671036 Nota Verbonden Partijen

2023 Nota Verbonden Partijen

Inhoudsopgave 1. Inleiding..............................................................................................................................................2 2. Wat zijn verbonden partijen?.............................................................................................................4 2.1 Definitie verbonden partij.............................................................................................................4 2.2 Privaatrechtelijke en publiekrechtelijke organisaties...................................................................4 2.3 (Beleids)uitgangspunten...............................................................................................................5 3. Wettelijk kader...................................................................................................................................7 4.

Uitgangspunten en afwegingskader voor samenwerking...................................................................9 4.1 Fases in de samenwerking............................................................................................................9 4.2 Toelichting op de fases en uitgangspunten................................................................................10 4.2.1 Oprichtingsfase....................................................................................................................10 4.2.2 Uitvoerende fase.................................................................................................................13 4.2.3 Evaluatiefase........................................................................................................................13 4.3 Weerstandsvermogen & risicobeheersing..................................................................................13 5.

Sturing en toezicht op een verbonden partij....................................................................................15 5.1 Rollen..........................................................................................................................................15 5.2 Sturingsinstrumenten.................................................................................................................16 5.3 Informatievoorziening................................................................................................................17 5.4 Sturingsarrangementen..............................................................................................................19 Bijlage 1. Overzicht verbonden partijen...........................................................................................26 Bijlage 2. Tijdschema........................................................................................................................27 Bijlage 3............................................................................................................................................29 Verwerking raadsbesluiten inzake nota Verbonden Partijen 2016-2021..........................................29 Bijlage 4. Voorbeeld dashboard........................................................................................................31 Bijlage 5.

Wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen.........................................................33

1

1. Inleiding Om beleidsdoelen te realiseren kan de gemeente taken zelf uitvoeren of dat in samenwerking met andere partijen doen. De nota Verbonden Partijen biedt een bestuurlijk kader voor de afweging om wel of niet deel te nemen in een verbonden partij en biedt sturings- en monitoringsarrangementen indien wordt deelgenomen aan een verbonden partij. De gemeente Epe is een regie organisatie. Dat wil zeggen dat uitvoerende taken en activiteiten zoveel mogelijk belegd worden bij derden. Dit kan zijn in de vorm van een verbonden partij, een subsidierelatie, in de vorm van een gecontracteerde partij dan wel enige andere vorm. De nota Verbonden Partijen beperkt zich tot de (formele) verbonden partijen. Verbonden partijen zijn alleen die rechtspersonen die een bijdrage leveren aan het realiseren van beleidsdoelstellingen van de gemeente Epe én dat er zowel een financiële als ook bestuurlijke relatie met de gemeente Epe is. Het doel van de nota is om een inzichtelijk en transparant afwegingskader te bieden voor deelname aan, oprichten van en het sturen op de verbonden partijen van de gemeente. In het afwegingskader worden naast de voorgeschreven wettelijke plicht, de inhoudelijke en/of financiële voordelen, ook de bijbehorende risico’s betrokken. De gemeente Epe heeft op dit moment 13 verbonden partijen, waarvan 8 een gemeenschappelijke regeling betreffen.

De verbonden partijen worden jaarlijks vermeld in de paragraaf verbonden partijen in de Programmabegroting en Jaarstukken. In de begroting wordt aangegeven op welke manier de gemeente de verbonden partijen inzet bij de uitvoering van de taken in het komende jaar. Per verbonden partij wordt daarin opgenomen wat bijvoorbeeld de beleidsvoornemens zijn. Ook wordt in de begroting aandacht gegeven aan de wijze waarop de risico’s van de verbonden partijen worden beheerst. Het college geeft zo met deze paragraaf inzicht in de relaties en verbindingen met de verbonden partijen en legt bij de jaarstukken verantwoording hierover af aan de gemeenteraad. De nota Verbonden Partijen is voor het laatst in 2016 door de raad vastgesteld. De voorliggende nota vervangt de versie uit 2016. Op 18 februari 2021 heeft de gemeenteraad het initiatiefvoorstel ‘Grip op Samenwerking’ aangenomen. Betreffend voorstel heeft als doel de betrokkenheid en de grip van de gemeenteraad bij de uitvoering van de gemeentelijke taken in GR-verband te optimaliseren. Zodanig dat er een cultuur ontstaat waarbij aandachtspunten vanuit de GR tijdig worden gemeld aan het college en de gemeenteraad. Dit initiatiefvoorstel is betrokken bij de totstandkoming van deze nota.

In de navolgende hoofdstukken wordt het beleid verder uitgewerkt door nader in te gaan op wat verbonden partijen zijn en welke beleidsuitgangspunten gehanteerd worden voor het aangaan van een verbonden partij (hoofdstuk 2), het wettelijk kader (hoofdstuk 3), de fasering in de samenwerking en de nadere uitwerking van de uitgangspunten en afwegingskader voor het aangaan van een samenwerking (hoofdstuk 4). Ter afsluiting wordt ingegaan op het sturen en toezicht houden op een verbonden partij (hoofdstuk 5). In de bijlagen is een overzicht opgenomen met de huidige verbonden partijen (bijlage 1), het tijdschema waarin de globale stappen zijn weergegeven bij de gemeenschappelijke regelingen (bijlage 2), een overzicht van de verwerking van de aanbevelingen van de notitie Grip op samenwerking en motie rapportagerekenkamercommissierapport ‘Zelf doen, uitbesteden, inhuren of samenwerken’ (bijlage 3), een voorbeeld van de dashboard rapportage 2

(bijlage 4) en de hoofdlijnen van de op 21 maart 2022 in het Staatsblad gepubliceerde wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (bijlage 5).

3

2. Wat zijn verbonden partijen? 2.1

Definitie verbonden partij

Bij de definiëring van het begrip verbonden partijen wordt aangesloten bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV; artikel 1, lid 1 sub b): Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Financieel belang (BBV; artikel 1, lid 1 sub c) Onder een financieel belang wordt verstaan een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Bestuurlijk belang (BBV; artikel 1, lid 1 sub d) Onder een bestuurlijk belang wordt verstaan zeggenschap, via vertegenwoordiging in het bestuur of via stemrecht. Dit houdt concreet in dat er sprake is van een bestuurlijk belang als een collegelid, een raadslid of een ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de verbonden partij plaatsneemt of namens de gemeente stemt. Bovenstaande betekent dat organisaties waar bijvoorbeeld enkel sprake is van een financieel belang niet worden gezien als een verbonden partij. Er is geen sprake van een verbonden partij als er:  Wel financiële betrokkenheid is, maar geen financieel belang (o.a.

subsidieverstrekking);  Uitsluitend een financieel risico is (bijvoorbeeld bij een lening of garantstelling);  Uitsluitend een bestuurlijk belang is (bijvoorbeeld een commissarispositie);  Een financieel belang is en een bestuursfunctie op persoonlijke titel;  Alleen sprake is van een benoemingsrecht of voordrachtsrecht.

