Bijlage 3 Overzicht van de opgehaalde inbreng

Bijlage 4: overzicht van de opgehaalde inbreng en de wijze waarop die is verwerkt

Deze bijlage omvat de verslagen van de verschillende participatiebijeenkomsten. In elk verslag is in drie kolommen aangeven: • Wat we hebben opgehaald; • Wat we daarvan hebben overgenomen en hoe dit is verwerkt; • Wat we niet hebben overgenomen, en waarom. Om dit goed terug te koppelen zijn het uitgebreide verslagen. Gezien de hoeveelheid bijeenkomsten levert dat een zeer omvangrijke bijlage op. Deze bijlage is niet bedoeld om integraal te lezen, maar: • Voor mensen die hebben geparticipeerd om te zien wat er met hun inbreng is gedaan; • Voor raadsleden om te controleren hoe het college is omgegaan met de inbreng van mensen die vinden dat er onvoldoende naar hen is geluisterd.

Inhoudsopgave De verslagen zijn geordend naar type participant en vervolgens op datum. Raadsleden Themabijeenkomst rol van de raad bij inwonersparticipatiebeleid 08-02-2024 .................................. 1 Raadsplein inwonersparticipatiebeleid 12-09-2024 ............................................................................... 9 Inwoners algemeen Startbijeenkomst met inwoners, 26-02-2024 ....................................................................................... 11 Slotbijeenkomst met inwoners, 30-09-2024 ......................................................................................... 16 Brainstorm over alternatieven voor formele advisering , 26-09-2024 ................................................. 18 Dorps- en Wijkraden Gezamenlijk Dorps- en Wijkradenoverleg (GDO), 6-09-2023 ............................................................... 24 Evaluatie met en over de dorps- en wijkraden, 20-03-2024 ................................................................. 29 Verslag vervolg evaluatie over en met dorps en wijkraden 3-06-2024 ................................................ 32 Medewerkers Evaluatie met Team Projecten en Team Bouwen / Vastgoed, 30-01-2024 .......................................... 36 Evaluatie met Team Bouwen en Milieu, 01-02-2024 ............................................................................

38 Evaluatie met Team Ontwikkeling & Projecten (Samenleving), 13-02-2024 ........................................ 40 Evaluatie met Team Omgevingsbeleid, 15-02-2024 ............................................................................. 44 Evaluatie met Team Openbare Werken, 22-02-2024 ........................................................................... 48 Verslag interne presentatie uitkomsten evaluatie en voorstellen nieuw beleid, 23-09-2024 ............. 50 Inspraakreacties Inspraakreactie Koepel Sociaal Domein, 10-09-2024............................................................................ 53 Inspraakreactie inwoner (geanonimiseerd), 7-10-2024 ........................................................................ 59 Ongevraagd advies Koepel Sociaal Domein, 3-12-2024 ........................................................................ 64 Reactie college op het ongevraagde advies van de KSD van 3-12-2024 ............................................... 73

1

Themabijeenkomst rol van de raad bij inwonersparticipatiebeleid 08-02-2024 Wat hebben we opgehaald? Raadsleden horen niet wat er richting inwoners wordt teruggekoppeld na een participatiebijeenkomst (communicatie) Onze fractie heeft een hoog ambitieniveau. Knelpunt is dat er weinig tijd is om mensen actief te betrekken. De tijd tussen het voorstel en het besluit is kort. De raad hoeft niet te wachten op een participatie-moment. Het is een continu proces. Raadsleden moeten zelf actief inwoners opzoeken.

Ik vind het belangrijk om verwachtingen duidelijk te communiceren.

Ik zie dat er een verbeterslag mogelijk is in de terugkoppeling van alles wat er op een participatiebijeenkomst voorbij is gekomen (communicatie). We kunnen afspraken maken over hoe een dergelijke verslagging er uit moet zien. Ambitieniveau is lastig om op voorhand te bepalen. We hebben meer inzicht nodig in kosten en inzet capaciteit.

Er is behoefte aan een duidelijk proces en procesbeschrijving van inwonersparticipatie

Wat hebben we verwerkt, en hoe? Voorstel is om in alle besluiten te verantwoorden hoe het participatiebeleid is uitgevoerd en de verslagen daarvan als bijlage bij te voegen. De vraag hoe de raad vanuit de volksvertegenwoordigende rol zelf meer in contact kan komen met inwoners nemen raad en griffie mee bij de uitwerking van het griffieplan. Spreek van tevoren af met het college op welke onderwerpen de raad inwonersparticipatie verzorgt. Vanuit de controlerende rol kunnen raadsleden zelf informatie vergaren hoe het college uitvoering heeft gegeven aan de participatie en of de verslaglegging daarvan een juist beeld geeft. In het voorstel presenteren we verwachtingsmanagement als een van de twee pijlers van succesvolle inwonersparticipatie. Het voorstel is om bij het terugkoppelen voortaan aan te geven wat we hebben overgenomen en hoe, wat niet en waarom niet. Dit verslag is daarvan een voorbeeld (en nog een experiment). De evaluatie zal leiden tot een voorstel voor nieuw inwonersparticipatiebeleid. We zullen daarin scenario’s schetsen: welk ambitieniveau is haalbaar bij welke formatie / budget. Het college zal de raad een Participatieverordening voorleggen. Daarin komen 2

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

In de meeste gevallen verzorgt het college de participatie van inwoners.

De mate en te kiezen vorm voor de participatie zijn sterk afhankelijk van de situatie.

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we verwerkt, en hoe? heldere kaders voor inwoners en volksvertegenwoordigers over inwonersparticipatie te staan. Uitgangspunt is om altijd aan het begin een participatieplan te maken. Houd de onderwerpen In de instructies nemen we waarover geparticipeerd wordt, mee dat het wenselijk is om concreet en klein. Participeer het onderwerp zoveel mogelijk alleen als ze plaatsvinden in de concreet te houden en te nabijheid (leefomgeving) van de relateren aan de belevingsinwoner. wereld van de inwoners . Betrek inwoners vooraf, tijdens Het voorstel is om altijd aan en na afloop. En niet pas als een het begin een participatieplan besluit feitelijk al genomen is. te maken. Daarin is een kernvraag: wanneer begin je met informeren en wanneer met participeren. Participeren kan niet altijd aan het begin. Communiceren wel. Inwoners benaderen De raad controleert of het raadsleden als ze zich niet college op een juiste manier gehoord voelen. Bijvoorbeeld uitvoering heeft gegeven aan als uitkomst participatie het participatiebeleid. Daartoe tegenvalt of er als er geen is enerzijds nodig dat het participatie is geweest. Ze participatiebeleid voldoende vragen aan het raadslid: kun je duidelijk is wat men van de ons helpen? participatie mag verwachten De raad is voor inwoners een (en waaraan de raad de uitlaatklep als het niet goed uitvoering kan toetsen). gaat.

Anderzijds dient voor de raad “Escalatie-model” is genoemd. zichtbaar te zijn hoe het college uitvoering heeft gegeven aan de participatie en wat daar uit is gekomen. Voorstel is om in alle besluiten te verantwoorden hoe het participatiebeleid is uitgevoerd en de verslagen daarvan als bijlage bij te voegen. De raad kan wel eisen stellen Dit doet de raad in algemene aan participatietrajecten. zin middels het vaststellen van de kaders voor het inwonersparticipatiebeleid. De raad kan desgewenst kaders meegeven voor de participatie rond specifieke onderwerpen of projecten.

3

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom? Voor de participatie zelf is daarom geen standaardproces (beschrijving) te maken.

Inwoners hebben recht op participatie. Ook bij grote onderwerpen die niet concreet zijn. Het is aan ons om vormen te vinden waarop zij wel kunnen participeren.

Wat hebben we opgehaald? De raad weet niet wanneer participatie-avonden plaatsvinden. Een overzicht is wenselijk (wanneer vindt het plaats en wat is het onderwerp?) Het is super als we een uitnodiging krijgen om een dergelijke avond bij te wonen.

