Bijlage 2 - Rapport BMC 'Goed verbonden. Versterking van sturing en beheersing van verbonden partijen'

- 25 BMC, Goed verbonden

5.2 Inhoudelijke kaders Onderzoeksvraag 1 – Inhoudelijke kaders van het gemeentelijk deelnemingenbeleid (strategisch en operationeel; maatschappelijk, financieel en juridisch) en in het bijzonder: ●​ sturing op publieke doelen; ●​ toetreding nieuwe aandeelhouders, actief aandeelhouderschap; ●​ rendement en dividendbeleid (sturing en besteding). Onze adviezen zijn als volgt: Advies

Uitwerking

1.1.​

Ontwikkel voor de nieuwe bestuursperiode een strategie voor het pro-actief aangaan van verbonden partijen ten behoeve van de grote strategische opgaven van de stad.

Versterk de strategische sturing op publieke doelen

Rapporteer in de toelichting op de paragraaf verbonden partijen en de periodieke evaluatie over de bijdrage van de verbonden partijen (individueel en totale portefeuille) aan de strategische opgaven van de stad, zoals opgenomen in het bestuursakkoord en strategische beleidsdocumenten. Maak deze rapportage structureel onderwerp van de agenda van de Directieraad. Hier komen individuele verbonden partijen aan bod, alsmede het totaalbeeld en hun bijdrage aan de stad. Neem per bestuursperiode de strategische opgaven van de stad, zoals opgenomen in het bestuursakkoord en strategische beleidsdocumenten, op in de Werkinstructie en het format van de periodieke evaluatie. Voeg aan de Werkinstructie als bijlage een format toe als handreiking voor de uitwerking van een businesscase (zie bijlage 3).

- 26 BMC, Goed verbonden

Advies

Uitwerking

1.2.​

Pas in het Beleid Verbonden Partijen de toelichting op het gebruik van het afwegingskader samenwerking aan op basis van het Rli-advies Deelnemen zonder dogma’s. Zodra de VNG een nieuwe standaard heeft uitgebracht, zoals geadviseerd door de Rli, kan het afwegingskader zelf worden geactualiseerd.

Actualiseer (de toepassing van) het Afwegingskader samenwerking

Tekstvoorstel Beleid Inleiding Een samenwerking kan verschillend worden georganiseerd. Of we kiezen voor een samenwerking bepalen we met het afwegingskader samenwerking. De verschillende opties hierin zijn gelijkwaardig. Als de keuze valt op samenwerken, komt de vorm aan de orde. Aanvulling op schema in bijlage 2 van Beleid verbonden partijen: ‘Doorloop het schema met gelijkwaardigheid van de verschillende opties als vertrekpunt.’ 1.3.​

Neem het advies over van de Commissie BBV om organisaties op te nemen in de paragraaf verbonden partijen indien formeel het BBV financieel belang ontbreekt, maar er sprake is van structurele bekostiging in overwegende mate én een bestuurlijk belang.

De Commissie BBV adviseert de scope van verbonden partijen te verbreden, vanwege het maatschappelijke of algemene belang en de mogelijke risico’s. Dit sluit aan bij de door ons geadviseerde bredere, strategische insteek om de toegevoegde waarde van verbonden partijen aan de opgaven van de stad te vergroten. Voer een scan uit van de samenwerkingen van de gemeente Eindhoven die in de huidige definitie buiten de paragraaf verbonden partijen vallen. Neem deze op in de P&C-cyclus van het nieuwe college van B en W.

1.4.​

Vul de Werkinstructie aan met een verwijzing naar bestaande kaders voor actief aandeelhouderschap.

Tekstvoorstel Werkinstructie Binnen de gemeente is beleid aanwezig waarmee we invulling geven aan het actief aandeelhouderschap. Deze zijn te vinden in het gemeentelijk beleid voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkoop (MVOI). Actief aandeelhouderschap bestaat uit:

- 27 BMC, Goed verbonden

Advies

Uitwerking a.​ b.​ c.​ d.​

1.5.​

Vul het Beleid Verbonden Partijen aan met kaders voor rendement en dividend. Toets de huidige afspraken rond dividend aan de voorgestelde richtlijnen.

Ontwikkelen en implementeren van een monitoring dashboard, gericht op een consistente aansturing. Toetsen van begrotingen, jaarrekeningen en investeringsplannen aan de publieke doelen en de vastgestelde MVOI-kaders. Organiseren van een structurele strategische dialoog met de deelneming om maatschappelijke meerwaarde en het publiek belang te borgen. Opstellen van adviezen over benoemingen van toezichthouders, waarbij het principe van 'geen dubbele petten' wordt gehanteerd.

