evaluatierapport en beleidsvoorstel Inwonersparticipatie

Het is en blijft wenselijk dat inwoners en organisaties ook ongevraagd, uit eigen beweging, signalen doorgeven aan de gemeente en aandacht vragen voor kansen, ontwikkelingen of situaties. Dat hoeft niet de vorm te hebben van een formeel advies.

5.7 Wat mag dat kosten in capaciteit en geld? Voor een voorstel in deze nota is budget / uitbreiding van capaciteit nodig, namelijk voor de adviseur inwonersparticipatie. We ramen een formatieplaats in schaal 10. Die kosten bedragen € 99.157,inclusief werkgeverslasten per jaar, afgerond: een ton. We zien geen mogelijkheid om dit binnen de bestaande formatie op te lossen. In de bezuinigingsronde voor de begroting 2025 hebben we alle vrij inzetbare formatieruimte reeds ingeleverd. Het voorstel om te stoppen met formele advisering betekent dat € 30.000,- structureel vrijvalt: de jaarsubsidie van de Koepel Sociaal Domein. Bij het beëindigen van een meerjarig verleende subsidie dienen we een overgangstermijn van één jaar in acht te nemen. Dat betekent dat de subsidie op zijn vroegst per 1 januari 2026 beëindigd kan worden. Een eerdere beëindiging is alleen mogelijk indien de KSD daarmee instemt. Overige maatregelen: binnen bestaande capaciteit en budgetten De inschatting is dat de overige voorstellen binnen bestaande capaciteit en budgetten opgevangen kunnen worden. Het opstellen van een participatieplan of -paragraaf en de verantwoording van de wijze waarop invulling is gegeven aan het beleid en wat daar uit is gekomen, leggen een groter beslag op de capaciteit dan nu.

Anderzijds is de verwachting dat eerder met inwoners in gesprek gaan waardoor we verassingen voorkomen, beter verwachtingsmanagement en een betere terugkoppeling zullen leiden tot minder frictie en vertragingen, die nu vaak een onverwacht beslag op de capaciteit leggen. Voor beide effecten geldt dat de omvang van het beslag op de capaciteit ervan niet goed te kwantificeren valt. Grofweg schatten we in dat ze tegen elkaar wegvallen.

6. Inzet / acties (wat gaan we doen om daar te komen) Het vorige hoofdstuk omvatte de kaders voor het beleid. Die worden vastgesteld door de gemeenteraad. 20

Dit hoofdstuk omvat de uitvoeringspraktijk. Dat deel wordt vastgesteld door het college.

6.1 Wat blijft hetzelfde? Zoals aangegeven bij de visie blijven de doelen van het beleid grotendeels hetzelfde. Ook het uitgangspunt om inwoners in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken, blijft. Tenslotte blijven we de participatieladder gebruiken om bij elk onderwerp in de verschillende fases de best passende vorm te kiezen. De eerste trede van de participatieladder is ‘informeren’. Dit valt niet onder de definitie van participatie volgens de wet. Als we inwoners alleen informeren, hebben zij immers geen invloed. De term participatie veronderstelt dat men invloed kan uitoefenen. In afwijking van de landelijke lijn blijven wij ‘informeren’ wel benoemen als instrument in het kader van het inwonersparticipatiebeleid. De reden daarvan is dat wanneer we inwoners geen invloed kunnen bieden, we goed moeten uitleggen waarom dat niet kan. Als participatie beperkt mogelijk is, zijn er dus juist extra inspanningen nodig op het gebied van verwachtingsmanagement. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer we wel een besluit moeten nemen, maar bij dat besluit geen ruimte hebben voor het maken van een eigen afweging. Een besluit waarbij we geen keuze hebben. Dat is soms zo bij het verlenen van vergunningen. Als een aanvraag voldoet aan de regels, dan moeten we de vergunning toekennen. Of er kan sprake zijn van een eerder genomen besluit, waardoor bepaalde keuzes eerder al gemaakt zijn.

