verleden te veel genomen winst teruggedraaid te worden. Op basis van onze controle blijkt een bedrag van € 267.000 aan winst dat dient te worden teruggenomen in 2020. We hebben vastgesteld dat deze bevinding in de aangepaste versie van de jaarrekening is gecorrigeerd.

Verkoopprijzen De verkoopprijzen voor zowel woningen als bedrijven zijn in 2020 marktconform te noemen. De verkoopprijzen voor zowel woningen als bedrijven zijn ten opzichte van voorgaand jaar niet significant gewijzigd. In lijn met voorgaand jaar merken we op dat voor de complexen Haansberg Oost en Verspreide bedrijventerreinen er een voorzichtige risicomarge is opgenomen ten aanzien van de te realiseren verkoopprijzen. Voor Haansberg Oost is dit gelegen in het feit dat de eerste verkopen pas in 2022 zijn ingeruimd en voor het complex Verspreide bedrijventerreinen is dit gezien het feit dat de te verkopen kavels minder courante restkavels zijn. 10-jaarstermijn De gemeente Etten-Leur kent geen projecten met een toekomstige looptijd langer dan 10 jaar. Grondbedrijf Het resultaat van het grondbedrijf bedraagt in 2020 € 350.000 positief. Dit resultaat is voornamelijk ontstaan door tussentijdse winstnemingen bij de Streek, Trivium en herontwikkeling schoollocaties. Daarnaast is voor € 72.000 aan voorzieningen vrijgevallen. 13

Sociaal domein Algemeen De gemeente Etten-Leur voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden:

In de jaarrekening zijn diverse posten en geldstromen inzake het sociale domein verantwoord.

Jeugdwet In de regio West-Brabant West is besloten om gezamenlijk over te gaan op resultaatgerichte contracten met de zorgaanbieders. Afgesproken is om vanaf 2016 af te rekenen op basis van de behaalde resultaten. Voor de prestatietrajecten betekent dit dat 50% van de kosten van het traject vooraf worden gefactureerd. Ongeacht het resultaat, zijn dit lasten voor de gemeente Etten-Leur. De tweede 50% van het traject wordt door de gemeente Etten-Leur betaald en verantwoord als last wanneer het resultaat bereikt is. Evenals voorgaand jaar is door de regio beoordeeld of voldoende betrouwbare informatie beschikbaar is om een nauwkeurige inschatting van de toerekening van deze lasten aan specifieke boekjaren te kunnen maken. Uit de gegevens van Etten-Leur en de regio gemeenten blijkt dat per arrangement de spreiding tussen de doorlooptijden in combinatie met het aantal trajecten nog te omvangrijk is en tussen de gemeenten te veel verschillen om een betrouwbare inschatting te maken. Conform de verslaggevingsstandaarden is deze verplichting van € 3,1 miljoen toegelicht onder de niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen. Wij merken hierbij op dat deze verplichting (grotendeels) naar alle waarschijnlijkheid in 2021 ten laste van de exploitatie zal komen, afhankelijk van de afronding van de resultaatgerichte contracten.

Wij kunnen ons vinden in deze wijze van verantwoorden, maar merken wel op dat de gemeente (mogelijk in combinatie met de regio en de zorgaanbieders) moet blijven onderzoeken op welke wijze wel tot een betrouwbare toerekening aan boekjaren gekomen kan worden.

Uitkeringen (Participatiewet) De definitieve verantwoording met goedkeurende controleverklaring van de accountant van het Werkplein Hart van West-Brabant hebben wij ontvangen en aangesloten met de administratie van de gemeente Etten-Leur en vastgesteld dat de gemeente de correcties, welke volgde uit de verantwoording juist heeft verwerkt. Werkdeel (WSW) We hebben vastgesteld dat de bijdrage aan WVS conform afspraak is verantwoord.