Als je wat belooft, moet je het ook doen. Het participatiedocument, zoals bijgevoegd bij de raadsstukken over het Oorgat gaf de raad goed inzicht in het proces. Dat kan als voorbeeld dienen. Een referendum geeft snel duidelijkheid. Wat zijn de kosten van een referendum? Wanneer is een referendum representatief?

Wat hebben we verwerkt, en hoe? De afdeling Communicatie houdt een evenementenkalender bij. We werken aan een vorm om die ook online beschikbaar te stellen.

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

Het voorstel is dat raadsleden aan de hand van het online overzicht zelf bepalen bij welke bijeenkomsten zij willen aansluiten. Zij zijn altijd welkom als toehoorder. Betrouwbaarheid is een van de beginselen van behoorlijk bestuur. Dank voor deze tip. We zullen dit als voorbeeld meenemen.

De raad kan vooraf bepalen wanneer het een referendum voldoende representatief vindt om daar bepaalde consequenties aan te verbinden.

Hoe kunnen we (als gemeente) de betrokkenheid van inwoners bij een participatietraject vergroten?

Het voorstel is om eerst de basis op orde te hebben voor we nieuwe instrumenten gaan inzetten. Op dat moment zoeken we uit wat de kosten zijn van die instrumenten en bepalen we de spelregels.

Door hen zo direct mogelijk aan te spreken. Dat is het meest arbeidsintensief (kostbaar) en het meest effectief. En door het zo concreet mogelijk te maken, zo dicht mogelijk aan te sluiten bij hun belevingswereld. Inwoners hebben vaak een In het voorstel presenteren we enorme informatie achterstand communicatie als een van de (communicatie). twee pijlers van succesvolle inwonersparticipatie. Waar doe je het allemaal voor We maken een afweging in de als er maar vier mensen hoeveelheid capaciteit en reageren? instrumenten die we inzetten (kosten die we maken) in relatie tot de verwachte behoefte aan participatie. Discussievraag 1. Hoe functioneert het inspreekrecht? Wilt u dat anders vormgeven? Meerdere reacties: het inspreekrecht functioneert prima zoals het nu gaat. 4

Wat hebben we opgehaald? Bied het inspreekrecht actief als sluitstuk aan participanten aan.

Enkele reacties: geef veel meer bekendheid aan het inspreekrecht. Communiceer méér via de socials. Eerder op Facebook zetten welke onderwerpen er in de raad komen die maand. Aanmeldtermijn voor inspreken kan/moet korter. Is nu een aantal weken. Verleng spreektijd (meer dan 5 minuten)

Burgers moeten ook toegang krijgen tot Ibabs. Leg aan de burger uit hoe Ibabs werkt Enkele reacties: Kun je het insprekers wat comfortabeler maken? Het is vaak wat afstandelijk en formeel. Insprekers zijn achteraf vaak niet tevreden / zenuwachtig over hun bijdrage. Inspreken in de raad is nu heel spannend. De drempel om in te spreken is te hoog. Er is nu beperkt ruimte voor dialoog met de inspreker. Hoe kun je dit verbeteren zonder in discussie te gaan? Enkele reacties: inspreekrecht komt niet tot zijn recht, omdat de standpunten al zijn ingenomen. Er moet meer tijd komen tussen het inspreken en de besluitvorming (niet op één avond). Koppel het raadsplein los van de raad en laat de insprekers op het raadsplein inspreken.

Wat hebben we verwerkt, en hoe? Het college neemt in de instructies op dat we inwoners wijzen op de mogelijkheid om in te spreken en dat dit al kan voor het uiteindelijke besluit voorligt in de raad. De griffie gaat een communicatieplan opstellen waar het dit onderwerp en de reacties in meeneemt. Idem

De aanmeldtermijn voor inspreken is 24 uur. Verder idem. De griffie komt met voorstellen. Daar neemt het dit onderwerp en de reacties in mee. Idem

Idem

Idem

Idem

5

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we verwerkt, en hoe? Idem

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

Als er geen vragen zijn, gaan insprekers naar huis en horen ze niets meer Discussievraag 2. Hoe functioneert het burgerinitiatief? Wilt u dit anders vormgeven? Meerdere reacties: het burger- De griffie gaat een initiatief is onvoldoende communicatieplan opstellen bekend. Meer communicatie waar het dit onderwerp en de nodig, o.a. op facebook. reacties in meeneemt. Enkele reacties: het is prima zo. Het burgerinitiatief gaat heel De griffie komt met voormoeizaam. Te veel regels en de stellen. Daar neemt het dit drempel is te hoog. onderwerp en de reacties in mee. Discussievraag 3. Welke informatie hebben raadsleden nodig om hun controlerende rol t.a.v. inwonersparticipatie te kunnen vervullen? Een terugkoppeling Het voorstel is om in elk Het voorstel is om de raad niet raad/bewoners via een vast besluit samen te vatten hoe alleen op hoofdlijnen maar ‘format’ met daarin het doel, de uitvoering is gegeven aan het ook in detail te informeren verwachting en de besluiten. participatiebeleid, wat de middels een bijlage met het Een duidelijk verslag gericht op opbrengst daarvan was en hoe volledige verslag van alle de procedure / het proces. die is verwerkt. opgehaalde inbreng We willen weten of de Als bijlage bij elk raadsbesluit belangenafweging die in het ontvangt de raad het volledige raadsvoorstel staat volledig is verslag van alle opgehaalde om te weging in te schatten. inbreng.

Het voorstel is om in Alle informatie die opgehaald dat verslag aan te geven wat is, moet inzichtelijk zijn. we hebben overgenomen en Aangegeven moet worden wat hoe, wat niet en waarom niet. wel/niet is meegenomen en Dit verslag is daarvan een waarom wel/niet. voorbeeld (en nog een Als we mee worden genomen experiment). op hoofdlijnen is het prima Communicatie over de 5 W’s is Zie hierboven. In de Wie is in principe niet terug te belangrijk: samenvatting en de verslagen voeren op personen, hooguit -Wat (hoe)? ziet u terug waarom, hoe en op groepen (‘inwoners van die -Waarom? wat er is opgehaald. en die straat/buurt’). In de -Wanneer? Waar en wanneer participatie verslagen wordt, net als in dit -Waar? plaatsvindt communiceren we verslag, niet vermeld wie wat -Wie? via de evenementenkalender. heeft gezegd. Argumenten In de verslagen ziet u terug in weeg je immers op hun welke bijeenkomst welke merites, niet op wie het inbreng is opgehaald. argument heeft aangedragen. Een participatie-agenda De afdeling Communicatie Zie hieronder t.a.v. de keuze houdt een evenementenvoor de website in plaats van In Ibabs aangeven wanneer er kalender bij. We werken aan Ibabs. participatieavonden zijn een vorm om die ook online beschikbaar te stellen.

6

Wat hebben we opgehaald? Raad moet zelfde brief, tekening, informatie ontvangen als de inwoners. Agenda en verslag van participatiebijeenkomsten moeten vindbaar zijn op Ibabs.

Wat hebben we verwerkt, en hoe? Het voorstel is om alle informatie die we toesturen of op bijeenkomsten presenteren ook op de website te zetten. Dan kan iedereen -ook raadsleden- die terugvinden.

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom? De informatie moet voor iedereen toegankelijk zijn. Websites zijn laagdrempeliger en toegankelijker dan Ibabs. Bovendien is het dubbel werk om het zowel op de website als in Ibabs te zetten. Daarom verdient de website de voorkeur.

