20260210 08b Bestek aanbesteding accountantscontrole 2026 tm 2029 NW
Tekst van het document
Aanbestedingsleidraad Accountantsdiensten Betreft een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure 2 Maart 2026
1
Inhoudsopgave 1
Inleiding ...........................................................................................................................................5
2
Uniform Europees Aanbestedingsdocument ..................................................................................6 2.1 Gegevens over de aanbestedingsprocedure en de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit .......................................................................................................................6
3
2.1.1
Identiteit van de opdrachtgever ........................................................................................6
2.1.2
Om welke aanbesteding gaat het? ....................................................................................6
2.1.3
Doel van de aanbesteding .................................................................................................7
2.1.4
Opdracht ............................................................................................................................7
2.1.5
Concept overeenkomst ......................................................................................................7
2.1.6
Percelen .............................................................................................................................7
2.1.7
Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument ......................................7
2.1.8
Geheimhouding .................................................................................................................7
De aanbestedingsprocedure ...........................................................................................................8 3.1
Planning .................................................................................................................................8
3.2
Digitale inschrijving via TenderNed ........................................................................................8
3.3
Informatie over verplichtingen inschrijvers ...........................................................................8
3.4
Verkrijgen van inlichtingen ....................................................................................................9
3.4.1 4
5
Nota’s van inlichtingen ......................................................................................................9
Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden ...................................................................10 4.1
Algemene omschrijving ........................................................................................................10
4.2
Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden ...........................10
4.2.1
Artikel 213 Gemeentewet................................................................................................10
4.2.2
Artikel 212 Gemeentewet................................................................................................11
4.2.3
Controleprotocol .............................................................................................................11
4.2.4
Overige wet- en regelgeving ............................................................................................11
4.2.5
Controle jaarrekening ......................................................................................................11
4.2.6
Single information Single Audit (SiSa) ..............................................................................11
4.2.7
Goedkeurings- en rapportagetoleranties ........................................................................12
4.2.8
De rapportagevereisten ...................................................................................................12
De drie percelen ............................................................................................................................13 5.1
Perceel 1 – Gemeente Voerendaal ......................................................................................13
5.1.1
Organisatie .......................................................................................................................13
5.1.2
Aard, omvang en duur van de overeenkomst .................................................................13
5.1.3
Afstemmingsoverleg ........................................................................................................14
2
5.1.4
Managementletter...........................................................................................................14
5.1.5
Controleverklaring en verslag van bevindingen...............................................................14
5.1.6
Adviesfunctie ...................................................................................................................15
5.1.7
Controleteam ...................................................................................................................15
5.1.8
Social Return ....................................................................................................................16
5.1.9
Beoordelingscommissie ...................................................................................................16
5.1.10
Meerwerk ....................................................................................................................16
5.2 5.2.1
Organisatie .......................................................................................................................17
5.2.2
Beoordelingscommissie ...................................................................................................17
5.2.3
Aard, omvang en duur van de overeenkomst .................................................................18
5.2.4
Interne controle ...............................................................................................................18
5.2.5
Natuurlijke adviesfunctie .................................................................................................19
5.2.6
Deelverantwoordingen / deelverklaringen ......................................................................19
5.2.7
Controle financiële vergoeding raadsfracties ..................................................................20
5.2.8
Administratieve organisatie en interne beheersing ........................................................20
5.2.9
Tussentijdse evaluatie .....................................................................................................20
5.2.10
Overige werkzaamheden .............................................................................................20
5.2.11
Meerwerk ....................................................................................................................21
5.3
6
Perceel 2 – Gemeente Vaals ................................................................................................17
Perceel 3 – Gemeente Eijsden-Margraten ...........................................................................22
5.3.1
Organisatie .......................................................................................................................22
5.3.2
Aard, omvang en duur van de overeenkomst .................................................................22
5.3.3
Beoordelingscommissie ...................................................................................................23
5.3.4
Interne controleplan gemeente Eijsden-Margraten ........................................................23
5.3.5
Natuurlijke adviesfunctie .................................................................................................23
5.3.6
Deelverantwoordingen/deelverklaringen .......................................................................23
5.3.7
Overige werkzaamheden .................................................................................................24
5.3.8
Meerwerk ........................................................................................................................24
Geschiktheid ..................................................................................................................................25 6.1
Algemeen .............................................................................................................................25
6.2
Uitsluitingsgronden ..............................................................................................................25
6.3
Geschiktheidseisen ..............................................................................................................26
6.4
Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid ...........................................................26
6.5
Inschrijvingsvoorwaarden ....................................................................................................26
6.6
Varianten/alternatieve inschrijving......................................................................................27
6.7
Inlichtingen ..........................................................................................................................27
3
6.8
7
Indiening van de inschrijving ................................................................................................28
6.8.1
Invullen / ondertekening documenten ............................................................................29
6.8.2
Geldigheidsduur inschrijving............................................................................................29
6.8.3
Proces-verbaal .................................................................................................................29
Gunningsmethodiek ......................................................................................................................30 7.1
Gunningscriteria ...................................................................................................................30
7.2
Kwaliteit ...............................................................................................................................30
7.2.1
Algemeen: ........................................................................................................................31
7.2.2
Controleaanpak ...............................................................................................................31
7.2.3
Invulling natuurlijke adviesfunctie ...................................................................................34
G1.2: Invulling natuurlijke adviesfunctie .......................................................................................34 7.2.4
Presentatie.......................................................................................................................35
7.2.5
Prijs ..................................................................................................................................36
7.3
Beoordeling ..........................................................................................................................37
7.4
Mededeling van de gunningsbeslissing (voornemen tot gunnen) .......................................38
7.5
Klachtenmeldpunt/ Commissie van Aanbestedingsexperts.................................................40
7.6
Voorbehoud gunning / niet gunnen .....................................................................................40
Bijlagen ..................................................................................................................................................41
4
1 Inleiding Middels EU-verordening 2016/7 heeft de Europese Commissie een standaardformulier voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna: “UEA”) vastgesteld. Aangezien in het UEA de (belangrijke) eisen die gelden voor deze aanbestedingsprocedure terugkomen, volgt deze aanbestedingsleidraad de structuur van het UEA. •
Hoofdstuk 2 geeft een toelichting op eisen, geldend voor deze aanbestedingsprocedure, welke ook genoemd zijn in het UEA en welke specifiek voor deze aanbestedingsprocedure door opdrachtnemers ingevuld dient te worden;
•
Hoofdstuk 3 gaat over de aanbestedingsprocedure met daarin een planning;
•
Hoofdstuk 4 geeft opdrachtnemers informatie over technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden;
•
Hoofdstuk 5 geeft opdrachtnemers een overzicht van de drie percelen;
•
Hoofdstuk 6 geeft opdrachtnemers informatie over eisen die worden gesteld aan de geschiktheid;
•
Hoofdstuk 7 geeft opdrachtnemers informatie over de gunningsmethodiek.
