57dbd067-1220-4b08-9de2-5ef19ed82aeb.pdf

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken.

Jaarrekening 2020

Begroting 2021 na wijziging

Jaarrekening 2021

Netto schuldquote

nvt

nvt

nvt

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

nvt

nvt

nvt

86,07

nvt

86.9

nvt

nvt

nvt

Solvabiliteitsrisico Structurele exploitatieruimte

Solvabiliteitsratio(risico)

22

Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin HFA in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit betreft het Eigen Vermogen /Totale vermogen. Ten opzichte van 2020 is het kengetal positiever. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. Rechtmatigheid In de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid.

In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving.

3.3. Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.

3.4. Financiering Algemeen

‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren

23

van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en is geen verdere actie ondernomen. Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2021 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HFA op basis van het begrotingstotaal afgerond € 6.824,- (0,75% van € 909.862.- = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is. Met het ter beschikkingstellen van de suppletiegelden heeft HFA een hoger saldo dan de minimumnorm. In 2019 is het schatkistbankieren volledig ingericht.

Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. HFA heeft geen geldlening afgesloten wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,00 HFA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

24

3.5. Bedrijfsvoering 3.5.1. Organisatie inrichting Personele Bezetting 2021 D irecteur Archivarissen Studiezaalm edew erker Functioneelbeheerder Archiefm edew erker P&O Adviseurad interim M anagem entassistent M edew erkerAdm inistratie Financiën/HRM Trainee e-D epot

FTE 1 1,67 0,67 0,67 2,33 0,44 0,44 0,67 0,89

C ontroller/Adviseurad interim

0,33

Projectleidere-D epot

0,78

Totaal 9,89 Op 31 december 2021 waren er 12 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief. Er worden wekelijks korte overleggen ingepland en maandelijks personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT wordt bijgepraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat.

De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap. 3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a. het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b. de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c. de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht en zijn verwerkt in CAO-Rijk. 3.5.3. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland is in 2017 eigenaar van het vastgoed geworden. De provincie heeft een Plan van Aanpak opgesteld voor het onderhoud. De doelstelling van dit plan van aanpak is om inzicht te krijgen welke gebreken er op dit moment zijn in/aan het gebouw en hoe het achterstallig onderhoud opgepakt gaat worden, zowel preventief als meerjarig onderhoud. De prioriteit zal in 1e instantie

25

liggen op het oplossen en verwerken van de diverse gebreken uit het verleden. Daarnaast wordt het meerjarig onderhoud inzichtelijk gemaakt voor een periode van 25 jaar, de zogenaamde MJOP/MJOB installatietechnisch/ bouwkundige overzichten. Hiermee wordt het voor de provincie inzichtelijk wat er jaarlijks gereserveerd moet worden aan gelden voor meerjarig onderhoud. 3.5.4. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:  bereiken van strategische doelstellingen  effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen  betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging  naleving wet- en regelgeving. Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuur rapportages. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit. 3.5.5. BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, Provincie en waterschap zijn belast. 3.5.6. Duurzaamheid HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij.

Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Daarnaast zal HFA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. 3.5.7. Automatisering In 2018 vond de implementatie van de nieuwe ICT- omgeving plaats. Voor de nieuwe kantooromgeving geldt dat HFA als zelfstandig organisatie in het huidige pand opereert. Data van de ‘oude’ organisatie is verdeeld tussen HFA en Batavialand, waarbij de data en bedrijfsprocessen van HFA in het nieuwe netwerk zijn opgenomen. Een supportsysteem met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek, het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoor-software, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten zijn ingericht en worden beheerd door de systeembeheerder van HFA welke gedetacheerd is via Avance ICT Groep Nederland, met mogelijkheden tot overleg met de ICT-afdeling van HUA en met de functioneel beheerder van HFA als achterwacht. BECISDIOR is aangetrokken voor de implementatie en projectleiding van nieuwe onderdelen en intern informatiebeheer binnen SharePoint in de organisatie.

