210223 Rapport onderzoek subsidiebeleid gemeente Elburg (1).pdf
Tekst van het document
In de gemeente Elburg is geen eenduidigheid over de mate waarin het toetsingskader voor
in een gezamenlijk groeiproces met de gemeente te zoeken naar het realiseren en
subsidieverlening helder is. Volgens de organisatie is vanuit de ASV en de onderliggende nadere
meten van meer outcome in plaats van louter output. Belangrijk hierbij is dat de
regels voldoende helder op te maken waarom subsidies wel of niet worden verstrekt [3].
subsidiepartners graag meer kwalitatieve duiding aan hun subsidieresultaten
Bestuurlijk ervaart men echter dat er geen helder toetsingskader is op basis waarvan subsidie
koppelen, dus aangeven welke impact ze hebben bereikt met het organiseren van
wordt verleend. De afweging welke partij wel wordt gesubsidieerd en welke partij niet, is soms
activiteiten met de vanuit de gemeente ontvangen subsidiemiddelen. De subsidie-
lastig te maken en met name voor nieuwe initiatieven heeft men bestuurlijk onvoldoende para-
partners van de gemeente zien wel, met name in het welzijnsdomein, de bereid-
meters/handvatten om deze afweging te maken [6]. In de organisatie herkent men het beeld dat
heid in Elburg om met de organisaties die dit willen initiëren, mee te denken. Ten
er een bepaald spanningsveld is bij nieuwe ontwikkelingen. Dergelijke veranderingen worden niet
aanzien van cultuur zouden subsidierelaties juist meer dit gesprek willen voeren,
altijd meteen geactualiseerd in de subsidieregelingen. Op zo’n moment wil de gemeente wel
ook gekoppeld aan de doelen op het gebied van cultuur van de gemeente Elburg.
subsidie verstrekken maar laten de kaders vanuit de ASV en de nadere regels dit niet toe. Dit
Op dit domein is voor de subsidierelaties behoefte aan beleidsdoelstellingen
vraagt om een zekere flexibiliteit van de kaders en de scherpte om de beleidskaders periodiek te
waarover afspraken kunnen worden gemaakt zodat van daaruit over de outcome
actualiseren naar de meest recente ontwikkelingen [3].
van de inzet van subsidies kan worden gesproken [14].
Op de stelling ‘Het is duidelijk voor mij welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij een subsidieaanvraag’ reageert circa 32,7% met ‘mee eens’ en is bijna de helft van de respondenten ( ± 4
44,9%) neutraal (figuur 8). Uit de toelichting vanuit de survey wordt duidelijk dat er wisselende meningen bestaan over de helderheid van het toetsingskader op basis waarvan subsidie-
7 Geen mening
aanvragen worden beoordeeld. Diverse aanvragers geven aan onvoldoende zicht te hebben op de
Mee eens
beoordelingscriteria die de gemeente hanteert en zijn bang voor willekeur en het meten met twee maten door de gemeente. De respondenten die positief zijn verklaren daarentegen dat de criteria
Neutraal
het resultaat zijn van zorgvuldige bespreking en onderlinge afstemming tussen gemeente en organisatie. Volgens hen past de uitkomst daarvan binnen de door de gemeente gestelde kaders,
22
met de door haar gehanteerde sturingsinstrumenten (output). Een gezamenlijk leerproces (tussen
16
Oneens
gemeente en organisatie) heeft echter de voorkeur bij deze respondenten. Op deze manier willen de organisaties meer komen richting outcome-criteria in plaats van output-criteria.
N=49 Figuur 8. Antwoord op stelling ‘Het is duidelijk voor mij welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij een subsidieaanvraag
30
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Transparantie (4/4) Externe reflecties op het besluitvormingsproces (3.iii) Vanuit de survey wordt duidelijk dat circa 51,0% van de geënquêteerden het eens is met de vraag of het besluitvormingsproces dat de gemeente Elburg ten aanzien van subsidies hanteert van tevoren
duidelijk is. Circa 18,4% is het hier echter niet mee eens en 13 van de 49 respondenten geven aan neutraal te zijn. Zij die positief zijn, herkennen een duidelijke jaarcyclus waarbij doelen, activiteiten, resultaten, effecten en de wijze van verantwoording (ambtelijk) worden vastgelegd. Dit gaat - in al dan niet gewijzigde vorm - als collegevoorstel naar de gemeenteraad en als deze positief besluit, wordt een beschikking afgegeven. Ook wordt het aanvraagformulier door hen als toereikend ervaren en vindt men dat de gemeente in het contact helder is over het proces en de financiële speelruimte. De beslistermijn die de gemeente Elburg hanteert is daarmee duidelijk. Deze wordt beschouwd als een zorgvuldige en heldere procedure, waarbij de periode vanaf indienen (deadline 1 september) nodig is om tot de vereiste werkplannen (activiteiten, resultaten, effecten etc.) te komen. Als die eenmaal zijn vastgesteld, is het volgens deze geënquêteerden nog maar een korte periode totdat de
beschikking wordt afgegeven. Aan de andere kant is er een groep voor wie het besluitvormingsproces onvoldoende transparant is. Enkelen geven aan dat het besluitvormingsproces door wijzigingen in de subsidiemogelijkheden minder duidelijk is geworden dan voorheen. In het kader van de besluitvorming komt ook naar voren dat voor sommige organisaties de beslistermijn van de gemeente niet goed aansluit bij de jaarcyclus van de organisatie. Zij vinden dat er ver van tevoren een aanvraag moet worden ingediend ten opzichte van het moment dat ze te horen krijgen of zij subsidie zullen ontvangen. Echter, deze kaders van de gunningstermijn vanuit Elburg worden overwegend als helder beschouwd door de meerderheid van de geënquêteerden.
9
2 Geen mening Mee eens Neutraal
13
25
Oneens
N=49 Figuur 9. Antwoord op stelling Het besluitvormingsproces dat de gemeente hanteert ten aanzien van subsidies is van tevoren duidelijk
31
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
6. Rol van de raad
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Rol van de raad (1/3) Betrokkenheid raad bij beleidsontwikkeling en doelbepaling subsidies (4.i)
Informatievoorziening aan de raad (4.ii)
De Elburgse raad heeft op 13 april 2015 de ASV, die anno 2020 nog van kracht is, vast-
De raad wordt in de basis via de reguliere P&C-cyclus geïnformeerd over de inzet van
gesteld. Hierin staat opgenomen dat het college van B&W verder verantwoordelijk is voor
middelen in het kader van subsidies. In de meerjarenprogrammabegroting [12] wordt in een
het vaststellen van subsidieregelingen (nadere regels) per domein [1]. Op dit moment zijn er
aparte subsidieparagraaf per domein opgenomen aan welke instellingen de gemeente de
16 nadere regels van kracht. Omdat deze nadere regels meer gericht zijn op de uitvoering
komende vier jaar voornemens is subsidie te verstrekken ten behoeve van het organiseren
van het subsidiebeleid is de keuze gemaakt om deze door het college te laten vaststellen en
van activiteiten die door het gemeentebestuur belangrijk worden geacht. Voor de grotere
niet door de raad. De gemeente Elburg heeft verder geen aparte subsidienota vastgesteld
subsidierelaties wordt aangegeven dat de vaststelling van en verantwoording over subsidies
waarin andere kaders en/of richtlijnen ten aanzien van subsidiëring nader zijn uitgewerkt.