Bij raadsbesluiten voegen we het participatieverslag in Ibabs toe. Discussievraag 4. Waar loopt u nog meer tegenaan als het gaat om inwonersparticipatie? We streven als raad te vaak Het is onmogelijk iedereen Bepaalde vormen van naar het principe dat tevreden te stellen. Als participatie richten zich op participatie pas goed is, als iedereen het eens is, is consensus, zoals adviseren en iedereen het eens is. participatie ook niet nodig. meebeslissen. Participatie heeft als doel om zoveel mogelijk de belangen en argumenten op te halen zodat we die tegen elkaar kunnen afwegen. Wordt de conclusie van een Nee. De verslagen en de traject opgesteld door een samenvatting daarvan worden objectief iemand zonder doorgaans gemaakt door of in banden met het traject (in opdracht van de projectleider. verband met het buigen naar Die heeft de kennis van zaken één kant toe?) om de inbreng op waarde te kunnen schatten en tegen elkaar af te wegen (advies: overnemen en hoe, of niet overnemen en waarom). Er is een tekort aan tijd tussen Vanuit de controlerende rol In de meeste gevallen verzorgt het moment van kunnen raadsleden zelf het college de participatie van informatieverschaffing en informatie vergaren (als inwoners. besluitvorming voor een toehoorder bij participatieAls fracties elk voor zich aan gedegen participatie.

bijeenkomsten)hoe het college inwonersparticipatie doen, is uitvoering geeft aan de dat dubbelop en ontstaan er participatie en of de meerdere waarheden naast verslaglegging daarvan een elkaar. Daarmee maken juist beeld geeft. fracties zich kwetsbaar: hoe weeg je die verschillende waarheden tegen elkaar af? Wanneer inwoners massaal Bij elke belangenafweging Soms weegt hetgeen de ‘nee’ zeggen, wordt het toch weegt het college de meerderheid wil niet op tegen doorgedrukt. argumenten zowel op hun de kosten daarvan, of weegt inhoudelijke merites (de het belang van de minderheid zwaarte van het belang) als op zwaarder. Dit ‘doordrukken’ de hoeveelheid personen die noemen doet geen recht aan in dat belang geraakt worden. de plicht om als college en

7

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we verwerkt, en hoe?

8

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom? raad in het algemeen belang te handelen.

Raadsplein inwonersparticipatiebeleid 12-09-2024 Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we verwerkt, en hoe? We hebben een apart kopje ‘Communicatie’ toegevoegd aan hoofdstuk 7.

Het belang van communicatie bij inwonersparticipatie is groot: de twaalf succesfactoren gaan vooral over communicatie. Voeg een hoofdstuk over de aanpak t.a.v. communicatie toe. Wees duidelijk over de rol van We hebben een bijlage de dorps- en wijkraden in de toegevoegd waarin de rollen participatie. van de verschillende partijen, waaronder de dorps- en wijkraden is uitgeschreven. Voeg een paragraaf toe over de Een paragraaf over de visie is visie op inwonersparticipatie. toegevoegd bij 6.1. Maak het stuk eenvoudiger en We hebben de raadsleden die korter. dit verzoek deden, gevraagd om aan te geven welke passages volgens heb korter konden of geschrapt konden worden. Motie ‘ideeënloket’: werk een We werken samen met voorstel uit voor een inwoners aan een duidelijker ideeënloket waarbij inwoners en eenvoudiger webpagina die op een laagdrempelige manier hiervoor als vindplaats dient. gefaciliteerd worden bij het We vragen dorps- en realiseren van plannen en wijkraden welke rol zij hierin ideeën. kunnen en willen spelen. Motie ‘ideeënloket’: creëer één We werken samen met centrale plek voor informatie inwoners aan een duidelijker over bewonersinitiatieven, en eenvoudiger webpagina die waar te vinden is hoe plannen hiervoor als vindplaats dient. en ideeën ingediend kunnen worden, welke regels hiervoor gelden en wat het beschikbare gemeentelijke budget is.

Motie ‘ideeënloket’: zorg Op de pagina zullen we het ervoor dat de organisatie snel advies toevoegen dat antwoord kan geven op initiatiefnemers voor het ingediende plannen en ideeën, indienen van hun voorstel waarbij er binnen de gemeente contact kunnen opnemen met zoveel mogelijk integraal (= de beheerder van het budget. afdelingsoverstijgend) wordt Die kan hen helpen in te gewerkt om inwoners verder te schatten hoe kansrijk hun kunnen helpen met hun aanvraag of initiatief is en het initiatief initiatief zo nodig aan de juiste ambtenaar koppelen. 9

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

Een snel antwoord is niet altijd mogelijk. Hoe snel duidelijkheid gegeven kan worden verschilt per initiatief. De organisatie is zich reeds bewust van de wens om zo snel mogelijk duidelijkheid te bieden. In die zin ligt een verdere versnelling niet in de lijn der verwachting.

Wat hebben we opgehaald? Motie ‘ideeënloket’: deel voorbeelden van succesvolle en gerealiseerde bewonersinitiatieven Motie ‘ideeënloket’: laat aanvragen, als dat mogelijk is, via wijk-, dorps- of adviesraden lopen.

Wat hebben we verwerkt, en hoe? We zullen enkele voorbeelden van gehonoreerde initiatieven aan de vernieuwde pagina toevoegen. Dit bespreken we met de wijken dorpsraden.

Motie ‘aanpassingen’: voeg een stap toe aan de voorkant waarbij inwoners hun inzichten kunnen laten horen bij toekomstige bouwplannen

Motie ‘aanpassingen’: richt de organisatie zo in, dat medewerkers weten wat er leeft en speelt onder inwoners Motie ‘aanpassingen’: stel een adviseur participatie aan zonder daarvoor extra structurele kosten te maken. Motie ‘aanpassingen’: vraag in iedere aanbesteding de projectontwikkelaar(s) en /of aannemer(s) om een participatieplan te maken volgens ons participatiebeleid.

We dragen de medewerkers op om bij de voorbereiding van beleid en projecten meer hun oor te luisteren te leggen.

10

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

Aanvragen laten lopen via de adviesraden ligt minder voor de hand. Dan voeg je eerder een extra beoordelingslaag toe, dan dat je de procedure eenvoudiger maakt. Deze stap maakt reeds deel uit van het EVRPP. In elk stap, ook in allereerste fase, de initiatieffase, vragen we projectontwikkelaars om inwoners te betrekken. Ook wanneer de gemeente zelf de regie heeft voor een project is dit een belangrijk onderdeel van de eerste fase. We denken dat we dit kunnen oplossen zonder daarvoor de inrichting van de organisatie aan te hoeven passen. Dit is een motie zonder dekking. Capaciteit vrijmaken betekent dat andere ambities daarvoor moeten wijken. Dit maakt al deel uit van het EVRPP.

Startbijeenkomst met inwoners, 26-02-2024 Aanwezig: 23 inwoners en 3 raadsleden Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt?

Zorg ervoor dat het besef doordringt: participeren is een democratisch recht (geen gunst of plicht) Zorg ervoor dat de systeemwereld van de ambtenaren matcht met de leefwereld Kom afspraken na (wees betrouwbaar). Als je ze niet na kunt komen, geef dat dan aan en leg uit waarom Als iets een “participatiebijeenkomst” heet, dan verwacht ik dat ik mee kan praten/denken. Communiceer duidelijk wat het doel/niveau van de participatie is van die bijeenkomst (voor welke trede van de participatieladder je hebt gekozen) en leg uit waarom je deze keuze hebt gemaakt. In een taal die iedereen begrijpt.

We zullen dit benadrukken in zowel het beleid als bij bijeenkomsten waarin we de medewerkers instrueren over participatie. Nemen we mee als aandachtspunt in de interne instructies.

Als je een vraag stelt aan dorps- en wijkraden, geef ons dan voldoende tijd om die met onze achterban te bespreken.

Stel de juiste vraag op het juiste moment (de juiste fase). De wijze waarop je een vraag stelt bepaalt het antwoord.

