Rapportage Evaluatieonderzoek SUOG sector Control augustus 2025 (def)
Tekst van het document
Rapportage Evaluatieonderzoek SUOG Stichting Uitvoering Opdrachten Gemeente Sector Control – Audit & Toetsing | augustus 2025
inhoud Naar
Caret omlaag met effen opvulling
Naar inhoud
Leeswijzer Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Beste lezer, Dit onderzoeksrapport doet verslag van het Evaluatieonderzoek dat in de eerste helft van 2025 heeft plaatsgevonden naar SUOG vanuit concerncontrol (afd. A&T). Hierbij heeft naar volle tevredenheid medewerking plaatsgevonden vanuit de sector Economie en Cultuur en SUOG. Hiervoor dank aan eenieder die hierbij betrokken is geweest. Dit onderzoeksrapport biedt diverse aanbevelingen, die antwoord geven op de onderzoeksvragen. Deze aanbevelingen zijn tot stand gekomen op basis van een uitgebreide analyse van onderwerpen m.b.t. de verschillende onderzoeksvragen, aan de hand waarvan vervolgens conclusies en verbeterpunten zijn geformuleerd. Het conceptonderzoeksrapport is met wederpartijen voor wederhoor besproken. Dit gaf soms aanleiding om nog wijzingen door te voeren. Als belangrijk uitgangspunt voor de totstandkoming van de onderzoekresultaten geldt het bestuurlijk vastgestelde oprichtingskader, wat direct na de inleiding is beschreven. Wij hopen dat dit rapport gaat bijdragen aan de verdere professionalisering van de samenwerkingsrelatie tussen de gemeente en SUOG. Namens het Onderzoeksteam,
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/1
2
Inhoud Leeswijzer
Leeswijzer
Inhoud Inleiding
Inleiding
Inhoudsopgave
Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten
4
Bijlagen
1.1 Aanleiding 1.2 Onderzoeksopdracht 1.3 Onderzoeksopzet
5 6 7
2. Oprichtingskader SUOG
8
Bijlage 1: Onderzoeksteam Bijlage 2: Geïnterviewden Bijlage 3: Documenten Bijlage 4: Gedetailleerd financieel overzicht SUOG
1. Inleiding
Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
2.1 Bestuurlijk besluitvormingskader 2.2 Juridisch samenwerkingskader 2.3 Organisatorisch kader 2.4 Juridisch – financieel kader
3. Resultaten 3.1 Onderzoeksvraag 1 3.2 Onderzoeksvraag 2 3.3 Onderzoeksvraag 3
4. Aanbevelingen 4.1 Overzicht aanbevelingen
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
9 9 10 11
13 14 21 28
31 32
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/1
3
Inleiding Dit hoofdstuk geeft een inleiding op het onderzoek waarbij we ingaan op de aanleiding, opdrachtformulering en de aanpak. Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding Aanleiding
Aanleiding Onderzoeksopdracht
Onderzoeksopdracht Onderzoeksaanpak
Onderzoeksaanpak Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
4
Inleiding Leeswijzer
Leeswijzer
Aanleiding
Inhoud
Probleemsituatie
Inhoud
Inleiding Aanleiding
Aanleiding Onderzoeksopdracht
Onderzoeksopdracht Onderzoeksaanpak
Onderzoeksaanpak Oprichtingskader
Oprichtingskader
Voor de oprichting van de Stichting Uitvoering Opdrachten Gemeente (SUOG) is in de raadsvergadering van 22 juni 2021 het dossier Herijking en evaluatie citymarketing behandeld. Daarmee is besloten om in 2025, m.a.w. 4 jaar na de oprichting van SUOG, een evaluatie uit te voeren. Dit met de bedoeling om bij het aangaan van een tweede samenwerkingstermijn van 4 jaar met SUOG eventueel nog aanpassingen te kunnen doen. Dit evaluatiebesluit is tevens vastgelegd in de Overeenkomst van opdracht Gemeente – SUOG (art. 2.4 in combinatie met art.7.3).
Probleemhouder (invulling opdrachtgeversrollen)
Resultaten
De evaluatie bestaat uit twee opdrachten vanuit het college aan de: 1. Sector Economie en Cultuur (E&C) 2. Concerncontroller
Aanbevelingen
Deze rapportage beantwoordt de opdracht vanuit de Concerncontroller.
Resultaten
Aanbevelingen
Bijlagen
Bijlagen
Doelstelling
De doelstelling van deze evaluatie is inzicht geven in welke mate opvolging is gegeven aan de aanbevelingen uit het evaluatierapport “Herijking Citymarketing Eindhoven” van februari 2021 conform het raadsbesluit van 22 juni 2021, door SUOG en de gemeente Eindhoven.
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/1
5
Inleiding Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding Aanleiding
Aanleiding Onderzoeksopdracht
Onderzoeksopdracht Onderzoeksaanpak
Onderzoeksopdracht Scoping
Onderzoeksvragen
Zoals hiervoor al bij probleemhouder (opdrachtgever) staat aangegeven bestaat de evaluatieopdracht uit twee delen, d.w.z. enerzijds vanuit E&C en anderzijds vanuit de Concerncontroller. Beide onderzoeken zijn complementair bedoeld en vinden gelijktijdig plaats. De opdracht vanuit de concerncontroller richt zich primair op de samenwerkingsrelatie tussen de gemeente als opdrachtgever en de stichting als opdrachtnemer, en de daarbij gekozen financieringsstructuur.
De evaluatie moet antwoord geven op de volgende hoofd- en deelvragen
Is er passend vorm en inhoud gegeven aan de positie van college en raad als opdrachtgever op afstand?
1
Onderzoeksaanpak Oprichtingskader
Oprichtingskader
•
Het onderzoek vanuit E&C, met inschakeling van een externe partij, richt zich primair op de uitvoering van de taakopdracht (doelstellingen) en de inzet van mensen en middelen daarbij (bedrijfsvoering).
Aanbevelingen
Aanbevelingen
Het complementaire karakter van beide onderzoeken betekent hier vooral ook dat wanneer op basis van het onderzoek vanuit E&C wijzigingen op de taakstelling- en uitvoering worden voorgesteld, dit eventueel van invloed kan zijn op de uitkomsten van het onderzoek vanuit de Concerncontroller.
2
SUOG is in de plaats gekomen van SEM (Stichting Eindhoven Marketing). Tijdens dit onderzoek was SEM juridisch nog niet beëindigd. Dit m.n. om diverse praktische redenen. Er was wel al sprake van een algehele taakoverheveling van SEM naar SUOG. SEM kan daarmee buiten de scope van dit onderzoek gehouden worden. Toch is SEM nog relevant in het kader van de financiële onderzoeksvraag. Dit in verband met aanwezig gebleken financiële verplichting.
• • • •
Bijlagen
Bijlagen
Zijn de gemaakte afspraken m.b.t. governance en samenwerking goed geborgd? Is sprake van adequate informatieverstrekking aan college en raad om hun sturende rol goed te kunnen vervullen? Wordt voldaan aan het ‘toezichtcriterium’? (voorwaarde ‘quasi inbesteding’)
Is de juridische structuur in deze tijd het meest passend?
Resultaten
Resultaten
• •
Is sprake van gewijzigde wetgeving die aanleiding geeft de rechtsvorm te wijzigen? Geldt de constructie van een koepelstichting en twee werkstichtingen als effectief en efficiënt? Lopen op basis van de huidige juridische vorm de geldstromen optimaal of kan dit beter? Hoe werkbaar is in de praktijk de juridische structuur gebleken dan wel toegepast bij de realisatie van de opdracht?