ter kennisname met de raad worden gedeeld [5]. Op basis van de beschikbare documentatie
Deze opzet van het beleid in ogenschouw nemende is de raad in de afgelopen jaren
hebben we dit niet kunnen vaststellen. Wel hebben we in het kader van de bestudeerde
beperkt betrokken geweest bij de beleidsontwikkeling in het kader van subsidies.
subsidiedossiers gezien dat met betrekking tot een incidentele subsidie aan Museumstad de
raad tussentijds een begrotingswijziging voorgelegd heeft gekregen bij de slotwijziging Raadsleden zelf geven aan dat de betrokkenheid van de raad bij subsidies meer zou kunnen
2018.
worden benaderd vanuit de inhoud. De raad stelt immers de kaders vast voor de inhoudelijke koers die de gemeente op wil. Vanuit die taak vinden raadsleden dat ze beter
In de jaarstukken [13] wordt vervolgens in een aparte subsidieparagraaf een overzicht
aan kunnen geven wat ze willen bereiken met subsidies. Alleen als dat helder is
verstrekt van de begrote inzet van subsidies en de werkelijke inzet van alle verstrekte
geformuleerd kan inzichtelijk worden gemaakt of hetgeen werd beoogd met de inzet van
subsidies per jaar. Deze overzichten komen tot stand vanuit een Excelbestand dat ambtelijk
subsidies ook daadwerkelijk bereikt is. De Elburgse raadsleden vinden het daarom wenselijk
wordt bij gehouden waarin de begrote bedragen en uitgegeven subsidies onder elkaar
als er duidelijker uiteen wordt gezet tot welke resultaten subsidies moeten leiden. In dat
staan. Met ingang van dit jaar wordt er in een online bestand samengewerkt met de
kader is vanuit de raadssessie het beeld ontstaan dat de raad dit op dit moment
afdeling financiën om deze subsidieoverzichten een plek te geven in de jaarlijkse
onvoldoende voor ogen heeft. Aanpassing van de opzet van het subsidiebeleid in relatie tot
subsidieparagraaf [3].
de beoogde doelen die moeten worden behaald achten de raadsleden daarom wenselijk [7].
Kortom … We stellen vast dat de Elburgse raad de afgelopen jaren geen actieve rol heeft gespeeld in de de doorontwikkeling van het subsidiebeleid. De raad zelf wil vanuit de inhoud meer heldere kaders stellen over hetgeen met subsidies beoogd wordt te bereiken.
33
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Rol van de raad (2/3) In hoofdstuk 4 constateerden we al dat de jaarlijks verstrekte subsidieparagraaf inzicht biedt
De gemeenteraad van Elburg kan dus financieel kan sturen door in de meerjaren-
in de begrote en bestede subsidiemiddelen per jaar. Er vindt via deze verantwoordings-
programmabegroting [13] vast te leggen hoeveel er per beleidsterrein maximaal aan
systematiek echter geen koppeling plaats tussen de inzet van middelen en de maatschappe-
subsidies besteed mag worden. De raad heeft in die zin formeel verschillende instrumenten
lijke resultaten die worden behaald met de inzet van de subsidies. De raadsleden herkennen
om sturing en richting te geven aan het subsidiebeleid.
het beeld dat zij via de begroting en de jaarrekeningen worden geïnformeerd over de inzet van middelen maar dat hiermee niet inzichtelijk wordt gemaakt in welke mate doelstellingen
Vanuit zijn kaderstellende en controlerende rol stuurt de gemeenteraad idealiter op de
worden behaald. Om goed en op het juiste detailniveau informatie te ontvangen, moeten
hoofdlijnen van het beleid. Uit de interviews met de organisatie en het bestuur ontstaat
raadsleden eerst scherp hebben gesteld welke doelen bereikt moeten worden [7]. De raads-
echter het beeld dat de raad niet actief stuurt op het subsidiebeleid als geheel maar meer
leden erkennen dat dit momenteel onvoldoende het geval is. Hierdoor is er op dit moment
op ad-hocbasis over individuele subsidies discussieert [6]. Zo wil het weleens voorkomen
maar een beperkt beeld van de doelrealisatie van subsidies bij raadsleden.
dat, door een veranderende realiteit of problemen bij een instelling, een dergelijke subsidierelatie op de raadsagenda komt te staan. Raadsleden zelf geven aan dit beeld te
Wel waarderen de raadsleden dat verantwoording vanuit grotere subsidie-instellingen, en
herkennen, en erkennen dat deze manier van gesprek voeren suboptimaal is. Hiermee
de subsidiebedragen die daarmee gemoeid zijn, door het college met de raad worden
verzandt de raad in specifieke politieke discussies in plaats van dat er op het beleid in zijn
gedeeld. Dit helpt de raadsleden om zich een beter beeld te vormen van het type sociaal-
totaliteit wordt gestuurd. Bij de raad bestaat wel de nadrukkelijke wens om meer op hoofd-
maatschappelijke activiteiten dat deze instellingen voor de gemeente uitvoert. Deze
lijnen te sturen zodat er meer op meta-niveau inzicht ontstaat in de mate waarin de
informatie zegt volgens de raadsleden echter te weinig over de mate waarin subsidies
subsidies doelgericht worden ingezet [7].
doelgericht en efficiënt worden ingezet. Het maakt niet duidelijk in welke mate de uitgevoerde activiteiten door deze instellingen van belang zijn voor het behalen van de doelen
Kortom …
van de gemeente Elburg [7].
De raad weet via de informatievoorziening van individuele subsidierelaties wat voor resultaten zij behalen met de inzet van subsidies. Op dit moment is er bij de raad
Sturingsmogelijkheden raad (4.iii / 4.iv)
echter een beperkt inzicht in de doelrealisatie van de inzet van het totaal aan
De raad wordt in staat gesteld om via de ASV [1] de algemene kaders ten aanzien van
subsidies.
subsidies vorm te geven. In de ASV heeft de raad de bevoegdheden van het college en de raad geëxpliciteerd en de kaders van het subsidieproces uiteengezet. Ook stelt de raad de financiële kaders vast (in de begroting). Het is binnen die kaders dat het college vervolgens de subsidieplafonds kan vaststellen.
34
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
Rol van de raad (3/3)
Kortom … Er bestaat een gedeeld beeld dat de raad meer op het subsidiebeleid als geheel zou mogen sturen dan op de inzet van individuele subsidies. Daartoe moet de raad aan de voorkant eerst scherp hebben welke resultaten en effecten worden beoogd met de subsidies. Vervolgens moet hieraan passende informatievoorziening aan worden gekoppeld.
