44298632-efc1-477d-b763-ac6b32a1b8c7.pdf

Drempelbedrag

1000 Kwartaal 1

(2) (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

28

Kwartaal 2

Kwartaal 4

Kwartaal 3

135

88

76

77

865

912

924

923

-

-

-

-

Omdat de begroting van HFA in 2022 een omvang van ongeveer € 1,1 miljoen aan lasten heeft, is het drempelbedrag van € 1 miljoen leidend. In 2022 is HFA hier in alle kwartalen ruim onder gebleven. Momenteel voldoet HFA aan de normen van het schatkistbankieren. Omdat de begrote lasten komende jaren nog steeds een drempelbedrag van € 1 miljoen zullen betekenen, zal HFA komende jaren ook gewoon aan het schatkistbankieren kunnen voldoen doordat het al regelmatig overtollige middelen afstort aan het Rijk. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Omdat HFA geen geldlening afgesloten heeft wordt het minimum niet overschreden en wordt dus wel voldaan aan de norm.

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,00 HFA voldoet aan deze norm (voor het hebben van vlottende schulden beneden €0,3 miljoen), omdat de vlottende schulden van beperkte omvang zijn (beneden €0,2 miljoen) en er ook geen leningen nodig zijn voor het financieren van activiteiten. Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HFA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken.

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

Netto schuldquote

14%

10%

10%

10%

10%

Netto schuldquote

-29%

-22%

-21%

-21%

-19%

Solvabiliteit (EV/TV)

68%

67%

64%

62%

58%

Structurele exploitatieruimte

-11%

9%

6%

8%

6%

29

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Omdat HFA geen leningen heeft en wel financiële vaste activa [door vooral de vordering op het Rijk uit hoofde van het schatkistbankieren], is de ‘netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen’ negatief. HFA heeft geen langlopende schulden, heeft voldoende middelen vanuit begroting en bestemmingsreserves voorhanden en is in die zin gezond qua financiering. Solvabiliteit Solvabiliteitsratio’s zijn indicaties voor het vermogen van een organisatie om aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. Afgelopen jaren was het solvabiliteitsratio van HFA doorgaans hoger dan 65% en regelmatig 70%. Dat zijn indicaties dat HFA financieel gezond is. Het is onze verwachting dat deze ontwikkeling zich voortzet komende jaren en stabiel boven de 60% blijft. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is.

HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. De structurele exploitatieruimte is in eerste instantie in beperkte mate negatief, omdat de lasten hoger zijn dan de baten. Omdat HFA geen middelen hoeft te lenen en dekking heeft vanuit bestemmingsreserves is dit geen aandachtspunt. Rechtmatigheid In de Gemeenschappelijke Regeling is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving.

EMU-saldo Een EMU-saldo is niet berekend voor HFA. Dit komt omdat het EMU-saldo slechts relevant is voor het verantwoorden door gemeentes, provincies en rijksoverheden over hun eigen organisaties in EU verband. Het verband leggen tussen uitgaande en binnenkomende geldstromen is daarom niet relevant voor een gemeenschappelijke regeling zoals HFA.

30

6.

Financiële begroting

6.1

Overzicht baten en lasten en de toelichting

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Volledigheidshalve hebben we hierbij ook inzicht gegeven in diverse taakvelden van HFA. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit

2024

Baten

Lasten

Programma Archieven

1.413.416

1.427.576

Algemene dekkingsmiddelen

1.408.416

Saldo -14.160

1.408.416

Heffing VPB

0

0

Bedrag onvoorzien

0

0

442.591

-442.591

5.000

5.000

0

1.408.416

979.986

428.430

Taakveld 0.1 Overhead Taakveld 0.5 Treasury Taakveld 5.5 Cultureel Erfgoed Saldo baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves (Taakveld 0.10 mutaties reserves) Resultaat (Taakveld 0.11 resultaat van de rekening baten en lasten)

