2cf0e299-d9e6-481d-b59b-50ae725b9144.pdf

HFA heeft een vervolgproject rond de videobanden opgezet in 2020. HFA heeft in 2020 een globale inventarisatie van het audiovisuele materiaal gemaakt. Hieruit bleek dat er een uitgebreide collectie aan videobanden aanwezig is bij HFA. In totaal zijn er 900+ Umatic en VHSbanden, daarnaast nog een aantal andersoortige banden. Het grootste deel hiervan bevindt zich in collectie 499 Rijksarchief in de provincie Flevoland, film en video. De videobanden bleken kwetsbaar voor degradatie. Deze omstandigheden waren een directe aanleiding om al 2020 te starten met het behandelen en digitaliseren van collectie 499. In 2020 heeft HFA ook een project rond de digitalisering en ontsluiting van de videobanden van de Vereniging Lokale Omroep Dronten (VLOD) afgerond. De VLOD ontstond in 1973 als experiment voor lokale televisie. Vanaf de eerste uitzending in 1975 heeft de VLOD veertien jaar lang de ontwikkelingen in de gemeente Dronten in beeld gebracht. In 1999 werd de vereniging opgeheven en kwam het archief in handen van De Meerpaal. Deze droeg het beheer over aan de rechtsvoorganger van Het Flevolands Archief.

23

In 2015 kwam er nieuwe aandacht voor dit archief. Al snel werd duidelijk dat het met spoed gedigitaliseerd moest worden. De kwaliteit van de videobanden ging hard achteruit. Oud-medewerkers van de VLOD hebben dit opgepakt. Dankzij hun vrijwillige inzet is dit beeldmateriaal veiliggesteld. Medewerkers van HFA hebben vervolgens assistentie verleend in het maken van een goede inventaris en het toevoegen van de juiste metadata om zo het materiaal geschikt te maken voor digitale ontsluiting. Het materiaal is opgenomen in het collectiebeheersysteem van HFA en is vanaf december 2020 604 films via de website beschikbaar aan het stellen voor het publiek. Resultaat effectenindicatoren 2020 > toename digitaal doorzoekbare data > toename digitale data in het e-Depot > toename ontsluiting filmmateriaal > toename bezoek website > toename digitaal herbruikbare data/open data > toename interactie met publiek Met de formele oprichting van Het Flevolands Archief op 1 juli 2017, het oprichtingsevenement op 11 januari 2018 en de onthullingen van de nieuwe huisstijl en website op 1 augustus 2018, heeft HFA initiatief tot 0-metingen van bezoek- en kerncijfers genomen. Vanuit de nulmetingen is HFA door gaan ontwikkelen. In 2020 hebben we een grote daling in het aantal fysieke bezoekers.

Dit heeft natuurlijk te maken met de verplichte sluiting van de studiezaal en vervolgens de regulering van bezoek aan de studiezaal in verband met de corona-maatregelen. Bij de online doorzoekbare data van Het Flevolands Archief kan onderscheid worden gemaakt tussen de toegangen en beschrijvingen (metadata) en de daaraan gekoppelde digitale objecten. Bij die laatste categorie gaat het tot op heden om gedigitaliseerd materiaal. Cijfers voor die laatste categorie zijn in 2018 voor het eerst (deels) systematisch verzameld. De digitale collectie was in 2020 via vijf kanalen te bereiken: middels de eigen website www.hetflevolandsarchief.nl, maar ook via https://www.wiewaswie.nl/, https://www.openarch.nl en https://www.archieven.nl en www.velehanden.nl. In de vergelijking tussen 2018 en 2019 was het aantal bekeken pagina’s uit de digitale collectie met 20% toegenomen. Deze cijfers zetten ook in 2020 gestaag door. Dit geldt ook voor het aantal zoekacties in de digitale collectie. Omdat de landelijke infrastructuur voor het beheer van digitaal archief in 2020 wel voor HFA beschikbaar was, maar door verschuiving in samenwerking rond het eDepot nog niet voldoende gevuld, zijn in dit jaar geen cijfers op gebied van data in e-Depot. Vanaf het live gaan van de website in augustus 2018 tot en met eind 2020 loopt het aantal bezoekers van de website op.

