20230711 12b Rekenkamer - Definitieve rapportage Grip op projecten.pdf

Oorzaken die hiervoor aan te wijzen zijn: uitgebreid burgerparticipatietraject, materiaalkeuze (Portugese blauwstenen), prijsstijgingen in de bouw, en uitbreiding van het plangebied. De gemeente E-M lijkt in het bezit te zijn van een goed onderhouden infrastructuur waardoor er op basis van argumenten kan worden bijgesteld en/of geschoven kan worden met de jaarschijven in het MIP. Op dit moment is er nog sprake van een actueel overschot (€300.000) waarbinnen garantie bouwwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd en wat naar inschatting van de projectleiding voldoende zal zijn. Dit betekent ook dat het project herinrichting Diepstraat nog niet is afgerond. Projectleiders geven aan dat geregeld tijdsplanningen worden bijgesteld. Op het moment dat de planning niet wordt gehaald wordt deze gemotiveerd bijgesteld en verantwoording gegeven over de afwijking van de planning. Inkoop, aanbesteding en randvoorwaarden In de dossierstudie is onderzocht in hoeverre binnen de regels van het protocol van het inkoop & aanbestedingsbeleid is gewerkt. Uit de bestudeerde documenten blijkt dat bij alle drie de projecten projectleiders handelen naar de regels van dit protocol. Opvalt dat wethouders inhoudelijk goed worden geïnformeerd over de aanbestedingen. Bij meervoudige aanbestedingen zijn alle stukken zoals proces-verbalen, offertes, opdrachtformuleringen, etc. aangetroffen.

Indien het niet mogelijk was om meervoudig aan te besteden wordt dit gemotiveerd volgens de regels van het protocol onderbouwd. Dit is het geval geweest bij het project Herinrichting Diepstraat in het collegevoorstel van 2018/10 over de bestrating met monumentale greskeien. Ander geval is bij het project uittreding SZMH bij het collegevoorstel van 2022/01 waarin de implementatie van het project wordt uitbesteed aan dezelfde organisatie en persoon die het proces heeft voorbereid gezien de tijdsdruk. Het is de Rekenkamer opgevallen dat meermaals offertes precies onder het bedrag van €25.000 wordt aangeboden omdat het drempelbedrag bij leveringen en diensten voor enkelvoudig onderhands besteden op deze grens ligt. Dit is het geval in 2018/04 bij de procesbegeleiding bij het project Buitengewoon Buitengebied en in 2019/10 bij de opdracht Directievoering voor de uitvoering van herinrichting Diepstraat. In beide gevallen waren betrokken partijen ook al eerder bij het project

27

betrokken en waren eerdere opdrachten uitgevoerd, hetgeen natuurlijk voordelen biedt. Deze voorbeelden illustreren dat projectleiders weliswaar handelen volgens de regels maar ook zoeken naar mogelijkheden om binnen de regels de aanneemsom op het grensbedrag vast te stellen. Van groot belang blijft om met een integere houding en inzet te handelen. Dit kan nooit helemaal worden gegarandeerd door regels alleen. De indruk die de Rekenkamer heeft gekregen op basis van de dossierstudie en de interviews is dat bestuurders en projectleiders zich bewust zijn van het belang van een integere houding bij het aanbesteden. Op basis van de dossierstudie en de interviews concludeert de Rekenkamer dat de maatschappelijke, beleidsmatige, juridische en/of andere randvoorwaarden in grote lijnen adequaat zijn beheerst bij de drie voorbeeldprojecten. Toch zijn er ook tijdens het proces randvoorwaarden geweest die achteraf beter geformuleerd hadden moeten worden. Los van de randvoorwaarden die geformuleerd werden bij de start van de drie projecten, is de meerwaarde van het formuleren van randvoorwaarden ook zeer duidelijk naar boven gekomen bij de beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst met SZMH omdat er aan de voorkant geen beëindigingsafspraken waren opgenomen, hetgeen tijdrovende en complexe besprekingen tot gevolg had.

Ook was bij het project SZMH onvoldoende gedetailleerd omschreven in de raamovereenkomst met de ICT-leverancier wat de ‘deliverables’ precies waren. Door het gebrek hieraan kon de projectleiding niet goed op de softwareleverancier sturen ten aanzien van de implementatie van het systeem. Andere randvoorwaarde was om binnen vijf maanden een uitvoeringsafdeling in de basis neer te zetten. Deze euvels zijn door middel van veel inspanningen succesvol gerepareerd en in die zin is dit project goed beheerst. Communicatie en burgerparticipatie Communicatie en burgerparticipatie werden bij de drie voorbeeldprojecten op een operationeel niveau tijdens de uitvoering bedacht en uitgewerkt. In het project Buitengewoon Buitengebied is er een uitgebreid communicatie/ participatie traject gevolgd met inwoners. Bijzonder in dit project was dat enkele raadsleden geregeld deelnamen aan deze sessies. Daarnaast zijn er ook aparte raadsessies, `raad op stap’, geweest. Deze aparte raadsessies zijn tijdens het project bedacht en ingevoerd om het draagvlak te vergroten. Bij het project uittreding SZMH was bij de start nog geen plan. Tijdens de uitvoering op 2021/05 is een uitgebreid communicatieplan Participatiewet aangetroffen. Hierin wordt de aanpak, de opgave, de omgeving en de strategie gedetailleerd uitgewerkt.

Ook worden de raad en het college benoemd en hoe zij geïnformeerd en geraadpleegd dienen te worden. Mogelijk heeft hier gespeeld dat in eerste instantie de communicatie naar de klanten belegd was bij SZMH. Dit is overigens niet geheel naar wens van de gemeente E-M verlopen. Zo ging er destijds al een eerste brief naar de klanten voordat de gemeente betrokken was en goed kon anticiperen op de vragen aan haar adres. Sociale Zaken Eijsden-Margraten (SEM) heeft dit kunnen repareren en met alle klanten zijn er kennismakingsgesprekken gevoerd. Dit voorbeeld illustreert dat de communicatie op een operationeel niveau wordt opgelost. Burgerparticipatie was bij dit project niet aan de orde. De Adviesraad Sociaal Domein heeft wel een advies gegeven. Bij de MIP-Projecten is informatie, communicatie en inspraak de rode operationele draad. Er zijn enkele algemene momenten waarop gecommuniceerd wordt en waarop inspraak mogelijk is. In de

28

REKENKAMER

collegevoorstellen rondom herinrichting Diepstraat is de paragraaf communicatie en participatie concreet uitgewerkt. Er zijn drie informatie-avonden geweest waarna het definitieve ontwerp is gemaakt. Het verstrekken van informatie en communicatie over de werkzaamheden gebeurt doorlopend gedurende het project. Ook tijdens de uitvoering komt communicatie iedere vergadering aan bod, zo blijkt uit de bouwverslagen. De bewustwording dat er bij de start nagedacht moet worden over de communicatie – en inspraak strategie komt op gang in de gemeente E-M. Enerzijds omdat burgerparticipatie een belangrijke plaats inneemt in het Raadsprogramma op hoofdlijnen en in het bestuursakkoord Anders Durven Doen 2018-2022. Dit heeft tot gevolg gehad dat het ook wordt opgenomen in de beleidsvorming van de afgelopen jaren. In 2022/09 is hiervoor de Participatieverordening vastgesteld. Tegelijkertijd lijkt het erop dat belangentegenstellingen in de samenleving groter worden en dat meningen meer geuit worden. Beide ontwikkelingen dragen eraan bij dat er nu bij de start van een project wordt nagedacht over communicatie en inspraak en niet pas tijdens de uitvoering zoals nog bij deze drie projecten overwegend het geval was.

3.2 Uitvoering informatievoorziening tussen raad en college In deze paragraaf komt aan bod hoe de informatievoorziening tussen de raad en het college is uitgevoerd (het tweede deel van onderzoeksvraag 10). Eerst komt aan bod hoe het college de informatie heeft aangeleverd aan de raad op basis van de dossieranalyse. Vervolgens hoe de raad deze informatie heeft ontvangen en ervaren op basis van het rondetafeloverleg en welke wensen zij hierover hebben. Informatie vanuit het college naar de raad Zoals al in het vorige hoofdstuk is vermeld zijn er met de raad geen afspraken gemaakt over de gewenste informatievoorziening van het college. De bevinding is dat dit er niet toe heeft geleid dat de gemeenteraad (te) weinig is geraadpleegd of geïnformeerd. Bij het project herinrichting Diepstraat had toentertijd meer informatie vanuit het college naar de raad mogen gaan. Bij de andere twee projecten is de raad op ad hoc basis veelvuldig geïnformeerd via allerlei kanalen. Aangezien de raad een belangrijk aandeel had in het project Buitengewoon Buitengebied en raadsleden deelnamen aan de stuurgroep, is de raad op velerlei manieren betrokken geweest en geïnformeerd. Bijvoorbeeld bij het raadsvoorstel AB was er een inloopuurtje voor de raad voorafgaande aan de raadsvergadering, zodat raadsleden de gelegenheid hadden om vragen te stellen aan de betrokken ambtenaren over de inhoud.

