Bijlage 1 - Evenementenvisie Eindhoven

teren (bidboods, aquisiteur) om grootschalige evementen binnen te halen en dat we kennis over bidprocedures moeten borgen binnen de organisatie. Bij de uitwerking van het strategische sport evenementenbudget nemen we dit mee. Bij grote strategische sportevenementen wordt de aandacht en organisatie van side events verplicht. Met side events wordt het mogelijk om bepaalde maatschappelijke doelen te koppelen aan het evenement. Om bijvoorbeeld kinderen of scholen op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met de sport.

Strategielijn 2: meer duurzaamheid bij evenementen Zowel op landelijk als gemeentelijk niveau zijn er ambitieuze doelstellingen op gebied van verduurzaming geformuleerd. Een evenement is de perfecte plek om bezoekers op een positieve manier kennis te laten maken met dit onderwerp. De festivalsector inspireert andere bedrijfstakken. Daarnaast heeft een evenement een scala aan mogelijkheden om zelf de impact op het milieu te verkleinen. Evenementen zijn, op vele manieren, een soort mini-maatschappijen: in slechts een aantal dagen worden complete steden opgebouwd en weer afgebroken. En net zoals in steden brengt dat uitdagingen met zich mee op het gebied van duurzaamheid. Door het tijdelijke karakter kunnen evenementen dienen als een proeftuin. Ze kunnen ons helpen om onze huidige manier van leven opnieuw te bekijken en te transformeren naar een duurzamer en socialer alternatief. Zo hebben evenementen een grote potentie om verandering teweeg te brengen. Organisatoren brengen mensen samen met een gemeenschappelijke interesse. Bewustwording en gedragsbeïnvloeding van alle betrokkenen, inclusief gasten, artiesten, crew en leveranciers, spelen hierin een belangrijke rol. Door duurzaamheid te implementeren en de betrokkenen van elkaar te laten leren, kunnen evenementen een springplank zijn voor blijvende sociale, culturele, institutionele en technologische veranderingen.

In de subsidieregeling maken we ook de koppeling naar duurzaamheid. Evenementen die bewust rekening houden met duurzaamheid krijgen meer puntenBij een overtekening van het plafond krijgen juist deze evenementen voorrang in toekenning van subsidie. Daarnaast is ook het convenant Gezonde sportmarketing meegenomen in de herziening van de subsidieregeling.

21 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

In het coalitieakkoord 2018-2022, ‘Evenwicht & Energie’, is de volgende ambitie voor duurzaamheid aangegeven Eindhoven werkt aan een duurzame toekomst. De komende periode focussen we op energiebesparing, duurzame energie en duurzame mobiliteit. Samen met bewoners en bedrijven geven we uitvoering aan een ambitieus klimaat en energieplan om als Eindhoven bij te dragen aan de klimaatdoelstellingen van Parijs. Duurzaamheid willen we nadrukkelijk verbinden aan economische bedrijvigheid en werkgelegenheid in onze stad en regio. Alle inwoners kunnen hieraan meedoen, ook inwoners met een kleine beurs. We willen ervoor zorgen dat Eindhovense bedrijven met al hun innovatiekracht sterk worden betrokken Frisse lucht en nieuwe energie bij de energietransitie. Deze biedt immers grote kansen voor innovatieve bedrijven. Waar mogelijk geven we hen een zetje in de rug. Tegelijk stimuleren we de bedrijven om ook zelf bij te dragen aan CO2¬reductie, energiebesparing en duurzame energie. We willen inwoners en bedrijven graag helpen bij het maken van de juiste keuzes bij verduurzaming en het aardgasvrij maken van hun panden. Wij willen inzetten op duurzamere mobiliteit en schonere auto’s. We willen een schonere lucht voor onze inwoners. Daarom lossen we de knel punten voor luchtkwaliteit conform de EU¬normen nog in deze raadsperiode op. We doen dat in eerste instantie met bronmaatregelen.