Tekstvoorstel Beleid Voor rendement en dividend hanteren we de volgende richtlijnen: 1.​ Businessplan: De bestuurder van de verbonden partij geeft in het businessplan aan hoe het afgesproken dividendbeleid wordt uitgevoerd, inclusief de meerjarige investeringsvoorstellen. 2.​ Minimale solvabiliteit (balanstoets): Door middel van een balanstoets wordt de minimale solvabiliteitsratio voor de verbonden partij vastgesteld. De ratio mag op korte termijn (in de komende drie jaar) niet in gevaar komen door dividenduitkeringen. Een gebruikelijke ratio ligt tussen de 40% en 50%, afhankelijk van de sector en businesscase. 3.​ Financiële verplichtingen (uitkeringstoets): De uitkeringstoets vereist dat de bestuurder controleert of de dividenduitkeringen de toekomstige verplichtingen, met name ten aanzien van crediteuren en het goedgekeurde investeringsprogramma, niet in gevaar brengen. Dit beleid stelt de liquiditeit en het voortbestaan van de verbonden partij centraal (oog voor meerjarige investeringsvoorstellen en andere toekomstige verplichtingen en balanstoets). Deze belangen in het oog houdende, wordt gekeken naar de mogelijkheden om dividend uit te keren. Afwijking kan noodzakelijk zijn vanwege maatwerkoplossingen voor de verbonden partij of om rekening te houden met de belangen van andere aandeelhouders.

- 28 BMC, Goed verbonden

Advies

Uitwerking

1.7 Vul het Beleid Verbonden Partijen aan met kaders rond toetreding van nieuwe aandeelhouders.

Tekstvoorstel Beleid Bij toetreding van nieuwe aandeelhouders bij een Verbonden Partij waarvan de gemeente Eindhoven aandeelhouder is (en zeggenschap heeft over toetreding), dienen de volgende aspecten kritisch beschouwd en afgewogen te worden: 1.​ Toets of de toetreding van nieuwe aandeelhouder(s) bijdraagt aan de efficiëntie of kwaliteit van de Verbonden Partij, zonder dat de democratische controle verwatert. a.​ Bij een daling van het aandeel van de gemeente van meer dan 50% (ten opzichte van het oorspronkelijke aandeel) vraagt het college de gemeenteraad om een zienswijze. b.​ Bij verandering van een meerderheidsaandeel naar een minderheidsaandeel, vraagt het college de gemeenteraad om een zienswijze. c.​ Indien de democratische controle in het geding komt, wordt gekeken naar de mogelijkheden voor zeggenschap via specifieke stemrechten (prioriteitsaandelen/ golden shares of gewogen stemrecht). d.​ Als nieuwe aandeelhouders toetreden, mag de administratieve last en complexiteit niet onevenredig toenemen. 2.​ Maak onderscheid tussen toetreding van publieke en private aandeelhouders. Wees expliciet over de voorwaarden waaronder private aandeelhouders mogen toetreden.

a.​ Voor kerntaken van de gemeente wordt toetreding van private partijen in een verbonden partij in principe niet ingewilligd, tenzij de raad hier expliciet mee instemt en de toetreding bijdraagt aan het behalen van publieke doelstellingen. b.​ Zorg bij toetreding van private partijen voor borging van het publiek belang en langetermijnperspectief (bijv. via stemverhouding, contractmanagement, invulling RvC).

- 29 BMC, Goed verbonden

5.3 Organisatorische inbedding Onderzoeksvraag 2 – Organisatorische inbedding, zowel bestuurlijk als ambtelijk, met extra aandacht voor ondersteuning bij de vraag over het al dan niet aangaan van de samenwerkingsvorm. Onze adviezen zijn als volgt: Advies

Uitwerking

2.1.​

Bepaal bij de vorming van een nieuw college van B en W welke wethouders de opdrachtgevende rol vervullen conform de governance-uitgangspunten van het Beleid Verbonden Partijen.

De wethouder Financiën en Deelnemingen is verantwoordelijk voor de centrale coördinatie op verbonden partijen en vervult in beginsel de aandeelhoudersrol. Het Beleid Verbonden Partijen maakt maatwerk mogelijk, bijvoorbeeld voor zeer beleidsrijke verbonden partijen. We stellen op dit punt geen aanpassing van beleid voor. Wel adviseren we bij de start van een nieuw college bij de verdeling van de rollen het beleid strikt toe te passen.

2.2.​

Organiseer in alle fasen (oprichting, beheer en beëindiging) voldoende zakelijke afstand tot de verbonden partij.

Ten aanzien van het voorkomen van belangenverstrengeling benoemt de commissie BBV in de Notitie Verbonden Partijen dat het deelnemen van bestuurders en/of ambtenaren in het bestuur of de directie van vennootschappen, stichtingen en verenigingen per definitie leidt tot risicovolle belangentegenstellingen. Scherp het beleid aan ten aanzien van het deelnemen van bestuurders en/of ambtenaren in het bestuur of de directie van vennootschappen, stichtingen en verenigingen. Tekstvoorstel Beleid 24. Bij een privaatrechtelijke verbonden partij dragen we personen van buiten de gemeentelijke organisatie voor als kandidaat-toezichthouder. Ter voorkoming van de schijn van belangenverstrengeling mogen voormalig collegeleden niet eerder dan twee jaar na aftreden worden benoemd. Dit uitgangspunt hanteren we ook bij oud-medewerkers.