14

Sociaal domein WMO De Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) wordt door de gemeente Etten-Leur zelf uitgevoerd. Een aanvrager van een voorziening, hulp in de huishouding, zorg in natura of een financiële tegemoetkoming (persoonsgebonden budget) is op grond van de WMO een eigen bijdrage verschuldigd. De wetgever heeft bepaald dat de berekening, oplegging en incasso van deze eigen bijdrage wordt uitgevoerd door het CAK. De informatie van het CAK (om privacy redenen beperkt) is ontoereikend om als gemeente de juistheid op persoonsniveau en volledigheid van de eigen bijdragen als geheel te kunnen vaststellen. Door de systematiek te kiezen van het vaststellen van de eigen bijdragen door het CAK, heeft de wetgever in feite bepaald, dat de verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de eigen bijdragen op grond van de WMO geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. Dit betekent dat door de gemeenten geen zekerheden omtrent omvang en hoogte van de eigen bijdragen kunnen worden verkregen. De gemeente Etten-Leur heeft deze onzekerheid in de jaarrekening 2020 toegelicht. PGB’s De belangrijkste onzekerheid zit op de Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB). De SVB heeft zelf over 2020 een verklaring met beperking bij de verantwoording PGBstromen Jeugdwet en WMO ontvangen.

Hierdoor is vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De gemeente Etten-Leur heeft om die reden zelfstandig onderzocht of de kosten nauwkeurig en rechtmatig verantwoord zijn. Uit onze beoordeling van dit onderzoek concluderen we dat de kosten PGB getrouw en rechtmatig verantwoord zijn in de jaarrekening 2020.

Overige bevindingen Jaarrekening - herrubriceringen Bij diverse balansposities hebben wij herrubriceringen aangetroffen welke doorgevoerd zijn in de aangepaste versie van de jaarrekening 2020. Alle herrubriceringen zijn correct in de jaarrekening aangepast. Voor een overzicht hiervan verwijzen wij naar bijlage C. Onderhoudsvoorziening – voorziening Beheren op Niveau We constateren dat het college onze aanbevelingen vanuit 2019 grotendeels heeft opgepakt en hebben geen financiële controlebevindingen ten aanzien van de onderhoudsvoorzieningen. Wel constateren we dat de voorziening BON (Beheren op Niveau) in formele zin voldoet aan de verslaggevingsregels, maar dat het egaliserende karakter van deze voorziening beperkt is. Op basis van het geactualiseerde beheerplan zijn de verwachte onderhoudslasten jaarlijks gelijkblijvend en is er geen sprake van een fluctuatie, welke wordt opgevangen door middel van de onderhoudsvoorziening. In het geval van het huidige beheerplan wordt in de komende jaren jaarlijks per saldo +/- € 1,4 miljoen aan de voorziening onttrokken, waardoor de voorziening in 2034 het saldo nihil bereikt. De voorziening wordt daarmee ons inziens op dit moment als een structureel dekkingsmiddel ingezet. We adviseren het college dan ook om de komende jaren te komen met een structureel dekkend beheersplan.

15

Rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze en uw interne controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat bij meerdere gemeentelijk inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 287.000 niet de juiste procedure is gevolgd. Op basis van de controle komt naar voren dat deze inkopen Europees aanbesteed hadden moeten worden. Wij hebben dit bedrag als rechtmatigheidsfout aangemerkt. Tevens constateren we, tezamen met uw interne controle, dat in diverse gevallen contracten worden aangegaan door medewerkers die volgens de budgethoudersregeling niet gemandateerd zijn. In voorkomende gevallen heeft een herstel plaats gevonden doordat de verantwoordelijke medewerker achteraf alsnog akkoord heeft gegeven. We adviseren u strikter toe te zien op de naleving van de budgethoudersregeling.

In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Met het vaststellen van de jaarrekening autoriseert de gemeenteraad de genoemde overschrijdingen. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid Wij constateren de volgende overschrijdingen op lastenniveau ten opzichte van de gewijzigde begroting (pagina 131 van de jaarrekening).

Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex. artikel 212 van de Gemeentewet.

Lastenoverschrijding programma

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen, heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV.

(totaal € 1.487.000)

Begrotingsafwijking Overschrijding heeft betrekking op subsidieregeling Reductie

Programma 7 Volksgezondheid en

Energieverbruik. De overschrijding wordt gecompenseerd door

Milieu (totaal € 283.000)

hogere subsidie-inkomsten samenhangend met deze regeling. Hierdoor telt deze overschrijding niet mee in onze foutanalyse.