Een ander voorbeeld is de doorleefsessie in 2020/12 waarin het manifest is behandeld met de raad aan de hand van concrete casussen. Ook is er geïnformeerd via de mondelinge raadsinformatie bijeenkomst op 2018/07. De raad werd ook geregeld schriftelijk geïnformeerd. Ten eerste natuurlijk via de bestuursopdrachten in 2017/09 en via een raadsvoorstel in 2019/04 over het vaststellen van de kernwaarden. Daarnaast is er in het projectenboek 2017/11 een startnotitie opgenomen over het project Buitengewoon Buitengebied. Daarnaast zijn er vijf raadsinformatiebrieven geweest in 2018/5, 2019/04, 2020/11, 2021/01, 2021/03 en in 2021/07. Daarnaast

29

is er in 2021/03 een document geweest waarin bijna 100 vragen van de raad zijn beantwoord. Voor de burgers maar ook voor de raadsleden waren er negen nieuwsbrieven in de periode 2018/11 tot 2021/03. Bij het project uittreding SZMH is de raad geïnformeerd via meerdere raadsinformatiebrieven in 2019/12, 2020/04, 2021/06 en de laatste in 2021/09. Ook zijn er in 2020/03 door de raad schriftelijke vragen gesteld die onderbouwd zijn beantwoord door het college. In 2021/04 is er een memo aan de raad gestuurd naar aanleiding van een toezegging in de voorafgaande raadsvergadering. Tot slot is er een interactieve sessie geweest met de raad en wordt sinds 2021/05 de raad structureel geïnformeerd over de stand van zaken bij het sociale domein. Sinds 1,5 jaar wordt de gemeenteraad per kwartaal geïnformeerd over de lopende MIP-projecten. In de kwartaalrapportage van 2022/10 wordt de herinrichting Diepstraat genoemd en de stand van zaken. Ten tijde van de start van dit project was hier nog geen sprake van. Tijdens het interview met de projectleiders komt aan bod dat raadsleden soms worden uitgenodigd voor een informatieavond of dat er een toelichting wordt gegeven in een commissievergadering. Navraag bij de griffie leert ons dat de raad eenmaal op 2019/07 heeft kunnen kennis nemen van een dergelijke informatie-avond.

In totaal zijn er zeven informatie-avonden geweest in de maanden 2018/01, 2018/02, 2018/03, 2018/06, 2018/11, 2019/07, 2019/11. Bij de griffie is niet bekend dat er een mondelinge toelichting of raadsinformatiebrief is geweest over het project herinrichting Diepstraat. Het afgelopen jaar is er op enkele terreinen iets meer structuur gekomen in de informatievoorziening vanuit het college naar de raad gekomen. Zo zijn er nu kwartaalrapportages met de stand van zaken over het sociale domein en over de voortgang van MIP-projecten beschikbaar. Er zijn geen periodieke overzichten over de voortgang van andere projecten beschikbaar omdat het Projectenboek sinds 2019 is vervallen. Informatie wensen van de raad De raad vindt het prettig om via raadsinformatiebrieven geïnformeerd te worden, deze zijn vaak wel gedetailleerd, maar er kan dan schuin doorheen worden gelezen en de informatie kan worden terug gevonden, indien nodig, zo kwam naar voren in het rondetafeloverleg met de Rekenkamer. Mondelinge bijeenkomsten, informatieavonden, e.d. zijn alleen gewenst bij grote projecten en niet meer dan één keer per half jaar. Een dergelijke bijeenkomst is ook van belang voor de start van een project, bij de kick-off. Het vragenuurtje bestaat niet meer en hier is ook geen behoefte aan. De periodieke rapportage: één keer per kwartaal de Stand van zaken MIP-projecten wordt gewaardeerd.

Dit is een helder rapport dat wordt gelezen door raadsleden. Dit geldt ook voor de kwartaalrapportage Stand van zaken Sociaal domein alhoewel deze minder gedetailleerd zou mogen. Het voormalige Projectenboek (2017 tot 2019) wordt ook door een deel van de geïnterviewde raadsleden genoemd. Het wordt gemist omdat het een helder overzicht gaf. Het nadeel was dat er ook veel kleine projecten in werden opgenomen. Daardoor is het in 2019 niet uitgekomen en heeft de raad besloten dat het Projectenboek geen meerwaarde meer had. Het stellen van schriftelijke vragen als instrument (waaronder art. 36) passen raadsleden alleen toe in het uitzonderlijke geval dat de informatievoorziening over een project onvoldoende is. Het

30

REKENKAMER

stellen van deze vragen zou eigenlijk niet nodig moeten zijn, is de gedeelde opvatting van raad, college en ambtelijke organisatie. Het college heeft de indruk dat schriftelijke raadsvragen gesteld worden om het onderwerp op de politieke agenda te zetten. Daarentegen geven de raadsleden aan dat beantwoording vaak lang op zich laat wachten en zij liever eerder en beter waren geïnformeerd door middel van een RIB of een periodieke rapportage over het project. Het forse aantal schriftelijke raadsvragen is in de praktijk soms een grote belasting voor de ambtelijke organisatie die beperkt in omvang is bij een kleine gemeente. Daarbij komt dat beantwoording niet is ingepland van tevoren.

3.3 Borging van risico’s Bij de drie projecten zijn de risico’s geïnventariseerd maar niet altijd zijn bijbehorende beheersmaatregelen opgenomen. Ook is bij de drie projecten geen gebruik gemaakt van een standaardformulier dat in het verleden is ontwikkeld in het kader van projectmatig werken. Bij de drie voorbeeldprojecten hebben zich geen grote onvoorziene risico’s voorgedaan ofschoon deze dus niet altijd adequaat waren geborgd door beheersmaatregelen op te nemen. Bij de bestuursopdracht gebiedsprofilering is er geen risico-inventarisatie geweest. Achteraf gezien was het een risico dat de gemeente imago schade oploopt, als dit project niet tot een goed einde wordt gebracht. Dit is niet gebeurd, echter het was niet tevoren beschreven en dus was ook niet duidelijk hoe dit risico te beheersen. Bij de bestuursopdracht agrarische bouwkavels zijn de risico’s wel in beeld gebracht maar zonder beheersmaatregelen. Zorgvuldigheid stond bij dit project voorop en dat heeft waarschijnlijk eraan bijgedragen dat zich geen onvoorziene risico’s hebben voorgedaan. Bij het project uittreding SZMH zou de uittredingsfee als een (on)voorzien risico gezien kunnen worden omdat de uittredingsvoorwaarden bij de GR vooraf niet duidelijk waren.

Dit is een proces van onderhandeling geworden waarbij het risico beheerst is door juridische onderbouwing en door de Provincie op de achtergrond in het proces mee te nemen. In de businesscase worden acht risico’s benoemd met bijbehorende beheersmaatregelen en acties. Het eerste risico dat wordt benoemd is dat er is er ten behoeve van de implementatiefase weinig kennis over de participatiewet aanwezig is binnen de ambtelijke organisatie. Dit risico was dus bekend maar in de uitvoering is het niet helemaal gelukt om dit goed te beheersen omdat achteraf geconstateerd werd dat het beter geweest was om eerder iemand met inhoudelijke kennis op dit vlak in te huren. Dit hing waarschijnlijk ook samen met de korte implementatietijd die voorhanden was voor de ‘live’ gang. Andere risico’s die worden benoemd zijn bijvoorbeeld het ontbreken van een uitvoeringsapplicatie, het ontstaan van solistische functies, bestuurlijke verhoudingen in de regio als gevolg van uittreden. Enkele van deze risico’s zijn tijdens de implementatie afgedekt, andere zijn voorkomen en sommige risico’s moet je accepteren. Het laatste risico over de politieke verhoudingen is er een die je deels moet accepteren bij een dergelijk besluit. In paragraaf 8 van de businesscase worden de acht risico’s beschreven.

