Bijlage 2 - 2018 Nota op afstand verbonden

Nota Op afstand verbonden Actualisering deelnemingenbeleid

VB - Veiligheid en Bestuur, BJA - Bestuurlijk en Juridisch Advies februari 2018 Inboeknummer:

Februari 2018

Op afstand verbonden

Colofon

Uitgave Gemeente Eindhoven VB - Veiligheid en Bestuur, BJA - Bestuurlijk en Juridisch Advies Datum Februari 2018 Inboeknummer:

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

Inhoudsopgave

Colofon -------------------------------------------------------------------------- 2 Inhoudsopgave ----------------------------------------------------------------- 3 Vooraf --------------------------------------------------------------------------- 4 Deel I Algemeen -------------------------------------------------------------- 5 Deel II Beleidsuitgangspunten -------------------------------------------- 12 Deel III Toelichting op beleidsuitgangspunten ------------------------ 17 Deel IV Bijlagen -------------------------------------------------------------- 34

gemeente Eindhoven

3

Vooraf

Met de beleidsnota’s Verantwoord deelnemen uit 2006 , Verbonden partijen uit 2008 en de nota Op afstand verbonden uit 2014 heeft de gemeente Eindhoven een besliskader vastgelegd met betrekking tot het aangaan van nieuwe publiekrechtelijke of privaatrechtelijke verbonden partijen. Bij de behandeling van laatstgenoemde nota is toegezegd deze na 4 jaar te evalueren en zo nodig te actualiseren. Ten behoeve van de evaluatie hebben we gesproken met de collegeleden, de concerncontroller alsmede alle medewerkers die inhoudelijk betrokken zijn bij een verbonden partij. Uit de evaluatie kwamen punten naar voren die aanleiding zijn het deelnemingenbeleid te actualiseren. Het gaat daarbij om:  ontwerp-eisen (beslisboom, gedeeld belang, rolonduidelijkheid, rolvermenging door verschillende relaties subsidie aandeelhouder verhuurder verhouding aandeelhouder met commissarissen die wij hebben voorgedragen);  periodieke evaluatie verbonden partijen op publiek belang en/of governance;  beëindiging verbonden partij;  aparte uitgangspunten gemeenschappelijke regeling;  samenwerkingsverbanden die geen verbonden partij zijn. De in deze nota gebruikte afkortingen hebben de volgende betekenis: ALV algemene ledenvergadering; ASV Algemene Subsidie Verordening Eindhoven; AvA algemene vergadering van aandeelhouders; BBV Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

BV besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (naar Nederlands recht); BW het Nederlands Burgerlijk Wetboek; NV naamloze vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (naar Nederlands recht); OR ondernemingsraad in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden; PPS publiek-private-samenwerking RvT Raad van Toezicht RvC Raad van Commissarissen Wet gr Wet gemeenschappelijke regelingen WNT Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. 4

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

gemeente Eindhoven

5

Deel I Algemeen In de Gemeentewet staat dat het college slechts besluit tot oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties, en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang (artikel 160 Gemeentewet). Deze bepaling geeft een beleidsvrijheid. De raad heeft in 2014 beleid (Nota op afstand verbonden) vastgesteld waarin o.a. invulling is gegeven aan de beleidsruimte die de Gemeentewet op dit punt biedt. De gemeente kan ook kiezen voor een samenwerking met andere overheden in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Het bestaande besliskader in de bijlagen vormt qua oriëntatie op het publieke belang en vertegenwoordiging nog steeds een goede basis. Uiteindelijk start deze oriëntatie altijd vanuit de vraag of samenwerking op een bepaalde taak wenselijk. Dit verdient meer aandacht. Hiervoor wordt het besliskader uitgebreid met een set vragen gericht op oriëntatie op al dan niet samenwerken. Via het kader is de bestuurlijke besluitvorming bij oprichting geborgd en worden de “juiste vragen” gesteld als het gaat om de oprichting en participatie in verbonden partijen.

Het ambtelijke team verbonden partijen adviseert als het gaat om oprichtings- en beheersmatige aspecten van verbonden partijen Belangrijkste gevolg van het beleid is dat met de bestaande nota’s en het team verbonden partijen gemeentebreed een bewustwordingsproces in gang is gezet met betrekking tot verbonden partijen. 1.

Reden van de actualisering van het bestaande deelnemingenbeleid

In 2014 zijn met name wettelijke wijzigingen doorgevoerd vanuit het BV recht. Tevens zijn er aanvullingen gedaan vanuit actief aandeelhouderschap, normering Top inkomens en rol toezichthouder. Dat waren de voornaamste redenen voor actualisatie in 2014. Ook nu zijn er, naast de toezegging dat het beleid iedere 4 jaar wordt geëvalueerd, redenen tot actualisatie waarbij de aandacht voor de ontwerp-eisen de meest belangrijke is. De afgelopen jaren hebben we in de praktijk namelijk gezien dat vaak vanuit een gekozen rechtsvorm wordt ingezet op een samenwerking. Eigenlijk zou het zo moeten zijn dat de keuze voor rechtsvorm logischerwijs voort vloeit uit ontwerpeisen die starten met de vraag of samenwerking op een specifieke publieke taak wenselijk is en in welke vorm. Het waarom van 6

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

samenwerken op een publieke taak kan vastgesteld worden aan de hand van de vragen:  wat is het gemeenschappelijke belang bij samenwerking?  what’s in it for me?  wat gun ik mijn partners?  waar wil ik nog zelf over gaan. Dit gaat over identiteit. Zie hiervoor ook bijlage 1, de vragen onder het kopje Motieven. Het is van belang om dit vooraf als gemeente goed in beeld te hebben. Van hieruit kunnen keuzes gemaakt worden over al dan niet samenwerken en de wijze waarop. Is dat niet het geval (de taak is dusdanig een expliciete taak voor de gemeente) dan moet de keuze worden gemaakt om de taak binnen de eigen ambtelijke organisatie uit te voeren dan wel via een daartoe op te richten entiteit ( WIJeindhoven en Stichting Cultuur Eindhoven). Een andere variant kan zijn om in de markt te kijken naar een partij aan wie de gemeente de taak uitbesteedt (exploitatie ijsbaan). Het moge duidelijk dat dit soort partners waar de gemeente een contractuele/subsidie relatie mee heeft wel degelijk van belang zijn vanuit strategisch oogpunt. En dus ook vragen om sturing. De sturing op dit soort partners valt echter omdat er geen sprake van een verbonden partij buiten de scope van dit beleid over verbonden partijen.

Met betrekking tot partijen waarmee intensief wordt samengewerkt en taken aan worden uitbesteed waarbij de gemeente (eind)verantwoordelijk blijft maar waarbij formeel geen sprake is van een verbonden partij zal aanvullend beleid worden ontwikkeld. Vanuit een positieve beantwoording op de vraag of samenwerking gewenst is, kan vervolgens de oriëntatie plaatsvinden op de sturing/mate van invloed binnen die samenwerking. In dat kader valt te denken aan de afstemmingsvariant, waarbij geen taken over en weer worden overgedragen (lichte variant), de netwerkconstructie, waarbij een of meer deelnemers voor anderen uitvoeren (medium variant) en het oprichten van een zelfstandige entiteit. In het geval van de laatste variant spreken we van verbonden partijen en is dit beleidskader van toepassing. Schematisch kunnen de samenwerkingsvormen als volgt worden weergegeven:

gemeente Eindhoven

7

In ieder geval is het goed om bewust te zijn van het feit dat bij iedere vorm van samenwerking rekening moet worden gehouden met de verschillende belangen die moeten worden afgewogen. Zo vindt binnen het college een integrale afweging plaats op zowel financieel, inhoudelijk en strategisch belang. De aandeelhouder (in principe wethouder financiën) brengt dit gewogen belang in bij bijvoorbeeld de aandeelhoudersvergadering/AB. Daar vindt binnen de entiteit een nieuwe belangenafweging plaats waarbij zowel de belangen van andere aandeelhouders/AB als belang van de entiteit meegewogen worden. Het is dus inherent aan samenwerken dat het eigen

8

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

belang een gewogen belang

wordt.