We onderschrijven het beleidsplan ‘Eindhoven Circulair, op weg naar een circulaire economie 2018¬2020’. Een belangrijk onderdeel hiervan is de ambitie om zo snel mogelijk restafvalvrij te zijn. De gemeente gaat in alle facetten van duurzaamheid het goede voorbeeld geven. We maken dan ook een uitvoeringsplan om maatschappelijk vastgoed en scholen versneld energieneutraal te maken. Daarnaast intensiveren we het circulair inkopen en de verduurzaming van de eigen mobiliteit en onze bedrijfsrestaurants. Tevens gaan we aan de slag met de verduurzaming van onze sportvoorzieningen.

22 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

Afsluiten Duurzame Deal- Evenementen Voor evenementen vertalen we de bovenstaande ambitie in gezamenlijke stappen met de organisatoren. Een evenement is de perfecte plek om bezoekers op een positieve manier kennis te laten maken met duurzaamheid. We willen dan ook uiteindelijk een duurzame evenementenstad zijn. Voordat we maatregelen opleggen, inventariseren we eerst hoe organisatoren tegen duurzaamheid aankijken en wat we zouden kunnen doen. We hebben een gesprek gehad met verschillende organisatoren van evenementen. Daar hebben we doorgenomen wat we kunnen doen om evenementen duurzamer te maken. De grote evenementen zoals een marathon, DDW en GLOW zijn al bewust bezig met duurzaamheid. Uit de enquête onder de organisatoren kwam ook naar voren dat ze meer willen inzetten op duurzaamheid. Daar gaan we gebruik van maken. We willen samen met de evenementen-organisatoren uit de stad een ‘Duurzame Deal - Evenementen’ sluiten. Door met een groep ambitieuze koplopers een samenwerking aan te gaan en te werken aan duurzame en sociale oplossingen, kan kennis, ervaring, risico en inkoopkracht gedeeld worden. Het bereik wordt vergroot door ambities en opgedane kennis actief te delen met de evenementen buiten de koplopersgroep (volggroep).

We willen met een kopgroep aan de slag gaan vanuit de volgende thema’s: ▪ Grondstoffen (materialen, afval&water) ▪ Mobiliteit en energie ▪ Eten en drinken ▪ Inclusie en diversiteit ▪ Gezondheid ▪ Communicatie (oa naar bezoekers) Toegankelijkheid De Duurzame Deal die we willen sluiten gaat niet alleen over de milieuthema’s, maar ook over de sociale thema’s inclusie en diversiteit. Dit houdt onder andere in dat we evenementen beter toegankelijk willen maken voor minder­

validen. Vanuit de front office evenementen en de vergunningverstrekking is dit al een belangrijk thema dat steeds aan de orde komt bij de gesprekken met evenement rganisatoren. Nu nemen we dit ook mee in de Duurzame-Deal die we willen gaan sluiten. Dit eldt ook voor het onderdeel diversiteit, bijvoorbeeld vanuit het perspectief van personeel dat betrokken is bij de organisatie van het evenement. Denk daarbij onder meer aan hoe we mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kunnen betrekken. Om de organisatoren te inspireren en duurzaamheid stevig te verankeren in de visie, strategie en uitvoering, gaan we een traject in dat bestaat uit drie fases: Fase 1: Gezamenlijk strategie (2021) Het eindresultaat van deze voorbereidende fase is een gezamenlijk strategie met concrete doelstellingen en roadmap. Fase 2: Uitvoering (2022) In de uitvoerende fase gaan de koplopers op individueel niveau uitvoering geven aan de strategie. Daarnaast wordt er kennis gedeeld met andere organisatoren d.m.v. verdiepende workshops en best practices. Fase 3: Resultaten (2023) In de laatste fase worden de geleerde lessen doorgevoerd en de gestelde doelen behaald. Ook hier wordt er kennis gedeeld met andere organisatoren via verdiepende workshops en best practices. We doorlopen deze fases samen met verschillende organisatoren van evenementen.

Iedere fase kent een aantal stappen waarmee we zorgen voor bewustwording, maar ook de implementatie en borging van duurzaamheid in evenementen toekomstbestendig vormgeven.

