Bijlage 2 - 2018 Nota op afstand verbonden

gemeente Eindhoven

35







Karaktereigenschappen. Wederom bepalen de vacature en het profiel de gezochte karaktereigenschappen. Algemeen geldt daarbij, emphatisch vermogen, leiderschapskwaliteiten of een goede luisteraar. Onze deelnemingen zijn maatschappelijke ondernemingen. Specifiek wordt van bestuurders en dus ook van toezichthouders verwacht dat ze besef hebben welke normen en waarden horen bij maatschappelijke ondernemingen. Maatschappelijke betrokkenheid. Onze verbonden partijen opereren in een publieke omgeving. We verwachten van bestuurders en toezichthouders dat ze om kunnen gaan met en oog hebben voor de verhoudingen in de bestuurlijke arena van de gemeente. We verwachten van hen ook dat ze om kunnen gaan en affiniteit hebben met betrokkenheid en inbreng van inwoners bij de onderneming dan wel in het werkveld van de deelneming. Verbinding met andere economische regio's .Ter verbreding van het netwerk van onze (strategische) verbonden partijen wordt er een goede mix gezocht van bestuurders en commissarissen. Bestuurders en commissarissen komen niet alleen uit bedrijven en (politieke) instellingen uit de regio maar ook uit andere economische regio's; dit om ook zo de Brainportregio steviger te verankeren in de netwerken die via deze bestuurders of commissarissen worden geboden.

Voor commissarissen geldt tevens het vereiste dat hij onafhankelijk dient te zijn. De commissaris dient immers zijn taak naar eigen inzicht, zelfstandig en op onafhankelijke wijze te vervullen. Instructies of mandaten zijn voor commissarissen niet bindend (en zouden ook niet aan de orde moeten zijn). De gemeente wil bij herbenoemingen nadrukkelijk toetsen in hoeverre kennis, competenties en de prestaties van de zittende bestuurder of commissaris nog steeds overeenkomen met wat de bewuste verbonden partij volgens de gemeente op dat moment nodig heeft. Daarnaast wordt uitdrukkelijke aandacht gevraagd voor diversiteit. Het is belangrijk dat de besturen van de samenwerkingsverbanden waar we onderdeel van uitmaken / van onze partners divers zijn. Hiertoe kan, als een vacature ontstaat, advies worden verkregen bij de sector P&O. De geldende maximale zittingstermijn van commissarissen is volgens het huidige beleid in beginsel 2 aaneengesloten termijnen van vier jaren. Herbenoeming is niettemin niet vanzelfsprekend. Aan het eind van een benoemingstermijn zal een gesprek plaatsvinden met in ieder geval de betrokken commissaris of bestuurder. Bij commissarissen zal de gemeente als aandeelhouder daarbij specifiek aandacht hebben voor de vraag of hij of zij zich breed heeft laten informeren en/of adviseren om zijn functie goed te 36

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

kunnen uitoefenen en of het netwerk dat hij ´meebrengt´ nog steeds passend is. 6.

Team verbonden partijen en bestuurlijke besluitvorming

Met de invoering van de Nota verbonden partijen is het team verbonden partijen in 2008 opgericht en vanaf 2009 geheel operationeel. In het team verbonden partijen zijn financiële en juridische disciplines bijeengebracht, waardoor een brede advisering aan het bestuur en het management kan plaatsvinden. Het team verbonden partijen draagt bij aan uniformiteit en een betere beheersing en coördinatie van de verbonden partijen. De inhoudelijke sectoren bereiden vooraf ten behoeve van de AvA een integraal ambtelijk advies voor, hetgeen voorafgaand aan de datum van de AvA in een afzonderlijke collegedossier aan het college ter besluitvorming wordt aangeboden. Op deze wijze kan de bestuurlijke vertegenwoordiger (veelal wethouder Financiën en Bestuur), het vooraf integraal afgewogen standpunt van het college in de AvA inbrengen. In de in 2016 uitgevoerde quick scan verbonden partijen zijn aanbevelingen gedaan die richting geven aan de wijze waarop de borging van onze gemeentelijke taken, rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van Verbonden Partijen kunnen worden verbeterd. Sector Control is samen met sector VB verantwoordelijk voor het team Verbonden Partijen. In de nieuwe situatie wordt het team bemenst door 4 business controllers en 2 juridisch medewerkers van sector VB.