Programma 8 Volkshuisvesting

De overschrijding komt door “doorboeking” van de behaalde resultaten exploitatie “Grondbedrijf”. Per saldo geen invloed op het resultaat omdat het “Grondbedrijf” neutraal wordt verwerkt.

16

Rechtmatigheid Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde kredieten. Wij constateren dat er geen overschrijdingen op investeringsniveau, dan wel totaalniveau, aanwezig zijn boven de door u gestelde rapporteringstolerantie. Niet-financiële beheershandelingen Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen.

Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag. Misbruik en oneigenlijk gebruik In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in interne controleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.

17

Jaarverslag Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2020 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiële afwijkingen gesignaleerd.

Hieronder zijn onze conclusies inzake het jaarverslag opgenomen: Element jaarverslag

Vereisten BBV Verenigbaar

Onze waarneming Uw jaarverslag bevat de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en 26 BBV Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag

Overeenstemming

overeenstemt met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden

Paragrafen

Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate

Informatiewaarde

analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.

Incidentele baten en lasten

De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de daartoe gestelde eisen. Uw gemeente heeft ervoor gekozen om in de jaarstukken op diverse plaatsen informatie op te nemen waarin de impact als gevolg van Covid-19 is beschreven. Hiermee geeft u een goed

Covid-19

inzicht in deze bijzondere gebeurtenis. Wel adviseren we u komend jaar, in lijn met de aanbeveling vanuit de commissie BBV, een aparte paragraaf te wijden aan de effecten van Covid-19.

18

SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

WNT verantwoording Sinds enkele jaren geldt de Wet normering topinkomens (WNT). Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De topfunctionarissen zijn in loondienst en er hebben zich gedurende 2020 geen wijzigingen voorgedaan. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van uw gemeente betrokken zijn bij andere organisatie c.q. nevenactiviteiten hebben welke onder de WNT vallen) overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant.

De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

19

Financiële positie

De financiële positie van uw gemeente Verloop van het eigen vermogen van uw gemeente Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2020 volgens de jaarrekening € 35,4 miljoen (een toename van € 1,7 miljoen). Van de totale reserves ter hoogte van € 32,9 miljoen is € 3,5 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze reserve (voor resultaatbestemming) is ten opzichte van voorgaand jaar gedaald met € 3,7 miljoen.

Weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) van uw financiële positie. Onder paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn de kengetallen opgenomen: Kengetallen (in %)

Analyse van het resultaat Het gerealiseerde resultaat over het jaar 2020 bedraagt € 2,5 miljoen voordelig ten opzichte van een begroot resultaat van € 0,5 miljoen nadelig in 2020. Van dit saldo heeft per saldo maar € 0,1 miljoen betrekking op incidentele baten en lasten welke in de jaarrekening worden toegelicht. De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht in de jaarrekening en bevinden zich in de programma’s bestuur en ondersteuning (nummer 0), sociaal domein (nummer 6) en volkshuisvesting (nummer 8).

• •

•

Gemeente 2020

2019

Netto schuldquote

50

54

Netto schuldquote gecorrigeerd

48

52

Solvabiliteit

22

22

Grondexploitaties

5

4

Belastingcapaciteit

102

90

Structurele exploitatieruimte

2

-4

Het kengetal schuldquote is licht verbeterd in 2020 (van 52% naar 48%). De solvabiliteit blijft op 22% in 2020. De VNG hanteert een signaalwaarde als de solvabiliteit onder de 20% komt. Zoals vorig jaar opgemerkt constateren we dat u dat de afgelopen jaren ingeteerd bent op uw vermogen, ondanks een lichte toename in 2020. Zoals voorgaand jaar benadrukt, staat de vermogenspositie van de gemeente nog steeds onder druk. We benadrukken daarom nogmaals dat het zorg is om zo spoedig mogelijk te starten met het verdere herstel van het weerstandsvermogen naast het lichte herstel in 2020. Het kengetal grondexploitatie geeft weer hoe de waarde van de in exploitatie genomen gronden zich verhoudt tot de totale (geraamde) baten. 21

Financiële positie • •

Belastingcapaciteit: de lastendruk in Etten-Leur ten opzichte van het landelijk gemiddelde bedraagt 102%. Op basis van het kengetal “structurele exploitatieruimte” blijkt dat er beperkte structurele begrotingsruimte is om tekorten of extra lasten binnen de huidige begroting op te vangen.

