2cf0e299-d9e6-481d-b59b-50ae725b9144.pdf

JAARVERSLAG 2020

HET FLEVOLANDS ARCHIEF

1

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord ..................................................................................................................................................................... 4

2.

Jaarverslag ...................................................................................................................................................................... 6 2.1. Jaarrekeningresultaat 2020 ........................................................................................................................................ 6 2.2. Resultaatbestemming .................................................................................................................................................. 6 2.3. Balans....................................................................................................................................................................................7 2.4. Programma I: - Bedrijfsvoering ................................................................................................................................ 9 2.5.Programma II - Archivering........................................................................................................................................ 18

3.

Paragrafen ..................................................................................................................................................................... 27 3.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 27 3.1.1

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................... 27

3.1.2.

Weerstandscapaciteit ............................................................................................................................. 27

3.1.3.

Risico-inventarisatie ................................................................................................................................. 27

3.1.4.

Benodigde weerstandscapaciteit ...................................................................................................... 31

3.1.5.

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) 31

3.2. Kapitaalgoederen en onderhoud .......................................................................................... 31 3.2.1.

Algemeen ........................................................................................................................................................ 31

3.2.2.

Waardering en afschrijving van activa ............................................................................................. 32

3.3. Verbonden partijen ............................................................................................................... 32 3.4. Financiering ........................................................................................................................... 32 3.4.1.

Algemeen ....................................................................................................................................................... 32

3.4.2.

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) ............................................................................... 32

3.4.3.

Renterisiconorm ......................................................................................................................................... 33

3.4.4.

Kasgeldlimiet .............................................................................................................................................. 33

3.5. Bedrijfsvoering ..................................................................................................................... 34 3.5.1.

Organisatie inrichting ............................................................................................................................... 34

3.5.2.

Normaliseren rechtspositie ambtenaren ....................................................................................... 34

3.5.3.

Huisvesting .................................................................................................................................................... 35

3.5.4.

Interne beheersing..................................................................................................................................... 35

3.5.5.

BTW .................................................................................................................................................................. 35

3.5.6.

Duurzaamheid ............................................................................................................................................ 35

3.5.7.

Automatisering ............................................................................................................................................ 35

II. Jaarrekening ............................................................................................................................................................................ 36 1.

Balans per 31 december 2020 ............................................................................................................................. 37

2.

Staat van Baten en Lasten 2020 .......................................................................................................................... 39

3.

Missie…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..39 2

4.

Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ..................................... 40

5.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva ...................................................................40 5.1. Grondslagen voor de waardering van activa .......................................................................................... 40 5.1.a

Materiële vaste activa.............................................................................................................................. 40

5.1.b activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……….40

5.1.c

Liquide middelen .......................................................................................................................................40

5.2.

Grondslagen voor de waardering van passiva .......................................................... 41

5.2.a

Eigen vermogen............................................................................................................................................ 41

5.2.b

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ......... 41

5.3

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat ...................................................... 41

6.

Toelichting op de balans per 31 december 2020 ...................................................................................... 42

7.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................................................................. 47

8.

Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2020 en de begroting 2020……………………………………………………………………………………………47

9.

Wet Normering Topinkomens ............................................................................................................................ 50

III.

Controleverklaring accountant........................................................................................................................... 53

IV.

Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief............................ 54

3

I.

Jaarverslag

1.

Voorwoord

Voor u ligt de jaarrekening 2020 van Het Flevolands Archief (HFA). Wij zijn verheugd u deze jaarrekening aan te kunnen bieden. In deze jaarstukken van Het Flevolands Archief vindt u een overzicht van programmadoelen en resultaten van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de financiële resultaten in 2020. De jaarstukken 2020 bestaan uit: 1. het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording en de (verplichte) paragrafen; 2. de jaarrekening met balans per 31 december 2020; 3. een aantal bijlagen. De jaarrekening 2020 laat een negatief resultaat zien van € 10.756 voor reserve mutaties, na reserve mutaties resteert een batig saldo van € 9, wat aan de Algemene Reserve wordt toegevoegd. HFA legt in de jaarrekening 2020 verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting 2020 van HFA die in twee programma’s zijn vastgelegd, te weten: • •

Bedrijfsvoering Archivering

Dit is de laatste keer dat HFA in twee programma’s rapporteert, voortaan gebeurt dat in één programma. Dit is het vierde jaarverslag van HFA. HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Door de krachten te bundelen kunnen de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling HFA optimaal profiteren van de gezamenlijke ontwikkeling van producten en diensten op het gebied van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland. HFA heeft een samenwerkingsovereenkomst met Het Utrechts Archief (HUA) gesloten op het gebied van digitaal beheer, digitale dienstverlening, Financiën en Personeelsbeheer. De directeur van Het Utrechts Archief was voor een dag per week gedetacheerd als directeur van Het Flevolands Archief. Deze samenwerking wordt per 1 januari 2021 volgens plan na vier jaar beëindigd. Vanaf deze datum gaat HFA als een zelfstandige organisatie verder. Deze intensieve samenwerking hebben we dit jaar positief mogen afronden en we willen HUA daarvoor bedanken. In 2020 kreeg HFA, net als iedereen, te maken met een pandemie, de Covid19 uitbraak en de daarmee verbonden maatregelen. Een periode waarin zaken door de corona-crisis snel veranderen en prioriteiten kunnen verschuiven.

Dankzij het reeds ingevoerde flexibel en digitaal werken heeft HFA adequaat kunnen reageren op de veranderende situatie. Er zijn maatregelen getroffen om werknemers te beschermen, de collectie veilig te bewaren en de dienstverlening zover als mogelijk digitaal in te richten. Afrondend dankt het Managementteam alle medewerkers van HFA voor hun inzet in het afgelopen jaar 2020. Zij ziet uit naar het nieuwe jaar 2021, waarin wij met evenveel enthousiasme en plezier de volgende 4

stap gaan zetten, met focus op de wettelijke taken, werken binnen de reguliere planning en controlcyclus en goede communicatielijnen met het bestuur en de ambtelijke adviseurs. HFA maakt daarbij gebruik van kennis en expertise in het overige netwerk van RHC’s en archiefinstellingen, blijft goed aangehaakt op de ontwikkelingen aan rijkszijde in het netwerk van RHC’s en maakt ook in 2021 gerichte keuze welke kennis, competenties en capaciteit in de organisatie zelf beschikbaar moet zijn (basisformatie)en welke externe ingehuurd kan worden. HFA is trots op zijn medewerkers die met deskundigheid en passie een bijdrage leveren om de missie en ambities te vervullen. Daarnaast wil HFA een lerende organisatie blijven die in contact staat met de samenleving en bereid is om haar eigen optreden en dienstverlening te evalueren en te vernieuwen. Immers het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen wij samen!