Het team heeft de taak het opstellen van gemeentebrede kaders en richtlijnen, zorgdragen voor uniformiteit ten aan zien van verbonden partijen, organiseren van bijeenkomsten voor kennisdeling met en tussen schakelfunctionarissen en het oprichten van een kennisbank op het gebied van deelnemingenbeleid, financiële ratio’s, governance en zeggenschap, positie weerstandsvermogen en risicomanagement. Vooralsnog roepen zij op afroep expertise in van de andere teams van sector Control en de andere bedrijfsvoering sectoren.

Onderdeel C: beëindiging Niet alleen de fase van oprichting en beheer moet goed voorbereid worden, ook het voornemen om te beëindigen moet zorgvuldig gebeuren. Het antwoord op de vraag om al dan niet een verbonden partij te beëindigen is niettemin een politieke uitspraak.

gemeente Eindhoven

37

Er kunnen diverse redenen zijn om uit een verbonden partij te stappen of een verbonden partij te beëindigen. Bij gebieds- of bedrijventerreinontwikkelingen waarin de gemeente participeert, kan er reden zijn om uit te treden indien de ontwikkeling is voltooid. Een voorbeeld hiervan is Industrieschap Ekkersrijt, een gemeenschappelijke regeling die is opgeheven, omdat de ontwikkeling van het bedrijventerrein is gerealiseerd. Daarnaast kan er reden zijn de verbonden partij op te heffen of als deelnemer uit te treden indien overheidsingrijpen niet meer nodig is. In dat geval is er geen sprake meer van een publiek belang. Beëindiging van de verbonden partij kan voortvloeien uit de periodieke evaluatie ervan (bijvoorbeeld bij de tweejaarlijkse risicobeheersing) .Wordt daartoe overgegaan, dan geschiedt dit met inachtneming van het publiek belang en de zakelijke belangen van de gemeente. Wordt tot beëindiging besloten dan verlangt dit van ons een expliciet collegebesluit met daarin opgenomen de redenen van beëindiging.

38

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

Deel IV Bijlagen 1 Afwegingskader voor samenwerking Motieven Relevante vragen

      

Kunnen we de taak zelf uitvoeren of moeten we daarvoor samenwerken met anderen? Wat is de aanleiding om samen te werken? Waarom en waarvoor zijn ander partijen nodig? Wat moet de beoogde samenwerking opleveren? Wat zijn mogelijke nadelen van de samenwerking ?

Keuzemogelijkheden 1. Vergroten van het ambitieniveau – bundelen van krachten:  Realiseren van beleidsopgaven die je niet alleen aan kan.  Vergroten kwaliteit van en variëteit aan dienstverlening. 2. Voorkomen van hinder van elkaar:  Tegengaan ‘slopende concurrentie’.  Afstemmen met elkaar dat gemeenten elkaar niet opzadelen met negatieve bijeffecten. 3. Efficiënter werken:  Voorkomen dubbelwerk.  Realiseren bedrijfseconomische schaalvoordelen.  Spreiden of delen van risico’s. 4. Organisatorische voordelen:  Professionalisering van organisatie en bestuur.  Beperken kwetsbaarheid organisatie bij wegvallen van personen voor cruciale functies.  Beter bereikbaar zijn van personele, financiële en materiële middelen. 5. Verruimen van de horizon:  ‘Andere’ wereld ontdekken.  Zicht krijgen op kansen met doorwerking naar visieontwikkeling en herontdekken van wat in het belang is van de gemeente.

Samenwerkingspartners Relevante vragen   

wie zijn de natuurlijke partners? Wat zijn preferente partners vanuit (beleids)inhoudelijke motieven (modale

gemeente Eindhoven

Keuzemogelijkheden 1. Geografisch nabije partners. 2. Partners op afstand:  Face to face-samenwerking;  Virtuele samenwerking,

39

   



samenhang, gemeenschappelijke strategische visie)? In welke mate is de gemeente afhankelijk van andere partijen. Welk ambitieniveau kan alleen worden opgepakt en welke ambities kunnen alleen in samenwerking met andere partners – en welke partners zijn dat danWat is wenselijk in het licht van regionaal positiespel – met aandacht voor voorkeuren van samenwerkingspartners en hogere overheden (provincie met name)? Welke samenwerkingsvorm is passend

Aard van de samenwerking Relevante vragen  

Keuzemogelijkheden

Welke aard van samenwerking is aangewezen gegeven de motieven? Indien wenselijk dat gezamenlijke uitvoering zonder beleidsafstemming plaatsvindt: hoe kan dit worden georganiseerd?