Is er sprake van een duurzame meerjarige financiering? •
3
• •
Hoe lopen de geldstromen van en naar de stichting SUOG en hoe lopen de geldstromen tussen de stichtingen onderling? Over welke budgetten en bestedingen gaat het? Is er sprake van een duurzame meerjarige financiering? o Hoe ziet de financiële positie er uit en hoe ontwikkelt zich deze? o Kan de openstaande schuld binnen een redelijke termijn worden terugbetaald?
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/1
6
Inleiding Leeswijzer
Leeswijzer
Onderzoeksaanpak
Inhoud
Onderzoeksmodel
Inhoud
Inleiding Aanleiding
Aanleiding Onderzoeksopdracht
Onderzoeksopdracht Onderzoeksaanpak
Onderzoeksaanpak Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van het evaluatiemodel van Wagner & Company. Hoewel dit model doorgaans als zelfevaluatiemodel gebruikt wordt voor Raden van Toezicht (RvT) is dit model ook breder toepasbaar. Voor dit onderzoek kon het (deels) gebruikt worden om in algemene zin te reflecteren op de kwaliteit van samenwerking tussen gemeente en SUOG. Dit vanuit de verschillende posities en rollen die hierbij aan de orde zijn, t.w.: de gemeente (raad, college, accounthouder) en SUOG (raad van toezicht (RvT), directie) Het Wagner-model gaat uit van de volgende thema’s: 1. Naleving van wetgeving, governance-code, statuten en reglementen 2. Toezichtrol 3. Werkgeversrol (NVT) 4. Adviesrol 5. Taakopvatting en werkwijze van de RvT 6. Deskundigheid en samenstelling RvT (NVT) 7. Voorzitter en vicevoorzitter RvT (NVT) 8. Commissies (audit, remuneratie) 9. Maatschappelijke opdracht en de belangen van deelnemers en stakeholders 10. Beoordeling van het functioneren en de onderlinge samenwerking (NVT) Aanvullend op bovenstaand onderzoekmodel is voor de normering hiervan uitgegaan van de formele kaders (wet- en regelgeving, dossiers ed.) die op SUOG van toepassing zijn binnen de samenwerkingsrelatie met de gemeente. Dit geldt met name bij thema 1 van het Wagner-model.
Concreet bestond de toetsing van de diverse items uit: - Vaststellen in hoeverre voldaan wordt aan vastgestelde normering (aanwezigheid/frequentie) die vanuit voorkomende bepalingen en artikelen gelden - Nagaan of sprake is van voldoende kwalitatieve invulling aan de hand van gespecificeerde criteria. Zie verderop hoofdstuk Resultaten. Hoewel het model primair is toegepast bij onderzoeksvraag 1 vormen de resultaten hiervan veelal ook een belangrijk uitgangspunt voor de beantwoording van de onderzoeksvragen 2 en 3. Voor de beantwoording hiervan zijn verder vooral de omstandigheden en ontwikkelingen bepalend die met de uitvoeringspraktijk (realisatie concessies) zijn verbonden. Een en ander wordt verder toegelicht onder het hoofdstuk ‘Resultaten’
Onderzoeksmethoden/-technieken
Voor dit onderzoek (juridisch en financieel) is gebruik gemaakt van: • • •
Documentenonderzoek: zie Bijlage 3 Documenten Systeemonderzoek – financiële administratie Interviews: zie Bijlage 2 Geïnterviewden
Opgemerkt moet worden dat datagericht onderzoek bij onderzoeksvraag 1 beperkt mogelijk was (documenten, systemen). De beantwoording hiervan is vooral gebaseerd op interviews. Hierbij is aandacht geweest voor de verschillende rollen (verantwoordelijkheden), en daarmee perspectieven, van waaruit vragen zijn beantwoord (directie, RvT, gemeente-accountmanagement). De beantwoording van onderzoeksvraag 2 en 3, kon wel voornamelijk datagericht plaatsvinden. Dit enerzijds vanuit documentenonderzoek en anderzijds op basis van systeemonderzoek (financiële administratie).
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/1
7
Oprichtingskader Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
In dit hoofdstuk komen de volgende onderdelen aan de orde: 1. Bestuurlijk besluitvormingskader 2. Juridisch samenwerkingskader 3. Organisatorisch kader 4. Juridisch – financieel kader
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader Beschrijving oprichtingskader
Beschrijving oprichtingskader Resultaten
Resultaten Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
8
Oprichtingskader Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Beschrijving oprichtingskader SUOG Bestuurlijk besluitvormingskader
Juridisch samenwerkingskader
De oprichting van SUOG is gebaseerd op een extern onderzoeksrapport ‘Herijking Citymarketing Eindhoven’ (Trifaire 020221), opgesteld in opdracht van het College (120520). Aan de hand hiervan heeft de raad als volgt besloten (190521):
De oprichting van SUOG en de samenwerking met de gemeente is gebaseerd op de volgende documenten:
• • •
Beschrijving oprichtingskader
Beschrijving oprichtingskader
• Resultaten
Resultaten •
de citymarketingactiviteiten voor te zetten op relatieve afstand van de gemeente, stakeholders meer te betrekken bij de citymarketing activiteiten, passend vorm en inhoud te geven aan de positie van college en raad als opdrachtgever op afstand, daarbij te werken met een meerjarige strategische agenda, aangevuld met jaarlijkse uitvoeringsplannen, zorg te dragen voor een passende juridische structuur (waarbij Trifaire heeft geadviseerd om uit te gaan van 3 stichtingen in combinatie met quasiinbesteden), zorg te dragen voor een passende meerjarige financiering.
Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Voor de vaststelling van een ‘passende juridische structuur’ is een extern advies ingewonnen (Stijl Advocaten, 210421). Zo is o.a. geadviseerd: •
• •
• •
Aktes van oprichting (AVO) van Stichting Uitvoering Opdrachten Gemeente (SUOG), Stichting Eindhoven 247 (EHV247), Stichting Eindhoven 365 (EHV365), 16 december 2021, Overeenkomst van opdracht (OVO) inzake citymarketing en maatschappelijke diensten tussen gemeente Eindhoven en Stichting Uitvoering Opdrachten Gemeente (SUOG), 22 februari 2022
Binnen beide documenten worden de volgende onderwerpen geregeld: - De stichtings-structuur (zie verderop organisatorisch kader) - De onderlinge samenwerking: - doel- en taakstelling, - relatievorming (quasiinbesteding), - governance (o.a. benoeming RvT, informatieverstrekking ed.) - De financieringswijze (zie verderop juridisch – financieel kader)
d.m.v. (privaatrechtelijke) overeenkomst het reclame exploitatierecht in het openbaar gebied te beleggen bij de (koepel)stichting, met de verplichting tot uitvoering van citymarketing, en het uitvoeren van maatschappelijke diensten (frontoffice, VVV, kermis Park Hilaria, depot en sportacquisiteur. Waarbij de koepelstichting (sub)opdrachten verstrekt aan de werkstichtingen (EHV365 en EHV247), de 3 stichtingen exclusief voor de gemeente te laten werken, de relatie tussen de gemeente en de stichting(en) vorm te geven via een opdracht, e.e.a. op basis ‘quasi-inbesteding’ (verticale samenwerking), waarbij opdracht verleend wordt aan een aan de gemeente gelieerde instelling die een separate rechtspersoon (publiek of privaat rechtelijk) is. In wetgeving (Aanbestedingswet) en rechtspraak zijn criteria bepaald voor de toepassing van de mogelijkheid van aanbestedingsrichtlijn volgens ‘quasi-inbesteden’.