Dat geldt bijvoorbeeld bij de inrichting van een straat volgens het HIOR. Het is belangrijk dat als we alleen infomeren, we niet het woord ‘participatie’ gebruiken in de communicatie, om geen verkeerde verwachtingen te wekken. We noemen het dan bijvoorbeeld een ‘informatiebijeenkomst’ in plaats van een participatiebijeenkomst.

6.2 Wat is nieuw? 1. We gebruiken de impactmeter (zie bijlage 3) om te bepalen welke mate van participatie gewenst is. We vullen die aan het begin van een project of beleidsproces in. Op basis van de uitkomst maken we een participatieplan (of -paragraaf). Daarin stellen we vast op welke momenten en op welke wijze we inwoners willen betrekken. De Omgevingswet verplicht ons om te verantwoorden hoe we invulling hebben gegeven aan ons participatiebeleid. Het participatieplan (of de -paragraaf) legt daarvoor de basis. 2. We investeren in meer bewustwording bij ambtenaren over wat de succesfactoren zijn voor geslaagde inwonersparticipatie. Dat doen we enerzijds door ze op te nemen in een interne handleiding en anderzijds door met de medewerkers in gesprek te gaan over wat er nodig is om als organisatie beter te worden in die succesfactoren. Omdat we niet alles tegelijk kunnen aanpakken, en omdat herhaling de beste manier is om informatie over te dragen, doen we dat in stappen. Op basis van de prioriteiten die inwoners hebben aangegeven bepalen we met welke succesfactoren we als eerste aan de slag gaan. Op basis van evaluaties van afgeronde participatietrajecten kijken we waar we goed in zijn (geworden) en waar extra aandacht nodig is. Mogelijk komen daar ook nog nieuwe succesfactoren uit naar boven.

De participatiehandleiding wordt onderdeel van het inwerktraject (’onboarding’) voor nieuwe medewerkers die met participatie te maken krijgen. 3. Verwachtingsmanagement en communicatie zijn de twee pijlers waar geslaagde inwonersparticipatie op rust. We willen die verbeteren door: 21

o

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Medewerkers te stimuleren om aan het begin van een traject, bij het maken van participatieplannen of paragrafen in gesprek te gaan met actieve inwoners om te horen wat er leeft en speelt en welke verwachtingen er leven; o Medewerkers te stimuleren om over de participatieplannen of -paragrafen te sparren met de adviseur inwonersparticipatie; o De afdeling Communicatie mee te laten kijken naar de communicatie (online en schriftelijk) over informatie- en participatietrajecten en -bijeenkomsten; o Aan het begin van elke informatie- of participatiebijeenkomst aan te geven wat er eerder al heeft plaatsgevonden aan besluiten en participatie, zodat we duidelijk maken wat al vastligt; o Consequent aan het eind van participatietrajecten te evalueren wat er goed ging en wat niet, en daar van te leren. We verleiden en ondersteunen externe initiatiefnemers, die zelf de participatie voor hun project vormgeven, om de participatie op eenzelfde manier te organiseren zoals wij dat doen, door de handreiking voor participatie die we gaan opstellen ook met hen te delen; We publiceren een evenementenkalender. Daar komen alle evaluatie-, informatie- en participatiebijeenkomsten op te staan. Door alle evenementen op een centrale plek te verzamelen stemmen we meteen af dat concurrerende bijeenkomsten niet op hetzelfde moment plaatsvinden.

We creëren een veilige en open sfeer tijdens bijeenkomsten, waarin alle partijen respectvol met elkaar omgaan. Dat spreken we aan het begin van bijeenkomsten af met de aanwezigen. Voor onderwerpen die gevoelig liggen, schakelen we een externe gespreksleider in. Dat ontlast de inhoudelijk deskundigen, die zich dan niet bezig hoeven te houden met de gespreksleiding, en creëert een meer neutrale sfeer die helpt om conflicten te voorkomen of sneller op te lossen. We verbeteren de terugkoppeling aan mensen die hebben geparticipeerd door in verslagen expliciet te vermelden: o Wat we bij hen hebben opgehaald aan wensen en behoeftes, o Wat we daarvan hebben overgenomen en hoe we dat hebben verwerkt, o En wat we daarvan niet hebben overgenomen en waarom niet. De afspraak is dat die elementen altijd terugkomen in elk verslag van een participatiebijeenkomst. We voegen die verslagen als bijlage toe aan het beleids- of projectvoorstel. Dat maakt het voor raadsleden mogelijk om te controleren of we op de juiste manier uitvoering hebben gegeven aan het inwonersparticipatiebeleid. En om signalen van inwoners over de participatie te kunnen toetsen. Aan het eind van participatietrajecten vragen we de deelnemers om een korte vragenlijst in te vullen. Door te werken met een standaard vragenlijst zijn de antwoorden onderling vergelijkbaar.