5
2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument 2.1 Gegevens over de aanbestedingsprocedure en de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit De basisinformatie over deze aanbesteding is verwerkt in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (verder UEA) (bijlage ‘UEA’) dat opdrachtnemers dienen in te vullen. Hieronder een weergave, waar nodig met een toelichting, van de informatie die in het UEA is opgenomen. 2.1.1
Identiteit van de opdrachtgever
De aanbestedende diensten, tevens toekomstig opdrachtgevers, zijn de gemeenten Voerendaal, Vaals en Eijsden-Margraten. Zij worden hieronder in beginsel aangeduid als “Opdrachtgever”. Daar waar sprake is van de aanduiding “Opdrachtgever” in enkelvoud dient ook “Opdrachtgevers” gelezen te worden. Tot aan de definitieve gunning laten de gemeente Voerendaal en Vaals zich vertegenwoordigen door de gemeente Eijsden-Margraten als penvoerder van onderhavige aanbesteding. De gemeenten Voerendaal en Vaals hebben de gemeente Eijsden-Margraten hiertoe gemandateerd. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de bevoegdheden van de penvoerder beperkt worden door de bepaling in de gemeentewet dat de gemeenteraad de accountant aanwijst. De gunning zal per deelnemende gemeente uitgesproken worden door de gemeenteraad. Mocht onverhoopt één van de gemeenten niet tot definitieve gunning overgaan dan laat dit onverlet dat de andere gemeenten wel tot definitieve gunning kan overgaan. Opdrachtnemers kunnen zich over enige kwestie ter zake deze aanbesteding enkel wenden tot onderstaande contactpersoon: Gemeente: Contactpersoon: Functie: E-mail: Communicatie:
Eijsden-Margraten Laurent Haarsma Concerncontroller laurenthaarsma@eijsden-margraten.nl Via de vraag & antwoordmodule *
Communicatie in het kader van deze aanbestedingsprocedure dient te geschieden via het platform Tenderned. Het is gedurende de aanbestedingsprocedure niet toegestaan over deze aanbesteding contact op te nemen met andere medewerkers van de deelnemende gemeenten dan de hiervoor genoemde contactpersoon, tenzij anders vermeld in deze aanbestedingsleidraad. * Alleen in geval van een storing kan per e-mail contact opgenomen worden via bovenstaand e-mailadres.
2.1.2
Om welke aanbesteding gaat het?
Deze aanbestedingsleidraad betreft de aanbesteding voor het selecteren van een opdrachtnemer die uitvoering geeft aan de opdracht. De aanbesteding verloopt volgens de Europese openbare procedure conform § 2.2.1.2 van de Aanbestedingswet 2012.
6
2.1.3
Doel van de aanbesteding
Het doel van de gemeenten is om een dienstverlener te contracteren, die het beste voldoet aan het gestelde in dit aanbestedingsdocument en de daarbij behorende bijlagen. Met de inschrijver die voor de opdracht in aanmerking komt, wordt een overeenkomst gesloten conform de bij dit aanbestedingsdocument gevoegde overeenkomst in bijlage. Door in te schrijven stemt de inschrijver in met deze overeenkomst. 2.1.4
Opdracht
De opdracht bestaat uit het leveren van accountantsdiensten, die betrekking hebben op de wettelijke controle van de jaarrekening inclusief SiSa-bijlage en de natuurlijke adviesfunctie. Daarnaast hebben opdrachtgevers in de beschrijving van het perceel aangegeven of specifieke werkzaamheden deel uitmaken van de opdracht. Hierbij moet gedacht worden aan deelverklaringen, subsidieverklaringen en eventueel de controle financiële bijdragen raadsfracties. 2.1.5
Overeenkomst en gegevensuitwisseling
Na de definitieve gunning zullen de gemeenten Voerendaal, Vaals en Eijsden-Margraten ieder afzonderlijk een overeenkomst sluiten met de inschrijver die de inschrijving met de beste prijs kwaliteit verhouding doet. Hierbij zullen eveneens per gemeente afspraken worden gemaakt met betrekking tot de gegevensuitwisseling tussen de accountant en de gemeente. 2.1.6
Percelen
De opdracht is opgedeeld in drie percelen voor de gemeente Voerendaal, Vaals en EijsdenMargraten. Voor elke deelnemer is een apart perceel opgesteld. Deze perceelindeling zorgt ervoor dat de opdracht breed toegankelijk is en niet alleen voorbehouden is aan grote accountantskantoren. De uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, gunningscriteria en beoordelingssystematiek zijn voor de drie percelen gelijk. Er wordt per perceel een aparte overeenkomst gesloten met één opdrachtnemer. Marktpartijen kunnen op meerder percelen inschrijven mits zij de percelen kunnen bedienen. Marktpartijen die enkel één of twee percelen kunnen bedienen, dienen ook maar op één of twee van de drie percelen in te schrijven. Per perceel wordt op basis van de beoordelingssystematiek gekeken welke partij in aanmerking komt voor gunning van de opdracht. 2.1.7
Opmerkingen naar aanleiding van het aanbestedingsdocument
Dit aanbestedingsdocument is met zorg samengesteld. Als u toch onjuistheden, gebreken of onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument, haar bijlagen of de aanbestedingsprocedure tegenkomt, verzoeken wij u om dit direct aan de contactpersoon van de gemeente met betrekking tot deze aanbesteding, te laten weten. Tekortkomingen die na het indienen van een inschrijving naar voren komen kunnen de gemeente niet worden aangerekend. Door in te schrijven conformeert u zich aan de inhoud van het aanbestedingsdocument, haar bijlagen en de procedure. 2.1.8
Geheimhouding
Alle in het kader van deze aanbesteding door de gemeente verstrekte informatie zal vertrouwelijk behandeld worden. De gegevens worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Alle inschrijvingen worden na ontvangst eigendom van de gemeente en zullen vertrouwelijk behandeld worden.
