Document · PDF

Voorl.jaarrek. e260025029 (Geanonimiseerd)

Gemeenteraad 17 juni 2026, gemeente ErmeloBij agendapunt: Ontwerpbegroting 2027 met meerjarenraming 2028-2030 en voorlopige jaarrekening 2de helft 2025 Noord-Veluws Archief10.101 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarrekening tweede helft 2025

2026 | Definitief

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

1. Inleiding

1. 1 Leeswijzer

1. 2 Kaders

1. 3 Deelnemende gemeenten

1. 4 Samenstelling bestuur

2. Programmaverantwoording

2. 1 Missie , doelstelling en taken

2. 2 Realisatie programma's

2. 3 Wat heeft het gekost?

3. Paragrafen

3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3. 2 Financiële kengetallen

3. 3 Onderhoud kapitaalgoederen

3. 4 Financiering

3. 5 EMU-saldo

3. 6 Schatkistbankieren

3. 7 Bedrijfsvoering

4. Jaarrekening

4. 1 Overzicht baten en lasten

4. 2 Balans

4. 3 Overige gegevens

Bijlage A: WNT-verantwoording 2025

Bijlage B: Accountantsverklaring

Managementsamenvatting Het jaar 2025 was in meerdere opzichten een bijzonder jaar. Na een lang voorbereidingstraject ging op 1 juli 2025 de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA) formeel en feestelijk van start tijdens de eerste vergadering van het nieuwe bestuur van NoVA in de Oude Raadzaal in het voormalige middeleeuwse Agnietenklooster in Elburg. Daarmee is voor de acht deelnemende gemeenten op de Noord-Veluwe (Elburg Epe Ermelo Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet en Oldebroek) een nieuwe toekomstgerichte en robuuste archiefdienst ontstaan die voldoende slagkracht en expertise kan bundelen om de archiefwettelijke taken die voortvloeien uit de Archiefwet 1995 uit te voeren. Tevens is daarmee de nieuwe GR in lijn gebracht met de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). ,

NoVA houdt per 1 juli bijna dertien kilometer analoog archief in onze zes archiefdepots duurzaam toegankelijk. Daarnaast beheert NoVA een groeiend aantal terabytes digitale informatie in ons archiefbeheersysteem MAIS-Flexis en ons eDepot. Daaraan werken we met onze organisatie bestaande uit 21 archiefprofessionals (186 fte) op zes locaties aan goed collectiebeheer laagdrempelige dienstverlening en advisering over en toezicht op het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten. ,

Het bestuur van NoVA heeft op 1 juli 2025 tevens de nieuwe Strategische visie voor NoVA voor de periode 2025-2028 vastgesteld. In de voorgaande periode heeft het SNWV als één van de rechtsvoorgangers van NoVA gewerkt aan het ‘op orde brengen van de basis’: het wegwerken van achterstanden het efficiënter gebruik van het archiefbeheersysteem het volledig digitaal vindbaar maken van onze collecties via onze website en het stroomlijnen van onze (digitale) dienstverlening. Daardoor zijn de door ons beheerde collecties steeds beter zichtbaar en doorzoekbaar. ,

Bovendien hebben we in de nieuwe GR meer ruimte gekregen om ons voor inwoners gemeenten erfgoedpartners en andere organisaties in de regio te positioneren als kennispartner die laagdrempelig betrouwbare en duurzaam beheerde informatie beschikbaar kan stellen. Daarmee kan NoVA in regionale nationale en internationale netwerken als kennispartner optreden als hét duurzame collectieve geheugen van onze regio. Het besef dat archieven niet alleen een belangrijke wettelijk verankerde hoeksteen van een transparante controleerbare overheid zijn maar ook dat ze grote maatschappelijke erfgoedwaarde hebben wordt steeds breder gedeeld. Daarmee is het beheren van archieven geen doel op zich: we vertellen steeds meer de duizenden verhalen die in onze collecties verborgen zitten. Daarom hebben we ook in de tweede helft van 2025 volop gewerkt aan het zichtbaar maken van onze archiefdienst en de door ons beheerde collecties. ,

Tijdens de bestuursvergadering van 12 december heeft het bestuur bovendien het in de tweede helft van 2025 opgesteld Uitvoeringsprogramma voor NoVA over de periode 2026-2028 vastgesteld. Daarmee kan voor de aankomende jaren de P&Ccyclus en de professionalisering van de bedrijfsvoering en financiële verantwoording verder worden vormgegeven. Ondanks alle rimpelingen die de oprichting van de nieuwe GR met zich meebracht en het feit dat we het jaar 2025 vooral als overgangsjaar hebben bestempeld is de tweede helft van 2025 toch als bijzonder productief en succesvol te bestempelen. Het team Advies & toezicht wist ondanks de pensionering van onze archiefinspecteur meerdere KPI-rapportages en adviezen op te leveren. Het team Collectiebeheer heeft volop doorgewerkt aan het fysieke collectiebeheer het (nader) toegankelijk maken van onze collecties en de verwerving van enkele belangwekkende particuliere collecties. Een zeer bijzondere aanwinst die hier niet onvermeld mag blijven is het bestuursarchief en de omvangrijke fotocollectie van de voormalige Psychiatrische kliniek Veldwijk in Ermelo. Ons team collectiebeheer heeft samen met een aantal vrijwilligers in de tweede helft van 2025 duizenden dossiers materieel verzorgd. Ook zijn er tienduizenden nieuwe beschrijvingen in archieftoegangen inventarissen en nadere toegangen aan ons collectiebeheersysteem toegevoegd. ,

Met gerichte publieksactiviteiten en actief sociale media-gebruik hebben we ons bereik onder onze inwoners verder vergroot. Het aantal weergaven van onze website groeide van ruim 25 miljoen bezoekers in 2024 naar ruim 45 miljoen bezoekers in 2025! Ons bereik op sociale media (Facebook Instagram en LinkedIn) groeide ,

eveneens

flink.

Bijzonder noemenswaardig is het project ‘1825 de vergeten ramp’. In dit project hebben we de verhalen rondom deze ramp die grote delen van onze regio trof onder een zo breed mogelijk publiek onder de aandacht gebracht. Het uitgangspunt van dit project was het door ons beheerde archief van de zogenaamde ‘Commissie ,

Zeevloed. In dit project heeft NoVA nadrukkelijk als aanjager en informatiemakelaar opgetreden. We hebben hierin actief samengewerkt met musea in de regio met talloze vrijwilligers en met Stichting 8081. Externe financiering kwam onder andere van de Provincie Gelderland het Cultuurfonds Gelderland en enkele andere subsidiënten. De wisseltentoonstelling trok bijna 14. 000 bezoekers. De fietstocht door het rampgebied langs de Zuiderzeekust werd door recreanten eveneens duizenden keren in de daarvoor ontwikkelde digitale app weergegeven. En als klap op de vuurpijl bezochten bijna 1100 bezoekers de theatervoorstellingen van Stichting 8081 in Doornspijk op 10 en 11 oktober! De talloze positieve reacties en de media-aandacht die NoVA hierdoor ontving heeft onze archiefdienst sterk op de kaart gezet. Het project is inmiddels zelfs genomineerd voor de Gelderse Roos-prijs van Erfgoed Gelderland! ,

Tot slot mag niet onvermeld blijven dat in de tweede helft van 2025 is gewerkt aan het verder inrichten en stroomlijnen van de bedrijfsvoering. Daarnaast is een opdrachtformulering opgesteld voor het laten uitvoeren van een business case voor een toekomstbestendige huisvesting van NoVA. De huidige archiefdepots voldoen qua technische eisen en capaciteit niet meer en bovendien kan in de huidige decentrale opzet minder efficiënt gewerkt worden. Bovendien staat het verdere verbetering van onze (digitale) dienstverlening in de weg. ,