23 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

Strategielijn 3: verbinding tussen evenementen, stad en omgeving Met de strategielijnen wil Eindhoven als evenementenstad vooruit. Maar dan wel met een beheersbare belasting van omgeving, stad en inwoners. Niet vandaag groeien om morgen in de problemen te komen. Samen zorgen dat het Eindhovense evenementenaanbod blijft aansluiten op de behoeften van de huidige én toekomstige generatie. Verbetering van het evenementenaanbod mag niet ten koste gaan van een prettige leefomgeving. 3.2.6 Neem evenementenperspectief mee bij herontwikkelingsplannen De binnenstad van Eindhoven is volop in ontwikkeling. In onze binnenstads­ visie staat dat de stad streeft naar een stadsdynamiek die zowel Eindhovenaren als mensen van buiten de stad inspireert, verrast en verleidt. De huidige ontwikkelingen in het centrum van Eindhoven zijn noodzakelijk om de concurrentie aan te gaan met andere attractieve centra in de wereld. De kwaliteitsverbetering, verdichting en vergroening van de binnenstad heeft echter ook impact op de manier waarop evenementen in de publieke ruimte plaatsvinden. Herontwikkeling van pleinen, straten en parken kan leiden tot onverwachte problemen en kostenposten voor evenementorganisaties. Denk aan nieuwe verkeerssituaties, ander straatmeubilair en beplanting.

Zaken waarvoor vaak noodzakelijke aanpassingen – inclusief bijbehorende kosten – nodig zijn om een evenement te laten plaatsvinden. De gemeente streeft naar een toegankelijke openbare ruimte die voor iedereen te bereiken en te gebruiken is. Centrale vraag vanuit evenementenperspectief is: hoe kan Eindhoven zorgen dat in de binnenstad van Eindhoven over 10 tot 20 jaar nog steeds voldoende geschikte evenementenlocaties zijn? Uiteraard zonder onredelijke belasting van omgeving en omwonenden. Zo blijft het centrum van Eindhoven ook in de toekomst een gastvrije en verrassende omgeving met genoeg ruimte voor nieuwe ideeën en spannende combinaties.

Daarom gaat Eindhoven het evenementenperspectief waarborgen in gemeentelijke programmeertafels voor ruimtelijke opgaven. Dit vereist mogelijk een verdere inventarisatie van ruimtelijke mogelijkheden binnen bestaande kaders en regelgeving. 4.4.2 Samenwerking binnen het Stedelijk Gebied Eindhoven (SGE) Het SGE heeft een strategie geformuleerd ‘Groots! ‘Een hoogwaardig en toegankelijk voorzieningenaanbod in Eindhoven’. Eind 2017 is in de Samenwerkingsagenda 2018-2025 SGE het actieprogramma Voorzieningen & Evenementen opgenomen. Deze strategie is aangenomen en de uitvoering is gestart. Het Stedelijk Gebied Eindhoven (SGE) wenst te kunnen beschikken over een gezamenlijke toekomststrategie voor het creëren van een blijvend en kwalitatief hoogstaand niveau van regionale voorzieningen & evenementen op het gebied van sport, cultuur en recreatie. In de strategie staat aangegeven dat de markt leidend is met betrekking tot evenementen, waarbij de rol van een gemeente stimulerend en faciliterend (subsidie of vergunning) is. Hoewel de SGE-gemeenten de mogelijkheden gaan onderzoeken voor een gemeenschappelijk toetsingskader, blijven vooralsnog bij de beoordeling van evenementen de lokale subsidie- en vergunningenregels leidend.