- 30 BMC, Goed verbonden

Advies

Uitwerking Huidige collegeleden en medewerkers vervullen geen rol in het bestuur van een verbonden partij. Er zijn twee uitzonderingen op dit uitgangspunt. Allereerst is het wel mogelijk om ambtenaren tijdelijk te benoemen in de directie van een verbonden partij met het oogmerk de oprichting en aanloopfase van een deelneming te begeleiden of om de afwikkeling en liquidatie van een verbonden partij te begeleiden. De tweede uitzondering geldt voor verbonden partijen waarbij de taakuitvoering in de praktijk gezien kan worden als een onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Vaak is in die gevallen de zeggenschap van de directie beperkt tot het uitvoeren van de besluiten die door het college zijn genomen. Tekstvoorstel Werkinstructie Zie erop toe dat bij de oprichting van nieuwe verbonden partijen de transitiefase zo kort mogelijk duurt. Maak na de oprichting zakelijke afspraken over de levering van diensten, middelen en producten vanuit de gemeente aan een verbonden partij.

2.3.​

Versterk het actief beheer van verbonden partijen met grote maatschappelijke, bestuurlijke en financiële belangen.

Bij het bepalen van de nieuwe scope van verbonden partijen conform advies 1.4 kan een scan worden uitgevoerd, bij voorkeur door het nieuwe Team Verbonden Partijen, van de maatschappelijke, bestuurlijke en financiële belangen. Voor verbonden partijen met grote belangen wordt actief beheer, met scherpere afspraken over overleg, informatievoorziening en rapportage, ingericht. Hieronder volgt een voorstel voor de aanpassing van het Beleid. In Bijlage 4 is een voorstel opgenomen ter toelichting in de Werkinstructie. Tekstvoorstel Beleid (nieuw hoofdstuk Actief beheer) De gemeente oefent, naast de wettelijke en statutaire beheeractiviteiten, actief toezicht uit om de bestuurlijke en financiële continuïteit, de voortgang van grote projecten en investeringen, de realisatie van publieke doelen en de aansluiting van het werk van de verbonden partij te waarborgen. Dit actieve toezicht richt zich op de volgende kernthema’s:

- 31 BMC, Goed verbonden

Advies

Uitwerking

●​ Bijdrage aan gemeentelijk beleid: De gemeente ziet erop toe dat de verbonden partij daadwerkelijk bijdraagt aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. ●​ Financiële en politieke risico’s: De gemeente analyseert de vermogensstructuur, investeringen, rechtshandelingen en garanties om financiële en politieke risico’s tijdig te identificeren, te mitigeren en de gemeenteraad bij incidenten te informeren. ●​ Naleving van de governance: Sturing op de naleving van de governanceregels uit wetgeving, statuten en de geldende code. Voor een passend actief beheer is adequate informatie-uitwisseling tussen de verbonden partij en de gemeente cruciaal. Per verbonden partij worden maatwerkafspraken gemaakt over formeel onderling overleg en tussenrapportages, in aanvulling op de wettelijke en statutaire overlegmomenten. Bij verbonden partijen met grote maatschappelijke, bestuurlijke en/of financiële belangen is dat minimaal twee keer per jaar. 2.4.​

Organiseer centraal de verantwoordelijkheid voor oprichting en beheer van de verbonden partijen.

Vorm een dedicated team Verbonden Partijen dat centraal is gepositioneerd in de organisatie, dat opereert als vast onderdeel van de lijnorganisatie. Zie verder paragraaf 5.4 voor de uitwerking van het nieuwe team. Geef de projectleider organisatieontwikkeling opdracht om een advies op te stellen voor een passende plek binnen de kaders en actuele context van de organisatieontwikkeling.

2.5.​

Ontwikkel een opleidingsplan verbonden partijen

Bepaal na werving en selectie van het nieuwe Team Verbonden Partijen de opleidingsbehoefte van de leden van het team en de betrokken strategen, beleidsmedewerkers, controllers en juristen. Stel vervolgens collectieve en individuele opleidingsplannen op.

- 32 BMC, Goed verbonden

5.4 Uitwerking organisatorische inbedding Vanuit onze analyse van de bestaande situatie en gelet op het toenemende belang (inclusief bijbehorende risico’s) van verbonden partijen adviseren we om de oprichting en (actief) beheer van verbonden partijen anders in te bedden in de organisatie. Dat is nodig om de volgende aandachtspunten weg te nemen: ●​ De decentrale uitvoerende verantwoordelijkheid van beleidsmedewerkers voor verbonden partijen leidt tot persoonsafhankelijke uitvoering met een gebrek aan routines en structuren. De decentrale uitvoering leidt ook tot versnippering en tekortschieten van (specialistische) kennis. ●​ Het ontbreken van de scheiding van de eigenaars- en opdrachtgeversrol op ambtelijk niveau leidt c.q. kan leiden tot vermenging en botsing van belangen en daardoor tekortschietende adviezen en besluitvorming. ●​ Het ontbreken van een structureel intern overleg tussen (vertegenwoordigers van) strategie, beleidsinhoud, financiën en juridische zaken leidt c.q. kan leiden tot gebrek aan samenhang in adviezen en besluitvorming. Dat betreft zowel individuele verbonden partijen als de totale portefeuille. ●​ Door het ontbreken van een expliciete rol van de directieraad wordt de strategische bijdrage van (de portefeuille van) verbonden partijen aan de opgaven van de stad niet geagendeerd.