26

II. Jaarrekening Jaarrekening 2021 bestaande uit:

4. Balans per 31 december 2021 5. Staat van Baten en Lasten 2021 6. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 7. Toelichting op de balans per 31 december 2021 8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 9. Toelichting op de Staat van Baten en Lasten 2021 en de begroting 2021 10. Wet Normering Topinkomens

27

4. Balans per 31 december 2021 Balans per 31 december van HET FLEVOLANDS ARCHIEF ACTIVA

31-12-2021 €

31-12-2020 €

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

87.986 87.986

Totaal vaste activa

85.495 85.495

87.986

85.495

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Banksaldi

721.634

809.342

0 714.467

56.702 738.609

7.168

14.030 12.982

12.982

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

30.373 30.373

8.657 8.657

4.126 4.126

Totaal vlottende activa

743.274

843.841

Totaal generaal

831.260

929.337

0

0

Recht op verliescompensatie krachtens de Wet op de vennootschapsbelasting 1969

28

31-12-2020 €

31-12-2021 €

PASSIVA Vaste Passiva

799.922

723.191

Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat

86.909 723.770 -10.756

86.917 476.814 159.460

799.922

723.191

Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden

74.785

61.130 74.785

61.130

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren uitgesplitst naar de ontvangen bedragen van: - Het Rijk Totaal vlottende passiva Totaal generaal Gewaarborgde geldleningen Garantstellingen

29

54.630

46.939 54.630

46.939

108.069 831.260

129.415 929.337

0 0

0 0

5. Staat van Baten en Lasten 2021 Staat van Baten en Lasten 2021 Rekening 2020

Primaire begroting 2021

698.862 183.807

742.689 162.486

742.689 162.486

713.301 177.052

84.805 127.891 9.104

140.878 100.000 20.000

140.878 100.000 20.000

32.654 137.639 8.642

Totaal lasten

1.104.468

1.166.053

1.166.053

1.069.288

BATEN Bijdragen en subsidies Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

1.023.765 7.436 0

909.601 261 0

909.601 261 0

988.269 4.289 0

Totaal baten

1.031.202

909.862

909.862

992.558

Batig saldo (baten - lasten)

-73.266

-256.191

-256.191

-76.731

Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

205.000 267.510

0 256.191

0 236.191

0 236.191

Saldo van baten en lasten

-10.756

0

-20.000

159.460

Omschrijving LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Afschrijvingen

30

Begroting na Rekening 2021* wijziging 2021

6.

Grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Vergelijkende cijfers: Ten behoeve van het inzicht vereiste zijn de vergelijkende cijfers voor enkele posten aangepast conform de rubricering in het huidige boekjaar. Deze aanpassingen hebben geen invloed op het vermogen en resultaat van de vergelijkende cijfers.

6.1.

Algemene grondslagen voor de waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het Algemeen Bestuur op d.d. 24 juni 2019 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht. 6.1.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen.

Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Afschrijvingspercentage conform vorig jaar.

31

6.1.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. 6.1.3 Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi. 6.1.4 Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.

6.2.

Grondslagen voor de waardering van passiva

6.2.1 Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit: a. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. b. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. 6.2.3 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

6.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat Bedrijfsopbrengsten a. Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben. b. Overige baten en opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen. c. Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loonen salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten. d. Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.

32

7. Toelichting op de balans per 31 december 2021 Toelichting op de Activa 1.

Materiële vaste activa

Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economische nut van HFA .

2. Vlottende activa Uitzettingen

b.

De nog te ontvangen subsidie en bijdrage 2020 (55K) van de Provincie voor het project ‘vervangen collectie beheer systeem’ is vervallen . Met ingang van 2022 zal HFA een nieuwe aanvraag hiervoor indienen Schatkistbankieren Drempelbedrag In principe dienen alle overtollige middelen in de schatkist te worden aangehouden. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Eén daarvan is het drempelbedrag. Dat is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Voor Het Flevolands Archief is dat voor 2021 € 250.000.

33

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren Het drempelbedrag is bedoeld om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen: niet elke laatste euro hoeft in de schatkist te worden aangehouden. In principe hoeven dus alleen de liquide middelen die boven het drempelbedrag uitgaan in de schatkist te worden aangehouden. In 2021 hebben geen overschrijdingen plaatsgevonden van het drempelbedrag. Liquide middelen 31-12-2021

Liquide middelen Banksaldi ING bank Totaal

31-12-2020

12.982

30.373

12.982

30.373

De overige tegoeden zijn direct opvraagbaar. De liquiditeitspositie is wel afgenomen maar blijft stabiel. Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

31-12-2021

Overlopende activa

31-12-2020

Vooruitbetaalde bedragen

8.657

4.126

Totaal

8.657

4.126

34

Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten: Algemene reserve Algemene reserve Bestemmingreserve Gerealiseerde resultaat Totaal

Boekwaarde per 31-12-2020 Toevoegingen 86.909 9 723.770 0 -10.756 170.216 799.922 170.225