2.2

Privaatrechtelijke en publiekrechtelijke organisaties

Bij verbonden partijen gaat het om privaatrechtelijke, publiekrechtelijke organisaties en publiekprivate samenwerkingen (PPS). In sommige gevallen schrijft de wet een verbonden partij voor. Dit is op dit moment het geval bij de regionale uitvoeringsdienst (OVIJ), de gezondheidsdienst (GGD-NOG) en de veiligheidsregio (VNOG)1. Privaatrechtelijke organisaties zijn in het Burgerlijk Wetboek geregeld. Dit kunnen stichtingen, verenigingen, coöperaties en vennootschappen zijn. In bijlage 1 is een lijst met verbonden partijen opgenomen, waar de gemeente Epe aan deelneemt. Daarin is ook de vorm van de verbonden partij vermeld. Bij publiekrechtelijke samenwerking gaat het vooral om de deelname aan gemeenschappelijke regelingen. Deelname vindt plaats binnen de kaders van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Als gekozen wordt voor bestuurlijke samenwerking, dan bestaan er verschillende vormen om de samenwerking in te richten. Soms is afstemming voldoende, maar er kan ook gekozen worden voor

1

Artikel 5.3 Wabo, artikel 14 Wet publieke gezondheid, artikel 9 Wet veiligheidsregio’s

4

een regeling zonder meer2, een centrumgemeente-constructie, een gemeenschappelijk orgaan, een bedrijfsuitvoeringsorganisatie (BVO) of een openbaar lichaam. In de gemeentewet is de voorkeur voor het publiekrecht neergelegd. 3 Het college kiest slechts voor een privaatrechtelijke samenwerking, als dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Reden voor de voorkeur voor een publiekrechtelijke regeling is dat het publiekrecht meer waarborgen biedt ten aanzien van het gebruik van bevoegdheden, besluitvormingsstructuren, toezicht, controle en openbaarheid. Publiek-private samenwerking (PPS) is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling.

2.3

(Beleids)uitgangspunten

In deze paragraaf zijn de beleidsuitgangspunten geformuleerd voor het aangaan van een verbonden partij. -

-

-

Een verbonden partij betreft een tijdelijk of langdurig samenwerkingsverband. Een dergelijke samenwerking kan worden aangegaan met andere gemeenten, overheden, nonprofitorganisaties of private partijen. De verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Een publieke taak is een taak die de gemeente uitvoert voor de behartiging van een publiek of algemeen belang. Indien geen sprake is van een publiek belang laat de gemeente de taak over aan een marktpartij of het particulier initiatief. Het aangaan van een samenwerkingsverband is een middel om maatschappelijke effecten en (beleids)doelen zo mogelijk beter te realiseren. De beslissing tot het aangaan van een samenwerkingsverband moet passen binnen de gekozen uitgangspunten en moet een resultante zijn van een solide beleidsmatige en financiële afweging met oog voor varianten en alternatieven. Daarnaast moeten bij de beslissing de redenen om een verbonden partij aan te gaan vermeld worden en de risico’s afgewogen zijn. De gemeente moet soms vanuit wet- en regelgeving deelnemen aan een verbonden partij, zoals bijvoorbeeld de veiligheidsregio en de omgevingsdienst. Daarnaast zijn er over het algemeen zes redenen om vrijwillig een verbonden partij aan te gaan: 1.

Efficiencyvoordeel: bijvoorbeeld samen met andere gemeenten de kosten van een gezamenlijk ambtelijk apparaat delen. 2. Kennisvoordeel: de gemeente kan gebruik maken van gespecialiseerde kennis en expertise die ze zelf niet in huis heeft.

2

De ‘Regeling zonder meer’ is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten, waar delegeren en mandateren niet aan de orde is. Denk hierbij aan convenanten, intentieovereenkomsten, bestuursafspraken e.d. Daarin wordt geregeld de intentie tot samenwerking evenals het doel, de aard en de wijze waarop deze zal plaatsvinden. De ‘Regeling zonder meer’ vloeit voort uit artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). 3 Artikel 160 lid 2 Gemeentewet

5

3. Katalysatorfunctie: de gemeente brengt samen met anderen activiteiten op gang die zonder de initiërende rol van de gemeente niet of moeilijker van de grond zouden komen. 4. Risicospreiding: het delen van (financiële) risico’s met andere partijen. 5. Vermindering van de kwetsbaarheid: door samenwerking met derden (als gevolg van bijvoorbeeld schaalgrootte) kan de gemeente kwetsbaarheid verminderen. 6. Krachtenbundeling: door gezamenlijk als een sterkere actor richting landelijke politiek of private aanbieder van voorzieningen te kunnen optreden. - De volgende risico’s moeten in deze afweging worden meegenomen: 1. Bestuurlijke risico’s: de gemeente blijft verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen, maar heeft minder invloed op de wijze waarop de activiteit wordt uitgevoerd. De invloed is beperkt doordat de individuele gemeente geen beslissende stem heeft in de besluitvorming bij de verbonden partij. De besluitvorming vindt plaats met alle deelnemende partijen. Daarnaast zijn de beïnvloedingsmogelijkheden minder direct vanwege de afstand. Dat is anders dan in de formele verhouding tussen raad en college. 2. Financiële risico’s: financiële tekorten bij gemeenschappelijke regelingen komen ten laste van de eigenaar en daarmee bij de gezamenlijk deelnemende partijen. 3.

Professionele risico’s: het voldoende in huis houden van expertise en vaardigheden om de gewenste prestatie te formuleren, de geleverde prestatie te kunnen beoordelen en als gesprekspartner te acteren richting de verbonden partij. 4. Rolvermengingsrisico: de gemeente als eigenaar/bestuurder heeft soms andere belangen dan de gemeente als opdrachtgever/klant. Deze dubbelrollen kunnen aanleiding geven tot discussie.

6

3. Wettelijk kader Het juridisch kader voor verbonden partijen vloeit voort uit onderstaande wet- en regelgeving. Gemeentewet (GW) Vanuit de Gemeentewet geldt de grondregel dat de gemeente de publieke taken zelf uitvoert. Op grond van de Gemeentewet (art. 160) en de Wgr is participatie in een verbonden partij mogelijk ter behartiging van een daarmee te dienen openbaar belang. De relatie tussen gemeenteraad en een verbonden partij is dezelfde als die tussen raad en college. Dit betekent dat de raad de kaderstellende en controlerende rol ten opzichte van de verbonden partijen heeft. Het college is verantwoordelijk voor (en door de gemeenteraad aanspreekbaar op) de uitvoering door de verbonden partijen. Het college voert immers het door de raad vastgestelde beleid uit en bepaalt derhalve hoe de doelen worden gerealiseerd. Het college legt hierover verantwoording af aan de raad. De gemeenteraad beoordeelt of het college deze rol goed vervult. De gemeenteraad heeft daarbij de mogelijkheid om informatie in te winnen rechtstreeks van de verbonden partij. Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)4 De Wgr richt zich op de samenwerking tussen decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen) onderling. Bij gemeenschappelijke regelingen gaat het vaak om primaire gemeentelijke taken met een uitvoerend karakter.

Intergemeentelijke samenwerking op basis van de Wgr is een vorm van verlengd lokaal bestuur, waarbij de vrijwilligheid van de samenwerking voorop staat. De Wgr beschrijft in artikel 8 de diverse verschijningsvormen. Dit zijn: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan, een bedrijfsvoeringorganisatie en een centrumgemeente constructie. Burgerlijk Wetboek Als de gemeente kiest voor samenwerking in een privaatrechtelijke vorm, zoals in een stichting, BV of NV, is het Burgerlijk Wetboek van toepassing. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) In artikel 9 BBV, lid 2 sub f is opgenomen dat de begroting van de gemeente een afzonderlijke paragraaf verbonden partijen bevat. In artikel 15 BBV is opgenomen wat er in de paragraaf opgenomen dient te zijn, zoals de visie en beleidsvoornemens ten aanzien van verbonden partijen. De inhoud van de paragraaf verbonden partijen in de Programmabegroting en de Jaarstukken staat nader omschreven in hoofdstuk 5 van deze nota. In de toelichtende notitie verbonden partijen van de commissie BBV is aangegeven dat de visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen vastgelegd moeten worden in een door de Raad vastgestelde actuele nota Verbonden Partijen.

