Nota reserves en voorzieningen 2023

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling Benodigde omvang/volume

Voeding/dotatie

Onderbouwing (beheersplan) Aangegane verplichtingen/ claims

Tijdspad besteding

V191-9 Voorziening onderhoud gemeenschapshuizen 7980.5199 7. Maatschappelijke voorzieningen € 336.409,56 Gemeenschapshuizen zijn essentiële voorzieningen voor de leefbaarheid van de kernen. Om het planmatig onderhoud aan de gemeenschapshuizen uit te voeren is de voorziening noodzakelijk. In het kader van het beleid gemeenschapshuizen is een aantal gemeenschapshuizen in eigendom overgegaan naar de gemeente. Met de beheerstichtingen van deze gemeenschapshuizen zijn afspraken gemaakt over de bekostiging van het planmatig meerjarig onderhoud van deze accommodaties. Deze afspraken houden in dat het planmatig onderhoud door de gemeente wordt bekostigd. De beheersstichtingen leveren een bijdrage in de voorziening uit de exploitatie van de gemeenschapshuizen. Deze afspraken gelden ook voor de drie gemeenschapshuizen die geen eigendom zijn van de gemeente. De bijdrage wordt door de betreffende beheerstichting aan de gemeente afgedragen en door de gemeente gestort in de voorziening onderhoud Gemeenschapshuizen. De voorziening is gecreëerd voor de financiering van de planmatige onderhoudswerkzaamheden van de gemeenschapshuizen. Volume en voeding moeten in overeenstemming zijn met de vastgestelde onderhoudsplannen gemeenschapshuizen. Het saldo van de onderhoudsvoorziening moet toereikend zijn om de toekomstige noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Op basis van een actualisatie van de MJOP’s, inclusief een stukje verduurzaming bij de uitvoering van onderhoud, wordt geconcludeerd dat aanvullende voeding van de voorziening noodzakelijk is. Een nieuw MJOP is in voorbereiding. Zodra het MJOP gereed is kan bepaald worden welke bedragen gedoteerd moeten worden aan de voorziening. Het MJOP dient als onderbouwing van deze voorziening. Een nieuw MJOP is in voorbereiding. Zodra het MJOP gereed is kan bepaald worden welke bedragen ten laste van de voorziening worden gebracht. 2023-2027

88

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling Benodigde omvang/volume Voeding/dotatie

Onderbouwing (beheersplan)

Aangegane verplichtingen/ claims

Tijdspad besteding

V204-12 Voorziening afvalverwijdering en -verwerking 7980.5360 3. Beheer openbare ruimte € 218.346,30 Het is een wettelijke taak van de gemeente om huishoudelijk afval in te zamelen en te verwerken. De gemeente kan de kosten die verbonden zijn met de uitvoering van de afvaltaak geheel of gedeeltelijk bij de inwoners en bedrijven in rekening brengen door een afvalstoffenheffing. Bij de besteding van de opbrengsten uit de afvalstoffenheffing gaat het om een verplichte, gebonden bestedingsruimte die voor de afvaltaak moet worden aangewend. De kosten kunnen fluctueren en zijn afhankelijk van het scheidingsgedrag van de inwoners, de marktwerking bij de verkoop van grondstoffen, de inkomsten van vergoedingen, het vervangen van de inzamelmiddelen, onvoorziene kostenstijgingen door rijksbeleid, voortvloeien uit bestaande contracten of samenwerkingsverbanden of nieuwe ontwikkelingen. Deze voorziening is noodzakelijk om de fluctuaties op te vangen en eenmalige uitgaven aan de inzamelstructuur te dekken. Het dekken van de benodigde uitgaven voor het inzamelen en verwerken van het huishoudelijk afval. De voorziening moet dusdanig groot zijn dat de noodzakelijke activiteiten uitgevoerd kunnen worden. Vanaf 2020 wordt het positieve/negatieve saldo baten/lasten van de jaarrekening aan deze voorziening toegevoegd/onttrokken.