Bij MIP-projecten worden risico’s door de projectleider geïnventariseerd en indien van toepassing benoemd in het collegevoorstel (voorbeelden zijn bezwaar en beroep bij vergunningen, grond aankoop, grillige markt, inflatie, capaciteit, subsidie, ed.). In het eerste niet officieel vastgestelde

31

collegevoorstel van de herinrichting Diepstraat wordt als risico benoemd dat door het niet nemen van een besluit, het project nog verder vooruit wordt geschoven en niet wordt voldaan aan het voorgenomen onderhoud conform het MIP 2018. Het is de vraag of dat als een risico kan worden gezien, hoogstens als een waarschuwing richting het bestuur. Later komt besluitvorming nog een keer terug als een risico. Namelijk dat onder voorbehoud van besluitvorming van het college de kans op schadevergoeding gering is. Verder worden vooral risico’s genoemd in verband met aanbesteding. Alle genoemde risico’s worden als nihil of gering ingeschat en er zijn geen beheersmaatregelen opgenomen. Zo ver bekend hebben zich bij de uitvoering ook geen onvoorziene risico’s voorgedaan.

3.4 Bijsturing en projectorganisatie Op basis van de drie projecten kunnen we aannemen dat er over het algemeen binnen de gemeente E-M een cultuur heerst van ‘binnen de kaders werken’. Dit geldt in het bijzonder voor de MIP-projecten. Raadsleden geven aan dat ze projecten zo goed mogelijk proberen te volgen maar dat de raad vaak door externe factoren wordt ingehaald waardoor er al niet meer bijgestuurd kan worden. De gemeenteraad komt in beeld bij grote financiële afwijkingen en dan wordt gevraagd om extra financiele ruimte vrij te maken en een besluit hierover te nemen. Andere afwijkingen worden meestal opgelost door het college en de ambtelijke organisatie. Bij de drie voorbeeldprojecten hebben zich geen grote ongecontroleerde afwijkingen voorgedaan, behalve dan in de tijdsplanning met uitzondering van het project uittreding SMZH dat is wel binnen de planning gebleven. Wel hebben zich een aantal kleine afwijkingen voorgedaan waarop is bijgestuurd. Deze afwijkingen hebben vooral betrekking op communicatie en afspraken met toeleveranciers zoals hieronder wordt toegelicht. Bij het project Buitengewoon Buitengebied is in de uitvoerings-/eindfase bijgestuurd door de toenmalige burgemeester als lid van de Stuurgroep.

Het bleek dat voor de vaststelling van het Manifest met de richtinggevende uitspraken de opvattingen in de raad nogal ver uiteen lagen vooral wat betreft de houding tot agrariërs. Om die reden zijn er speciaal op voordracht van de toenmalige burgemeester een aantal sessies met de raad georganiseerd, waarin dilemma’s bij concrete casussen zijn geschetst en is getracht om ieders standpunt te verhelderen. Dit heeft positief uitgewerkt en is het proces ten goede gekomen, aldus de projectleider. Bij het project uittreding SZMH werd door de Stuurgroep het moment bepaald wanneer bijgestuurd moest worden. Dit waren heldere afspraken en deze waren ook vastgelegd in het projectplan en de projectorganisatie en dit heeft in de praktijk goed gefunctioneerd. De sturing betrof met name de conversie en de werking van het softwaresysteem dat belangrijk was voor het daadwerkelijk kunnen betalen van de uitkeringen. Bij de MIP-projecten gebeurt bijsturing indien nodig door het college per collegebesluit. Bij de herinrichting Diepstraat als een voorbeeld daarvan, stelt het college na het voorgestelde besluit van 2019/09 als voorwaarde dat er een communicatietraject moet komen. Ook is er in 2018/10 een memo aangetroffen over de saneringswerkzaamheden. Het college ging niet akkoord met het voorstel om tweemaal het wegdek van dezelfde straat te openen.

32

REKENKAMER

Rolvastheid in de projectorganisatie Tijdens de interviews valt op dat ieders rol niet altijd helder is in de projectorganisatie of in de stuurgroep. Dit geldt in het bijzonder bij het project Buitengewoon Buitengebied waar bij de start niet helder is beschreven wat ieders rol moet zijn. Daarnaast was de ambtelijke capaciteit onvoldoende en waren er wisselingen in de bezetting van de stuurgroep. Tijdens de interviews wordt opgemerkt dat projectleiders vaak meerdere rollen tegelijk hebben. In het project Buitengewoon Buitengebied is de projectmanager zowel procesbegeleider als ook inhoudelijk verantwoordelijk. Bijvoorbeeld de beantwoording van de zienswijzen is gedaan door het projectmanagement. Ook bij het project uittreding SZMH kwam de projectleider in een dubbelrol terecht omdat het project aan het ontwikkelen was maar er ook moest worden leidinggegeven aan de uitvoering. Door de benodigde aandacht voor de ‘going concern’ zaken kwam de projectleider in de knel voor de ontwikkelopgaven van het project. Bovendien was bij beide projecten de managementondersteuning niet goed geregeld, er was geen sprake van een structurele administratieve kracht die de verslagen bij hield. Voortgang en planning werd door de projectmanager bijgehouden en ondersteuning werd bij één project alsnog geregeld door inschakeling van een trainee.

Functionele voorwaarden zoals: heldere richtlijnen of afspraken over de projectorganisatie, over ieders rol, over de projectondersteuning zijn onvoldoende aanwezig binnen het college en de ambtelijke organisatie. Een bevinding van de Rekenkamer is dan ook dat er veel verwacht wordt van het projectmanagement, soms te veel, zowel inhoudelijk als procesmatig. De Rekenkamer denkt dat dankzij het gedegen, professionele projectmanagement met veel jaren plaatselijke ervaring in E-M er zich weinig grote ongecontroleerde afwijkingen hebben voorgedaan. Voor de komende tijd dreigt, gezien een toename van projecten en projectleiders die met pensioen gaan dan wel mogelijk elders gaan werken, het gevaar van een tekort aan ervaren gekwalificeerde projectleiding bij de (civiel-technische) projecten.

33

4

Verantwoording en toezicht In dit hoofdstuk beantwoorden wij de volgende deelvragen:

13. Hoe heeft de verantwoording in de projecten aan de raad vorm gekregen en was dit adequaat? 14. In hoeverre zijn de projecten binnen de gestelde kaders gebleven (financieel, kwaliteit en duur) (doelmatigheid)? 15. In hoeverre hebben de projecten qua effecten opgeleverd wat daarmee werd beoogd (doeltreffendheid)? 16. Zijn de projecten na afronding geëvalueerd

4.1 P&C cyclus, Projectenboek en MIP Verantwoording over de projecten aan de gemeenteraad gebeurt door middel van de documenten uit de P&C cyclus zoals kadernota, begroting, jaarrekening en burap, zie onderstaande afbeelding.

Voor de periode 2017 -2022 zijn deze documenten geanalyseerd in relatie tot de drie voorbeeldprojecten met de vraag of raadsleden inzicht konden krijgen in de projectdoelen, de realisatie hiervan en de voortgang in termen tijd, geld en kwaliteit en risico’s. Een eerste bevinding is dat er grote verschillen zijn, in de loop van de tijd, hoe de projecten al dan niet zijn opgenomen in de documenten van de P&C cyclus. Ten tweede zijn er grote verschillen tussen de drie voorbeeldprojecten.

De kwaliteit van de verantwoording over projecten in P&C documenten is wisselend. Er is geen continue lijn, soms gedetailleerd en dan weer terloops of het ontbreekt aan informatie terwijl dit wel verwacht zou mogen worden. Het project Buitengewoon Buitengebied komt iedere keer terug in de P&C cyclus. Terwijl dit in wisselende mate geldt voor de projecten Uittreding SZMH en Herinrichting Diepstraat. Daarnaast geven meerdere geïnterviewden aan dat de P&C cyclus en bijbehorende documenten bedoeld zijn om een overzicht te geven over de gehele stand van zaken. Hierdoor zijn deze documenten dus minder geschikt voor raadsleden om inzicht te kunnen krijgen in de voortgang en realisatie van doelen van de afzonderlijke projecten.