35
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
7. Bijlagen 1. Doorwerking aanbevelingen uit 2007 2. Overzicht geïnterviewde personen 3. Geraadpleegde bronnen
4. Vergelijkend overzicht 5. Achterliggende grafieken survey
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
1. Doorwerking aanbevelingen uit 2007 (1/2) Aspect
Aanbevelingen 2007 + doorwerking andere domeinen anno 2020
1. Kaderstellende en controlerende rol van de raad
a. Maak heldere afspraken ten aanzien van de rolverdeling tussen raad, college en instellingen. In de ASV heeft de raad de bevoegdheden van het college en de raad geëxpliciteerd, de rolverdeling tussen het college en de raad geduid en de kaders van het subsidieproces uiteengezet. De afspraken tussen het college over de rolverdeling bij de uitvoering van het subsidiebeleid worden ook nageleefd. Zo worden bijvoorbeeld subsidies met hoge subsidiebedragen of subsidies die politiek gevoelig kunnen zijn systematisch ter kennisname aan de raad medegedeeld. Ook met de grotere instellingen lukt het om afspraken te maken over de rolverdeling (zie aanbeveling 2a). b. Leg de doelstellingen voor de langere termijn voor de belangrijke beleidsterreinen in een kaderstellende nota vast. Geef daarbij de te bereiken maatschappelijke effecten zoveel als mogelijk aan in concrete en meetbare termen. We constateren in dit onderzoek dat het de gemeente Elburg op sommige beleidsterreinen lukt om de belangrijkste doelstellingen in beleidsplannen / kaderstellende nota te verankeren. Een voorbeeld waarbij dit lukt is het bredere Beleidsplan Sociaal Domein. De elementen in dit beleidsplan laten zich doorvertalen naar concrete en meetbare termen. Daarentegen komt ook naar voren dat de gemeente Elburg op dit moment op het terrein van cultuur haar belangrijkste doelen niet in een kadernota heeft verankerd.
c. Zorg – daar waar de beleidsdoelstellingen (mede) door te subsidiëren activiteiten van de instelling moeten worden gerealiseerd - voor een samenhangend subsidieproces Voor wat betreft het subsidieproces stellen we vast dat de te doorlopen stappen helder uiteen zijn gezet in de opzet van het beleid en de bestudeerde dossiers tonen aan dat de stappen op papier ook in de praktijk worden doorlopen. Toch is het proces kwetsbaar omdat er veel verantwoordelijkheid bij één medewerker per domein ligt, zonder dat deze persoon formeel verantwoordelijk is voor het subsidiebeleid als geheel. Het lukt de gemeente niet in alle gevallen om een koppeling te maken tussen de doelen en resultaten welke met de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen, laat staan welke outcome via de subsidies wordt bereikt. d. Zorg er tevens voor dat de beleidsdoelstellingen in kaderstellende nota’s voor de langere termijn, de tussendoelen in de programmabegroting en de gevraagde activiteiten van de gesubsidieerde instellingen, op elkaar aansluiten. Met de grotere gesubsidieerde instellingen (bijvoorbeeld Stichting WIEL) lukt het om de gevraagde activiteiten goed te koppelen aan de beleidsdoelstellingen vanuit het bredere Beleidsplan Sociaal Domein.
Bij kleinere subsidies waarbij tevens een beperkte beleidsmatige inbedding is lukt het minder goed om te expliciteren wat de bijdrage van de gevraagde activiteiten is aan de doelstellingen van de gemeente. e. Voer voor de belangrijke subsidiestromen budgetsubsidiëring in, dus een subsidiering met sturing op prestaties (activiteiten, verleende diensten e.d., ook wel “output” genoemd.) In dit onderzoek constateren we dat het meer sturen op prestaties (activiteiten, verleende diensten) in ontwikkeling is. Voor de grotere subsidies (>€10.000) wordt hierover inhoudelijk verantwoording afgelegd, op z’n minst via een inhoudelijk jaarverslag. Zowel de gemeente als de grotere subsidierelaties willen deze sturing op output gezamenlijk nog verder door ontwikkelen naar sturing op outcome. Dit wordt als een groeiproces beschouwd dat met name ten aanzien van Welzijn al wel in gang is gezet. 2. Kwaliteit verordening / regelgeving
a. Draag er zorg voor dat in het Subsidieprogramma - dat in de plaats gekomen is van het Welzijnsplan – aan de gesubsidieerde instelling vooral de beleidsinhoudelijke eisen worden gesteld die relevant zijn voor de sturing op prestaties (output) en waar mogelijk op maatschappelijke effecten (ook wel met “outcome” aangeduid). Anno 2020 maakt de gemeente Elburg geen gebruik van een subsidieprogramma, zoals in 2007 het geval was. Wel lukt het om aan de grotere gesubsidieerde instellingen de beleidsinhoudelijke eisen te stellen via de subsidievoorwaarden voor een aanvraag. Zo wordt met Stichting WIEL jaarlijkse activiteitenplannen gemaakt (en periodiek ook gemonitord). Dat opstellen gebeurt met referte aan het beleidsplan sociaal domein. Daarin staan nadrukkelijk ook te leveren prestaties. b. Zorg ervoor dat bepalingen in de subsidieverordening worden uitgevoerd of overweeg anders dat die bepalingen die in de praktijk een dode letter zijn, worden geschrapt. In 2015 heeft de gemeente Elburg de ASV geactualiseerd. Een belangrijke reden hiervoor was om vanuit het perspectief van het verminderen van de regeldruk de bepalingen te stroomlijnen (met name bepalingen in het kader van de verantwoording)
37
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
1. Doorwerking aanbevelingen uit 2007 (2/2) Aspect
Aanbevelingen 2007 + doorwerking andere domeinen anno 2020
3. Kwaliteit uitvoering subsidiebeleid
a. Zorg voor subsidiebeschikkingen die naadloos aansluiten op de doelstellingen in de beleidsdocumenten (beleidsnota’s en programmabegroting) en het Subsidieprogramma en waarin die informatie van de instellingen wordt gevraagd die relevant is voor de sturing door de raad en het college op de in de beleidsdocumenten vastgelegde beleid. In de subsidiebeschikkingen die wij bestudeerd hebben (8 dossiers) wordt voor de grotere subsidies (>€10.000) de informatie gevraagd die te relateren is aan de doelstellingen in de beleidsdocumenten (inhoudelijke jaarverslagen plus kostenspecificaties). Hierbij zien we dat bijvoorbeeld Stichting WIEL ook duidelijk verantwoordt over het vastgestelde activiteitenplan dat gekoppeld is aan het Beleidsplan Sociaal Domein. Stichting Jeugd Noord Veluwe (SJNV), dat in één keer aan verschillende gemeenten tegelijkertijd verantwoording aflegt, verantwoordt daarentegen via het bestuursverslag over de behaalde resultaten op een meer algemeen en regiobreed niveau. Er vindt daarmee in dit dossier geen expliciete verantwoording plaats over welke bijdrage is geleverd aan de beleidsdoelstellingen van Elburg met de door de gemeente Elburg verstrekte gelden.
