44298632-efc1-477d-b763-ac6b32a1b8c7.pdf

PROGRAMMABEGROTING - PERIODE 2024 T/M 2027 -

HET FLEVOLANDS ARCHIEF MAART 2023

1

1. Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2023): Het Dagelijks Bestuur bestaat uit: De heer S. Kruis (namens gemeente Lelystad) Mevrouw A. Ponsioen (namens Het Rijk) De heer J.N.J. Appelman (namens provincie Flevoland)

Het Algemeen Bestuur bestaat uit: Het Dagelijks Bestuur De heer S. J. Lap (namens gemeente Dronten) De heer F. Brouwer (namens gemeente Urk) De heer A. Poppe (namens waterschap Zuiderzeeland) De heer W. Prins (namens gemeente Zeewolde)

2

Inhoudsopgave 1.

Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2023): .................. 2

2.

Voorwoord ..................................................................................................................... 4

3.

Inleiding .......................................................................................................................... 6

4.

Hoofdlijnen van de begroting ........................................................................................... 7

5.

6.

4.1

Algemeen ................................................................................................................ 7

4.2

Indexering ................................................................................................................ 7

4.3

Uitgangspunten Programmabegroting 2024 -2027 ....................................................... 8

Beleidsbegroting: programmabegroting ............................................................................ 9 5.1

Programma Archivering ............................................................................................. 9

5.2

Financiële Paragrafen .............................................................................................. 25

Financiële begroting....................................................................................................... 31 6.1

Overzicht baten en lasten en de toelichting ............................................................. 31

6.2

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ................................................ 32

6.3

Meerjarenbegroting 2024-2027 ................................................................................ 33

Vaststellingsbesluit ............................................................................................................... 42

3

2. Voorwoord Voor u ligt de Programmabegroting 2024 – 2027 van Het Flevolands Archief (HFA), waarin de ambities en inspanningen van HFA in één programma zijn vastgelegd, te weten: •

Archivering

Dit programma bestaat uit producten, activiteiten en financiële middelen en zijn gericht op het bereiken van vooral bepaalde maatschappelijke effecten. In het programma is beschreven hoe de effecten bereikt worden en is een raming van baten en lasten gemaakt. Het programma kent de volgende opbouw: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten? Dit is de zevende programmabegroting van HFA. Het hoogste orgaan van een publiekrechtelijke organisatie bepaalt de indeling van de Programmabegroting, binnen de kaders van het BBV. De andere planning & control documenten voor dat jaar volgen die indeling. Bij HFA is, samen met de deelnemers, meermalen gesproken over een indeling van de Programmabegroting in één programma, het programma voor de primaire taken van HFA. Alle activiteiten van HFA staan immers rechtstreeks ten dienste van die primaire taken. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief heeft, gelet op artikel 32 van de gemeenschappelijke regeling, besloten goedkeuring te verlenen aan de indeling van de Programmabegroting van HFA in één programma, het programma Archivering. HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren.

Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. HFA herbergt verhalen uit het dagelijks leven, is het jongste archief van Nederland, trekt belangstelling uit de hele wereld, deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap, is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd en waar je ook komt: onze verhalen spreken tot de verbeelding. Bij HFA ervaar je hoe het unieke leven op het jongste stukje Nederland is ontstaan, zich ontwikkelt en hoe we dit voor de toekomst op een vernieuwende en verbindende manier vastleggen en delen. HFA beheert de archieven over de grootste polder ter wereld en één van de grootste waterbouwkundige projecten die ooit zijn uitgevoerd. De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Interessant hierbij is dat deze werkzaamheden veelal zijn vastgelegd op foto of film. Wat resulteert in een prachtige unieke beeldcollectie. Zowel bij onze interne als externe contacten vinden we bij HFA verbinding en samenwerking, betrouwbaarheid en authenticiteit, ontwikkeling, innovatie en toekomstbestendigheid, maar ook welbevinden voor iedereen, gezondheid en geluksgevoel, belangrijk.

4

In de komende periode werken we opnieuw hard om de geïmplementeerde werkwijzen en systemen zo in te zetten dat alle medewerkers zich bewust zijn van sturing op output. Verkregen kengetallen van de afgelopen jaren zetten we ook dit jaar in bij de opzet van nieuwe projecten en efficiëntere inzet binnen reguliere taken. HFA heeft zich georiënteerd op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief. Vanaf 2022 hebben we de benodigde stappen hierop gezet, zoals door het bestuur is bepaald in december 2021 en na evaluatie op de voortgang geconsolideerd in december 2022. Hierbij houden we oog voor de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen per 1 januari 2025, waarmee 2024 het laatste jaar vormt waarin we in deze vorm diensten verlenen aan het Rijk. Onze agenda voor de komende jaren wordt in sterke mate beïnvloed door belangrijke ontwikkelingen die op dit moment plaats vinden. Als Regionaal Historisch centrum (RHC) hebben ook wij, naast de al genoemde uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen, ook te maken met de nieuwe archiefwet en de noodzaak een voorziening voor digitaal gevormd archief te realiseren. Ook zien we al een aantal jaren de veranderende gebruikersvragen en verschuiving in gebruik van het (digitale) archief, waar we verder op in blijven spelen.

Kortom, de Nederlandse archiefwereld is volop in beweging. De volledige gevolgen van al deze veranderende aspecten zijn op dit moment nog niet helder. In 2024 blikken we hier wel op vooruit met het opstellen van een nieuw Meerjarenbeleidsplan. In 2020 -2022 hebben we, zij het in steeds mindere mate te maken gekregen met een coronacrisis en bijbehorende maatregelen. Hier komt uit voort dat we in 2020- 2022 een financiële inspanning op dit gebied hebben geleverd om onze taken effectief op te kunnen pakken binnen de maatregelen. In 2022 hebben we in deze context steeds meer ingezet op hybride werken en op hybride dienstverlening. Rond alle IT-werkzaamheden moesten we in 2022 met externe vertragingen in werkzaamheden rekening houden, aangezien veel hardware-benodigdheden door eerdere coronamaatregelen in Azië niet of laat leverbaar waren. Daarnaast was er een schaarste ontstaan aan chips. Verder heeft Nederland, o.a. door de oorlog in Oekraïne te maken met een inflatie en een energieprijsstijging wat een weerslag heeft op te maken kosten. Leveranciers rekenen hun hogere kosten door naar de afnemer en ook HFA heeft hiermee te maken gekregen. Onze facilitaire kosten stijgen hierdoor op termijn. HFA is trots op zijn medewerkers die met deskundigheid en passie een bijdrage leveren om de missie en ambities te vervullen.

