Bijlage 3 - Frauderisicotabel 2024

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

Scope Intern frauderisico

ALG

Ja Ja

Algemene frauderisico's Diefstal, oneigenlijk gebruik van middelen door personeel of dat bezittingen onrechtmatig worden onttrokken aan de gemeente.

Ja

Doorbreken interne beheersing door medewerkers danwel het management

Ja Ja

FAO

CTRL

Impact (L,M,H)

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Ja Laag, gezien de aard van de middelen Nee aanwezig bij de gemeente. Het betreffen geen objecten die makkelijk te onttrekken zijn en/of diefstalgevoelig zijn.

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Hoog, betreft een verplicht significant Ja (fraude) risico. De omvang van de fraude is afhankelijk van de omstandigheden. In geval van een fraudegeval kan de omvang wel materieel zijn.

Wethouders Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Afdelingshoofden Superusers in applicaties

zie memoriaalboekingen en verslaggevingsfraude voor nadere uitwerking van dit verplichte significante risico

Sectorhoofden Afdelingshoofden Medewerkers FAO Superusers in applicaties

- Memoriaalboekingen dienen altijd te worden gefiatteerd door een leidinggevende; - Functiescheiding tussen opstelling en verwerking van memoriaalboekingen; - Betrokkenheid meerdere functionarissen / interne controle bij schattingselementen.

Memoriaalboekingen Het risico dat memoriaalboekingen bewust niet juist, tijdig of volledig worden geautoriseerd en verwerkt, teneinde van maskeren van oneigenlijke handelingen.

Juistheid, volledigheid, Medium, er zijn routinematige en niet afgrenzing, bestaan, routine matige type memoriaalboekingen rechten & verplichtingen, bij de gemeente aanwezig. waardering

Hoog, memoriaalboekingen zijn op basis van aard geschikt om te gebruiken om verantwoordingen te manipuleren (daarnaast grote hoeveelheid memoriaalboekingen in veel verschillende soorten).

Ja

Het risico dat onrechtmatige handelingen door het oneigenlijk gebruik van tussenrekeningen wordt gemaskeerd.

juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen, bestaan

Ja

Financiele verslaglegging/financieel afsluitproces Het risico dat in de (externe) verslaggeving / (interne) budgetten bewust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.

Medium, in opzet analyse op tussenrekeningen Medium, eindsaldo (gesaldeerd) vaak Ja bij het maandelijks afsluiten, echter blijven grote niet materieel. Via tussenrekeningen positieve en negatieve bedragen mogelijk buiten kunnen echter wel materiële ogenschouw indien enkel de saldi geanalyseerd bedragen worden afgeletterd. worden. Ja

Sectorhoofden - Periodiek inhoudelijk beoordelen Afdelingshoofden aanvullingen (wijzigingen) van Medewerkers FAO tussenrekeningen (maandelijks afsluiten). Superusers in applicaties

Juistheid, volledigheid, Hoog, ingegeven door politieke druk en afgrenzing, bestaan, eventueel gedane toezeggingen. rechten & verplichtingen, waardering

Medium, in aard veel budgethouders/gedecentraliseerde bevoegdheden.

Wethouders Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Budgethouders

- Functiescheiding tussen opstellen rapportages (Sectoren) en verzamelen/redactie (Planning & Control); - Analyse van afwijkingen ten opzichte van onder andere jaarbudgetten, kwartaalbudgetten, cumulatieve voortgang gerealiseerde kosten en prognose ontwikkelrichting.

Uitdiensttreders Medewerkers I&B

- Beveiliging netwerk, beheer netwerk. gebruikers en wachtwoordbeheer. - Toegangsbeveiliging: periodiek vaststellen dat vertrokken personeel geen toegang meer heeft tot netwerk en applicaties.

Superusers

- Adequate logging van mutaties, ook door superusers; - Beperking van het aantal superusers en periodieke monitoring hierop.

Ja Ja

Ja

IT Infrastructuur en informatiebeveiliging Het risico dat het netwerk en/of applicaties Het risico dat derden onbevoegd toegang voor onbevoegde medewerkers toegankelijk is verkrijgen tot het netwerk, applicaties en/of en/of dat onbevoegde medewerkers gegevens van de gemeente, bijv. d.m.v. wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/ of hacking, fishing, e.d. de applicaties waardoor bewust onrechtmatige handelingen verricht kunnen worden. Het risico dat vergaande bevoegdheden (superuser-rechten) worden gebruikt om onrechtmatige handelingen te maskeren en/of interne beheersmaatregelen te doorbreken. Inkomende geldstromen

Volledigheid, afgrenzing

Kans (L,M,H)

Laag, gezien de aard van de middelen aanwezig bij de gemeente. Het betreffen geen diefstalgevoelige objecten. Kas/kluisgeld zeer beperkt, zie 'Kasgeld'.

Ja

FAO

Aard (L,M,H)

Laag, gezien de aard van de middelen aanwezig bij de gemeente. Het betreffen geen diefstalgevoelige objecten. Kas/kluisgeld zeer beperkt, zie 'Kasgeld'. To discuss: Deze zal voor een deel ook voorkomen bij de subprocessen Juistheid, volledigheid, Hoog, betreft een verplicht significant afgrenzing, bestaan, (fraude) risico. In aard verhoogd risico, rechten & verplichtingen, bestaande interne beheersingsomgeving waardering kan worden doorbroken door management, maar ook door andere medewerkers.

Ja

I&B

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Hoog, door het hoge aantal tussenrekeningen en de variatie aan boekingen die erop plaats kunnen vinden is het frauderisico hoog.

Hoog, betreft een verplicht significant (fraude) risico.

rechten en verplichtingen Hoog, uitgebreid IT landschap met Medium, uitgebreid IT landschap met complexe complexe applicatie en beheersomgeving. applicatie en beheersomgeving. Anderzijds hebben de logging van mutaties in systemen en de aanvraagprocedures m.b.t. rechten in applicaties een preventieve werking.

Ja Hoog, op basis van de mogelijkheden Ja die vele gebruikers hebben kunnen deze aanpassingen materieel zijn.

Medium, op basis van de Ja mogelijkheden die vele budgethouders hebben kunnen deze aanpassingen wel materieel worden.

Medium, wijzigingen kunnen een materiële impact veroorzaken.

Juistheid, volledigheid, Hoog, uitgebreid IT landschap met Hoog, op basis van aard en omvang IT landschap Medium, wijzigingen kunnen een afgrenzing, bestaan, complexe applicatie en beheersomgeving. en eerdere uitkomsten inzake materiële impact veroorzaken. rechten & verplichtingen, informatiebeveiliging. waardering

Ja Ja

Ja

Ja

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

Scope Intern frauderisico

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

(Inherent) Kwetsbare Mogelijke interne beheersingsmaatregelen Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Ja Sectorhoofden -Functiescheiding tussen aanvragen, Projectbeheersers / uitvoeren en verantwoorden subsidie subsidieaanvragers enerzijds (nl. binnen de sector), en verwerken Medewerker FAO bankontvangsten / volgen subsidies anderzijds (door medewerker FAO); - Collegiale toets op verantwoording baten en lasten en de bepaling van de bijgehorende transitorische balanspost.