Via de reguliere P&C-cyclus wordt tenslotte een beperkte koppeling (al dan niet beschrijvend/kwalitatief van aard) gemaakt tussen de inzet van subsidiemiddelen en de bijdrage van deze inzet aan de maatschappelijke doelen die worden behaald. b. Daar gaat de vraag naar de aard en omvang van de sturing vanuit de gemeente aan vooraf. Beperkte en globale sturing vraagt om een andere aanpak dan een strikte en precieze sturing. Het is dus zaak dat uw gemeente zich vooraf de vraag stelt welke sturingsfilosofie jegens de gesubsidieerde instelling men wil hanteren. We constateren in dit onderzoek dat de raad niet actief stuurt op het subsidiebeleid als geheel maar meer op ad hoc basis over individuele subsidies het gesprek voert. Raadsleden zelf geven aan dit beeld te herkennen en erkennen dat deze manier van het gesprek voeren suboptimaal is. Hiermee komt de raad regelmatig in specifieke politieke discussies terecht in plaats van dat er op hoofdlijnen van het beleid wordt gestuurd. Bij de raad bestaat wel de nadrukkelijke wens om meer op hoofdlijnen te sturen zodat er op een meer meta-niveau inzicht ontstaat in de mate waarin de subsidies doelgericht worden ingezet. We zien daarentegen wel dat er bestuurlijk en ambtelijk de vinger aan de pols wordt gehouden bij met name de grotere subsidiepartners.
Belangrijk voor Elburg is dat het bij de verantwoording vanuit subsidierelaties niet alleen maar om de eindverantwoording gaat. Gedurende het jaar vinden er gesprekken plaats met subsidierelaties over de voortgang van de subsidieafspraken. Er vindt hiermee een actieve sturing plaats op de voortgang van afspraken waarbij ook bestuurlijke betrokkenheid en sturing is georganiseerd. c. Zorg ervoor dat voor de instellingen waarvoor budgetsubsidiëring van toepassing is deze methodiek ook volledig wordt toegepast (subsidiëren, sturen en verantwoorden en afrekenen op output vastgelegd in een activiteitenplan en – begroting). Bij de grotere subsidierelaties zien we dat de methodiek waarbij meer op prestaties wordt gestuurd door het hele subsidieproces wordt toegepast. Met Stichting WIEL bijvoorbeeld worden jaarlijkse activiteitenplannen gemaakt. Dat opstellen gebeurt tevens met een verwijzing aan het vigerende beleid in Elburg. In deze plannen, inclusief kostenspecificatie, staan ook nadrukkelijk te leveren prestaties (output). De afspraken die daarin staan worden periodiek ambtelijk en bestuurlijk besproken en aan het eind vindt hier verantwoording over plaats. Expliciete verantwoording over de output zien we echter niet vanuit alle instellingen terug.
Bij 3a stelden we reeds dat er vanuit SJNV geen expliciete verantwoording plaatsvindt over de bijdrage die is geleverd aan de beleidsdoelstellingen van Elburg met de door de gemeente Elburg verstrekte gelden.
38
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
2. Overzicht geïnterviewde personen
3. Geraadpleegde bronnen
Datum
Perspectief
Verwijzingen
21 september 2020
Ambtelijk – interview subsidiebeleid en domeinen
21 september 2020
Ambtelijk – interview ambtenaren domeinen
21 september 2020
Ambtelijk – interview management en control
[4] Subsidieregeling Sportverenigingen Elburg 2015, d.d. 04-05-2015
21 september 2020
Bestuurlijk – interview wethouder subsidiebeleid (+ o.a. sociaal domein)
[5] Interview wethouder, d.d. 21-09-2020
21 september
Bestuurlijk – interview wethouder (o.a. cultuur)
12 oktober 2020
Raad – Raadssessie gemeenteraad
17 november 2020
Gebruikers – focusgroep subsidierelaties (4x)
[1] Raadsbesluit ASV Elburg, d.d. 13-04-2015 [2] Collegeadvies ASV Elburg, d.d. 17-02-2015 [3] Interview ambtenaren subsidiebeleid, d.d. 21-09-2020
[6] Interview wethouder, d.d. 21-09-2020 [7] Raadssessie Elburg, d.d. 12-10-2020 [8] Interview ambtenaren domeinen, d.d. 21-09-2020 [9] Jaarrekening gemeente Elburg 2019 [10] Mandaatbesluit Elburg 2018, externe bijlage [11] Interview perspectief management & control, d.d. 21-09-2020 [12] Meerjarenprogrammabegroting 2018-2021, gemeente Elburg [13] Jaarrekening gemeente Elburg 2015, 2016, 2017, 2018, 2019 [14] Focusgroep subsidierelaties, d.d. 16-11-2020
39
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
7. Bijlagen
6. Rol van de raad
4. Vergelijkend overzicht Elburg Opzet beleid
• •
Nunspeet
ASV (2015, raad)) + Nadere regels per domein (vastgesteld door raad) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend
•
< €10.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 september Kwetsbaarheid in proces door hoge mate van persoonsafhankelijkheid één ambtenaar
• •
College stelt subsidieplafonds vast binnen kaders begroting raad (ASV) Raad heeft beperkt inzicht in doeltreffend-heid subsidiebeleid als geheel. Raad stuurt beperkt op subsidiebeleid als geheel maar meer op individuele subsidies
•
•
Oldebroek
ASV (2019, raad) + Subsidienota (2019, raad) + Deelverordening per domein (vastgesteld door college) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend
•
<€ 5.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 oktober Checks & balances in proces door verplicht gebruik van checklists in zaaksysteem
• • •
Raad stelt subsidieplafonds vast met vaststellen begroting (ASV) Actieve betrokkenheid raad (actualisaties ASV en doorontwikkeling subsidienota) Raadwerkgroep bezig met vaststellen raads indicatoren. Raad is voornemens hier ook subsidiebeleid aan te koppelen
•
•
Putten
ASV (2013, raad) met jaarlijkse nadere regel (vastgesteld door raad) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend
•
<€ 25.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 juni Checks & balances in proces door 2 personen in organisatie met regie op de processen
• •
Raad stelt subsidieplafonds vast met vaststellen begroting (ASV) Raad stelt jaarlijks nadere regel vast Discussie tussen college en raad over ideale rolinvulling raad bij het subsidiebeleid
• •
•
ASV (2017, raad) met jaarlijks subsidieprogramma (vastgesteld door college) Vanuit inhoud tot concrete subsidieafspraken komen lukt wisselend
Omvang verstrekte subsidies domeinen 2019 (jaarrekening)*
Subsidieproces
• • •
Rol van de raad
•
• •
•
• •
• •
•
<€ 5.000 directe vaststelling Aanvraag (meer)jaarlijkse subsidie vóór 1 oktober Checks & balances in proces door gebruik van checklists College stelt subsidieplafonds vast (ASV) Raad heeft beperkt inzicht in doeltreffendheid subsidiebeleid als geheel.
