Document · PDF

Bijlage 3 - Frauderisicotabel 2025

Raadsvergadering 25 november 2025, gemeente EindhovenBij agendapunt: Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid13.340 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Nr

Onderwerp

Scope Frauderisico

Intern OF Extern (incl. risico's op Misbruik

Belangrijkste controledoelstellingen

Aard (Laag, Midden, Hoog)

1.1

Algemene frauderisico's

Diefstal, oneigenlijk gebruik van middelen door personeel of dat bezittingen onrechtmatig worden onttrokken aan de gemeente.

Intern

Volledigheid, afgrenzing

Laag

gezien de aard van de middelen aanwezig bij de gemeente. Het betreffen geen diefstalgevoelige objecten. Kas/kluisgeld zeer beperkt, zie 'Kasgeld'.

Laag

gezien de aard van de middelen aanwezig bij de gemeente. Het betreffen geen diefstalgevoelige objecten. Kas/kluisgeld zeer beperkt, zie 'Kasgeld'.

Laag

gezien de aard van de middelen aanwezig bij de Nee gemeente. Het betreffen geen objecten die makkelijk te onttrekken zijn en/of diefstalgevoelig zijn.

1.2

Algemene frauderisico's

Doorbreken interne beheersing door medewerkers danwel het management

Intern

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, bestaan, rechten & verplichtingen, waardering

Hoog

betreft een verplicht significant (fraude) risico. In aard verhoogd risico, bestaande interne beheersingsomgeving kan worden doorbroken door management, maar ook door andere medewerkers.

Hoog

betreft een verplicht significant (fraude) risico.

Hoog

betreft een verplicht significant (fraude) risico. De omvang van de fraude is afhankelijk van de omstandigheden. In geval van een fraudegeval kan de omvang wel materieel zijn.

2.1

Memoriaalboekingen

Het risico dat memoriaalboekingen bewust niet juist, tijdig of volledig worden geautoriseerd en verwerkt, teneinde van maskeren van oneigenlijke handelingen.

Intern

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, bestaan, rechten & verplichtingen, waardering

Midden

er zijn routinematige en niet routine matige type memoriaalboekingen bij de gemeente aanwezig.

Hoog

memoriaalboekingen zijn op basis van aard geschikt om te gebruiken om verantwoordingen te manipuleren (daarnaast grote hoeveelheid memoriaalboekingen in veel verschillende soorten).

Hoog

op basis van de mogelijkheden die vele gebruikers hebben kunnen deze aanpassingen materieel zijn.

2.2

Memoriaalboekingen

Het risico dat onrechtmatige handelingen door Intern het oneigenlijk gebruik van tussenrekeningen wordt gemaskeerd.

juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen, bestaan

Hoog

door het hoge aantal tussenrekeningen en de variatie Midden aan boekingen die erop plaats kunnen vinden is het frauderisico hoog.

in opzet analyse op tussenrekeningen bij het maandelijks afsluiten, echter blijven grote positieve en negatieve bedragen mogelijk buiten ogenschouw indien enkel de saldi geanalyseerd worden.

Midden eindsaldo (gesaldeerd) vaak niet materieel. Via Ja

3.1

Het risico dat in de (externe) verslaggeving / Intern Financiele verslaglegging/financieel Ja afsluitproces (interne) budgetten bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, bestaan, rechten & verplichtingen, waardering

Hoog

ingegeven door politieke druk en eventueel gedane toezeggingen.

Midden

in aard veel budgethouders/gedecentraliseerde bevoegdheden.

Midden op basis van de mogelijkheden die vele

4.1

Het risico dat het netwerk en/of applicaties Intern IT Infrastructuur en informatiebeveiliging Ja voor onbevoegde medewerkers toegankelijk is en/of dat onbevoegde medewerkers wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/ of de applicaties waardoor bewust onrechtmatige handelingen verricht kunnen worden. Het risico dat derden onbevoegd toegang Extern IT Infrastructuur en informatiebeveiliging Ja verkrijgen tot het netwerk, applicaties en/of (persoons)gegevens van de gemeente, bijv. d.m.v. hacking, fishing, e.d.

rechten en verplichtingen Hoog

uitgebreid IT landschap met complexe applicatie en beheersomgeving.

Midden

uitgebreid IT landschap met complexe applicatie en Hoog beheersomgeving. Anderzijds hebben de logging van mutaties in systemen en de aanvraagprocedures m.b.t. rechten in applicaties een preventieve werking.

wijzigingen kunnen een materiële impact veroorzaken.

Uitdiensttreders Medewerkers I&B

rechten en verplichtingen Hoog

uitgebreid IT landschap met complexe applicatie en beheersomgeving.

Midden

wijzigingen kunnen een materiële impact veroorzaken.

Uitdiensttreders Medewerkers I&B

4.3

Het risico dat vergaande bevoegdheden Intern IT Infrastructuur en informatiebeveiliging Ja (superuser-rechten) worden gebruikt om onrechtmatige handelingen te maskeren en/of interne beheersmaatregelen te doorbreken.

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, bestaan, rechten & verplichtingen, waardering

Hoog

uitgebreid IT landschap met complexe applicatie en beheersomgeving.

Hoog

op basis van aard en omvang IT landschap en eerdere uitkomsten inzake informatiebeveiliging.

Hoog

wijzigingen kunnen een materiële impact veroorzaken.

Superusers

5.1

Inkomende geldstromen

Risico dat opbrengstverantwoording van inkomende subsidies wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Intern

Afgrenzing

Hoog

de opbrengsten uit inkomende subsidies komen voort Hoog uit diverse subsidieregelingen. Deze regelgevingen kennen alle hun eigen regels ten aanzien van voorwaarden om de subsidie te krijgen en wat onder de subsidiabele kosten geschaard kan worden. Daarnaast bestaat de vraag welk deel van de subsidie gerealiseerd is en derhalve als bate kan worden beschouwd. Op basis van de IV3 matrix is zeer specifiek aan te geven welke rekeningen vallen onder de inkomende subsidies. Echter zijn verschillende afdelingen en mensen binnen de organisatie hierbij betrokken. Door de complexiteit schatten we het in als een hoog risico.

de kans op een bewuste fout ten aanzien van de volledigheid Midden en/of juistheid van de verantwoording in de jaarrekening is significant. Dit doordat subsidies niet volledig worden verantwoord doordat niet alle kosten worden verantwoord of dat er juist te veel kosten worden opgevoerd doordat er niet subsidiabele kosten worden opgevoerd. Naast subsidiabele kosten kan het ook zo zijn dat andere gemaakte afspraken niet gerealiseerd zijn. Ook de kans op verschuiving (afgrenzing) in de verantwoording is groot. Dit door het verschuiven van de subsidie naar een andere periode leidt tot meer budget in deze periode. Daarmee gaat het vooral om de juistheid van de inkomende subsidies.

de omvang van de inkomende subsidies verschilt per subsidie. Echter alles bij elkaar is de totale omvang significant voor de jaarrekening van de gemeente.