Het openbaar maken van verschillende collecties online, maar ook het online komen van verschillende kranten en de digitalisering van films heeft hieraan bijgedragen. Daarnaast heeft het storytelling project en de verschillende momenten dat HFA in de regionale media te zien was een impuls aan de cijfers gegeven.

24

2.5.4

Termijnagenda

Activiteit

2020

Optimaliseren Archieftoezicht Overbrengen Overheidsarchieven: Inventariseren en Overbrenging Bouwvergunningen

Inrichting E-depot Voortgang E-depot CBS Opstellen Informatiebeleidsplan Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/virtuele studiezaal Opstellen Producten- en Diensten Catalogus Preventie en conservering – Koude Berging DTR3 digitalisering Plan van Aanpak auteursrechten Filmcollectie

25

2021

2022

2023

2024

2.5.5

Wat mag het kosten?

Programma 2 Omschrijving Saldo lasten Saldo baten Saldo

Archivering Jaarrekening Primaire Begroting na Jaarrekening 2019 begroting 2020 wijziging 2020 2020 436.309 436.050 562.505 567.787 -346.931 -19.256 -130.256 -111.766 89.378 416.793 432.248 456.021

Toevoegingen aan reserves Ontrekkingen aan reserves

-115.000

Nadelig saldo Programma 2

-25.622

-3.500

205.000 -180.955

205.000 -177.456

413.293

456.293

483.565

Toelichting: Geen bijzonderheden t.o.v. de 2e Berap. Overzicht incidentele mee- en tegenvallers Er is alleen sprake van een incidentele tegenvaller. Vastgesteld beleid - Jaarplan 2020 - Meerjarenbeleidsplan 2021-2024 - Insteek Informatiebeleidsplan - Vervolg roadmap toewerken naar e-Depot dienstverlening - Stappenplan decentrale overheden

26

1. Paragrafen 3.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 3.1.1 Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. In 2019 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. 3.1.2. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve; b. de stille reserves; c. de post voor onvoorziene uitgaven; d. de onbenutte belastingcapaciteit.

Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.909 (stand 31 december 2020). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2020 € 723.770. In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA dus € 810.679, te weten € 86.909 en € 723.770, exclusief het nog te bestemmen resultaat 2020 van € -10.756. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage exclusief DTR bedroeg € 911.999. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 91.199. De huidige stand van de algemene reserve bedraagt € 86.909 en is daarmee lager dan de norm. 3.1.3. Risico-inventarisatie Voor de bekostiging van de uitvoering van zijn taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Deze bijdragen zijn opgenomen in de financiële bijlage bij de nieuwe GR die in 2017 in werking is gegaan. In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (pagina 13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s:

27

‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld: Het Rijk (OCW/M&C) De Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Urk Gemeente Zeewolde Waterschap Zuiderzeeland

49,0% 8,0% 20,0% 10,5% 5,0% 5,5% 2,0%

Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.

28

Gebeurtenis / risico

Oorzaak

Gevolg

Financieel effect

Op termijn uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling

Het ministerie OCW heeft de RHC’s aangekondigd op termijn uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s te treden.

Mogelijke andere positie van het Rijk t.o.v. RHC’s

Nog onvoldoende inzicht

Structurele financiering opname archieven aangesloten gemeenten, Provincie en waterschap in het gezamenlijk e-Depot NA en RHC’s

Vanaf 2017 draagt OCW de structurele kosten voor het eDepot en de opname van de rijksarchieven. Voor de structurele kosten van het Rijk geldt dat deze bijdrage eind 2019 wordt geëvalueerd en dat dan nieuwe afspraken worden gemaakt vanaf 2020. De kosten voor opname en beheer van het digitaal archief van de andere partners zijn nog niet bekend.