Gemiddelde ‘subsidie-ervaring’ subsidieaanvragers vanuit survey
7,79 (N=49)
7,71 (N=17)
7,3 (N=23)
7,81 (N=31)
Doorwerking aanbevelingen 2007 (+&-)
+ Heldere afspraken gemaakt ten aanzien van de rolverdeling tussen raad, college en instellingen. - Niet op alle beleidsterreinen zijn er beleidsnota's die zich laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken met organisaties
+ Duidelijke ontwikkeling naar sturing op prestaties (outputbudgettering) en samenhangend subsidieproces - Niet op alle beleidsterreinen zijn er beleidsnota's die zich laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken met organisaties
+ Sturing op prestaties via budgetsubsidiëring is in ontwikkeling - Niet op alle beleidsterreinen zijn er beleidsnota's die zich laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken met organisaties
+ Heldere afspraken gemaakt ten aanzien van de rolverdeling tussen raad, college en instellingen. - Niet op alle beleidsterreinen zijn er beleidsnota's die zich laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken met organisaties
* verschillen in subsidiebedragen tussen gemeenten worden hoofdzakelijk verklaard door het wel/niet toerekenen van onderdelen van het sociaal domein aan Welzijn. In de individuele rapporten worden de subsidieposten per gemeente toegelicht. 40
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
7. Bijlagen
6. Rol van de raad
5. Achterliggende grafieken survey (1/9) Verdeling respondenten: Aantal ingevuld per gemeente
Beoordeling ‘subsidie ervaring’ met de gemeente Elburg 18
60
40 30 20
49
10
17
31
23
15
Aantal cijfers gegeven
50
8
3
Totaal 3
1
0 Elburg
Nunspeet
Oldebroek
1
Putten 5
6
7
8
9
10
(leeg)
Cijfer Aantal aanvragen per domein: respondenten Elburg
Afgelopen 2 jaar subsidie ontvangen?
Gemiddeld: 7,79
1
15 19
11
4
Cultuur Evenementen
Ja
Sport
Nee
Welzijn
48
41
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
5. Achterliggende grafieken survey (2/9)
Kunt u de aard van de door u aangevraagde subsidie in één zin omschrijven? In stand houden van de bibliotheekvoorziening in de gemeente Elburg. Subsidie voor de exploitatie van de lokale omroep. Het houden van zondagsschool. Subsidie voor projecten waarbij de musea in de gemeente externe capaciteit en expertise willen inhuren. Subsidie om onze culturele verantwoordelijkheid in ons dorp te kunnen waarborgen. Tevens om de jeugd van de straat te houden door hen te motiveren voor muziek. Als wij geen subsidie ontvangen dan is het voor ons niet mogelijk om onze vereniging in stand te houden. Het bestuur van de Visafslag Elburg vraagt met regelmaat subsidie aan bij Museumstad Elburg. Structurele jaarlijkse subsidie t.b.v. de exploitatie van de vereniging. Wij krijgen op aanvraag elk jaar subsidie van de gemeente Elburg. Altijd hetzelfde bedrag met indexering. Onderhoud gemeentelijk monument, schilderen pand en vervangen deuren. Ondersteuning van muziekvereniging. Jaarlijkse instandhoudingssubsidie op basis van overeenkomst 2009 privatisering gemeente museum Elburg. Historische toneelopvoering soms met muzikale omlijsting. Uitvoeren van het Herdenkingsconcert in de gemeente Elburg. Koningsdag, dodenherdenking. Open Monumenten- en Botterdagen. Organisatie Koningsdag. Beveiliging Sinterklaasintocht. Brede ondersteuning sporten jeugd en ouderen. Jaarlijkse subsidie.
Subsidie voor de uitoefening van sport. Vaste jaarlijkse eenmalige subsidie voor activiteiten en financiële ondersteuning jeugd en 60 plus sportvereniging. Vaste vergoeding per lid tot 24 eb vanaf 60 jaar voor exploitatie. Voor ons kerken werk met de Kinderen en Jeugd. Voor het organiseren van activiteiten voor mensen met een handicap. Verstrekken vrijwilligershulp patiëntenorganisatie, voorlichting in welzijn zorg, palliatieve terminale zorg. INLOOP voorziening in de gemeente 't Harde en Elburg, maakt deel uit van WOC. ONKOSTEN Uitvoeren van wettelijke taken Veilig Thuis. Dagbesteding en inloop Wijk ontmoetingscentra.
42
Subsidie voor junioren tot 24 jaar en senioren vanaf 60 jaar. Jaarlijkse subsidie o.b.v. aantal leden. Subsidie voor bijdrage in de activiteiten van scouting. Voor het organiseren van activiteiten gericht op het scheppen, in stand houden en uitbreiden van sport. Bijdrage voor sportactiviteiten. Mede financiering voor het organiseren van activiteiten voor mensen met een lichamelijke beperking of eenzaamheidsproblematiek. Hulpverlening voor de regionale bevolking. Gemeente ondersteuning (begrijp de vraag niet helemaal?, wat bedoel u met aard?) Peuteropvang en VVE. Uitvoeren van wensen. Behartigen belangen van mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking met het accent op toegankelijkheid en bereidbaarheid. Bijdrage in de kosten voor het opknappen van ons huis in de binnenstad van Elburg. Een structurele subsidie voor de uitvoering van het beleidsplan Sociaal Domein. Organiseren 12 maal per jaar ouderenmiddagen Herv. Gem. Elim ‘t Harde. Subsidie voor juridische en psychosociale hulp aan slachtoffers van verkeersongevallen en geweldsdelicten. Ondersteuning aan ouderen en kwetsbare burgers. Vrijwilligersondersteuning voor het jeugdwerk. Soort subsidie ontvangen 11 2 6
39
Vaste jaarlijkse en incidentele subsidies Niet ontvangen Eenmalige subsidies Vaste jaarlijkse subsidies Vaste meerjaarlijkse subsidies
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
5. Achterliggende grafieken survey (3/9)
Stelling: Het is voor mij duidelijk welke verschillende stappen doorlopen moesten worden om een subsidie te krijgen
6
1
42
Mee eens
Neutraal
Geen mening
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Kunt u uw antwoord op de vorige stelling 'duidelijkheid verschillende stappen' kort toelichten? • Aanvraag met e-herkenning blijft elk jaar weer problemen geven. • A.d.h.v. de info was duidelijk wat er opgestuurd moest worden. • Als er iets fout is even een stap terug doen. • Antwoord lijkt me duidelijk genoeg, er zijn geen onduidelijkheden. • Bij de aanvraag staat duidelijk welke stappen je door moet. • Contact met de gemeente en het opstellen van een begroting. • De in te vullen documenten zijn helder. • De site en informatie voorziening is duidelijk en helder. • De stappen zijn duidelijk aangegeven. • De stappen zijn duidelijk omschreven. • De stappen zijn eenvoudig en duidelijk weergegeven. • Dit wordt duidelijk weergegeven. • Door de jarenlange ervaring weet ik dit nu. • Duidelijke vragen. • Goed op formulier omschreven. • Goede beschrijving en toelichting. • Het is duidelijk wat gedaan moet worden. • Het is duidelijk, anders is er nog een optie om dit via mail of f2f na te vragen en krijgen uitleg. • Het is helder. • Het is voor mij duidelijk welke verschillende stappen doorlopen moesten worden om een subsidie te krijgen. • Het wijst allemaal van zelf. • Ik ken de gemeentelijke systematieken en subsidievoorwaarden en dus waaraan ik heb te voldoen. • Inmiddels is het wel duidelijk, omdat ik het al jaren doe.