7
3 De aanbestedingsprocedure 3.1 Planning De volgende concept planning wordt gehanteerd, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden: Activiteit Publicatie aanbestedingsdocumentatie Uiterste datum voor het stellen van vragen door partijen Geplande publicatie nota van inlichtingen Uiterste datum voor het indienen van een inschrijving (Individuele) beoordeling inschrijvingen Presentaties Verwachting verzenden voornemen tot gunning en afwijzing, inclusief verzoek om bewijsmiddelen ten aanzien van UEA Bezwaartermijn tegen voornemen tot gunning Verwachting verzenden definitieve gunning Ingangsdatum overeenkomst(en)
Datum 2 Maart 2026 16 maart 2026 30 Maart 2026 13 april 2026 Week 17,18 en 19 Week 20 en 21 1 juni 2026
Tijd 12:00u 12:00u
Tot en met 21 juni 2026 22 juni 2026 23 juni 2026
-
N.t.b. -
De cursief en vet weergegeven data zijn definitief en derhalve fatale data behoudens een andersluidend schriftelijk bericht van de opdrachtgever. De andere data zijn indicatief en niet bindend. Bij wijzigingen wordt de planning aangepast en gepubliceerd in Tenderned. Deze planning prevaleert dan ook boven de planning zoals opgenomen in onderhavige aanbestedingsleidraad.
3.2 Digitale inschrijving via TenderNed Deze aanbesteding zal geheel digitaal plaatsvinden met gebruikmaking van het aanbestedingsplatform TenderNed. Dit betekent dat: • de aanbestedingsdocumenten via TenderNed ter beschikking worden gesteld; • opdrachtnemers via TenderNed nadere inlichtingen kunnen inwinnen; • opdrachtnemers via TenderNed hun aanbieding moeten indienen; • de correspondentie ten aanzien van de gunning van de opdracht via TenderNed plaats zal vinden. Om deel te kunnen nemen aan de digitale aanbesteding met behulp van TenderNed dient u een bedrijfsprofiel aan te maken. Indien u hier vragen over heeft verwijzen wij u naar de servicedesk van TenderNed: 0800-8363376 of servicedesk@tenderned.nl.
3.3 Informatie over verplichtingen inschrijvers Voor informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van deze overeenkomst van toepassing zijn, wordt u verwezen naar: • Belastingen: de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl • Milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm
8
•
Arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw Van de inschrijvers wordt verwacht dat zij zich op de hoogte hebben gesteld van bovengenoemde bepalingen en dat zij rekening houden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de opdracht wordt uitgevoerd.
3.4 Verkrijgen van inlichtingen 3.4.1
Nota’s van inlichtingen
Vragen naar aanleiding van onderhavig aanbestedingsdocument en eventueel aanvullende stukken kunnen uitsluitend via TenderNed worden gesteld. De uiterste datum voor het indienen van vragen is maandag 16 maart 2026 vóór 12:00 uur voor de nota van inlichtingen. De beantwoording van de vragen vindt geanonimiseerd plaats aan alle belangstellende partijen. Omwille van een vlotte en gerichte beantwoording dient u de vragen in te dienen conform navolgende indeling en opmaak in een Word-document. Vraag-nummer:
Pagina bestek dan wel nota van inlichtingen 1:
Paragraaf / bijlage nummer:
Vraag:
Naam vragensteller:
1 Mondelinge en telefonische informatie wordt niet verstrekt. Het is - op straffe van uitsluiting - niet toegestaan op een andere dan de bovenstaande wijze contact te zoeken ter verkrijging van welke informatie dan ook met als doel een voordeel te verkrijgen ten opzichte van de andere inschrijvers. Voorafgaand aan de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen worden door of namens de aanbestedende dienst een of meerdere nota’s van inlichtingen gepubliceerd op www.tenderned.nl. Een ieder die de leidraad en bijbehorende bijlagen heeft opgevraagd, kan de betreffende nota(’s) van inlichtingen - na registratie en inloggen - downloaden van de TenderNed. Er zal geen inlichtingenbijeenkomst worden gehouden.
9
4 Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden 4.1 Algemene omschrijving
De opdracht omvat de wettelijke controle van de jaarstukken van de gemeenten Voerendaal, Vaals en Eijsden-Margraten voor de boekjaren 2026-2029 inclusief alle daarmee samenhangende werkzaamheden zoals rapportages, afstemmingsoverleggen, bespreking van de bevindingen met de in dit aanbestedingsdocument genoemde gremia en de natuurlijke adviesfunctie. Met deze aanbesteding willen de gemeenten Voerendaal, Vaals en Eijsden-Margraten bereiken dat een accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een partner durft op te stellen en anderzijds staat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het partner aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en de zich wijzigende behoefte als gevolg van alle nieuwe ontwikkelingen en wetswijzigingen die opkomen vanaf het moment van het aangaan van de overeenkomst. Bij kwaliteit kan worden gedacht aan waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en snelheid van levering. De gemeente Voerendaal, Vaals en Eijsden-Margraten verlangen van de dienstverlener: • Kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, waaronder kwalificatie van de verantwoordelijke accountant voor de uitvoering van hun werkzaamheden en de controlebenadering. • Efficiënte en effectieve manier van werken zowel voor de accountant als voor de gemeenten Voerendaal, Vaals en Eijsden-Margraten zelf.
• Continuïteit van de dienstverlening. • Een vaste prijsafspraak op basis van de huidige geldende wet- en regelgeving, de aanwezige processen en posten en de huidige inrichting van de organisatie.
4.2 Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden
De accountant dient voor alle percelen de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met onderstaande (en overig geldende) regelgeving. 4.2.1
Artikel 213 Gemeentewet
Het object van controle is de jaarrekening en het financieel beheer, zoals uitgeoefend door of namens het college. De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over (artikel 213 Gw): • de getrouwe weergave van baten en lasten, activa en passiva, alsmede de grootte en samenstelling van het vermogen; • de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; • het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties; • overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
10
•
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 GW.