Vanwege het maatschappelijke of algemene belang en de mogelijke risico’s die samenwerkingsverbanden in het algemeen met zich meebrengen, beveelt de commissie BBV aan om de focus in de paragraaf Verbonden partijen te verbreden naar partijen waarbij sprake is van: • een structurele bekostiging in overwegende mate van (de activiteiten van) een organisatie via één of meer geldstromen (begrotingsfinanciering, subsidie en overeenkomst van opdracht); én • een bestuurlijk belang. 4

De eerste kamer heeft op 14 december 2021 ingestemd met een wijzigingsvoorstel van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In bijlage 5 zijn de belangrijkste wijzigingen opgenomen. De wijzigingen zijn in maart 2022 gepubliceerd met als invoeringsdatum 1 juli 2022.

7

Financiële verordening In de ‘Financiële verordening gemeente Epe’ staan de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de gemeente aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle voldoet. In de verordening wordt in artikel 17 aandacht geschonken aan de verbonden partijen ten aanzien van de invulling van de paragraaf verbonden partijen en dat de raad op voorstel van het college een nota Verbonden Partijen vaststelt. Democratische legitimatie Bij het functioneren en aansturen van verbonden partijen kan de vraag gesteld worden ten aanzien van de democratische legitimatie van de verbonden partij. Bij het vormen van een verbonden partij is er sprake van verlengd bestuur. Het is vervolgens aan de gemeenteraad en het college om daar op een passende manier invulling aan de geven en daarbij rekening te houden met de wet- en regelgeving en de praktische afspraken ten aanzien van informatievoorziening en aansturing. De uitgangspunten en afwegingskader voor samenwerking zijn opgenomen in deze nota.

8

4. Uitgangspunten en afwegingskader voor samenwerking 4.1 Fases in de samenwerking Bij samenwerking onderscheiden wij drie fasen: 1. De oprichtings- of intentionele fase, waarin de gemeente voor de afweging staat om een verbonden partij op te richten of te gaan deelnemen aan een bestaande verbonden partij. 2. De uitvoerende fase, waarin de gemeente is toegetreden of deelneemt. In deze fase gaat het om het sturen op en het beheersen van de uitvoering van de taak door de verbonden partij. 3. De evaluatiefase van de uitvoering waarbij de samenwerking wordt heroverwogen. Er wordt dan besloten over voortzetting conform huidige werkwijze, voorzetting in gewijzigde vorm of afspraken, het beëindigen van deelname in een verbonden partij. Fases Verbonden Partijen Fase 1: Oprichtingsfase

1. Oprichting, of wijziging verbonden partij

Fase 2: Uitvoeringsfase

2. (risico)analyse verbonden partij

3. Bepaling governance arrangement

4. Vormgeving en onderhouden samenwerking Fase 3: Evaluatie fase

5. Evaluatie en heroverweging 6. Een heroverweging leidt tot één van de volgende besluiten

Besluit 1: Ongewijzigde deelname aan de verbonden partij

Besluit 2 De gemeentelijke betrokkenheid/ en of rol in meer of mindere mate wijzigen

Besluit 3. Beëindiging deelname, opheffen of verkoop van de verbonden partij.

Resultaat 1 Samenwerking ongewijzigd voortzetten

Resultaat 2.1 Samenwerking gewijzigd voortzetten

Resultaat 3 Samenwerking beëindigen.

Resultaat 2.2 Samenwerking herzien of beëindigen indien herziening niet slaagt.

9

4.2 Toelichting op de fases en uitgangspunten 4.2.1 Oprichtingsfase Samenwerking met een verbonden partij Bij de keuze voor samenwerking met een verbonden partij gaat het om het afwegen van belangen en om een afweging van de voor- en nadelen. Hierbij wordt de vraag meegenomen hoeveel invloed de gemeente (nog) wil uitoefenen. Soms is de keuzevrijheid beperkt, bijvoorbeeld als wordt aangesloten bij bestaande organisaties, als er sprake is van een hogere regeling of door aanwijzing van het Rijk. Daar waar de gemeente voor oprichting of toetreding staat zijn onderstaande uitgangspunten relevant (zoals reeds benoemd in 2.3). Deze uitgangspunten worden betrokken bij de afweging in hoeverre er een meerwaarde is in het aangaan van de samenwerking, daarbij is het geen vereiste om aan alle voorwaarden te voldoen. De lijst is een hulpmiddel om de meerwaarde voor de gemeente inzichtelijk te maken en te beoordelen.

Uitgangspunten voor het aangaan van samenwerking

1. Effi ciencyvoordeel: bijvoorbeeld samen met andere gemeenten de kosten van een gezamenlijk ambtelijk apparaat delen.

2. Kennisvoordeel: de gemeente kan gebruik maken van gespecialiseerde kennis en expertise die ze zelf niet in huis heeft.

3. Katalysatorfunctie: de gemeente brengt samen met anderen activiteiten op gang die zonder de initiërende rol van de gemeente niet of moeilijker van de grond zouden komen.

4. Risicospreiding: het delen van (financiële) risico’s met andere partijen.

5. Vermindering van de kwetsbaarheid: door samenwerking met derden (als gevolg van bijvoorbeeld schaalgrootte) kan de gemeente kwetsbaarheid verminderen.

6. Krachtenbundeling: door gezamenlijk als een sterkere actor richting landelijke politiek of private aanbieder van voorzieningen te kunnen

10

Voor de vraag of de gemeente wel of niet gaat deelnemen aan een verbonden partij gebruiken we het volgende afwegingskader. Afwegingskader verbonden partijen A. Of we gaan samenwerken? 1. Is er sprake van een publiek belang?

Nee

De taak aan de markt overlaten

Ja

2. Vraagt het publieke belang om actieve of volledige betrokkenheid van de gemeente?

Nee

De taak 'op afstand zetten' door bijvoorbeeld: subsidie, opdracht aan derden, regelgeving.

Ja 3. Kan en wil de gemeente de taak zelfstandig uitvoeren?

Uitvoering door de gemeente zelf Ja

Nee 4. Zijn er voldoende voordelen om een verbonden partij aan te gaan?

Nee

Uitvoering door de gemeente zelf

Ja 5. Afwegen om een relatie met een (nieuwe) verbonden partij aan te gaan. Bijvoorkeur met partners in de Cleantechregio *. Bovendien bepalen wat de gewenste vorm van deze organisatie is. Afweging op basis van gewenste bestuurlijke afstand en op basis van het doel van de organisatie.

5

Het afwegingskader geldt als beleidslijn wanneer de vraag speelt of de gemeente een nieuwe financiële en bestuurlijke relatie aan zou moeten gaan. Dit kader vormt een handreiking waarin het gemeentelijk beleid ten aanzien van verbonden partijen een plaats heeft gekregen. Het is geen digitaal instrument dat onafwendbaar tot een bepaalde keuze leidt. Een keuze voor het aangaan van een nieuwe financiële en bestuurlijke relatie is altijd een politiek-bestuurlijk keuze. Het is van belang om in deze fase ook de afspraken vast te leggen hoe om te gaan ten aanzien van de uitvoerende en evaluatiefase. Vooraf kan de gemeenteraad het college verzoeken vast te leggen of en inhoud wordt gegeven aan een tussentijdse evaluatie, en ook hoe een ontbinding of uittreding geëffectueerd wordt. Dit laatste wordt in de gemeenschappelijke regeling of statuten van de rechtspersoon vastgelegd ter voorkoming van (politiek) gedoe achteraf.

5

Conform de “Visie op Regisserende gemeente Epe” uit 2014.

11

Na de inhoudelijke beoordeling aan de hand van deze uitgangspunten volgt de discussie over de vorm (kaderstelling, juridische structuren en aansturing). Onderstaand schema is daarbij ondersteunend.