De genoemde mogelijke gemeenschappelijke evenementenkalender is in dit kader een hulpmiddel om te voorkomen dat evenementen elkaar onverwacht en / of ongewenst beconcurreren. Het is dus niet bedoeld als een vergunningsinstrument. In de visie wordt door stakeholders gesproken over het gemis van een aantal bovenregionale topvoorzieningen. Dit zijn: ▪ Een conferentiecentrum passend bij het industriële en creatieve zakelijke profiel van de regio. Op dit moment worden de plannen voor een grootschalig congrescentrum in Eindhoven uitgewerkt. ▪ Een grootschalige outdoor-eventlocatie, toegankelijk voor een groot publiek.Met het steeds verder verdichten in Eindhoven blijft er minder ruimte

24 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

over voor grotere evenementen. Een grootschalige locatie in de SGE-regio zou dit op kunnen vangen. Onderdeel van dej samenwerking in het Stedelijk Gebied is ook een bundeling van kennis en ervaring op regionaal gebied voor het accomoderen van (grootschalige) evenementen. 3.2.7 Evenementen in het openbaar gebied en dierenwelzijn Evenementen kunnen bij uitstek het verhaal van Brainport, de stad of een locatie vertellen. Wij stimuleren een divers evenementenaanbod, gespreid over het jaar, over de stad en passend bij de functies van het gebied. Bijna alle buitenevenementen vinden plaats in de openbare ruimte. Om de openbare ruimte op orde te houden, is het ook belangrijk dat het juiste evenement op de juiste locatie plaatsvindt. In de visie geven we op hoofdlijnen de richting aan. In het evenementenvergunningenbeleid Gastvrij en Veilig wordt dat verder uitgewerkt en indien nodig vertaald naar een locatieprofiel met specifieke spelregels. Locatieprofielen Voor de locaties waar meerdere grote evenementen per jaar plaatsvinden heeft de gemeente een locatieprofiel opgesteld. In de locatieprofielen vind je de mogelijkheden van de verschillende terreinen en de voorwaarden waar je per locatie moet voldoen. De locatieprofielen worden geactualiseerd. Daarbij worden alle in- en externe ketenpartners en ook omwonenden betrokken Wij hebben goede ervaringen met deze profielen.

Evenementen in groene gebieden en wet Natuurbescherming De openruimte in de (binnen)stad wordt steeds beperkter. De open groene terreinen in parken en plantsoenen zijn vaak zeer geschikt voor evenementen. Het groen kan extra sfeer brengen aan een evenement. Maar het evenement kan ook negatieve gevolgen hebben voor de natuurwaarden van het gebied. Wij willen hierin een goede balans vinden. Wanneer een evenement gevolgen

kan hebben voor de natuurwaarden in het gebied,dient de organisator zich voorafgaand op de hoogte te stellen van de aanwezige natuurwaarden, de kwetsbaarheid ervan en de mogelijke gevolgen voor het gebied. De organisator kan een ecologisch onderzoek laten doen (quickscan) en/of een goedgekeurde gedragscode gebruiken (bv gedragscode stadswerken). Bij het actualiseren van de locatieprofielen gaan we voor de natuur gevoelige locaties een quick scan opstellen om aan de voorkant duidelijk in kaart te hebben waar rekening mee gehouden moet worden. Zo is ook duidelijk wat wel en niet mogelijk is in het gebied aan evenementen. Voor nieuwe evenementen locaties of locaties met een hoge natuurwaarde zoals het Philips de Jonghpark waarvoor nog geen locatieprofiel is, wordt op termijn locatieprofiel opgesteld. De organisator is verantwoordelijk voor de naleving van de wet Natuurbescherming. De wet schrijft voor dat de organisator voldoende zorg in acht moet nemen voor de dieren en planten in hun leefomgeving. Hebben preventieve maatregelen niet het gewenste effect, dan kan ontheffing worden aangevraagd. Het risico bestaat echter dat deze niet wordt verleend door het bevoegd gezag (provincie). Daarom is het beter om voldoende maatregelen aan de voorkant te treffen. Herstel van natuurwaarden is namelijk niet altijd mogelijk.

