Jaarrekening BEL 2022 - Gewaarmerkt

Jaarstukken 2022 BEL Combinatie Jaarverslag en jaarrekening over het boekjaar 2022

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

Mevr. B. de Reijke Voorzitter

Dhr. R. van Eijck (Plaatsvervangend secretaris a.i.)

Vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van de BEL Combinatie op 13 april 2023. Dit is een uitgave van de BEL Combinatie Datum: 13 april 2023 Zuidersingel 5 3755 AZ Eemnes Postbus 71 3755 ZH Eemnes

Tel. 14 035 info@belcombinatie.nl JAARSTUKKEN 2022

2

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

INHOUDSOPGAVE VERWACHT RESULTAAT ZOMERNOTA 2022 ....................................................................................................... 5 DEFINITIEF RESULTAAT 2022............................................................................................................................... 5 RESULTAATBESTEMMING........................................................................................................................................... 6 1. VERANTWOORDING ..................................................................................................................................... 9 ORGANISATIE ONTWIKKELING/HRM .................................................................................................................. 9 FINANCIËN ........................................................................................................................................................ 11 INFORMATIE EN ICT .......................................................................................................................................... 14 BEDRIJFSONDERSTEUNING ............................................................................................................................... 16 OVERIGE DIENSTVERLENING .............................................................................................................................

17 ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN & OVERHEAD ............................................................................................... 19 3.

PARAGRAFEN ......................................................................................................................................... 20 3.1 PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING .................................................................................................................. 20 3.2 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ................................................................. 22 3.3 PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ....................................................................................... 27 3.4 PARAGRAAF FINANCIERING ........................................................................................................................ 28 3.5 PARAGRAAF OPENBAARHEID ...................................................................................................................... 32 3.6 OVERIGE PARAGRAFEN ............................................................................................................................... 32

4.

FINANCIËLE BEGROTING 2022 ................................................................................................................ 34

5.

BIJDRAGE BEL-GEMEENTEN 2022-2024 .................................................................................................. 34

6.

FINANCIEEL RESULTAAT ......................................................................................................................... 34 6.1 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN EN DE TOELICHTING ............................................................................................ 34 6.2 OVERZICHT VAN GEREALISEERDE LASTEN, BATEN EN SALDO PER PROGRAMMA .............................................................. 38 6.3 OVERZICHT VAN GEREALISEERDE BATEN EN LASTEN PER KOSTENCATEGORIE.................................................................. 39 6.4 ANALYSE SALDO 2022 TEN OPZICHTE VAN BEGROTING ............................................................................................ 40 6.5 INCIDENTELE BATEN EN LASTEN ........................................................................................................................... 42 6.6 WET NORMERING TOPINKOMENS (WNT) ............................................................................................................. 44 6.7 ANALYSE BEGROTINGSRECHTMATIGHEID ............................................................................................................... 47

7 BALANS ....................................................................................................................................................... 49 7.1 BALANS PER 31 DECEMBER 2022 ....................................................................................................................... 49 7.2 EMU - SALDO ................................................................................................................................................. 55 7.3 ELEMENTEN DIE BUITEN DE BALANSTELLINGEN VALLEN............................................................................................. 56 8 BIJLAGEN ..................................................................................................................................................... 57 8.1 BIJLAGE 1: INVESTERINGSPROJECTEN ................................................................................................................... 57 9 CONTROLEVERKLARING ............................................................................................................................... 59 10 VASTSTELLINGSBESLUIT ............................................................................................................................. 60

JAARSTUKKEN 2022

3

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

VOORWOORD Voor u liggen de jaarstukken 2022 van de BEL Combinatie. Het jaar 2022 startte in januari met de eerste Corona-versoepelingen, waarna we dachten vrij snel weer gewoon te kunnen werken. Gewoon werd dit jaar niet. Op 17 maart 2022 kwam de eerste groep vluchtelingen uit Oekraïne aan in Eemnes. De opvang werd een opgave voor alle drie de gemeenten die dit gezamenlijk hebben opgepakt. Naast de huisvesting kwam er voor de BEL Combinatie nog veel meer bij kijken. Zoals het uitkeren van leefgeld en het bieden van medische zorg, onderwijs en werk. Inmiddels vangen we in de BEL-dorpen al geruime tijd zo’n 200 Oekraïners op. De huisvestingsopgave voor de korte termijn is inmiddels een opgave voor langere termijn geworden. Desondanks hebben we dit jaar veel bereikt. Er zijn verkiezingen gehouden. Die zijn, dankzij enthousiaste inzet van onze medewerkers soepel verlopen. Daarna werden nieuwe colleges en een nieuw BEL-bestuur geformeerd met nieuwe collegeprogramma's en nieuwe speerpunten. Over de verdere ontwikkeling van de BEL Combinatie werd al langer nagedacht. Een analyse resulteerde in een meerjarenontwikkelnota (MJON). Alle drie de raden omarmden deze nota en daarmee kreeg de BEL Combinatie ook de financiële impuls om te groeien naar een toekomstbestendige stabiele organisatie. De hieruit voortvloeiende organisatie-ontwikkeling heeft de naam VIBE gekregen.

We nemen vele kleine stapjes, die als vliegwiel gaan werken in de ontwikkeling van de hele organisatie. Helaas werd de datum waarop de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging in werking treden weer uitgesteld. In 2022 is hard gewerkt om hiervoor nieuwe werkprocessen op te stellen en software aan te passen. De nieuwe datum is 1 januari 2024. Ook de BEL Combinatie kent inmiddels een flink personeelsverloop. Dit is een ontwikkeling die we in het hele land terugzien, we zitten wel boven het landelijk gemiddelde. Vanuit het team HRM wordt flinke inzet gepleegd om dit terug te dringen.

JAARSTUKKEN 2022

4

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

ALGEMEEN

De verantwoording over 2022 is gebaseerd op de programmabegroting van 2022. Daarin worden vijf onderwerpen opgevoerd waarover in deze jaarrekening verantwoording wordt afgelegd. Deze onderwerpen zijn: bedrijfsvoering, dienstverlening, organisatieontwikkeling/HRM, I&ICT en overige dienstverlening. Onder dit laatste onderwerp gaan we ook in op de omgevingswet en de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne. Inmiddels zijn drie van de vijf onderwerpen afgerond en zijn de nog noodzakelijke ontwikkelingen ingebed in de reguliere organisatie.

VERWACHT RESULTAAT ZOMERNOTA 2022 Het verwachte resultaat in de zomernota, op basis van de beschikbare gegevens tot en met juni 2022, was € 30.500 positief en kenmerkte zich door een aantal overschrijdingen op reguliere budgetten en een overschrijding van het projectbudget voor de uitbesteding op de belastingtaken. Die overschrijdingen vingen we op door een positief saldo op het personeelsbudget (budget salarissen en ziektevervanging versus werkelijke lasten) en een vrijval van een stelpost voor versterking van de BEL.