Lelystad, 1 maart 2021 Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur, drs. Marloes van der Sommen

5

2. Jaarverslag 2.1. Jaarrekeningresultaat 2020 De jaarrekening 2020 van HFA laat een nadelig resultaat zien van € 10.756, voor reserve mutaties als gevolg van een extra onttrekking aan de Bestemmingsreserve Digitale Taken Rijk. Verder ligt het resultaat in lijn met de 2e Bestuursrapportage van 2020.

Staat van Baten en Lasten 2020 Nr.

1 3 5 7 9

2 4 6

Omschrijving

Rekening 2019

LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Afschrijvingen

Primaire Begroting na Rekening 2020 begroting 2020 wijziging 2020

562.987 202.958

636.727 162.570

677.918 185.434

698.862 183.807

98.397 59.082 48.807

95.351 9.670 13.704

89.351 117.126 13.704

84.805 127.891 9.104

Totaal lasten

972.232

918.021

1.083.532

1.104.468

BATEN Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

891.924 293 346.638

891.765 19.256 0

1.002.766 19.256 0

1.023.765 7.436 0

1.238.856

911.021

1.022.022

1.031.202

Batig saldo (baten - lasten)

266.624

-7.000

-61.510

-73.266

Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

15.231 233.721

0 7.000

205.000 267.510

205.000 267.510

Saldo van baten en lasten

485.114

0

1.000

-10.756

Totaal baten

2.2. Resultaatbestemming De jaarrekening 2020 van Het Flevolands Archief sluit met een nadelig saldo van € 10.756. Dit valt uiteen in een extra onttrekking aan een Bestemmingsreserve en een marginale toevoeging aan de Algemene Reserve. Voorgesteld wordt aan het Algemeen Bestuur om de extra uitgaven ad € 10.765 voor het project Digitale Taken Rijk te onttrekken aan de bestemmingsreserve Digitale Taken Rijk en € 9 toe te voegen aan de Algemene Reserve.

6

2.3. Balans per 31 december 2020 ACTIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

85.495

34.998

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

85.495

Totaal vaste activa

34.998 85.495

34.998

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Banksaldi

809.342

940.948

56.702 738.609

55.000 846.687

14.030

39.261 30.373

30.373

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

3.581 3.581

4.126 4.126

5.381 5.381

Totaal vlottende activa

843.841

949.909

Totaal generaal

929.337

984.907

7

PASSIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat

799.922 86.909 723.770 -10.756

Totaal vaste passiva

873.190 86.909 301.166 485.114

799.922

873.190

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden

74.785 74.785

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Totaal vlottende passiva Totaal generaal

45.692 45.692

54.630 54.630

66.026 66.026

129.415 929.337

In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht. In 2019 is de beleidsnota “Reserves en Voorzieningen” ex artikel 212 van de Gemeentewet door het bestuur HFA vastgesteld. In deze jaarrekening is conform deze nota gerapporteerd en gehandeld.

8

111.718 984.907

Beleidsbegroting: programmabegroting

In de programmabegroting 2020-2023 konden we nog niet voorzien dat we in 2020 met enkele ontwikkelingen te maken kregen rond de gevolgen van de corona-crisis. De continuïteit was in 2020 niet in geding, er zijn passende maatregelen genomen om werkzaamheden voldoende door te laten lopen. Daarnaast is een fasering en een continuïteitsplan uitgewerkt en is voor de verschillende taken uitgewerkt hoe we de dienstverlening binnen de regels zoals deze door RIVM zijn gepresenteerd kunnen laten plaatsvinden. Dat bestond uit een protocol, een hygiëneplan en per taak een plan van aanpak. Dit is onverminderd van kracht en wordt naar gelang de fasering vanuit het kabinet aangepast.

2.4

Programma I: Bedrijfsvoering

2.4.1 Programmadoel Het programma Bedrijfsvoering was ook in 2020 ondersteunend aan Programma 2: Archivering, wat de corebusiness is. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de verdere ontwikkeling van de organisatie. Om dit mogelijk te maken zijn voor het vierde en laatste jaar de krachten gebundeld met Het Utrechts Archief (HUA). In het laatste kwartaal van 2020 zijn de werkzaamheden van HUA hierin afgebouwd en overgedragen aan HFA, die op deze wijze in 2021 voldoende stabiel de taken kan voortzetten. 2.4.2 Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Bedrijfsvoering ondersteunt Programma 2 van HFA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie. 2.4.3 Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR, de samenwerkingsovereenkomst HUA-HFA en de Archiefwet. Het programma is ondersteunend aan de effecten van het tweede programma. 2.4.4

Wat hebben we hiervoor gedaan?

> Projecten in het programma ‘bedrijfsvoering’ De volgende projecten staan op de projectagenda voor de periode 2020 en verder: Reguliere werkzaamheden Een externe partij, Avance ICT Groep Nederland, verzorgt en beheert het supportsysteem van HFA, met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek, het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoor-software, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten, met de functioneel beheerder van HFA als achterwacht. Batavialand en Het Flevolands Archief zijn beiden huurder van het pand aan de Oostvaardersdijk 01-13. De verhuurder en beheerder is de provincie Flevoland. Batavialand en HFA hebben nieuwe behoeften op het gebied van bezetting en invulling van de studiezaal, ruimte E0.19-E0.20, een ruimte die samen gehuurd wordt. Vanaf augustus 2019 zijn HFA en Batavialand zich hierop aan het oriënteren. Om de medewerkers en bezoekers van beide organisaties nu en in de toekomst voldoende te faciliteren en om 9

