OVERDRACHTSDOCUMENT Griffie.pdf

Overdrachtsdocument 30 maart 2022

30 maart 2022

Overdrachtsdocument Griffie

Geachte heer/mevrouw, PROFICIAT! Vandaag, 30 maart 2022, word je beëdigd als raadslid van de gemeente EijsdenMargraten. Voor jou een herhaling van zetten of een nieuwe belevenis? In ieder geval hebben we in de nieuwe raad zowel te maken met raadsleden met meerdere jaren ervaring als met raadsleden die voor het eerst gekozen zijn. Kortom de nieuwe bestuurscultuur van de gemeenteraad Eijsden-Margraten 2022-2026 wordt een mix van ervaring, deskundigheid, nieuw elan, historisch besef en een frisse wind. WE GAAN AAN DE SLAG Je ontvangt hierbij een overdrachtsdocument dat de griffie opstelde. Op onderdelen zocht de griffie de samenwerking met anderen op. In dit document tref je belangrijke informatie aan op hoofdlijnen, over de taken en actuele onderwerpen van de gemeenteraad. Bijvoorbeeld de onderwerpen die de raad, of een afvaardiging daarvan, behandeld heeft de afgelopen jaren. Per onderwerp lees je wat de huidige stand van zaken is, maar ook wat de opgave voor de komende jaren is. Hierbij rekening houdend dat niet alles tegelijkertijd kan. Ook van de ambtelijke organisatie, onder leiding van de directie, ontvang je nog een overdrachtsdocument. STARTPROGRAMMA De griffie heeft voor jou een startprogramma gemaakt. Hierbij heeft zij ook de organisatie betrokken.

In dit startprogramma, dat plaatsvindt in de raadzaal en verspreid is over vier avonden, presenteert elke afdeling op hoofdlijnen de belangrijkste onderwerpen. In het overdrachtsdocument lees je meer over de exacte data en tijden. Tijdens het startweekend, dat plaatsvindt op 20 en 21 mei 2022 in Sittard inclusief overnachting, informeert de griffie jou over praktische, technische en inhoudelijke zaken. Daarnaast is er ruimte voor het trainen van vaardigheden en een informeel samenzijn. Ondanks dat elk raadslid met een eigen bagage aan kennis en kunde aan dit programma deelneemt, streven we er naar het startprogramma zoveel mogelijk gezamenlijk te doorlopen. Op die manier maakt iedereen een gelijke start.

2

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

3

AANSPREEKPUNT De griffie is jouw aanspreekpunt en is bereikbaar via griffie@eijsden-margraten.nl of telefonisch (06 52767706 Marc en 06 52767679 Joyce). Je kunt ons benaderen voor allerlei (ondersteunings) vragen. Anne Eijssen is daarnaast specifiek te benaderen voor (burger)participatie vraagstukken (06 15616156). Voor nu wensen we je een fijne start en veel succes met het raadswerk! Met vriendelijke groet,

Griffie Eijsden-Margraten Marc Verbeet Joyce Rutten-Korpershoek

4

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

5

Inhoudsopgave

Bijlage 4 - Notitie Controlerende taak

111

Bijlage 5 - Notitie Integriteit

115

Bijlage 6 - Notitie Rechtspositie

133

Bijlage 7 - Notitie Rechtspositie

145

Aanbiedingsbrief

3

Bijlage 8 - Notitie Rechtspositie

159

1.01 Inwerkprogramma nieuwe gemeenteraad

8

Bijlage 9 - Notitie Rekenkamer

163

2.01 Notitie Controlerende taak van de raad, de P en C cyclus

12

Bijlage 10 - Notitie Rekenkamer

169

3.01 Notitie Integriteit o.a. gedragscodes

18

Bijlage 11 - Notitie Rekenkamer

181

4.01 Notitie Rechtspositie raadsleden

22

Bijlage 12 - Notitie Werkgeverscommissie griffie

185

5.01 Notitie Rekenkamer

30

Bijlage 13 - Notitie Werkgeverscommissie griffie

191

6.01 Notitie Werkgeverscommissie griffie

34

Bijlage 14 - Notitie Werkgeverscommissie griffie

199

7.01 Notitie Visie op Burgerparticipatie

38

Bijlage 15 - Notitie Visie op burgerparticipatie

201

8.01 Notitie Vergaderen in Eijsden-Margraten

42

Bijlage 16 - Notitie Visie op burgerparticipatie

203

9.01 Notitie Onderzoek bestuurlijke onregelmatigheden

50

Bijlage 17 - Notitie Visie op burgerparticipatie

211

Bijlage 18 - Notitie Vergaderen in Eijsden-Margraten

219

Bijlage 19 - Notitie Vergaderen in Eijsden-Margraten

221

55

Bijlage 20 - Notitie Vergaderen in Eijsden-Margraten

225

Bijlage 1 - Notitie Controlerende taak

57

Bijlage 21 - Notitie Onderzoek Bestuurlijke Onregelmatigheden

227

Bijlage 2 - Notitie Controlerende taak

63

Bijlage 3 - Notitie Controlerende taak

69

Bijlagen

6

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

7

1.01

Samen met de organisatie heeft de griffie een startprogramma gemaakt, waarbij de hoofdlijnen voor de nieuwe raadsperiode aan bod komen. Voor de een zal dat wat meer bekend zijn dan voor de ander. Toch streven we er naar het startprogramma zoveel mogelijk gezamenlijk te doorlopen, zodat in ieder geval de basis voor iedereen hetzelfde is. 1. BELANGRIJKE DATA 30 Maart 2022 Beëdiging, Raadzaal, aanvang 19.00 uur Beëdiging raadsleden / Overdrachtsdocumenten uitreiken Week van 5 april 2022 ICT Uitleveren laptops en emailadressen aan nieuwe raadsleden. ICT maakt afspraak met betrokkenen. 12 april 2022 Startprogramma deel 1: De Griffie, Raadzaal, 19.00 uur Aan de orde komen onderwerpen van de griffie zoals: De Griffie ─ ─ Praktische zaken zoals post, vergaderruimten, Ibabs, cursussen, vereniging van raadsleden ─ Het vergadersysteem, ─ De Rekenkamer, ─ Instrumenten van de raad, ─ Integriteit ─ Lijn 50 bijeenkomsten ─ Gemeenschappelijke regelingen enzovoorts. Daarnaast zal ook team HRM een aantal onderdelen verzorgen: ─ Rechtspositie ─ Motion /salarisstrook 19 april 2022 Startprogramma deel 2: Domein Mens en samenleving, Raadzaal, 19.00 uur 9 mei 2022 Startprogramma deel 3: Domein Ruimte, Raadzaal, 19.00 uur 10 mei 2022 Startprogramma deel 4: Domein Bedrijfsvoering, Raadzaal, 19.00 uur

8

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

9

20 en 21 mei 2022 Startweekend inclusief overnachting, Merici hotel Sittard, 09.00 uur Dit startweekend vangt aan op vrijdag 20 mei 09.00 uur en duurt tot en met de lunch die eindigt op zaterdag 21 mei rond 1430 uur. Locatie: Merici hotel Sittard, Oude Markt 5-7 6131 EN Sittard. Tijdens dit startweekend informeert de griffie over praktische, technische en inhoudelijke onderwerpen, vinden trainingen plaats en is er ruimte voor kennismaken en informeel samenzijn. De Galangroep verzorgt een programma over rol(vastheid), taken en verantwoordelijkheden van raadsleden. Ook het onderdeel Participatie wordt door de griffie in samenwerking met de Galangroep toegelicht. Samen met Debat.nl gaan we aan de slag met debatteren, fractievoorbereiding en omgangsvormen. Dit als uitwerking van het rapport van Necker van Naem over ‘Bestuurlijke onregelmatigheden’. 2. CURSUSSEN Naast het startprogramma in Q1 zal er ook aandacht zijn voor cursussen en/of workshops als onderdeel van het startprogramma. De invulling zal aangepast worden aan de behoefte die er onder de raadsleden is en bestaat in ieder geval uit het nader toelichten van de Planning en Control cyclus, de Omgevingswet (al dan niet in Lijn 50 verband) en Integriteit. Deze cursussen verdelen we over een half jaar (Q3 en Q4), afhankelijk van de actualiteit van het onderwerp.