Gemeentelijk beleid In het groenbeleidsplan zijn onze ambities voor natuur en milieu per gebied uitgewerkt. Om een samenhangende en functionele groenstructuur in Eindhoven te kunnen waarborgen, moeten groene en rode functies met elkaar in balans aanwezig zijn. Het gebiedsgericht beleid is hiertoe onderverdeeld in zes ruimtelijke strategieën: ▪ Stad, rood beeldbepalend ▪ Stad, groen beeldbepalend ▪ Integrale ontwikkeling groen-rood

25 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

▪ Structureel stadsgroen ▪ Multifunctioneel groen ▪ Natuur en landschap Groen moet in balans zijn met andere (stedelijke) functies en belangen. De “Ruimtelijke Strategieënkaart” geeft weer in welk gebied welke strategie geldt. Wat betreft hun inhoud en toepassing zijn de strategieën ook kort weergegeven in een tweetal matrixen. De eerste geeft in het kort weer wat er met de strategie is beoogd. De tweede geeft specifiek aan welke functie is toegestaan in de strategieën. Voor elk gebied heb je zo een indicatie van de natuurwaarde en welke functies in het gebied zijn toegestaan. De gebieden binnen de strategie natuur en landschap hebben de hoogste natuurwaarden of potentie daarvoor. Ons beleid is hier gericht op het behoud van rust en duisternis. Evenementen in deze gebieden zijn beperkt mogelijk. Ook in de gebieden met de strategie multifunctioneel groen is een rol van het groen om rust te bieden als tegenwicht tegen de drukte van de stad. Voor alle gebieden geldt dat de Wet Natuurbescherming van toepassing is en daarnaast ook het gemeentelijk beleid mbt groen en natuur. Bij de actualisatie van de locatie profielen wordt bekeken in welke ruimtelijke strategieën ze vallen en wat dit betekent voor evenementen die daar worden toegestaan. Dierenwelzijn Recent is het dierenwelzijnsbeleid in de raad vastgesteld.

Daarin wordt gerefereerd aan de vijf vrijheden die worden gehanteerd om dierenwelzijn te beoordelen. Dit zijn: ▪ vrij van dorst, honger en onjuiste voeding; ▪ vrij van fysiek en thermaal ongerief; ▪ vrij van pijn, verwonding en ziektes; ▪ vrij van angst en chronische stress; ▪ vrij om zijn natuurlijk gedrag te vertonen.

Bij de actualisatie van het evenementen vergunningenbeleid worden deze vijf vrijheden uit de nota dierenwelzijn meegenomen. Beheer openbare ruimte en groen De basisregel die is gekoppeld is aan een evenementenvergunning is als volgt, ‘de organisator heeft de verantwoordelijkheid om de openbare ruimte na het evenement weer in de oude staat terug te brengen. Schade die veroorzaakt wordt aan de openbare ruimte is voor rekening van de organisator’. Aan de voorkant geven we bij de organisator aan waarop gelet moet worden. Voor evenementen die een impact hebben op de openbare ruimte, voert de gemeente op basis van de vergunningaanvraag voor het evenement een beheertoets uit. De toets kan worden uitgevoerd op basis van de informatie die de organisatoren al moeten aanleveren voor een evenementenvergunning. Hierdoor levert de toets geen extra administratieve lasten op voor de organisator. De informatie uit de beheertoets wordt meegenomen bij de totale afweging voor het verstrekken van een vergunning. Op basis van de toets wordt de organisator zo nodig geadviseerd over mogelijke beheermaatregelen. Naarmate het gebied kwetsbaarder is, dan wel een hoger voorzieningenniveau kent, nemen de maatregelen toe.

Bijvoorbeeld om waardevolle bomen te beschermen, verdichting van de grond of schade aan het terrein te voorkomen.We nemen, als daartoe aanleiding is, op grond van de toets ook specifieke voorwaarden in de vergunning op om schade aan de openbare ruimte of het groen te voorkomen. Zo nodig wordt ook, samen met de organisator, voor en na het evenement een schouw gehouden van de locatie. Hierin wordt vastgesteld of de afspraken zijn nagekomen en of er schade aan het terrein is ontstaan en op welke wijze deze het beste, op kosten van de organisator, hersteld moet worden. Uitgangspunt is dat de organisator het terrein weer oplevert zoals hij dit in gebruik heeft genomen. De bevinden van de schouw worden meegenomen bij de evaluatie van het evenement.