34

REKENKAMER

In de tabel is de analyse samengevat, waarbij per project is aangegeven in welke mate schriftelijke informatie is verstrekt/verantwoording wordt gegeven. Tabel 1 Analyse van P&C Documenten

Projecten Uitgifte jaar

Document

Buitengewoon Buitengebied

Uittreding SZMH

Herinrichting Diepstraat

2017 Uitgangspuntnotitie 2018-2021 Begroting 2018-2021 2018 Raadsprogramma 2018-2022 Begroting 2019-2022 Rekening 2017 Buraps 2018 2019 Kadernota 2020 -2023 Begroting 2020 -2023 Rekening 2018 Buraps 2019 2020 Begroting 2021 - 2024 Rekening 2019 Buraps 2020 2021 Begroting 2022 -2025 Rekening 2020 2022 Begroting 2023 -2026 Rekening 2021 Legenda kleuren in tabel 1 Niet van toepassing Ruim voldoende genoemd Voldoende genoemd Terloops genoemd Niet genoemd

Het project Buitengewoon Buitengebied wordt in ieder document van de P&C cyclus vermeld. Gedurende de vijf jaren verandert de status en naamgeving van het project/programma. In de uitgangspuntennotitie 2018-2021 staat het opgenomen bij het bevorderen van kleinschalige agrarische ondernemingen. In het raadsprogramma van 2018 is het prioriteit geworden en in de begroting 2019-

35

2022 is het een heel beleidsveld geworden waarbij de bestuursopdrachten een speerpunt zijn geworden. De bedragen voor het project zijn opgenomen in een tabel voor het hele beleidsveld. Dit houdt in dat de uitgaven voor de bestuursopdrachten niet afzonderlijk kunnen worden herleid. In de Buraps van 2018 wordt verwezen naar het projectenboek. In de kadernota van 2019 staat Buitengewoon Buitengebied ook opgenomen en het project komt terug in de begroting met dezelfde bedragen als in 2018. In 2020 is Buitengewoon Buitengebied een kerntaak geworden qua uitgaven en worden bedragen weer apart benoemd. In 2021 staat in de jaarrekening 2020 dat het inmiddels een Manifest is geworden. In de begroting 2021 en 2022 staan er bedragen opgenomen voor het project/programma Buitengewoon Buitengebied. Samenvattend heeft de raad veel informatie in de P&C cyclus over het project/ programma/ beleidsveld/ kerntaak/ speerpunt Buitengewoon Buitengebied ontvangen maar is het zeer complex om goed zicht te krijgen op de realisatie van de projectdoelen (mede omdat deze wijzigden) en de voortgang in termen van tijd, geld, kwaliteit en risico’s. In 2017 en in 2018 is het project opgenomen geweest in het projectenboek. Het project uittreding SZMH komt in 2017 voor als het samenwerkingsverband waaraan wordt deelgenomen, dit is ook logisch.

In 2018 wordt in de begroting melding gemaakt van stijging van de apparaatskosten en komt het in de Buraps bij raming van de kosten aan de orde. In 2019 wordt in de P&C documenten gesproken van het aanscherpen van de regierol. In de begroting 2020 wordt gesproken van alternatieve onderzoeken rondom SZMH in het kader van doelmatigheid. In deze begroting zijn nog geen bedragen opgenomen. Ook wordt vermeld dat uittreding een bezuiniging en integraliteit kan opleveren. Opvalt dat er in de Buraps van 2020 niets staat vermeld. In 2021 staat in de jaarrekening 2020 vermeld dat er inmiddels een raadsbesluit is geweest over uittreding. In de Buraps van 2021 wordt alleen nog over afwijkingen gerapporteerd. En in de begroting komt de terugstorting van SZMH aan bod. Dit geldt ook voor 2022. Bij dit project zien we dat de P&C documenten niet passend zijn als een project een snelle doorlooptijd heeft (binnen 1,5 jaar). De raad heeft door middel van de P&C documenten nauwelijks inzicht kunnen krijgen in het projectdoel en de realisatie ervan. Het project herinrichting Diepstraat wordt in 2017 in de begroting genoemd in het kader van het verkeerscirculatieplan. In 2018 ontbreekt het in het raadsprogramma en in de begroting. In de jaarrekening 2018 zijn daarentegen de uitgaven voor dit project wel opgenomen. Ook in de Buraps van 2018 komt dit project aan bod.

In 2019 komt het niet voor in de kadernota. Maar wel in de begroting, de Buraps en de jaarrekening van 2019. In 2020 komt herinrichting Diepstraat in geen van de P&C documenten meer voor. Terwijl in 2021 in de begroting staat vermeld dat de Diepstraat in gebruik is genomen en in de jaarrekening 2020 staat een duidelijk overzicht van alle MIP-projecten. Dit overzicht komt ook weer terug in de jaarrekening van 2021. Er wordt dus nogal wisselend om gegaan met de (financiële verantwoording) in de loop van de tijd. Voor raadsleden betekent dit dat zij geen doorlopend inzicht hebben in de realisatie van het projectdoel. Hierin is verandering gekomen doordat sinds 2021 de raadsleden een kwartaalrapportage krijgen over de stand van zaken over MIP-projecten. Raadsleden geven aan dat de kadernota, de jaarrekening en de begroting belangrijke documenten te vinden zowel voor het bestuur als voor de inwoners. Echter het zijn uitgebreide, ingewikkelde documenten om te lezen. Teksten zijn soms onvoldoende duidelijk en begrijpelijk. Daarbij komt dat in de vorige bestuursperiode volgens afspraak vier jaar lange teksten van voorgaande perioden

36

REKENKAMER

gehandhaafd bleven. Dit kwam de leesbaarheid niet ten goede. Deze afspraak is in de huidige bestuursperiode losgelaten. De P&C documenten zijn met name bedoeld om overzicht te geven over de gehele stand van zaken bij de gemeenten. Hierdoor zijn deze minder geschikt voor raadsleden om inzicht te kunnen krijgen in de voortgang en realisatie van doelen van de projecten. Raadsleden vinden het wel wenselijk dat grote projecten worden opgenomen in de kadernota, de begroting en jaarrekening.

4.2 Doelmatigheid Doelmatig wordt hier besproken in termen van financiën, tijdsduur en kwaliteit. Doeltreffendheid, of het doel bereikt is, komt in de volgende paragraaf aan bod. De bevinding is dat, uitgaande van de bijgestelde kaders, er over het algemeen financieel doelmatig is gehandeld bij de projecten. De (bijgestelde) planning bij projectmatig werken wordt lang niet altijd gehaald wordt. Ten derde blijft het beoordelen op de kwaliteitscriteria van projecten geregeld achterwege omdat de kwaliteitscriteria niet duidelijk zijn opgesteld. Wat betreft financiën zijn de drie projecten binnen de bijgestelde kaders gebleven. Bij het project Buitengewoon Buitengebied was bij de start het budget onvoldoende, dit is later bijgesteld en binnen dit financiële kader is het gebleven. Bij het project uittreding SZMH is tot aan de basis in 2021/07 binnen de kaders gebleven, ook lijkt de doorontwikkeling daarna binnen de gestelde financiële kaders te blijven. Bij het project herinrichting Diepstraat is er sprake van een actueel overschot waarbinnen nog garantie bouwwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. Naar inschatting van de projectleider kan mogelijk nog een deel teruggestort worden naar de algemene middelen.

Gekeken naar de voorcalculatie en de uiteindelijke uitgaven zou het als financieel ondoelmatig kunnen worden beoordeeld, echter gezien de onderbouwing en de beargumenteerde overwegingen waartoe gezamenlijk is besloten, zou dit geen juiste gevolgtrekking zijn. Wat betreft tijdsduur zijn twee van de drie projecten niet binnen de planning gebleven. Alleen het project uittreding SZMH is voor wat betreft oplevering keurig binnen de planning gebleven. Bij het project Buitengewoon Buitengebied was in eerste instantie de tijdsduur te kort ingepland, maar ook na bijstelling is het project niet binnen de planning gehaald. De overschrijding is dus enkele jaren. Mede omdat het project nog openstaat terwijl het nog om veelal kleine opvolgingsacties gaat. In het voorjaar van 2022 is er ambtelijk een voorstel gedaan om een nieuwe stuurgroep in te richten die, nadat het project twee jaar heeft stil gelegen, met het opvolgen van de openstaande acties aan de slag gaat. Ook het project herinrichting Diepstraat staat nog open en daarvan heeft nog geen eindafrekening plaats gevonden. Wat betreft kwaliteit is het lastig om uitspraken te doen omdat de criteria waaraan het project zou moeten voldoen niet altijd helder geformuleerd worden. Bij een civieltechnisch project zoals herinrichting Diepstraat wordt door de directievoering gecontroleerd of voldaan wordt aan de vooraf gestelde technische eisen.