We sluiten kortom een succesvol (half)jaar af een jaar waar ik kortom met voldoening en gepaste trots op terugkijk! We hebben ruim binnen de daarvoor beschikbaar gestelde budgetten invulling weten te geven aan onze doelstelling en taken en de hierboven genoemde resultaten hebben geboekt. We realiseren in de tweede helft van 2025 een positief resultaat van € 103. 643. Dit ondanks het feit dat we hogere salarislasten hadden ondanks het niet volledig invullen van de beschikbare formatieruimte. Dit valt deels te verklaren door het feit dat opgebouwde werknemersrechten uit de eerste helft van 2025 pas in de tweede helft van 2025 zijn uitbetaald. ,

dr. Rudolf Bosch Directeur Noord-Veluws Archief

1. Inleiding Voor u ligt de jaarrekening over de tweede helft van het boekjaar 2025 van de gemeenschappelijke regeling (bedrijfsvoeringsorganisatie) Noord-Veluws Archief (GR NoVA). Deze jaarrekening is opgesteld op basis van artikel 20 van de GR NoVA en geeft inzicht in de belangrijkste resultaten per programma en de gerealiseerde baten en lasten over de periode van 1 juli 2025 tot en met 31 december 2025. Zoals in de begroting voor de tweede helft van 2025 is opgemerkt vormt 2025 een overgangsjaar. Doordat de nieuwe gemeenschappelijke regeling per 1 juli 2025 in werking is getreden is sprake van een gebroken boekjaar. Daarmee wordt in overleg met de accountant en de toezichthouder de provincie Gelderland éénmalig afgeweken van hetgeen is bepaald in artikel 17 van de GR-tekst namelijk dat het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar. ,

Over het eerste halfjaar van 2025 is daarom door de colleges van B&W van de voormalige centrumgemeenten (Elburg en Epe) van de twee rechtsvoorgangers van NoVA respectievelijk het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) en het Streekarchief Epe Hattem en Heerde (SEHH) een aparte jaarrekening vastgesteld. Deze jaarrekening heeft daarom uitsluitend betrekking op de periode vanaf 1 juli 2025 tot en met 31 december 2025. ,

Conform artikel 20 van de GR NoVA en artikel 3 lid 2 van de Financiële verordening NoVA wordt de door het bestuur vastgestelde concept-jaarrekening samen met de concept-begroting voor het daaropvolgende boekjaar vóór 30 april toegezonden aan ,

de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Het bestuur dient de jaarrekening vervolgens vóór 1 juli van het jaar volgend op het verslagjaar vastgesteld te hebben. Twee weken na de definitieve vaststelling door het bestuur maar uiterlijk 15 juli dient de vastgestelde jaarrekening vervolgens te worden toegestuurd aan Gedeputeerde Staten van Gelderland die verantwoordelijk is voor het financiële toezicht op de gemeenten én de door deze gemeenten opgerichte gemeenschappelijke regelingen. Met de vaststelling van de jaarrekening legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer en over de realisatie van de baten en lasten in de verslagperiode. ,

Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. Daarna wordt ingegaan op de financiële resultaten over de verslagperiode de balanspositie per 31 december 2025 en de toelichting op de belangrijkste afwijkingen en ontwikkelingen. ,

1. 1 Leeswijzer Hoofdstukken 2 en 3 vormen samen het formele Jaarverslag over de tweede helft van 2025. Er verschijnt hiervan in het tweede kwartaal nog een toegankelijke publieksversie. In hoofdstuk 2 wordt verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten per programma. Alle taakvelden komen hierin aan bod. Hoofdstuk 3 onderbouwt het inhoudelijke jaarverslag met daartoe relevante financiële informatie: dit hoofdstuk bevat de volgens de begrotingsregels (BBV) verplichte paragrafen. Hoofdstuk 4 tenslotte bevat de financiële jaarrekening.

1. 2 Kaders De jaarrekening 2025 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders.

1. 2. 1 Beleidskaders en het normen- en toetsingskader rechtmatigheid De jaarrekening is opgesteld op basis van: de Gemeenschappelijke regeling (GR) Noord-Veluws Archief ; financiële verordening NoVA 2025 ; directiereglement NoVA 2025 ; producten- en dienstencatalogus NoVA 2025 strategische visie 2025-2028 ; begroting van het Noord-Veluws Archief 2e helft 2025.

Landelijke en Europese wet- en regelgeving waaronder: Wet gemeenschappelijke regelingen 2022 (Wgr) Archiefwet 1995 ; ,

Gemeentewet ; Ambtenarenwet ; CAO SGO ; Sociale verzekeringswetten ; BTW-wetgeving ; Wet financiering decentrale overheden (FIDO) ; Wet normering topinkomens (WNT) ; Europese en nationale aanbestedingsregels ; Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ; Wet open overheid (Woo) ; Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) ; Besluit accountantscontrole decentrale overheden. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur aan de deelnemers over afwijkingen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling inclusief de dotaties aan de reserves met een verantwoordingsgrens uitgedrukt in een jaarlijks door het bestuur bij de conceptbegroting vast te stellen percentage. Dit percentage is niet vastgesteld en derhalve wordt in deze jaarrekening uitgegaan van de wettelijke grens van maximaal 2%. ,

1. 2. 2 BTW De Belastingdienst heeft met haar brief van 25 november 2025 bevestigd dat de GR NoVA de koepelvrijstelling mag toepassen en dat de btw conform de transparantiemethode kan worden doorgeschoven naar de deelnemende ,

gemeenten.

Waar deze voor zover aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan volledig compensabel is via het BCF door de deelnemende gemeenten. Het gaat hier nadrukkelijk om gedelegeerde wettelijke taken zoals deze zijn opgenomen in de DVO en de gemeenschappelijke regeling. Bovenwettelijke taken aan deelnemers of dienstverlening aan derden zijn wel belast met btw. ,

1. 3 Deelnemende gemeenten De bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (BVO NoVA) is een gemeenschappelijke regeling (GR) waarin de volgende gemeenten conform artikel 1 vierde lid en artikel 8 derde lid van de Wgr samenwerken om op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier gezamenlijk de taken die hen zijn opgedragen krachtens de Archiefwet 1995 uit te kunnen voeren. De deelnemende gemeenten aan de BVO NoVA per 1 juli 2025 zijn: ,

gemeente gemeente gemeente gemeente gemeente gemeente gemeente gemeente

Elburg Epe Ermelo

Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet Oldebroek

1. 4 Samenstelling bestuur Het bestuur van de BVO NoVA wordt samengesteld conform artikel 6 van de GR BVO NoVA. Vanuit de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten neemt per gemeente één portefeuillehouder plaats in het bestuur. Per 31 december 2025 is het bestuur als volgt samengesteld: Bertus Jeensma wethouder gemeente Elburg Gert van den Berg wethouder gemeente Epe Hans van Daalen burgemeester gemeente Ermelo Wilco Mazier wethouder gemeente Harderwijk Marleen Sanderse burgemeester gemeente Hattem Prinsen burgemeester gemeente Heerde Olaf Céline Blom burgemeester gemeente Nunspeet (voorzitter) Ton Heddema wethouder gemeente Oldebroek directeur NoVA (secretaris) Rudolf Bosch

2. Programmaverantwoording In dit hoofdstuk wordt verslag gedaan van de behaalde resultaten over de tweede helft van 2025 het tijdvak waarover deze jaarrekening betrekking heeft. Deze verantwoording is in lijn met het daarover bepaalde in het BBV. ,

In dit hoofdstuk komen achtereenvolgens de volgende onderdelen aan bod. In paragraaf 2. 1 zetten we de missie de doelstelling en de daaruit voortvloeiende taken van NoVA uiteen. Deze zijn vastgelegd in de GR en de Strategische Visie. In paragraaf 2. 2 volgt de verantwoording over de realisatie van de verschillende programma’s. Ten slotte wordt in paragraaf 2. 3 verantwoord wat het uitvoeren van de taken binnen de programma’s heeft gekost. ,

2. 1 Missie , doelstelling en taken 2. 1. 1 Missie Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is een professionele transparante en ambitieuze archiefdienst en kennispartner die geldt als het duurzame collectieve geheugen van de regio. ,

NoVA is hét expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio als digitaal – duurzaam te behouden vindbaar te maken en om deze bronnen optimaal beschikbaar te stellen voor onze gebruikers.

