2. Concept Raadsbesluit Vierde optimalisatie vergaderpraktijk Duiven 2025

Als het onderwerp zich daarvoor leent kan de Agendacommissie besluiten om een ronde- en debattafel te combineren tot één tafel. Dit biedt enerzijds de mogelijkheid om informatieve vragen te stellen alvorens het debat begint en anderzijds om geen vertraging in het besluitvormingsproces op te lopen. In geval van een gecombineerde ronde en debat tafel moet de tafelvoorzitter omwille van zorgvuldigheid bij de afronding altijd actief vragen of iemand debat overweegt. Artikel 32 Ronde-tafel Tijdens de politieke avond kunnen verschillende werkvormen worden gehanteerd, afhankelijk van het doel van de tafel. Zo kan er in het kader van beeldvorming (rondetafel), al dan niet als voorbereiding op een besluit, bijvoorbeeld een presentatie worden gegeven, een expertmeeting worden gehouden, een rondetafelgesprek worden gevoerd of een werkvorm ten behoeve van het stellen en beantwoorden van meer technische vragen worden gekozen. De hiervoor genoemde werkvormen zijn voorbeelden en dus niet limitatief. Indien een rondetafel door een vereniging, instelling of inwoners van de gemeente Duiven wordt aangevraagd kan het onderwerp dat daar ter sprake wordt gebracht door één of meer raadsfracties worden geadopteerd. Deze fracties kunnen het onderwerp verder brengen met bijvoorbeeld een motie-vreemd of een initiatiefvoorstel.

Indien niet-raadsleden deelnemen aan een tafel namens een (belangen)vereniging of instelling dan is in de regel één woordvoerder per (belangen)vereniging of instelling het uitgangspunt. De uitzonderingsbepaling in lid 5 is opgenomen om ook rondetafels alleen voor de raadsleden en fractieassistenten te kunnen houden, bijvoorbeeld in het geval van een besloten vergadering. In principe is de debattafel bedoelt voor politiek. Echter, politiek georiënteerde vragen aan het college die informatief/beeldvormend bedoeld zijn, kunnen aan de ronde tafel gesteld worden. Deze vragen/antwoorden mogen niet tot debat (vraag/antwoordspel) leiden. Dus de vraag “waarom kiest het college …” mag gesteld worden en dan volgt een antwoord. Dat de vragensteller het niet met het antwoord eens is, is op dat moment verder niet relevant. Dit bewaart deze voor het debat. De vragensteller mag wel een verhelderende vraag stellen.

Pagina 39

Waarbij onze tafelvoorzitters scherp in de gaten houden dat hiermee niet alsnog een verkapt debat wordt uitgelokt. Kortom, het gaat om intentie: wil men informatie/inzicht in de politieke beweegredenen, dan kan dat. Wil men in discussie/overtuigen, dan wacht men op de debat tafel. In die zin stellen we de “mening” van het college gelijk aan die van inwoners. Beiden zijn “als beeldvorming” welkom tijdens de ronde tafel. Aan de ronde tafel kunnen informatieve vragen gesteld worden, technische vragen dienen vooraf gesteld te worden. Informatieve vragen kunnen eventueel ook vooraf worden gesteld. Als deze (technisch en/of informatief) vragen de woensdag voor de vergadering om 23:59 uur binnen zijn bij de griffie, zet de griffie deze door aan de ambtelijke organisatie en antwoord de ambtelijke organisatie uiterlijk de maandag 12:00 uur voor de vergadering. De antwoorden worden in iBabs aan een ieder beschikbaar gesteld. Voortaan wordt de beantwoording van vooraf gestelde informatieve vragen door het college ook vooraf aan de raad toegezonden, tenzij een portefeuillehouder waarde aan hecht beantwoording tijdens de politieke avond zelf. De deadline voor het stellen van technische vragen (de woensdag voor de vergadering om 23:59 uur) geldt ook voor onderwerpen die niet op de politieke avond staan geagendeerd, maar als rechtstreeks hamerstuk voor de raadsavond staan geagendeerd.