  

 

Beleidsafstemming Gezamenlijke uitvoering Delen hulpbronnen (shared services):  Personeel en Organisatie, Informatie, Financiën, ICT, Huisvesting, Inkoop.  Beleidsmedewerkers. Een netwerk of platform voor ontmoeting, kennisdeling en informatie-uitwisseling.

Vorm van samenwerking Relevante vragen

Keuzemogelijkheden

 

welke samenwerkingsvorm is passend? Hoe moet de samenwerking worden georganiseerd?  Hoe duurzaam of flexibel moet de samenwerking worden georganiseerd?  Is de samenwerking vrijwillig of verplicht? Ingeval van verplichte samenwerking is de vorm van samenwerking voorgeschreven?

1. Informele samenwerking:  Bestuurlijke samenwerking / bestuurlijk overleg  Ambtelijke samenwerking / ambtelijk overleg 2. Formele samenwerking: a. Publiekrechtelijk samenwerkingsverband (vlgs Wgr);  Openbaar Lichaam  Gemeenschappelijk Orgaan  Centrumgemeenteconstructie  Bedrijfsvoeringsorganisatie b. Privaatrechtelijk samenwerkingsverband;

40

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

      

Contract Bestuursakkoord / convenant / intentieverklaring Stichting Besloten Vennootschap Naamloze Vennootschap Commanditaire Vennootschap Coöperatieve Vereniging

Governancemodel Relevante vragen   

  

Hoe krijg je als de raad / gemeentebestuur voldoende regie op beleidsafstemming met andere partijen? Hoe krijg je als de raad / gemeentebestuur voldoende regie op gezamenlijke uitvoering? Hoe krijg je als gemeentebestuur voldoende regie op samenwerking in de vorm van het delen van hulpbronnen? Wat zijn de risico’s van de samenwerking? Wat is wenselijk ten aanzien van de regels rond toe- en uittreding van de samenwerking? Hoe ziet de transitie er uit?

Keuzemogelijkheden

     



gemeente Eindhoven

Bestuursopdrachten vanuit de raad richting college; De programmabegroting als bestuursopdracht; Het mondeling afspreken van een mandaat vanuit de raad richting college; Het sluiten van dienstverleningsovereenkomsten met samenwerkingsorganen; Het deelnemen in het algemeen en/of dagelijks bestuur van een samenwerkingsorgaan; Het formuleren van eisen ten aanzien van inhoud en timing van jaarverslagen van samenwerkingsverbanden; Het voorwaardelijk toekennen van financiële middelen – afhankelijk van de bereikte resultaten door samenwerkingsverbanden.

41

2 Besliskader aangaan verbonden partij

Is er sprake van een publiek belang?

Nee

Overlaten aan de markt

Ja

Dient het publieke belang volledig door de Gemeente te worden geborgd?

Ja

Nee

Kan het publieke belang als opdracht-, subsidieJa of regelgever worden behartigd?

Ja

Gemeenschappelijke Regeling

Nee

Uitvoering binnen de gemeentelijke organisatie

Zijn er voordelen te behalen door de taak In regionaal verband met andere overheden uit te voeren?

Uitbesteden

Nee

Is permanente interventie noodzakelijk?

Nee

Regulering via wet- en regelgeving

Nee

Uitvoering binnen de gemeentelijke organisatie

Ja

Stichting

Ja

Vennootschap

Ja

Kan de ontbrekende doch noodzakelijke invloed door zeggenschap in een rechtspersoon worden ingevuld Ja

Zijn de uit te voeren taken in hoge mate risicovol? Nee

Gemeenschappelijke Regeling

Biedt een PPS voordelen?

Ja

PPS

42

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

3 Besliskader vertegenwoordiging

1. Is er een structurele subsidie- of contractuele relatie?

Ja

In beginsel geen gemeentelijke vertegenwoordiging

Nee

Geen gemeentelijke vertegenwoordiging

Ja

Geen gemeentelijke vertegenwoordiging

Nee

Geen gemeentelijke vertegenwoordiging

Nee

Benoeming van burgemeester, wethouder of ambtenaar

N e e

2. Is er een publiek belang?

J a

3. Zijn er andere methoden/instrumenten om het publieke belang te behartigen?

N e e

4. Heeft een vertegenwoordiger een toegevoegde waarde?

J a

5. Zijn er onverenigbare functies of onaanvaardbare risico’s voor een q.q.benoeming? Ja

gemeente Eindhoven

Benoeming van een externe vertegenwoordiger

43

4 Overzicht verbonden partijen

44

gemeente Eindhoven