–

zowel fysiek

Onze kernwaarden hierbij zijn: Professioneel: betrouwbaar accuraat punctueel contextueel Transparant: open communicatief samenwerking eenduidig Ambitieus: toekomstgericht innovatief flexibel ondernemend ,

actief

2. 1. 2 Doelstelling De doelstelling van het Noord-Veluws Archief is in het grondgebied van de deelnemende gemeenten zoals bedoeld in artikel 2 derde lid van de GR BVO NoVA: a) Het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995 ; b) Het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 van de GR aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen. ,

2. 1. 3 Taken Het Noord-Veluws Archief heeft conform artikel 4 van de GR BVO NoVA tot taken: a) het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995 ; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht ; c) het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst ; d) het beheer van eventuele door derden anders dan de deelnemers overgedragen particuliere archieven die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden ; e) het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende ,

archiefbescheiden ; f) het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau gerelateerd aan het onder artikel 3 lid b geformuleerde doel. ,

2. 2 Realisatie programma's Uit de voorgaande missie doelstelling en taken vloeit een breed takenpakket voort. Daarmee geven we invulling aan de wettelijke taken zoals deze door de Archiefwet aan de colleges van B&W als zorgdrager zijn opgedragen én de maatschappelijke taken die voortvloeien uit gewenst beleid op lokaal niveau. De daaraan gekoppelde Producten- en dienstencatalogus van het NoVA vormt de basis voor de inrichting van de verschillende werkprocessen waarmee we uitvoering geven aan onze taken. ,

Het brede takenpakket van de archiefdienst NoVA valt uiteen in drie taakvelden die gerelateerd zijn aan de drie wettelijke kerntaken van het archief: collectiebeheer ; advies & toezicht ; dienstverlening. ,

In onderstaande overzicht worden deze drie kerntaken gerelateerd aan de taken die het NoVA vanuit de GR-tekst krijgt toebedeeld en de processen uit de producten- en dienstencatalogus van het NoVA.

Taakvelden

Taken (conform art. 4 GR)

Producten- en

dienstencatalogus Collectiebeheer

Beheer overgebrachte archieven beheer archiefbewaarplaats beheer en acquisitie particuliere archieven beschikbaar stellen van archieven

Verwerven Fysiek beheren Toegankelijk maken en beschikbaar stellen Digitalisering e-Depot

Advies & Toezicht

Toezicht op nietovergebrachte archieven

Toezicht houden op

Dienstverlening

Beschikbaar stellen van archieven Functioneren als regionaal kennis- en

informatiecentrum

archiefbeheer ... ... ..

overheid Overbrenging en vernietiging Advisering Overlegstructuren

Informatie verstrekken Uitlenen Studiezaalopenstelling Presenteren en benutten

lokale en regionale. geschiedenis voor

. ... ...

In de begroting voor de tweede helft van 2025 was het programmaplan nog niet volledig uitgewerkt aangezien de Strategische visie en het Uitvoeringsprogramma nog niet formeel waren vastgesteld door het bestuur. Wel is gewerkt vanuit de gedachte dat de hierboven onderscheiden taakvelden ieder een apart programma binnen de begroting dienen te vormen. Daarnaast worden de bedrijfsvoeringskosten in een afzonderlijk programma ‘Bedrijfsvoering’ ondergebracht. ,

Om de overgang van de huidige begrotingssystematiek van het SNWV en het SEHH naar een nieuwe systematiek te implementeren is meer tijd nodig. Daarom sluit de huidige programma-indeling via de vertaling in de financiële begroting aan bij de oude systematiek van het SNWV zoals deze door de centrumgemeente Elburg is gehanteerd. In de financiële verordening van het NoVA is vastgelegd (artikel 5 lid 2) dat vóór 2028 de verdeelsleutel en berekenings-methodiek geëvalueerd en gewijzigd zal worden. In dit kader zal ook het programmaplan en de vertaling hiervan in de begrotingssystematiek tegen het licht worden gehouden. ,

Met de deelnemende gemeenten is afgesproken dat de tweede helft van 2025 volledig beleidsarm zou zijn. Dit betekent dat alle reeds ingezette projecten onder het vorige meerjarenbeleidsplan van het SNWV 2021-2024 zoveel mogelijk zijn

afgerond.

2. 2. 1 Programma Collectiebeheer Doelen NoVA is het collectieve geheugen van de Noord-Veluwe ; de archieven en collecties in beheer van NoVA zijn (ongeacht hun vorm) duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld ; de gebruikers van NoVA kunnen de informatie uit onze archieven en collecties op een laagdrempelige wijze benutten ; de archieven en collecties van NoVA zijn vindbaar via diverse platforms voor diverse doelgroepen waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht. ,

Onder dit programma vallen de taken rondom het fysieke archief- en collectiebeheer (waaronder materiële verzorging) het beheer van de zes archiefbewaarplaatsen de verwerving van wettelijk over te brengen archieven de verwerving van particuliere archieven en het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de door ons beheerde archieven en collecties. Daarmee werken we binnen dit programma aan de wettelijke taak van NoVA om de door ons beheerde collecties duurzaam toegankelijk te maken én te houden. ,

Omdat het Uitvoeringsprogramma eind 2025 is goedgekeurd is ervoor gekozen om zo weinig mogelijk nieuwe werkzaamheden of projecten binnen het programma collectiebeheer op te pakken en vooral de lopende projecten en werkzaamheden te continueren. Desalniettemin zijn voor de periode 1 juli 2025 tot en met 31 december genoeg resultaten te benoemen die binnen het programma Collectiebeheer zijn gerealiseerd. ,

Verwerven In het afgelopen halfjaar hebben we verschillende archieven en collecties mogen ontvangen en in beheer genomen. Tevens hebben we een aantal boeken aan onze bibliotheekcollectie weten toe te voegen. Overgebrachte overheidsarchieven: hinderwet- en milieuvergunningen Harderwijk 1948-2013 ; bodemonderzoeken Harderwijk 1981-2013 ; hinderwet- en milieuvergunningen Nunspeet 1910-2015 ,

Schenkingen en bruiklenen particuliere archieven: wereldwinkel locatie Nunspeet ; ,

passage

Harderwijk-zuid ;

bondshuis Nederlandsche Bond van Abstinent Studeerenden (NBAS) ; gymnastiek- en volleybalvereniging (S.V.A.) Emst ; psychiatrisch ziekenhuis Veldwijk Ermelo ; platform Kunst en Cultuur Heerde. ,

Schenkingen en bruiklenen beeldcollecties: glasnegatieven collectie Hoefhamer, ca 1875-1925; beeldcollectie Historische Vereniging Ermelo; (geanonimiseerd) collectie (geanonimiseerd) collectie e

Voor

het

gerichter kunnen

verwerven

verworven

collecties is in de tweede

Dit

is door

profiel

Toegankelijk Het

het bestuur

maken

toegankelijk maken

continu

eventueel

helft

van

2025

beschikbaar stellen

beschikbaar

verleden

van

een

archieven

collecties is een

verwachtingen veranderen, waardoor er continu aanpassingen moeten plaatsvinden. We leggen voorlopig de nadruk bij het toegankelijk maken op de overheidsarchieven, zodat we bijdragen aan een transparante overheid, waar de rechtzoekende burger terecht kan. Vanuit

proces. Technieken

in het

van

acquisitieprofiel opgesteld. vastgesteld.