-14.160 14.160

0

0

0

Archieven: Programma archieven of Archivering is het programma, waarop alle baten en lasten van HFA betrekking hebben. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead bevat het relatieve deel van personeelskosten dat volgens de BBV notitie overhead daartoe te rekenen valt. Praktisch is het relatieve deel aan overheadsfuncties in de totale formatie in FTE (gebaseerd op cijfers uit jaarrekening 2022) toegepast op begrote personeelskosten en zo toegerekend aan dit taakveld. Taakveld Treasury betreft bankkosten en/of rentes. Taakveld Cultureel Erfgoed betreft de primaire taken van HFA op het gebied van archivering. 31

Bedrag onvoorzien: Eenmalige (onvoorziene) bedragen/ compensatie. HFA begroot onvoorziene kosten niet separaat. Enerzijds beschouwen 10% van de kosten als zijnde incidenteel van aard, anderzijds hebben we de algemene reserve en/of bestemmingsreserves voor generieke of specifieke tegenvallers. Heffing VPB: HFA voorziet geen heffing VPB. Er worden immers geen activiteiten verricht waarvoor HFA vennootschapsbelastingplichtig is.

6.2

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten

Lasten

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Structureel

1.284.819

1.364.038

1.385.187

1.406.775

Incidenteel

142.758

151.560

153.910

156.308

Totaal Lasten

1.427.576

1.515.598

1.539.097

1.563.084

Structureel

1.408.416

1.449.169

1.491.144

1.484.378

Incidenteel

5.000

5.000

5.000

5.000

Totaal baten

1.413.416

1.454.169

1.496.144

1.489.378

Saldo (baten - lasten)

-14.160

-61.430

-42.953

-73.706

Onttrekkingen en toevoegingen reserves

14.160

61.430

42.953

73.706

0

0

0

0

Baten

Resultaat

HFA schat in dat 10% van de jaarlijkse lasten een incidenteel karakter heeft. Vanuit het voorzichtigheidsbeginsel (om baten te schatten wanneer zij zeker zijn en kosten in te schatten wanneer zij verwacht worden) geldt dat de lasten structureel in beperkte mate hoger zijn dan de baten. Omdat we begrotingsneutraal begroten, is het begrote resultaat telkens nul in komende jaren. Wel geldt dat we vanuit het voornemen van het bestuur om bestemmingsreserves zo goed mogelijk aan te wenden, hogere onttrekkingen voor willen stellen gedurende de betreffende jaren. Zoals gebruikelijk zal dit via bestuursrapportages en bestuursvergaderingen op gepaste wijze plaats vinden.

32

6.3

Meerjarenbegroting 2024-2027

Nr

Omschrijving

Realisatie Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2022 2023 2024 2025 2026 2027

Lasten 1 Personeel 2 Bedrijfsvoering 5,7,9,11 Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem Dienstverlening en Archiefbewaarplaats 13 E-depot en DTR en projecten 15 Afschrijvingen Totaal lasten Baten 2 Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap 4 Overige bijdragen en overige baten Bijdrage E-depot en DTR Totaal baten Saldo

706.710 188.277

739.265 200.655

950.354 206.675

964.609 212.875

979.078 219.261

993.765 225.839

30.250 214.573 12.520

83.056 102.000 21.891

85.548 150.000 35.000

88.114 200.000 50.000

90.758 200.000 50.000

93.480 200.000 50.000

1.152.330 1.146.868 1.427.576 1.515.598 1.539.097 1.563.084

958.853

969.335

998.416 1.028.369 1.059.220 1.090.996

6.937 159.091

305 50.000

5.000 410.000

5.000 420.800

5.000 431.924

5.000 393.382

1.124.881 1.019.640 1.413.416 1.454.169 1.496.144 1.489.378 -27.450

-127.227

-14.159

-61.429

-42.952

-73.705

Toevoegingen aan reserves en voorzieningen 0 Onttrekkingen aan reserves en voorzieningen 160.663

