907059 Tribuut Belastingsamenwerking Gewaarmerkte jaarverslag 2022 (incl controleverklaring) (geanonimiseerd)
Tekst van het document
EETTAIGET: Tribuut 2022
triî>Ìut belastingcentrum
Inhoudsopgave Jaarverslag Programmaverantwoording … Programmaonderdeel
1.1: Waarderen
Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ … Programmaonderdeel 1.3: Heffen …
Programmaonderdeel 1.4: Invordering en kwijtschelding . Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice..… Algemene dekkingsmiddelen … Overzicht van de kosten van Overhead .
Paragrafen……. Risicoanalyse Financiering. Bedrijfsvoering. Privacy en gegevensbescherming Klachten
Informatiebeveiliging … Jaarrekening . Activa
…
Passiva.
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Algemeen
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening … Balans
Toelichting … Vaste activa …
Uitzettingen met cen rente-typische loopijd korter dan één jaar. Liquide middelen. Eigen vermogen.. Vlottende passiva Algemene dekkingsmiddelen … Incidentele baten en lasten
Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen en rechten.… Gebeurtenissen na balansdatum …
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
2 7
Voorwoord
Mooie
resultaten in 2022
Tribuut belastingcentrum heeft een mooi jaar achter de rug. Belangrijkste resultaat is dat we onze primaire processen goed hebben uitgevoerd en daarmee de inwoners van de vijf deelnemende
gemeenten goed hebben kunnen bedienen. Dat komt mede door het grote verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers.
In het voorjaar van 2022 is de medewerkerstevredenheid onderzocht.
Medewerkers waarderen hun verantwoordelijkheidsgevoel gemiddeld op een 8,6! Dat is erg hoog. De gemiddelde score over de tevredenheid van Tribuut als werkgever is een 8,0. Dat is vermoedelijk de
reden dat we de meeste vacatures - ondanks de krappe arbeidsmarkt , toch ingevuld krijgen. Behaalde doelstellingen
Natuurlijk moeten we de processen goed op orde hebben. De Waarderingskamer controleert regelmatig de kwaliteit van onze processen inzake de wet WOZ Dit jaar zijn we daar glansrijk in geslaagd. Ook heeft de Waarderingskamer ons een 4e ster (goed) toegekend. Dat was sinds de oprichting van ons belastingcentrum al een doefstelling. Ook hier opnieuw een bevestiging van het grote verantwoordelijkheidsgevoel van de teams.
Een andere doelstelling van onze organisatie is uitbreiding van deelnemende gemeentes. In 2022 zijn alle formele besluiten genomen om deeiname van gemeente Brummen aan de Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2023 te realiseren. Daarvoor is in 2022 veel werk verzet en dat loopt nog tot ver n 2023 door. De gemeente Brummen neemt de kosten van de voorbereiding in 2022 voor haar rekening. De gemeenten Apeldoorn, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen hebben hiervan geen nadeel ondervonden. 1CT
In 2022 is Tribuut om meerdere redenen gestart met het herinrichten van onze ICT-infrastructuur.
Beheersbaarheid van de kosten en een betere informatiebeveiliging zijn daarvoor belangrijkste argumenten. Er s geïnvesteerd in nieuwe laptops en er zijn nieuwe schermen aangeschaft. Doel i alle applicaties in de cloud te gebruiken eind 2023. Financiën
Het financiële resultaat s fors positiever dan beoogd bij het opmaken van de begroting destijds. We hebben enorm ons best gedaan de contracten te controleren en kosten te beperken. We hebben meer ingezet op vast personeel om de inhuur daarmee te beperken. Dat is deels gelukt, maar we zijn voor de inhuur ook afhankelijk van bijvoorbeeld het aantal ingediende bezwaren. Hoewel de bezwaren van de zogenaamde ‘no cure no pay-bedrijven iets lager waren dan het jaar daarvoor, hebben we toch meer proceskosten moeten uitkeren. Meer dan begroot zelfs. Dat betekent dat deze bedrijven blijkbaar een scherpere keuze maken voor welke WOZ-objecten ze bezwaar maken. Vooruitblik
Als we vooruitkijken, zijn er voor 2023 veel onzekerheden te verwachten.
De CAO is nog niet rond en
veel contracten worden geïndexeerd met inflatiepercentages die hoger zijn dan verwacht. Ook de energiekosten zullen stijgen. Daarom ljkt het logisch een deel van de winst te reserveren voor deze risico's. Daarvoor hebben we in dit verslag meer aandacht besteed aan de risicoanalyse om een betere inschatting te kunnen maken van de benodigde algemene reserve voor het opvangen van deze risico's. De resultaten van 2022 zijn ook tot stand gekomen door het vertrouwen van en de goede
samenwerking met de deelnemende gemeenten. Dat ervaren we bij zowel de regiefunctionarissen als bij het bestuur. Tribuut wil hen daarvoor bedanken en vertrouwt erop deze constructieve samenwerking te kunnen voortzetten.
Bert Groot Wesseldijk Directeur
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
3 7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.ó. 5 jul 2023
Jaarverslag Programmaverantwoording Programmaonderdeel 1.1: Waarderen Let op:
di programmaonderdeel wikt af van de begroting 2020.In de begroúing 2020 worat d programmaonderdeel 1.2 genoemd. Het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) ten behoeve van de deeinemende
gemeenten. Door middel van (modelmatige) waardebepaling en marktanalyse van alle objecten wordt de juiste WOZ-waarde en grondstag voor de OZB vastgesteld. Op basis hiervan worden vervolgens de WOZ-beschikkingen en het WOZ-taxatieverslag opgesteld.
Daarnaast worden bij het team Waarderen de informele en formele bezwaren en de WOZ-beroepen
afgehandeld.
De uitvoering van de activiteiten dient plaats te vinden conform het toetsingskader en richtlijnen van de
Waarderingskamer. Onze ambitie is altjd geweest om toe e werken naar het oordeel ‘goed’. Dit doel is
in 2022 bereikt!
Wat hebben we bereikt?
- _ Wij hebben de afgelopen jaren toegewerkt naar de beoordeling ‘goed' van de Waarderingskamer. Na jaren met intensieve controles hebben we dít doel n 2022 behaald. Wij zijn gewaardeerd met
vier sterren van de Waarderingskamer.
- _ Het s nu zaak om deze vier sterren te behouden. Hiervoor is blijvende aandacht en investering nodig in kwaliteit en procesbeheersing binnen alle processen aangaande de WOZ. Dit geldt ook voor alle activiteiten betreffende bezwaar, beroep en gegevensbeheer. Met de aandachtspunten gaan we aan de slag en ook bljven we investeren in de objectkenmerken.
- _ Na ovemame van de uitvoering van de belastingtaken van de gemeente Brummen zijn we eind
2022 gestart met de herwaardering voor deze gemeente. Dit moest in korte tijd uitgevoerd worden. Dit was een intensieve klus de we succesvol hebben afgerond.
- _ Vanwege vertrek van een taxateur is er per 1 april 2022 een nieuwe taxateur aangenomen - _ In verband met de toegenomen werkzaamheden en onze intentie om minder afhankelijk e zijn van
-
inhuur zijn er per 1 november 2022 twee nieuwe taxateurs in dienst gekomen
Tot slotis er sprake van een langdurig zieke (niet werk gerelateerd), die het gehele jaar afwezig i
geweest.