4.2.2
Artikel 212 en 213 Gemeentewet
In de verordening ex artikel 212 Gemeentewet hebben de gemeenteraden nadere richtlijnen voor de opdrachtverlening alsmede de inrichting van de accountantscontrole van de jaarrekening vastgelegd. De verordening ex art. 212 Gemeentewet en de verordening ex art.213 Gemeentewet van de drie gemeenten zijn bijgevoegd als bijlage. 4.2.3
Controleprotocol
In het controleprotocol wordt door de raden een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens de colleges van burgemeester en wethouders. De controleprotocollen (inclusief bijbehorende normenkaders) van de verschillende gemeenten zijn als bijlage toegevoegd. 4.2.4
Overige wet- en regelgeving
Bij de accountantscontrole worden de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de kadernota Rechtmatigheid van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de adviezen van deze commissie in acht genomen. 4.2.5
Controle jaarrekening
De controle op de jaarrekening, zoals bedoeld in art. 197 Gemeentewet, vindt plaats binnen de kaders van wet- en regelgeving als weergegeven in de aanbestedingsdocumenten inclusief bijlagen. Hier is onder andere melding gemaakt van het protocol accountantscontrole voor de jaarrekening. Met dit protocol wordt een eenduidig referentiekader gecreëerd voor de jaarlijkse uitvoering van de controle. De accountant stelt ten behoeve van de controle jaarlijks een controleplan op. Met dit controleplan geeft de accountant inzicht in de uitvoering van de controle en kunnen wederzijdse verwachtingen tussen accountant en de organisatie afgestemd worden. 4.2.6
Single information Single Audit (SiSa)
De controle op de juiste en rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen die onder de SiSa regeling vallen, maakt integraal deel uit van de reguliere controle van de jaarrekening. De SiSa regeling omvat meerdere te verantwoorden regelingen. De definitieve opsomming wordt jaarlijks door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gepubliceerd. De definitieve publicatie is leidend voor de controle en maakt onderdeel uit van het protocol voor de jaarrekeningcontrole.
11
4.2.7
Goedkeurings- en rapportagetoleranties
Krachtens de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet zijn de goedkeuringstoleranties door de raden van de drie gemeente vastgelegd. Bij de controles worden de goedkeuringstoleranties gehanteerd zoals beschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor zover voor de in de bijlage van de jaarrekening opgenomen verantwoordingen, zoals SiSa, andere toleranties zijn voorgeschreven gelden de daarbij voorgeschreven toleranties. 4.2.8
De rapportagevereisten
De accountant dient: zijn rapportages transparant op te stellen, dat wil zeggen: • zijn bevindingen helder en duidelijk te volgen zijn; • zijn bevindingen in de rapportages een consistente gedragslijn volgen; • tekortkomingen en risico's tijdig te signaleren en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken; • bij de adviezen in een rapportage ook aan te geven hoe de uitvoering van bevindingen vorm kan krijgen. • ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen; De inhoud van de rapportages zijn ten alle tijden openbaar tenzij anders wordt besloten.
12
5 De drie percelen 5.1 Perceel 1 – Gemeente Voerendaal 5.1.1
Organisatie
Om een indruk te krijgen van de gemeente Voerendaal, verwijzen wij allereerst naar de website van de gemeente https://www.voerendaal.nl/. De Raad van de gemeente Voerendaal wijst de accountant aan (Art. 213 lid 2 Gemeentewet). Voor meer informatie over het gemeentelijk beleid en de missie en visie van gemeente Voerendaal kunt u ook terecht op de website. In onderstaand schema is de organisatiestructuur weergegeven.
5.1.2
Aard, omvang en duur van de overeenkomst
De raad van de gemeente Voerendaal is voornemens een accountant aan te wijzen met wie een overeenkomst zal worden afgesloten voor het laten uitvoeren van de accountantscontrole voor de jaarstukken vanaf het boekjaar 2026 tot en met 2028 (3 jaar), met een verlengingsoptie van twee (2) maal één (1) jaar. Materieel betekent dit dat de werkzaamheden starten in het laatste kwartaal van 2026. De huidige accountantsopdracht loopt na de controle van de jaarstukken 2025 af. Als laatste dag van een overeengekomen periode wordt beschouwd de datum waarop de noodzakelijke werkzaamheden voor het betreffende boekjaar zijn afgerond. Verantwoordingen (separate accountantsverklaringen), die niet bij de jaarstukken behoren (de verantwoording ingevolge SISA behoort uitdrukkelijk wel bij de jaarrekening), zullen afzonderlijk worden opgedragen door of namens het college van B&W op basis van een opgave van de geschatte benodigde uren door de accountant en op basis van de geldende uurtarieven.
13
De Inschrijver wordt gevraagd in het prijsblad (bijlage 12) bij de inschrijving aan te geven welke tarieven hij in dergelijke gevallen hanteert voor zulke additionele werkzaamheden. 5.1.3
Afstemmingsoverleg
In de controleverordening van de gemeente Voerendaal is ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole geregeld dat periodiek (afstemmings-) overleg plaatsvindt tussen de accountant en vertegenwoordigers van de gemeente. Op uitvoeringsniveau betreft dit bijvoorbeeld: • bespreking, becommentariëring/advisering van het door de interne controlefunctionarissen opgestelde intern controleplan. Het gaat dan o.a. om het realiseren van efficiency (voorkomen doublures, afstemming speerpunten controle) en effectiviteit; • bespreking van de voortgang op de verrichte interne controlewerkzaamheden en stand van zaken/attentiepunten jaarrekening, in elk geval tijdens dan wel na de interim-controle door de accountant (november/december), alsmede het bespreken van de laatste ontwikkelingen) en tijdens dan wel na de jaarrekeningcontrole (mei). Hiermee wordt beoogd om ook tijdig bijsturing te geven aan de (nog) te verrichten interne controlewerkzaamheden. De genoemde maanden zijn slechts indicatief; • het delen van de laatste ontwikkelingen, checklisten, werklijsten en ander relevant materiaal. 5.1.4
Managementletter
Van de accountant wordt voor wat betreft de gemeente Voerendaal standaard verwacht dat hij jaarlijks een formele separate managementletter uitbrengt naar aanleiding van zijn interim-controle. Van de accountant wordt verwacht dat, voor zover hij eventuele relevante bevindingen en/of adviezen heeft, deze ter kennis brengt van het betreffende college. In voorkomende gevallen kan dit een korte schriftelijke rapportage zijn. Het uit eigen beweging dan wel op specifiek verzoek uitbrengen van een formele schriftelijke rapportage naar aanleiding van de uitgevoerde interimcontrole vormt geen meerwerk, maar wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. 5.1.5
Controleverklaring en verslag van bevindingen
Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengt de accountant een controleverklaring uit aan de gemeenteraad van de gemeente Voerendaal. In deze verklaringen wordt aangegeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en voldoet aan wet- en regelgeving. Naast de controleverklaring biedt de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening tevens een verslag van bevindingen aan de betreffende gemeenteraad aan. Dit verslag bevat de bevindingen van het onderzoek naar de werking van de maatregelen die aansluiten op het wettelijke kader ten behoeve van een rechtmatig beheer en een getrouwe verslaglegging en wordt door de accountant, in principe per gemeente 1 week voorafgaand aan de vergadering van de betreffende commissie, aangeleverd aan de gemeente Voerendaal.