eind 2025 formeel

stellen

afstoten

het

voormalige Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe projecten waaraan het afgelopen half jaar is verder gewerkt: Bouwdossiers Harderwijk 1907-1985 Bestuursarchief Harderwijk 1961-1985

een

aantal

lopende

Bouwdossiers

Nunspeet

Archief

voormalig Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe

Audiovisueel

van

het

materiaal op CD-ROM's en DVD's Fotocollecties van de gemeenten Elburg, Epe, Hattem

Sonnevanck

Boekencollectie

Toegangen

1890-2010

voor

Leo

den

Heerde, Sanatorium

Hoed

Universiteit

van

Harderwijk: dissertaties, oraties etc.

de Gelderse Academie

van de collecties van het Historisch Verkenning Harderwijk bij het Noord-Veluws Archief van

het ontsluiten

Kenniscentrum

zijn diverse verbeteringen doorgevoerd in de inrichting van ons collectiebeheersysteem, waardoor archieven en collecties beter vindbaar zijn geworden. Dit heeft onder andere plaatsgevonden voor de inrichting van de en boeken en het zoeken beeldbank, kranten op locaties (adressen). Daarnaast is er aan van het vastleggen rechten bij beeldmateriaal, waardoor er gestaag doorgewerkt steeds meer beeldmateriaal met eerbied voor de daarop rustende rechten beschikbaar kan worden gesteld aan het publiek. Er

archiefbeheersysteem in de tweede helft van 2025 bovendien uitgebreid met ruim 60.000 nieuwe beschrijvingen van onder andere personen, objecten en afzonderlijke archiefstukken in inventarissen en indices (ook wel nadere toegangen genoemd). Daarmee hebben we de toegankelijkheid van de door ons reeds beheerde archieven en collecties verder Het

Noord-Veluws Archief heeft haar

verbeterd.

Het onderstaande overzicht geeft een globaal beeld van de hoeveelheid beschrijvingen en records die in het afgelopen halfjaar verbeterd of toegevoegd gegroepeerd naar de belangrijkste collecties: 2. 853 Inventarisbeschrijvingen: Bouwdossiers: 2. 960 Kranten: circa 28. 000 Personen: 3. 326 Beeldbank: 9. 678 Bibliotheek: 4. 649

Ten aanzien van de gemeenten Epe Hattem en Heerde heeft de tweede helft van 2025 vooral in het teken gestaan van het begeleiden van het apart door die drie gemeenten opgezette projectplan om achterstanden in het beheer van reeds overgebrachte archieven weg te werken. Daarnaast zijn de reeds ingezette taken rondom advies en toezicht (waaronder waardering en selectie regulier informatieoverleg inrichting van SIO’s) en het uitvoeren van dienstverlening via de studiezaal in Epe en onze digitale kanalen (e-mail website sociale media) voortgezet. ,

Daarnaast is gewerkt aan een grondige data-analyse gebaseerd op de eerder uitgevoerde nulmeting voor de migratie van alle data (inclusief zowel de analoge als ook de digitale metadata) van archieven en collecties in beheer van het voormalig Streekarchief Epe Hattem en Heerde zowel vanuit het uit te faseren archiefbeheersysteem Atlantis als ook vanaf de lokale opslagomgevingen in Epe en de papieren inventarissen in het door NoVA gebruikte archiefbeheersysteem MAISFlexis. ,

Fysiek beheer Het beheer van fysieke archieven vraagt voortdurend aandacht. Hetzij nieuwe archieven die binnenkomen hetzij archieven die al zijn overgebracht en in één van de zes archiefdepots staan. Voor verschillende archieffondsen zijn daarom schadeinventarisaties opgesteld. Archieven dienen bovendien onder de juiste klimatologische omstandigheden in onze depots te worden bewaard om ze duurzaam toegankelijk te houden. Verschillende depots voldeden in het afgelopen halfjaar niet aan de wettelijke normen die vanuit de Archiefregeling zijn gesteld aan het beheerklimaat in archiefbewaarplaatsen. Vooral de klimaatbeheersing in de depots kenden een slecht halfjaar met vele en langdurige overschrijdingen in temperatuur en/of luchtvochtigheid. ,

In de tweede helft van 2025 is onder andere gewerkt aan het materieel verzorgen van de bouwdossiers van Harderwijk en Oldebroek en de krantencollectie. Inmiddels zijn door onze medewerkers collectiebeheer duizenden bouwdossiers omgepakt. Maar ook aan archieven en collecties van particulieren is gewerkt zoals archief Sanatorium Sonnevanck het inventariseren van de glasnegatieven van de familie Hoefhamer Gereformeerde kerk Harderwijk en het Archief van het Feithenhof. Bij deze werkzaamheden hebben vrijwilligers volop meegeholpen. ,

e-Depot Begin 2025 heeft het toenmalige SNWV haar e-Depot via een softwarebroker opnieuw aanbesteed. Dit heeft geresulteerd in de aanschaf van de e-Depotmodule van De Ree Archiefdiensten die aansluit op ons archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. Door een intern expertteam is gewerkt aan het actualiseren van het beleid rondom de inrichting en de voorwaarden voor het overbrengen van digital-born archieven van de deelnemende gemeenten. Daarvoor zijn ook de primaire werkprocessen geactualiseerd en is samen met de leverancier gewerkt aan de inrichting en het uitgebreid testen van het e-Depot. ,

Bovendien is er ingezet op het uitwerken van de voorwaarden en behoeftes voor een zogenaamd digitaal atelier dat als beveiligd ‘voorportaal’ noodzakelijk is voor de bewerking van over te brengen archieven voordat ze met de juiste metadata definitief kunnen worden opgenomen in het e-Depot. ,

In de tweede helft van 2025 is voornamelijk gewerkt aan de hiervoor benodigde architectuur. Deze architectuur hebben we eind 2025 vastgesteld. We werken vanuit een ‘proof of concept’-fase in 2026 toe naar een schaalbare c. q. modulaire oplossing waar we naar een goede balans zoeken tussen het beperken van de te maken kosten en de behoefte in opslag infrastructuur en software vervolgens concreet toe naar de implementatie van dit digitale atelier. Voor het optimaal inrichten van ons e-Depot is dit een noodzakelijk onderdeel om ingests in ons e-Depot in samenwerking met onze deelnemers te kunnen verwezenlijken. ,

Digitalisering Door een externe partij hebben we de magnetische dragers in onze collectie laten digitaliseren. Deze dragers waarop doorgaans films en geluidsfragmenten zijn opgeslagen zijn in het bijzonder onderhevig aan verval en kennen een korte levensduur. Door deze banden (tapes) te digitaliseren leggen we de huidige status/kwaliteit vast: een vorm van preservering. Op deze manier voeren we behoud uit op het materiaal waardoor de inhoud nog voor toekomstige generaties raadpleegbaar blijft. Medio 2027 zullen de digitale exemplaren ook via onze website te benaderen zijn mits wet- en regelgeving het toestaat. ,

Daarnaast hebben onze vrijwilligers ook in de tweede helft van 2025 weer duizenden foto’s uit onze fotocollecties gedigitaliseerd. Indien auteurswet- en regelgeving het toelaat groeide hiermee ook de online doorzoekbare foto’s in onze beeldbank. In de tweede helft van 2025 hebben 33 vrijwilligers samen 9. 460 registraties in ons archiefbeheersysteem ingevoerd!