Risico dat opbrengstverantwoording van inkomende subsidies wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Afgrenzing

Hoog, de opbrengsten uit inkomende Hoog, de kans op een bewuste fout ten aanzien Medium, de omvang van de subsidies komen voort uit diverse van de volledigheid en/of juistheid van de inkomende subsidies verschilt per subsidieregelingen. Deze regelgevingen verantwoording in de jaarrekening is significant. subsidie. Echter alles bij elkaar is de kennen alle hun eigen regels ten aanzien Dit doordat subsidies niet volledig worden totale omvang significant voor de van voorwaarden om de subsidie te verantwoord doordat niet alle kosten worden jaarrekening van de gemeente. krijgen en wat onder de subsidiabele verantwoord of dat er juist te veel kosten kosten geschaard kan worden. Daarnaast worden opgevoerd doordat er niet subsidiabele bestaat de vraag welk deel van de subsidie kosten worden opgevoerd. Naast subsidiabele gerealiseerd is en derhalve als bate kan kosten kan het ook zo zijn dat andere gemaakte worden beschouwd. Op basis van de IV3 afspraken niet gerealiseerd zijn. Ook de kans op matrix is zeer specifiek aan te geven welke verschuiving (afgrenzing) in de verantwoording is rekeningen vallen onder de inkomende groot. Dit door het verschuiven van de subsidie subsidies. Echter zijn verschillende naar een andere periode leidt tot meer budget in afdelingen en mensen binnen de deze periode. Daarmee gaat het vooral om de organisatie hierbij betrokken.

Door de juistheid van de inkomende subsidies. complexiteit schatten we het in als een hoog risico.

Risico dat opbrengstverantwoording van inkomende subsidies niet worden verantwoord

Volledigheid

Hoog, de opbrengsten uit inkomende Laag, meerdere partijen binnen gemeente zijn subsidies komen voort uit diverse betrokken bij een individuele subsidiestroom. subsidieregelingen. Deze regelgevingen Externe partijen hebben belang bij het kennen alle hun eigen regels ten aanzien ontvangen van verantwoording en zetten hier van voorwaarden om de subsidie te druk op. SISA methodiek brengt daarnaast een krijgen en wat onder de subsidiabele verlaagde mogelijkeheid tot het versluieren van kosten geschaard kan worden. Daarnaast een niet verantwoorde subsidie. bestaat de vraag welk deel van de subsidie gerealiseerd is en derhalve als bate kan worden beschouwd. Op basis van de IV3 matrix is zeer specifiek aan te geven welke rekeningen vallen onder de inkomende subsidies. Echter zijn verschillende afdelingen en mensen binnen de organisatie hierbij betrokken. Door de complexiteit schatten we het in als een hoog risico.

Laag, de omvang van de inkomende subsidies verschilt per subsidie. Echter alles bij elkaar is de totale omvang significant voor de jaarrekening van de gemeente, doch zou een fraude slechts toe zien op (een) enkele subsidie(s).

Nee

Sectorhoofden Projectbeheersers / subsidieaanvragers Medewerker FAO

Ja

Het risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en niet als zodanig wordt verantwoord zodat subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd.

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten en verplichtingen, bestaan

Hoog, de opbrengsten uit inkomende subsidies komen voort uit diverse subsidieregelingen. Deze regelgevingen kennen alle hun eigen regels ten aanzien van voorwaarden om de subsidie te krijgen en wat onder de subsidiabele kosten geschaard kan worden. Door de complexiteit schatten we het in als een hoog risico.

Medium, de omvang van de inkomende subsidies verschilt per subsidie. Echter alles bij elkaar is de totale omvang significant en zijn er materiele inkomende subsidies voor de jaarrekening van de gemeente.

Ja

Projectbeheersers / -Functiescheiding tussen aanvragen, subsidieaanvragers uitvoeren en verantwoorden subsidie Medewerker FAO enerzijds (nl. binnen de sector), en verwerken bankontvangsten / volgen subsidies anderzijds (door medewerker FAO).

Ja

Het risico dat inkomende gelden op het verkeerde (privé) bankrekeningnummer gestort worden.

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten en verplichtingen, bestaan

Hoog, de omvang van de inkomende Ja subsidies verschilt per subsidie en daarnaast is er doorgaans sprake van deelbetalingen.

Projectbeheersers / - Zichtbaar vierogenprincipe op aanvragen subsidieaanvragers met toets op juistheid bankrekeningnummer Medewerker FAO (eventueel centraal belegd binnen een subsidiebureau)

Ja Ja

EU-aanbesteding Het risico dat bewust niet voor de juiste aanbestedingsvorm wordt gekozen (om gunning aan bevriende partij mogelijk te maken of om versneld tot gunning te komen).

Rechten en verplichtingen Hoog, ingegeven door ondermeer politieke druk en eventueel gedane toezeggingen en/of belangenverstrengeling.

Hoog, er is sprake van complexe regelgeving die multi-interpretabel is. Daarnaast is het zo dat inkopen verspreid over de hele gemeente plaatsvinden waardoor onrechtmatige inkopen makkelijker buiten zicht kunnen blijven.

Hoog, de omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast zijn fouten over het algemeen van vrij grote omvang.

Ja

Het risico dat de selectie van leveranciers niet onafhankelijk plaatsvindt (risico op steekpenningen/omkoping)

Rechten en verplichtingen Medium, door privébelangen kunnen medewerkers geneigd zijn om bepaalde leveranciers te bevoordelen.

Laag, doorgaans zijn meerdere medewekers betrokken, dit heeft een preventieve werking.

Laag, het gaat hier om vele relatief lage bedragen die naar verwachting niet materieel zijn.

Ja

FAO

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Hoog, de kans op een bewuste fout ten aanzien van de volledigheid en/of juistheid van de verantwoording in de jaarrekening is significant. Dit doordat subsidies niet volledig worden verantwoord doordat niet alle kosten worden verantwoord of dat er juist te veel kosten worden opgevoerd doordat er niet subsidiabele kosten worden opgevoerd. Naast subsidiabele kosten kan het ook zo zijn dat andere gemaakte afspraken niet gerealiseerd zijn. Daarmee gaat het vooral om de juistheid van de inkomende subsidies. Medium, hoewel gemeentelijke Medium, er is vaak sprake van dezelfde bankrekeningnummers veelal bekend zijn wederpartijen (overheden) en dezelfde bij de wederpartijen (overheden) blijft het contactpersonen binnen de gemeente met als risico aanwezig dat bij nieuwe gevolg een risico op vertrouwdheid. Daarnaast (subsidie)aanvragen het verkeerde (privé) vindt bij niet alle wederpartijen een controle bankrekeningnummer wordt ingevuld. plaats op juistheid bankrekeningnr.

Ja Ja

Nee

Sectorhoofden - Centraal contractregister incl. Projectbeheersers verplichtingenadministratie Lead buyers - Er vindt een interne controle plaats in Medewerkers FAO - overleg met de externe accountant. afd. Inkoop - Gebruik BIS formulier & gebruik Medewerkers SD - bouwblokkensystematiek door afd. Inkoop & eerstelijnsorganisatie Contractmanageme nt

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

FAO

Scope Intern frauderisico

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

Laag, doorgaans zijn meerdere medewekers betrokken en niet-gekozen leveranciers dienen een gemotiveerde afwijzing te ontvangen, dit heeft een preventieve werking.

Medium, het gaat hier om zowel relatief lage bedragen (minder gereguleerd dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (sterk gereguleerd dus kleine kans op fraude).

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Nee

Ja

Het risico dat in de Het risico dat opdracht wordt verworven door Rechten en verplichtingen Medium, door privébelangen kunnen beoordelings/gunningsprocedure de Europese het onjuist of onvolledig verschaffen van medewerkers geneigd zijn om bepaalde en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet informatie over bijvoorbeeld de onderneming, leveranciers te bevoordelen. worden nageleefd (om gunning aan bevriende het product, de kredietwaardigheid of de partij mogelijk te maken). leveringsvoorwaarden.