2.

Afbakening: verbonden partij

In het BBV wordt een definitie gegeven van de termverbonden partij. Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft (artikel 1 BBV). Dit beleid is van toepassing op organisaties die aan deze definitie voldoen 1. Verbonden partij waarmee de gemeente te maken krijgt zijn de privaatrechtelijke rechtspersonen zoals BV, NV, stichting, vereniging en coöperatieve vereniging (geregeld in het BW). Daarnaast is er de publiekrechtelijke rechtsvorm: de gemeenschappelijke regeling (geregeld in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen). 3.

Strategische samenwerkingsverbanden

Daarnaast werkt de gemeente Eindhoven op allerlei strategische beleidsvelden samen met private partners terwijl er geen sprake is van een verbonden partij omdat ofwel het publieke ofwel het financiële belang ontbreekt. Hierbij valt te denken aan Wijeindhoven (geen financieel belang in de zin van de BBV, wél via opdrachten en subsidies).

1

Partijen waaraan alleen een financieel risico kleeft, worden opgenomen in de paragraaf

weerstandsvermogen. Partijen waarmee een bestuurlijk belang gediend is en waaraan geen juridisch afdwingbare financiële verplichtingen kleven, maken onderdeel uit van een programma. gemeente Eindhoven

9

Om het landschap van verbonden partijen en strategische samenwerkingsverbanden, niet zijnde verbonden partij, goed in beeld te hebben is in bijlage 4 een overzicht opgenomen.

4.

Instrumenten en rol raad

De raad stuurt het college en het college stuurt de verbonden partij. De raad heeft een aantal instrumenten om haar kaderstellende en controlerende taak uit te oefenen. Deze instrumenten kan de raad ook inzetten als het gaat om (kaderstelling en controle op) verbonden partijen. De belangrijkste instrumenten zijn: Beleidsvorming De raad kan via het deelnemingenbeleid kaders voor het college stellen, waarbinnen het college dient te opereren als het om verbonden partijen gaat. Onderzoekscommissie De raad kan op voorstel van een of meer van zijn leden een onderzoek naar het door het college of de burgemeester gevoerde beleid instellen (artikel 115a van de Gemeentewet). Raadsvoorhangprocedure bij oprichting Het besluit van het college tot oprichting van en deelneming in een privaatrechtelijke rechtspersoon wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen (artikel 160 Gemeentewet). Bij de oprichting van en deelneming in private rechtspersonen mag het college in de regel volstaan met het toezenden van het ontwerpbesluit aan de commissie financiën en bestuur.

Informatie vragen aan college of aan eigen lid algemeen bestuur of gemeenschappelijk orgaan van een gemeenschappelijke regeling Het college en elk van zijn leden zijn afzonderlijk aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. Het college geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (artikel 169 Gemeentewet). Rekenkamer

10

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur (artikel 182 van de Gemeentewet). Vaststellingbegroting en jaarrekening In de begroting en de jaarrekening wordt een paragraaf verbonden partijen opgenomen. Deze paragraaf bevat een aantal gegevens over de verbonden partij (artikel 15 BBV). De raad stelt de begroting en de jaarrekening en het jaarverslag vast. Informele setting De verbonden partij kan de raad rechtstreeks informeren over strategie, resultaten e.d. In de praktijk gebeurt dit reeds middels bijvoorbeeld werkbezoeken aan verbonden partijen of presentaties in de raad of de raadscommissie.

5.

Governance

Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. De vier deelprocessen van governance -sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoording- zijn te verdelen over twee oriëntatierichtingen: een interne (verbonden partij) en externe organisatie, voor de korte of lange termijn. In een model laat zich dat goed zien. In elk kwadrant kan een van de vier deelprocessen worden geplaatst. Aan de hand van dit theoretische model willen wij duidelijk maken dat de verbonden partij (interne organisatie) de nadruk legt op het zelf sturen op en beheersen van de activiteiten met een publiek belang: de verbonden partij draagt zorg voor de afgesproken dienstverlening en informatievoorziening. Aan de ene kant heeft de gemeente vanuit haar opdrachtgeverrol invloed op het sturen van de uitvoering van de taak met een publiek belang, in die zin dat onze invloed vooral ziet op het zorgdragen voor de invulling van de sturing (beleidsmatige aspecten).

Aan de andere kant kan de gemeente als “externe stakeholder” van de verbonden partij verantwoording verlangen (informatie ontvangen) en aldus het toezicht houden op de continuïteit van de activiteiten (beheersmatige aspecten). Hierbij geldt dat de verbonden partij zorg draagt voor continuïteit door een goede financiële positie. Een dimensie die door dit schema heenloopt en alle vier de deelprocessen raakt, is die van 11 gemeente Eindhoven

Externe organisatie

risicomanagement. Risicomanagement is het proces dat risico’s in kaart brengt, risico’s volgt en up-to-date houdt, beheersmaatregelen implementeert en evalueert. De onderlinge samenhang is te zien in onderstaande figuur:

Nadruk ligt op: - Verantwoording - Toezicht en - Transparantie

Aan onder meer: - Gemeente(n) - Provincie - Rijk

‘Externe’ Stakeholders

Toezicht

Verantwoorden Governance

Beheersen

Interne organisatie

Sturen

Nadruk ligt op: - Prestatiemanagement - Planning en Control

Verbonden partij

Lange termijn

Nadruk ligt op: - AO/IC Risicomanagement - Planning en Control

-

Korte termijn

6. Team verbonden partijen

In de afgelopen periode was de adviesrol van het team verbonden partijen zichtbaar bij de volgende onderwerpen:  paragraaf verbonden partijen in begroting en jaarrekening, ten behoeve van inzicht in resultaten, financiële positie, aandelenbelang en continuïteit van de verbonden partijen (college- en raadbesluit);  diversiteit bij benoemingen leden van de RvC, en bestuursleden van de verbonden partijen;  evaluatie van het huidige deelnemingenbeleid op afstand verbonden  oprichting van de verschillende entiteiten, zoals coöperatie Beware, stichting Glasrijk, stichting leefbaarheid (Eindhoven Airport), vereniging impact 040, stichting Wijeindhoven, stichting Cultuur en stichting en BV Regionaal Ontwikkelfonds Werklocaties;  organiseren van kennisdelingsbijeenkomsten met contactpersonen uit de sectoren. Voor de komende periode ziet het team daarnaast inzet op de volgende aanvullende onderwerpen:  periodieke heroverweging (halverwege collegeperiode) op publiek belang en governance bestaande verbonden partijen;  vormgeven kaders quick scan (een keer per twee jaar), uitvoering door concern control;  juridische en financiële advisering rondom oprichting en ontbinding verbonden partijen; 12

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

 

elke 4 jaar actualiseren beleidskader; kennisdeling.

gemeente Eindhoven

13

Deel II Beleidsuitgangspunten

A. Uitgangspunten met betrekking tot het aangaan van verbonden partijen 1. De gemeente participeert alleen in verbonden partijen indien het gaat om het uitvoeren van een taak die het publiek belang dient en wanneer betrokkenheid van de gemeente doelmatig is. 2. Bij de keuze voor te participeren in een verbonden partij hanteert het college het besliskader ‘aangaan verbonden partij’ 3. Een verbonden partij geschiedt op basis van een door het college goedgekeurd businessplan van de verbonden partij waarin o.a. is opgenomen:  inzicht in het risicoprofiel van de businesscase om de mate van risicobereidheid door College en Raad transparant in de besluitvorming te laten meewegen;  verbinden van de verschillende rollen, die aan de orde zijn bij verbonden partijen (aandeelhouder, verhuurder vastgoed, subsidierelatie) en de rolvastheid die dat vraagt, maar ook bij de behandeling van stukken in het college de samenhang tussen de thema’s die verbonden zijn aan deze rollen te bespreken, onder meer ter voorkoming van een verhoogd (financieel) risico voor de gemeente.  sluitende meerjarenbegroting 4. Bij de oprichting van elke nieuwe BV of NV weegt de gemeente telkenmale af of het wenselijk is om one-tier board in te stellen in plaats van een RvC. In de bestuurlijke besluitvorming wordt hier specifiek aandacht aan besteed.