Jaarverslag Tribuut belastingcentnum 2022
4 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bi de controleverklaring d.d. 5 jui 2023
|
Norm: WOZijdlijn (95% voor 1 maartbeschikt) __ T T Apeldoorm /Epe | Lochem | Voorst | Zutphen
(05%)
În.an% l 9:IJ0‘/.l 98,81% 91.56'/.l 98,20%
Maart (97%) sn‚:w%’us‚nz‘/.\ 99,13% |97,95% 98,97% April(99%) |
95,56% |6721
|100,00% | 0229 | 99,23%
Mei(100%) |
98.79% |98,72% |100,00%
|98,37% | 99.33%
Duiding In de eerste run (februari) hebben we gelukkig alle gemeentes boven 95% beschikt. In apri, mei en juni zijn aanvullende
kohieren gedraaid met resterende objecten. Door de intensieve belperiode direct na de aanslagperiode
‘heeft het wat langer geduurd totdat de laatste 2% zijn beschikt. Naar aanleiding van bezwaren ontstaan er nog af en toe
‘nieuwe objecten door samenvoeging of splitsing. Deze worden dan in het eerstvolgende kohier beschikt. Ook zijn nieuwe objecten ontstaan doordat er nief gekoppelde percelen worden
opgevoerd en getaxeerd en nog een aantal nieuw opgeleverde panden. Tevens worden bij niet-woningen soms nieuwe aanslagen verstuurd naar nieuwe gebruikers. De resterende
objecten zijn z.s.m. alsnog beschikt. Het terugbeltraject direct na de aanslagen, was opnieuw een
succes, gelet op de overwegend positieve reacties. Er zijn in 2022 totaal 2655 terugbelverzoeken na de beschikkingen afgehandeld door het cluster Waarderen. Dit waren er minder dan in 2021 toen dit er nog 3289 waren. In 2023 verwachten
we, door de stjgende WOZ-waardes, een grote toename in het aantal terugbelverzoeken voor taxateurs.
De herwaardering voor belastingjaar 2022 met Orfax is laterop gang gekomen. Enerzijds doordat de bezwaren van 2021
intensiever en meer waren, anderzijds doordat de gemeente Apeldoorn voor het eerst op gebruiksoppervlakte is getaxeerd. | Dit kostte extra t In de eerste run hebben we boven de gestelde norm van de Waarderingskamer van 95% beschikt. Door drukte direct na de beschikkingen én doordat er veel tjd zat in het uitzoekwerk van de restanten van
Apeldoorn, duurde de laatste 2% wat langer. In het derde kwartaal is de herwaardering voor belastingjaar 2023 weer opgestart, waarbij we constateren dat de WOZ-waardes hard stigen. Dit maakt de nieuwe herwaardering opnieuw intensief.
Ons streven om weer 99% te beschikking in het eerste kwartaal, bljf. Op basis van de door ons ingevulde vragenijsten en de controle van de gemeente Brummen i er inmiddels goedkeuring om alle gemeentes te beschikken voor het jaar 2023.
Jaarverslag Tribuut belastingcentnum 2022
s ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij de controieverklaring d.d. 5 jui 2023
Bezwaarafhandeling De verantwoordelijkheid voor de adviezen op WOZ-bezwaren, afhandeling van de WOZ-uitspraken en het fiatteren ligt sinds 2020 geheel bij het Team Waarderen. Hierbij maakt de taxateur de conceptuitspraak, die vervolgens door de fiatteur gecontroleerd wordt.
Doordat de taxateur over een aantal standaard tekstblokken beschikt, worden de uitspraken uniform. Het aantal bezwaarschriften is in 2022 iets minder gebleken dan in 2021. Daarbij zien we (dit is een landelijk beeld) nog steeds een toename van de 'no cure no pay bureaus. Dit maakt de afhandeling van bezwaren - en de daarbij behorende hoorzittingen - steeds intensiever. Met name de bezwaren van
Previcus (ca. 400) hebben tot extra werk geleid. Dit komt omdat er een groot aantal grieven betrekking hadden op de overige heffingen, welke wij n de WOZ-uitspraak hebben meegenomen. Hierdoor stonden er aan het eind van het jaar nog een aantal bezwaren open. Een deel hiervan zijn ook
ambtshalve verzoeken en nagekomen nieuwe bezwaren. Alle bezwaren zijn in beeld en zo snel mogelijk na 1 januari afgehandeld. Op 1 februari staan er nog 20 bezwaren open over 2022.
Door de sterk stijgende WOZ-waardes (en omdat de markt stagneert), verwachten we in 2023 veel meer bezwaren dan in 2022.
Dit zal een grotere belasting voor heel Tribuut inhouden.
Apeldoorn
Epe
Lochem
Voorst
Zutphen
Tribuut
70
183|
1.306
3
61
146
Afgeronde bezwaren Waarvan
Gegrond
|
N
bezwaren
|
151
/
'Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels
5
|
29
bestaan en kan voor een
dee! gegrond ijn en voor een
deel ongegrond,
Duiding
Er zijn in 2022 in alle gemeentes minder WOZ-bezwaren binnengekomen in vergeliking met 2021. De verklaring voor ons ligt erin dat de waardes n de markt hard gestegen zijn, maar dat dit pas een jaar later tot uiting komt in de WOZ-waardes. De bezwaren die we ontvingen, waren daardoor ook vaker terecht en hebben in ca. 55% van de gevallen tot een lagere waarde geleid. Van de openstaande bezwaren op 1 jenuari 2023 waren er ca. 120 van één bureau, waarvan de uitspraken
| voor 15 januari 2023 alsnog zijn verstuurd.
| Doordat de WOZ-waarde een jaar achter de markt (die inmiddels | stagneert) aanloopt, is de verwachting dat door de hogere WOZ-
L waardes het aantal bezwaren in 2023 sterk zal toenemen.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende
bij de controleverklaring d.d.
5 juli 2023
Wat heeft het gekost? Uit onderstaande tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 86.045 voordeliger uitvalt dan begroot.
Lasten Baten
f
E
s
Resutaat
Begroting
wijziging
€2334672) _ €2434672 c2334672|
_
Realisatie
na
€213467|
|
€2.048.627
Saldo S
€2.048.627
In 2022 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. Dit komt onder andere
doordat de post “onvoorzien” niet is gebruikt. Verder is er op het inhuurbudget ingelopen. De beoogde efficiencywinst lijt in dit cluster bereikt e zijn. Tevens is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ Het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens zorgt voor de goede uitvoering van de wet WOZ. Een goed gegevensbeheer legt de basis voor de correcte uitvoering van het programmaonderdeel Waarderen en vormt een essentieel onderdeel tussen de basisregistraties BAGBGT-WOZ in de toekomstige Samenhangende Objecten Registratie. Wat hebben we bereikt?
Voor het team WOZ was 2022 een intensief jaar. Het inwerken van drie nieuwe medewerkers
(uitbreiding 2 fte) is een flinke investering. Het zijn drie starters in het vakgebied WOZ en dt vraagt meer begeleiding en sturing van het team.
Terugkijkend betaalt zich dit inmiddels terug.
Het team heeft daardoor meer aandacht kunnen besteden aan het verder opwerken van de kwaliteit ten aanzien van de typering en maatvoering van de (deel)objecten. De inventarisatie van vergunningen is inmiddels ook bijgewerkt. Ditjaar staat ook in het teken van afstemming van de BAG en de WOZ met betrekking tot bouwjaren van woningen en de gebruiksoppervlakte. Voor de BAG is dit slechts een enkel kenmerk, bij de WOZ vergt dit beoordeling en verfjning per deelobject. Met namen de verfijning in de WOZ maakt dat dit een
intensief traject is. Voor de gebruiksoppervlakte komt daarbij dat er sprake is van veel wijzigingen tussen de registraties. Dit vraagt in de praktijk (te) veel tjd van het team en is daarmee een flinke tegenvaller.
Meer uniformiteit, meer efficiëntie! Een gewenste situatie voor zowel processen als uitvoering tussen de registraties. Het gezamenlijk overleg met gemeenten over de basisregistraties is een goed initiatief maar in 2022 bleek wel dat er meer nodig is om verder met elkaar te komen om gegevensuitwisseling goed te organiseren. De belangen lopen geregeld uiteen, terwijl de focus moet liggen op ‘samen' en hierop onze keuzes afstemmen. De mutatiedetectie i een goed voorbeeld hiervan. De kwaliteit van de signalen is flink toegenomen echter in de onderlinge afstemming is er vervolgens nog sprake van
inefficiëntie en zijn de (lange) doorlooptijden nadelig voor onze organisatie. De bezwaren over de gebruiksoppervlakte zijn dit jaar anders ingevuld. Dit keer gaf team WOZ de taxateurs advies. De herinrichting van dit proces verhoogt de kwaliteit maar vraagt tegelijkertijd ook om extra capaciteit. De applicatie Way2GO is een goed hulpmiddel hierbij en de (toekomstige) mogelijkheden zouden we meer moeten gaan benutten. Het vertrouwen in deze applicatie moet verder groeien om sneller besluiten ten aanzien van het GO te kunnen nemen.