ook processen binnen projecten en beleidstrajecten voldoende efficiënt te laten verlopen, moeten HFA en Batavialand de indeling van deze ruimte opnieuw bekijken. HFA wil graag tot een flexibele oplossing komen, waarbij ruimtes voor diverse functies ingezet kunnen worden. Ook Batavialand heeft aangegeven veranderende behoeften te hebben, met name qua invulling van de functie van de studiezaal. Zowel Batavialand als HFA wil kijken naar mogelijkheden qua indeling, meubilair dat flexibel kan worden ingezet, aanpassingen aan exterieur om werkbaarheid van de ruimte te vergroten en klimaat en overige Arboomstandigheden optimaal te krijgen (waar we graag de provincie als eigenaar van het pand bij willen betrekken). Beide huisstijlen moeten vertegenwoordigd zijn, maar vooral willen we dat het een aantrekkelijke ruimte is, waar de medewerker, de onderzoeker, de vrijwilliger en de bezoeker zich thuis voelen. De ruimte moet zowel knus als stijlvol en zakelijk zijn. In november 2019 is, na een voorstellen- en offertetraject met diverse ontwerpers, hiervoor een plan aangeleverd door Waanzinnig Interieur. Dit plan is, na enkele aanpassingen door alle partijen goedgekeurd. Vervolgens is een traject rond financiering gestart waaruit bleek dat Batavialand de financiering dit jaar niet rond zou krijgen.

Besloten is om het plan gefaseerd uit te gaan voeren, om in de eerste behoeften van HFA te kunnen voorzien. Begin 2020 kon met de provincie een nieuw verlichtingsplan worden uitgevoerd in de studiezaal. In het laatste kwartaal van 2020 worden de volgende zaken opgepakt: 1. Schilderen muren/schuren en lakken vloeren (door de provincie); 2. Plaatsen nieuwe balie HFA/verplaatsen vergadertafel; 3. Inrichten vier nieuwe werkplekken/plaatsen geluidsdichte cel; 4. Aanbrengen twee fotopanelen ter demping. Deze eerste zaken zijn door de provincie en door HFA bekostigd. Aangeschaft meubilair wordt eigendom van HFA. De reserve is bedoeld om daaruit jaarlijks de afschrijvingskosten te dekken. Dat leidt tot kostenegalisatie. A. Doorontwikkeling/beheer ICT: Efficiencyslag werkprocessen en aanpassen Data Capaciteit In 2020 vond op basis van de workflow analyse die in het laatste kwartaal van 2019 heeft plaatsgevonden, de doorontwikkeling van de nieuwe digitale werkomgeving plaats.

- Infrastructuur IT-infrastructuur is het hart van kantoorautomatisering, maar maakt ook dat aansluiting op de nationale infrastructuur mogelijk is. Het zorgt dat medewerkers effectief en efficiënt hun werk kunnen doen. Een andere externe partij, BECIS|DIOR, is in 2020 aangetrokken voor de implementatie en projectleiding van nieuwe onderdelen binnen SharePoint in de organisatie. HFA heeft in dit traject gestuurd op digitalisering en efficiency. In een nulmeting is de huidige informatievoorziening van HFA vastgesteld. Vanuit hier is er een informatiearchitectuur gemaakt die als fundament diende voor de samenwerkingsafspraken en de roadmap die is ontwikkeld. Deze producten zijn een belangrijk deel van het verandertraject waar HFA zich in bevindt omdat hiermee de basis wordt gelegd voor de toekomstige duurzame informatievoorziening. In vervolg op de nulmeting is HFA gaan werken met de gebruikersadoptiecyclus.

- Kantooromgeving HFA heeft in 2020 data van de fysieke server verplaatst naar SharePoint en gewerkt aan het verder aanpassen van Data Capaciteit. In het derde kwartaal van 2020 zijn wij overgestapt van het fysieke netwerk naar Microsoft 365 als digitale werkomgeving. Alleen voor de digitale scans is het bij thuiswerken nog nodig de VPN verbinding te gebruiken. Door het overstappen naar M365, is de geheugencapaciteit op de server voor de scans groter geworden. Dit maakte ruimte vrij voor de opslag van data van het gedigitaliseerde audio-, visuele materiaal op de fysieke server. In de kantooromgeving heeft in 2020 regelmatig controle op de veiligheid plaatsgevonden, zodat we geen risico liepen tijdens de verdere inrichting van SharePoint. 10

- Geschikt maken voor e-Depot In 2018 is HFA aangesloten op het e-Depot en voorzien van een eigen digitale beheeromgeving, waarin de digitale archieven van de GR-deelnemers na overbrenging worden beheerd. In de tweede helft 2019 zijn de eerste tools uit het digitaal atelier ingezet. Het onderzoek naar toekomstscenario’s voor de nationale infrastructuur rond e-Depot heeft een aantal trajecten rond e-Depot vertraagd of in een ander perspectief geplaatst. In 2020 hebben we ons zodoende verder verdiept in wat nodig is op het gebied van preservering, metadatering en kennisborging. Ook hebben we onderzoek verricht naar commerciële e-Depots als digitale beheeromgeving voor archieven welke niet van partners afkomstig zijn. B. Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving: afbouw samenwerking HUA, robuuste bestendiging; doorontwikkeling/beheer financiële administratie In 2019 zijn de laatste verordeningen en beleidsnota's benodigd voor HFA opgesteld. Bij het inrichten van de financiële administratie heeft HFA opgetrokken met Het Utrechts Archief, maar heeft deze samenwerking in 2020 afgebouwd. In het eerste kwartaal van 2020 heeft HFA oplossingsrichtingen geïnventariseerd voor de inrichting van financiën bij HFA inclusief de rol van een controller. In het tweede en derde kwartaal zijn we van start gegaan met het implementeren van gekozen oplossingsrichting.