Ja Ja

Inkoop en betalingen Het risico dat valse facturen door ambtenaren Het risico dat derden zich voordoen als een worden ingediend. andere (vaak grote) organisatie of spookfacturen sturen, met als doel ten onrechte betalingen te ontvangen op het op de factuur opgegeven bankrekeningnummer.

Ja

Het risico dat privé-uitgaven ten laste van de organisatie worden gebracht.

Ja

Ja

Het risico dat facturen worden betaald Het risico dat facturen worden gestuurd aan waarvoor geen overeenstemming is tussen de de organisatie waar geen tegenprestatie aan factuur en de voor de gemeente geleverde ten grondslag ligt (incl inhuur: ingehuurde prestaties (risico op medewerkers declareren meer uren dan dat steekpenningen/omkoping of ze daadwerkelijk hebben gemaakt). belangenverstrengeling). Het risico dat op onrechtmatige wijze gelden aan de bankrekeningen worden onttrokken bijv. door het ten onrechte muteren van bankrekeningnummers in het crediteurenstambestand of het aanmaken van fictieve crediteuren.

Ja

Ja

P&O

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Ja Ja

Inhuur Het risico dat inhuurfacturen worden betaald waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties

Ja

Het risico dat niet-gemaakte kosten of toegekende salariscomponenten worden gedeclareerd door inhuurkrachten en/ of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.

SD/RD/EC Ja Ja

Subsidieverstrekkingen Het risico dat (te hoge) subsidies worden Het risico dat onjuiste of onvolledige verstrekt danwel vastgesteld waarbij een informatie wordt verstrekt teneinde voor ambtenaar of bestuurder privébelangen heeft. subsidies in aanmerking te komen (bij toekenning en vaststelling).

Juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan

Hoog, door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. de prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

Medium, veel decentrale budgethouders, gelegenheid is beperkt.

juistheid

Hoog, in aard is het verrichten van betalingen een verhoogd frauderisico/ uitgaande geldstroom.

Hoog, aangezien in meerdere stappen van het proces een aanpassing in betaling kan worden verricht die mogelijk niet wordt afgedekt door een beheersingsmaatregel.

Juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan

Hoog, door digitale goedkeuring binnen inkoopproces tbv. de prestatie, zijn minder vaak achterliggende stukken aanwezig.

Medium, veel decentrale budgethouders, gelegenheid is beperkt.

juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan

Medium, de salarislasten is in aard en Medium, de kans dat er een materiele fout is opzet niet complex. Geen beperkt. Gelegenheid declareren van bijv schattingselement, echter qua aard kilometers en diners leidt in opzet tot verhoogd fraudegevoelig (persoonlijke bevoordeling risico. met vaak geen zwart/wit beleid en gelegenheid).

juistheid, rechten & verplichtingen, bestaan

Medium voor intern frauderisico, betreft Medium, subsidies worden veelal verstrekt aan een kostenstroom met uiteenlopende maatschappelijke instellingen/organisaties waar regelingen met een groot aantal diverse medewerkers betrokkenheid bij hebben. verschillende partijen. Hoog voor M&O/corona aangezien subsidies (op voorhand) uitgaan van door derde partijen verstrekte informatie. Daarnaast beperkte governance mogelijk op behalen doelstellingen en naleven subsidievoorwaarden.

Ja Medium, het gaat hier om zowel Ja relatief lage bedragen (minder controles dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (meer controles dus kleine kans op fraude).

Hoog, het kan om zeer grote bedragen gaan.

Ja

Ja Medium, het gaat hier om zowel Ja relatief lage bedragen (minder controles dus eerder kans op fraude) en hogere bedragen (meer controles dus kleine kans op fraude).

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Budgethouders - Functiescheiding tussen muteren Medewerkers met bankrekeningnummers in het mutatierechten in crediteurenbestand (medewerker FAO) en het het goedkeuren van inkopen crediteurenstambes (budgethouder/besteller). tand - Vierogenprincipe bij bestellen van inkopen Medewerkers die (besteller en goedkeurder zijn verschillende bestellingen personen). plaatsen - Automatische three-way-match tussen Superusers bestelling, factuur en levering incl. IBANcheck. Budgethouders - Vierogenprincipe bij bestellen van inkopen Medewerkers met (besteller en goedkeurder zijn verschillende mutatierechten in personen). het - Automatische three-way-match tussen crediteurenstambes bestelling, factuur en levering incl. IBANtand check. Medewerkers die bestellingen plaatsen Superusers Budgethouders - Application control die vaststellen Medewerkers die prestatielevering door besteller afdwingt. bestellingen - Collegiale toets en/of IC om te waarborgen plaatsen dat onderbouwing prestatielevering voldoet Superusers aan vereisten.

Medewerkers FAO - Functiescheiding tussen goedkeuring tot en SD met betaling, klaarzetten betaalrechten betaling en ondertekening/feitelijk betalen; Medewerkers met - Vierogenprincipe bij muteren mutatierechten in bankrekeningnummers in het het crediteurenbestand; crediteurenstambes - Functiescheiding tussen muteren tand bankrekeningnummers in het Superusers crediteurenbestand en het goedkeuren van betalingen. Budgethouders Medewerkers die bestellingen plaatsen Superusers

- Application control die vaststellen prestatielevering door besteller afdwingt. - Collegiale toets en/of IC om te waarborgen dat onderbouwing prestatielevering voldoet aan vereisten.

Wethouders Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Afdelingshoofden Medewerkers die subsidies beoordelen

-Functiescheiding tussen beoordelen en toekennen aanvraag en vaststelling subsidie; - Vierogenprincipe bij beoordelen aanvraag en vaststelling subsidie. - Screening van nieuwe subsidieaanvragers. - Tussentijdse monitoring op besteding van subsidiegelden.

Laag, de declaratries zijn niet Nee materieel voor de jaarrekening en bestaat daarnaast uit veel kleine posten. Wel is sprake van een politiek / afbreukrisico echter dat is voor deze frauderisicoanalyse buiten scope. Ja Laag tot medium, betreft Ja kostenstroom met diverse transactiebedragen. Beperkt aantal materiële subsidies. Voor materiële subsidies veelal opzet procedures strikter/betreft bekende instellingen.

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

Scope Intern frauderisico

CTR

Ja Ja

RD

Ja Ja

Ja

CTRL

VB

GRF

RD

Ja Ja

Ja Ja

Ja Ja

Ja

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Voorzieningen Het vormen van voorzieningen waar dit op grond van de verslaggevingsvoorschriften anders voorgeschreven is (bijvoorbeeld concrete risico’s/claims zijn niet voorzien, of onzekere onderhoudslasten zijn wel voorzien), danwel het bewust niet vormen van een voorziening teneinde het resultaat hiermee te beïnvloeden. Grond Het risico dat bewust de verwachte (tussentijdse) winsten en/of verliezen op onderhandenwerk posities (bestaat uit grex en overige majeure projecten) niet tijdig zichtbaar worden gemaakt (verschuiving van opbrengsten).

Het risico dat het aankopen van grond tegen te hoge prijs plaatsvindt (risico op steekpenningen/omkoping of belangenverstrengeling). Het risico dat verkopen van grond tegen te lage prijs plaats vindt ter bevoordeling zelf of bevriende partijen. Gemeentefonds Risico dat opbrengstverantwoording van gemeentefonds wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Risico dat indicatoren die de algemene uitkering bepalen worden beinvloed teneinde het verkrijgen van een hoger aandeel in de algemene uitkering. Mandaatregeling Het risico dat besluitvorming uit eigen belang bewust niet volgens de geldende delegatie- en besluitregisters en/of onafhankelijk plaatsvindt. Teneinde van het onrechtmatig beinvloeden van rapportages, het beinvloeden van budgetten of het onteigenen van middelen uit de organisatie. Fractievergoedingen Het risico dat fractievergoedingen worden gebruikt voor oneigenlijke doeleinden. Verhuuropbrengsten

Het risico dat valse schonegrondverklaringen worden overlegd.