2. 2. 2 Advies & toezicht Doelen Alle deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bevinden zich op hetzelfde niveau van toezicht en er is bij hen vergelijkbaar inzicht in de stand van zaken van het informatiebeheer ; gedurende de gehele levensfase van informatieobjecten zijn deze duurzaam

toegankelijk ; deelnemende gemeenten zijn voldoende toegerust om uitvoering te kunnen geven aan bepalingen in actuele wet- en regelgeving ten aanzien van

informatiebeheer. Onder dit taakgebied vallen de wettelijke taken van de archiefdienst c. q. de archivaris ten aanzien van het toezicht op de kwaliteit van het gemeentelijke archiefen informatiebeheer en de toetsing hiervan aan de daarvoor geldende wettelijke eisen rondom de inrichting van het informatiebeheer. Binnen NoVA wordt de directeur als gemeentearchivaris van de deelnemende gemeenten in zijn toezichthoudende taken bijgestaan door het team Advies & toezicht waarin de archiefinspecteur de toezichtfunctie vormgeeft en aanstuurt. ,

Een belangrijk instrument dat voor dit toezicht wordt benut is de KPI-rapportage. Hierin wordt op basis van een vaste set ‘archief-KPI’s’ de kwaliteit van het ,

gemeentelijke informatiebeheer

getoetst.

In de tweede helft van 2025 zijn de volgende toezichtrapportages opgeleverd: Toezichtrapportage informatiebeheer 2022-2024 gemeente Elburg ; toezichtrapportage informatiebeheer 2025 gemeente Epe ; toezichtrapportage informatiebeheer 2025 gemeente Hattem ; toezichtrapportage informatiebeheer 2025 gemeente Heerde ; toezichtrapportage informatiebeheer 2022-2024 gemeente Nunspeet ; toezichtrapportage informatiebeheer 2022-2024 gemeente Oldebroek. Daarnaast is door het team Advies & toezicht gewerkt aan het verder beschikbaar stellen en actualiseren van kennisproducten voor onze deelnemers via onze website. Dit zijn uiteenlopende producten zoals modelverordeningen handreikingen en adviesrapporten. ,

Bovendien heeft het team Advies & toezicht onder andere bijgedragen aan: Het uitvoeren van audits en thema-inspecties bij deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (waaronder Meerinzicht) onder andere ten aanzien van scanprocessen in het kader van vervanging een (globale) inspectie van de fysieke archiefruimtes ; advisering ODV ten aanzien van de afsluiting en overbrenging van het voormalige ,

ODNV-archief ; begeleiding van de trajecten en advisering rondom de verbouwing van de kluizen van de afdeling Burgerzaken in Ermelo ; advisering ten aanzien van handboeken vervanging ; begeleiding van deelnemende gemeenten in het opstellen van vernietigingslijsten en de beoordeling van toegestuurde vernietigingslijsten van de gemeenten ; uitvoering van periodieke overleggen informatiebeheer met de verantwoordelijke informatieprofessionals van de deelnemende gemeenten ; organisatie van kennisbijeenkomsten ; beantwoording van vragen vanuit de deelnemers en gevraagde en ongevraagde advisering ten aanzien van het gemeentelijke informatiebeheer de implementatie van metadata-schema’s en de aanschaf en inrichting van nieuwe proces- en informatiemanagementapplicaties c. q. zaaksystemen. ,

2. 2. 3 Dienstverlening Onder dit taakveld valt de dienstverlening van NoVA aan het publiek én aan onze deelnemers in de breedste zin van het woord. Het omvat de fysieke dienstverlening in onze zes studiezalen als ook het afhandelen van digitale informatieverzoeken. NoVA presenteert zich nadrukkelijk als een kennis- en expertisecentrum voor lokale en regionale geschiedenis. Bovendien coördineert het team Dienstverlening de vrijwilligers van NoVA die van onschatbare waarde zijn in het nader toegankelijk maken van onze collecties. ,

We benutten en presenteren onze collecties om een zo breed mogelijk publiek te bereiken. Dit doen we naast passieve beschikbaarstelling dus ook steeds meer door actief het door ons beheerde maatschappelijke erfgoed onder zo breed mogelijke doelgroepen onder de aandacht te brengen. Door bij te dragen aan educatieve activiteiten in regionaal verband bij te dragen aan de ontwikkeling van erfgoedbeleid (o. a. in Harderwijk en Hattem) en het organiseren van publieksactiviteiten brengen we NoVA en onze collecties bij een breed publiek onder de aandacht. ,

De top-10 van de meest geraadpleegde archieftoegangen (totaal aantal raadplegingen) over de tweede helft van 2025 ziet er als volgt uit: 5001

Stadsbestuur Harderwijk 1231-1813

63. 551

4040

Gemeentebestuur Ermelo 1997-2011

37. 288

1001

Stadsbestuur Elburg

36. 265

1014

Instituut Van Kinsbergen Elburg 1796-1960

23. 553

4031

Gemeentebestuur Ermelo 1972-1996

14. 215

1036

Gemeentebestuur Elburg 1990-1999

13. 796

5002

Gemeentebestuur Harderwijk 1813-1943

12. 724

1051

Gemeentebestuur Elburg 1940-1973

11. 758

2028

Gemeentebestuur Oldebroek 1940-1987

10. 907

4018

St. Christelijke Ziekenverzorging in Nederland 1892-1989

1320-1813 ,

10. 347

We presenteren hier een overzicht van de belangrijkste resultaten die de inzet binnen dit programma heeft opgeleverd: In de tweede helft van 2025 hebben onze dienstverleners 590 fysiekebezoekers in één van onze zes studiezalen mogen ontvangen. Zij stelden fysieke stukken beschikbaar en ondersteunden onze bezoekers in het doen van onderzoek in de archieven ; in 2025 is binnen het team Dienstverlening gestart met het gebruik van de studiezaalmodule van Mais-Flexis. Hierdoor wordt onder andere gewerkt met een digitale bezoekersregistratie en een digitale looplijst wat heeft bijgedragen aan een efficiëntere registratie van bezoekers veel geraadpleegde stukken en werkzaamheden ; ,

in 2025

zijn we gestart

met

een

maandelijkse rubriek

in de

Huis-aan-Huiskrant

van

Elburg, Oldebroek en Nunspeet, waarin één van onze medewerkers een bijzonder verhaal naar aanleiding van één van onze archiefstukken voor het voetlicht brengt. Daarmee bereiken we duizenden inwoners binnen het bezorgingsgebied van deze huis-aan-huis-kranten;

1juli 2025 lanceerden we de nieuwe website van NoVA (www.noordveluwsarchief.nl) in onze nieuwe huisstijl. In de tweede helft van is de website verder ingericht en is aanvullende informatie toegevoegd. Ook op

hebben

voor

nieuwe

website

een

onderzoek

laten uitvoeren

naar

2025

toegankelijkheid ervan. het aantal raadplegingen van onze website steeg van 2,5 miljoen raadplegingen in 2024 naar ruim 4,5 miljoen raadplegingen in 2025; groei van het aantal zoekacties in ons archiefbeheersysteem:; het sociale media-bereik van NoVA groeide gestaag. Op Facebook groeide het aantal volgers in de tweede helft van 2025 gestaag door naar in totaal 692 volgers, ten opzichte van 577 volgers aan het begin van 2025; we verleenden medewerking aan de totstandkoming van de filmdocumentaire over de geschiedenis van de gemeente geregisseerd door (geanonimiseerd) BEN Elburg; we verzorgden tijdens de Pfingsttagung van de Hansischer Geschichtsverein in Unna op 10 juni een lezing over de laatmiddeleeuwse lakenproductie en handel in Gelderse kleine steden, waaronder Harderwijk, Elburg en Hattem; tijdens het Regionale Erfgoedcongres op 12 november op kasteel De Cannenburgh verzorgden we een presentatie over NoVA als collectieve geheugen van de regio.