Het meerjarenbeleidsplan is opgesteld en de missie en visie zijn aangepast, naar uitkomst van de sessie die met het hele team begin maart heeft plaatsgevonden. Het inrichten van de ERP software en overdragen van de financiële administratie omvat: 1. Herimplementatie en ingebruikname onbenutte applicaties AFAS; 2. Opstellen treasury statuut. Onderzocht wordt in hoeverre dit noodzakelijk is; 3. Gereguleerde overdracht financiële kennis per 31-12-2020; 4. Ingebruikname personeels- en salarisadministratie per 1-1-2021 en start met medewerkers selfservice. Het contractregister is ingericht in de ERP software en worden op dagelijkse basis bijgewerkt waar nodig. Het implementeren van de koppeling bankafschriften en automatische bankverwerking is voltooid. De verplichtingenadministratie vloeit voort uit het contractregister en we zorgen dat de projectadministratie geborgd is in AFAS. Ook de begrotingscyclus hebben we in de afgelopen periode opgenomen in AFAS, zoals eerder beschreven, in één programma. Op termijn gaan de digitale declaratieverwerking en verlofaanvragen ook via AFAS. Hiervoor moet de personeelsadministratie in AFAS volledig worden ingericht. De salarisadministratie verloopt dan ook binnen AFAS, doch met gebruik van externe deskundigheid. De oriëntatie op de noodzaak van een Treasurystatuut is door de nieuwe controller a.i.

opgepakt en zo ook de gereguleerde kennisoverdracht per 1 september, inclusief diverse trainingen voor AFAS. C. Vormgeven en uitvoeren Personeelsbeheer: Oriënteren en inzetten verzelfstandigde inrichting HRM In 2020 hebben we ons georiënteerd op het optimaliseren van HRM binnen een verzelfstandigende organisatie. In het kader van de uitvoering van deze bestuursbesluiten zijn voor de functie van directeur HFA en inhuur op HRM en control gebied profielen opgesteld voor directeur, controller en HR-adviseur. Alle drie profielen richten zich op een periode van twee jaren (2021, 2022), - met mogelijkheid van verlenging - om ruimte te bieden voor het nog op te stellen ontwikkelingsperspectief en toekomstige positionering van HFA. De kosten voor inzet van de directeur, controller en HR-adviseur voor de jaren 2021/2022 zijn doorgerekend en passen binnen de financiële ruimte van HFA. Nagegaan is of het inschakelen van deze inzet (controller en HR-adviseur) ook past binnen de regels van de aanbesteding. Het profiel van de directeur is voor instemming aan het bestuur HFA voorgelegd, het proces van selectie van de HR-adviseur en controller is ingezet en afgerond. Een nieuwe HRM adviseur is via een externe 11

partij ingehuurd voor de komende twee jaar en warme overdracht van taken en producten met HUA is afgerond. In de tweede helft van 2020 hebben we de taken van vrijwilligerscoördinator binnen de eigen formatie bestendigd. Ook heeft HFA in heel 2020 een assistent archiefmedewerker middels detachering ingehuurd voor 20 uur in de week. Per januari 2020 hebben we eveneens middels detachering een junior archivaris aangetrokken. In een traject naar bestendiging binnen de eigen formatie in 2021. We hebben een nieuwe formatieberekening gemaakt op basis van de ervaringen van de afgelopen drie jaar en de behoeften die hieruit zijn gebleken, met inachtneming van nieuwe toekomstige taken. Deze is besproken in en goedgekeurd door het Algemeen Bestuur HFA en inmiddels ingezet. De totale personele lasten komen op deze manier niet boven de begroting uit. In de bestemmingsreserves is een knelpuntenpot personeel opgenomen. In 2020 hebben we voor de omstandigheden rond corona en het onderzoek rond de toekomstscenario’s e-Depot geen extra inspanning hoeven leveren op gebied van het verder inregelen van een e-Depot team en extra inhuur op gebied van communicatie rondom de verschillende e-Depot projecten. Dit is zodoende slechts deels in 2020 extern ingekocht op projectbasis.

Wel hebben we een extra inspanning geleverd voor projectmatige inspectie-taken, zoals de inzet van een externe inspecteur voor de taken rondom Omgevingsdienst Flevoland, Gooi-, en Vechtstreek (OFGV). Daarnaast hadden we een extra financiële inspanning in het laatste kwartaal van 2020 in het kader van de warme overdracht van taken die tot dan toe door HUA werden uitgevoerd en nu ad interim in de organisatie zijn belegd. Taken binnen het personeelsbeleid zijn in 2020 een aantal onderdelen overgedragen aan de HRM adviseur a.i.: 1. Enkele resterende onderdelen van het personeelshandboek zijn uitgewerkt; 2. Personeels- & salarisadministratie in Afas onderbrengen; 3. Functiewaardering; 4. Doorontwikkeling gezondheidsbeleid; 5. Doorontwikkeling Plan van Aanpak RI&E; 6. Oppakken taken rond de gevolgen van corona. We hebben, naast diverse inhoudelijke leertrajecten en kennisoverdrachtsessies, ingezet op het afronden van de trainingen Projectmatig Werken en zijn gestart met de ontwikkeling van competenties rond tactisch handelen/strategisch denken. We hebben een traject opgezet om in januari 2021 als zelfstandige organisatie stevig te starten. Met de afbouw van de samenwerking was het wenselijk dat HFA zich oriënteert op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief.

Daarbij houden we rekening met belangrijke ontwikkelingen zoals het terugtreden van het rijk uit de RHC’s en het e-Depot. Ook hebben we overdracht van kennis en borging in registratie van IKB, CAO Rijk, Detacheringen, Payroll constructies en sollicitatieprocedures goed belegd in 2020, zodat contactpersonen en rolverdeling voldoende helder intern en extern gecommuniceerd zijn. Analoge en digitale HRM stukken en personeelsdossiers zijn op veilige wijze, volgens relevante regelgeving intern geplaatst. D. Opleidingsplan Om goed te kunnen inspelen op nieuwe technologieën en klantwensen, heeft HFA ook in 2020 geïnvesteerd in de lerende organisatie. We hebben het opleidingsplan aan de roadmap e-Depot (intern en extern) en (vooruitlopend op) het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 gekoppeld, maar ook aan de

12

verzelfstandiging HFA. We hebben onze kennis op gebied van digitale toegankelijkheid, wetgeving, vrijwilligerscoördinatie en fondsenwerving vergroot. De kennis rondom inventariseren hebben we verstevigd door learning on the job, met inzet van externe expertise naast inzet van onze beide archivarissen. Per januari 2020 is een nieuwe Junior Archivaris aangetrokken. In de tweede helft van 2020 zouden we met hem een opleiding archivistiek inzetten. Dit is echter wegens Corona vertraagd en heeft zodoende niet in 2020 kunnen plaatsvinden. Diverse eerste stappen in het opleiden in Afas zijn afgerond. We hebben individuele opleidingen ingezet voor verschillende medewerkers, naast de gezamenlijk missie/visie sessie in maart 2020. Opleiding op gebied van tooling rondom e-Depot maar ook rondom CBS zijn achtergebleven vanwege de nog niet genomen beslissingen op landelijk niveau rondom de voortgang. Met een verschuiving in taken door de verzelfstandiging van HFA, zijn we in de afgelopen periode naast inhoudelijke taakvolwassenheid, ook gaan werken aan bestuurs- en omgevingssensitiviteit voor het hele team. In het kader van de verzelfstandiging gaat ook profilering van HFA een steeds belangrijkere rol spelen. Tot 2020 hebben we ons gericht op profilering in de branche, vanaf 2020 zijn we ons steeds meer gaan richten op profilering in de regio.