Daarnaast wil HFA een lerende organisatie blijven die in contact staat met de samenleving en bereid is om zijn eigen optreden en dienstverlening te evalueren en te vernieuwen. Immers het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen wij samen! Lelystad, maart 2023 Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur,

Mw. drs. Marloes van der Sommen

5

3. Inleiding Deze programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: > Beleidsbegroting Programma Paragrafen > Financiële begroting Overzicht van baten en lasten Financiële positie

Het programma van HFA In het hoofdstuk Archivering wordt het programma als volgt beschreven: •

Programmadoel. Beschrijving van het programma op hoofdlijnen.

•

Beoogde maatschappelijke effecten.

•

Effectindicatoren.

•

Wat gaan we hiervoor doen? Beschrijving van de projecten die volgen uit het programma.

•

Termijnagenda. Planning van de projecten t/m 2027. Dit overzicht wordt jaarlijks geactualiseerd.

•

Wat mag het kosten? Programmabudgetten t/m 2027.

•

Vastgesteld beleid. Interne beleidsdocumenten met betrekking tot het programma.

6

4.

Hoofdlijnen van de begroting

4.1

Algemeen

Voor 2024 zal het beleid van HFA uit enerzijds de reguliere bijdragen van de deelnemers en anderzijds uit de nieuwe structurele bijdrage voor de e-depotvoorziening kunnen worden gedekt. Daarnaast zijn er bestemmingsreserves, die nodig zijn voor gewenste projecten om de ambities van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling (GR-leden) waar te kunnen maken. Ook zijn er de DTR- gelden die in de bestemmingsreserves opgenomen zijn voor de ontwikkeling van een eigen infrastructuur digitale duurzaamheid. Voor het aansluiten van de deelnemers op een gezamenlijke e-Depotvoorziening en de opname van het digitaal archief van de deelnemers van HFA is additionele financiering nodig. Op basis van de resultaten van de gezamenlijke visie digitale duurzaamheid en de businesscase e-Depot in 2020-2021 is in 2022 een Programma van Eisen opgesteld en zijn nadere afspraken (kostenmodel) ter vaststelling aan het bestuur voorgelegd. Begin 2023 zijn deze afspraken voorzien van verdere gevraagde onderbouwing. In 2023 zijn extra inspanningen rond dit thema nog projectmatig ingezet. Vanaf 2024 is het kostenmodel concreet en structureel van aard. Vanaf 2024 zal de structurele bijdrage voor een e-depotvoorziening (gebaseerd op het kostenmodel) door deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (GR) jaarlijks worden bijgedragen.

Daarom wordt verwacht dat met deze bijdrage en de structurele bijdragen (inclusief loon- en prijsbijstelling) voldoende middelen voor HFA om haar beleid ten uitvoer te kunnen brengen. We sluiten niet uit dat ontwikkelingen rondom mogelijke Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) en/of eventuele toetreding van nieuwe deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling zouden kunnen materialiseren in 2024. Dit hebben we vooralsnog niet begroot overigens. In 2022 zijn in deze ontwikkeling eerste stappen gezet met oog op benodigde formatie bij uitbreiding van diensten aan mogelijke partners. Dit is in 2023 verder uitgerold middels het ontwikkelen van een eigen Producten en Diensten Catalogus (PDC), waardoor goed inzichtelijk wordt welke producten en diensten we bieden aan de deelnemers en welke producten en diensten een extra inspanning vereisen. Tot slot worden de bij het uitwerken van de Programmabegroting 2024 – 2027 gehanteerde uitgangspunten weergegeven.

4.2 Indexering Loonontwikkelingen Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van het rijk zijn in de Programmabegroting 2024 – 2027 voor de loonaanpassing de cao-wijzigingen als uitgangspunt gehanteerd. Op basis van de loonsommen 2023 zijn de salarissen voor 2024 met 1,5% omhoog gegaan. Dit percentage (gebaseerd op de meest recente afspraken) houden we (zoals gebruikelijk) in onze begroting voor de jaren na 2024 aan voor verwachte toekomstige stijgingen van personeelskosten.

Prijsaanpassingen Voor prijsaanpassingen wordt uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer 7

staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. Daarbij vindt jaarlijks een correctie plaats op basis van de gecorrigeerde cijfers over de voorliggende twee jaren. Zo wordt nooit te veel of te weinig geïndexeerd. Dit is ook de methode die door het rijk wordt gehanteerd. Op basis van het CPB (2022) is een prijsstijging toegepast van 3%. Specifiek schatte het CPB recentelijke de nationale consumentenprijsindex op 2,6% voor 2023. Naar boven afgerond hanteren wij dit als 3% in onze begroting. De Nederlandse Bank (DNB) heeft in december 2022 in haar analyse over inflatie deze ten eerste bepaalt op 4,9% in 2023 en 5,0% voor 2024. Ten tweede rekent DNB de inflatie toe aan de uitzonderlijke stijging van energieprijzen in 2021. Omdat enerzijds een groot deel van de uitgaven van HFA personeelskosten betreft en anderzijds de overige uitgaven niet direct aan energie gerelateerd zijn, is het aanvaardbaar om met 3% te rekenen voor (structurele) prijsstijgingen in deze begroting over de periode van 2024 tot en met 2027.

BBV De begroting 2024 - 2027 is verder aangepast conform de vereiste overzichten. Daarvoor is onder andere een exploitatieoverzicht met algemene dekkingsmiddelen en overhead en is een overzicht met de structurele/incidentele exploitatie opgesteld. In 2024 stelt HFA haar nieuwe Meerjarenbeleidsplan op voor de jaren 2025 - 2028.