26 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

3.2.8 Adequate interactie met omwonenden tijdens evenementencyclus Bepaalde evenementen kunnen ingrijpende gevolgen hebben op de directe leefomgeving van inwoners. In beginsel is de organisator verantwoordelijk om de omgeving in te lichten, draagvlak te creëren en klachten en meldingen te behandelen. Dit is zo vastgesteld in het Beleid evenementenvergunningen Gastvrij en Veilig. Ook staat in het vergunningenbeleid aangegeven dat een grootschalig evenement moet zorgen voor een goede verkeersafwikkeling. Er moet een mobiliteitsplan worden ingeleverd bij de vergunning waarin staat aangegeven hoe omgegaan wordt met bv het parkeren. Dit om te voorkomen dat er grote overlast is rondom het evenement. De afweging hierover vindt plaats bij de vergunningverlening. In het evenementenvergunningenbeleid staan ook concrete maatregelen om onredelijke geluids- en verkeershinder voor omwonenden te voorkomen. De locatieprofielen zijn niet gekoppeld aan onze bestemmingsplannen. Het probleem hiervan is dat vaak zaken ad hoc ‘gerepareerd’ moeten worden om een evenement op een bepaalde plek mogelijk te kunnen maken. Daarnaast is het voor inwoners vaak onduidelijk wat nu wel of niet op een bepaalde plek toegelaten wordt. Dit gaan we oplossen door de evenementenlocaties te faciliteren in de bestemmingsplannen en/of het omgevingsplan, natuurlijk in samenspraak met de omwonenden.

Hiermee sorteren we voor op de nieuwe Omgevingswet die vanaf medio 2022 ingaat. Met de Omgevingswet worden de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigd en samengevoegd.

Strategielijn 4: gastvrije evenementenstad Zoals in de inleiding al stond aangegeven zijn evenementen van groot belang voor de stad. We zijn blij dat ondernemers en vrijwilligers zich inzetten om een evenement te organiseren waar veel mensen plezier aan beleven. Aan de voorkant stemmen we de regels met de evenementorganisator goed af. Vanuit onze kant willen we gastvrij zijn. Aan de organisator vragen we om met respect met de regels om te gaan en zich daaraan te houden.

Foto: Peter Tops

Wat houdt onze visie gastvrijheid in? Het gaat om de volgende aspecten: ▪ Intake voor (nieuwe) evenementen bij de front office: daar wordt de organisator geadviseerd over vergunningsaspecten en over subsidie mogelijkheden. Ook zorgt de front office ervoor dat het evenement op de evenementenkalender komt te staan. ▪ Vergunningverlening door de gemeente. Het cluster evenementen voert de regie op alle aspecten die bij een vergunning komen kijken. Maatwerk bieden waar dat mogelijk is. Duidelijk zijn in wat wel en niet kan. ▪ Heldere regels vanuit Veiligheid zodat een organisator aan de voorkant weet

27 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

waar hij aan toe is. ▪ Voor de subsidieverstrekking geldt dat we aan de voorkant duidelijk zijn wat wel en niet subsidiabel is. De front office ondersteunt de aanvrager zonodig en denkt mee. ▪ De gemeente versterkt de subsidie met de subsidieregeling als basis voor toetsing. Ook daarvoor geldt dat het doel van de regeling voorop staat en dat we meedenken. ▪ Leges zijn op een acceptabel niveau en vergelijkbaar met gelijksoortige evenementen in andere steden. ▪ We willen kijken of we financieel kunnen bijdragen bij onverwachte problemen die vanuit de vergunning bij de organisator worden neergelegd. Denk aan een onverwachte verkeersomleiding die opgelost moet worden, weersomstandigheden waarvoor maatregelen genomen moeten worden, etc. ▪ Vermindering van administratieve lasten: een evenementenorganisator loopt tegen een heleboel regels aan die nodig zijn om het evenement veilig en goed te laten verlopen. Een paar jaar geleden is de pilot meerjarenvergunning geweest voor een aantal kleinschalige evenementen (de zogenaamde A-evenementen). Een aantal evenementen kon voor drie jaar een vergunning aanvragen. Deze pilot is geëvalueerd en de resultaten zijn positief. Evenementorganisatoren zijn enthousiast over de pilot, het zorgde voor een aanzienlijke verlaging van de administratieve lasten.