We verzamelen de antwoorden centraal, zodat we kunnen monitoren of en waar we verbetering zien, en waar verdere verbetering wenselijk is; In de uiteindelijke beleids- en projectvoorstellen verantwoorden we: o Hoe we invulling hebben gegeven aan het inwonersparticipatiebeleid; o Wat daaruit is gekomen, wat daarvan is overgenomen en hoe dat is verwerkt, en wat daarvan niet is overgenomen en waarom niet.

6.3 Ambities en indicatoren (Hoe gaan we meten of de ambities zijn behaald?) Op basis van de kaders die de raad heeft gesteld en de bovengenoemde acties is onze ambitie dat binnen deze raadsperiode: • De impactmeter consequent wordt gebruikt om aan het begin van een project of beleidsproces te bepalen hoe intensief de participatie zou moeten zijn en dat eventuele afwijkingen van die stelregel consequent worden verantwoord; 22

•

De meerderheid van de inwoners (respondenten) aangeeft dat de verwachtingen die de gemeente heeft gewekt over het participatieproces en de mate van invloed klopten met hoe de gemeente daar uitvoering aan heeft gegeven.

6.4 Wat zijn mogelijke alternatieven? Inwoners geven aan dat het belangrijk is om een open, naar buiten gerichte houding te verankeren in de organisatiecultuur. We adviseren niet om hier op dit moment een aanvullend verandertraject voor op te starten. Dergelijke trajecten zijn zeer intensief en daarmee kostbaar, en hebben vaak beperkt effect. Het nu doorlopen evaluatieproces was al zo opgezet om het belang van goede inwonersparticipatie sterker te verankeren. Door daar een goed implementatietraject aan te koppelen, heeft dat als vanzelf effect op de organisatiecultuur. Als in de praktijk blijkt dat de voorstellen niet worden uitgevoerd, is dat een teken dat er alsnog aandacht nodig is voor de organisatiecultuur.

6.5 Toegankelijkheid en inclusie Alle inwoners hebben recht op toegang tot informatie van hun gemeente, en om te kunnen participeren over beleid en projecten. Ook mensen die moeite hebben met lezen en schrijven, een visuele of auditieve beperking hebben, of bijvoorbeeld online de weg niet goed weten. Dit nemen we mee in het deelproject Digitale Toegankelijkheid binnen het programma Woo (Wet Open Overheid) en zo nodig ook in de Lokale Inclusieagenda.

23

Bijlage 1: Definities, begrippen en afkortingen Hieronder lichten we toe wat wij bedoelen als we in deze nota bepaalde termen gebruiken. Adviesraad Een door het college bij verordening ingesteld advieslichaam dat gevraagd en ongevraagd advies geeft aan het college. Zie verder: Koepel Sociaal Domein. Belanghebbende Een belanghebbende is: • Iemand wiens belang rechtstreeks is betrokken bij een besluit van de gemeente, zoals omschreven in artikel 1:2 de Algemene wet bestuursrecht, dan wel: • Iemand die rechtstreeks feitelijke gevolgen (van enige betekenis) ondervindt van een activiteit, als het om het omgevingsrecht gaat. Cliëntenpanel Een medezeggenschapsraad voor inwoners die ondersteuning ontvangen vanuit een van de drie sociaal domein wetten: de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wet maatschappelijk ondersteuning. Denktank Een verzameling betrokken inwoners die aangeven beschikbaar te zijn om op persoonlijke titel mee te denken over uiteenlopende vraagstukken, op basis van hun eigen expertise. Dorpsraad Een dorpsraad is een door het college erkend, georganiseerd bewonersinitiatief dat opkomt voor de leefbaarheid van het dorp in brede zin (dus zowel sociale als fysieke aspecten, de veiligheid et cetera).

