Document · PDF

Strategische visie NoVA e250030192 (geanonimiseerd)

Gemeenteraad 25 juni 2025, gemeente ErmeloBij agendapunt: Ontwerpbegroting 2026 en meerjarenraming 2027-2029 Noord-Veluws Archief (NoVA) en Jaarstukken 2024 Streekarchivariaat Noord-West Veluwe (SNWV)10.123 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Strategische visie 2025-2028

april 2025 | Versie 1. 0

Inhoudsopgave

Inleiding

Terugblik beleidsperiode 2021-2024

Wat we doen

Wie wij zijn

09 2

Advies

Toezicht

Archief-

Collectiebeheer

Dienstverlening

Bedrijfsvoering

Inleiding Betrouwbare informatie is één van de hoekstenen van onze democratische rechtsstaat. De informatiehuishouding van de overheid moet op orde zijn om eerlijke en transparante besluitvorming mogelijk te maken die bijdraagt aan de rechtszekerheid van onze inwoners en bedrijven. De digitalisering van onze samenleving en nieuwe technologieën zoals Artificial Intelligence (AI) bieden volop kansen en schijnbaar onbegrensde nieuwe mogelijkheden. Maar ze leiden ook tot nieuwe uitdagingen en bedreigingen: we leven in een wereld waarin onbetrouwbare informatie via internet en sociale media massaal wordt gedeeld en verspreid. Goed informatiebeheer door de overheid draagt bij aan betrouwbare publieke informatie , op basis waarvan rechtvaardige besluitvorming kan plaatsvinden. Daarmee wordt het vertrouwen in het openbaar bestuur versterkt. De data-vloedgolf die op ons af komt rollen moet bijvoorbeeld door archiving by design gekanaliseerd en gefilterd worden om voldoende betrouwbare informatie effectief beschikbaar te kunnen stellen aan een grote en diverse groep gebruikers. Bovendien heeft de digitalisering van de samenleving effect op de wijze waarop onze fysieke archiefcollecties vanuit de samenleving worden bevraagd en de verwachtingen die ons publiek heeft ten aanzien van het beschikbaar stellen van informatie uit onze collecties.

Dit vergt een wendbare en innovatieve archiefdienst die kan inspelen op de behoeften van de gebruiker door het toepassen van nieuwe methoden en technieken om informatie toegankelijk te maken en te houden. Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is een nieuwe organisatie die in 2025 ontstaan vanuit de samenwerking tussen het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) en het Streekarchief Epe Hattem en Heerde (SEHH). De deelnemende gemeenten in deze nieuwe archiefdienst zijn zich ervan bewust dat een robuuste toekomstgerichte archiefdienst cruciaal is voor het duurzaam toegankelijk maken van betrouwbare (overheids)informatie. Door samen te werken wordt kennis en expertise gedeeld en worden schaalvoordelen benut. Zodoende kan NoVA als professionele kennispartner optreden in de gehele informatieketen van de creatie van informatieobjecten tot het (her)gebruik ervan door burgers bedrijven en (ambtelijke) organisaties in de context van uitvoering van publieke taken en (historisch) onderzoek. ,

Vanuit verschillende expertises draagt NoVA bij aan de toegankelijkheid van informatie. NoVA treedt hierin op als informatiemakelaar tussen de door haar beheerde archiefcollecties en haar gebruikers. Daarmee treedt NoVA zelfbewust naar voren als belangrijke nutsvoorziening voor het bieden van betrouwbare duurzaam toegankelijke informatie. Daarnaast bevorderen we het gebruik van onze collecties die als historisch erfgoed bijdragen aan kennis over ons verleden en onze (collectieve) identiteit. ,

De nieuwe Archiefwet treedt hoogstwaarschijnlijk per 1 juli 2026 in werking. Deze nieuwe Archiefwet heeft grote invloed op de positie van de archiefdienst in de informatieketen. De kortere overbrengingstermijn van tien jaar noodzaakt zorgdragers tot het op orde hebben van hun digitale informatiehuishouding. Dit vergt inzet vanuit de archiefdienst vanwege de wettelijke taken in het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en de advisering over de inrichting ervan. Het vergt bovendien meer capaciteit aan de zijde van de archiefdienst bij het adviseren over beheren en beschikbaar stellen van recentere informatie. Hierbij spelen complexe vraagstukken rondom privacy (AVG) informatieveiligheid en de relatie tot de Wet open overheid (Woo) een grote rol. ,

Met deze strategische visie wil het Noord-Veluws Archief de aankomende jaren invulling en uitvoering geven aan de haar opgedragen doelstelling en taken. We bouwen daarmee voort op de basis die daarvoor in de voorgaande beleidsperiode is gelegd (zie terugblik). Deze strategische visie vormt de basis voor het Uitvoeringsprogramma NoVA 2026-2029 en de daaruit voortvloeiende jaarplannen die ten grondslag zullen liggen aan de begroting. ,

Daarmee blijven we bijdragen aan het duurzaam toegankelijk maken van het rijke verleden van de regio!

Terugblik beleidsperiode 2021-2024 Het SNWV heeft in de afgelopen beleidsperiode als organisatie ingezet op het op orde krijgen van de basis die nodig is om de duurzame toegankelijkheid van de door ons beheerde archiefcollecties te kunnen waarborgen. Het SNWV heeft zich in relatief korte tijd ontwikkeld tot een professionele en robuuste organisatie die haar archief-wettelijke taken naar behoren kan uitvoeren ten dienste van de

samenleving. De stevige ambities die door de deelnemende gemeenten in 2020 zijn geformuleerd om het SNWV als zichtbare erfgoedpartner in de regio te positioneren de beheerde collecties zichtbaarder te maken en daarmee de maatschappelijke meerwaarde van goed archief- en informatiebeheer te vergroten zijn vertaald in het meerjarenbeleidsplan ‘De basis op orde’. Binnen dit strategische kader is de organisatie in de afgelopen jaren verder geprofessionaliseerd en zichtbaarder geworden als belangrijke erfgoedpartner in de regio. ,

In de periode 2021-2024 is voortgebouwd op de nieuwe organisatiestructuur en is er vooral op organisatorisch vlak gewerkt aan het richten van de organisatie op het professioneel doelgericht en efficiënt kunnen uitvoeren van de haar opgedragen taken rondom collectiebeheer toezicht en dienstverlening. Binnen deze drie taakvelden is ingezet op het in huis halen van nieuwe expertise het doelgericht inrichten van een aantal nieuwe functies en het vastleggen van taken rollen en verantwoordelijkheden binnen de verschillende werkprocessen. Daarmee stond er eind 2024 een organisatie van 146 fte die op elk van de drie bovengenoemde taakvelden voldoende is toegerust om de haar toevertrouwde taken en doelstellingen voor de vijf deelnemers binnen het SNWV uit te voeren. ,

Er heeft in de afgelopen decennia een duidelijke omslag plaatsgevonden in de verwachtingshouding van onze gebruikers: steeds meer verwachten gebruikers van ons digitale dienstverlening. Deze trend is nog eens versterkt door de coronacrisis waarvan de nasleep het begin van de voorgaande beleidsperiode nog tekende. Dit heeft ertoe geleid dat de Nederlandse archiefsector een transitie doormaakt van een aanbod- naar een vraaggeoriënteerde aanpak waarin niet de beheerde collecties maar juist de gebruiker centraal is komen te staan. In de afgelopen beleidsperiode heeft het SNWV al op deze trend geacteerd maar in de aankomende periode zal verder op deze omslag worden ingezet om de maatschappelijke meerwaarde van goed archief- en informatiebeheer ten volle te kunnen benutten ten dienste van de gebruiker. ,