In de 1e bestuursrapportage 2023 is bepaald een aanvulling aan de voorziening te doen ter hoogte van € 200.000 uit de reserve vermindering kapitaallasten. Het Landelijk afvalbeheerplan (LAP 3) is vastgesteld en samen met het Hoofdlijnenakkoord 2018 – 2022 vertaald in een beleidsplan Van Afval Naar Grondstoffen(VANG). In 2020 is gestart met het duurzaam inzamelsysteem voor huishoudelijk afval. 2023 € 218.000 onttrekking ten behoeve van dekking diverse prijsstijgingen afvalkosten. 2023 € 51.461 onttrekking ten behoeve van dekking verlenging contracten inhuur personeel. Structureel

89

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling Benodigde omvang/volume Voeding/dotatie Onderbouwing (beheersplan)

Aangegane verplichtingen/ claims Tijdspad besteding

V240-13 Voorziening verliezen grondexploitaties 7980.5297 9. Economische zaken en grondexploitaties € 61.448,00 Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de voorziening verliezen grondexploitaties voldoende groot te zijn om in de grondexploitatieverliezen te voorzien. De voorziening wordt gevormd bij de geprognosticeerd verlies, direct ter grootte van de volledige verlies. Naar analogie van de voorziening oninbare vorderingen wordt de voorziening verliezen grondexploitaties in mindering gebracht op de balanspost “voorraden bouwgrond in exploitatie”. Wanneer de gevormde voorziening groter is dan de boekwaarde van de betreffende bouwgrond in exploitatie moet het restant van de voorziening dat niet kan worden gesaldeerd met op de balanspost “voorraden bouwgrond in exploitatie”, gepresenteerd worden onder de balanspost “voorzieningen”. Zie reden van bestaan. Afhankelijk van de boekwaarde van de verliesgevende grondexploitaties. Zie onderbouwing. In 2022 is de voorziening verliezen grondexploitaties in balans gebracht aan de hand van de in 2022 vastgestelde geactualiseerde cq nieuwe verliesgevende grondexploitatiebegrotingen. Ten behoeve van het verlies van grondexploitatie “Dakpannenlocatie Cuijpers Echt” is in 2020 € 106.666 in de voorziening verliezen grondexploitaties gestort.

Aangezien de boekwaarde van grondexploitatie Dakpannenlocatie Cuijpers Echt per 31-12-2022 slechts € 45.218 bedroeg, is conform BBV de voorziening verliezen grondexploitaties navenant in mindering gebracht op de balanspost “voorraden bouwgrond in exploitatie” en is € 61.448 opgenomen onder de balanspost “voorzieningen”. € 61.448 2023

90

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling

Benodigde omvang/volume

Voeding/dotatie Onderbouwing (beheersplan)

Aangegane verplichtingen/ claims

V248-14 Voorziening riolering art 44, lid 2 7980.5006 3. Beheer openbare ruimte € 2.883.328,05 Het is een taak van de gemeente om een rioleringsstelsel aan te leggen en te beheren/exploiteren. De gemeente kan de kosten die zijn verbonden met de uitvoering van de rioleringstaak geheel of gedeeltelijk bij de inwoners en bedrijven in rekening brengen middels een rioolheffing. Echter bij de besteding van de opbrengsten uit de rioolheffing gaat het om een verplichte, gebonden bestedingsruimte die dus voor het rioolstelsel moet worden aangewend. In geval de gerealiseerde lasten afwijken van de gerealiseerde baten moet het verschil gestort/onttrokken worden uit deze voorziening ter egalisatie van het totale resultaat op riolering. Tevens kan de voorziening aangewend worden voor vervangingsinvesteringen. Het egaliseren van het totale jaarresultaat op riolering middels de voorziening. Daardoor waarborgt de gemeente dat bijdragen via tarieven ontvangen gereserveerd blijven voor de riool activiteit. De voorziening moet dusdanig groot zijn dat eventuele onderuitputting opgevangen kan worden. Indien gekozen is voor het bekostigen van vervangingsinvesteringen middels de voorziening riolering dient ook de omvang van de voorziening als zodanig te zijn. De voorziening wordt jaarlijks gevoed met het positieve verschil ontstaan indien rioolheffing hoger is als de totaal gemaakte kosten op riool.

Middels artikel 44, lid 2 BBV kan de raad sturen op gelijkmatige ontwikkeling van tarieven door het vormen van een egalisatievoorziening. Verwezen wordt ook naar het GRP 2022-2026, vastgesteld januari 2023. Uitgaande van de reeds geaccordeerde onttrekkingen zie het verloop als volgt uit: € 2.883.328

Saldo per 1-1-2023

2023 € 5.240 Vervangingsinvestering Riool St. Joost 2023 € 61.499 Vervangingsinvestering Riool Heerweg/Kleefstraat 2023 € 400.000 Vervangingsinvestering Telemetriesysteem riolering 2023 € 300.000 Vervangingsinvestering Centrum Echt Totaal claims Saldo voorziening 31-12-23

Tijdspad besteding

€ 766.738 € 2.116.590

Van dit saldo mag € 593.224 nog besteed worden aan toekomstige vervangingsinvesteringen. De bestedingen worden bepaald aan de hand van het vastgestelde GRP 2022-2026.

