57dbd067-1220-4b08-9de2-5ef19ed82aeb.pdf

JAARVERSLAG 2021

HET FLEVOLANDS ARCHIEF

1

Inhoudsopgave I.

Jaarverslag ................................................................................................................................. 4

1.

Voorwoord ................................................................................................................................. 4

2. Jaarverslag ..................................................................................................................................... 6 2.1. Jaarrekeningresultaat 2021 ..................................................................................................... 6 2.2. Resultaat en bestemming ........................................................................................................ 6 2.3

Programma : Archivering ................................................................................................... 7

2.3.1

Programmadoel .......................................................................................................... 7

2.3.2

Beoogde maatschappelijke effecten............................................................................ 8

2.3.3

Effectenindicatoren .................................................................................................... 8

2.3.4

Wat hebben we hiervoor gedaan? .............................................................................. 8

2.5.4

Termijnagenda.......................................................................................................... 18

3.Financiele Paragrafen.................................................................................................................... 20 3.1 Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................. 20 Waardering en afschrijving van activa ...................................................................................... 20 3.2

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing ...................................................... 20

Weerstandscapaciteit............................................................................................................... 21 Risicobeheersing ...................................................................................................................... 21 Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .................. 22 3.3. Verbonden partijen ............................................................................................................... 23 3.4. Financiering........................................................................................................................... 23 Algemeen .................................................................................................................................... 23 Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) ............................................................................. 24 Renterisiconorm....................................................................................................................... 24 Kasgeldlimiet............................................................................................................................ 24 3.5. Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 25 3.5.1.

Organisatie inrichting ................................................................................................ 25

3.5.2.

Normaliseren rechtspositie ambtenaren ................................................................... 25

3.5.3.

Huisvesting ............................................................................................................... 25

3.5.4.

Interne beheersing.................................................................................................... 26

3.5.5.

BTW .......................................................................................................................... 26

3.5.6.

Duurzaamheid .......................................................................................................... 26

3.5.7.

Automatisering ......................................................................................................... 26

2

II. Jaarrekening ................................................................................................................................ 27 4.

Balans per 31 december 2021 .................................................................................................. 28

5.

Staat van Baten en Lasten 2021 ................................................................................................ 30

6.

Grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ................................................................ 31 6.1.

Algemene grondslagen voor de waardering en resultaatbepaling ..................................... 31

6.1.1

Materiële vaste activa ............................................................................................... 31

6.1.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa................................................................................................................... 32 6.1.3

Liquide middelen ...................................................................................................... 32

6.1.4

Overlopende activa ...................................................................................................... 32

6.2.

Grondslagen voor de waardering van passiva ................................................................... 32

6.2.1

Eigen vermogen ........................................................................................................ 32

6.2.3

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar .......... 32

6.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat ............................................................... 32

7. Toelichting op de balans per 31 december 2021........................................................................... 33 8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................................... 37 9. Toelichting op de Staat van Baten en Lasten 2021 en de begroting 2021 ...................................... 38 10

Wet Normering Topinkomens .............................................................................................. 41

III. Controleverklaring accountant .................................................................................................... 43 IV. Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief ............................... 44

3

I.

Jaarverslag

1.

Voorwoord

Voor u ligt de jaarrekening 2021 van Het Flevolands Archief (HFA). Wij zijn verheugd u deze jaarrekening aan te kunnen bieden. In deze jaarstukken van Het Flevolands Archief vindt u een overzicht van programmadoelen en resultaten van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de financiële resultaten in 2021. De jaarstukken 2021 bestaan uit: 1. het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording en de (verplichte) paragrafen 2. de jaarrekening met balans per 31 december 2021 3. een aantal bijlagen De jaarrekening 2021 laat een positief resultaat zien van € 159.460,- (afgerond). HFA legt in de jaarrekening 2021 verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting 2021 van HFA die in één programma is vastgelegd, te weten: •

Archivering

Dit is het vijfde jaarverslag van HFA. HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archief wettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Door de krachten te bundelen kunnen de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling HFA optimaal profiteren van de gezamenlijke ontwikkeling van producten en diensten op het gebied van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland. HFA heeft eind 2020 de samenwerking met Het Utrechts Archief (HUA) op het gebied van digitaal beheer, digitale dienstverlening, Financiën en Personeelsbeheer volgens plan na vier jaar beëindigd. Per 1 januari 2021 is HFA als een zelfstandige organisatie verdergegaan. In 2021 heeft HFA gestuurd op herinrichten van processen om deze meer in lijn te krijgen met de werkwijzen van het Rijk en meer passend te maken bij de eigen organisatie. Dit heeft meer inspanning gekost dan we aanvankelijk hadden aangenomen. Inmiddels zijn er goede, constructieve stappen gezet, waardoor HFA een steeds robuustere vorm kan aannemen. In 2021 had HFA, net als iedereen, nog steeds te maken met de gevolgen van de pandemie, de Covid19 uitbraak en de daarmee verbonden maatregelen. Een periode waarin zaken door de corona-crisis snel veranderen en prioriteiten kunnen verschuiven.

Dankzij het reeds ingevoerde flexibel en digitaal werken heeft HFA steeds adequaat kunnen reageren op de veranderende situatie. HFA heeft opnieuw maatregelen getroffen om werknemers te beschermen, de collectie veilig te bewaren en de dienstverlening zowel digitaal in te richten als, waar en wanneer mogelijk, fysiek te continueren op locatie. Afrondend dankt het Managementteam alle medewerkers van HFA voor hun inzet in het afgelopen jaar 2021. Zij ziet uit naar het nieuwe jaar 2022, waarin wij met evenveel enthousiasme en plezier de

4

volgende stap gaan zetten, met focus op de wettelijke taken, werken binnen de reguliere planning en controlcyclus en goede communicatielijnen met het bestuur en de ambtelijke adviseurs. HFA maakt daarbij gebruik van kennis en expertise in het overige netwerk van RHC’s en archiefinstellingen, blijft goed aangehaakt op de ontwikkelingen aan rijkszijde in het netwerk van RHC’s en maakt ook in 2022 gerichte keuze welke kennis, competenties en capaciteit in de organisatie zelf beschikbaar moet zijn (basisformatie), en welke extern ingehuurd kan worden. HFA is trots op zijn medewerkers die met deskundigheid en passie een bijdrage leveren om de missie en ambities te vervullen. Daarnaast wil HFA een lerende organisatie blijven die in contact staat met de samenleving en bereid is om haar eigen optreden en dienstverlening te evalueren en te vernieuwen. Immers het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen wij samen!