14
Voorafgaande aan het uitbrengen van het verslag van bevindingen voert de accountant een hoor- en wederhoorprocedure. Daarnaast voert de accountant voorafgaand aan het uitbrengen van het verslag van bevindingen overleg met de teamleider Bedrijfsvoering en Burgerzaken (BB), de strategisch manager, de controller en de portefeuillehouders Financiën. De gemeente Voerendaal is aangesloten bij de Rekenkamer Limburg Centraal. De accountant licht het verslag van bevindingen toe in de commissie financiën. Incidenteel zou het kunnen voorkomen dat op verzoek nog een toelichting of nader overleg plaats dient te vinden in andere gremia. Dit vormt geen aanleiding tot meerwerk. 5.1.6
Adviesfunctie
Het inschakelen van de accountant als adviseur kan in bepaalde gevallen voordelen bieden. Dat is te danken aan het thuis zijn in de bestuurlijke en financiële wereld van de lokale overheid en de bekendheid met de operationele inrichting en financiële details van de gemeente Voerendaal. Desgewenst moet deze expertise ingeroepen kunnen worden, binnen de regelgeving en voorschriften omtrent een objectieve en onafhankelijke certificerende functie. De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/of in voorkomende gevallen op verzoek van de gemeente Voerendaal plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisaties voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Dit omvat tevens het overleg met ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de raad. In dit kader kan onder andere worden gedacht aan: • adviezen en besprekingen naar aanleiding van de controlebevindingen; • adviezen en besprekingen die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; • adviezen en besprekingen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslaggevingsvoorschriften resp.
administratieve organisatie/interne beheersing; • adviezen en besprekingen die bijdragen in de verdere ontwikkeling van public governance (goed bestuur, integer en transparant overheidshandelen); en • algehele reflectie op de organisaties en bedrijfsvoering. Daarnaast draagt de accountant uit eigen beweging zorg voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. Het controleteam dient voor zover nodig terug te kunnen vallen binnen de eigen organisatie op specifieke disciplines en deskundigheden zoals bijvoorbeeld belastingrecht, ondernemingsrecht, rechtmatigheid of ICT. 5.1.7
Controleteam
Degenen die de controle feitelijk uitvoeren dienen ervaring te hebben met de controle van gemeenten. De inschrijver werkt bij voorkeur met een vast controleteam. Bij samenstelling van het team is een brede deskundigheid vereist. De vakdiscipline IT-audit wordt tevens tot het controleteam gerekend. De inzet van een IT-auditor ten behoeve van het nader beoordelen of toetsen van het informatiebeveiligingsbeleid en de diverse geautomatiseerde processen maakt deel uit van de reguliere controle.
15
Binnen het team dient een goede kennis- en informatieoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Een eventueel gebrek hierin zal nimmer leiden tot extra kosten ten laste van de gemeente Voerendaal. Het team dat de interim-controle uitvoert dient uit efficiencyoogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. De opdrachtnemer zal ervoor zorgen dat bij eventuele wijzigingen in het controleteam de continuïteit in de dienstverlening gegarandeerd blijft. De gemeenten hebben tevens het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen. 5.1.8
Social Return
Beleid De gemeenten Voerendaal heeft als sociale doelstelling dat een investering door de gemeenten, naast het ‘gewone’ rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doen de gemeenten door Social Return als sociale voorwaarde te stellen bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. 5.1.9
Beoordelingscommissie
Deze aanbesteding voor de gemeente Voerendaal wordt voorbereid door de teamleider Bedrijfsvoering en Burgerzaken (BB) en de controller. De beoordelingscommissie bestaat uit de griffier, een afvaardiging van de financiële commissie, de teamleider Bedrijfsvoering en Burgerzaken (BB) en de concerncontroller. Alleen de leden van de financiële commissie vullen de beoordelingsmatrix in, als dit van toepassing is. 5.1.10 Meerwerk De gemeente Voerendaal gaat uit van een gezonde portie opdrachtnemersrisico’s. We gaan uit van een vaste prijs die bindend is. De uitbrenger van de offerte wordt uitgenodigd om zich een beeld te vormen van het planning en control instrumentarium van de gemeente, interne controle plan, de administratieve organisatie enzovoort. Tevens is inzage mogelijk in de accountantsverklaringen en rapporten van bevindingen voorgaande jaren. De gemeente Voerendaal pretendeert niet alles 100% in orde te hebben en adviseert de opdrachtnemer hiervoor een door hem zelf te bepalen marge in acht te nemen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunnen er, op advies van de accountant, correcties doorgevoerd moeten worden. De gemeente ziet dit als normale werkzaamheden en accepteert hiervoor geen factuur voor meerwerk.
Wanneer de accountant een stuk meerdere malen moet lezen en/of beoordelen, omdat er correcties doorgevoerd moeten worden, is dit voor rekening van de accountant en bestaat er geen aanspraak op meerwerk. Ook leiden strengere eisen voortvloeiend uit externe regelgeving niet direct tot meerwerk. De gemeente zal voorafgaand aan interim-controle en jaarrekeningcontrole er voor zorgen dat zo veel mogelijk gereed is. Het is echter ondoenlijk om overal kopieën en aparte dossiers voor aan te leggen. Dit betekent dat sommige op te leveren stukken op de afdeling liggen. De accountant kan hier naar vragen waarna het aangereikt zal worden. Dit kan niet leiden tot een factuur voor
16
meerwerk. Mochten er andere factoren zijn die leiden tot meerwerk bij de accountant, dient dit vooraf te zijn besproken en akkoord te zijn bevonden door het verantwoordelijk management.
5.2 Perceel 2 – Gemeente Vaals 5.2.1
Organisatie
Om een indruk te krijgen van de gemeente Vaals, verwijzen wij allereerst naar de website van de gemeente https://www.vaals.nl/. De Raad van de gemeente Vaals wijst de accountant aan (Art. 213 lid 2 Gemeentewet). Voor meer informatie over het gemeentelijk beleid en de missie en visie van gemeente Vaals kunt u ook terecht op de website. In onderstaand schema is de organisatiestructuur weergegeven.