Sommige onderwerpen zullen structureler in een cursusprogramma opgenomen worden. Het gaat dan om de onderwerpen waarvoor een eendaagse cursus onvoldoende is of waar structurele monitoring / verdere verdieping noodzakelijk is. De wens voor een jaarlijks terugkerende raadsdag is ook al geuit. 3. RAAD OP STAP In Coronatijd hebben we twee jaren geen Raad op stap gehad. Raad op stap is een rondgang langs actuele projecten in de gemeente, of bij projecten in andere gemeenten die voor ons ook waardevol zijn. Raad op stap wordt ’s avonds informeel afgesloten, waarbij de partners ook aanwezig zijn. De hele vrijdag 15 juli is hiervoor gepland. Kortom een vol programma verspreid over het tweede en derde kwartaal in 2022. Griffie Eijsden-Margraten Maart 2022

10

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

11

2.01

INLEIDING TAKEN Een van de taken van de gemeenteraad naast de kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol is de controle van het college. Naast het controleren van het college ziet de controlerende taak op de vraag of het college ook handelt in overeenstemming met de wensen van de raad. Controle is eveneens van belang om machtsmisbruik, corruptie en willekeur te voorkomen. Bij de introductie van het dualisme werd de controlerende taak expliciet benoemd. De controlerende taak bevat een aantal elementen: ─ De P en C cyclus met bijbehorende producten ─ Normen en kaders ─ Informatievoorziening Deze notitie is beperkt tot de eerste twee aandachtspunten, informatievoorziening zit in een ander traject gerelateerd aan de uitkomsten van het rapport Necker van Naem. P EN C CYCLUS De afgelopen raadsperiode heeft de commissie P en C en in haar kielzog de gemeenteraad zich nadrukkelijk bezig gehouden met de vragen welke producten deel uitmaken van deze cyclus en de vorm van de producten. De cyclus een terugkerend fenomeen en één cyclus bevat twee jaren, van de uitgangspunten een half jaar voor het begrotingsjaar, tot de jaarrekening een half jaar na het begrotingsjaar. In april 2021 heeft de gemeenteraad geaccordeerd dat de cyclus bestaat uit een uitgangspuntennotitie/voorjaarsnota, de programmabegroting, twee bestuursrapportages en de jaarrekening (zie bijlage 1).

De bedoeling van het raadsbesluit is geweest te kiezen voor een opzet van de cyclus, die één jaar als proef wordt gerealiseerd en daarna (eventueel bijgesteld) gedurende de komende raadsperiode wordt uitgevoerd in die vorm. DE CYCLUS De cyclus start met een uitgangspuntennotitie/voorjaarsnota. Fracties geven aan (in juni/juli) wat voor hen de uitgangspunten, accenten zijn voor de op te stellen begroting voor het komende kalenderjaar. Met deze uitgangspuntennotitie bereidt het college een programmabegroting voor. Die begroting wordt in november van enig jaar vastgesteld en start in het daarop volgende kalenderjaar.

12

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

13

Gedurende het jaar waarin de begroting wordt uitgevoerd wordt de raad tweemaal geïnformeerd over de uitvoering van de begroting. Bij die zogenaamde bestuursrapportages (één in juni/juli, één in december) wordt de raad geïnformeerd over de afwijkingen van het bij de begroting vastgestelde uit te voeren beleid. Met dien verstande dat in de tweede burap alleen op financiële afwijkingen en over de overhevelingen wordt gerapporteerd. Wordt niet gerapporteerd dan verloopt alles volgens de begroting. De afronding van een financieel jaar geschiedt door het vaststellen van een jaarrekening (juni in jaar na de uitvoering). De accountant verricht onderzoek en verleent een accountantsrapportage en goedkeurende verklaring als alles in orde is.

ACTUELE ONTWIKKELINGEN Actuele aspecten in deze P en C cyclus zijn: ─ De evaluatie van de inrichting van de cyclus en deze vervolgens (al dan niet aangepast) bestendigen voor de komende raadsperiode. ─ De inrichting van de programmabegroting. Omwille van de jaarlijkse vergelijking van de begrotingen is het gewenst de inrichting van een begroting eenmaal per 4 jaren vast te stellen. Om praktische redenen willen we voorstellen aan de nieuwe raad om bij de indeling van de begroting de inrichting van de BBV te volgen. ─ Actualisatie van de Verordening op de commissie P en C. UITLEG BBV INDELING

X1

X2

Voorbereidingsjaar X1 = Uitgangspuntennotitie X2 = Vaststellen begroting

X3

X4 Uitvoerend jaar

X3 en X4 = Bestuursrapportages over de voortgang en veranderde beleidsvoornemens

X5 Verantwoording X5 = Vaststellen Jaarrekening

Het spreekt voor zich dat de cycli naast elkaar lopen omdat jaarlijks een cyclus start. COMMISSIE P EN C De financiële voorbereidingen voor behandeling in de raad van de producten van de P en C cyclus geschiedt door de commissie Planning en Control, die de raad over deze aspecten adviseert. In deze commissie heeft iedere fractie een persoon zitting, bij voorkeur met een financiële achtergrond. In principe is de commissie een a-politieke commissie. Voor de commissie geldt een verordening op de commissie P en C (zie bijlage 2). Leden hoeven geen raadslid of commissie-/burgerlid te zijn om door de raad te worden benoemd, wel voorgedragen te worden door een fractie.

Gemeenten geven hun geld uit aan een breed scala aan deelterreinen, variërend van bijvoorbeeld onderwijshuisvesting, tot de gemeentelijke plantsoenendienst of de jeugdzorg. Om te zorgen dat deze uitgaven geaggregeerd kunnen worden en vergeleken kunnen worden tussen gemeenten is een uniforme set van 48 eenheden gedefinieerd. Deze eenheden noemen we de ‘taakvelden’ en deze kunnen weer geclusterd worden in 9 hoofdstukken, of hoofdtaakvelden. In verband met de onderlinge vergelijkbaarheid en herkenbaarheid geven wij in overweging om de komende begrotingen op te stellen conform de indeling in taakvelden. Deze taakvelden vormen dan de programma’s van de begroting. Te weten: Programma 0: Bestuur en ondersteuning Programma 1: Veiligheid Programma 2: Verkeer, vervoer en waterstaat Programma 3: Economie Programma 4: Onderwijs Programma 5: Sport, Cultuur en recreatie Programma 6: Sociaal Domein Programma 7: Volksgezondheid en milieu Programma 8: Volkshuisvesting, leefomgeving en stedelijke vernieuwing

De accountant wordt eenmaal per vier jaar benoemd door de raad, ook daar gebeuren de voorbereidende wervende en selectiehandelingen door de commissie P en C. Momenteel is Q-concepts onze accountant. Q-concepts startte de werkzaamheden bij de controle van de Jaarrekening 2019. Met de accountant heeft de commissie P en C jaarlijks bij de Jaarrekening een overleg ter voorbereiding op de advisering aan de Raad over vaststelling van de Jaarrekening.

14

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

15

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING Met ingang van het verslagjaar 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Vanaf 2022 moet het College van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen (over het verslagjaar 2022) in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Het college van B&W is al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad.

In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. De gemeenteraad gaat hierover in gesprek met het College van B&W en kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wil de raad geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen.