Om onze collecties ook digitaal toegankelijk te maken is fors ingezet op het vindbaar en doorzoekbaar maken van onze collectiedata in ons centrale archiefbeheersysteem en daarmee vindbaar te maken via onze website. Daarvoor is in eerste instantie gewerkt aan de daarvoor noodzakelijke randvoorwaarden. Om efficiënter te kunnen werken zijn de functionaliteiten van het archiefbeheersysteem ten dienste van het collectie- en depotbeheer beter ingericht en benut. Om het tijd- en plaats onafhankelijk werken van onze medewerkers te faciliteren is fors geïnvesteerd in een eigen ICT-omgeving van het SNWV. Dit was ook noodzakelijk voor het functioneren van de beheerorganisatie van de nieuwe e-Depotvoorziening die sinds 2020 voor de deelnemers werd beheerd. Tevens is er een volledig geïntegreerd e-Depot aanbesteed en zijn we op soft- en hardware de zogenaamde infrastructuur gereed voor de toekomst. ,

Hierdoor kunnen we het duurzaam beheren van zowel analoge als ook digitale archieven ook waarmaken. Bij de zorgdragers hebben we in gezamenlijkheid gewerkt aan het verbeteren van de informatiehuishouding. Voorzichtig zijn er stappen gezet richting archiving by design terwijl we middels periodieke toezichtsrapportages het begeleiden van de reguliere processen rondom selectie en vernietiging bij de gemeenten als ook de eerste periodieke audits op het informatiebeheer in taakspecifieke applicaties hebben bijgedragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten. ,

Bovendien heeft het SNWV de regie genomen in het uniformeren van archiefverordeningen en het introduceren van kwaliteitssystemen ten aanzien van het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten. Daarnaast heeft het SNWV middels tal van handreikingen en het samenbrengen van informatie op onze website bijgedragen aan kennisdeling met de deelnemende gemeenten. Daarmee hebben we onze wettelijke toezichtstaken vanuit onze adviesrol meer gericht op de voorkant van het informatieproces. Op het terrein van dienstverlening PR en educatie zijn we de afgelopen periode zichtbaarder geworden. Door doelgerichte inzet van sociale media en aansprekende producten zoals Het Hanze Hoorspel in 2023 hebben we het bereik van onze website en daarmee de bekendheid en het gebruik van onze collecties vergroot. Dit zien we terug in een duidelijke stijging van het aantal volgers op sociale media-kanalen het stijgende aantal bezoekers op onze website en de sterke toename van zoekacties door onze collecties. Door actiever deel te nemen aan regionale cultuur- en erfgoedinitiatieven zoals het Verhaal van Gelderland en verschillende symposia lezingen en cursussen heeft het SNWV haar rol als erfgoedpartner ingevuld.

Door actief te participeren in lokaal-historische en wetenschappelijke netwerken zijn niet alleen onze collecties zichtbaarder maar dragen we ook bij aan het vertellen van de verhalen die de geschiedenis en identiteit van onze regio mede vormen. ,

Vanaf 2021 zijn de eerste ambtelijke gesprekken gevoerd over een mogelijke samenvoeging van het SNWV en het SEHH. Bij het SEHH lag de nadruk in voorgaande jaren voornamelijk op het analoge collectiebeheer in de gecentraliseerde archiefbewaarplaats en de traditionele fysieke dienstverlening in de studiezaal in Epe. In 2022 heeft dit geleid tot een eerste verkenning vanuit het SEHH naar de wenselijkheid en mogelijkheden om tot een nieuwe gemeenschappelijke regeling te komen waarin ook digitaal archiefbeheer en digitale dienstverlening duurzaam geregeld werden. Ook in het kader van de nieuwe Wet gemeenschappelijke ,

regelingen (Wgr) moesten de huidige regelingen tegen het licht gehouden worden. Vanaf 2023 is projectmatig toegewerkt naar een nieuwe gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie waarin de acht gemeenten de haar vanuit de Archiefwet 1995 opgelegde wettelijke taken en doelstellingen rondom archief- en informatiebeheer willen beleggen. In 2024 is hiervoor het bestuurlijkpolitieke besluitvormingsproces opgestart. ,

Al met al kijken we terug op een succesvolle periode waarin we veel van onze vooraf gestelde doelen (deels) hebben weten te verwezenlijken. Met veel toewijding en inzet is hieraan door velen een bijdrage geleverd. Niet alleen de medewerkers van het SNWV en SEHH maar ook onze collega's bij de deelnemende gemeenten én de bestuurders hebben bijgedragen aan de bereikte resultaten. We kijken er enorm naar uit om met dezelfde energie vanuit NoVA te blijven werken aan duurzaam toegankelijke informatie. Daarmee blijven we ook in de toekomst het duurzame collectieve geheugen van de regio. ,

Wat

doen

NoVA is het duurzame collectieve geheugen van de regio. We zetten onze middelen , kennis en expertise in om de duurzame toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen en hun maatschappelijke meerwaarde te vergroten door meervoudig (her)gebruik van informatie door uiteenlopende gebruikers te stimuleren. Dit doen we steeds meer digitaal. We leggen nadrukkelijk de verbinding tussen de mens , de samenleving en het door ons beheerde erfgoed en stellen de gebruiker centraal. Daarmee vertellen we de verhalen van de NoordVeluwe. De kern van NoVA zijn de door ons beheerde archiefcollecties: ruim twaalf kilometer analoge collecties en een groeiend aantal terabytes digitale informatie. We dragen als archiefdienst zorg voor het behoud en de toegankelijkheid van duurzaam te bewaren informatie ongeacht hun vorm. Onze archiefcollecties vormen onderdeel van ons cultuurhistorisch erfgoed en vertellen de vele verhalen van de Noord-Veluwe. We zorgen ervoor dat deze collecties beschikbaar zijn én blijven voor de huidige en toekomstige generaties. De manier waarop we dat doen is aan technologische en maatschappelijke ontwikkelingen verbonden en vraagt van ons een open en innovatieve houding. ,

De Archiefwet 1995 en de daaraan gekoppelde Archiefregeling en Archiefbesluit vormen de wettelijke basis die ten grondslag ligt aan de geformuleerde doelstelling en taken. We voeren namens de deelnemende GR-partners de wettelijke archieftaken uit. We beheren niet alleen de door overbrenging aan onze zorg toevertrouwde archieven en informatie we bieden de GR-partners ook kennis expertise en hoogwaardige producten en diensten rondom het duurzame beheer van informatie en oefenen toezicht uit op het gemeentelijke informatiebeheer. ,

Daarnaast vervullen we de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar te maken voor het publiek. Daarmee vormen de drie wettelijk afgebakende taakvelden collectiebeheer advies en toezicht en het beschikbaar stellen van informatie (dienstverlening) de kapstok van onze organisatie. ,

Onze collecties maken deel uit van ons cultuurhistorisch erfgoed. In lijn met het Verdrag van Faro stellen we de mens en de samenleving kortom de gebruikers en hun relatie tot het door ons beheerde erfgoed centraal. In lijn met de nieuwe archiefwet die waarschijnlijk per 1 januari 2026 van kracht wordt houden we bij het uitvoeren van onze taken rekening met het belang van documenten voor de uitvoering van publieke taken het afleggen van verantwoording en transparant bestuur voor het waarborgen van rechten en plichten voor onderzoek en als onderdeel van het (cultureel) erfgoed. ,

Wie wij zijn Missie “Het Noord-Veluws Archief (NoVA) is een professionele , transparante en ambitieuze archiefdienst en kennispartner die geldt als het duurzame , collectieve geheugen van de regio. NoVA is hét expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio – zowel fysiek als digitaal – duurzaam toegankelijk te maken , te beheren en te behouden en optimaal beschikbaar te stellen aan onze gebruikers”.