Ten aanzien van bestaande verbonden partijen, wil de gemeente de situatie vooralsnog handhaven. 5. De gemeente hanteert een benoemingenbeleid gericht op (her)benoeming van kwalitatief hoogwaardige bestuurders en commissarissen (in beginsel buitenstaanders). 6. Publiekrechtelijke samenwerking wordt gebaseerd op heldere en meetbare doelstellingen in de vorm van een bedrijfsplan met zekerheid over financiering (ook op lange termijn) en is aandacht voor fiscale aspecten, aanbestedingsrecht, Wet markt en overheid. Daarnaast worden ook de personele consequenties en het effect op de bestaande organisatie betrokken. 7. Bij de inrichting van een publiekrechtelijke verbonden partij (GR met openbaar lichaam) worden bepalingen opgenomen over  de toedeling van bevoegdheden (mandaat en delegatie),  de vertegenwoordiging in de organen (AB en DB),  de commissies, 14

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

 de uitvoeringsorganisatie,  de financiële bepalingen en wijze van verantwoording en  het archief. 8. Bij de inrichting van een publiekrechtelijk verbonden partij (GR met openbaar lichaam) wordt expliciet stilgestaan bij het  toetreden, uittreden, wijzigen, opheffen,  geschillen en klachten,  overgangs- en slotbepalingen en  bekendmaking besluiten betrokken bestuursorganen 9. Speciale aandacht verdient het in overeenstemming brengen van de financiële betrokkenheid bij het samenwerkingsverband (garantstelling) en de stemverhouding. 10. Bij het aangaan van een samenwerkingsverband worden al maatregelen genomen voor beëindiging van de samenwerking en voor de evaluatie van de samenwerking. 11. Bij de oprichting van en deelneming in private rechtspersonen mag het college in de regel volstaan met het toezenden van het ontwerpbesluit aan de commissie Financiën en Bestuur, opdat de commissie haar wensen en bedenkingen kenbaar kan maken. In het ontwerpbesluit geeft het college aan welke besluiten van de verbonden partij aan de raad worden voorgelegd en op welke wijze de raad in het vervolg wordt geïnformeerd over de inhoudelijke en financiële aspecten van de verbonden partij.

B. Uitgangspunten met betrekking tot het beheer 12. Uitgangspunt voor goed bestuur is de Corporate Governance Code (2016). Daar waar er sprake is van branche gerelateerde Codes waaronder de cultuursector, worden deze aanvullend toegepast. 13. Aan het begin van elke collegeperiode maken wij inzichtelijk hoe wij de eigenaars- en opdrachtgeversrol inrichten en verbinden. Een functiescheiding ten aanzien van de eigenaarsrol (wethouder met financiën in portefeuille) en de opdrachtgeversrol (wethouder betreffende beleidsterrein )is daarbij vertrekpunt. 14. Bij de uitoefening van haar rol in de privaatrechtelijke verbonden partij stelt de gemeente zich als actief aandeelhouder op. 15. Gemeenteraad zal actief worden geïnformeerd over belangrijke zaken die spelen bij de verbonden partij. Het college geeft, indien aan de orde bij een verbonden partij, invulling aan het begrip belangrijk. 16. Bestuurders, commissarissen, medewerkers en externe inhuurkrachten worden ordentelijk betaald. Ordentelijk betekent: evenwichtig, consistent, transparant, maatschappelijk verantwoord, passend bij de functie en niet exorbitant. 15 gemeente Eindhoven

17. Indien de gemeente, rechtstreeks dan wel als aandeelhouder, gerechtigd is een bestuurder van een vennootschap te benoemen of voor te dragen, geschiedt de benoeming of voordracht door het college. 18. Als bestuurder van een BV, NV, stichting of coöperatieve vereniging kan niet worden benoemd of voorgedragen een lid van het college of een lid van de gemeenteraad. In uitzonderlijke gevallen kan een ambtenaar worden benoemd of voorgedragen. 19. In de statuten van de verbonden partij en de tekst van de gemeenschappelijke regeling dient te worden bepaald dat de goedkeuring van de AvA respectievelijk het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling is vereist voor koersbepalende besluiten van het bestuur en besluiten tot investeringen en andere uitgaven boven een door de verbonden partij vast te stellen plafond. 20. Hoofdregel is dat alleen gekwalificeerde buitenstaanders als kandidaatcommissaris worden voorgedragen. Met uitzondering van bestuurders van gemeenschappelijke regelingen, geldt dit beleidsuitgangspunt eveneens voor bestuurders. 21. De voordracht of de benoeming van commissarissen of toezichthouders in de RvC of de RvT geschiedt op basis van een door en voor de RvC of RvT en zijn individuele commissarissen opgestelde profielschets. Een commissaris of toezichthouder kan maximaal twee periodes van elk vier jaar zitting hebben in een RvC of RvT. 22.

Bij de voordracht of benoeming van bestuurders, commissarissen of toezichthouders geeft het college aandacht aan het diversiteitsbeleid. De afdeling P&O van de gemeente kan bij de start van de werving ondersteunen 23. In de statuten van stichtingen en coöperatieve verenigingen en de tekst van de gemeenschappelijke regeling dienen bepalingen over het beloningsbeleid te worden opgenomen. Indien de norm uit de Wet normering topinkomens van toepassing is wordt hieraan gevolg gegeven. 24. Een bestuurder (of commissaris) die in een situatie raakt waarin het behartigen van de belangen van de verbonden partij in ernstige mate conflicteert met zijn bestuurlijk of ambtelijk functioneren, meldt dit aan het college. Hij onthoudt zich van deelname aan de beraadslaging en de besluitvorming. 25. De gemeente wordt in de AvA en de ALV van verbonden partijen vertegenwoordigd door de portefeuillehouder die verantwoordelijk is voor verbonden partijen. 26. De gemeentelijke vertegenwoordiger in stichtingsbesturen houdt zo goed mogelijk rekening met het publieke, gemeentelijk belang.

16

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

27. Er is een centraal gepositioneerd deelnemingenoverleg, het Team Verbonden partijen. Dit team bewaakt en verbindt de financieel, juridische, bestuurlijke, organisatorische en de beleidsinhoudelijke aspecten. 28. Periodiek (een keer per twee jaar) vindt een quick scan plaats naar het deelnemen in verbonden partijen. Hierbij wordt het accent van het onderzoek bepaalt o.b.v. actuele en financiële omstandigheden. 29. De gemeente bevordert maatschappelijk verantwoord ondernemen bij de verbonden partijen. Onderdeel hiervan is in ieder geval social return. 30. De gemeente vraagt aandacht voor duurzaamheid bij de taken die de verbonden partij uitvoert. 31. De gemeente stelt ten aanzien van het eigen vermogen bij de verbonden partijen als uitgangspunten dat de verbonden partij als organisatie zelf verantwoordelijk is voor een inventarisatie van de bedrijfsrisico’s van de onderneming, en de vertaalslag ervan naar de omvang van het eigen vermogen. De accountant van de verbonden partij dient de aannemelijkheid van het benodigd eigen vermogen vast te stellen. 32.