Nemen we breder mee: dit speelt in alle contactentussen gemeente in inwoners. Twee opties: 1) gebruik een woord dat geen verwachtingen wekt over de mate van invloed, bijvoorbeeld: ‘bewonersavond’ 2) gebruik een woord dat de juiste verwachting wekt over de mate van invloed, bijvoorbeeld: ‘brainstorm’ ‘informatieavond,’ of ‘cocreatie bijeenkomst’. Het gebruik van taal die iedereen begrijpt hanteren we reeds als uitgangspunt. Dit hangt samen met de vraag of we onderwerpen via dorps- en wijkraden met de inwoners bespreken, of direct met de inwoners – waarbij de dorps- en wijkraden uiteraard welkom zijn. Als we getrapt participeren, via een vertegenwoordiger zoals dorps- en wijkraden, dan moet er inderdaad voldoende tijd zijn om het te bespreken met de achterban. Dit nemen we mee in de interne instructies.

11

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt?

Als je input ophaalt, doe er dan wat mee (sta hiervoor open en maak er ruimte voor). Voorbeeld 200 suggesties opgehaald, niets mee gedaan

Het voorstel is om bij het terugkoppelen voortaan aan te geven wat we hebben overgenomen en hoe, wat niet en waarom niet. Dit verslag is daarvan een voorbeeld (en nog een experiment). Soms kan men ook tijdens de bijeenkomst al aan geven wat er wel en wat er niet kan. Het voorstel is dat we voortaan aan het begin van een bijeenkomst aangeven wat de kaders zijn waar we de inbreng aan gaan toetsen. Bijvoorbeeld: dit is het budget, het moet voldoen aan veiligheidsvoorschriften. Alles wat daar niet aan voldoet en alles wat duurder is, valt sowieso af. Meld aan het einde van een participatiebijeenkomst en in brieven hoe lang het duurt voor mensen weer iets horen (verwachtingsmanagement). Duurt het langer, meld dat dan. Geef dan door wanneer het volgende communicatiemoment is. Neem in je participatieplan op, op welke momenten je communiceert, en hoe. Zet die momenten in je agenda ter herinnering. We zullen tijdens de externe presentatie van de voorstellen in september ook delen hoe de ambtelijke organisatie participatie beleeft.

Laat de communicatie niet stilvallen. Vreemd om na intensief proces weinig tot niets te horen

Laat zien hoe de gemeentelijke organisatie aankijkt tegen participatie. De indruk is dat veel ambtenaren het vooral lastig vinden. Is dat zo? Wat hebben jullie er wel aan? Laat zien wat je wel moeite waard vindt en laat de bewoners zien dat het serieus is en ertoe doet. Benut de denkkracht van de bewoners (ervaringsdeskundigen)

Dit is nu al onderdeel van het beleid: coproduceren en zelfsturing gaan uit van de denkkracht van bewoners. We nemen ‘crowdsourcing’ op als mogelijk instrument. Crowdsourcing betekent dat je een complex probleem ‘in de groep gooit’ om te kijken of iemand er een goede oplossing voor weet.

12

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

Voor de goede orde: met ‘ervaringsdeskundigen’ bedoelen we niet ‘iedereen die vanuit ervaring spreekt’ maar mensen die een opleiding hebben gevolgd tot ervaringsdeskundige. M.a.w. niet

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt?

Beleving dat de gemeente met de rug naar de bewoner staat / op afstand staat

Met deze evaluatie willen we ervoor zorgen dat het besef van het belang van inwonersparticipatie en de afspraken wanneer en hoe we participatie organiseren sterker gaat leven bij de medewerkers. We verwachten dat interactie tussen inwoners en medewerkers daardoor vaker plaatsvindt en beter aansluit bij de behoeftes van inwoners. Verwachtingsmanagement is een van de twee pijlers van succesvolle participatie. We zullen daar veel aandacht aan besteden in de instructies. Communicatie is een van de twee pijlers van succesvolle participatie. In de voorstellen is een belangrijke rol weggelegd voor zowel de afdeling Communicatie als voor heldere communicatie als succesfactor. Luisteren is daar een onderdeel van. Op de startbijeenkomst van 26/02 hebben we de succesfactoren bij de aanwezigen getoetst en aangevuld n.a.v. de reacties van de aanwezigen. Die nemen we op in interne werkinstructies. In het beleid nemen we criteria op (en een afwegingskader) waarmee we bepalen wanneer en hoe participatie plaats dient te vinden. In het nieuwe beleid zullen we beschrijven wat de situatie nu is, waar we naar toe willen, wat daarin anders is dan nu en wat we gaan doen om daar te komen.

Dit nemen we als volgt mee in de interne instructies: • De naamgeving van de bijeenkomst moet passen bij het type bijeenkomst (trede participatieladder) • In de uitnodiging en aan het begin van de bijeenkomst schetsen we waar invloed op mogelijk is (en waarop niet) en welke mate van invloed: suggesties, advies, coproductie)

Duidelijk zijn wat mensen mogen verwachten en wat niet Communicatie, communicatie, communicatie (=luisteren, luisteren, luisteren naar elkaar over en weer) Succesfactoren verankeren in de gemeente. Borgen. Mag niet vrijblijvend zijn. Participeren moet ingebed zijn in de werkcultuur

Wat maakt dat we het na dit proces anders/beter gaan doen? Maak dat duidelijk Zorg dat de verwachting die je wekt over de mate van invloed past bij de mate van invloed die je biedt

13

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet? elke inwoner is een ervaringsdeskundige.

Wat hebben we opgehaald?

Vroegtijdig starten met de participatie

Biedt niet alleen een keuze uit opties (wat, hoe) maar betrek inwoners ook bij het waarom: (niet waar gemeentehuis, maar waarom er überhaupt een nieuw gemeentehuis moet komen) Bij inclusie is het van belang dat je de juiste mensen uitnodigt en er moete voor doet om hen te bereiken. Overweeg om de mate van invloed (trede van de ladder) te laten variëren tussen groepen naar mate hun belang groter is (direct omwonenden versus mensen die verder weg wonen bijvoorbeeld) Geef verschillende groepen belanghebbenden dezelfde informatie. Anders voelt de groep die je niet informeert zich achtergesteld. Hoe omgaan met tegengestelde belangen?

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt? • We koppelen terug wat we met de inbreng hebben gedaan Het voorstel is om altijd aan het begin een participatieplan te maken. Daarin is een kernvraag: wanneer begin je met informeren en wanneer met participeren. Participeren kan niet altijd aan het begin, communiceren vaak wel. Een dilemma vormen onderwerpen die heel gevoelig liggen of waarvan nog onduidelijk is hoe zeker het is dat er iets gaat gebeuren. M.a.w. ga je al communiceren terwijl je nog niet weet of het wel gaat gebeuren? Of, als het gevoelig ligt, weegt de mogelijke onrust die het oproept op tegen het belang dat mensen vroegtijdig mee kunnen denken? In feite is dit een oproep om in een vroeger stadium te participeren, wanneer we als organisatie nadenken over de vraag: gaan we dit doen of niet? Het voorstel wordt om in vroeg stadium een participatieplan te maken, waarin we ons de vraag stellen: wat is het juiste moment om de participatie te beginnen? Daarbij zullen we meegeven: de ‘waarom’ vraag is vaak de belangrijkste. Dit nemen we mee in de interne instructies.

Dit nemen we als optie mee in de interne instructies.

In de interne instructies nemen we mee dat als groepen een andere behandeling en/of andere informatie krijgen, we uitleggen waarom we dat verschil maken. In de interne instructies zullen we het advies opnemen om bij tegengestelde belangen te overwegen om de verschillende 14

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt?

Rol gemeentebestuur: waar blijkt uit dat ze waarde hechten aan participatie? Zijn er slimmere manieren om mensen te betrekken? (Dit kan worden geïnterpreteerd als: ‘zijn er effectievere manieren’ en als ‘gebruik je slimme / moderne technologie’?)

(groepen) belanghebbenden tegelijk aan tafel uit te nodigen. Dan is het totale speelveld zichtbaar (transparant) en kunnen zij meedenken over de belangenafweging (mogelijke toenadering). Het collegeprogramma heeft als uitgangspunt: van buiten naar binnen. Slimme technologie: we maken gebruik van online participatie, zoals vragenlijsten of enquêtes die mensen kunnen invullen wanneer het uitkomt en bieden inwoners de mogelijkheid om te reageren via het Praathuis op de website.