Edam-Volendams Ruimtelijk Planproces (EVRPP) Het EVRPP is een beschrijving van het proces om te komen tot realisatie van ruimtelijke projecten, zoals bijvoorbeeld bouwprojecten. Binnen het EVRPP worden zes fases beschreven die een ruimtelijk project doorloopt. Een van de aspecten binnen deze fases is hoe initiatiefnemers de participatie bij dergelijke projecten kunnen vormgeven, hoe de gemeente de participatie toetst en wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft bij het participatietraject. Gevraagd en ongevraagd advies Bij gevraagd advies neemt de gemeente het initiatief om advies te vragen over een onderwerp. Bij ongevraagd advies neemt een derde het initiatief om de gemeente te adviseren. Gevraagd en ongevraagd advies kan een formele status hebben, wanneer de adviserende partij een door het college ingesteld adviesorgaan is. Meestal heeft het geen formele status en staat het advies gelijk aan de inbreng van andere partijen die over dat onderwerp meedenken. Gezamenlijk Dorps- en Wijkradenoverleg (GDO) Het overlegplatform van de dorps- en wijkraden en de gemeente. Impactmeter De Impactmeter is een instrument om te bepalen hoe groot de impact is van een bepaald project of beleid op de mensen die ermee te maken krijgen. Het idee is dat naar mate de impact groter is, het wenselijk is om intensiever te participeren over dat project of beleid.

De impactmeter staat beschreven in bijlage 3.

24

Inclusie In het algemeen betekent inclusie dat iedereen gelijke rechten en plichten heeft en volwaardig kan deelnemen aan het maatschappelijk leven. In het kader van het inwonersparticipatiebeleid bedoelen we met inclusie dat iedereen zijn stem kan laten horen, dat we zoveel mogelijk de verschillende belangen en behoeften van verschillende groepen in kaart brengen en meewegen bij besluitvorming, en dat iedereen gelijke kansen heeft om mee te denken en praten over beleid en over projecten in hun leefomgeving. Dat laatste betekent bijvoorbeeld dat je ervoor zorgt dat ook mensen die in een rolstoel zitten bij bijeenkomsten aanwezig kunnen zijn, en dat je rekening houdt met mensen die beperkte lees- of online vaardigheden hebben. Initiatiefnemer Hiermee bedoelen we de persoon, het bedrijf of de organisatie die als eigenaar optreedt van het initiatief. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een bedrijf dat een uitbreiding van het bedrijfspand wil realiseren, een inwoner die een verbouwing van zijn woning wil doen, een dorpsraad die een evenement wil organiseren, een zorgorganisatie die een kleinschalige opvang wil voor kwetsbare inwoners. Ook de gemeente kan initiatiefnemer zijn, bijvoorbeeld van nieuw beleid of van onderhoud in de openbare ruimte.

Inspraak Het ter inzage leggen van een concept besluit, zodat belanghebbenden daar desgewenst een zienswijze op kunnen indienen voordat het definitieve besluit wordt genomen. Inwoners Mensen die woonachtig zijn in deze gemeente. Bij het woord ‘Inwonersparticipatie’ hebben we het echter ook overige andere belanghebbenden dan inwoners alleen. Bijvoorbeeld ondernemers, of maatschappelijke organisaties. Inwonersparticipatie Het betrekken van inwoners en andere belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijk beleid en van projecten in hun omgeving. Inwonersparticipatie stopt wanneer er een concept besluit genomen is. Daarna begint de eventuele inspraak. Voor het woord ‘inwonersparticipatie’ is gekozen om onderscheid te maken met de Participatiewet. Koepel Sociaal Domein (KSD) De door het college ingestelde adviesraad voor het sociaal domein. Onder de KSD vallen vier adviesraden: de Jeugdraad, de Participatieraad, de Seniorenraad en de Wmo-raad. Participatieladder De participatieladder is een manier om aan te geven hoeveel invloed mensen hebben bij een bepaalde vorm van inwonersparticipatie. Bij de laagste trede, ‘infomeren’, hebben mensen geen invloed. Bij de hoogste trede, ‘zelfsturing’, hebben ze maximale invloed. Een afbeelding waarop de verschillende treden staan benoemd, vind je onder het kopje ‘huidig beleid’ op pagina 8.