In lid acht staat omschreven dat de tafelvoorzitter een conclusie trekt op basis van de bespreking aan tafel. Als blijkt dat de tafeldeelnemers geen behoefte hebben aan een debat, kan een voorstel van de ronde tafel doorgaan naar de besluitvormingsfase/raadsavond, doorgaans zal het dan een hamerstuk zijn. Immers als men voornemens is een motie of amendement in te dienen zal er wel behoefte zijn aan een debat. Artikel 33 Debattafel Tijdens de politieke avond kunnen verschillende werkvormen worden gehanteerd, afhankelijk van het doel van de tafel. In het kader van oordeelsvorming kan het gaan om een debat, waarbij argumenten worden uitgewisseld en gewogen. Het tijdens een tafel inventariseren van keuzevraagstukken ten behoeve van het richten van een debat kan hieraan voorafgaan. De hiervoor genoemde werkvormen zijn voorbeelden en dus niet limitatief. Een debattafel wordt afgesloten met een conclusie (vierde lid) gericht op de vormgeving van het verdere besluitvormingsproces. Indien niet-raadsleden deelnemen aan een tafel namens een (belangen)vereniging of instelling dan is in de regel één woordvoerder per (belangen)vereniging of instelling het uitgangspunt. Politieke vragen kunnen aan deze tafel gesteld worden, technische en informatieve vragen dienen vooraf gesteld te worden.

Als deze vragen de woensdag voor de vergadering om 08.00u binnen zijn bij de griffie, zet de griffie deze door aan de ambtelijke organisatie en antwoord de ambtelijke organisatie uiterlijk de maandag 12:00 uur voor de vergadering. De antwoorden worden in iBabs aan een ieder beschikbaar gesteld. De uitkomst van de debattafel (lid 4 hamerstuk of bespreekstuk) is bepalend voor de opbouw van de conceptraadsagenda. Artikel 33c Thema avond / informele avond Dit artikel behoeft geen nadere uitleg. Artikel 34 Openbaarheid In geval van een besloten tafel zijn de artikelen genoemd in hoofdstuk 7 van dit reglement van toepassing. Indien een tafel in beslotenheid plaatsvindt zal de Agendacommissie hier in het behandeladvies melding van maken. Conform de Gemeentewet is het echter de tafel zélf die al dan niet beslist of de tafel in beslotenheid plaatsvindt. Door de melding vooraf in het

Pagina 40

behandeladvies op te nemen, kan een ieder kennisnemen van het feit dat er vergaderd wordt en men, indien zij geen raadslid of fractieassistent zijn, verzocht zullen worden de ruimte te verlaten. Leden van het college en ambtshalve betrokken adviseurs/medewerkers kunnen wel aanwezig zijn bij een besloten vergadering. Artikel 35 Spreektijd, handhaving orde, schorsing en beraadslaging Dit artikel behoeft geen toelichting. Hoofdstuk 4 – Rechten van leden Artikel 36 Amendementen en subamendementen Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen. Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. Het indienen van (sub)amendementen geschiedt bij voorkeur in de eerste termijn van de beraadslagingen van het voorstel waar het amendement betrekking op heeft.

Dit om de andere raadsfracties gelijk in de gelegenheid te stellen om te reageren op het ingediende (sub)amendement. De beraadslagingen over het (sub)amendement geschiedt dan ook gelijktijdig met de beraadslagingen over het voorstel waar het betrekking op heeft. In de praktijk zal na afloop van een debattafel reeds duidelijk zijn of één of meerdere fracties voornemens zijn een amendement in te dienen. Als de raadsvoorzitter van dit voornemen op de hoogte is, zal hij in de praktijk bij de bespreking van het voorstel waar het amendement betrekking op heeft als eerste het woord geven aan de fractie(s) die van plan is(zijn) een amendement in te dienen. Het is praktisch dat een raadslid aanwezig is voor de behandeling van zijn (sub)amendement. Dit omdat doorgaans een (sub)amendement toegelicht wordt door de indiener. Daarom is bepaald dat er alleen wordt beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben. Artikel 37 Moties In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek.

Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequenties trekken. Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft plaatsvindt. Om andere raadsfracties in de gelegenheid te stellen te reageren op de motie, geschiedt indiening van de motie dan ook bij voorkeur in de eerste termijn. In de praktijk zal na afloop van een debattafel reeds duidelijk zijn of één of meerdere fracties voornemens zijn een motie in te dienen. Als de raadsvoorzitter van dit

Pagina 41

voornemen op de hoogte is, zal hij in de praktijk bij de bespreking van het voorstel waar de motie betrekking op heeft als eerste het woord geven aan de fractie(s) die van plan is(zijn) een motie in te dienen. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 38 geregelde initiatiefvoorstellen. Bij voorkeur worden deze moties allereerst (via de Agendacommissie) aan een ronde- of debattafel behandeld. Dit kan het draagvlak bij de overige raadsfracties vergroten en men kan van het college vernemen of en hoe uitvoering vormgegeven kan worden. In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen. Artikel 38 Initiatiefvoorstel Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt.

Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven. In artikel 147a, vierde lid is geregeld dat de raad geen besluit mag nemen over een voorstel dan nadat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Artikel 39 Een raadsvoorstel van het college Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven. Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen.

De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de Agendacommissie overlaten. Artikel 40 Interpellatie Dit artikel stelt nadere regels aan artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig. Daarom stemt de raad over het verzoek tot interpellatie. De raad is degene die beslist of het interpellatiedebat gevoerd wordt. Er is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid. Als de raad besloten heeft om het verzoek tot interpellatie toe te staan, is de interpellatie het eerste agendapunt na het technisch blok.

Pagina 42

In het duale systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek. Door de toevoeging in het tweede lid wordt hiervoor gezorgd. Artikel 41 Schriftelijke vragen Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad en de fractieassistenten het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid en een fractieassistent schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Degene aan wie de vragen gericht zijn dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het zevende lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen. Voor het indienen van schriftelijke vragen wordt gebruik gemaakt van een format. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven.

Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen. Artikel 42 Inlichtingen In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Naast een ingewikkelde inrichting van de bestuursbevoegdheden bevat de Gemeentewet ook behoorlijk aangescherpte regels over de inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen. Daar is in de eerste plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee is een waarborg in het leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid.

Wel kan de raad via het Reglement van orde op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad kan er bijvoorbeeld ook voor kiezen om vragen en antwoorden in het kader van dit artikel standaard te agenderen in de raadsvergadering. De raad gaat immers over de agenda en de vergaderorde. De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is wettelijk objectief en algemeen omschreven. De wetgever beoogde daarmee dat een beroep daarop in de praktijk als een hoge uitzondering op de algemene regel zou moeten worden gebruikt. In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als raad en college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de gedualiseerde Gemeentewet thans een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Blijkbaar moet het college permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie.

In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht en bovendien zijn we dan weer terug in de cultuur van meeregeren uit het monistische tijdperk. Dezelfde risico’s doen zich voor met

Pagina 43

betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeente wettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien de raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Overigens kent ook deze actieve informatieplicht de nodige vaagheid. Wat is ingrijpend? Het antwoord op deze vraag moet volgens de wetgever worden gevonden in de plaatselijke omstandigheden. Waarschijnlijk heeft de wetgever het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. Blijkbaar moeten raad en college hier zelf een modus voor vinden. Een andere vraag is nog of ook deze inlichtingenplicht wordt beperkt door de weigeringsgrond van het openbaar belang als bedoeld in het derde lid van de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet. Deze vraag kan bevestigend worden beantwoord op basis van ongeschreven gemeenterecht. Het verstrekken van inlichtingen kan overigens niet via de rechter worden afgedwongen.

Artikel 43 Over-en-weer: vragen en mededelingen Het ‘over-en-weer’ komt in de plaats van de vroegere rondvraag en mededelingen. Het ‘overen-weer’ heeft het karakter van beknopte interactie: informatieverstrekking en vragen. Voor uitgebreide mededelingen, vragen of discussie zijn andere middelen voorhanden zoals een kennisgeving, een schriftelijke vraag of een ronde- of debattafel. Tijdens het ‘over-en-weer’ kunnen inhoudelijke vragen gesteld worden over de lijst ingekomen stukken, de lijst met toezeggingen of over politiek actuele onderwerpen. Tijdens het ‘over-en-weer’ worden geen besluiten genomen over de lijst ingekomen stukken, dit komt aan de orde tijdens de raadsvergadering in het technische blok. Een wijziging voor een afdoeningsvoorstel van de lijst ingekomen stukken wordt in het technisch blok genomen, daar wordt de lijst ingekomen stukken vastgesteld. Lid 6 en 8: tijdens het ‘over-en-weer’ is er geen mogelijkheid voor interruptie, wel voor verhelderende vragen. Dit is bedoeld om debat te voorkomen. Als de raad wenst om een debat te voeren, dan zijn daar andere middelen voor. Technische vragen over onderwerpen die al dan niet geagendeerd zijn voor de raad, dienen buiten de vergadering vooraf gesteld te worden. Zowel raadsleden als fractieassistenten kunnen participeren in het ‘over-en-weer’.