Visie “NoVA zorgt voor betrouwbare informatie en maakt die duurzaam zichtbaar ten dienste van de samenleving. We zijn dé herkenbare erfgoedpartner die bijdraagt aan transparantie , rechtszekerheid en kennisdeling over het heden en verleden van de regio Noord-Veluwe." Duurzame toegankelijkheid van informatie en archieven is belangrijker dan ooit. In een wereld waarin informatie door digitalisering steeds overvloediger wordt en desinformatie zich via internet en sociale media steeds sneller verspreidt is de behoefte aan betrouwbare informatie groter dan ooit. Duurzame toegankelijkheid van betrouwbare authentieke informatie is geen statisch gegeven: het vergt voortdurende inzet van mensen en middelen om deze informatie beschikbaar te kunnen blijven stellen en het toegankelijkheidsbegrip te laten aansluiten bij de hooggespannen verwachtingen ten aanzien van de digitale vindbaarheid van informatie vanuit de hedendaagse samenleving. Door digitale vindbaarheid en doorzoekbaarheid te verbeteren vergroten we de bruikbaarheid en daarmee de maatschappelijke relevantie van de door ons beheerde collecties. ,

Het bewaren van archieven is geen doel op zich. We bewaren overheidsinformatie niet alleen ten behoeve van de uitvoering van (publieke) taken van de archiefvormer transparantie van overheidshandelen of de rechtzoekende burger maar ook vanwege de culturele erfgoedwaarde van archieven. NoVA ziet archieven nadrukkelijk als nutsvoorziening en stelt daarbij de gebruiker centraal. Archieven herbergen de verhalen over ons verleden en dragen bij aan de vorming van onze individuele en collectieve identiteit in het heden. Daarmee vervult NoVA de functie van een regionaal kennis- en informatiecentrum van de lokale en regionale geschiedenis bieden we gebruikers toegang tot dit verleden en geven context aan hun verleden hun leven en hun leefomgeving. Daarmee dragen we bij aan bewustwording participatie en modern burgerschap waarin verantwoord omgaan met (digitale) informatie de sleutel is tot onderling vertrouwen in de samenleving. ,

NoVA treedt op als bemiddelaar tussen de door haar beheerde collecties en een brede diverse groep gebruikers. Het archief is daarmee geen statisch en objectief geheel: binnen veranderende gebruikscontexten voegen gebruikers telkens nieuwe verhalen en lagen van betekenis toe. ,

We hebben oog voor het feit dat de wettelijk te beheren collecties niet het ‘hele verhaal’ vertellen en dat het ‘collectieve geheugen’ onvolledig en aan verandering onderhevig is. Daarom streven we naar een brede collectie waarin naast de archieven van onze GR-partners ook ruimte is voor de archieven en collecties van derden zowel personen als organisaties die bijdragen aan het verhaal van de Noord-Veluwe. Zo werken we aan een herkenbaar verhaal voor diverse groepen in de samenleving. ,

Vanuit deze visie draagt NoVA bij aan onze missie om hét duurzame collectieve geheugen van de regio te zijn waar betrouwbare informatie in goede handen is. ,

Kernwaarden NoVA staat voor een zorgvuldige en klantgerichte aanpak en stelt daarmee de gebruiker centraal. Voor wat betreft de dienstverlening vanuit het archief zowel richting de burger als ook de GR-partners staan betrouwbaarheid authenticiteit en kwaliteit voorop. Het team kenmerkt zich door betrokken medewerkers die vanuit hun kennis en expertise het archiefbeheer vormgeven adviseren over duurzame toegankelijkheid van informatie de toegankelijkheid van de archieven continu vergroten en de klant snel en adequaat van dienst kunnen zijn. Binnen het team staan vertrouwen waardering betrokkenheid en ambitie hoog in het vaandel. ,

De medewerkers binnen onze organisatie zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid om duurzame toegankelijkheid mogelijk te maken voor iedereen. NoVA werkt vanuit de volgende kernwaarden:

Professioneel

: betrouwbaar , accuraat , punctueel , contextueel

Transparant : open communicatief samenwerking eenduidig Ambitieus : innovatief toekomstgericht ondernemend creatief actief ,

(geanonimise rd) í

gin

rte

A }

Advies

Toezicht

Informatie is één van de belangrijkste pijlers in het functioneren van de overheid. Het is niet alleen van belang voor het kunnen uitvoeren van publieke taken; de transparante overheid legt via openbare informatie ook verantwoording af voor het gekozen beleid en de uitvoering ervan. Een burger kan rechten ontlenen aan documenten die authentiek zijn en daarmee juridische bewijskracht dragen. Het is daarom essentieel dat overheidsinformatie authentiek en betrouwbaar is en duurzaam toegankelijk wordt bewaard. De omslag naar digitaal werken bij de overheid noodzaakt NoVA om advies en toezicht meer te richten op de voorkant van het proces. Door archiving by design kan informatie al vanaf de creatie in context duurzaam worden beheerd. We volgen ontwikkelingen rondom archiveren bij de bron common ground en linked open data scherp en experimenteren met nieuwe technieken om waardering en selectie effectief toe te passen op digitale informatiesystemen en het toezicht op het tijdig vernietigen van informatie door de gemeenten te verscherpen. ,

Doelen Alle deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bevinden zich op hetzelfde niveau van toezicht en er is bij hen vergelijkbaar inzicht in de stand van zaken van het informatiebeheer Gedurende de gehele levensfase van informatieobjecten zijn deze duurzaam

toegankelijk Deelnemende gemeenten zijn voldoende toegerust om uitvoering te kunnen geven aan bepalingen in actuele wet- en regelgeving ten aanzien van

informatiebeheer.

Toezicht Het toezicht op het duurzame beheer van informatie en de informatiehuishouding bij de aangesloten GR-partners is een wettelijke taak die belegd is bij de archiefdienst. Het gaat hierbij om het beheer van informatie die nog niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats of e-Depot. Binnen NoVA wordt de directeur als gemeentearchivaris van de deelnemende gemeenten in zijn toezichthoudende taken bijgestaan door het team Advies & toezicht waarin de archiefinspecteur de ,

toezichtsfunctie vormgeeft

en aanstuurt.

In de komende periode zal het wettelijke archieftoezicht worden doorontwikkeld naar een risicogericht toezicht. Daarbij wordt niet de gehele archiefwettelijke informatiehuishouding onder de loep genomen maar zullen de inspecties zich richten op speerpunten in het informatiebeheer. ,

De afgelopen periode zijn er tweejaarlijkse archiefinspecties uitgevoerd bij de vijf gemeenten en twee gemeenschappelijke regelingen van het SNWV. Ook hebben er twee audits plaatsgevonden op het proces van vervanging van fysieke archiefbescheiden door digitale reproducties. Voor Epe Hattem en Heerde en de in die gemeenten gevestigde gemeenschappelijke regelingen zal in 2025 een integrale archiefinspectie worden uitgevoerd. In 2023 heeft bij deze drie gemeenten een korte nulmeting plaatsgevonden. Desondanks zal het naar verhouding meer tijd vergen voor deze eerste archiefinspecties omdat veel informatie (nog) niet bekend is bij de archiefdienst. ,

De ontwikkelde methode voor het uitvoeren van audits op processen en normen in het informatiebeheer zal de komende jaren worden aangeboden aan gemeenten. Audits kunnen worden ingezet op het vervangingsproces waarbij fysieke documenten worden vervangen door digitale exemplaren en op zaak- en documentregistraties die in geval van permanent te bewaren informatie essentieel is bij overbrenging naar een e-Depot. ,

Doel: Alle deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bevinden zich op hetzelfde niveau van toezicht en er is bij hen vergelijkbaar inzicht in de stand van zaken van het informatiebeheer. Resultaten: Voor elke gemeente in de GR zijn volledige archiefinspecties uitgevoerd Risicogericht archieftoezicht is ontwikkeld en geïmplementeerd Er zijn audits opgezet en uitgevoerd voor processen die van invloed zijn op de digitale duurzaamheid van informatie.