ACTUELE ONTWIKKELINGEN ─ Actualiseren financiële verordeningen en aanverwante nota’s in 2022, in werking per 1-1-2023. ─ Voorbereiding op rechtmatigheidscontrole door college. BIJGEVOEGD Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4:

Verbetervoorstellen P en C cyclus, raadsbesluit april 2021 Verordening op de commissie P en C Huidige financiële verordening en aanverwante nota’s 2017 Bijlage H. Koene over P en C cyclus en commissie

Besproken met commissie P en C op 9 februari 2022. Griffie Eijsden-Margraten Team Financiën Commissie P en C Januari 2022

NORMEN, KADERS EN FINANCIËLE VERORDENINGEN Jaarlijks stelt de gemeenteraad het normenkader en controleprotocol vast alvorens de accountant zijn werkzaamheden aanvangt. Dit document bevat een opsomming van vastgestelde regels en verordeningen. Daarnaast zijn er financiële verordeningen en nota’s (bijlage 3) waarin de raad een aantal normen vaststelt met betrekking tot bijv. afwijkingsnormen, reserves en voorzieningen etc. Deze financiële verordeningen en aanverwante nota’s dienen periodiek geactualiseerd te worden. Gekozen is om het actualiseren te laten plaatsvinden aan het begin van de nieuwe raadsperiode. De nieuwe raad zal dan ook spoedig deze geactualiseerde documenten ontvangen ter vaststelling.

16

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

17

3.01

INLEIDING Met de integriteit van de overheid valt of staat het bestuur: aantasting van de integriteit van de overheid betekent niet minder dan dat de overheid het vertrouwen van de burgers verliest. En zonder dat vertrouwen kan de democratie niet werken, aldus Ine Dales in 1992. De overheid moet prioriteit geven aan integriteit, te meer omdat zij werkt met publieke middelen en op veel terreinen een monopolypositie heeft. Integriteit is als een van de zeven leidende beginselen opgenomen in de Nederlandse code voor goed bestuur. INTEGRITEIT Iedereen weet wel ongeveer wat bedoeld wordt met het begrip integriteit. Integriteit gaat niet alleen over gedrag, over omgangsvormen en over regels, maar ook over beeldvorming en het aanzien van het openbaar bestuur. Als raadslid heb je naast je eigen verantwoordelijkheid om integer te handelen ook een rol in het bevorderen van de integriteit van de gemeente als geheel. Voor ambtenaren en dagelijkse bestuurders gelden verschillende regels. Op basis van artikel 170 lid 2 Gemeentewet heeft de burgemeester de taak de integriteit te bevorderen. Grofweg zijn er drie gebieden waarop raadsleden, burgemeesters en wethouders kwetsbaar kunnen zijn: ─ Relationeel ─ Financieel ─ Functioneel. INTEGRITEITSBEPALINGEN In de Gemeentewet is een aantal bepalingen opgenomen die raken aan de integriteit van het raadslid.

─ De gedragscode ─ De Gemeentewet (art. 150) schrijft voor dat de raad een gedragscode vaststelt voor de raadsleden, de wethouders en de burgemeester. ─ Onverenigbare functies In de Gemeentewet (art. 13) is opgesomd welke functies onverenigbaar zijn met het raadslidmaatschap. Bij aanvaarden van de benoeming als raadslid verklaart het, dan nog kandidaat raadslid, dat er geen sprake is van een onverenigbare functie. Deze verklaring maakt onderdeel uit van de geloofsbrieven.

18

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

19

─ Verboden gedragingen Eveneens is in de Gemeentewet (art. 15) bepaalt welke gedragingen voor een raadslid verboden zijn. ─ Onthouden van stemmingen Indien een raadslid aanwezig is in de raadsvergadering moet hij/zij zijn/haar stem uitbrengen bij stemmingen. Hierop bestaan uitzonderingen onder andere als persoonlijk belang in het geding is. De Gemeentewet (art. 28) bepaalt dat een raadslid niet aan de stemming deelneemt over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken. In een bij de Kamer aanhangig wetsvoorstel is opgenomen, dat een raadslid zich in zo’n omstandigheid niet alleen onthoudt van stemming, maar ook niet deelneemt aan de beraadslagingen. NEVENFUNCTIES Om in te schatten of sprake is van rechtstreeks dan wel middellijk belang bij een raadslid, wethouder of burgemeester moeten deze hun nevenfuncties openbaar maken. Onder nevenfunctie wordt verstaan de (on)bezoldigde functies naast het raadslidmaatschap, wethouderschap of burgemeestersambt. De opgave is een verantwoordelijkheid van betrokkenen zelf. De secretaris (collegeleden) dan wel de griffier (raadsleden) zorgen voor openbaarmaking van deze nevenfuncties op de website. Actualisatie van de opgaven vraagt aandacht gedurende de raadsperiode.

CULTUUR Een belangrijke notie is daarnaast dat integriteit een grondhouding is, een kwestie van mentaliteit, iets waar je aan kunt werken, en waar je in kunt groeien. In het integriteitsbeleid zal een belangrijke plaats moeten worden ingeruimd voor de cultuur in de organisatie en de politieke arena. Een cultuur van openheid, waarin men dilemma’s kan bespreken en elkaar aanspreekt op handelen en gedrag. Het vaststellen van codes en regels mag niet leiden tot een houding dat integriteit daarmee geregeld is. AANDACHT VOOR INTEGRITEIT / ACTUALISEREN GEDRAGSCODES Bij de start van een nieuwe raad dient er aandacht te zijn voor integriteit. De raad heeft in maart 2016 gedragscodes vastgesteld voor zowel de raadsleden als de wethouders. De aanvang van een raadsperiode is bij uitstek het moment te bezien of de codes nog actueel zijn en of de codes de lading nog dekken, daar gedurende de tijd risico’s veranderen. De gemeenteraad is wettelijk verplicht voor zichzelf en de bestuurders een gedragscode vast te stellen. Ook op het gebied van procedures (wat

20

doen we bij een integriteitsschending) en vaardighedentraining (hoe spreek je elkaar aan) dient getraind te worden. De huidige gedragscodes zijn bijgevoegd (bijlage 5). CURSUS / TRAINING De griffie zal in Q2 of Q3 (afhankelijk van de totale opleidingsbehoefte en actualiteit) een cursus/training organiseren over dit onderwerp met als doel bewustwording van de risico’s en actualiseren van de afspraken. RISICOANALYSE KANDIDAAT WETHOUDERS Aparte aandacht verdient de risicoanalyse van de kandidaat wethouders. Hoewel het wettelijk nog niet verplicht is, is het bij onze gemeente gebruikelijk dat deze risicoanalyses worden uitgevoerd. In 2010 door Necker van Naem, in 2014 door Necker van Naem, in 2018 door Capra advocaten. Ook nu zal het nieuwe presidium weer een keuze maken uit de bureaus die dit aanbieden, wie deze analyse gaat uitvoeren. ONDERMIJNING In het lokale bestuur is er toenemend aandacht voor het risico van ondermijning van het openbaar bestuur door criminele organisaties en individuen. Vermenging van de onderwereld en bovenwereld. Het belang van bewustwording rond dit thema wordt onderstreept. Voorafgaand aan de raadsverkiezingen wordt daarom het belang benadrukt van een schone kandidatenlijst. De verantwoordelijkheid hiervoor wordt bij de politieke partijen gelegd.

TE ONDERNEMEN ACTIES ─ Nieuw Presidium kiest (april 2022) bureau dat risicoanalyse kandidaat wethouders uitvoert ─ Cursus / training Integriteit in Q2 of Q3 ─ Daaraan gekoppeld het actualiseren van de verordening met de gedragscodes BIJGEVOEGD Bijlage 5: Huidige gedragscodes voor politieke ambtsdragers Griffie Eijsden-Margraten Januari 2022

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

21

4.01

Per 1 januari 2019 is het nieuwe rechtspositiebesluit voor decentrale politieke ambtsdragers in werking getreden. De voorschriften uit dit rechtspositiebesluit zijn zonder nadere lokale regels vanaf die datum van kracht. Op 6 november 2018 werd in het Staatsblad het Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers gepubliceerd, gevolgd op 23 november jl. door de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers, waarin een aantal aanspraken is geconcretiseerd. INDIVIDUELE FINANCIËLE VERGOEDINGEN Geregeld is: 1. De wedde, maandelijkse vergoeding raadslidmaatschap 2. De onkostenvergoeding 3. De reiskostenvergoeding 4. Vergoeding functiegerichte scholing Tegemoetkoming ziektekostenverzekering 5. 6. Voorzieningen in verband met beroepsziekte of een dienstongeval 7. Contributie beroepsvereniging 8. Sociale zekerheidswetgeving 9. Verzekeringsvergoeding arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden AD 1. WEDDE De raadslid ontvangen voor hun werkzaamheden een raadsvergoeding. Deze gaat in op de dag van beëdiging. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de grootte van de gemeente. Per 1 januari 2022 bedraagt de maandelijkse vergoeding voor onze raadsleden € 1.081,35. Jaarlijks wordt de vergoeding door het ministerie geïndexeerd.