Het werk is met uitzondering van de voegen, goedgekeurd. Bij het project uittreding SZMH waren er ook duidelijke randvoorwaarden en oplevervoorwaarden gesteld aan de leveranciers. Een evaluatie hiervan dient nog plaats te vinden. Bij het project Buitengewoon

37

Buitengebied valt er ook weinig te zeggen over de geleverde kwaliteit omdat er ten eerste geen criteria vastlagen waaraan het project moest voldoen en er ten tweede geen evaluatie is geweest.

4.3 Doeltreffendheid Alle drie de voorbeeldprojecten hebben het beoogde resultaat opgeleverd. Bij het project Buitengewoon Buitengebied is het resultaat dat er richtinggevende uitspraken door de gemeenteraad zijn vastgesteld, namelijk het document Agrarische Bouwkavels en het Manifest Richtinggevende Uitspraken. Dit resultaat geeft input voor de Omgevingsvisie en het Uitvoeringsprogramma. Daarnaast geeft het de bestuurlijke - en ambtelijke organisatie sturing bij de uitvoering, bijvoorbeeld bij het verlenen van vergunningen voor evenementen of grootschalige recreatie. Het geeft een basis waarop kan worden terugvallen. Nadeel blijft dat de tekst van het Manifest soms op verschillende wijze geïnterpreteerd kan worden. Daarnaast kunnen er ook andere grondslagen (bestemmingsplan, wet- en regelgeving, ed.) zijn waardoor (nog) niet gehandeld kan worden volgens het Manifest. De meerwaarde is ook geweest dat er onderling begrip is gekweekt tussen de verschillende partijen (natuur, landbouw en omwonenden). Men kan elkaar nu beter begrijpen omdat er veel overleg is geweest. Bij het project uittreding SZMH waren de te bereiken effecten: de klant weer kennen, integraliteit in de dienstverlening en een bezuiniging op de uitvoeringskosten. Deze drie doelen zijn bereikt.

Terugkijkend is het een goede stap geweest om de uitvoering in eigen handen te nemen en is er sprake van een succesvol project dat goed geïmplementeerd is. Bij het project herinrichting Diepstraat is het resultaat dat de onderhoudstoestand en de karakteristieke uitstraling is verbeterd. Deze straat behoort tot beschermd dorpsgezicht en de monumentencommissie heeft hierover positief advies uitgebracht. Door een deel van de raad en de inwoners wordt het projectresultaat als te duur en als een te luxueuze voorziening/attractie voor de toeristen gezien. Terwijl door een ander deel van de raad en de inwoners het juist wordt gezien als een aanwinst voor Eijsden. Gekeken naar de doelstellingen uit de collegevoorstellen en de wettelijke voorschriften aangaande monumenten zijn de doelstellingen gehaald.

4.4 Dossiervorming, afronding en evaluatie In deze paragraaf behandelen we eerst in hoeverre bij de drie voorbeeldprojecten sprake was van een goed opgebouwd, transparant en volledig projectdossier, vervolgens de afronding en evaluatie van een project. Voor alle drie de projecten zijn er zaaknummers aangemaakt in het document management systeem (Decos Join). Door de projectmanagers-/leiders wordt opgemerkt dat een groot deel van het dossier zich ook bevindt op de S-schijf waartoe alle projectmedewerkers inzage hebben. Voor dit onderzoek zijn er ten behoeve van de dossieranalyse relevante documenten van de S-schijf toegevoegd aan de zaak in Decos Join. Het gerepareerde dossier is beoordeeld door de Rekenkamer waarbij grotendeels alle documenten in de dossiers zijn geanalyseerd, zie bijlage 2 voor een overzicht van de geanalyseerde documenten.

38

REKENKAMER

De samenvattende bevinding is dat de projectdossiers erg verschillen en dat niet alle relevante stukken zich in het document management systeem bevinden en dat alle drie de dossiers niet volledig zijn. Eén van de projectdossiers is logisch opgebouwd en transparant, dit geldt in wisselende mate voor de twee andere projectdossiers. Het projectdossier herinrichting Diepstraat is het meest logisch opgebouwd en transparant. Hierin zijn aangetroffen: alle (voorgestelde) collegevoorstellen, de offertes, de opdrachtverleningen, de proces-verbalen, de presentaties, de tekeningen, de communicatie met bewoners en de bouwverslagen. Uitzondering hierop is de informatieverstrekking aan de raad, deze is niet aangetroffen in het dossier. Terwijl er zeker informatie verstrekt is aan de raad in de P&C documenten. Ook zijn er geen uitnodigingen aan de raad voor de informatie-bijeenkomsten aangetroffen in het dossier terwijl dit volgens zeggen wel gebeurd is. Hierdoor is het dossier niet volledig te noemen. De Rekenkamer lijkt het juist belangrijk dat de informatievoorziening aan het hoogste bestuursorgaan, de raad, goed gedocumenteerd wordt.

In het project Buitengewoon Buitengebied zijn alle relevante stukken aangetroffen, de bestuursopdrachten, memo’s aan de raad, raadsinformatiebrieven, de collegevoorstellen, de offertes, de opdrachtverleningen, de presentaties, de tekeningen en de communicatie met bewoners. Door de reparatie is dit dossier minder logisch opgebouwd en bevinden zich ook documenten op de S-Schijf en op de website. Door deze drie bronnen samen te voegen ontstaat een volledig dossier. Het dossier bij de uittreding SZMH is samengesteld uit meerdere zaaknummers en deze zijn onvolledig en onlogisch opgebouwd terug te vinden in Decos JOIN. Ook navragen levert niet de gewenste documenten op. Projectmanagers/-leiders merken op dat voor hen het werken in het document management systeem de overzichtelijkheid niet ten goede komt omdat het systeem niet gebruiksvriendelijk is, o.a. omdat alle stukken onder één zaaknummer moeten worden opgeslagen. Projectmanagers/-leiders werken liever met hun eigen systeem op de S-schijf. De Rekenkamer heeft voor dit onderzoek toegang gekregen tot de documenten in Decos en niet tot documenten op de S-schijf. Dus het zou kunnen dat de projectmanagers/-leiders zelf wel beschikken over een compleet dossier, maar dit heeft de Rekenkamer dan niet kunnen vaststellen.

Afronding Twee van de drie projecten zijn nog niet afgerond, dit betreft het project Buitengewoon Buitengebied en herinrichting Diepstraat omdat nog enkele zaken geregeld moeten worden. De laatste stap in het project Buitengewoon Buitengebied is dat er op basis van gebiedsdifferentiatie en het landschapsfonds, gedetailleerd uitgewerkt is hoe de organisatie kan omgaan bij het toekennen van vergunningen. De wethouder geeft aan dat bij nader inzien het project afgesloten had moeten worden bij het vaststellen van het manifest richtinggevende uitspraken. Bij het project herinrichting Diepstraat betreft het nog enkele garantiezaken die geregeld moeten worden en is het project waarschijnlijk open blijven staan omdat de projectleider weg ging. Beide portefeuillehouders realiseren zich dit tijdens het interview en nemen zich voor om deze twee projecten te gaan afsluiten.

39

Het niet tijdig afronden van de projecten wordt gezien als inefficiënt. Alle betrokkenen dienen zich weer te verdiepen in de laatste stand van zaken en moeten het projectdossier raadplegen of nog erger het projectdossier compleet maken zoals in de voorgaande subparagraaf is geconstateerd. Dat kost tijd en mankracht. Dus het is wenselijk dat projecten tijdig worden afgesloten. Evaluatie Evalueren is het verzamelen (idealiter overzichtelijk in het projectdossier), bespreken, interpreteren en presenteren van de informatie over het project en dit vergelijken met de beoogde doelen in termen van tijd, geld en kwaliteit op basis waarvan een evaluatieverslag wordt aangeboden aan het college en/of de raad. Dit zou eventueel kunnen leiden tot maatregelen om gesignaleerde problemen bij een volgend project te voorkomen. De bevinding op basis van deze drie projecten is dat (eind)evaluaties van projecten niet gebruikelijk zijn bij raad, het college en de ambtelijke organisatie van E-M. Een deel van de raad gaat er wel van uit dat er intern geëvalueerd wordt en een ander deel heeft hier geen zicht op. De bevraagde raadsleden kunnen zich niet herinneren evaluatieverslagen te hebben gezien. Het college geeft aan evalueren wenselijk te vinden om te kunnen delen in de successen, maar ook om te leren voor volgende projecten.