Lelystad, 8 maart 2022

Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur, drs. Marloes P.H. van der Sommen

5

2. Jaarverslag 2.1. Jaarrekeningresultaat 2021 Het exploitatie resultaat 2021 van HFA laat een negatief resultaat zien van € 76.731,Er is in het boekjaar een afboeking van Baten (ad.55k gerealiseerd die te maken had met een reservering uit het verleden .Het betrof een intentie bijdrage van uit het Provincie inzake project Collectie beheer systeem. Exploitatie resultaat HFA 2021

Staat van Baten en Lasten 2021 Rekening 2020

Primaire begroting 2021

698.862 183.807

742.689 162.486

742.689 162.486

713.301 177.052

84.805 127.891 9.104

140.878 100.000 20.000

140.878 100.000 20.000

32.654 137.639 8.642

Totaal lasten

1.104.468

1.166.053

1.166.053

1.069.288

BATEN Bijdragen en subsidies Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

1.023.765 7.436 0

909.601 261 0

909.601 261 0

988.269 4.289 0

Totaal baten

1.031.202

909.862

909.862

992.558

-73.266

-256.191

-256.191

-76.731

Omschrijving LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Afschrijvingen

Batig saldo (baten - lasten)

Begroting na Rekening 2021* wijziging 2021

Tevens zijn er in het boekjaar 2021 enkele geplande projecten op grond van capaciteit en prioritering niet volledig uitgevoerd. Vanuit de primaire begroting 2021 heeft HFA alsnog DTR gelden(baten) ontvangen en hierdoor is er voor het boekjaar 2021 amper gebruik gemaakt van de goedgekeurde bestemmingsreserves.

2.2. Resultaat en bestemming Uiteindelijk levert het HFA resultaat over boekjaar 2021 een positief saldo op van € 159.460,-Hierin is meegenomen de compensatie vanuit de bestuurlijk goedgekeurde bestemmingsreserve. Zie onderstand mutatie in de bestemmingsreserve overzicht. Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

205.000 267.510

0 256.191

0 236.191

0 236.191

Saldo van baten en lasten

-10.756

0

-20.000

159.460

6

Uiteindelijk leid dit tot volgende resultaatbestemming voorstel: Voorgesteld wordt aan het Algemeen Bestuur om de uiteindelijke positieve saldo namelijk € 159.460,- terug te laten vloeien naar de Bestemmingsreserve.

In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht. In 2021 is de herziene beleidsnota “Reserves en Voorzieningen” ex artikel 212 van de Gemeentewet door het bestuur HFA vastgesteld. In deze jaarrekening is conform deze nota gerapporteerd en gehandeld. Met ingang van 2021 is Het Flevolands Archief vanuit 2 programma’s gaan werken met 1 programma , namelijk Archivering. Programma Bedrijfsvoering is vervallen en is nu een onderdeel van Programma Archivering.

Beleidsbegroting: programmabegroting In de programmabegroting 2021-2024 konden we nog niet voorzien dat we in 2020 met enkele ontwikkelingen te maken kregen rond de gevolgen van de corona-crisis die in 2021 nog steeds een grote impact hebben op onze werkzaamheden. Continuïteit was ook in 2021 niet in geding, er zijn passende maatregelen genomen om werkzaamheden voldoende door te laten lopen en ingezet is op zowel thuiswerk- als hybride faciliteiten. Daarnaast werkten we ook in 2021 met een fasering en een continuïteitsplan welke al in 2020 is uitgewerkt en is voor de verschillende taken uitgewerkt hoe we de dienstverlening binnen de regels zoals deze door RIVM zijn gepresenteerd kunnen laten plaatsvinden. Dat bestond uit een protocol, een hygiëneplan en per taak een plan van aanpak. Dit is onverminderd van kracht en wordt naar gelang de fasering vanuit het kabinet aangepast.

2.3

Programma : Archivering

2.3.1

Programmadoel

Het programma Archivering omvat alle taken die binnen HFA worden uitgevoerd, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. Het takenpakket van Het Flevolands Archief wordt bepaald door de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Ook de principes van de archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek;

7

2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4. het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5. het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depot/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken. 2.3.2 Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie. 2.3.3 Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet.

2.3.4

Wat hebben we hiervoor gedaan?

> Projecten in het programma Archivering De volgende projecten stonden op de projectagenda voor de periode 2021 : Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het beheer en behoud van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van papieren archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich ook steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. HFA werkt in dat kader toe naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de partners in de GR gebruik van gaan maken. Een externe partij is vanaf 2018 voor HFA aan de slag met onderhoud van hard- en software binnen de ICT-omgeving en systeembeheer, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. In 2021 hebben we gestuurd op een efficiënte en effectieve inzet van service level agreement. We hebben nadere afspraken gemaakt met deze partij op gebied van kwaliteit van dienstverlening en advisering. Een functioneel beheerder binnen HFA heeft een brugfunctie in de communicatie van de behoeften van HFA.

De functioneel beheerder heeft de externe partij meegenomen in de verdere behoeften rondom effectieve inzet van software en het vervolg op de efficiency-slag rondom de werkprocessen en projecten die direct gekoppeld zijn aan de ICT-omgeving, zoals de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. De functioneel beheerders van

8

Microsoft 365 hebben rechten gekregen om hun eerste beheertaken vorm te geven n.a.v. de initiële implementatie van M365. Zij monitoren het gebruik van de apps en wijzen op de afspraken rondom het informatiebeheer. Ook toezicht op het informatiebeheer bij de partners en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Daarnaast staan de ontwikkelingen rondom digitale archivering en de infrastructuur digitale duurzaamheid hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het door ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. HFA maakt voor ons Collectie Beheer Systeem (CBS) gebruik van een SAAS-oplossing waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen staan. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle Mais Flexis (MF)gebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl Dit betrof in eerste instantie een tijdelijke oplossing waarbij het Nationaal Archief (NA) de hosting betaalde totdat het landelijk CBS klaar was.