De tweede

helft

van

2025

stond

daarnaast

in het

teken

van

het

project "1825, de

ramp)’, dat in deze periode zijn hoogtepunt bereikte. We delen hier de belangrijkste resultaten: De rondreizende tentoonstelling trok in totaal bijna 14.000 bezoekers; De ontwikkelde fietsroutes door het getroffen rampgebied werden door recreanten 2.590 keer geraadpleegd in de daarvoor ontwikkelde app; het archief van de Commissie Zeevloed werd door vrijwilligers in de voorgaande twee jaar toegankelijk gemaakt en getranscribeerd. Deze scans werden in de tweede helft van 2025 ruim 2.200 keer geraadpleegd; de drie theatervoorstellingen van het bijbehorende theaterstuk, die in samenwerking met de Stichting 8081 werd georganiseerd, waren volledig uitverkocht. Met 900 betalende bezoekers en 120 basisschoolleerlingen uit de gemeente Elburg die tijdens de educatiemiddag de theaterproductie bezochten, konden we dus in totaal 1.020 bezoekers in de speciaal opgebouwde theatertent bij Doornspijk. Tientallen vrijwilligers hielpen om van dit theaterspektakel een succes

vergeten e

te e

maken.

Eind

2025

voorbereid. deze

hebben

Inmiddels

de nominatie is het

van

het

project

voor

de Gelderse

Roosprijs

project "1825, de vergeten ramp’ genomineerd

prijs, die wordt uitgereikt door Erfgoed Gelderland.

voor

2. 3 Wat heeft het gekost?

De totale lasten van de gemeenschappelijke regeling bedroeg in het verslagjaar € 1. 064. 647. Dit bedrag is € 135. 647 hoger dan begroot. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere personeelskosten wegens opgebouwde werknemersrechten per overgangsdatum naar NoVA (waar ook een extra bate tegenover stond) niet begrote projecten en onvoldoende inzicht in lasten die in de overgang van SNWV naar NoVA inzichtelijk zijn geworden. ,

De totale baten bestaan uit een vaste gemeentelijke bijdrage van € 929. 000 en overige baten van € 258. 331 voor aanvullende dienstverlening en projecten. Deze overige baten zijn niet begroot en vormen daarmee tevens de verklaring van de afwijking ten opzichte van begroot. Door een positief saldo van de baten en lasten is de uitvoering van de taken binnen de gemeenschappelijke regeling volgens planning verlopen en zijn de afgesproken prestaties gerealiseerd. Voor een nadere verklaring van de verschillen wordt verwezen naar hoofdstuk 4. 1.

3. Paragrafen 3. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de financiële verordening is deze paragraaf aangemerkt als vast onderdeel van de begroting en jaarrekening.

3. 1. 1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre NoVA in staat is om financiële tegenvallers op te vangen zonder dat hiervoor het beleid moet worden aangepast. Onder een risico wordt verstaan: de kans dat zich een positieve of negatieve gebeurtenis van materieel belang voordoet die niet in de begroting van een bepaald jaar is opgenomen. NoVA heeft als doel: a) Het uitvoeren van het bepaalde in de Archiefwet 1995 ; b) Het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek een en ander binnen de taken die krachtens artikel 4 van de GR aan het Noord-Veluws Archief zijn opgedragen. ,

Voor de uitvoering van deze taken is NoVA vrijwel volledig afhankelijk van de financiële bijdragen van de deelnemers. Het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve en bedraagt per ultimo 2025 € 122. 684. Gezien de aard en omvang van NoVA is sprake van voldoende financiële buffers op onvoorziene financiële tegenvallers op te vangen. De omvang van het weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate bepaald door het artikel 13 van de financiële verordening Noord-Veluws Archief. Hierin is vastgelegd dat de reserve niet meer mag bedragen dan 10% van de begroting. Hier vindt toetsing plaats op basis van een volledig begrotingsjaar. NoVA blijft met haar reserve onder dit percentage.

3. 1. 2 Risicobeheersing en beheersmaatregelen NoVA is in het verslagjaar een relatief nieuwe organisatie en bevindt zich nog in de opbouwfase. In deze fase ligt de nadruk op het zorgvuldig inrichten van processen het borgen van de bedrijfsvoering en het beheersen van mogelijke risico’s die samenhangen met een startende organisatie.

De bedrijfsvoering van NoVA wordt uitgevoerd door de Gemeente Elburg. Dit betekent dat NoVA gebruikmaakt van de bestaande administratieve organisatie interne beheersingsmaatregelen en ondersteunende processen van de gemeente. Hieronder vallen onder andere de financiële administratie personeels- en salarisadministratie inkoop ICT en juridische ondersteuning. Door aan te sluiten bij deze bestaande structuren wordt gebruikgemaakt van reeds ingerichte controle- en verantwoordingsprocessen. ,

De belangrijkste risico’s voor NoVA hebben in deze fase met name betrekking op de afstemming tussen deelnemende partijen en de ontwikkeling van de organisatie. Deze risico’s worden beheerst door het toepassen van de bestaande beleidskaders procedures en interne controles van de gemeente Elburg onder toeziend oog van het bestuur. Daarnaast vindt periodieke monitoring plaats van de financiële positie en de uitvoering van de activiteiten. ,

Door het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Elburg wordt gebruikgemaakt van een professioneel ingerichte organisatie met vastgestelde processen voor planning control en risicomanagement. Dit draagt bij aan een zorgvuldige en rechtmatige uitvoering van de taken van NoVA. ,

Gezien de beperkte omvang van de organisatie waarbij gebruikt wordt gemaakt van een bestaande bedrijfsvoeringstructuur zijn er op dit moment geen materiële risico’s geïdentificeerd die leiden tot het vormen van specifieke risicovoorzieningen. De ontwikkeling van de organisatie en mogelijke risico’s worden wel blijvend gemonitord en indien nodig worden aanvullende beheersmaatregelen getroffen.

3. 2 Financiële kengetallen Het BBV schrijft een verplichte set financiële kengetallen voor. Naast het presenteren van deze kengetallen moet ook een beoordeling worden opgenomen van de onderlinge samenhang tussen de kengetallen en wat deze zeggen over de financiële positie. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd door verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2025 0% 0% 23% 7% n. v. t. n. v. t.

Netto schuldquote De netto schuldquote geeft aan hoe groot de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling is in verhouding tot de eigen middelen. De netto schuldquote biedt daarmee een indicatie van de mate waarin rente- en aflossingsverplichtingen drukken op de exploitatie. Hierbij geldt: hoe lager de schuldquote hoe gunstiger. Uit de cijfers blijkt dat de schuld van NoVA in verhouding tot de jaarlijkse inkomsten relatief laag is. ,

Solvabiliteitsratio Dit kengetal laat zien in hoeverre de gemeenschappelijke regeling in staat is haar financiële verplichtingen na te komen. De solvabiliteitsratio geeft de verhouding weer tussen het eigen vermogen en het totale balanstotaal uitgedrukt in een percentage. Gezien de aard en omvang van de regeling wordt een percentage van 20% als voldoende gekwalificeerd. ,

Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt berekend door het saldo van de structurele baten en lasten samen met het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves te delen door de totale baten. Dit kengetal maakt inzichtelijk in hoeverre sprake is van een begroting in evenwicht. Er is sprake van een voldoende evenwichtig saldo. ,

3. 3 Onderhoud kapitaalgoederen NoVA beschikt niet over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locaties worden om niet gebruikt van de deelnemende gemeentes.