Advisering Digitale duurzaamheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers en de archiefdienst. Een belangrijk onderdeel van de moderne toezichthoudende rol is de advisering over de inrichting van het gemeentelijke informatiebeheer. Op basis van de beschikbare kennis en expertise adviseren we de gemeenten en de daaraan verbonden samenwerkingsverbanden gevraagd en ongevraagd over de impact van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering wet- en regelgeving en nieuwe inzichten op het (gemeentelijke) informatiebeheer. Vanuit het belang van documenten als (cultureel) erfgoed adviseren we gemeenten over het aanwijzen van hotspots. ,

We verwachten dat we gedurende de aankomende beleidsperiode via onze adviesrol richting de deelnemende gemeenten het principe van archiving by design verder kunnen implementeren. Daarmee is NoVA een cruciale partner die in de gehele informatieketen – van creatie tot (her)gebruik – aanwezig is. Wij verwachten dat gemeentelijk informatiebeheer en de taken van de archiefdienst in de toekomst steeds meer naar elkaar toe zullen groeien en een ketenproces worden.

Bij de advisering rondom het digitale informatiebeheer is archiving by design het uitgangspunt. We blijven op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom het digitaal informatiebeheer nieuwe wet- en regelgeving en archiefbeheer. Vanuit deze rol zoeken we actief de samenwerking en afstemming met privacy officers functionarissen gegevensbescherming en informatiemanagers en ,

beveiligingsexperts van de deelnemende GR-partners. Zodoende vergroten we onze grip op informatie en wegen we zorgvuldig de belangen rondom privacy informatieveiligheid en openbaarheid. ,

Doel: Gedurende de gehele levensfase van informatieobjecten zijn deze duurzaam

toegankelijk. Resultaten: De gemeentelijke organisaties binnen onze GR zijn zich bewust van nut en noodzaak van archiving by design Aan het einde van de beleidsperiode hebben we grip op alle processen met te bewaren archiefbescheiden Per GR-partner is minimaal 75 procent van alle processen met te bewaren archiefbescheiden ingericht op basis van het principe archiving by design. Onze adviesrol ten aanzien van overbrenging naar het e-Depot is zodanig ingericht dat we onze GR-partners volledig kunnen ondersteunen in de voorbereiding van het digitale overbrengingstraject (zie ook verwerven).

Regie De afgelopen periode heeft de archiefdienst een groot aantal modellen en handreikingen opgesteld. Met deze instrumenten kunnen de gemeenten vormgeven aan hun informatiehuishouding. De archiefdienst zal naar aanleiding van nieuwe inzichten en ontwikkelingen met als belangrijkste de gevolgen van de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet en de daaruit volgende Archiefbesluit en Archiefregeling doorvoeren in haar modellen en handreikingen. Bovendien zal NoVA de GR-partners adviseren en ondersteunen in de aanpassingen in de informatiehuishouding. ,

Doel: Deelnemende gemeenten zijn voldoende toegerust om uitvoering te kunnen geven aan bepalingen in actuele wet- en regelgeving ten aanzien van informatiebeheer. Resultaten: Alle handreikingen en modellen zijn actueel en aangepast aan de nieuwe Archiefwet en daaruit voortvloeiende regelingen.

Waardering

selectie

Het SNWV houdt tevens toezicht op een ander onderdeel van het gemeentelijke informatiebeheer namelijk het proces van waardering en selectie. Dit gebeurt op basis van de daartoe landelijk vastgestelde VNG-selectielijsten. ,

Waren er bij de start van de vorige periode de achterstanden in de vernietiging van analoge documenten te overzien door de overgang van analoog naar digitaal werken is het proces van vernietiging complexer geworden. De deelnemende gemeenten hebben redelijk grip op de selectie en vernietiging van informatie in de bekende zaaksystemen. Maar vernietiging geldt ook voor informatie in zogenaamde taakspecifieke applicaties zoals applicaties voor het sociaal domein de personeelsadministratie en de financiële administratie. Samen met de gemeenten zal de archiefdienst zich inzetten om ook hieruit periodiek de wettelijke vereiste vernietiging te laten plaatsvinden. ,

Doel: NoVA werkt er als toezichthouder samen met de GR-partners naartoe dat zij grip hebben op tijdige vernietiging van informatie uit zaaksystemen en taakspecifieke applicaties van de GR-partners. Resultaten: De GR-partners passen bij waardering en selectie de juiste selectiecriteria toe NoVA biedt kaders voor het beoordelen van vernietigingslijsten uit alle applicaties.

(geanonimise rd)

Archief-

Collectiebeheer

De duurzame toegankelijkheid van documenten staat centraal in de nieuwe Archiefwet. De verantwoordelijkheid voor het treffen van passende maatregelen om deze wettelijke taak uit te voeren ligt bij het verantwoordelijk overheidsorgaan. In het geval van NoVA zijn dit de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten. Beschikbaarheid , vindbaarheid en raadpleegbaarheid vormen de kern van openbare informatie. Goede , geordende en toegankelijke archieven vallen of staan met een goede infrastructuur , voldoende middelen en professioneel archief- en collectiebeheer door de aangewezen archiefdienst. NoVA beheert ruim twaalf kilometer analoge archiefcollecties in zes archiefdepots. De duurzame toegankelijkheid van deze collecties wordt gewaarborgd door gestructureerd archief- en collectiebeheer. Daartoe benut NoVA de mogelijkheden van het archiefbeheersysteem. Waar tien jaar geleden de bezoeker nog dikwijls tevreden was met het raadplegen van papieren inventarissen klappers en microfiches verwacht de huidige gebruiker van ons dat we informatie uit deze analoge archieven digitaal vindbaar maken en beschikbaar stellen. NoVA maakt haar archieven en collecties toegankelijk en stelt ze beschikbaar op basis van de steeds veranderende klantvraag en richt haar archiefbeheersysteem daarop in. ,

Daarnaast is steeds meer permanent te bewaren informatie vanaf de creatie digitaal (digital born) en zal dus duurzaam digitaal beheerd moeten worden door de archiefdienst. Dit vergt naast een goed functionerende e-Depotvoorziening (de harden software) ook andere kennis en expertise om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten te garanderen. Verschillende gemeenten hebben de wens uitgesproken om op termijn te vernietigen en te bewaren afgesloten dossiers voor de duur van de bewaartermijn in het e-Depot onder te brengen (uitplaatsing). Naast de inzet voor het beheer door NoVA vergt deze ontwikkeling voortdurend afstemming met onze deelnemers. NoVA is daarin dan ook een zichtbare partner in de gehele informatieketen – van creatie tot (her)gebruik – en begeleidt (digitale) overbrengingstrajecten naar onze archiefdepots zodat duurzaam te bewaren informatie vanuit zaaksystemen en applicaties authentiek en integer zijn. Daarmee is de gebruiker verzekerd van betrouwbare informatie. ,

Tot slot mag hier niet de indruk ontstaan dat het analoge beheer toegankelijk behouden en beschikbaar stellen tot het verleden behoort. NoVA beheert immers ruim twaalf strekkende kilometer analoog archief op zes verschillende locaties. De nieuwe taken en verantwoordelijk-heden ten aanzien van duurzaam digitaal informatiebeheer in het e-Depot komen bovenop de bestaande taken van beheer vindbaar houden en beschikbaarstellen van de analoge archieven en collecties die NoVA onder haar hoede heeft. ,