De veiligheidsaspecten en de derving aan legesopbrengsten voor de gemeente zijn wel aandachtspunten. De nieuwe Omgevingswet zou de administratieve lasten bij een aanvrager voor een vergunning moeten verminderen, waardoor het niet nodig is om een meerjarenvergunning op te stellen. We houdende vinger aan de pols of dat ook daadwerkelijk het geval is. Als bij een evaluatie van een evenement blijkt dat er schade is ontstaan of dat het evenement zich niet aan de vergunningseisen heeft gehouden, dan betekent dit dat er bij een eventuele volgende editie van het betreffende evenement er stengere voorwaarden worden opgenomen in de vergunning, of dat er geen vergunning wordt verstrekt. Daarmee komt ook een eventuele subsidie voor het evenement te vervallen.

4

FINANCIEEL KADER

5.1 Toeristenbelasting Evenementen zijn van belang voor het vestigingsklimaat van de stad. Veel evenementen kunnen zonder financiële hulp van de overheid plaatsvinden. Maar met name de evenementen waar geen toegangsprijs voor wordt gevraagd, kunnen dit niet. We willen dat evenementen laagdrempelig zijn, wat inhoudt dat zoveel mogelijk mensen ervan kunnen profiteren en er dus geen/weinig entree wordt gevraagd. Daarnaast willen we een spreiding van het soort evenementen. Dat betekent dat je ook ruimte geeft aan evenementen die voor een niche markt zijn, zodat het totaalaanbod interessanter wordt. De financiering vanuit de gemeente voor evenementen vindt plaats vanuit de opbrengsten toeristenbelasting. De hoteliers in de stad dragen hiervoor € 3,50 per overnachting af. Eindhoven heeft bij het besluit tot het heffen van toeristenbelasting (1999) ervoor gekozen om de middelen te koppelen aan evenementen, citymarketing en toerisme en recreatie om daarmee de stad aantrekkelijker te maken voor bezoekers. Jaarlijks worden de inkomsten toeristenbelasting begroot. Daarmee worden de structurele activiteiten gefinancierd zoals het budget voor de uitvoering van de subsidieregeling evenementen, de jaarlijkse traditie evenementen, de ‘on-brand’ evenementen als DDW en GLOW en de citymarketing.

Alle inkomsten die boven het plafond begrote inkomsten toeristenbelasting binnenkomen, worden gestort in de ‘reserve citymarketing’.

28 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

5.2 Kader reserve citymarketing De criteria voor uitgaven uit de reserve citymarketing zijn: citymarketing, evenementen toerisme en recreatie. Deze uitgaven zorgen voor meer overnachtingen in de hotels en daarmee weer voor meer toeristenbelasting. Eénmalig of structureel De reserve kan alleen worden gebruikt voor een éénmalige uitgave. Het kan een project/evenement zijn dat een aantal jaar achter elkaar wordt uitgevoerd maar aan de voorkant wordt maar éénmalig een beroep gedaan op de reserve voor het totale project/evenement. Structurele uitgaven die ieder jaar een beroep doen op de reserve kunnen alleen gefinancierd worden door het ophogen van het begrote plafond inkomsten toeristenbelasting. Citymarketing Eindhoven365 heeft een opdracht/subsidie voor de citymarketing. Deze opdracht wordt begin 2022 hernieuwd. Dit wordt nu betaald uit het begrote plafond inkomsten toeristenbelasting. Alleen voor opdrachten die buiten de standaard opdracht voor citymarketing vallen (bv een tijdelijke campagne voor een specifieke doelgroep), kan de financiering geregeld worden uit de reserve citymarketing. Evenementen Evenementen die de gemeente organiseert komen in aanmerkingen voor een bijdrage uit de reserve citymarketing. Het gaat om evenementen die voldoen aan de 3 ‘o’s’: ongedekt, onvermijdbaar en onvoorzien en waarvoor meestal een gemeentelijke projectleider is aangewezen.

