20230214 09 RB Financiële verordeningen.pdf
Tekst van het document
ê
U
0 -r: '**
%
ï
gemeente
eijsden-margraten
Aan de gemeenteraad
Raadsvoorstel Onderwerp Financiële verordening
Eijsden-Margraten
2023
Beslispunt(en) Vaststellen van volgende verordeningen en nota ’s: Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023 Nota waarderen en afschrijven Eijsden-Margraten 2023; Nota reserves en voorzieningen Eijsden-Margraten 2023; Nota treasurybeleid Eijsden-Margraten 2023; Controleverordening Eijsden-Margraten 2023; Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Toelichting ’
--------- ----
■
Eijsden-Margraten
2023;
.......... —------- -—------ ——■——
Aanleiding / motivering Floe gaan college en gemeenteraad met elkaar om op het gebied van financiële onderwerpen? Floe zit de planning & controlcyclus in elkaar? Dit is geregeld in de Gemeentewet. Omdat dit algemeen geformuleerde regelingen zijn, is aanvullend lokaal maatwerk nodig. Deze aanvullende regels - die de raad zelf moet vaststellen - horen thuis in de zogenaamde financiële verordening. Deze verordening wordt ook wel de verordening ex. artikel 212 genoemd, een verwijzing naar het artikel in de Gemeentewet dat deze verordening verplicht stelt. Met de verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer en heeft zo invloed op procedures rondom en vormgeving van het financiële proces. Zonder een nadere uitwerking, laat de raad de invulling over aan het college. Door kaders te stellen in de financiële verordening kunnen raad en college aanvullende afspraken maken over het begrotingsproces, de invulling van het budgetrecht van de raad en de verantwoording daarover. De raad krijgt daarmee beter zicht en vat op de besteding van het geld. In deze financiële verordening wordt ook verwezen naar verplicht op te stellen nota ’s. Ftet betreffen de navolgende nota ’s. Nota waarderen en afschrijven, nota reserves en voorzieningen, en nota treasurybeleid.
Omdat in deze regelgevingen wordt bepaald hoe de raad en het college op het gebied van financiën met elkaar omgaan is het raadzaam deze regelgevingen door de nieuwe raad opnieuw te laten vaststellen. Voor de nota ’s geldt dat deze maar weinig zijn veranderd, (daar waar noodzakelijk zijn wettekst ven/vijzingen aangepast). De financiële verordening is meer aangepast en verduidelijkt. Ook is hierin de rechtmatigheidsverantwoording van het college in opgenomen. Naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de ook de controleverordening (artikel 213 (van de Gemeentewet) en de verordening op doelmatigheid en doeltreffendheid (artikel 213a van de Gemeentewet) aangepast. Ook deze treft u hierbij aan. De verordeningen hiervoor gebruikte Onderstaand
en nota ’s zijn in de commissie planning en control van 9 januari behandeld. presentatie treft u als bijlage bij dit voorstel aan.
worden
de verordeningen/nota
’s en de voornaamste wijzigingen
toegelicht.
De
Financiële verordening Eiisden-Marqraten 2023 De belangrijkste wijzigingen hebben betrekking op de verantwoordingsregels die met de raad zullen worden afgesproken. Zo wordt voorgesteld het verplichte overzicht van incidentele baten en lasten zoals dat in de begroting en jaarrekening opgenomen dient te worden, vanaf € 50.000 te specificeren. In de eerdere versie van de financiële verordening was hier geen bedrag voor opgenomen. Verder wordt toegevoegd dat een toelichting dient te worden gegeven van afwijkingen ten opzichte van de vorige begroting indien de afwijking groter is dan € 100.000 per programma. Aangezien in een verkiezingsjaar een “bestuursakkoord ” wordt opgesteld, wordt voorgesteld dan geen kadernota op te stellen. Zoals door uw raad is besloten is de eerste bestuursrapportage zowel financieel als beleidsmatig, de tweede bestuursrapportage is enkel financieel. Verder is opgenomen dat de bestuursrapportage een afwijkingen rapportage is. Ook dit is nu zo verwerkt in deze verordening. Er is een nieuw artikel opgenomen over de financiële verantwoording. De gewijzigde rechtmatigheidsverantwoording is eveneens in de verordening opgenomen. Het projectenboek is conform een eerder besluit van uw raad uit de verordening gehaald. Nota waarderen en afschriiven 2023 We hebben deze verordening gescreend en slechts op enkele punten iets aangepast.
Zo is op enkele plaatsen de artikelsgewijze verwijzing aangepast. Bij investeringen hebben we opgenomen dat onderuitputtingen bij investeringskredieten volgend uit het Meerjareninvesteringsplan wegen en riolen (MIP) beschikbaar blijven voor het MIP en niet terug vallen naar de algemene middelen. Tevens is gekeken of de gehanteerde afschrijvingstermijnen nog actueel zijn. (LED-verlichting en Duurzaamheidmaatregelen zijn toegevoegd)
Nota reserves en voorzieningen 2023 Ook deze nota is gescreend en slechts op enkele punten aangepast. Zo zijn ook hier daar waar nodig de artikelsgewijze verwijzingen aangepast. In 2013 heeft de raad de beleidsnota voor risicomanagement en weerstandsvermogen vastgesteld. In deze nota is ook de vermogensmatrix vastgesteld echter hierbij is verzuimd de norm aan te geven waarvan de raad wenst dat de gemeente aan dient te voldoen. Op enig moment is bij een begrotingsbehandeling door de raad deze norm gesteld op 1. Dat wil zeggen dat het weerstandvermogen minimaal voldoende dient te zijn om de risico’s af te kunnen dekken. Wij stellen voor deze vastgestelde norm over te nemen en vast te stellen op 1.
Nota treasurvbeleid De nota treasurybeleid (voorheen genoemd Treasurystatuut) is inhoudelijk niet gewijzigd. In het kader van de motie: Goed beleid kan alleen met actuele informatie, bieden we u hierbij de nota treasurybeleid opnieuw ter vaststelling aan.
Controleverordeninq Deze verordening
Eiisden-Marqraten 2023 (artikel 213 Gemeentewet) is aangepast voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording
door het college.
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Eiisden-Marqraten 2023 (artikel 213a Gemeentewet) Deze verordening is inhoudelijk niet gewijzigd. Ook deze bieden we u in het kader van de motie: Goed beleid kan alleen met actuele informatie, opnieuw ter vaststelling aan.
Relatie met bestaand beleid en strategische visie / integraliteit Gemeentewet art 212, 213 en 213a.