Het is goed om te benoemen dat de foutberichten in de LV-WOZ flink is afgenomen en de kwaliteit van de subjecten structureel s verbeterd. Het traject n aanbouw is verder geoptimaliseerd door de uitgangspunten scherper te benoemen en de uitvoering daardoor behapbaar is. De berichten vanuit het Kadaster zijn einde 2022 omgezet naar het nieuwe format 2.0.
Jaarversag Tribuut belastingcentrum 2022
7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverkiaring d.d. 5 jui 2023
(geanonimise rd)
Ten slotte de gemeente Brummen. In het voorjaar zijn de eerste gesprekken gevoerd om de data in de administratie van Brummen naar de wijze van Tribuut om te bouwen. Ook is er gekeken naar volledigheid en actualiteit. De kwaliteit van de administratie valt híer niet onder. De Waarderingskamer heeft hier in 2022 wet een rapport over geschreven. Dit s een belangrijk aandachtspunt voor de
komende twee jaren. Team WOZ verwacht ook veel informatie vanuit Brummen om de WOZ-processen goed te kunnen uitvoeren. Dit bleek een taai onderdeel te zijn door diverse onduidelijkheden aangaande inhoud, personen maar ook gelet op de AVG regelgeving. Leerpunt hieruit is om dit onderdeel veel eerder op te starten bij toetreding van een gemeente.
Het hoogtepunt van 2022 was natuurlijk de toekenning van de vier sterren door de Waarderingskamer. Een beloning voor de vele inspanningen van het team WOZ. Deze erkenning is door iedereen met een grote glimlach ontvangen. ***
Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 225.083 voordeliger uitvalt dan begroot.
Begroting €1.218.430/
aa
Begroting
na
€1.218.430
Realisatie
Saldo
€993346]
€225.083
K |
g 993‚3_43 In 2022 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. doordat de post “onvoorzien” niet is gebruikt.
25083
Dit komt onder andere
Verder is er geen overschrijding op het inhuurbudget, dit wordt veroorzaakt door het aannemen van extra fte's n voorgaande periodes. Tevens is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead.
Er zijn geen baten gerealiseerd.
Programmaonderdeel 1.3: Heffen Het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing, inning voor de deelnemende gemeenten, het opleggen van subject- en objectgebonden aanslagen en gemeentelijke heffingen. Dit doen wij op optimale en efficiënte wijze. Op basis van de door de raden van de deelnemende gemeenten vastgesteide verordeningen, Iegt de belastingorganisatie aan de belastingplichtigen een aanslag op.
Een belangrijk aandachtspunt is de toenemende mate van automatisering en koppelingen met landelijke systemen. Dit maakt dat de rol van de heffingsambtenaar evolueert en de nadruk sterker komt te liggen op controles aan de voorkant van het proces in plaats van aan de achterkant. Door
middel van opleiding en training wordt het personeel ondersteund n deze ontwikkeling. Tot dit programma behoort ook het correct en tidig afhandelen van heffingsbezwaren. Wat
hebben
we bereikt?
Ook 2022 is voor het cluster heffen opnieuw een uitdagend jaar geweest. We hebben afscheid genomen van drie collega's (interne doorstroming, pensioen en een eigen bedrijf gestart). Gelukkig hebben we drie nieuwe, enthousiaste en medewerkers aangenomen die prima in het team Heffen passen en inmiddels volop meedraaien. Het dit jaar vastgestelde thuiswerkbeleid wordt door de
medewerkers als zeer positief ervaren. Gelukkig vinden alle collega's het belangrijk om de verbinding te houden met elkaar en werkt iedereen regelmatig op kantoor. De overgang naar Microsoft 385 en de ombouw van de belastingapplicatie Gouw, heeft veel impact gehad. Desondanks dat zijn we er n
geslaagd om de hoofdprocessen goed door te laten lopen. Er zijn geen noemenswaardige achterstanden
ontstaan
Ja rverslag Tribu t belastingcentrum 202
7 .
Paraat voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d d. 5 uli 2023
In 2022 zijn er voor het eerst in het grote kohier afrekeningen van Diftar 2021 Epe verzonden.
Het onderwerp “grote aantallen ledigingen" bij de ondergrondse verzamelcontainer heeft de nodige aandacht gekost van onze kant en van de gemeente Epe. Epe heeft hier uiteindelijk een ‘regeling eenmalige tegemoetkoming' voor gemaakt die handmatig is verwerkt door ons team. De
‘reinigingsheffing Epe' i wel later opgelegd dan in de planning was opgenomen.
Dit had te maken met
de vertraagde aanlevering van de benodigde gegevens door afvalverwerkingsbedrijf Circulus. De conversie van de belastinggegevens van de gemeente Brummen is in november afgerond. Dit is voor wat betreft het Heffen-gedeelte goed verlopen. De voorbereidingen en de conversie van de gemeente Brummen heeft natuurljk tijd gekost. Omdat de Rijksdiens! voor Identiteit Gegevens Brummen pas per 1 januari 2023 wilde toevoegen aan ons verzorgingsgebied waren we genoodzaakt
om alle GBA-mutaties vanaf half oktober handmatig te verwerken. Door de samenvoeging met de gemeente Brummen zijn e ook weer nieuwe dubbele subjecten ontstaan die handmatig moeten worden opgelost. Dit alles heeft de nodige capaciteit gevraagd van het team Heffen. De reguliere aanslagoplegging is 0.a. op verzoek van de gemeenten anders verlopen dan gepland.
Voor alle gemeenten zijn bijna alle aanslagen van de verschillende belastingsoorten opgelegd. LE
N
TE
Norm: jaarlijkse kohierplanning
Apeldoom _ Epe Gijanuar- | 100% 95% maart EE Q2aprikjuni _ 85% 85%DE 3september julk 100% 100% Q4Oktober _ 100% 100%
december
EEN]
Lochem [100% : 100% 100% 100%
Voorst 100% 100% 100% 100%
Zutphen 100% 95% 100% 100%
Duiding:
Op verzoek van de gemeenten zijn vanwege de coronacrisis verschillende (onderdelen van) kohieren aangehouden en dus niet conform planning opgelegd.
Voor de toeristenbelasting 2021 zijn diverse administratieve controles (ter plaatse) door externe bedrijven uitgevoerd. Over het algemeen kunnen we concluderen dat de ingevulde aangiftes overeenkomen met de boekhouding van de ondernemers. Er is samen met cluster Functioneel Beheer tjd gestoken n het ontwikkelen van een workflow voor het verwerken van de aangifteformulieren toeristenbelasting. Hierdoor is de werkwijze efficiënter geworden. Beoordelingsprotocollen subjecten: Gegevensbeheer van de Basisadministraties Personen en Niet-natuurljke personen
De focus ligt op kwaliteitsverbetering van de subjectgegevens van niet natuurlike personen. In verband met het berichtenverkeer naar de LV-WOZ hebben we de volledigheidscontrole van de BSN en RSIN van de (nieuwe) natuurljke en niet-natuurlijke personen uitgebreid. Omdat er geen koppeling met het NHR is, zijn er in samenwerking met Functioneel Beheer diverse rapportages ontwikkeld om toch zoveel mogelijk mutaties in beeld te krijgen en te verwerken. Deze worden nu periodiek gedraaid en
verwerkt. Onjuistheden worden via DigiD-koppeling terug gemeld aan de verschillende basisregistraties. De juiste registratie heeft, zoals eerder genoemd, onze specifieke aandacht. tevreden over de manier waarop we deze processen hebben ingericht.