&
&
&
&
&
&
&
&
5.2.2
Beoordelingscommissie
Deze aanbesteding voor de gemeente Vaals wordt voorbereid door de beleidsadviseur financieel control en gecoördineerd door de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie bestaat uit de griffier, de leden van de auditcommissie, het sectorhoofd bedrijfsvoering en de adviseur financieel
17
control. Van deze commissie zullen alleen de leden van de auditcommissie de beoordelingsmatrix invullen. De overige leden hebben alleen een adviserende rol. 5.2.3
Aard, omvang en duur van de overeenkomst
De raad van de gemeente Vaals is voornemens een accountant aan te wijzen met wie een overeenkomst zal worden afgesloten voor het laten uitvoeren van de accountantscontrole voor de jaarstukken vanaf het boekjaar 2026 tot en met 2029 (4 jaar). Materieel betekent dit dat de werkzaamheden starten in het laatste kwartaal van 2026. De huidige accountantsopdracht loopt na de controle van de jaarstukken 2025 af. Als laatste dag van een overeengekomen periode wordt beschouwd de datum waarop de noodzakelijke werkzaamheden voor het betreffende boekjaar zijn afgerond. Verantwoordingen (separate accountantsverklaringen), die niet bij de jaarstukken behoren (de verantwoording ingevolge SISA behoort uitdrukkelijk wel bij de jaarrekening), zullen afzonderlijk worden opgedragen door of namens het college van B&W op basis van een opgave van de geschatte benodigde uren door de accountant en op basis van de geldende uurtarieven. De Inschrijver wordt gevraagd in het prijsblad (bijlage 21) bij de inschrijving aan te geven welke tarieven hij in dergelijke gevallen hanteert voor zulke additionele werkzaamheden. 5.2.4
Interne controle
De gemeente Vaals beschikt over een intern controleplan, dat jaarlijks geactualiseerd wordt. Het controleplan geeft een overzicht van de processen, waarvoor interne controle uitgevoerd wordt door het cluster financieel control. Op basis van dit controleplan worden per deelproces werkplannen opgesteld en intern uitgewerkt. Het doel van interne controle is een gegronde oordeelsvorming omtrent de juistheid/volledigheid/tijdigheid en/of rechtmatigheid van de verantwoorden gegevens in de (financiële) administratie, door beoordeling van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie/interne controle. De gemeente Vaals heeft 20 processen onderkend in het interne controleplan. Jaarlijks worden de 18 meest wezenlijke processen/onderdelen in de IC betrokken. Dit zijn: planning & control, personeel, inkoop en aanbesteding (inclusief crediteuren), investeringen, gemeenschappelijke regelingen, subsidieverstrekkingen, WMO, participatiewet, jeugdwet, omgevingsvergunningen, gemeentelijke belastingen, overige opbrengsten, begrotingscriterium, misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium, leges burgerzaken, debiteuren en grond- en vestigingsbeleid. Voor de resterende 2 processen is in overleg met de huidige accountant voor een roulerende ICaanpak gekozen. Deze processen worden eens in de twee jaren behandeld: - Algemene uitkering - Treasury.
Jaarlijks wordt als onderdeel van de controle van de jaarstukken één tussentijdse controle (interimcontrole) gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en de voor de controle relevante interne beheersingsmaatregelen. De tussentijdse controle dient plaats te vinden in de periode van oktober tot en met november.
18
De externe accountant kan tijdens zijn (tussentijdse) controle steunen op de reeds intern uitgevoerde werkzaamheden. De kwaliteit en kwantiteit van de interne controle is de afgelopen jaren als goed benoemd door de huidige accountant. Voorafgaand aan de interne controles overlegt de accountant met het sectorhoofd Bedrijfsvoering over de inhoud van de interne controleplannen, in het bijzonder de toereikendheid daarvan en adviseert over de eventuele bijstellingen daarin. Deze advisering maakt onderdeel uit van de natuurlijke adviesfunctie. De bevindingen van de interim-controle worden door de accountant vastgelegd in de managementletter met operationele bevindingen en aanbevelingen ten behoeve van college en management. De concept managementletter wordt vooraf besproken met het sectorhoofd Bedrijfsvoering en de Gemeentesecretaris ter verifiëring van de geconstateerde feiten. De definitieve managementletter wordt binnen een maand na afronding van de interim-controle geadresseerd aan het college met een kopie naar de Auditcommissie. De managementletter wordt besproken in het college van B&W. Zodra gewenst, zal de accountant daarbij aanwezig zijn om desgewenst een toelichting te geven en vragen te beantwoorden over zijn rapportage. Wij verzoeken u dan ook hiermee rekening te houden bij uw aanbieding. 5.2.5
Natuurlijke adviesfunctie
De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/of in voorkomende gevallen op verzoek van de gemeente Vaals plaats te vinden. Deze adviezen, van beperkte omvang, zijn direct te relateren aan de reguliere jaarrekening. In dit kader kan onder andere worden gedacht aan: -
adviezen naar aanleiding van de controlebevindingen; adviezen die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslagleggingsvoorschriften en administratieve organisatie/interne controle; naar aanleiding van verdiepingsvragen notities commissie BBV (notitie riolering, kadernota rechtmatigheid, e.d.);
Daarnaast draagt de accountant uit eigen beweging zorg voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. Periodiek overleg met het sectorhoofd Bedrijfsvoering, beleidsadviseur financieel control, portefeuillehouder financiën of de gemeenteraad, mede naar aanleiding van de uitgebrachte rapportages, behoort ook tot de natuurlijke adviesfunctie. De uren gemoeid met het voorbereiden en bijwonen van overleggen met het management, het college van burgemeester en wethouders, informatie- of raadsrondes en gemeenteraad, worden tot de natuurlijke adviesuren gerekend. 5.2.6
Deelverantwoordingen / deelverklaringen
Naast controle op de gemeentelijke jaarrekening, dienen mogelijk deelverantwoordingen te worden gecontroleerd en verklaringen te worden afgegeven ten behoeve van derden. Voor deze deelverantwoordingen zouden wij graag inzicht krijgen in de uurtarieven, indien deze verantwoordingen zich voordoen. Op voorhand is niet aan te geven hoeveel verantwoordingen hieronder vallen en met welke frequentie. De deelverklaringen maken geen deel uit van deze opdracht.