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

Hoog, het kan om zeer grote bedragen gaan.

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Ja Ja Wethouders Directieraad Concerncontroller Sectorhoofden Medewerker Control / afd. P&C

Juistheid, volledigheid, afgrenzing, waardering

Hoog, vormen van een voorziening betreft Hoog, frauderisico kans is hoog gezien in aard een hoger risico, omvat veelal schattingselement en enige mate van schattingselementen. subjectiviteit in onderbouwing.

Volledigheid, afgrenzing, waardering

Hoog, de waardering van de grondexploitaties is in aard complex vanwege de mate van schattingsonzekerheid inherent aan de prognoses in de grondexploitaties en het huidige economische klimaat. Daarnaast kan er sprake zijn van politieke druk.

Hoog, vanwege de vele schattingselementen waarmee op de verwachte resultaten gestuurd kan worden.

juistheid, rechten en verplichtingen

Laag, door tussenkomst van notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag, door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog, de omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Volledigheid, rechten en verplichtingen

Laag, door tussenkomst van notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag, door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Afgrenzing

Laag, de algemene uitkering wordt Laag, de kans op een fout ten aanzien van de jaarlijks toegekend door het ministerie van volledigheid van de verantwoording is klein. De Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. opbrengst wordt verantwoord op basis van een Over de algemene uitkering wordt opgave van het Rijk. De kans op verschuiving periodiek via de circulaire (afgrenzing) van de verantwoording is klein. Dit gecommuniceerd over de hoogte van de aangezien de uitkering van dusdanige omvang is uitkering voor de desbetreffende dat deze niet weggelaten kan worden in de gemeente of provincie. De hoogte van de verantwoording. Daarnaast wordt dit meteen uitkering is afhankelijk van heel veel duidelijk door de vergelijking met de begroting parameters, welke gecontroleerd worden en aansluiting met opgave van derde. door het CBS. De basisgegevens voor de algemene uitkering komen uit verschillende bronnen. Het CBS speelt daarin een belangrijke rol. Aangetekend moet worden dat het zeker niet uitgesloten is dat een aantal gegevens indirect van gemeenten afkomen. Daarbij is sprake van een opgave van het Rijk (derde) die de basis is voor de opbrengst. Derhalve is het risico op fraude vanuit de aard van de post laag.

Hoog, de omvang van verkopen grond Nee en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening. Nee Hoog, dit betreft de grootste Nee opbrengstenstroom voor een gemeente.

Juistheid, rechten en verplichtingen

Laag, veel van de indicatoren welke Laag, veel van de indicatoren welke invloed Klein, er moeten relatief veel invloed hebben op de algemene uitkering hebben op de algemene uitkering zijn afkomstige indicatoren worden beïnvloed zijn afkomstige uit externe bronnen. uit externe bronnen. teneinde te komen tot een significante impact.

Rechten & verplichtingen

Laag, besluitvorming is ingebed in organisatiestructuur, functiescheiding, systemen etc. In aard niet complex en in regeling breed verspreid en bekend.

Medium, kans op frauderisico is medium op basis Medium, een besluit kan een van eerdere bevindingen en bewaking naleving materiële impact veroorzaken. mandaatregeling blijkt dat in praktijk gelegenheid zich voor kan doen.

juistheid, rechten en verplichtingen

Medium, door privébelangen kunnen raadsleden de fractievergoedingen inzetten voor onbedoelde doeleinden.

Medium, gezien de publieke functie liggen de handelingen onder een vergrootglas.

Ja Hoog, de omvang van de Ja grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening.

Laag, de populatie bestaat uit veel, maar kleine transacties

Nee

Nee

Nee Nee

Nee Nee

Nee

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

- Functiescheiding tussen het initieren van een voorziening (vanuit de sector) en het verwerken / verantwoorden ervan (door medewerker Control afd. P&C)

Wethouders - Onafhankelijke controle op Directieraad exploitatieopzetten. Concerncontroller - Voortgangsrapportages Sectorhoofd RE - Organisatie voert eigen risicoanalyse uit Senior - Aparte Raadscommissie houdt toezicht op portefeuilleadviseu de voortgang r grondzaken - Functiescheiding tussen planologen / Planeconomen planeconomen en berekening exploitaties.

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

RD

SD

Scope Intern frauderisico

Aard (L,M,H)

Laag, de huuropbrengsten en opbrengsten Laag, het sturen op opbrengsten wordt beperkt uit erfpacht komen voort uit de gemaakte door de gesloten contracten en de vastlegging afspraken met huurders. De gemeente is hiervan in een contractenregister. Het sturen in eigenaar van de grond en/of gebouw. De de afgrenzing wordt beheerst doordat in de opbrengsten per jaar zijn contractueel contracten de huurtermijnen zijn vastgelegd en bevatten hooguit overeengekomen en doordat er vooraf huur en indexatieclausules, waardoor het effect erfpacht wordt geïnd. van verschuiving van opbrengsten gering is. Medium, de huuropbrengsten en Medium, een bevoegde persoon zou ten opbrengsten uit erfpacht komen voort uit onterechte te lage huur/erfpachtcanon kunnen de gemaakte afspraken met huurders. Er accepteren/verantwoorden. bestaat wel een frauderisico bij huur/erfpacht aan kennissen, collega's en/of naasten.

Laag, de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

Het risico dat gebruik wordt gemaakt van Volledigheid, afgrenzing, accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) rechten & verplichtingen wordt betaald.

Medium, de huuropbrengsten en Medium, een bevoegde persoon zou ten opbrengsten uit erfpacht komen voort uit onterechte te lage huur/erfpachtcanon kunnen de gemaakte afspraken met huurders. Er accepteren/verantwoorden. bestaat wel een frauderisico bij huur/erfpacht aan kennissen, collega's en/of naasten.

Laag, de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

Het risico dat onjuiste of onvolledige Juistheid, afgrenzing, informatie wordt verstrekt teneinde voor een rechten & verplichtingen verstrekking in aanmerking te komen of te blijven.

Hoog, Jeugd en WMO is in opzet en aard Medium, een bevoegde persoon zou ten een complexe post met veel vrijheden onterechte een Jeugd- of Wmo-product kunnen voor gemeentes (vanwege de toekennen. decentralisaties), die bij gemeentes nog steeds tot beheersingsissues leidt. Daarnaast kan mogelijk misbruik gemaakt worden van sociaal zwakke cliënten (bijv. het laten tekenen voor bepaalde zaken). PGB is in aard fraudegevoelig (verstrekking liquide middelen / budget).

Laag, op basis van omvang van een Jeugd- of Wmo-product.

Ja

Risico dat opbrengstverantwoording van huren en pachten wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Het risico dat de ruimte illegaal wordt doorverhuurd en of de ruimte oneigenlijk wordt gebruikt.

Ja

Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord teineinde het meerdere privé te onttrekken.

Het risico dat gebruik wordt gemaakt van Volledigheid, afgrenzing, accommodaties zonder dat hiervoor (volledig) rechten & verplichtingen wordt betaald.

Ja Ja

Sport Het risico dat huuropbrengsten of erfpachtcanons niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord teineinde het meerdere privé te onttrekken.

Ja Ja

WMO/Jeugd Het risico dat onterechte Jeugd- of Wmoproducten worden toegekend (ZIN of PGB), bijv. aan een ambtenaar zelf of een bevriende persoon.

Het risico dat Jeugd of WMO- producten worden vergoed aan de zorgverstrekker waar geen tegenprestatie voor geleverd is.