2
Gevolgen Burgerparticipatie, nvt
toelichting en verantwoording
Financiële en personele aspecten, nvt
incidenteel
/ structureel,
begrotingspost
Planning, uitvoering en evaluatie Cie p&c: 9 januari 2023 Dialoogvergadering: 6 februari 2023 Raadsvergadering: 14 februari 2023
Communicatie Bekendmaking www.overheid.nl
Maatschappelijke effecten nvt Privacy nvt Risico’s nvt
Het college van Eijsden-Margraten De gemeentesecretaris,
De voorzitter,
Drs. M.A.G. Gerits
Drs. G.J.M. Cox
^
ii
gemeente
eij sden-margraten
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente gelezen
Eijsden-Margraten
het voorstel van burgemeester
gelet op de behandeling
en wethouders;
in de Dialoogvergadering
Samenleving;
Besluit: Vast te stellen de volgende verordeningen en nota ’s: Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023 Nota waarderen en afschrijven Eijsden-Margraten 2023; Nota reserves en voorzieningen Eijsden-Margraten 2023; Nota treasurybeleid Eijsden-Margraten 2023; Controleverordening Eijsden-Margraten 2023; Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid
Aldus besloten
in de openbare
vergadering
Eijsden-Margraten
2023;
van 14 februari 2023.
4
Financiële verordening
Eijsden-Margraten
2023
Besluit van de raad van de gemeente Eijsden-Margraten 2023 de raad van de gemeente gelezen
het voorstel van het college van burgemeester
verordening
en wethouders
van 17 januari 2023;
lid, van de Gemeentewet;
het advies van de dialoog vergadering
besluit vast te stellen
tot vaststelling van de financiële
Eijsden-Margraten;
gelet op artikel 212, eerste gezien
Eijsden-Margraten
de volgende
van 6 februari 2023;
verordening:
Financiële verordening Eijsden-Margraten 2023
Hoofdstuk1. Algemene
bepalingen
Artikel 1 Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: Budget: de lasten / baten van de kostenplaats / kostensoort per beleidsveld / taakveld, autonome ontwikkelingen: ontwikkelingen die op onze gemeente afkomen waarbij wij zelf geen invloed op kunnen uitoefenen. bijstelling bestaand beleid: heeft betrekking bijgestelde prognoses op basis van gerealiseerde cq. nog te verwachten kosten/opbrengsten rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Hoofdstuk2. Begroting en verantwoording Artikel 2 Programma-indeling 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast. 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast. 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevatten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 4. Het college/raad kan voorstellen programma ’s of kadernota ’s tussentijds bij te stellen.
Artikel 3 Inrichting begroting, paragrafen en jaarstukken 1. De begroting en jaarstukken richten we in conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De begroting is opgebouwd uit paragrafen en programma ’s. 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen een overzicht weergegeven van de begrote bedragen en de hieraan gerelateerde werkelijke uitgaven. 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd. 4. In de begroting zijn verschillen in de raming groter dan € 100.000 per programma ten opzichte van de vorige (gewijzigde) raming inhoudelijk toegelicht.
Financiële verordening
2023 Eijsden-Margraten
Pagina 2
Artikel 4 Kaders begroting 1. Het college biedt jaarlijks voor het zomerreces een kadernota aan de raad aan over de hoofdlijnen van het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. 2. Lid 1 is niet van toepassing in een verkiezingsjaar. 3. De kadernota of het “bestuursakkoord ” worden in de programma ’s verwerkt onder “Wat willen we bereiken ” 4. In deze notitie kadernota worden de bevindingen van de bestuursrapportages en jaarrekening meegenomen. 5. In de begroting wordt een post onvoorzien van € 25.000 opgenomen. Artikel 5 Autorisatie begroting 1. Het college biedt voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar de begroting ter vaststelling aan de raad aan. 2. De raad autoriseert uiterlijk 15 november voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar de baten en de lasten per programma door middel van het vaststellen van de begroting. Artikel 6 Bestuursrapportages 1. Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar. 2. Het college biedt de bestuursrapportages aan de raad aan op de volgende tijdstippen: a. de eerste rapportage voor het zomerreces van de raad van het lopende begrotingsjaar; b. de tweede rapportage vóór31 december van het lopende begrotingsjaar. 3.
De eerste bestuursrapportage bevat zowel een uiteenzetting over het gevoerde beleid zoals opgenomen in de begroting, als een bijstelling van de begrote bedragen. 4. Bij de eerste bestuursrapportage wordt beleidsmatig alleen over afwijkingen gerapporteerd. Dus als “wat gaan we ervoor doen? ” in het voorgenomen jaar wordt gerealiseerd (indicator groen of oranje) wordt deze niet opgenomen in de bestuursrapportage. 5. De tweede bestuursrapportage bevat enkel een financiële bijstelling van de begrote bedragen. 6. De financiële bijstellingen kennen de volgende indeling: a. Autonome ontwikkelingen: b. Bijstellingen bestaand beleid c. College besluiten: Indien financiële bijstellingen niet vallen onder a of b dient middels een collegevoorstel de financiële bijstelling te worde gevraagd. 7. Ten aanzien van financiële bijstellingen in de exploitatie gelden de volgende voorwaarden: a. Financiële bijstellingen worden slechts doorgevoerd vanaf € 10.000 8. Indien gedurende het jaar blijkt dat een aantal begrote activiteiten niet meer of gedeeltelijk worden gerealiseerd, kan het college via de 2e bestuursrapportage voorstellen de betreffende budgetten over te hevelen naar het volgende jaar. Hiervoor gelden de volgende limitatieve voorwaarden: a. Het gaat om budgetten waarvoor bindende afspraken zijn gemaakt middels contracten / overeenkomsten, waaruit financiële gevolgen voortkomen, en; b.
het betreft incidentele posten, en; c. het budget mag niet eerder zijn overgeheveld. 9. De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de indeling van de begroting. 10. De raad stelt de bestuursrapportages vast.
Artikel 7 Omgaan met budgetten en investerïngskredieten 1. De raad stelt met het vaststellen van de begroting de budgetten 2.
per programma beschikbaar.
Via bestuursrapportages en afzonderlijke begrotingswijzigingen doet het college voorstellen aan de raad voor het wijzigen van de beschikbaar gestelde budgetten en de beschikbaar gestelde investerïngskredieten.
Financiële verordening
2023 Eijsden-Margraten
Pagina 3
3.
Voor niet in de begroting opgenomen incidentele exploitatielasten van maximaal € 50.000 en structurele exploitatielasten van maximaal € 10.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan;
4.
Voor niet in de begroting opgenomen investeringskredieten van maximaal € 100.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan;
5.
Voor investeringskredieten groter dan € 100.000, incidentele exploitatielasten groter dan € 50.000 en structurele exploitatieasten groter dan € 10.000 waarvoor de raad bij de begroting nog geen budget beschikbaar heeft gesteld, legt het college de voorstellen aan de raad voor voordat verplichtingen worden aangegaan.
6.