In de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing" in het jaarverslag is een toelichting opgenomen op de weerstandscapaciteit van de gemeente. Op basis van de inventarisatie van de geïdentificeerde risico’s, waarbij rekening wordt gehouden met kans op voordoen en financiële impact, wordt berekend welk bedrag benodigd is ter dekking van de geïdentificeerde risico's. Hierbij wordt verondersteld dat alle risico's zich nooit tegelijk voordoen. Wij kunnen ons vinden in dit uitgangspunt.

Betekenis

>= 2.0

Uitstekend

1.4 < 2.0

Ruim voldoende

1.0 < 1.4

Voldoende

0.8 < 1.0

Matig

0.6 < 0.8

Onvoldoende

< 0.6

Ruim onvoldoende

Financiering In 2020 heeft de gemeente voor € 15 miljoen nieuwe langlopende leningen afgesloten enerzijds ter financiering van € 11 miljoen aan reguliere aflossingen, anderzijds ter financiering van uw investeringen. Uw totale leningenportefeuille neemt per saldo toe van € 63,5 miljoen naar € 67,5 miljoen.

Hieronder is het verloop over de afgelopen 3 jaar weergegeven inclusief een kwalificatie van de weerstandsratio. De weerstandscapaciteit is voornamelijk opgebouwd vanuit de algemene reserve. De weerstandsratio kwalificeert als “uitstekend”. De grootste door uw gemeente geïdentificeerde risico’s zijn met name: − Risico’s als gevolg van de Coronacrisis; − Risico’s ICT; − Risico’s grondexploitaties (o.a. Vosdonk–Noord en -Zuid); − Risico’s uitvoering sociaal domein (open einde regelingen); − Risico’s rondom calamiteiten informatiebeveiliging; − Risico op fluctuaties binnen de algemene uitkering gemeentefonds. (x € 1.000)

Weerstandsratio

Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, het kasgeldlimiet en de naleving schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente Etten-Leur zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf Financiering.

2020

2019

2018

Weerstandscapaciteit

17.203

11.902

15.882

Risico’s

7.547

5.714

7.218

Weerstandsratio

2,28

2,08

2,20

22

Bevindingen interne beheersing

Bevindingen interne beheersing Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2020 hebben wij op 3 december 2020 een bestuurlijke samenvatting van de managementletter uitgebracht. Onze doelstelling van deze controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Uit onze risico-inschatting komen een aantal risicogebieden naar voren die een verhoogd risico met zich meebrengen op een materiële fout in uw jaarrekening. Deze zijn in bijlage D toegelicht. Automatisering IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee ook van de jaarrekeningcontrole. Uit onze IT audit komt naar voren dat ook op het gebied van automatisering nog beperkte verbeteringen mogelijk zijn (zie hiertoe onze bestuurlijke samenvatting van de managementletter 2020). Wij adviseren het College hieraan aandacht te geven. Enerzijds in verband met de risico's die er mee samenhangen.

Anderzijds om de IT omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Fraude en naleving wet- en regelgeving Het College is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit. Het College dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor het toezicht op het College in de uitvoering van deze taken. Wij hebben van het college vernomen dat er zich geen zaken in het kader van fraude of het niet naleven van wet- en regelgeving hebben voorgedaan. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het College gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controletechnische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij op basis van onze beroepsregels (NV COS 240/250) de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving. Tevens beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit.

Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en nietnaleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude. Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen (significante) punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.

24

Bevindingen interne beheersing Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Gemeente Etten-Leur beschikt over beschreven procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid aangevuld met trainingen voor de juiste mindset van de medewerkers. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: • Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed.

• Door middel van uitgevoerde werkzaamheden vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de gemeente ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. • Door middel van een steekproef vaststellen of bij alle materiële grondaankopen en –verkopen door de gemeente vastgestelde procedures in materiële zin zijn gevolgd. • Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.

