Strategische visie NoVA e250030192 (geanonimiseerd)
Tekst van het document
29
Governance NoVA is een bedrijfsvoeringsorganisatie op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). In deze regeling hebben de colleges van B&W van de acht deelnemende gemeenten (Elburg Epe Ermelo Harderwijk Hattem Heerde Nunspeet en Oldebroek) de uitvoering van hun wettelijke taken ondergebracht. Zij doen dit als verantwoordelijk overheidsorgaan ten aanzien van het gemeentelijke archief- en informatiebeheer voortvloeiend uit de Archiefwet 1995 zonder de bestuurlijke verantwoordelijkheid daarvoor uit handen te geven. De basis voor deze samenwerking vormt de in 2025 in werking getreden gemeenschappelijke regeling. Daarin hebben de deelnemers de doelstelling en taken van NoVA vastgelegd. ,
,
,
,
,
,
,
De archiefsector in Gelderland is volop in beweging. Enkele gemeenten in onze regio zijn zich aan het oriënteren waar en op welke wijze zij hun archiefwettelijke taken het beste kunnen onderbrengen zodat continuïteit en toekomstbestendigheid ten aanzien van de duurzame toegankelijkheid van hun informatie geborgd zijn. De huidige GR-partners hebben aangegeven in principe open te staan voor de toetreding van nieuwe GR-partners mits dit qua planning en de uit toetreding voortvloeiende werkzaamheden de continuïteit van de uitvoering van taken door NoVA voor de huidige GR-partners niet schaadt. Bovendien dient toetreding te leiden tot duidelijke schaalvoordelen en mag het niet leiden tot hogere structurele financiële bijdragen voor de huidige GR-partners. ,
,
NoVA wordt bestuurd door een enkelvoudig bestuur dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie van NoVA staat de directeur. Het bestuur stelt de belangrijkste beleidsstukken en de stukken behorend bij de planning- en controlcyclus vast. Daarmee geeft het de kaders aan waarbinnen NoVA uitvoering geeft aan de haar opgedragen doelstellingen en taken. Voor de beleidscyclus volgt het Noord-Veluws Archief het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). ,
In de nieuwe Archiefwet is vastgelegd dat er toezicht uitgeoefend dient te worden op het informatiebeheer bij de archiefdienst. Om de onafhankelijkheid van dit toezicht te waarborgen zal dit toezicht niet door NoVA zelf worden uitgevoerd maar door een externe partij. Hiervoor treden we in overleg met andere archiefdiensten bijvoorbeeld via het Gelderse archivarissenoverleg en het Gelderse archiefinspectieoverleg (GAIO). ,
,
30
Huisvesting NoVA is één van de laatste decentraal gehuisveste archiefdiensten in Nederland. Onze archiefdepots kantoorruimten en studiezalen zijn verspreid over zes locaties: Epe Hattem en Heerde hebben hun depot en gebruiksruimten in 2008 in Epe gecentraliseerd de overige gemeenten beschikken elk nog over een eigen archiefdepot dat beheerd wordt door NoVA en een eigen studiezaal en een aantal werkplekken voor medewerkers van NoVA. ,
,
,
Dit leidt tot inefficiëntie in het uitvoeren van onze taken vooral op het gebied van het fysieke archiefbeheer en de dienstverlening. Dit staat onze ambities om de gebruiker centraal te stellen door in te zetten op digitale dienstverlening bijvoorbeeld door scanning on demand in de weg. In de afgelopen jaren lopen medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden steeds vaker tegen de grenzen aan die de huidige decentrale opzet van de organisatie met zich meebrengt. Dit alles ondermijnt de efficiëntie van de interne werkprocessen en daarmee staat ook de kostenefficiëntie van NoVA steeds verder onder druk. ,
,
,
Bovendien voldoen sommige archiefdepots vanwege hun ouderdom niet meer aan de daarvoor geldende wettelijke eisen ten aanzien van constructie klimaatbeheersing en fysieke inrichting. De verouderde klimaatinstallaties hebben een grote carbon footprint en dienen vernieuwd te worden om duurzaam en energiezuinig depotbeheer in de toekomst te kunnen garanderen. Daarnaast kampen we in enkele archiefdepots met capaciteitsproblemen ondanks het langzaam opdrogen van de stroom aan analoge documenten naar onze archiefdepots. Tot slot ontbreken faciliteiten om archieven in quarantaine te plaatsen of om bepaalde collecties in andere klimaatomstandigheden optimaal duurzaam te beheren. Dit zal hoe dan ook leiden tot de noodzaak om investeringen te doen in de beheerde archiefdepots. ,
,
Het bestuur van NoVA heeft opdracht gegeven om in de aankomende beleidsperiode een business case uit te laten werken voor de mogelijke (gedeeltelijke) centralisatie van NoVA. Hiervoor zal in de tweede helft van 2025 een opdracht worden geformuleerd. In deze business case worden de voor- en nadelen van een mogelijke centralisatie in beeld gebracht. Daarbij zal niet alleen gekeken worden naar de investeringsbehoefte op de korte termijn maar zal ook gekeken moeten worden naar de personele organisatorische financiële en maatschappelijke consequenties van centralisatie op de langere termijn en naar het politiek-bestuurlijke en maatschappelijke draagvlak. Mocht hiervoor inderdaad draagvlak bestaan dan streven we naar realisatie van een centrale hoofdvestiging voor NoVA vóór 2030. ,
,
,
,
31
Financiën De financiële middelen voor het uitvoeren van onze taken vloeien voornamelijk voort uit de structurele bijdragen van onze GR-partners. Voor de verdeling van de totale lasten wordt de kostenverdeelsystematiek gehanteerd die in de financiële verordening van de GR in 2025 is vastgesteld. De kostenverdeelsystematiek zal conform de daarover gemaakte afspraken in 2027 worden geëvalueerd. Een nieuw kostenverdeelmodel voornamelijk op basis van een vaste bijdrage per inwoner wordt door onze GR-partners gezien als reële optie op het moment dat centralisatie van NoVA wordt gerealiseerd. ,