0 127.227

0 14.159

0 61.429

0 42.952

0 73.705

0

0

0

0

0

Saldo van baten en lasten

133.213

Toelichting op de lasten en baten: Saldo van baten en lasten na onttrekkingen De onttrekkingen in de meerjarenbegroting variëren tussen 2024 en 2027 van € 14k tot ca. € 73k. Er is begrotingsneutraal begroot: door middel van onttrekkingen is het uiteindelijke, begrote resultaat telkens € 0,-. Het negatieve resultaat vooraf onttrekkingen is van beperkte omvang en komt hoofdzakelijk door incidentele en structurele kosten in de opstartfase van het edepotvoorziening. Voor de structurele kosten is er dekking vanuit de deelnemersbijdrage vanaf 2024. Voor de dekking van incidentele kosten voor het e-depot en andere zaken geldt dat hiertoe middelen in het verleden bewust verkregen zijn en vervolgens toegevoegd zijn aan de bestemmingsreserves. Een voorbeeld hiervan zijn de bijdragen van het Ministerie van OCW voor de voorbereidingsfase van de e-depotvoorziening. Lasten Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HFA de rechtspositieregeling van het Rijk van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is gebaseerd op de bestaande inzet vermeerderd met de indexering (van 1,5% gebaseerd op recente CAO-afspraken).

Omdat voor het opstellen, implementeren en beheren van een e-depotvoorziening (zoals bestuurlijk afgesproken) minstens 2 FTE aanvullend nodig is voor HFA, nemen de personeelskosten toe vanaf 2024. HFA is nog bezig 33

om dit op gepaste wijze op de lange termijn in te vullen door middel van werving van geschikte medewerkers. Bedrijfsvoeringskosten De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2023 en voor 2024 e.v. verhoogd met een prijsindex van 3%. Collectiebeheer / Archiefbeheersysteem /Dienstverlening en Archiefbewaarplaats De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2023 en voor 2024 e.v. verhoogd met een prijsindex van 3%. Het Flevolands Archief maakt gebruik van een eigen collectiebeheersysteem (CBS), zijnde MAIS Flexis om de beheerde archieven en collecties goed te kunnen beheren. In MAIS Flexis worden de toegangen op de archieven en collecties, de fysieke bergplaats, de bezoekersregistratie, de uitleenadministratie, de beperkingen van de openbaarheid etc. gecombineerd. Het collectiebeheersysteem vormt de basis voor de presentatie van de archieven op de website. Het NA heeft tot 2020 kosten voor de hosting op zich genomen, maar vanaf 2021 heeft HFA deze voorziening zelf moeten betalen.

E-Depot en DTR De lasten zijn gebaseerd voor de begroting 2023 en voor 2024 e.v. verhoogd met 3%. Een deel van de kosten betreft personele inhuur kosten. In 2021-2023 is, middels de businesscase, het traject infrastructuur digitale duurzaamheid verder uitgewerkt. Een schatting van € 0,4 miljoen aan structurele kosten voor de e-depotvoorziening is eind 2022 door het bestuur aanvaard als zijnde reëel. Zoals bij de personeelskosten is toegelicht, is een deel hiervan bedoeld ter dekking van minstens 2 FTE voor medewerkers om het e-depot te beheren. Daarnaast zijn aanzienlijke kosten verwacht voor ontwikkeling en implementatie, de aanschaf van ICT middelen en jaarlijkse licentiekosten voor software van een SaaS-dienstverlening door een externe leverancier.

Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van de investeringen per 31 december 2022. Afschrijvingen vinden conform de nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid plaats op de volgens het BBV gebruikelijke afschrijvingstijdsduren.

Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2024- 2027

Programma

Verbouwingen en inrichtingen Computerapparatuur Afschrijvingen

Archivering Begroting Begroting 2024 2025 10.000 25.000 35.000

10.000 40.000 50.000

34

Begroting 2026 10.000 40.000 50.000

Begroting 2027 10.000 40.000 50.000

HFA heeft recentelijk geïnvesteerd in enerzijds verbouwingen van haar werkomgeving (zoals een studiezaal en depot voor audiovisuele collecties ) en anderzijds in ICT-middelen (waaronder een storage met aanzienlijk meer terabytes opslag). Deze ontwikkelingen zetten zich in de periode 2024 – 2027 voort. De begrote bedragen zijn [vooruitlopend op toekomstige investeringen] voor beide categorieën en vooral ICT-middelen hoger begroot dan op dit moment aan afschrijvingen nodig is voor bestaande activa.