B. Hoe en in welke vorm we gaan samenwerken? 1. Is een rechtspersoon wenselijk of noodzakelijk?

Publiekrechtelijke instrumenten: Nee

Stuurgroep, Pl atform, adviescommissie, convenant, rechtsvorm op basis va n Wgr zonder rechtspersoon

Privaatrechtelijke instrumenten Ma a tschap, VOF, CV, pri vaatrechtelijk conventant

Ja

2. (in tegenstelling tot de voorkeur van de wetgever art 160 Gemeentewet) Heeft de privaatrechtelijke rechtsvorm de voorkeur?

Nee

Publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wgr met rechtspersoonlijkheid: gemeenschappelijk openbaar lichaam en bedrijfsvoeringsorganisatie

Nee

Deelneming in een andere privaatrechtelijke organisatie (coöperatieve vereniging, stichting en vereniging)

Ja

3. Is het voor de mate van zeggenschap wenselijk of noodzakelijk om deel te nemen in het risicodragende vermogen van een privaatrechtelijke organisatie?

Ja

Deelneming in een andere privaatrechtelijke kapitaalvennootschap (NV of BV).

Beslissing tot deelname en aansturing taak van het college Het college neemt het initiatief voor deelname in de verbonden partij en legt ter goedkeuring een voorstel voor aan de gemeenteraad. De raad besluit of de gemeente wel of niet deel gaat nemen in een verbonden partij. Vervolgens voert het college het besluit uit, zodat de gemeente deelneemt in de verbonden partij. Voor privaatrechtelijke samenwerkingen zijn deze uitgangspunten geregeld in artikel 160 van de Gemeentewet en voor publiekrechtelijke samenwerkingen is dat beschreven in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Gemeenteraad stelt de kaders De raad bepaalt wat bij de publieke taak hoort en de raad stelt de kaders vast. Daarom wordt de raad bij ieder voornemen tot deelname gevraagd een oordeel te vormen over de vraag of de activiteiten, die de verbonden partij voor de gemeente gaat uitvoeren, wel bij het publieke belang horen. Om dit vorm te geven beslist het college over deelname, nadat de raad zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt en toestemming heeft verleend. Daarnaast stelt de raad kaders bij een concreet besluit tot deelname. Hierbij kan de raad aandacht besteden aan algemene uitgangspunten en aan de manier waarop de raad betrokken en geïnformeerd wil worden. 12

De momenten van oprichten (en uittreden) zijn belangrijke momenten voor de gemeenteraad om invloed uit te oefenen op de relatie met verbonden partijen. Om de raad in staat te stellen om haar kaderstellende en controlerende taak uit te voeren, maakt het college bij het aangaan of beëindigen van een relatie met een (nieuwe) verbonden partij voor de raad inzichtelijk: - in hoeverre er sprake is van een meerwaarde op het gebied van kwaliteit, kwetsbaarheid, kostenbeheersing, resultaten, slagkracht, risicobeheersing ten opzichte van de risico’s (zie 2.3). - de elementen uit de twee voorgaande schema’s: Óf we gaan samenwerken (schema A) en zo ja, Hoe en in welke vorm (schema B).

4.2.2 Uitvoerende fase In de uitvoerende fase toetst het college jaarlijks de verbonden partijen. Dit doet het college aan de hand van het verzamelen en verwerken van informatie van en over de verbonden partij in een risicoscan. Door jaarlijks het risicoprofiel per verbonden partij in beeld te brengen, wordt ervoor gezorgd dat kansen en bedreigingen bij elk van de verbonden partijen tijdig worden gesignaleerd en dat daarop adequaat wordt gereageerd. Het college stemt de aansturing en informatievoorziening af op het risicoprofiel van de verbonden partij. Hoe groter het bestuurlijk en/of financieel risico, des te intensiever is de sturing op de verbonden partij en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Het risicoprofiel van een verbonden partij wordt bepaald aan de hand van een risicoscan voor verbonden partijen, zie hoofdstuk 5.4. De winst van het uitvoeren van deze risicoscan zit in het op gang brengen en houden van een samenwerkingsrelatie. Het bevordert het gesprek en de verbinding met alle betrokkenen bij verbonden partijen waaraan de gemeente deelneemt. Het is dus belangrijk om risico’s inzichtelijk en vooral bespreekbaar te maken. Het open zijn over de risico’s helpt in de samenwerkingsrelatie en levert inhoudelijk meerwaarde op. Het is een gezamenlijk beeld van de zaken waarop komende tijd gelet wordt.

Het doel is om de (eventuele) risico’s die de gemeente als deelnemer loopt te beheersen door waar nodig en waar het mogelijk is bij te sturen.

4.2.3 Evaluatiefase Verbonden partijen worden ingesteld om een bepaald doel te realiseren. Door de actualiteit kunnen belangen veranderen, waardoor zij uiteen kunnen gaan lopen. Regelmatige evaluaties stellen de raad in de gelegenheid om te beoordelen of de verbonden partij nog wel het doel dient waarvoor zij is ingesteld en/of dat er een aanpassing moet komen. Indien uit de jaarlijkse risicoscan zou blijken dat deelname aan een verbonden partij opnieuw moet worden overwogen, dan kan de evaluatie gestart worden.

4.3 Weerstandsvermogen & risicobeheersing Vanuit financieel oogpunt moet met een tweetal aspecten rekening worden gehouden bij het aangaan van een verbonden partij. In de eerste plaats het weerstandsvermogen van de verbonden partij of van gemeente Epe ten behoeve van de verbonden partij en in de tweede plaats een eventueel positief financieel resultaat bij de verbonden partij. De gemeente Epe hanteert wat dit betreft twee uitgangspunten: 1. De verbonden partij wordt geacht zelf een adequaat risicobeheersing vorm te geven. Hierbij is het wenselijk ook een passend weerstandsvermogen wordt gevormd. Op deze manier kan het risico zelfstandig door de verbonden partij worden opgevangen. Wel is het verstandig om hierover een bandbreedte vast te leggen. We houden hierbij rekening met de eigenheid van de verbonden partij 13

en eventueel bijzondere omstandigheden die zich kunnen voordoen. Daarnaast wordt onderscheid gemaakt tussen de Gemeenschappelijke regelingen (GR’en) en vennootschappen. Bij een Gemeenschappelijke regeling is voornamelijk een buffer voor de risico’s nodig. In het kader van solvabiliteit en het economisch verkeer is een weerstandsvermogen bij een vennootschap nodig en wenselijk. 2. Een positief resultaat wordt zo nodig ingezet ter versterking van het noodzakelijke eigen vermogen. Wat daarboven niet nodig is, vloeit in beginsel terug naar de gemeente. Om tijdig inzicht in het resultaat (negatief of positief) te hebben, vragen wij aan de verbonden partijen om hier tijdig inzicht in te hebben en de gemeenten hierover te informeren. Daarbij ook de vraag om aan te geven hoe de verbonden partij verwacht met dit resultaat te zullen omgaan.