Omdat op landelijk niveau andere beslissingen zijn genomen blijven wij vooralsnog van deze oplossing gebruik maken. De RHC’s zijn verantwoordelijk voor een eigen CBS en ook voor het zoeken, vinden, tonen en bekijken. Vanaf 2021 heeft HFA zodoende deze voorziening zelf moeten betalen. Hier reserveert HFA vanaf 2021 een kostenpost €19000 per jaar. HFA was al zelf verantwoordelijk voor kosten voor support, werkopdrachten, en publicatie &hosting via MDWS op archieven.nl HFA is ook in 2021 voortgegaan met het opnemen van metadata in MF en het koppelen van digitale bestanden en het verbeteren van het collectiebeheer.

A. Doorontwikkeling inrichten HFA archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Als vervolg op de in 2020 uitgevoerde initiële implementatie van M365 als digitale werkomgeving hebben we in 2021 vervolgactiviteiten ingezet, zoals een opzet van het bedrijfsarchief binnen M365. Naast de implementatie van M365 en de optimalisering van het informatiebeheer hebben we gewerkt worden het informatiebeleidsplan waarin o.a. de visie van HFA op het informatiebeheer, doelstellingen, gewenste kaders en randvoorwaarden zijn beschreven.

- Infrastructuur IT-infrastructuur is het hart van kantoorautomatisering, maar maakt ook dat aansluiting op de nationale infrastructuur mogelijk is. Het zorgt dat medewerkers effectief en efficiënt hun werk kunnen doen. Door het overzetten van vele bestanden naar de cloud, is er meer ruimte gekomen op de server (14 TB beschikbaar). Als gevolg kon de gedigitaliseerde filmcollectie is op de server worden gezet, met bijbehorende back-up. Voor niet openbare gescande documenten hebben we in 2021 een oplossing gevonden. We hebben de behoefte voor opslag buiten de cloud verder in beeld gebracht. In 2021 hebben we een informatiearchitectuur gemaakt die als fundament diende voor de samenwerkingsafspraken en de roadmap die is ontwikkeld. Deze producten zijn een belangrijk deel

9

van het verandertraject waar Het Flevolands Archief zich in bevindt omdat hiermee de basis wordt gelegd voor de toekomstige duurzame informatievoorziening. In vervolg op de nulmeting is HFA gaan werken met de gebruikersadoptiecyclus. Deze is echter in ontwikkeling en is als groeimodel ingezet.

- Kantooromgeving HFA heeft in 2020 data van de fysieke server verplaatst naar SharePoint en gewerkt aan het verder aanpassen van Data Capaciteit. Door het overstappen naar M365, is de geheugencapaciteit op de server voor de scans groter geworden. Dit maakte in 2021 ruimte vrij voor de opslag van data van het gedigitaliseerde audio- visuele materiaal op de fysieke server. In de kantooromgeving heeft ook in 2021 regelmatig controle op de veiligheid plaats gevonden, zodat we geen risico liepen tijdens de verdere inrichting van SharePoint. - Geschikt maken voor e-Depot In 2018 is HFA aangesloten op het landelijke e-Depot en voorzien van een eigen een digitale beheeromgeving, waarin de digitale archieven van de GR-deelnemers na overbrenging worden beheerd. In de tweede helft 2019 zijn de eerste tools uit het digitaal atelier ingezet. Het onderzoek naar toekomstscenario’s voor de nationale infrastructuur rond e-Depot heeft een aantal trajecten rond e-Depot in een ander perspectief geplaatst In 2021 hebben we ons zodoende verder verdiept in wat nodig is op het gebied van preservering, metadatering en kennisborging. Ook hebben we eerste verkenningen verricht naar nieuwe e-Depot oplossingen, toen bleek dat we definitief geen gebruik meer zullen kunnen maken van de nationale infrastructuur.

We hebben een businesscase rondom mogelijke scenario’s opgesteld en een eerste groslijst van leveranciers opgesteld.

B. Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving: afbouw samenwerking HUA, robuuste bestendiging; Doorontwikkeling/ beheer financiële administratie In 2021 is HFA voortgegaan met de inrichting van financiën bij HFA inclusief de rol van een controller en financieel adviseur. In het tweede en derde kwartaal hebben we de gekozen oplossingsrichting doorontwikkeld. Voor zoveel mogelijk onderdelen van de Bedrijfsvoering hebben we in 2021 de ERP software van AFAS ingezet. De implementatie van AFAS t.b.v. de personeels- en salarisadministratie is nagenoeg afgerond. Gezien de omvang van HFA hebben we extra kritisch gekeken naar de toekenning van autorisaties. Een belangrijke ontwikkeling voor overheidsorganisaties in 2021 was de zogenaamde rechtmatigheidsverklaring. Deze is echter nog niet ingezet, werkzaamheden hieromtrent zijn zodoende doorgeschoven. Het contractregister is ingericht in de ERP software en wordt op dagelijkse basis bijgewerkt waar nodig. Het implementeren van de koppeling bankafschriften en automatische bankverwerking is voltooid. De verplichtingenadministratie vloeit voort uit het contractregister en we zetten stappen zodat de projectadministratie geborgd is in AFAS. Ook de begrotingscyclus hebben we in de afgelopen periode opgenomen in AFAS. Op termijn gaan de digitale declaratieverwerking en verlofaanvragen ook via AFAS.

De salarisadministratie verloopt binnen AFAS, doch met gebruik van externe deskundigheid. De oriëntatie op de noodzaak van een Treasurystatuut is door de nieuwe controller a.i. opgepakt. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaat regeling bleek een Treasury statuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en is geen verdere actie ondernomen.

10

C. Vormgeven en uitvoeren Personeelsbeheer: Oriënteren en inzetten verzelfstandigde inrichting HRM In 2021 heeft HFA stappen gezet in het stroomlijnen van HRM binnen de door het Rijk gestelde kaders. Hierbij is gebleken dat de initiële inzet te beperkt was om het personeelsbeleid in 2021 in deze richting te ontwikkelen. Daarom zijn in het najaar van 2020 een administratief medewerker HRM/Financiën en een HR-adviseur a.i. ingehuurd om de processen verder te borgen (de basis op orde) en het personeelsbeleid verder te ontwikkelen. Dit is in 2021 bestendigd. Ook de begeleiding van de vrijwilligers is onderdeel van HRM. In de afgelopen jaren hebben we ingezet op ontwikkeltrajecten voor zowel vrijwilligers als vrijwilligerscoördinator, en een verdere formalisering van de begeleiding middels inzet van de verplichting van Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) voor bij HFA werkzame vrijwilligers, vrijwilligerscontracten en evaluaties. In 2021 hebben we met het oog op de maatregelen rond de coronacrisis ingezet op online vrijwilligerswerk en onze mogelijkheden hierin uitgebreid. In de bestemmingsreserves is een knelpuntenpot personeel opgenomen.