Baten Bijdragen Rijk, gemeenten, provincies, waterschap en derden Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Dit kan vanwege de formele bevoegdheden van de wetgever niet bindend aan het Rijk worden opgelegd. Daarom staat in de regeling dat de bijdrage van de Minister jaarlijks ‘kan’ worden aangepast. De afspraak is dat deze aanpassing als regel (voor zover de wetgever daarvoor de nodige middelen ter beschikking stelt) jaarlijks plaatsvindt. Voor de bijdragen van de provincie, de gemeenten en het waterschap geldt dat deze jaarlijks worden aangepast met het door provinciale staten voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen die geldt voor goederen/diensten.

Indicatieve deelnemersbijdrage

Begroting 2024

Rijksbijdrage

507.781

Provincie Flevoland

76.222

Gemeente Lelystad

191.295

Gemeente Dronten

101.117

Gemeente Zeewolde

55.085

Gemeente Urk

49.790

Waterschap Zuiderzeeland

17.126

Totaal

998.416

Gehanteerde indices: Rijksbijdrage en de overige deelnemers prijsindex 3%

Overige baten De raming is gebaseerd voor de begroting 2024 op werkelijke baten en voor 2024 structureel op € 5.000,- geschat. Dit is passend gezien de incidentele aard en beperkte omvang van de overige baten.

35

Bijdragen e-Depot en DTR Vanaf 2022 wordt er vanuit het Rijk incidentele compensaties verstrekt. Vertaling van de relevante bedragen zijn opgenomen in onze begroting 2024 - 2027 (€ 50k jaarlijks tot en met 2026): De gemaakte afspraken zijn samengevat als volgt. 1. RHC’s ontvangen [in 2022] eenmalig in totaal een bedrag van € 100.000 voor een gezamenlijke ontwikkeling van (e-)producten en (e-)diensten. 2. RHC’s ontvangen [in 2022] eenmalig en individueel een bedrag van € 100.000 (in totaal 11 x € 100.000 = € 1,1 mln.) voor aanloopkosten e-depot. 3. RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar [van 2022 tot en met 2026]. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage Vanuit de deelnemers van de GR worden naar verwachting de volgende jaarlijkse bedragen overgemaakt vanaf 2024 ter financiering van structurele kosten voor de e-depotvoorziening: Organisatie Lelystad Dronten Urk Zeewolde Provincie Flevoland Waterschap Zuiderzeeland Totaal

€ per jaar € € € € € € €

111.661 59.037 29.517 32.198 91.640 36.848 360.902

36

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Na 2022 zien naar verwachting de bestemmingsreserves er als volgt uit:

Omschrijving Afschrijvingsreserve geconditioneerde archiefruimte voor AV/filmcollectie Ontwerp en implementatie ICT Ontwerp en implementatie Financiën CBS Digitalisering meest geraadpleegde bronnen Opleidingen Knelpunten personele inzet DTR en e-Depot Afschrijvingsreserve herinrichting studiezaal Nog toe te voegen resultaat 2022 Totaal bestemmingsreserves

Stand per 31 december 2022 74.000 37.539 0 11.000 20.000 0 113.572 183.379 36.121 133.213 608.824