CTRL

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Ja Ja

Ja

Treasury Het risico dat het aantrekken/verstrekken van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt uit privébelang / voor een bevriend persoon. Risico dat opbrengstverantwoording van rente wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Afgrenzing

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

Laag, de huuropbrengsten en erfpachtopbrengsten zijn op transactieniveau niet materieel. In zijn geheel is de opbrengstenstroom materieel voor de jaarrekening.

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Nee

Nee

Nee Nee

Nee Nee

Juistheid, rechten & verplichtingen.

Hoog, Jeugd en WMO is in opzet en aard Medium, prestatielevering vindt plaats buiten Laag, wijd verspreide leveranciers en Nee een complexe post met veel vrijheden gemeente en is hierdoor moeilijk waarneembaar. zorgbehoevenden, hierdoor is grote voor gemeentes (vanwege de impact niet waarschijnlijk. decentralisaties), die bij gemeentes nog steeds tot beheersingsissues leidt. Daarnaast kan mogelijk misbruik gemaakt worden van sociaal zwakke cliënten (bijv. het laten tekenen voor bepaalde zaken). PGB is in aard fraudegevoelig (verstrekking liquide middelen / budget).

juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan, waardering Afgrenzing

Laag, in aard is het proces niet complex Laag, kans is bemoeilijkt door landelijke Hoog, leningen betreft veelal om via een standaard overeenkomst een regelgeving gericht FIDO/RUDDO en beperkte materiële bedragen. lening/derivaat aan te trekken. contactpersonen bank (identiteit check). Laag, de renteopbrengsten komen voort Laag, de gemeente kan zeer beperkt sturen op de Laag, de omvang van de uit de bankrekeningen en uitzettingen van hoogte van de opbrengsten. Dit wordt bepaald opbrengstenstroom geeft geen de gemeente. Hieraan liggen voor de door de externe partijen. Ten aanzien van de aanleiding tot een significant risico. bankrekeningen de rentes vast in de afgrenzing kan de gemeente wel sturen. Echter De impact hiervan is niet materieel voorwaarden van de bank en hierop kan gaat het hier om beperkte gelden per voor de jaarrekening. de gemeente geen invloed hebben. Ook dividenduitkering, bankrekening of uitzetting en op overige uitzettingen zijn de is vast te stellen door verband van rentepercentages contractueel vastgelegd vordering/schuld en de rentebate/last. en kan de gemeente tussentijds niet op sturen. De dividenden worden vastgesteld door de deelnemingen op basis van resultaat en ook dit kan niet beïnvloed worden door de gemeenten.

Nee Nee

Nee

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

SD

RD

Scope Intern frauderisico

Ja

Het risico dat rentebaten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.

Volledigheid, afgrenzing

Ja

Het risico dat de kasontvangsten niet volledig (diefstal) en tijdig zijn (slepen) en kasuitgaven niet juist (onttrekkingen) worden verantwoord. Leerlingenvervoer Het risico dat leerlingenvervoer wordt toegekend aan nietrechthebbenden of de eigen bijdrage te laag geïnd, teneinde zichzelf of een bevriende partij te bevoordelen.

Volledigheid, afgrenzing

Ja Ja

Het risico dat onjuiste of onvolledige juistheid, rechten & informatie wordt verstrekt (bijvoorbeeld over verplichtingen, bestaan leeftijd, inkomen, woonplaats e.d.) teneinde voor leerlingenvervoer in aanmerking te komen of blijven resp. waardoor een te lage eigen bijdrage wordt betaald.

Ja Ja

Omgevingsvergunningen Risico dat opbrengstverantwoording van omgevingsvergunning wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Ja

Het risico dat de verschuldigde leges niet of te Het risico dat geen aanvraag voor een Volledigheid, afgrenzing laag worden opgelegd of wordt vergunning wordt ingediend, dan wel onjuiste kwijtgescholden teneinde het bevoordelen van of onvolledige informatie wordt verstrekt. zichzelf of een bevriende partij.

Risico dat vergunningen worden afgegeven terwijl deze niet passen binnen geldende verorderingen, met vervolgens kick-backs richting verlenende ambtenaar.

RD

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Ja

Parkeren

Afgrenzing

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Laag, de renteopbrengsten komen voort Laag, doordat de gemeente niet kan sturen op de Laag, gezien bedragen niet materieel Nee uit de bankrekeningen en uitzettingen van hoogte van de opbrengsten. Ten aanzien van de zijn voor de jaarrekening. de gemeente. Hieraan liggen voor de afgrenzing kan het management wel sturen. bankrekeningen de rentes vast in de Echter gaat het hier om beperkte gelden per voorwaarden van de bank en hierop kan dividenduitkering, bankrekening of uitzetting en de gemeente geen invloed hebben. Ook is vast te stellen door verband van op overige uitzettingen zijn de vordering/schuld en de rentebate/last, derhalve rentepercentages contractueel vastgelegd impact laag. en kan de gemeente tussentijds niet op sturen. De dividenden worden vastgesteld door de deelnemingen op basis van resultaat en ook dit kan niet beïnvloed worden door de gemeenten. Hoog, contant geld is per definitie fraudegevoelig.

Laag, kas/kluisgeld zeer beperkt, meer en meer digitaal.

Laag, binnen kasgeld zullen geen materiele bedragen aanwezig zijn.

Medium, er bestaat een risico op het Medium, een bevoegde persoon zou ten Laag, gezien het hier gaat om toekennen van leerlingenvervoer aan onterechte leerlingenvervoer kunnen toekennen. individuele zaken, zal dit niet kennissen, collega's en/of naasten. Proces materieel zijn voor de jaarrekening. niet complex.

Laag, de leges die worden opgelegd zijn Laag, door de directe mogelijkheid tot bedoeld voor de kosten om de aanvraag in beïnvloeding is de kans op fraude middel. Echter behandeling te nemen. De opbrengsten de kans op een materiële fout is klein. Hiervoor komen tot stand op basis van een tarief moeten te veel leges niet verantwoord worden. maal de geschatte bouwkosten. Omdat Bovendien is de soll positie redelijk te bepalen het risico bestaat dat ten onrechte (obv aantal aanvragen). vergunningen worden verleend dan wel de bouwsom lager wordt vastgesteld blijft er wel een frauderisico bestaan maar niet op het gebied van afgrenzing (verschuiving van opbrengsten).

Nee

Nee Nee

Nee Laag, de opbrengstenstroom bestaat Nee uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Medium, de leges die worden opgelegd Laag, door de directe mogelijkheid tot zijn bedoeld voor de kosten om de beïnvloeding is de kans op fraude middel. Echter aanvraag in behandeling te nemen. De de kans op een materiële fout is klein. Hiervoor opbrengsten komen tot stand op basis van moeten te veel leges niet verantwoord worden. een tarief maal de geschatte bouwkosten. Bovendien is de soll positie redelijk te bepalen Omdat het risico bestaat dat ten onrechte (obv aantal aanvragen). vergunningen worden verleend dan wel de bouwsom lager wordt vastgesteld blijft er wel een frauderisico (bijv. steekpenningen) bestaan.

Laag, de opbrengstenstroom bestaat Nee uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Volledigheid en rechten & Medium, Omdat het risico bestaat dat ten Laag, door de directe mogelijkheid tot verplichtingen onrechte vergunningen worden verleend beïnvloeding is de kans op fraude middel. Echter dan wel de bouwsom lager wordt de kans op een materiële fout is klein. Hiervoor vastgesteld blijft er wel een frauderisico moeten te veel leges niet verantwoord worden. (bijv. steekpenningen) bestaan. Bovendien is de soll positie redelijk te bepalen (obv aantal aanvragen).