Jaarverslag Tribuut belastingoentum 2022
De Waarderingskamer is
i Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bijde controleverkdaring d.d. 5 jui 2023
Bezwaarafhandeling Apeldoorn
Epe
[1 Waarvan
Ì“"_9'9"""‚"_ $
_
Lochem
59‘
bezwaren _ Totaal
Voorst
72‘
Î|
33 |
2í 13)_ SÎ
Openstaande
Zutphen
E
027
TTE
Tribuut
227
584
591
umì
E
e
T Het cluster Heffen is vanaf 1 februari 2019 verantwoordelijk voor het correct en tjdig afhandelen van
bezwaarschriften met betrekking tot opgelegde aanslagen heffingen. Er zijn in 2022 totaal 1.234 heffingsbezwaren binnengekomen bij het team Heffen. Ook ditjaars er weer geïnvesteerd in de doorontwikkeling van de bezwarenmodule. De kwaliteit en sneiheid van bezwaarafhandeling is hierdoor weer verbeterd. Dat een groot deel van de bezwaren gegrond zijn verklaard is een jaarlijks terugkomend beeld. Dit komt doordatde kleinste mutatie, (bijvoorbeeld: net verhuisd, geen hond meer,
geen huurder meer van een bedrifspand) al tot een gegrond bezwaar leidt. Bezwaarmakers van heffingsbezwaren hebben vaak een gegronde reden om bezwaar te maken. Er zijn in 2022 veel
Parkeerbezwaren Zutphen binnengekomen en gegrond verklaard. Dit heeft te maken met de werkwijze van verlengingen van Parkeervergunningen in Zutphen. Er staan momenteel nog 31 heffingsdossiers van 2022 open. Dit betreft (pro-forma)bezwaren waarvoor nog aanvullende stukken moeten worden aangeleverd of waarvoor een adviesaanvraag bij de
gemeente uitstaat. Daarnaast zijn er nog bezwaren aangehouden in verband met lopende beroepszaken. Er zijn in 2022 bijna 900 informele bezwaren afgehandeld.
Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 33.058 nadeliger uitvalt dan begroot. Begroting
E ‚ Lasten
_
Bm
[Resultaat
Voizigiag
Realisatie
€1.146,836
€1.146.836/
€1.179.894
€-33.058|
€1.146.836
€1.146.836 |
€1.179.894
€-33.058|
| _
na
l
s
|
Het negatieve saldo wordt onder andere verklaard door een besteding op de post externe controles.
Er zijn wel baten gerealiseerd. Deze baten zijn afkomstig door de bijdrage van de gemeente Epe inzake de bijdrage voor de lastenverlichting.
Jaarvorslag Tribuut belastingcontrum 2022
10 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d. 5 juli 2023
Programmaonderdeel 1.4: Invordering en kwijtschelding Het gefele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen n te vorderen en te verwerken.
Dit hoofdproces zorgt ervoor dat alie belastingschuidigen betalen, een betalingsregeling treffen, kuijtschelding ontvangen en er schuldhulpverlening plaatsvindt bij invordering. Dit binnen het kader van het beleid van de individuele deelnemende gemeenten. Verwerking van automatische incasso, versturen van betalingsherinneringen, aanmaningen en dwangbevelen en in voorkomende gevallen het ‘oninbaar verklaren van de belasting’ vindt hier plaats. Het proces invordering omvat tevens de
fnanciële afdracht aan de gemeenten. Vanuit een klantgerichte houding worden alle openstaande bedragen correct, tidig, consistent en efficiënt ngevorderd. Wat
hebben
we
bereikt?
Begin 2022 is Tribuut overgestapt van de ABN Amro naar de Rabobank. Dit project had voor team invordering veel voeten in aarde en bracht extra werk met zich mee n het eerste kwartaal van 2022.
In 2022 heeft ons team ingezet op kwaliteits- en capaciteitsverbetering. De flexibele inhuur schil s
omgeruild voor 1,5 FTE aan vaste bezetting. Hierdoor is er ruimte vrijgemaakt om processen te verbeteren.
Er is een begin gemaakt met het stroomlijnen van de processen rond bewindvoering en
schuldhulpverlening. Door meer in te zetten op workflows en automatisering zal er tjd vrijgemaakt worden voor meer maatwerk en persoonljk contact In het begin van 2022 is de laatste administratieve afhandeling van Covid-19 uitstel afgehandeld. Het grootste deel van de aanslagen waarvoor in 2020 en 2021 uitstel was verleend, is uiteindelijk geïnd. KPI 5: % geïnde bedragen ten
r en uitstel)
Norm: 1 jaar na dagtekening: 98%6 2 jaar na dagtekening: 99,5%
3jaar na dagtekening: 99,9%
1 jaaroud
\2jearoud _ 3 jaar oud Duiding Voor de inningspercentages van 2 en 3 jaar geleden heeft het te maken met het in 2020 en 2021
verleende corona-uitstel voor ondernemers. Dit uitste! is n juni 2022 pas beëindigd, waardoor voor deze bedragen de invordering pas daarna is opgestart. Dit maakt net het verschil tussen 99,8 en 99,9%
Voor Apeldoorn ging het om het grootste bedrag aan verleend uitstel, vandaar dat dit voor 2 jaar geleden 0,3% scheelt. Voor 2022 ligt er voor Apeldoorn nog 1 miljoen aan aanslagen welke eind 2022 nog niet binnen waren om diverse redenen. Verwachting i dat het grotendeels wel binnen zal komen.
Jearverslag Tribuut belastingcentrum 2022
1 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bijde controleverklaring d.g.
5 juli 2023
Kwijtschelding Kengetallen bij KPI 5: Kwijtschelding
795 (95,10%)
389 (45,81%)|
|
Duiding:
|
De economische veranderingen halverwege 2022, hebben nog geen invloed gehad op hetaantal
| aanvragen voor de kwijtschelding. Er zijn minder kwijtschekingsverzoeken ontvangen ten opzichte
_
|
van 2021. Wel ligt het toekenningspercentage iets hoger.
De afgehandelde bezwaren staan niet op 100% omdat er het hele jaar door bezwaren binnenkomen _ | en er dus altijd bezwaren in behandeling zijn. Een beperkt aantal bezwaren staat open in afwachting |
van aan te leveren informatie.
|
Wat de kwijtschelding betreft liggen de afgeronde percentages nooit op 100%, 2022 ligt hoger dan 2020
en 2021.
Wat heeft het gekost?
Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 111.237 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting na
Gearoting
Realisatie
wijziging
€1.277.149
€1.277.149)
Saldo
__ €1.165.912
-277.149| _ €1.277.149| _c_1.165_91;ì |
m
;
E
€111.237
(1n.237_‘ E
Het positieve saldo wordt veroorzaakt door de doorgevoerde efficiëntie slagen. Tevens is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
12 7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende
bij de controleverklaring d.d. 5 jul 2023
Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice Binnen het programmaonderdeel frontoffice valt ale eerstelijns klantcontact met de burger en het inboeken van bezwaarschriften. Uitgangspunt is dat de afdeling frontoffice het eerste aanspreekpunt voor belastingplichtigen van alle deeinemende gemeenten is. De breed inzetbare frontoffice medewerkers hebben kennis van alle belastingprocessen en zorgen voor het behandelen van klantvragen en klachten, zodat er zo min mogelijke klantvragen bij de backoffice terecht komen. Daarnaast boeken zij alle bezwaarschriften tegen de WOZ-waarde, gemeentelijke heffingen of
invorderingskosten in. Tot dit programmaonderdeel behoort ook het verzorgen van publieksinformatie, algemene informatieverstrekking en het bekendmaken en publiceren van regelgeving via de website van
Tribuut.
Wat
hebben
we
bereikt?
Met trots kijken we terug op het jaar 2022. De aanslagperiode is wederom goed verlopen. Daarnaast ‘hebben we
veel bereikt!