We hebben zodoende in 2020 met individuele medewerkers afspraken gemaakt over opleidingen op het gebied van schrijven voor pers en publiek, mediatraining, maar ook fondsenwerving. Deze laatste opleiding draagt bij aan profilering maar ook aan het opstarten van acties binnen een meer diverse en daarmee stabielere financiering van projecten in de toekomst.

E. Doorontwikkeling projectmatig en digitaal werken Medewerkers zijn in 2019 opgeleid in projectmatig werken. In 2020 hebben we ons georiënteerd op de juiste gremia om een intervisie-cyclus op te zetten rondom projectmatig werken. Wegens de groei in formatie en de brede inzet van deze methode, kunnen we in 2021 de intervisie binnen de eigen organisatie opstarten. De training die in de tweede helft van 2019 werd gegeven, heeft het projectmatig werken in 2020 een impuls gegeven. Medewerkers waren al actief met digitale mogelijkheden die SharePoint biedt op gebied van projectmatig werken bezig. Daarnaast heeft HFA in 2020 technische trainingen rond Microsoft365 in het kader van ‘informatiebeheer op orde’ ingezet.

F. Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Om de zichtbaarheid van HFA te vergroten besteden we aandacht aan toepassingen van de huisstijl en logo op diverse dragers. In 2020 ging het om de vormgeving van aanmoedigingsprijsjes in het ‘Vele Handen’ project, relatiegeschenken bij afscheid of jubilea, vormgeving van meerjarenbeleidsplan, kerstgroet en uitstraling herinrichting studiezaal. G. Concretisering Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2017 is een algemeen communicatieplan voor Het Flevolands Archief opgesteld en in 2018 is gewerkt aan een Social Media Strategie. Deze zijn beide in 2019 omgezet in een pragmatisch Plan van Aanpak die in 2020 in concrete acties is vertaald. In de periode 2021-2024 gaan we meer sturen op gewenste bezoekcijfers, waarbij we een nieuwe focus aanbrengen op gebied van digitale bezoeken aan HFA. Hiervoor hebben de voorbereidende werkzaamheden in 2020 plaatsgevonden met inzet op virtuele studiezaal, digitale ontsluiting en Chat. We bepalen sinds 2019 jaarthema’s en sluiten aan op een aantal

13

projecten rondom deze thema’s buiten de organisatie. We sturen steeds meer op communicatie rondom het aanhaken van partners en zichtbaarheid in de regio. HFA is in 2020 op verschillende momenten in de lokale, regionale en landelijke media te horen, zien en lezen geweest, maar is ook aanwezig geweest met bijdragen bij (online) evenementen die binnen de branche georganiseerd zijn, wat heeft bijgedragen aan de profilering en het uitdragen en delen van onze kennis en expertise. Zo is er een bijdrage geweest van HFA in de AVA-net Online Kennissessie: Filmrestauratie. AVA-net is de netwerkorganisatie van audiovisuele collectiebeheerders in Nederland. HFA heeft hier verteld over de unieke filmcollectie van de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders, de films die hier in 2020 van zijn gedigitaliseerd en de uitdagingen die dat proces met zich meebracht. Over deze gehele kennissessie van AVA-net heeft HFA een blog geschreven voor het Kennisnet Informatie en Archief (KIA), wat eveneens bijdraagt aan onze naamsbekendheid binnen de branche. De digitalisering en het online gaan van deze collectie is opgemerkt door diverse lokale en regionale media, er verschenen artikelen in o.a. Flevopost, de Drontenaar en radio Lelystad en er kwam een interview via Omroep Flevoland.

Ook de oproep aan de Flevolanders om mee te bouwen aan een (digitale) corona collectie kreeg veel aandacht in de regionale media. Foto's van bijvoorbeeld het leven op straat, informatieborden, solidariteitsacties, lege schappen bij de plaatselijke supermarkt, lege straten of digitale berichten op bijvoorbeeld Facebook zijn welkom. Deze oproep werd gedeeld door onder andere Zeewolde Actueel, de Noordoostpolder, Flevopost en Omroep Flevoland. Naar aanleiding van deze oproep, kreeg de archivaris een interview van een uur over de werkzaamheden en taken binnen HFA via Radio Lelystad in het programma ‘Van Rhijn praat bij met….’. Met het vrijwilligersproject ‘Dijken van Polders’ op het platform Vele Handen wil HFA de fotocollectie van de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders toegankelijker maken voor een breed publiek. Achter de eigen computer en in hun eigen tijd kunnen mensen extra gegevens toevoegen aan de gegevens die HFA al bij de foto’s geplaatst heeft. Op deze manier kunnen de foto’s straks makkelijker teruggevonden worden op de website van het archief. Vanaf augustus 2020 konden vrijwilligers hiermee aan de slag en daar werd aandacht aan gegeven op de website en de diverse kanalen van Vele Handen, maar ook door LelystadDoet, VMCA, Flevopost en Omroep Flevoland. Het programma EenVandaag maakte op nationale televisie (NPO1) een item over het Vele Handen forum.