Laag, de opbrengstenstroom bestaat Nee uit relatief veel kleine posten. Echter de grote projecten leiden tot relatief veel opbrengsten op basis van een beperkt aantal aanvragen.

Nee

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

Scope Intern frauderisico

P&O

CTRL

Afgrenzing

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Medium, de parkeergelden worden qua Laag, de kans op fraude is beperkt. Dit komt door Laag, de parkeergelden zijn materieel Nee tarieven vastgesteld door de steeds meer giraal parkeren waardoor de voor de jaarrekening van de lokale gemeenteraad. Echter de opbrengsten zijn afgrenzing geen issue meer is. De omzet wordt overheid. Echter door de vele afhankelijk van het aantal auto’s, de de volgende dag op de rekening van de transacties betreft het een beperkte parkeertijd per auto en de locatie van de gemeente bijgeschreven. Ten aanzien van de omvang per transactie. auto. Door vaak verschillende tarieven parkeerautomaten op straat wordt gebruik (verschillende gebieden) en ook de gemaakt van een serviceorganisatie om deze te parkeertijd is de nature van deze post legen. De gemeente kan in belangrijke mate relatief complex. Ook het onderscheid sturen op verband tussen opbrengstregistratie in tussen parkeren op straat (parkeermeters) de parkeermeters/betaalautomaten (IST) en de en parkeergarages levert verschillen op verantwoorde opbrengsten contant en giraal qua verantwoording. De laatste jaren (SOLL) . wordt er steeds meer ingezet op giraal betalen (chipknip, pin, telefoon) wat het risico op fraude ten aanzien van contant geld beperkt.

Risico dat opbrengstverantwoording van parkeeropbrengsten wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Ja

Het risico dat bij het legen van de parkeerautomaten het geld wordt verduisterd.

Volledigheid, afgrenzing

Hoog, aangezien het een contante geldstroom betreft.

Het risico dat in de personeels- en salarisadministratie een onrechtmatige mutatie in stamdata plaatsvind waardoor een medewerker een onverdiend hogere beloning ontvangt.

juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan

Laag, gezien de vele beheersmaatregelen Laag, de kans dat een mutatie wordt opgevoerd bij derden (buiten gezichtsveld gemeente) in de salarisadministratie is gering vanwege de zoals pensioenfonds en belastingdienst preventieve werking van beheersmaatregelen bestaan is dit risico laag. binnen en buiten de gemeente (externe salarisverwerker, pensioenfonds, belanstingdienst). Opvoeren van meerdere personen is zichtbaar.

Laag, de salarislasten is materieel Nee voor de jaarrekening. Het risico op een materiële fout is echter laag omdat de post uit zoveel kleine posten bestaat dat dan sprake zou zijn van een systematische fout / opvoeren meerdere personen valt op.

juistheid, rechten en verplichtingen, bestaan

Medium, de salarislasten is in aard en Medium, de kans dat er een materiele fout is opzet niet complex. Geen beperkt. Gelegenheid declareren van bijv schattingselement, echter qua aard kilometers en diners leidt in opzet tot verhoogd fraudegevoelig (persoonlijke bevoordeling risico. met vaak geen zwart/wit beleid en gelegenheid).

Nee Laag, de declaratries zijn niet Nee materieel voor de jaarrekening en bestaat daarnaast uit veel kleine posten. Wel is sprake van een politiek / afbreukrisico echter dat is voor deze frauderisicoanalyse buiten scope.

juistheid, volledigheid, rechten & verplichtingen

Laag, de vereisten zijn vaak vastgelegd in Laag, vanwege de preventieve werking van de een nota en akkoord raad is noodzakelijk, functiescheiding. deze beperkt de handelingsvrijheid.

Ja Ja

Het risico dat geparkeerd wordt op plaatsen waartoe men niet geautoriseerd is en/of waarvoor men geen parkeergeld betaald.

Aard (L,M,H)

Ja

Ja

P&O

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Laag, preventieve werking van de Laag, de omvang van de periodieke Nee beheersmaatregelen. Een periodieke vergelijk zal opbrengst (aantal dagen) niet de gemiste opbrengst direct identificeren. materieel zijn. Daarnaast externe partij betrokken bij leging waardoor er sprake is van functiescheiding / vierogenprincipe. Het risico dat een parkeerwachter geen Volledigheid Laag, risico op steekpenningen bij Laag, door preventieve werking van de Laag, geen structurele voordelen te Nee naheffingsaanslag uitschrijft met als doel uitschrijven bekeuring is beperkt door beheersmaatregelen (functiescheiding tussen behalen voor ambtenaar. Wanneer zichzelf of bevriende partijen te bevoordelen. preventieve werking beheersmaatregelen bekeuring uitschrijven door parkeerwachter en het gaat om samenspanning zullen de (parkeerwachters lopen routes in duo's in intrekken door coördinator; vierogenprincipe; bedragen niet materieel zijn. roulerende bezetting en afwisselende roulatiesysteem routes). Vergelijking op routes). parkeerwachtersniveau.

Het ongeoorloofd gebruik maken van (speciale Het risico dat onjuiste of onvolledige Rechten en verplichtingen, Medium, hoewel het gebruik van een Laag, door sociale controle en beperkte aantal Laag, de omvang van de gedorven Nee / van parkeerbelasting vrijgestelde) informatie wordt verstrekt teneinde voor een volledigheid, juistheid speciale of van parkeerbelasting beschikbare plaatsen. opbrengsten zal niet gauw materieel parkeerplaatsen door een medewerker of een speciale en/of van parkeerbelasting vrijgestelde parkeerplaats voor een zijn. relatie. vrijgestelde parkeerplaats in aanmerking te individu voor gemak en kostenbesparing komen of blijven. kan zorgen, gaat het niet om een heel groot voordeel waardoor de incentive beperkt is. Salarissen Nee Het risico dat in de personeels- en juistheid, rechten en Laag, gezien de vele beheersmaatregelen Laag, de kans dat een fictieve medewerker wordt Laag, de salarislasten is materieel Nee salarisadministratie personen zijn opgenomen verplichtingen, bestaan bij derden (buiten gezichtsveld gemeente) ogevoerd in de salarisadministratie is gering voor de jaarrekening. Het risico op die niet in dienst zijn. zoals pensioenfonds en belastingdienst vanwege de preventieve werking van een materiële fout is echter laag bestaan is dit risico laag.

beheersmaatregelen binnen en buiten de omdat de post uit zoveel kleine gemeente (externe salarisverwerker, posten bestaat dat dan sprake zou pensioenfonds, belanstingdienst). Opvoeren van zijn van een systematische fout / meerdere personen is zichtbaar. opvoeren meerdere personen valt op.

Ja Ja

Personeelsdeclaraties Het risico dat niet-gemaakte kosten of toegekende salariscomponenten worden gedeclareerd en/of het risico dat privéuitgaven worden gedeclareerd.

Ja Ja

Begrotingsrechtmatigheid Het niet inzichtelijk maken van de beklemming van de reserves, waardoor een grotere bestedingsruimte aanwezig lijkt dan in werkelijkheid het geval is.

Nee Hoog, reserves betreft een materiële Nee post. Transacties veelal materieel.

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

Scope Intern frauderisico

Ja

RD

Ja Ja

Ja

Ja

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Het risico dat onrechtmatige onttrekkingen plaatsvinden om extra budgettaire ruimte te creëren. Belastingen en heffingen Risico dat opbrengstverantwoording van De hoeveelheid aangeboden afval verlagen belastingen en heffingen d.m.v. illegaal storten van afval, misbruik (riool/OZB/afvalstoffen) wordt verantwoord in containers van derden en buiten de een onjuiste periode (verschuiving van gemeentegrens storten van afval. opbrengsten).