Doelen NoVA is het collectieve geheugen van de Noord-Veluwe De archieven en collecties in beheer van NoVA zijn (ongeacht hun vorm) duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld De gebruikers van NoVA kunnen de informatie uit onze archieven en collecties op een laagdrempelige wijze benutten De archieven en collecties van NoVA zijn vindbaar via diverse platforms voor diverse doelgroepen waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht. ,

Fysiek archief beheren NoVA is hét expertisecentrum op het gebied van archiefbeheer preservering en het ontsluiten van archiefcollecties. Het is onze wettelijke taak om de door ons beheerde archieven en collecties voor volgende generaties veilig te stellen. Dit kan alleen als de bewaaromstandigheden van deze collecties op orde zijn. Het beheer van de archiefdepots en het waarborgen van de juiste fysieke bewaarcondities valt onder de wettelijke kerntaken van NoVA. ,

De fysieke collecties worden beheerd in zes archiefdepots die zijn ondergebracht in de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten. Een aantal van deze depots voldoet niet meer aan de daarvoor gestelde wettelijke eisen terwijl ook de beschikbare capaciteit onder druk komt te staan. De decentrale huisvesting is een zwaar belemmerende factor met betrekking tot de efficiëntie binnen het fysiek beheer. Deze situatie bemoeilijkt in de taakstelling en het realiseren van onze doelen. Op de huidige locaties is het ook niet mogelijk om restauratiewerkzaamheden of reproducties te maken waardoor conservering van de archieven en collecties extern zal moeten plaatsvinden en hogere kosten met zich meebrengt. ,

De nieuwe archiefregeling ingaande op 1 juli 2026 maakt het beheer van de archiefdepots complexer en vergt meer planvorming monitoring en bijsturing. Onze middelen voor fysiek beheer zijn beperkt en de inefficiëntie door de decentrale huisvesting hoog. De resultaten zijn daarom op dit terrein uitgewerkt tot het minimale waaraan we binnen onze middelen aan kunnen voldoen (zie huisvesting). ,

Doel: De archieven en collecties in beheer van NoVA zijn ongeacht hun vorm duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. ,

Resultaten: Minimaal 75 procent van de archieven en collecties zijn omgepakt in ICN-3 dozen indien formaten met ICN-3 norm beschikbaar zijn Alle archieven en collecties op stuks- of dossierniveau in het beheersysteem geregistreerd zowel de plaatsing in het depot als eventuele schades en behandelingen zijn vastgelegd. Hierbij is een foutmarge van drie procent op de plaatsing acceptabel We beschikken in de komende beleidsperiode over een opgesteld en in 2028 een geïmplementeerd collectie-hulpverleningsplan De archiefdepots voldoen aan de wettelijke voorschriften (zie huisvesting) Verschillende materiaalsoorten worden bewaard onder de specifieke bewaaromstandigheden die voor behoud van die materiaalsoorten optimaal zijn. ,

Verwerven Binnen de archiefsector wordt onderscheid gemaakt tussen het verwerven van overheids- en particuliere archieven en collecties. Bij de verwerving van overheidsarchieven gaat het om de wettelijk verplichte overbrenging van duurzaam te bewaren documenten aan de archiefdienst. De zorgdrager (aangesloten overheidsorganisatie) is verplicht om haar archieven en collecties in goede geordende en toegankelijke staat te brengen alvorens zij in beheer worden genomen door de archiefdienst. De visie van NoVA is dat de aangesloten GR-partners hier niet alleen in hoeft te staan. NoVA stelt de kennis beschikbaar zodat de zorgdrager met een gedegen plan van aanpak kan komen waardoor de bewerking en overbrenging van het archief beter kan verlopen. ,

De nieuwe archiefwet onderstreept de grote waarde die particuliere archieven kunnen hebben als onderdeel van het cultureel erfgoed. Vanuit onze doelstelling en taken zoals vastgelegd in onze GR achten we het belangrijk om een brede collectie op te bouwen. Daarmee creëren we een representatieve weergave van de regionale geschiedenis en herkennen verschillende gebruikersgroepen zich in onze collecties. Daarmee dragen we bij aan diversiteit en maatschappelijk draagvlak en geven we invulling aan het belang van documenten als onderdeel van cultureel erfgoed. Uitdaging is daarbij dat steeds meer archieven een digitaal karakter hebben. Van particulieren en overheid zullen we de aankomende periode zogenaamde hybride archieven ontvangen. Vooral bij particulier archief is het belangrijk om actief te handelen en regelmatig nieuw archief te laten brengen doordat de digitale informatie vluchtig en kwetsbaar is. ,

Inmiddels hebben we beleid opgesteld voor het verwerven van archieven en is er een acquisitieprofiel. In de komende periode zal dit beleid geïmplementeerd en uitgevoerd worden. Dit betekent dat we ook gerichter keuzes maken of we archieven wel of niet aannemen of actief lacunes in de collectie opgevuld gaan worden. Het kan echter ook leiden tot het vervreemden van archieven of collecties wanneer zij niet aan het profiel voldoen. Doel: Het collectieve geheugen van de Noord-Veluwe Resultaten: Opgestelde en onderhouden handreikingen voor zorgdragers om archieven te kunnen overbrengen Diensten ontwikkelt om Digital Born Archief in ontvangst te kunnen nemen (zowel van zorgdragers als van particulieren) Diensten en producten ontwikkelt om uitplaatsen te kunnen aanbieden.

e-Depot Het e-Depot is meer dan alleen soft- en hardware: het is ‘het geheel van organisatie beleid processen en procedures financieel beheer personeel databeheer databeveiliging en aanwezige hard- en software dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. ,

De wereld om ons heen is de afgelopen decennia sterk veranderd. We zijn als samenleving steeds meer gedigitaliseerd. De tendens is dat archieven digitaal steeds vaker digitaal worden aangeboden. Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat een archiefdienst zich daar ook op moeten voorbereiden en door ontwikkelen. De nieuwe archiefwet waarin de overbrengingstermijn tot tien jaar wordt teruggebracht en de digitalisering van de overheid en samenleving zijn uitdagingen die we de komende jaren op ons af zien komen. ,

Deze nieuwe ontwikkelingen hebben een groot effect op de wijze waarop archieven worden gevormd bewaard en de informatie uiteindelijk vindbaar en beschikbaar wordt gesteld. Daarbij spelen ook nieuwe behoeften van de gebruikers van het archief zoals uitplaatsen door onze zorgdragers. Deze e-Depot werkzaamheden komen bovenop het fysieke beheer en toegankelijk maken van de analoge archieven. Zij vragen andere middelen en kennis. ,

Op het gebied van e-Depot zijn we in de regio koploper maar landelijk stellen wij ons op als volger. Wij sluiten hierbij zoveel mogelijk aan bij landelijke uitgangspunten ontwikkelde architectuur strategieën en al uitgedachte oplossingen. De beperkte middelen zorgen voor een uitdaging om organisatorisch klaar te zijn voor de eerste volledig digitale overbrengingen die vanaf 2030 verwacht worden en daarmee aan de wettelijke taken te kunnen voldoen.

Doel: De archieven en collecties in beheer van NoVA zijn ongeacht hun vorm duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. ,

Resultaten: Ingerichte soft- en hardware volgens het OAIS-model Ingerichte organisatie om wettelijke taken te kunnen uitvoeren Ingerichte organisatie om digitale archieven te verwerven In 2028 is NoVA een minimaal ED3 gecertificeerde bedrijfsvoeringsorganisatie Ingerichte organisatie om uitplaatsen te kunnen uitvoeren.