Instellen denktank van bewoners. Handen ineen slaan.

De van tevoren bedachte succesfactoren werden herkend (zie hieronder). Grote instemming bij ‘als ik iemand persoonlijk kan spreken’.

We nemen ‘crowdsourcing’ op als mogelijk instrument. Crowdsourcing betekent dat je een complex probleem ‘in de groep gooit’ om te kijken of iemand er een goede oplossing voor weet. De vraag of er behoefte is aan een denktank nemen we intern mee en bespreken we als optie bij de sessie over de adviesraden. We bekijken in hoeverre het Praathuis kan fungeren als denktank. Die punten nemen we mee in de interne instructies.

Verder zijn in deze bijeenkomst de twaalf succesfactoren benoemd.

15

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

Aan instrumenten is geen gebrek. Aan ervaring daarmee wel. Het voorstel is om eerst de basis op orde te krijgen (goed verwachtingsmanagement, goede communicatie en terugkoppeling) voor we nieuwe instrumenten gaan introduceren.

Slotbijeenkomst met inwoners, 30-09-2024 Aanwezig: 6 inwoners en 2 raadsleden Wat hebben we opgehaald? Hoe wil je inwoners bereiken? Volendam heeft maar één wijkraad. Edam inmiddels geen meer. Hoe bereik je de rest? Ga de straat op, zoek de mensen op. Vraag hen wat zij willen. Beleid uitwerken in processtappen is goed, hoe borg je die stappen? De Koepel Sociaal Domein (KSD) geeft aan dat voor het goede gesprek vertrouwen nodig is: dit moet gecreëerd worden. Het is van belang om samen, met een open vizier, aan de slag gaan. Regels en structuur zorgen niet vanzelf voor verbinding. Het gedrag is hierin bepalend. De organisatiecultuur en zachte kant zijn doorslaggevend voor het succes van dit beleid. Een nieuwe werkwijze of participatieverordening duurt jaren voor het echt werkt. Gooi het kind niet met badwater weg (stoppen met formele advisering / KSD). Versterk liever de bestaande structuren, zoals het Cultuurplatform, KSD etc. Gooi die niet weg. Dit is eerder het

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt? De straat op gaan is een prima vorm om mensen te spreken die vaak niet uit zichzelf participeren. We hebben dit bijvoorbeeld gedaan bij de participatie over de omgevingsvisie. Net als met bijeenkomsten bereik je daar een beperkt aantal mensen mee. We wegen per onderwerp af of de tijdsinvestering opweegt tegen wat het aan informatie oplevert. We maken een handleiding voor participatie, zowel voor de medewerkers als voor projectontwikkelaars. We onderschrijven het belang van wederzijds vertrouwen en een open vizier (goed verwachtingsmanagement). De verbinding zoeken we in het gedeelde doel: een gemeente waar je fijn woont, werkt en leeft. In gedrag spelen eerdere ervaringen ook een rol. Door te laten blijken dat de gemeente participatie belangrijk vindt, door regelmatig aandacht te besteden aan wat nodig is voor succesvolle participatie, en door structureel te evalueren wat goed gaat en wat niet willen we participatie gaandeweg verankeren in de organisatie.

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

De Seniorenraad blijft naar verwachting bestaan. Die kunnen we, net als andere platforms en belangenorganisaties, blijven betrekken bij het gesprek over het sociaal domein.

Het is de vraag in hoeverre de bestaande structuur (KSD) verder in stand kan blijven. Wanneer we cliëntpanels oprichten voor de Jeugdwet, Participatiewet en Wmo, zou het verwarrend zijn als er daarnaast nog drie gelijknamige raden blijven bestaan. We willen de grote betrokkenheid en kennis van de leden van de huidige adviesraden vasthouden door samen met hen na te

16

minimaliseren van platforms dan het optimaliseren daarvan. Breng onze zorgen en argumenten t.a.v. het versterken in plaats van afbreken van bestaande s.v.p. expliciet onder aandacht van de raad. Wat houdt dialoog in en wat is het verschil met nu? Hebben inwoners structuur nodig om me te denken? Actieve bewoners betrekken is zeer uitdagend.

Dienen er eisen gesteld te worden aan de representativiteit van de betrokken inwoners? De adviesraden hebben een wettelijke grondslag.

Hoe worden platforms en adviesraden (en vergelijkbare clubs) juist versterkt vanuit dit beleid? Zorg dat je flexibiliteit houdt om gaandeweg te kunnen bijstellen.

denken over alternatieve vormen voor de huidige formele advisering. Zie paragraaf 5.5 (alternatieven).

Het verschil is dat de gemeente nu een adviesvraag stelt, de adviesraden onderling in gesprek gaan en er dan een advies uitkomt waarvan je niet weet welke discussies en overwegingen daartoe hebben geleid (black box). We willen meer direct met inwoners in gesprek, zodat je alles hoort en er wisselwerking kan plaatsvinden. Sommige mensen hebben behoefte aan vaste structuren, anderen bepalen liever per onderwerp of ze mee willen denken. We overwegen een denktank waar mensen per onderwerp kunnen bepalen of zij meedenken of niet. We willen gebruik blijven maken van de bestaande netwerken. Representativiteit is van belang waar het gaat om de belangen Als een groep inwoners die meedenkt niet en behoeften: we als gemeente willen we die van alle (groepen) representatief is, doet dat niets af aan het inwoners goed in kaart hebben. We checken de inbreng die we belang van hun inbreng. krijgen zo breed mogelijk. De wettelijke verplichting is om cliënten van de sociale domeinwetten medezeggenschap te bieden. De huidige adviesraden tellen geen cliënten onder hun leden. Daardoor voldoet de gemeente nu niet aan die verplichting. In beperkte mate: door meer duidelijkheid te scheppen over rollen en verantwoordelijkheden. Verder is het voorstel om een deel van het budget voor inwonersinitiatieven via de dorps- en wijkraden in te zetten. Dat geeft hen meer financiële armslag.

In de zowel het stuk als de handleiding nemen we op dat participatie maatwerk is en blijft. Afwijken kan, zolang je maar goed uitlegt waarom je afwijkt. Ook is het de bedoeling om te kijken of deze plannen in de praktijk ook blijken te werken. En zo niet, ze bij te stellen (plan, do, check, act).

17

Brainstorm over alternatieven voor formele advisering , 26-09-2024 De brainstorm betrof vier onderwerpen: • Hoe zouden cliëntpanels eruit kunnen zien (als vorm voor de medezeggenschap van de cliënten van de drie sociaal-domein wetten; • Hoe zou een denktank eruit kunnen zien (als alternatief voor formele advisering); • Hoe kun je de behoefte aan formeel advies vergroten; • Hoe kun je het gesprek met inwoners organiseren over wat zij zelf en samen kunnen doen. Doel van de brainstorm was om samen met de leden van de adviesraden en andere betrokken inwoners na te denken over mogelijke alternatieven om die vervolgens samen met hen vorm te geven. De bedoeling was om in twee rondes in groepjes uiteen te gaan om deze onderwerpen te bespreken. Vanwege de beperkte opkomst (acht personen) zijn we niet in groepjes uiteengegaan en voerden we het gesprek met alle aanwezigen samen. Dat zijn twee leden van de Koepel Sociaal Domein, twee mensen die actief zijn in de dorpsraden van Beets respectievelijk Hobrede, de voorzitter van het Gezamenlijk Dorps-en Wijkradenoverleg en het Cultuurplatform, iemand die actief is in het Cultuurplatform en twee betrokken inwoners zonder organisatie achter zich.

Wat hebben we opgehaald?

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt?

Drie van de adviesraden richten zich elk op een van de sociaal domeinwetten. Zij bestaan uit cliënten en mensen die vanuit brede maatschappelijke interesse meedenken over het beleid. Cliënten hebben een bepaald belang, en als dat belang gediend is, zijn ze weg.