In 2021 hebben we door de omstandigheden rond corona en het onderzoek rond de toekomstscenario’s e-Depot geen extra inspanning hoeven leveren op gebied van het verder inregelen van een e-Depot team en extra inhuur op gebied van communicatie rondom de verschillende e-Depot projecten. Dit is zodoende slechts deels in 2021 extern ingekocht op projectbasis.

Taken binnen het personeelsbeleid bestonden in 2021 uit.: 1. Enkele resterende onderdelen van het personeelshandboek zijn uitgewerkt 2. Personeels- & Salarisadministratie in Afas onderbrengen 3. Definitieve inschaling van de functies op baisis van Functie Gebouw Rijk 4. Doorontwikkeling gezondheidsbeleid 5. Doorontwikkeling Plan van Aanpak RI&E 6. Oppakken taken rond de gevolgen van corona 7. Er is een aanzet gemaakt voor een HRM-jaarkalender

Met de afbouw van de samenwerking met HUA in 2020 was het wenselijk dat HFA zich oriënteert op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief. Dit is verder vormgegeven in 2021. Daarbij hebben we rekening gehouden met belangrijke ontwikkelingen zoals het terugtreden van het rijk uit de RHC’s en het e-Depot. Ook hebben we overdracht van kennis en borging in registratie van IKB, CAO Rijk, Detacheringen, Payroll constructies en sollicitatieprocedures goed belegd in 2020, zodat contactpersonen en rolverdeling voldoende helder intern en extern gecommuniceerd zijn in 2021. Analoge en digitale HRM stukken en personeelsdossiers zijn op veilige wijze, volgens relevante regelgeving intern geplaatst. D. Opleidingsplan Om goed te kunnen inspelen op nieuwe technologieën en klantwensen, heeft HFA ook in 2021 geïnvesteerd via een opleidingsplan in de lerende organisatie. In 2021 hebben we vaardigheden en competenties van de medewerkers die hiermee in verband staan verder ontwikkeld. We hebben in 2021 het opleidingsplan opnieuw aan de Roadmap e-Depot/ Visie en infrastructuur Digitale Duurzaamheid (intern en extern) en het meerjarenbeleidsplan gekoppeld. De kennis rondom inventariseren hebben we nog meer verstevigd in 2021. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in

11

Teamontwikkeling en de persoonlijke ontwikkeling van individuele medewerkers zodat we verder konden groeien als zelfstandige organisatie. In de eerste helft van 2021 zouden we met onze Junior Archivaris een opleiding archivistiek inzetten. Dit is echter wegens Corona vertraagd en is zodoende in de tweede helft van 2021 opgepakt. De tweede Archivaris heeft in 2021 haar studie afgerond. Diverse eerste stappen in het opleiden in Afas zijn nagenoeg afgerond. We hebben individuele opleidingen voortgezet voor verschillende medewerkers. Met een verschuiving in taken door de verzelfstandiging van HFA, zijn we in de afgelopen periode naast inhoudelijke taakvolwassenheid, ook gaan werken aan bestuurs- en omgevingssensitiviteit voor het hele team. E. Doorontwikkeling projectmatig en digitaal werken In de beleidsperiode t/m 2021 is geïnvesteerd in de implementatie van een organisatiebrede projectmanagementmethode en het opleiden van de medewerkers in het projectmatig werken. In 2021 hebben we met de inzet van een begeleider voor intervisie rond dit thema, binnen de organisatie stappen gezet. De intervisiemethode is vervolgens verder intern voortgezet. De geïmplementeerde methode is bij alle projecten uitgevoerd door medewerkers van HFA en op pragmatische wijze aan actuele behoeften aangepast.

F. Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Om de zichtbaarheid van HFA te vergroten hebben we ook in 2021 aandacht aan toepassingen van de huisstijl en logo op diverse dragers besteed, zo hebben we de bewegwijzering in de omgeving opgefrist en hebben de LinkedIn-pagina van HFA voorzien van logo en huisstijl.

G. Concretisering Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2021 is HFA aan de slag gegaan met een update van zowel communicatieplan, passend bij de huidige ontwikkelingen, de groei en de verzelfstandiging van de organisatie, maar ook PvA Communicatie rondom het aanhaken van partners en zichtbaarheid in de regio. We hebben thematisch gerichte bevraging van het publiek op specifieke kanalen middels korte polls ingezet om de tevredenheid rond onze dienstverlening te toetsen. We hebben de website aangevuld met vastgestelde bestuursverslagen, met het organogram van HFA en met informatie over de organisatie, met vastgestelde meerjarenbeleidsplan en publieksjaarverslag. We hebben een plan voor een update van de website gemaakt en de certificatie voor toegankelijkheid ingezet. HFA is in 2021 op verschillende momenten in de lokale, regionale en landelijke media te horen, zien en lezen geweest, maar is ook aanwezig geweest met bijdragen bij (online) evenementen die binnen de branche georganiseerd zijn. wat heeft bijgedragen aan de profilering en het uitdragen en delen van onze kennis en expertise. De AV-medewerker van HFA heeft zich positief geprofileerd door op het symposium van AVA_Net een panel te modereren.