25

Raadsaandachtspunten

Door de raad gevraagde aandachtspunten Controle op afschrijving van voertuigen en werkmaterieel Uw vraag: ➢ De accountant toetst of het afschrijvingsbeleid wordt uitgevoerd zoals dit is vastgesteld in de gemeenteraad.

➢

➢

Onder paragraaf 2.14 in de jaarrekening is de grondslag toegelicht welke is toegepast op de materiële vaste activa, waarin ook de gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn opgenomen. Uit onze controle blijkt dat: ➢ De gehanteerde afschrijvingstermijnen in lijn liggen met de door de Raad vastgestelde financiële verordening. ➢ De afschrijvingstermijnen zijn gebaseerd op de economische levensduur. ➢ De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn consistent ten opzichte van voorgaande jaren en nauwkeurig berekend. Borging beschikte en gefactureerde zorg Uw vraag: ➢ Hoe heeft de gemeente het proces geborgd of de beschikte en gefactureerde zorg ook daadwerkelijk geleverd wordt? ➢ De accountant onderzoekt dit proces en rapporteert hierover in zijn accountantsverslag. Uit onze controle blijkt dat: ➢ Binnen het proces via applicatie Zorgned een automatische match is tussen gefactureerde zorg met contract (en bij geen match volgt afkeuring); ➢ Op periodieke basis worden (evaluatie)gesprekken gevoerd met zorgaanbieders en zorgontvangers waarbij signalen voor ontevredenheid kunnen worden besproken.

Deze evaluaties liggen zowel bij de WMO als bij Jeugd vast in de cliëntdossiers en vormen onderdeel van de interne controles op rechtmatigheid; ➢ De Gemeente Etten-Leur (aanvullende) interne controles uitvoert om vast te stellen of de prestatielevering intern adequaat is vastgesteld en hierover via Team Control rapporteert;

➢

➢

(WMO) Bij de jaarafsluiting wordt bij een gedeelte van de geleverde zorg de afgegeven productieverklaringen vanuit zorgaanbieders getoetst, welke door accountants zijn voorzien van goedkeurende controleverklaringen. In 2020 zijn er geen bijzonderheden in dit kader gesignaleerd. (Jeugd) Dit gaat op basis van resultaatgerichte contracten met de zorgaanbieders. Afgesproken is om af te rekenen op basis van de behaalde resultaten. Voor de prestatietrajecten betekent dit dat 50% van de kosten van het traject vooraf worden gefactureerd. Ongeacht het resultaat, zijn dit lasten voor de gemeente Etten-Leur. De tweede 50% van het traject wordt door de gemeente Etten-Leur betaald en verantwoord als last wanneer het resultaat bereikt is. Dit wordt door de gemeente gemonitord op basis van de evaluatie van deze trajecten. (PGB’s – WMO en Jeugd). Dit loopt via de sociale verzekeringsbank (SVB). De SVB heeft zelf over 2020 een verklaring met beperking bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en WMO ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De gemeente EttenLeur heeft om die reden zelfstandig onderzocht of de kosten nauwkeurig en rechtmatig verantwoord zijn. Uit onze beoordeling van dit onderzoek concluderen we dat de kosten PGB getrouw en rechtmatig verantwoord zijn in de jaarrekening 2020.

Gedurende de COVID-19 periode waarin niet de afgesproken zorg geleverd kon worden hebben de zorgaanbieders in afstemming met de gemeente in een vorm van “continuïteitsbijdrage” gekeken welke zorg wel geleverd kon worden en wanneer dit niet kon zijn alternatieven aangeboden. De gemeente Etten-Leur is hiermee akkoord gegaan en is hier in de toetsing van de geleverde prestatie coulant mee om gegaan.