Zelfstandig door het college aangegane verplichtingen zoals bedoeld achteraf via de bestuursrapportages door de raad vastgesteld.
onder lid 4 en 5 worden
Artikel 8 Jaarstukken 1. Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de raad door middel van de jaarstukken (overzicht van baten en lasten). 2. In de jaarstukken geven we van de investeringen, de investeringskredieten en de actuele uitputting weer. 3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven. 4. De raad stelt de jaarstukken voor 15 juli vast en verleent décharge aan het college.
Artikel 9 Financiële afwijkingen baten en lasten bij jaarrekening 1. Afwijkingen die groter zijn dan 10% met een minimum van € 10.000 per budget worden jaarrekening bij de programma ’s toegelicht. 2. Afwijkingen die groter zijn dan € 100.000 lichten we altijd toe. 3. Met de in lid 1 bedoelde afwijkingen bedoelen we: a. afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde)begroting. 4. De raad geeft middels vaststelling van de jaarrekening toestemming voor de genoemde afwijkingen.
in de
Artikel 10 Informatieplicht 1. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. investeringen die naar het oordeel van het college politiekgevoelig zijn; b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000; c. de in b genoemde informatieplicht is niet van toepassing bij aanvragen van woningbouwcorporaties om als achtervang te fungeren. Uitdrukkelijke voorwaarden hierbij zijn: i. de financiering is direct te relateren aan nieuwe projecten / investeringen binnen onze gemeente. In het geval van herfinanciering hoeven het geen nieuwe projecten te zijn. én ii. de financiering wordt in samenwerking met het Waarborgfonds Sociale Woningbouwafgesloten.
Financiële verordening
2023 Eijsden-Margraten
Pagina 4
iii.
verzoeken tot herfinanciering van leningen waarvoor de gemeente eerder reeds achtervang heeft verleend komen voor achtervang in aanmerking mits de looptijd van de leningen in totaliteit niet langer is dan 40 jaar gerekend vanaf het begin van de exploitatie van de projecten.
Artikel 11 EMU-saldo Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, (Wet houdbare overheidsfinanciën), hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is en welke aanpassing dit moet zijn.
Hoofdstuk3 Rechtmatigheidsverantwoording Artikel 12 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1. Het college verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. 2. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 2% van de totale geraamde lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves) opgenomen; 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden bij overschrijding van de verantwoordingsgrens, geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht. Artikel 13 Voorwaardencriterium 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 2. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan.
Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 14 Begrotingscriterium 1. 2. 3.
die zijn
in de jaarrekening
Overschrijdingen van 2% per programma met een minimum van € 50.000 lichten we toe Overschrijdingen die groter zijn dan € 100.000 per programma lichten we altijd toe. Overschrijdingen van de begroting die een van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel: a. Begrotingsoverschrijdingen, die kleiner zijn dan € 50.000 b. Begrotingsoverschrijdingen, als gevolg van autonome ontwikkelingen c. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van verplichte uitgaven d. Begrotingsoverschrijdingen als gevolg van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen, of zware ongevallen of vrees daartoe) e. Begrotingsoverschrijdingen waarbij de hoger kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat.
Hoofdstuk4. Financieel
beleid
Artikel 15 Waardering en afschrijving vaste activa 1. Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien afschrijven in overeenstemming met het BBV. Financiële verordening
2023 Eijsden-Margraten
van activeren,
waarderen
en
Pagina 5
2.
3.
De nota behandelt: a. de definitie van een investering b. wijze van waardering c. wijze van afschrijving en afschrijvingstermijnen De raad stelt deze nota vast.
Artikel 16 Reserves en voorzieningen 1. Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van reserves 2. De nota behandelt: a. de vorming, besteding en hoogte van reserves en voorzieningen. 3. De raad stelt deze nota vast.
en voorzieningen.
Artikel 17 Financieringsfunctie 1. De raad stelt de nota treasurybeleid vast. In deze nota nemen we regels op voor de uitvoering de financieringsfunctie. 2. De raad mandateert in de nota treasurybeleid uitvoeringsregels aan het college. Het college neemt deze regels op in de uitvoeringsregeling Treasury Eijsden-Margraten.
van
Artikel 18 Voorziening voor oninbare vorderingen Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid getroffen op basis van een statische beoordeling op oninbaarheid van de individuele openstaande vorderingen. Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor heffingen en rechten. In dit voorstel wordt verwezen naar de grondslagen waarop de bepaling van de hoogte van de tarieven zijn gebaseerd. Artikel 20 Kostprijsberekening 1. Bij de kostprijsberekeningen houden we rekening met de geldende wet- en regelgeving. 2. Bij de rekening van het uurtarief en de overheadkosten gaan we uit van het aantal uren maal het tarief. 3. De in lid 2 genoemde tarieven nemen we over uit de meest recente “Handleiding Overheidstarieven ” die het ministerie van Financiën jaarlijks vaststelt. Daarbij gaan we uit van de tarieven inclusief overhead en exclusief winstopslag. 4. Het aantal uren bepalen we aan de hand van het historischgemiddeld aantal uren en de nieuwe ontwikkelingen. Jaarlijks bekijken we of een herziening van deze uren noodzakelijk is.
Artikel 21 Prijzen economische activiteiten Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Hoofdstuk4. Financiële organisatie, financieel
beheer
en
en control
Artikel 22Administratie Onder administratie verstaan we: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Het college draagt zorg voor de opzet en werking van de administratie. Artikel 23 Financiële organisatie Het college zorgt voor: 1. Een adequate scheiding van taken, functies, Financiële verordening
2023 Eijsden-Margraten
bevoegdheden
en verantwoordelijkheden; Pagina 6
2. 3. 4. 5.
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. Het college stelt interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. Het college stelt een interne visie vast voor de resultaatgerichte en beheersbare organisatie: het control raamwerk; Het college legt de regelgeving voor de financiële organisatie vast in: a. De nota inkoop en aanbesteding; b. De budgethoudersregeling; c. De mandaatregeling.
Artikel 24 Interne controle Ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten zorgt het college voor de jaarlijkse interne controle. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beelden de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Hiervoor stellen we een intern controleplan op.
Hoofdstuk5. Slotbepalingen Artikel 25 Intrekken oude verordening en overgangsrecht De Financiële verordening Eijsden-Margraten 2017, wordt ingetrokken per 1 januari verordening blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag 2022. Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Eijsden-Margraten
Financiële
verordening
2023 Eijsden-Margraten
2023. Deze
2023.
Pagina 7
Nota waarderen en afschrijven Eijsden-Margraten 2023
1.