Om te komen tot een passende organisatorische inbedding die deze aandachtspunten wegneemt, adviseren we een dedicated en centraal gepositioneerd team in te richten. Dit team draagt bij aan een verdere professionalisering en standaardisering van oprichting en beheer van verbonden partijen. Bovendien versterkt het de basis om te komen tot meer strategische sturing op de portefeuille van verbonden partijen. Het nieuwe team komt in de plaats van het huidige (netwerk) team Verbonden Partijen.

Taken en verantwoordelijkheden Het team richt zich op de gehele levenscyclus van de verbonden partijen, met aandacht voor strategie, beleidsinhoud, financiën en juridische zaken. Het team heeft een coördinerende rol en betrekt de collega’s die adviseren over strategie (vanuit S&O), die de opdrachtgeversrol invullen (vanuit REO en SMO) en die invulling geven aan de eigenaarsrol (Control en Juridische Zaken). Het team is dus een aanvulling en versterking van de bestaande organisatie. Het brengt de onderscheiden expertise en rollen bij elkaar in een afgewogen advies, met respect voor elk van de aspecten c.q de betrokken collega’s. Het team heeft de volgende taken: 1.​ Uitvoerende verantwoordelijkheid voor oprichting en beheer van verbonden partijen: a.​ Optreden als projectleider van de oprichting van nieuwe verbonden partijen. Zorgdragen voor toetsing van businessplannen, begrotingen, investeringsplannen aan de publieke doelen en MVOI-kaders. b.​ Optreden als centrale contactpersoon c.q. accountmanagement van de verbonden partijen, zorg dragen voor goede informele contacten en verhoudingen.

c.​ Zorg dragen voor actief beheer van verbonden partijen met grote maatschappelijke, bestuurlijke en financiële belangen, waarbij per verbonden partij een passend structureel extern driehoeksoverleg wordt georganiseerd (gemeente als aandeelhouder, gemeente als opdrachtgever en de verbonden partij). d.​ Coördineren van de inbreng in de gemeentelijke P&C-cyclus en de vergader- en rapportagecycli van de verbonden partijen, inclusief agendering in de directieraad. e.​ Organiseren van structureel intern overleg tussen strategie, beleidsinhoud, financiën en juridische zaken.

- 33 BMC, Goed verbonden

2.​ Strategisch portfoliomanagement: a.​ Ontwikkelen, uitvoeren en onderhouden van een dashboard. b.​ Proactief management van de portefeuille door systematische monitoring en het uitvoeren van de periodieke evaluatie. c.​ Adviseren over het pro-actief aangaan van nieuwe verbonden partijen in het kader van de opgaven van de stad en de regio. d.​ Adviseren over de exitstrategie en de strategische herijking van verbonden partijen (aangaan, wijzigen of afstoten).​ 3.​ Systeemverantwoordelijkheid voor Beleid Verbonden Partijen: a.​ Opstellen en beheren van gemeentebrede kaders, richtlijnen en instrumenten rondom verbonden partijen. b.​ Zorg dragen voor uniformiteit ten aanzien van de oprichting en het beheer van verbonden partijen. c.​ Organiseren van kennisontwikkeling en -deling in de organisatie. 4.​

Borgen van rollen en governance: a.​ Borgen van ambtelijke en bestuurlijke scheiding van rollen (aandeelhouder en opdrachtgever) om integrale afweging van belangen te bevorderen en belangenconflicten te beheersen. b.​ Adviseren over het behouden van voldoende zakelijke afstand tot de verbonden partijen. c.​ Adviseren over beloningen en benoemingen.

We achten deze structuurwijziging in de organisatie nodig om het toegenomen maatschappelijk, bestuurlijk en financieel belang beter te borgen dan in de bestaande situatie is voorzien. We zijn van mening dat het organiseren met behulp van een programmatische aanpak onvoldoende soelaas biedt. Hoewel het om een opgave gaat die multidisciplinair van aard is en de inzet vanuit meerdere