HFA-Vrijwilligster Yasmin vertelde hierin over ons project Dijken van Polders. Op de dag van de vrijwilliger, maandag 7 december jl., reikte wethouder Jack Schoone de Inspiratieprijs uit aan HFA. De Inspiratieprijs wordt jaarlijks uitgereikt aan personen, organisaties of zelfs mogelijk aan bedrijven, die inspirerend en/of innoverend zijn geweest voor het vrijwilligerswerk in Lelystad. Het door de voormalige medewerkers Johan Banis en Gert van den Heuvel gedigitaliseerde archief van de Vereniging Lokale Omroep Dronten (VLOD) is eind 2020 online beschikbaar gekomen. Van de 625 items kwamen 601 bestanden in de loop van december online te staan. Hierover is bericht door onder andere Omroep Flevoland, Flevopost en de Drontenaar. Verder was er aandacht voor de verzelfstandiging van HFA. De samenwerking van HFA en Het Utrechts Archief (HUA) wordt per 1 januari 2021 volgens plan, na vier jaar beëindigd. Vanaf deze datum gaat HFA als een zelfstandige organisatie verder. Hierover hebben bijvoorbeeld Radio Lelystad, Flevopost, de Noordoostpolder, maar ook de IP bericht.

Resultaten effectenindicatoren 2020 In 2020 hebben we weer grote stappen kunnen maken in het voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR, de samenwerkingsovereenkomst HUA-HFA en de Archiefwet. Het programma is 14

ondersteunend aan de effecten van het tweede programma, Archivering. Vaste structuur en patronen en het neerzetten van de kaders hebben als effect dat we (gewenste) resultaten beter in beeld hebben kunnen brengen. HFA en HUA hebben op basis van de evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst in december 2019 afgesproken dat de samenwerking nog met één jaar (2020) verlengd werd en in 2020 afgebouwd werd. De invulling van de samenwerking in 2020 was erop gericht om HFA verder in de positie te brengen om per 1 januari 2021 zelfstandig te kunnen functioneren, met inhuur/ondersteuning op specifieke gebieden (HRM en control). Hiertoe zijn afspraken vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst HFA – HUA 2020.

15

2.4.5

Termijnagenda

Activiteit

2020

2021

2022

2023

2024

Doorontwikkeling/beheer ICT: efficiencyslag werkprocessen en aanpassen Data Capaciteit Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving: afbouw samenwerking HUA, robuuste bestendiging; doorontwikkeling/ beheer financiële administratie Vormgeven en uitvoeren Personeelsbeheer: oriënteren en inzetten verzelfstandigde inrichting HRM Opleidingsplan Doorontwikkelen Projectmatig en digitaal werken Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Concretisering Plan van Aanpak Communicatie/Social Media

2.4.6

Wat mag het kosten?

Programma 1 Omschrijving Saldo lasten Saldo baten Saldo

Bedrijfsvoering Jaarrekening Primaire Begroting na Jaarrekening 2019 begroting 2020 wijziging 2020 2020 535.922 481.972 521.027 536.680 -891.924 -891.765 -891.765 -919.436 -356.002 -409.793 -370.738 -382.756

Toevoegingen aan reserves Ontrekkingen aan reserves

15.231 -118.721

-3.500

-86.555

-90.054

Batig saldo Programma 1

-459.492

-413.293

-457.293

-472.810

Overzicht incidentele mee- en tegenvallers Er is sprake van een incidentele meevaller.

16

Vastgesteld beleid - Samenwerkingsovereenkomst HUA-HFA 2020 - Verlenging Detacheringsovereenkomst van de directeur HUA 2020 - Programmabegroting HFA 2021 - Jaarplan 2020 - Missie/ Visie HFA - Speerpunten Meerjarenbeleidsplan 2021-2024 - Meerjarenbeleidsplan 2021-2024 - Vakantierooster 2021 - Sluitingstijden 2021 - Update vrijwilligersbeleidsplan 2020 - Update BHV plan 2020 - Calamiteitenplan - Hygiëneplan - Coronaprotocol - Uitgangspunten samenwerkingsafspraken M365 - Profiel directeur 2021/2022 - Benoeming directeur - Benoeming voorzitter bestuur HFA - Benoeming vice voorzitter bestuur HFA - Mandaatregeling HFA - Aanwijzingsbesluit 2020 - Actualisatie Formatie

17

2.5

Programma II - Archivering

Het voornemen van de minister van BVOM om zich op termijn terug te trekken uit de 11 gemeenschappelijke regelingen van de Regionaal Historische Centra en het daarmee verbonden onderzoek naar toekomstscenario’s voor het e-Depot heeft een aantal trajecten rond e-Depot vertraagd of in een ander perspectief geplaatst, waardoor er verschuivingen in prioriteit hebben plaatsgevonden. Bij enkele projecten die moesten worden uitgevoerd in samenwerking met andere partijen, hebben we wat vertraging opgelopen in de uitvoering wegens de maatregelen rond Covid-19. We hebben passende oplossingen weten te vinden en hebben waar nodig later in het jaar werkzaamheden met deze partijen kunnen inhalen. 2.5.1 Programmadoel Het Flevolands Archief is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. Het takenpakket van Het Flevolands Archief wordt bepaald door de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Ook de principes van de archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3.

het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4. het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5. het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depot ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken. 2.5.2

Effectenindicatoren

> toename overgedragen archieven van de zorgdragers > toename digitaal doorzoekbare data > toename digitale data in het e-Depot > toename digitaal herbruikbare data / open data > toename naamsbekendheid in regio en branche > toename zichtbaarheid in de regio

18

2.5.3 Wat hebben we hiervoor gedaan? (projecten) > Projecten in het programma ‘Archiveren’ A.

Optimaliseren Archieftoezicht

In 2020 hebben we gestuurd op prioritering en efficiency door te richten op inzichtelijkheid van de inspanningen die HFA moet verrichten voor de partners en door het formuleren van vervolgstappen richting zorgdragers. In 2019 is een knelpuntennotitie gemaakt die we hierbij hebben gebruikt. Om dit project goed op te kunnen pakken, heeft HFA gebruik gemaakt van externe krachten om zo voldoende bezetting te borgen. Dit heeft voor diverse impulsen gezorgd, onder andere door kennisvermeerdering bij de medewerkers van HFA. Inspectie Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht Uit overleg met diverse deelnemers (toezichthouders en contactpersonen) uit de GR Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht (OFGV) bleek de behoefte aan een integrale inspectie. We hebben in 2019 afspraken gemaakt voor een integrale inspectie. Dit betreft een inspectie van het informatie- en archiefbeheer van de gehele OFGV, dus zowel rond het primaire proces (de zaken die in mandaat worden behandeld) als het secundaire proces (zaken die in relatie staan tot de bedrijfsvoering). Omdat het een inspectie van een informatieketen behelst, zal niet alleen de archiefvorming bij de OFGV, maar ook het desbetreffende archiefdeel van de partners daarin worden meegenomen. Dit kon echter niet met eigen mensen en middelen van HFA binnen 2020 worden uitgevoerd. Deze urgentie was er echter wel. We hebben gestuurd op externe inhuur.