Bij de begrotingen van gemeenschappelijke regelingen gelden de volgende uitgangspunten:  vooraf de (taakstellende) financiële randvoorwaarden per gemeenschappelijke regeling (bijvoorbeeld bezuiniging of indexering) meegeven aan de portefeuillehouders;  de (financiële) uitgangspunten voor nieuwe ontwerpbegroting van een gemeenschappelijke regeling transparant in beeld laten brengen;  de consequenties van een nieuwe ontwerpbegroting van een gemeenschappelijke regeling laten doorrekenen naar bijvoorbeeld tarieven.

Onderdeel C. Uitgangspunten met betrekking tot beëindiging verbonden partij 33. De verbonden partij wordt beëindigd indien de doelstellingen zijn bereikt, indien duidelijk is dat de verbonden partij de doelstellingen niet (meer) kan bereiken of indien het publiek belang is verwezenlijkt. 34. Deelnemingen worden afgestoten, indien dit met inachtneming van het publiek belang en de zakelijke belangen van de gemeente mogelijk is. 35. Onderhandse verkoop geschiedt zakelijk, transparant en daarmee controleerbaar.

gemeente Eindhoven

17

Onderdeel D: Evaluatie deelneming 36. Periodiek (halverwege de zittingsduur van het college) zal worden geëvalueerd of het publiek belang nog vereist dat de samenwerking in stand wordt gelaten én of de governance van het samenwerkingsverband nog voldoet. 37. De evaluatie leidt tot een uitspraak over de wenselijkheid van de deelneming in haar huidige vorm en eventuele adviezen tot aanpassing.

Onderdeel D. Actualisatie Deelnemingenbeleid 38. Elke vier jaar wordt het beleid geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

18

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

Deel III Toelichting op beleidsuitgangspunten Onderdeel A: aangaan verbonden partij 1.

Het behartigen van publieke belangen met verbonden partijen

De gemeente neemt alleen deel in verbonden partijen, indien de activiteiten die de verbonden partij gaat verrichten, een publiek belang betreffen. De term “publiek belang” is geen vastomlijnd begrip. Het is een begrip waarvan de inkleuring voorbehouden is aan de politiek. De overheid heeft verschillende middelen om een publiek belang te behartigen. Zij kan dit doen door middel van wet- en regelgeving. Daarnaast is het mogelijk om via een subsidie of een overeenkomst ervoor te zorgen dat continuïteit van publieke belangen blijft geborgd. De overheid kan ook met verbonden partijen die continuïteit van publieke belangen borgen. In dat geval gebruikt de overheid dus een “op afstand” geplaatste zelfstandige of verzelfstandigde organisatie om het publiek belang te behartigen. Schematisch: Samenwerkingsvormen (blauw)

De Gemeentewet zegt dat het college slechts besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het gemeente Eindhoven

19

bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. In de Gemeentewet lijkt een voorkeur voor de gebruikmaking van het publieke instrument te liggen (zie onderstreping)2. Wij zijn echter van mening dat dit niet strookt met de dagelijkse praktijk. Die praktijk van gemeenten is dat er geen hiërarchie is in de keuze van het instrument. Bij een veranderende rol van de overheid en de maatschappij en gelet op het bijzondere karakter van de Brainportregio –welk karakter wordt gekenmerkt door samenwerking tussen overheid, kennisinstellingen, bedrijfsleven en burgers- menen wij dat de keuze van het instrument (zie schema samenwerkingsrelaties) om die samenwerking vorm te geven afhankelijk is van de specifieke casus. Wij hebben daarbij geen voorkeur voor publiekrechtelijke instrumenten boven privaatrechtelijke instrumenten. Hoe dan ook, de belangrijkste vraag die gesteld moet worden is of sprake is van de uitvoering van een taak van publiek belang? Indien deze vraag ontkennend wordt beantwoord, dan is er voor gemeentelijke bemoeienis geen plaats. Is deze vraag bevestigend beantwoord dan komt de vraag aan de orde op welke manier de overheid dat publieke belang het beste kan behartigen. Het antwoord op deze vraag is –zoals gezegd- sterk afhankelijk van de specifieke casus.

Omstandigheden die afgewogen kunnen worden zijn: doelmatigheid, efficiëncy, slagkracht, effectiviteit, gewenste democratische controle,klantgerichtheid, minder begrotingsschokken, samenwerking, zeggenschap en invloed. Soms kan volstaan worden met het sluiten van een overeenkomst of het aangaan van een subsidierelatie om publieke doelen te bereiken. In andere gevallen ligt het meer voor de hand om te kiezen voor een verbonden partij. Dit laatste zal zich vooral voordoen als er sprake is van zogenaamde “nietcontracteerbare” dynamische publieke belangen. Niet-contracteerbare publieke belangen laten zich moeilijk vastleggen in een subsidierelatie of een overeenkomst. Er is een noodzaak voor samenwerking en voor meer op maat gesneden vormen van zeggenschap. Een voorbeeld hiervan is de triple helix samenwerking die tot uitdrukking komt in Brainport Development B.V. Het behoud van deze triple helix samenwerking is niet of zeer moeilijk vast te leggen in meer statische instrumenten als wetgeving, een contract of een subsidierelatie. 2

Soms schrijft de wet een verbonden partij voor (bijvoorbeeld artikel 9 Wet Veiligheidsregio’s waarin staat dat de college’s een gemeenschappelijke regeling met openbaar lichaam treffen genaamd: veiligheidsregio). gemeente Eindhoven 20

februari 2018

Op afstand verbonden

Het afwegingskader samenwerking en het besliskader aangaan verbonden partijen geven de belangrijkste stappen en vragen weer. Deze kaders zijn als bijlage 1 en 2 aan deze nota gehecht. 2.

Samenwerking met andere gemeenten/overheden

De samenwerking met andere gemeenten/overheden neemt een bijzondere plaats in. Net als veel andere gemeenten werkt Eindhoven met een groot aantal overheden en private partijen samen. Voor een belangrijk deel krijgt deze vorm in formele en informele samenwerkingsverbanden. De afgelopen jaren is de samenwerking van gemeenten in heel Nederland alsmaar toegenomen. Belangrijke aanleiding voor deze toenemende samenwerking is de verzwaring van het gemeentelijk takenpakket door een groot aantal decentralisaties van rijkstaken. Omdat dit veelal gepaard gaat met ‘efficiencykortingen’ en dus beperktere financiële middelen, is het bundelen van krachten een natuurlijke reactie. Tegelijkertijd worden de wettelijke en professionele kwaliteitseisen waaraan gemeenten moeten voldoen trendmatig hoger. Ook verwachten burgers een hogere kwaliteit aan dienstverlening en service. Dit is tevens een belangrijke aanleiding voor toenemende samenwerking. In dit verband rijst de vraag of de gemeente, wanneer zij de samenwerking tussen (uitsluitend) publieke partijen wil vormgeven in een verbonden partij, er een ander afwegingskader geldt dan wanneer er private of semiprivate partners bij zijn betrokken. In beginsel geldt naar onze mening geen ander afwegingskader: is er sprake van een publiek belang en, zo ja, op welke wijze kan dit publiek belang het meest doelmatig worden uitgevoerd.