4.3

Uitgangspunten Programmabegroting 2024 -2027

Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HFA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de programmabegroting 2024-2027: 1.

Voor de loonaanpassing worden de cao-wijzigingen als uitgangspunt genomen (1,5%). Voor de prijsaanpassing wordt uitgegaan van de cijfers van het CPB (3%);

2. De begroting is exclusief btw opgesteld; 3. De salariskosten zijn begroot conform de maximale inschaling van de betrokken medewerkers en gebruteerd met werkgeverslast.

8

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting

5.1 5.1.1

Programma Archivering Programmadoel: Wat willen we bereiken?

Het programma Archivering omvat alle taken die HFA uitvoert, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICTorganisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. Het takenpakket van Het Flevolands Archief wordt bepaald door de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Ook de principes van archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4.

het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5. het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depotvoorziening/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken.

5.1.2

Beoogde maatschappelijke effecten

Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie.

5.1.3

Effectenindicatoren

Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet.

5.1.4

Wat gaan we daarvoor doen?

Projecten in het programma Archivering De volgende projecten staan op de projectagenda voor de periode 2024 en verder: 9

Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het verwerven, beheren en behouden van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van analoge archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. We werken in dat kader toe naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de deelnemers in de GR gebruik van gaan maken. Een externe partij is vanaf 2018 voor HFA verantwoordelijk voor het onderhoud van hard- en software binnen de ICT-omgeving en systeembeheer, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. In 2024 sturen we opnieuw op een efficiënte en effectieve inzet van servicelevel agreement. We blijven nadere afspraken maken met deze externe partij op gebied van kwaliteit van dienstverlening en advisering. De functioneel beheerder binnen HFA heeft een brugfunctie in de communicatie van de behoeften van HFA en neemt de externe partij mee in de verdere behoeften rondom effectieve inzet van hard- en software en het vervolg op de efficiency-slag rondom de werkprocessen en projecten die direct gekoppeld zijn aan de ICT-omgeving, zoals de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening.

De functioneel beheerders van Microsoft 365 hebben rechten gekregen om hun eerste beheertaken vorm te geven n.a.v. de initiële implementatie van M365. Zij monitoren het gebruik van de apps en wijzen op de afspraken rondom het informatiebeheer. Om het beheer van Microsoft 365 verder te stroomlijnen maken de functioneel beheerders verdere afspraken met de externe partij op het beheer van M365 als archiefomgeving. Ook toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Daarnaast staan de ontwikkelingen rondom digitale archivering en de infrastructuur digitale duurzaamheid hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. In 2024 gaan we verder met preserveren van alle digitale bestanden, we gebruiken de eerder opgestelde beslisboom om digitaliseren van collecties én scanning on demand te vergemakkelijken.

HFA maakt voor haar Collectie Beheer Systeem (CBS) gebruik van een SAAS-oplossing waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen staan. De back-ups van het CBS worden door DE REE op andere locaties in Nederland bewaard. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle MAIS Flexis (MF)-gebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl. Ook nemen wij deel aan 10

het platform www.wiewaswie.nl, de landelijke database voor personen. Hier moet HFA een kostenpost van €25.000 per jaar voor reserveren vanaf 2021, dus ook in 2024, voor de opslag en het hosten. HFA was al zelf verantwoordelijk voor kosten voor support, werkopdrachten. In 2023 zijn we daarnaast aan de slag gegaan met benodigde aanpassingen om het CBS goed aan te laten sluiten bij onze wensen en behoeften rond de duurzame digitale infrastructuur. Dit vormt de basis voor de stabiele en structurele inzet in 2024. HFA gaat in 2024 voort met het opnemen van metadata in MF en het koppelen van digitale bestanden en het verbeteren van het collectiebeheer.

Projecten Proj. Nr. 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit In 2021 hebben we vervolgactiviteiten ingezet in de ingebruikname van M365 als digitale werkomgeving, in 2022 zijn we voortgegaan met herordenings- en beheerplan en de uitwerking van het bedrijfsarchief binnen M365. In 2023 hebben we volgende stappen gezet, met input van een extern expert op gebied van het informatiebeleidsplan waarin o.a. de visie van HFA op het informatiebeheer, doelstellingen, gewenste kaders en randvoorwaarden zijn beschreven. De metadata en geautomatiseerde stappen in bedrijfsvoering ontwikkelen we door in 2024. De kennis van de beheerders van M365 blijven op jaarbasis actualiseren en vergroten, al naar gelang de mogelijkheden binnen de software zich uitbreidt. Naar aanleiding van opgehaalde kennis en ervaring uit eerdere pilots die we hebben uitgevoerd in samenwerking met externen (o.a. de deelnemers) ontwikkelen we hier in 2024 in door binnen een structurele opzet. De behoefte aan functionaliteiten de ERP software van AFAS hebben we in 2023 verder opgepakt en ontwikkelen we in 2024 door. Hierbij valt te denken aan het gebruiken van meer modules (zoals een projectenadministratie) en : -

De personeelsadministratie, de salarisadministratie en de financiële administratie (in algemene zin en in specifieke zin projectenadministratie incl. uren); Rapportages; Medewerkers selfservice (verlofaanvragen, urenregistratie)

De controller houdt toezicht op het geheel en om functiescheiding te bereiken heeft hij selectieve rechten. We monitoren en bestendigen de inzet hiervan vanaf 2024 en ontwikkelen dit op pragmatische wijze door op punten van behoefte in de periode 2024-2027 in te zetten. Eind 2022 is de opslag uitgebreid met een Silent Brick systeem. We hebben nu voldoende capaciteit. De nieuwe opslag heeft 121 TB (incl. back-up), NAS01 heeft een totale capaciteit van 31 TB, waarvan nog 7,65 beschikbaar is. De NAS-film heeft een totale capaciteit van 61 TB, waarvan nog 6,22 TB beschikbaar is. In 2023 hebben we de nieuwe opslag in gebruik genomen en ingericht. In 2024 wordt de server gebruikt als werkopslag voor nog te verwerken en te beschrijven digitale bestanden. Digitale bestanden die verwerkt en beschreven zijn, zullen we uiteindelijk gaan verplaatsen naar het e-Depot. In alle projecten blijven we in 2024-2027 sturen op eisen rondom informatiebeveiligingen AVG.