De deelname van de directeur als spreker aan het DEN-college ‘Digitale Daadkracht’ (Digitaal Erfgoed Nederland) over de ‘Trend des Tijds’ heeft de naamsbekendheid en de vindbaarheid van HFA vergroot. Eén van de HFA-archivarissen gaf voor het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden een toelichting op haar afstudeerscriptie. Verschillende regionale maar ook landelijke televisieprogramma’s zoals ‘Verborgen Verleden’ en ‘Hier zijn de van Rossems’ wisten HFA te vinden voor afbeeldingen en informatie uit de collecties van

12

het archief. In januari 2021 werd door Omroep Flevoland nogmaals aandacht besteed aan de coronacollectie van HFA. Ook kwamen weer verschillende nieuwe collecties online. HFA en de pers besteedden ook in 2021 aandacht aan Openbaarheidsdag. Vanaf november 2021 kwamen de eerste afleveringen van onze podcast ‘De Flevopoldercast’ online, deze zijn positief ontvangen. Met het vrijwilligersproject ‘Dijken van Polders’ op het platform Vele Handen is HFA al sinds augustus 2020 de fotocollectie van de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders toegankelijker aan het maken voor een breed publiek. Achter de eigen computer en in hun eigen tijd kunnen mensen extra gegevens toevoegen aan de gegevens die HFA al bij de foto’s geplaatst heeft. Daar zijn grote stappen in gezet. De vele vrijwilligers van de diverse projecten binnen Vele Handen hebben in december 2021 de erfgoedvrijwilligersprijs gewonnen.. In samenwerking met Welzijn Lelystad, de jongeren van Challenge Up en Woonzorg Flevoland heeft er rond dit project een groepssessie plaatsgevonden in één van de verzorgingshuizen van Lelystad. Na afloop heeft Welzijn Lelystad nog meer ideeën gedeeld met HFA om meer maatschappelijke betrokkenheid te genereren. H.

Optimaliseren Archieftoezicht

Met de komst van een tweede archivaris/archiefinspecteur in 2020 hebben we in 2021 het toezicht kunnen intensiveren voor specifieke vraagstukken. In overleg met de partners hebben we enkele thema-inspecties in gang gezet We hebben de lopende overbrengingen gemonitord en zijn in gesprek met de zorgdragers gebleven over archivering bij de bron en vernietigingsprocessen. Daarbij sturen we op prioritering, efficiency en transparantie richting de partners. Naast de KPI-vragen nemen we deze specifieke onderwerpen ook in het jaarverslag van de archivaris op. Met de GR’s waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen hebben we kennismakingsgesprekken voortgezet en waar mogelijk hebben we nadere afspraken over het toezicht op het informatiebeheer gemaakt.

I.

Overbrengen Overheidsarchieven : Overbrenging Bouwvergunningen

Alle gemeenten die zijn aangesloten bij HFA hebben een achterstand in het overbrengen van de bouwvergunningen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van actuele stand van zaken per partner. De huidige situatie is dat de gemeenten nog inzage verlenen aan de burger, terwijl het archief dat ouder is dan 20 jaar door HFA als aangewezen archiefdienst beheerd en toegankelijk gemaakt behoort te worden. Daarmee voldoen gemeenten op dit moment niet aan hun wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet 1995. Per partner hebben we in 2021 in kaart gebracht welke stappen nog nodig zijn om de overbrengingen te formaliseren. Tevens hebben we randvoorwaarden en werkwijze geformuleerd met betrekking tot bewerking, beheer en toegankelijk maken van de bouwvergunningen. Het betreft hier zowel analoge als digitale archieven met bouwvergunningen. De gemeente Urk heeft besloten om het bouwvergunningen archief opnieuw te laten digitaliseren. Hiervoor hebben we een afzonderlijk project gelanceerd. J.

Inrichten e-Depot

Sinds het ontstaan in 2017 is HFA in samenwerking met Het Utrechts Archief bezig met het vormgeven van het e-Depot en bijbehorende digitale archiefdiensten gebruikmakend van de landelijke eDepotinfrastructuur. In 2018 is HFA aangesloten op het e-Depot en voorzien van een eigen een digitale beheeromgeving, waarin de digitale archieven van de GR-deelnemers na overbrenging

13

zouden worden beheerd. Door het voornemen van de minister van BVOM om zich op termijn terug te trekken uit de 11 gemeenschappelijke regelingen van de Regionaal Historische Centra, is in 2020 een onderzoek gestart naar mogelijke toekomstscenario’s voor het e-Depot. Het traject is in 2021 afgerond. Hieruit bleek dat de RHC’s, dus ook HFA, geen gebruik meer mogen maken van het landelijke e-Depot per 1 januari 2024. HFA moest zich opnieuw beraden op inzet van een digitale infrastructuur. De ingezette trajecten rond de tools van het digitale atelier, bedoeld om de mogelijkheden van het landelijke e-Depot beter te benutten, zijn gestaakt. HFA heeft, vanwege de veranderde insteek rond het landelijke e-Depot, in 2021 een meersporenbeleid e-Depot geformuleerd. We staakten noodgedwongen de beleidslijn waarbij HFA van het e-Depot zoals ontwikkeld door Rijk en RHC’s, gebruik maakt. HFA is in 2021 naar eDepotvoorzieningen ten behoeve van digitale particuliere archieven gaan kijken. We hebben ons georiënteerd op mogelijke samenwerkingen op dit gebied. HFA heeft met de deelnemers uit de GR een visie op het e-Depot geformuleerd en dit is door het bestuur vastgesteld.

K. Voortgang e-Depot HFA heeft, vanwege de veranderde insteek rond het landelijke e-Depot in 2021 een businesscase eDepot opgesteld waarin we de verschillende mogelijkheden voor een al dan niet gezamenlijke eDepotvoorziening voor de deelnemers in de GR uiteen hebben gezet. Specifieke aandacht was er voor de financiële, organisatorische, juridische en technische gevolgen van de vijf besproken scenario’s. Deze scenario’s zijn in het ambtelijk vooroverleg besproken en zijn ter vaststelling aan het bestuur voorgelegd. Naast dit document is HFA gestart met het opstellen van een gedetailleerde groslijst met de verschillende leveranciers van e-Depotvoorzieningen. Ook heeft HFA voorbereidingen getroffen om de komende periode aan de slag te gaan met het opstellen van een programma van eisen en wensen voor de inhoudelijke functionaliteiten van het e-Depot. De Provincie en HFA hebben een verkenningen uitgevoerd die mede als resultaat een impactanalyse en het archiefbewerkingsplan hebben opgeleverd. In 2021 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd. • •

Project digitaliseren bouwarchief Urk; TMLO/MDTO-mapping t.b.v. migratie bouwarchief Lelystad;

L. Collectiebeheersysteem (CBS) HFA heeft bij de start als nieuwe organisatie aangegeven mee te willen doen met het door het Nationaal Archief te ontwikkelen landelijke Collectie Beheer Systeem (CBS), een onderdeel van de generieke digitale infrastructuur, waarbij deelnemende RHC’s een specifieke instantie van de database bij het Nationaal Archief (NA) konden afnemen. Met de veranderde insteek rond het landelijke e-Depot heeft HFA geen verdere stappen hierop ondernomen, afgezien van het opnemen van metadata in Mais FLexis, ons eigen CBS, het koppelen van digitale bestanden en het verbeteren van het collectiebeheer. Nadat het bestuur van HFA heeft besloten welke richting we de digitale infrastructuur willen geven, kunnen we ook stappen zetten op gebied van insteek van een in te zetten en wellicht alternerend CBS. Voor de aanpassingen die nodig zijn aan het Collectie Beheer Systeem voor een duurzame digitale infrastructuur, oriënteert HFA zich op een eerder benoemde projectfinanciering van de provincie van 55k. Het Flevolands Archief wil graag het project ‘Digitale Atelier” gaan inrichten in dit kader. Dit kan zij niet alleen. Provincie Flevoland heeft in een eerder stadium een financiele bijdrage van € 55.000,gereserveerd voor Het Flevolands Archief.