27

Door de raad gevraagde aandachtspunten Bestemmingsreserves Uw vraag: ➢ De accountant toetst of de (mutaties) bestemmingsreserves in de jaarrekening zijn verwerkt conform de raad heeft besloten. Uit onze controle blijkt dat: ➢ De bestemmingsreserves zijn gevormd vanuit raadsbesluiten uit het verleden of welke in 2020 zijn besloten. ➢ De mutaties in de bestemmingsreserves (dotaties en onttrekkingen) worden ondersteund door raadsbesluiten uit het verleden of welke in 2020 zijn besloten. Op basis van onze statische steekproef in het kader van de jaarrekeningcontrole blijken geen bijzonderheden. Rechtmatigheidsverantwoording Hoewel u dit niet als specifiek aandachtpunt heeft meegegeven willen we in het kader van onze natuurlijke adviesfunctie hier graag bij stil staan. Met ingang van het boekjaar 2021 moet het College een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar het College. De belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: Afstemming reikwijdte met de raad; Juiste opzet normenkader en toetsingskader; Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen; Opzetten controle-plan inclusief uitwerking risicoanalyse; Adequaat werkprogramma ter uitvoering VIC.

Wij hebben begrepen dat de gemeente Etten-Leur momenteel bezig is met het verder op orde brengen van deze punten vanuit een gedegen opgezet implementatieplan. Afstemming reikwijdte met de Raad heeft al plaatsgevonden. Het normen- en toetsingskader wordt op dit moment opgezet. Ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording worden de komende tijd nog belangrijke stappen gezet. Verbijzonderde interne controle Zoals voorgaande jaren door ons geconstateerd en gegeven onze bevindingen uit de controle 2020 kunnen we concluderen dat u een gedegen en professionele inrichting van uw (verbijzonderde) interne controlepositie binnen uw gemeente heeft. De kwaliteit van de uitgevoerde verbijzonderde interne controles (VIC) is goed te noemen. We constateren wel evenals voorgaand jaar dat de huidige werkwijze met name gericht is op het achteraf vaststellen dat transacties op een juiste en volledige wijze zijn verwerkt. In mindere mate wordt vastgesteld binnen de VIC dat de beheersmaatregelen binnen de 1e en 2e lijn werken. Er wordt met name vastgesteld dat transacties juist verwerkt zijn (zie hiertoe ook onze bevindingen zoals opgenomen in onze managementletter). Ook ontbreken actuele eenduidige procesbeschrijvingen op basis waarvan tot een plan van aanpak gekomen kan worden om de juiste werking van interne beheersmaatregelen te toetsen.

Hier vinden nadrukkelijk wel ontwikkelingen in plaats om te komen tot preventieve toetsingen op interne beheersmaatregelen gegeven het beoogde plan van team Control om te komen tot het rechtmatigheidsoordeel van het college. In de jaarrekening 2020 is door het college reeds een “rechtmatigheidsverantwoording” opgenomen vooruitlopend op de wettelijke wijzigingen per 2021. We hebben kennisgenomen van het proces rondom de totstandkoming van deze verantwoording, daarin hebben we vooralsnog gekeken naar

28

Door de raad gevraagde aandachtspunten het wettelijk minimaal vereiste. We constateren in algemene zin dat u ten opzichte van andere gemeenten voor loopt met de implementatie van dit oordeel en dat u één van de weinige gemeenten bent die in 2020 al proef heeft kunnen draaien. We complimenteren het college hiermee. Voor 2021 hebben we op basis van de door ons verrichte controlewerkzaamheden de volgende aandachtspunten: -

Vorm zelfstandig, en indien noodzakelijk met een deskundige (b.v. ten aanzien van inkooprechtmatigheid), een onderbouwd eigen standpunt. Uit onze controle op de aanbestedingsrechtmatigheid zijn enkele beperkte aanpassingen in de conclusies van de gemeente doorgevoerd. Stel naast de controleaanpak ook een overkoepelend detailmemorandum op met de conclusies van de uitgevoerde werkzaamheden. Hierbij kan de ambtelijke organisatie het college faciliteren in haar overwegingen.