Inleiding
Op grond van de financiële verordening gemeente Eijsden-Margraten ex. artikel 212 van de Gemeentewet moet de raad bij verordening de uitgangspunten van het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie vaststellen. De Raad stelt hiertoe de financiële verordening vast. De nieuwe financiële verordening gemeente Eijsden-Margraten 2023 zal in de raadsvergadering van 14 februari worden vastgesteld. In artikel 15 van deze verordening staat: “Het college stelt een nota op met nadere regels ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven in overeenstemming met het BBV” en “De raad stelt deze nota vast”. De nota waarderen en afschrijvingen is primair bedoeld als instrument voor de kaderstellende rol van de Raad. De nota vormt daarmee het formele kader voor de investeringen, afschrijvingen en kapitaallasten. De huidige nota waarderen en afschrijvingen dateert uit 2017 en is aan herziening toe. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is op onderdelen aangepast. Tevens heeft de commissie BBV notities uitgebracht die dwingende richtlijnen bevatten.
1.2 Doelstelling De doelstelling van deze voor: •
waardering
•
investeringen
nota is het formuleren
van kaders, beleid
en vastlegging
van uniforme
regels
van activa
• kapitaallasten (afschrijvingen + rente) De uitgangspunten van deze nota worden onder
andere
zichtbaar in de jaarrekening
en
de begroting.
1.3 Wettelijk kader De nota Waarderen en Afschrijvingen is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de raad. Deze nota sluit aan bij de Gemeentewet (artikel 212), bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de door de commissie BBV opgestelde notities. Per hoofdstuk noemen ruimte biedt aan eigen
we de relevante wetsartikelen en lichten we deze toe. Daar waar het BBV beleid door de gemeente, geven we in deze nota aan hoe we dit invullen.
1.4 Leeswijzer In deze nota worden uitgangspunten weergegeven in omkaderde tekstvakken. In de voorafgaande teksten wordt een onderbouwing gegeven van het betreffende uitgangspunt. Een overzicht van de uitgangspunten hebben we opgenomen in hoofdstuk 5. 2.1 Algemeen De Commissie BBV beveelt aan om in de financiële op te nemen dat voor het activeren van investeringen criteria moet worden •
een
verordening, of in een nadere uitwerking daarvan, aan ten minste één van de hierna opgenomen
voldaan:
minimumbedrag;
• een minimale gebruiksduur Om praktische redenen (veel werk i.r.t. bedrag/gebruiksduur) activeren
achten we in de volgende
gevallen
niet wenselijk:
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 2
• • Deze
ingeval
van investeringen
met een
gebruiksduur
van drie jaar of minder;
en/of
bij investeringen met een verkrijgings-of vervaardigingsprijs van <€ 10.000 kosten brengen we in de periode van aankoop ten laste van de exploitatie.
Uitgangspunt 1: Investeringen met een gebruiksduur van drie jaar of minder en/of en verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 10.000 of minder, activeren we niet maar brengen we ten laste van de exploitatie.
Of we een actief als vast of vlottend moeten aanmerken, wordt bepaald door de bestuurlijke intentie die bestaat ten aanzien van het desbetreffende actief. Als de intentie is om het actief duurzaam te exploiteren c.q. te gebruiken, dan is het een vast actief. Dit uitgangspunt ligt vast in artikel 31 BBV. Grondexploitaties maken deel uit van de voorraden en behoren niet tot de vaste activa. Investeringen onderscheiden
verantwoorden we op de balans onder de post vaste activa. Onder deze we conform het BBV (artikel 33) de volgende vaste activa:
•
immateriële vaste activa;
•
materiële vaste activa;
• financiële vaste activa. We lichten dit toe in de paragrafen
post
2.2 t/m 2.4.
2.2 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn net als de materiële vaste activa niet financieel van aard. In tegenstelling tot materiële vaste activa zijn ze echter niet stoffelijk (niet tastbaar). Het BBV staat slechts in zeer beperkte mate de activering van immateriële investeringen toe. Bovendien is de activering van immateriële investeringen niet verplicht. Artikel 34 van het BBV geeft aan dat we uitsluitend als immateriële vaste activa mogen opnemen: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. c. bijdragen aan activa in eigendom van derden In artikel 63 lid 1 BBV staat dat we alle activa, dus ook de immateriële vaste activa, moeten waarderen op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Eventuele van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen mogen we in mindering brengen op het geactiveerde bedrag (artikel 62 lid 2 BBV). Hierbij moeten we de verkregen bijdrage als baat verantwoorden.
a) Kosten verbonden
aan het sluiten
van geldleningen
(Dis)agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een hogere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd.
en het saldo van agio en disagio lening
wordt aangegaan
en
het lagere
of
In artikel 63, lid 7 van de BBV is bepaald dat we passiva - waaronder dus schulden- moeten waarderen tegen de nominale waarde. Dat betekent dat we aangegane geldleningen voor het totaalbedrag van de aangegane schuld moeten opnemen op de balans. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kunnen we al dan niet activeren.
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 3
Voor de kosten van het afsluiten looptijd van de betrokken lening korter wel.
van geldleningen geldt dat we deze mogen afschrijven gedurende de (artikel 64 lid 4 BBV). Afschrijven over een langere periode mag niet,
Op basis van het huidige beleid activeren we de kosten van geldleningen en een eventueel optredend (dis)agio. In de toelichting van het BBV wordt overigens aanbevolen de kosten van het sluiten van leningen en het saldo van agio en disagio, zeker indien deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren en af te schrijven. Voorgesteld wordt om kosten van geldleningen en kosten van (dis)agio > € 10.000 te activeren. Uitgangspunt 2: De kosten die zijn verbonden activeren worden geactiveerd
aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio wanneer de kosten > € 10.000.
b) De kosten van onderzoek
en ontwikkeling
Ingevolge artikel 60 van de BBV kunnen we de kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief activeren indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren; en d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen we activeren indien aan alle voorwaarden is voldaan. Voorbereidingskosten van investeringen immateriële vaste activa kennen een maximale afschrijvingsduur van vijfjaar (artikel 64lid 5 BBV). Uitgangspunt 3: De kosten van onderzoek maximaal 5 jaar af.
en ontwikkeling
van immateriële vaste activa activeren
en schrijven we in
2.3 Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn altijd stoffelijk van aard. Een uitzondering op deze regel is software, die op basis van de notitie Software van de commissie BBV ook als materiële vaste activa wordt gerubriceerd. Met betrekking tot hardware en software kiezen we er voor om deze zo veel mogelijk in leaseconstructies op te nemen in plaats van zelf deze aan te schaffen en te activeren. Het BBV onderscheidt in artikel 35 lid 1 drie categorieën materiële vaste activa: 1. investeringen met een economisch nut; 2. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een worden geheven; 3. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
heffing kan
De commissie BBV heeft in de notitie “verkrijging/vervaardiging van kapitaaluitspraken ” stellige uitspraken gedaan over onderhoudsuitgaves vs investeringsuitgaves. In paragraaf 2.3.4 gaan we hier Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 4
nader op in. 2.3.1 Investeringen met een economisch nut In artikel 59 lid 1 t/m 2 van het BBV is opgenomen: 1. Alle investeringen worden geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen geactiveerd.