Caret naar rechts met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/4
9
Oprichtingskader Leeswijzer
Leeswijzer
Beschrijving oprichtingskader SUOG Toelichting relatievorm (quasi-inbesteding)
Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader Beschrijving oprichtingskader
Beschrijving oprichtingskader
Anders dan onder Stichting Eindhoven Marketing (SEM) was er geen gerechtvaardigde grondslag meer om een derde te ‘belasten’ met een Dienst van Algemeen Economisch Belang (DAEB), omdat er geen sprake meer was van marktfalen. Derhalve is gekozen voor een opdrachtverstrekking o.b.v. quasi-inbesteding. Hierbij moet voldaan worden aan twee belangrijke voorwaarden: •
Resultaten
Resultaten Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Organisatorisch kader
•
Gemeente Eindhoven Raad van Toezicht
Toezichtcriterium: er moet sprake zijn van aantoonbaar invloed uitoefenen vanuit de opdrachtgevende partij op de gecontroleerde afzonderlijke rechtspersoon m.b.t. strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen,
Directeur-bestuurder (1 fte) SUOG – Eindhoven365 – Eindhoven247
Staf (2,4 fte) Finance, HR, ICT, mgt. support
Merendeelcriterium: 80% van de omzet van de rechtspersoon moet gehaald worden uit werkzaamheden exclusief voor de opdrachtgevende partij (i.c. gemeente)
Wanneer hieraan voldaan wordt vervalt de verplichting om te voldoen aan richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten c.q. deel 2 van de Aanbestedingswet.
Verder is SUOG gehouden aan wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het oprichtingskader, waaronder bijvoorbeeld: - WNT-normering m.b.t. salariëring - Inkoop en aanbestedingsbeleid (met aangepaste norm voor meervoudig onderhands aanbesteden, hierbij verhoogd naar €70.000)
Stichting Eindhoven365
Stichting Eindhoven247
Citymarketing (11,8 fte)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Merkbeheer Strategie & programmalijnen Contentmarketing & channel management Toerisme & PR Projecten & Campagne Convention bureau
Exploitatie Outdoor Media (1,8 fte via E247)
1. 2. 3. 4.
Maatschappelijke Diensten (10,2 fte) 1. 2. 3.
Contractbeheer Onderhoud Planning Sales
4. 5. 6. 7.
8.
Front office evenementen Organisatie Park Hilaria Toeristische informatievoorziening VVV Groepsprogramma’s Acquisitie int. Sportevenementen Special projects: o.a. Vuurwerkshow Regio Radar / Uit in Eindhoven Regio Depot Eindhoven
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
2/4
10
Oprichtingskader Leeswijzer
Leeswijzer
Beschrijving oprichtingskader SUOG Juridisch – financieel kader
Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader Beschrijving oprichtingskader
Beschrijving oprichtingskader
Binnen de aktes van oprichting en de overeenkomst van opdracht is bepaald dat de inkomsten van SUOG primair voortkomen uit de inkomsten van reclamegelden, gebaseerd op concessieovereenkomsten, die de gemeente met partijen afsluit. SUOG heeft de opdracht en het recht (eigenaarschap) gekregen om de concessieovereenkomsten buitenreclame ter uitvoering te brengen en tevens het toezicht en beheer daarvan uit te voeren. Meer specifiek daarbij in: A. Aktes van oprichting (AVO), o.a.:
•
Het vermogen van de stichting zal worden gevormd door opbrengsten uit de exploitatie van de zich binnen de Eindhovense gemeentegrenzen bevindende buitenreclame (art. 4). Daarnaast kan SUOG aanvullende inkomsten genereren (rekening houden met het merendeelcriterium i.r.t. de quasi inbestedings-constructie!).
•
Beperkt mandaat van de bestuurder bij diverse typen rechtshandelingen (o.a. registergoederen, investeringen, schulden en borgstelling voor schulden) tot € 100.000,-. Daarboven goedkeuring vereist vanuit het college (art. 9).
•
Jaarlijks wordt aan het college het jaarplan ter goedkeuring aangeboden (art. 17). Deze omvat de uitvoering voor het komende jaar (activiteitenniveau, concessieovereenkomsten) en de begroting van SUOG, Eindhoven 365 en Eindhoven 247 (art. 9). Met de vaststelling van de uitvoeringsagenda wordt goedkeuring gegeven aan de begroting c.q. het financieel kader voor het uitvoeringsjaar.
•
Daarnaast ontvangt het college jaarlijks de jaarrekening van SUOG, Eindhoven365 en Eindhoven247 inclusief een accountantsoordeel daarbij (art. 7 en 17).
Resultaten
Resultaten Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
B. Overeenkomst van opdracht (OVO), o.a.: •
Na afronding van ieder kwartaal zal er door SUOG een financiële rapportage aangeleverd worden aan de gemeente (art.7.2).
•
SUOG is bevoegd tot het innen van reclame-inkomsten o.b.v. de door de gemeente afgesloten concessieovereenkomsten. De verwachte bruto inkomsten hierbij bedragen bij de oprichting van SUOG per jaar totaal € 3.900.000 excl. BTW (art. 8.1.).
•
SUOG zal voor de eerste 4 jaar een bedrag van € 2.934.120 aan uitgaven begroten samenhangend met de inhoudelijke opdracht. Dit is een gegarandeerde jaarlijkse vergoeding (art. 8.4). Een bedrag van € 1.794.000 heeft betrekking op citymarketing (EHV365). Een bedrag van € 1.140.130 heeft betrekking op maatschappelijke diensten. Beide bedragen zijn aan indexatie onderhevig. (art. 8.7 en 8.8)
•
Jaarlijks wordt een bedrag van € 346.667 aan de gemeente vergoed. Deze is bedoeld voor personeelsinzet binnen de gemeente m.b.t. beheer van de overeenkomst respectievelijk een precariovergoeding voor reclameobjecten. Ook dit bedrag is aan indexatie onderhevig.(art. 8.9)
•
Indien kosten/opbrengsten >10% af dreigen te wijken informeert SUOG hier de gemeente tijdig over (aanvullend op kwartaalrapportage). Dit geldt ook voor beleidswijzigingen met impact op reclameopbrengsten. Bij dreigende liquiditeitsproblemen / financiële tekorten gaan gemeente en SUOG in overleg (art. 8.10).
•
SUOG mag een egalisatiereserve vorm geven waarin de meeropbrengsten of eventuele tekorten op afgeroomd mogen worden. Maximale omvang bedraagt € 400.000 (excl. BTW) (art. 8.11).
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
3/4
11
Oprichtingskader Leeswijzer
Leeswijzer
Beschrijving oprichtingskader SUOG
Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader Beschrijving oprichtingskader
C. Concessieovereenkomst, o.a.: •
Storting van waarborgsommen van exploitanten met een waarde van € 1.215.166 (verplichting om waarborgsommen in 2029 beschikbaar te kunnen stellen)
•
De jaarlijks vergoeding wordt geïndexeerd (o.a. art. 3.5)
•
Vanaf de aansluitingsdatum op de stroomvoorziening start de verplichting voor het betalen van de afdracht (art. 10.7 PvE).
Beschrijving oprichtingskader Resultaten
Resultaten
Concessie overeenkomst Abri’s (Extorion)
Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Lichtmastreclames (NPB Media) Digitale Billboards (JCDecaux)
Vrijstaande reclamevitrines (Reclame Bureau Limburg) A0-reclamedisplays (Centercom) CityBeacons (2C)
Intownboards (Brouwer)
Totale reclameopbrengsten € 3.836.000
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
4/4
12
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer
In dit hoofdstuk worden de onderzoeksresultaten beschreven van de 3 onderzoeksvragen: 1. Is er passend vorm en inhoud gegeven aan de positie van college en raad als opdrachtgever op afstand? 2. Is de juridische structuur in deze tijd het meest passend? 3. Is er sprake van een duurzame meerjarige financiering?
Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
13
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud
Resultaten onderzoeksvraag 1 Samenvattende uitkomsten aan de hand van het evaluatiemodel Wagner & Company
Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Voldoet
Verbetering nodig
Voldoet niet, vereist maatregelen
Caret naar rechts met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/7
14
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud
Resultaten onderzoeksvraag 1 Uitkomsten aan de hand van het evaluatiemodel Wagner & Company Naleving en handhaving van wetgeving, governance code, statuten en reglementen
Inleiding
Inleiding
Akte van oprichting
Beoordeling
•
Vergaderfrequentie stichting, minimaal 1 x per kwartaal
•
Notulen vergaderingen (SUOG + 365 + 247)
•
Verplichte onderdelen reglement
•
Bewijs van invulling actieve informatieplicht naar RvT en College
Oprichtingskader
Oprichtingskader
Artikel 5
Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2
m.b.t. belangrijke ontwikkelingen
Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Artikel 7
Aanbevelingen
Aanbevelingen
•
Vergaderfrequentie stichting met RvT, minimaal 4 x per jaar
Bijlagen
Bijlagen
Artikel 9
Artikel 11
•
Rapportageplicht Stichting aan College
•
Vooraf schriftelijke goedkeuring College bij (rechts)handelingen boven €100.000 College besluit tot vaststelling en wijziging van het jaarplan/meerjarenplan
• •
Hoewel het combineren van de vergaderingen van de 3 stichtingen om praktische redenen is te begrijpen, blijft gelden dat het belangrijk is dat de besluitvorming van de 3 stichtingen als eigenstandige juridische entiteiten zichtbaar blijft in de agendering en notulering, wat nu niet het geval is. Informatie beschikbaar maar niet in een reglement uitgewerkt. Veelvuldig sprake van briefwisselingen en informeel contact tussen SUOG en gemeente (accounthouder, wethouders). Echter, formele verslaglegging overleggen ontbreekt veelal, bij zowel gemeente alsook SUOG. Daarom hiervoor meer aandacht gevraagd. Accounthouder gemeente stelt wel agenda op voor onderling overleg met portefeuillehouder. Dit ook met input vanuit SUOG. Echter daarbij onvoldoende garantie dat de structurele financiële problemen aangepakt worden. Ook is daarbij gebleken dat deze problemen niet tijdig de collegetafel bereiken. Inhoudelijk beleidsafstemming tussen SUOG en gemeente beperkt zich tot EHV 247 en in mindere mate tot citymarketing. De accounthouder is hierbij de enige directe ambtelijke schakel. En verder maakt het hoge abstractieniveau van de financiële kwartaal updates urgentie van problematiek onvoldoende zichtbaar. M.u.v.
het uitvoeringsplan en begroting, worden door SUOG de overige verplichte documenten waaronder jaarrekening en verplichte kwartaalrapportages, ambtelijk niet (voor behandeling) aangeboden aan het college. Daardoor is de informatievoorziening aan het gemeentebestuur te beperkt omdat ze daarmee onvoldoende meegenomen worden in de (financiële) ontwikkelingen bij SUOG. Dit betekent ook dat de beoordeling van de betreffende documenten, respectievelijk zo nodig dossiervorming, door accounthouder, opdrachtgever SCE en financieel controller onvolledig is. Verder blijkt dat de Business controller hierbij tot op heden onvoldoende effectief betrokken is. Ook van het portefeuillehoudersoverleg ontbreekt verslaglegging waaruit de ontwikkeling van de negatieve vermogensontwikkeling blijkt. Niet gegevensgericht getoetst. Uit interviews is naar voren gekomen dat er geen rechtshandeling boven €100.000 hebben plaatsgevonden. Sprake van vaststelling college uitvoeringsplan, ondanks niet sluitende begroting, en ontbrekend herstelplan.
Besluitvorming benoeming leden RvT door College
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
2/7
15
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud
Resultaten onderzoeksvraag 1 Akte van oprichting - vervolg • •
Inleiding
Inleiding
Artikel 13
Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1
Wel sprake van informele rol/taakverdeling en open werkcultuur, maar reglementair niet vastgelegd.
•
Werkwijze RvT uitgewerkt in reglement
•
Vergaderfrequentie RvT ten minste 1 x per kwartaal + jaarvergadering binnen 6 maanden na afloop boekjaar
• •
(Vaststellen) notulen elke vergadering RvT Aanwezigheid governancecode in op te stellen reglement, waarmee vastlegging financiële code en integriteitscode
•
Bestuur stelt jaarlijks jaarplan op, op basis van door de gemeenteraad vastgesteld beleid en moet ter schriftelijke goedkeuring worden voorgelegd aan het College, alvorens te worden vastgesteld door de RvT
Artikel 14 Artikel 16
Beoordeling
RvT houdt integraal toezicht op beleid bestuur en de algemene gang van zaken, en staat het bestuur met raad ter zijde Bestuur verstrekt alle noodzakelijke gegevens aan RvT indien gevraagd
Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3
Artikel 17
Aanbevelingen
Governancecode ontbreekt, maar is in voorbereiding. Besluitvorming hierover juni/juli 2025 gepland. Sprake van vaststelling uitvoeringsplan College. Hierbij is echter een niet sluitende begroting geaccepteerd. Enkel wordt geadviseerd, ondanks een oplopend negatief Eigen Vermogen, om het liquiditeitsprobleem aan te pakken d.m.v. Rekening Courant Krediet. Hierbij hadden we bovendien een meer kritisch advies en toets mogen verwachten vanuit Business- en Concern Control. Daarnaast had verwacht mogen worden dat het financiële risico vermeld zou worden in de jaarrekening van de gemeente (risicoparagraaf).
Aanbevelingen Overeenkomst van opdracht
Beoordeling
Bijlagen
Bijlagen •
Bestuurlijk overleg tussen gemeente en de stichting. De gemeenteraad is bevoegd langjarige strategische kaders van de uitvoering van de opdracht te bepalen en bij te stellen.
•
De stichting SUOG, EHV 365 en EHV 247 moeten afzonderlijk of gezamenlijk voorleggen aan het college het jaarplan en de begroting, een en ander ter kennisname aan de gemeenteraad. Verder binnen 6 weken na elk kwartaal financiële rapportage vanuit de stichting SUOG aan de gemeente.
Artikel 7.1
Artikel 7.2
Sprake van vaststelling raad van het strategisch kader SUOG. Daarbij ziet SUOG de gemeente primair als belangrijke stakeholder, met een publieke taak. SUOG zoekt daarbij verbinding met gemeentelijk beleid, waarbij vanuit de vijf vastgestelde programmalijnen o.a. aandacht bestaat voor duurzaamheid en integratie. Om deze 'verbinding' goed te borgen en te bewaken ontbreekt met name ten aanzien van citymarketing momenteel ambtelijk de vereiste beleidscontrol (contramal*) hiervoor. * Verwijst naar een systeem van wederzijdse controle en evenwicht tussen de verschillende beleids- en beheersingthema’s waaronder inhoudelijk, financieel, juridisch en HRM. SUOG biedt tijdig het uitvoeringsplan, met bijgevoegde begroting aan. De aan de gemeente aangeboden rapportages worden wel met de portefeuillehouder besproken, maar echter zonder dat hier Business Control bij betrokken is.
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
3/7
16
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud
Resultaten onderzoeksvraag 1 Overeenkomst van opdracht - vervolg
Inleiding
Inleiding
Beoordeling
•
Indien de kosten en/of opbrengsten van de stichting dreigen af te wijken met 10% of meer t.o.v. de betreffende begrotingspost waar de kosten en/of opbrengsten betrekking op hebben, dient de Stichting hierover de gemeente tijdig vooraf te informeren. Partijen treden alsdan in overleg hoe met de situatie om te gaan.
•
De Stichting SUOG, EHV247 en EHV365 zijn verplicht om jaarlijks een begroting en een jaarrekening op te stellen, en de jaarrekeningen voor te publiceren. Deze jaarrekeningen dienen door een accountant gecontroleerd te worden. Het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente is van toepassing. Hierbij toestemming om ten behoeve van enkelvoudige onderhandse aanbesteding het drempelbedrag te verhogen naar € 70.000.