Om de groep personen aan tafel overzichtelijk te houden zijn, net als bij de ronde tafel, maximaal twee participanten per fractie (raadsleden en of fractieassistenten) aan tafel toegestaan. Wisselen tijdens het ‘over-en-weer’ is mogelijk, de overige raadsleden en fractieassistenten kunnen als toehoorder aanwezig zijn op de publieke tribune. Daarom is het wisselen van plek ook gemakkelijk uitvoerbaar. Artikel 43a Speakers’ corner De speakers’ corner is bedoeld als nieuwe invulling van het burgerspreekrecht. De opzet is informeel en laagdrempelig om de stap voor inwoners om naar de raad te gaan zo klein mogelijk te maken. Qua opzet zal de speakers’ corner daarom ook gehouden worden in de hal, om zo uit de vergadersetting te blijven en de interactie te stimuleren. Een van de tafelvoorzitters zal optreden als gastheer/gespreksleider. De raad kan een onderwerp ‘adopteren’ en verder brengen door het bijvoorbeeld aan te dragen voor een ronde of debattafel. Speakers’ corner werkt op basis van aanmelding. Maandag 12.00u voorafgaand aan de dinsdag. Zodat op maandagavond voor de raadsleden bekend is of er gebruik gemaakt wordt van de speakers’ corner. Het is toegestaan dat een inwoner namens het verenigingsleven of anderszins inspreekt, mits zij actief is in Duivense gemeenschap. Het aanbieden van petities / inwoner enquêtes hoort ook thuis op de speakers corner.

Pagina 44

Artikel 43d Wensen en bedenkingen Colleges kunnen voorafgaande aan besluitvorming vragen of er wensen en bedenkingen zijn vanuit de gemeenteraad. In geval van ingrijpende besluiten moet het college dat doen (artikel 169, lid 4 Gemeentewet). De wensen en bedenkingen zijn adviezen en hoeven door het college niet te worden opgevolgd. Om die reden is het belangrijk dat in beginsel alle opmerkingen in dat advies aan het college worden verwerkt en dat niet bij raadsbesluit door een (coalitie)meerderheid wordt beslist of er wel of geen bedenkingen zijn. Tijdens de ronde tafel (stap 1: punten 1 en 2) is er gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen over het voorstel. Technische vragen dienen vooraf gesteld te worden, dit kan via griffie@duiven.nl. Aansluitend kan indien gewenst debat (stap 1: punt 3) plaatsvinden. Na de debattafel zal de voorzitter vragen of een fractie wensen of bedenkingen kenbaar wil maken. Zo ja, dan volgen stappen 2 en 3. De behandeling geschiedt in beginsel als beschreven. “In beginsel” omdat de Agendacommissie om moverende reden wijzigingen aan kan brengen in de procedure. Artikel 44 Technisch blok Dit artikel is aanvullend op het ‘over-en-weer’ en heeft daarom een plek gekregen in het hoofdstuk ‘rechten van leden’.