Toegankelijk maken Binnen archief- en collectiebeheer wordt met het toegankelijk maken van informatie bedoeld: het vindbaar en doorzoekbaar maken van de informatie. Dit wordt gezien als een van de belangrijkste onderdelen van archief- en collectiebeheer. Het doorzoekbaar maken van de informatie kan voor analoge archieven en collecties op vier niveaus waar per niveau een verdiepingsslag plaatsvindt en betere vindbaarheid wordt gerealiseerd. Het meest rudimentaire niveau is de plaatsingslijst hierop volgt de beschrijvende inventaris waarop voor specifieke beschrijvingen een nadere toegang gemaakt kan worden. Ten slotte kunnen bijvoorbeeld transcripties van het gescande archiefstuk doorzoekbaar gemaakt worden. ,

In voorgaande beleidsperioden zijn bestuursarchieven veelal toegankelijk gemaakt middels beschrijvende inventaris. Andere overheidsarchieven zijn nog niet op dat niveau ontsloten. Hetzelfde geldt voor de particuliere archieven en collecties zoals onze beeldbank en bibliotheek. Hierdoor is veel informatie uit onze archieven en collecties slecht vindbaar voor onze gebruikers. Dit strookt niet met de wettelijke taak om archieven openbaar toegankelijk te maken voor de gebruiker. Daarnaast verandert voortdurend de wijze waarop informatie doorzoekbaar gemaakt en aangeboden wordt. Dit vraagt flexibiliteit van de organisatie om deze ontwikkelingen te volgen en daarop te anticiperen (zie ook digitale innovatie). ,

De middelen om archieven toegankelijk te maken zijn op basisniveau gedekt binnen NoVA. Doordat het een wettelijke taak is zal NoVA de komende beleidsperiode volop inzetten om de nog niet toegankelijke archieven en collecties vindbaar te maken. Vigerende wetgeving zoals auteurswet en AVG zorgen ervoor dat een grote inspanning geleverd moet worden om archieven en collecties onder geldende voorwaarden aan het publiek te kunnen aanbieden. ,

Doel: De archieven en collecties in beheer van NoVA zijn ongeacht hun vorm duurzaam bewaard vindbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. ,

Resultaten: Alle in beheer genomen overheidsarchieven zijn vindbaar gemaakt als beschrijvende inventaris en waar nodig zijn er nadere toegangen Bouwdossiers zijn van alle GR partners vindbaar en digitaal beschikbaar op aanvraag of in de studiezaal voor de bezoeker en de ambtenaar Alle in beheer genomen particuliere archieven zijn minimaal op het niveau van een plaatsingslijst doorzoekbaar Belangrijke en veel geraadpleegde archieven en collecties zijn nader toegankelijk gemaakt en vindbaar via verschillende zoekstrategieën Rechthebbenden van beeldmateriaal zijn achterhaald en vastgelegd. De beeldcollectie is onder de bijbehorende voorwaarden vindbaar en presenteerbaar Audiovisueel materiaal uit onze collectie is digitaal vindbaar en beschikbaar mits er geen wettelijke beperkingen zijn. ,

Beschikbaar stellen en digitalisering In het afgelopen decennium verschoof het beschikbaar stellen van archieven van analoge naar digitale beschikbaarstelling. Het betekent niet dat fysiek beschikbaar stellen van archieven of collecties zal verdwijnen maar wel dat steeds meer informatie gedigitaliseerd wordt of vanaf haar creatie digitaal is (zie ook e-Depot en digitale innovatie). ,

Bij het beschikbaar stellen zal NoVA haar metadata waar er geen restricties zijn vanuit de eigenaar of wetgeving zoveel mogelijk als open data aanbieden zodat bedrijven onderzoekers en burgers deze data zo optimaal mogelijk en naar eigen inzicht ,

kunnen (her)gebruiken. NoVA gaat de komende beleidsperiode investeren in het aanbieden van verschillende collectie-onderdelen op verschillende nationale en internationale platforms naast haar eigen website (zie ook dienstverlening). ,

Digitaliseren zelf is een kostbare aangelegenheid zowel voor het scannen als de opslag en het presenteren van het gedigitaliseerde materiaal gaan kosten gemoeid. Het is daarom dat er bewuste keuzes worden gemaakt in het digitaliseren van bepaalde archieven en collecties. Een eventuele kostenbesparing kan plaatsvinden door een scanstraat in te richten (zie centralisering en dienstverlening). Op deze manier heeft NoVA meer regie en kan zij ook haar klanten beter bedienen. Zij wordt momenteel hierin belemmerd door de decentrale huisvesting waardoor het inrichten van bijvoorbeeld een scanstraat niet mogelijk is. NoVA is op het gebied van digitaal beschikbaar stellen geen koploper maar wil voorkomen dat zij op dit terrein grote achterstanden begint op te lopen en zal daarom in de aankomende beleidsperiode anticiperen op de ontwikkelingen en waar mogelijk zoveel mogelijk gaan toepassen binnen haar mogelijkheden. ,

Doelen: De gebruikers van NoVA kunnen de informatie uit onze archieven en collecties op een laagdrempelige wijze benutten De archieven en collecties van NoVA zijn wereldwijd op diverse platforms voor diverse doelgroepen vindbaar waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht. ,

Resultaten: Een opgesteld en in beginsel in uitvoering gebracht digitaliseringsplan Ingerichte en operationele scanstraat (zie huisvesting en dienstverlening) Meest kwetsbare bijzondere en aangevraagde archieven en collecties zijn gedigitaliseerd We bieden onze metadata zover beleid en wetgeving het toelaat als Open data aan Uit elk collectie-onderdeel is de informatie via verschillende platforms beschikbaar gesteld in het bijzonder geldt dit voor onze bibliotheek kranten en beeldcollecties (zie ook dienstverlening). ,

Digitale innovatie De data-vloedgolf die de huidige samenleving overspoelt raakt de kern van goed informatiebeheer en vergt een fundamentele heroriëntatie van de archiefsector. Achter het beschikbaar houden van voldoende betrouwbare en authentieke informatie gaan complexe processen schuil. Hoe houden we deze vloedgolf in toom hoe selecteren we de juiste informatie en hoe kunnen we deze data door context te bieden omzetten in relevante informatie? Digitale innovatie vergt enerzijds een investering en andere manier van werken maar kan anderzijds veel efficiëntie opleveren: voornamelijk in zichtbaarheid en vindbaarheid zijn grote winsten te bereiken.

De markt de archiefsector en de wetgever staan hier niet stil. Het is belangrijk om hierin mee te bewegen om niet nieuwe achterstanden op te bouwen en te kunnen voldoen aan de verwachtingen van de burgers. Om onze archieven en collecties beter vindbaar te maken zullen we nadrukkelijk de mogelijkheden van AI onderzoeken en implementeren. Tevens omarmen we nieuwe ontwikkelingen om data slim met elkaar te verbinden. ,

De sterk digitaliserende samenleving biedt kansen kent uitdagingen en bedreigingen. De digitale ontsluiting van analoge bronnen vraagt ook continu aandacht en heeft een innoverend karakter. Om nieuwe achterstanden te voorkomen is het noodzakelijk om deze ontwikkelingen goed te volgen en waar nodig aan te haken. Voor digitale innovatie heeft NoVA beperkte middelen en zal daarom vooral volgend zijn in hetgeen landelijk al is uitgewerkt en uitgedacht. ,

Doel: De archieven en collecties van NoVA zijn via diverse platforms vindbaar waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht. ,

Resultaten: Voor beeld- en bibliotheekcollecties zijn thesauri en synoniemenlijsten ingericht Met onze collecties sluiten we aan bij (inter)nationale standaarden zoals die van NDE Voor het nader toegankelijk maken van onze archieven en collecties maken we onder andere gebruik van AI. Nader toegankelijk maken met AI is minimaal bij handgeschreven bronnen en beeldmateriaal geïmplementeerd en toegepast We maken onze archieven en collecties beter vindbaar door data van andere instituties te integreren of te koppelen minimaal is het termennetwerk en Linkedopen-data geïmplementeerd Door middel van fondsenwerving zijn er minimaal twee projecten uitgevoerd om archief nader toegankelijk te maken. ,