3. 4 Financiering De gemeenschappelijke regeling maakt in het verslagjaar geen gebruik van externe financiering met uitzondering van de gebruikelijke inkoopcrediteuren die voortvloeien uit de normale bedrijfsvoering. Er zijn geen leningen of andere vormen van externe kredietverlening aangetrokken. Hierdoor blijft het bedrag aan kortlopende schuld ruimschoots binnen de kasgeldlimiet zoals bedoeld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Het renterisico dat voortvloeit uit kortlopende financiering is daarmee verwaarloosbaar. Momenteel is dan ook sprake van een negatieve renteomslag omdat de rentebaten hoger zijn dan de rentelasten. ,

Het beleid van NoVA is gericht op het financieren van activiteiten uit eigen middelen waardoor de afhankelijkheid van externe geldschieters wordt beperkt en de financiële positie stabiel blijft. De liquiditeitspositie wordt periodiek gemonitord om te waarborgen dat aan alle kortlopende verplichtingen tijdig kan worden voldaan.

3. 5 EMU-saldo Het EMU-saldo is een financieel kengetal dat aangeeft of de overheid of overheidsorganisatie in een bepaald boekjaar een tekort of overschot heeft behaald volgens de methodiek van de Europese Monetaire Unie (EMU). Het EMU-saldo wordt berekend als het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven inclusief incidentele en kapitaalsuitgaven. Voor NoVA bedraagt dit saldo € 136. 059 wat duidt op een overschot. ,

3. 6 Schatkistbankieren Een openbaar lichaam is normaal gesproken verplicht om zijn liquide middelen aan te houden in de schatkist van het Rijk. Op basis van artikel 7 van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden geldt hiervoor een uitzondering. NoVA voldoet aan deze uitzondering en derhalve worden geen overtollige middelen uitgezet bij het Rijk.

3. 7 Bedrijfsvoering Aan het hoofd van de GR NoVA staat het algemeen bestuur. Het bestuur bestaat uit evenzoveel leden als deelnemers aan deze regeling. Door het bestuur is uit haar midden een voorzitter aangewezen. Er is sprake van een roulerend voorzitterschap met een termijn van 2 jaar. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de directeur. Deze heeft de algehele en dagelijkse leiding en ondersteunt het bestuur. ,

Met de samenvoeging van het SNWV en SEHH zijn de kerntaken van de archiefdienst en de daarbij behorende producten en diensten voor acht deelnemende gemeenten georganiseerd en uitgevoerd. De formatie bedraagt per 31 december 2025 186 fte. Hiervan is op diezelfde datum 176 fte (22 werknemers) ingevuld. ,

NoVA maakt via een dienstverleningsovereenkomst gebruik van de diensten van de gemeente Elburg voor ondersteuning voor ICT Informatiemanagement HRM financiën inkoop en juridische zaken. ,

3. 7. 1 Ziekteverzuim Het gemiddeld verzuim binnen de organisatie over het boekjaar 2025 bedroeg 82%. Dit verzuim wordt voornamelijk veroorzaakt door langdurige ziekte en de aanhoudende hoge werkdruk binnen de organisatie. De directie blijft aandacht besteden aan preventieve maatregelen en ondersteuning van medewerkers om het ziekteverzuim terug te dringen en een gezonde werkomgeving te bevorderen. ,

3. 7. 2. Inhuur tijdelijk personeel In 2025 is geen sprake geweest van inhuur tijdelijk personeel.

3. 7. 3 Rechtmatigheid De baten en lasten evenals de balansmutaties moeten correct en volledig in de jaarrekening worden verwerkt. Bij deze verantwoording komen drie rechtmatigheidscriteria expliciet naar voren: het begrotingscriterium het voorwaardencriterium en het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik. ,

In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre deze criteria zijn nageleefd bij de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties. Dit betekent dat deze posten in overeenstemming moeten zijn met de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting financiële verordeningen en met de geldende wet- en regelgeving. ,

Verder stelt artikel 8. 3 van de financiële verordening dat de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 10. 000 nader worden toegelicht. Voor de volledigheid zijn alle afwijkingen toegelicht in paragraaf 4. 1. 1 en 4. 1. 2. In deze verantwoording wordt een drempelbedrag gehanteerd zodat alleen materiële afwijkingen worden opgenomen. Deze grens is vastgesteld op 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en bedraagt € 18. 580. ,

In de financiële verordening is bepaald dat afwijkingen zoals bedoeld in artikel 10 lid 2 tijdig zijn wanneer deze door het bestuur worden vastgesteld vóór of uiterlijk bij de vaststelling van de jaarrekening. Met dit voorstel wordt hieraan voldaan. ,

Het dagelijks bestuur constateert derhalve dat het totaal van de in deze jaarrekening opgenomen baten en lasten evenals de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 0 bedraagt. Dit ligt onder de vastgestelde grens van € 18. 580. ,

4. Jaarrekening 4. 1 Overzicht baten en lasten

Het overzicht van baten en lasten geeft een beknopt beeld van de financiële resultaten van de gemeenschappelijke regeling NoVA over het betreffende verslagjaar. In dit overzicht zijn de inkomsten en uitgaven beknopt weergegeven. Een nadere toelichting en specificatie van de afzonderlijke posten is opgenomen in de volgende paragraaf.

Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan

bedragen exclusief btw. Verondersteld werd dat NoVA btw-plichtig is. Zoals toegelicht in hoofdstuk 1. 2. 2. ligt de werkelijkheid genuanceerder. Verleende diensten van NoVA welke onder de dienstverleningsovereenkomst met de deelnemende gemeentes valt betreft geen btw belaste prestatie is. De inkoop btw van deze diensten zorgt dan ook voor een van

kostprijsverhogend effect. NoVA kan de aan haar in rekening gebrachte inkoop btw volledig doorbelasten aan haar deelnemers op grond van het Besluit omzetbelasting en compensatie van omzetbelasting bij publiekrechtelijke lichamen van 24 december 2020 (nr. 2020249875. Deze is doorbelasting is als btw-compensatie opgenomen onder de baten.

4. 1. 1 Toelichting op de lasten

Salarissen en sociale lasten De totale salarislasten over 2025 bedragen € 759. 911 en deze waren begroot op € 726. 000. Het verschil wordt hoofdzakelijk verklaard door het feit dat opgebouwde rechten zoals IKB zijn overgenomen van het SNWV. Hiervoor heeft het SNWV een vergoeding van € 45. 412 betaald aan NoVA welke als overige inkomst is opgenomen. Per saldo zijn de salarislasten dus lager echter zorgt dit wel voor een afwijking bij zowel de lasten als de baten. ,

Inhuur projecten In 2025 heeft geen inhuur plaatsgevonden.

Reis- en verblijfskosten De reiskosten van de medewerkers van NoVA (woon- werkverkeer en dienstreizen) zijn verdisconteerd in de loonkosten. De onder deze post verantwoorde kosten betreft de huur van een transportmiddel om archieven voor bewerking te transporteren.

Studiekosten

seminars

De voortdurende ontwikkelingen in het informatie- en archiefbeheer (denk aan digitalisering nieuwe ontsluitings- en conserveringstechnieken en wijzigende basisvaardigheden in digitale dienstverlening) maakt dat de medewerkers van het NoVA zich ontwikkelen. Twee medewerkers Advies & toezicht volgden dit afgelopen halfjaar de cursus ‘Toezicht op de digitale overheid’ via de HvA. ,

Abonnementen , contributies en lidmaatschappen NoVA is aangesloten bij meerdere brancheorganisaties en kennispartners (waaronder KVAN/BRAIN Erfgoed Gelderland en de Hansischer Geschichtsverein) en heeft een koepelovereenkomst voor auteursrechten met de Koninklijke bibliotheek. Daarnaast wordt geïnvesteerd in de aanschaf van NEN ISO-normen voor onze GR,

partners. Ook lidmaatschappen van (regionale) historische verenigingen

de aanschaf van relevante literatuur voor de tijdschriftabonnementen bibliotheekcollectie vallen onder deze categorie. en

Archiefbeheersysteem

e-Depot

De totale lasten zijn begroot op € 11. 000 en zijn voor 70% ondergebracht bij programma Collectiebeheer en 30% bij het programma Dienstverlening. De werkelijke lasten bedragen € 41. 311. Via de softwarebroker Protinus B. V. wordt het eDepot en archiefbeheersysteem afgenomen. Deze wordt jaarlijks in kwartaal 1 voor een heel jaar betaald. In 2025 is deze door het SNWV betaald. Het contract is overgezet per 1 juli en de helft van de lasten zijn door NoVA aan het SNWV betaald. Hier is echter geen rekening mee gehouden in de begroting 2025 met tot gevolg dat sprake is van een overschrijding.