14

5. Sturing en toezicht op een verbonden partij 5.1 Rollen Voor wat betreft de rollen tussen Raad en College blijft het uitgangspunt gelijk, ongeacht of het college ervoor kiest om taken binnen de interne ambtelijke organisatie of bij verbonden partijen te beleggen: de gemeentelijke begrotingsdoelstellingen moeten met minimale risico’s zo efficiënt en effectief mogelijk worden gerealiseerd. Met de sturing op verbonden partijen wil de gemeente dan ook in de kern bereiken dat de verbonden partij de overeengekomen opdracht realiseert binnen de daarover afgesproken beleidsinhoudelijke en financiële kaders. Om dit mogelijk te maken dient de verbonden partij kansen en bedreigingen tijdig te signaleren en hier met behulp van adequaat risicomanagement op te sturen. Daarnaast moet de verbonden partij rechtmatig opereren, adequaat reageren op nieuwe (wettelijke) ontwikkelingen en transparant zijn in de informatievoorziening. Op het moment dat blijkt dat de verbonden partijen niet in staat is om het bovenstaande te realiseren, zal bijsturing vanuit de gemeente plaats moeten vinden. Dit laatste zal in overleg met andere deelnemers gebeuren aangezien de gemeente hierin niet bepalend is. De gemeenteraad, het college en het ambtelijk apparaat hebben alle een eigen rol in relatie tot de verbonden partijen.

Deze rollen zijn als volgt: Rol Gemeenteraad De gemeenteraad heeft in de gemeente een volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Bij de verbonden partijen zijn de kaderstellende en controlerende taken van belang. De gemeenteraad stelt de bestuurlijke kaders vast door middel van de gemeentelijke begroting. De gemeentelijke begroting vormt samen met de gemeentelijke jaarrekening de basis voor de controlerende taak. De verbonden partij is immers slechts een (gezamenlijk) middel om de (lokale) bestuurlijke ambities te realiseren en moet worden gezien als ware de taak belegd binnen de eigen organisatie. De controlerende taak met betrekking tot verbonden partijen houdt in dat de gemeenteraad controleert of de verbonden partij de afgesproken taak binnen de gestelde kaders uitvoert, of het tevens leidt tot het gewenste effect, en of het college dit goed bewaakt en zich inspant om bij te sturen. Dit kan vorm krijgen via een vast agendapunt over regionale aangelegenheden op de raadsagenda. Gemeenteraadsleden kunnen op basis van Wet gemeenschappelijke regelingen zitting hebben in het algemeen bestuur en/of dagelijks bestuur van een verbonden partij. Vanuit de rolzuiverheid en het dualisme hanteert de gemeente Epe echter het principe dat raadsleden geen zitting hebben in het algemeen respectievelijk het dagelijks bestuur van een verbonden partij.

Rol College Het college is verantwoordelijk voor uitvoering van gemeentelijk beleid binnen bestuurlijke kaders zoals vastgelegd in de begroting. Indien gekozen is deze uitvoering in samenwerking met een verbonden partij te realiseren, zal het college als opdrachtgever zicht moeten houden op uitvoering, prestaties, of uitvoering en prestaties ook bijdragen aan het gewenste effect, kosten en risico's. Aandachtspunt hierbij is, dat het college meer op afstand staat van de uitvoering. Er is minder directe invloed, waardoor het belang van afstemming met andere deelnemers groter wordt. Het college bewaakt de continuïteit en zal waar nodig bijsturen. Het college informeert en betrekt de gemeenteraad vroegtijdig bij belangrijke besluiten of ontwikkelingen. Er is voor de informatieplicht van het college richting de gemeenteraad geen verschil tussen taken die belegd zijn binnen de eigen organisatie of die van een verbonden partij. 15

Het college heeft ten aanzien van een verbonden partij twee rollen: de opdrachtgevende rol en een vertegenwoordigende rol in het bestuur van de verbonden partij. Ten aanzien van de vertegenwoordigende rol kiest het college uit haar midden een vertegenwoordiger om zitting te hebben in het DB/AB van de verbonden partij. In het bestuur vertegenwoordigt de individuele bestuurder de regionale belangen van de verbonden partij. Rol Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie stelt het bestuur in staat om optimaal op de verbonden partijen te sturen. Het ondersteunt het bestuur met informatieverstrekking, advisering en het onderhouden van het contact met de verbonden partij. Naast de bestuurlijke afstemming vindt ambtelijke afstemming met de verbonden partijen plaats over producten en diensten. De ambtelijke organisatie werkt hierbij waar mogelijk samen met andere betrokken gemeenten/eigenaren. Voor iedere verbonden partij is er één (inhoudelijke) contactpersoon aangewezen. Vanuit de inhoud wordt samengewerkt met de medewerkers van eenheid Bedrijfsvoering (team Financiën, Bedrijfsvoering en Inkoop).

5.2 Sturingsinstrumenten Er zijn verschillende soorten instrumenten voor sturing en controle en verschillende momenten waarop deze (direct of indirect) kunnen of moeten worden ingezet. De keuze (of verplichting) is mede afhankelijk van de rol van het betreffende bestuursorgaan. Sturing bij oprichting of toetreding Bij de oprichting van of toetreding tot een verbonden partij wordt een voorgenomen besluit van het college ter kennis gebracht aan de raad. Dit gebeurt tijdig, zodat de raad redelijkerwijs invulling kan geven aan haar verantwoordelijkheid. Daarbij wordt aanvullende informatie verstrekt over de wijze van aansturing van de verbonden partij (invloed, zeggenschap), de bestuurlijke vertegenwoordiging, de (meerjarige) financiële gevolgen van deelname in relatie tot gevraagde prestaties, de evaluatiemomenten, de beëindigingsregeling, de risico’s (en in geval van privaatrechtelijke partij motivering van keuze), de waarborgen van openbaarheid en democratische controle en duidelijke afspraken over inhoud en tijdstip van informatievoorziening. Sturing bij benoeming van vertegenwoordigers Om nieuwe vertegenwoordigers snel wegwijs te maken is het van belang na de verkiezingen steeds een overdrachtsdocument op te stellen, waarin informatie wordt verstrekt over de verbonden partij, de ontwikkelingen en vraagstukken en hoe de vertegenwoordigers hier tot dan toe in optraden.

Sturing bij reguliere sturingsmomenten (P&C cyclus) Voor de publiekrechtelijke verbonden partijen is vastgelegd dat de begroting en meerjarenraming voorafgaand aan de vaststelling in het algemeen bestuur aan lokale raden voor zienswijzen moet worden voorgelegd. Daarnaast worden de verbonden partijen gevraagd hun inhoudelijke meerjarenbeleidsplan (1x per 4 jaar) aan de raad voor te leggen. Dit is een verzoek van de gemeente aan de verbonden partijen en kan niet worden afgedwongen. De gemeenteraad stelt de begroting, jaarrekening, kadernota of het inhoudelijke meerjarenbeleidsplan van de verbonden partij niet vast, maar kan wel haar mening kenbaar maken aan het dagelijks bestuur van de verbonden partij. 6 In geval van privaatrechtelijke samenwerking is sturing mogelijk in speciaal daarvoor belegde vergaderingen.

6

Ten aanzien van de P&C cyclus worden wijzigingen doorgevoerd als gevolg van de wetswijziging van de Wgr. Zie hiervoor bijlage 5.

16

De gemeente Epe wenst bij voorkeur de begrotingen van de verschillende gemeenschappelijke regelingen in één raadsvergadering te behandelen. Ter voorbereiding wordt zo nodig een lid van de directie van de verbonden partij uitgenodigd voor een commissievergadering. De gemeenschappelijke regeling wordt gevraagd om een dashboard op stellen, zodat de gemeenteraad op inhoudelijke en financiële hoofdlijnen door de verschillende gemeenschappelijke regelingen uniform wordt geïnformeerd. In bijlage 4 is een voorbeeld van zo’n dashboard met inhoudelijke en financiële informatie opgenomen. Sturing via eigen planning en control cyclus De gemeentelijke begroting bevat de beleidsinhoudelijke ambities en financiële kaders voor de samenwerking met verbonden partijen. De gemeenteraad kan besluiten te intensiveren of te extensiveren op de beleidsgebieden waarop de verbonden partijen actief zijn. In de paragraaf Verbonden partijen in de gemeentelijke begroting en jaarstukken wordt hiervoor per verbonden partij onder meer ingegaan op het openbaar belang dat wordt gediend, het belang dat de gemeente daarin heeft, de ontwikkelingen en risico's. De paragraaf is geen rechtstreekse sturingsmogelijkheid op de verbonden partijen, maar geeft wel informatie op basis waarvan de raad hun algemeen bestuur leden om meer informatie kunnen vragen of ter verantwoording kunnen roepen.