Over de raadsvergoeding wordt loon- en inkomstenbelasting betaald, De gemeente kan dit inhouden als gekozen wordt voor het fictief werknemerschap. Ook kan gekozen worden voor de fiscale positie van zelfstandige. In het laatste geval moet zelf de betaling van de loon- en inkomstenbelasting worden voldaan. Bij aanvang van het raadslidmaatschap moeten de formulieren worden ingevuld om aangemerkt te worden als fictief werknemer. AD 2. ONKOSTENVERGOEDING Raadsleden ontvangen standaard een onkostenvergoeding van € 181,28 per maand. Dit bedrag dient om de onderstaande kosten te dekken, deze kunnen dus niet ook nog worden gedeclareerd.

22

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

23

Excursies (dus los van reiskosten m.b.t. raadswerk) ─ Vakliteratuur (dus los van functiegerichte scholing) ─ Verzendkosten ─ Representatiekosten ─ Bureaukosten (pen, papier, printen, etc.)

AD. 7. CONTRIBUTIE BEROEPSVERENIGING De contributie voor lidmaatschap van een beroepsvereniging wordt ten laste van de gemeente vergoed. De gemeenteraad van Eijsden-Margraten is collectief aangesloten bij de Vereniging voor raadsleden.

AD 3. REISKOSTENVERGOEDING Gemeenteraadsleden hebben ten laste van de gemeente recht op een vergoeding van de reiskosten die zij maken bij het vervullen van hun politieke ambt. Te declareren zijn de reiskosten die zij maken voor het bijwonen van vergaderingen van de raad en commissies, alsmede reis- en verblijfskosten voor reizen binnen de gemeente gemaakt voor de uitoefening van de functie. De vergoeding bedraagt € 0,19/km. De declaratie geschiedt via Motion (later meer) en wordt door de griffier goedgekeurd. AD. 4. VERGOEDING FUNCTIEGERICHTE SCHOLING De kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie als raadslid kunnen ten laste van de gemeente vergoed worden. De raad mag nadere regels stellen betreffende vergoedingswaardige scholing. In Eijsden-Margraten is € 12.500 per jaar beschikbaar voor scholing van de raad(sleden). Een deel daarvan wordt aangewend voor de collectieve scholing en deel voor de individuele scholing. Scholingsbehoefte wordt gemeld bij de griffie. AD. 5. TEGEMOETKOMING ZIEKTEKOSTENVERZEKERING Een raadslid ontvangt ten laste van de gemeente een tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering van € 112,20 per jaar. AD. 6.

VOORZIENINGEN IN VERBAND MET BEROEPSZIEKTE OF EEN DIENSTONGEVAL Een raadslid ontvangt een vergoeding voor de noodzakelijk gemaakte kosten van een geneeskundige behandeling of verzorging in verband met beroepsziekte of een dienstongeval. Dit gaat wel alleen op in zoverre als de beroepsziekte of het dienstongeval niet aan eigen schuld of onvoorzichtigheid van het raadslid zijn te wijten.

AD. 8. SOCIALE ZEKERHEIDSWETGEVING Sociale zekerheidswetgeving heeft geen betrekking op raadsleden. Raadsleden vallen dus niet onder de Ziektewet, de WW, of de WIA. In geval van ziekte worden uw bezoldiging en onkostenvergoeding doorbetaald. Wel kunt u in geval van zwangerschap of ziekte met betaald zwangerschaps- of ziekteverlof. \ AD. 9. VERZEKERINGSVERGOEDING ARBEIDSONGESCHIKTHEID, OUDERDOM EN OVERLIJDEN De gemeenteraad mag bij verordening bepalen dat raadsleden voor het treffen van voorzieningen ter zake arbeidsongeschiktheid, ouderdom, en overlijden, jaarlijks eenmaal een bedrag ontvangen ter hoogte de vergoeding voor hun werkzaamheden van één maand. Momenteel is daar niet in voorzien. RECHT OP TOELAGEN 1. 2. 3.

Toelage fractievoorzitter Toelage lid vertrouwenscommissie en rekenkamerfunctie Toelage lid onderzoekscommissie AD 1: TOELAGE FRACTIEVOORZITTERS

De fractievoorzitters ontvangen naast de wedde een maandelijkse toelage voor het uitvoeren van de fractievoorzitter werkzaamheden. De toelage is een vast bedrag van € 74,81 en € 10,68 ander lid van de fractie. De totale maandelijkse toelage bedraagt ten hoogste € 160,29 per maand. AD. 2 TOELAGE LID VERTROUWENSCOMMISSIE EN REKENKAMERFUNCTIE Een raadslid dat lid is van de vertrouwenscommissie, dan wel een rekenkamerfunctie uitoefent, krijgt voor de duur van de activiteit ten laste van de gemeente een toelage van € 125,72 per maand, uitgekeerd eenmaal per jaar.

24

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

25

AD. 3 TOELAGE LID ONDERZOEKSCOMMISSIE Een raadslid dat lid is van een onderzoekscommissie ontvangt voor de duur van deze activiteiten een toelage ten laste van de gemeente. De hoogte hiervan wordt per verordening bepaald, deze kan per jaar echter niet hoger zijn dan driemaal de maandelijkse vergoeding die het raadslid ontvangt voor het vervullen van zijn ambt, dit bedrag is dus afhankelijk van de inwonersklasse van de betreffende gemeente. Ten aanzien van de toelagen genoemd onder 2 en 3 heeft de gemeenteraad bepaald indien het instellen van een commissie aan de orde is, de wenselijkheid van een toelage en de hoogte ervan vast te stellen en dat bij de instelling te regelen. NEVENFUNCTIES Raadsleden zijn verplicht om alle functies die zij vervullen openbaar te maken. Dat betreft al het betaald en onbetaald werk ongeacht of deze wel of niet te maken hebben met het raadslidmaatschap. Een raadslid moet goed afwegen of andere functies verenigbaar zijn met het raadslidmaatschap (zie document Integriteit). Als eigen belang, of dat van iemand die u goed kent, in het geding is, kan een raadslid beter niet meedoen aan het debat en de besluitvorming. Transparantie en openheid zijn essentieel. Bij aanvang van het raadslidmaatschap wordt door de griffie een opgave gevraagd van de nevenfuncties en deze wordt gepubliceerd op de website.

De verplichting om de opgave actueel te houden ligt bij het raadslid, maar ook de griffie zal gedurende de raadsperiode actualiteitsacties ondernemen. RECHT OP VERLOF VOOR BIJWONEN RAADSVERGADERINGEN Een raadslid heeft wettelijk recht op onbetaald verlof van uw werk om raadsvergaderingen bij te wonen. Dit verlof moet in overeenkomst met de werkgever afgesproken worden, indien het raadslid en de werkgever niet overeen kunnen komen beslist de rechter. De werkgever mag het raadslid in geen geval wegens de positie als raadslid of het uitoefenen daarvan ontslaan RECHT OP ONDERSTEUNING 1. 2. 3.

26

Ambtelijke ondersteuning: de griffie Commissieleden/burgerleden als fractieondersteuning Ingehuurde fractieondersteuning

4. 5. 6.