Artikel 8.10 Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Artikel 8.16
Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 •
Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3
Artikel 13.1
Tijdigheid en deugdelijkheid aanpak herstel ontoereikend gebleken tot nu toe. Er is wel vanuit de gemeente (ambtelijk en college) sprake geweest van aanpak cashflow en versoepeling afgifte vergunningverlening. Vanuit SUOG (directie en RvT) is veelvuldig gewezen op de ontstane financiële problematiek. Vanuit de gemeente kwam volgens SUOG steeds als reactie dat er gewerkt zou worden aan het vinden van een oplossing. SUOG heeft dit als toereikend geaccepteerd, mede ook met het oog op het bewaken van de goede samenwerkingsrelatie. Toch had op de door het college genomen maatregelen vanuit de RvT in 2024 een scherpere reactie/bijsturing verwacht mogen worden m.b.t. de algehele financiële problematiek. De gemeente gekozen maatregelen boden immers geen oplossing voor de ontstane schuldenproblematiek. E.e.a. is ontstaan doordat de gemeente bij de oprichting (OVO) onvoldoende rekening heeft gehouden met de lange doorlooptijden van de vergunningafgifte.
Niet gegevensgericht getoetst, enkel a.d.h.v. interviews vastgesteld.
Aanbevelingen
Aanbevelingen
Overige governance items Wagner
Bijlagen
Compliance: Is er een op de bedrijfsvoering toegesneden intern risicobeheersings- en controlesysteem aanwezig en wordt er naar de RvT en in het jaarverslag gerapporteerd over de werking hiervan?
Beoordeling
Bijlagen
Er is sprake van een risicobeheersings- en controlesysteem, inclusief accountantscontrole en auditcommissie. Echter tegelijkertijd is ook sprake van een onvoldoende effectieve escalatieprocedure (SUOG resp. gemeente), gelet op de ontstane financiële situatie. Dit ondanks de vele onderlinge contactmomenten en informatieverstrekking.
Heeft het statutair bestuur het jaarverslag, de jaarrekening, de begroting en de tussentijdse control-rapportages tijdig voorgelegd aan de RvT?
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
4/7
17
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer
Resultaten onderzoeksvraag 1
Inhoud
Toezichtrol
Inhoud
Inleiding
Inleiding
Beoordeling
Heeft het statutair bestuur vooraf ter goedkeuring aan de RvT voorgelegd: • De maatschappelijk, operationele en financiële doelstellingen van de organisatie. • De randvoorwaarden die bij de strategie worden gehanteerd. • Het bestuursreglement?
Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten
Heeft het statutair bestuur stakeholders bij de beleidsvorming en beleidsuitvoering betrokken en daarover ten minste eenmaal per jaar overleg gevoerd in de daartoe bestemde organen en wordt hier in het jaarverslag melding van gemaakt?
Totstandkoming strategisch kader gebeurt o.b.v. afstemming stakeholders. Echter stakeholderanalyse ontbreekt. Voor de evaluatie strategisch kader (8 jaar) sterk afhankelijk van externe partij. Vanuit gemeente onvoldoende beleidscontrol (contramal) aanwezig met name als het gaat om citymarketing om te komen tot goede inhoudelijke beoordeling strategisch kader en het jaarlijkse uitvoeringsplan.
Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2
Heeft het statutair bestuur alle majeure besluiten (zoals vermeld in de governance code) aan de RvT voorgelegd?
Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen
Heeft het statutair bestuur de RvT gevraagd en ongevraagd van alle informatie voorzien die nodig is om het intern toezicht goed te kunnen uitoefenen?
Adviesrol RvT
Beoordeling
Bijlagen
Bijlagen
Is er sprake van een onbelemmerde en open dialoog met het statutair bestuur? Heeft het bestuur probleemstellingen ter advisering aangedragen?
Heeft de Raad op voldoende wijze invulling gegeven aan zijn adviesrol?
Tijdigheid en deugdelijkheid aanpak herstel ontoereikend gebleken tot nu toe. Er is enkel sprake geweest van aanpak cashflow en versoepeling afgifte vergunningverlening. Vanuit het documentenonderzoek is niet kunnen vaststellen dat de RvT van de stichting in 2024 voldoende aandacht heeft gehad voor het tijdig en adequaat oplossen van het continuïteitsvraagstuk (geen formele correspondentie aangetroffen met directie en gemeentebestuur waaruit proactief handelen blijkt). De RvT geeft hierop als reactie: “De RvT heeft aantoonbaar alle jaren veel aandacht besteed aan dit dossier. Ook in formele zin. In 2024 is er evenwel voor gekozen om het vergunningentraject vlot te trekken via intensief mondeling overleg. Daardoor is er niet nog een keer een formele brief aan B&W verstuurd. Vanuit het oogpunt van de beoordeling van het toezicht is dat echter een lastige. De RvT zou er goed aan doen om haar inzichten hoe dan ook formeel regelmatig te delen.”
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
5/7
18
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer
Resultaten onderzoeksvraag 1
Inhoud
Taakopvatting en werkwijze RvT
Inleiding
Ben ik als lid van de RvT voor 80% aanwezig op de RvT vergaderingen en daaraan verbonden activiteiten?
Inhoud
Inleiding
Beoordeling
Oprichtingskader
Oprichtingskader
Heeft de RvT informatie ontvangen en deze besproken met de externe accountant?
Resultaten
Resultaten
Commissies
Beoordeling
Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2
De audit commissie overlegt periodiek met het statutair bestuur en de externe accountant over de integriteit en de actualiteit van het financiële- en vastgoed beleid.
Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen
De verschillende commissies bereiden de relevante agendapunten voor de RvT vergaderingen goed voor en weten de prioriteiten voor de discussie in de RvT vergadering goed te kiezen en uit te leggen. Het statutair bestuur laat regelmatig audits uitvoeren.
Bijlagen
Bijlagen Maatschappelijke opdracht en de belangen van deelnemers en stakeholders De RvT heeft de vorm waarin het statutair bestuur het overleg voert met de belanghebbenden (opdrachtgevers, ketenpartners, afnemers) goedgekeurd en is geïnformeerd over de uitkomsten.
Beoordeling RvT heeft ingestemd met aanpak directie stakeholdersoverleg, e.e.a. is niet zichtbaar vastgelegd. Vraagt om meer afspraken, waaronder m.b.t. uitvoering periodieke stakeholdersanalyse (hetgeen nu ontbreekt).
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
6/7
19
Resultaten Leeswijzer
Resultaten onderzoeksvraag 1
Leeswijzer
Conclusies en verbeteringen
Inhoud
Inhoud
Op basis van de onderzoeksresultaten die aan de hand van het Wagner-model zijn verkregen laat zich m.b.t. de hoofd- en deelvragen in algemene zin concluderen dat:
Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2
1A
Conclusie
De afspraken m.b.t. de governance van de entiteit SUOG en de samenwerking met de gemeente zijn voor verbetering vatbaar. De verbeterpunten zijn te onderscheiden naar borging: - Akte van Oprichting (AVO) - Overeenkomst van Opdracht (OVO) - Doorontwikkeling gemeente
Verbeterpunten 1.
Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3
2.
Aanbevelingen
Aanbevelingen
3.
Bijlagen
Bijlagen
4.
5.