11

Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving Reguliere werkzaamheden Op nagenoeg dagelijkse basis registreren we inkoopfacturen, verleende opdrachten en de financiële verplichtingen die daaruit voortvloeien. We verwerken ook nagenoeg dagelijks de bankafschriften. Ook sturen we facturen snel uit en bewaken we de openstaande vorderingen actief. Zo blijven onze budgetten actueel en onze risico’s beperkt. In 2024 gaat HFA haar nieuwe Meerjarenbeleidsplan 2025-2028 opstellen, passend binnen BBV en wet- en regelgeving. Proj. Nr. 3 Monitoren Rechtmatigheidsverantwoording Een belangrijke ontwikkeling voor overheidsorganisaties in 2023 was de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording. In de jaarrekening 2023 zal door de GR een rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst opgenomen dienen te worden. In 2024 gaan we een vervolg geven aan de volgend maatregelen: • Compliance aan wetgeving en interne regels te borgen; • Interne controle in het proces en het toepassen van het vier ogenprincipe zichtbaar te maken; • Een intern controleplan of eventueel een verbijzonderd intern controle plan op te stellen en uit te voeren. Praktisch gaan we het interne controleplan opstellen, uitvoeren en zichtbaar maken (ook voor onze accountant) hoe wij zelf rechtmatigheid hebben gecontroleerd gedurende 2024. Deze ontwikkeling blijft ook in de periode 2024-2027 onze aandacht houden.

We voeren de Planning & Control cyclus uit en doen dat conform het BBV. Het doorontwikkelen van de ingerichte efficiënte ICT-organisatie voor financiën, de efficiencyslag en de opgezette kaders voor de projecten binnen digitale duurzaamheid en virtuele studiezaal, en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving heeft een grote weerslag op de werkzaamheden van 2024-2027. HRM Reguliere werkzaamheden In 2022 hebben we een nieuw formatieplan geformuleerd gericht op functieopbouw en werving van vaste medewerkers in 2023 om de structurele uitbreiding van werkzaamheden en taken met oog op de gewenste toekomstscenario’s voldoende stabiel in de periode 2024-2026 te kunnen uitvoeren. In de stabiliteit kijken we ook naar duurzame samenwerkingen in de regio. Bij de ontwikkelingen rond het uitvoeren van taken voor mogelijke nieuwe deelnemers aan de regio, onderzoeken we ook steeds de mogelijkheden op het personele vlak. De uitbreiding van het MT met een inhoudelijke senior archivaris heeft de directeur meer ruimte gegeven om zich steeds meer te richten op de strategische ontwikkelingen van HFA. In 2024 gaan we aan de slag met het Meerjarenbeleidsplan, waarin we, als lerende organisatie, sturen op benodigde ondersteuning en ontwikkeling van de medewerkers.

Daarnaast worden wij via tijdelijke inhuur ondersteund door specialisten op inhoudelijke en bedrijfsvoering gebied (Financieel en HRM) . De begeleiding van onze vrijwilligers wordt door twee medewerkers opgepakt, zodat er meerdere aanspreekpunten zijn. In de afgelopen jaren hebben we ingezet op ontwikkeltrajecten 12

voor zowel vrijwilligers als vrijwilligerscoördinator, en een verdere formalisering van de begeleiding met inzet van de verplichting van Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) voor bij HFA werkzame vrijwilligers, vrijwilligerscontracten en evaluaties. In 2023 hebben we met het oog op de maatregelen rond de covid-19 crisis ingezet op hybride vrijwilligerswerk en onze mogelijkheden hierin uitgebreid. In de periode 2024-2026 maken we dit robuuster en zorgen we voor continuïteit, naast fysieke werkzaamheden voor vrijwilligers op locatie. Projecten Proj. Nr. 4 Doorontwikkelen inrichting HRM Bij het door ontwikkelen van het personeelsbeleid zijn in 2023 een aantal laatste onderdelen projectmatig opgepakt. Ook hebben we ons georiënteerd op te nemen stappen binnen de voorgestelde toekomstscenario’s voor HFA na 2023. Vanaf 2024 gaan we dit verder uitwerken en halverwege het jaar zetten we concrete stappen in de verdere uitvoering. Het gaat hier om de volgende zaken: 1. Uitvoering geven aan het advies over de Benchmark tussen de cao’s van Rijk, Provincie, Gemeente, en Waterschap. 2. Personeels- & Salarisadministratie omvormen naar uitvoering conform de gekozen CAO. 3. Functiewaardering aanpassen waar nodig, afhankelijk van de keuze van de CAO. 4. Doorontwikkeling gezondheidsbeleid- en Arbobeleid n.a.v. de uitgevoerde RI&E in 2023. 5.

Hybride (digitaal werken) werken continue ontwikkelen en faciliteren. 6. Permanente formatiebeheer aansluitend bij de ontwikkeling van HFA. 7. Werkbeleving van medewerkers (o.a. cultuur, werkomgeving).

Proj. Nr. 5 Opleidingsplan Om goed te kunnen inspelen op nieuwe technologieën en actuele klantwensen, investeert HFA permanent in de ontwikkeling van de medewerkers. Voor deze beleidsperiode zullen vaardigheden en competenties van de medewerkers gericht op projecten 13 t/m 16 en 18 verder worden ontwikkeld. We koppelen in 2024 het opleidingsplan opnieuw aan de Visie en infrastructuur Digitale Duurzaamheid (intern en extern) en het meerjarenbeleidsplan, waarin we ook de benoemde ontwikkelingen uit het nieuwe meerjarenbeleidsplan meenemen. In 2023 hebben we geïnvesteerd in Teamontwikkeling en de persoonlijke ontwikkeling van individuele medewerkers zodat we verder konden groeien als zelfstandige organisatie. Opgehaalde behoeften uit deze trajecten nemen we mee in de ontwikkelingen in 2024. Ook in 2024 - 2027 blijft de focus op permanente ontwikkeling van de medewerkers gericht op: •

Deskundigheidsontwikkeling op het van gebied van digitale toegankelijkheid, wetgeving, vrijwilligerscoördinatie en fondsenwerving.