met een
cultuur-historische
waarde niet
Artikel 62 lid 1 BBV bepaalt dat we alle investeringen moeten activeren volgens de zogenaamde brutomethode. Dit betekent dat we deze investeringen activeren voor het bedrag van de investering. (Bestemmings)reserves mogen we niet op de investeringswaarde in mindering brengen. Indien voor de dekking van kapitaallasten van een investering een reserve is opgebouwd, kan deze reserve gebruikt worden om de jaarlijkse kapitaallasten af te dekken. Dit soort reserves noemen we bruteringsreserves. De Commissie BBV geeft in haar notitie “verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen ” de aanbeveling om deze bruteringsreserves in overeenstemming met de afschrijvingsparameters van de bijbehorende investering via de resultaatbestemming periodiek laten vallen als dekking van de kapitaallasten. Uitgangspunt 4: Bruteringsreserves investering.
vallen vrij in overeenstemming
met de afschrijvingstermijn
vrij te
van de desbetreffende
Ingevolge het 2e lid van artikel 62 BBV moeten bijdragen van derden met een directe relatie met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. Het betreft hier bijvoorbeeld rijks-en provinciale bijdragen, bijdragen van personen etc. Uitgangspunt 5: Bij investeringen
brengen
we de bijdragen
van derden
in mindering
op de investering.
In gevolge lid 3 van artikel 62 BBV moeten voorzieningen in mindering gebracht worden op investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; Uitgangspunt 6: Voorzieningen worden in mindering gebracht op investeringen bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.
met een
economisch nut,
waarvoor ter
2.3.2 Onderhoudsuitgave versus investeringsuitgave De Commissie BBV heeft in de notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen een stellige uitspraak opgenomen over dit onderwerp. Een stellige uitspraak is een uitspraak van de commissie BBV die we moeten volgen. Uitspraak: “De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd ”. Bij de beantwoording van de vraag of we bepaalde kosten wel of moeten activeren, is het van belang om duidelijkheid te scheppen over wat onder onderhoud wordt verstaan. Hiervoor is de volgende Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 5
indeling
gemaakt;
•
Klein onderhoud ; hierbij is sprake van periodieke kosten, die nodig zijn om het object in goede staat te houden. Kosten van klein onderhoud keren in principe jaarlijks terug en brengen we om die reden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie.
•
Groot onderhoud ; Dit betreft veelal maatregelen van ingrijpende aard die op een groot deel van het object worden uitgevoerd en na een langere gebruiksperiode worden verricht. Een voorbeeld hiervan is het (buiten) schilderwerk van een gebouw. De kosten van groot onderhoud kunnen op twee manieren worden gedekt: o 1. kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen; o 2. kosten in het jaar van uitvoering ten laste brengen van een vooraf gevormde voorziening brengen.
Levensduur verlengende investeringen zijn investeringen ten behoeve van een bestaand actief die expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief. Uitsluitend in die gevallen mag geactiveerd worden. Voorbeelden zijn: het renoveren van een gebouw, levensduur verlengend onderhoud aan wegen. Het gaat hier dus niet om (groot) onderhoud. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden. 2.4 Financiële vaste activa In artikel 36 van het BBV staat dat we in de balans onder de financiële vaste activa afzonderlijk moeten opnemen: a. kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen; 2. gemeenschappelijke regelingen; 3. overige verbonden partijen; b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; We waarderen aandelen (onderdeel van kapitaalverstrekkingen) conform artikel 63 lid 1 van het BBV tegen verkrijgingsprijs.
Verstrekte leningen en vorderingen waarderen we tegen nominale waarde. Dit betekent dat we het totaalbedrag van een verstrekte lening opnemen zonder bijkomende kosten (zoals bijvoorbeeld een vergoeding voor afsluitkosten). Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid verrekenen we met de boekwaarde van leningen en vorderingen (artikel 63 lid 8). Bijdragen aan activa in eigendom Deze kunnen worden geactiveerd voldaan; • er is sprake van een •
de investering
Nota waarderen
investering
van derden indien aan de volgende door een
bijdraagt aan de publieke
voorwaarden
van het BBV (artikel 61) is
derde; taak;
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 6
•
de derde
•
de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien kan doen gelden op de activa die samenhangen
zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk
investeren,
op een
de derde in gebreke met de investering.
wijze zoals overeengekomen blijft of de gemeente
en;
anders
recht
Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan, kunnen we de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de gemeente. Echter, zolang de derde voldoet aan alle voorwaarden kunnen we geen rechten op het actief doen gelden. Het voordeel van activeren is dat we de lasten over meerdere jaren kunnen spreiden en dat we deze items in beeld houden. Omdat er vanuit het BBV geen verplichting is tot activering hebben we hier de vrijheid te kiezen voor een bestendige vorm van extra afschrijving op deze activa. Jaarlijks bekijken we of er extra afschrijvingen mogelijk zijn. Uitgangspunt 7: Bijdragen aan activa in eigendom van derden activeren we indien is voldaan aan de voorwaarden artikel 61 van het BBV. Jaarlijks bekijken we of er extra afschrijvingen mogelijk zijn.
van
3 Kapitaallasten In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen (kunnen) worden geactiveerd en welke niet. In dit hoofdstuk komen de jaarlijks terugkerende lasten van de investeringen die geactiveerd zijn aan bod. Dit zijn de zgn. kapitaallasten. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente.
3.1 Afschrijven Afschrijving is het in de administratie tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van een goed dat als een investering is geactiveerd. De afschrijving komt ten laste van de jaarlijkse exploitatie; op deze manier wordt ook het meerjarig nut van de investering zichtbaar gemaakt. Het BBV schrijft het stelsel van baten en lasten voor. Dit houdt in dat baten en lasten worden opgenomen in het jaar waaraan ze kunnen worden toegerekend, ook al hebben ze in datjaar niet tot daadwerkelijke uitgaven of ontvangsten geleid. Op deze manier vindt een matching plaats van de lasten versus de baten die hier tegenover staan. Afschrijvingen vormen een onderdeel van de lasten waar geen uitgaven tegenover staan. Bij het bepalen van afschrijvingen zijn een aantal aspecten 1. de afschrijvingsbasis; 2. de methode van afschrijven 3. de afschrijvingsduur; 4. het moment waarop met afschrijven wordt begonnen In de volgende
paragrafen
gaan we in op deze
van belang,
te weten:
aspecten.