Afgrenzing

Het risico dat bij een belastingaanslag op basis Het risico dat de hoeveelheid resp. het soort Volledigheid van het hoeveelheden, de verbruiksgegevens afval onjuist wordt opgegeven of beïnvloed, omlaag worden bijgesteld door de ambtenaar waardoor een te laag tarief wordt betaald, dat tenijnde het verlagen van een eigen inning of afval wordt aangeboden door nietvan een bevriende partij. ingezetenen van de gemeente, dat bedrijfsafval als particulier afval wordt aangeboden, dat een niet-geregistreerde container (als vermist of gestolen geregistreerd staande container) met afval wordt aangeboden. Het risico dat bij een belastingaanslag op basis Onjuiste of onvolledige mutaties in BRP laten van de grootte van het huishouden een aanbrengen door het verstrekken van meerpersoonshuishouden wordt aangeslagen verkeerde informatie. als een éénpersoonshuishouden tenijnde het verlagen van een eigen inning of van een bevriende partij.

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Nee

Nee Laag, de opbrengsten uit gemeentelijke Laag, wij schatten de kans op fraude bij Laag, de omvang de opbrengsen uit Nee belastingen komen voort uit enerzijds een verantwoording van opbrengsten gemeentelijke belastingen en heffingen is materieel door de gemeenteraad vastgesteld tarief belastingen in op laag, omdat er veel kleine voor de jaarrekening. Echter in aard en anderzijds de waardering van het transacties plaats vinden, waarbij het merendeel bestaat deze post uit zeer veel kleine object. De populatie bestaat uit van de opleggingen gebeurt op basis van 1 kohier opbrengsten, hiervan moeten er voornamelijk vele kleine transacties, welke op een vaste datum. Tevens doordat de incasso tegelijk zeer veel fout zijn wil dat allemaal op dezelfde manier tot stand grotendeels gebeuren op basis van maandelijkse leiden tot een materiele fout. komen. Door de niet complexe aard van termijnen is het fraude risico in afgrenzing van de deze post wordt het risico op fraude op opbrengst een laag risico. laag geschat. Ten aanzien van de hoogte van de tarieven kan organisatie deze niet wijzigen doordat deze zijn vastgesteld door de raad. Afwijkingen hiervan leidt tot bezwaren van de burger/gebruiker. De waardering van de objecten wordt bepaald door de gemeente.

Echter inventariseert de Waarderingskamer twee maal per jaar de waarderingen en geeft toestemming tot het versturen van de aanslagen. Zij verstrekt over haar bevindingen een onafhankelijke rapportage. In een normale situatie komt uit deze rapportage naar voren dat er geen verhoogde risico’s aanwezig zijn voor de gemeente. Op basis van bovenstaande overwegingen schatten wij de kans op fraude laag. Laag, de opbrengsten uit gemeentelijke Laag, wij schatten de kans op fraude bij belastingen komen voort uit enerzijds een verantwoording van opbrengsten rioolheffing in door de gemeenteraad vastgesteld tarief op laag, omdat er veel kleine transacties plaats en anderzijds eenheden (m3, aansluiting). vinden, waarbij het merendeel van de De populatie bestaat uit voornamelijk vele opleggingen gebeurt op basis van 1 kohier op kleine transacties, welke allemaal op een vaste datum. dezelfde manier tot stand komen. Door de niet complexe ‘nature’ van deze post wordt het risico op fraude op laag geschat. Ten aanzien van de hoogte van de tarieven kan organisatie deze niet wijzigen doordat deze zijn vastgesteld door de raad.

Laag, de omvang van de opbrengsten Nee uit belastingen en heffingen is materieel voor de jaarrekening. Echter in aard bestaat deze post uit zeer veel kleine opbrengsten, hiervan moeten er tegelijk zeer veel fout zijn wil dat leiden tot een materiele fout.

Nee

Ja

Het risico dat objecten uit de belastingadministratie worden verwijderd of geblokkeerd tenijnde van het voorkomen van een eigen inning of van een bevriende partij.

Nee

Ja

Het risico dat een ambtenaar belastingplichtigen uit de belastingadministratie worden verwijderd tenijnde van het voorkomen van een eigen inning of van een bevriende partij. Het risico dat belastingaanslagen worden Onjuiste of onvolledige aanvragen voor kwijtgescholden / verlaagd zonder geldige kwijtschelding of vermindering indienen door redenen teneinde het behalen van persoonlijk het verstrekken van verkeerde of onvolledige voordeel en hierdoor de belastingopbrengst informatie. niet volledig is.

Nee

Het risico dat de WOZ-waarde bewust te laag in het systeem wordt geregistreerd en hierdoor de belastingopbrengst te laag is.

Nee

Ja

Ja

Nee

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

RD

SD

CTRL

Scope Intern frauderisico

Ja

Het risico dat de WOZ-waarde bewust te laag wordt vastgesteld en hierdoor de belastingopbrengst te laag is.

Ja Ja

Projectbeheersing en tijdschrijven Het risico dat bewust de verwachte (tussentijdse) winsten en/of verliezen op onderhandenwerk posities (bestaat uit grex en overige majeure projecten) niet tijdig zichtbaar worden gemaakt (verschuiving van opbrengsten).

Ja

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

(Inherent) Kwetsbare Risico op een functionarissen materiële fout? (Ja/Nee) Laag, wij schatten de kans op fraude bij Laag, de omvang van de opbrengsten Nee verantwoording van opbrengsten gemeentelijke uit belastingen en heffingen is belastingen in op laag, omdat er veel kleine materieel voor de jaarrekening. transacties plaats vinden, waarbij het merendeel Echter in aard bestaat deze post uit van de opleggingen gebeurt op basis van 1 kohier zeer veel kleine opbrengsten, hiervan op een vaste datum. moeten er tegelijk zeer veel fout zijn wil dat leiden tot een materiele fout.

Nee Hoog, de omvang van de Ja grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening.

Volledigheid

Medium, de opbrengsten uit gemeentelijke belastingen komen voort uit enerzijds een door de gemeenteraad vastgesteld tarief en anderzijds de waardering van het object. De populatie bestaat uit voornamelijk vele kleine transacties, welke allemaal op dezelfde manier tot stand komen. Taxatie is aan schattingen verbonden en meer complex, derhalve medium risico.

Volledigheid, afgrenzing, waardering

Hoog, de waardering van de grondexploitaties is in aard complex vanwege de mate van schattingsonzekerheid inherent aan de prognoses in de grondexploitaties en het huidige economische klimaat. Daarnaast kan er sprake zijn van politieke druk.

Hoog, vanwege de vele schattingselementen waarmee op de verwachte resultaten gestuurd kan worden.

Het risico dat uren niet op het juiste budget/project worden verantwoord (verschuivingsgevaar).

Afgrenzing

Hoog, ingegeven door politieke druk en eventueel gedane toezeggingen.

Ja

Het risico dat niet-gewerkte uren als werktijd worden verantwoord.

juistheid, afgrenzing, bestaan

Medium, gezien flex- en thuiswerken.

Medium, medewerkers kunnen uren verantwoorden op een beperkt aantal budgetten/projecten en vanwege betrokkenheid meerdere personen bij budget/projectverantwoording valt het op grote schaal verschuiven van uren op. Medium, de aanwezige begroting, groot voorspellend element, en oogtoezicht hebben een preventieve werking.

Laag, de populatie bestaat uit veel, maar kleine transacties.