•

Persoonlijke ontplooiing en individuele loopbaanontwikkeling van medewerkers.

13

•

Wendbaarheid om flexibel om te kunnen gaan met de vragen van de samenwerkingspartners en om de vereiste dienstverlening te kunnen bieden.

Proj. Nr. 6 Strategisch denken, tactisch handelen In de beleidsperiode t/m 2023 is geïnvesteerd in de implementatie van een organisatiebrede projectmanagementmethode en het opleiden van de medewerkers in het project- en programmamatig werken o.a. met een begeleider een intervisiecyclus gericht op digitale werkprocessen. Deze methode wordt bij alle projecten uitgevoerd door de medewerkers en op pragmatische wijze aan actuele behoeften aangepast. De behoefte aan een brede inzet op gebied van strategisch denken, tactische handelen werd via een team brede coaching opgestart in 2021 en voortgezet in 2023. In 2024 concretiseren we de opgedane kennis en zetten we dit in middels communicatietechnieken. Aan de speerpunten uit het nieuwe meerjarenbeleidsplan ontlenen we voor de volgende beleidsperiode een nieuw ontwikkel-thema. Op inhoudelijk vlak zijn de volgende stappen in dit ontwikkelproces: -

Zich ontwikkelen tot de (digitale) kennispartner gericht op het versterken van het inrichten van het informatiebeheer in de organisaties in de regio.

-

Als toezichthouder stimuleren van de samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

-

Verder ontwikkelen van de interne digitale dienstverlening en datacapaciteit.

-

Intensiveren van de digitale samenwerking met andere archieven.

-

Versterken van de communicatie met het publieke domein.

Communicatie Reguliere werkzaamheden Om de zichtbaarheid van HFA te vergroten geven we continuerend aandacht aan toepassingen van de huisstijl en logo op diverse dragers in 2024-2027. Proj. Nr. 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2017 is een algemeen communicatieplan voor Het Flevolands Archief opgesteld. Dit is opgevolgd met een Social Media Strategie en een pragmatisch Plan van Aanpak. We hebben concrete acties uitgezet om met een klein team het optimaal haalbare effect in bereik te krijgen. In 2021 is een update van zowel communicatieplan, als ook PvA Communicatie gerealiseerd. In 2023 hebben we, na eigen onderzoek in 2022, een bredere landelijke kwaliteitsmonitor ingezet, om onze kwaliteit in interactie met het publiek te verbeteren. De conclusies uit de monitor verwerken we in concrete verbeteracties in 2024. We zetten ook in 2024 in op profilering in de regio, het betrekken van de samenleving én betrokken zijn bij de samenleving. In 2024 zullen de uitingen via sociale media nog meer aanhaken bij gebeurtenissen in de provincie in verleden en heden om zo de betrokkenheid bij de provincie aan te halen. Dit gaat door middel van een content kalender. Hierbij willen wij ook meer aansluiten op de communicatie van de deelnemers over die onderwerpen.

In 2024 houden we in communicatie-updates in langdurige context al rekening met de benoemde speerpunten uit het nieuwe meerjarenbeleidsplan waaraan we in 2024 werken.

14

Proj. Nr. 8 Gegevensbeheer/privacybeleid Als overheidsorganisatie rust op Het Flevolands Archief de verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen die adviseert en toezicht houdt op de naleving van de AVG, informatieveiligheid en andere toepasselijke regelgeving. Het formuleren van privacy beleid, reviewen van privacy documenten en creëren van privacy bewustzijn en informatieveiligheid onder de medewerkers zijn taken die in de afgelopen periode zijn opgepakt. Bij de inrichting en implementatie van de digitale werkomgeving is rekening gehouden met de verwerking van persoonsgegevens en er zijn toetsingsmomenten ingebouwd die we in 2024 continueren. De taakverdeling van de FG en ondersteunende werkzaamheden/rollen zijn vastgesteld. In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de WOB meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Hiervoor heeft HFA een contactfunctionaris, verantwoordelijk voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen. In deze wet worden 11 categorieën voor informatie omschreven. HFA heeft de toegankelijkheid van openbaar toegankelijk stukken vereenvoudigt en de infrastructuur van o.a. de website hierop aangepast. Na een eerste jaar van implementatie gaan we in 2024 doorontwikkelen met oog voor technologische ontwikkelingen en aanpassingen in wet- en regelgeving.

Beheer en Toezicht Archieftoezicht Ook toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemers en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Daarnaast staan de vraagstukken rondom digitale archivering en aansluittrajecten op het e-Depot hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het door ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Hoewel digitalisering en digitale duurzaamheid steeds meer de dagelijkse basis bepalen, blijven we ook in 2024 oog houden voor het papieren archief in ons beheer. Beheer papieren archief Reguliere werkzaamheden Toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemers in de GR en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Hoewel digitalisering en digitale duurzaamheid steeds meer de dagelijkse basis bepalen, blijven we ook in 2024 oog houden voor het papieren archief in ons beheer.

Projecten Proj. Nr. 9 Optimaliseren Archieftoezicht In de afgelopen jaren zijn verdere stappen gezet in het optimaliseren van de toezichthoudende taken, zoals aanpassingen in wijze van verslaglegging en structurele en incidentiele periodieke overleggen met de GR deelnemers en relevante Verbonden Partijen. Het toezicht is in deze 15

periode geïntensiveerd voor zowel de reguliere als specifieke vraagstukken door gebruik te maken van reguliere- en thema-inspecties (in overleg met de GR deelnemers). Verder blijven we zorgdragers adviseren bij (lopende) overbrengingen en vernietigingsprocessen, waar we in 2023 meer op hebben kunnen inzetten. Met de GR deelnemers waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen, hebben we in 2023 nadere afspraken gemaakt over het toezicht op het informatie- en archiefbeheer. In 2024 zullen we dit op dezelfde wijze continueren. Daarbij zal ook aandacht zijn voor de modernisering van de Archiefwet en de implicaties hiervan. Indien nodig maakt HFA gebruik van een externe partij om zo voldoende bezetting te borgen.