onderdelen van de organisatie vraagt, gaat het niet om een tijdelijke opgave en is het eindresultaat vooraf relatief goed te definiëren en te realiseren met een aanpak die in belangrijke mate gestandaardiseerd is. Het nieuwe team Verbonden Partijen krijgt zowel de systeem- als de uitvoerende verantwoordelijkheid. Het team is dus – naast de reguliere uitvoering – ook verantwoordelijk voor het organiseren en actueel houden van de infrastructuur en de benodigde randvoorwaarden (instrumentarium, systemen, processen, beleid, enzovoort). Dit zorgt ervoor dat beleid en praktijk nauw op elkaar aansluiten. Deze systeemverantwoordelijkheid wordt uitgevoerd in samenwerking met (senior) collega’s van business control en juridische zaken. De plek van het nieuwe team in het organogram van Eindhoven is nader te bepalen in het kader van de organisatieontwikkeling. De plek van het team bepaalt ook de eindverantwoordelijke directeur. Samenstelling en formatie Onder de verantwoordelijkheid van het team vallen alle verbonden partijen conform de verbrede opvatting van de commissie BBV (zie paragraaf 2.2). Andere samenwerkingen vallen onder de verantwoordelijkheid van beleidsmedewerkers binnen SMO en REO.

Voor het bepalen van de omvang van het team hebben we de volgende overwegingen: ●​ De inrichting van het nieuwe team staat voor een overgang van passief beheer/monitoring naar actief beheer (voor de verbonden partijen met veel impact/risico). ●​ De verwachting is dat de omvang en complexiteit van de verbonden partijen de komende jaren verder zal toenemen.

- 34 BMC, Goed verbonden

●​ Het team heeft zowel systeem- als uitvoeringsverantwoordelijkheid, dus beleid, oprichting, beheer en evaluatie. ●​ De link met de strategische opgaven van de stad moet worden versterkt.

omvang krijgt, bijvoorbeeld starten met een senior accountmanager, een accountmanager (elk 32 uur) en een strateeg (16 uur). Om een impuls te geven aan de bestaande praktijk is het opportuun om een ervaren senior accountmanager van buiten aan te trekken. Een voorstel voor het functieprofiel is opgenomen in bijlage 5.

Om een indicatie te kunnen geven van de omvang hebben we gekeken naar de provincie Noord-Brabant. Hier is een dedicated team actief van circa 9 fte op 32 verbonden partijen (7x GR, 18x vennootschap en coöperatie, 6x stichtingen en verenigingen, 1x anders). Veel van deze verbonden partijen zijn qua aard en risicoprofielen op hoofdlijnen vergelijkbaar met die van Eindhoven (wel groter financieel belang). Eindhoven heeft op dit moment 24 verbonden partijen. Als eerste indicatie van de samenstelling en omvang van het nieuwe team Verbonden Partijen denken we aan twee senior accountmanagers, twee accountmanagers en een strategische adviseur: ●​ senior accountmanager (coördinatie team, oprichting en beheer complexe dossiers); ●​ senior accountmanager (Beleid Verbonden Partijen, oprichting en beheer complexe dossiers); ●​ strateeg (nieuwe Strategie Verbonden Partijen, strategisch advies oprichting, herijking en exit); ●​ accountmanager (periodieke evaluatie, reguliere dossiers); ●​ accountmanager (monitoring, reguliere dossiers, secretaris team). De omvang van vijf medewerkers is een eerste indicatie om de toegenomen complexiteit aan te kunnen, het benodigde kennisniveau te borgen, en de strategische en organisatorische inbedding van het beleid te versterken. We kunnen ons voorstellen dat het team werkendeweg de definitieve invulling en

- 35 BMC, Goed verbonden

- 36 BMC, Goed verbonden

Bijlage 1 | Overzicht verbonden partijen gemeente Eindhoven

- 37 BMC, Goed verbonden

Bijlage 2 | Normenkader Beleid Verbonden Partijen 1. Norm inhoudelijke kaders

Beeld BMC van de bestaande situatie

De inhoudelijke (strategische) kaders zijn vastgelegd en actueel.

●​

De inhoudelijke (strategische) kaders zijn bekend bij uitvoerende betrokkenen.

●​

Het lokale beleid en formele werkwijze sturing, beheersing, controle en verantwoording (incl. informatievoorziening) t.a.v. verbonden partijen zijn conform (aangepaste) wettelijke kaders.

●​

2. Norm organisatorische inbedding

Beeld BMC van de bestaande situatie

Er zijn heldere afspraken gemaakt over verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden t.a.v. verbonden partijen tussen raad, college en ambtelijke organisatie.

●​

De feitelijke manier van sturen, beheersen, controle en verantwoording t.a.v. verbonden partijen is conform lokaal beleid en (aangepaste) wettelijke kaders.

●​

- 38 BMC, Goed verbonden

Oordeel BMC

Oordeel BMC

De activiteiten en processen voor oprichting en beheersing zijn beschreven.

●​

De activiteiten en processen voor oprichting en beheersing worden uitgevoerd zoals beschreven.

●​

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers zijn beschreven.

●​

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van medewerkers worden uitgevoerd conform afspraak.

●​

Competenties en capaciteit in de ambtelijke organisatie zijn toereikend om de taken naar behoren uit te voeren.