Sectorhoofden Projectbeheersers / subsidieaanvragers Medewerker FAO

-Functiescheiding tussen aanvragen, uitvoeren en verantwoorden subsidie enerzijds (nl. binnen de sector), en verwerken bankontvangsten / volgen subsidies anderzijds (door medewerker FAO); - Collegiale toets op verantwoording baten en lasten en de bepaling van de bijgehorende transitorische balanspost.

5.2

Inkomende geldstromen

Risico dat opbrengstverantwoording van inkomende subsidies niet worden verantwoord

Intern

Volledigheid

Hoog

De opbrengsten uit inkomende subsidies komen Laag voort uit diverse subsidieregelingen. Deze regelgevingen kennen alle hun eigen regels ten aanzien van voorwaarden om de subsidie te krijgen en wat onder de subsidiabele kosten geschaard kan worden. Daarnaast bestaat de vraag welk deel van de subsidie gerealiseerd is en derhalve als bate kan worden beschouwd. Op basis van de IV3 matrix is zeer specifiek aan te geven welke rekeningen vallen onder de inkomende subsidies. Echter zijn verschillende afdelingen en mensen binnen de organisatie hierbij betrokken. Door de complexiteit schatten we het in als een hoog risico.

Meerdere partijen binnen gemeente zijn betrokken bij een individuele subsidiestroom. Externe partijen hebben belang bij het ontvangen van verantwoording en zetten hier druk op. SISA methodiek brengt daarnaast een verlaagde mogelijkeheid tot het versluieren van een niet verantwoorde subsidie.

De omvang van de inkomende subsidies verschilt per subsidie. Echter alles bij elkaar is de totale omvang significant voor de jaarrekening van de gemeente, doch zou een fraude slechts toe zien op (een) enkele subsidie(s).

Nee

5.3

Inkomende geldstromen

Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en niet als zodanig wordt verantwoord zodat subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd.

Intern

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten en verplichtingen

Hoog

de kans op een bewuste fout ten aanzien van de volledigheid Midden en/of juistheid van de verantwoording in de jaarrekening is significant. Dit doordat subsidies niet volledig worden verantwoord doordat niet alle kosten worden verantwoord of dat er juist te veel kosten worden opgevoerd doordat er niet subsidiabele kosten worden opgevoerd. Naast subsidiabele kosten kan het ook zo zijn dat andere gemaakte afspraken niet gerealiseerd zijn. Daarmee gaat het vooral om de juistheid van de inkomende subsidies.

de omvang van de inkomende subsidies verschilt per subsidie. Echter alles bij elkaar is de totale omvang significant en zijn er materiele inkomende subsidies voor de jaarrekening van de gemeente.

Projectbeheersers / subsidieaanvragers Medewerker FAO

-Functiescheiding tussen aanvragen, uitvoeren en verantwoorden subsidie enerzijds (nl. binnen de sector), en verwerken bankontvangsten / volgen subsidies anderzijds (door medewerker FAO).

& Oneigenlijk gebruik)

4.2

Aard (toelichting)

Kans (Laag, Midden, Hoog)

Kans (toelichting)

Impact Impact (Laag, (toelichting) Midden, Hoog)

(Inherent) Risico op een materiële fout? Ja/Nee 5)

tussenrekeningen kunnen echter wel materiële bedragen worden afgeletterd.

budgethouders hebben kunnen deze aanpassingen wel materieel worden.

Laag

Kwetsbare functionarissen

Interne beheersingsmaatregelen

(alleen uitgewerkt bij risico (alleen uitgewerkt bij risico op materiële fout) op materiële fout)

College Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Afdelingshoofden Superusers in applicaties Sectorhoofden Afdelingshoofden Medewerkers FAO Superusers in applicaties Sectorhoofden Afdelingshoofden Medewerkers FAO Superusers in applicaties College Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Budgethouders

zie memoriaalboekingen en verslaggevingsfraude voor nadere uitwerking van dit verplichte significante risico

- Memoriaalboekingen dienen altijd te worden gefiatteerd door een leidinggevende; - Functiescheiding tussen opstelling en verwerking van memoriaalboekingen; - Betrokkenheid meerdere functionarissen / interne controle bij schattingselementen. - Periodiek inhoudelijk beoordelen aanvullingen (wijzigingen) van tussenrekeningen (maandelijks afsluiten). - Functiescheiding tussen opstellen rapportages (Sectoren) en verzamelen/redactie (Planning & Control); - Analyse van afwijkingen ten opzichte van onder andere jaarbudgetten, kwartaalbudgetten, cumulatieve voortgang gerealiseerde kosten en prognose ontwikkelrichting. - Beveiliging netwerk, beheer netwerk. gebruikers en wachtwoordbeheer. - Toegangsbeveiliging: periodiek vaststellen dat vertrokken personeel geen toegang meer heeft tot netwerk en applicaties. - Beveiliging netwerk, beheer netwerk. gebruikers en wachtwoordbeheer. - Toegangsbeveiliging: periodiek vaststellen dat vertrokken personeel geen toegang meer heeft tot netwerk en applicaties. - Adequate logging van mutaties, ook door superusers; - Beperking van het aantal superusers en periodieke monitoring hierop.

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Nr

Onderwerp

Scope Frauderisico

Intern OF Extern (incl. risico's op Misbruik

Belangrijkste controledoelstellingen

& Oneigenlijk gebruik)

Aard (Laag, Midden, Hoog)

Aard (toelichting)

Kans (Laag, Midden, Hoog)

Kans (toelichting)

Impact Impact (Laag, (toelichting) Midden, Hoog)

(Inherent) Risico op een materiële fout? Ja/Nee 5)

Kwetsbare functionarissen

Midden

hoewel gemeentelijke bankrekeningnummers veelal bekend zijn bij de wederpartijen (overheden) blijft het risico aanwezig dat bij nieuwe (subsidie)aanvragen het verkeerde (privé) bankrekeningnummer wordt ingevuld.

Midden

er is vaak sprake van dezelfde wederpartijen (overheden) en dezelfde contactpersonen binnen de gemeente met als gevolg een risico op vertrouwdheid. Daarnaast vindt bij niet alle wederpartijen een controle plaats op juistheid bankrekeningnr.

Hoog

de omvang van de inkomende subsidies verschilt per subsidie en daarnaast is er doorgaans sprake van deelbetalingen.

Projectbeheersers / subsidieaanvragers Medewerker FAO

de omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast zijn fouten over het algemeen van vrij grote omvang.

5.4

Inkomende geldstromen

Het risico dat inkomende gelden op het verkeerde (privé) bankrekeningnummer gestort worden.

Intern

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten en verplichtingen

6.1

(EU-)Aanbesteding

Het risico dat bewust niet voor de juiste Intern aanbestedingsvorm wordt gekozen (om gunning aan bevriende partij mogelijk te maken of om versneld tot gunning te komen).

Rechten en verplichtingen Hoog

ingegeven door ondermeer politieke druk en eventueel gedane toezeggingen en/of belangenverstrengeling.