gemeente Eindhoven

21

Indien wordt gekozen voor publiekrechtelijke samenwerking dan vormt de Wet op de gemeenschappelijke regeling veelal het uitgangspunt. Er worden 4 vormen van samenwerking onderscheiden:  Openbaar lichaam (rechtspersoon)  Bedrijfsvoeringsorganisatie (rechtspersoon)  Gemeenschappelijk orgaan  Centrumgemeenteconstructie Daarnaast kan natuurlijk samenwerking plaatsvinden gebaseerd op convenanten, dienstverleningsovereenkomsten etc. Bij de publiekrechtelijke samenwerking is sprake van verlengd openbaar bestuur. Dit kan inhouden dat gemeentelijke ondersteuning wordt gevraagd voor taken die door het samenwerkingsverband worden uitgevoerd. Zeker indien de GR is ingericht als uitvoeringsorganisatie en in de samenwerking een groot project wordt gestart. Ook is de gemeente door middel van garantstelling financieel verbonden aan de GR. Speciale aandacht wordt gevraagd voor de stemverhouding binnen het samenwerkingsverband. Vaak is sprake van een disbalans tussen de mate waarin het beleid van het samenwerkingsverband kan worden beïnvloed (stemverhouding) en de mate van financiële betrokkenheid (vaak naar rato van inwonersaantallen).

Onderdeel B: beheer van verbonden partijen 3.

Sturing en verantwoording

Wij beseffen dat, wanneer de gemeente gaat deelnemen in een verbonden partij, de aard en wijze van sturing en verantwoording afleggen (democratische controle) verandert. Dit is inherent aan de keuze om publieke belangen met “op afstand” geplaatste verbonden partijen te realiseren. Het is dan zaak de governance goed en bij de oprichting te regelen. In het duale stelsel is een scheiding aangebracht tussen raad en college. De raad heeft een kaderstellende en controlerende taak en het college een besturende en uitvoerende taak. De uitvoering vindt feitelijk plaats door de ambtelijke organisatie en de daaraan verbonden partijen. Het college krijgt bij de verbonden partij een vergelijkbare rol, als de raad heeft ten opzichte van het college. De gemeente is eigenaar van de verbonden partij en in die hoedanigheid heeft zij in de verbonden partij een

22

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

kaderstellende en controlerende rol en staat zij meer afstand bij de uitvoeringstaken van de verbonden partij. De raad stuurt het college en niet de verbonden partij

gemeente Eindhoven

23

Schematisch weergegeven:

RAAD

COLLEGE

VERBONDEN PARTIJ

Richting de verbonden partij stelt het college (door tussenkomst van de ambtelijke organisatie) kaders voor de uitvoering. De wijze waarop het college beheersmatig stuurt op de verbonden partij, is van invloed op de realisatie van gemeentelijke doelen en op de wijze waarop de raad hierover verantwoording ontvangt. Het zijn de (beheersmatige) afspraken tussen college en verbonden partij over verantwoordingsinformatie, die bepalen hoe de verantwoording van de verbonden partij over de te bereiken gemeentelijke doelen er uitziet. De verantwoordingsinformatie die de raad (van het college) ontvangt, bepaalt in veel gevallen de raadsperceptie over de verbonden partij. Op basis van de ontvangen informatie onder meer in de paragraaf verbonden partijen (begroting en jaarrekening), vindt de raad de deelname in de verbonden partij al of niet passen en oordeelt over de wijze waarop het college de verbonden partij aanstuurt. Dat maakt het voor de raad van groot belang dat de algemene kaders over sturing en beheersing van verbonden partijen (deelnemingenbeleid) adequaat zijn ingericht. Het vorenstaande ligt genuanceerder bij gemeenschappelijke regeling waarin raadsbevoegdheden zijn ondergebracht. Daarbij is sprake van vertegenwoordiging in het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling door leden van de raad.

Bij dergelijke gemeenschappelijke regelingen is er een rechtstreekse informatie- en verantwoordingslijn3. Eindhoven kent dergelijke gemeenschappelijke regelingen echter niet; slechts regelingen die door het college zijn aangegaan. 3.1

Sturing als eigenaar of als opdrachtgever

De gemeente dient vanuit haar verantwoordelijkheid voor het totale resultaat van het hele netwerk als publieke regisseur de onderlinge relatie met

3

Artikel 16 Wet gr

24

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

verbonden partijen zodanig in te richten, dat elke partij een optimale bijdrage levert aan het eindresultaat4. Een belangrijke factor bij de inrichting van de regiefunctie is de organisatorische scheiding van de gemeentelijke rollen: enerzijds als eigenaar en anderzijds als opdrachtgever van de verbonden partij. De gemeente heeft als eigenaar, in de rol van aandeelhouder of lid van een vereniging of deelnemer in een gemeenschappelijke regeling, er belang bij dat de continuïteit van de organisatie stabiel is en dat deze dus geen structureel verlies lijdt. Hiervoor zijn goede bedrijfsvoering, voldoende omzet, kostenbeheersing, marketing en innovatie nodig. Dit zijn allemaal beheersmatige aspecten die de efficiency van de op afstand gezette taak raken. Vanuit de opdrachtgeverrol , als subsidieverstrekker of opdrachtgever, wil de gemeente de kwaliteit, aard en omvang van de dienstverlening (welke een directe relatie heeft met het publiek belang) borgen. Dit zijn beleidsmatige aspecten. Ze raken de effectiviteit van de uitvoering van de op afstand gezette taak. Tussen deze rollen en aspecten kan een spanningsveld ontstaan. In het bijzonder indien de opdrachtgeverrol wordt ingevuld met een overeenkomst of subsidie. Wij zijn bijvoorbeeld bij het Muziekgebouw Eindhoven N.V. vanuit meerdere rollen betrokken (eigenaar/aandeelhouder, subsidieverlener, vastgoedverhuurder).

Beheersmatige en beleidsmatige aspecten kunnen hier door elkaar gaan lopen. Onze rol in Eindhoven Airport N.V. is echter voornamelijk een beheersmatige rol met ook een stevige aandacht voor het strategische karakter van deze verbonden partij. Bij gemeenschappelijke regelingen zijn beheersmatige en beleidsmatige aspecten echter niet goed te scheiden. Dit is het gevolg van de specifieke aard van de rechtsvorm gemeenschappelijke regeling. Het is zaak om de governance en het “eigene” van de diverse rollen inzichtelijk te maken en richting de verbonden partij duidelijk en transparant zijn hoe wij de diverse rollen invullen en verbinden. Wij zullen daarom aan het begin van elke collegeperiode inzichtelijk maken hoe wij met de diverse rollen omgaan. Een functiescheiding ten aanzien van de eigenaarsrol (wethouder Financiën en Bestuur) en de opdrachtgeverrol (wethouder betreffende beleidsterrein) is daarbij vertrekpunt. 3.2

Sturing en verantwoording binnen privaatrechtelijke rechtspersonen

4

Bij een minderheidsbelang is de sturing afhankelijk van de wijze waarop de andere stakeholders hun zeggenschap en rol invullen gemeente Eindhoven

25

Een privaatrechtelijke rechtspersoon kent organen. Deze organen zijn de AvA (bij BV’s en NV’s) en de ALV (bij verenigingen en coöperatieve verenigingen). Dit zijn de hoogste organen binnen de privaatrechtelijke rechtspersonen. De aandeelhouders en de leden zijn de eigenaren van de verbonden partij 5. Daarnaast kennen privaatrechtelijke rechtspersonen een bestuur en, in sommige gevallen6, een RvC of RvT. Aan de AvA en de ALV behoort, binnen de door de wet en de statuten gestelde grenzen, alle bevoegdheid die niet aan het bestuur of aan anderen is toegekend. Het bestuur en de RvC verschaffen de AvA alle verlangde inlichtingen, tenzij een zwaarwegend belang zich daartegen verzet. In zekere zin kan worden gesteld dat de AvA en de ALV als uiteindelijke eigenaren van de verbonden partij de uiteindelijke macht hebben. Wat de AvA en de ALV echter niet mogen, is zich begeven op het terrein van het bestuur van de verbonden partij. Als het gaat om de invulling van de verhoudingen tussen de organen van verbonden partijen, hanteren wij zo veel als mogelijk de Corporate Governance Code7 of een eventuele sectorspecifieke governance code. Hoewel deze Code is geschreven voor beursgenoteerde vennootschappen, kunnen de principes en best practices in die Code grotendeels ook worden toegepast bij andere rechtspersonen.