De informatie positie van de mensen die meedenken met het beleid is een belangrijk aandachtspunt. Formaliseer de deelname aan een eventueel cliëntpanel, zodat mensen zich committeren aan het lidmaatschap daarvan.

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet? Een deel van de cliënten heeft een voorziening nodig waardoor ze slechts zeer kort met de Wmo te maken hebben. Andere inwoners hebben een toekenning die meerdere jaren kan voortduren. Er zijn dus ook inwoners die langere tijd belang hebben om mee te denken over de Wmo. Het is belangrijk om met de mensen te spreken om wie het gaat en niet (alleen) over hen.

Dat onderschrijven zowel wij als de wet volkomen. Dit is iets om in een later stadium uit te werken. We vinden het te vroeg om daar nu een uitspraak over te doen.

18

Wat hebben we opgehaald? Zorg voor een mix van cliënten en mensen die vanuit brede maatschappelijke interesse meedenken over het beleid, want dat leidt tot kruisbestuiving. Vraag: hoe is dat nu? Antwoord: In de Participatieraad zitten twee genaturaliseerde mensen. In de Jeugdraad zit een groep heel betrokken jongeren waar Monique Chervet leiding aan geeft. In de Wmo raad zitten vertegenwoordigers van Moedige Moeders en zorgprofessionals. Het is de KSD onbekend of hun leden cliënten zijn van de sociaal domeinwetten. Het gaat nu over teveel schijven, laat de gemeente direct met de cliënten in gesprek gaan.

Bedenk wat je hebt opgebouwd en wat je mogelijk kwijtraakt als je iets nieuws doet.

Jeugd bereik je niet met een adviesraad, andere vormen spreken hen meer aan.

De betrokkenheid van mensen is in dit tijdsgewricht anders dan vroeger: meer digitaal, meer thuis en

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt?

We kiezen ervoor de cliënten meer dan nu centraal te stellen om te voldoen aan de wettelijke verplichting om hen medezeggenschap te bieden. We willen de kennis en betrokkenheid vasthouden door samen met de bestaande leden van de adviesraden na te denken over de nieuwe opzet.

We zijn reeds enige tijd op zoek naar andere vormen om jongeren te laten meedenken over het beleid en om hun behoeften in kaart te brengen. ‘Lossere’ vormen van meedenken, zoals online op elkaar reageren via tekstberichten, spreken hen wellicht meer aan. De ervaring is dat jonge(re) mensen zich minder committeren aan een organisatie, en liever losvast meedenken. Daarom denken we aan een 19

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet? De vraag is in welke mate sprake is van kruisbestuiving in de huidige situatie. In de adviesraden zitten geen of weinig mensen die cliënt zijn van de sociaal domein-wetten. We kiezen ervoor de cliënten meer dan nu centraal te stellen om te voldoen aan de wettelijke verplichting om hen medezeggenschap te bieden. Zie ook pag. 24 van het rapport van de Ombudsman ‘Inspraak mag geen vinkje zijn’ over medezeggenschap bij de Participatiewet.

‘Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg’. De vorm van formele advisering blijkt niet goed aan te sluiten op de behoefte. Daarom willen we andere vormen uitproberen, zoals cliëntpanels en een denktank, waarin de ambtenaren meer dan nu direct in gesprek gaan met inwoners.

Wat hebben we opgehaald? online, meer op ‘issues’ zoals milieu en klimaat gericht. Ga naar mensen toe en ga het gesprek aan om hun verhaal op te halen. Persoonlijk contact. Dat is tijdsintensief: daar kun je de platforms voor gebruiken zoals de KSD, Cultuurplatform, dorps- en wijkraden. Zij hebben dat persoonlijke contact. De vrijwilligers van de Participatieraad gaan met groepen / vertegenwoordigers in gesprek, bijvoorbeeld met de voedselbank over armoedebeleid. De consistentie van de mensen die aan tafel zitten is belangrijk.

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt? denktank waarin mensen vrijblijvend kunnen meedenken. Platforms zoals de KSD, Cultuurplatform, dorpsen wijkraden zijn inderdaad een belangrijke bron van informatie.

Het is van belang dat de gemeente daarnaast ook direct contact met inwoners heeft. Elke schijf waarover informatie gaat, leidt immers tot ruis.

Medezeggenschap is gebonden aan de vraag of iemand (nog) cliënt is van de desbetreffende wet. Verloop hoort er daarom bij in cliëntpanels. Bij een denktank is het prima als de samenstelling per onderwerp wijzigt. Vragen zijn zo divers dat we tijdens een spreekuur maar op weinig vragen direct antwoord zouden kunnen geven. Een telefoontje doorverbinden of een email naar de juiste persoon doorsturen levert vaak een beter antwoord op.

Overweeg weer te gaan werken met een spreekuur, zoals vroeger. Daar was veel behoefte aan. Niet alleen in Volendam: liefst ook in de dorpen.

Het lijkt nu eenzijdig: alleen kijken naar hoe je de advisering verandert in plaats van hoe je de ambtelijke organisatie inricht om meer naar buiten gericht te werken. Wat zien jullie als het verschil tussen advisering en belangenbehartiging? Waar zit volgens jullie het probleem?

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

Een belangrijke aanleiding om te kijken naar andere vormen dan formele advisering is dat we meer direct in gesprek willen en moeten komen met de inwoners. Een advies wil je als gemeente over kunnen nemen. Dat kan alleen als daarin alle belangen zijn meegewogen. Een belangenbehartiger pleit voor de een deelbelang. Die moet je niet de algemene belangenafweging laten maken. In de huidige situatie heeft één belangenbehartiger (de Seniorenraad) de mogelijkheid om hun

20

Wat hebben we opgehaald?

De gemeente moet goed en tijdig terugkoppelen.

De gemeente moet goed terugbellen als je een vraag stelt / een terugbelverzoek heeft gedaan.

Pas op systemen te veranderen (adviesraden afschaffen) als het misschien deels gedrag is van ambtenaren wat je moet aanpassen.

Als het gaat om jongeren; overweeg om de festivals te benaderen, daar zijn jongeren actief in de organisatie.

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben Wat hebben we niet overgenomen, en we dat verwerkt? waarom niet? standpunt via een formeel advies kenbaar te maken. Andere belangenbehartigers, zoals het Cultuurplatform en het Sportplatform, hebben die mogelijkheid niet. Het is geen gelijk speelveld. In het voorstel staat dat we, als inwoners input hebben geleverd, in het verslag terugkoppelen: 1) wat we hebben opgehaald, 2) wat we daarvan hebben overgenomen en hoe dat is verwerkt, 3) wat we niet hebben overgenomen en waarom. De gemeente deelt die mening. Daarom houden we bij of en hoe snel terugbelverzoeken zijn afgehandeld. In de bijgevoegde grafiek (zie figuur 1 op pag. 23) is te zien dat ca. 87 tot 90% van alle telefoontjes direct de juiste persoon bereikt. Van de resterende 10-13% terugbelverzoeken wordt ruim 70% binnen twee dagen teruggebeld. Dat is binnen de norm. Een 100% score is niet haalbaar. De inschatting is dat we nu het best mogelijke resultaat hebben bereikt. We schatten in dat de behoefte aan formeel advies niet iets is wat makkelijk via een gedragsverandering te veranderen is. Er is wel behoefte aan kennis van wat de behoeften van inwoners zijn, en wat zij zelf en samen kunnen willen doen. Op dat vlak willen we dat de ambtenaren meer het gesprek met inwoners aangaan. Die tip hebben we doorgegeven aan de collega’s van Jeugd.

21

Wat hebben we opgehaald? Gebruik de sleutelfiguren.

Wat hebben we overgenomen en hoe hebben we dat verwerkt? Die tip gebruiken we bij het opzetten van de dialoog met inwoners (hoe vind je / kom je in gesprek met inwoners).

