20260526 08b Analyse begrotingen 2027 Verbonden partijen

De raad van de gemeente Eijsden-Margraten neemt kennis van de jaarrapportage en jaarrekening 2025. De raad van de gemeente Eijsden-Margraten kan instemmen met de ontwerpbegroting 2027.

27

9

HISTORISCH CENTRUM LIMBUIRG

Samenvatting Het Historisch Centrum Limburg (HCL) is een gemeenschappelijke regeling (GR) die wettelijke archieftaken uitvoert voor aangesloten overheden in Limburg. Het beheert archieven, ondersteunt digitaal informatiebeheer en houdt toezicht op de Archiefwet voor deelnemende organisaties. Jaarrekening 2025 Per 31 december 2025 is een strikte financiële scheiding aangebracht tussen bestaande en nieuwe deelnemers van de GR HCL. Alle tot die datum opgebouwde reserves, voorzieningen en verplichtingen blijven bij de huidige deelnemers (Heerlen, Maastricht en het Rijk) en/of het HCL. Hierdoor start de uitgebreide GR per 1 januari 2026 financieel zuiver, zonder lasten uit het verleden voor nieuwe deelnemers. Begrotingswijziging 2026 De 2e begrotingswijziging 2026 actualiseert de begroting op basis van realisatiecijfers 2025 en ontwikkelingen tot 1 maart 2026. De wijziging hangt samen met de uitbreiding van de GR per 1 januari 2026 en de voorbereiding op de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027. Er wordt geïnvesteerd in professionalisering van de organisatie, waaronder planning & control, ondersteunende systemen (DMS en iBabs), personele capaciteit, het e-depot, huisvesting en ICT. De begroting blijft sluitend met een nulresultaat; baten en lasten bedragen € 8,6 miljoen. De deelnemersbijdragen blijven ongewijzigd.

Voor gemeente Eijsden-Margraten heeft dit geen financieel effect. Ontwerpbegroting 2027 en Meerjarenraming 2027-2030 De ontwerpbegroting 2027 (Ondernemingsplan 2027) geeft uitvoering aan het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 en anticipeert op de uitbreiding van de GR, de uittreding van het Rijk en de nieuwe Archiefwet. De koers is uitgewerkt langs vijf pijlers: robuuste organisatie, digitale dienstverlening, toezicht & advies, open toegankelijkheid en samenwerking. Financiële gevolgen voor gemeente Eijsden-Margraten Voor 2026 zijn geen financiële gevolgen voor Eijsden-Margraten. In 2027 ontstaat een incidenteel voordeel van € 35.000 door uitstel van het e-depot. Vanaf 2028 wordt een structureel nadeel van € 23.000 verwacht voor e-depot inrichtingskosten. Eventuele afname van Scanning on Demand leidt tot aanvullende kosten van ongeveer € 13.000. Aanleiding Onlangs hebben wij de voorlopige jaarrekening 2025, de bijgestelde begroting 2026 en de ontwerpbegroting 2027 meerjarenraming 2027 2030 van het Historisch Centrum Limburg (HCL) ontvangen, met het verzoek deze aan de gemeenteraad aan te bieden en al dan niet een zienswijze in te dienen. Motivering Per 1 januari 2026 zijn twaalf nieuwe deelnemers - waaronder gemeente Eijsden-Margraten toegetreden tot de GR HCL, naast de bestaande deelnemers Heerlen, Maastricht en het Rijk. Jaarrekening 2025 28

Per 31 december 2025 wordt een duidelijke financiële scheiding aangebracht tussen bestaande en nieuwe deelnemers van de GR HCL. Alle tot die datum opgebouwde reserves, voorzieningen en verplichtingen blijven bij de huidige deelnemers (Heerlen, Maastricht en Rijk) en/of het HCL. De reservepositie is rechtmatig en noodzakelijk om bestaande verplichtingen en transitieopgaven te kunnen dekken. Daarmee start de uitgebreide GR per 1 januari 2026 financieel zuiver en zonder lasten uit het verleden voor nieuwe deelnemers. Begrotingswijziging 2026 De 2e begrotingswijziging 2026 actualiseert de eerder vastgestelde begroting op basis van de realisatiecijfers 2025 en ontwikkelingen tot 1 maart 2026. De wijziging staat in het teken van de uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2026 met twaalf nieuwe deelnemers en de voorbereiding op de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027. Deze ontwikkelingen hebben grote impact op bestuur, organisatie en bedrijfsvoering. De begrotingswijziging verwerkt investeringen in professionalisering van de organisatie, waaronder versterking van planning & control, invoering van nieuwe ondersteunende systemen (zoals DMS en iBabs), uitbreiding van personele capaciteit en verdere ontwikkeling van het e-depot.