Voor evenementen die door anderen worden georganiseerd geldt dat alleen voor grootschalige (grootschalig in het aantal bezoekers, maar ook in uitstraling) evenementen een beroep kan worden gedaan op de reserve citymarketing. ▪ Grootschalige of betekenisvolle on brand evenementen: evenementen die binnen het TDK-profiel van de citymarketing passen. ▪ Grootschalige of betekenisvolle off-brand evenementen: alleen in het geval de plafonds in de subsidieregeling zijn bereikt en het om impactvolle evenementen gaat. ▪ Strategische sportevenementen (zwemmen, voetbal, hockey en urban sports) komen niet meer in aanmerking voor financiering uit de reserve citymarketing aangezien daar een aparte reserve strategische sporten voor wordt ingericht.

Het mandaat voor uitgaven uit de reserve citymarketing blijft bij het college liggen. De voorstellen om uit de reserve citymarketing een bijdrage te verlenen, worden voorgelegd aan de Stichting Eindhoven365 voor advies.

29 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

Foto: Vincent van den Hoogen

Toerisme en recreatie Investeringen in toerisme en recreactie worden uit de reserve gefinancierd als het effect daarvan is dat het structureel meer mensen naar de stad brengt die langer verblijven in de stad. Het moet gaan om een ‘toeristische verleider’, als voorbeeld het Van Gogh-fietspad in Nuenen. Het kan gaan om een fysieke investering, maar ook om een plan/campagne/project om een specifieke doelgroep naar de stad te krijgen.

BIJLAGEN

Stroomschema vergunningen- en off brand-subsidietraject

Ontvangen Aanmeldingen Evenementenkalender + subsidieaanvragen

Vergunnigentraject

SubsidieTraject

Bijlage 1: het vergunningen- en off-brand subsidietraject Binnen de gemeentelijke organisatie onderscheiden we het vergunningen- en off-brandsubsidietraject. De werkwijze is gebaseerd op vijf richtlijnen: 1. een heldere scheiding tussen het vergunningen- en off-brand subsidie­ traject; 2. het betrouwbaar en efficiënt bedienen van aanvragers; 3. het Cluster Evenementen binnen de sector Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuur (VJB) is verantwoordelijk voor een integrale afweging en procesbegeleiding tijdens het vergunningentraject; 4. de sector Economie & Cultuur (E&C) is verantwoordelijk voor een integrale afweging en procesbegeleiding tijdens het off-brand subsidietraject; 5. een continue afstemming tussen Cluster Evenementen (VJB), de sector E&C en Eindhoven247 tijdens beide trajecten. Onderstaand schema laat zien dat het vergunningen- en off-brand subsidietraject twee afzonderlijke werkprocessen zijn. In de praktijk kan het zo zijn dat een evenementorganisator beide trajecten doorloopt. Maar het is ook mogelijk dat iemand alleen het vergunningentraject doorloopt (zoals Groots met een zachte G), of juist alleen een off-brand subsidietraject (zoals de Swimming Worldcup). Het streven is om alle aanvragen via deze trajecten te laten verlopen – al blijven we als gemeentelijke organisatie altijd flexibel om efficiënt in te spelen op nieuwe, aansprekende initiatieven.

1 Oktober

Multidisiplinaire toets

opstellen advies conceptkalender

1 November

Afstemmen direhoek

B&W stelt evenementenkalender vast

Afstemmen direhoek

B&W stelt evenementenkalender vast

1 Januari EHV247

30 - Evenementenvisie Eindhoven 2021

Opstellen/ versturen adviezen Subsidieaanvragen

Opstellen/ versturen conceptkalender

V&B

E&C