19
5.2.7
Controle financiële vergoeding raadsfracties
De raadsfracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming van de kosten voor het functioneren van de fractie. Doel van deze vergoedingen is een tegemoetkoming voor de inbreng van de fractie voor de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Elke fractie legt verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Dit gebeurt idealiter onder overlegging van een financieel verslag. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de gemeentelijke jaarrekening. Het controledoel daarbij is gericht op juistheid (niet op getrouwheid) van de verantwoording over de fractievergoedingen. Voorop staat de controle op de banksaldi. Verder geeft de accountant toelichting over de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd en hoe de bepalingen in de verordening moeten worden geïnterpreteerd. De werkzaamheden van de accountant worden in principe verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder NV COS Standaard 800 “Controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden.” Dit geschiedt door middel van een gegevensgerichte controleaanpak. Vanzelfsprekend neemt de accountant in de controle de bepalingen uit de vigerende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in acht. 5.2.8
Administratieve organisatie en interne beheersing
Op basis van de aangereikte informatie (aanbestedingsdocument en bijlagen) dienen de inschrijvende partijen zich een beeld te vormen van de administratieve organisatie en bijbehorende beheersmaatregelen en (verbijzonderde) (interne) controles. Van belang is dat inschrijvende partijen bij het doen van hun inschrijving geen voorwaarden of voorbehouden verbinden aan de kwaliteit en kwantiteit hiervan. De interne controle, is primair gericht op interne kwaliteitsverbetering en geeft de input voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W. De accountant dient zelf te beoordelen in hoeverre er gesteund of gebruik gemaakt kan worden van de interne controle. De interne controle is gebaseerd op het Interne controleplan (bijlage 19). De focus ligt op de processen die zowel vanuit risicoprofiel, kwantitatief als kwalitatief significant zijn. Op basis van deze risico-inschatting is de omvang van de uit te voeren steekproeven bepaald. De aanpak voor de interne controle is erop gericht doelgericht, effectief en efficiënt te zijn. 5.2.9
Tussentijdse evaluatie
Na de afronding van de jaarrekeningcontrole vindt er, op verzoek van de gemeente, een evaluatie plaats tussen de accountant enerzijds en de teamleider financiën en de concerncontroller anderzijds omtrent het proces van de door de accountant uitgevoerde controle. Tijdens dit gesprek worden de ervaringen en verbeterpunten tussen beide partijen uitgewisseld. Zodra er sprake is van onverenigbare inzichten, heeft de Opdrachtgever (na afronding van de jaarrekeningcontrole) de mogelijkheid om de samenwerking te beëindigen. 5.2.10 Overige werkzaamheden Het resultaat van de werkzaamheden wordt gevormd door een controleverklaring. Daarnaast zijn de volgende werkzaamheden aan de orde: • Voor aanvang van de controle bespreekt de accountant in de audit-commissie de bijzondere aandachtspunten van dat controlejaar, alsmede welke specifieke werkzaamheden zij eventueel op verzoek van de audit-commissie zullen uitvoeren; • Minstens eenmaal per jaar brengt de accountant een managementletter uit aan het management van de gemeente Vaals. Hij doet dat na de tussentijdse controle. Aandacht dient te worden gegeven aan verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer, de
20
•
•
rechtmatigheid van het beheer, de geautomtiseerde gegevensverwerking, de planning-encontrol-instrumenten en het risicomanagement; De accountant voert overleg over de managementletter, de jaarrekening en de administratieve organisatie met het sectorhoofd bedrijfsvoering en de beleidsadviseur financieel control. Hij doet dat voorafgaande aan het uitbrengen van de diverse stukken; Als onderdeel van zijn rapportage bij het jaarverslag wordt een accountantsverslag aan de gemeenteraad aangeboden. Dit verslag is gebaseerd op een door de accountant uit te voeren onderzoek naar de werking van de getroffen maatregelen, die aansluiten op het wettelijk kader ten behoeve van een rechtmatig beheer en een getrouwe verslaglegging. De accountant licht dit accountantsverslag toe aan de audit-commissie. Te doen gebruikelijk vindt voorafgaand aan het uitbrengen van voornoemde rapportages overleg plaats met het sectorhoofd bedrijfsvoering en de beleidsadviseur financieel control, zonder hierbij afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van de accountant.
5.2.11 Meerwerk De gemeente Vaals gaat uit van een gezonde portie opdrachtnemersrisico. We gaan uit van een vaste prijs op basis van de huidige geldende wet- en regelgeving, de aanwezige processen en posten en de huidige inrichting van de organisatie. De inschrijver wordt uitgenodigd om zich een beeld te vormen van het planning & control instrumentarium van de gemeente, de interne controle, de administratieve organisatie, enz. Tevens is inzage mogelijk in de accountantsverklaringen en rapporten van bevindingen van voorgaande jaren. De gemeente Vaals pretendeert niet alles 100% in orde te hebben en adviseert de opdrachtnemer hiervoor een door hem zelf te bepalen marge in acht te nemen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunnen er, op advies van de accountant, correcties doorgevoerd moeten worden. De gemeente ziet dit als normale werkzaamheden en accepteert hiervoor geen factuur voor meerwerk. Wanneer de accountant een stuk meerdere malen moet lezen en/of beoordelen, mede doordat correcties doorgevoerd moeten worden, is dit voor rekening van de accountant en bestaat geen aanspraak op meerwerk. Slechts bij incidentele gevallen als gevolg van strengere eisen voortvloeiend uit externe regelgeving kan aanspraak gemaakt worden op meerwerk. Hiertoe dient echter vooraf overleg plaats te vinden met het sectorhoofd bedrijfsvoering en de beleidsadviseur financieel control.
De gemeente Vaals zal voorafgaand aan de interim-controle en jaarrekeningcontrole er voor zorgen dat zoveel mogelijk gereed is. Het is echter ondoenlijk om overal kopieën en aparte dossiers voor aan te leggen. Dit betekent dat sommige op te leveren stukken op diverse (vak)afdelingen liggen. De accountant kan hiernaar vragen waarna het aangereikt zal worden. Dit kan niet leiden tot een factuur voor meerwerk.
21
5.3 Perceel 3 – Gemeente Eijsden-Margraten 5.3.1
Organisatie
Om een indruk te krijgen van de gemeente Eijsden-Margraten, verwijzen wij allereerst naar de website van de gemeente https://www.eijsden-margraten.nl/. De Raad van de gemeente EijsdenMargraten wijst de accountant aan (Art. 213 lid 2 Gemeentewet). Het aanspreekpunt is de concerncontroller. Voor meer informatie over het gemeentelijk beleid en de missie en visie van gemeente EijsdenMargraten kunt u ook terecht op de website. In onderstaand schema is de organisatiestructuur weergegeven.