De verhouding tussen de vennootschap en haar werknemers(vertegenwoordigers) is elders geregeld. Dit neemt niet weg dat bij de naleving van de Code in het kader van de integrale weging van alle betrokken belangen ook belangen van werknemers dienen te worden meegewogen. 3.3

Sturing en verantwoording binnen publiekrechtelijke rechtspersonen

De gemeenschappelijke regeling kent een viertal verschijningsvormen: de zogeheten het gemeenschappelijke orgaan, de “centrumgemeente”constructie, de bedrijfsvoeringsorganisatie en het openbaar lichaam. De veelheid van vormen maken het mogelijk de zwaarte van het organisatorisch verband af te stemmen op de aard van de gezamenlijk te behartigen taken. Ook komen combinaties van varianten voor. We beperken ons uitsluitend tot de uitwerking van het openbaar lichaam, omdat deze als juridische rechtsvorm voor deze nota relevant is. Alleen deze rechtsvorm 5

Voor stichtingen geldt wettelijk gezien een ledenverbod. De stichting heeft een monistisch karakter 6 In sommige gevallen schrijft de wet een toezichthoudend orgaan voor bijvoorbeeld bij grote vennootschappen. Soms is het de keuze van een verbonden partij om een toezichthoudend orgaan in te stellen. 7 Voor meer informatie: commissiecorporategovernance.nl gemeente Eindhoven 26

februari 2018

Op afstand verbonden

heeft zelfstandige rechtspersoonlijkheid en wordt aangemerkt als verbonden partij. Deze gemeenschappelijke regeling kent drie organen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. De voorzitter is tevens voorzitter van het algemeen en van het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur van een openbaar lichaam, ingesteld bij een regeling die is getroffen of mede is getroffen door gemeenteraden, bestaat uit leden, die per deelnemende gemeente door de raad uit zijn midden, en uit de wethouders worden aangewezen. De regeling houdt bepalingen in over de wijze waarop het dagelijks bestuur en een of meer leden daarvan aan het algemeen bestuur de gevraagde inlichtingen verstrekken. De regeling houdt tevens bepalingen in over de wijze waarop de leden van het dagelijks bestuur door het algemeen bestuur ter verantwoording kunnen worden geroepen. 3.4

Sturing als eigenaar via stemrecht binnen verbonden partijen

Naast beïnvloeding door “meepraten” en “meedenken”, vindt zeggenschap binnen verbonden partijen door uitoefening van het stemrecht. Dit stemrecht wordt uitgeoefend in de organen van de verbonden partij. Het kapitaal van de BV en NV is verdeeld in aandelen. Er zijn verschillende soorten aandelen: normale aandelen, prioriteitsaandelen, preferente aandelen en letteraandelen. Het soort aandeel bepaalt de mate van zeggenschap. Bij de vereniging en de coöperatieve vereniging heeft elk lid van de vereniging in beginsel één stem. De statuten kunnen echter een afwijkende regeling bevatten. Bij stichtingen wordt het stemrecht uitgeoefend in het bestuur. Elk bestuurslid heeft één stem, tenzij in de statuten anders wordt bepaald. Bij een gemeenschappelijke regeling is het stemrecht geregeld in de tekst van de regeling. Elk lid heeft in de regel één stem, tenzij in de regeling een andere stemverhouding is overeengekomen. Het verdelen van zeggenschap is maatwerk en hangt er in hoge mate vanaf over welke onderwerpen de gemeente zeggenschap wil uitoefenen. Wij vinden wel dat omdat de gemeente vaak een groot financieel belang heeft binnen een verbonden partij het stemrecht in beginsel wordt bepaald naar rato van de financiële inbreng (en het daarmee gepaard gaande financiële risico). Bij gemeente Eindhoven

27

BV’s en NV’s kan dit worden bereikt door meer aandelen of aandelen van een bijzondere soort te nemen. Bij verenigingen, coöperatieve verenigingen en gemeenschappelijke regelingen kan dit worden bereikt door in de statuten of in de gemeenschappelijke regeling hierover bepalingen op te nemen.

28

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

3.5

Sturing en tegenstrijdig belang bij vertegenwoordiging in privaatrechtelijke

verbonden partijen

De vraag op welke wijze en in welke omvang wij ons willen (en ook mogen) inlaten met het beleid van de verbonden partij en de wijze waarop wij daarop toezicht kunnen uitoefenen is niet alleen een vraag die zich langs de lijn van de verbonden partij zelf laat beantwoorden. Evenzeer gaat het om (gedrags)regels die verbonden zijn aan het ambt of de functie van de gemeentelijke functionarissen. Het verlangt van onszelf vooral (aanvullende) waarborgen om rolconflicten of discussies over functievermenging te voorkomen. Is vertegenwoordiging geïndiceerd, dan is vervolgens de uitspraak van belang welke functionaris de gemeente dan vertegenwoordigt en welk besluitvormingsproces ten behoeve van de vertegenwoordiging van het gemeentelijke standpunt in de deelneming doorlopen moet worden (procesbeschrijving). Het voorkomen van rolconflicten en discussies over functievermenging vraagt telkens van ons om een risicoanalyse vooraf. Een dergelijke analyse is nodig op het punt van de (beoogde) relatie met de verbonden partij zelf als ook wie de gemeente daarin vertegenwoordigt. Zo kunnen rolconflicten zich gauw voordoen bij verbonden partijen, waarmee tevens een structurele subsidierelatie of anderszins financiële relatie bestaat.

Maar eveneens is bezinning op het voorgestane publieke belang van de verbonden partij nodig: rechtvaardigt deze überhaupt gemeentelijke vertegenwoordiging? Zijn er bovendien geen betere methoden of instrumenten voorhanden om het gemeentelijke belang te dienen? En, heeft deze vertegenwoordiging wel voldoende toegevoegde waarde? Tot slot, op het niveau van de functionaris zelf, verdient de vraag beantwoording of de vertegenwoordiging een onverenigbaarheid van functies oplevert? In onze opvatting wordt met de goede beantwoording van al deze vragen rolconflicten of discussies over functievermenging zoveel mogelijk voorkomen. Reden waarom wij deze in een beslisschema hebben vervat en als leidraad hanteren om verantwoord te komen tot een besluit tot gemeentelijke vertegenwoordiging in een verbonden partij. Dit besliskader is als bijlage 3 bijgevoegd. Bij aanvang van elke nieuwe collegeperiode wordt de gemeentelijke vertegenwoordiging aan de hand van het besliskader opnieuw tegen het licht gehouden. Wij gaan ervan uit dat in het bestuur van een verbonden partij nooit gemeentelijke bestuurders kunnen zitten. Bij uitzondering, bijvoorbeeld bij PPS-constructies, is het mogelijk dat ambtenaren plaatsnemen in het bestuur. Verder benoemen wij in beginsel alleen gekwalificeerde buitenstaanders. gemeente Eindhoven

29

Indien van dit beginsel wordt afgeweken, dan dient dit middels een raadsvoorhangbrief aan de raadscommissie te worden voorgelegd. Achterliggende gedachte is het voorkomen van rolvermenging en tegenstrijdige belangen. 4.