Ondersteuning rekenkamer Ondersteuning accountant Fractievergoeding AD 1. AMBTELIJKE ONDERSTEUNING: DE GRIFFIE

Met de dualisering is de gemeenteraad geheel verantwoordelijk gemaakt voor de eigen ambtelijke ondersteuning. Die ondersteuning heeft vorm gekregen in de benoeming van een griffier en eventuele griffiemedewerkers. De raad benoemt zelf een griffie, besluit over de grootte van de griffie, en opereert als werkgever van de griffie (zie document werkgeverscommissie). De griffie in Eijsden-Margraten kent een griffier (Marc Verbeet), plaatsvervangend griffier/raadsadviseur (Joyce Rutten-Korpershoek), beiden fulltime, een 0,8 fte raadsadviseur participatie voor de hele organisatie (Anne Eijssen) en parttime (0,14 fte) administratieve ondersteuning (Emma Wouters). Laatste twee functies zijn van tijdelijke duur tot september 2023. AD 2. COMMISSIELEDEN EN BURGERLEDEN ALS FRACTIEONDERSTEUNING Commissieleden/burgerleden kunnen een fractie in de gemeenteraad ondersteunen. Zij kunnen de fractie buiten raadsvergaderingen om mee vertegenwoordigen, bijvoorbeeld in commissies. Deze leden nemen echter geen deel aan de raadsvergadering, daartoe zijn ze immers niet verkozen. Commissieleden / burgerleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Zij ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van commissievergaderingen, € 90,02 in 2022.

Bij de vaststelling van het vergadersysteem, wordt het systeem bepaald, eventueel de in de stellen commissies en het aantal commissieleden/burgerleden dat een fractie mag gebruiken. AD 3. INGEHUURDE FRACTIEONDERSTEUNING Het is mogelijk om de fractievergoeding in te zetten voor het inhuren van fractieondersteuning. Bijvoorbeeld iemand die de website maakt of beheert of de voorbereiding ondersteunt van de vergaderingen. AD 4. ONDERSTEUNING REKENKAMER Elke gemeente is bij wet verplicht om een rekenkamer of rekenkamerfunctie te hebben. Het doel van een rekenkamer is om de doelmatigheid, doeltreffendheid,

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

27

en rechtmatigheid van het gemeentebestuur te onderzoeken. In een aanhangig wetsvoorstel bij de Kamer komt de mogelijkheid van Rekenkamercommissie te vervallen. Over de Rekenkamer Eijsden-Margraten is een apart document opgenomen. AD 5. ONDERSTEUNING ACCOUNTANT Om de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente te toetsen, stelt de raad een accountant aan. De account dient de jaarrekening te controleren en daarover verslag uit te brengen, hij of zij controleert of alles in orde is en brengt verslag uit over eventuele onregelmatigheden. Over de controlerende rol van de raad en de positie van de accountant daarin is een apart document opgenomen. AD 6. FRACTIEVERGOEDING Iedere fractie ontvangt op basis van de gelijknamige verordening een vergoeding per kalenderjaar. De vergoeding bestaat uit een vast deel en een bijdrage afhankelijk van het aantal fractieleden. De vaste vergoeding bedraagt € 500 per jaar en € 100 per fractielid per jaar. De bijdrage mag aangewend worden voor het functioneren van de fractie. De aanwending is ruim geformuleerd en eigenlijk komen alleen de kosten gemaakt in verband met de verkiezingen niet voor vergoeding in aanmerking. Verkiezingen is van politieke partijen, niet van fracties. Jaarlijks verantwoordt de fractie de bijdrage bij de griffie, die de verantwoording door de raad laat vaststellen.

MOTION, LOONSTROKEN EN INDIENEN DECLARATIES Voor de uitvoering van de uitbetaling van de vergoedingen en de persoonlijke declaraties maakt de organisatie gebruik van Motion. Ieder raadslid krijgt in Motion een account. Met dit account krijgt u toegang tot dit programma. In Motion kunnen de maandelijks loonstrook worden bekeken, staat de jaaropgave en kunnen de reiskostendeclaratie worden ingevoerd. ICT VOORZIENINGEN

digitaal vergaderen, dat een nieuw element was in ons vergadersysteem. Digitaal vergaderen werd een vast onderdeel van ons vergadersysteem. Tevens wordt op thuislocatie gekeken hoe de kwaliteit van de verbinding is. Ook daar worden indien aan de orde voorzieningen getroffen voor de tijd van het raadslidmaatschap. De maandelijkse vergoeding komt hiermee te vervallen en wordt ingevuld door het ter beschikking stellen van laptops en verbindingsfaciliteiten. VERVANGINGSREGELING Bij voorziene langdurige afwezigheid (ziekte of zwangerschap) is er een regeling dat raadsleden zich tijdelijk kunnen laten vervangen. Ondersteund door een medische verklaring kunnen raadsleden voor de tijd van 16 weken vervangen worden (eenmaal verlenging van dezelfde periode is mogelijk) waarna het raadslidmaatschap weer herleeft. Gedurende de afwezigheid worden de raadsleden vervangen door de eerste opvolger conform de verkiezingsuitslag. TE ONDERNEMEN ACTIES Bij aanvaarden raadslidmaatschap: ─ Kiezen voor wel/niet fictief werknemerschap Bij beëdiging: ─ Bekendmaken nevenfuncties ─ Account Motion ─ Account Ibabs BIJGEVOEGD Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8:

Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, hoofdstuk 3: Gemeenten Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden Eijsden- Margraten 2019 Regeling Fractievergoeding

Griffie Eijsden-Margraten HRM Januari 2022

In onze gemeente was het gebruikelijk dat de raadsleden een maandelijkse vergoeding ontvingen voor ICT kosten. De afgelopen twee jaren is in Coronatijd een en ander veranderd op het gebied van ICT faciliteiten. Mede door de druk van het

28

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

29

5.01

De gemeenteraad is verplicht een Rekenkamer of een Rekenkamerfunctie in te stellen. Bij het Parlement is een wetswijziging aanhangig dat in de toekomst alleen nog een Rekenkamer ingesteld kan worden, geen Rekenkamerfunctie meer. Daarom spreken we in deze notitie alleen over de Rekenkamer. REKENKAMER INSTELLEN De raad stelt het aantal leden vast en benoemt ze voor de duur van zes jaren. De raad kan de leden ook ontslaan. De Rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Of de besteding zinnig, zuinig en zorgvuldig is geschied wordt beantwoord, meestal ook nog vergezeld van aanbevelingen. Leden van de Rekenkamer zijn niet tevens o.a. raadsleden, burgemeester of wethouders, commissielid of ambtenaar van de gemeente. De Rekenkamer is onafhankelijk. Dat wil zeggen dat de Rekenkamer zelf bepaalt welk onderzoek wordt verricht en geen opdracht kan krijgen van de raad. Uiteraard geschiedt de keuze die de Rekenkamer maakt in overleg met het Presidium, dat wel adviezen voor onderzoeken kan uitbrengen. HET KADER In bijlage 9 van de Nederlandse vereniging voor raadsleden is het nut en de noodzaak van de rekenkamer weergegeven. Tevens bevat dit document een bijlage van dit lessen van Raadsleden over nut en noodzaak van de Rekenkamer.

VAN REGIONALE REKENKAMER NAAR VOORZITTER REKENKAMER In bijlage 10 is de geschiedenis van de Rekenkamer in Eijsden-Margraten opgenomen. Eijsden-Margraten maakte vanaf de fusie deel uit van een Regionale Rekenkamer samen met Gulpen-Wittem, Valkenburg, Meerssen, Beek en Nuth. Die samenwerking is beëindigd bij raadsbesluit van juli 2019 (bijlage 10). De samenwerking werd als weinig efficiënt ervaren en de kwaliteit van de producten liet te wensen over. WERVING NIEUWE VOORZITTER Bij dat zelfde besluit is gekozen voor een eenhoofdige Rekenkamer, die deskundige en/of specifieke kennis kan inhuren voor het onderzoek, indien dat voor het onderzoek noodzakelijk is. Deze voorzitter heeft inmiddels ontslag genomen door het