Gemeente raad Griffie
5.3.2
Aard, omvang en duur van de overeenkomst
De raad van de gemeente Eijsden-Margraten is voornemens een accountant aan te wijzen met wie een overeenkomst zal worden afgesloten voor het laten uitvoeren van de accountantscontrole voor de jaarstukken vanaf het boekjaar 2026 tot en met 2029 (4 jaar). Materieel betekent dit dat de werkzaamheden starten in het laatste kwartaal van 2026. De huidige accountantsopdracht loopt na de controle van de jaarstukken 2025 af. Als laatste dag van een overeengekomen periode wordt beschouwd de datum waarop de noodzakelijke werkzaamheden voor het betreffende boekjaar zijn afgerond. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 november 2026.
22
Verantwoordingen (separate accountantsverklaringen), die niet bij de jaarstukken behoren (de verantwoording ingevolge SISA behoort uitdrukkelijk wel bij de jaarrekening), zullen afzonderlijk worden opgedragen door of namens het college van B&W op basis van een opgave van de geschatte benodigde uren door de accountant en op basis van de geldende uurtarieven. De Inschrijver wordt gevraagd in het prijsblad (bijlage 30) bij de inschrijving aan te geven welke tarieven hij in dergelijke gevallen hanteert voor zulke additionele werkzaamheden. 5.3.3
Beoordelingscommissie
Deze aanbesteding voor de gemeente Eijsden-Margraten wordt voorbereid door de concerncontroller. De beoordelingscommissie bestaat in ieder geval uit de griffier, leden van de commissie planning en control en de concerncontroller. 5.3.4
Interne controleplan gemeente Eijsden-Margraten
De gemeente Eijsden-Margraten beschikt over een intern controleplan, dat jaarlijks geactualiseerd wordt. Het controleplan geeft een overzicht van de processen, waarover de interne controle uitgevoerd wordt. Op basis van dit controleplan worden per deelproces werkplannen opgesteld en intern uitgewerkt. Het doel van interne controle is een gegronde oordeelsvorming omtrent de juistheid/volledigheid/tijdigheid en/of rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratiedoor beoordeling van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie/interne controle. 5.3.5
Natuurlijke adviesfunctie
De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/of in voorkomende gevallen op verzoek van de gemeente Eijsden-Margraten plaats te vinden. Deze adviezen, van beperkte omvang, zijn direct te relateren aan de reguliere jaarrekening. In dit kader kan onder andere gedacht worden aan: • adviezen naar aanleiding van de controlebevindingen; • adviezen die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; • adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslaggevingsvoorschriften resp. administratieve organisatie/interne controle. Daarnaast draagt de accountant uit eigener beweging zorg voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. Periodiek overleg met de controller, het afdelingshoofd Financiën, de portefeuillehouder en de gemeenteraad, mede naar aanleiding van de uitgebrachte rapportages, behoort ook tot de natuurlijke adviesfunctie. 5.3.6
Deelverantwoordingen/deelverklaringen
Naast controle op de gemeentelijke jaarrekening, dienen mogelijk deelverantwoordingen te worden gecontroleerd en verklaringen te worden afgegeven ten behoeve van derden. Voor deze deelverantwoordingen zouden wij graag inzicht krijgen in de uurtarieven, indien deze verantwoordingen zich voordoen. Op voorhand is niet aan te geven hoeveel verantwoordingen hieronder vallen en met welke frequentie. De deelverklaringen maken deel uit van de opdracht.
23
5.3.7
Overige werkzaamheden
Het resultaat van de werkzaamheden wordt gevormd door een accountantsverklaring. Daarnaast zijn de volgende werkzaamheden aan de orde: - Voor aanvang van de controle bespreekt de accountant in de commissie planning en control de bijzondere aandachtspunten van dat controlejaar, alsmede welke specifieke werkzaamheden zij eventueel op verzoek van de commissie planning en control zullen uitvoeren. - Minstens eenmaal per jaar brengt de accountant een Managementletter uit aan het verantwoordelijk management. Hij doet dat na de tussentijdse controle. Aandacht dient te worden gegeven aan verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer, de rechtmatigheid van het beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de P&Cinstrumenten en het risicomanagement. - De accountant voert overleg over de managementletter en de administratieve organisatie met het verantwoordelijke management en de portefeuillehouder. Hij doet dat voorafgaande aan het uitbrengen van de diverse stukken. - Als onderdeel van zijn rapportage bij het jaarverslag wordt een Verslag van Bevindingen aan de gemeenteraad aangeboden. Dit verslag is gebaseerd op een door de accountant uit te voeren onderzoek naar de werking van de getroffen maatregelen, die aansluiten op het wettelijk kader ten behoeve van een rechtmatig beheer en een getrouwe verslaglegging.
De accountant licht dit Verslag van Bevindingen toe aan de commissie planning en control. Te doen gebruikelijk vindt voorafgaand aan het uitbrengen van voornoemde rapportages overleg plaats met management, zonder hierbij afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van de accountant. 5.3.8
Meerwerk
De gemeente Eijsden-Margraten gaat uit van een gezonde portie opdrachtnemersrisico’s. We gaan uit van een vaste prijs die bindend is. De uitbrenger van de offerte wordt uitgenodigd om zich een beeld te vormen van het planning en control instrumentarium van de gemeente, interne controle plan, de administratieve organisatie enzovoort. Tevens is inzage mogelijk in de accountantsverklaringen en rapporten van bevindingen voorgaande jaren. De gemeente EijsdenMargraten pretendeert niet alles 100% in orde te hebben en adviseert de opdrachtnemer hiervoor een door hem zelf te bepalen marge in acht te nemen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunnen er, op advies van de accountant, correcties doorgevoerd moeten worden. De gemeente ziet dit als normale werkzaamheden en accepteert hiervoor geen factuur voor meerwerk. Wanneer de accountant een stuk meerdere malen moet lezen en/of beoordelen, omdat er correcties doorgevoerd moeten worden, is dit voor rekening van de accountant en bestaat er geen aanspraak op meerwerk. Ook leiden strengere eisen voortvloeiend uit externe regelgeving niet direct tot meerwerk. De gemeente zal voorafgaand aan interim-controle en jaarrekeningcontrole er voor zorgen dat zo veel mogelijk gereed is. Het is echter ondoenlijk om overal kopieën en aparte dossiers voor aan te leggen. Dit betekent dat sommige op te leveren stukken op de afdeling liggen.
De accountant kan hier naar vragen waarna het aangereikt zal worden. Dit kan niet leiden tot een factuur voor meerwerk. Mochten er andere factoren zijn die leiden tot meerwerk bij de accountant, dient dit vooraf te zijn besproken en akkoord te zijn bevonden door het verantwoordelijk management.