Als je het voor de eerste keer zou moeten doen, dan is het veel minder duidelijk. Daar komt nog eens bij dat sinds een jaar de gemeente op geen enkele manier de aanvragers van subsidie meer op de hoogte stelt van de aanvraagtermijn en aan te leveren stukken. Als vervolgens de aanvraag niet op tijd wordt ingediend, dan is dit wel meteen een fatale termijn. • Jaarlijks wordt vis een aanvraagformulier subsidie aangevraagd • Je download het formulier, vult in en voegt bijlagen toe. Dan verzenden. Heel duidelijk. • Niet nodig. • Niet specifiek voor gemeente Elburg. Wel voor alle gemeenten. • Normale vragen die er toe doen. • N.v.t. • Overzichtelijk . • Pas achteraf werd het onduidelijk. • Prima te vinden op de website. • Soms is begeleiding nodig. • Staat helder beschreven. • Stappen zijn duidelijk, subsidie wordt besproken en gemonitord met betreffende gemeente. • Stappenplan is goed te doorlopen. • Vastgestelde procedures. Bij eventuele aanvullende vragen altijd snel antwoord. • Website gaf juiste informatie. • Website is duidelijk. • Wijst zich vanzelf. • Zie antwoord onder nummer 7. • Zie antwoord op vraag 7. • Zie vraag 7. 43 Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
Stelling: Ik kan mij vinden in de beoordelingscriteria die de gemeente hanteert
7
Geen mening Mee eens Neutraal
20
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
• • • • • • • • • • • •
Ik weet niet waarop de gemeente beoordeeld. Aantal leden is een belangrijk element voor het kostenniveau. Wij zijn blij met de waardering die de gemeente heeft voor de ondersteuning van vrijwilligers in structureel jeugd- en jongerenwerk. Het geheel aan criteria is het resultaat van zorgvuldige bespreking en onderlinge afstemming tussen gemeente en organisatie. De uitkomst past binnen de door de gemeente gestelde kaders, met de door haar gehanteerde sturingsinstrumenten (output). Een gezamenlijk leerproces (gemeente en organisatie) heeft echter mijn voorkeur, om van louter output- te komen tot outcome-criteria. Duidelijk. Reëel om bovenstaande als bewijslast te overleggen. Hoeven geen lange verslagen te zijn. Zie antwoord 15. N.v.t. Geen zicht op. Zie antwoord op vraag 13. Mee eens. Ik denk het wel, maar ik heb geen ander vergelijkingsmateriaal, of zijn deze landelijke opgesteld? Al jaren overleg over vergoeding huwelijkssluitingen en betaalde huur van museumpand aan gemeente, welke regelmatig verhoogd wordt. In onze situatie wel . Zie antwoord op nr. 15. Prima criteria. N.v.t. Diem. Ik kan dat allemaal niet specificeren hoor de subsidieaanvraag is eenvoudiger dan dit onderzoek. N.v.t. Omdat die niet bekend zijn. Positieve reactie op subsidieverzoek. Zijn van tevoren met elkaar afgesproken. Niets toe te voegen . zie Z1.
• • • • • • • • •
Kan niet specifiek beoordelen, criteria voor VTNOG mee eens. In de korte verantwoording kan ik me vinden. Criteria worden vaak in samenspraak gesteld. Geen mening. Voetbal krijgt relatief te veel subsidie en hebben daarnaast forse eigen kantineomzet. Zie antwoord vraag 13. Wij krijgen elk jaar subsidie en zijn daar tevreden mee. Zijn realistisch. Zie de eerdere vragen. Die zijn onvoldoende bekend.
• • •
19
5. Transparantie
Kunt u uw antwoord op de vorige stelling 'ik kan mij vinden in de beoordelingscriteria' kort toelichten?
5. Achterliggende grafieken survey (4/9)
3
4. Doelmatigheid
Oneens
•
• • • • • • • • •
44
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
5. Achterliggende grafieken survey (5/9)
Stelling: Ik ben tevreden over de beslistermijn die de gemeente hanteert voor mijn aangevraagde subsidie
8
2 Geen mening Mee eens Neutraal
10
Oneens
29
Kunt u uw antwoord op de vorige stelling 'tevredenheid beslistermijn' kort toelichten? • Tis voldoende, maar mag sneller. • Pp korte termijn wordt medegedeeld of je al dan niet voor subsidie in aanmerking komt. • Nooit lang hoeven wachten op beslissingen. • Het is geen kwestie van 'indienen aanvraag en wachten op een beslissing'. De beslistermijn is een zorgvuldige en heldere procedure, waarbij de periode vanaf indienen (deadline 1 sept) nodig is om tot de vereiste werkplannen (activiteiten, resultaten, effecten etc.) te komen. Als dat eenmaal is vastgesteld, is er nog maar een korte periode totdat de beschikking wordt afgegeven. • Beslistermijn is bekend . • Ik vind dat voorafgaand aan start nieuwe periode ook de toewijzing binnen moet zijn. • Heb over 2020 niet gehad, gehoord of weet ik wat. • Vaak doe je in augustus al de aanvraag maar duurt vaak wel 2-3 maanden voor de uitslag er is. • Aanlevering is geen verrassing. De subsidie is altijd aan het begin van het nieuwe boekjaar binnen. • Er zijn tussen de Stichting en de Gemeente vaste momenten per jaar gekozen voor zowel de aanvraag als de verantwoording. • Helder. • Elk jaar weet je wanneer de aanvraag komt en ingediend hoort te worden. • Tot 2 x toe is subisidieaanvraag van 1 september met Jaarverslag 'in de la' blijven liggen. Wel uitstel van Fin. Jaarverslag op tijd toegekend.