Omdat HFA eerder niet de mogelijkheid en de benodigde personele inzet had om bij de provincie een beroep te doen op deze reservering voor een project

14

heeft een aanvraag op zich laten wachten. Hierdoor is het bedrag vrijgevallen bij de provincie en kan HFA niet op dezelfde wijze aanspraak maken op dit bedrag. Het bedrag is zodoende voor 2021 afgeboekt. Om alsnog dit project te verwezenlijken is HFA opnieuw een traject gestart met de provincie en dient HFA een concreet voorstel te doen, waarvoor zij de bijdrage willen gaan gebruiken.

M.

Opstellen Informatiebeleidsplan

HFA heeft steeds ingestoken op een stabiele en betrouwbare ICT-omgeving. Vervolgens hebben we in 2021 stappen gezet op het in kaart brengen van de architectuur, de soorten gegevens, de mate van digitalisering en de wensen op gebied van digitalisering en de wijze van metadatering, nadat we hier in 2020 de insteek voor beleid op hadden vastgesteld en de eerste stappen binnen het informatiebeheerplan hadden gezet. Het informatiebeleidsplan beslaat niet alleen het eigen informatiebeheer, maar heeft ook betrekking op de communicatie en samenwerking met partners, externen en het brede publiek. De digitale infrastructuur, digitaliseringsslagen, digitaal werken, kennis- en informatiedeling, 24/7 beschikbaarheid van het netwerk, plaats- en tijdonafhankelijk werken, privacywetgeving en informatieveiligheidseisen die het Rijk stelt hebben allemaal een plek in dit beleid gekregen. Alle projecten die een ICT-component hebben, moeten in de algehele samenhang beoordeeld en uitgewerkt worden. In 2021 heeft HFA een ambitieplan rond informatiebeleid- en beheer geschreven en vastgesteld. Als overheidsorganisatie rust op Het Flevolands Archief de verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen die adviseert en toezicht houdt op de naleving van de AVG, informatieveiligheid en andere toepasselijke regelgeving.

Inmiddels is besloten om dit aan de taken van de controller toe te voegen. Het formuleren van privacy beleid, reviewen van privacy documenten en creëren van privacy bewustzijn en informatieveiligheid onder de medewerkers hebben we in 2021 opgepakt. Bij de inrichting en implementatie van de digitale werkomgeving hebben we ook rekening gehouden met de verwerking van persoonsgegevens en we hebben toetsingsmomenten ingebouwd. De taakverdeling van de FG en ondersteunende werkzaamheden/rollen heeft HFA begin 2021 vastgesteld.

N.

Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal

HFA heeft in 2021 ingezet op het doorontwikkelen van digitale dienstverlening. Het archief is bereikbaar via diverse digitale klantkanalen zoals de chat, de website, het forum Vele Handen, Facebook, Instagram, Twitter en sinds dit jaar ook via LinkedIn. Daarnaast weten mensen het archief via e-mail goed te bereiken. We hebben in 2021 deze kanalen goed up to date gehouden. De inzet om de virtuele studiezaal verder uit te breiden, o.a. met scanning-on-demand en online stukken opvragen bleek weerbarstig door drukte bij digitaliseerders en webbouwers in de corona-periode. Eind 2021 zijn de opdrachten rond scanning-on-demand verleend en is gestart met het klaar maken van de website voor deze faciliteit. Inzet op het ontsluiten van digitale en analoge kranten via de website is succesvol gedaan. Daarnaast is HFA met een groot project gestart rond het ontsluiten van handgeschreven stukken die in verband staan met de Zuiderzeesteunwet middels digitale transcriptie (meest geraadpleegde bronnen) . Betrokkenheid van de bezoeker genereert HFA 15

inmiddels ook via de podcast ‘Flevopoldercast’. In deze podcastserie laten we de bezoeker kennis maken met Het Flevolands Archief, komen we meer te weten over de Zuiderzeesteunwet en gaan we in op wat er allemaal komt kijken bij het maken van een polder. In 2020 is onze webpagina op Vele Handen (https://velehanden.nl/ ) gelanceerd onder de titel ‘Dijken van Polders’. Middels crowdsourcing kunnen deelnemers uit het hele land helpen één van onze gedigitaliseerde fotocollecties te voorzien van nieuwe zoektermen, ofwel metadata. Hier hoort een forum bij en ook dit betekent een extra klantkanaal. Dit project trekt aandacht in de regio, maar ook landelijk: HFA is met dit project in een item van EenVandaag verschenen HFA heeft voor dit project de Inspiratieprijs 2020 van LelystadDoet, het platform voor vrijwilligerswerk in Lelystad, ontvangen. HFA heeft in 2021 vervolgstappen gezet in het traject rond scanning on demand. Met de dienst scanning on demand – digitaliseren op aanvraag – biedt Het Flevolands Archief de mogelijkheid om kosteloos scans aan te vragen van archiefstukken. Iets wat nog niet digitaal beschikbaar is, wordt dat op dat moment gedigitaliseerd. Op deze manier hoef je niet langer naar de studiezaal te komen om de documenten fysiek te raadplegen en werken we tegelijkertijd verder aan de digitalisering van onze archieven.

