Bijlage bij RA21.0036 - BDO Accountsverslag 2020 gemeente Emmen (RIS.10219)

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

31

Bijlagen

A

Onze controle

B

Bevindingen SiSa-bijlagen

32

A. Onze controle

A. Onze controle (1/4)

33

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Emmen, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 16 juli 2020 met kenmerk ‘RHB/PS/DC/1019811/027’. Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 4.600.000.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 425.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn (€230.000). Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel aangenomen van de organisatie of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (2/4)

34

Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 16 juli 2020. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een systeemgerichte en risicogerichte benadering, waarbij gesteund wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de aanwezige administratieve organisatie en de daarin opgenomen beheersingssystemen. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van gemeente Emmen. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad. Deze risico’s betreffen:  Inkopen & Aanbestedingen – Naleving EU aanbestedingsregels.

 Subsidiebeheer – Subsidieverstrekkingen en vaststellingen, mede in relatie tot Corona. Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2020 van gemeente Emmen aan de daaraan te stellen eisen voldoet, hebben wij een goedkeurende controleverklaring t.a.v. getrouwheid en een verklaring met beperking t.a.v. rechtmatigheid, gedateerd op 2 juni 2021, afgegeven bij deze jaarrekening. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2020 zijn afdoende behandeld en onze controle is afgerond. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening van gemeente Emmen zijn gebaseerd op de veronderstelling dat gemeente Emmen als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het college van burgemeester en wethouders ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (3/4)

Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

35

De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit:  het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen);  de jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden). In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.

De grondslagen van de jaarrekening 2020 zijn aanvaardbaar

DASHBOARD

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. In 2020 zijn er geen wijzigingen geweest in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die een aanzienlijke invloed hebben op de baten en lasten of de financiële positie van uw gemeente. Significante verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeente en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het college en het management dat zij een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke, subjectieve en complexe posities vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college en het management toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (4/4)

36

Fraude en non-compliance Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken op verschillende niveaus binnen de organisatie. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Bij de beoordeling van het risico omtrent corruptie hebben wij gekeken naar klant specifieke omstandigheden zoals de geografische plaats van de activiteiten, hebben we gekeken naar de sectoren waar corruptie meer dan gemiddeld voorkomt en hebben we beoordeeld in hoeverre buitenlandse wetgeving als de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act van invloed kunnen zijn. Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening.

Bij die werkzaamheden hebben wij de volgende materiële afwijkingen van wet- en regelgeving en overige bepalingen geconstateerd:  Non-compliance EU-aanbestedingen Geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, melding te maken van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de interim-controle hebben wij ook relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst. Voor onze bevindingen verwijzen wij naar onze managementletter 2020. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de organisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De interimcontrole heeft meerdere tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht namelijk:    

DASHBOARD

Logische toegangsbeveiliging – ontbreken autorisatiematrix en periodieke review Beaufort & Civision Samenlevingszaken Logische toegangsbeveiliging – Superusers Key2Financiën en Beaufort formeel werkzaam vanuit de lijnorganisatie Change management – Geen wijzigingsbeheerprocedure Beaufort opgesteld Continuïteit – Geen volledige restoretest uitgevoerd voor de applicaties in scope

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

37

B. Bevindingen SiSa-bijlagen

B. Bevindingen SiSa-bijlage (1)

38

Inleiding Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. De gemeente Emmen heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. In onderstaande tabel zijn de te rapporteren bevindingen opgenomen: Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 in het kader van SiSa worden verantwoord. Per regeling is aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd.

Strekking controleverklaring getrouwheid (jaarrekening)

GOEDKEUREND

Strekking controleverklaring rechtmatigheid (jaarrekening)

BEPERKING

NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

A4

Specifieke uitkering overlastgevende asielzoekers

B1

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

D1

Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten

D1A

Regionale maatregelen voortijdig schoolverlaten 2016-2021

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

D10

Volwasseneneducatie

D11

Regeling specifieke uitkering extra financiële middelen RMC-functie

D12

Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020-2024

D12A

Regeling regionale aanpak voortijdig schoolverlaten 2020-2024

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020

G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeente 2020

H4

Specifieke uitkering Sport

H7

Specifieke uitkering Geweld hoort nergens thuis

H8

Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)

DRE2C

Uitvoeringsregeling BDU verkeer en vervoer (Drenthe)

DRE8C

Ruimtelijke ontwikkeling

DRE10C

Regio Deal Zuid- en Oost-Drenthe

DASHBOARD

JAARREKENING

FOUT OF ONZEKERHEID

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

FINANCIËLE OMVANG IN €

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

BIJLAGEN

B. Bevindingen SiSa-bijlage (2) - Tozo

39

Tozo NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

Fout

FOUT OF ONZEKERHEID

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

Onzekerheid

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD

Formele onrechtmatigheid

G4

in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3

Fout

G4

Participatiewet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3

Onzekerheid

G4

Participatiewet Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

Fout

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

Onzekerheid

G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

Fout

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

Onzekerheid

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD

Formele onrechtmatigheid

G4

in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Fout

G4

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Onzekerheid

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

Fout

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in

Onzekerheid

G4

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD

Formele onrechtmatigheid

G4

in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Fout

G4

Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Onzekerheid

G4

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-

Fout

G4

aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020) Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-

Onzekerheid

FINANCIËLE OMVANG IN €

aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

40

bdo.nl