Let op: in het kader van de Participatiewet, die gaat over werk en inkomen, betekent het begrip participatieladder iets heel anders. Het gaat dan over de mate waarin iemand actief is op het gebied van vrijwillig of betaald werk. Die betekenis van het woord komt in dit document verder niet voor. Wijkraad Een wijkraad is een door het college erkend, georganiseerd bewonersinitiatief dat opkomt voor de leefbaarheid van de wijk in brede zin (dus zowel sociale als fysieke aspecten, de veiligheid et cetera). 25

Bijlage 2: Overzicht van de verschillende partijen en hun rol ten aanzien van inwonersparticipatie De gemeente Edam-Volendam wil een samenwerkende overheid zijn. In paragraaf 5.1 hebben we beschreven wat dat betekent en wat inwoners en andere partners van ons mogen verwachten wanneer wij de initiatiefnemer zijn van een project of beleid. De gemeente kan ook andere rollen vervullen, zoals vergunningverlener, subsidieverstrekker of handhaver. In deze bijlage beschrijven we wat wij van anderen verwachten, en welke rollen zij vervullen.

Wat verwachten wij van anderen? Van andere overheden, bedrijven, inwoners en maatschappelijke organisaties vragen wij een actieve houding om vanuit eigen expertise, verantwoordelijkheid en mogelijkheid samen onze samenleving en ons grondgebied op een goede manier te beheren, beschermen, gebruiken en ontwikkelen.

Andere overheden Gelijkwaardig partnerschap vormt de basis voor samenwerking met andere overheden, waarbij iedere partij vanuit de eigen expertise, verantwoordelijkheid en mogelijkheid bijdraagt. Voor bedrijven, inwoners en maatschappelijke organisaties werken we samen als één overheid zodat we een betrouwbare partner zijn.

Initiatiefnemers De initiatiefnemer draagt de verantwoordelijkheid voor de inrichting van het participatieproces rondom zijn initiatief: het voorbereiden en uitvoeren ervan, en de verslaglegging. We vragen hen om, net zoals de gemeente dat doen, aan het begin een participatieplan te maken. Liefst samen met de inwoners en andere belanghebbenden. We verwachten van initiatiefnemers dat: • Initiatieven bijdragen aan de ambities zoals we die in ons beleid hebben aangekondigd; • Zij goed in kaart brengen wie belang hebben bij hun initiatief; • Zij hun plannen in voldoende mate met belanghebbenden afstemmen; • De initiatiefnemer aantoont hoe hij de belangen van anderen in kaart heeft gebracht, hoe hij daar rekening mee houdt en hoe de plannen daarop zijn aangepast.

Samenwerkingspartners en belanghebbenden Als wij samenwerken vragen wij deelnemers binnen die samenwerking om: • Hun ideeën, wensen, vragen, creativiteit en deskundigheid met ons en elkaar te delen; • Te respecteren dat wij binnen samenwerkingsverbanden en bij tegengestelde belangen vaak vooraf geen uitspraken en toezeggingen (kunnen) doen, en te accepteren dat wij het algemeen belang dienen door eerst te luisteren zodat wij daarna zorgvuldige afwegingen kunnen maken. Datzelfde geldt voor mensen en organisaties die vanuit een bepaald belang participeren. Hieronder noemen we enkele specifieke groepen belanghebbenden. Eerst naar gebied, dan naar onderwerp. 26