Niet uitvoeren van wettelijke taken m.b.t. duurzaam beheer overheidsarchief

Nog onvoldoende inzicht

29

Kans

Benodigde weerstandscapaciteit

p.m.

p.m.

p.m.

p.m.

p.m.

Vennootschaps -belasting

Vanaf 2016 worden overheidsinstellingen belastingplichtig voor de Vpbdecentrale overheden. Met de Belastingdienst zal worden overlegd dat HFA niet belastingplichtig is.

Als HFA wel als belastingplichtig voor de Vpbdecentrale overheden wordt bestempeld, brengt dat extra kosten mee.

15% van gemaakte winsten op niet wettelijke taken afdragen aan de fiscus

p.m.

p.m.

Verlaagde deelnemersbijd rage

Bezuinigingen bij partners

Uitholling activiteiten; onvoldoende kunnen vervullen van de wettelijke taken

€1.289.531

1,5%

€ 19.343

Wachtgeldverplichtingen (incl. langdurig ziek) en risico verplichte invulling functie

Gemiddeld circa wachtgeldaanvraag per beleidscyclus

Dubbele kosten voor de functie(s)

€ 72.491

50%

€ 36.245

Niet uitvoeren onderhoudspla n huisvesting Provincie

Bezuinigingen Provincie

Onvoldoende uitvoeren van wettelijke taken m.b.t. duurzaam beheer overheidsarchief en werkplekken (ARBO)

Nog onvoldoende inzicht

p.m.

p.m.

Samenwerking Batavialand vervalt/ stagneert

Afspraken niet voldoende vastgelegd/ tegenstrijdige belangen

Gebruik van het pand is onzeker

Nog onvoldoende inzicht

p.m.

p.m.

Totaal:

€ 55.588

30

3.1.4 Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 55.588. De beschikbare weerstandscapaciteit is € 86.909. Daarmee is de verhouding (nodig / beschikbaar) 1,6. Daarmee scoort HFA uitstekend. Dat houdt in dat HFA in staat is om de onderkende risico’s in 2020 financieel te dragen. 3.1.5. Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf 'Weerstandsvermogen en risicobeheersing' moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken.

Jaarrekening 2019

Begroting 2020 na wijziging

Jaarrekening 2020

Netto schuldquote

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

88,66%

87,37%

86,07

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Solvabiliteitsrisico Structurele exploitatieruimte

HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.

3.2. Kapitaalgoederen en onderhoud 3.2.1. Algemeen Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve is geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld.

31

3.2.2. Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen zullen conform de opgestelde en goedgekeurde nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ lineair worden afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 5.000 per object. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland.

3.3. Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.

3.4. Financiering 3.4.1. Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. In de nieuw op te stellen mandaatregeling zal het aangaan en verstrekken van geldleningen een exclusieve AB bevoegdheid blijven. 3.4.2. Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën.

Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan.

32

Voor 2020 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HFA op basis van het begrotingstotaal afgerond € 6.885 (0,75% van € 918.022 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is. Met het ter beschikkingstellen van de suppletiegelden heeft HFA een hoger saldo dan de minimumnorm. In 2019 is het schatkistbankieren volledig ingericht. 3.4.3. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HFA, conform de richtlijnen van treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm. 3.4.4.

Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HFA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 75.278 (8,2% van € 918.022 = exploitatiesomvang 2020) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000,00 HFA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

33

3.5. Bedrijfsvoering 3.5.1.

Organisatie inrichting

2021 Opbouw Organisatie

Directeur Archivarissen Studiezaal medewerker Functioneel beheerder Archiefmedewerker P&O Adviseur ad interim Managementassistent Medewerker Administratie Financiën/HRM Controller ad interim Projectleider e-Depot

1 fte 1,67 fte 0,67 fte 0,67 fte 2,33 fte 0,44 fte 0,44 fte 0,67 fte 0,11 fte 0,78 fte 8,78 fte

Op 31 december 2020 waren er 12 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief. Er worden wekelijks korte overleggen ingepland en maandelijks personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT worden bijgepraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA-vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap. 3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat: a. het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b. de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c. de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere CAO-recht en zijn verwerkt in de CAO-Rijk. De medewerkers zijn in de loop van 2019 geïnformeerd over de wijzigingen en de invoering van de WNRA en hebben in december 2019 hun arbeidsovereenkomst ontvangen.