DEFINITIEF RESULTAAT 2022 Het resultaat voor het boekjaar 2022 is een voordelig saldo van € 42.433. Dat ligt dichtbij de prognose. Er zijn echter wel schommelingen geweest ten opzichte van de zomernota. Aan de kostenkant is het P budget volledig gebruikt door ziekvervanging en aanvullende inhuur. Deze kostenstijgingen konden we opvangen door onderschrijdingen op diverse kostenplaatsen en de inzet van de stelpost inflatie (€ 225.000) die nog beschikbaar was om toe te kennen. Daarnaast zijn er einde jaar twee grote verschuivingen geweest die per saldo bijna neutraal waren. Door nieuwe BBV regels moest onverwacht het saldo van het bovenwettelijk verlof worden opgenomen op de balans als een kortlopende verplichting. Dat was een kostenpost van € 371.044. Daar tegenover stond het

JAARSTUKKEN 2022

5

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

doorbelasten van de overschrijding op het project uit/inbesteden belastingtaken van € 378.000 naar de gemeenten.

Resultaatbestemming Het voordelig saldo van € 42.433 wil de BEL Combinatie toevoegen aan de Algemene reserve. Bestemmingsvoorstel - resultaat 2022 (bedragen in €) Resultaatbestemming: Dotatie aan Algemene reserve Subtotaal resultaatbestemming

42.433 42.433

Totaal resultaat 2022 Bestemmingsvoorstel resultaat 2022

JAARSTUKKEN 2022

42.433

6

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

LEESWIJZER In de jaarstukken legt het bestuur van de BEL Combinatie verantwoording af ten opzichte van de begroting 2022 over de uitvoering van de gemaakte beleidsmatige en financiële afspraken met de BEL-gemeenten. Op hoofdlijnen heeft u in het vorige hoofdstuk over de belangrijkste ontwikkelingen van 2022 kunnen lezen en welk financieel resultaat is behaald over dit jaar. Bij het samenstellen van de jaarstukken 2022 is voor dezelfde opzet gekozen als in 2021. Daarnaast is de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met de gestelde eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Volgens artikel 24 van het BBV bestaan de jaarstukken uit:  het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) en de  de jaarrekening (staat van baten en lasten, de balans en toelichting). Tenzij anders vermeld, zijn alle bedragen in euro’s en afgerond op hele getallen. Door deze afronding kan een optelverschil ontstaan. Duiding ‘resultaat’ in de financiële tabellen: Bedrag +: resultaat is negatief (verlies), méér uitgaven of minder inkomsten dan begroot. Bedrag -: resultaat is positief (winst), minder uitgaven of méér inkomsten dan begroot. Hieronder beschrijven we kort de verschillende onderdelen van de jaarstukken. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en een aantal paragrafen.

De programmaverantwoording gaat in op de realisatie van bepaalde onderwerpen binnen de BEL Combinatie. In de begroting 2022 zijn deze onderwerpen ‘programma’s’ genoemd, dit is feitelijk onjuist. Financieel technisch is er slechts één programma namelijk ‘dienstverlening’. In dit jaarverslag hebben we het daarom over onderwerpen binnen het overkoepelende programma ‘dienstverlening’. De volgende onderwerpen komen in het jaarverslag aan bod:  Organisatieontwikkeling/HRM  Financiën  Informatie en ICT  Bedrijfsondersteuning  Overige Dienstverlening, waaronder ook Oekraïne valt.  Algemene dekkingsmiddelen en overhead. In de paragrafen besteden we aandacht aan een aantal financiële en bedrijfsmatige onderwerpen die door de programma’s heenlopen. De volgende paragrafen zijn van toepassing op de BEL Combinatie:  Bedrijfsvoering  Weerstandsvermogen  Onderhoud kapitaalgoederen  Financiering  Openbaarheid (nieuw dit jaar).

JAARSTUKKEN 2022

7

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit de balans en het overzicht van baten en lasten. De balans toont de verhouding tussen bezittingen en schulden. Het overzicht van baten en lasten geeft de inkomsten en uitgaven van de BEL Combinatie weer in het betreffende jaar. Beide overzichten bevatten een toelichting.

JAARSTUKKEN 2022

8

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

1. VERANTWOORDING

ORGANISATIE ONTWIKKELING/HRM Versterking BEL Combinatie Bij de begroting van 2022 was het voornemen om stevig in te zetten op versterking van de BEL Combinatie. Dit is een intensief en gedegen traject geworden, waar alle medewerkers, colleges en gemeenteraden inbreng voor hebben geleverd en hebben meegedacht. Dit alles leidde tot een Meerjarenontwikkelnota 2023-2026 die richting geeft aan een stabiele en toekomstbestendige BEL Combinatie, zowel inhoudelijk als financieel. Investering Om deze ontwikkeling vorm te kunnen geven, hebben de BEL-gemeenten een investering van 2,4 miljoen beschikbaar gesteld. Met als voorwaarde dat de doelen en effecten transparant gemonitord en gedeeld worden met de gemeenteraden. De eerste monitor vindt plaats in de eerste maanden van 2023. 4 ontwikkelrichtingen Inhoudelijk kent de Meerjarenontwikkelnota 4 ontwikkelrichtingen- en doelen namelijk: 1. 2. 3. 4.

De basis op orde hebben en houden (“in één keer goed”). Efficiënte en resultaatgerichte prestaties (met realistische en haalbare planningen). Veilig en betrouwbaar. Dichtbij inwoners (dienstbaar aan de samenleving en dichtbij).

Dit alles in een professionele relatie tussen bestuur en uitvoeringsorganisatie, in een open cultuur. Inmiddels hebben het bestuur en het MT deze doelen verder geconcretiseerd en zijn ze bestuurlijk vastgesteld. Vervolgens werkten we eind 2022 een programmaplan uit, met de naam “VIBE”. In dit programmaplan wordt de organisatie uitgewerkt langs de ontwikkelllijnen “verbetering bedrijfsvoering”, “faciliteiten op orde”, “IT systemen op orde”, “HR instrumentarium”, "dienstverlening”, “inwonersbetrokkenheid” en “manieren van werken”. Projecten Inmiddels zijn eind 2022 voor het onderdeel verbetering bedrijfsvoering 12 projecten gedefinieerd. Ook zijn er projecttrekkers aangewezen enkele andere projecten voor het onderdeel basis op orde zijn met hoge prioriteit vergevorderd of afgerond. Om integraliteit en samenhang te borgen is een programmastructuur ontworpen met een bestuurlijke programmaraad die namens het BEL-bestuur opdrachten, voortgang en resultaten monitort. Onderliggende visie van VIBE is dat het programma zoveel mogelijk door medewerkers wordt vormgegeven volgens het principe van de lerende organisatie. Op deze manier willen we in de

JAARSTUKKEN 2022

9

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

toekomst minder kwetsbaar zijn bij nieuwe ontwikkelingen en de organisatie in staat te stellen om deze ontwikkelingen wendbaar op te pakken en zich hier tijdig op te kunnen aanpassen. Dit leerproces wordt geïntegreerd in de inhoudelijke activiteiten van het programma VIBE. Tenslotte is een overalldoelstelling dat de BEL Combinatie op de arbeidsmarkt een aantrekkelijk imago heeft voor medewerkers, zowel intern als extern. Naar een regieorganisatie De ontwikkeling naar een regieorganisatie is een speerpunt. In VIBE is het onderdeel werken in regie als thema opgenomen. Speerpunt hierbij was de opdrachtgevende rol van de BEL Combinatie naar uitbesteed werk zoals IBOR. In 2022 bleek dat deze rol nog voor verbetering vatbaar was. Om dit te kunnen verbeteren is in VIBE geld ter beschikking gesteld om de toezichthoudende rol te kunnen professionaliseren. Dit is in 2022 inmiddels reeds aanzienlijk verbeterd en begint zijn vruchten af te werpen. Mede in kader van IBOR, heeft team Buitendienst een gezamenlijke koers ingezet naar de zogenaamde “serviceorganisatie +”. Om voorbereiding en uitvoering beter met elkaar te verbinden, werken de teams Openbare ruimte en Buitendienst intensief samen. Het thema social return1 krijgt eveneens een plaats in de Buitendienst. Bij de start van de nieuwe colleges is de samenwerking tussen ambtelijke organisatie en wethouders vorm gegeven.