Dorps- en wijkraden De dorps- en wijkraden zijn een verbindende schakel tussen de inwoners onderling, en tussen de gemeente en de inwoners. Zij spelen een belangrijke rol bij het stimuleren en faciliteren van initiatieven van inwoners en van samenwerking onderling en met de gemeente. De relatie tussen de gemeente en de dorps- en wijkraden kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer. Dat wil zeggen: van beide kanten gericht op samenwerking, in vertrouwen en met respect voor elkaar. Beide partijen signaleren ontwikkelingen, behoeften en kansen en geven die aan elkaar door. Dorps- en wijkraden adviseren de gemeente gevraagd en ongevraagd. Bij onderwerpen die gevoelig liggen in de samenleving of waar individuele belangen van inwoners een rol spelen, zal de dorps- of wijkraad eerder een overlegplatform zijn en meedenken over de vorm van de participatie dan zich als vertegenwoordiger namens alle inwoners opstellen. Bij andere onderwerpen vertolkt de dorps- of wijkraad zo goed mogelijk het algemene belang van de inwoners. De dorps- en wijkraden zijn geen volksvertegenwoordiging, of controlerend orgaan. Die rollen zijn voorbehouden aan de gemeenteraad. In onze gemeente zijn op dit moment zes dorpsraden en een wijkraad actief: • Kwadijk • Hobrede • Middelie • Oosthuizen • Oude Kom Volendam • Schardam • Warder In Beets verkent men de mogelijkheid om de dorpsraad weer op te starten.

De Wijkraad Breed Edam heeft na de zomer van 2024 besloten om zichzelf op te heffen. De website van de gemeente bevat een lijst van dorps- en wijkraden met hun contactgegevens.

Gezamenlijk Dorps- en Wijkradenoverleg Dit overlegplatform van de dorps- en wijkraden en de gemeente heeft als doelen: • Elkaar onderling informeren; • Gezamenlijk participeren over onderwerpen die (zo goed als) alle dorps- en wijkraden aangaan; • Gezamenlijke initiatieven en acties nemen, faciliteren en ondersteunen en onderlinge samenwerking stimuleren. Het overleg is niet besluitvormend.

Belangengroepen op onderwerp of doelgroep In de gemeente zijn verschillende belangenorganisaties en overlegplatformen actief. Zij denken graag, en liefst in een vroeg stadium, mee over het project of initiatief. Net als de dorps- en

wijkraden zijn zij een belangrijke bron van informatie over wat er leeft en speelt, of een onderwerp gevoelig ligt en welke verwachtingen er leven rondom een onderwerp of project. We noemen hieronder enkele van de meest actieve : • Het Cultuurplatform en de stichting Kunst en Cultuur Edam-Volendam;

27

• • • •

Historische verenigingen, zoals Vereniging Oud Edam. Meerdere dorpen hebben een historische vereniging; De ondernemersverenigingen; Het Sportplatform; De Seniorenraad.

Deze lijst is allesbehalve uitputtend. We raden initiatiefnemers aan om contact op te nemen met de gemeente om na te gaan welke organisaties mogelijk betrokken zouden willen zijn.

Gemeenteraad De gemeenteraad heeft meerdere rollen: • Vanuit de volksvertegenwoordigende rol legt hij zijn oor te luister in de gemeenschap, geeft hij een stem aan de belangen en opvattingen die in de gemeenschap leven, en doet hij richtinggevende uitspraken; • Vanuit de kaderstellende rol stelt hij het inwonersparticipatiebeleid vast en kan hij desgewenst van tevoren kaders meegeven aan de participatie over een bepaald project of beleidsonderwerp waarvan de gemeente de initiatiefnemer is; • Vanuit de controlerende rol oordeelt de raad of het college het inwonersparticipatiebeleid binnen de vastgestelde kaders heeft uitgevoerd. Wanneer inwoners en andere belanghebbenden worden uitgenodigd om te participeren, schept dat verwachtingen. De gemeenteraad geeft het college in dit beleid ruimte om inwoners en andere belanghebbenden in sommige gevallen mee te laten beslissen of zelf te laten sturen (de hoogste treden van de participatieladder). Het is van belang dat daarbij voor alle partijen duidelijk is wat de kaders zijn waarbinnen die ruimte wordt geboden, wat men wel en niet mag verwachten. In alle gevallen is en blijft de gemeenteraad de eindbeslisser. De raad zal een besluit nemen waarbij het alle belangen tegen elkaar afweegt. Dat besluit kan op gespannen voet staan met wat bepaalde groepen belanghebbenden willen.

Dergelijke afwegingen vragen om sensitiviteit en evenwichtskunst.

28