3.1.1 Afschrijvingsbasis In artikel 63 lid 1 van de BBV is bepaald dat we de verkrijgings- of vervaardigingsprijs als waarderingsgrondslag voor activa moeten toepassen. Deze verkrijgings- of vervaardigingsprijs vormt daarmee ook de belangrijkste basis voor het afschrijven op vaste activa De verkrijgingsprijs van de materiële vaste activa omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 7
Restwaarde Het is denkbaar dat er na afschrijving van het actief een restwaarde resteert. In veel gevallen is deze restwaarde vooraf niet of moeilijk in te schatten. We mogen niet anticiperen op prijsstijgingen of mogelijke wijziging van de gebruiksbestemming van het actief. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe verdient het dan ook aanbeveling er vanuit te gaan dat er geen restwaarden resteren. We stellen derhalve de restwaarde van de vaste activa in principe op nihil. Echter, de budgethouder kan aangeven dat we toch een restwaarde moeten hanteren voor een actief. Dit komt o.a. regelmatig voor bij de voertuigen. Op basis van ervaring en het repeterende karakter van het aanschaffen en inruilen van voertuigen kan hier een goede inschatting worden gemaakt. In de notitie Verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen beveelt de Commissie BBV aan om beleid te formuleren over de handelswijze betreffende de restwaarden. Boekwinsten ofverliezen (verschillen tussen verkoopopbrengst en boekwaarde bij verkoop) mogen we niet verwerken in de te activeren investeringskosten. Deze behoren ten gunste c.q. ten laste van het resultaat te komen als incidentele bate of last en te worden verwerkt ten gunste of ten laste van de betreffende programma's. Daarnaast moeten we deze opnemen in het overzicht van incidentele baten en lasten (artikel 28 lid c BBV).
Uitgangspunt 8: De geactiveerde vaste activa schrijven we in principe af tot nihil. We hanteren bij een actief, daar waar een budgethouder een reële inschatting kan geven.
alleen
een
restwaarde
BTW Hoewel niet concreet in het BBV benoemd onder de bepalingen omtrent de te hanteren waarderingsgrondslag, mogen we de BTW op activa niet activeren indien deze compensabel verrekenbaar is. Dit is overeenkomstig bestuurlijke afspraken tussen het Rijk en de VNG.
Uitgangspunt 9: Compensabele of verrekenbare
BTW activeren
we niet.
Kostprijsverhogende
BTW activeren
of
we wel.
Erfpacht Artikel 63 lid 4 bevat bepalingen voor in erfpacht uitgegeven gronden. Voor dergelijke gronden geldt om praktische redenen (het bepalen van de vervaardigingsprijs per kavel is erg bewerkelijk) de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Is echter sprake van gronden in eeuwigdurende erfpacht dan dient waardering plaats te vinden tegen registratiewaarde. Dit omdat het economische eigendom niet meer bij de erfverpachter berust. Uitgangspunt 10: Voor in erfpacht uitgegeven gronden hanteren we de uitgifteprijs van de eerste verkrijgingsprijs. Uitzondering: bij gronden in eeuwigdurende erfpacht hanteren registratiewaarde.
uitgifte als we de
Integraal activeren en componentenbenaderinq Wanneer een actief wordt aangeschaft c.q. wordt gebouwd en in gebruik wordt genomen, activeren we voor het bedrag ter grootte van de aanschaf- of bouwkosten. Het gehele actief schrijven we in principe af op basis van één integrale afschrijvingsduur. Een andere methode die wij sporadisch gebruiken, is het activeren volgens de componentenbenadering. Deze methode houdt in dat de verschillende delen waaruit een actief is samengesteld Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 8
afzonderlijk worden gewaardeerd. De afschrijving vindt plaats op basis van de verwachte gebruiksduur van die afzonderlijke delen. Per deel kan de technische of economische gebruiksduur immers verschillen. Bij toepassing van deze benadering worden noodzakelijke vervangingen opnieuw geactiveerd.
Uitgangspunt 11: We passen de componentenmethode alleen toe bij investeringen als er wezenlijke afschrijvingstermijnen én het een substantieel deel van de investeringen betreft.
verschillen
zijn in
3.1.2 Methoden van afschrijving Het BBV schrijft niet voor welke afschrijvingsmethodiek we moeten hanteren. De methode regelt hoe de afschrijvingslasten over de levensduur verdeeld worden. Bij de gemeentelijke overheid worden hoofdzakelijk twee afschrijvingsmethodes gehanteerd, te weten lineair en annuïtair. Lineaire methode Lineair afschrijven is afschrijven op basis van een vast percentage van de aanschafwaarde. De afschrijving blijft gedurende de afschrijvingstermijn constant. Het rentedeel daalt gedurende de looptijd, aangezien we de rente berekenen over de actuele boekwaarde. De jaarlijkse kapitaallasten dalen derhalve in de loop van de gebruiksperiode.
Annuïtaire methode Bij afschrijven op basis van annuïteit blijven de jaarlijkse kapitaallasten constant. Omdat de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, nemen de rentekosten per jaar af en de afschrijvingskosten per jaar toe. In principe kiezen we voor de lineaire methode. Doordat de totale kapitaallasten dalen in de loop van de gebruiksperiode ontstaat er ruimte voor in de tijd oplopende kosten, zoals onderhoudslasten. Lineair afschrijven is over de totale looptijd van de afschrijvingsperiode goedkoper dan de annuïtaire methode. Bij investeringen die doorberekend worden in huurprijzen hanteren we de annuïtaire methode. Uitgangspunt 12: In principe hanteren huurprijzen hanteren
we de lineaire afschrijvingsmethode. we de annuïtaire methode.
Bij investeringen
die doorberekend
worden
in
Stelselwijziging methode van afschrijvingen In artikel 212 van de Gemeentewet staat beschreven dat de gemeenteraad vaststelt. Via de financiële verordening ex. artikel 212 van de Gemeentewet tot stelselwijziging en/of schattingswijzigingen bij de raad.
de waarderingsgrondslagen ligt dus ook de bevoegdheid
Het BBV onderscheid
is als volgt:
tussen
een
stelselwijziging
en een
schattingswijziging
•
Een stelselwijziging betreft een wijziging van de vrij te kiezen waarderings- (activerings)grondslag. Bijvoorbeeld van niet activeren naar wel activeren met een afschrijving gebaseerd op basis van de verwachte toekomstige gebruiksduur;
•
Een schattingswijziging (door nieuwe inzichten) betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. (rest)gebruikswaarde. Bijvoorbeeld een andere afschrijvingsmethode.
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 9
De commissie BBV is van mening dat er voor een stelsel- en/of schattingswijziging geen terugwerkende kracht kan gelden. Immers, de balanspositie onder het BBV kunnen we typeren als een balans van (rest)boekwaarden welke we nog met de burgers verrekend moeten worden. Daarnaast streeft de commissie ook naar administratieve eenvoud. Met andere woorden: er hoeft geen herberekening met daarbij behorende inhaal/terugboek afschrijvingen plaats te vinden. De (rest)boekwaarden worden via de nieuwe inzichten afgeschreven. In het BBV is artikel 64 lid 2 gewijd aan de wijziging van de afschrijvingsmethode. Hierin staat dat slechts om gegronde redenen de afschrijvingswijze mag gewijzigd worden. De reden en de financiële consequenties van de verandering moeten we opnemen in de toelichting op de balans. Ook moeten we inzicht geven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar. 3.1.3 Afschrijvingsduur Binnen de wettelijke kaders hebben keuze.