Onttrekkingen 0 246.956 246.956

31-12-2021 86.918 476.814 159.460 723.191

Bestemmingsreserves

Afschrijvingslast restauratie en digitalisering filmcollectie Het restaureren en digitaliseren van de filmcollectie die op dit moment in zeer erbarmelijke staat verkeert. Hier zal met voorrang restauratie en digitalisering op moeten plaatsvinden om verval van de collectie te voorkomen. Met ingang van boekjaar 2022 zal hier mee gestart worden. Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie (doorontwikkelen) ICT . Het inrichten van een efficiënte ICT-organisatie voor de diverse primaire en ondersteunende taken van het archief. Dit betreft de inrichting van de kantoorautomatisering, het treffen van voorbereidingen voor de projecten e-Depot, CBS en nieuwe website, informatiebeheer intern en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving. Het plan van aanpak hiervoor is in 2017 opgesteld. Rondom Informatiebeheer en -beleid en flexibel maar veilig werken is in 2021 een nieuw plan opgesteld , welke de komende twee jaar wordt geïmplementeerd Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie Financiën Dit betreft zowel het inrichten van een administratie en de werkprocessen, aanschaf, inrichting en implementatie passende systemen en software (Afas) als het inrichten van de BBV P&C cyclus inclusief het opstellen van de verplichte beleidsnota’s Bestemmingsreserve CBS Het opvangen van de extra organisatiekosten voor de aansluiting op het CBS.

Bijvoorbeeld: aanvullende opleiding, conversie of verbetering van aanvullende databestanden.

35

Bestemmingsreserve digitalisering meest geraadpleegde bronnen Het digitaliseren van 20 procent van alle voldoende ontsloten archieven van gemeenten, waterschap en provincie (totaal ca. 500 m). In de voorbije jaren is door HFA vooral ingezet op de meest geraadpleegde bronnen van collecties van het Rijk. Met de inzet van scanning on demand per 2021 kunnen we dit in 2022 versneld oppakken. Bestemmingsreserve opleidingen Het intensiveren, realiseren van kennis, gedrag en vaardigheden vanwege nieuwe toekomstplannen HFA. Dit is een onderdeel geworden van de reguliere begroting, doch in 2021 vindt hier nog een keer een extra investering t.b.v. de junior archivaris plaats. Naar verwachting is de reserve per ultimo 2021 leeg en wordt die opgeheven Bestemmingsreserve knelpunten personele pot. Het inrichten van een structurele voorziening om knelpunten op te vangen bij ziekte of langdurige uitval van medewerkers op cruciale posities en om effecten van de Wnra op te vangen Bestemmingsreserve DTR Gelden Door de opbouwfase van HFA en de beperkte personele beschikbaarheid zijn deze gelden nog onvoldoende benut. Dit zal in de jaren 2021 en volgend gebeuren Afschrijvingsreserve afschrijvingskosten herinrichting studiezaal (1e fase) In 2020 is begonnen met een investering in de herinrichting van de studiezaal (1e fase).

De kosten van de investering, begroot op € 40.000 worden geactiveerd en er wordt in 5 jaar lineair op afgeschreven. Om in de begroting kostenegalisatie te bereiken vindt bij start van de afschrijvingen gelijke vrijval uit deze reserve plaats. Aangezien het werk in 2021 is afgerond, starten de afschrijvingen in 2022, en de vrijval uit de afschrijvingsreserve volgt hetzelfde ritme

4. Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto-vlottende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden:

36

Toelichting: Betreft voornamelijk kosten Accountant en inhuur.

8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen

37

9. Toelichting op de Staat van Baten en Lasten 2021 en de begroting 2021 Toelichting verschillen jaarrekening 2021 – begroting (na wijziging) 2021

Lasten: 1.Personeel

Toelichting: Per saldo is er een minimale stijging van loonkosten t.o.v. 2020 en een lichte daling van externe personeelsleden. Er is een kleine besparing op externe personeel

2.Bedrijfsvoering

Toelichting: Geen bijzonderheden.

3.Archieven, collecties en dienstverlening

Toelichting: Door prioritering en achterblijven van externe capaciteit is er een onderschrijding t.o.v. de begroting 2021. Er wordt een inhaalslag verwacht in 2022.

38

4.E-depot en DTR

Toelichting De rijksbijdrage voor de DTR is ook in 2021 ontvangen. Dit bedroeg € 111.764. In primaire begroting ging vanuit dat er financiering vanuit bestemmingsreserve nodig was. Door de ontvangst is dit niet meer van toepassing. 5.Afschrijvingen

Toelichting: Met het aanpassen van de afschrijvingstermijnen in 2019 werden de jaarlijkse lasten al verlaagd. Dit is ook zichtbaar in 2021.