(geanonimise rd) (geanonimise rd)

Dienstverlening Een transparante overheid is van wezenlijk belang voor een goed werkende democratie. Dit kan alleen plaatsvinden als burgers toegang hebben tot alle informatie van deze overheid. De dienstverlening van NoVA is erop gericht om onze gebruikers daarin te faciliteren en ondersteunen. In de toekomst zal het archief worden gezien als nutsvoorziening*: de rol verandert dan van een centrale (opslag en beheer) naar een verdeelstation (het verdelen en distribueren van informatie). In deze visie staan niet het materiaal maar de behoeftes van gebruikers voorop. Dienstverlening moet dusdanig vormgegeven worden dat de gebruikers optimaal worden gefaciliteerd. ,

Onze gebruikers zijn ambtenaren van de aangesloten organisaties maar ook externe gebruikers zoals (rechtzoekende) burgers onderzoekers en overheidsinstanties. NoVA verstrekt toegang tot openbare archiefstukken zowel fysiek als digitaal beantwoordt vragen en biedt waar nodig ondersteuning bij onderzoek. ,

Het functioneren als regionaal kennis- en informatiecentrum voor lokale en regionale geschiedenis is een van de diensten die NoVA verleent. Daarmee volgen we de nieuwe Archiefwet waarin de waarde van archiefstukken als onderdeel van cultureel erfgoed expliciet staat vermeld. In 2024 heeft Nederland het Verdrag van Faro geratificeerd; dit kaderverdrag roept op tot beleidsvorming waarin de mens en de samenleving in hun relatie met erfgoed centraal staan. NoVA wil voor de Noordwest Veluwe dé ,

erfgoedpartner zijn.

*Zie: https://www. kvan. nl/wp-content/uploads/2023/12/KVAN-Het-archief-alsnutsvoorziening-whitepaper-december-2023. pdf

Informatie verstrekken

uitlenen

De organisaties die bij ons zijn aangesloten maar ook de externe gebruikers verwachten van ons dat ze zoveel mogelijk digitaal verder worden geholpen (zie ook digitalisering). De gebruiker wil integraal kunnen zoeken vinden wil verbindingen kunnen leggen tussen informatie en collecties en wil zoveel mogelijk de informatie in samenhang kunnen bevragen en gebruiken. De decentrale huisvesting op zes locaties belemmert ons in het voldoen aan deze verwachting. Het ontbreken van een scanstraat leidt bijvoorbeeld tot grote inefficiëntie en legt een groot beslag op de tijd van onze dienstverleners. Toch willen we de komende periode binnen deze beperkingen en waar mogelijk werken aan het laten toenemen van digitale dienstverlening. ,

Doelen: Het verstrekken van informatie op een wijze die past bij de verwachtingen van gebruikers in 2028 Het verbeteren en uitbreiden van de digitale dienstverlening zodat aangesloten organisaties en externe gebruikers sneller en in samenhang toegang krijgen tot ,

informatie. Resultaten: Toename in het aantal digitale raadplegingen en informatieverzoeken van minimaal 25 procent Terugdringen van inefficiënte handmatige digitaliseringsprocessen We hebben inzichtelijk wat er procedureel en technisch nodig is om een ingerichte scanstraat te hebben zodat de dienst scanning on demand structureel aangeboden kan worden Om inzicht te krijgen in de tevredenheid van onze gebruikers over de dienstverlening vanuit NoVA doen we in 2026 en in 2028 mee met de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven van de KVAN.

Website De website van NoVA is hèt portaal dat toegang biedt tot informatie uit onze archieven en collecties. We blijven onze website ontwikkelen om daarmee onze bezoekers zo optimaal mogelijk te begeleiden bij hun zoekvragen. De gebruiker staat hierbij centraal. We bieden geavanceerde zoekfuncties om specifieke archiefstukken te vinden het is mogelijk om het inzien van digitale of fysieke documenten online aan te vragen en we bieden hulp bij het doen van onderzoek (bijvoorbeeld via chat of mail). We willen aansluiten bij landelijke platforms om zo onze collectie nog beter vindbaar te maken (zie ook vindbaar maken). ,

Doel: Het verbeteren van de toegankelijkheid en vindbaarheid van archiefinformatie voor bezoekers zodat zij optimaal ondersteund worden bij hun onderzoek. ,

Resultaten: Toename in het aantal zoekopdrachten en succesvolle zoekresultaten van 25 procent Stijging in het aantal digitale informatieaanvragen van 20 procent Positieve gebruikersfeedback over de zoekfunctionaliteiten en toegankelijkheid van

informatie

De website wordt blijvend doorontwikkeld waarbij we de doorzoekbaarheid van onze collecties voortdurend verbeteren (zie ook toegankelijk maken) We optimaliseren de inrichting van de zoektoegangen en breiden ons aanbod van onderzoekgidsen uit. Gebruiksvriendelijkheid staat hierbij voorop We onderzoeken de optie om een chatservice aan te bieden via onze site. Bij aantoonbare meerwaarde realiseren we een chatservice Verhoging van de zichtbaarheid van de collectie op landelijke platforms (bijvoorbeeld via integraties en externe zoekopdrachten). We sluiten aan bij bestaande platforms zoals WieWasWie Delpher Het Verhaal van Gelderland Oorlogsbronnen. nl en de digitale resources van het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis beschikbaar via historici. nl. ,

Studiezaalopenstelling NoVA ontvangt bezoekers van harte gastvrij en vriendelijk in één van onze studiezalen. We werken aan verdere professionalisering van deze ruimtes zodat ze passen bij verwachtingen van een studiezaal zoals een klant die heeft in 2028. Onze studiezalen moeten prettige plekken zijn om in te vertoeven en moeten de bezoeker faciliteren in het doen van (digitaal) historisch onderzoek. We verwachten in de toekomst steeds meer verzoeken digitaal af te kunnen handelen; dit zou kunnen betekenen dat toekomstige bezoekers die wel een fysiek bezoek brengen aan de studiezaal meer specifieke vragen hebben die specialistische kennis vereisen van onze medewerkers. Het is in de huidige situatie met zes studiezalen lastig om onze specialisten aan deze behoefte te laten voldoen. Digitaal proberen we waar mogelijk hier wel aan tegemoet te komen. ,

Doel: Het verstrekken van informatie op een wijze die past bij de verwachtingen van gebruikers in 2028. Resultaten: We onderzoeken welke openingstijden van de studiezalen noodzakelijk zijn voor het bedienen van de fysieke bezoekers terwijl we tegelijkertijd zoveel mogelijk ruimte inbouwen voor digitale dienstverlening ,

Presenteren en benutten NoVA maakt de archiefstukken op een aantrekkelijke en begrijpelijke manier zichtbaar. Dit doen we door ze zelf te presenteren maar ook door anderen te stimuleren om gebruik te maken van onze archiefstukken. ,

We brengen actief onze collectie voor het voetlicht en zorgen voor een hecht netwerk met onze regionale erfgoedpartners. Tijdens de beleidsperiode van 2021-2024 heeft het SNWV doelgericht gewerkt aan haar zichtbaarheid als erfgoedpartner in de regio. Dat werpt zijn vruchten af: steeds vaker wordt gevraagd om expertise vanuit de archiefdienst en worden onderdelen van onze collectie geraadpleegd en onderzocht of opgenomen in bijvoorbeeld een expositie. ,

Door middel van tentoonstellingen lezingen rondleidingen evenementen publicaties blogs sociale media en onze website laten we een verschillende doelgroepen kennismaken met onze collecties. Zo maken we erfgoed toegankelijk voor een breed publiek. ,