De belangrijkste
we ten aanzien
van de te hanteren
afschrijvingsduur
een
vrije
kaders zijn:
•
Artikel 64 lid 1 van het BBV geeft aan dat afschrijvingen resultaat van het boekjaar;
dienen
•
De afschrijvingstermijn van een actief met een toekomstige gebruiksduur, (artikel 64 lid 3).
gebruiksduur
beperkte
te geschieden
onafhankelijk
is afgestemd
van het
op de verwachte
In bijlage 1 is een overzicht opgenomen waarin we per activasoort de levensduur weergeven waarover we in principe afschrijven. De levensduur is gebaseerd op zowel eigen ervaringscijfers als die van andere gemeenten. De opsomming is niet uitputtend. Ook blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld bij een sterk afwijkende werkelijke levensduur, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen. Voor activa die niet in de tabel is opgenomen stelt het College van burgemeester en wethouders de afschrijvingstermijn vast.
Grond Uitsluitend op slijtende vaste activa dient te worden afgeschreven (artikel 64 lid 3 BBV). Grond slijt niet, dus daarop behoort niet systematisch te worden afgeschreven. Een afwaardering op grond wegens een duurzame waardevermindering als bedoeld in artikel 65 lid 1 van het BBV behoort uiteraard wel tot de mogelijkheden, bijvoorbeeld bij een gebleken bodemvervuiling. Bij investeringen met een economisch nut wordt de grondprijs, voor zover deze is begrepen in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, afgesplitst en afzonderlijk geactiveerd. Uitgangspunt We hanteren
13: de afschrijvingstermijnen
zoals opgenomen
in bijlage 1.
Uitgangspunt 14: In incidentele gevallen is afwijking van de afschrijvingstermijnen deze notitie mogelijk, mits gemotiveerd. Uitgangspunt 15: Het College stelt de te hanteren opgenomen.
Nota waarderen
afschrijvingstermijn
zoals beschreven
in bijlage 1 van
vast voor activa die niet in bijlage 1 is
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 10
Uitgangspunt 16: Bij investeringen met een economisch nut splitsen we de grondprijs, voor zover deze de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, af en activeren we deze afzonderlijk.
is begrepen
in
3.1.4 Aanvang van het moment van afschrijving In de notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen beveelt de Commissie BBV aan om beleid te formuleren op welk moment wordt gestart met het afschrijven van een nieuwe investering. De keuzemogelijkheden zijn: •
In het jaar waarin de investering ingebruikname.
gereed
komt of wordt verworven
•
Medio het begrotingsjaar waarin de investering
•
In het begrotingsjaar
gereed
vanaf het moment van
komt of wordt verworven.
dat volgt op het jaar waarin de investering
gereed
komt of wordt verworven.
Al vele jaren is het gebruikelijk om te starten met afschrijven per 1 januari volgend op het jaar van in gebruik name. De afschrijving vindt plaats op basis van de waarde van de op dat moment (1 januari) gedane werkelijke uitgaven/investeringen. We zien geen reden om hiervan af te wijken. Uitgangspunt 17: De afschrijvingen starten
per 1 januari
volgende
op het jaar van in gebruik
name.
3.2 Rente Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven rekenen we rente toe. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen geeft de wet een tweetal mogelijkheden, te weten; 1. een vooraf bepaald vast percentage 2. een omslagpercentage We hanteren voor de specifieke investeringen (investeringen in riool, afval en grondexploitaties) een vast percentage en voor de overige investeringen het omslagpercentage. Het omslagpercentage wordt jaarlijkse bij het opstellen van de begroting opnieuw berekend. De rentetoerekening vindt plaats op basis van de waarde van de op 1 januari van een jaar gedane werkelijke uitgaven / investeringen. Het eerste jaar wordt bij nieuwe investeringen uitgegaan van een halfjaar rentetoerekening. Uitgangspunt 18: Voor de rentetoerekening
Uitgangspunt 19: De rentetoerekening uitgegaan van een 4 Procedure
hanteren
we het omslagpercentage.
vindt plaats op basis van de boekwaarde halfjaar rente.
op 1 januari.
Het eerste
jaar wordt
investeringskrediet
Openen investerinqskrediet In de investeringsplanning is per investering aangegeven in welk jaar de uitvoering van de investering gepland staat. De raad autoriseert bij vaststelling van de programmabegroting de investeringen per programma. Investeringen die niet in de programmabegroting zijn opgenomen dienen via een
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 11
investeringsvoorstel door de raad te worden geautoriseerd, (zie hiervoor de richtlijnen zoals opgenomen de financiële verordening) Zodra besluitvorming heeft plaatsgevonden kan worden gestart met uitvoering van de investering.
in
Afsluiten kredieten Kredieten worden afgesloten door middel van een kredietrapportage, voorzien van een nacalculatie, aangeboden aan het college. Indien bij de afsluiting een over- of onderschrijding van het krediet heeft plaatsgevonden, wordt hierover verantwoording afgelegd conform de in de financiële verordening genoemde criteria in artikel 9. Bij een onderschrijding van het krediet vloeit het restant in eerste instantie terug naar de algemene middelen tenzij het krediet gedekt wordt uit een afzonderlijke reserve, dan dient het voordeel hierin terug te vloeien. Bij investeringskredieten volgend uit het meerjareninvesteringsplan (MIP) wegen blijft de onderschrijding van krediet beschikbaar voor het MIP. Uitgangspunt 20: Bij een onderschrijding van het krediet vloeit het restant in eerste instantie terug naar de algemene middelen. Bij investeringskredieten volgend uit het MIP- wegen blijft de onderschrijding van krediet beschikbaar voor het MIP.
5 Overzicht uitgangspunten In de hoofdstukken 2 en 3 hebben we een groot aantal uitgangspunten geformuleerd aanvullend op de wettelijke voorschriften zoals opgenomen in het BBV die we in acht moeten nemen. Deze uitgangspunten dienen als kaders voor het College waarbinnen het activerings- en afschrijvingsbeleid moet worden uitgevoerd. Ten behoeve van de overzichtelijkheid is onderstaand een totaaloverzicht van de uitgangspunten opgenomen. 1.