30

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

31

aanvaarden van een functie elders. De daarna benoemde voorzitter heeft nog voor hij zijn werkzaamheden kon starten zijn ontslag ingediend wegens het aanvaarden van de functie van gedeputeerde. In overleg met Presidium is besloten de werving en selectie te laten plaatsvinden door de nieuwe raad. (bijlage 11). Hiervoor is een profielschets vastgesteld door het Presidium. De vacature van voorzitter Rekenkamer is 19 maart 2022 gepubliceerd. Het Presidium zal een adviserende rol vervullen bij het voordragen van de nieuwe voorzitter aan de raad. TE ONDERNEMEN ACTIES ─ Werving en selectie Voorzitter Rekenkamer afronden ─ Raad benoemt de Voorzitter ─ Actualiseren van de verordening op de Rekenkamer ─ Start Rekenkamer in overleg met Presidium. BIJGEVOEGD Nut en noodzaak van de Rekenkamer Lessen van raadsleden over nut en noodzaak van de Rekenkamer Bijlage 10: Geschiedenis Rekenkamer in Eijsden-Margraten Raadsbesluit juli 2019 inhoudende benoeming voorzitter en vaststellen Verordening op de Rekenkamer Bijlage 11: Traject werving en selectie Voorzitter Rekenkamer en profielschets

Bijlage 9:

Griffie Eijsden-Margraten Januari 2022

32

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

33

6.01

De Gemeenteraad wijst een griffier aan en regelt de vervanging. Sinds de invoering van het dualisme in 2002 is de raad zelf verantwoordelijk voor de eigen ondersteuning. Formeel is de hele raad werkgever van de griffier. In de praktijk is dat lastig en wordt ervoor gekozen dit bij een kleine groep mensen te leggen: De werkgeverscommissie griffie. In onze gemeente maakten drie raadsleden deel uit van deze commissie. WERKGEVERSROL De gemeenteraad is niet alleen formele werkgever, maar geef de griffier ook de noodzakelijke ruggensteun om zijn ondersteunende rol te kunnen waarmaken. REFLECTIE AFGELOPEN PERIODE EN AANBEVELINGEN Ter voorbereiding op een nieuwe raadsperiode heeft de griffie van uit de raad het verzoek ontvangen samen met de werkgeverscommissie te reflecteren op de afgelopen vier jaren. Tegelijkertijd kunnen de huidige leden hun ervaringen, kennis en kunde delen. Deze informatie kan dan worden meegenomen naar de nieuwe raadsperiode. Overigens konden ook raadsleden die niet lid zijn van de werkgeverscommissie lessen meegeven voor de nieuwe gemeenteraad en de nieuwe werkgeverscommissie. Dit heeft uitgemond in een notitie werkgeverscommissie 2.0, die besproken is met de werkgeverscommissie en het Presidium (bijlage 12). Het presidium heeft nog een aantal aanbevelingen toegevoegd aan de notitie.

Een deel hiervan is al ingewilligd door deze notitie aan het overdrachtsdocument toe te voegen, dat aan alle raadsleden ter beschikking wordt gesteld. Aanbevolen is dat kandidaten een motivatie geven waarom ze lid van de werkgeverscommissie willen zijn. Verder heeft het Presidium nog aanbevelingen meegegeven voor de nieuwe commissieleden bij de start van werkzaamheden. Uiterlijk in het tweede kwartaal dienen de leden beelden op te halen bij de raadsleden wat zij verwachten van de griffie. VERORDENING OP DE WERKGEVERSCOMMISSIE GRIFFIE In 2011 is een verordening op de werkgeverscommissie griffie vastgesteld. Deze behoeft actualisatie, waarin de aanbevelingen worden meegenomen over frequentie/intensiteit van vergaderen, terugkoppeling van de werkzaamheden. De huidige verordening is als bijlage 13 bijgevoegd.

34

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

35

PROFIELSCHETS Tenslotte is een model Profielschets lid werkgeverscommissie van de Vereniging van griffiers en Nederlandse Vereniging voor Raadsleden als bijlage 14 bijgevoegd. Volgens het Presidium zou een kandidaat voor deze commissie moeten voldoen aan de profielschets. TE ONDERNEMEN ACTIES Instellen werkgeverscommissie griffie en bemensing van de commissie, gebruikmakend van een profielschets en een motivatie. Verordening op de werkgeverscommissie actualiseren, waarin vergaderfrequentie en terugkoppeling wordt geregeld. BIJGEVOEGD Bijlage 12: Werkgeverscommissie 2.0 zoals besproken in de werkgeverscommissie en het Presidium inclusief de aanbevelingen van het Presidium. Bijlage 13: Verordening op de werkgeverscommissie griffie Bijlage 14: Profielschets lid werkgeverscommissie

Griffie Eijsden-Margraten Werkgeverscommissie griffie Presidium Januari 2022

36

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

37

7.01

In het Raadsprogramma 2018-2022 is burgerparticipatie als een van de leidende principes opgenomen. In het akkoord is beschreven dat burgerparticipatie op een gecoördineerde en pragmatische wijze opgepakt en aangestuurd moet worden. WERKGROEP BURGERPARTICIPATIE Om aan het bovenstaande invulling te geven, is in 2018 allereerst de werkgroep burgerparticipatie in het leven geroepen. Deze werkgroep bestaat uit vier raadsleden, de raadsadviseur burgerparticipatie en de (plv.) griffier en heeft een adviserende functie richting de raad. Ongeveer vier keer per jaar komt deze werkgroep bijeen. De groep is gedurende de raadsperiode van samenstelling veranderd, maar bestaat anno 2022 uit Nadine Huids, Rob Hermans, Franklin Boon en Wiel Blezer. VISIE EN AFWEGINGSKADER In 2020 zijn de visie en het afwegingskader burgerparticipatie vastgesteld (bijlagen 15 en 16). De visie op burgerparticipatie is een document waarin in grote lijnen beschreven wordt ‘waarom’ participatie belangrijk is, ‘wat’ versterkt zou moeten worden en ‘hoe’ dit versterkt zou moeten worden.

Het afwegingskader burgerparticipatie is een hulpmiddel (afloopschema) voor medewerkers waarmee de onderstaande vragen van een antwoord voorzien kunnen worden: ─ ‘Kan binnen project X burgerparticipatie worden toegepast?’ ─ ‘Via welke participatiemethode kan burgerparticipatie het best toegepast worden binnen project X?’ PILOTS Naast het instellen van de werkgroep burgerparticipatie en het opstellen van de visie en het afwegingskader, is burgerparticipatie actief opgepakt middels pilots. In 2020 zijn de pilots Arte Util, Korte Ketens Zeker (W)eten en de dienstverleningsvisie opgestart. Het uiteindelijke doel van deze pilots was het actief bezig zijn met burgerparticipatie in de praktijk. Experimenteren met burgerparticipatie stond binnen deze pilots centraal. NOTITIE BURGERPARTICIPATIE In 2021 heeft er een inventarisatie plaatsgevonden naar burgerparticipatietrajecten binnen de gemeente. De vragen die hierbij centraal stonden waren: ‘Waar staan we en wat doen we al?’ In de notitie burgerparticipatie is per afdeling binnen de gemeente aangegeven welke trajecten hebben plaatsgevonden in de periode 2020-

38

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

39

2021 (tot en met mei). Uit de inventarisatie is gebleken dat ondanks het uitbreken van het coronavirus er relatief veel burgerparticipatietrajecten hebben plaatsgevonden. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat sommige trajecten moeizaam verliepen. Verder is uit de inventarisatie duidelijk geworden dat de vastgestelde visie en het afwegingskader burgerparticipatie nog onvoldoende bekend zijn in de organisatie. TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN BURGERPARTICIPATIE Met de voorgenomen wijziging van artikel 150 Gemeentewet ontstaat voor gemeenten de plicht om de ‘oude’ Inspraakverordening om te bouwen naar een Participatieverordening. Deze wet is inmiddels door de Ministerraad vastgesteld en de behandeling in de Tweede Kamer volgt binnenkort. Met de werkgroep burgerparticipatie is in september 2021 de afspraak gemaakt dat er een plan van aanpak (PvA) opgesteld zou worden voor het ontwikkelen van de Participatieverordening en de implementatie. Dit plan van aanpak (bijlage 18) is opgesteld en een eerste maal besproken met de portefeuillehouder en de werkgroep burgerparticipatie.