Ook vindt het college het belangrijk om de raad hiervan op de hoogte te stellen en een evaluatieverslag op hoofdlijnen aan te kunnen bieden. Ook de raad geeft aan het wenselijk te vinden om een kort en krachtig evaluatieverslag van een groot project te ontvangen. Dit zouden tevens de momenten kunnen zijn waarop de raad geïnformeerd wordt bij een halfjaarlijkse tussentijdse evaluatie. Bij het project Buitengewoon Buitengebied is er tussentijds een evaluatie aangetroffen in één van de verslagen van de stuurgroep. Bij de twee andere projecten zijn geen tussentijdse evaluaties aangetroffen in het projectdossier of vermeld door het projectmanagement. Bij alle drie de voorbeeldprojecten is er (nog) geen schriftelijke weergave van een eindevaluatie aangetroffen. De verklaring zou kunnen zijn dat twee (Buitengewoon Buitengebied en herinrichting Diepstraat) van de drie projecten nog niet geheel zijn afgerond. Echter uit de interviews met de projectmanager/-leiders komt naar voren dat het niet gebruikelijk is om te evalueren na afloop van een project. Er wordt wel gesteld dat een interne evaluatie na afronding van het project zinvol is om te leren wat goed gaat en wat beter zou kunnen gaan. Echter door de waan van de dag, nieuwe projecten, personeelstekort en de kleine ambtelijke organisatie is hier nauwelijks tijd en aandacht voor.

Bij het project uittreding SZMH heeft er een mondelinge eindevaluatie plaats gevonden maar het is onduidelijk wie hieraan heeft meegedaan, wat de resultaten waren en of er verslaglegging over heeft plaatsgevonden. Er is in ieder geval geen evaluatieplan/-verslag aangeboden aan het college en/of de raad.

40

Bijlage 1 Geïnterviewden Naam

Functie en rol bij project

Mari-An Gerits

Gemeentesecretaris / directeur

François Kool

Loco gemeentesecretaris / adjunct-directeur

Martijn Visser

Projectleider uittreding SZMH

Julie Starren

Projectleider Buitengewoon Buitengebied

John Snackers

Huidige projectleider Diepstraat, Bat en Batstegen

Thei Ruijters

Afdelingshoofd openbare ruimte

Erik Hurkens Wim Weerts Joep Mertens Gerry Jacobs

Projectleider openbare ruimte Projectleider openbare ruimte

Jos Custers Chris Piatek Nadine Steijns-Huids John Nelissen Chayenne Eerlingen Sjanne Quellhorst Ron Mourmans Jean Thomassen Wim den Os Hanneke Koene Maria Janssen

Beleidsadviseur openbare werken Wethouder Buitengewoon Buitengebied Wethouder herinrichting Diepstraat en uittreding SZMH Wethouder uittreding SZMH Fractievoorzitter CDA Fractievoorzitter EML Raadslid EML Fractievoorzitter PRO Raadslid PRO Fractievoorzitter VVD Raadslid VVD Fractievoorzitter ODE Raadslid ODE

41

Datum afspraak 21-7-2022 30-8-2022 21-7-2022 19-9-2022 31-10-2022 19-9-2022 31-10-2022 28-9-2022 14-11-2022 28-9-2022 14-11-2022 14-11-2022 12-11-2022 2-12-2022 5-01-2023 11-01-2023 11-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023 17-01-2023

Bijlage 2 Documentenoverzicht Datum

Document

Wie

Algemene documenten Beschrijving

1.

2014

Advies implementatie projectmatig werken

2.

2014

Kadernotitie Projectmatig werken

Intern

3.

2014

Projectsjablonen

Intern

4.

2016

Aanbestedingsbeleid

Inkoopafdeling

5.

2017

Protocol Inkoop en Aanbestedingen

Intern

6.

2016/10

Projecten notitie

Intern

7.

2017/01

Format collegevoorstel

Intern

Intern

Aanleiding, motivering en uitbesteding traject projectmatig werken Toelichting op projectmatig werken, onderscheid routine, project, en improviseren, projectorganisatie, principes en projectfasen en beheersing. Vijf sjablonen voor iedere fase behorende bij kadernotitie Nota waarin juridisch kader, economische, ideeele, en organisatorische uitgangspunten zijn vastgelegd. Raad stelt kaders, college voert uit. Globaal stappenplan als leidraad voor het ambtelijk apparaat.

Projectenboek Eijsden-Margraten Raadsprogramma op hoofdlijnen 2018 202.

In het kader van OOT-traject toelichting van de wijze van werken voor projectleider Format op welke wijze toelichting, gevolgen waaronder risico’s, inkoop en aanbesteding, duurzaamheid, overleg met Poho, planning en communicatie waaronder participatie. 2e rapportage. Projecten opgenomen in 1 A4 en bij nieuwe projecten is de startnotitie opgenomen. De projectplanning en projectbeheersing worden gedaan aan de hand van elementen: geld, risico’s, organisatie, kwaliteit, informatie/ communicatie en tijd. Beschrijving van wijzen van werken: uniek, verantwoordelijk wie is opdrachtgever en nemer en bepaalde werkwijze (fasen). Uitleg over project- en bestuursopdracht. Verschil bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. Uitleg strategisch project. Kadernota. BB eenmaal bij ondernemerschap kleinschalige ondernemingen genoemd Afspraken over de overdracht van project naar de lijns-organisatie BB opgenomen als project 2 maal -50.000 euro in 2018 en 2019. SMZH opgenomen als samenwerkingsverband. Diepstraat krijgt extra aandacht, in verband met Verkeercirculatieplan. Geen bedragen. Zie projectenboek 2017/06. De 12 projecten worden aangevuld met startnotitie BB. Op weg naar een gezonde balans. Burgerparticipatie prominent opgenomen. Bij prioriteiten worden BB en projecten vermeld.

Projectenboek Eijsden-Margraten

Zie projectenboek 2017/06. BB ingevuld, 5 % gereed. Beschrijving stand van zaken project BB Wordt ook verwezen naar projectenboek. Uitputting 20.000 euro. Projectmatige uitvoering van toeristische gebiedsvisie waaronder Diepstraat valt en bij openbare ruimte

8.

2017/06

Projectenboek Eijsden-Margraten

Intern

9.

2017/07

Inrichting projectbureau

Intern

10.

2017/07

11.

2017/10

12.

2017/11

13.

2017/11

14.

2018/04

15.

2018/05

Uitgangspuntennotitie 2018-2021 Afsluiting project (of een fase daarvan) Programmabegroting 2018 -2021

16.

2018/05

Eerste bestuursrapportage 2018

17.

2018/07

Jaarstukken 2017

18.

2018/11

Projectenboek Eijsden-Margraten

19.

2018/11

Programmabegroting 2019-2022

Intern

Mutaties in de opzet, ingekort en uitleg over risicoprofiel. BB wederom 5% gereed en budget uitgebreid van 35.000 naar 107.000 euro. Informatie en communicatie ingevuld maar staat niet hoe. Anders durven doen (subtitel). BB is een heel beleidsveld geworden.

42

Bijzonderheden Status onbekend Status onbekend Status onbekend Afwijkingsregel is uitzondering en moet gemotiveerd zijn. Uitzonderingsregels worden verder uitgewerkt en schema aanbestedingsvormen.

Helder document met duidelijke uitleg. Groot document 73 bladzijden voor 12 projecten. De drie voorbeeldprojecten zijn nog niet opgenomen.

Nazorgfase, evaluatie is niet uitgewerkt .

. Uitgebreid 81 bladzijden.

Informatie en communicatie nog niet ingevuld bij BB.

Diepstraat wordt 6 maal genoemd.

31 bladzijden. Diepstraat niet opgenomen.

REKENKAMER

SZMH stijging apparaatskosten 117.000 euro Beschrijving stand van zaken project BB, uitputting ook nog -20.000 euro. Bij raming kosten SZMH van 140.220 en 141.200 (apparaatskosten en aparte projecten) BB en Diepstraat genoemd. Aparte tabel voor wegeninvestering. BB 5.000 euro minder uitgegeven dan begroting Diepstraat budget 173.000 en 7260 uitgegeven Beleidsveld BB met daarbij de status van verschillende onderdelen. Ook als onderdeel van participatie.

20.

2018/11

Tweede bestuursrapportage 2018

21.

2019/07

Jaarstukken 2018

22.

2019/07

Eerste bestuursrapportage 2019

23.

2019/07

Kadernota 2020 2023

BB tekstueel toegelicht. Diepstraat. SMZH nadrukkelijk tegen het licht houden en financiële opgave

24.