We brengen niet alleen zelf onze collectie voor het voetlicht maar stimuleren ook anderen om daar gebruik van te maken. We zetten andere partijen aan tot het doen van historisch en genealogisch onderzoek het ontwikkelen van educatieve projecten en het doen van academisch onderzoek en andere creatieve toepassingen. NoVA bewaart niet om het bewaren; archief heeft pas nut als het gebruikt wordt. Wij treden hier vooral op als informatiemakelaar: we leggen de verbinding tussen onze collecties en onze gebruikers. ,

We vertellen de verhalen van onze regio ook door het publiceren van artikelen in (populair-)wetenschappelijke historische tijdschriften en publicaties en dragen bij aan onderzoeksprojecten die de geschiedenis van de Noord-Veluwe op de kaart zetten. Zo stimuleren we ook het wetenschappelijke historisch onderzoek naar onze regio. De resultaten dragen bij aan verdieping van onze kennis over het verleden en geven een solide basis aan de verhalen die onze GR-partners in het kader van cultuur recreatie en toerisme over onze regio willen vertellen. Tot slot wil NoVA zich de komende periode ook expliciet richten op onze GR-partners: het is belangrijk dat ambtenaren en bestuurders weten wie NoVA is en wat we voor hen kunnen betekenen in hun werkzaamheden. ,

Doelen: Het toegankelijk en relevant maken van erfgoed voor een breed publiek. Het vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik van archiefcollecties door actieve presentatie en samenwerking met partners. Resultaten: NoVA bereikt een breed publiek door minimaal twee laagdrempelige publieksprojecten die de collecties onder de aandacht brengen NoVA stimuleert en ondersteunt erfgoedinitiatieven en -educatie in de regio door structurele samenwerking en kennisdeling NoVA is een betrouwbare en zichtbare partner binnen lokale regionale en wetenschappelijke netwerken en draagt actief bij aan het historische debat. Er is sprake van een groeiende vraag naar expertise van NoVA binnen de regio NoVA sluit aan bij educatieprojecten voor primair en secundair onderwijs via bestaande platforms zoals Cultuurmenu en Cultuurkust Ambtenaren en bestuurders van deelnemende gemeenten weten NoVA te vinden en maken actief gebruik van de expertise en collecties in hun werkzaamheden Toename in het aantal raadplegingen van de collectie van minimaal 25 procent. ,

Vrijwilligers Voor NoVA zijn vrijwilligers onmisbaar. Met veel inzet maken zij al vele jaren grote hoeveelheden documenten foto's en andere historisch archiefmateriaal voor ons nader toegankelijk. Deze inzet wordt enorm gewaardeerd! De huidige vrijwilligers willen we goed blijven faciliteren zodat zij met plezier en voldoening hun werkzaamheden kunnen voortzetten. Resultaten willen we nog duidelijker voor het voetlicht brengen. ,

Daarnaast signaleren we ook verschuivingen. Het Platform Vrijwillige Inzet concludeert dat vrijwilligerswerk verandert en dat mensen zich flexibeler willen kunnen inzetten. De nieuwe generatie vrijwilligers heeft andere verwachtingen en technologie speelt hierin een grote rol. Voor NoVA betekent dit concreet dat veel mensen wel vrijwilligerswerk willen doen maar vooral voor afgebakende projecten en het liefst digitaal (vanuit huis op zelfgekozen momenten en in eigen tempo). Daarom willen we meer gaan inzetten op projectvrijwilligers en digitale vrijwilligersprojecten. Dit biedt ons de gelegenheid een veel grotere groep potentiële vrijwilligers aan te boren die niet alleen lokaal maar ook door heel Nederland online geworven kunnen worden via crowdsourcing-platforms (zie ook toegankelijk maken). ,

Doel NoVA wil een toekomstbestendig vrijwilligersbeleid voeren dat recht doet aan de inzet van de huidige vrijwilligers én inspeelt op de veranderende wensen van nieuwe generaties vrijwilligers. Gewenste resultaten NoVA zet in op het behoud van de huidige vrijwilligers door het bieden van goede begeleiding waardering en passende faciliteiten afgestemd op hun behoeften en motivatie NoVA ontwikkelt vrijwilligersprojecten die bijdragen aan het presenteren en activeren van de collecties NoVA heeft een flexibel vrijwilligersmodel ontwikkeld waarbij ruimte is voor projectvrijwilligers die digitaal en op afstand kunnen bijdragen. We gebruiken digitale vrijwilligersplatforms zoals VeleHanden en de transcriptietool van MaisFlexis om zo vrijwilligersprojecten aan te bieden die passen bij de verwachtingen van vrijwilligers anno 2028 (zie ook toegankelijk maken en digitale innovatie) NoVA monitort en evalueert de tevredenheid en betrokkenheid van haar vrijwilligers en gebruikt deze input om haar vrijwilligersbeleid te verbeteren. ,

(geanonimise rd)

Bedrijfsvoering Personeel

organisatie

De nieuwe archiefdienst NoVA is gevormd om te komen tot een robuuste toekomstbestendige archiefdienst voor de regio waarin de deelnemers de kennis en expertise die benodigd zijn om de vastgestelde doelstelling en taken naar behoren uit te kunnen voeren samenbrengen om daarmee (op termijn) ook schaalvoordelen te benutten. In de voorgaande periode is de formatie van het SNWV aanzienlijk uitgebreid voornamelijk door de noodzaak om ook voor het e-Depot een beheerorganisatie in te richten. ,

Daarnaast is ingezet op een nieuwe organisatiestructuur waarin werkprocessen rollen en taken duidelijker zijn gekoppeld aan specifieke functies binnen de drie taakvelden collectiebeheer advies en toezicht en dienstverlening. De medewerkers van NoVA zijn formeel in dienst bij NoVA en vallen daarmee onder de CAO Samenwerkende gemeentelijke organisaties (SGO). Binnen NoVA zal het aansturen van de medewerkers binnen de drie taakvelden worden belegd bij de leden van het nieuw te vormen managementteam (MT) dat de directeur ondersteunt in de dagelijkse leiding van NoVA. ,

Om de in de GR vastgestelde taken ook voor Epe Hattem en Heerde naar behoren uit te kunnen voeren is de formatie in 2025 verder uitgebreid. De huidige formatie is toereikend om op basisniveau de vanuit NoVA geboden diensten richting onze GRpartners op zes locaties te verzorgen. We voorzien echter dat met de toenemende vraag naar diensten rondom duurzaam digitaal archiefbeheer in ons e-Depot advisering over archiving by design bij de inrichting van gemeentelijke informatiesystemen en dienstverlening vanuit recentere informatie die vanwege het verkorten van de overbrengingstermijn naar tien jaar eerder onder het beheer van de archiefdienst komt de personeelsbehoefte de aankomende jaren zal wijzigen. ,

We richten ons strategische personeelsbeleid in op de mogelijke (gedeeltelijke) centralisatie van de archiefdienst. Dit betekent dat we kritisch kijken naar de mogelijkheden om via natuurlijk verloop of het samenbrengen van rollen en verantwoordelijkheden in nieuwe functies onze organisatie te stroomlijnen. Bovendien vraagt de verschuiving van onze focus naar digitale duurzaamheid en dienstverlening waarin de gebruiker centraal staat om flexibiliteit en nieuwe expertise binnen ons team. De ontwikkelingen in het (digitale) archief- en informatiebeheer vragen ook andere of aanvullende competenties en vaardigheden van onze medewerkers. We bieden daarom onze medewerkers mogelijkheden om zich persoonlijk te blijven ontwikkelen. Daarnaast werken we aan bewustwording onder medewerkers dat multiperspectiviteit van groot belang is om élke gebruiker zijn of haar verhaal in onze collecties te laten ontdekken.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15633351/1