Taken en verantwoordelijkheden toezichthouders

Taken De taak van de RvC is: toezicht houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de rechtspersoon en de daarmee verbonden onderneming en adviseren van het bestuur. De statuten van een vennootschap kunnen aanvullende bepalingen bevatten. Voor stichtingen is een raad van toezicht niet wettelijk geregeld. In de statuten van de stichting kan echter een bepaling worden opgenomen dat de stichting een raad van toezicht als orgaan van de stichting kent. In de statuten wordt de taak van die raad van toezicht nader uitgewerkt. Een van de belangrijkste aandachtspunten van de RvC is het functioneren, de kwaliteit en de continuïteit van het bestuur. Daarbij zal de RvC mede aandacht dienen te besteden aan de relatie tussen het bestuur en de overige organen van de vennootschap, zoals de ondernemingsraad en AvA. De RvC staat het bestuur met raad terzijde. De RvC kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen. Het advies zal betrekking hebben op de algemene lijnen van het bestuursbeleid. Belang der vennootschap Bij de vervulling van zijn taak richt de RvC zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Commissarissen dienen het belang van het geheel voor ogen te staan; zij mogen zich niet uitsluitend laten leiden door deelbelangen.

Dit betekent overigens niet dat een commissaris voor een bepaald deelbelang niet de aandacht van de RvC zou mogen vragen: bijvoorbeeld de commissaris van gemeentewege voor het algemeen, publiek belang dat door de gemeente wordt voorgestaan. De commissaris of toezichthouder van gemeentewege Vanuit vennootschaprechtelijk perspectief bezien is de commissaris van gemeentewege een “gewone commissaris” die zich –net als de overige commissarissen- bij het uitoefenen van zijn adviserende en toezichthoudende taak dient te richten naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De commissaris dient daarbij alle deelbelangen af te wegen. Het is niet ondenkbeeldig dat het vennootschappelijk belang 30

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

uiteenloopt met het belang van de gemeente. Om rolconflicten te voorkomen benoemen wij in beginsel uitsluitend gekwalificeerde buitenstaanders als commissaris8. One-tier board Een one-tier board is een eenlaags (monistisch) bestuursmodel en in dit model maken de toezichthouders deel uit van het bestuur. In een BV of NV komt er dan dus één bestuur waarin zowel de 'directie' als de toezichthouders zitten. Er wordt in de one-tier board onderscheid gemaakt tussen uitvoerende bestuurders en niet uitvoerende bestuurders. Als voordeel van dit model wordt genoemd dat het de informatiekloof dicht tussen directie en RvC-leden en bovendien dat beide gelijktijdig geïnformeerd worden over relevante ontwikkelingen. Kwaliteit toezichthouders De kwaliteit van het toezicht staat of valt met de persoon van de toezichthouder. Wij sturen vooral via het benoemingenbeleid op de kwaliteit van de toezichthouder. Nevencommissariaten Het huidige deelnemingenbeleid kent geen regeling ten aanzien van het maximaal aantal nevencommissariaten dat een commissaris in een RvC van een verbonden partij mag hebben. De gemeente hanteert evenwel als uitgangspunt dat het aantal nevencommissariaten beperkt dient te blijven tot maximaal 5. Het belangrijkste argument is, dat wij menen dat commissariaten nevenfuncties zijn. 5.

Actief aandeelhouderschap

De gemeente wil bijdragen aan de borging van publieke belangen binnen verbonden partijen. Dit doet de overheid door als eigenaar van verbonden partijen op een aantal terreinen actief invloed uit te oefenen (actief aandeelhouderschap)9. Dit actief aandeelhouderschap betreft in het bijzonder de volgende onderwerpen:    

Strategie Beloning in de (semi)publieke sector Maatschappelijk verantwoord ondernemen, waaronder social return Risicobeheersing

8

Uitzonderingen zijn denkbaar bijvoorbeeld bij PPS-constructies, waarbij het mogelijk is om ambtenaren tot commissaris te benoemen. 9 ofschoon de coöperatie een andere rechtsvorm is dan een BV/NV, zijn de overeenkomsten qua aansturing zo groot dat daar waar over aandeelhouderschap wordt gesproken ook gelezen kan worden “lidmaatschap van de coöperatieve vereniging” gemeente Eindhoven

31

   

Eigen vermogen Benoemingen en daarbij aan aandacht voor diversiteit Duurzaamheid Team verbonden partijen en bestuurlijke besluitvorming

Strategie De strategie van de onderneming moet in lijn zijn met het publieke belang. Wij willen de verbonden partij actief aanspreken op de wijze waarop de verbonden partij dit publiek belang behartigt. De aandeelhouder wil daarom vroegtijdig betrokken zijn bij de totstandkoming of wijziging van de strategie van de verbonden partij. Strategiesessies van de aandeelhouders worden bijgewoond door de wethouder financiën en de wethouder die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarop de verbonden partij zich beweegt. Het is hierbij overigens ook zaak om invloed op de strategie vanuit de juiste rol (eigenaar of opdrachtgever) aan te vliegen en ervoor te zorgen dat één lijn wordt gekozen. Beloningen in de (semi)publieke sector Sinds de vaststelling van de nota’s verbonden partijen en verantwoord deelnemen is de maatschappelijke en politieke aandacht voor topinkomens toegenomen. Dit heeft onder andere geleid tot een wettelijke regeling betreffende normering van topinkomens (WNT), welke regeling op 1 januari 2013 in werking is getreden. Wij realiseren dat, wanneer de gemeente in een verbonden partij een minderheidsbelang heeft, wij afhankelijk zijn van de wijze waarop de andere aandeelhouder zich opstellen ten aanzien van het beloningsbeleid.

Bij een minderheidsbelang in een verbonden partij spannen wij ons er op zijn minst voor in dat de door de gemeente gehanteerd normen worden gerespecteerd. Social return Social return heeft als doel om de uitstroom naar werk te bevorderen voor mensen die zonder re-integratieondersteuning niet aan het werk komen. Er zijn verschillende instrumenten om social return te verwezenlijken en te meten. Bijvoorbeeld via het inkoopbeleid of het subsidiebeleid. Wij vinden dat ook onze verbonden partijen een maatschappelijke verplichting hebben om social return in hun onderneming in te vlechten. Wij rekenen dit tot de publieke taak van de verbonden partij. Wij gaan daartoe actief afspraken maken met verbonden partijen. De gemaakte afspraken met de verbonden partij worden in een convenant vastgelegd. De voortgang van de resultaten uit social return worden gelijktijdig met de behandeling van de jaarrekening en de begroting van de verbonden partij geëvalueerd. 32

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

Risicobeheersing Het is van belang om bij oprichting van een nieuwe verbonden partijen specifiek inzicht te verkrijgen in het risicoprofiel van de businesscase. Op deze wijze kan de mate van risicobereidheid door college en raad in de besluitvorming worden afgewogen. Een verslechtering van de financiële positie van de verbonden partij betekent een verhoogd financieel risico voor de eigen gemeentelijke begroting. Dit geldt met name voor publiekrechtelijke samenwerkingsvormen omdat via een garantstelling in de gemeenschappelijke regeling uiteindelijke tekorten worden bijgepast. Een reden temeer om inzicht in de sturings- en verantwoordingsrelatie met de verbonden partijen te verkrijgen, zodat het monitoren van risico’s, en beheersingsmaatregelen bij de verbonden partijen kan worden vergroot en de gemeente niet voor onaangename financiële verrassingen komt te staan. De verbonden partijen zullen periodiek (eenmaal in 2 jaar) via een door Concerncontrol te houden quick scan worden getoetst op actuele en financiële aspecten waarbij in ieder geval de aspecten diversiteit en duurzaamheid worden betrokken. Hiervoor wordt vooraf een toetsingskader per deelaspect opgesteld, zodat de bevindingen eenduidig kunnen worden geïnterpreteerd. De resultaten worden samengevat in een risicomatrix, waaraan de gewenste alertheid voor de gemeente Eindhoven wordt toegevoegd.