Hoog

er is sprake van complexe regelgeving die multi-interpretabel is. Daarnaast is het zo dat inkopen verspreid over de hele gemeente plaatsvinden waardoor onrechtmatige inkopen makkelijker buiten zicht kunnen blijven.

Hoog

6.2

(EU-)Aanbesteding

Het risico dat in de Intern beoordelings/gunningsprocedure de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd (om gunning aan bevriende partij mogelijk te maken, en risico op steekpenningen/omkoping).

Rechten en verplichtingen Midden

door privébelangen kunnen medewerkers geneigd zijn om bepaalde leveranciers te bevoordelen.

Laag

doorgaans zijn meerdere medewekers betrokken en nietgekozen leveranciers dienen een gemotiveerde afwijzing te ontvangen, dit heeft een preventieve werking.

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

6.3

(EU-)Aanbesteding

Het risico dat opdracht wordt verworven door Extern het onjuist of onvolledig verschaffen van informatie over bijvoorbeeld de onderneming, het product, de kredietwaardigheid of de leveringsvoorwaarden.

Rechten en verplichtingen Midden

slechts een aantal ondernemingen durft het risico te lopen dat de onjuiste en/of onvolledige informatie later aan het licht komt, met alsnog opdrachtverlies en naamschade als gevolg, bovendien weet men niet hoe goed hierop gecontroleerd wordt. De verleiding kan wel groot zijn.

Laag

slechts een aantal ondernemingen durft het risico te lopen dat Midden de onjuiste en/of onvolledige informatie later aan het licht komt, met alsnog opdrachtverlies en naamschade als gevolg

7.1

Inkoop en betalingen

Het risico dat valse facturen door ambtenaren Intern worden ingediend.

Juistheid, rechten en verplichtingen

Hoog

door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. Midden de prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

veel decentrale budgethouders, gelegenheid is beperkt.

7.2

Inkoop en betalingen

Het risico dat derden zich voordoen als een andere (vaak grote) organisatie of spookfacturen sturen, met als doel ten onrechte betalingen te ontvangen op het op de factuur opgegeven bankrekeningnummer.

Extern

Juistheid, rechten en verplichtingen

Hoog

door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. Midden de prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

7.3

Inkoop en betalingen

Het risico dat privé-uitgaven ten laste van de organisatie worden gebracht.

Intern

Juistheid, rechten en verplichtingen

Hoog

7.4

Inkoop en betalingen

Juistheid, rechten en verplichtingen

7.5

Inkoop en betalingen

Het risico dat facturen worden betaald Intern waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties (risico op steekpenningen/omkoping of belangenverstrengeling). Het risico dat facturen worden gestuurd aan Extern de organisatie waar geen tegenprestatie aan ten grondslag ligt (incl inhuur: ingehuurde medewerkers declareren meer uren dan dat ze daadwerkelijk hebben gemaakt).

7.6

Inkoop en betalingen

Het risico dat op onrechtmatige wijze gelden aan de bankrekeningen worden onttrokken bijv. door het ten onrechte muteren van bankrekeningnummers in het crediteurenstambestand.

Intern

(minder gereguleerd dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (sterk gereguleerd dus kleine kans op fraude).

het gaat hier om zowel relatief lage bedragen (minder gereguleerd dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (sterk gereguleerd dus kleine kans op fraude).

Interne beheersingsmaatregelen

(alleen uitgewerkt bij risico (alleen uitgewerkt bij risico op materiële fout) op materiële fout)

- Zichtbaar vierogenprincipe op aanvragen met toets op juistheid bankrekeningnummer (eventueel centraal belegd binnen een subsidiebureau)

Sectorhoofden - Centraal contractregister incl. Projectbeheersers verplichtingenadministratie Lead buyers - Er vindt een interne controle plaats in Medewerkers FAO overleg met de externe accountant. afd. Inkoop - Gebruik BIS formulier & gebruik Medewerkers SD bouwblokkensystematiek door afd. Inkoop & eerstelijnsorganisatie Contractmanagement

Nee

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

Budgethouders - Functiescheiding tussen muteren Medewerkers met bankrekeningnummers in het mutatierechten in het crediteurenbestand (medewerker FAO) en het crediteurenstambesta goedkeuren van inkopen nd (budgethouder/besteller). Medewerkers die - Vierogenprincipe bij bestellen van inkopen bestellingen plaatsen (besteller en goedkeurder zijn verschillende Superusers personen). - Automatische three-way-match tussen bestelling, factuur en levering incl. IBANcheck.

vanwege ingerichte controles en beheersmaatregelen is de gelegenheid beperkt, echter is de verleiding wellicht groot omdat het een vrij makkelijke vorm van externe fraude is

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. Midden de prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

veel decentrale budgethouders, gelegenheid is beperkt.

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

Budgethouders - Vierogenprincipe bij bestellen van inkopen Medewerkers met (besteller en goedkeurder zijn verschillende mutatierechten in het personen). crediteurenstambesta - Automatische three-way-match tussen nd bestelling, factuur en levering incl. IBANMedewerkers die check. bestellingen plaatsen Superusers

Hoog

door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. Midden De prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

in aard moet er een verplichting zijn. Veel decentrale budgethouders, waarbij prestatielevering in opzet minder in beleid is verankerd.

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

Budgethouders Medewerkers die bestellingen plaatsen Superusers

- Application control die vaststellen prestatielevering door besteller afdwingt. - Vierogenprincipe, collegiale toets en/of IC om te waarborgen dat onderbouwing prestatielevering voldoet aan vereisten.

Juistheid, rechten en verplichtingen

Hoog

door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. Midden De prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

in aard moet er een verplichting zijn. Veel decentrale budgethouders, waarbij prestatielevering in opzet minder in beleid is verankerd.

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

Budgethouders Medewerkers die bestellingen plaatsen Superusers

juistheid

Hoog

in aard is het verrichten van betalingen een verhoogd Hoog frauderisico/ uitgaande geldstroom.

aangezien in meerdere stappen van het proces een aanpassing in betaling kan worden verricht die mogelijk niet wordt afgedekt door een beheersingsmaatregel.

Hoog

Medewerkers FAO en - Functiescheiding tussen goedkeuring tot SD met betaalrechten betaling, klaarzetten Medewerkers met betaling en ondertekening/feitelijk betalen; mutatierechten in het - Vierogenprincipe bij muteren crediteurenstambesta bankrekeningnummers in het nd crediteurenbestand; Superusers - Functiescheiding tussen muteren bankrekeningnummers in het crediteurenbestand en het goedkeuren van betalingen.

(minder controles dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (meer controles dus kleine kans op fraude).

het kan om zeer grote bedragen gaan.

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Nr

Onderwerp

Scope Frauderisico

Intern OF Extern (incl. risico's op Misbruik

Belangrijkste controledoelstellingen

& Oneigenlijk gebruik)

Aard (toelichting)

Kans (Laag, Midden, Hoog)

Kans (toelichting)

Impact Impact (Laag, (toelichting) Midden, Hoog)

(Inherent) Risico op een materiële fout? Ja/Nee 5)

Kwetsbare functionarissen

Interne beheersingsmaatregelen

Midden het gaat hier om zowel relatief lage bedragen

Budgethouders Medewerkers die bestellingen plaatsen Superusers

Nee

- Application control die vaststellen prestatielevering door besteller afdwingt. - Collegiale toets en/of IC om te waarborgen dat onderbouwing prestatielevering voldoet aan vereisten.