Algemeen De (specifieke) onttrekkingen aan deze bestemmingsreserves zijn nog niet bepaald voor 2024 en verder. De afschrijvingsreserves voor het depot van de audiovisuele collecties (AV) en voor de studiezaal hebben een structureel karakter. Vanaf 2024 zal zo’n € 7k per jaar hierop afgeschreven worden in totaal en aan deze bestemmingsreserves worden onttrokken. Zoals gebruikelijk is, zullen tijdens de begrotingsjaren door middel van bestuursrapportages voorstellen worden gedaan aan het bestuur om op gepaste wijze aan deze bestemmingsreserves middelen te kunnen onttrekken. Daarbij geldt dat we vanuit het voornemen van het bestuur om bestemmingsreserves zo goed mogelijk aan te wenden, hogere onttrekkingen voor willen stellen gedurende de komende jaren dan nu in eerste instantie neutraal begroot is. Uit het resultaat over boekjaar 2022 is nog € 133k beschikbaar, waarvan in eerste instantie is voorgesteld om deze toe te voegen aan de bestemmingsreserves. Een voorstel voor de precieze verdeling hiervan over meerdere bestemmingsreserves zal via de 1e bestuursrapportage 2023 worden gedaan aan het bestuur van HFA. Toelichting per bestemmingsreserve Afschrijvingslasten geconditioneerde depotruimte Audiovisuele Collectie (AV-collectie) In voorgaande jaren zijn middelen verkregen om een separate depotruimte voor audiovisueel materiaal te realiseren.

Ter dekking hiervan zijn destijds middelen gereserveerd in deze bestemmingsreserve om de toekomstige afschrijvingslasten na ingebruikname te dekken. De omvang van deze bestemmingsreserve is gebaseerd op de oorspronkelijk geschatte omvang van 37

projecten rondom de audiovisuele projecten. Het is voor 2023 de verwachting dat deze depotruimte functioneel gebruikt kan worden en ook een AV-medewerker in dienst genomen wordt. Onttrekking van de reserve kan vanaf 2024 plaatsvinden omdat dit het boekhoudkundige gebruik van HFA is bij investeringen (om een jaar na ingebruikname van activa te beginnen met afschrijven). De jaarlijkse afschrijvingen zullen dan circa € 3k per jaar zijn om in tien jaren af te schrijven. Na de komst van een AV-medewerker kan vervolgens ingeschat worden hoe de resterende middelen ingezet gaan worden om eerder gestelde doelen voor de audiovisuele collectie te realiseren. Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie ICT Deze bestemmingsreserve voor ICT bevat middelen voor ontwerp, implementatie en doorontwikkeling van de ICT-omgeving van HFA in brede zin. Een doel van de bestemmingsreserve is het inrichten van een efficiënte ICT-organisatie voor de diverse primaire en ondersteunende taken van het archief. Het betreft onder meer de inrichting van de kantoorautomatisering, het treffen van voorbereidingen voor de projecten e-Depot, nieuwe website, informatiebeheer intern en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving. Ultimo 2022 is de stand van deze bestemmingsreserve €37k.

Het is de bedoeling om in komende jaren de resterende middelen inzetten voor het verder inrichten van bestaande en/of nieuwe applicaties. Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie Financiën Deze bestemmingsreserve voor financiën bedraagt na boekjaar 2022 € 0,- en bevatte voorheen middelen voor ontwerp, implementatie en doorontwikkeling van de financiële aspecten van HFA in brede zin. Dit betrof zowel het inrichten van een administratie en de werkprocessen als het inrichten van de planning- & controlcyclyus (P&C cyclus) en het toepassen van financiële wet- & regelgeving, zoals de BBV. Praktisch gezien ging het dus om optimalisatie van financiële zaken. Hoewel deze bestemmingsreserve volledig benut was in 2022, zou vanuit het resultaat nieuwe middelen kunnen worden toegevoegd hieraan om verdere optimalisatie van financiële processen bij HFA in 2023 en latere jaren voort te zetten. Bestemmingsreserve CBS Aan de bestemmingsreserve collectiebeheerssysteem (CBS) zijn in recente jaren middelen toegevoegd en onttrokken. Deze bestemmingsreserve is bedoeld voor het opvangen van de extra organisatiekosten voor de aansluiting op het collectiebeheerssysteem (CBS). Het kan dan bijvoorbeeld gaan om aanvullende opleiding, conversie of verbetering van aanvullende databestanden.