29

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen In dit hoofdstuk zijn overige onderwerpen ten aanzien van actuele ontwikkelingen ter informatie opgenomen. Wij hebben geen specifiek onderzoek verricht of deze zaken van toepassing dan wel onderhanden zijn bij de gemeente Etten-Leur. Zorgplicht voor een gezonde en veilige werkplek Nu het thuiswerken zo lang aanhoudt, wordt aandacht voor de verantwoordelijkheid en zorgplicht van de werkgever in relatie tot de werkplek steeds belangrijker. De Arbowet bepaalt namelijk dat werkgevers moeten zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemers. Dit geldt uiteraard voor de normale werkplek, maar nu er veel en structureel wordt thuisgewerkt, geldt dit ook voor de thuiswerkplek. Denk hierbij aan goed gebruik van een computer, juiste verlichting en een passende inrichting van tafel en stoel. Omdat elke thuiswerksituatie anders is, kunnen de eisen per werknemer enorm verschillen. De ene werknemer heeft een voetenbankje nodig om in de juiste houding te zitten, de andere een verstevigde bureaustoel. Twee belangrijk onderdelen van het voldoen aan de zorgplicht is dan ook maatwerk én voldoende voorlichting geven over wat een gezonde en veilige werkplek is. De ene werknemer ondervindt namelijk meer problemen bij het inrichten van een goede thuiswerkplek dan de ander.

Nalatigheid zorgplicht kan tot boetes leiden Als u als werkgever niet of onvoldoende aan deze zorgplicht voldoet, kunt u een boete krijgen. De inspectie SZW controleert werkgevers naar aanleiding van klachten (die medewerkers via de website van de inspectie kunnen indienen) of al dan niet aan de eisen voor een thuiswerkplek wordt voldaan. Wie niet aan de eisen voldoet, moet rekening houden met boetes van € 430 tot € 13.500. De Inspectie SZW is zelfs bevoegd om thuiswerkplekken te controleren, ook als de werknemer geen toestemming geeft om zijn woning te betreden.

Ook aandacht voor werkplek op werkvloer Ook voor werknemers die niet thuis kunnen werken, geldt dat u maatregelen en voorzieningen moet treffen om te zorgen dat werkplekken veilig toegankelijk moeten zijn en veilig moeten kunnen worden verlaten. In het Arbobesluit zijn voor de duur van de pandemie tijdelijke aanvullende eisen opgenomen in verband met het coronavirus. Tot deze tijdelijke maatregelen en voorzieningen behoren in ieder geval: − Werkgever dient voldoende hygiënische voorzieningen te treffen; − Werkgever dient voorlichting aan werknemers te geven over bestrijding van het coronavirus op de werkplek; − Werknemers dienen de maatregelen na te leven en gebruik te maken van de beschikbare voorzieningen; − Werkgever dient adequaat toezicht te houden op naleving van voorgaande maatregelen. Boete en werk stilleggen De Inspectie SZW heeft de bevoegdheid om bij herhaalde overtreding van bovenstaande maatregelen en voorzieningen het werk stil te leggen. Dat kunnen zij doen zonder voorafgaande waarschuwing. Daarnaast lopen werkgevers het risico dat de Inspectie SZW hen bij overtreding een bestuurlijke boete oplegt van € 4.500. Tref dus voldoende maatregelen op de werkvloer om uw werknemers zo veel mogelijk te beschermen tegen besmetting met het coronavirus.

31

Overige onderwerpen Cybercrime Cybercrime is een toenemende bedreiging voor veel bedrijven. In 2020 is de cybercriminaliteit verder toegenomen en het einde van die trend is helaas nog niet in zicht. Reden genoeg om u nogmaals te wijzen op de risico’s van cybercrime. Er worden meer phishing mails verstuurd, sociale media wordt vaker ingezet om bijvoorbeeld malware te verspreiden en steeds meer bedrijven krijgen direct of indirect via hun leveranciers te maken met ransomware (gijzelsoftware) of phishing aanvallen. Thuiswerken Sinds maart 2020 werken veel mensen niet meer op kantoor en loggen vanuit huis in op het netwerk van het bedrijf waar ze werken. Via allerlei slinkse methoden proberen cybercriminelen de inloggegevens van medewerkers te stelen om zichzelf toegang tot het bedrijfsnetwerk te verschaffen. Bij menig medewerker blijkt de (privé) laptop of pc waarmee wordt ingelogd kwetsbaar voor diverse vormen van malware. Soms gaat dat via malware die toetsaanslagen bijhoudt tot vormen waarbij de complete computer wordt overgenomen, bijvoorbeeld het Remote Desktop Protocol. Wanneer criminelen toegang tot het bedrijfsnetwerk hebben kan de schade variëren van diefstal van bedrijfsgegevens tot fraude en het ontoegankelijk maken van gegevens en systemen. Tips: − Zorg voor tweetrapsauthenticatie (2FA of MFA) bij toegang tot het netwerk.