(alleen uitgewerkt bij risico (alleen uitgewerkt bij risico op materiële fout) op materiële fout)

8.1

Inhuur

Het risico dat inhuurfacturen worden betaald Intern waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties

Juistheid, rechten en verplichtingen

Hoog

door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. Midden de prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

veel decentrale budgethouders, gelegenheid is beperkt.

8.2

Inhuur

Het risico dat niet-gemaakte kosten of Intern toegekende salariscomponenten worden gedeclareerd door inhuurkrachten en/ of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.

juistheid, rechten en verplichtingen

Midden

de salarislasten is in aard en opzet niet complex. Geen schattingselement, echter qua aard fraudegevoelig (persoonlijke bevoordeling met vaak geen zwart/wit beleid en gelegenheid).

Midden

de kans dat er een materiele fout is beperkt. Gelegenheid declareren van bijv kilometers en diners leidt in opzet tot verhoogd risico.

Laag

9.1

Subsidieverstrekkingen

Het risico dat (te hoge) subsidies worden Intern verstrekt danwel vastgesteld waarbij een ambtenaar of bestuurder privébelangen heeft.

juistheid, rechten & verplichtingen

Midden

betreft een kostenstroom met uiteenlopende regelingen met een groot aantal verschillende partijen.

Midden

subsidies worden veelal verstrekt aan maatschappelijke instellingen/organisaties waar diverse medewerkers betrokkenheid bij hebben.

Midden betreft kostenstroom met diverse

College Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Afdelingshoofden Medewerkers die subsidies beoordelen

-Functiescheiding tussen beoordelen en toekennen aanvraag en vaststelling subsidie; - Vierogenprincipe bij beoordelen aanvraag en vaststelling subsidie. - Screening van nieuwe subsidieaanvragers. - Tussentijdse monitoring op besteding van subsidiegelden.

9.2

Subsidieverstrekkingen

Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor subsidies in aanmerking te komen (bij toekenning en vaststelling).

juistheid, rechten & verplichtingen

Hoog

aangezien subsidies (op voorhand) uitgaan van door derde partijen verstrekte informatie. Daarnaast beperkte governance mogelijk op behalen doelstellingen en naleven subsidievoorwaarden.

Midden

subsidies worden veelal verstrekt aan maatschappelijke instellingen/organisaties waar diverse medewerkers betrokkenheid bij hebben.

Midden betreft kostenstroom met diverse

College Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Afdelingshoofden Medewerkers die subsidies beoordelen

10.1 Voorzieningen

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, waardering

Hoog

vormen van een voorziening betreft in aard een hoger risico, omvat veelal schattingselementen.

Hoog

frauderisico kans is hoog gezien schattingselement en enige mate van subjectiviteit in onderbouwing.

Hoog

het kan om zeer grote bedragen gaan.

College - Functiescheiding tussen het initieren van Directieraad een voorziening (vanuit de sector) en het Concerncontroller verwerken / verantwoorden ervan (door Sectorhoofden medewerker Control afd. P&C) Medewerker Control / afd. P&C

11.1 Grond

Het vormen van voorzieningen waar dit op Intern grond van de verslaggevingsvoorschriften anders voorgeschreven is (bijvoorbeeld concrete risico’s/claims zijn niet voorzien, of onzekere onderhoudslasten zijn wel voorzien), danwel het bewust niet vormen van een voorziening teneinde het resultaat hiermee te beïnvloeden. Het risico dat bewust de verwachte Intern (tussentijdse) winsten en/of verliezen op onderhandenwerk posities (bestaat uit grex en overige majeure projecten) niet tijdig zichtbaar worden gemaakt (verschuiving van opbrengsten).

Volledigheid, afgrenzing, waardering

Hoog

de waardering van de grondexploitaties is in aard complex vanwege de mate van schattingsonzekerheid inherent aan de prognoses in de grondexploitaties en het huidige economische klimaat. Daarnaast kan er sprake zijn van politieke druk.

Hoog

vanwege de vele schattingselementen waarmee op de verwachte resultaten gestuurd kan worden.

Hoog

de omvang van de grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening.

11.2 Grond

Intern

juistheid, rechten en verplichtingen

Laag

door tussenkomst van de beëdigd taxateur en notaris Laag worden veel zaken gemitigeerd.

door tussenkomst van de beëdigd taxateur en notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog

de omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Nee

11.3 Grond

Extern

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog

De omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Nee

juistheid, rechten en verplichtingen Volledigheid, rechten en verplichtingen

Laag

11.4 Grond

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog

De omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Nee

12.1 Gemeentefonds

Het risico dat het aankopen van grond tegen te hoge prijs plaatsvindt (risico op steekpenningen/omkoping of belangenverstrengeling) Het risico dat valse schonegrondverklaringen worden overlegd. Het risico dat verkopen van grond tegen te lage prijs plaats vindt ter bevoordeling zelf of bevriende partijen. Risico dat opbrengstverantwoording van gemeentefonds wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

College Directieraad Concerncontroller Sectorhoofd RE Senior portefeuilleadviseur grondzaken Planeconomen

Afgrenzing

Laag

de algemene uitkering wordt jaarlijks toegekend door Laag het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Over de algemene uitkering wordt periodiek via de circulaire gecommuniceerd over de hoogte van de uitkering voor de desbetreffende gemeente of provincie. De hoogte van de uitkering is afhankelijk van heel veel parameters, welke gecontroleerd worden door het CBS. De basisgegevens voor de algemene uitkering komen uit verschillende bronnen. Het CBS speelt daarin een belangrijke rol. Aangetekend moet worden dat het zeker niet uitgesloten is dat een aantal gegevens indirect van gemeenten afkomen. Daarbij is sprake van een opgave van het Rijk (derde) die de basis is voor de opbrengst. Derhalve is het risico op fraude vanuit de aard van de post laag.

de kans op een fout ten aanzien van de volledigheid van de verantwoording is klein. De opbrengst wordt verantwoord op basis van een opgave van het Rijk. De kans op verschuiving (afgrenzing) van de verantwoording is klein. Dit aangezien de uitkering van dusdanige omvang is dat deze niet weggelaten kan worden in de verantwoording. Daarnaast wordt dit meteen duidelijk door de vergelijking met de begroting en aansluiting met opgave van derde.

Hoog

dit betreft de grootste opbrengstenstroom voor Nee een gemeente.

12.2 Gemeentefonds

Juistheid, rechten en verplichtingen

Laag

Veel van de indicatoren welke invloed hebben op de algemene uitkering zijn afkomstige uit externe bronnen.

Laag

Veel van de indicatoren welke invloed hebben op de algemene Laag uitkering zijn afkomstige uit externe bronnen.

Er moeten relatief veel indicatoren worden beïnvloed teneinde te komen tot een significante impact.