Zo zijn in 2022 middelen uit deze bestemmingsreserve gebruikt om door middelen van transcriberen software gescande informatie vlot te converteren naar teksten en daarmee de toegankelijkheid van de collecties te vergroten. Op korte termijn wordt verwacht om op soortgelijke wijze de resterende middelen (€ 11k) te kunnen benutten. Bestemmingsreserve DTR en e-Depot In voorgaande jaren heeft HFA middelen vanuit de Rijksoverheid en haar deelnemers ontvangen om verder vorm te kunnen geven aan digitalisering. Tot 2021 heette dit destijds nog Digitale Taken Rijk (DTR). In tweede instantie is dit in bredere zin digitaliseringsactiviteiten gaan omvatten waaronder ook het grotere project e-Depot. HFA ontvangt middelen om een e-depotvoorziening voor haar en haar deelnemers op te kunnen zetten. Recentelijk heeft het Ministerie van OCW 38

beperkte middelen aan RHC's toegekend om aan te wenden voor de voorbereidende werkzaamheden voor een digitale infrastructuur. HFA gebruikt deze middelen voor het opstarten van een e-depotvoorziening. Hierbij kan ook gedacht worden aan aanvullende opleidingen voor betrokkenen, het in kaart brengen van de architectuur en dergelijke. In 2023 en verder zal HFA met diverse projecten een e-depotvoorziening gaan inrichten, beheren en verder ontwikkelen. Hiertoe zal het structurele en incidentele kosten maken. Benodigde middelen, voor zover die niet vanuit de structurele bijdragen van deelnemers vanaf 2024 kunnen worden gedekt, kunnen uit deze bestemmingsreserve DTR worden onttrokken. Voor het realiseren en beheren van een e-depot zal structureel meer dan 2 FTE nodig zijn. Momenteel wordt een externe adviseur met ICT-deskundigheid ingehuurd om de projecten te begeleiden en het Managementteam (MT) van HFA van advies te voorzien. HFA heeft ook andere projecten op het gebied van digitalisering zoals het Vele Handen project. Ter dekking van dergelijke inspanningen kunnen ook middelen worden onttrokken uit deze daarvoor bedoelde bestemmingsreserve. Ultimo 2022 zit € 183k aan middelen in deze bestemmingsreserve.

Omdat het Ministerie van OCW meer dan € 0,1 miljoen in 2022 heeft bijgedragen voor opstartkosten van de edepotvoorziening, is het logisch om deze (via het resultaat) toe te voegen aan deze bestemmingsreserve. De opstartkosten vinden plaats in 2023 en verder. Komende jaren zullen rondom de aanschaf, implementatie en ontwikkeling van de e-depotvoorziening immers veel incidentele uitgaven gemaakt worden. Een toevoeging vanuit het resultaat van 2022 zal naar verwachting tot voldoende middelen leiden in deze bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve digitalisering meest geraadpleegde bronnen De bestemmingsreserve digitalisering meest geraadpleegde bronnen bevat sinds 2022 € 20k aan middelen vanuit het resultaat over boekjaar 2021. De bestemmingsreserve is onder andere bedoeld voor het digitaliseren van 20 procent van alle voldoende ontsloten archieven van gemeenten, waterschap en provincie (totaal ca. 500 m). In 2021 en 2022 heeft HFA veel aandacht besteed aan scanning on demand door eigen personeel hiervoor in te zetten om documenten te scannen. In 2023 wordt deze ontwikkeling voortgezet. Op dit moment worden, juist omdat eigen medewerkers worden ingezet, hier geen diensten van derden aangewend.

HFA overweegt daarom om in 2023 de middelen uit de bestemmingsreserve aan te wenden ter dekking van de eigen personele inzet waarmee doelen van deze bestemmingsreserve op het gebied van digitalisering worden gerealiseerd. Bestemmingsreserve opleidingen De bestemmingsreserve opleiding is bedoeld om de organisatie van HFA en haar werknemers nog meer gelegenheid te beiden voor het opdoen van kennis en vaardigheden. In 2022 was deze bestemmingsreserve destijds volledig benut (en bedraagt deze nu dus € 0,-). Vanuit het resultaat over 2022 zouden nieuwe middelen kunnen worden toegevoegd hieraan om aanvullende opleidingen van HFA-werknemers te kunnen bekostigen ten behoeve van doeleinden van de organisatie.