In de nota Verbonden Partijen wordt vastgesteld welke normen, zoals transparantie en vraaggerichtheid, voor een goed bestuur minimaal worden gehanteerd. Met de nota stelt de gemeenteraad de kaders vast en geeft de gemeenteraad aan hoe zij geïnformeerd wil worden. Sturing via de portefeuillehouder overleggen De besluitvorming in dagelijks bestuur en algemeen bestuur van een Gemeenschappelijke regeling wordt in de portefeuillehouder overleggen voorbereid. Het is de plek voor politiek/bestuurlijke voorbereiding en afstemming. Al bij de start van een onderwerp zal de portefeuillehouder zich moeten afvragen of en op welke momenten college en raad betrokken moeten worden. College en gemeenteraad kunnen vanzelfsprekend ook in een vroeg stadium aangeven betrokken te willen worden bij majeure onderwerpen. Overige sturings- en informatiemomenten Vanuit de griffierskring worden, in samenwerking met een aantal verbonden partijen, bijeenkomsten georganiseerd voor de leden van de raad en/of het college om hen te informeren of om uitgangspunten te verzamelen. Een voorbeeld hiervan is ‘De Ontmoeting’ van de Cleantechregio gemeenten. Dit is een regionale bijeenkomst voor raadsleden waarin een aantal verbonden partijen zich presenteren.

5.3 Informatievoorziening Voldoende inzicht in de verbonden partijen, door inhoudelijk en financieel adequate informatie, is een essentiële voorwaarde om te kunnen sturen. Rechten en plichten Voor publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden geldt op grond van de Wgr een actieve en een passieve informatie- en verantwoordingsplicht tegenover het college en de gemeenteraad. Gemeenten mogen verwachten dat zij actief worden geïnformeerd aangaande belangrijke ontwikkelingen die van invloed zijn op het beleid en/of de financiële positie. Zowel het algemeen bestuur als het dagelijks bestuur heeft een informatieplicht aan alle colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Hierbij worden de verbonden partijen verzocht om hun informatie gelijktijdig zowel aan het college als aan de gemeenteraad te verstrekken. 17

Bij privaatrechtelijke samenwerking is de informatie- en verantwoordingsplicht afhankelijk van het soort samenwerkingsverband. Bij vennootschappen, stichtingen en verenigingen is het bestuur neergelegd bij één of meer statutaire bestuurders. Bevoegdheden zijn vastgelegd in statuten of in de oprichtingsakte. Het toezicht is ondergebracht bij een Raad van Commissarissen, een Raad van Toezicht of een Vergadering van Aandeelhouders. De gemeentelijke vertegenwoordiger moet verantwoording afleggen, zowel aan de eigen bestuursorganen (college, raad) als aan de toezichthouder van de betreffende private rechtspersoon.

18

Prioriteren en volgen van vier partijen Jaarlijks legt het college een geactualiseerde lijst van verbonden partijen voor aan het presidium met daarin ook een voorstel voor de informatievoorziening. Vervolgens kiest het presidium vier samenwerkingsverbanden die extra worden gevolgd. Een alternatief kan zijn dat die keuze door de commissie P&C behandeld wordt. Vervolgens kan die keuze opgenomen worden in de paragraaf verbonden partijen in de Programmabegroting. De selectie vindt plaats op basis van de volgende criteria: 1. Omvang maatschappelijke impact; 2. Aanmerkelijk financieel belang; 3. Grote mate van beïnvloeding. Toelichting Maatschappelijke impact: verbonden partijen dienen over het algemeen een openbaar of maatschappelijk belang. De mate waarin de (lokale) keuzes mogelijk en wenselijk zijn met betrekking tot de invulling en uitvoering van de betreffende taak kan hierbij verschillen. Bij een partij die werkzaamheden uitvoert met een groot maatschappelijk belang, zal de politiek bestuurlijke (bij)sturingsbehoefte groot zijn. Is er geen maatschappelijk belang dan worden rendement en risico tegen elkaar afgewogen. Financieel belang: in zijn algemeenheid geldt, dat hoe meer gemeentelijke middelen omgaan in een verbonden partij, hoe groter de behoefte aan sturing zal zijn.

Hierbij is de mate van inkadering van bestedingen en de omvang van eventuele financiële risico's van belang. Indien uitsluitend sprake is van een financieel belang kan afbouwen van de deelneming worden overwogen. Mate van invloed: de vorm van de samenwerking is bepalend voor de mate waarin invloed kan worden uitgeoefend. Het spreekt voor zich dat wanneer de gemeente een minder zwaarwegende stem heeft in het beleid van een verbonden partij, de sturing mede afhankelijk is van de medestanders van het gemeentelijk standpunt.

5.4 Sturingsarrangementen De verbonden partijen van de gemeente Epe verschillen sterk in hun financiële en bestuurlijke belangen en risico's. Om te kunnen variëren in de wijzen en intensiviteit van sturing en toezicht wordt, naast het door de gemeenteraad prioriteren en volgen van vier partijen (zie 5.3), gebruik gemaakt van drie verschillende sturing- en toezichtpakketten per verbonden partij. Om te bepalen welk pakket op een verbonden partij van toepassing is, wordt ieder jaar voor elke verbonden partij in de aanloop naar de begroting een risicoanalyse uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de financieel controller in samenwerking met de beleidscontroller. Deze analyse leidt tot een risicoprofiel en - classificatie van alle verbonden partijen en wordt opgenomen in de programmabegroting van de gemeente. Bij de classificatie hoort een risicoprofiel per verbonden partij met een bijbehorend sturing- en toezichtpakket. Risicoprofielen en mate van sturing De mate waarin sturing en controle op een verbonden partij gewenst is, verschilt per verbonden partij. Om het risicoprofiel te bepalen wordt een analyse van de financiële en bestuurlijke risico's van de verbonden partij uitgevoerd (zoals ook benoemd is in 4.2.2.). Deze analyse vindt plaats door het beantwoorden van een aantal hulpvragen. De combinatie van het financiële en bestuurlijke risico bepaalt het profiel.

19

We onder scheiden vijf verschillende risicoprofielen: 1. Laag 2. Laag/gemiddeld 3. Gemiddeld 4. Gemiddeld/hoog 5. Hoog

De analyse aan de hand van de hulpvragen, zoals in de volgende tabellen is beschreven, is een hulpmiddel voor de analyse. Er zal altijd interpretatie van de beantwoording nodig zijn om uiteindelijk de classificatie te bepalen.