Borging AVO – opstellen verplicht organisatiereglement (o.a. inrichting, formatie, - bezoldiging, - mandatering ed.) Borging AVO – zorgdragen dat eigenstandige besluitvorming van koepel- en werkstichtingen aantoonbaar vastgelegd wordt in agendering en notulering bij gecombineerde vergaderingen Borging OVO – opstellen verplichte governance-code (o.a. - waarden en normen, - integriteit, - werkwijze toezicht, - financiële code) Doorontwikkeling gemeente – betere borging gemeentelijk beleidscontrol t.b.v. monitoring en bewaking vormgeving en invulling strategisch kader en uitvoeringsplan Wijziging OVO – aan te passen met de volgende richtlijn: complementair aan de actieve informatieplicht, het vaststellen van een escalatieplicht vanuit SUOG (directie en RvT) dan wel ambtelijk (account/financiële- en juridische control) richting gemeentebestuur, wanneer daartoe aanleiding bestaat, als onderdeel van risicomanagement
Conclusie
De informatieverstrekking vanuit SUOG aan college en raad, om hun sturende rol goed te kunnen vervullen, uitgebreid plaatsvindt, maar dat dit onvoldoende effectief (tijdigheid en kwaliteit) verloopt. Een en ander leidt niet tot tijdige en adequate probleemoplossing, en vraagt daarom om verbetering:
1B
Verbeterpunten 1.
2.
3.
4.
Borging AVO (gemeente en SUOG) – de invulling van de actieve informatieplicht m.b.t. strategische informatieplicht beter vormgeven, door de vele, vooral informele, ambtelijk- bestuurlijk contactmomenten met SUOG deels een meer formeel karakter te geven (overleg, agendering en notulering) Borging AVO (gemeente) – de voor kennisgeving aan het gemeentebestuur verplichte documenten (jaarrekening, periodieke voortgangsrapportages) ambtelijk (account/control) voorzien van een zienswijze, om deze vervolgens bestuurlijk te bespreken Wijziging OVO (gemeente en SUOG) – deze uit te breiden met de volgende richtlijn: bij een hierbij niet sluitende begroting, het jaarlijks voor bestuurlijke besluitvorming verplicht aan te bieden uitvoeringsplan, alleen vast te stellen in de combinatie met een door SUOG i.s.m. gemeente opgesteld dekkingsvoorstel Wijziging AVO/OVO (SUOG) – deze uit te breiden met de volgende richtlijn: periodiek (minimaal 1 x 4 jaar) uitvoeren van stakeholdersanalyse t.b.v. (tussentijdse) evaluatie strategisch kader, en deze ook aan de gemeente aan te bieden.
De resultaten van deelvragen A en B zijn toereikend om te mogen stellen dat voldaan wordt aan het toezichtcriterium (zie beschrijving oprichtingskader SUOG)
1C
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
7/7
20
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Resultaten onderzoeksvraag 2 2A – Rechtsvorm SUOG ‘Is sprake van gewijzigde wetgeving die aanleiding geeft de rechtsvorm te wijzigen?’ Er hebben sinds de oprichting van SUOG geen relevante wetswijzigingen plaatsgevonden, die aanleiding geven de huidige juridische structuur, uitgaande van een contractrelatie op basis van een quasi inbestedingsopdracht, opnieuw te heroverwegen (zie hiervoor beschreven oprichtingskader SUOG). Dit betekent dat de argumentatie die hiervoor eerder is aangedragen vanuit Stijl advocaten, vooral gebaseerd op de Aanbestedingswet en rechtspraak, nog steeds van toepassing zijn. Wetgeving die hierbij verder met name relevant is betreft de vennootschapsbelasting (Vpb). Binnen de huidige constructie betaalt SUOG (als private entiteit die publieke taken verricht) Vpb over de reclameinkomsten, d.w.z. over het gedeelte dat resteert na aftrek van de kosten. En waarbij de gemeente respectievelijk Vpb betaalt over de overeengekomen vergoeding die SUOG afdraagt aan de gemeente. Wanneer er echter voor was gekozen om de betreffende taken binnen de gemeente uit te voeren dan zou er Vpb plicht gelden over de totale reclame-inkomsten (circa 1 miljoen per jaar). Momenteel loopt er hierover een zaak bij de Hoge Raad. De verwachting is dat dit voor de gemeente geen directe consequenties heeft.
Mogelijk dat de uitkomst kan zijn dat zelfs de Vpb plicht vervalt over de afdracht van SUOG aan de gemeente. Hierbij moet opgemerkt worden dat hoewel de gekozen juridische samenwerkingsstructuur met SUOG voor de gemeente fiscaaltechnisch gunstig uitpakt, dit destijds niet het primaire argument vormde bij de oprichting van SUOG (mocht het fiscale regime zich alsnog veranderen dan is de gemeente hierbij risicodragend). Uit de evaluatie van SEM kwam vooral het belang naar voren om de betreffende taken, net als onder SEM, ‘op afstand’ van de gemeente georganiseerd te houden.
Daarbij laat zich overigens ook nog opmerken dat destijds bij de oprichting van SEM het Vpb vraagstuk sowieso niet aan de orde was, omdat dit vraagstuk pas sinds 2016 speelt. Sinds 2012 is al sprake van een reclameovereenkomst met SEM. Binnen deze overeenkomst werd het gebruik geregeld van de openbare ruimte m.b.t. het plaatsen van reclameobjecten tegen betaling van een vergoeding. Wat niet betekent dat dit fiscale aspect bij de vorming van SUOG niet is opgemerkt. Vandaar dat hierover ook bij Deloitte in 2021 een advies is gevraagd. Deloitte gaf aan dat het niet verstandig is om de reclame-inkomsten bij de gemeente binnen te laten komen, maar e.e.a. te continueren zoals onder SEM reeds bestond. Op deze manier blijft namelijk het resultaat voor de Vpb zo laag mogelijk, hetgeen volgens Deloitte ook als zondermeer rechtmatig mag worden beschouwd. Een feit is dat dit de oprichting van SUOG heeft vereenvoudigd. Wanneer de betreffende taken van SUOG binnen de gemeente georganiseerd hadden moeten worden dan was hiermee immers een ander dekkingsvraagstuk ontstaan.
2A
Conclusies en verbeteringen
De huidige juridische structuur van SUOG, geborgd binnen de Oprichtingsakte en de Overeenkomst van opdracht, geldt nog steeds als passend, in zoverre dat er geen tussentijdse relevante wetwijzigingen hebben plaatsgevonden die aanleiding geven hierop wijzigingen door te voeren. Dit betekent echter niet dat hiermee vanzelf een optimaal juridisch construct bestaat (zoals ook al onder onderzoeksvraag 1 is gesignaleerd in relatie tot het ontstane structurele financiële probleem). Zie hieronder deelvraag B.
Caret naar rechts met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
1/5
21
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Resultaten onderzoeksvraag 2 2B – Efficiëntie en effectiviteit constructie ‘Geldt de constructie van een koepelstichting en twee werkstichtingen als effectief en efficiënt? Een belangrijk uitgangspunt voor het beantwoorden van deze deelvraag betreft het gegeven dat Stijl Advocaten in hun advies (210421) over een ‘passende juridische structuur’ voor SUOG geen (nieuwe) uitspraken heeft gedaan over de juridische constructie van 3 stichtingen (koepel en 2 werkstichtingen). Over deze opzet was daarvoor reeds door Trifaire (210121) geadviseerd, d.w.z. om EHV365 als stichting, en ook de werkzaamheden van EHV247 (maatschappelijke diensten) in een aparte stichting onder te brengen. Dit vanwege het feit dat deze werkzaamheden geen (directe) taakrelatie hebben met de citymarketingactiviteiten. Onder SEM was m.b.t. EHV247 nog sprake van een BV. Zogezien zou deze deelvraag evenzo geen onderdeel van dit evaluatieonderzoek hoeven te zijn. Een feit is wel dat op het moment dat de constructie van 3 stichtingen gecreëerd werd nog sprake was van een 2-hoofdige directiestructuur. Een situatie die intussen is gewijzigd met de opdracht vanuit de gemeente om, omwille van efficiency, deze structuur te wijzigen in 1-hoofdig. Maar dit is niet de voornaamste reden waarom deze deelvraag hier nu toch gesteld wordt. Zij het wel dat dit efficiency-aspect zich ook hierbij wel degelijk laat stellen.