De inspectie is in 2020 afgerond en ook de rapportage in concept hieromtrent. De OFGV is in de gelegenheid gesteld om de omvang van de te delen informatie aan te geven en om als eerste commentaar te leveren op de volledigheid en juistheid van deze informatie vanuit het perspectief van de organisatie. Opname NLE archief In 2020 is het analoge archief van NieuwLand Erfgoedcentrum geschoond, omgepakt, waar nodig gedigitaliseerd, digitaal geplaatst en geïnventariseerd. Voor de te vernietigen stukken is een traject opgezet (opstellen vernietigingslijst en toestemming inzetten) voor zorgvuldige afhandeling. De te behouden analoge stukken zijn na ompakken voor het depot geordend, geregistreerd en vervolgens geplaatst. Vervolgens is dit in lijn gebracht met de al bestaande digitale stukken, die eveneens geordend en geregistreerd zijn, geschoond en waar nodig meegenomen in het vernietigingstraject. De ervaring die is opgedaan heeft zich rechtstreeks vertaald naar een eveneens in 2020 opgesteld en goedgekeurd Plan van Aanpak voor het Informatiebeheer van het bedrijfsarchief van HFA. B.

Overbrengen Overheidsarchieven: Inventariseren en Overbrenging Bouwvergunningen

Alle gemeenten die zijn aangesloten bij HFA bleken een achterstand in het overbrengen van de bouwvergunningen te hebben. Met de digitalisering van de bouwvergunningen door Dronten en Zeewolde was een goed moment aangebroken om voor alle partners een zoveel mogelijk uniform traject voor overbrenging in gang te zetten. De situatie was dat de gemeenten inzage verlenen aan de burger, terwijl het archief dat ouder is dan 20 jaar door HFA als aangewezen archiefdienst beheerd en toegankelijk gemaakt behoort te worden. Daarmee voldoen gemeenten niet aan hun wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet 1995. In de tweede helft van 2020 is dit verder opgepakt door het schrijven van een Plan van Aanpak. De eerste stappen in de uitrol zijn in 2020 gezet. C.

Inrichten e-Depot

19

Sinds het ontstaan in 2017 is HFA in samenwerking met Het Utrechts Archief bezig met het vormgeven van het e-Depot en bijbehorende digitale archiefdiensten, gebruikmakend van de landelijke eDepotinfrastructuur. In 2018 is HFA aangesloten op het e-Depot en voorzien van een eigen digitale beheeromgeving, waarin de digitale archieven van de GR-deelnemers na overbrenging worden beheerd. Om de mogelijkheden van het e-Depot beter te kunnen benutten, moeten de diverse tools uit het digitaal atelier worden ingezet. We zijn in 2019 begonnen met opleiding RM-tool, deze is in 2020 niet afgerond. Door het voornemen van de minister van BVOM om zich op termijn terug te trekken uit de 11 gemeenschappelijke regelingen van de Regionaal Historische Centra, is in 2020 een onderzoek gestart naar mogelijke toekomstscenario’s voor het e-Depot. Het traject is nog niet afgerond. De onzekerheid over de toekomst van het e-Depot maakt dat een aantal trajecten ook voor HFA ‘on hold’ zijn gezet in 2020. Ter voorbereiding op het daadwerkelijk opnemen van digitale informatieobjecten in een e-Depot en het op orde brengen van het digitaal informatiebeheer als zorgdrager zijn meerdere randvoorwaardelijke en voorbereidende activiteiten nodig, zowel bij de zorgdrager als bij HFA. Deze kunnen los van de e-Depotvoorziening welke HFA uiteindelijk zal kiezen, worden opgepakt. In 2020 is hier een plan voor opgesteld.

D.

Voortgang e-Depot

In 2019 en 2020 hebben de eerste pilots plaatsgevonden. Deze pilots hebben ervaring en kennis op het gebied van het e-Depot en digitaal informatiebeheer opgeleverd. Ook zijn in 2020 de eerste ambities opgehaald. HFA heeft een inventarisatie van de ambities, wensen en behoeften van de GR-partners gedaan en heeft gewerkt aan een overlegstructuur rondom e-Depot. Tevens is er meer inzicht verkregen van de voorbereidingen voor duurzaam informatiebeheer waarmee de zorgdragers aan de slag willen gaan. HFA is in 2020 het gesprek met de partners gestart over de vertaling van deze voorbereidingen in projecten en lijnactiviteiten. We leggen de focus op de zogenaamde “no regret” activiteiten. Dit zijn voorbereidende activiteiten welke -los van de brede ontwikkeling van de terugtreding van het rijkkunnen worden opgepakt en uitgevoerd. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de gezamenlijke activiteiten, waarbij HFA een initiërende en coördinerende rol vervult. Bij de individuele (door de partners afzonderlijk met HFA uit te voeren) activiteiten vervult HFA een ondersteunende, faciliterende rol en is de zorgdrager eindverantwoordelijk voor het resultaat. Provincie en HFA hebben in de eerste fase van de pilot e-Depot (2019) verkend hoe data vanuit het DMS van de provincie overgebracht kan worden naar het e-Depot.

Mede op basis van deze uitkomsten zijn verdere stappen voorbereid om de e-Depotvoorziening uiteindelijk operationeel te krijgen in 2020. In de tweede fase van de pilot keken we hoe het e-depot het beste gebruikt kan worden, welke technische koppelingen gerealiseerd moeten worden en wat het beheer van digitale informatie in een e-Depot betekent voor een archiefinstelling en voor de archiefvormende organisaties zoals de Provincie Flevoland. HFA heeft met de Provincie een verkenning uitplaatsing uitgevoerd. In het onderzoek zijn de gevolgen van het gebruik van de dienst uitplaatsen verkend op technisch, financieel, organisatorisch en juridisch vlak. Op basis van de in beeld gebrachte gevolgen op juridisch, technisch, organisatorisch en financieel vlak en de uitgewerkte casus kan worden geconcludeerd dat uitplaatsen geen passend scenario is voor de RM-applicatie. Uitplaatsen is een geschikte maatwerkoplossing voor applicaties met informatie die weinig geraadpleegd hoeft te worden, relatief eenvoudig zijn qua rechtenstructuur en die nog langdurig beheerd moeten worden voor de bewaartermijn verstrijkt. De Provincie gaat geen gebruik maken van de dienst uitplaatsen. Ook heeft HFA met de Provincie gewerkt aan een Plan van Aanpak bewerking en opschoning archiefblok periode 2012-2018.