We voerden een nieuwe, andere inrichting van het onderlinge overleg in. Dit wordt in 2023 geëvalueerd. In 2022 is de planning & controlcyclus niet naar tevredenheid verlopen. Inmiddels zijn, ook in het kader van 'basis op orde' maatregelen genomen om dit proces in 2023 beter uit te voeren. HRM HRM is een belangrijke pijler in VIBE. Uiteindelijk zijn het onze medewerkers die de gemeentelijke ambities moeten realiseren. Eerder meldden we al dat onze aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt een belangrijk speerpunt is. Een onderdeel daarvan is de arbeidsmarktcommunicatie. Om ons beter communicatief te positioneren is eind 2022 het project versneld ter hand genomen en worden de eerste nieuwe uitingsvormen begin 2023 zichtbaar. Ook intensiveerden we de interne communicatie. Verder is in 2022 in afwachting van de meerjarenontwikkelnota enige terughoudendheid in nieuw beleid geweest. Zo is het medewerkerstevredenheidsonderzoek verschoven naar eerste kwartaal 2023. Daarmee wordt het tevens onderdeel van de monitor VIBE. Ook de implementatie van hybride werken is gekoppeld aan VIBE, mede om de benodigde faciliteiten goed te kunnen afstemmen op onze manieren van werken.

1

Een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. JAARSTUKKEN 2022

10

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

FINANCIËN

In 2020 ontwikkelden we het plan ‘Duidelijkheid & Aandacht’. In dit plan geven we sturing aan de verbetering van de bedrijfsvoering. Het projectplan richt zich op een aantal onderdelen die ook in de begroting staan. De voortgang lichten we hieronder toe. 1.

Financiële basis op orde: beheer en sturing organisatie: a. Dienstverleningsovereenkomst (DVO): In 2022 is een stap gezet in het verbeteren van de opzet van de DVO's. Hierover vinden zogenaamde OGON-gesprekken plaats. Deze gesprekken worden als doelmatig ervaren. De opzet en uitwerking van de DVO met daarbij de aandachtspunten kan efficiënter en effectiever. Een werkgroep denkt dit nog verder uit (zie ook punt 3). De DVO-werkwijze dient in de BEL-constructie twee doelen. Enerzijds is het een doorbelastingsmethodiek van de kosten, anderzijds is het een methode om de beschikbare capaciteit helder te krijgen ten opzichte van de door de drie besturen gewenste werkzaamheden en projecten. In 2022 zijn we begonnen om deze twee componenten uit elkaar te halen. b. Financieel beheer optimaliseren en efficiënter inrichten van de financiële administratie: Binnen team C&F was er in 2022 sprake van capaciteitsgebrek door uitval van collega's en het niet kunnen invullen van vacatures. Dat maakte het noodzakelijk om in 2022 prioriteiten te stellen en minder de focus te leggen op een aantal projecten, zoals het project maandafsluitingen. Daar staat tegenover dat er aandacht is geweest voor de maandelijkse budgetgesprekken met de teams. Ook is er periodiek een P-rapportage opgesteld (over de kosten van eigen personeel en inhuur). De P-rapportage geeft inzicht JAARSTUKKEN 2022

11

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

en biedt de mogelijkheid om bij te sturen. De implementatie van de verplichtingenadministratie heeft vanwege technische complicaties en de hierboven genoemde capaciteitsproblemen vertraging opgelopen en is doorgeschoven naar 2023. c. Financiële adviesfunctie: Belangrijke aandachtspunten in 2022 waren het anders en slimmer organiseren van de financiële advisering en ondersteuning van: de organisatie (teams), de gemeenten en de BEL Combinatie. Dit is in de structuur gerealiseerd en ieder team en iedere gemeente heeft nu een vast aanspreekpunt bij C&F (financieel adviseur). In de doorontwikkeling van de planning & control-functie en de financiële adviesfunctie besteden we volop aandacht aan verbeteringen van de samenwerking en de integrale afstemming. d. Opvolgen aanbevelingen accountant: Om in control te komen (en te blijven) van de BEL Combinatie en de BEL-gemeenten, is het van wezenlijk belang om de aanbevelingen van de externe accountant en verbeteringen vanuit de verbijzonderde interne controle op te volgen. Hiervoor is een actielijst opgesteld. De voortgang wordt bewaakt door de concerncontroller. In 2022 hebben we een groot deel van de openstaande vacatures ingevuld met vaste medewerkers. Zo zijn er acht nieuwe medewerkers in dienst getreden en is afscheid genomen van een aantal ingehuurde externen. Het inwerken van de nieuwe medewerkers heeft enige tijd nodig.

In 2022 hebben we ook van collega's afscheid genomen waardoor er weer nieuwe vacatures ontstonden. Daarbij was nog sprake van een aantal langdurig zieke medewerkers. Dit zorgt voor de nodige uitdaging op het gebied van capaciteit. Naast de reguliere werkzaamheden (administratieve werkzaamheden, control werkzaamheden en P&C-werkzaamheden waaronder: jaarrekening, kadernota, zomernota en (concept)begrotingen), kwamen er ook bijzonderheden op ons pad vanwege de collegeprogramma's of perspectiefnota's. Ook de financiële vertaling van de MJON vroeg extra aandacht. Het zijn mooie onderwerpen met veel uitdagingen. Bij het team C&F zorgde het voor een zeer hoge werkdruk. Hierdoor konden soms niet alle producten op tijd worden aangeleverd. Toch zijn we trots op de prestaties die door het team zijn geleverd. Verbetering van o.a. het P&C proces over de volle breedte, is een belangrijke prioriteit de komende tijd. 2.

Procesbeheersing en kwaliteitszorg (verbeteren en borgen):

a. P-rapportage: In de loop van het jaar is de beheersing van de personeelslasten verbeterd in het project “Prapportages”. Doel van het project P-rapportages was het vastleggen van uitgangspunten, een maandelijkse (persoonsonafhankelijke) planning, duidelijkheid in het gebruik van bestanden en systemen, maar ook verantwoordelijkheid in rollen. De afspraken zijn vastgelegd. Het project is geslaagd en is afgerond. In 2023 voeren we een audit uit om te kijken hoe de P-rapportage loopt. b. Interne controle/risicobeheersing: Concerncontrol reikt handvatten aan die bijdragen aan een organisatie die beheersbaar in control is. De insteek is om vanuit concerncontrol periodiek processen en/of teams te monitoren, gelijk aan, of zelfs optrekkend met de rechtmatigheidscontrole. Dit leidde tot kwaliteitsverbetering van de interne controleprocessen die de accountant gebruikt voor de beoordeling van de Interim controle. De Managementletter is het resultaat. De acties uit de Managementletter 2021 zijn door de teamleiders JAARSTUKKEN 2022