2019/11

Programmabegroting 2020 -2023

BB beleidsveld, bedragen gelijk. SZMH regierol aanscherpen. SMZH als risico opgenomen, open einde regeling. Verder dezelfde tekst

2019/12

Tweede bestuursrapportage 2019

Beleidsveld BB met daarbij de status van verschillende onderdelen. Meevaller 165.000 (vooral grondverkoop). Diepstraat 1 maal in het kader MIP.

26.

2020/02

Verslag commissievergadering P&C m.b.t. projectenboek

Griffie

Vaag geformuleerd.

27.

2020/03

Tussen Thorbecke en filterbubbel. Raadsleden in de informatiesamenleving

Geen projectenboek verschenen. Commissie adviseert de raad om zich af te vragen wat de toegevoegde waarde is van projectenboek. Kan ook via andere instrumenten.

VNG

Discussiestuk over werking van bestaande raadsinformatiesystemen. Griffie wordt als schakelfunctie ingezet.

Griffie is voor veel problemen de oplossing.

2020/03

Verbetering P&C proces en documenten 2019

Raadsthema avond. Twijfel over meerwaarde projectenboek. Voortgangsrapportage prioritaire thema’s i.p.v. projectenboek. Jaarrekening. Financiële uitdaging vraag om financiële keuzes. BB voordeel van 1.490 euro lasten en bij baten 8.296 euro. BB van gele vierkant naar rode driehoeken 2 maal.

25.

28.

29.

2020/07

Programmarekening 2019

30.

2020/07

Eerste bestuursrapportage 2020

31.

2020/11

Programmabegroting 2021 -2024

32.

2020/12

33.

2021/04

34.

2021/07

Programmarekening 2020

35.

2021/07

Eerste bestuursrapportage 2021

36.

2021/11

Programmabegroting 2022 -2025

37.

2022/03

Spiekbrief voor raadsleden

Directie

Overdrachtsdocument, Aan de hand van 4 prioritaire thema’s belangrijkste cijfers en ontwikkelingen.

38.

2022/03

Vacature

HRM

Vier prioritaire thema’s genoemd. Zelf

Tweede bestuursrapportage 2020 Raadsvoorstel en besluit

BB bestuursopdracht is nu speerpunt geworden. BB is kerntaak genoemd en andere regelingen weer apart benoemd. Uittreding SZMH wordt als bezuiniging en integraliteit ingezet. BB is nu weer beleidsveld en 2 vierkanten. Griffie

Verbetervoorstellen n.a.v. evaluatie P&C, Uitgangennotitie en aanpassing burap BB 19.000 euro meer lasten maar ook 50.000 meer opbrengsten. Inmiddels manifest. SMZH inmiddels raadsbesluit geweest Diepstraat in het kader van overzicht MIP projecten, 84% uitgeput. Bat en Batstegen 115% uitgeput BB wordt nu als onderdeel van iets beschouwd. SZMH terug storting in alg. Reserve Diepstraat in gebruik genomen.

43

Diepstraat dezelfde tekst als 1e Burap

Diepstraat niet opgenomen in Burap

Diepstraat niet opgenomen. Dezelfde tekst bij BB en SMZH. Opvalt dat BB sommige delen van groen rondje naar geel vierkant en andersom. Dezelfde tekst bij SZMH.

Nog maar 1 lopende projectopdracht. Geen projectenboek uitgekomen in 2019.

Geen SZMH en geen Diepstraat Geen Diepstraat Geen SZMH en geen Diepstraat .

Alleen nog afwijkingen gerapporteerd. BB op zoek naar subsidies is een toezegging aan een fractie Positief lopende projecten worden genoemd maar niet uitgewerkt. Uitgebreide tekst

projectleider civielen cultuurtechniek

39.

organiserend team. Projectmatig werken, projectadministratie wordt als voorwaarde gesteld.

Presentatie TOEM

2022/07

Programmarekening 2021

41.

2022/08

Interne vacature projectleider gebiedsontwikkeling

HRM

Vier prioritaire thema’s genoemd.

42.

2022/09

Onderzoeksvoorstel

Rekenkamer

Start document

43.

2022/11

Programmabegroting 2023-2026

44.

2022/11

Tweede bestuursrapportage 2022

45.

2023/01

Bespreeknotitie

Directie

Leidraad voor inrichting aansturing bestuurlijke opgaven 2023

40.

Directie

Uitleg voor OR Toekomstig bestendige organisatie Eijsden-Margraten. Raad, College, Managers en medewerkers wat beter zou moeten

2022/06

BB is kerntaak. Positieve afwijking van 37.000 minder uitgaven. SZMH onttrekking van 8 ton

Veel kritische punten bv ambitieniveau organisatie te hoog, rollen niet duidelijk etc. Waar naar toe gewerkt wordt. Diepstraat zie prog.rek 2020 Zelf organiserend team. Projectmatig werken geen voorwaarde. Korte tekst.

BB alleen nog visie en als basis dienend. SMZH terug storting alg. reserve en eigen formatie

Buitengewoon Buitengebied Datum

Document

Wie

Beschrijving

Bijzonderheden 1e memo, probleem is verrommeling buitenruimte en te grote bouwvlakken. Oproep tot bestuursopdracht

46.

2017/06

Memo aan college

Projectmanager

Preventieve voorzienbaarheid creëren, bestuur niet geïnformeerd en discussie met gemeenteraad

47.

2017/09

Bestuursopdracht en raadsvoorstel

Projectmanager

Gebiedsprofilering en benoemen 2 vertegenwoordigers van de raad

48.

2017/09

Bestuursopdracht en raadsvoorstel deelaspect

Projectmanager

Inventarisatie van agrarische bouwkavels

49.

2017/11

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Men is zoekende naar de projectopdracht

50.

2018/01

Bijlage 1 notitievervolgtraject

Siecker

Nadere uitwerking van interactief proces

51.

2018/01

Programmaplan

Stuurgroep

Fasering & stappen, Organisatie. Planning per kwartaal

52.

2018/04

Offerte procesbegeleiding

Siecker

Beschrijving procesaanpak (figuur), inzet en investering van 24.000 euro

53.

2018/04

Offerverzoek aan Siecker

Projectmanager

Offerte aanvraag voor stappen 1 t/m3 afronding nov. 2018

54.

2018/04

Opdrachtverlening procesbegeleiding

Projectmanager

Bevestiging

55.

2018/05

Brief voor gesprek agrarische bouwkavels

Gemeente

Algemene uitnodiging met info hoe de gesprekken uitgevoerd gaan worden.

56.

2018/05

Email m.b.t. RIB bestuursopdracht

Projectmanager

Planning procedure

57.

2018/05

Email naar griffie

Projectmanager

Raad informeren op raadsinformatiebijeenkomst 25 juni 2018

44

Vage probleemanalyse. Doelen zijn algemeen. Gedetailleerd uitgewerkt met planning en middelen, duidelijke doel gesteld.

Rommelig opgestelde notitie.

Conform aanbestedingsbeleid beneden 25.000, is hier mogelijk rekening mee gehouden?

REKENKAMER

58.

59.

2018/05

RIB bestuursopdracht

B&W

Info n.a.v. vaststellen bestuursopdrachten 2017/09. PvA, stuurgroep en inhuren bureau

Projectmanager

Veel vragen/opm. vanuit burgemeester o.a. raadsleden interviews laten houden en communicatie. Rib wordt niet verstuurd, alleen informatiebijeenkomst

2018/06

Verslag Stuurgroep

60.

2018/07

Notitie inzake raadsinformatiebijeenkomst

?

Evaluatie m.b.t. proces, communicatie, inhoud en de raad

61.

2018/07

Verslag Stuurgroep

Projectmanager

SvZ agrarische bouwkavels en bevindingen n.a.v. raadsinformatiebijeenkomst

62. B

2018/09

Offerte huisstijl

Studio Eikenhorst

Beschrijving

63.

2018/09

Opdrachtverlening huisstijl

Projectmanager

Bevestiging ad 2.000 euro

64.

2018/09

Verslag Stuurgroep

Projectmanager

SvZ, rol van raad, nieuwe setting.

65.

2018/10

Brief aan Moventum

Projectmanager

Opdrachtverlening ad 1600 euro inwonerpanel

66.

2018/10

Brief aan Oos Heim

Projectleider

Opdrachtverlening conform offerte

67.

2018/10

Offerte en e-mails eraan voorafgaand

Moventum

Uitwerking opdracht inwonerpanel

68.

2018/10

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Procesafspraken

69.

2018/11

Brief aan Imagro

Projectmanager

Opdrachtverlening ad 2400 euro inwonerpanel

70.

2018/11

Brief aan Vincken

Projectmanager

Opdrachtverlening Procesregistratie van traditie naar innovatie ad 4.600

71.