Het kunnen vooruitzien is daarbij van essentieel belang om tijdig te kunnen anticiperen op veranderingen. Bewaking en waarborgen financiële continuïteit Gezien de huidige economische tijd is een goede beheersing van verbonden partijen van belang om niet voor financiële verrassingen komen te staan. Bij de verbonden partij mag geen negatief eigen vermogen ontstaan, waardoor de continuïteit van de verbonden partij in gevaar komt. Via het monitoren van de jaarrekeningen wordt inzicht verkregen in de financiële situatie van de verbonden partijen. Het eigen vermogen is noodzakelijk voor een gezonde bedrijfsvoering van de verbonden partij. Eigen vermogen is onder andere nodig om risico’s op te vangen –waaronder risico’s als gevolg van fluctuaties in inkomsten- en om financiering door de bank voor investeringen in bijvoorbeeld gebouwen en apparatuur mogelijk te maken. In dit verband is de verbonden partij als organisatie zelf verantwoordelijk voor een inventarisatie van de bedrijfsrisico’s van de onderneming, en de vertaalslag ervan naar de omvang van het eigen vermogen. De omvang van dit eigen vermogen moet vanuit gemeente Eindhoven

33

continuïteitsgedachte voldoende groot zijn om zelf de risico’s op te vangen, zodat niet bij elke tegenvaller een beroep op externe financiers c.q. de aandeelhouder(s) en/of deelnemers gedaan moet worden. De zelfredzaamheid en daarmee het waarborgen van de continuïteit van de verbonden partij is in toenemende van belang, temeer omdat de deelnemers in de verbonden partij, zoals ook de gemeente niet meer kunnen of willen bijspringen ingeval van calamiteiten. De financiële armslag van de gemeente wordt steeds kleiner, zeker gezien de toename van een aantal (gemeentelijke) taken buiten de eigen organisatie in de daarvoor geëigende samenwerkingsvormen. Jaarlijks zal bij de vaststelling van de jaarrekening –en de toelichting daaropvan de verbonden partij in de AVA of het AB inzicht worden verkregen in het eigen vermogen. In dit verband zal de financiële positie, sluitende (meejaren)begroting, te verwachten (aanloop)verliezen en de liquiditeitspositie worden onderzocht, om vast te stellen of de continuïteit van de verbonden partij voldoende is gewaarborgd. In geval sprake is van een negatief of sterk afgenomen eigen vermogen treedt de gemeente in overleg met de verbonden partij. De gemeente als aandeelhouder neemt daarbij een zakelijke houding in.

Het primaire doel van dat overleg moet hoe dan ook zijn hoe en onder welke condities het publieke belang en de daarmee gepaard gaande activiteiten geborgd kunnen worden. In geval sprake is van een eigen vermogen dat ligt boven het benodigd eigen vermogen geldt als uitgangspunt: winstuitkering, tenzij sprake is van omstandigheden die de accountant bij de bepaling van het benodigd eigen vermogen redelijkerwijs niet heeft kunnen voorzien en die een hoger eigen vermogen noodzakelijk maken. Om grip te houden op de financiële situatie van verbonden partijen menen wij dat belangrijke investeringen aan de AvA, de ALV of het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling voorgelegd moeten worden. Per verbonden partij wordt nagegaan welke uitgaven en vanaf welk bedrag die goedkeuring is vereist. Benoemingen bij privaatrechtelijke rechtspersonen Voor elke verbonden partij is het zeer belangrijk om goede bestuurders en commissarissen en een – onder andere naar geslacht en leeftijd- divers en evenwichtig samengestelde directie en RvC (BV’s, NV’s of coöperatieve vereniging) of RvT (stichtingen) te hebben. Bestuurders en commissarissen of toezichthouders zijn cruciaal voor het functioneren van de verbonden partij, 34

gemeente Eindhoven

februari 2018

Op afstand verbonden

omdat zij ieder vanuit hun eigen rol verantwoordelijk zijn voor respectievelijk de uitvoering van en het toezicht op de dagelijkse gang van zaken en de strategische richting. Dat is belangrijk, omdat onze verbonden partijen actief zijn in een veelal maatschappelijk complexe omgeving, waarbij rekening moet worden gehouden met uiteenlopende, vaak politiek bestuurlijke belangen. Deze context stelt extra eisen aan de competenties van bestuurders en commissarissen. Daarom hechten wij eraan dat de gemeente als aandeelhouder vroegtijdig en nauw wordt betrokken bij de benoeming van deze bestuurders en commissarissen. Wij hebben nog een extra belang. Dat is erin gelegen om ook via onze (strategische) deelnemingen, zoals Eindhoven Airport NV, onze stad en regio, Brainport regio Eindhoven, te verbinden met gekwalificeerde bestuurders en commissarissen die brede netwerken hebben. Zo vergroten wij de economische potentie van onze stad en verbreden wij onze horizon. De gemeente wil zich als aandeelhouder actief gedragen. Dat betekent dat zij bij benoemingen een actieve betrokkenheid wil, die zo vroeg mogelijk in het benoemingsproces start. Dit laat onverlet dat de primaire verantwoordelijkheid conform de vennootschapsrechtelijke verhoudingen vaak bij de RvC ligt.

Het is vaak de RvC, die een profielschets opstelt voor de gezochte bestuurder of commissaris en deze afstemt met de (overige) aandeelhouder(s). Afhankelijk wie -aandeelhouder 'gemeente' of RvC- de bevoegdheid tot (bindende) voordracht toekomt, komt de RvC dan wel de aandeelhouder-gemeente aan de hand van het profiel met kandidaten, die voor benoeming worden voorgelegd aan de AvA of ALV. De kwaliteiten waarover bestuurders en commissarissen dienen te beschikken, zijn niet voor iedere functie dezelfde. Een goede directie en RvCis juist samengesteld uit personen met diverse achtergronden en ervaringen. Er zijn desondanks wel enkele gemeenschappelijke criteria, waaraan alle commissarissen moeten voldoen. In zijn algemeenheid beoordeelt de gemeente kandidaten aan de hand van de volgende criteria:  Kennis. Bestuurders en commissarissen dienen over relevante kennis te beschikken, ondersteund door praktische ervaring. Welke kennis dat moet zijn, is afhankelijk van de vacature. Vaak is dat kennis van de markt en de sector, dan wel financiële of juridische kennis.  Vaardigheden. Naast kennis dienen directies en commissarissen ook over relevante vaardigheden te beschikken. Voorbeelden hiervan zijn: het zijn van een goede netwerker met relevante politieke en bestuurlijke contacten, een goede onderhandelaar of goed vergaderingen kunnen leiden (specifiek voor de voorzitter).