Nee

13.1 Vastgoed

juistheid, rechten en verplichtingen

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog

de omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Nee

13.2 Vastgoed

Risico dat indicatoren die de algemene Intern uitkering bepalen worden beinvloed teneinde het verkrijgen van een hoger aandeel in de algemene uitkering. Het risico dat het aankopen van vastgoed Intern tegen te hoge prijs plaatsvindt (risico op steekpenningen/omkoping of belangenverstrengeling) Het risico dat valse schonegrondverklaringen Extern worden overlegd.

juistheid, rechten en verplichtingen

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog

de omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Nee

13.3 Vastgoed

Het risico dat verkopen van vastgoed tegen te Intern lage prijs plaats vindt ter bevoordeling zelf of bevriende partijen.

Volledigheid, rechten en verplichtingen

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag

Door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog

de omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Nee

Extern

Intern Intern

Aard (Laag, Midden, Hoog)

(minder controles dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (meer controles dus kleine kans op fraude). de declaratries zijn niet materieel voor de jaarrekening en bestaat daarnaast uit veel kleine posten. Wel is sprake van een politiek / afbreukrisico echter dat is voor deze frauderisicoanalyse buiten scope. transactiebedragen. Beperkt aantal materiële subsidies. Voor materiële subsidies veelal opzet procedures strikter/betreft bekende instellingen.

transactiebedragen. Beperkt aantal materiële subsidies. Voor materiële subsidies veelal opzet procedures strikter/betreft bekende instellingen.

- Onafhankelijke controle op exploitatieopzetten. - Voortgangsrapportages - Organisatie voert eigen risicoanalyse uit - Functiescheiding tussen planologen / planeconomen en berekening exploitaties.

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Nr

Onderwerp

Scope Frauderisico

Intern OF Extern (incl. risico's op Misbruik

Belangrijkste controledoelstellingen

Aard (Laag, Midden, Hoog)

14.1 Mandaatregeling

Het risico dat besluitvorming uit eigen belang Intern bewust niet volgens de geldende delegatie- en besluitregisters en/of onafhankelijk plaatsvindt. Teneinde van het onrechtmatig beinvloeden van rapportages, het beinvloeden van budgetten of het onteigenen van middelen uit de organisatie.

Rechten & verplichtingen

Laag

besluitvorming is ingebed in organisatiestructuur, functiescheiding, systemen etc. In aard niet complex en in regeling breed verspreid en bekend.

Midden

kans op frauderisico is medium op basis van eerdere bevindingen en bewaking naleving mandaatregeling blijkt dat in praktijk gelegenheid zich voor kan doen.

Midden een besluit kan een materiële impact

Nee

15.1 Fractievergoedingen

Het risico dat fractievergoedingen worden gebruikt voor oneigenlijke doeleinden.

Intern

juistheid, rechten en verplichtingen

Midden

gezien de publieke functie liggen de handelingen onder een vergrootglas.

Laag

de populatie bestaat uit veel, maar kleine transacties

Nee

16.1 Verhuuropbrengsten

Risico dat opbrengstverantwoording van huren en pachten wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Intern

Afgrenzing

Laag

door privé- en/of partijbelangen kunnen raadsleden de fractievergoedingen inzetten voor onbedoelde doeleinden. de huuropbrengsten en opbrengsten uit erfpacht komen voort uit de gemaakte afspraken met huurders. De gemeente is eigenaar van de grond en/of gebouw. De opbrengsten per jaar zijn contractueel vastgelegd en bevatten hooguit indexatieclausules, waardoor het effect van verschuiving van opbrengsten gering is.

Laag

het sturen op opbrengsten wordt beperkt door de gesloten contracten en de vastlegging hiervan in een contractenregister. Het sturen in de afgrenzing wordt beheerst doordat in de contracten de huurtermijnen zijn overeengekomen en doordat er vooraf huur en erfpacht wordt geïnd.

Laag

de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten Nee zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

16.2 Verhuuropbrengsten

Het risico dat de ruimte illegaal wordt doorverhuurd en of de ruimte oneigenlijk wordt gebruikt.

Extern

juistheid, rechten en verplichtingen

Midden

doordat volledige controle van het gebruik niet mogelijk is, zal er altijd een risico zijn dat de ruimte niet gebruikt wordt zoals contractueel vastgelegd

Midden

door gebrek aan (integrale) controle is het mogelijk om de ruimte oneigenlijk te gebruiken of illegaal door te verhuren

Laag

de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten Nee zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

16.3 Verhuuropbrengsten

Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord teineinde het meerdere privé te onttrekken.

Intern

Volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen

Midden

de huuropbrengsten en opbrengsten uit erfpacht Midden komen voort uit de gemaakte afspraken met huurders. Er bestaat wel een frauderisico bij huur/erfpacht aan kennissen, collega's en/of naasten.

een bevoegde persoon zou ten onterechte te lage huur/erfpachtcanon kunnen accepteren/verantwoorden.

Laag

de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten Nee zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

16.4 Verhuuropbrengsten

Het risico dat gebruik wordt gemaakt van Extern accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) wordt betaald.

Volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen

Midden

doordat volledige controle van het gebruik niet mogelijk is, zal er altijd een risico zijn dat de accommodatie wordt gebruikt zonder dat hiervoor wordt betaald

Midden

door gebrek aan (integrale) controle is het mogelijk om de accommodatie te gebruiken zonder hiervoor te betalen

Laag

de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten Nee zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

17.1 Sport

Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord teineinde het meerdere privé te onttrekken.

Intern

Volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen

Midden

de huuropbrengsten en opbrengsten uit erfpacht Midden komen voort uit de gemaakte afspraken met huurders. Er bestaat wel een frauderisico bij huur/erfpacht aan kennissen, collega's en/of naasten.

een bevoegde persoon zou ten onterechte te lage huur/erfpachtcanon kunnen accepteren/verantwoorden.

Laag

de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten Nee zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

17.2 Sport

Het risico dat gebruik wordt gemaakt van Extern accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) wordt betaald.

Volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen

Midden

doordat volledige controle van het gebruik niet mogelijk is, zal er altijd een risico zijn dat de sportaccommodatie wordt gebruikt zonder dat hiervoor wordt betaald

Midden

door gebrek aan (integrale) controle is het mogelijk om de sportaccommodatie te gebruiken zonder hiervoor te betalen

Laag

de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten Nee zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

18.1 WMO/Jeugd

Het risico dat onterechte Jeugd- of WmoIntern producten worden toegekend (ZIN of PGB), bijv. aan een ambtenaar zelf of een bevriende persoon.

Juistheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen

Hoog

Jeugd en WMO is in opzet en aard een complexe post met veel vrijheden voor gemeentes (vanwege de decentralisaties), die bij gemeentes nog steeds tot beheersingsissues leidt. Daarnaast kan mogelijk misbruik gemaakt worden van sociaal zwakke cliënten (bijv. het laten tekenen voor bepaalde zaken). PGB is in aard fraudegevoelig (verstrekking liquide middelen / budget).