Tenslotte willen we de nieuwe raad aanbevelen de werkgroep burgerparticipatie voort te zetten gedurende de nieuwe raadsperiode, totdat participatie geïmplementeerd is en de werkgroep zich kan opheffen. BIJGEVOEGD Bijlage 15: Bijlage 16: Bijlage 17:

Visie burgerparticipatie Afwegingskader burgerparticipatie Plan van aanpak Participatieverordening en implementatie

Besproken met de werkgroep Burgerparticipatie op 9 februari 2022. Griffie Eijsden-Margraten Werkgroep Participatie Februari 2022

Het eerste doel, beschreven in het PvA, is het realiseren van een Participatieverordening die recht doet aan de bestuurlijke ambities van de gemeente Eijsden-Margraten. Bij de ontwikkeling van de Participatieverordening wordt rekening gehouden met de door de raad aangenomen motie van het CDA over burgerinitiatieven. Nadat de Participatieverordening is opgesteld (gepland juli 2022) start direct de implementatiefase (het tweede doel beschreven in het PvA). Deze implementatiefase is van essentieel belang voor het succes van huidige en toekomstige burgerparticipatieprocessen. Daarbij moeten we ons wel realiseren dat dit zeker in het begin, een proces van vallen en opstaan is. Het doel van deze implementatiefase is het opdoen van praktijkervaring met burgerparticipatie en het creëren van bewustzijn over burgerparticipatie binnen de gehele organisatie. Niet alleen binnen de Participatieverordening, maar ook binnen de Omgevingswet krijgt burgerparticipatie een sleutelrol. De inwerkingtredingsdatum van de Omgevingswet was oorspronkelijk 1 juli 2022. De nieuwe invoeringsdatum zal, hoe het er nu naar uitziet, 1 oktober 2022 of 1 januari 2023 worden. De komende periode zal gekeken moeten worden naar hoe burgerparticipatie het best vormgegeven kan worden binnen de Omgevingswet.

Hierbij zal er, net als bij andere burgerparticipatieprojecten, aandacht besteedt moeten worden aan de diverse groepen in de samenleving. Belangrijk is om jeugd te betrekken bij participatieprojecten, voornamelijk omdat deze vaak ondervertegenwoordigd zijn.

40

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

41

8.01

INLEIDING Vanuit de raad is een aantal keren de wens uitgesproken het huidige vergadermodel kritisch te bekijken met als doel het systeem te verbeteren op de onderdelen waar dat nodig of gewenst is, maar zeker ook om de voordelen ervan optimaal tot uitdrukking te laten komen. De griffie is samen met de burgemeester aan de slag gegaan om de (on)mogelijkheden inzichtelijk te maken. In deze notitie staat het resultaat van de bevindingen. De notitie die nu voorligt bestaat uit drie delen. Ten eerste wordt in ‘De aanleiding’ een beschrijving gegeven van de huidige situatie en de aanleiding om te komen tot het model waarmee we in Eijsden‑Margraten nu werken. In het tweede deel, ‘De motieven’, wordt uiteengezet wat de kracht van een goed vergadermodel is, welke (praktische) voorwaarden en factoren daaraan ten grondslag liggen en wat dat vraagt van alle deelnemers. In het derde deel wordt op basis van de hetgeen in de eerste twee delen van de notitie wordt geconcludeerd, een concept vergadermodel op hoofdlijnen uiteengezet.

Deze variant is de optelsom van de voordelen uit eerdere vergadermodellen (denk aan efficiënt vergaderen, behoud van de schriftelijke ronde, de mogelijkheid van informatieve bijeenkomsten over specifieke onderwerpen) aangevuld met de wensen die er nog leven (denk aan het beter positioneren van de wethouders, het verbeteren van het debat, het verruimen van participatie en een vaste vergaderdag). De griffie en de burgemeester spraken in februari 2022 met de lijsttrekkers van de partijen die deelnemen aan de gemeenteraadsverkiezingen 2022-2026 over een conceptversie van deze notitie. In het laatste deel van deze notitie, ‘De toekomst’, staat verwoord welke richtinggevende uitspraken de lijsttrekkers aan de raad mee willen geven over deze notitie. 1. DE AANLEIDING Het is belangrijk om te kiezen voor een vergaderstructuur die past bij de lokale context. Sinds de fusie (2011) vergaderde de gemeenteraad van Eijsden-Margraten volgens het traditionele vergadermodel met (drie) raadscommissies. Dat was een logisch vervolg op de twee vergadermodellen zoals de voormalige gemeenten Eijsden en Margraten hanteerden. In 2019 werd de wens uitgesproken om dit vergaderstelsel aan te passen. Onvrede

42

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

43

over het bestaande vergaderstelsel was een belangrijke reden. Oorzaken daarvan waren dat: ─ de meeste vergaderingen voor de burgers weinig uitnodigend waren ─ er vraagtekens waren over de rol van insprekers tijdens vergaderingen ─ de duur van de vergadering vaak tot ergernis leidden ─ de mate van detailniveau regelmatig irritaties opwekte ─ men vond dat de raad op basis van achteraf onvoldoende of onjuiste informatie, in debat ging. Anderzijds was er behoefte om bestuurlijke vernieuwing en burgerparticipatie actief op te pakken. De griffie, in samenwerking met de voorzitter van de raad, hebben in korte tijd diverse modellen bekeken, onderzocht en hierover van gedachten gewisseld met griffiers van omliggende gemeenten. Het huidige vergadermodel, het BOB model, is daar het resultaat van. Belangrijke doelen om tot dit BOB model over te gaan waren om het informerend deel van het besluitvormingsproces een veel prominentere plaats te geven en daarmee de inspraak te vergroten, de drempel voor de gemeentepolitiek te verlagen en de politiek voor burgers en raadsleden aantrekkelijker te maken. Verder wordt in dit model de rol van de ambtenaar duidelijker gemarkeerd. Ook daar bleek behoefte aan. Sinds de invoering hebben diverse kleine aanpassingen aan dit model plaatsgevonden op basis van de opgedane ervaringen in de loop van de tijd.

Zo is er een schriftelijke vragenronde toegevoegd voorafgaand aan de beeldvormende vergadering. En de oordeelsvormende en besluitvormende vergadering zijn samengevoegd tot één raadsvergadering. Ondanks deze aanpassingen bestaat er nog steeds behoefte aan het bijschaven van dit model. Gevraagd is kritisch te kijken naar mogelijkheden voor het (beter) positioneren van de collegeleden. Maar ook het beter kunnen reguleren van de spreektijden. Daarnaast bestaat de wens om de vergaderplanning te vereenvoudigen middels het aanwijzen van een vaste vergaderdag (de dinsdag). Ook voor het houden van Raadsthemabijeenkomsten en andere informatieve avonden voor de raad(sleden). Indien gekozen wordt voor het houden van meer dan één voorbereidende vergadering (commissievergadering of iets vergelijkbaars), kan onderzocht worden of deze vergaderingen parallel aan elkaar kunnen plaatsvinden. Tot slot is het raadzaam de vergadercycli ná elkaar te laten verlopen, dus zonder overlap.

44

Het verder aanpassen, bijschaven of veranderen van het huidige systeem is zeker mogelijk. Daarmee wordt echter wel steeds meer afgeweken van datgeen waar het BOB model voor staat. Daarom moet er ook kritisch gekeken worden naar andere vergadermodellen. Bij het nadenken over vergaderpraktijken moet worden overwogen hoe politieke keuzes bespreekbaar gemaakt worden en hoe over de keuzes verantwoording wordt afgelegd. Een nieuw vergadermodel betekent niet automatisch verbetering. De aanleiding om te veranderen moet duidelijk (voelbaar) zijn. Veel variaties zijn mogelijk, maar grofweg zijn er twee varianten van een vergadermodel; een vergadermodel mét raadscommissies en een vergadermodel zónder raadscommissies. In alle gevallen moeten de belangrijkste motieven voor het veranderen van het vergadermodel inzichtelijk gemaakt worden. Op basis daarvan kan het meest passende model gekozen worden. Uit de praktijk blijkt dat bij de voorbereiding van het vernieuwen van het vergaderstelsel gestart kan worden met het beantwoorden van twee vragen: 1. Waarom wil de gemeenteraad een nieuw model invoeren 2. Wat wil de gemeenteraad met het nieuwe model bereiken In bijlage 18 worden diverse mogelijke motieven als voorbeeld opgesomd. 2.