Facilitaire zaken

archiefbenodigdheden

Onder deze kostencategorie vallen de lasten voor de inkoop van uiteenlopende goederen en diensten. Het betreft onder andere lasten ten behoeve van het collectiebeheer en preventief behoud. Het grootste deel van gebruiksmiddelen zoals archiefdozen en omslagen om archieven fysiek te beheren worden door de deelnemende gemeenten als zorgdrager zelf aangeschaft.

Facilitaire zaken

overig materiaal

Dit betreft lasten voor hoofdzakelijk diverse ICT-goederen en diensten zoals het Microsoft abonnement en het tijdregistratiesysteem. De totale lasten waren begroot op € 17. 000. De werkelijke lasten bedroegen € 34. 020. Overschrijding wordt veroorzaakt door het feit dat deze lasten onvoldoende inzichtelijk zijn gemaakt.

Website De website van NoVA is hét portaal dat toegang biedt tot informatie uit de archieven en collecties. Deze lasten zijn gemaakt voor de omzetting van de website van SNWV naar NoVA. Hiervoor zijn geen lasten begroot in 2025 en zorgen derhalve voor een overschrijding. In eerste instantie zijn deze kosten opgenomen in de project begroting van NoVA echter was de projectfase al afgerond waardoor deze lasten voor rekening van NoVA zijn gekomen. ,

Kapitaallasten In de begroting 2026 is pas rekening gehouden met kapitaallasten en zijn derhalve niet opgenomen in de begroting 2025. Aangezien NoVA per oprichtingsdatum de server en overige ICT-hardware heeft overgenomen van het SNWV wordt ook per 1 juli gestart met afschrijvingen. Het gevolg is een overschrijding op de kapitaallasten. ,

Representatie Het budget is onder andere bedoeld voor vrijwilligers- en promotieactiviteiten zoals de jaarlijkse vrijwilligersdag en het onderhouden van onze externe relaties. Het budget kent een beperkte overschrijding van € 735. ,

Advieskosten De lasten bedragen hoofdzakelijk een ontwikkeltraject en groepsintervisie door Interfocus Consultancy BV ten behoeve van de doorontwikkeling van de beleidsmedewerkers in het voormalige beleidsteam van SNWV. Daarnaast was NoVA als overheidsorganisatie verplicht om een onderzoek naar de toegankelijkheid van de nieuwe website uit te voeren. Het bedrijf Accessibility heeft getoetst in hoeverre deze op dit moment voldoet aan de internationaal geaccepteerde toegankelijkheidsrichtlijnen (WCAG 2. 2). Gevolg is een overschrijding van € 2. 309. ,

Accountantskosten De controle van de jaarrekening gaat over 2025 de factuur van de accountant komt in het volgende boekjaar. De eerst last valt dan ook pas in 2026. ,

Dienstverlening bedrijfsvoering De dienstverlening vanuit de gemeente Elburg bestaat uit vaste onderdelen welke zijn opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst. De overschrijding van € 16. 380 wordt enkel veroorzaakt door het kostprijsverhogende effect van de btw. De dienstverlening exclusief btw bedroeg dan ook net als begroot € 78. 000.

Diverse goederen

diensten

Diverse goederen en diensten betreft de niet eerder gerubriceerde lasten.

Oprichting NoVA Het projectbudget voor de oprichting NoVA viel onder het beheer van het SNWV. Verondersteld werd dat deze lasten rechtstreeks onder het projectbudget gefactureerd konden worden waardoor deze niet begroot zijn door NoVA. In werkelijkheid zijn ook lasten gefactureerd aan NoVA als opdrachtgever met een overschrijding van € 13. 123 tot gevolg. Deze lasten zijn vervolgens door NoVA volledig gefactureerd aan het SNWV waardoor de lasten voor 100% gedekt zijn. ,

1825 , de vergeten ramp Het project ‘De Vergeten Ramp 1825’ is niet in de begroting opgenomen omdat ten tijde van de begroting niet bekend was wat de status is van het project per 1 juli 2025. Het gevolg is dan ook een overschrijding van €52. 644. De lasten worden gedekt door externe subsidies van o. a. de Provincie Gelderland en het Cultuurfonds Gelderland en ,

kaartverkoop.

Overige projecten Zoals hierboven reeds is aangegeven is NoVA in de tweede helft gestart met de conversie van alle metadata vanuit het oude archiefbeheersysteem van SEHH naar MAIS-Flexis. Gezien het feit dat deze migratie als apart project ten laste komt van de voormalige SEHH-gemeenten Epe Hattem en Heerde heeft Epe namens Epe Hattem en Heerde een betaling gedaan aan NoVA ter dekking van de door De Ree Archiefsystemen aan NoVA in rekening gebrachte conversiekosten. ,

4. 1. 2 Toelichting op de baten

Bijdrage conform verdeelsystematiek De baten per gemeente zijn conform artikel 5 van de financiële verordening in rekening gebracht op basis van onderstaande percentages.

Btw-compensatie De Belastingdienst heeft bevestigd dat NoVA de koepelvrijstelling mag toepassen. Op basis hiervan wordt de btw conform de transparantiemethode doorgeschoven naar de deelnemende gemeenten. Deze btw is voor de deelnemende gemeenten compensabel via het BCF. Jaarlijks worden brieven verstuurd waarin de door te schuiven btw wordt gespecificeerd en gefactureerd. Deze btw wordt vastgesteld op basis van de werkelijke lasten zonder winstopslag en verdeeld over de deelnemende gemeenten volgens de geldende verdeelsleutel. ,

Overige baten In het eerste halfjaar van 2025 is door medewerkers binnen het SNWV een Individueel Keuzebudget (IKB) opgebouwd van € 45. 412. Dit betreft het saldo dat tot en met 30 juni 2025 is gereserveerd en nog niet is uitbetaald. Dit opgebouwde bedrag is overgemaakt aan NoVA. Het jaarrekeningresultaat van het eerste halfjaar van 2025 van het SNWV is overeenkomstig de vergadering van 4 december 2025 van het SNWV overgemaakt aan NoVA. Dit betreft een bedrag van € 81.804,

Naast de reguliere dienstverlening binnen de DVO heeft NoVA in 2025 aanvullende dienstverlening verricht die buiten de DVO valt. Deze activiteiten zijn separaat

gefactureerd.

Overige projecten Digitalisering audiovisueel materieel

Oprichting NoVA Betreft de 100% doorbelasting

van

de projectkosten. Zie ook toelichting op de lasten.

1825 , de vergeten ramp Betreft inkomsten uit externe subsidies van o. a. de Provincie Gelderland en het Cultuurfonds Gelderland en kaartverkoop.

4. 2 Balans

4. 2. 1 Algemene grondslagen Algemene grondslagen voor waarderingen en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet waarin door het bestuur op d. d. 1 juli 2025 de uitgangspunten voor het financiële beleid alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. opgenomen

De in de onderhavige jaarrekening gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op de veronderstelling van continuïteit van de GR.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. ,

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16966911/1