Investeringen met een gebruiksduur van drie jaar of minder en/of en verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 10.000 of minder, activeren we niet maar brengen we ten laste van de exploitatie. 2. De kosten die zijn verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio activeren we niet. Deze komen eenmalig rechtstreeks ten laste van de exploitatie in het jaar dat we de geldlening afsluiten. 3. De kosten van onderzoek en ontwikkeling van immateriële vaste activa activeren we niet. 4. Bruteringsreserves vallen vrij in overeenstemming met de afschrijvingstermijn van de desbetreffende investering. 5. Bij investeringen brengen we de bijdragen van derden in mindering op de investering. 6. Voorzieningen worden in mindering gebracht op investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. 7. Bijdragen aan activa in eigendom van derden activeren we indien is voldaan aan de voorwaarden van artikel 61 van het BBV. Jaarlijks bekijken we of er extra afschrijvingen mogelijk zijn. 8. De geactiveerde vaste activa schrijven we in principe af tot nihil. We hanteren alleen een restwaarde bij een actief, daar waar een budgethouder een reële inschatting kan geven. 9. Compensabele of verrekenbare BTW activeren we niet. Kostprijsverhogende BTW activeren we wel. 10.
Voor in erfpacht uitgegeven gronden hanteren we de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Uitzondering: bij gronden in eeuwigdurende erfpacht hanteren we de registratiewaarde.
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 12
11. We passen de componentenmethode alleen toe bij investeringen als er wezenlijke verschillen zijn in afschrijvingstermijnen én het een substantieel deel van de investeringen betreft. 12. In principe hanteren we de lineaire afschrijvingsmethode. Bij investeringen die doorberekend worden in huurprijzen hanteren we de annuïtaire methode. 13. We hanteren de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in bijlage 1. 14. In incidentele gevallen is afwijking van de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in bijlage 1 van deze notitie mogelijk, mits gemotiveerd. 15. Het College stelt de te hanteren afschrijvingstermijn vast voor activa die niet in bijlage 1 is opgenomen. 16. Bij investeringen met een economisch nut splitsen we de grondprijs, voor zover deze is begrepen in de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, af en activeren we deze afzonderlijk. 17. De afschrijvingen starten per 1 januari volgende op hetjaar van ingebruikname. 18. Voor de rentetoerekening hanteren we het omslag percentage. 19. De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde op 1 januari. Het eerste jaar wordt uitgegaan van een halfjaar rente. 20. Bij een onderschrijding van het krediet vloeit het restant in eerste instantie terug naar de algemene middelen. Bij investeringskredieten volgend uit het MIR- wegen blijft de onderschrijding van krediet beschikbaar voor het MIP.
6
Slotbepalingen
6.1 Intrekken oude nota en overgangsrecht De nota waarderen en afschrijven gemeente Eijsden-Margraten 2017 wordt ingetrokken 2023. Deze nota blijft van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag 2022.
per 1 januari
6.1 Inwerkingtreding en citeertitel Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023. Deze nota wordt aangehaald als: Nota waarderen en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten.
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Pagina 13
Bijlage 1 Afschrijvingstermijnen Afschr. Grootboekindeling termijn
Activasoort
Nut
Immateriële vaste activa Kosten van onderzoek en ontwikkeling >€ 10.000
5
Kosten van onderzoek ontwikkeling
Financiële vaste activa Bijdragen aan activa, in eigendom
*
Bijdragen derden
4-7
Machines, apparaten nstallaties Gebouwen
en
10-20 Machines, apparaten nstallaties Gebouwen 40
en
van derden
en
aan activa
n.v.t.
n.v.t.
Materiële vaste activa Automatiseringsapparatuur
/ software
CV-installaties
15
Duurzaamheidsmaatregelen Gebouwen:
nieuwbouw
Gebouwen:
renovatie
Gebouwen:
tijdelijke
/ uitbreiding
Economisch nut Economisch nut Economisch nut Economisch nut
25
Gebouwen
Economisch nut
10
Gebouwen
Economisch nut
15
Economisch nut
30
Grond-,weg-, waterbouwkundige werken Gronden en terreinen
25
Gronden
en terreinen
Economisch nut
Grond en terreinen
N.v.t.
Gronden
en terreinen
Economisch nut
Hekwerk
10
Gronden
en terreinen
Economisch nut
10-30 Gronden
en terreinen
Economisch nut
Gemalen
en
/ nood-
IBA’s: mechanisch/elektrisch
Grassportvelden: Gravelbanen:
aanleg
aanleg
Kunstgrasvelden
onderlaag
en toplaag aanleg
5-10
Landbouwgereedschappen
Machines, apparaten installaties Gronden en terreinen
en
LED verlichting
20
Meubilair en stoffering
10-20 Overige materiële vaste activa 25 Vervoermiddelen
Motorvaartuigen
25
10
Veldverlichting
25
Gronden
Vervoermiddelen
10
Vervoermiddelen
Waterbuffer
40
Grond-,weg-, waterbouwkundige Grond-,weg-, waterbouwkundige
Rioleringen:
aanleg
/ reconstructie
10
Technische installaties Veiligheidsvoorzieningen
Wegen:
aanleg
Nota waarderen
50
(brandpreventie)
/ reconstructie
50
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
Economisch nut Economisch nut
Grond-,weg-, waterbouwkundige werken Grond-,weg-, waterbouwkundige werken Machines, apparaten en installaties Gebouwen
Parkeerterreinen
Economisch nut
en terreinen
Economisch nut Economisch nut Economisch nut
Economisch nut
Economisch nut Economisch nut Economisch nut Economisch nut Economisch nut
werken werken
Maatschappelijk nut
Pagina 14
Wegen:
levensduur
verlengend
25
Grond-,weg-, waterbouwkundige
werken
Maatschappelijk nut
* De afschrijving op geactiveerde "Bijdragen aan activa in eigendom van derden ” wordt gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur van het activum waaraan bijgedragen
Nota waarderen
en afschrijven 2023 Eijsden-Margraten
wordt.
Pagina 15
Nota reserves en voorzieningen 2023 Eijsden-Marg raten
1 Inleiding
Het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen van de gemeente Eijsden-Margraten is een verantwoordelijkheid van de raad. In deze nota treft u hiervoor de beslispunten aan. Jaarlijks wordt bij de begroting inzicht geboden in de stand van zaken met betrekking tot alle reserves en voorzieningen, inclusief de beoogde onttrekkingen en stortingen in dat jaar en meerjarenraming en worden de kaders opnieuw beoordeeld. Met het vaststellen van de jaarlijkse begroting wordt ook de daarin opgenomen onttrekkingen en stortingen door de raad vastgesteld en geautoriseerd. 2 Wettelijke
voorschriften
De belangrijkste wettelijke voorschriften voor reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna te noemen Bbv). Hieronder wordt op de belangrijkste regelgeving in relatie tot de reserves en voorzieningen ingegaan. Artikel 42 Bbv 1. Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. 2. Het in het eerste lid bedoelde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel vermogen. Artikel 43 Bbv 1. In de balans worden de reserves a. de algemene reserve; b. de bestemmingsreserves. 2. Een bestemmingsreserve is een gegeven.