DE MOTIEVEN Bij het inrichten van een vergadermodel is het van belang na te gaan of partijen (de deelnemers aan een vergadering) bereid zijn om politieke keuzes expliciet te benoemen en of zij bereid zijn dáár ook het politieke debat op te richten. Vervolgens kan worden nagegaan in wat voor vergaderorde deze politieke keuzes bespreekbaar worden gemaakt. Indien betrokken partijen weigeren (bijvoorbeeld na turbulent verlopen coalitie onderhandelingen) een openbaar debat aan te gaan over de gedane politieke keuzes, of vanwege scheefgelopen verhoudingen (elkaar niets meer gunnen), dan slaat de politiek van buiten naar binnen en wordt er een heel ander ‘spel gespeeld’ waarin machtsposities prevaleren boven maatschappelijke effecten. Om die reden moet er kritisch gekeken worden naar ‘ambassadeurs’; raadsleden die veranderingsgezind zijn en het nieuwe systeem durven omarmen en uitdragen. Effectief vergaderen vereist dat partijen binnen de raad - maar ook raad en college – hun samenspel vorm kunnen geven vanuit de gedachte van ‘eenheid in verscheidenheid’. Een ordentelijke vergaderpraktijk ontstaat niet vanzelf. Het vraagt

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

45

organisatie en regie om het democratische proces goed te (onder)houden. Het is een werkproces waarbij burgers, maatschappelijke instellingen, politici, bestuurders, en ambtenaren zich betrokken voelen en betrokken zijn en waarvan het succes of falen door een grote diversiteit aan factoren wordt bepaald. In de praktijk worden de goedbedoelde motieven om een vergaderwijze te verbeteren, niet altijd nageleefd, omdat er onder de generieke verandermotieven vaak onderliggende individuele of partijpolitieke doelen zijn, die soms meewerken en soms tegenwerken. Het zijn motieven die meestal pas bij nadere beschouwing aan het licht komen. De onderliggende motieven kunnen worden verklaard uit de visie(s) van de rol van het raadslid. Wanneer onvoldoende rekening wordt gehouden met deze en andere onderliggende motieven, zal – ongeacht welke model wordt afgesproken – het nieuwe vergadermodel geen succes worden. Een goed vergadermodel is er een die rekening houdt met bovenstaande gevoeligheden, maar ook met een aantal praktische randvoorwaarden. Verder dienen de ervaringen met het oorspronkelijke vergadermodel van Eijsden-Margraten, de gewenste aanpassingen die daarop volgden en de ervaringen met het huidige vergadermodel als input voor het nieuwe model. De belangrijkste zijn vermeld in het hoofdstuk ‘De aanleiding’. 3.

DE INRICHTING Omdat de uiteindelijke keuze voor het vergadermodel van veel keuzes afhankelijk is en er ook talloze variaties mogelijk zijn, is het raadzaam aan de hand van een kapstok een grofmazig model te bepalen. Met behulp van de antwoorden op de vragen in bijlage 19, kan dit model ingevuld, verfijnd en concreet gemaakt worden. Ook de keuzes voor de benamingen van de diverse vergaderingen kan op een later moment bepaald worden. Presidium De vergadercyclus start bij het Presidium. Deze ‘agendacommissie’ stelt de agenda’s van alle onderdelen in de voorliggende cyclus de agenda’s vast. Niet alleen de volgorde, maar ook wélke onderwerpen aan bod komen. Niet alle raadsvoorstellen hoeven namelijk alle onderdelen van de cyclus te doorlopen. Daarover later meer. Het presidium vindt plaats op dinsdag in ‘week 0’ (T0) (Voor een volledige tijdsplanning zie bijlage 20).

46

Publicatie Binnen twee dagen na de presidiumvergadering publiceert de griffie de agenda’s met de vergaderdocumenten in Ibabs. Vanaf dat moment kunnen alle raadsleden, burgerleden, maar ook burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven, kennis nemen van deze documenten. Het publiceren van de documenten vindt plaats op donderdag in ‘week 0’ (T0). Schriftelijke vragenronde (beeldvorming fase 1) De fase die hierop volgt is een beeldvormende fase. Deze fase bestaat uit twee delen en vindt schriftelijk plaats. Deel één bestaat uit het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie en het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. Bovendien biedt het goede mogelijkheden tot intensievere contacten met burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven. In deze fase vindt dus informatieoverdracht plaats en worden argumenten geïnventariseerd door zowel raadsleden, burgerleden, burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven. Het resultaat is dat alle deelnemers relevante informatie kunnen inwinnen door het stellen van vragen én ideeën en meningen naar voren kunnen brengen. Om zoveel mogelijk ruimte te bieden aan diverse vormen van inbreng (participatie), wordt voor het indienen van de schriftelijke vragen tien dagen uitgetrokken. Deze fase eindigt op de zondag van week 1 (T1).

Dat is de laatste dag waarop de vragen bij de griffie kunnen worden ingediend. De gestelde vragen (zowel door de politiek als de inwoners) worden openbaar gemaakt via Ibabs. Op deze manier kunnen burgerleden en burgers onbeperkt (of in ieder geval zoveel als de fractie behoefte heeft) betrokken worden. Het belemmert de efficiency van een vergadering niet wanneer er veel ‘deelnemers’ zijn. Buitengewone raadsbijeenkomsten Op tussenliggende dinsdagen, kan een buitengewone raadsbijeenkomst (BRB) georganiseerd worden. De invulling van zo’n avond kan heel divers zijn; informatie brengen, delen, halen van, naar en tussen raadsleden, burgerleden, portefeuillehouders en inwoners. Afhankelijk van de informatiebehoefte op dat moment. Deze bijeenkomst kan dus zowel plaatsvinden op de dinsdag in week 1 (T1) of 2 (T2). Schriftelijke antwoordenronde (beeldvorming fase 2) Deel twee van deze fase bestaat uit het geven van antwoorden op de schriftelijke vragen. Op maandag van week 2 (T2) verzamelt de griffie alle vragen en verspreid deze in de organisatie. De antwoorden op deze vragen moeten worden ingediend op de woensdag in week 3 (T3). De ambtelijke organisatie heeft op die manier tien

Eijsden-Margraten 30 maart 2022 - Overdrachtsdocument griffie

47

dagen (acht werkdagen) tijd voor beantwoording. Daarnaast vinden in deze periode twee collegevergaderingen plaats (dinsdag T2 en dinsdag T3). Op die manier heeft het college van B&W de mogelijkheid om een toelichting te geven op de stukken en te reageren op de inbreng van alle deelnemers.

met oplegnotities waaruit bijvoorbeeld blijkt of er sprake is van een hamerstuk (als gevolg van de uitvoerige behandeling in de voorgaande fases).

Ooordeelsvorming Na deze beeldvormende ronde vindt de oordeelsvormende ronde plaats. Dit is een fysieke vergadering in het Huis van de Burger waar raadsleden en burgerleden aan deelnemen. Ook collegeleden zijn in deze vergadering aanwezig. Deze fase is gericht op het formuleren van een politiek standpunt op grond van argumenten en de weging ervan. Discussies kunnen worden gevoerd om argumenten uit te zuiveren. Vanuit de volksvertegenwoordigende rol en met de verworven kennis en inzichten (uit de eerdere fase) kunnen de deelnemers als fracties hardop nadenken over belangen, afwegingen en ‘voors’ en ‘tegens’ rondom lastige keuzes die ze moeten maken. Om hier gehoor te geven aan zoveel mogelijk deelnemende burgerleden, kun je ervoor kiezen het aantal sprekers per agendapunt te maximeren (bijvoorbeeld twee), maar wel wisselende sprekers per agendapunt. Deze bijeenkomst heeft een formeel karakter en een eigen agenda. Welke vorm deze vergadering krijgt is sterk afhankelijk van een aantal keuzes zoals beschreven in bijlage 19.