Midden

een bevoegde persoon zou ten onterechte een Jeugd- of Wmo- Laag product kunnen toekennen.

op basis van omvang van een Jeugd- of Wmoproduct.

Nee

18.2 WMO/Jeugd

Het risico dat onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen of te blijven.

Extern

Juistheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen

Hoog

Midden

een bevoegde persoon zou ten onterechte een Jeugd- of Wmo- Laag product kunnen toekennen op basis van deze foutieve informatie

op basis van omvang van een Jeugd- of Wmoproduct.

Nee

18.3 WMO/Jeugd

Het risico dat Jeugd of WMO- producten worden vergoed aan de zorgverstrekker waar geen tegenprestatie voor geleverd is.

Intern

Juistheid, rechten & verplichtingen.

Hoog

Prestatielevering vindt plaats buiten gemeente en is hierdoor moeilijk waarneembaar.

Laag

Wijd verspreide leveranciers en Ja zorgbehoevenden, hierdoor is grote impact niet waarschijnlijk.

18.4 WMO/Jeugd

Het risico dat PGB wordt uitgenut door een budgethouder zonder dat daarvoor een tegenprestatie tegenover staat.

Extern

Juistheid, rechten & verplichtingen.

Midden

Hoog

Prestatielevering vindt plaats buiten gemeente en is hierdoor moeilijk waarneembaar.

Laag

Wijd verspreide leveranciers en Nee zorgbehoevenden, hierdoor is grote impact niet waarschijnlijk.

19.1 Treasury

Het risico dat het aantrekken/verstrekken van Intern leningen niet onafhankelijk plaatsvindt uit privébelang / voor een bevriend persoon.

juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan, waardering

Laag

in aard is het proces niet complex om via een standaard overeenkomst een lening/derivaat aan te trekken.

Laag

kans is bemoeilijkt door landelijke regelgeving gericht FIDO/RUDDO en beperkte contactpersonen bank (identiteit check).

Hoog

leningen betreft veelal materiële bedragen.

& Oneigenlijk gebruik)

Aard (toelichting)

Kans (Laag, Midden, Hoog)

Kans (toelichting)

Impact Impact (Laag, (toelichting) Midden, Hoog)

(Inherent) Risico op een materiële fout? Ja/Nee 5)

veroorzaken.

Nee

Kwetsbare functionarissen

Interne beheersingsmaatregelen

(alleen uitgewerkt bij risico (alleen uitgewerkt bij risico op materiële fout) op materiële fout)

Budgethouders Medewerkers welke relaties met zorgaanbieders beheren. Medewerkers die vaststellingen van zorgverantwoordinge n beoordelen

- Aansluiting met productieverantwoordingen. - Uitvoering cliëntenervaringsonderzoeken - Materiële controles

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Nr

Onderwerp

Scope Frauderisico

Intern OF Extern (incl. risico's op Misbruik

Belangrijkste controledoelstellingen

Aard (Laag, Midden, Hoog)

19.2 Treasury

Risico dat opbrengstverantwoording van rente Intern wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Afgrenzing

Laag

de renteopbrengsten komen voort uit de Laag bankrekeningen en uitzettingen van de gemeente. Hieraan liggen voor de bankrekeningen de rentes vast in de voorwaarden van de bank en hierop kan de gemeente geen invloed hebben. Ook op overige uitzettingen zijn de rentepercentages contractueel vastgelegd en kan de gemeente tussentijds niet op sturen. De dividenden worden vastgesteld door de deelnemingen op basis van resultaat en ook dit kan niet beïnvloed worden door de gemeenten.

de gemeente kan zeer beperkt sturen op de hoogte van de Laag opbrengsten. Dit wordt bepaald door de externe partijen. Ten aanzien van de afgrenzing kan de gemeente wel sturen. Echter gaat het hier om beperkte gelden per dividenduitkering, bankrekening of uitzetting en is vast te stellen door verband van vordering/schuld en de rentebate/last.

de omvang van de opbrengstenstroom geeft geen aanleiding tot een significant risico. De impact hiervan is niet materieel voor de jaarrekening.

Nee

19.3 Treasury

Het risico dat rentebaten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.

Intern

Volledigheid, afgrenzing

Laag

doordat de gemeente niet kan sturen op de hoogte van de opbrengsten. Ten aanzien van de afgrenzing kan het management wel sturen. Echter gaat het hier om beperkte gelden per dividenduitkering, bankrekening of uitzetting en is vast te stellen door verband van vordering/schuld en de rentebate/last, derhalve impact laag.

Laag

gezien bedragen niet materieel zijn voor de jaarrekening.

Nee

19.4 Treasury

Intern

Volledigheid, afgrenzing

Hoog

contant geld is per definitie fraudegevoelig.

Laag

kas/kluisgeld zeer beperkt, meer en meer digitaal.

Laag

binnen kasgeld zullen geen materiele bedragen aanwezig zijn.

Nee

20.1 Leerlingenvervoer

Het risico dat de kasontvangsten niet volledig (diefstal) en tijdig zijn (slepen) en kasuitgaven niet juist (onttrekkingen) worden verantwoord. Het risico dat leerlingenvervoer wordt toegekend aan nietrechthebbenden of de eigen bijdrage te laag geïnd, teneinde zichzelf of een bevriende partij te bevoordelen.

Intern

juistheid, rechten & verplichtingen, bestaan

Midden

er bestaat een risico op het toekennen van leerlingenvervoer aan kennissen, collega's en/of naasten. Proces niet complex.

Midden

een bevoegde persoon zou ten onterechte leerlingenvervoer kunnen toekennen.

Laag

gezien het hier gaat om individuele zaken, zal dit niet materieel zijn voor de jaarrekening.

Nee

20.2 Leerlingenvervoer

Het risico dat onjuiste of onvolledige Extern informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over leeftijd, inkomen, woonplaats e.d.) teneinde voor leerlingenvervoer in aanmerking te komen of blijven resp. waardoor een te lage eigen bijdrage wordt betaald.

juistheid, rechten & verplichtingen, bestaan

Midden

er bestaat een risico op het toekennen van leerlingenvervoer aan mensen die er eigenlijk geen recht op hebben. Proces niet complex.

Midden

een bevoegde persoon zou ten onterechte leerlingenvervoer kunnen toekennen op basis van deze foutieve informatie

Laag

gezien het hier gaat om individuele zaken, zal dit niet materieel zijn voor de jaarrekening.

Nee

21.1 Omgevingsvergunningen

Risico dat opbrengstverantwoording van omgevingsvergunning wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Afgrenzing

Laag

de leges die worden opgelegd zijn bedoeld voor de kosten om de aanvraag in behandeling te nemen. De opbrengsten komen tot stand op basis van een tarief maal de geschatte bouwkosten. Omdat het risico bestaat dat ten onrechte vergunningen worden verleend dan wel de bouwsom lager wordt vastgesteld blijft er wel een frauderisico bestaan maar niet op het gebied van afgrenzing (verschuiving van opbrengsten).