Als de ambtenaren meer de straat op gaan, heb je die denktank misschien niet eens nodig.

Er is een andere instelling nodig bij de ambtenaren, ze vinden ons lastig. Ik mis een houding dat ze er voor ons zijn. Ga niet het wiel opnieuw uitvinden

Als je mensen wilt betrekken, neem ze serieus en doe iets met wat ze zeggen.

Als het een breed onderwerp betreft is, beleg een inwoneravond op een tijd waarop mensen ook echt kunnen komen (niet te vroeg in de avond: 20.00 u) en ter plekke, niet alleen hier in Volendam. Ik mis soms waardering en respect voor al die mensen die actief zijn – koesteren.

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom niet?

Mensen op staat aanspreken is een vorm die net als andere vormen een beperkt bereik heeft. Verschillende vormen vullen elkaar aan (denktank én direct in gesprek gaan / de straat op gaan).

We zullen bij het opzetten van cliëntenpanels en een denktank zeker kijken naar goed werkende, bestaande voorbeelden. Als inwoners input hebben geleverd, zullen we in het verslag terugkoppelen: 1) wat we hebben opgehaald, 2) wat we daarvan hebben overgenomen en hoe dat is verwerkt, 3) wat we niet hebben overgenomen en waarom. We kijken per onderwerp en doelgroep welke vorm (gesprek of anderszins), tijd en plaats het beste past. We zullen die waardering (blijven) uitspreken in het stuk en daarbuiten, zoals ook tijdens deze bijeenkomst.

22

Figuur 1 geeft aan dat 90% van alle telefoontjes direct wordt beantwoord en 70% van alle terugbelverzoeken binnen twee dagen wordt opgevolgd. Dit hoort bij het antwoord op de opmerking dat de gemeente tijdig moet 23 terugbellen (twee pagina's terug).

Gezamenlijk Dorps- en Wijkradenoverleg (GDO), 6-09-2023 Wat hebben we opgehaald? Meerdere aanwezigen vinden dat de omgang met de gemeente beter kan wanneer een dorpsof wijkraad met een project komt of andere verzoeken heeft. Het is vaak nu te stroperig en hierdoor blijven zaken liggen of verdwijnt het enthousiasme bij de indieners. De gemeente en de raden moeten meer gezamenlijk optrekken om op die manier plannen te verwezenlijken. Vroegtijdige communicatie vanuit de gemeente richting de dorps- of wijkraden over plannen ontbreekt. Onze mening wordt gevraagd, maar die moeten we vaak op korte termijn inbrengen en zal dan niet altijd goed doordacht en onderbouwd zijn en afgestemd met bewoners.

Hoe hebben we dit verwerkt en hoe? • Dit sluit aan bij een voornemen van dit college en bij het landelijke voornemen van een meer dienstbare overheid.

•

•

Als niet-gekozen orgaan is het voor dorps- en wijkraden soms best lastig om de mening van het dorp (of wijk) te bepalen.

• •

•

Het GDO werkt inmiddels met een termijnagenda. De gemeente vult daarop in wanneer er beleid, uitvoering of evaluatie voorzien is op die onderwerpen, of daarbij participatie zal plaatsvinden en hoe de dorpsen wijkraden daarbij kunnen participeren. We denken na over de vraag of het beter is om direct met alle inwoners in gesprek te gaan (inclusief leden dorps- en wijkraden) of doen we dat (soms) getrapt via de dorps- en wijkraden? Deze vraag nemen we mee bij de evaluatie van de rol van de dorps- en wijkraden. Vraag 1 is: in hoeverre willen de dorps- en wijkraden alle bewoners (het hele dorp / de hele wijk) vertegenwoordigen? Of zien zij hun rol meer als klankbord en overlegplatform? Voor zover zij zich als vertegenwoordiger van hun kern willen opstellen, wat hebben zij dan nodig om die rol te kunnen waarmaken? 24

Wat hebben we niet verwerkt, en waarom?

Hoe zorg je dat de ambtenaren meegaan in die participatie [dat ze het participatiebeleid ook echt uitvoeren]?

•

•

Hoe kunnen de dorps- of wijkraden hieraan bijdragen?

•

•

Het plan van aanpak voor de participatie bij de evaluatie is erg geschreven vanuit de wetgeving, maar niet hoe het voelt in de dorpen. Ik mis de doelgroep voor wie het stuk geschreven is. Je raakt nu de weg kwijt in het stuk. Schrijf het stuk vanuit de participant en niet vanuit de gemeente. Bij evaluatie van het convenant dit soort zaken vastleggen.

•

Samenwerking is nu heel stroperig. Zet een organogram op de website, zodat we weten wie wij moeten benaderen.

•

• •

•

•

Een checklist of beslisboom maken zodat ambtenaren kunnen nagaan en afvinken welke vragen zij zichzelf moeten stellen t.a.v. de participatie op welk moment en waar ze aan moeten denken bij de uitvoering. Een verantwoording van de uitgevoerde participatie bijvoegen waaruit blijkt hoe is geparticipeerd, door wie, wat daar uitkwam en hoe die inbreng is verwerkt. Door de gemeente erop aan te spreken als zij naar mening van de dorps- of wijkraden het inwonersparticipatiebeleid niet (juist) uitvoert t.a.v. een specifiek project of vraagstuk. Drie van de aanwezigen hebben meegedacht over manieren om het plan van aanpak meer vanuit de inwoners te schrijven. Het plan van aanpak is daarop aangepast en wordt opnieuw gedeeld met de meedenkers om te checken of hun nu beter aansluit bij hun beleving. In de evaluatie nemen we de aanbeveling mee om participanten (inwoners) mee te laten kijken of het stuk voldoende vanuit hun perspectief geschreven is. Een goede checkvraag daarbij is: ‘Zou jij aan een buur kunnen uitleggen wat de bedoeling is van dit beleid / project / deze evaluatie en hoe jullie daarop kunnen participeren?’ De kernvraag lijkt hier te zijn: kan die stroperigheid wat minder? En in hoeverre maakt het hebben van één contactpersoon de boel stroperiger – of juist minder? Dat is 25

•

In de huidige situatie lopen de contacten via de gemeentelijke contactpersoon. Het is niet de bedoeling dat dorps- en wijkraden direct contact opnemen met de verantwoordelijke

een zinvolle vraag om mee te nemen in de evaluatie. Nu moet alles via de gemeentelijke contactpersoon van de dorps- en wijkraden en is er geen direct contact met de juiste persoon. Heel goed dat de gemeentelijke contactpersoon uitzoekt wie de juiste collega is, maar daarna zijn korte lijntjes beter.

•

In Amsterdam gaven we vaak punten door aan Dagelijks Bestuursleden (wethouders) of deelraadsleden (gemeenteraadsleden) van het stadsdeel. Is wellicht handiger, dan weten zij ook wat er speelt in de wijken/dorpen. Zij zorgden ervoor dat de vragen officieel in behandeling werden genomen.

•

We hebben nu één contactpersoon. Het proces erachter is niet duidelijk voor ons. Wellicht is het handig om in het convenant op te nemen dat er meerdere kanalen mogelijk zijn om langs te communiceren als dorpsraad. Zowel de contactpersoon, als het open inspraak podium en dat het iedereen vrij staat zelf ook vragen aan/via raadsleden en/of dagelijks bestuur [leden van het college] te stellen.

•

Vraag 1 is: willen wij dat de dorps- en wijkraden direct contact hebben met de verantwoordelijke ambtenaar, of willen we dat dit via de gemeentelijke contactpersoon loopt? Nu is het zo dat de gemeentelijke contactpersoon in samenspraak met de direct verantwoordelijke ambtenaar bepaalt wie van hen het contact onderhoudt met de dorps- en wijkraden. Dat verschilt per onderwerp. In de interne evaluatie nemen we de vraag mee of dat zo blijft. Het is nu de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke contactpersoon om de vragen te agenderen bij het college en of de ambtelijke organisatie, en ervoor te zorgen dat zij weten wat er speelt in de kernen. Het college informeert op haar beurt de gemeenteraad. Het staat de dorps- en wijkraden vrij om zelf (ook) gemeenteraadsleden te informeren. De kernvraag is: werkt het huidige model, met een gemeentelijke contactpersoon, goed? Dat het proces daarachter voor de dorps- en wijkraden onduidelijk is, is op zich geen probleem – zolang het maar goed werkt. Dat is een belangrijke evaluatievraag (zowel intern als extern).