91

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling Benodigde omvang/volume Voeding/dotatie Onderbouwing (beheersplan) Aangegane verplichtingen/ claims Tijdspad besteding

V251-16 Voorziening lokale bon compensatie energiecrisis 7980.6300 9. Economische zaken €0 Op basis van de Nota van wijziging 2e bestuursrapportage 2022 is besloten om een bedrag van € 2.400.0000 toe te voegen aan de nieuwe voorziening lokale bon compensatie energiecrisis. Een deel daarvan te weten € 1.040.000 zou in 2022 gestort worden en het restant € 1.360.000 in 2023. Er is besloten aan ieder huishouden een lokale bon te verstrekken van € 150. De kosten hiervan worden ten laste van de voorziening gebracht. In het kader van de jaarrekening 2022 is de storting in 2022 niet gedaan. In plaats hiervan is de niet bestede raming (€ 1.037.815,58) gestort in de reserve vermindering kapitaallasten. In 2023 wordt het bedrag onttrokken uit de reserve vermindering kapitaallasten en alsnog gestort in de voorziening lokale bon en aangevuld met het benodigde bedrag dat noodzakelijk is voor de dekking van de kosten in verband met de verstrekking van de lokale bon. Na besteding in 2023 kan een eventueel restant vrijvallen ten gunste van de reserve vermindering kapitaallasten Dekking kosten verstrekking lokale bon € 2.400.000 of zoveel minder als nodig is voor dekking kosten lokale bon Eenmalige storting op basis van besluitvorming 2e bestuursrapportage 2022 Maximale besteding bon gelet op aantal huishoudens Uitgaven lokale bon 2023 2023

92

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling Benodigde omvang/volume Voeding/dotatie

Onderbouwing (beheersplan) Aangegane verplichtingen/ claims Tijdspad besteding

V253-17 Voorziening overmatig verlofsaldi 7980.5982 10. Algemene dekkingsmiddelen € 153.908,00 Conform de voorschriften van het BBV is er per 31 december 2022 een voorziening gevormd voor overmatig verlofsaldi voor een bedrag van € 153.908. Er is hier sprake van arbeidskostengerelateerde verplichtingen van niet-gelijke omvang en daarvoor moet een voorziening gevormd worden. Voldoen aan de regels gesteld in het Besluit begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Dit wordt jaarlijks bepaald bij het opmaken van de jaarrekening. De toevoeging of onttrekking aan de voorziening wordt jaarlijks bepaald bij het opmaken van de jaarrekening en is afhankelijk van het aantal uren aan verlof dat nog niet is opgenomen. N.v.t. Jaarlijks wordt bepaald in hoeverre van deze voorziening gebruik wordt gemaakt. Vanaf 2023

93

Gemeente Echt-Susteren Naam FCL Programma Saldo Reden bestaan op dit moment

Doelstelling Benodigde omvang/volume Voeding/dotatie

Onderbouwing (beheersplan) Aangegane verplichtingen/ claims Tijdspad besteding

V254-18 Voorziening verlofsparen 7980.5981 10. Algemene dekkingsmiddelen € 23.264,30 Er heeft een aanpassing van de cao plaatsgevonden. Nieuw is de invoering van spaarverlof en dat het bovenwettelijke verlof, overwerkvergoeding, gekochte bovenwettelijke uren, verlofuren uit onregelmatig werken en beschikbaarheidsdienst nu in één keer door medewerkers kunnen worden omgezet in spaarverlof. Deze omzetting vraagt echter om een actieve handeling van de medewerker en leidt dus niet automatisch tot spaarverlof. Er kan dus op voorhand niet gesteld worden welk deel van deze bronnen daadwerkelijk omgezet gaan worden in spaarverlof. Aangezien er hier sprake is van arbeidskostengerelateerde verplichtingen van niet-gelijke omvang dient er een voorziening gevormd te worden per 31 december 2022 voor een bedrag van € 23.264. Voldoen aan de regels gesteld in het Besluit begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Dit wordt jaarlijks bepaald bij het opmaken van de jaarrekening. De toevoeging of onttrekking aan de voorziening wordt jaarlijks bepaald bij het opmaken van de jaarrekening en is afhankelijk van het aantal uren dat aan verlof wordt gespaard. N.v.t. Jaarlijks wordt bepaald in hoeverre van deze voorziening gebruik wordt gemaakt. Vanaf 2023

94

Bijlage 6

De functies van reserves en voorzieningen.