12

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

opgepakt en worden gemonitord via de managementrapportagegesprekken. Ook dragen de managementrapportages bij aan actuele sturings- en verantwoordingsinformatie van de teamleiders aan de directie. Verder stelden we de nota risicomanagement/-beheersing vast. Deze rollen we in 2023 uit in de organisatie. c. Kwaliteit verbeteren van extern schriftelijk communiceren: Begin 2022 startten we met het project Communiceren met Impact. De hele organisatie is in 2022 opgeleid door onze eigen communicatieadviseurs. In de training ging het vooral over bewustwording van ieders communicatieve rol en over het aanleren van eenvoudig taalgebruik (B1). Het uiteindelijke doel is dat onze inwoners begrijpen wat wij communiceren en erop kunnen vertrouwen dat we hen op tijd en met regelmaat (bij langdurige projecten) informeren. Uiteindelijk wordt het werk voor onze medewerkers ook leuker omdat inwoners minder klagen over onduidelijke informatie of over het (te) laat informeren van inwoners. Het grootste deel van de organisatie heeft de training inmiddels gevolgd. Het onderwerp (begrijpelijke taal) komt steeds terug in diverse overleggen met collega’s waarmee we de aanpak willen borgen.

Belastingen Het jaar 2022 stond in het teken van de voorbereidingen voor de uitbesteding van de gemeentelijke belastingtaken en de bestuurlijke vorderingen naar gemeenten Huizen en Baarn (met ingang van 1 januari 2023). De voorbereidingen zijn grotendeels afgerond in 2022 en de uitbesteding is per 1 januari 2023 een feit. De Gemeenschappelijke regelingen (GR) en de dienstverleningsovereenkomsten (DVO) zijn opgesteld en aangeboden aan de colleges/raden. Ook zijn de bestanden voor de uitvoering aangeleverd en zijn de herwaarderingen door de Waarderingskamer aan Huizen en Baarn overgedragen. Het BEL-personeel heeft een plek gevonden bij een van beide gemeenten. Nu de gemeenten Huizen en Baarn mogen beschikken, is het aan deze gemeenten om de taken verder op te pakken vanaf 2023. De eerste maanden van 2023 staan nog wel in het teken van het afronden van een aantal projectactiviteiten. Denk aan het verwerken van de laatste mutaties, het afstemmen van processen en de laatste stappen in de ICT-implementatie. Bezuinigingen In de BEL-begroting van 2022 – 2025 is een aantal bezuinigingen verwerkt, namelijk: 2022 Taakstellende bezuiniging BEL Combinatie

2023

2024

2025

-134.779 -281.449 -385.793 -385.793

Tabel 1: taakstellende bezuiniging BEL Combinatie Voor 2022 is de bezuinigingsdoelstelling gehaald.

JAARSTUKKEN 2022

13

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

INFORMATIE EN ICT

Privacy & Security Met een voltallig Privacy & Security team is het afgelopen jaar hard gewerkt aan het inzichtelijk maken van de onderwerpen die de komende jaren aandacht behoeven. Hierbij zijn de lessen meegenomen uit de evaluatie van de ondervonden LOG4J kwetsbaarheid (eind 2021). De focus lag in 2022 om, in aanvulling op de goede ENSIA scores, de nodige verbeterpunten voor 2023 te definiëren en de bewustwordingsactiviteiten nog verder te intensiveren. Zo ontvangen nieuwe medewerkers tijdens de on boarding extra informatie over onze informatieveiligheid en ons privacybeleid. Digitalisering De verdere digitalisering van onze processen is in 2022 onverminderd doorgegaan. Zo zijn nieuwe eformulieren live gegaan op onze websites en zijn bij Burgerzaken de eerste stappen gezet voor de ingebruikname van een aantal extra functionaliteiten om onze dienstverlening verder te verbeteren. Ook zetten we een belangrijke stap in de voorbereidingen om een nieuwe digitale werkomgeving te creëren. Een werkomgeving die klaar is voor de toekomst en die ons volledig ondersteunt in het hybride werken. Als onderdeel van VIBE zetten we het komend jaar de vervolgstappen. Op basis van een herijking van het I & ICT beleid geven we invulling aan de verdere digitalisering.

Nu we steeds beter onze digitale dienstverlening op orde hebben, wordt het steeds belangrijker om ons te richten op onze informatiehuishouding. Eerder, eigen onderzoek wees uit dat dit de nodige aandacht behoeft. Een extern onderzoek bevestigde dit ook. De uitkomsten pakken we op als onderdeel van de Wet open overheid (WOO) en/of het VIBE programma. Beide programma’s zijn dit jaar door de raden akkoord bevonden. Ook zijn onze eigen ICT-processen aangescherpt vanwege het toenemend aantal projecten en de gewenste ICT-aanpassingen dit jaar. Dit om ervoor te zorgen dat we beter in staat zijn om te plannen en te monitoren. Wet open overheid (Woo) Op 26 januari 2021 nam de Tweede Kamer de Wijzigingswet Wet open overheid (Woo) aan, de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo beoogt een meer transparante en actief openbaar makende overheid. Daarom kent deze wet de verplichting om uit eigen beweging bepaalde informatie openbaar te maken. Met de komst van de Woo zijn we verplicht documenten in meerdere categorieën actueel, betrouwbaar, actief en snel openbaar te maken. Dat betekent dus niet meer wachten tot ernaar wordt gevraagd (zoals onder de Wob gangbaar was). Daarmee verplicht de Woo ons ook om onze (digitale) informatiehuishouding op orde te brengen.

Daar waar de laatste verplichting strijdig is met de realisatie van het actief openbaar maken conform de Wet Open Overheid zal dit worden benoemd. De BEL Combinatie en de BEL-gemeenten werken voor een deel al op deze wijze, maar met de nieuwe wet moeten we nog meer dan we nu al doen rekening houden met het digitaal publiceren van onze documenten. Met deze wet wil de overheid dat “overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is”. Naast het verbeteren van de kwaliteit van onze informatie, moeten wij onze huidige processen aanpassen en ter ondersteuning van deze processen bepaalde technische zaken anders inrichten. Ook is het belangrijk om de benodigde bewustwording binnen de organisatie te realiseren. JAARSTUKKEN 2022

14

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

In de Woo staat dat een goede informatiehuishouding een basis is om het doel van de wet te bereiken. En dat de gemeente ervoor zorgt dat de documenten zich in een goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Het gaat om documenten die de gemeente ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft. Dit staat ook in de Archiefwet van 1995 beschreven maar wordt in de Woo nogmaals aangehaald en verder uitgebreid naar de duurzame toegankelijkheid van (digitale) documenten. De implementatie van de Wet gaat ook gepaard met een verbeterslag op het gebied van onze informatiehuishouding. De implementatie van de Woo vindt geleidelijk plaats over de periode van 2022 tot en met 2026. Vanwege de duur en de omvang van de implementatie van de wet, en alles wat daarbij komt kijken, is besloten om dit op te zetten als een programma in plaats van een project. De aanpak en inhoud van het programma is het najaar ter besluitvorming aan de raden voorgelegd en akkoord bevonden. Begin 2023 starten de eerste deelprojecten. Begin 2022 zijn de benodigde acties uitgevoerd om te zorgen dat we voldoen aan de wettelijk eisen.