2018/11

Nieuwsbrief 1

Projectmanager

Uitnodiging voor bijeenkomst december

72. B

2018/12

Intern

Projectmanager

Beleidsinventarisatie van alle plannen gesorteerd naar thema

73.

2018/12

Nieuwsbrief 2

Projectmanager

Verslag van bijeenkomst december

74.

2019/01

Nieuwsbrief 3

Projectmanager

Woordwolk

75.

2019/01

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Concept presentatie aan de raad, inhoudelijk

76.

2019/02

Brief aan college en raad

Erfgoedveren ing Heemschut

Schriftelijke aanbevelingen

77.

2019/02

Nieuwsbrief 4

Projectmanager

Kernwaarden bekend, verslag van ontwikkeltafel en uitnodiging voor dialoogavond

78.

2019/02

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Inhoudelijk verslag

45

Uitgebreid, en tijdig, 1 maand later

Wie heeft dit document gemaakt? Positief al tussentijds evalueren.

Oude verslagen zijn later toegevoegd in 2022. Rondvraag hoe wil de raad geïnformeerd worden? Antw. Tijdens fractie overleggen

Geen bedrag genoemd.

Communicatie opgenomen in de rondvraag

Veel documenten, overzichtelijk, alles bij elkaar gezet

Geen proces afspraken.

79. B

2019/04

Collegevoorstel

Projectmanager

Vaststellen kernwaarden buitengebied voor college vergadering van 16 april 2019

80.

2019/04

Raadsvoorstel

B&W

Vaststellen kernwaarden buitengebied voor raadsbesluit vergadering van 28 mei 2019

81.

2019/04

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Dezelfde leden in Middenterras

82.

2019/05

Nieuwsbrief 5

Projectmanager

Verslag van dialoogavond

83.

2019/05

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Inhoudelijk verslag

84.

2019/06

Nieuwsbrief 6

Projectmanager

Vaststelling kernwaarden: diversiteit, authentiek, ondernemend, rust en daadkrachtig bestuur & burger door raad vastgesteld

Verslag stuurgroep

Projectmanager

85.

2019/08

Inhoudelijk verslag Werkplan opstellen voor buitengebied. Bedrijven onderverdeeld in: stoppers, blijvers en groeiers/omvormers. Gebieden verdeeld naar kwetsbaar: goudgroen, zilvergroen, bronsgroen SvZ proces buitengewoon buitengebied m.b.t. agrarische bouwkavels

Wordt ook verwezen naar raadsvoorstel

Ingekort verslag, geen communicatie

Opvalt verschillende opmaak verschillende deelnemers, weinig structuur

86.

2019/10

Nieuwsbrief 7

Projectmanager

87.

2020/01

Concept RIB

B&W

88.

2020/02

Concept Collegevoorstel

Projectmanager

Concept manifest proces beschrijving

I&A onder 25.000 euro

89.

2020/06

Memo aan college

Projectmanager

Proces manifest

Planning in opgenomen en afstemming met griffie

90.

2020/06

Procesvoorstel aan presidium

Projectmanager

Afstemming vervolgproces manifest

Projectmanager

Op de 4 thema’s (natuur en landschap, landbouw, toerisme en recreatie en wonen) worden richtinggevende uitspraken gegeven en vervolgens aangegeven wat we nu al gaan doen.

Systematisch onderverdeling Zeer gedetailleerd en nog in concept

In de paragraaf wat we gaan doen gaat het vooral over omgevingsvisie. Weinig concrete punten worden genoemd en wanneer die gereed moeten zijn. Ander lay-out, lange tussentijd met vorige nieuwsbrief. Nu pas komt er een voorstel voor 2 maandelijkse RIB Van wie komen de reacties van de gemeente? Planning wordt niet gehaald in dec, wordt in maart 2021 vastgesteld

91.

2020/07

Concept richtinggevende uitspraken buitengewoon buitengebied

92.

2020/07

Nieuwsbrief 8

Projectmanager

Uitnodiging vervolg bijeenkomsten. Meedoen met EO Weijersprijs en uitstel in raadsvergadering.

93.

2020/10

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Voorstel inloop uur. Zoeken naar draagvlak in de raad

94. B

2020/10

Zienswijze nota over reacties

?

10 binnengekomen reacties met daarop reactie van gemeente

95.

2020/11

Collegevoorstel RIB agrarische bouwkavels

Projectmanager

Bericht n.a.v. toezegging raadsvergadering 25 aug 20 en vertragingsbericht vaststellen manifest in dec.

96.

2020/11

Memo aan college

Projectmanager

Proces aanpak met 2 varianten besluit voor of na B&W vergadering

Keuze valt op na B&W

97.

2020/11

RIB

B&W

Middenterras, vertragingsbericht manifest en richtinggevende uitspraken

Er wordt gedetailleerd ingegaan op de vergunningen.

98.

2020/12

Presentatie doorleefsessie

Projectmanager

Manifest uitgewerkt a.d.h.v. concrete casussen.

46

REKENKAMER

99.

2020/12

Richtinggevende uitspraken buitengewoon buitengebied

Projectmanager

Zie concept met toevoegingen van status en bijlage met de reactie van stakeholders

100.

2021/01 2021/03

RIB 2

B&W

Toelichting op omgevingsvergunningen en aankondiging mrt 21

Snel weer een RIB en wederom heel gedetailleerd

101. 2021/03

Beantwoording raadsvragen

Projectmanager

Beantwoording van bijna 100 vragen vanuit de fracties.

Zeer veel vragen

102. 2021/03

Manifest Buitengewoon Buitengebied

Projectmanager

Korte tekst over de 4 thema’s waarbij natuur en landschap meeste aandacht krijgt. Definitief met aanpassing n.a.v. reacties

103. 2021/03

Nieuwsbrief 9

Projectmanager

Vaststellen van het manifest door de raad.

104. 2021/07

Collegevoorstel

Projectmanager

Aanpak pilots agrarische bouwkavels, analyse 25 bouwvergunningen en RIB

105. 2021/07

RIB

B&W

Manifest en agrarische bouwkavels. Inloopspreekuur

2021/01 2022/02

Collegevoorstel RIB 2

Projectmanager

Zie RIB 2 en aanpassingen vanuit college

107. 2022/01

Verslag stuurgroep

Projectmanager

Opstellen overdrachtsdocument met actielijst

Document

Wie

Beschrijving

108. 2019/12

Brief aan Pho SMZH SoZa

B&W

Voorgenomen besluit tot uittreding SZMH per 1 jan. 2021. Uiterlijk 1 feb. 2020 uittredingsvoorwaarden.

109. 2019/12

Collegevoorstel

Projectmanager

In stemmen met bijgesloten brief voorgenomen besluit tot uittreding SZMH. Reden financieel bijna 1 mln. euro t.o.v. 22 uitkeringen.

110. 2019/12

RIB

B&W

Voorgenomen besluit tot uittreding SZMH wordt toegelicht en gesprek van oktober over cafetariamodel.

111. 2020/01

Offerte inzet adviseur

Stuurman flexibiliteit

Offerte waarin 2 opties worden uitgewerkt met een uurtarief

112. 2020/01

Offerte verdiepend onderzoek participatiewet

Berenschot

Offerte met een bedrag van 11.000 euro

113. 2020/02

Brief aan B&W gem. EM

Besluitvorming tot het doen van 2 onderzoeken ten laste van EM. Met een bijlage van RIB

114. 2020/03

Beantwoording vragen artikel 36 vragen

Pho SMZH SoZa B&W

Veel vragen rondom het uittreden met beantwoording.

115. 2020/03

Brief aan directie EM

Projectmanager

Tijdpad voorgenomen uittreding koersen op 1 juli 2021

116. 2020/03

Collegevoorstel

Projectmanager

Reactie op kosten onderzoeken college is het hiermee oneens.

117. 2020/04

Brief aan Pho SMZH SoZa

B&W

Planning voorgenomen uittreding SZMH, businesscase wordt toegelicht en planning aanpassen i.v.m. corona en nieuwe wet inburgering.

106.

Gedetailleerd en goed onderbouwd

Heeft 2 jaar stil gelegen

Uittreding SZMH Datum

47

Bijzonderheden Vooral de kosten worden beschreven en cafetariamodel ongewenst Brief is niet bijgevoegd. Financieel nog niet uitgewerkt. Risico’s nog niet in beeld wel de juridische gevolgen. Geen keuzes of scenario’s uitgewerkt omdat SZMH dit niet wil.