39

Bestemmingsreserve knelpunten personele pot. De bestemmingsreserve knelpunten personele pot bevat middelen om knelpunten op te vangen bij ziekte of langdurige uitval van medewerkers op cruciale posities en andere aangelegenheden rondom het personeel (zoals vanuit wet- & regelgeving). In recente jaren zijn er middelen aan deze bestemmingsreserve toegevoegd en was er nog geen aanleiding gebleken om hieruit middelen te onttrekken. De personeelskosten in de huidige begroting zijn gebaseerd op de laatste, werkelijke afspraken in de CAO Rijk. Omdat inflatie en indexaties ook in 2023 (en verder) zouden kunnen leiden tot (nu nog niet bekende) aanpassingen van de CAO Rijk, zouden toekomstige aanpassingen aan salarissen gedekt kunnen worden door deze bestemmingsreserve. Een aanpassing van salarissen met bijvoorbeeld 5% zou dan een toename van minder dan €50k per jaar betekenen. Dergelijke niet-begrote tegenvallers zouden dan in eerste instantie door deze bestemmingsreserve kunnen worden opgevangen. Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal In voorgaande jaren is door HFA geïnvesteerd in de herinrichting van de studiezaal. De kosten van de investering zullen na ingebruikname in 5 jaar lineair worden afgeschreven. Vanaf boekjaar 2022 wordt hierover afgeschreven en dit bedraagt circa € 4k per jaar. De afschrijvingen en onttrekkingen worden komende jaren voortgezet.

Balans 2024 – 2027

BALANS VAN HET FLEVOLANDS ARCHIEF Activa Vaste activa: Materiele vaste activa Vlottende activa: Uitzettingen Liquide middelen Overlopende activa

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen: Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Netto vlottende schulden: Kortlopende schulden

31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027 193.483

271.592

236.592

186.592

136.592

86.592

677.788 84.713 13.031

472.451 84.713 13.031

493.292 84.713 13.031

481.863 84.713 13.031

488.911 84.713 13.031

465.206 84.713 13.031

969.015

841.787

827.628

766.199

723.247

649.542

31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025 31-12-2026 31-12-2027

86.917 475.611 133.213

86.917 481.597 0

86.917 467.438 0

86.917 406.009 0

86.917 363.057 0

86.917 289.352 0

273.273

273.273

273.273

273.273

273.273

273.273

969.015

841.787

827.628

766.199

723.247

649.542

40

Toelichting op de balans 2024-2027 Activa Vaste activa De boekwaarden zijn gebaseerd op de waarden per 31 december 2022 en vervolgens aangepast op begrote afschrijvingen. Voor mogelijke investeringen voor de e-depotvoorziening (in lijn met wat bestuurlijk daarover is besproken) wordt een toename in activa verwacht in komende jaren. Vlottende activa De raming 2024-2027 voor Vorderingen (uitzetting), overlopende activa en liquide middelen zijn in eerste instantie gebaseerd op waarden uit de jaarrekening 2022. Vervolgens wordt [voor balansevenwicht] een afname van de activa geschat om de daling in het Eigen Vermogen te volgen. Het Eigen Vermogen muteert immers aan de passivazijde als gevolg van effecten van begrote onttrekkingen, die berekend zijn om begrotingsneutraal te handelen. Passiva Eigen vermogen De algemene reserve blijft binnen een bedrag van 10% van de bijdrage van de deelnemers (waaronder de bijdrage vanuit de Rijksoverheid). Bestemmingsreserve is cf. meerjarige begroting/resultaat. De bestemmingsreserves nemen af door de begrote onttrekkingen, die zich in de meerjarenbegroting voordoen om begrotingsneutraal te blijven. Kortlopende schulden De raming 2024-2027 voor kortlopende schulden zijn gebaseerd op de jaarrekening 2022 met als aanname dat deze gelijksoortig zouden kunnen blijven.

41

Vaststellingsbesluit Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief Als ontwerpbegroting 2024-2027 vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 29 juni 2023 De directeur van Het Flevolands Archief

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief op 29 juni 2023

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. S. Kruis 42