JAARSTUKKEN 2022

15

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

BEDRIJFSONDERSTEUNING

In 2022 richtte team Bedrijfsondersteuning zich met name op verdere professionalisering en de voorbereidingen voor het programma VIBE. De relatief jonge teams Informatiemanagement en Privacy & Security zijn inmiddels voltallig, in dienst bij de BEL Combinatie (in plaats van extern) ingehuurd en “young professional” af. Een belangrijke stap in het bestendigen van kennis en kunde van deze belangrijke onderwerpen. Vanuit Informatiemanagement en Privacy & Security is het afgelopen jaar een scan gemaakt van de organisatie. De scan leidde tot het toevoegen van diverse onderwerpen aan de scope van de programma’s VIBE en Woo. Hetzelfde geldt voor facilitaire zaken en ICT. Vanuit beide onderwerpen is nadrukkelijk gekeken naar de noden op dit moment. Dit leidde tot diverse onderzoeken die als basis dienden voor de (financiële) input voor het programma VIBE. Met name gericht op (her)inrichting van de BEL Combinatie, de vernieuwing van de Virtuele Werkplek en verbeteringen op het gebied van hybride werken. Op het gebied van inkoop ging de aandacht uit naar de begeleiding van de aanbestedingen en het opstellen van een plan om invulling te geven aan de aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek Inkoop en Aanbestedingsbeleid. De eerste voorbereidende activiteiten zijn in 2022 gestart.

In 2022 ging van team Gegevensbeheer veel aandacht uit naar de ondersteuning van het project “Schoon door de poort” vanwege de uitbesteding van de Belastingtaken. Dit betekende onder andere dat dit jaar versneld alle veranderingen in de buitenruimte zijn opgenomen in de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Hiermee is een belangrijke kwaliteitsimpuls gegeven aan de BAG. Maar ook is veel aandacht gegaan naar de inrichting van de werkprocessen tussen Baarn, Huizen en de BEL Combinatie.

JAARSTUKKEN 2022

16

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

OVERIGE DIENSTVERLENING

Gemeenteraadsverkiezingen De gemeenteraadsverkiezingen zijn volgens plan georganiseerd en naar tevredenheid uitgevoerd. Omgevingswet Het programma Implementatie Omgevingswet stopte op 1 juli. De verantwoordelijkheid voor de implementatie ligt vanaf die datum bij de betreffende teams in de BEL Combinatie. De datum waarop de wet in werking treedt is verschoven, de nieuwe datum is 1 januari 2024. Voor de uitvoering stellen we vast dat we de voorbereiding, aanpassing procedures en processen en de technische koppelingen tijdig gereed en getest hebben. Dit konden we bereiken dankzij aanvullende inzet vanuit Functioneel Beheer VHJZ, mede dankzij funding van het Programma Omgevingswet. Het oefenen, aanpassen en daarmee warmdraaien zal nog zeker inzet vragen. Voor de planning van deze activiteiten is het essentieel dat er duidelijkheid is over het moment dat de wet daadwerkelijk in werking treedt. We zijn dan ook blij met de oproep van de VNG aan de minister om deze knoop snel door te hakken. De implementatie van het nieuwe instrumentarium gaat gewoon door. Het maken van een omgevingsvisie is in 2022 aanbesteed, de uitvoering loopt tot eind 2023. Servicenormen Het voldoen aan de servicenormen is een speerpunt.

De servicenormen die begin 2022 opnieuw zijn geïntroduceerd, bevatten de volgende indicatoren: wachttijd telefoon, wachttijd balie, openstaande terugbelnotities (norm 2 werkdagen) en afhandeltijd MOR. Elke maand bespreken we de servicenormen in het MT en elk kwartaal zijn deze onderdeel van het Portefeuilleoverleg dienstverlening. De resultaten zijn gedurende het jaar steeds beter geworden. In december leidde dit tot het behalen van de doelstellingen wachttijd balie en het opnemen van de telefoon binnen 30 seconden. De terugbelnotities die langer dan 2 dagen open stonden, zijn teruggebracht van meer dan 100 naar 10 en de Openstaande MOR meldingen zijn teruggebracht van 800 naar 180. De resultaten delen we ook op intranet. Voor de Melding Openbare Ruimte (MOR) hebben we een applicatie in gebruik genomen. Hierdoor kunnen inwoners snel een melding maken van incidenten in de openbare ruimte. Ook worden steeds meer diensten digitaal aangeboden waardoor de inwoners 24/7 in staat zijn aanvragen te doen. In 2022 vond het onderzoek Waar staat Je gemeente plaats. De actiepunten uit het onderzoek moeten leiden tot verbeteringen van onze dienstverlening. Deze worden elk half jaar gemonitord en eventueel bijgestuurd.

JAARSTUKKEN 2022

17

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

Oekraïne Op 17 maart 2022 kwam de eerste groep vluchtelingen uit Oekraïne aan in Eemnes. Inmiddels vangen we in de BEL-dorpen al geruime tijd zo’n 200 Oekraïners op. En daar komt veel bij kijken. Zoals het uitkeren van leefgeld en het bieden van medische zorg, onderwijs en werk. Een andere grote opgave is huisvesting, voor de korte en langere termijn. Vanaf het begin is deze opvang door de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren gezamenlijk georganiseerd. Dit is gebeurd in nauwe samenwerking met vrijwilligers van de Burgercomités uit alle drie de BEL-dorpen. Aanvankelijk was het regelen en inrichten van opvanglocaties het grootste vraagstuk. Opvang werd onder andere gerealiseerd aan de Ludenweg en Verbindingsweg in Blaricum, kerkelijk centrum de Wel in Eemnes, en in het oude Rabobankgebouw in Laren. Ook bij particulieren zijn mensen uit Oekraïne ondergebracht. Huisvesting voor de langere termijn Dit zijn allemaal (nood)oplossingen voor een beperkte periode. Daarom werken we hard aan plekken waar de Oekraïense vluchtelingen langere tijd kunnen blijven. In Blaricum en Eemnes zijn hier mogelijkheden voor. In Blaricum komen op recreatieterrein de Woensberg 59 stacaravans met ruimte voor 4 tot 6 personen. In Eemnes 32 appartementen (met 2 en 3 kamers) op de groenstrook aan de Barbeelstraat.

De Oekraïners die in onze gemeenten verblijven, verhuizen in het voorjaar van 2023 naar de Woensberg en de Barbeelstraat. Het is een flinke opgave om de verhuizingen goed te begeleiden en om de mensen op de juiste plek te plaatsen. Een greep uit de werkzaamheden: bouwwerkzaamheden huisvestinglocaties begeleiden, verhuisplan maken met indeling voor de woningen, fysieke verhuizing regelen, woningen inrichten, informeren van de Oekraïners en omwonenden. Zorg, inkomen en welzijn Naast het beschikbaar stellen van opvanglocaties, is er veel meer nodig. Zoals het uitkeren van leefgeld. Dit gebeurde in eerste instantie fysiek, inmiddels gaat dit digitaal. Maar ook het bieden van medische zorg, onderwijs, werk en dagbesteding aan de vluchtelingen is nodig. Om hen te informeren over regelingen en praktische zaken, is een nieuwsbrief in het leven geroepen. Deze wordt per e-mail verstuurd. Waar nodig organiseren we informatiebijeenkomsten. In de gehele organisatie zijn collega’s betrokken bij deze opgaven. Soms heel zichtbaar, soms meer achter de schermen. Denk bijvoorbeeld aan Financiën, Vergunningen, Juridische Zaken en Communicatie. Totaal is er in 2022 aan de opvang van Oekraïners 6763 uur aan ambtelijke capaciteit besteed.