Laag

door de directe mogelijkheid tot beïnvloeding is de kans op fraude middel. Echter de kans op een materiële fout is klein. Hiervoor moeten te veel leges niet verantwoord worden. Bovendien is de soll positie redelijk te bepalen (obv aantal aanvragen).

Laag

de opbrengstenstroom bestaat uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Nee

21.2 Omgevingsvergunningen

Het risico dat de verschuldigde leges niet of te Intern laag worden opgelegd of wordt kwijtgescholden teneinde het bevoordelen van zichzelf of een bevriende partij.

Volledigheid, afgrenzing

Midden

Laag

de opbrengstenstroom bestaat uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Nee

21.3 Omgevingsvergunningen

Het risico dat geen aanvraag voor een Extern vergunning wordt ingediend, dan wel onjuiste of onvolledige informatie wordt verstrekt.

Volledigheid, afgrenzing

Midden

doordat volledige controle op vergunningaanvragen niet mogelijk is, zal er altijd een risico zijn dat gehandeld wordt zonder vergunning en de leges dus ook niet geïnd zullen worden, of een verkeerde vergunning wordt toegekend o.b.v. foutieve informatie

Midden

een bevoegde persoon zou ten onterechte of een verkeerde vergunning kunnen toekennen op basis van ontbrekende of foutieve informatie

Laag

de opbrengstenstroom bestaat uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Nee

21.4 Omgevingsvergunningen

Risico dat vergunningen worden afgegeven terwijl deze niet passen binnen geldende verorderingen, met vervolgens kick-backs richting verlenende ambtenaar.

Intern

Volledigheid en rechten & Midden verplichtingen

Omdat het risico bestaat dat ten onrechte vergunningen worden verleend dan wel de bouwsom lager wordt vastgesteld blijft er wel een frauderisico (bijv. steekpenningen) bestaan.

Laag

De opbrengstenstroom bestaat uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Nee

22.1 Parkeren

Risico dat opbrengstverantwoording van parkeeropbrengsten wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Intern

Afgrenzing

Midden

de parkeergelden worden qua tarieven vastgesteld door de gemeenteraad. Echter de opbrengsten zijn afhankelijk van het aantal auto’s, de parkeertijd per auto en de locatie van de auto. Door vaak verschillende tarieven (verschillende gebieden) en ook de parkeertijd is de nature van deze post relatief complex. Ook het onderscheid tussen parkeren op straat (parkeermeters) en parkeergarages levert verschillen op qua verantwoording. De laatste jaren wordt er steeds meer ingezet op giraal betalen (chipknip, pin, telefoon) wat het risico op fraude ten aanzien van contant geld beperkt.

Laag

Door de directe mogelijkheid tot beïnvloeding is de kans op Laag fraude middel. Echter de kans op een materiële fout is klein. Hiervoor moeten te veel leges niet verantwoord worden. Bovendien is de soll positie redelijk te bepalen (obv aantal aanvragen). de kans op fraude is beperkt. Dit komt door steeds meer giraal Laag parkeren waardoor de afgrenzing geen issue meer is. De omzet wordt de volgende dag op de rekening van de gemeente bijgeschreven. Ten aanzien van de parkeerautomaten op straat wordt gebruik gemaakt van een serviceorganisatie om deze te legen. De gemeente kan in belangrijke mate sturen op verband tussen opbrengstregistratie in de parkeermeters/betaalautomaten (IST) en de verantwoorde opbrengsten contant en giraal (SOLL) .

de parkeergelden zijn materieel voor de jaarrekening van de lokale overheid. Echter door de vele transacties betreft het een beperkte omvang per transactie.

Nee

22.2 Parkeren

Het risico dat geparkeerd wordt op plaatsen waartoe men niet geautoriseerd is en/of waarvoor men geen parkeergeld betaald.

Extern

Afgrenzing

Midden

doordat volledige controle op betaald parkeren (met name straatparkeren) niet mogelijk is, zal er altijd een risico zijn dat geparkeerd wordt op plaatsen waartoe met niet is geautoriseerd en/of geen parkeergeld heeft betaald

Midden

de parkeergelden zijn materieel voor de jaarrekening van de lokale overheid. Echter door de vele transacties betreft het een beperkte omvang per transactie.

Nee

& Oneigenlijk gebruik)

Intern

Aard (toelichting)

Kans (Laag, Midden, Hoog)

Kans (toelichting)

door gebrek aan (integrale) controle is het mogelijk om te parkeren zonder vergunning of zonder te betalen

Impact Impact (Laag, (toelichting) Midden, Hoog)

Laag

(Inherent) Risico op een materiële fout? Ja/Nee 5)

Kwetsbare functionarissen

Interne beheersingsmaatregelen

(alleen uitgewerkt bij risico (alleen uitgewerkt bij risico op materiële fout) op materiële fout)

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Nr

Onderwerp

Scope Frauderisico

Intern OF Extern (incl. risico's op Misbruik

Belangrijkste controledoelstellingen

Aard (Laag, Midden, Hoog)

22.3 Parkeren

Het risico dat bij het legen van de Intern parkeerautomaten het geld wordt verduisterd.

Volledigheid, afgrenzing

Hoog

aangezien het een contante geldstroom betreft.

Laag

22.4 Parkeren

Het risico dat een parkeerwachter geen naheffingsaanslag uitschrijft met als doel zichzelf of bevriende partijen te bevoordelen.

Volledigheid

Laag

risico op steekpenningen bij uitschrijven bekeuring is beperkt door preventieve werking beheersmaatregelen (parkeerwachters lopen routes in duo's in roulerende bezetting en afwisselende routes).

Laag

22.5 Parkeren

Het ongeoorloofd gebruik maken van (speciale Intern / van parkeerbelasting vrijgestelde) parkeerplaatsen door een medewerker of een relatie.

Rechten en verplichtingen, Midden volledigheid, juistheid

hoewel het gebruik van een speciale of van parkeerbelasting vrijgestelde parkeerplaats voor een individu voor gemak en kostenbesparing kan zorgen, gaat het niet om een heel groot voordeel waardoor de incentive beperkt is.

Laag

door sociale controle en beperkte aantal beschikbare plaatsen.

Laag

de omvang van de gedorven opbrengsten zal niet gauw materieel zijn.

Nee

22.6 Parkeren

Rechten en verplichtingen, Midden volledigheid, juistheid

Laag

door sociale controle en beperkte aantal beschikbare plaatsen.

Laag

de omvang van de gedorven opbrengsten zal niet gauw materieel zijn.

Nee

23.1 Salarissen

Het risico dat onjuiste of onvolledige Extern informatie wordt verstrekt teneinde voor een speciale en/of van parkeerbelasting vrijgestelde parkeerplaats in aanmerking te komen of blijven. Het risico dat in de personeels- en Intern salarisadministratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn.

Juistheid, rechten en verplichtingen

Laag

gezien de vele beheersmaatregelen bij derden (buiten gezichtsveld gemeente) zoals pensioenfonds en belastingdienst bestaan is dit risico laag.