Daarnaast zijn aanpassingen verwerkt in huisvestingskosten als gevolg van een herijkte huurovereenkomst met het Rijk en naar voren gehaald onderhoud. Ook stijgen de ICT-kosten door digitalisering en toenemende dataopslag. Financieel resulteert de 2e begrotingswijziging in een sluitende begroting met een nulresultaat. De totale baten en lasten nemen beiden toe tot € 8,6 miljoen. Voor de dekking van incidentele en structurele investeringen wordt gebruikgemaakt van bestaande reserves en voorzieningen, waaronder middelen uit de transitievoorziening en e-depotreserves. Het HCL blijft daarmee financieel gezond en in staat de noodzakelijke transitie gecontroleerd door te voeren. Voor gemeente Eijsden-Margraten heeft de 2e begrotingswijziging 2026 van het HCL geen effect op de gemeentelijke begroting of bijdrage. De vastgestelde deelnemersbijdragen blijven ongewijzigd, waardoor geen zienswijzeprocedure nodig is. Ontwerpbegroting 2027 en meerjarenraming 2027-2030 (Ondernemingsplan 2027) Het Ondernemingsplan 2027 (“de ontwerpbegroting 2027”) is de uitwerking van het Meerjarenbeleidsplan 2027–2030 en speelt in op de uitbreiding van de GR, de uittreding van het Rijk en de nieuwe Archiefwet. In de nieuwe Archiefwet ligt de nadruk op digitalisering, ketenverantwoordelijkheid en duurzaam informatiebeheer.

Dit heeft invloed op de strategische koers van het HCL voor de komende jaren, welke in het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 is opgebouwd rond vijf pijlers: 1. Robuuste organisatie 2. Digitale dienstverlening 3. Toonaangevend toezicht & advies 4. Open toegankelijkheid 5. Verbindende samenwerking De nadruk ligt op het professioneel en beheerst inrichten van de organisatie, met duidelijke processen, heldere verantwoordelijkheden en betrouwbare sturing en verantwoording. Digitale archiefvorming en het e-depot worden daarbij de standaard. 29

Het HCL ontwikkelt zich tot een regionale voorziening voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Tegelijkertijd worden toezicht en advisering op een eenduidige en risicogerichte wijze ingericht, passend bij de eisen van de nieuwe Archiefwet. Daarnaast investeert het HCL in het duurzaam beheer en de toegankelijke beschikbaarstelling van archieven voor zowel overheden als inwoners. Door actieve samenwerking binnen regionale en landelijke netwerken wordt kennis gedeeld en wordt de maatschappelijke betekenis van het HCL verder versterkt. Financiële ontwikkelingen en dekking Financiële gevolgen 2026 Voor gemeente Eijsden-Margraten is geen bijstelling nodig. Het in de primaire Programmabegroting 2026-2029 opgenomen budget voldoet. Financiële gevolgen 2027 Voor 2027 is in de meerjaren Programmabegroting 2026-2029 het voorzichtigheidsprincipe gehanteerd en is dit budget ruim geraamd. Dit met de intentie dat gemeente Eijsden-Margraten per 2027 de e-depot dienstverlening van het HCL zou afnemen. Echter, de invoering van het e-depot is door ons uitgesteld tot 2028. Hierdoor ontstaat in 2027 een incidenteel voordeel van € 35.000, -. Dit voordeel wordt meegenomen in de op te stellen programmabegroting 2027-2030. Financiële gevolgen vanaf 2028 Vanaf 2028 worden additionele, structurele kosten verwacht voor het e-depot ten behoeve van licentie- en inrichtingskosten.

Met deze kosten was eerder nog geen rekening gehouden. Daarom is naar verwachting een structurele bijstelling van het budget met € 23.000, - noodzakelijk. Dit nadeel wordt meegenomen in de op te stellen programmabegroting 2027-2030. Het HCL introduceert daarnaast een nieuwe dienst Scanning on Demand*. Het college dient nog een afweging te maken of en vanaf welk moment deze aanvullende dienstverlening wordt afgenomen. Als hiervoor wordt gekozen, brengt dit extra kosten, naar verwachting ongeveer € 13.000, - met zich mee. Dit nadeel wordt dan meegenomen in de op te stellen programmabegroting 2027-2030. * Scanning on Demand is een aanvullende digitale dienst van het Historisch Centrum Limburg, waarbij archiefstukken op verzoek worden gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar worden gesteld. Begrotingspost

2026 2027

Begroot bedrag A 92.000 130.974

Werkelijke geboekte uitgaven B 0

Harde verplichting Begrotings- Gevraagd Extra vraag / bestelbon ruimte bedrag (-/-) voorstel / ruimte (+) C D=(A-B-C) F=(D-E) 0 92.000 - 35.000

30

Kernboodschap  De gemeenteraad van gemeente Eijsden-Margraten neemt kennis van het jaarverslag en de jaarrekening 2025.  De gemeenteraad van gemeente Eijsden-Margraten kan instemmen met de wijziging begroting 2026.  De gemeenteraad van gemeente Eijsden-Margraten kan instemmen met de ontwerpbegroting 2027 meerjarenraming 2027-2030 (Ondernemingsplan 2027). Er wordt geadviseerd een positieve zienswijze af te geven.

31