●​

De afspraken voor interne samenwerking tussen betrokken organisatieonderdelen zijn vastgelegd.

●​

Gestructureerd overleg in de organisatie vindt plaats ten behoeve van adequate uitvoering.

●​

- 39 BMC, Goed verbonden

Bijlage 3 | Voorstel standaard inhoudsopgave businesscase Hieronder doen we een voorstel voor een inhoudsopgave voor een businesscase voor een nieuw op te richten verbonden partij. Managementsamenvatting ●​ Aanleiding en context ●​ Voorgestelde oplossing ●​ Hoofdconclusie en aanbeveling ●​ Financiële samenvatting (kerncijfers)

Financiële analyse en businessmodel Investeringsbehoefte en financieringsbronnen; exploitatiebegroting (meerjarig); financiële bijdrage van de gemeente; kosten/baten-afweging ten opzichte van het publieke belang; risicoanalyse (financieel, juridisch, bestuurlijk). Implementatie en realisatie Plan van aanpak voor de oprichting; tijdspad en mijlpalen; beheer en monitoring, inclusief afspraken over tussenrapportages en driehoeksoverleg.

Aanleiding en probleemstelling Huidige situatie en knelpunten (publiek belang); beoogde doelstellingen van de samenwerking en aansluiting op gemeentelijke kaders (bestuursakkoord en strategische nota’s); afweging van noodzaak oprichting verbonden partij. Doelstelling Beschrijving Verbonden Partij, doelen, taken, omvang en partners. KPI’s om de prestaties van de verbonden partij te monitoren. Governance en juridische vormgeving Keuze voor de rechtsvorm; invulling van de governance (sturing, beheersing, toezicht, transparantie); verhouding tussen gemeente en de verbonden partij en eventuele andere partners; rol en positie van de raad en het college.

- 40 BMC, Goed verbonden

Bijlage 4 | Tekstvoorstel Werkinstructie actief beheer verbonden partijen Inleiding Het beheer van een verbonden partij start na de oprichting en richt zich op drie kerndoelen: het borgen van het openbaar belang van Eindhoven, het waarborgen van de financiële continuïteit en het beheersen van de risico’s. De gemeente hanteert hierbij een actieve en betrokken houding. De intensiteit van dit beheer wordt afgestemd op de verbonden partij door een scan van de maatschappelijke, bestuurlijke en financiële belangen. Kernactiviteiten: statutaire en wettelijke bevoegdheden Een belangrijk deel van het beheer bestaat uit de uitvoering van statutaire en wettelijke bevoegdheden. De gemeente gebruikt haar aandeelhoudersrechten of statutaire zeggenschap om via de algemene (deelnemers)vergadering of bestuurlijke besluiten het publieke belang te behartigen. De gemeente is verantwoordelijk voor het nemen, goedkeuren of kennisnemen van majeure besluiten, zoals strategie, investeringen, jaarrekening, benoemingen, statutenwijziging en dividendbeleid.

●​ Voortgang en Prestaties: Monitoring en toetsing op de realisatie van de oprichtingsdoelen, ingevuld door een vastgelegde gesprekscyclus en de periodieke levering van documentatie (zoals kwartaalrapportages). ●​ Actieve Toezichtthema's: ○​ de bijdrage van de verbonden partij aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen; ○​ tijdige identificatie en mitigatie van financiële en politieke risico’s door analyse van de vermogensstructuur, investeringen en garanties; ○​ naleving van de geldende governanceregels (wetgeving, statuten en codes). Dit toezicht wordt ingevuld door een open en professionele communicatie met de verbonden partij, waarbij ook niet-formele onderwerpen zoals good governance, integriteit, beloningsbeleid en duurzaamheid besproken kunnen worden.

Actief beheer Naast de formele beheeractiviteiten houdt de gemeente ‘de vinger aan de pols’ via actief relatiebeheer en monitoring, gecoördineerd door het Team Verbonden Partijen. Dit continue proces van toezicht richt zich op:

- 41 BMC, Goed verbonden

Figuur voorbeeld dashboard (bron: provincie Noord-Brabant, 2024)

- 42 BMC, Goed verbonden

Bijlage 5 | Functieprofiel Accountmanager verbonden partijen Taken en verantwoordelijkheden 1.​ Uitvoerende verantwoordelijkheid voor oprichting en beheer van verbonden partijen a.​ Optreden als projectleider van de oprichting van nieuwe verbonden partijen. Zorgdragen voor toetsing van businessplannen, begrotingen, investeringsplannen aan de publieke doelen en MVOI kaders. b.​ Optreden als centrale contactpersoon c.q. accountmanagement van de verbonden partijen, zorg dragen voor goede informele contacten en verhoudingen. c.​ Zorg dragen voor actief beheer van verbonden partijen met grote maatschappelijke, bestuurlijke en financiële belangen, waarbij per verbonden partij een passend structureel extern driehoeksoverleg wordt georganiseerd (gemeente als aandeelhouder, gemeente als opdrachtgever en de verbonden partij. d.​ Coördineren van de inbreng in de gemeentelijke P&C cyclus en de vergader- en rapportagecycli van de verbonden partijen, inclusief agendering in de directieraad; e.​ Organiseren van structureel intern overleg tussen strategie, beleidsinhoud, financiën en juridische zaken. 2.​ Strategisch portfoliomanagement a.​ Ontwikkelen, uitvoeren en onderhouden van een dashboard voor de verbonden partijen; b.​ Proactief management van de portefeuille door systematische monitoring en het uitvoeren van de periodieke evaluatie;