26

ambtenaar. Indien we dat uitgangspunt handhaven is een organigram niet nodig. • •

Een organogram op de website plaatsen met namen en directe contactinformatie van alle ambtenaren vinden we geen goed idee. Indien dorps- en wijkraden een vraag hebben die spoed heeft, is het beter om het klantcontactcentrum te benaderen via het algemene telefoonnummer, dan de gemeentelijke contactpersoon.

Het convenant is erg eenzijdig : er staan veel verplichtingen in van de dorps- en wijkraden, maar veel minder van de gemeente De omgeving wordt steeds complexer. Wij zouden graag van meer professionele begeleiding gebruik willen kunnen maken, indien nodig. Behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van vragen voor een enquête. De dorps- en wijkraden hebben geen mandaat, wij zouden graag duidelijker omschreven hebben in het convenant wat het belang/nut van onze inzet is (punt II: 'kan' hebben is te vrijblijvend) Convenant artikel 1.1.2: kan het (bestuurs-)lid zijn van een politieke partij worden geschrapt, de vijver waarin vrijwilligers moeten worden gezocht is niet groot, en de vrijwilligers hebben veelal meerdere verenigingen die zij 'bedienen'; Convenant artikel 2.1.4 s.v.p. aanpassen: het is inmiddels een onafhankelijke voorzitter, wij zijn voorstander van eenzelfde rol voor het secretariaat, dat ook notuleert en archiveert Middelie: wij verwachten van de gemeente een meer proactieve rol waar het gaat om het informeren van voor de dorps- en wijkraden relevante zaken Middelie: aanreiken van een proces voor participatie door gemeente, zodat de dorps- en wijkraden de kans krijgen hun rol goed te kunnen vervullen

We stellen samen met het GDO een nieuw concept convenant op. Daarin nemen we ook de verplichtingen van de gemeente op. Voorlopige gedachtenlijn: • Idealiter kijken de d+w raden eerst onderling of die expertise beschikbaar is. Mensen helpen elkaar immers graag (Samen) • De vraag kan ook worden neergelegd bij Edam en Volendam voor Elkaar of hoe die site precies heet Tijdens de evaluatiebijeenkomsten met de dorpsen wijkraden is de rol en functie van de dorps- en wijkraden een discussiepunt . Idem: wat hebben jullie nodig om die rollen/functies goed te kunnen vervullen. Dit is een gespreksonderwerp met de raad. We raden het GDO aan om het presidium van de raad om een gesprek te vragen.

Wat verstaan jullie onder die proactieve rol? In hoeverre is dat meer of anders dan hoe de gemeente het GDO nu informeert via de termijnagenda van het GDO en het vaste agendapunt ‘informatie vanuit de gemeente’? In het komende evaluatieproces stellen we de vraag wat de rol is en wordt van de dorps- en wijkraden t.a.v. participatie en wat jullie hebben nodig om die rol goed te kunnen vervullen. 27

Niet alles loopt zoals in het convenant beschreven. Zoals b.v. het onder 3.1.3 genoemde schriftelijk informeren van de dorpsraad over beslissingen van het College aangaande zaken waarover de dorpsraad advies heeft uitgebracht. Dit gebeurt in het geheel niet, of te weinig.

De in 1.2.1. genoemde gemachtigde formele contactpersoon namens de dorps- of wijkraad, is volgens mij nooit zo expliciet vastgelegd. In de praktijk loopt de communicatie via de secretaris van de dorps- of wijkraad. Wat is het mandaat van deze contactpersoon? Behartigen wijde belangen van onze kern? Op basis van welk mandaat?

In het convenant staat dat we de belangen rondom leefbaarheid behartigen. Wat verstaan we onder ‘leefbaarheid’? De gemeente dient ervoor te zorgen dat als zij de dorps- en wijkraden om input vraagt, ze hen in staat stelt om daar eerst het gesprek met inwoners over te voeren.

De gemeente reageert alleen schriftelijk op uitgebrachte adviezen. De dorps- en wijkraden en het GDO hebben nog nooit officieel advies uitgebracht. Reageren op zienswijzen gaat via een protocol van antwoord waarin de gemeente niet per indiener maar per onderwerp reageert . Vaak dienen meerdere personen of organisaties op dezelfde of vergelijkbare onderwerpen een zienswijzen in. De contactpersoon namens de gemeente heeft elke dorps- en wijkraad gevraagd wie de vaste contactpersoon is en dat vastgelegd. Dat is inderdaad doorgaans de secretaris of de voorzitter. Welk van tweeën verschilt echter. Geen, het is puur een aanspreekpunt. De vraag of belangenbehartiging een functie is van dorps- en wijkraden en de vraag hoe je mandaat krijgt voor het vertegenwoordigen van je dorps- of wijkgenoten is een vraag die we meenemen in de evaluatiebijeenkomst. Dat is breed: al hetgeen nodig is om aangenaam te kunnen wonen in de kern. Van veiligheid tot sociale- en nutsvoorzieningen et cetera. Als het een onderwerp is dat alle inwoners van een kern aangaat, dan is het logischer om direct het gesprek met de inwoners aan te gaan en dat niet (getrapt) via de dorps- en wijkraden te doen.

28

Evaluatie met en over de dorps- en wijkraden, 20-03-2024 Wat hebben we opgehaald? Communicatie vanuit de gemeente en terugkoppeling van is opgehaald kan beter

Hanteer de definitie van wat een dorpsraad is van Dorpswerk NH

Laat een onafhankelijke partij de evaluatie doen, en trek de evaluatie breder (niet alleen de rollen van dorps- en wijkraden als participatieinstrument)

Wat hebben we dit overgenomen en hoe? Het voorstel is om bij het terugkoppelen voortaan aan te geven wat we hebben overgenomen en hoe, wat niet en waarom niet. Dit verslag is daarvan een voorbeeld (en nog een experiment). We zullen de definitie van Dorpswerk NH gebruiken als inspiratie / referentie voor het formuleren van een duidelijke en meer eenduidige definitie (in het beleid en in het convenant staan nu verschillende omschrijvingen en rollen van dorps- en wijkraden). Die stemmen we nog af met het Gezamenlijk Dorps- en Wijkradenoverleg (GDO). We zullen navragen wat maakt dat de dorps- en wijkraden behoefte hebben aan een bredere evaluatie door een onafhankelijke partij, voor we besluiten of we daartoe overgaan. Waarschijnlijk is de kern dat de schrijvers van de reactie de indruk hebben dat de gemeente de rol van dorps- en wijkraden ziet als eenrichtingsverkeer: de gemeente initieert, de dorps- en wijkraden reageren. De gemeente is het eens met de schrijvers van de reactie dat het om tweerichtingsverkeer gaat: bij signaleren en agenderen zijn dorps- en wijkraden de initiator en reageert de gemeente.

29

Wat hebben we niet overgenomen, en waarom?

We nemen de definitie in elk geval niet letterlijk over van Dorpswerk NH. Een lokale bijzonderheid is bijvoorbeeld dat dorps- en wijkraden als zodanig erkend moeten zijn door het college.

Wat hebben we opgehaald? Dorps- en wijkraden willen directe contactpersonen hebben Dorps- en wijkraden willen sneller doorverbonden worden, zonder eerst de standaardvragen te hoeven beantwoorden Bij sommige onderwerpen willen de dorps- en wijkraden snel kunnen schakelen. Het is dan niet altijd handig om die via de gemeentelijke contactpersoon te laten lopen.