Laag

de kans dat een fictieve medewerker wordt ogevoerd in de salarisadministratie is gering vanwege de preventieve werking van beheersmaatregelen binnen en buiten de gemeente (externe salarisverwerker, pensioenfonds, belanstingdienst). Opvoeren van meerdere personen is zichtbaar.

Laag

de salarislasten is materieel voor de Nee jaarrekening. Het risico op een materiële fout is echter laag omdat de post uit zoveel kleine posten bestaat dat dan sprake zou zijn van een systematische fout / opvoeren meerdere personen valt op.

23.2 Salarissen

Het risico dat in de personeels- en Intern salarisadministratie een onrechtmatige mutatie in stamdata plaatsvind waardoor een medewerker een onverdiend hogere beloning ontvangt.

Juistheid, rechten en verplichtingen

Laag

Gezien de vele beheersmaatregelen bij derden (buiten gezichtsveld gemeente) zoals pensioenfonds en belastingdienst bestaan is dit risico laag.

Laag

De kans dat een mutatie wordt opgevoerd in de salarisadministratie is gering vanwege de preventieve werking van beheersmaatregelen binnen en buiten de gemeente (externe salarisverwerker, pensioenfonds, belanstingdienst). Opvoeren van meerdere personen is zichtbaar.

Laag

De salarislasten is materieel voor de Nee jaarrekening. Het risico op een materiële fout is echter laag omdat de post uit zoveel kleine posten bestaat dat dan sprake zou zijn van een systematische fout / opvoeren meerdere personen valt op.

24.1 Personeelsdeclaraties

Het risico dat niet-gemaakte kosten of toegekende salariscomponenten worden gedeclareerd en/of het risico dat privéuitgaven worden gedeclareerd.

Intern

juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan

Midden

de salarislasten is in aard en opzet niet complex. Geen schattingselement, echter qua aard fraudegevoelig (persoonlijke bevoordeling met vaak geen zwart/wit beleid en gelegenheid).

Midden

de kans dat er een materiele fout is beperkt. Gelegenheid declareren van bijv kilometers en diners leidt in opzet tot verhoogd risico.

Laag

25.1 Begrotingsrechtmatigheid

juistheid, volledigheid, rechten & verplichtingen

Laag

de vereisten zijn vaak vastgelegd in een nota en akkoord raad is noodzakelijk, deze beperkt de handelingsvrijheid.

Laag

vanwege de preventieve werking van de functiescheiding.

Hoog

25.2 Begrotingsrechtmatigheid

juistheid, volledigheid, rechten & verplichtingen

Laag

de vereisten zijn vaak vastgelegd in een nota en akkoord raad is noodzakelijk, deze beperkt de handelingsvrijheid.

Laag

de preventieve werking van de functiescheiding heeft een mitigerend effect.

Hoog

reserves betreft een materiële post. Transacties Nee veelal materieel.

26.1 Belastingen en heffingen

Het niet inzichtelijk maken van de beklemming Intern van de reserves, waardoor een grotere bestedingsruimte aanwezig lijkt dan in werkelijkheid het geval is. Het risico dat onrechtmatige onttrekkingen Intern plaatsvinden om extra budgettaire ruimte te creëren. Risico dat opbrengstverantwoording van Intern belastingen en heffingen (riool/OZB/afvalstoffen) wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

de declaratries zijn niet materieel voor de Nee jaarrekening en bestaat daarnaast uit veel kleine posten. Wel is sprake van een politiek / afbreukrisico echter dat is voor deze frauderisicoanalyse buiten scope. reserves betreft een materiële post. Transacties Nee veelal materieel.

Afgrenzing

Laag

de opbrengsten uit gemeentelijke belastingen komen Laag voort uit enerzijds een door de gemeenteraad vastgesteld tarief en anderzijds de waardering van het object. De populatie bestaat uit voornamelijk vele kleine transacties, welke allemaal op dezelfde manier tot stand komen. Door de niet complexe aard van deze post wordt het risico op fraude op laag geschat. Ten aanzien van de hoogte van de tarieven kan organisatie deze niet wijzigen doordat deze zijn vastgesteld door de raad. Afwijkingen hiervan leidt tot bezwaren van de burger/gebruiker. De waardering van de objecten wordt bepaald door de gemeente. Echter inventariseert de Waarderingskamer twee maal per jaar de waarderingen en geeft toestemming tot het versturen van de aanslagen. Zij verstrekt over haar bevindingen een onafhankelijke rapportage. In een normale situatie komt uit deze rapportage naar voren dat er geen verhoogde risico’s aanwezig zijn voor de gemeente. Op basis van bovenstaande overwegingen schatten wij de kans op fraude laag.

wij schatten de kans op fraude bij verantwoording van opbrengsten gemeentelijke belastingen in op omdat er veel kleine transacties plaats vinden, waarbij het merendeel van de opleggingen gebeurt op basis van 1 kohier op een vaste datum. Tevens doordat de incasso grotendeels gebeuren op basis van maandelijkse termijnen is het fraude risico in afgrenzing van de opbrengst een laag risico.

Laag

de omvang de opbrengsen uit belastingen en heffingen is materieel voor de jaarrekening. Echter in aard bestaat deze post uit zeer veel kleine opbrengsten, hiervan moeten er tegelijk zeer veel fout zijn wil dat leiden tot een materiele fout.

Nee

26.2 Belastingen en heffingen

De hoeveelheid aangeboden afval verlagen d.m.v. illegaal storten van afval, misbruik containers van derden en buiten de gemeentegrens storten van afval.

Extern

Volledigheid

Laag

hoewel het op de verkeerde plaats storten van afval kostenbesparing kan zorgen, gaat het niet om een heel groot voordeel waardoor de incentive beperkt is.

Laag

door sociale controle en kans om gezien te worden

Laag

Nee

26.3 Belastingen en heffingen

Het risico dat bij een belastingaanslag op basis Intern van het hoeveelheden, de verbruiksgegevens omlaag worden bijgesteld door de ambtenaar tenijnde het verlagen van een eigen inning of van een bevriende partij.

Volledigheid

Laag

de opbrengsten uit gemeentelijke belastingen komen voort uit enerzijds een door de gemeenteraad vastgesteld tarief en anderzijds eenheden (m3, aansluiting). De populatie bestaat uit voornamelijk vele kleine transacties, welke allemaal op dezelfde manier tot stand komen. Door de niet complexe ‘nature’ van deze post wordt het risico op fraude op laag geschat. Ten aanzien van de hoogte van de tarieven kan organisatie deze niet wijzigen doordat deze zijn vastgesteld door de raad.

Laag

wij schatten de kans op fraude bij verantwoording van opbrengsten rioolheffing in op omdat er veel kleine transacties plaats vinden, waarbij het merendeel van de opleggingen gebeurt op basis van 1 kohier op een vaste datum.

Laag

de omvang van de opbrengsten uit belastingen en heffingen is materieel voor de jaarrekening. Echter in aard bestaat deze post uit zeer veel kleine opbrengsten, hiervan moeten er tegelijk zeer veel fout zijn wil dat leiden tot een materiele fout.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/15869228/1