c.​ Adviseren over het pro-actief aangaan van nieuwe verbonden partijen in het kader van de opgaven van de stad en de regio. d.​ Adviseren over de exit strategie en de strategische herijking van verbonden partijen (aangaan, wijzigen of afstoten).​ 3.​ Systeemverantwoordelijkheid voor Beleid Verbonden Partijen a.​ Opstellen en beheren van gemeentebrede kaders, richtlijnen en instrumenten rondom verbonden partijen; b.​ Zorg dragen voor uniformiteit ten aanzien van de oprichting en het beheer van verbonden partijen; c.​ Organiseren van kennisontwikkeling en -deling in de organisatie. 4.​

Borgen van rollen en governance a.​ Borgen van ambtelijke en bestuurlijke scheiding van rollen (aandeelhouder en opdrachtgever) om integrale afweging van belangen te bevorderen en belangenconflicten te beheersen. b.​ Adviseren over het behouden van voldoende zakelijke afstand tot de verbonden partijen; c.​ Adviseren over beloningen en benoemingen conform de normen in het Beleid Verbonden Partijen..

Competenties De functie vereist een combinatie van strategische senioriteit, financiële scherpte en bestuurlijke onafhankelijkheid: 1.​ Zakelijk en onafhankelijk oordeelsvermogen: Het vermogen om objectief en zakelijk te adviseren en een stevige advisering te leveren, met name om

- 43 BMC, Goed verbonden

bestuurders en het college aan te spreken op verliezen of afwijkingen die niet goed onderbouwd zijn. 2.​ Gedifferentieerd Governance Inzicht: kennis van governance (Wgr, BW) en de complexiteit van de actieve, maar niet-activistische aandeelhoudersrol. 3.​ Strategisch en Integraal Analytisch Vermogen: Het vermogen om de integrale afweging tussen maatschappelijke meerwaarde en financieel risico gestructureerd te maken 4.​ Bestuurlijke Sensitiviteit en Procesmanagement: Het vermogen om in een politiek-bestuurlijke omgeving de afstemming en agendering van strategische vraagstukken te verbeteren en te zorgen voor een duidelijke transformatie van informele naar professionele processen. Inschaling De inschaling van de rol moet recht doen aan de centrale regierol, de omvang van de financiële risico’s en de noodzaak om gekwalificeerd personeel aan te trekken voor complexe dossiers. Ter oriëntatie hebben we gekeken naar de inschaling bij de provincie Noord-Brabant. Senior, gespecialiseerde en strategische functies, zoals die van een senior accountmanager. Deze indeling is gereserveerd voor functies met een hoog afbreukrisico, een zware bestuurlijke impact en hoge eisen aan expertise en onafhankelijkheid. Dit komt overeen met het strategisch-specialistische karakter en de senioriteit die de gemeente Eindhoven voor deze rol vereist.

We stellen voor de accountmanager in te schalen in schaal 11, de senior accountmanager in schaal 12.

- 44 BMC, Goed verbonden

Bijlage 6 | Schriftelijke bronnen Stukken gemeente Eindhoven ●​ Behandeladvies raadsvoorstel actualisatie Beleid Verbonden Partijen (2024) ●​ Beleid Verbonden Partijen (2024) ●​ Commissieadvies raadsvoorstel actualisatie Beleid Verbonden Partijen (2024) ●​ DR taken, rollen, verantwoordelijkheden (2016) ●​ Inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2022 - 2025 (actualisatie 2024) ●​ Nota op afstand verbonden (2018) ●​ Organisatiehandboek gemeente Eindhoven (2024) ●​ Overzicht Financiële functies gemeente Eindhoven (2024) ●​ Overzicht Verbonden partijen begroting (2025) ●​ Overzicht leden Team Verbonden Partijen (2025) ●​ Organogram gemeente Eindhoven (2024) ●​ Quick-scan strategische samenwerkingen (2022) ●​ Raadsvoorstel actualisatie Beleid Verbonden Partijen (2024) ●​ Raadsvoorstel uitvoering gebiedsontwikkeling Fellenoord (2022) ●​ Raadsvoorstel Oprichting publiek energie- en warmte bedrijf Eindhoven (2024) ●​ Raadsvoorstel aankoop BIC1 (2025) ●​ Vastgesteld besluit raadsvoorstel aankoop BIC1 (2025) ●​ Vastgesteld besluit raadsvoorstel met herzien ontwerp raadsbesluit oprichting publiek energie- en warmtebedrijf Eindhoven (2024) ●​ Vastgesteld besluit raadsvoorstel uitvoering gebiedsontwikkeling Fellenoord (2022) ●​ Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (2024) ●​ Was-wordt tabel raadsvoorstel actualisatie beleid verbonden partijen (2024) ●​ Werkinstructie uitgangspunten