Begin januari 2022 zijn wij gestar! met het geautomatiseerd inlezen van bezwaarschriften en kwijtscheldingsverzoeken die via e-mail bij ons binnenkomen. E-mails worden iedere 10 minuten ingelezen in onze belastingapplicatie 'Gouw.'
Dit betekent minder werk voor de frontofficemedewerkers
en de werkvoorraad is hierdoor goed inzichtelik. Al met al een forse verbetering van ons werkproces. Deze voordelen worden breder binnen Tribuut gezien en onderzocht.
De vaste formatie van de frontoffice i sinds 1 mei 2022 uitgebreid met 20 uur. Deze uitbreiding gaat zorgen voor minder inhuur n de periode dat de aanslagen gemeentebelastingen verstuurd worden. De
nieuwe medewerker werkt n de aanslagperiode extra uren.
In 2022 heeft de gemeente Apeldoorn een aanbesteding uitgeschreven voor het vervangen van de huidige telefonie. Hieraan heeft Tribuut ook meegedaan. De aanbesteding is afgerond en gegund. Halverwege 2023 wordt de nieuwe telefonie oplossing opgeleverd. De gemeente Brummen is toegetreden tot onze organisatie. Vanuit de werkgroep
Frontoffice/Communicatie hebben wij een bijdrage geleverd aan de communicatie richting de inwoners van de gemeente Brummen. Sinds november 2022 kunnen de inwoners van Brummen bij de frontoffice van Tribuut terecht voor informatie. Bij de aanslag gemeentebelastingen 2023 sturen wij een informatiefolder mee waarin de belangrijkste wijzigingen staan. Aan het eind van 2022 zijn wij gestart met een nieuw project: het inboeken van bezwaarschriften van
'o cure no pay bureaus’ via robotisering. Daarvoor is het e-mailadres bezwaren@tribuut.nl gelanceerd. De medewerker beoordeelt of het ingediende bezwaarschrift door de robot kan worden ingeboekt. Deze bezwaren worden dan volledig geautomatiseerd in de belastingapplicatie ingelezen en ingeboekt. De bezwaren die niet door de robot ingeboekt kunnen worden, worden ook geautomatiseerd ingelezen maar vervolgens door een medewerker ingeboekt. In 2023 worden de eerste bezwaren door de robot ingeboekt.
Het inboeken via de robot heeft voordelen voor zowel de snelheid waarmee de bezwaren
ingeboekt worden als het foutloos inboeken. Wij houden u hiervan op de hoogte. Het voor onze klant verbeteren van de online omgeving 'MijnTribuut’ is ook een van onze speerpunten. In 2022 zijn wij gestart met het zodanig inrichten van onze belastingapplicatie dat wij voor onze klanten meer correspondentie inzichtelijk kunnen maken. De wens is om uiteindelijk alle inkomende en uitgaande brieven ook via MijnTribuut beschikbaar te stellen. Het voordeel voor de klant is dat zij (Op ieder moment zelf eenvoudig kunnen zien wat de status is. Dit is een groot project waarbij wij n afwachting zijn van verbeteringen van onze softwareleverancier om deze gegevens zichtbaar te maken voor de klant. De eerste stappen hiervoor zijn inmiddels gezet.
Jaarverslag Tbuut belastingcentum 2022
13 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende j de controleverklaring d.
5 uli 2023
Wat heeft het gekost? Het gerealiseerde resultaat van programma Frontoffice valt € 30.413 nadeliger uit dan begroot. Begroting na
Begroting
Realisatie
wijziging
s
_€2922
Á
Het negatieve saldo wordt veroorzaakt door overschrijding van het inhuurbudget. Extra inhuur was noodzakelijk vanwege wegwerking kwijtscheldingen (mede) veroorzaakt door corona. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Algemene dekkingsmiddelen
Begroting
Realisatie
Begroting na wijziging
Saldo
€6.680.010
€6.680.010 |
€6.680.010 ï
€0
€6.680.010/
csssoo0) _ 668000
€0
Eind 2018 heeft het bestuur van Tribuut het projectplan voor de conversie naar gebruiksoppervlakten goedgekeurd en heeft daar een projectbudget aan gekoppeld. Na de vereiste zienswijzeperiode is dit
budget in een begrotingswijziging verwerkt. Echter in 2021 is niet het gehele budget uit de jaarschijf verbruikt. Dat deel van het budget dat in 2021 is ontvangen, maar niet in 2021 is aangewend, wordt als vooruit ontvangen bedrag op de balans opgenomen.
Tot slot zijn er overige niet begrootte baten gerealiseerd. Deze negatieve baten bestaat uit een vordering op de gemeente Epe voor het voorschieten van de verbouwingskosten. In de jaarrekening 2019 is deze als baten opgenomen en zullen in de komende jaren verrekend worden. Overzicht van de kosten van Overhead
Lasten
[Beten__ [Resutaat
Begroting | 1
valigng
Begroting
na
€2297532 _ €2297.532 e2297582| |
Realisatie
€2.019,475
2297532 m €2.019,475
Saldo _€278087|
Er spelen een aantal factoren mee bij het ontstaan van het saldo. De post onvoorzien is niet ingezet, en er is behoorlijk geïnvesteerd n de ontwikkeling en aanbestedingen binnen Tribuut. Er zijn baten gerealiseerd doormiddel van de bijdrage door de gemeente Brummen inzake de aansluiten bij de Gemeenschappelijke Regeling,
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
Peraaf voor waarmerkingsdoe bij de controieverk'aring d.. 5 jul 202:
Paragrafen Risicoanalyse Het bestuur heeft gevraagd een risicoanalyse toe te voegen in het jaarverslag en begroting, omdat het aanhouden van een algemene reserve voor het opvangen van risico's in deze onzekere tijden, voor wat betreft, kosten wenselijk is. Het bestuur heeft daartoe besloten om te voorkomen dat een financiële
tegenvalier meteen leidt tot een aanvullende bijdrage van de gemeenten. Op grond van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al
haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deeinemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico's af te dekken.
De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000 dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘onvoorzien' is opgenomen. Om de risico's voor de
deelnemende gemeenten verder te beperken heeft Tribuut volgens de GR mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 59% van de exploitatiekosten.
In ons risicobeleid schalen we risico's in de tolerantiematrix op ‘kans' en ‘impac!’. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden met een algemene reserve.
Impact Bron:
De De De
House of Conrol,
COSO Enterprise Rsk Model
worden ingeschat op een waarschijnlijheid van BB van het risico. worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van van het risico. worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van van het risico.
Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op. Een risico dat na beoordeling 100% scoort, staat niet in de risicoparagraaf. Deze wordt opgenomen in de begroting.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
15 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende
1
Strategisch: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie.
Beleidsharmonisatie is een oorspronkelijke opdracht geformuleerd in het bedrijfsplan. We zien echter dat in de verordeningen van onze deelnemers verschilende grondslagen. Hoe kleiner en
complexer de belastingsoort (dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag) hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering. De daarmee samenhangende kosten zijn dan hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar hierin ontstaat ook een risico.
Daar waar
belastingsoorten of afwijkende grondslagen worden ingevoerd, zien we complexiteit en kosten stijgen en komt de kwaliteit van de uitvoering onder druk te staan. Het financieel risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of
grondslagen wordt geschat op ca. € 20.000,-. Dit i omdat de huidige werkwijze in de begroting is opgenomen
Maatregelen die we nemen om dit risico te voorkomen:
in onze advisering naar gemeenten
nemen we afwijkende besluiten mee en stellen daarbij voor wat voor de uitvoering eenvoudigere alternatieven kunnen zijn. Kosten voor afwijkende uitvoering worden zo goed als
Ëlri' is, doorberekent aan de iemeenls‚ De uitbreiding van de GR door deelname van gemeente Brummen heeft een positieve invloed
op Tribuut. De medewerkers zijn trots op Tribuut en dragen dat graag uit. Ze weten ook dat het bestaansrecht van Tribuut daarmee wordt versterkt. Het aansluiten van een nieuwe gemeente kan leiden tot risico's in de bedrijfsvoering. Hoewel we implementatiekosten zullen verrekenen met Brummen, kunnen er indirect kosten ontstaan die niet zijn voorzien. Ook het samenvoegen van de database is een potentieel risico voor fouten en daarmee extra werk. De komende twee
jaren zullen we ook nog moeten investeren in de WOZ-data van Brummen omdat die nog niet voldoen aan de kwaliteilseisen die wij en ook de Waarderingskamer hieraan stellen, We schatten dat risico op ca. € 50.000,-
Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we streven ernaar de uitvoering van Brummen zo veel mogelij n lijn te brengen met de werkwijze en kwaliteit van Tribuut. Echter zal dat nog 2 jaar duren is de inschatting. Er zal een plan van aanpak worden opgesteld om de aandachtspunten van de Waarderingskamer op te lossen. Eventuele extra kosten worden in
rekemni iebruchl bij iumeenle Brummen. 2
Operationeel:
i
betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de
belastingopbrengst.