In grote lijnen zijn 5 functies te noemen van de reserves/voorzieningen: a. De financieringsfunctie b. De bestedingsfunctie c. De bufferfunctie d. De inkomensfunctie e. De egalisatiefunctie Ad a. De financieringsfunctie. Op grond van de Wet Financiering Decentrale Overheden (de wet Fido) moeten alle kapitaaluitgaven worden gefinancierd met langlopende middelen. Dit kan in de vorm van eigen vermogen (reserves) of vreemd vermogen (langlopende geldleningen en / of voorzieningen). Langlopende geldleningen zijn vaste schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer BBV artikel 41). Ad b. De bestedings- of dekkingsfunctie. Een reservering om te zijner tijd de realisering van activa mogelijk te maken. In dergelijke gevallen wordt het gereserveerde bedrag gebruikt voor de betaling van de investeringsuitgaven. Bij reserves met een bestedingsfunctie is een onderscheid te maken tussen: - eenmalige, op korte termijn te realiseren doelen, meestal in de investeringssfeer en - in de tijd gezien ongelimiteerde doelen, waarvoor steeds naar behoefte een beroep op de reserve wordt gedaan. Met ingang van 2017 wordt de reserve gebruikt als dekking van de jaarlijkse lasten, ook wel de reservedekking kapitaallasten genoemd.

Deze functie vloeit voort uit een wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten die verplicht dat een reserve niet meer in één keer ingezet mag worden voor de dekking van het investeringsbedrag (netto methode), maar gedurende de looptijd van het actief wordt ingezet om de afschrijvingslasten te dekken (bruto methode). Ad c. De bufferfunctie. De reserves maken het mogelijk noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk en dus niet schoksgewijs te laten verlopen en maken het mogelijk om onverwachte tegenvallers op te vangen. De vraag welke omvang zo'n buffervermogen moet hebben is niet eenduidig objectief te beantwoorden. Elk antwoord is discutabel omdat noch het aantal noch de omvang van onvoorzienbare omstandigheden voorspelbaar zijn. Ad d. De inkomensfunctie. De bespaarde rente over de reserves kan worden teruggeleid naar de exploitatiebegroting om daar te fungeren als dekkingsmiddel. Als dat wordt toegepast dan kan / kunnen de betreffende reserve(s) niet meer aangewend worden, tenzij budgettair dekking wordt gevonden voor de wegvallende rente-inkomsten. Vooral in financieel krappe tijden brengt dat met zich mee dat reserves die als inkomstenbron functioneren voor de dekking van structurele uitgaven volledig "immobiel" zijn. Vandaar dat in die gevallen ook wel gesproken wordt van geblokkeerde reserves.

Kortom: inzet van geblokkeerde reserves leidt dus onvermijdelijk tot budgettaire achteruitgang en opoffering van eigen vermogen, dus aantasting van de financieringsstructuur. Ad.e. De egalisatiefunctie Deze reserves dienen om jaarlijkse fluctuaties binnen de onderliggende begrotingsposten op te vangen, zodat er sprake is van een constante raming in de begroting.

95

96

Bijlage 7 Onderscheid reserves en voorzieningen Begrippen en kaders 8.1 Reserves Reserves behoren tot het eigen vermogen. Het zijn vermogensbestanddelen die via resultaatbestemming zijn ontstaan door bestemming van overschotten of planmatige bestemmingen. Er worden twee soorten reserves onderscheiden; a. De algemene reserve De reserve is in principe vrij inzetbaar. Deze reserve vormt een buffer voor financiële tegenvallers en onvoorziene risico’s. Voor zover de algemene reserve groter is dan nodig voor de normale functie van opvang van fluctuaties en risico’s / tegenvallers, kan deze worden ingezet voor de dekking van incidentele investeringen of incidentele lasten. Risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd worden gedekt door de algemene reserve. Er bestaat een directe relatie tussen de risico’s die de gemeente loopt en het minimaal noodzakelijk aan te houden buffervermogen. Risico’s kunnen op hoofdlijnen financieel worden vertaald en vervolgens afgezet worden tegen de weerstandscapaciteit/buffer. Op deze manier wordt de weerstandsratio bepaald. b. De bestemmingsreserves Dit zijn reserves waaraan de gemeenteraad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Deze reserves mogen alleen besteed worden aan de doelen die daaraan door de gemeenteraad zijn toegekend. De gemeenteraad kan de bestemming van de reserve nadien ook weer aanpassen.