34

3.5.3. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland is in 2017 eigenaar van het vastgoed geworden. De provincie heeft een Plan van Aanpak opgesteld voor het onderhoud. De doelstelling van dit plan van aanpak is om inzicht te krijgen welke gebreken er op dit moment zijn in/aan het gebouw en hoe het achterstallig onderhoud opgepakt gaat worden, zowel preventief als meerjarig onderhoud. De prioriteit zal in 1e instantie liggen op het oplossen en verwerken van de diverse gebreken uit het verleden. Daarnaast wordt het meerjarig onderhoud inzichtelijk gemaakt voor een periode van 25 jaar, de zogenaamde MJOP/MJOB installatietechnisch/ bouwkundige overzichten. Hiermee wordt het voor de provincie inzichtelijk wat er jaarlijks gereserveerd moet worden aan gelden voor meerjarig onderhoud. 3.5.4. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:  bereiken van strategische doelstellingen;  effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen;  betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging;  naleving wet- en regelgeving. Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportages.

Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit. 3.5.5. BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, Provincie en waterschap zijn belast. 3.5.6. Duurzaamheid HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Daarnaast zal HFA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. 3.5.7. Automatisering In 2018 vond de implementatie van de nieuwe ICT-omgeving plaats. Voor de nieuwe kantooromgeving geldt dat HFA als zelfstandig organisatie in het huidige pand opereert. Data van de ‘oude’ organisatie is verdeeld tussen HFA en Batavialand, waarbij de data en bedrijfsprocessen van HFA in het nieuwe netwerk zijn opgenomen.

Een supportsysteem met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek, het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoorsoftware, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten zijn ingericht en worden beheerd door de systeembeheerder van HFA welke gedetacheerd is via Avance ICT Groep Nederland, met mogelijkheden tot overleg met de ICT-afdeling van HUA en met de functioneel beheerder van HFA als achterwacht. BECISDIOR is aangetrokken voor de implementatie en projectleiding van nieuwe onderdelen en intern informatiebeheer binnen SharePoint in de organisatie.

35

II. Jaarrekening Jaarrekening 2020 bestaande uit: 1.

Balans per 31 december 2020;

2. Staat van Baten en Lasten 2020; 3. De missie van HFA; 4. Algemene grondslagen voor de opstelling van de Jaarrekening; 5. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva; 6. Toelichting op de balans per 31 december 2020; 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen; 8. Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2020 en de begroting 2020; 9. Wet Normering Topinkomens.

36

1. Balans per 31 december 2020

ACTIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

85.495

34.998

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

85.495

Totaal vaste activa

34.998 85.495

34.998

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Banksaldi

809.342

940.948

56.702 738.609

55.000 846.687

14.030

39.261 30.373

30.373

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

3.581 3.581

4.126 4.126

5.381 5.381

Totaal vlottende activa

843.841

949.910

Totaal generaal

929.337

984.907

37

PASSIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat

799.922 86.909 723.770 -10.756

Totaal vaste passiva

873.189 86.909 301.166 485.114

799.922

873.189

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Totaal vlottende passiva Totaal generaal

74.785 74.785 54.630 54.630

66.026 66.026

129.415 929.337

38

45.692 45.692

111.718 984.907

2. Staat van Baten en Lasten 2020 Staat van Baten en Lasten 2020 Nr.

1 3 5 7 9

2 4 6

Omschrijving

Rekening 2019

LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Afschrijvingen

Primaire Begroting na Rekening 2020 begroting 2020 wijziging 2020

562.987 202.958

636.727 162.570

677.918 185.434

698.862 183.807

98.397 59.082 48.807

95.351 9.670 13.704

89.351 117.126 13.704

84.805 127.891 9.104

Totaal lasten

972.232

918.021

1.083.532

1.104.468

BATEN Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

891.924 293 346.638

891.765 19.256 0

1.002.766 19.256 0

1.023.765 7.436 0

1.238.856

911.021

1.022.022

1.031.202

Batig saldo (baten - lasten)

266.624

-7.000

-61.510

-73.266

Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

15.231 233.721

0 7.000

205.000 267.510

205.000 267.510

Saldo van baten en lasten

485.114

0

1.000

-10.756

Totaal baten

3. De missie van Het Flevolands Archief De missie van Het Flevolands Archief luidt als volgt: Bij Het Flevolands Archief ervaar je hoe het unieke leven op het jongste stukje Nederland is ontstaan, zich ontwikkelt en hoe we dit voor de toekomst op een vernieuwende en verbindende manier vastleggen en delen. Het Flevolands Archief + herbergt verhalen uit het dagelijks leven + is het jongste archief van Nederland + trekt belangstelling uit de hele wereld + deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap + is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd

39

De Collectie De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Alle overheden in de provincie Flevoland, op twee na, zijn deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. Het Flevolands Archief is er voor overheden en burgers die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik willen maken van de collecties en diensten van Het Flevolands Archief.

-

Onze kernwaarden zijn: * Betrouwbaarheid en authenticiteit * Verbinding en samenwerking * Toekomstbestendigheid, ontwikkeling en innovatie * Welbevinden, gezondheid en geluksgevoel (Meerjarenbeleidsplan 2021-2024).

4.

Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar worden in acht genomen, indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

5.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva

5.1.

Grondslagen voor de waardering van activa

5.1.a Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. 5.1.b Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. 5.1.c Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi. 40

5.2.

Grondslagen voor de waardering van passiva

5.2.a Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit: a. Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. b. Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. 5.2.b Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

5.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat

Bedrijfsopbrengsten a. Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben. b. Overige baten en opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen. c. Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten. d. Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.

41

6. Toelichting op de balans per 31 december 2020 A. Toelichting op de Activa 1.

Materiële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met maatschappelijk nut van HFA . a. Overige materiële vaste activa

Software en Verbouwing computerapp en inrichting aratuur

Inventaris

Totaal

Boekwaarde per 1 januari 2020 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa Boekwaarde per 31 december 2020

0 59.601 0 0 59.601

34.535 0 8.642 0 25.893

462 0 462 0 0

Cumulatieve aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 31 december 2020

59.601 0 59.601

100.658 74.765 25.893

169.010 169.010 0

34.997 59.601 9.104 0 85.494

329.269 243.775 85.494 A.

2. Vlottende activa a. Uitzettingen b.

Uitzettingen Vorderingen op openbare lichaam Nog te ontvangen subsidie en bijdrage

31-12-2020

31-12-2019

56.702

55.000

s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

738.609

846.687

Overige vorderingen Debiteuren algemeen Omzetbelasting Totaal

0 14.030 809.342

2.491 36.770 940.948

De nog te ontvangen subsidie en bijdrage 2020 is voornamelijk de door Provincie toegezegd bijdrage, te weten € 55.000, voor het project ‘vervangen collectie beheer systeem’. Het drempelbedrag van het schatkistbankieren is € 250.000.

42

Liquide middelen

Liquide middelen

31-12-2020

31-12-2019

ING bank

30.373

3.581

Totaal

30.373

3.581

De overige tegoeden zijn direct opvraagbaar. De liquiditeitspositie blijft stabiel. b. Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Overlopende activa

31-12-2020

31-12-2019

Vooruitbetaalde bedragen

4.126

5.381

Totaal

4.126

5.381

31-12-2020

31-12-2019

Contributies en abonnementen Kosten internet Verzekeringen Bankrente Overigen

1.829 0 2.196 0 101

4.666 0 568 100 47

Totaal

4.126

5.381

Toelichting op de vooruitbetaalde bedragen: Vooruitbetaalde bedragen

43

B. Toelichting op de Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat Totaal

Boekwaarde Toevoegingen Onttrekkingen Boekwaarde per 31-12-2019 per 31-12-2020 86.909 86.909 786.280 205.000 267.510 723.770 9 10.765 -10.756 873.189 205.009 278.275 799.922

a. Bestemmingsreserves

Omschrijving

Stand per 31 december 2019

Dotaties

Stand per 31 december Onttrekkingen 2020

Bestemmingsreserves Afschrijvingslasten gecondioneerde archiefruimte voor AV (filmcollectie) Ontwerp en implementatie ICT Ontwerp en implementatie Financiën Project E-depot Collectiebeheersysteem

47.000 86.864 30.000 7.456 43.000

Digitalisering meest geraadpleegde bronnen Opleidingen Knelpunten personele pot Digitale Taken Rijk Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal Totaal bestemmingsreserves

50.000 14.000 164.762 343.198 786.280

47.000

7.000

111.000 40.000 205.000

-20.000 -26.864 -15.000 -7.456 -25.000

74.000 60.000 15.000

-25.000 -7.000 -41.190 -100.000

25.000 7.000 123.572 354.198 40.000 723.770

-267.510

25.000

Bestemmingreserve afschrijvingslasten geconditioneerde archiefruimte voor AV (filmcollectie) Kostenegalisatie bereiken door de afschrijvingslasten voor de investering te dekken door een onttrekking aan deze reserve. Het restaureren en digitaliseren van de filmcollectie die op dit moment in zeer erbarmelijke staat verkeert. Hier zal met voorrang restauratie en digitalisering op moeten plaatsvinden om verval van de collectie te voorkomen. Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie ICT 44

Het inrichten van een efficiënte ICT-organisatie voor financiën. Dit betreft de inrichting van de kantoorautomatisering, het treffen van voorbereidingen voor de projecten e-Depot, CBS en nieuwe website en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving. Het plan van aanpak hiervoor is in 2017 opgesteld. Bestemmingsreserve ontwerp en implementatie Financiën Dit betreft zowel het inrichten van een administratie en de werkprocessen als het inrichten van de BBV P&C cyclus. Bestemmingsreserve project e-Depot Het opvangen van de extra organisatiekosten voor de implementatie van het e-depot, voor zover niet gedekt vanuit de DTR-gelden. Bijvoorbeeld: aanvullende opleiding, in kaart brengen van de architectuur, inrichten digitaal atelier etc. Bestemmingsreserve CBS Het opvangen van de extra organisatiekosten voor de aansluiting op het CBS. Bijvoorbeeld: aanvullende opleiding, conversie of verbetering van aanvullende databestanden. Bestemmingsreserve digitalisering meest geraadpleegde bronnen Het digitaliseren van 20 procent van alle voldoende ontsloten archieven van gemeenten, waterschap en provincie (totaal ca. 500 m). Bestemmingsreserve opleidingen Het intensivering realiseren van kennis, gedrag en vaardigheden vanwege nieuwe toekomstplannen HFA.

Bestemmingsreserve knelpunten personele pot Het inrichten van een structurele voorziening om knelpunten op te vangen bij ziekte of langdurige uitval van medewerkers op cruciale posities. Bestemmingsreserve Digitale Taken Rijk Op aangeven van de accountant is voor de onbestede gelden voor DTR-taken een Bestemmingsreserve gevormd. De aanwending is conform de voorwaarden die het Rijk hieraan stelt. Bestemmingsreserve afschrijvingslasten herinrichting studiezaal Kostenegalisatie bereiken door de afschrijvingslasten voor de investering te dekken door een onttrekking aan deze reserve.

45

4. Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto-vlottende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden: Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2020 per 31-12-2019 Crediteuren Loonheffing Pensioenen Gelden onderweg

35.551 11.377 2.857 25.000

39.656 3.674 2.362 0

Totaal

74.785

45.692

De specificatie van de post overlopende passiva is als volgt: Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2020 per 31-12-2019 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend jaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren

54.630

66.026

0

0

Totaal

54.630

66.026

Toelichting: Nog te besteden gesubsidieerde projecten: betreft Digitale Taken Rijk. Ultimo 2019 is dit omgezet in een bestemmingsreserve.

Ontvangen voorschotbedragen van het Rijk en overige Nederlandse overheidslichamen Saldo per 1 januari Ontvangen bijdragen Vrijgevallen bedragen Saldo per 31 december

31-12-2020

31-12-2019 0 0 0 0



46

235.880 111.764 -347.644 0

7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Omschrijving

Contractant

Huur pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad Provincie Flevoland

Duur overeenkomst

Aantal Bedrag op resterende maandbasis maanden

1 juli 2017 t/m 30 juni 2027 €

4.881

78

Niet uit de balans blijkende verplichtingen €

380.747

8.Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2020 en de begroting 2020 Toelichting verschillen jaarrekening 2020 – begroting na wijziging 2020 Lasten: 1.

Personeel

Personeel Salarissen, pensioen en sociale lasten Extern personeelsleden Overige personeelskosten Totaal

Jaarrekening 2019 160.197 364.394 38.397 562.987

Verschil jaarrekening 2020 begroting na Jaarrekening 2020 wijziging 2020 241.222 -307.003 415.705 387.811 41.935 -59.863 698.862 20.944

Primaire begroting 2020 548.226 27.893 60.607 636.727

Begroting na wijziging 2020 548.226 27.893 101.798 677.918

Primaire begroting 2020 100.391 62.179 162.570

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 75.391 80.596 5.205 110.043 103.211 -6.832 185.434 183.807 -1.627

3. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering Huisvesting Organisatie Totaal

Jaarrekening 2019 65.125 137.833 202.958

5. Archieven, collecties en dienstverlening

Archieven, collecties en dienstverlening Collectiebeheer Archiefbeheersysteem Dienstverlening Archiefbewaarplaats Totaal

Jaarrekening 2019 98.397 0 0 0 98.397

Primaire begroting 2020 60.406 9.319 15.272 10.354 95.351

47

Begroting na wijziging 2020 78.406 9.319 1.272 354 89.351

Verschil jaarrekening 2020 begroting na Jaarrekening 2020 wijziging 2020 83.389 4.982 0 -9.319 1.414 142 0 -354 84.805 -4.547

7. E-depot en DTR

E-depot en DTR E-depot en DTR Totaal

Jaarrekening 2019 59.082 59.082

Primaire begroting 2020 9.670 9.670

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 117.126 127.891 10.765 117.126 127.891 10.765

Toelichting: De overschrijding is voornamelijk veroorzaakt door de nagekomen lasten voor het uitvoeren van project Vele Handen.

9. Afschrijvingen

Afschrijvingen Materiële vaste activa Totaal

Jaarrekening 2019 48.807 48.807

Primaire begroting 2020 13.704 13.704

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 13.704 9.104 -4.601 13.704 9.104 -4.601

Toelichting: Door het vaststellen van de investerings- en afschrijvingsnota in 2019 zijn sommige activa in vijf jaar afgeschreven in plaats van 10 of 15 jaar zoals voorheen gebruikelijk was. Dit leidt tot een extra afschrijvingslast in 2019 dat voor een deel begroot was voor 2020. Voor 2020 betekent dit een lagere afschrijvingslast. Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten en provincie

Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage DTR Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

Jaarrekening 2019 453.526 0 68.107 170.928 90.352 49.221 44.488 15.302 891.924

Primaire begroting 2020 446.792 0 69.129 173.492 91.707 49.959 45.156 15.531 891.765

48

Begroting na wijziging 2020 446.792 111.000 69.129 173.492 91.707 49.959 45.156 15.531 1.002.765

Verschil jaarrekening 2020 begroting na Jaarrekening 2020 wijziging 2020 467.026 20.234 111.766 766 69.129 0 173.492 0 91.707 0 49.959 0 45.156 0 15.531 0 1.023.765 21.000

4. Overige bijdragen en overige baten

Bijdragen derden Overige baten Totaal

Jaarrekening 2019 293 293

Primaire begroting 2020 19.256 19.256

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 19.256 7.436 -11.821 19.256 7.436 -11.821

Primaire begroting 2020 0 0

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 0 0 0 0 0 0

Primaire begroting 2020 0 0

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 205.000 205.000 0 205.000 205.000 0

Primaire begroting 2020 7.000 7.000

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 267.510 267.510 0 267.510 267.510 0

6. Incidentele baten en lasten

Incidentele baten en lasten Vrijval DTR gelden Totaal

Jaarrekening 2019 346.638 346.638

Dotaties aan reserves

Dotaties aan reserves Dotaties reserves Totaal

Jaarrekening 2019 15.231 15.231

Onttrekkingen aan reserves

Onttrekkingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Totaal

Jaarrekening 2019 233.721 233.721

49

9. Wet Normering Topinkomens WNT-verantwoording 2020 Het Flevolands Archief De WNT is van toepassing op Het Flevolands Archief. Het voor Het Flevolands Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000, het algemeen bezoldigingsmaximum. 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voor functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt

50

WNT-verantwoording 2020 Het Flevolands Archief De WNT is van toepassing op Het Flevolands Archief. Het voor Het Flevolands Archief 1 2 toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000 , het algemeen bezoldigingsmaximum . 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende e topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13 maand van de functievervulling Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13 e maand van de functievervulling inclusief degenen die op grond van 3 hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt Gegevens 2020 bedragen x € 1

Chantal Keijsper

Functiegegevens 5

Directeur 01/01 – 31/12

Aanvang 6 en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) 7

0,20

Dienstbetrekking?8

nee

Bezoldiging 9 € 28.866

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

n.v.t.

Subtotaal

€ 28.866

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10

€ 40.200

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag 11

N.v.t.

Bezoldiging

€ 28.866

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan 12

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13

N.v.t. N.v.t.

Gegevens 2019 14 bedragen x € 1

Chantal Keijsper

Functiegegevens

Directeur

5

01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2019 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging

8

nee

9

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

0,20

7

51

€ 28.866 n.v.t. € 28.866

1d. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van €1.700 of minder Topfunctionarissen inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder Gegevens 2020

NAAM TOPFUNCTIONARIS

A. Ponsioen F. Brouwer J.N. Appelman T. van Amerongen A. Poppe P.E. van Casteren-Den Os J. Schoone E.J. de Jonge

penningmeester bestuurslid bestuurslid, vicevoorzitter per 14-12-2020 Bestuurslid bestuurslid voorzitter tot en met 15-07-2020 voorzitter per 16-07-2020 bestuurslid

52

III. Controleverklaring accountant Nog toe te voegen na ontvangst

53

IV. Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief

Vaststellingsbesluit

Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief

Als ontwerp “Jaarstukken 2020” vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op xx maart 2021

De directeur van Het Flevolands Archief,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief

Bijeen op xx maart 2021; Gelezen het voorstel van de directeur van Het Flevolands Archief d.d. xx maart 2021;

B e s l u i t:

a. vast te stellen de Jaarstukken 2020, welke sluiten met een nadelig saldo van € 10.756; b. van het nadelig saldo ad € 10.756 van de jaarrekening 2020, € 10.765 te dekken uit de bestemmingsreserve Digitale Taken Rijk en € 9 toe te voegen aan de Algemene Reserve.

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. J. Schoone

54