Proceskostenvergoeding De vergoede proceskosten over 2022 zijn opnieuw gestegen. In het belastingjaar 2023 stijgen de WOZ waarden fors. Dit heeft te maken met de peildatum van 01-01-2022. Een periode dat huizenprijzen op de top zaten, terwij! ze rond het opmaken van deze risicoparagraaf alweer dalen. Dat, gecombineerd met de gevolgen voor inwoners van de infatie, zal ongetwijfeld leiden tot extra bezwaren. Voor 2023 zijn de proceskosten geschat op € 535.000,-. Ondanks het feit dat we meerdere acties hebben ondernomen om di risico te beperken, schatten we een restrisico op dit onderwerp ter grootte van ca. € 200.000,- structureel. Voor 2023 ljkt er echter
een uitzonderlijke situatie. Het aantal bezwaren is bij het opmaken van de jaarrekening al drie keer hoger dan vorig jaar. Daarmee loopt het risico op tot ca. € 1.000.000,Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: in overleg met LVLB voeren we een Iobby om de wetgeving te wijzigen. Zelf hebben we een ljst met communicatie uitingen
opgesteld die we samen met de gemeenten plaatsen in Iokale kranten en op sociale media. Daarnaast leveren we een flyer bij de oplegging, waarin wordt uitgelegd dat zelf bellen
makkelijker en goedkoper ís. Landelijk zijn er fimpjes en artikelen die we delen om vooral te ‘benadrukken dat bezwaar maken bij Tribuut gratis is. Maar ook dat ‘gratis bezwaar maken niet bestaat
Joarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
16 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 5 juli 2023
3.
_
Personeel: betreft personeel en de benodigde competenties. 'CAO onderhandelingen zijn voor 2023 afgerond. De verwachting is dat de ledenraadpleging geen wijzigingen zal aanbrengen n het akkoord. Voor 2024 zijn de loonkosten begroot op de werkelijke kosten van 2023 vermeerderd met de index uit de septembercirculaire. Echter de begroting voor 2023 is vorig jaar al vastgesteld. De extra kosten voor 2023 vanwege het nieuwe
akkoord ZIH naar schalhnl anËaef € 300.000,Inhuur personeel
Door extra eenmalige taken, meer bezwaren, langdurige ziekte of openstaande vacatures kan inhuur van specialisten nodig zijn om het (meer)werk goed en tijdig te kunnen opleveren. Doel is de reguliere werkzaamheden te kunnen verwerken met vaste medewerkers.
De inhuur
hebben we in ieder geval nodig voor het verwerken van de piek rondom de aanslagperiode. Een maand inhuur kost, afhankelijk van de functie, tussen de 7.000 en 11.000 euro. Verlenging van de contracen voor twee maanden voor acht personen inhuur maakt dus 72.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Afgelopen jaren hebben wat meer ingezet op vast personeel om inhuur te verminderen. Dat is voor 2022 deels gelukt terwij er toch nog wat extra taken op ons af kwamen voor 0.. de voorbereiding van de deelname van de
Êmeen!e Brummen aan de GR. 4.
_
PIOFACH: betreft de overige PIOFACH taken die dienend zijn aan de bedrijfsvoering van Tribuut. Energieprijzen zijn door de DVO met Epe een beperkt risico. De afspraak is dat de definitieve afrekening het voorschot niet kan overschrijden. Afgelopen jaren kregen we ongeveer
€35.000,- terug. Dat zal nu opgaan aan extra energiekosten. De begroting voor 2023 is hierop al aangepast.
We gaan er vanuit dat dit voldoende is.
Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut heeft in de DVO met
gemeente Epe (onze verhuurder) afgesproken dat er nooit méér in rekening wordt gebracht dan het bedrag opgenomen in de DVO, waarop de voorschotten zijn gebaseerd. Afgelopen jaren
kregen we daarop een terugbetaling van de niet afgenomen diensten of niet gemaakte kosten. Aangezien Epe in regioverband een nieuw energiecontract heeft afgesloten en de prijsstelling zodanig is, wordt ditrisico wordt ingeschat op 100%.
Maatregelen die we nemen om dt risico te beperken: Voor energiebesparing hebben we ook de gemeente Epe nodig. De verbouwing die nodig is het klmaat aan te passen is a jaren in voorbereiding. De tekening ligt nu klaar om uitgewerkt te worden in een bouwplan. Hopelijk kunnen
we dit snelrealiseren.
De inflatie wordt in veel contracten doorberekend.
De mate waarin, is echter verschillend.
We
volgen alle indexeringen die worden doorberekend exact op de contractafspraken. Een aantal contracten wordt geïndexeerd met inflatiecijfers die overeenkomen met de gebruikte index in de septembercirculaire. Er zijn er ook een aantal die indexeren op de CP, die boven de 10% was eind vorig jaar. Hierdoor kunnen de kosten oplopen met 5% extra. Als we dat berekenen over
de kosten van automatisering en organisatie/advieskosten dan (927 + 404) * 50% * 5% = €34.000.- structureel.
Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We sluiten nieuwe contracten, zeker ‘met ICT leveranciers, het liefst af op GIBIT voorwaarden. Daarvan is indexering op lange termijn misschien niet voordeliger, maar wel veel constanter en daarmee voorspelbaar. De CPI
zelf is niet te beïnvloeden. Bestaande contracten ZÊ niet achterafaan e Ëssen Ons telefoonsysteem wordt in 2023 opnieuw aanbesteed. Daarmee nemen we ook afscheid van de vaste telefoons. Per 1 april 2023 moeten we onze mobiele telefoons vervangen. Dit s omdat de beveiliging van de bestaande mobiele telefoons vanaf dat moment niet meer wordt gegarandeerd. Vooralsnog gaan we ervanuit dat deze investeringen niet zullen leiden tot hogere kosten per boekjaar, maar zeker is dat niet. Daarom nemen we een risico op van €20.000,- structureel
Jaarverstag Tribuut belastingcentrum 2022
17 7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverk/aring d.d. 5 juli 2023
Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: de huurtermijn van de telefoons (via
de gemeente Apeldoorn} zijn gebaseerd op afschrijvingen. Daarmee verwachten we de kosten
bärk1 zullen sxrËn.
Het project GO-IT s in gang gezet om de servers die Apeldoorn voor ons beheerd, af te
kunnen bouwen en uiteindelijk uit te kunnen zetten in 2023. We werken dan volledig met SAAS oplossingen van onze leveranciers. Niet alles is te voorzien wat betreft kosten, maar we zien al
wel een tweetal risico's. Eerste risico is het niet realiseren van de geplande versaasing van applicaties door onze leveranciers waardoor we mosten investeren in het langer actief houden
van de servers. Dat risico is ingeschat op € 100.000,- eenmalig. Tweede risico is dat e meerdere nieuwe contracten moeten worden aangegaan met
leveranciers van software voor saas oplossingen en ook nieuwe licenties voor programmatuur in verband met de nieuwe inrichting van de software waar Office365 nu leidend is. Dat risico schatten we in op € 30.000,-
structureel.