Eerste offertes voor verdere implementatie zijn aangevraagd. Dit ontwikkelen we door naar een werkbare, reguliere taak van HFA. O. Opstellen Producten en Diensten Catalogus Een producten -en dienstencatalogus (PDC) is een methode om de reikwijdte van de werkzaamheden te benoemen en voor de partners duidelijk te maken hoe HFA zijn werkzaamheden invult. HFA heeft in 2020 samen met vertegenwoordiging vanuit de partners in werksessies de eerste stappen richting te ontwikkelen producten en diensten uitgewerkt. We hebben kennis uitgewisseld met andere RHC’s zoals het Gelders Archief. Dit betreft op dit moment een dynamisch traject in verband met de landelijke ontwikkelingen op gebied van e-Depot, waarbij we opnieuw kijken naar de taken die HFA rond digitale infrastructuur moet oppakken en welke taken daarnaast door de deelnemers gewenst zijn om door HFA te laten oppakken. HFA is zich in 2021 gaan verdiepen in de (financiële afspraken in verband met de dienstverlening en producten voor particuliere archieven. Ook zijn we gestart met nadenken over de afspraken met de overheidsorganisaties die geen partner zijn in de Gemeenschappelijke Regeling, maar waarvoor HFA wel aangewezen is als toezichthouder (GGD, omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht en de Veiligheidsregio Flevoland).

De banden met deze organisaties zijn in 2021 verder aangehaald en als zodanig zijn in dit jaar de toezichtstaken en adviserende werkzaamheden toegenomen. Hier zijn in 2021 nog geen financiële afspraken over gemaakt. HFA is in 2021 gestart met de voorbereidingen voor een voorstel ter bespreking en uiteindelijk besluitvorming over deze afspraken en vormen van dienstverlening.

P. Preventie en conservering – Koude Berging Een onderdeel van het beheer van archiefbescheiden is het conserveren en restaureren ervan. Het materieel beheer vormt een belangrijk onderdeel van de actieve conservering. In het depot is HFA in 2021 druk geweest met het realiseren van een geschikt AV-depot voor het goed behouden en beheren van onze unieke audio-visuele collectie. In samenspraak met de provincie, als eigenaar van het gebouw en gebouwbeheerder, heeft HFA dit geprobeerd te bewerkstelligen. Inmiddels staat de ombouwing er en zijn de benodigde kasten geleverd, maar ontbreekt de cruciale koeling. Op aanraden van de provincie is een aannemer ingezet die een onderaannemer voor dit onderdeel in de arm heeft genomen. Deze schoot tekort in het aanleveren van een voorstel dat voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. Het uiteindelijke voorstel viel qua kosten een stuk hoger uit dan origineel begroot was. HFA is het gesprek aangegaan met de Provincie, als gebouwbeheerder, over de 16

mogelijkheden voor dit voorstel, de rol van de provincie in het traject en de wens van zowel HFA als de provincie om in het pand te investeren. In de tweede helft van 2021 is HFA met de provincie een werkgroep gestart om een nieuw PvE op te stellen om een passend alternatief te bewerkstelligen. Het formuleren van het PvE neemt extra tijd in beslag en HFA heeft zodoende de realisatie niet in 2021 kunnen afronden.

Q. DTR3 digitalisering Het Rijk is voornemens om tien % van de rijkscollectie, welke berusten in de rijksarchiefbewaarplaatsen te digitaliseren. Dit om zo een betere ontsluiting en gebruik van de collectie te betrachten. Sinds 2015 wordt er jaarlijks 50 m. aan archiefbescheiden gedigitaliseerd. Tranche 6 is eind 2020 opgehaald en is in 2021 gedigitaliseerd. Na digitalisering zijn de scans van de archiefbescheiden gekoppeld aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en beschikbaar gesteld aan het brede publiek. Tranche 7 is eveneens in 2021 (na bestandsopname en goedkeuring) voorbereid en wordt in de eerste week van 2022 opgehaald. Digitalisering is in voorjaar 2022 afgerond. Tranche 8 is in overleg met NA ook in 2021 bepaald en HFA is gestart met de voorbereidingen voor de verwerking.

R. Plan van Aanpak auteursrechten In 2019 en 2020 heeft HFA kennis verrijkt op het gebied van auteursrecht. In 2021 hebben we deze kennis zowel verbreedt als verdiept. Daarnaast hebben we een visie en beleid geformuleerd voor nog te verwerven archieven. Daarin hebben we ook aansluitvoorwaarden meegenomen. Om te zorgen dat auteursrechten geen belemmering vormen voor het zichtbaar maken van nieuwe collecties, hebben we een beslisboom opgesteld die hiervoor als handvat dient. In 2021 waren in het bijzonder kranten een aandachtspunt , en we hebben de kennis hiervoor verdiept . S. Audiovisuele collecties Aansluitend op het filmproject RIJP en het project videobanden Rijkscollectie waar we in 2020 aan hebben gewerkt, hebben we in 2021 het werk aan de audiovisuele collecties bij HFA projectmatig voortgezet. De focus lag in 2021 op kwetsbare digitale dragers. In juli 2020 is door Netwerk Digitaal Erfgoed een onderzoek gepubliceerd naar de status van digitale dragers bij erfgoedinstellingen in Nederland. Ook bij HFA zijn dit soort kwetsbare digitale dragers nog niet goed gewaarborgd. Voor het grootste deel bevatten deze dragers audiovisueel materiaal. Het tweede aandachtspunt is audiodragers van magnetisch materiaal.

Tijdens het halfjaarlijkse NORAA (Nationaal Overleg Regionale Audiovisuele Archieven) is door verschillende archieven, waaronder HFA, audiomateriaal als prioriteit naar voren geschoven. In de periode waarin we meer fysiek aanwezig konden zijn in het depot, zijn we gestart met het overzetten van bestanden van fotocollectie 88 Axipress, bestaande uit kwetsbare dragers (DVD’s en CD-ROMS). Deze collectie kreeg prioriteit omdat in deze periode een licentieverklaring voor de Auteursrechten met de rechthebbende is afgesloten. Dit betekent dat als we de collectie hebben overgezet in onze digitale opslagomgeving, en we hieruit een inventaris hebben gemaakt, we de foto’s beschikbaar kunnen maken voor het publiek. Het gaat om tienduizenden foto’s die beschikbaar komen. Deze moeten we nog ontdubbelen, maar het is duidelijk dat het een grote hoeveelheid beeldmateriaal is, die wij toegankelijk kunnen maken. Tijdens het overzetten zijn we al gestuit op zogenoemd bitrot, vooral op de CD-ROMS. Dit betekent dat een klein deel foto’s al verloren is gegaan. Het is dus niet alleen goed dat we nu deze bestanden duurzamer gaan bewaren, maar het is ook een duidelijk signaal dat we hier voor andere collecties mee door moeten gaan. Het

17

komend jaar gaan we dus verder met het overzetten en digitaliseren van materiaal op kwetsbare dragers. Wat betreft de Wegwijzer Voorkeursformaten: hieraan is een begin gemaakt. In de tussentijd volgen we het handvat van het Nationaal Archief voor de voorkeursformaten.