8.2 Voorzieningen Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (verplichtingen) van de gemeente. Dit betekent dat in tegenstelling tot reserves de vorming, voeding en aanwending van voorzieningen niet vrij is. Tegenover voorzieningen staan namelijk verplichtingen. In het BBV is specifiek aangegeven in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd. De gemeenteraad heeft dan ook veel minder beleidsmatige bewegingsvrijheid bij voorzieningen dan bij reserves. Een voorziening is een apart gezet bedrag op de balans (passief post: schuld) voor voorzienbare lasten in verband met risico’s en verplichtingen, waarvan het tijdstip van optreden en/of de omvang per balansdatum niet exact bekend zijn. De uitgave is onvermijdelijk en zal in de toekomst plaatsvinden, maar moet wel samenhangen met de periode voorafgaand aan de balansdatum. Deze verplichtingen of risico’s moeten betrouwbaar in te schatten zijn, anders mag geen voorziening worden gevormd. Risico’s die niet (geheel) door voorzieningen worden afgedekt behoren in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing te worden opgenomen. Er kan door de gemeenteraad wel zelf een voorziening worden gevormd voor kosten die in een volgend begrotingsjaar worden gemaakt. Dit is geen verplichting die is opgenomen in het BBV.

De kosten moeten dan wel hun oorsprong vinden in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. Deze voorzieningen kunnen worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren. In de voorziening mogen dus geen lasten worden opgenomen die betrekking hebben op regulier jaarlijks onderhoud of investeringen. Indien een gemeente besluit tot het vormen van onderhoudsvoorzieningen dan stelt het BBV een recent beheerplan als eis. Een beheerplan is van belang om de omvang van de voorziening te bepalen die nodig is om het toekomstig groot onderhoud te kunnen bekostigen. Onder recent wordt door de commissie BBV een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de gemeenteraad en verantwoord is in de paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Binnen deze vijf jaar bestaat wel de verplichting om het beheer97

plan tussentijds bij te stellen, indien het beheerplan in belangrijke mate niet meer aansluit bij de actuele situatie van de staat van het onderhoud. In de motivatie moet tevens worden aangegeven welke maatregelen er worden genomen om achterstallig onderhoud te voorkomen. De provincie toetst op de actualiteit van de beheersplannen bij het drie-jaarlijks Verdiepingsonderzoek. 8.3 Verschillen reserves en voorzieningen In onderstaande tabel zijn de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen weergegeven Onderstaande tabel geeft een recapitulatie van de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen: Karakteristiek Reserve Voorziening 1

Onderdeel van het EV of VV Instellen / opheffen

Eigen vermogen

Vreemd vermogen

Raad

3

Bestemming vrij of gebonden

Raad kan bestemming wijzigen

4

Aanwending

Raad

5

Aanwending vrij

Raad kan bestemming wijzigen

6 7

Nee, wel gewenst Toegestaan door BBV

8 9

Financiële onderbouwing Bespaarde rente over EV of VV Rentebijschrijving Storting

Bij verplichte voorzieningen geldt dat het college deze instelt / opheft bij de jaarrekening (college heeft hier geen keuze in gelet op het verplichtend karakter). Bij niet verplichte voorzieningen geldt dat de raad deze instelt / opheft. Gebonden, slechts voor het betreffende doel aan wendbaar (art 44 BBV) Lasten worden rechtstreeks geboekt op de voorziening. Gebonden, slechts voor het betreffende doel aan wendbaar (art 44 BBV) Ja Niet toegestaan door BBV

10

Onttrekking

Mogelijk op begrotingsbasis en als resultaatbestemming.

2

Toegestaan door BBV Mogelijk op begrotingsbasis en als resultaatbestemming.

98

Niet toegestaan door BBV Mogelijk op begrotingsbasis. Storting in de voorziening komt rechtstreeks ten laste van de exploitatie en zijn daarmee resultaatbepalend. Onttrekkingen lopen rechtstreeks t.l.v. de voorziening (balansmutatie).