Nee

Ja Ja

Participatiewet Het risico dat ten onrechte een uitkering en/of Het risico dat onjuiste of onvolledige Juistheid, afgrenzing, Medium, verstrekken van een uitkering Medium. Er is sprake van inrichting procedure Laag, op basis van omvang van een kapitaal wordt verstrekt aan een medewerker informatie wordt verstrekt teneinde voor een rechten & verplichtingen, omvat veel werkprocessen (hoog aantal fraudeverhaal en kwaliteitstoetsing (preventieve uitkering. zelf of een bevriende persoon. uitkering in aanmerking te komen of te blijven. bestaan transacties) en is gebaseerd op specifieke werking). Aan de andere kant is in het voorwaarden en wet-en regelgeving. toekenningsproces vaak onvoldoende Risico wordt in aard wel beperkt vanwege functiescheiding ingericht. betrokkenheid derde partij UWV/werk.nl.

Nee Nee

Ja

Het risico dat door de medewerker valse cliënten worden opgenomen in de uitkeringenadministratie.

Nee

Ja Ja

Verbonden partijen Het risico dat transacties met verbonden partijen bewust niet onafhankelijk en/of transparant plaatsvindt.

Ja

Risico dat opbrengstverantwoording van dividend wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten).

Laag, de populatie bestaat uit veel Nee verschillende budgetten en projecten.

Juistheid, afgrenzing, Medium, verstrekken van een uitkering Medium. Er is sprake van inrichting procedure Laag, op basis van omvang van een rechten & verplichtingen, omvat veel werkprocessen (hoog aantal fraudeverhaal en kwaliteitstoetsing (preventieve uitkering. bestaan transacties) waardoor opvoeren valse werking). Aan de andere kant is in het cliënt makkelijker buiten zicht kan blijven. toekenningsproces vaak onvoldoende Anderzijds is risico in aard beperkt functiescheiding ingericht. vanwege betrokkenheid derde partij UWV/werk.nl. Juistheid, volledigheid, afgrenzing, rechten & verplichtingen, bestaan

Hoog, transacties met verbonden partijen kunnen gebaseerd zijn op complexe contracten/constructies en er kan sprake zijn van belangenverstrengeling.

Laag, afspraken met verbonden partijen worden Medium, afhankelijk van omvang formeel vastgelegd, daarnaast zijn doorgaans transacties verbonden partijen is dit meerdere medewekers betrokken wat preventief voor de gemeente mogelijk van werkt. materiële impact.

Afgrenzing

Laag, de renteopbrengsten komen voort Laag, de gemeente kan zeer beperkt sturen op de Laag, de omvang van de uit de bankrekeningen en uitzettingen van hoogte van de opbrengsten. Dit wordt bepaald opbrengstenstroom geeft geen de gemeente. Hieraan liggen voor de door de externe partijen. Ten aanzien van de aanleiding tot een significant risico. bankrekeningen de rentes vast in de afgrenzing kan de gemeente wel sturen. Echter De impact hiervan is niet materieel voorwaarden van de bank en hierop kan gaat het hier om beperkte gelden per voor de jaarrekening. de gemeente geen invloed hebben. Ook dividenduitkering, bankrekening of uitzetting en op overige uitzettingen zijn de is vast te stellen door verband van rentepercentages contractueel vastgelegd vordering/schuld en de rentebate/last. en kan de gemeente tussentijds niet op sturen. De dividenden worden vastgesteld door de deelnemingen op basis van resultaat en ook dit kan niet beïnvloed worden door de gemeenten.

Nee Nee

Nee

Mogelijke interne beheersingsmaatregelen

Wethouders - Onafhankelijke controle op Directieraad exploitatieopzetten. Concerncontroller - Voortgangsrapportages Sectorhoofd RE - Organisatie voert eigen risicoanalyse uit Senior - Aparte Raadscommissie houdt toezicht op portefeuilleadviseu de voortgang r grondzaken - Functiescheiding tussen planologen / Planeconomen planeconomen en berekening exploitaties.

Frauderisicoanalyse gemeente Eindhoven Code

RD

Scope Intern frauderisico

Ja

Het risico dat dividendopbrengsten niet of te laag worden ontvangen en/of verantwoord.

Ja Ja

Vastgoed Het risico dat het aankopen van vastgoed Het risico dat valse schonegrondverklaringen tegen te hoge prijs plaatsvindt (risico op worden overlegd. steekpenningen/omkoping of belangenverstrengeling). Het risico dat verkopen van vastgoed tegen te lage prijs plaats vindt ter bevoordeling zelf of bevriende partijen. Het risico dat medewerkers, of bevriende Het risico dat personen zich in (delen van) personen op aangeven van medewerkers, zich de gemeentelijke gebouwen bevinden in gemeentelijke gebouwen bevinden waartoe waartoe zij niet geautoriseerd zijn en/of zij niet geautoriseerd zijn (leegstand). waarvoor zij geen huur betalen.

Ja

Ja

Ja

Ja

FAO

PC

Extern frauderisico (incl. risico's op Misbruik Belangrijkste & Oneigenlijk gebruik) controledoelstellingen

Aard (L,M,H)

Kans (L,M,H)

Impact (L,M,H)

juistheid, rechten en verplichtingen

Laag, door tussenkomst van de notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag, door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Hoog, de omvang van aankopen grond en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening.

Volledigheid, rechten en verplichtingen

Laag, door tussenkomst van notaris worden veel zaken gemitigeerd.

Laag, door tussenkomst van de notaris worden zaken gemitigeerd.

Volledigheid, afgrenzing

Het niet of onjuist activeren van vastgoed conform verslaggevingsvoorschriften (bijvoorbeeld al dan niet maatschappelijke functie en/of voornemen tot verkoop) teneinde de waardering van het object en het resultaat (d.m.v. afschrijvings- en kapitaallasten) hiermee te beïnvloeden. Risico dat opbrengstverantwoording van vastgoedtransacties wordt verantwoord in een onjuiste periode (verschuiving van opbrengsten). Het risico dat het verkopen van vastgoed Het risico dat onjuiste of onvolledige tegen te lage prijs plaatsvindt (risico op informatie wordt verstrekt teneinde voor een steekpenningen/omkoping of grondpositie in aanmerking te komen. belangenverstrengeling)

Volledigheid, afgrenzing, waardering

Nee Nee

Hoog, de omvang van verkopen grond Nee en vastgoed zijn mogelijk materieel voor de jaarrekening. Laag, gebouwen worden in eerste Laag, gebouwen worden in eerste instantie goed Laag, gederfde huuropbrengsten Nee instantie goed beveiligd. Gebruik valt snel beveiligd. Gebruik valt snel op. zullen niet materieel worden. op.

Volledigheid, afgrenzing, waardering

Medium, de waardering van vastgoed Laag, vanwege de preventieve werking van de betreft in aard een hoger risico, omvat functiescheiding en de (accountants)controle. veelal schattingselementen, maar deze worden deels gemitigeerd door de betrokkenheid van een beëdigd taxateur.

Hoog, het kan om zeer grote bedragen gaan.

Nee

Afgrenzing

Laag, aangezien de opbrengsten enkel Laag, relatief beperkt aantal transacties met een worden verkregen bij het passeren van de hoge individuele waarde en daardoor grote kans notariële akte, en tussenkomst van een op controle, heeft preventieve werking. beëdigd taxateur. Laag, de opbrengsten komen tot stand op Laag, de soll positie is redelijk te bepalen (obv basis van een tarief (vastgestelde aantal verkochte vierkante meters per notariële grondprijs) maal de vierkante meters of akte en taxatiewaarde). Daarnaast relatief een taxatie door een beëdigd taxateur. beperkt aantal transacties met een hoge individuele waarde en daardoor grote kans op controle, heeft preventieve werking.