Resultaten effectenindicatoren 2021 In 2021 hebben we weer grote stappen kunnen maken in het voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR, de samenwerkingsovereenkomst HUA-HFA en de Archiefwet. Vaste structuur en patronen en het neerzetten van de kaders binnen de bedrijfsvoering hebben als effect dat we (gewenste) resultaten beter in beeld hebben kunnen brengen. > toename digitaal doorzoekbare data > toename digitale data in het collectie beheersysteem > toename ontsluiting filmmateriaal >toename bezoek website > toename digitaal herbruikbare data / open data >toename interactie met publiek Met de formele oprichting van Het Flevolands Archief op 1 juli 2017, het oprichtingsevenement op 11 januari 2018 en de onthullingen van de nieuwe huisstijl en website op 1 augustus 2018, heeft HFA initiatief tot 0-metingen van bezoek- en kerncijfers genomen. Vanuit de nulmetingen is HFA door gaan ontwikkelen. In 2020, maar ook in 2021 hebben we een grote daling in het aantal fysieke bezoekers. Dit heeft natuurlijk te maken met de verschillende verplichte sluitingen van de studiezaal en vervolgens de regulering van bezoek aan de studiezaal in verband met de corona-maatregelen. Bij de online doorzoekbare data van Het Flevolands Archief kan onderscheid worden gemaakt tussen de toegangen en beschrijvingen (metadata) en de daaraan gekoppelde digitale objecten.

Bij die laatste categorie gaat het tot op heden om gedigitaliseerd materiaal. Cijfers voor die laatste categorie zijn in 2018 voor het eerst (deels) systematisch verzameld. De digitale collectie was in 2021 via vijf kanalen te bereiken: middels de eigen website www.hetflevolandsarchief.nl, maar ook via https://www.wiewaswie.nl/ , https://www.openarch.nl en https://www.archieven.nl en www.velehanden.nl. De virtuele bezoekcijfers zetten ook in 2020 gestaag door. Dit geldt ook voor het aantal zoekacties in de digitale collectie. Omdat de landelijke infrastructuur voor het beheer van digitaal archief in 20201wel voor HFA beschikbaar was, maar door verschuiving in samenwerking rond het e-Depot andere prioriteiten golden, zijn in dit jaar geen cijfers op gebied van data in eDepot. Vanaf het live gaan van de website in augustus 2018 tot en met eind 2021 loopt het aantal bezoekers van de website op. Het openbaar maken van verschillende collecties online, maar ook het online komen van verschillende kranten en de digitalisering van films heeft hier aan bijgedragen. Daarnaast hebben de verschillende momenten dat HFA in de regionale en landelijke media te zien was een impuls aan de cijfers gegeven.

2.5.4

Termijnagenda

Activiteit

2022

18

2023

2024

2025

Doorontwikkeling inrichten HFA archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Monitoren Rechtmatigheidsverklaring

Inzet ERP software van AFAS en doorontwikkeling Doorontwikkelen verzelfstandigde inrichting HRM Opleidingsplan Doorontwikkelen Projectmatig en digitaal werken Strategisch denken, tactisch handelen Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Concretisering Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Optimaliseren Archieftoezicht Overbrengen Overheidsarchieven : Inventariseren en Overbrenging Bouwvergunningen Voortgang E-depot/ infrastructuur Digitale Duurzaamheid Opstellen Informatiebeleidsplan Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Opstellen Producten en Diensten Catalogus Preventie en conservering – Koude Berging DTR3 digitalisering Plan van Aanpak auteursrechten Audiovisuele collecties

19

3.Financiele Paragrafen Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: • onderhoud kapitaalgoederen • weerstandsvermogen en risicobeheersing • financiering • bedrijfsvoering • lokale heffingen • grondbeleid • verbonden partijen Voor het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod. 3.1 Onderhoud kapitaalgoederen Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve is geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld.

HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland. Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen zullen conform de nog op te stellen nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ lineair worden afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 5.000 per object.

3.2 Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen.

20

Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.917,- (stand 31 december 2021). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2021 € 476.814,-, In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA dus € 723.191. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage exclusief DTR bedroeg € 876.505,-. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 87.650,-. De huidige stand van de algemene reserve bedraagt € 86.917,- en is daarmee lager dan de norm.

Risicobeheersing Voor de bekostiging van de uitvoering van zijn taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Deze bijdragen zijn opgenomen in de financiële bijlage bij de nieuwe GR die in 2017 in werking is gegaan. In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (p. 13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s: ‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld:

Het Rijk (OCW/M&C) 49% De Provincie Flevoland 8% Gemeente Lelystad 20% Gemeente Dronten 10,5% Gemeente Urk 5% Gemeente Zeewolde 5,5% Waterschap Zuiderzeeland 2% Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie.

21

Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening. Een van de belangrijkste risico is op termijn uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling; Het Rijk heeft kenbaar gemaakt in 2024 te zullen uitreden uit de regeling. Het is nog niet helder wat de (financiële) gevolgen kunnen zijn voor de overblijvende deelnemers in de GR. Voor de gewenste continuïteit van HFA en het kunnen blijven vervullen en verder ontwikkelen van de rol van regionaal knooppunt is het van wezenlijk belang dat het uittreden van OCW uit de gemeenschappelijke regeling financieel geborgd is. Er is in 2021 een rapport uitgevoerd /opgesteld met een analyse van de mogelijke scenarios. Andere risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige financiële positie / weerstandsvermogen zijn: •

Structurele financiering opname archieven aangesloten gemeenten, Provincie en waterschap in het nog te ontwikkelen e-Depot

• •

Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling;

• • • •

Niet uitvoeren Onderhoudsplan huisvesting Provincie Samenwerking Batavialand vervalt/ stagneert WW-verplichtingen. Vennootschapsbelasting (is HFA wel/niet belastingplichtig)