20

Financiële analyse verbonden partijen In onderstaand schema is aangegeven op welke manier de financiële analyse wordt uitgevoerd. De vragen richten zich voor dit onderdeel vooral op de begrippen control en governance en daarmee op sturing, beheersing en toezicht. Wanneer de beantwoording van de vragen leidt tot overwegend 'laag' dan is de conclusie van de financiële analyse ook 'laag', enzovoort Financiële analyse verbonden partijen

Laag

Gemiddeld

Hoog

1. Omvang jaarlijkse gemeentelijke financiële bijdrage

<€ 500.000

500.000 - € 1.000.000

> € 1.000.000

2. Is het weerstandsvermogen van de partij voldoende?

volledig

deels

niet

3. Benodigd gemeentelijk weerstandsvermogen op basis van risico's verbonden partij

<€ 500.000

500.000 - € 1.000.000

> € 1.000.000

4. In hoeverre is de gemeente financieel aansprakelijk?

niet

gedeeltelijk

volledig

5. Is de organisatie in staat om financieel bij te sturen?

volledig

gedeeltelijk

niet

6. Is de bedrijfsvoering van de verbonden partij op orde?

volledig

gedeeltelijk

niet

7. Is de kwaliteit van het risicomanagement van de verbonden partij op orde?

volledig

gedeeltelijk

niet

Bestuurlijke/inhoudelijke analyse van verbonden partijen In de bestuurlijke/inhoudelijke analyse wordt ingegaan op onder meer de vertegenwoordiging en samenstelling van verbonden partijen. Begrippen als welwillendheid, invloed, leiderschap, integriteit en vertrouwen spelen een rol bij de bepaling van de bestuurlijke analyse.

21

Bepalen van de sturingsarrangementen en –pakketten Door de verschillende risicoanalyses te koppelen aan de gewenste mate van sturing ontstaat op basis van de gemaakte analyse het sturingsarrangement voor een verbonden partij. Risicoprofiel op basis van financiële en bestuurlijke analyse 1. laag 2. laag/gemiddeld 3. gemiddeld 4. gemiddeld/hoog 5. hoog

Sturingsarrangement Basis pakket

Overwegen om op te nemen als extra te volgen Nee

Plus pakket

Mogelijk

Plusplus pakket

Ja

Variatie in sturing op basis van Basis, Plus en Plusplus pakketten De hierboven beschreven sturing is van toepassing op alle verbonden partijen. De sturing op verbonden partijen, die zijn ingedeeld in de Plus en Plusplus pakketten, is echter intensiever. Bij deze verbonden partijen zal het ambtelijk en bestuurlijk contact worden geïntensiveerd en zullen onder andere de prestatieafspraken en risico's nauwlettender worden gevolgd. Deze intensivering van de sturing stelt het college bovendien in staat om de gemeenteraad accuraat te informeren. Basis pakket Verbonden partijen waarbij de gemeente een laag bestuurlijk en financieel risico loopt worden ingedeeld in het Basis pakket. De gemeenteraad wordt over verbonden partijen in dit pakket geïnformeerd bij de gemeentelijke begroting en jaarrekening. Dit gebeurt in de paragraaf verbonden partijen. Deze paragraaf bevat ten minste:  De visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen die zijn opgenomen in de begroting;  De beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen;  De lijst van verbonden partijen. Artikel 15 (BBV) schrijft een aantal onderdelen voor dat in de lijst van verbonden partijen moet worden verstrekt. De lijst verbonden partijen bij de gemeentelijke programmabegroting en jaarstukken bevat per verbonden partij o.a.

de volgende gegevens;  De naam en de vestigingsplaats;  Het openbaar belang dat op deze wijze behartigd wordt;  Het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft aan het begin en de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar;  De verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar;  De verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar;  De financiële gemeentelijke bijdrage in het betreffende jaar;  De beleidsvoornemens voor het betreffende jaar in de programmabegroting en de realisatie van de beleidsvoornemens in de jaarstukken. Indien, gelet op het tijdschema van het gemeentelijk proces van het opstellen van de jaarstukken, (nog) geen definitieve jaarrekening van een organisatie beschikbaar is, dan wordt bij het opstellen van de paragraaf verbonden partijen en het overzicht van verbonden partijen uitgegaan van de meest recente prognoses voor de relevante gegevens. Vanzelfsprekend wordt de gemeenteraad 22

conform de actieve informatieplicht van het college geïnformeerd als zich tussentijds belangrijke ontwikkelingen voordoen. Plus pakket Verbonden partijen waarbij de gemeente een gemiddeld bestuurlijk of financieel risico loopt worden ingedeeld in het Plus pakket. Aanvullend op het Basis pakket wordt de gemeenteraad ook bij de voortgangsrapportage geïnformeerd over deze verbonden partijen. Daarnaast zal het bestuurlijke en ambtelijke overleg met deze verbonden partijen intensiever zijn dan bij de partijen in het basispakket. Tot slot worden deze verbonden partijen ook periodiek geagendeerd in het college. Plusplus pakket Verbonden partijen waarbij de gemeente een hoog bestuurlijk en financieel risico loopt worden ingedeeld in het Plusplus pakket. Aanvullend op het Plus pakket wordt het bestuurlijke en ambtelijke overleg nog verder geïntensiveerd met deze verbonden partijen. Dit houdt onder meer in:  De raad wordt via een raadsinformatienota geïnformeerd over de P&C documenten van de verbonden partij;  Zo nodig wordt de gemeenteraad tussentijds geïnformeerd (ook buiten de P&C documenten om);  Er is een (nog) hogere frequentie van bestuurlijk en ambtelijke overleggen. Of een partij een basis, plus of plusplus pakket wordt toebedeeld is afhankelijk van de beantwoording van de vragen zoals vermeld op pagina 19. Hier volgt het risicoprofiel uit en het bijbehorende pakket.

De beantwoording van de vragen is deels geobjectiveerd (zoals de financiële cijfers) en deels een interpretatie, die gemaakt wordt door de vakinhoudelijk ambtenaar en de adviseur bedrijfsvoering. Voor de volledigheid zijn de sturingspakketten hieronder in tabelvorm opgenomen met daarin het onderscheid tussen de controlerende en de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Daarnaast is de rolverdeling tussen raad en college hieruit goed af te leiden.

Pakket

Kaderstellende rol (= sturen)

Controlerende rol (=beheersen)

Basis pakket

* Begroting verbonden partij met ambtelijk advies * Jaarrekening verbonden partij met ambtelijk advies bespreken in college. bespreken in college. * In de begroting wordt een actuele risicoanalyse de * In de jaarrekening wordt door het college bepaling van het sturingsarrangement en eventueel verantwoording afgelegd aan de raad over de maatwerk opgenomen. verbonden partijen. * De begroting van de Verbonden partij wordt ter zienswijze * Actieve informatieplicht: bij belangrijke tussentijdse aan de raad voorgelegd. ontwikkeling informeert het college de raad. * Jaarlijks in de paragraaf verbonden partijen van de Programmabegroting is een risico indeling opgenomen

Plus pakket

* Hogere frequentie bestuurlijke en ambtelijke overleggen

* Alle P&C documenten verbonden partijen worden met ambtelijk advies besproken in college * In de voortgangsrapportage wordt door het college verantwoording afgelegd aan de raad over de verbonden partij met risicoclassificatie 'gemiddeld' of hoger.

Plusplus pakket

* Nog hogere frequentie bestuurlijke en ambtelijke overleggen. * Een actieve dialoog tussen de raad en de verbonden partij georganiseerd door bijv. de directie uit te nodigen in een raadscommissie

* Het college informeert de raad via raadsinformatiebrief over de P&C documenten van de verbonden partij * Zonodig wordt de raad tussentijds geïnformeerd (ook buiten de P&C documenten om).