,
Onze GR-partners staan de aankomende jaren voor grote financiële uitdagingen wegens de herverdeling van het gemeentefonds. We zijn ons als GR bewust van de gedeelde verantwoordelijkheid om deze uitdagingen samen het hoofd te bieden en leveren hieraan waar mogelijk onze bijdrage. Tegelijkertijd stellen nieuwe wet- en regelgeving het complexer worden van (digitaal) archief- en informatiebeheer door technologische ontwikkelingen en wijzigende wettelijke en maatschappelijke eisen rondom de toegankelijkheid van openbare informatie de archiefdienst voor nieuwe uitdagingen die investeringen in mensen en middelen zullen blijven vergen. ,
Naast de structurele bijdragen van onze GR-partners voor de producten en diensten die ze op grond van hun deelname aan de GR van NoVA afnemen ontvangt NoVA vergoedingen voor dienstverlening aan externe partijen bijvoorbeeld voor het toezicht op het informatiebeheer bij gemeenschappelijke regelingen die vallen onder de verantwoordelijkheid van onze GR-partners. Ook voor diensten zoals uitplaatsing of het (tijdelijke) beheer van in bruikleen gegeven archieven zullen jaarlijkse financiële vergoedingen per strekkende meter of per terabyte beheerd archief in rekening worden gebracht. ,
Voor afgebakende publieksprojecten of grootschalige archiefbewerkings- of digitaliseringsprojecten in opdracht van afzonderlijke gemeenten zullen apart projectbudgetten worden aangevraagd. Voor het mogelijk maken van publieks- en digitaliseringsprojecten zal ook een beroep worden gedaan op diverse regionale en
landelijke subsidiefondsen.
32
Bedrijfsvoering Voor de bedrijfsvoeringstaken die het functioneren van NoVA als organisatie ondersteunen is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeente Elburg gesloten. Op basis van deze DVO ondersteunt de gemeente Elburg NoVA op het gebied van financiën HRM ICT informatiemanagement juridische zaken inkoopbeleid en communicatie. ,
,
,
,
,
De dienstverlening die op basis van de DVO wordt geleverd wordt jaarlijks geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.
ICT NoVA maakt voor de uitvoering van haar taken gebruik van diverse applicaties. De aankomende periode investeren we in de doorontwikkeling van ons archiefbeheersysteem MAIS-Flexis als SaaS zodat het optimaal gebruikt kan worden voor het beheer en de ontsluiting van onze collecties. De e-Depotmodule wordt ingericht zodat digitale informatie door onze GR-partners efficiënt kan worden overgebracht en duurzaam beheerd kan worden in ons e-Depot. Door hierop in te zetten kan efficiënter worden gewerkt. We onderzoeken bovendien hoe verschillende tools (bijvoorbeeld op basis van AI) door ons of onze GR-partners ingezet kunnen worden om werkprocessen te stroomlijnen of te versnellen. ,
NoVA heeft een eigen werkomgeving die draait op eigen servers. Daarmee kunnen medewerkers van NoVA veilig tijd- en plaats-onafhankelijk werken wat in de decentrale organisatie van NoVA onontbeerlijk is. In de aankomende periode willen we de mogelijkheden onderzoeken om via trusted domains op de verschillende locaties van de daar beschikbare ICT-faciliteiten gebruik te kunnen maken. Deze oplossingen zijn noodzakelijk om in de periode tot centralisatie van NoVA onze werkzaamheden decentraal uit te kunnen blijven voeren. ,
33
Netwerk
en
partners
Om onze rol als kennis- en expertisecentrum ten aanzien van duurzame toegankelijkheid van betrouwbare informatie te kunnen vervullen én te versterken blijven we onderdeel van regionale en landelijke (kennis)netwerken binnen de archiefsector door lidmaatschap van de branchevereniging KVAN/BRAIN het Gelders archivarissenoverleg en het Gelders archiefinspectieoverleg (GAIO). Voor het breed (online) delen en digitaal toegankelijk maken van onze erfgoedcollecties onderzoeken we de aansluiting van NoVA bij het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). ,
Naast het onderhouden van goede relaties met onze GR-partners ten dienste van het uitvoeren van de haar toevertrouwde taken wil NoVA zich ook de komende periode profileren als een betrouwbare (erfgoed)partner in de regio. We zoeken daarvoor actief samenwerking met lokale en regionale erfgoedpartners: historische verenigingen musea cultuurplatforms bibliotheken en provinciale erfgoedinstellingen zoals het Gelders Archief Erfgoed Gelderland en de Radboud Universiteit. We hebben bovendien strategische partnerschappen en relaties met nationale kennisinstituten zoals de Koninklijke Bibliotheek het Nationaal Archief en het Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis. ,
,
,
,
,
Ook internationaal zijn we zichtbaar bijvoorbeeld door onze collecties via open data vindbaar te maken in Europeana. eu. Bovendien participeren we in internationale (wetenschappelijke) netwerken rondom de Hanze zoals de Hansischer Geschichtsverein. We nemen daarnaast deel aan internationale symposia en congressen over archief- en informatiebeheer om daarmee op de hoogte te blijven van de laatste (technologische) ontwikkelingen in ons vakgebied en het ophalen van best practices. Die kunnen ons helpen om de uitvoering van onze doelstelling en taken ten dienste van onze GR-partners te verbeteren. ,
,
34
(geanonimise rd)
VA noord-veluws archief
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)