Proj. Nr. 10 Toegankelijk maken Flevolandse bronnen (en rechtstitels) De laatste nog niet geïnventariseerde archieven in het quarantaine depot en in het gewone depot hebben we in 2023, voor zover mogelijk, opgepakt. Voor de bewerking van deze archieven hebben we een prioritering aangebracht. Bij deze prioritering is rekening gehouden met historisch belang, eventuele beperkingen openbaarheid/auteursrechten en omvang van het archief. Het inventariseren van de geselecteerde archieven is zoveel mogelijk door de eigen medewerkers uitgevoerd. Waar nodig, is advies en/of ondersteuning van externen gevraagd. Voor het inventariseren van digitale archieven heeft HFA in 2023 nieuwe kennis verworven en hebben we best practices verkend, die we in 2024 gaan inzetten bij deze laatste nog te inventariseren archieven. We verwachten dit in 2024 af te ronden.

Proj. Nr. 11 Overbrenging Bouwvergunningen Alle gemeenten die zijn aangesloten bij HFA hadden een achterstand in het overbrengen van de bouwvergunningen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de actuele stand van zaken per partner. De situatie was dat de gemeenten nog inzage verleenden aan de burger, terwijl het archief dat ouder is dan 20 jaar aan HFA als aangewezen archiefbewaarplaats overgebracht behoord te worden om daar verder beheerd en beschikbaar gesteld te worden. Daarmee voldeden gemeenten niet aan hun wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet 1995. Per partner hebben we in kaart gebracht welke stappen nodig waren om de overbrengingen te formaliseren. We hebben randvoorwaarden geformuleerd en werkwijze met betrekking tot bewerking, beheer en toegankelijk maken van de bouwvergunningen. Het betreft hier zowel analoge als digitale archieven met bouwvergunningen. We hebben in 2023 diverse deelprojecten met de verschillende partners opgezet en gaan verder met de afronding van deze projecten in 2024.

Proj. Nr. 12 Hotspots Sinds de invoering van de selectielijst 2017 zijn overheden verplicht om een lokaal uitgevoerde hotspotmonitor vast te stellen, met als doel het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die van grote invloed zijn op de werkzaamheden en besluitvormende processen van de overheidsorganisatie. Door de zorgdragers die zijn aangesloten bij Het Flevolands Archief waren nog geen hotspots vastgesteld. Het Flevolands Archief wil in dit proces een ondersteunende en een faciliterende rol spelen. De ervaring die we daarbij opdoen gebruiken we om ook een eigen hotspotmonitor op te zetten. We hebben daartoe in 2022 een procesbeschrijving voor de hotspotmonitor opgesteld. Het doel was drieledig: 16

1)

aansturen op een uniforme werkwijze voor het organiseren en uitvoeren van de hotspotmonitor,

2)

vaststelling van lokale hotspots door de partners en

3)

vaststelling van regionale hotspots in samenwerking met de partners.

In 2023 heeft de archivaris alle overheden een advies gegeven om hotspots vast te stellen. Wanneer hotspots vastgesteld zijn worden ze door de overheden uitgewerkt. HFA faciliteert hierin. Daarnaast is HFA gestart met het veiligstellen van particuliere archieven en collecties van de hotspot. Eind 2023 is de methode geëvalueerd, om in 2024 weer in te vullen.

Beheer digitaal archief Reguliere werkzaamheden De afgelopen jaren heeft HFA de basis gelegd voor het beheren van de digitale archieven. De vraagstukken rondom digitale archivering en aansluittrajecten op het e-Depot van HFA, staan ook in 2024 hoog op de agenda. In 2023 heeft HFA na een aanbestedingsprocedure een eDepotvoorziening geselecteerd en is de implementatie van start gegaan. We zetten in 2024 in op het verder implementeren en doorontwikkelen van het e-Depot. We richten ons ook op het uitvoeren van pilots voor verschillende archieven met de GR-deelnemers. Daarnaast gaan we door met het doorontwikkelen van de Roadmap digitale archivering en zetten we waar mogelijk stappen in de ontwikkeling van (linked) open data. Ook houden we innovatieve ontwikkelingen goed in de gaten en gaan we deze inzetten voor het verder verbeteren van de digitale dienstverlening. Projecten In 2023 zijn de aanbesteding en eerste implementatie van het e-Depot uitgevoerd door de werkgroep e-Depot, waarin medewerkers van HFA de GR-deelnemers actief hebben meegenomen in het proces. De verwachte uittreeddatum van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen is 1 januari 2025. In 2024 geven we het e-Depot verder vorm en ontwikkelen we daarnaast het informatiebeheer van de interne organisatie door. Proj. Nr.

13 Voortgang e-Depot: Vormgeven concretisering Digitale Duurzaamheid en bijbehorende dienstverlening HFA heeft in 2023 via een aanbesteding een nieuwe e-Depotvoorziening aangeschaft. Ook is de dienstverlening voor digitale en analoge archivering verder verduidelijkt in de producten- en dienstencatalogus. In 2024 zetten we de ontwikkelingen voort en gaan we verder met de aansluiting van de GR-partners op het e-Depot. Ook gaat HFA verder met het doorontwikkelen van het interne informatiebeheer.