23

24

Bijlagen 1. Overzicht Verbonden Partijen 2. Tijdschema 3. Verwerking raadsbesluiten inzake nota Verbonden Partijen 2016-2021 4. Voorbeeld van een dashboard 5. Wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen

25

Bijlage 1. Overzicht verbonden partijen In deze bijlage zijn de verbonden partijen opgenomen met daarin het onderscheid tussen de publiekrechtelijke verbonden partijen en de privaatrechtelijke verbonden partijen. Per verbonden partij is het risicoprofiel (conform de Programmabegroting 2022) weergegeven. Het risicoprofiel wordt jaarlijks bepaald en opgenomen in de Programmabegroting. Dit kan jaarlijkse veranderen op basis van interne/externe ontwikkelingen bij de verbonden partij. Publiekrechtelijke verbonden partijen (gemeenschappelijke regelingen met een openbaar lichaam) waarmee Epe een relatie heeft zijn:

       

Verbonden partij Werkbedrijf Lucrato Regio Stedendriehoek Streekarchivariaat Epe, Heerde en Hattem Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland GGD Noord- en Oost-Geldertand (GGD NOG) Omgevingsdienst Veluwe IJssel (OVIJ) Basismobiliteit (PlusOV) Tribuut belastingsamenwerking

Risicoprofiel Basis Plus

Plusplus X

X X X X X X X

De privaatrechtelijke verbonden partijen (deelnemingen) waarmee Epe een relatie heeft zijn:

    

Verbonden partij Circulus Berkel B.V. Bank Nederlandsche Gemeenten N.V.(BNG) Leisurelands B.V. Vitens N.V. Ontwikkelingsmaatschappij Vitale VakantieparkenB.V.

Risicoprofiel Basis Plus X X X X X

Plusplus

26

Bijlage 2. Tijdschema In onderstaand schema zijn de jaarlijkse momenten ten aanzien van activiteiten rondom de gemeenschappelijke regelingen weergegeven. De wijzigingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen zijn opgenomen. Maand Januari

Activiteit/ informatievoorziening Kadernota

Taken College van B&W en Ambtelijke organisatie Ontvangst en beoordelen Kadernota/kaderbrief. De bestuurlijke besluitvorming voorbereiden.

Februari

De Ontmoeting

Informatiemarkt GR-en

Maart April

Voorlopige jaarstukken

April/Mei

Ontwerp begroting

Mei

Risico-inventarisatie Verbonden partijen

Juni Juli

De Ontmoeting Jaarstukken

Ontvangst en beoordelen voorlopige Het dagelijks bestuur zendt vóór jaarstukken. De bestuurlijke besluitvorming 30 april de voorlopige jaarrekening voorbereiden. aan de raden van de deelnemende gemeenten. Ontvangst en beoordelen ontwerp De ontwerp begroting wordt 12 begroting. De bestuurlijke besluitvorming weken voordat deze aan het voorbereiden. algemeen bestuur wordt aangeboden, toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Risico-inventarisatie vindt plaats n.a.v. de ontvangen voorlopige jaarstukken en ontwerp begroting. Dit vormt input voor de gemeentelijke begroting. Informatiemarkt GR-en Kennis nemen van de door het AB De jaarstukken stelt het algemeen vastgestelde jaarstukken. bestuur vast vóór 15 juli van het jaar volgend op het verslaggevingsjaar. Kennis nemen van de door het AB De begroting stelt het algemeen vastgestelde begroting. bestuur vast vóór 15 september van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de begroting betrekking heeft.

Begroting

Augustus September Oktober

November

Kadernota

Input Kadernota

Toelichting Verzoek om 4 weken voor De Ontmoeting/informatiesessie GRen de Kadernota te ontvangen. Volgens WGR de kadernota voor 30 april indienen.

Deelnemers van GR-en leveren input voor de kadernota die opgesteld dient te worden in januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de Kadernota betrekking heeft.

Vergaderdata van het Algemeen bestuur jaar t+1

December

27

28

Bijlage 3. Verwerking raadsbesluiten inzake nota Verbonden Partijen 20162021 Besluiten/moties Voorstel Grip op samenwerking 1 – WhatsApp groepen Voorstel Grip op samenwerking 2 – De ontmoeting

Voorstel Grip op samenwerking 3 – regiogriffier per samenwerkingsverband Voorstel Grip op samenwerking 4 – prioriteren en volgen van 4 samenwerkingsverbanden Voorstel Grip op samenwerking 5 – regionale overleggen (maandag) Voorstel Grip op samenwerking 6.1 – Kadernota 4 weken voor informatiebijeenkomst. Voorstel Grip op samenwerking 6.2 – Vergaderdata AB bekendmaken in november Voorstel Grip op samenwerking 6.3 – Dashboard Voorstel Grip op samenwerking 6.4 – Informatie naar raad en college Voorstel Grip op samenwerking 6.5 – elke 4 jaar meerjarenbeleidsplan Motie Rapportage Rekenkamercierapport ‘Zelf doen, uitbesteden, inhuren of samenwerken’ Aanbeveling bij uitbesteding of bestuurlijke samenwerking, de raad actief te betrekken bij het kiezen tussen meerdere varianten of alternatieven en deze werkwijze te betrekken bij de herijking van de nota Verbonden

Uitwerking Dit punt betreft een afspraak in de raad ten aanzien van een onderlinge werkwijze. Dit is niet opgenomen in de nota Verbonden Partijen. Dit is opgenomen in paragraaf 5.2 sturingsinformatie onder het kopje ‘Overige sturings- en informatiemomenten’. Daarnaast is De Ontmoeting opgenomen in het tijdschema in bijlage 2. Dit punt betreft een afspraken in de raad ten aanzien van een onderlinge werkwijze. Dit is niet opgenomen in de nota Verbonden Partijen. Dit is opgenomen in paragraaf 5.3 Informatievoorziening. De selectie van de 4 samenwerkingsverbanden kan worden opgenomen in de Programmabegroting. Dit punt betreft een afspraken in de raad ten aanzien van een onderlinge werkwijze. Dit is niet opgenomen in de nota Verbonden Partijen. Dit is opgenomen in het tijdschema in bijlage 2.

Dit is opgenomen in het tijdschema in bijlage 2.

Dit is opgenomen in paragraaf 5.2 sturingsinformatie onder het kopje ‘Reguliere sturingsmomenten’ en een voorbeeld is opgenomen in bijlage 4. Dit is opgenomen in paragraaf 5.3 Informatievoorziening onder het kopje ‘Rechten en plichten’. Dit is opgenomen in paragraaf 5.4 Sturing bij reguliere sturingsmomenten. Deze motie is uitgevoerd middels verwerking in deze nota in paragraaf 1.2 beleidsuitgangspunten en paragraaf 4.2.1 oprichtingsfase.

29

Partijen.

30

Bijlage 4. Voorbeeld dashboard Regionaal bestaat de behoefte om informatie op inhoud en financiën bondig en uniform voor gemeenschappelijke regelingen weer te geven. Onderstaand schema wordt o.a. bij de gemeente Apeldoorn gehanteerd en daar zijn goede ervaringen mee opgedaan. Overwogen kan worden een soortgelijk dashboard te gaan gebruiken.

Beoordeling jaarstukken Gemeenschappelijke Regelingen.

Onderwerp

Toelichting

Oordeel zie figuur 1

T.o.v. vorige jaar zie figuur 2

Doelstelling Programmabegroting Missie: Visie:

Doelstelling GR

A.

Beoordeling beleid A1

Doelstelling en prestaties

A2

KPI’s

A3

Draagvlak tevredenheid

A4

Nieuw beleid

Toelichting Doelstelling

In de toelichting wordt er aangegeven aan welk programma en welk(e) doelstelling(en) deze

Programmabegroting:

GR bijdraagt.

Ad Doelstelling GR:

In de toelichting wordt aangegeven wat de missie en/of visie is.

Ad A1:

In de toelichting wordt aangegeven in hoeverre doelstellingen en afgesproken prestaties worden gerealiseerd.

Ad A2:

Aangegeven wordt of en zo ja welke KPI’s zijn afgesproken en of deze worden gerealiseerd.