Baten Bijdragen rijk, gemeenten en provincie

Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage DTR Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

Jaarrekening 2020 467.026 111.766 69.129 173.492 91.707 49.959 45.156 15.531 1.023.765

Verschil jaarrekening Primaire begroting Begroting na wijziging 2021 - begroting na 2021 2021 Jaarrekening 2021 wijziging 2021 455.728 0 477.632 477.632 0 111.764 111.764 70.511 0 15.511 15.511 176.962 0 176.962 176.962 93.541 0 93.541 93.541 50.958 0 50.958 50.958 46.059 0 46.059 46.059 15.842 0 15.842 15.842 909.601 0 988.269 988.269

Toelichting: Ontvangst van aanvullende DTR gelden 2021 is verwerkt en in mindering afboeking 55k van provincie Flevoland

39

Overige bijdragen en overige baten

Toelichting: Project CBS is niet gerealiseerd in 2021 en zal met de veranderde insteek rond e-Depot op een andere wijze gestalte moeten krijgen, afhankelijk van gekozen invulling infrastructuur digitale duurzaamheid.

Incidentele baten en lasten

Toelichting: Niet van toepassing Dotaties aan reserves

Toelichting: Gedoteerd vanuit begroting 2021 Onttrekkingen aan reserves

Toelichting: Onttrokken vanuit reserves en conform actuele nota Reserves en Voorzieningen.

40

10 Wet Normering Topinkomens WNT-verantwoording 2021 Het Flevolands Archief De WNT is van toepassing op Het Flevolands Archief. Het Flevolands Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000, algemeen bezoldigingsmaximum. 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voor functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt. Gegevens 2021 bedragen x € 1

M. van der Sommen

C. Keijsper

Functiegegevens5

directeur

directeur

01/01 – 31/12

nvt

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7

1,0

nvt

Dienstbetrekking?8

ja

nvt

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

70.913

nvt

Beloningen betaalbaar op termijn

9.828

nvt

Subtotaal

80.741

nvt

209.000

nvt

nvt

nvt

80.741

nvt

Aanvang6 en einde functievervulling in 2021

Bezoldiging9

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12

nvt

nvt

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13

nvt

nvt

nvt

nvt

bedragen x € 1

M. van der Sommen

C. Keijsper

Functiegegevens5

Gegevens 202014

directeur

directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2020

nvt

01/01 – 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7

nvt

0,2

Dienstbetrekking?8

nvt

nee

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

nvt

28.866

Beloningen betaalbaar op termijn

nvt

0

Subtotaal

nvt

28.866

nvt

40.200

nvt

28.866

Bezoldiging9

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10

Bezoldiging

41

1c. Toezichthoudende topfunctionarissen Gegevens 2021 bedragen x € 1

A. Ponsioen

Functiegegevens2

Penningmeester

Aanvang en einde functievervulling in 2021

01/01 – 31/12

Bezoldiging Bezoldiging3

2.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum4

20.900

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag5

nvt

Bezoldiging

2.000

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan6

nvt

nvt

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling7

nvt

Gegevens 20208 bedragen x € 1

A. Ponsioen

Functiegegevens2

Penningmeester

Aanvang en einde functievervulling in 2020

01/01 – 31/12

Bezoldiging Bezoldiging3

*1

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum4

*1

*1 Bezoldiging was in 2020 onder de € 1.700. 1d. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder Topfunctionarissen inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder Gegevens 2021 NAAM TOPFUNCTIONARIS

FUNCTIE

F. Brouwer

bestuurslid

J.N Appelman

bestuurslid

T. van Amerongen

bestuurslid

A. Poppe

bestuurslid

J. Schoone

voorzitter

E.J. de Jonge

bestuurslid

42

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief

A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief te Lelystad gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 24 juni 2019. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2021; 2 de balans per 31 december 2021; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24 juni 2019 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 10.600. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.

B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

2

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Algemeen bestuur voor de jaarrekening Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Algemeen Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 24 juni 2019. In dit kader is het Algemeen Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Algemeen Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het Algemeen Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.

Het algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

3

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24 juni 2019, het Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Algemeen Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; • het vaststellen dat de door het Algemeen Bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.

Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen; • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en • het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

4

Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties. Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Nieuwegein, 31 maart 2022 HLB Blömer accountants en adviseurs B.V.

Drs. J.N. Witteveen RA

5

IV. Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief

Vaststellingsbesluit

Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief

Als ontwerp “Jaarstukken 2021” vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 31 maart 2021

De directeur van Het Flevolands Archief,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief

Bijeen op 31 maart 2022; Gelezen het voorstel van de directeur van Het Flevolands Archief d.d. 31 maart 2022;

B e s l u i t:

a. vast te stellen de Jaarstukken 2021, welke sluiten met een positief saldo van € 159.460,b. het saldo ad € 159.460,-van de jaarrekening 2021 te terug te laten vloeien naar de bestemmingsreserve.

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. J. Schoone

44