17

Proj. Nr. 14,15,16 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal HFA zet in 2024 opnieuw in op het doorontwikkelen van digitale dienstverlening en brede toegankelijkheid. Het archief is daarom bereikbaar via diverse digitale klantkanalen zoals de chat, de website, het forum Vele Handen, Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter. Ook weten mensen het archief via e-mail goed te bereiken. In 2024 houden we deze kanalen goed up to date en we houden de nieuwste ontwikkeling binnen digitale klantencontacten bij. We starten waar nodig en mogelijk met nieuwe klantkanalen passend bij de actuele behoefte en houden daarbij de brede toegankelijkheid in het oog. Ook gaan we de virtuele studiezaal verder uitbreiden, we zetten scanning-on-demand voort, net als het ontsluiten van digitale en analoge kranten via de website, het ontsluiten van handgeschreven stukken middels digitale transcriptie (meest geraadpleegde bronnen) en het online aanvragen van stukken. We blijven daarin ontwikkelen naar vraag en behoefte van onze klant. In 2021 en 2022 hebben we de digitale dienstverlening verbeterd voor mensen met een (auditieve en/of visuele) beperking, door stappen te zetten richting volledige certificering met het keurmerk Drempelvrij voor toegankelijke websites. In 2023 hebben we de website in eigen beheer genomen, met technische ondersteuning van een extern bureau.

Deze ontwikkelingen naar meer autonomie in onze communicatiekanalen zetten we in 2024 voort door de ontwikkelingen op dit gebied te volgen en alle nieuwe publicaties volledig toegankelijk te publiceren. In 2023 hebben we het Vele handen project ingezet als blauwdruk voor andere participatieprojecten en spin- offs. Binnen participatieprojecten is het belangrijk om deelnemers aan te trekken en te behouden. We zetten ook in 2024 diverse kanalen zoals onze sociale media, website en externe partijen hiervoor in. Voor heel 2024 willen we betrokken deelnemers van informatie voorzien en we controleren de voortgang van spin off projecten. Naast de ingeplande evaluatie- en bijstuurmomenten vinden er met regelmaat brainstormsessies plaats voor het vergroten van het publieksbereik of het opzetten van nieuwe spin-offs.

Proj. Nr. 17 DTR3 digitalisering Het Rijk is voornemens om tien procent van de rijkscollectie, welke berusten in de fysieke rijksarchiefbewaarplaatsen, te digitaliseren. Dit om zo een betere ontsluiting en gebruik van de collectie te stimuleren. Sinds 2015 wordt er jaarlijks per RHC 50 m. aan archiefbescheiden gedigitaliseerd. Het Nationaal Archief heeft aangegeven het digitaliseren de komende jaren nog te blijven doen. De voorbereiding voor het digitaliseren van tranche 9 van te digitaliseren rijkscollectie bij HFA is in 2023 ingezet en de uitvoering vindt plaats in 2024. Na digitalisering worden scans van de archiefbescheiden gekoppeld aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en beschikbaar gesteld aan het brede publiek. In 2023 heeft HFA ingezet op een bijzondere wijze van toegankelijk maken voor publiek, met extra aandacht voor deze door het Rijk gedigitaliseerde collecties. In 2024 concretiseren we vervolgstappen die we in 2023 hebben geformuleerd rond deze eerder toegepaste wijze van toegankelijk maken van de gedigitaliseerde collecties.

18

Proj. Nr. 18 Audiovisuele collecties In de afgelopen jaren is ingezet op digitalisering van zowel videobanden als filmmateriaal gegenereerd voor de Rijksdienst IJsselmeer Polders (RIJP). Het materiaal dat geen beperking heeft op auteursrechten en via onze website toegankelijk is, wordt door bezoekers zeer goed bekeken. Het is daarom de moeite waard om de komende jaren te blijven inzetten op het digitaliseren en ontsluiten van beeldmateriaal. Ook hebben we ingezet op de inrichting van een depotruimte voor audiovisueel (AV) materiaal. In de komende periode zetten we het werk aan de audiovisuele collecties bij HFA projectmatig voort. We hebben door middel van een stappenplan aandacht voor de kwetsbare digitale dragers en audiodragers van magnetisch materiaal. In 2023 hebben we ingezet op het invullen van de vacature medewerker AV. Deze medewerker heeft een evaluatie uitgevoerd en voor 2024 nieuwe aandachtspunten benoemd. We hebben steeds meer mogelijkheden om in te zetten op actieve acquisitie voor aanvulling van de beeldcollectie. Dit werken we middels een stappenplan in 2024 verder uit. We zetten in op de zogenaamde ‘blinde vlekken’. We brengen ook dit materiaal breed onder de aandacht van het publiek.

5.1.5

Termijnagenda

Activiteit

2023

Project nr. 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Project nr. 3 Monitoren Rechtmatigheidsverantwoording Project nr. 4 Doorontwikkelen inrichting HRM Project nr. 5 Opleidingsplan Project nr. 6 Strategisch denken, tactisch handelen Project nr. 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Project nr. 8 Gegevensbeheer/privacybeleid Project nr. 9 Optimaliseren Archieftoezicht Project nr. 10

19

2024

2025

2026

2027

Toegankelijk maken Flevolandse bronnen (en rechtstitels) Project nr. 11, Overbrenging Bouwvergunningen Project nr. 12 Hotspots Project nr. 13 Voortgang e-Depot: Vormgeven concretisering Digitale Duurzaamheid en bijbehorende dienstverlening Project nr. 14, 15, 16 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Project nr. 17 DTR3 digitalisering Project nr. 18 Audiovisuele collecties

20

5.1.6 Programmabegroting

Programmabegroting 2024 - 2027 Programma

Archivering

Omschrijving

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Saldo lasten Saldo baten Saldo

1.427.576 1.413.416 -14.160

1.515.598 1.454.169 -61.430

1.539.097 1.496.144 -42.953

1.563.084 1.489.378 -73.706

14.160

61.430

42.953

73.706

0

0

0

0

Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo Programma

Toelichting: Het enige programma dat HFA kent is het programma ‘Archivering’. Alle baten en lasten en eventuele dotaties en onttrekkingen zijn dus toe te rekenen aan dit programma. Betreft een raming van kosten voor o.a. personeelskosten en benodigde overige middelen voor het programma, waarbij meerjarig rekening is gehouden met o.a. loon- en prijsstijgingen. De raming voor de baten betreft een toerekening van de geraamde ontvangsten van derden en deelnemers aan dit programma e.e.a. conform de uitwerking volgens financiële bijlage van de Gemeenschappelijke regeling HFA.