JAARSTUKKEN 2022

18

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN & OVERHEAD

Algemene dekkingsmiddelen De Algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de DVO-inkomsten vanuit de BEL-gemeenten en het saldo op de gerealiseerde rentelasten. De maatwerk bijdragen van de BEL-gemeenten zijn niet opgenomen onder Algemene dekkingsmiddelen. Deze inkomsten staan op de kostenplaatsen van de betreffende teams en worden meegenomen in het programma Dienstverlening. (- ) = nadelig; (+ ) = voordelig Omschrijving

Realisatie 2021

Inkomsten DVO

Gemeente Blaricum

-7.101.536

Begroting 2022 voor wijziging -7.215.494

Inkomsten DVO

Gemeente Eemnes

-6.843.798

-6.806.211

-7.222.439

-7.195.308

Inkomsten DVO

Gemeente Laren

-7.638.757

-7.804.112

-8.038.308

-8.038.308

Werkelijk ontvangen rente

Begroting 2022 na wijziging -7.433.410

Realisatie 2022

-341

Verschil

-7.433.410 -27.131

-2.293

2.293

Toegerekende rente via renteomslag

-258.850

-256.595

-256.595

-248.429

-8.166

Werkelijk betaalde rente

205.508

199.449

199.449

199.245

204

Bankkosten, betalingsverkeer

3.069

4.000

4.000

4.112

-112

-21.634.705

-21.878.963

-22.747.303

-22.714.391

-32.912

Saldo

Overhead Het BBV schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen verplicht zijn om de overhead apart te verantwoorden. In onderstaand overzicht is de specificatie overhead weergegeven. Onder de overhead vallen alle kosten die niet direct bij de productieve teams thuishoren. Grofweg zijn dat de salarislasten van de ondersteunende teams, de ICT kosten, huisvestingskosten en de facilitaire kosten. Taakveld + Kostenplaats

Realisatie 2021

0.4 Overhead

10.618.774

Begroting 2022 voor wijziging 11.353.590

I & ICT

2.444.095

2.540.304

2.600.304

2.692.804

997.500

1.037.752

1.150.752

1.459.838

Personele kosten

7.177.179

7.775.534

7.804.146

7.415.729

Eindtotaal

10.618.774

11.353.590

11.555.202

11.568.371

Overige goederen en diensten

JAARSTUKKEN 2022

19

Begroting Realisatie 2022 2022 na wijziging 11.555.202 11.568.371

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

3. PARAGRAFEN 3.1 PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING

Opname van wervingsfilm BEL Combinatie

De paragraaf Bedrijfsvoering richt zich op het Human resource management: formatie (werving nieuwe medewerkers, instroom en doorstroom), inhuur extern personeel, opleidingsbudget en verzuim. Human resource management Omschrijving Formatie Bezetting Vacatureruimte Formatie, bezetting en vacatureruimte

31-12-2022 in fte 209,73 162,79

1-1-2022 in fte 205,33 163,89

46,94

41,44

Instroom en doorstroom In 2022 hebben 33 medewerkers de organisatie verlaten en hebben we 32 nieuwe medewerkers aangesteld. Het verloop ligt daarmee op 13% en is boven het gemeentelijk gemiddelde. In VIBE heeft dit prioriteit. De exitgesprekken worden sinds 1 januari 2023 gevoerd vanuit het team HRM en vastgelegd. Hiermee willen we meer zicht krijgen op de redenen van vertrek om daar het HR-beleid op in te richten. Het eerder genoemde project arbeidsmarktcommunicatie hangt hiermee samen. In 2022 zijn 9 medewerkers doorgestroomd naar een andere functie binnen de organisatie. We hebben 4 stagiaires een plaats geboden om binnen onze organisatie werkervaring op te doen en hun leerdoelen te kunnen behalen. Verzuim Het ziekteverzuim is vorig jaar onveranderd hoog gebleven (8,48%). Het merendeel van dit verzuim duurde langer dan 43 dagen. Sinds 1 januari 2023 hebben we een nieuwe arbodienst aan ons verbonden , die al vooraan in het verzuimproces een risicoanalyse maakt of het gaat om kort- of JAARSTUKKEN 2022

20

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

langdurend verzuim. Met deze analyse kan sneller en effectiever worden ingezet op het herstelproces, met als doel een zo kort mogelijke duur van het verzuim. Ziekteverzuim Bel Combinatie

2022

2021

Frequentie Gemiddeld aantal dagen Percentage 0-2 weken Percentage 2-6 weken Percentage + 6 weken

1,24 19,24 1,49% 0,44% 6,55%

0,88 22,49 0,93% 0,55% 5,55%

Percentage totaal

8,48%

7,03%

JAARSTUKKEN 2022

21

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

3.2 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Algemeen De BEL Combinatie is volgens het BBV in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing verplicht om onderstaande onderdelen op te nemen:  het beleid voor de weerstandscapaciteit en de risico’s;  een inventarisatie van de risico’s;  een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. Daarnaast dienen de volgende verplichte kengetallen te worden opgenomen:  de netto schuldquote;  de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;  de solvabiliteitsratio;  de structurele exploitatieruimte;  de grondexploitatie (niet van toepassing);  de belastingcapaciteit (niet van toepassing). Beleid weerstandscapaciteit De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling, daarmee zijn de deelnemende gemeenten automatisch gezamenlijk aansprakelijk voor de financiële resultaten van het samenwerkingsorgaan, inclusief de risico’s en financiële tegenvallers. In theorie zou de BEL Combinatie zich dus niet druk hoeven te maken over de risico’s die uit de bedrijfsvoering voortvloeien, omdat de gevolgen daarvan immers op voorhand zijn afgedekt. De gemeenten daarentegen zouden hun aandeel in deze risico’s binnen hun weerstandsvermogen op moeten vangen. Een dergelijke constructie is vanuit praktisch oogpunt niet gewenst, omdat het “bijspringen” van de deelnemers bij onvoorziene omstandigheden de nodige gevolgen heeft.

Zodra zich een onverwachte situatie voordoet leidt dit tot een (tussentijds) verzoek van de BEL Combinatie aan de deelnemers om extra financiële middelen. Alle deelnemers moeten dan een besluit laten nemen door de gemeenteraad, omdat deze organen over het budgetrecht beschikken. Om enigszins zelfstandig de financiële gevolgen van risico’s op te kunnen vangen, zal de BEL Combinatie moeten beschikken over een eigen weerstandscapaciteit. Het nadeel van een algemene reserve bij de BEL Combinatie is dat de deelnemers niet zelf over deze middelen kunnen beschikken. Daarom wordt de omvang van de algemene reserve beperkt gehouden, maar wel voldoende om de meeste normale bedrijfsrisico’s op te kunnen vangen. In de nieuwe “Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en BEL Combinatie” is vastgelegd dat vanaf 01-01-2022 het maximumniveau van de Algemene Reserve € 600.000,- is. Daarboven wordt de reserve afgeroomd naar de gemeenten. Beleid risico’s Naast een nieuw maximum niveau voor de algemene reserve, is in de nieuwe nota ook het risico management geactualiseerd. De belangrijkste doelstellingen van het risicomanagementbeleid zijn: 1. Het vooraf inzichtelijk maken van de risico’s die de BEL Combinatie loopt zodat bij besluitvorming daarmee bewust rekening wordt gehouden. 2. Het stimuleren en vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie. 3.