Beleid Verbonden Partijen en toelichting (2024)

- 45 BMC, Goed verbonden

Externe stukken ●​ Commissie BBV, Notitie verbonden partijen 2025(2025) ●​ Gemeente Amsterdam, Herijking Deelnemingen (2024) ●​ Gemeente Amsterdam, Amsterdamse engagement strategie (2025) ●​ Gemeente Den Haag, Verantwoordelijkheidsverdeling verbonden partijen (2025) ●​ Gemeente Rotterdam, Beleidskader verbonden partijen en bestuurlijke relaties (2022) ●​ Gemeente Utrecht, Actualisatie nota verbonden partijen (2024) ●​ Gemeente Rotterdam, Begroting paragraaf verbonden partijen (2025) ●​ Monitoring Commissie, Corporate Governance Code (2022) ●​ Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) Onderzoeken verbonden partijen, website ●​ Provincie Limburg, Sturing in samenwerking 3.0, Het strategisch investeringsbeleid en uitvoeringskader (2021) ●​ Provincie Limburg, Financiële Verordening (2024) ●​ Provincie Noord-Brabant, functieprofielen (senior) beleidsmedewerker verbonden partijen, organogram (2025) ●​ Provincie Noord-Brabant, factsheet verbonden partijen (ongedateerd) ●​ Provincie Noord-Brabant, Nota verbonden partijen (2024) ●​ Raad voor de leefomgeving en infrastructuur (Rli), Advies Deelnemen zonder dogma’s (2025) ●​ Regionaal Werkbedrijf, Beleid ZuidOost Brabant social return (2022) ●​ Rekenkamer Den Haag, Evaluatie Verbonden Partijen (2022) ●​ Rekenkamer Delft, Grip op verbonden partijen (2022) ●​ Rijksoverheid, Nota Deelnemingenbeleid (2022)

- 46 BMC, Goed verbonden

Bijlage 7 | Geïnterviewde personen Gemeente Eindhoven - Bestuur​ ​ ​ ​ ●​ Burgemeester​ ​ ​ ​ ​ ●​ Wethouder Financiën en Deelnemingen​

​ ​

​ ​

​ ​

​ ​

​ ​

Gemeente Eindhoven - Strategie, beleid en uitvoering ●​ Adviseur bij programma's, projecten en een groot aantal gemeentelijke deelnemingen ●​ Afdelingshoofd sector Strategie en Opgave / adjunct-gemeentesecretaris ●​ Beleidsmedewerker Economie en Cultuur ●​ Hoofd Afdeling Strategie Ontwikkeling en Realisatie ●​ Programmadirecteur Klimaat (verantwoordelijk voor Energiebedrijf Eindhoven) ●​ Programmadirecteur Stationsdistrict en MIRT (verantwoordelijk voor Ontwikkelingsmaatschappij Gebiedsontwikkeling Fellenoord BV) ●​ Programmamanager (dagelijks bezig met BV Fellenoord) ●​ Programmamanager voor het gebied Eindhoven Noord-West ●​ Senior beleidsmedewerker, langdurig betrokken bij deelnemingen (auteur "Nota Deelnemingen 2005") ●​ Strategisch adviseur, Afdeling Strategie, Ontwikkeling en Realisatie ●​ Strategisch juridisch adviseur, Programma organisatie team Fellenoord BV Stationsdistrict en MIRT Gemeente Eindhoven - Advies en ondersteuning ●​ Afdelingshoofd control SMO ●​ Business controller Algemene Dienstverlening (o.a.

Enexis, BNG, Eindhoven Airport) ●​ Business controller Gebiedsontwikkeling ●​ Business controller Sociaal Maatschappelijk Beleid ●​ Directeur financieel beleid / concerncontroller ●​ Juridisch adviseur JZ Centraal ●​ Juridisch adviseur, Team Verbonden Partijen, ●​ Sectorhoofd control ●​ Senior business controller (Fysiek Domein / adviseur Oprichting Energiebedrijf en BIC1)

- 47 BMC, Goed verbonden

●​ Senior business controller (Sociale Sectoren / Strategie en Opgave / Veiligheid) ●​ Voorzitter Team Verbonden Partijen / business controller Veiligheid en Handhaving Deelnemingen ●​ CEO Eindhoven Airport

- 48 BMC, Goed verbonden

5.1.2e

- 49 BMC, Goed verbonden

Legenda toegepaste uitzonderingsgrondslagen In dit document zijn gegevens geanonimiseerd op grond van: Wet

Artikel

Omschrijving

Pagina's

Wet open overheid

Art. 5.1 lid 2 sub e

De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer

49