• Ik ken die termijn niet dat loopt via onze penningmeester ; de penningmeester is in ons geval niet de aanvrager. • Voor de Lokale omroep is dit elk jaar hetzelfde. Voor het einde van het jaar wordt de subsidiebeschikking ontvangen. • Vindt dat je het wel erg vroeg van tevoren moet aanvragen. • Kan misschien iets sneller. • Het duurt in mijn beleving lang voordat je wat hoort. • Nee dat kan ik niet toelichten. • N.v.t. • Geen mening. • Bijdrage zou wel iets hoger mogen zijn. Zie 19. • Ik heb er geen last van maar voor ons eigen begrotingsproces zou het fijn zijn als de beslissing eerder plaats vind. • Altijd keurig op tijd. • Kregen zeer vlot antwoord terug. • Duurt vaak te lang. • Vind dat de gemeente voor eind van het jaar schrijftelijk moet bevestigen, mondelinge toezegging wordt soms pas in de lopende jaar bevestigd. • Sluit niet aan bij de boekjaren en verwerking administratie van de organisatie. • Mee eens. • Gaat wel goed. • Zie antwoord vraag 13. • We krijgen begin van de zomer de uitnodiging om de subsidie aan te vragen en hebben dan 2 à 3 maanden de tijd. • Altijd binnen aanvaardbare termijn. • Er staat uiterlijk 31 december van elk jaar, in de praktijk vaak iets eerder. Dat is vroeg genoeg.
45
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
5. Achterliggende grafieken survey (6/9)
Stelling: De verantwoording die ik over de subsidie moeten afleggen staat in verhouding tot het subsidiebedrag dat ik heb ontvangen
Mee eens
1 2 Neutraal
7
Niet van toepassing: ik heb de afgelopen 2 jaar geen subsidie ontvangen (vraag 3)
39
Oneens
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Kunt u uw antwoord op de vorige stelling 'verantwoording' kort toelichten? • • Niet veel subsidie, maar hoef ook niet veel in te vullen. • Alleen wordt een financiële begroting gevraagd en een opgave van het aantal leden. • Wij kiezen zelf voor een behoorlijk uitgebreide verantwoording omdat we dat zelf belangrijk vinden. Meer dan de gemeente strikt genomen noodzakelijk vindt. • Er is een verantwoordingscyclus bestaande uit tussentijdse rapportage, jaarlijkse voorgangsbesprekingen en de jaarverantwoording met jaarverslag/jaarrekening. Al met al een zorgvuldig proces. • Duidelijk. • • •
Dit valt samen met voorgaande vragen, ik vind het reëel dat er een verantwoording gevraagd wordt. Tot 2019 was het goed daarna? Omdat we meerdere evenementen hebben kan het wellicht ook voor de andere evenementen gebruikt worden.
• • • • • • • • • •
Ook de verantwoording en de mate van benodigde documenten is in overleg met de Gemeente tot stand gekomen. Onze verantwoording (met facturen) is glashelder en eerlijk. Dat levert nooit een probleem op. Het is vrijwilligheidswerk, en ik voel mij verantwoord om de subsidies binnen te halen. Jaren van vermindering subsidiebedrag maakt, ondanks overleg over de hoogte, verantwoording over de verhoudingsteeds moeilijker. de gelden moeten doelmatig worden besteed. Elk jaar dient een jaarverslag en een jaarrekening te worden overlegd. Staat zeker tot verhouding. Voor elke subsidie moet je je afvragen of dit in verhouding staat. Staat duidelijk in de brief. Jongens wie heeft dit onderzoek geschreven?
•
Denk dat de gemeente een goed beeld heeft van de activiteiten waar de subsidie voor verstrekt word.
•
Om de ouderen zo min mogelijk te laten bijdragen aan de kosten zou de subsidie wel iets hoger mogen zijn.
•
Eens mee!
• • • • •
Vind dat de gemeente informatie vragen die past bij de subsidie. Ja in de loop van de tijd is de verantwoording aangepast. Lijkt mij niet meer dan normaal. Geen problemen mee gehad. Zie antwoord vraag 13.
• •
We hoeven niet bij elke activiteit expliciet verantwoording af te leggen, maar via publicaties kan iedereen weten waar wij geld aan uitgeven Geen verantwoording nodig.
• •
De gemeente vraagt ons geen verantwoording af te leggen. Tot op heden nog nooit verantwoording achteraf hoeven afleggen.
•
Gelukkig is voor subsidies waarbij maar een beperkt bedrag van de gemeente wordt ontvangen, sinds enkele jaren de verantwoordingsplicht afgeschaft. 46
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
5. Achterliggende grafieken survey (7/9)
1
Mee eens Neutraal Oneens
41
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Kunt u uw antwoord op de vorige stelling 'subsidievaststelling' kort toelichten? • • Heldere brief. • het door ons opgegeven aantal leden wordt aangehouden voor het vaststellen van de subsidie
Stelling: De subsidievaststelling die ik van de gemeente heb ontvangen was duidelijk voor mij
7
4. Doelmatigheid
• • • • • • • • • • • • • • • •
Daar valt niks over te zeggen. Het was duidelijk. duidelijk Het was duidelijk waarom en dat de subsidie werd vastgesteld. Zonder toelichting zijn de subsidie ronde bij mij overgeslagen nvt Goede uitleg hoe het bedrag tot stand is gekomen. Heldere brief, en indien vragen snel contact en reactie. -----Word duidelijk door de gemeente aangegeven Uiteindelijk wel qua tekst maar niet qua inhoud, zie antwoorden 15, 17, 19, 23 wij krijgen het gevraagde bedrag (iets minder dan in de de MPB is opgenomen) Is elk jaar hetzelfde Duidelijke brief gekregen n.v.t. Duidelijk omdat ik weet hoe het e.e.a. werkt. Nvt
•
Is een bedrag, maar hoe vastgesteld?
•
Om het ouderenwerk doorgang te laten vinden op de wijze zoals het jaren gedaan wordt, de subsidie wel iets aangepast mogen worden.
•
Duidelijkheid
• •
Duidelijk ja beschikking is duidelijk
• • • •
duidelijke specificatie subsidiebedrag per lid ontvangen wij een bedraag en dat is duidelijk Er staat een duidelijk bedrag in de subsidievaststelling het is een subsidie die na overleg is toegekend
•
Het is voor mij onduidelijk of de gemeente voor vergelijkbare activiteiten georganiseerd in verschillende kernen van de gemeente, hetzelfde subsidiebedrag toekent, of dat daar verschillen inzitten. Ik heb het idee dat er verschillen zijn, maar er is onvoldoende informatie om daar goed de vinger achter te krijgen.
•
Duidelijke afwijzing 47
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
2. Conclusies en aanbevelingen
1. Inleiding
3. Doeltreffendheid
5. Achterliggende grafieken survey (8/9)
Stelling: Ik ben tevreden over de wijze waarop de gemeente met mij communiceert over mijn subsidie(aanvraag)
4 Mee eens Neutraal Oneens 40
5. Transparantie
6. Rol van de raad
7. Bijlagen
Kunt u uw antwoord op de vorige stelling 'communicatie' kort toelichten? • Er is een mailadres beschikbaar voor tussentijds contact. • Vriendelijke communicatie . • Korte lijnen, en snelle antwoorden. Informatie bij wijzigingen. • Zie mijn toelichting bij vorige vragen. • Persoonlijke benadering door functionaris. • Er is niet zoveel communicatie voor nodig, dit heeft m.i. te maken dat het om een herhaling van de subsidie gaat. • Kan evt. met mijn vragen bij juiste persoon terecht. • Is heel matig.