Voorkomen dat het optreden van risico’s een negatief effect heeft op het uitvoeren van het beleid en daarmee het realiseren van de doelstellingen van de BEL Combinatie. 4. Het voldoen aan de wettelijke vereisten rondom weerstandsvermogen en risicobeheersing JAARSTUKKEN 2022

22

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) vast liggen. 5. Het vastleggen van de methodiek en richtlijnen/normen voor het bepalen van het benodigde Weerstandsvermogen. Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van een systematiek die vergelijkbaar is met de vorige. Hiermee worden kans en de omvang van het risico bepaald. De inventarisatie van de risico’s gebeurd bij de jaarrekening en bij de begroting. De start van de nieuwe aanpak is gepland voor de begroting 2024. In deze jaarrekening is dus nog uitgegaan van de oude systematiek. Hieronder staan de huidige berekening van de risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit en de aanwezige weerstandscapaciteit. risico-inventarisatie In onderstaand overzicht worden alle risico’s met een geschat financieel effect van € 20.000 of meer genoemd en toegelicht. Het betreft hier de risico’s welke bekend zijn op het moment van aanbieden van de jaarrekening. Risico (bedragen in €)

Financieel effect Risico Score

Incidenteel

Structureel

Uittreding deelnemende gemeenten

1*5

PM

0

Inhuurbudget

3*3

50.000

0

Mobiliteitsbudget

3*5

500.000

0

Verplichtingen voormalig personeel

5*4

162.000

0

712.000

0

Totale risico-inventarisatie

Uittreding deelnemende gemeenten Op grond van artikel 25 (over uittreding) van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie kan het college van burgemeester en wethouders van elke BEL-gemeente, na vooraf verkregen instemming van de gemeenteraad van desbetreffende gemeente, besluiten de deelneming aan de gemeenschappelijke regeling op te zeggen. De gemeenteraden van de overige BEL-gemeenten worden over het besluit geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan voor de eerste keer worden genomen zes jaar na het besluit tot deelname aan/toetreding tot deze GR. Er is daarom sinds 2014 het risico van uittreden van één van de BEL-gemeenten opgenomen. Dit risico is zeer laag door ingebouwde bestuurlijke mechanismen. Daarnaast is het politiekbestuurlijke klimaat binnen de BEL-gemeenten gericht op continuerende samenwerking. Het financiële effect is nagenoeg risicoloos, doordat de daadwerkelijke uittreding pas twee jaar na het jaar van besluitvorming in werking treedt. Het betreffende risico wordt ook als niet heel groot beoordeeld, doordat de consequenties van uittreding voor de uittredende BEL-gemeente aanzienlijk zijn en om die reden niet snel genomen zal worden. Inhuurbudget In 2020 is ingezet op een koerswijziging die tot gevolg moest hebben dat er geen of minimale tekorten zouden ontstaan op het inhuurbudget van de BEL Combinatie.

Concreet betekende dit dat het inhuurbudget nog voornamelijk wordt ingezet voor inhuur bij (langdurige) ziektevervanging. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden en vacaturevervanging moet binnen de JAARSTUKKEN 2022

23

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

loonsom plaatsvinden om de gestelde financiële doelstelling te behalen. Dit heeft tot gevolg dat inhuur op vacatureruimte veelal voor minder uren kan plaatsvinden dan dat beschikbaar is op basis van de formatie. Inhuurkrachten zijn immers duurder (hoger tarief) dan medewerkers in loondienst. Bijkomend risico blijft dat er niet of nauwelijks ruimte is voor kwaliteitsimpulsen die nodig zijn voor de ontwikkeling van de medewerkers van de BEL Combinatie ten gevolge van wettelijke, landelijke en regionale ontwikkelingen en/of vragen uit de BEL-gemeenten en de regio’s. Opleidingen worden wel gevolgd, maar veroorzaken gelijktijdig extra werkdruk. Er is meer flexibiliteit nodig om nieuwe ontwikkelingen op te vangen en extra kwaliteit in te zetten daar waar dat nog niet voldoende aanwezig is. In relatie tot beperktere inhuurmogelijkheden is dit een risico waar aandacht voor behoeft. Mobiliteitsbudget Door intensief HRM-beleid is er de laatste jaren meer beweging gekomen. Er liggen vaak latente vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid aan ten grondslag op het gebied van loopbaan, gezondheid, balans werk-privé of levensfase. Het is belangrijk dit te adresseren. Sommige medewerkers kiezen door die gesprekken, ondersteund met assessments of begeleiding, een andere plek in de BEL Combinatie en anderen kiezen ervoor om buiten de BEL hun loopbaan voort te zetten.

Dit zijn natuurlijke processen en meestal komen mensen op eigen kracht verder. Maar wanneer dat niet het geval is, is het van belang om medewerkers vanuit goed werkgeverschap verder te helpen. Daarnaast kan de organisatie ook een bedrijfseconomisch belang (bijvoorbeeld het voorkomen van WW-lasten) hebben om medewerkers hierin te faciliteren. Het is onze visie dat vrijwillige interne en externe mobiliteit een geaccepteerd gespreksonderwerp mag zijn binnen de werkgever-medewerker relatie. Mobiliteit hoort bij een wendbare organisatie. Dit komt niet alleen de medewerker, maar ook de kwaliteit van de organisatie ten goede. COVID-19 (corona) Hoewel corona hardnekkiger is dan gehoopt, c.q. verwacht heeft het de bedrijfsvoering het afgelopen jaar niet meer negatief beïnvloed. Er zijn dan ook geen meerkosten gemaakt als gevolg van het virus. Eerder nog minderkosten omdat het personeel minder aanwezig is en er beduidend minder gebruik wordt gemaakt van de koffie en de kantine. Verplichtingen voormalig personeel Voor voormalig personeel worden kosten gemaakt voor bijvoorbeeld loopbaantrajecten en VSO’s. Doorgaans worden deze kosten niet begroot en/of zijn lastig vooraf te begroten. De afspraak is dat de gemeenten deze meerkosten voor hun rekening nemen.

Benodigde weerstandscapaciteit  aanwezig weerstandscapaciteit Algemene reserve Het doel van de algemene reserve is om onvoorziene uitgaven voortvloeiende uit opkomende verplichtingen, calamiteiten en rekeningtekorten op te vangen. Over de algemene reserve wordt conform wet -en regelgeving vanuit het BBV geen rente toegerekend. De algemene reserve is een onderdeel van de weerstandscapaciteit. De stand van de algemene reserve is ultimo 2022 (inclusief resultaatbestemming) € 235.162.