Immers het construct van 3 stichtingen heeft ook impact op de bedrijfsvoering, in de zin van het moeten borgen van gescheiden administraties. Echter dit vraagstuk van interne organisatie vormt geen onderdeel van deze onderzoeksopdracht, maar is onderdeel van de eerder genoemde externe onderzoeksopdracht. Het waarom van deze deelvraag hier heeft te maken met vooral ook deelvraag C ‘lopen op basis van de huidige juridische vorm de geldstromen optimaal of kan dit beter’.
Namelijk met het huidige construct van 3 stichtingen is er sprake van 3 juridische eigenstandige entiteiten. Daarbij bestaat voor de koepelstichting SUOG geen relatie van deelneming in de werkstichtingen EHV365 en EHV247. Enkel is hierbij sprake van onderlinge samenwerking (Service Level Agreement SLA), waarbij de koepelstichting een opdrachtgevende relatie heeft met de werkstichtingen, om de gemeentelijk opgedragen taken aldaar te laten uitvoeren. Dit betekent dat als het gaat om de financiën alle 3 stichtingen afzonderlijk eigen vermogen kunnen opbouwen. SUOG is als koepelstichting juridisch niet in de positie om het opgebouwde vermogen in de werkstichtingen op te eisen. En vanuit de gemeente geldt volgens de Opdracht van overeenkomst enkel voor SUOG de verplichting om de meeropbrengst bovenop de EUR 400.000 egalisatiereserve over te dragen aan de gemeente (OVO art. 8.11). Naast dat de werkstichtingen op basis van de akte van oprichting (art.4) niet bovenmatig (maar niet genormeerd) eigen vermogen mogen opbouwen. Ondanks dat in de Opdracht van overeenkomst staat om hierbij te kijken naar het opgebouwde vermogen in alle drie jaarrekeningen (OVO art. 8.14). De afzonderlijk opgebouwde vermogens laten zich binnen dit juridische construct niet consolideren tot één resultaat.
Met andere woorden het is (althans in theorie) niet uit te sluiten dat binnen de werkstichtingen vermogen wordt opgebouwd waarop, zowel vanuit SUOG, alsook vanuit de gemeente, geen ‘grip’ bestaat. Dit kan nadelige consequenties hebben voor de gemeente.
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
2/5
22
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader
Resultaten onderzoeksvraag 2 Namelijk hiermee is niet uit te sluiten dat SUOG (koepelstichting) niet in staat is om te voldoen aan de afdracht van de jaarlijkse vordering en van de eventueel anderszins ontstane toegestane meeropbrengst. Te meer kan dit gaan spelen wanneer de werkstichtingen werkzaamheden voor derden gaan verrichten tegen marktconform tarief, waartoe ook de Opdracht van overeenkomst (art. 3.7) ‘ruimte‘ biedt (zij het hierbij gemaximaliseerd tot 20% van de omzet cf. het Merendeelcriterium).
Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3
2B
Conclusies en verbeteringen
Het huidige juridische construct van 3 stichtingen (koepel en 2 werkstichtingen) staat niet toe de vermogensopbouw binnen de 3 stichtingen te consolideren. Een en ander zou echter gezien vanuit het perspectief van de gemeente wenselijk kunnen zijn, als daarmee SUOG als koepelstichting haar financiële verplichtingen aan de gemeente (afdracht van jaarlijkse vordering en eventuele meeropbrengst bovenop EUR 400.000) kan nakomen.
Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Om een eventuele nadelige financiële situatie voor de gemeente te willen voorkomen, mocht zich dit reëel kunnen voordoen, dan bestaan daarvoor 2 oplossingsrichtingen: 1. binnen de Akte van oprichting (art. 4) het vaststellen van een plafondbedrag voor het niet bovenmatig mogen opbouwen van vermogen binnen de werkstichtingen, 2. dan wel alles binnen 1 stichting onderbrengen (met behoud van merknamen EHV 365 en EHV 247). Deze laatste keuzemogelijkheid kan ook nog omwille van efficiencyredenen wenselijk zijn (onderdeel externe onderzoeksopdracht).
2C – Optimaal verloop geldstromen ‘Lopen op basis van de huidige juridische vorm de geldstromen optimaal of kan dit beter?’ Volgens de OVO heeft SUOG de bevoegdheid om de reclame-inkomsten te innen o.b.v. de door de gemeente afgesloten concessieovereenkomsten. Deze concessieovereenkomsten zijn daarom in eigendom overgedragen aan SUOG. Daarbij werd uitgegaan van jaarlijkse bruto inkomsten van € 3.900.000 excl. BTW (naast jaarlijkse indexatie). Van dit bedrag heeft de gemeente voor de eerste 4 jaar een bedrag van € 2.934.120 gegarandeerd om te mogen besteden aan citymarketing maatschappelijke diensten. Een en ander is gebaseerd op de uitgavenstructuur van SEM. Met deze in principe 100% dekkingsgarantie vanuit de gemeente is tevens ook vanzelf gewaarborgd dat voldaan wordt aan het Merendeelcriterium (zie hiervoor beschreven oprichtingskader SUOG). Met bovengenoemde inkomstenstructuur en de daarbij aan SUOG afgegeven inkomstengarantie, is in theorie een optimale geldstroom gewaarborgd. Bovenop de hiervoor genoemde inkomsten van SUOG is er aanvullend nog sprake van incidentele financiering vanuit door de gemeente opgedragen extra opdrachten, waaronder bijvoorbeeld huldiging PSV, vuurwerkshow ed. Aanvullende opdrachten aan EHV247 worden grotendeels incidenteel gedekt uit de Reserve Citymarketing.
Deze reserve wordt gevormd uit meeropbrengsten toeristenbelasting met de bedoeling de middelen in te zetten t.b.v. incidentele activiteiten en investeringen op het gebied van citymarketing, evenementen, recreatie en toerisme. Overigens laat het Merendeelcriterium toe om eventueel 20% van de omzet te halen uit commerciële activiteiten in opdracht van derden (‘markt’).
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
3/5
23
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding
Resultaten onderzoeksvraag 2
2D – Juridische structuur
De praktijk laat echter een compleet ander beeld zien. Het tempo waarmee de concessieovereenkomsten zich door de concessiepartners laten uitrollen wordt gekenmerkt door een vrij lange doorlooptijd i.v.m. de vergunning-afgifte. Hiermee is aan de voorkant geen rekening gehouden. Dit betekent dat hierdoor de tijdigheid en volledigheid van de inkomsten van SUOG vervolgens in geding is geraakt.
‘Hoe werkbaar is in de praktijk de juridische structuur gebleken dan wel toegepast bij de realisatie van de opdracht?’
Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1 Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2
Binnen de gemaakte afspraken in de OVO ontbreekt momenteel de mogelijkheid om zo nodig de achterblijvende inkomstenstroom te ondervangen vanuit anderszins door de gemeente beschikbaar te stellen middelen.
Onder de uitwerking van onderzoeksvraag 2C is al opgemerkt dat met de uitrol van de concessieovereenkomsten de nodige ‘vertraging’ is ontstaan als gevolg van de bijkomstige vergunningprocedure. Hierop is met name de volgende wet- en regelgeving van toepassing: •
Het om bovengenoemde redenen ontstane financiële tekort bij SUOG gaf aanleiding om vanuit de gemeente acute maatregelen te treffen. Dit is gebeurd in de vorm van het verstrekken van een rekening courant krediet. (zie hieronder deelvraag 2D, voor een verdere toelichting hierop).
o APV: biedt regels voor het plaatsen en het gebruik van reclameobjecten in de openbare ruimte zolang e.e.a. nog niet is geborgd binnen het Omgevingsplan o Handboek kabels en leidingen (als aanvullend bedoeld op het Omgevingsplan). Nieuw handboek gepland in Q3-2025.
Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen
Voor een nadere uitwerking van deze ontstane financiële situatie bij SUOG, en hoe dit wellicht ook om een wijziging van de juridische-financiële vraagt, zie onderzoeksvraag 3.
Bijlagen
Conclusies en verbeteringen
Bijlagen
2C
Op basis van de huidige juridische structuur lopen de geldstromen niet optimaal. De huidige juridische structuur gaat uit van volledige realisatie van reclame-inkomsten en koppelt hieraan de garantie vanuit de gemeente een jaarlijkse bijdrage van maximaal € 2.900.000 voor het uitvoeren van de opgedragen taakstelling van de werkstichtingen. Daarmee is er geen garantiestelling voor de dekking van de kosten van de koepelstichting (o.a. kosten directie en vordering gemeente). Omdat de praktijk laat zien dat de inkomsten sterk achterblijven kan geconcludeerd worden dat in financieel opzicht de juridische structuur onvoldoende robuust is om de continuïteit van een tijdige en volledige inkomstenstroom voor SUOG optimaal te kunnen garanderen. Hierop is destijds ambtelijk juridisch-financieel onvoldoende adequaat geadviseerd. Zie voor een verdere uitwerking, inclusief verbetermaatregelen, hieronder 2D en onderzoeksvraag 3.
Omgevingswet – biedt verplichting van opstellen Omgevingsplan, bedoeld als kader voor vergunningverlening m.b.t. plaatsing en gebruik van reclameobjecten
•
Handboek verkeersbereikbaarheid CROW 96B
Nader onderzoek naar de uitvoeringspraktijk van de uitrol van de concessieovereenkomsten heeft duidelijk gemaakt dat E&C, samen met Openbare Ruimte en Inkoop, aan de voorkant geen goed beeld hadden van de complexiteit en de doorlooptijden van het vergunning-traject bij de uitrol van de concessieovereenkomsten. Men had er geen weet van dat binnen de gemeente Eindhoven, naast de Omgevingswet, sprake was van ‘vergunning gebruik Openbare Ruimte’ (APV), waarbij diverse loketten en specialismen betrokken zijn. Een feit is dat voor de vergunning afgifte een (te) lange doorlooptijd geldt met daardoor voor SUOG flinke inkomstenderving als gevolg, sowieso voor het eerste jaar van de overeenkomst. Deze situatie is uiteindelijk ook bestuurlijk onderkend, vandaar dat de gemeente in 2024 de APV hierop heeft aangepast (B&W besluit 312-2024). Deze aanpassing impliceerde o.a. het verlenen van ontheffing op het moeten indienen van een APV-vergunning.
Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
4/5
24
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer
Resultaten onderzoeksvraag 2
Inhoud
Conclusies en verbeteringen
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader Resultaten
Resultaten Onderzoeksvraag 1
Onderzoeksvraag 1
Hiermee kon (2 jaar na oprichting) de plaatsing van reclameobjecten worden versneld. Intussen zijn 162 van de 170 vrije reclame vitrines geplaatst, maar zijn er 113 reclame vitrines nog niet voorzien van stroom. Ten tijde van dit onderzoek waren er 49 vitrines voorzien van elektriciteit en dus gebruiksklaar. En hier bovenop zouden momenteel nog maar 5 nieuwe aanvragen zijn ingediend om te mogen aansluiten op de elektra. Voor de aanleg van bekabeling geldt dat dit tot 25 meter vergunning-vrij is, d.w.z. met dan alleen een meldingsplicht. Bij meer dan 25 meter moet een vergunning worden aangevraagd. Ook hierdoor blijven inkomsten achter op de raming. Ook bij deze aanvragen zou geregeld sprake zijn van vertraging.
2D
Hiervoor onder deelvraag C is al geconcludeerd dat het financiële construct van SUOG onvoldoende robuust is om de inkomstenderving van SUOG op te vangen als gevolg van het relatief lange vergunningstraject bij de uitrol van de concessieovereenkomsten. De verdieping bij deze deelvraag op de prakrijk van het vergunningverleningsproces heeft als aanvullende conclusies opgeleverd dat:
•
•
Onderzoeksvraag 2
Onderzoeksvraag 2 Onderzoeksvraag 3
Onderzoeksvraag 3 Aanbevelingen
Aanbevelingen Bijlagen
Bijlagen
Wel is aangegeven dat Enexis gemiddeld zo'n 6 maanden nodig heeft om een aansluiting te realiseren. Naast dat er vergunningvrij geplaatst mag worden speelt nog wel dat volgens artikel 2 van het aanwijzingsbesluit onder meer voldaan moet worden aan eisen omtrent verkeersveiligheid. Hoe hieraan invulling gegeven moet worden geeft in de praktijk blijkbaar discussie, hetgeen nog steeds een vertragende factor is.
zowel de gemeente (Economie en Cultuur, E&C), alsook SUOG, beperkt inzicht hebben in het feitelijk verloop van het vergunningverleningsproces rond de afgesloten concessies. Feit is dat SUOG hier voortdurend proactief informatie over probeert te verzamelen. Dit beperkte inzicht heeft consequenties op de financiële informatieverstrekking (kwaliteit prognoses). bij de gemeente (Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving, IVTH) is het vergunningsproces inmiddels vereenvoudigd (versneld door vergunningvrij op basis van aanpassing APV) en is er een aanspreekpunt benoemd. Echter, de praktijk laat nog een ander beeld zien qua uitrol, hetgeen blijkbaar te maken heeft met het voldoen aan de voorwaarden van verkeersveiligheid.
Uit bovenstaande conclusies volgen onderstaande verbetermaatregelen • •
er is een verbeterslag nodig m.b.t. de informatie-uitwisseling om daarmee ook tot betere (gedetailleerd en actueel) financiële informatieverstrekking, waaronder financiële prognoses, te kunnen komen. de verzorging van de juridische - en control rol vanuit de gemeente in de samenwerking met SUOG vraagt om een versterking; zoals ook reeds naar voren is gekomen bij de beantwoording van de onderzoeksvragen: o 1, als het gaat om de formele borging van de informatie-uitwisseling tussen SUOG en gemeente (hetgeen mogelijk breder geldt in relatie tot vergelijkbare strategische partners van de gemeente, welke volgens het huidige gemeentelijke beleid niet tot de “verbonden partijen” worden gerekend, terwijl die voor de gemeente een verhoogd financieel risico kunnen betekenen. De gemeente hanteert momenteel namelijk een ‘enge’ definitie van verbonden partijen). o 2A de borging van een robuust juridisch – financieel construct m.b.t. SUOG. Caret naar links met effen opvulling
Audit & Toetsing – Evaluatieonderzoek SUOG – Augustus 2025
Informatie met effen opvulling
Introductiepagina met effen opvulling
Caret naar rechts met effen opvulling
5/5
25
Resultaten Leeswijzer
Leeswijzer Inhoud
Inhoud Inleiding
Inleiding Oprichtingskader
Oprichtingskader
Resultaten onderzoeksvraag 3 3A – Geldstromen van en naar SUOG ‘Hoe lopen de geldstromen van en naar de stichting SUOG en hoe lopen de geldstromen tussen de stichtingen onderling?’ In de figuur hiernaast wordt schematisch weergegeven hoe bij de oprichting van SUOG de geldstromen zijn ingeschat op basis van de business-case. Daarbij kan onderscheid gemaakt worden tussen ‘gegarandeerde geldstromen’ en geldstromen die ‘in potentie aanwezig’ zijn.