− Borg dat medewerkers antivirus software installeren en up-to-date houden. − Beveilig het dataverkeer tussen thuiswerkers en het bedrijfsnetwerk via VPN.

Phishing Cybercriminelen spelen al jaren handig in op de actualiteiten om mensen te verleiden op een linkje te klikken of een bijlage te openen. Aan het begin van de pandemie speelde men in op de behoefte aan informatie over maatregelen, besmettingsgevaar en producten als mondkapjes en bacteriële zeep. Naarmate er meer mensen werden besmet en stierven, ging men over op slinkse boodschappen zoals een besmetting bij buurtbewoners of collega’s. Nu een vaccin er is, verwachten we phishing mails en smsjes die inspelen op de behoefte aan een snelle levering met berichten als “wilt u niet wachten op het rijksvaccinatieprogramma?” Het doel blijft ongewijzigd, men probeert malware op uw computer of smartphone te installeren of uw persoonlijke gegevens of geld te ontfutselen. Voor phishing aanvallen wordt overigens niet alleen e-mail ingezet, maar bijvoorbeeld ook SMS, WhatsApp en WeChat maar ook via social media. Deze kanalen blijken effectief voor cybercriminelen omdat de ontvangers vaak snel reageren en op linkjes klikken. Door een beroep te doen op uw emotie, kunnen criminelen heel overtuigend zijn waardoor u klikt. Kenmerken van veel phishing mails zijn urgentie (u moet snel reageren) en angst (we gaan uw pas of account blokkeren).

Een tip is dat u zorgt voor bewustwording in uw organisatie en awareness creëert bij uw medewerkers dat ze niet klikken op links en bijlagen uit onbetrouwbare emails.

32

Overige onderwerpen Ransomware Afgelopen jaren is het aantal bedrijven dat slachtoffer is geworden van ransomware fors gestegen. Cybercriminelen slagen er steeds vaker in om dit type malware bij bedrijven naar binnen te smokkelen via phishing mails of door gebruik te maken van kwetsbaarheden of configuratiefouten in IT-systemen, bij medewerkers of bij een van uw leveranciers. Door niet direct toe te slaan, maar eerst de back-up te besmetten komen bedrijven voor het blok te staan en wordt steeds vaker het geëiste losgeld betaald. Door kartelvorming bij cybercriminelen en services als ‘Ransomware as a Service’ wordt het gevaar helaas steeds groter. Tevens zien we dat criminelen vertrouwelijke gegevens verkopen op illegale marktplaatsen. Er is ook een trend waarbij bedrijven niet direct door cybercriminelen worden geraakt, maar via hun leveranciers. Door toenemende digitalisering en integratie van supply chains verwachten wij de komende jaren een verdere stijging te zien. Om die reden is het verstandig om hier met uw leveranciers aandacht aan te besteden.

Tips − Houd uw software (Operating System, Antivirus en Firewall) up-to-date; − Voer periodiek een virusscan uit, bij voorkeur via realtime scanners; − Verwijder software die u niet meer gebruikt; − Splits uw netwerk in aparte delen om te voorkomen dat het hele netwerk wordt geraakt; − Maak regelmatig een back-up en bewaar die apart van uw systeem en internet. Zorg er ook voor dat de back-up wordt getest zodat je zeker weet dat die gebruikt kan worden; − Zorg ervoor dat u een cyber response plan heeft. Absolute veiligheid bestaat niet. Goede voorbereiding en besluitvorming op het gebied van cybersecurity vormen echter onderdeel van de verantwoordelijkheid van het management. Wij adviseren u om dit thema met regelmaat en hoog op de bestuursagenda te zetten.

33

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid