Bijlage 2: Jaarverslag 2025
Tekst van het document
Workshop Zuiderzeesteunwet, geïnteresseerden werden geholpen om aanvragen te vinden
Jaarverslag 2025 Vastgesteld door het bestuur op 26 maart 2026
de secretaris,
de voorzitter,
R.W.M. Bisscheroux
E. van Selm
2
Inhoudsopgave Jaarverslag............................................................................................................................4 1.
Verantwoording ...........................................................................................................4 Inleiding ...........................................................................................................................4 Taakuitvoering ................................................................................................................ 7 Organisatie ....................................................................................................................13 Samenwerking ...............................................................................................................16
2.
Paragrafen ................................................................................................................18 § Lokale heffingen .....................................................................................................18 § Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................18 § Onderhoud kapitaalgoederen .................................................................................20 § Financiering........................................................................................................... 20 § Bedrijfsvoering........................................................................................................21 § Verbonden partijen .................................................................................................23 § Grondbeleid........................................................................................................... 23 § Openbaarheid (Woo) ............................................................................................. 24
Jaarrekening .......................................................................................................................25 1.
Balans per 31-12-2025 ............................................................................................. 25
2.
Overzicht van baten en lasten 2025 ..........................................................................27
3.
Toelichting op de balans ...........................................................................................28 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling........................................................28 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ......................................................................35 Financiële analyse .........................................................................................................37
4.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten .......................................................38
5.
Aanvullende informatie ..............................................................................................43
Omvang archieven en collecties op 31-12-2025 ................................................................43 Wet normering topinkomens ..............................................................................................44 Bijdragen deelnemende gemeenten ..................................................................................46 Rechtmatigheidsverantwoording .......................................................................................47
3
Jaarverslag 1. Verantwoording Inleiding 2025 was om te beginnen het laatste jaar van het Uitvoeringsplan 2022-2025. De stand van zaken van de verschillende doelen uit het plan wordt toegelicht onder het onderdeel Taakuitvoering. Volgens de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief stuurt het bestuur één jaar voor het begin van de volgende periode een nieuw Uitvoeringsplan naar de raden van de deelnemende gemeenten. Het nieuwe Uitvoeringsplan 2026-2029 is eind 2024 toegestuurd aan de raden. De eerste stappen in de uitvoering hiervan zijn in 2025 al gezet met de levering van een A2 boekscanner en een A0 scanner voor bouwtekeningen. Hiermee kunnen we de nieuwe dienst ‘scannen op verzoek’ invullen. Voor bezoekers, gemeenten en het Hoogheemraadschap wordt dit vanaf 2026 een aanvullende dienst in aanvulling op de digitalisering van de bouwvergunningen. In 2025 zijn succesvolle pilots gestart met de deelnemende gemeenten en het Hoogheemraadschap, begin 2026 volgt het publiek. Hiervoor wordt nog een online betaalmodule ingericht.
Boekscan toegang 0006 ORA: Schepenbank te Wormer - Tot 1612 tevens voor Jisp, 15911831. Inventarisnummer 310 Resolutiën van schepenen 1 januari 1788-23 december 1795
4
Ook in het afgelopen jaar waren er weer diverse publieksactiviteiten. Op 8 maart 2025 was er een lezing van het boek 'Een vrije geest; Het uitzonderlijke leven van Betje Wolff' door de auteur Marita Mathijsen. De gratis workshop Introductie archiefonderzoek bij het Waterlands Archief was op 21 maart 2025. Op zondag 13 april organiseerde het archief een goedbezochte middag rond 80 Jaar Vrijheid. Diverse sprekers vertelden over onderwerpen uit WOII. Ook toonde het archief oude film(s)(fragmenten) over Waterland in de oorlogsperiode. Er was ook gelegenheid om de expositie over 80 jaar vrijheid te bezoeken. Zondag 19 oktober bezochten ruim honderd belangstellenden onze traditionele open dag tijdens de Maand van de Geschiedenis. De dag stond in het teken van het leven voor en na de afsluiting van de Zuiderzee én de herdenking van honderd jaar Zuiderzeesteunwet. Het gevarieerde programma bood voor ieder wat wils. Zo waren er verschillende korte presentaties. Daarnaast kon de expositie Het Leven Vóór en na de Afsluiting van de Zuiderzee worden bekeken, evenals enkele filmfragmenten. En voor wie familie had die wellicht een beroep had (moeten) doen op de in 1925 ingestelde Zuiderzeesteunwet, was er een workshop waarin geïnteresseerden op weg werden geholpen om aanvragen te vinden. Als laatste onderdeel van het programma was er voor liefhebbers een boekenmarkt.
Workshop introductie archiefonderzoek In 2025 kreeg het WA te maken met een korting op de gemeentelijke bijdrage vanaf 2026. In februari besprak het bestuur in een extra vergadering mogelijke scenario’s om de doelstelling van 5% korting op de gemeentelijke bijdragen vanaf 2026 te realiseren. In de Begroting 2026 werden de keuzes van het bestuur verwerkt. De (voorlopige) jaarrekening 2024, begroting 2026 en kadernota 2026-2029 werden voor zienswijze aangeboden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Op 10 juli heeft de raad van de gemeente Edam-Volendam als laatste raad in de regio ingestemd met de Jaarrekening, Begroting en Kadernota Waterlands Archief. Daarmee zijn door alle gemeenten die deelnemen aan het Waterlands Archief positieve zienswijzen afgegeven. Het bestuur van het Waterlands Archief onderschrijft de verantwoordelijkheid die we samen hebben om een (nieuwe) balans te (blijven) vinden tussen de beschikbare middelen en de benodigde taken. 5
Een deel van de wettelijke taken uit de Archiefwet zijn door de deelnemende gemeenten toebedeeld aan het Waterlands Archief, met het doel de belangen van de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en collecties die berusten in de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen. Aan het bestuur van het Waterlands Archief zijn daartoe een concreet aantal werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges overgedragen. Het Waterlands Archief is daarnaast mede ingesteld met het doel om in beperkte omvang diensten aan derden te leveren ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden en collecties. Het Waterlands Archief heeft samengevat de volgende kerntaken: publieke dienstverlening, beheer van archieven en advies / toezicht bij archiefvorming. Naast deze primaire taken worden secundaire taken uitgevoerd, gericht op het goed laten functioneren van de organisatie zoals personeelszaken, financiën, automatisering en facilitaire zaken. Het gebouwbeheer wordt volledig extern uitgevoerd door de gemeente Purmerend. Het Waterlands Archief betaalt hiervoor naast de erfpachtcanon een jaarlijkse bijdrage aan Purmerend. Daarnaast worden aanvullend voor P&O en financiën diensten afgenomen van Purmerend.
Publicatie in Het Parool zaterdag 12 april
6
Taakuitvoering Publiek Publiek betekent: beschikbaar stellen van de collectie aan een zo breed mogelijk publiek, in de studiezaal, via de website en door educatie en voorlichting. Het jaar opende met een expositie en studiedag over 80 jaar vrijheid. Het thema van de open dag was dit jaar de herdenking van de afsluiting van de Zuiderzee (IJsselmeer) en de invoering van de zuiderzeesteunwet. Deze open dag was met 125 bezoekers een groot succes. Er waren lezingen, bezoekers konden een workshop onderzoek volgen en de expositie en (tweedehands) boekenmarkt bezoeken. Het aantal fysiek afgehandelde aanvragen in de studiezaal daalde flink ten opzichte van 2024: 2.585 (3.320 in 2024). Het aantal ambtelijke uitleningen daalde ook: 692 (881 in 2024). De verklaring hiervoor is de voortgaande digitalisering van de bouwvergunningen. Deze bouwvergunningen staan steeds meer online en worden dan niet meer aangevraagd. Als we de opgevraagde dossiers (gemeentelijke uitleningen en particuliere aanvragen) vanaf 2012 op een rij zetten zien we een duidelijk patroon in de grafische weergave daarvan hieronder. Tot 2019 c.q. 2021 zien we een toename van het aantal uitleningen en aanvragen. Voor de uitleningen is er een piek in 2019 vanwege een groot project van de gemeente Purmerend waarbij alle bouwdossiers werden uitgeleend aan de gemeente.
De particuliere aanvragen waren in 2021 het hoogst in de Coronaperiode. Vanaf 2029 c.q. 2021 zien we een afname van het aantal uitleningen en aanvragen. Dit laatste kan niet los worden gezien van de digitalisering van de bouwvergunningen, het meest opgevraagde type dossier.
De website www.waterlandsarchief.nl trok in 2025 meer bezoekers: 61.206* (47.866 in 2024) (* zonder bezoekers uit China. Bezoekersaantallen worden ‘vervuild’ door machines). Er was ook een mogelijkheid om op de website via menselijk chatcontact informatie op te vragen. Het Waterlands Archief is daar vanwege afname van de personele bezetting voorlopig mee gestopt. We overwegen om dit met een chatbot op basis van Artificiële Intelligentie weer in te richten. Het aantal bezoekers was in 2025 134 (326 in 2024). De website www.geschiedenislokaalwaterland.nl had 24.102 paginaweergaven (25.824 in 2024). De website www.waterlandopdekaart.nl trok 2.238 bezoekers (1.738 in 2024). De website voor paleografie (oud-schrift) www.watstaatdaer.nl trok in totaal 34.381 bezoekers (33.667 in 2024). 7
De websites over De Stijl en Watersnoodramp 1916 van www.wa-educatie.nl trokken in totaal 5.471 bezoekers (7.791 in 2024). De stand van de social media aan het eind van 2025: •
Facebook volgers 1.237 (1.100 in 2024),
•
Pinterest volgers 107 (106 in 2024),
•
Instagram volgers 530 (466 in 2024),
•
LinkedIn volgers 320 (283 in 2024),
•
YouTube abonnees 65 (57 in 2024) en
•
Threads volgers 51 (nieuw in 2025).
Het X-account is in 2025 beëindigd en daarom niet meer opgenomen in het overzicht. De belangrijkste publieksactiviteiten waren: de workshops Introductie archiefonderzoek met In plaats daarvan is in 2025 een Threads-account geopend.33 deelnemers, de studiedag 80 jaar vrijheid met 65 deelnemers, de Open dag van het Waterlands Archief met 125 deelnemers, een lezing over Familiegeschiedenis met 59 deelnemers en een lezing over Erfgoed en architectuur voor 8 bezoekers. Er waren ook bezoeken van 36 cursisten inburgering bij Fiolet en 44 bij New Bees. Voor de website geschiedenislokaalwaterland.nl is een nieuw thema toegevoegd: Afsluiting Zuiderzee, wat nu?
Lezing over Familiegeschiedenis 8
Publiek samengevat Samengevat zien we ook in 2025 over het algemeen een toename van de digitale diensten ten koste van de fysieke dienstverlening (aanvragen ambtelijk en particulier). Hoe meer bronnen online beschikbaar zijn hoe minder fysieke bezoeken aan de studiezaal nodig zijn. De studiezaal wordt daarentegen steeds vaker gebruikt voor tentoonstellingen en bijeenkomsten. Dat is een verschuiving in de dienstverlening die zijn eindpunt nog niet bereikt heeft.
Voor het Uitvoeringsplan 2022-2025 is gewerkt aan de volgende doelen voor Publiek:
De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor onze bezoekers Uitgangspunt is dat de studiezaal naast de huidige functie ook gaat functioneren als ontmoetingspunt voor de bezoekers. In 2024 is de verbouwing en herinrichting van de studiezaal als multifunctionele ruimte voor deze activiteiten uitgevoerd. Dit doel is behaald. Organiseren van cursussen, workshops, lezingen, evenementen en exposities in de studiezaal Diverse tentoonstellingen en evenementen zijn in de nieuwe studiezaal georganiseerd. Dit in samenwerking met andere culturele instellingen zoals de Openbare Bibliotheek Waterland en Cultuurhuis Wherelant. Dit doel blijft staan. Website (digitale studiezaal), waterlandopdekaart.nl en social media verder ontwikkelen In 2025 zijn ook de websites en de social media verder uitgebouwd. Dit doel is behaald. Jaarlijkse publieksdag voor interactie met het (levende) verleden organiseren De jaarlijkse publieksdag is bij uitstek het moment waarop het publiek in interactie is met het (levende) verleden. In 2025 was er een publieksdag met een boekenmarkt, lezingen, workshop en een filmvoorstelling. We organiseerden verder ook andere publieksactiviteiten bij het Waterlands Archief en op locatie in de deelnemende gemeenten. Dit doel blijft staan.
Bij de gemeenten educatieve programma’s, exposities en boekpresentaties organiseren Bij de gemeenten waren we aanwezig met educatieve programma’s. Daarnaast geeft het Waterlands Archief regelmatig publicaties uit over historische onderwerpen. Dit doel blijft staan. Publiceren van (wetenschappelijk) verantwoorde toegangen tot historische collecties Waar nodig ontwikkelen we voor historische onderzoekers handleidingen en broncommentaren. In 2025 was dit niet aan de orde. Dit doel blijft staan. Meewerken aan een open overheid, open overheidsdata en gebruik van Linked Open Data Vanwege de Wet open overheid ondersteunen we de aangesloten overheden met het vormgeven van een open overheid met open overheidsdata. De gemeenten in Waterland hebben hier geen gebruik van gemaakt. Door Linked Open Data als techniek toe te passen 9
wordt een belangrijke stap gezet om data straks geautomatiseerd op te vragen en aan elkaar te koppelen. Het Waterlands Archief volgt de ontwikkeling hiervan. Dit doel blijft staan. Beheer Beheer betekent: beheer van de archieven en deze toegankelijk maken door inventarisatie, overbrenging van gemeentelijke archieven en acquisitie van particuliere archieven die een aanvulling vormen op de collectie. De omvang van de archieven is in totaal met 117 meter toegenomen naar 5.122 meter (5.005 in 2024). Hiervan zijn 2.676 meter van de gemeenten (2.581 in 2024), 693 meter van andere betalende organisaties (694 in 2024) en 1.753 meter van niet betalende organisaties (1.729 in 2024) afkomstig. De gedigitaliseerde bouwvergunning (vervanging) en ‘digital born’archieven worden extern beheerd in ons digitale depot. Dit zijn 14.952 GB of 13.925 GiB (10.243 GiB in 2024). De kosten voor het beheer van het fysieke en digitale archief worden volgens een verdeelsleutel toebedeeld aan de deelnemende gemeenten. De overige kosten van het Waterlands Archief worden verdeeld volgens inwoneraantal. De opslag van gedigitaliseerde archieven bij het Waterlands Archief (waarvan bij het Waterlands Archief ook een back-up wordt gemaakt) is toegenomen naar 25.880 GB (21.546 in 2024). Tot slot is er nog externe opslag van presentatie bestanden op de website: 23.574 GB of 21.955 GiB (14.212 GiB in 2024).
Dit alles met name ten gevolge van de voortgaande digitalisering van de bouwvergunningen. Daarmee nemen de kosten voor de (externe) digitale opslag ook sterk toe. Aan de digitale beeldbank zijn 898 afbeeldingen toegevoegd, aan de bibliotheek 72 titels en verder zijn 76 films ontsloten. In 2025 zijn de volgende bouwarchieven gescand en online beschikbaar gekomen:
Gemeente
Naam
Periode
Omvang
Edam-Volendam
Oosthuizen
1905-1970
3,22
Waterland
Monnickendam
1906-1944
1,35
Waterland
Monnickendam
1946-1990
27,44
Purmerend
Purmerend
1895-1929
4,44
Purmerend
Purmerend
1930-1974
36,44
Edam-Volendam
Middelie
1896-1970
1,00
Edam-Volendam
Warder
1922-1970
1,00
Met name de digitale beschikbaarheid van de grote blokken van Purmerend heeft een effect op de publieke en gemeentelijke (ambtelijke uitlening) dienstverlening.
De gemeenten hebben in 2025 de volgende archieven overgebracht/uitgeplaatst: Gemeente Purmerend, secretarie archief, 2000-2009 (dit betreft een uitplaatsing); Gemeente Edam-Volendam, Registers van de Burgerlijke Stand, 1921-1925, 1945-1950; 10
Gemeente Edam-Volendam, Grafregisters en grafrechten, 1910-2004; Gemeente Edam-Volendam, diverse aanvullingen op eerder overgebrachte archieven, 18171971. In de loop van het jaar zijn vijf nieuwe particuliere archieven ontvangen. Gedurende het jaar zijn een twee interessante beeldcollecties in beheer gekomen bij het Waterlands Archief. -
Fotocollectie Purmerends Museum (schenking)
-
Fotoalbums Purmerend – Ber de Lange collectie (schenking)
Verder zijn 6 films in beheer genomen en Tv-uitzendingen van de lokale omroep LOL (schenking). En tot slot het complete NIVO archief met kranten, redactiemappen, persfoto’s (Schenking) Beheer samengevat Samengevat zien we een voortgaande verbetering van de toegang tot onze gedigitaliseerde collecties (bouwvergunningen en genealogische data). Dit is ook af te lezen aan de groei van de hoeveelheid opgeslagen digitale data. De dienst ‘scannen op verzoek’ zal de digitale toegankelijkheid nog verder gaan vergroten. Ondertussen gaat de aanwinst van papieren archieven en collecties nog steeds gestaag voort.
In het uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten In 2025 is de digitalisering en het toegankelijk maken van de bouwarchieven van alle aangesloten gemeenten voortgezet. Dit onderdeel wordt afgerond in 2027. E-depot (diensten) koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten Naast het opnemen van gedigitaliseerde (bouw)archieven onderzoeken we of het mogelijk en haalbaar is om het E-depot te gaan koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten, zoals bijvoorbeeld een Document Management Systeem (DMS), zodat er vanaf de bron kan worden gearchiveerd. In 2025 zijn twee pilots gedaan met de gemeente Purmerend voor het koppelen van een zaaksysteem en een raadsinformatiesysteem. Dit onderdeel loopt door. Restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan Om de achterstand in de restauratie van fysieke archieven in beeld te krijgen zijn bij de bewerking van archieven registraties gemaakt van schade. De volgende stap is de restauratie van fysieke archieven uitvoeren op basis van een restauratieplan. In 2025 zijn op basis hiervan weer diverse archiefonderdelen gerestaureerd. Dit onderdeel loopt door.
Acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ op basis van een acquisitieplan Acquisitie zal plaats vinden op basis van een nieuw acquisitieplan en de Handreiking waardering en selectie. Actieve acquisitie van zogenaamde ‘hotspots’ wordt hier een onderdeel van. In 2024 hebben we hier de basis voor gelegd door het laten uitvoeren van een collectieanalyse. Op basis hiervan is een acquisitieplan opgesteld om de ‘lacunes’ in onze archieven en collecties op te kunnen vullen. Aanvullend is een hotspotmonitor voor de regio Waterland ontwikkeld als hulpmiddel voor gerichte acquisitie. Dit onderdeel loopt door.
11
Advies en inspectie Dit onderdeel betreft: advies aan archiefvormers over informatiebeheer en inspectie van tijdige overdracht van de gemeentelijke archieven en van de kwaliteit van de archiefvorming bij de aangesloten gemeenten. Zoals in andere jaren zijn er in het kader van advies en inspectie archiefinspecties uitgevoerd en is advies uitgebracht over de inrichting van de informatievoorziening Voor de kerntaak advies en inspectie verschoof in eerdere jaren al het accent van inspectie naar advies. In 2025 werden de tweejaarlijkse inspecties (Wormerland, Landsmeer en Purmerend) en voortgangsgesprekken (Edam-Volendam en Waterland) weer door het Waterlands Archief uitgevoerd. Daarbij lag de focus op het toetsen van digitale archiefvorming, vernietigingsprocedures en duurzame toegankelijkheid. Ook zijn structureel vernietigingslijsten gecontroleerd. Er zijn verder adviezen gegeven, twee nieuwsbrieven verstuurd en drie regiobijeenkomsten georganiseerd voor de deelnemende gemeenten: DUTO en digitale bewaarstrategie, Informatiebeheer (migratie) met Microsoft 365 en Kwaliteitszorgsystemen.
Advies en inspectie samengevat Samengevat zien we een voortzetting van de inspectie- en adviestaak van het Waterlands Archief. In het Uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Advies en (scherpere) inspectie bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces Voor de adviesfunctie blijft adviseren over het ontwerpen van digitaal informatiebeheer aan de voorkant (archiving by design) het meest belangrijk. Dit onderdeel loopt door. Een keer per twee jaar uitvoeren van een KPI inspectie of een voortgangsgesprek voeren In 2025 werden de tweejaarlijkse inspecties (Wormerland, Landsmeer en Purmerend). Dit onderdeel loopt door. Waar nodig uitvoeren van een integrale inspectie, thema-onderzoek of RODIN audit In 2025 zijn er themagesprekken gevoerd. Dit onderdeel loopt door. Standaardiseren en verder professionaliseren van het expertisecentrum In Het Waterlands Archief (WA) vormt het expertisecentrum voor (digitale) archieven voor de aangesloten gemeenten. Wij ondersteunen onze zorgdragers bij hun informatiebeheer. Dit doen wij onder andere door hen te voorzien van informatie die helpt om de (archief) processen juist uit te voeren. Op de website staat nu een overzicht van de beschikbare producten en documentatie: Dit onderdeel loopt door.
Initiëren van en deelnemen aan Strategisch Informatie Overleg (SIO) bij gemeenten We ondersteunden de gemeenten bij het inrichten van een Strategisch Informatieoverleg (SIO) en het aanwijzen van ‘hotspots’. Dit onderdeel loopt door.
12
Organisatie Bestuurszaken Het Waterlands Archief is een zelfstandige gemeenschappelijke regeling van de vijf aangesloten gemeenten: Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend, Waterland en Wormerland. Vanuit deze samenwerking worden de gezamenlijke archieftaken uitgevoerd en wordt zorg gedragen voor het beheer, behoud en de toegankelijkheid van het regionaal historisch erfgoed. Het bestuur is in het verslagjaar vier keer bijeen geweest. Tijdens deze vergaderingen zijn een breed scala aan onderwerpen besproken die zowel de financiële huishouding als de strategische koers van de organisatie raken. Onder andere zijn de volgende stukken behandeld en vastgesteld: • • • • • • •
de jaarrekening 2024; de begrotingswijziging 2025; het uitvoeringsplan 2026-2029; de kadernota; de begroting 2026 inclusief meerjarenraming; de financiële verordening Waterlands Archief (ex artikel 212 Gemeentewet); de Koepelvrijstelling.
In de laatste bestuursvergadering van 3 december heeft het bestuur ingestemd met de nieuwe financiële verordening voor het Waterlands Archief. Deze is opgesteld naar aanleiding van opmerkingen van de accountant over het ontbreken van een actueel en formeel vastgesteld document. Daarnaast is, eveneens op verzoek van de accountant, een onderzoek uitgevoerd naar het gebruik van de koepelvrijstelling. Uit dit onderzoek is gebleken dat het gebruik van de vrijstelling nog steeds rechtmatig en doelmatig is. Verder is geadviseerd om de Gemeenschappelijke Regeling te actualiseren, specifiek op de onderdelen die betrekking hebben op uittreding of opheffing van de regeling. Het bestuur heeft dit advies ter kennisgeving aangenomen en ingestemd met het doorvoeren van de betreffende wijzigingen. De besluitvorming rondom bovengenoemde onderwerpen heeft plaatsgevonden conform de bepalingen van de Gemeenschappelijke Regeling en de voorschriften van het BBV. Hiermee is geborgd dat alle besluiten op een transparante, rechtmatige en zorgvuldige wijze tot stand zijn gekomen.
Financiën Het onderstaande overzicht geeft de netto kosten van de programma’s weer alsmede de bijdragen van de deelnemende gemeenten.
13
OVERZICHT NETTO KOSTEN EN ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN 2025 Bedragen x € 1000
Rekening 2025
Begroting 2025 oorspronk.
Begroting 2025 na wijz.
Rekening 2024
Waterlands Archief Digitalisering bouwvergunningen
1.730 152
1.689 88
1.714 99
1.633 144
16 52
Totaal
1.882
1.778
1.814
1.777
68
0 385 111 900 184 161
0 385 111 893 184 161
0 385 111 900 184 161
0 414 104 964 180 159
0 0 0 0 0 0
Totaal
1.741
1.734
1.741
1.821
0
SALDO RESULTAAT VOOR BESTEMMING
resultaatbestemming (mutaties reserves)
-141 100
-43 43
-73 48
44 -24
-68 52
SALDO RESULTAAT NA BESTEMMING
-41
0
-25
20
-16
Verschil rekening 2025 t.o.v. gewijzigde begroting 2025
PROGRAMMA'S NETTO KOSTEN PROGRAMMA'S
1% 53%
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN OPBRENGST DEELNEMENDE GEMEENTEN
Beemster Edam-Volendam Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland
0% 0% 0% 0% 0% 0%
109%
De begroting voor 2025 bedroeg € 1.824.800. De gewijzigde begroting voor 2025 bedroeg € 1.850.600. Voor de financiële positie van het Waterlands Archief wordt verder verwezen naar de jaarrekening 2025.
Vennootschapsbelasting Het Waterlands Archief verricht geen belaste prestaties voor de vennootschapsbelasting. Personeel Begin 2025 bedroeg de formatie 12,17 fte, verdeeld over 16 medewerkers. Per januari is een nieuwe medewerker in dienst gekomen ter gedeeltelijke vervanging van de medewerker die in februari met pensioen is gegaan. Per 1 februari is een tweede medewerker gestart die naast scanwerkzaamheden ook enkele facilitaire taken heeft overgenomen. Deze instroom leidde gezamenlijk tot een toename van 0,44 fte. Per juni is een nieuwe medewerker in dienst gekomen voor de functie Publieksactiviteiten. Deze medewerker heeft daarnaast ongeveer 8 uur aan werkzaamheden overgenomen van de medewerker Digitale Toegankelijkheid. Dit leidde tot een toename van 0,22 fte. Per juli is de coördinator Publiek wegens pensionering uit dienst getreden. De functie is intern ingevuld door de medewerker Publieksactiviteiten. Per oktober is een nieuwe medewerker voor de studiezaal in dienst gekomen ter vervanging van de medewerker die in november vervroegd met pensioen is gegaan. Deze wijziging leidde tot een afname van 0,11 fte. Tot slot is per december de medewerker Digitale Toegankelijkheid met pensioen gegaan, wat een verdere afname van 0,61 fte tot gevolg had. De formatie bedraagt eind 2025 12,11 fte, verdeeld over 16 medewerkers. 14
De loonsom van de vaste medewerkers bedroeg in 2025 in totaal € 1.116.986. Het verzuimpercentage was in 2025 7,2% (in 2024: 7,8%)
Deskundigheidsbevordering In 2025 werden een aantal trainingen gevolgd. Drie personen hebben de training Project management gevolgd (zie hieronder bij werken met project- en programmamanagement). Daarnaast hebben bijna alle medewerkers een training BHV gevolgd. Daarmee is een medewerker ook BHV’er.
Training BHV Bedrijfsvoering De administratieve en organisatorische ondersteuning was deels uitbesteed. Ook in 2025 werden de salaris- alsmede de financiële administratie (deels) uitgevoerd door een externe partij. Facilitaire zaken werden grotendeels door een eigen medewerker uitgevoerd.
15
Privacy en informatiebeveiliging Het Waterlands Archief heeft een geregistreerd Functionaris Gegevensbescherming ingehuurd. Wet open overheid Het Waterlands Archief voldoet aan de eisen van de Wet open overheid. Organisatie samengevat Samengevat zien we een stabilisering in de bezetting van het Waterlands Archief. In het Uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Invoering werken met project- en programmamanagement Naast de lijnorganisatie is er een projectorganisatie gekomen met bijbehorend project- en programmamanagement, om te beginnen voor het project digitalisering bouwvergunningen. Ook het ‘scannen op verzoek’ wordt als project opgepakt. Drie medewerkers werken – op verschillende terreinen – in de rol van projectleider. Dit onderdeel loopt door. Medewerkers ontwikkelen de kerncompetenties van het Waterlands Archief Een van de kerncompetenties, samenwerken - bijdragen aan het gezamenlijk resultaat door afstemming met anderen, is door project- en programmamanagement verder ontwikkeld. Dit onderdeel loopt door. Vrijkomende Fte’s vanwege pensionering – intern – invullen In 2025 zijn er drie medewerkers met (vervroegd) pensioen gegaan. De functies zijn deels intern en deels extern ingevuld. Een functie is in het kader van de bezuiniging slechts gedeeltelijk ingevuld.
Samenwerking De ondersteuning van de bedrijfsvoering (financiën en personeel) wordt uitgevoerd door de gemeente Purmerend op basis van een Dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze samenwerking is in 2025 volledig operationeel. De gemeente Purmerend ontvangt voor deze ondersteuning een vergoeding. Samenwerking samengevat Na een lange verkenning heeft het Waterlands Archief ondersteuning in de bedrijfsvoering gevonden bij de gemeente Purmerend. Dit op basis van een DVO.
16
In het Uitvoeringsplan zijn specifiek een aantal doelen benoemd: Onderzoek samenwerking met een andere archiefdienst Voor praktische zaken werkt het Waterlands Archief samen met de aangrenzende archiefdiensten. Structurele samenwerking met een andere archiefdienst is in 2025 niet onderzocht. Dit onderwerp loopt door. Ontwikkelen tot een centraal coördinatiepunt voor de historische verenigingen Voor de historische verenigingen en musea ontwikkelden we ons in 2025 verder tot een centraal coördinatiepunt. Daarnaast bleven we inzetten op het met de verenigingen ontwikkelen van diensten voor ons gezamenlijk publiek. Dit onderwerp loopt door. Voor de onderwijsinstellingen programma’s digitaal aanbieden Voor de onderwijsinstellingen bleven we ook in 2025 meer programma’s digitaal aanbieden en inspelen op het feit dat scholen steeds vaker thematisch en vakoverstijgend werken in de klas. Dit onderwerp loopt door. Samen met de Bibliotheek Waterland het Nieuwe aanbod voor het basisonderwijs verzorgen De samenwerking met Bibliotheek Waterland werd gecontinueerd in 2025. Dit onderwerp loopt door.
17
2. Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In dit hoofdstuk geven wij het kader aan waaraan de paragrafen minimaal dienen te voldoen. Op deze plaats besteden we aandacht aan de volgende (verplichte) paragrafen.
§ Lokale heffingen Deze paragraaf is niet op het WA van toepassing.
§ Weerstandsvermogen en risicobeheersing De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft inzicht in de mate waarin het Waterlands Archief financiële tegenvallers kan opvangen zonder dat dit direct gevolgen heeft voor de uitvoering van de werkzaamheden. In eerdere jaren kende het Waterlands Archief een beperkte algemene reserve, waardoor de mogelijkheden om financiële risico’s zelfstandig op te vangen gering waren. Door dotaties van de positieve resultaten over 2022, 2023 en 2024 is de algemene reserve versterkt. Ondanks de afname in 2025 als gevolg van het negatieve resultaat bevindt de reserve zich, gegeven de omvang van de organisatie, op een aanvaardbaar niveau. Naast de algemene reserve beschikt het Waterlands Archief over twee bestemmingsreserves. Ook deze maken deel uit van het weerstandsvermogen en dragen bij aan het opvangen van financiële risico’s. Conform artikel 11 van het BBV worden in deze paragraaf de voor het Waterlands Archief relevante risico’s benoemd. In eerdere jaren bestond binnen de bedrijfsvoering een risico rond de continuïteit van ingehuurde specialisten. Dit risico is inmiddels in belangrijke mate ondervangen. De salarisadministratie is per 1 januari 2023 ondergebracht bij een extern kantoor, terwijl de financiële beleidsfunctie is belegd bij twee medewerkers van de gemeente Purmerend.
Hiermee is de continuïteit van de bedrijfsvoering voldoende gewaarborgd. Het belangrijkste resterende risico betreft de veiligheid van de fysieke archieven en collecties. Dit risico is beleidsmatig geborgd in het Plan Veiligheid, Calamiteiten en Ontruiming en wordt operationeel beheerst door actuele brand-, inbraak- en klimaatsystemen in de depots. Voor digitale archieven en collecties zijn passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. De beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt per 31 december 2025 € 96.716. Dit bedrag bestaat uit de totale reserves (€ 137.548) verminderd met het negatieve resultaat over 2025 van € 40.832. Tijdens de behandeling van de gewijzigde begroting 2025 was reeds duidelijk dat het jaar met een negatief resultaat zou worden afgesloten. Het bestuur heeft besloten dit resultaat ten laste van de algemene reserve te brengen. Hiermee is het negatieve exploitatieresultaat bij de resultaatbestemming verwerkt.
18
Kengetallen Kengetallen geven inzicht in de financiële positie en de ontwikkeling van de baten en lasten van het Waterlands Archief. Zij ondersteunen het bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten bij de beoordeling van de financiële situatie. Het opnemen van kengetallen draagt bij aan een transparante en inzichtelijke jaarrekening. Kengetallen zijn verhoudingsgetallen die zijn afgeleid uit onderdelen van de balans en het overzicht van baten en lasten. Zij helpen bij het beoordelen van de financiële positie en de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is om financiële risico’s en tegenvallers op te vangen. Conform het BBV bevat de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de volgende kengetallen: • • • • • •
de netto schuldquote; de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; de solvabiliteitsratio; de grondexploitatie; de structurele exploitatieruimte; de belastingcapaciteit.
Deze kengetallen maken inzichtelijk over welke financiële ruimte het Waterlands Archief beschikt om zowel structurele als incidentele lasten te kunnen dekken. Daarmee geven zij inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Bij de beoordeling van de financiële positie is het van belang om zowel de balans als de exploitatie te betrekken. De kengetallen structurele exploitatieruimte en belastingcapaciteit geven inzicht in de mate waarin sprake is van voldoende structurele baten en in de ruimte om deze op korte termijn te verhogen. De kengetallen netto schuldquote, netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen en de solvabiliteitsratio hebben betrekking op de balans. Omschrijving Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsrisico Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
rekening 2025 22,1% 22,1% 11,0% 0,6% n.v.t. n.v.t.
rekening 2024 12,9% 12,9% 28,5% 10,5% n.v.t. n.v.t.
Samenvattende duiding De schuldpositie blijft zeer gunstig, met een netto-schuldquote van 22,1%, passend binnen de categorie minst risicovol. De gecorrigeerde netto-schuldquote is gelijk, omdat het Waterlands Archief geen leningen heeft verstrekt. De solvabiliteit daalt naar 11% door een afname van het eigen vermogen, onder andere door het negatieve resultaat van € 40.832 en een onttrekking van € 151.806 aan de bestemmingsreserve. De structurele exploitatieruimte neemt af doordat in 2024 incidentele meevallers aanwezig waren. Het kengetal over 2025 geeft daardoor een realistischer, structureel beeld van de exploitatie. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing op het Waterlands Archief.
19
§ Onderhoud kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn goederen waarvoor investeringen nodig zijn en die over meerdere jaren worden gebruikt. Goed onderhoud van kapitaalgoederen is belangrijk voor een zo optimaal mogelijk functioneren en een lange levensduur. Het Waterlands Archief beschikt over zowel materiële als immateriële vaste kapitaalgoederen. De materiële vaste kapitaalgoederen bestaan onder andere uit archiefstellingen, inventaris, machines en automatisering. De immateriële vaste kapitaalgoederen betreffen onder meer de website. De boekwaarde van de kapitaalgoederen bedraagt per 31 december 2025 € 499.369. Het onderhoudsniveau is op peil
§ Financiering Treasury betreft het sturen en beheersen van de financiële vermogenswaarden en financiële posities, het afleggen van verantwoording hierover en het toezichthouden op de daaraan verbonden risico’s. Concreet gaat het om het financieren van beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en het beheersen van rente- en kredietrisico’s. De treasuryfunctie binnen het Waterlands Archief wordt sinds 2019 in eigen beheer uitgevoerd. De treasurywerkzaamheden vinden plaats binnen de financiële kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido), waarbij wordt uitgegaan van zorgvuldig en verantwoord financieel beheer. In het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn regels opgenomen voor de toerekening van rente in de begroting en de jaarrekening. De toe te rekenen rente is gebaseerd op het gewogen gemiddelde van de externe rentelasten over de kort- en langlopende financieringsmiddelen. Indien een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, is deze maximaal gelijk aan dit rentepercentage. Het Waterlands Archief had in 2025 geen langlopende leningen. Er was uitsluitend sprake van kortlopende schulden via de rekening-courant bij de BNG. Voor de toerekening van rente over het eigen vermogen zou in dat geval hetzelfde rentepercentage kunnen worden gehanteerd.
Het bestuur van het Waterlands Archief heeft er echter voor gekozen geen rente toe te rekenen aan de reserves. Hierdoor vindt geen interne rentetoerekening plaats en wordt geen renteschema opgenomen in de paragraaf financiering van de jaarrekening. De exploitatie van het Waterlands Archief wordt vrijwel volledig gefinancierd uit de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten en in beperkte mate uit eigen middelen (reserves). Tweemaal per jaar ontvangt het Waterlands Archief een voorschot van 50% van de in de jaarbegroting vastgestelde bijdragen. Eventuele tijdelijke liquiditeitsbehoeften worden opgevangen met kortlopende financiering bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), via rekening-courant en/of kasgeldleningen.
20
Het financieringsbeleid is erop gericht om geen risicovolle financiële transacties aan te gaan. In 2025 hebben zich geen risicovolle transacties voorgedaan. Volgens de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) gelden grenzen voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. De kasgeldlimiet bedraagt maximaal 8,2% van het begrotingstotaal van de lasten. De renterisiconorm bedraagt maximaal 20% van het begrotingstotaal, met een minimumbedrag van € 2.500.000. Het Waterlands Archief is in 2025 binnen zowel de kasgeldlimiet als de renterisiconorm gebleven.
§ Bedrijfsvoering De uitvoering van de werkzaamheden van het Waterlands Archief wordt grotendeels verricht door de eigen medewerkers. De financiële administratie wordt intern uitgevoerd. Complexere financiële werkzaamheden, zoals het opstellen van de begroting en de jaarrekening, worden uitbesteed. De salarisadministratie wordt eveneens extern verzorgd. De facilitaire werkzaamheden worden intern georganiseerd, terwijl het gebouwenbeheer gedeeltelijk wordt uitgevoerd door de eigenaar van het pand, de gemeente Purmerend. De coördinator Bedrijfsvoering draagt zorg voor de afstemming van deze processen. Per 31 december 2025 bedraagt de formatie 12,11 fte, verdeeld over 16 medewerkers. Met ingang van het verslagjaar 2023 is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van toepassing. Dit betekent dat in deze paragraaf eventuele afwijkingen ten opzichte van de rapportagegrens worden opgenomen, evenals geconstateerde fouten, onduidelijkheden of eventuele fraude door eigen medewerkers, voor zover van toepassing. Verantwoordingsgrens en rapportagegrens Het bestuur hanteert voor de rechtmatigheidsverantwoording in 2025 een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. Voor dit verslagjaar bedraagt deze grens € 40.304 (totale lasten: € 2.015.189).
De rapportagegrens voor individuele onrechtmatigheden is vastgesteld op € 8.061, zijnde 20% van de verantwoordingsgrens. Fouten en onduidelijkheden boven dit bedrag worden in deze paragraaf afzonderlijk toegelicht. Wijziging verantwoordingsgrondslag (BBV-wijziging per april 2025) Tot en met 2024 werkte het Waterlands Archief met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Door de BBV-wijziging van april 2025 is de maximale grens echter verlaagd naar 2% van de lasten exclusief dotaties aan de reserves. Deze nieuwe norm wordt vanaf verslagjaar 2025 toegepast. Met de vaststelling van de Financiële Verordening Waterlands Archief 2025 zijn de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens formeel geborgd en volledig in lijn gebracht met de actuele BBV-voorschriften. Rechtmatigheidsverantwoording 2025 In 2025 wordt de rechtmatigheidsverantwoording integraal opgenomen binnen deze paragraaf en niet langer uitgesplitst naar programma’s. Afwijkingen worden beoordeeld op het niveau van de jaarrekening als geheel, conform BBV en de Kadernota Rechtmatigheid 2023. 21
Begrotingscriterium Overschrijding lasten Binnen het reguliere werk (voorheen Programma Waterlands Archief) is sprake van een overschrijding van de lasten van € 12.784. De belangrijkste verschillen worden als volgt verklaard: •
De personeelskosten vielen € 18.123 hoger uit. Dit komt doordat twee medewerkers die zouden uitstromen langer in dienst zijn gebleven dan begroot, doordat bij een andere functie één maand overlap heeft plaatsgevonden tussen de vertrekkende medewerker en diens opvolger, én doordat de ARBO-kosten hoger uitvielen dan geraamd.
•
De huisvestingskosten vielen € 12.324 lager uit. In de begroting was rekening gehouden met een factuur van de gemeente Purmerend voor het overnemen van onderhoudscontracten. Na overleg met Vastgoed Purmerend heeft deze overdracht in 2025 nog geen doorgang gevonden, waardoor de begrote lasten niet zijn gerealiseerd.
•
De specifieke kosten vielen € 16.499 hoger uit. Dit komt doordat de kosten voor het E-depot hoger uitvielen door toegenomen opslag- en servicelasten. Ook de post ‘digitalisering algemeen’ liet een duidelijke stijging zien, veroorzaakt door hogere maandtarieven van raadpleegorganisaties, hogere abonnementskosten voor MAIS-Flexis en enkele incidentele digitaliseringsuitgaven. Een deel van de afwijking ontstaat doordat in de gewijzigde begroting slechts één van de gebruikelijke digitaliseringscomponenten was opgenomen, terwijl in de realisatie beide lasten zijn meegenomen. Tegelijkertijd is op de posten activiteiten, voorlichting & educatie en conservering/restauratie minder uitgegeven dan begroot.
•
De post onvoorziene uitgaven, begroot op € 10.000, is niet volledig benut.
Per saldo leidt dit tot een lastenoverschrijding van € 12.784. Deze afwijking blijft binnen de door het bestuur vastgestelde kaders en wordt als acceptabel beoordeeld. Begrotingsonrechtmatigheid Voor het digitaliseren van bouwvergunningen (voorheen Programma Digitalisering Bouwvergunningen) is een begrotingsoverschrijding ontstaan: realisatie € 151.806 versus raming € 99.484; overschrijding € 52.322. Daarmee wordt de verantwoordingsgrens van € 40.304 (2% van de lasten exclusief dotaties) overschreden. Het bestuur is op 3 december 2025 geïnformeerd; een formele begrotingswijziging kon niet meer binnen het verslagjaar worden vastgesteld vanwege de vereiste zienswijzeprocedure richting de gemeenteraden. Conform het begrotingscriterium wordt deze afwijking als onrechtmatig verwerkt in de rechtmatigheidsverantwoording 2025. De overschrijding wordt verklaard door het digitaliseren van meer blokken dan gepland, de inhuur van een onafhankelijk technisch adviseur (niet begroot) en enkele veegacties met beperkte financiële impact. De lasten zijn gedekt uit de bestemmingsreserve Digitalisering (beschikbaar € 185.227), waarmee de financiële kaders van de GR geborgd blijven. Voor toekomstige jaren wordt ingezet op vroegtijdige signalering en tijdige besluitvorming binnen BBV-termijnen.
22
Voorwaardencriterium (aanbesteding en rechtmatigheid) SPOT ICT De accountant heeft in 2024 vastgesteld dat de dienstverlening van SPOT ICT de aanbestedingsdrempel voor leveringen en diensten overschrijdt en dat geen aanbestedingsprocedure is doorlopen. De opdracht is daarom onrechtmatig. In 2025 is de dienstverlening binnen de bestaande SLA voortgezet; de realisatie bedraagt € 215.250,57 (incl. btw) en wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording 2025. De bestaande SLA loopt door tot 10 maart 2026 en is conform de contractvoorwaarden automatisch met twaalf maanden verlengd. Daarmee zal ook in 2026 sprake zijn van een onrechtmatigheid. In 2026 wordt een aanbestedingstraject verder uitgevoerd om de rechtmatigheid voor de periode ná deze verlengde SLA te borgen. De Ree (archiefsystemen) De opdracht aan De Ree is in controlejaar 2024 op basis van toen beschikbare informatie als onrechtmatig aangemerkt. In 2025 is, na afstemming met een inkoopadviseur, vastgesteld dat de opdracht valt onder Sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) conform de Aanbestedingswet, waarvoor een afzonderlijk, substantieel hoger drempelbedrag van € 750.000 geldt. De opdracht blijft ruimschoots onder deze drempel en is niet aanbestedingsplichtig. De Ree wordt daarom niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording 2025.
Deze toelichting wordt vermeld om de eerdere signalering uit 2024 te corrigeren en transparantie te waarborgen. M&O-criterium (Misbruik en Oneigenlijk gebruik) In 2024 heeft de accountant het ontbreken van M&O-beleid als aandachtspunt aangemerkt. Door andere prioriteiten is dit in 2025 nog niet uitgewerkt. Het opstellen van M&O-beleid is geagendeerd voor 2026.
§ Verbonden partijen Verbonden partijen zijn partijen waarmee het Waterlands Archief een bestuurlijke relatie heeft én waarin het een financieel belang heeft. Het Waterlands Archief kent op dit moment geen verbonden partijen. Het Waterlands Archief is zelf wel een verbonden partij voor de deelnemende gemeenten. Zij verricht wettelijke archieftaken voor de deelnemende gemeenten.
§ Grondbeleid Deze paragraaf is niet op het Waterlands Archief van toepassing.
23
§ Openbaarheid (Woo) Beleidsvoornemens Vanaf verslagjaar 2025 is het verplicht een paragraaf Openbaarheid op te nemen in de jaarstukken, waarin het beleid en de uitvoering rond de Wet open overheid (Woo) worden toegelicht. De beleidsvoornemens van het Waterlands Archief richten zich op: • • •
Actieve openbaarmaking: verdere professionalisering van publicatieprocessen en verbetering van vindbaarheid van informatie. Informatiebeheer: ondersteuning van deelnemende gemeenten bij duurzaam en ordelijk informatiebeheer en archivering. Digitale toegankelijkheid: optimalisatie van digitale systemen en toegankelijkheid van archiefmateriaal. Uitvoering in verslagjaar 2025 In 2025 zijn de volgende activiteiten gerealiseerd:
• • •
Inrichting en verbetering van de basisprocessen voor actieve openbaarmaking; Bewustwordingsactiviteiten rondom Woo-verplichtingen voor medewerkers en deelnemende gemeenten; Technische optimalisaties ter bevordering van digitale toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie. Deze stappen dragen bij aan een transparante en goed toegankelijke informatievoorziening, passend bij de publieke rol van het Waterlands Archief.
24
Jaarrekening 1. Balans per 31-12-2025 ACTIVA
rekening 2025
rekening 2024
Vaste activa Vaste activa
€
499.369
Immateriële vaste activa
€
11.614
€
12.018
Investeringen met economisch nut
€
487.755
€
457.199
Totaal vaste activa
€
469.217
€
499.369
€
469.217
€
3.118
€
1.357
€
224.021
€
103.750
€
37.502
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen
€
163
€
341
Overige uitzettingen
€
-
€
-
Overige vorderingen
€
2.955
€
1.016
Liquide middelen
€
192.780
Kassaldo
€
-
€
-
Banksaldi
€
192.780
€
224.021
Liq.midd. bij Ministerie v Financiën
€
Schatkistbankieren
€
153.941
Overlopende activa
€ €
Nog te ontvangen/vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
€
Totaal vlottende activa Totaal activa
25
153.941 103.750
33.413
33.413
€
37.502
€
383.252
€
366.630
€
882.621
€
835.847
rekening 2025
PASSIVA
rekening 2024
Vaste passiva Eigen vermogen
€
96.716
Algemene reserve
€
89.126
€
62.293
Bestemmingsreserves
€
48.421
€
148.684
Onverdeeld resultaat
€
-
€
6.617
Gerealiseerde resultaat
€
(40.832)
€
20.217
Voorzieningen
€
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's
€
-
-
Vaste schulden >= één jaar
€ €
237.811
€
-
€
-
-
-
Waarborgsommen
€
-
€
-
Leningen van binnenlandse banken
€
-
€
-
Totaal vaste passiva
€
€
96.716
€
237.811
€
103.239
€
126.257
€
471.779
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rente korter dan één jaar Negatieve banksaldi
€
-
€
-
Overige schulden
€
103.239
€
126.257
Overlopende passiva
€
Verplichtingen die in het jaar zijn opgebouwd en die in een volgend jaar tot betaling komen en vooruitontvangen bedragen
€
Totaal vlottende passiva Totaal passiva
26
682.666
682.666
€
471.779
€
785.905
€
598.036
€
882.621
€
835.847
1. Overzicht van baten en lasten 2025 Bedragen x € 1.000
Programma
Begroting 2025 oorspronkelijk
Begroting 2025 na wijziging
Baten
Baten
Lasten
Saldo
Baten
Lasten
Saldo
Realisatie 2025 Lasten
Saldo
Waterlands Archief Digitalisering bouwvergunningen
136 -
1.825 88
-1.689 -88
136 -
1.851 99
-1.714 -99
133 -
1.863 152
-1.730 -152
Totaal programma's
136
1.913
-1.778
136
1.950
-1.814
133
2.015
-1.882
1.734
-
1.734
1.741
-
1.741
1.741
-
1.741
Algemene dekkingsmiddelen Gemeentelijke bijdragen Resultaat vóór bestemming
-43
-73
-141
Mutaties reserves (conform begroting)
43
48
100
Resultaat na bestemming
0
-25
-41
Taakvelden Waterlands Archief Taakveld 5. Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea
Bedragen x € 1.000
Begroting 2025 Lasten Baten Saldo 246
Gewijzigde begroting 2025 Lasten Baten Saldo
136
-110
232
1.689
-1.579 1.689
1.619
Realisatie 2025 Saldo Lasten Baten
136
-96
248
1.689
-1.619 1.689
1.615
133
-115
0. Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead 0.8 Algemene dekkingsmiddelen 0.10 Mutaties reserves Totaal bestuur en ondersteuning
1.579
1.689
110
1.619
1.689
71
1.615
1.689 1.689
Saldo van baten en lasten
1.825
1.825
0
1.851
1.825
-25
1.863
1.823
1.579
Digitalisering Bouwvergunningen Taakveld 5. Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea 0. Bestuur en ondersteuning 0.8 Algemene dekkingsmiddelen 0.10 Mutaties reserves Totaal bestuur en ondersteuning Saldo van baten en lasten
-1.615 1.689 74 -41
Bedragen x € 1.000
Begroting 2025 Lasten Baten Saldo 88
-88
Gewijzigde begroting 2025 Lasten Baten Saldo 99
-
45 43 88
45 43 88
-
52 48 99
88
88
-
99
99
Een toelichting op de cijfers wordt gegeven in hoofdstuk 4.
27
Realisatie 2025 Lasten Baten Saldo
-99
152
-152
52 48 99
-
52 100 152
52 100 152
-
152
152
-
In overeenstemming met artikel 28 BBV en artikel 3, lid 4 van de Financiële verordening van de GR is hieronder het overzicht van incidentele en structurele baten en lasten opgenomen. Overzicht incidentele en structurele lasten en baten Programma
Type
Waterlands Archief
Structureel
Digitalisering Bouwvergunningen
Incidenteel
Toelichting Hoort tot de reguliere exploitatie, terugkerende taken, geen projectcomponent Tijdelijk project, afgebakend, met specifieke dekking
Omdat het project Digitalisering Bouwvergunningen een afgebakende duur heeft (tot en met 2027) en niet tot de reguliere exploitatie behoort, wordt dit programma volledig als incidenteel aangemerkt.
2. Toelichting op de balans Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV bevat de uitgangspunten voor het financiële beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Daarnaast is vanaf 2025 de door het bestuur vastgestelde Financiële Verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief van toepassing. Deze verordening geeft een nadere invulling aan de lokale uitgangspunten voor waardering, resultaatbepaling en verslaglegging, voor zover deze binnen de kaders van het BBV mogelijk zijn. De grondslagen in deze jaarrekening zijn in overeenstemming met zowel het BBV als de bepalingen uit deze verordening. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van de historische kosten, tenzij anders is vermeld. Activa en passiva zijn opgenomen tegen de nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben, ongeacht het moment waarop de inkomsten of uitgaven daadwerkelijk plaatsvinden. Baten en lasten, waaronder ook de vennootschapsbelasting, worden verantwoord tegen het brutobedrag.
De nadere uitwerking van de toegepaste waarderingsgrondslagen per onderdeel is opgenomen in de verdere toelichting van deze jaarrekening. Begrotingsrechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening. Met deze verantwoording legt het bestuur verantwoording af over de mate waarin de financiële beheershandelingen in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving en de door het bestuur vastgestelde kaders. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waar de 28
rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt. De rechtmatigheidsverantwoording zelf valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. De accountant beoordeelt of deze verantwoording op een betrouwbare wijze tot stand is gekomen. Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten, onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. De rechtmatigheidsverantwoording heeft primair betrekking op de (gevolgen van) financiële beheershandelingen. De financiële rechtmatigheid wordt beoordeeld aan de hand van negen criteria. Zes van deze criteria hebben betrekking op de getrouwheid en komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De overige drie criteria worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. De reikwijdte van deze verantwoording is ongewijzigd ten opzichte van de situatie waarin de accountant een afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel afgaf. Criteria die tot uitdrukking komen in de balans en het overzicht van baten en lasten: • • • • •
•
het vaststellen dat de gepresenteerde bedragen juist zijn berekend (calculatiecriterium); de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen (valuteringscriterium); de juiste adressering van de rechthebbende van een financiële stroom (adresseringscriterium); de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord moeten worden (volledigheidscriterium); de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeenschappelijke regeling en er is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen (aanvaardbaarheidscriterium); de levering dan wel prestatie heeft daadwerkelijk plaatsgevonden (leveringscriterium).
Criteria die worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording: • • •
financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium); de naleving van voorwaarden uit wet- en regelgeving (voorwaardencriterium); het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O-criterium).
Begrotingscriterium Het bestuur heeft in de financiële verordening 2025 een verantwoordingsgrens vastgesteld van 2% van de totale lasten, exclusief toevoegingen aan de reserves. Overschrijdingen van begrotingsuitgaven die groter zijn dan deze grens worden in de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. Overschrijdingen tot en met 2% worden als rechtmatig aangemerkt en behoeven geen afzonderlijke toelichting. In 2024 gold nog een verantwoordingsgrens van 3%. Voor 2025 bedraagt de verantwoordingsgrens € 40.304, zijnde 2% van de totale lasten van € 2.015.189
29
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die gelden bij de uitvoering van financiële handelingen. Deze eisen zijn vastgelegd in relevante wet- en regelgeving en hebben onder meer betrekking op doelgroep, termijnen, grondslagen, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken en de hoogte en looptijd van verplichtingen. Het voorwaardencriterium is met name van belang bij financiële transacties waaraan specifieke voorwaarden zijn verbonden, zoals inkoop en aanbestedingen. Binnen het Waterlands Archief worden geen subsidies verstrekt, maar er vinden wel inkopen plaats waarbij leveranciers over meerdere jaren boven aanbestedingsdrempels kunnen uitkomen. Daarmee blijft het voorwaardencriterium voor de organisatie relevant.
M & O criterium Het M&O-criterium heeft betrekking op de maatregelen die de organisatie neemt om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, middelen en voorzieningen te voorkomen. Het bestuur beoordeelt in hoeverre het M&O-beleid actueel is, wordt nageleefd en effectief is. Wanneer het bestuur vaststelt dat het M&O-beleid niet actueel is, ontbreekt of niet wordt nageleefd, wordt dit toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In 2025 beschikte het Waterlands Archief nog niet over een vastgesteld M&O-beleid (zie § Bedrijfsvoering).
Vaste activa Vaste activa zijn activa die bedoeld zijn om de werkzaamheden van de gemeenschappelijke regeling gedurende meerdere jaren te ondersteunen. De waardering en afschrijving van vaste activa vindt plaats conform het BBV en de financiële verordening. Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa bestaan uit investeringen met een meerjarig nut die niet stoffelijk van aard zijn, zoals de website van het Waterlands Archief en investeringen binnen Informatie & Archief. Hieronder vallen onder andere digitalisering van kranten en de implementatie van het Kadaster. Voor zover deze investeringen leiden tot een duurzaam en identificeerbaar immaterieel actief, worden zij geactiveerd en afgeschreven conform het BBV. Materiële vaste activa Materiële vaste activa bestaan uit investeringen met economisch nut en worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met direct toerekenbare subsidies en bijdragen. De afschrijving vindt jaarlijks plaats over de geschatte gebruiksduur. Bij duurzame waardevermindering wordt het actief afgewaardeerd. Bij buitengebruikstelling wordt een afwaardering toegepast naar de lagere restwaarde.
30
Afschrijvingen Activacategorie Website Informatie & Archief Archiefinstellingen Inrichtingskosten Machines Inventaris Automatisering
Afschrijvingstermijn 5 jaar 5 jaar 20 jaar 10 jaar 8 jaar 5 jaar 5 jaar
Nieuwe investeringen worden lineair afgeschreven.
Onderstaand overzicht toont het verloop van de immateriële en materiële vaste activa in 2025:
Immateriële vaste activa
Boekwaarde 1-1-2025
Investeringen 2025
Afschrijving 2025
Boekwaarde 31-12-2025
Website € Informatie & Archief €
12.018 € - €
- € 6.918 €
6.536 € 787 €
5.482 6.132
Totalen €
12.018 €
6.918 €
7.323 €
11.614
Boekwaarde 1-1-2025
Materiële vaste activa Archiefstellingen € (Her)inrichtingskosten € Inventaris € Machines € Automatisering € Totalen €
Investeringen 2025
354.396 15.110 87.693
€ € € € €
457.199 €
1.645 854 69.872 55.106
Afschrijving 2025 € € € € €
127.477 €
42.098 5.072 8.441 41.310
Boekwaarde 31-12-2025 € € € € €
313.942 10.892 61.431 101.489
96.921 €
487.755
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Deze uitzettingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid kan een voorziening worden getroffen, bepaald op basis van de geschatte inningskansen. In 2025 werd een voorziening niet nodig geacht.
31
Liquide middelen en overlopende activa Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde. Het betreft het kassaldo, de bankrekeningen bij BNG en ING, en onder schatkistbankieren de rekening-courantverhouding met het Rijk. De overlopende activa bestaan uit nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde kosten. Balans 31-12-2025