JAARSTUKKEN 2022

24

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

Vrij besteedbare deel van de bestemmingsreserves Bij de begroting en jaarrekening 2022 heeft BEL Combinatie geen bestemmingsreserves. Ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie Als het voorstel tot bestemming van hat resultaat wordt aangenomen, dan heeft de BEL Combinatie een ratio weerstandsvermogen van 0,06. Dit is onvoldoende om de geïnventariseerde risico’s af te dekken. Met een beschikbare weerstandscapaciteit van € 40.162 bevindt het weerstandsvermogen zich onder het maximum niveau van € 600.000,-, maar is het onvoldoende op eventuele substantiële risico’s zelf op te vangen. Daarvoor zal de BEL Combinatie zich, indien nodig, beroepen op de BELgemeenten. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit De incidentele weerstandscapaciteit is het bedrag dat in de reservepositie vrij aanwendbaar is. In onderstaand overzicht treft u de standen uit de jaarrekening 2022. Weerstandsvermogen (bedragen in €) Algemene reserve per 1-1-2022

192.729

Mutatie in de Algemene reserve op basis van voorstel

42.433

Bestemmingsreserves

0

Beschikbare weerstandscapaciteit

235.162

Benodigde weerstandscapaciteit

712.000

Ratio weerstandsvermogen

0,33

Ratio weerstandsvermogen

Financiële kengetallen Gemeenschappelijke regelingen zijn verplicht om financiële kengetallen op te nemen in de jaarstukken. Hieronder staan de kengetallen die voor de BEL Combinatie van toepassing zijn in een tabel met daarna per kengetal een infografiek met toelichting.

Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

92,21% 92,21% 0,76% -0,25%

100,52% 100,52% 0,49% 0,06%

86,88% 86,88% 0,93% -0,17%

Kengetallen

Hieronder staan de toelichting van de kengetallen en onder de individuele kengetallen staat een algemene conclusie. Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote is de verhouding van de netto schuld ten opzichte van de totale baten (exclusief mutatie reserves). In het algemeen ligt de netto schuldquote van een gemeente tussen de 0% en 90%.

JAARSTUKKEN 2022

25

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

Een netto schuldquote van tussen de 100% en 130% is hoog en wanneer de netto schuldquote boven de 130% uitkomt bevindt een gemeente zich in de gevarenzone. Ten opzichte van vorig jaar is de schuldquote van de BEL Combinatie verbeterd doordat de baten zijn toegenomen. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de BEL Combinatie in staat is om op de lange termijn aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Deze ratio geeft een goed beeld van de mate waarin bezittingen zijn gefinancierd met eigen vermogen of vreemd vermogen. De norm voor de solvabiliteit ligt tussen de 25% en 40%. De ratio voor de BEL Combinatie is 0,93%. Dat is laag vanwege de geringe omvang van het eigen vermogen. Omdat alle verplichtingen sowieso worden afgedekt door de deelnemende gemeenten in de GR zegt deze ratio niet alles over de echte solvabiliteit. Structurele exploitatieruimte Om vast te stellen of de begroting structureel in evenwicht is dient de structurele exploitatieruimte te worden berekend. Wanneer de structurele exploitatieruimte hoger is dan 0% geeft dat aan dat de structurele baten van de BEL Combinatie hoger zijn dan de structurele lasten. Bij incidentele lasten of baten gaat het om eenmalige zaken die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen.

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. Het gerealiseerde percentage is -0,17%. Dit percentage zal altijd iets op of onder de nul schommelen, afhankelijk van de mate waarin er begrotingsoverschrijdingen zijn. Conclusie kengetallen Een afzonderlijk kengetal zegt weinig over de beoordeling van de financiële positie van de BEL Combinatie. Zolang de BEL Combinatie een evenwichtige en realistische begroting heeft, die structureel in evenwicht is en gedekt kan worden door de deelnemende gemeenten is er niets aan de hand. De veerkracht van de BEL Combinatie hangt er vooral van af of de gemeenten voldoende middelen hebben om structureel toe te kennen en of er weerstandsvermogen is om incidentele tegenslagen op te vangen.

JAARSTUKKEN 2022

26

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

3.3 PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het BBV in ieder geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de BEL Combinatie is alleen het onderdeel “gebouwen” van toepassing. De overige onderdelen worden opgenomen in de afzonderlijke jaarrekeningen van de BEL-gemeenten. In 2009 is het BEL-kantoor in Eemnes in gebruik genomen, waarvan het eigendom gedeeld wordt door de BEL Combinatie en de gemeente Eemnes. De gemeente Eemnes is eigenaar van de bestuur vleugel Eemnes. De BEL Combinatie is ook eigenaar van het pand van de Buitendienst (Gemeentewerf) in Eemnes en de Wijkpost Bijvanck in Blaricum. Voor alle drie panden zijn meerjarenonderhoudsprogramma’s (MJOP’s) opgesteld die jaarlijks worden geactualiseerd. Voor financiering van de uitvoering van het meerjarenonderhoud is door de BEL Combinatie gekozen voor de componentenbenadering met een activeringsgrens van € 10.000. Dat betekent dat uitgaven aan MJOP tot € 10.000 ten laste van de exploitatie komen en uitgaven boven de € 10.000 worden geactiveerd en afgeschreven over de duur van de betreffende onderhoudsinterval. Voor uitgaven aan MJOP tot € 10.000 is voldoende budget in de exploitatiebegroting opgenomen. Voor uitgaven aan MJOP boven de € 10.000 zijn kredieten beschikbaar gesteld.

In 2022 zijn de witte buitenmuren van het BEL kantoor geschilderd. De kredieten voor de gemeentewerf in 2022 betreffen het reviseren van het CV-leidingsysteem en het reviseren van de luchtbehandelingsinstallatie.

JAARSTUKKEN 2022

27

BEL Combinatie

Eshuis Registeraccountants B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 13 april 2023

3.4 PARAGRAAF FINANCIERING Algemeen Treasurystatuut Per 1 januari 2001 geldt de wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden). Het belangrijkste uitgangspunt van de wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in een tweetal randvoorwaarden. De eerste is dat het aangaan en verstrekken van leningen evenals het verlenen van garanties alleen zijn toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en derivaten een prudent karakter moeten hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico´s. Verder uit het beheersen van risico’s zich in de kasgeldlimiet en renterisiconorm. Beide beogen de renterisico´s te begrenzen die verbonden zijn aan financiering door middel van achtereenvolgens korte schuld en lange schuld. In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn:  het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s;  het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities;  het optimaliseren van het renteresultaat.

Financiering en Rente Om ervoor te zorgen dat in de begroting en verantwoording de totale rentelasten en de daar aan gekoppelde financieringsbehoefte inzichtelijk zijn, wordt in artikel 13 voorgeschreven dat de paragraaf financiering in ieder geval inzicht geeft in de rentelasten, het renteresultaat, de financieringsbehoefte en de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend (artikel 1, onderdeel H). Financieringsbehoefte De BEL Combinatie heeft in 2022 geen leningen geherfinancierd en op de leningen hebben geen renteherzieningen plaatsgevonden. De beschikbare liquide middelen, voornamelijk bijdragen van de gemeenten, waren voldoende om de uitgaven te dekken. Leningenportefeuille Per 31 december 2022 heeft de BEL Combinatie vier langlopende rekeningen voor een totaal van € 20,2 miljoen. De leningenportefeuille is ultimo 2022 als volgt opgebouwd: Omschrijving (bedragen in €) BNG 40.112203 aflossingsvrij BNG 40.112204 annuïteit BNG 40.112205 aflossingsvrij BNG 40.112206 annuïteit Totaal