Maar het gaat ook over de start van de raadsvergadering en moet in dat licht ook gezien worden als onderdeel van de paragraaf ‘orde van de raadsvergadering’, hoofdstuk ‘vergaderingen’. Anders dan het ‘over-en-weer’ is het technisch blok onderdeel van de raadsvergadering. Hoofdstuk 5 – Begroting en rekening Artikel 45 Procedure begroting en Artikel 46 Procedure jaarrekening In deze artikelen wordt de procedure voor de begroting en jaarrekening vastgelegd. De desbetreffende procedure kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald in samenspraak met de ambtelijke organisatie/college. In de Handreiking voor de financiële verordeningen en controleverordeningen (artikel 212, 213, 213a Gemeentewet) wordt de inhoudelijke kant uitgewerkt. De wijze waarop de P&C cyclus en de bijbehorende raadsbehandeling vorm krijgt wordt nog verder uitgewerkt, mede in het licht van de aanstaande ambtelijke fusie. Hoofdstuk 6 – Lidmaatschap van andere organisaties Artikel 47 Verslag en verantwoording Leden van de raad (of in voorkomende gevallen de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente.

Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten. In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen). Ook wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 43. Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen.

Pagina 45

Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van een) NV. Hierin voorziet het vijfde lid. Hoofdstuk 7 – Besloten vergadering Artikel 48 Toepassing reglement op besloten vergaderingen en ronde- of debattafels Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag. De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Artikel 49 Verslag besloten raadvergadering en ronde- of debattafels In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, vierde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met artikel 13 is de griffier verantwoordelijk voor de besluitenlijst van de besloten raadsvergadering of tafel. Dit geldt ook voor het audioverslag van een besloten vergadering. Artikel 50 Geheimhouding Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet vanzelfsprekend van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. In de Gemeentewet artikel 25 en 86 staat omschreven hoe de procedure verloopt van geheimhouding van datgene wat gedeeld wordt in een besloten vergadering. Daar dient in de vergadering een besluit over genomen te worden. Onze ronde en debattafels zijn vergelijkbaar met commissievergaderingen: ze bereiden de besluitvorming in de raadsvergadering voor. De gemeentewet kent echter geen ronde- of debattafels. Om ook de geheimhouding van het gesprek aan tafel te borgen wordt met artikel 50 in het RvO aangesloten bij de genoemde artikelen uit de gemeentewet. Dit betreft enkel de geheimhouding op het gesprek aan tafel en datgene dat daar behandeld is (presentaties of documenten die uitgedeeld worden).

De geheimhouding die door het college op stukken (raadsvoorstellen en bijlagen) is gelegd staat hier los van. Die geheimhouding dient de raad te bekrachtigen. Totdat de raad besluit de geheimhouding van de stukken te halen danwel de geheimhouding niet te bekrachtigen, dient die geheimhouding in acht te worden genomen. Artikel 51 Opheffing geheimhouding In de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een tafel van de politieke avond heeft overgelegd. De tafelvoorzitter kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Pagina 46

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering waar het onderwerp geagendeerd is die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd. Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen. Het college kan aan stukken geheimhouding opleggen op grond van een belang als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. In dit artikel worden meerdere belangen genoemd die maken dat het college tot geheimhouding kan besluiten.

Hoofdstuk 8 – Toehoorders en pers Artikel 52 Toehoorders en pers De hier aangeven procedurebepalingen zijn gebaseerd op de in artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet gegeven bevoegdheid aan de voorzitter van de raad om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Deze bevoegdheid is op grond van dit reglement eveneens van toepassing op de voorzitters van de tafels op de politieke avond. Bij lid 4 en 5 gaat het om uitzonderlijke situaties, daarom wordt over het besluit van de voorzitter niet gediscussieerd, om het gezag van de voorzitter op dat moment niet te ondermijnen. Ter verduidelijking van lid 2: onder het geven van tekenen van goed- of afkeuring wordt onder andere applaus, boegeroep of een spandoek verstaan. Deze zijn in de regel niet toegestaan. Artikel 53 Geluid- en beeldregistratie Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tvstations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Artikel 54 Gebruik van communicatiemiddelen Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonverkeer werkt verstorend tijdens de vergadering. Aanwezigen worden geacht hun communicatiemiddelen op ‘stil’ te zetten in de ruimte waar de vergadering gehouden wordt.

Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven zijn of haar communicatiemiddel wel ‘aan’ te laten staan. Denk bijvoorbeeld aan een pieper (vrijwillige brandweer etc.) of medische redenen. Hoofdstuk 9 – Slotbepalingen Artikel 55 Uitleg reglement Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 56 Inwerkingtreding, citeertitel en intrekking oude reglement Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Pagina 47