• • • • • •
Via brief. De secretatis van Museumstad Elburg communiceert helder per e-mail. Communicatie is goed, ze zijn transparant Jarenlang overleg met B&W en Raad weinig begrip voor verbetering situatie museum, wel begrip bij (en communicatie met) betrokken ambtenaren. Ik neem aan dat de penningmeester een beschikking ontvangt. De communicatielijnen zijn kort. Krijg altijd antwoord. N.v.t. Een snellere afwikkeling zou fijn zijn. N.v.t.
• • • •
Korte persoonlijke lijnen, is echt een pré. Echter wijzigingen in beleid o.i.d. vaak laat achter. Goede contacten. Lijnen zijn kort en ik weet bij wie ik moet zijn. Prima.
• • • • • • • • •
Dit mag persoonlijker en minder formeel, meer in overleg. Tevreden over de communicatie toegankelijke ambtenaar en bereid mee te denken . Er is voldoende contact en schriftelijke bevestiging. De contacten zijn helder. Duidelijke brief. Opmerking: wel de ambtenaren maar niet B&W van de Gemeente Elburg. De brief met subsidievaststelling levert geen aanvullende vragen op. Snel gecommuniceerd en duidelijk. Er is weinig communicatie noodzakelijk, het gaat heel soepel.
•
De gemeente informeert sinds vorig jaar niet meer actief de instellingen ovver de datum waarvoor de jaarlijkse subsidieaanvraag moet zijn ingediend. ik heb geen herinneringsmail ontvangen dat ik de subsidie kan aanvragen
• • • •
5
4. Doelmatigheid
•
48
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
1. Inleiding
2. Conclusies en aanbevelingen
3. Doeltreffendheid
4. Doelmatigheid
5. Transparantie
6. Rol van de raad
5. Achterliggende grafieken survey (9/9) Wilt u wilt de gemeente nog iets anders mee geven met betrekking tot subsidies? (Bijvoorbeeld ten aanzien van het subsidieproces, de samenwerking, de doeltreffendheid, de communicatie, de eisen, de regelgeving et cetera.) • • • • • • • •
• • • • • • • • • • • • •
In het verleden kregen we een brief met daarin een reminder wanneer we de subsidie konden aanvragen. Sinds vorig jaar krijgen we dit niet meer en moeten we dit zelf in de gaten houden. Dit kans is zeer reëel dat dit in een vrijwilligersorganisatie bij functiewisseling wordt vergeten aan te vragen. Als ik een aanvraag doe ontvang ik in ieder geval graag een bevestiging dat mijn aanvraag is ontvangen door de gemeente. Laatste aanvraag hoorde ik niets pas na mijn bellen na 7 weken kreeg ik de bevestiging. Betere verdeling van subsidies sportverenigingen. Communicatie is goed, persoonlijk. Het beleid is voor ons schimmig. Belangen etc., verdeling hulpvragen. Dat bij de invulling van de subsidie tussentijd opgeslagen kan worden. De afgelopen jaren vragen wij steeds dezelfde subsidie aan, vraag mij af of het niet mogelijk is om dit op een andere manier in te zetten, een soort herhaling of meerjarenaanvraag. Zodat wij hierdoor de administratieve handelingen kunnen verminderen. De Lokale omroep is een 100% vrijwilligersorganisatie. Er zijn geen betaalde krachten in dienst. Gezien de omvang van de activiteiten van de Lokale Omroep zou het wenselijk zijn dat voor bepaalde leidinggevende functies vergoedingen zouden kunnen worden betaald. Een aanvullende subsidie hiervoor zou de continuïteit van de organisatie sterk ten goede komen.
De wijze van subsidieaanvraag is bepaald niet klantvriendelijk. Zo ontvang je zelf geen overzichtelijke cc van je aanvraag. Duidelijke informatie en ruime termijn voor jaaropgave. Duidelijker communiceren en wellicht kijken naar de mogelijkheden die er meer zijn. Een betere kwaliteit van dit onderzoek. Ga in gesprek met de partijen en kijk goed wat met elkaar gelijk oploopt aan evenementen. Weet wat er speelt! Geen. Geen suggesties, wel waardering. Geen toevoegingen. Geen verdere opmerkingen. Graag ontvangen wij een brief tot uitnodiging tot het doen van een subsidie aanvraag. Het subsidieproces is mij momenteel geheel onduidelijk geworden. Hopelijk gaat de jaarlijkse subsidie door en als het kan een iets hogere bijdrage per persoon die onze activiteiten bezoekt. Ik kan weinig anders dan positief zijn. De processen zijn traditioneel, helder en inzichtelijk. Er is een constructief partnership, waarbinnen de samenwerking goed verloopt. De cultuur is no nonsense. Desondanks zou ik graag in een groeiproces naar beter willen zoeken naar het realiseren en meten van meer outcome. 49
• •
• • • • • • • • • • • • • • • • •
Ik mis als rubriek de zorg; ik heb nu de categorie welzijn moeten hanteren. In het begin was er sprake van erg veel verantwoording. De subsidiebedragen zitten voor de gemeente aan de grens van mogelijkheden. De vraag is of dit past bij de vergrijzing en de behoefte binnen de gemeente. Uiteindelijk blijft de gemeente verantwoordelijk voor het bieden van de producten. Kleine kernen. Maak de criteria en daaraan gekoppelde procedure en bedragen van tevoren inzichtelijk. Mag best iets meer aandacht voor zijn dat de gemeente haar verenigingen zo goed ondersteund en wat daarbij haar afwegingen zijn. Mij is niet duidelijk uit welke pot/welk doel deze subsidie had. Ik moest vraag 2 invullen en heb daar zo maar iets gedaan. De subsidie die ik aanvroeg had niets met de gekozen opties te maken. Na mijn inzien, doen ze het over de gehele lijn goed, voor de gemeente is het altijd lastig, omdat je zoveel individuen hebt, met een eigen mening. Nee, doorgaan zo!!! Nee,ik ben tevreden over het beleid van de gemeente Elburg. Neen. Neen prima verloop. Niet zo ver van tevoren subsidieaanvragen. Over de ambtenaren zijn wij erg tevreden hoe de communicatie verloopt. Maar het subsidies proces voor een heroverweging om dit beleid aan te passen dat is een lang traject waar de communicatie wat betreft niveau beneden peil is. Proces en afloop was duidelijk en goed gecommuniceerd.
telefonisch en via de mail Realiteitsgehalte van subsidie voor Museum Elburg aanpassen. Scherper beoordelen van wat soms zomaar wordt aangevraagd! Verenigingen krijgen geen bericht meer om de aanvraag in te dienen, vooral bij wisselende bestuurders is dit gevaarlijk. Waarom niet een vaste regel. Wat meer betrokkenheid.
Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg • © TwynstraGudde
TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitale transformatie, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen
complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.
Roel Lauwerier
Thijs Boertien
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij TwynstraGudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van TwynstraGudde.