21

5.1.7

Organisatie

Per 2023 is de organisatie als volgt samengesteld: Opbouw Organisatie Omschrijving Directeur

formatie

bezetting 1 fte

1 fte

AV-medewerker Communicatiemedewerker Studiezaal medewerker / PR Functioneel Beheerder Vrijwilligersmedewerker Archiefmedewerker

1 fte 2 fte 1 fte 0,5 fte 0,67 fte 1,78 fte 0,11 fte 0,55 fte

0,89 fte 2 fte 0 fte 0 fte 0,67 fte 0,78 fte 0,11 fte 0,55 fte

Vrijwilligerscoördinator Medewerker Administratie Financiën

0,67 fte 0,33 fte

0,67 fte 0,33 fte

HRM Adviseur ad interim Managementassistent

0,44 fte 0,78 fte 0,67 fte 1 fte 0,67 fte

0,44 fte 0,78 fte 0,67 fte 0 fte 0,55 fte

Junior Adviseur Digitale Informatie

1 fte

0,89 fte

Medewerker Specialist Metadatering

1 fte

0 fte

Ondersteunend medewerker Archieven

0,5 fte

0,5 fte

15,67 fte

10,83 fte

Senior Archivaris Archivarissen

Medewerker Administratie Financiën/HRM Senior Adviseur Digitale Informatie Financieel adviseur/Controller ad interim

Totaal

Op 31 december 2022 waren er 13 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief. Er worden wekelijks korte overleggen ingepland en maandelijks personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij de medewerkers door de directeur en het MT worden bijgepraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap.

22

5.1.8 Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a. het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b. de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c. de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht en zijn verwerkt in CAO-Rijk. 5.1.9. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland is in 2017 eigenaar van het vastgoed geworden. 5.1.10 Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen

2. effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen 3. betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging 4. naleving wet- en regelgeving. Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuur rapportages. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit. 5.1.11 BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, Provincie en waterschap zijn belast. 5.1.12 Duurzaamheid HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Daarnaast zal HFA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding.

23

5.1.13 Automatisering Automatisering bestaat bij HFA onder andere uit een supportsysteem met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek, het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoorsoftware, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten zijn ingericht en worden beheerd door een externe systeembeheerder en met de functioneel beheerder van HFA als achterwacht. Een deskundige partij is aangetrokken voor de implementatie en projectleiding van nieuwe onderdelen en de doorontwikkeling van intern informatiebeheer binnen SharePoint in de organisatie.

5.1.14 Openbaarheidsparagraaf Op basis van artikel 3.5 van de Wet Open overheid (WOO) benoemen wij hierbij welke beleidsvoornemens wij zoal hebben op het gebied van de WOO. In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Onze beleidsvoornemens in de periode 2024 – 2027 zijn onder andere: - Het laten functioneren onze contactfunctionaris, die verantwoordelijk is voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen; - Het verder beheren van onze informatie-architectuur ten aanzie van de 11 categorieën voor informatie omschreven, die in de WOO beschreven worden; - We gaan een informatiebeleidsplan implementeren. Deze stellen we in 2023 op. Dit informatiebeleidsplan gaan we ook gebruiken om onze beleidsvoornemens op het gebied van WOO nader te formuleren; - Ook gaan we een informatiebeveiligingsplan implementeren. Deze stellen we in 2023 op; - We blijven werken aan het bewustzijn van onze medewerkers op het gebied van privacy, AVG en informatieveiligheid.

24

5.2

Financiële Paragrafen

Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: 1.

Onderhoud kapitaalgoederen

2. Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Financiering 4. Bedrijfsvoering 5. Lokale Heffingen 6. Grondbeleid 7. Verbonden partijen Voor Het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.

5.2.1

Onderhoud kapitaalgoederen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve is geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland. Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen zullen conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ 2019 worden afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf €10.000 per object. Voornemens is om de nota in 2023 te herzien en het te activeren bedrag verlagen naar € 5.000, - per object.

5.2.2

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden 25

gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.917,- (stand 31 december 2022). Het nog te bestemmen resultaat 2022 is € 133.213. De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2022 € 475.611. In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA € 695.742. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage exclusief DTR bedroeg € 958.853 De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 95.885.

De huidige stand van de algemene reserve bedraagt € 86.917 en valt daarmee binnen de norm.. Risicobeheersing Voor de bekostiging van de uitvoering van haar taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Vanaf 2024 worden voor de edepotvoorziening jaarlijkse bijdragen vanuit provincie, gemeenten en waterschap verkregen ter dekking van de structurele kosten van een e-depotvoorziening. De reguliere bijdragen zijn opgenomen in de financiële bijlage bij de nieuwe GR die in 2017 in werking is gegaan. In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (p. 13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s: ‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld: Rijk (OCW/M&C) 49% De Provincie Flevoland 8% Gemeente Lelystad 20%

26

Gemeente Dronten 10,5% Gemeente Urk 5% Gemeente Zeewolde 5,5% Waterschap Zuiderzeeland 2%

Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening. Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige financiële positie / weerstandsvermogen zijn: •

Op termijn uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling;

•

Structurele financiering opname archieven aangesloten gemeenten, Provincie en waterschap in het nog te ontwikkelen e-Depot

•

Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers;

•

Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling;

•

Niet uitvoeren Onderhoudsplan huisvesting Provincie

•

Samenwerking Batavialand vervalt/ stagneert

•

WW-verplichtingen.

•

Verhuizing HFA

Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur. 27

5.2.3

Financiering

Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en is geen verdere actie ondernomen. Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën.

Er is een vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden is het drempelbedrag van € 1.000.000,-. Omdat HFA zelf regelmatig bedragen overstort naar het Rijk en een begroting heeft van circa € 1,1 miljoen, is het voor HFA realiseerbaar om zich aan de regels van het schatkistbankieren te houden. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)