Maatrege die we nemen om dit risico te beperken: dit project is een investering voor de lange terij n en voor de informatiebeveiiging. Hiermee kunnen de servers in Apeldoorn worden
afgebouwd waarmee de beheerskosten ook eindig zijn. Bij nieuwe licenties onderzoeken we de noodzaak, beperken we de aantallen waar mogeljk en onderzoeken we of gezamenlijke inkoop
met. Ëmeenle AËldoan- tot voordeel Ieidt.
Risico 'Omvang | Waarschijn| Incidenteel | Risicobedrag | Risicobedrag |__ Toelichting lijkheid Structureel incidenteel structureel Beleidsharmonisatie | €€ _ 20.000,Structureel € __ 5000Uitbreiding GR _50.000, incidenteel | €___25.000Proceskosten € 1.000.000,Incidenteelen | € _ 750.000,vergoeding CAO 2023
Energie
€
€
300.000-
35.000,
structureel Incidenteel | € _ 150.000,structureel
€ _ 200.000,n.v.t. | Structureel is opgenomen
Infatie Telefoonsysteem (GO-IT (nieuwe ICT inrichting)
€ € €
400 20.000. 30.000,
€
100.000-
in
begroting
Structureel € T7000Structureel € 5000 Structureel € 15.000-| _ Vanaf 2024 en wel minder incidenteel | € _ 50.000,kosten voor ‘beheer in
Totaal
€ 1.554.000,-
€ 1.001.250.-| € 242.000,-
begroting
Conclusie: er zijn in 2023 grote incidentele risico's die fors financieel impact hebben. Deze risico's hebben een grote mate van waarschijnlijkheid. Hiervoor zullen extra financiële middelen dienen te worden gereserveerd.
Jaarverslag Tribuut belastingcentum 2022
f Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 5 jul 2023
Financiële kengetallen Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten een aantal kengetallen in de paragraaf
Weerstandsvermogen worden opgenomen. In onderstaande tabel worden deze kengetalien gepresenteerd: :
Financiële kengetallen
Realisatie
2021
_
Realisatie
2022
1a. Netto schuldquote
[1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen _ 2. Solvabiliteitsratio
3. Grondexploitatie
|. structurele exploitatieruimte |5 Belastingcapaciteit Beoordeling en toelichting financiële kengetallen: De verschillende, afzonderlijke financiële kengetallen zoals hierboven gepresenteerd, zeggen nog weinig over hoe de financiële positie van Tribuut moet worden beoordeeld. Zo hoeft een schuld geen
nadelig effect te hebben op de financiële positie, maar is dat afhankelijk of, en wat, er aan eigen vermogen en baten tegenover die schuld staat en hoe groot de kans is dat de schuld weer wordt
afgelost. Het is dus, met andere woorden, niet mogelijk om een individueel kengetal te gebruiken voor de beoordeling van de financiële positie. De kengetalien zullen aftjd in samenhang moeten worden
bezien, omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële postie van Tribuut.
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Tribuut ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de eventuele aflossingen. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van
doorlenen, wordt de netto schuldguote, zowel in- als exclusief, doorgeleende gelden weergegeven. Solvabiliteitsratio:
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Tribuut in staat is aan haar financiële verplichtingen te
voldoen. Dit kengetal is nagenoeg nihil omdat wij volledig gefinancierd worden door de aangesloten gemeenten.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
19 7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.ó. $ juli 2023
Financiering Ons financieringsvraagstuk is van een beperkte omvang. Dit heeft te maken met het feit dat de
begroting vooral bestaat uit personeelslasten of daaraan gerelateerde kosten. De financieringsrisico's zijn om die reden beperkt.
Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido en maakt onderdeel uit van de PIOFACH
samenwerkingsovereenkomst die met de gemeente Apeldoorn is afgesloten. Tribuut heeft geen leningen uitstaan. Tevens neemt Tribuut sinds 1 maart 2016 deel aan het schatkistbankieren. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de organisatie haar financiële bedrifsvoering met konlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen n de reserves. Het begrotingstotaal per 1 januari 2022 bedraagt, na ‘begrotingswijziging, € 6.680.010. De kasgeldlimiet bedraagt daarom € 567.801. Onderstaande tabel laat zien dat de kasgeldlimiet niet is overschreden. 1°
Netto vlottende schuld Kasgeldimiet __
Ruimteonder/miet
kwartaal
2°kwartaal
| €-121.897| _ €567.801
__ | €-445.804]
_
3°
kwartaal
_ €-249.659 _ €567.801| _
4°
€-985.635) €567.801]
€:318,142
€417.834|
kwartaal
_€-977.993 _ €567.801
_ €410.192
Renterisiconorm
Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2.5 mijoen en is niet overschreden in 2022.
| Maximaal renterisico p vaste schuld Renterisiconorm
| Ruimte onder limiet
eo
€2.500.000 |
o
€2.500.000 €-2.500.000
Financiering Wij hebben een eenvoudige ro! op treasurygebied. De behoefte is minimaal:
Daar waar behoefte is aan financiering zai eerst worden gekeken of aan deze behoefie voldaan kan worden door een aanvullende (incidentele) bijdrage van de deelnemende gemeenten. Tribuut streeft naar optimale financiële afstemming met de deelnemende gemeenten. Hierbij ligt de nadruk op het zo efficiënt mogelijk doorsluizen van de belastinginkomsten naar de deelnemende
gemeenten. Daarnaast wordt de bevoorschotting van de gemeenten zodanig afgestemd dat het aangaan van leningen tot een minimum wordt beperkt. Tribuut werkt hierbij met gescheiden bankrekeningen voor de bedrifsvoering en belastinginning.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
2 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverkaring d.d. 5 jul 2023
Bedrijfsvoering Het organogram van Tribuut ziet er als volgt uit:
Formatie staf en management: 6 fte.
Invulling ICT visie Om invuling te geven aan de in 2020 vastgestelde ICT-visie hebben wij meerdere verbeteringen
doorgevoerd. Doelsteling is in oktober 2023 alle programmatuur in de cioud te gebruiken en daarmee de kosten voor het beheer van de servers bij de gemeente Apeldoorn te beperken. Dat ljkt grotendeels ook haalbaar, maar we zijn wel afhankelijk van onze leveranciers. Deze inrichting hebben we
gecombineerd met het invoeren van MS-365, wat de interne communicatie en samenwerking kan verbeteren. Dat combineren we met een betere informatiebeveiliging. Daarom kunnen de systemen van Tribuut alleen via vooraf ingerichte laptops worden benaderd. Externe toegang wordt daarmee moeilijker gemaakt. De programmatuur is ook sneller en gemakkelijker up-to-date te brengen. PIOFACH
Samen met gemeente Epe zijn we nog steeds een verbouwing aan het voorbereiden. Helaas duurt dat
erg lang. Onze medewerkers zitten nu al jaren in een pand waarvan het klimaat aantoonbaar ver buiten de normen functioneert. We gaan er nu vanuit dat er op korte termijn plannen afgerond kunnen worden zodat de verbeteringen daadwerkelijk doorgevoerd kunnen worden. Voor de inrichting van de werkplek
hebben we nieuwe schermen geplaatst en zijn de serverkastjes verwijderd. De vaste telefoons kunnen er na de aanbesteding komend voorjaar ook af. Naar aanleiding van de maatregelen ten aanzien van corona is het thuiswerkbeleid aangepast. Een uitvraag bij onze medewerkers leert dat een combinatie van thuiswerken en elkaar ontmoeten op
kantoor als meest ideaal wordt ervaren. Daarom hebben we ervoor gekozen minimaal 50% op kantoor aanwezig te zijn. Uit evaluatie blijkt ook dat de meeste medewerkers daar tevreden over zijn. Met de huidige inrichting van laptops en telefoon is dat ook goed mogelijk. We hebben onze ‘oude"
beeldschermen meegegeven aan de medewerkers zodat ze de thuiswerkplek goed kunnen inrichten
Jaarverslag Tibuut belastingeentrum 2022
2 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 5 juli 2023
De focus op geautomatiseerd werken in processen en daarvoor verbeteringen door te voeren in moderne technieken wordt steeds nadrukkelijker. Per 2023 kunnen we bezwaren van ‘no cure no pay bureaus’, geautomatiseerd inboeken. Dat scheelt extra werk en hierop kunnen we de inhuur aanpassen. Deze oplossing genereerd ook ideeën voor het door ontwikkelen van onze programmatuur Hetis zelfs het onderzoeken waard of kunstmatige intelligentie tot de mogelijkheden behoord om bijvoorbeeld waardes te onderbouwen of verweer te schrijven.
Personeel en Medezeggenschap Met de Ondernemingsraad bespreken we steeds meer de ontwikkelingen zodat we de input van de OR
al voor het formuleren van beleid kunnen meenemen. Zonder daarbij de formele rol van de OR uit het oog te verliezen. We willen instemming ontvangen van de OR over het inrichten van het HR-gesprek dat jaarlijks met alle medewerkers wordt gehouden. Daarmee hebben we formeel afscheid genomen van performance management.
Komend jaar willen we een strategisch personeelsbeleid opstellen om de lange termijn visie goed vast te leggen. Het boeien en binden van personeel is daarin een belangrijk motivatie. Hoewel we de meeste vacatures met goede kandidaten kunnen invullen, is het enorm van belang onze medewerkers te behouden en een aantrekkelijke werkgever te blijven. Daarom investeren we in 2023 in extra ondersteunende medewerkers om ervoor te blijven zorgen dat de uitvoerende teams hun werk goed kunnen blijven doen.
Het ziekteverzuim is iets gestegen dit jaar door twee langdurig zieke medewerkers. Maar het percentage over 2022 blift nog onder de 4%. Daarbij speelt de mogelijkheid om thuis te werken (mede) een oorzaak.
We merken dat bij beperkte klachten medewerkers toch meer inzetbaar blijven door thuis
te werken.
Planning & Control Voor 2023 moeten we zelf de rechtmatigheidsverklaring afgeven. Dit vraagt om een betere uitvoering en vastieggen van controles om de rechtmatigheid te onderbouwen. Er staat al een vacature uit om hier de capaciteit voor te organiseren. Daarvoor moeten technische problemen met het managementinformatiesysteem nog worden opgelost. Het verzamelen van managementinformatie kost nog te veel tjd. Doel is een online tool met goed ingerichte MI voor de teams en een samenvatting voor de deelnemende gemeenten
Organisatie Nadat er begin 2021
naar voren is gekomen dat er enkele risico's en hiaten in de bedrijfsvoering
aanwezig zouden zijn,
is er een organisatie ontwikkeltraject gestart. Dit traject is gestart door
Riijnconsult met een onderzoek en een rapport als resultaat. In het uiteindelijke rapport is de gewenste
doorontwikkeling verwoord. Uit dît raject is een routekaart ontwikkeld die handvatten geeft voor de doorontwikkeling van Tribuut. Deze doorontwikkeling is in 2022 nagenoeg afgerond.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
2 ; Paraaf voor waarmerkingsdoe'einden benorende bij de controleverklaring d.d. 5 juli 2023
Privacy en gegevensbescherming Bij de verwiling van haar publieke taken verwerkt Tribuut veel persoonsgegevens. Tribuut vindt het van groot belang dat die persoonsgegevens worden verwerkt conform de geldende wet- en regelgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gedurende het afgelopen jaar kwam Tribuut echter tot de conclusie dat er onvoldoende duidelijkheid bestond over de mate waarin de organisatie voldoet aan de AVG. Daarom zijn in 2022 de nodige inspanningen verricht om de bescherming van persoonsgegevens meer beheerst en planmatig vorm te geven en daarbij
gegevensbescherming op die punten op het juiste niveau te brengen, daar waar dat nog niet het geval was. Als eerste is er begin 2023 een nulmeting uitgevoerd en in diezelfde periode is een nieuwe Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Naar aanleiding van de bevindingen in de nulmeting is een plan van aanpak geformuleerd. Een aantal van de n het plan van aanpak geformuleerde acties zijn afgelopen jaar al gerealiseerd. Met een aantal andere acties is een start gemaakt. Zo is er in 2022 een nieuw privacybeleid vastgesteld door het bestuur, is een datalekkenprotoco! opgesteld en is een start gemaakt met het preciseren van het register van verwerkingen. Ook is de onafhankelijke en toezichthoudende rol geborgd in een beleidsdocument aangaande de positionering en de taken van de FG. Doelstelling i om de andere in het plan van
aanpak geformuleerde acties in de loop van 2023 af te ronden.
Met het oog daarop zal in 2023 ook
extra capaciteit worden ingezet op privacybescherming. Klachten
In 2022 zijn er zeven klachten ontvangen. Deze klachten hebben hoofdzakelijk betrekking op de waardebepaling van de woningen. Er zijn geen klachten over de medewerkers van Tribuut binnengekomen.
Informatiebeveiliging In 2022 heeft Tribuut geen datalekken hoeven te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens in het
kader van de AVG. Er zijn geen issues rondom het informatiebeveiligingsbeleid geweest die tot risico's of uitval van dienstveriening hebben geleid.
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
23 ; Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden benorer
bijde controleverkdaring d.d. 5 juli 2023
Jaarrekening Door middel van een jaarrekening, jaarverslag en bijbehorende controleverklaring van de onafhankelijke accountant wordt door de directie verantwoording afgelegd aan het bestuur over het gevoerde financiële beheer n een bepaald begrotingsjaar. Balans
De balans is een momentopname en geeft inzicht in de vermogenstoestand op een specifieke datum. Aan de debefzijde van de balans zijn de activa / bezitingen opgenomen. Onder deze bezittingen vallen niet alleen tastbare bezittingen, maar ook vorderingen op derden. De creditzijde van de balans geeft de passiva / fnancieringsbronnen weer. Dit betreft onder andere gevormde voorzieningen, reserves en schulden op lange en korte termijn. Tribuut heeft op 31 december 2022 geen door derden aangegane geldleningen gewaarborgd en geen gerantiestellingen afgegeven voor natuurlijke personen of rechtspersonen. Activa 31-12-2022
Materiële vaste activa_
-
67.201)
31666
Uitzettingen met een looptijd
van <1 jaar
ë
|
Uitzettingenin's Rijks schatkist
|
Nog te ontvangen
1.372.046| 1.178.846 |
428.596)
Liquide Middelen
E
e
Overlopende Activa
_786.537|
jj 142874| _ 90508
SS
SA ENEs| E 41.827J7 7 56411
|
Jaarverslag Tribuut belastingcentrum 2022
2053544
2 7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende bij de controleverklaring d.d. 5 juli 2023
Passiva 021
Passi
Eigen vermogen
Voorzieningen _
Algemene Reserve
300.004|
_ 739.080
Gerealiseerd resultaat
647173|
_
d
163015
,
Reserve WW
9.662/
o|
Schulden met een looptijd t a
E
n
8
:
Door te storten belastingen
/ Overlopende passiva
7
q
Nog te betalen bedragen
324.032
Nog uite betalen resuitaat boekjaar
L
Vooruit ontvangen
de
.
e
Pz
510.774
0
#
2.143.975
Jearverslag Tribuut belastingcentrum 2022
e Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende
bij de controleverklaring d.d. 5 juli 2023
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Inzicht wordt gegeven in de resultaten per programma, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de programmabegroting 2022.
Gewijzigde 1000)
Begroting (€ x 1000)
Waardebepaling Gegevensbeheer Heffen Invordering
€1147 €1277
Frontoffice
€703
Gerealiseerdtotaal
saldovan lasten batenen
_
_! €6680 ! €6680
€1218) €1147 €1277 €703| |
Realisatie (€ x 1000)
€2049 €993 €1180/ | €1166)
| -€1218] | -€1147| | €1277 ) | -€703
_€703)
co |
Í
Gerealiseerd Resultaat |
€2335 | €1218) €1147 | €1277|
€6680 |
Gemeentelijke bijdragen /