Om helder te krijgen welke acties ondernomen moeten worden is een cijfermatige analyse van de oude structuur gemaakt. Hierbij is gekeken naar het totale aantal mappen en documenten. Dat aantal is uitgesplitst in het al gearchiveerde deel en het nog te archiveren deel om helder te krijgen hoe groot de bewerkingsopdracht is. Van het te bewerken deel is een verdere analyse gemaakt om de verschillende elementen van bewerking te kunnen duiden, kwantificeren en in de tijd te kunnen plaatsen. Ook is er een Integraal Plan van Aanpak gemaakt voor het verkrijgen van inzicht in de mogelijkheden van het e-Depot in relatie tot de wettelijke verplichtingen, de 20

(archief)werkprocessen en voorbereidende activiteiten van Flevoland. Gezien de landelijke discussie en verdere externe ontwikkelingen is eind 2020 besloten dat het technische deel van het project (het realiseren van de koppeling) on-hold wordt gezet. Wat nu rest is het uitzoekwerk van HFA met betrekking tot de rijksbeheertaken en de bewerking van de achterstanden in de oude structuur door de DIMafdeling van de Provincie. Deze zaken zullen door HFA en provincie afzonderlijk worden opgepakt. De stuurgroep heeft uitgesproken in de toekomst de taken rond de pilot weer op te kunnen pakken. Mede door de ontwikkelingen bij het Rijk, is de focus in 2020 bij HFA verlegd naar randvoorwaardelijke en voorbereidende (zogenaamde must do, no regret) activiteiten in plaats van inzetten op overbrengingsprojecten. Om dit binnen de juiste kaders in te zetten en de visie van HFA op dit gebied aan te scherpen is in 2020 een vervolg op de ‘roadmap: toewerken naar e-Depot’ opgesteld. Hierin hebben we randvoorwaardelijke en voorbereidende activiteiten van de zorgdrager en de randvoorwaardelijke en voorbereidende activiteiten van HFA in beeld gebracht, belegd en de rolverdeling verhelderd. E.

Collectiebeheersysteem (CBS) HFA heeft bij de start als nieuwe organisatie aangegeven mee te willen doen met het door het Nationaal Archief te ontwikkelen landelijke Collectie Beheer Systeem (CBS), een onderdeel van de generieke digitale infrastructuur, waarbij deelnemende RHC’s een specifieke instantie van de database bij het Nationaal Archief (NA) konden afnemen. Bij HFA zijn in de periode 2016-2018 de eerste stappen gezet richting aansluiten op dit landelijke CBS door alle Atlantis data te converteren naar MAIS-Flexis (MF). HFA maakt gebruik van de SAAS-oplossing waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier De Ree in Groningen staan. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle MFgebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl. Dit project is on hold gezet in afwachting van een aangepast plan en nieuwe planning. In 2018-2019 zijn hierop door het NA in samenwerking met RHC’s twee Proof of Concepts uitgevoerd en dat heeft geleid tot de herijking van de architectuur, waarbij de generieke infrastructuur wordt beperkt tot het e-Depot en de diensten daarom heen. De RHC’s zijn verantwoordelijk voor een eigen CBS en ook voor het zoeken, vinden, tonen en bekijken. Dit heeft ook consequenties voor HFA.

Het NA heeft de kosten voor de hosting ook in 2020 nog op zich genomen, maar voor 2021 zal HFA deze voorziening uit eigen middelen moeten financieren. In 2020 is een plan van aanpak gemaakt voor implementatie CBS bij HFA. HFA is in 2020 opnieuw voortgegaan met het opnemen van metadata in Mais Flexis en het koppelen van digitale bestanden, en het verbeteren van het collectiebeheer: het vormen van beleid en een integrale aanpak van collecties. Vanwege de uitgestelde beslissingen over het voortzetten van gezamenlijke taken op gebied van digitaal beheer bij het Nationaal Archief, heeft HFA geen verdere stappen met daarbij behorende financiële inspanningen kunnen zetten. In 2020 heeft het bureau PBLQ een onderzoek uitgevoerd naar de samenwerkingsvormen RHC’s, Nationaal Archief en OCW. Het rapport is opgeleverd en is besproken door de directeuren van de RHC’s, in de verschillende besturen, zoals in het Algemeen Bestuur HFA en vervolgens door vertegenwoordigers van de RHC’s, NA en OCW. De gesprekken lopen nog door. F.

Opstellen Informatiebeleidsplan

In 2018 is hard gewerkt aan een stabiele en betrouwbare ICT-omgeving. Hierin zijn goede slagen gemaakt. Daarna was het tijd voor de volgende stap, namelijk het in kaart brengen van de architectuur, de soorten gegevens, de mate van digitalisering en de wensen op gebied van digitalisering en de wijze van metadatering. Hier is vervolgens in 2020 een insteek voor het beleid op vastgesteld. Het informatiebeleidsplan beslaat niet alleen het eigen informatiebeheer, maar heeft ook betrekking op de communicatie en samenwerking met partners, externen en het brede publiek. De digitale infrastructuur, digitaliseringsslagen, digitaal werken, kennis- en informatiedeling, 24/7 beschikbaarheid van het netwerk, plaats- en tijdonafhankelijk werken, privacywetgeving en informatieveiligheidseisen die het Rijk stelt

21

hebben allemaal een plek in dit beleid gekregen. Alle projecten die een ICT-component hebben, moeten in de algehele samenhang beoordeeld en uitgewerkt worden. Dit beleid behoeft verdere uitwerking. G.

Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal

HFA heeft in 2020 ingezet op het doorontwikkelen van digitale dienstverlening. Daarmee maakt HFA de geschiedenis van Flevoland voor iedereen digitaal toegankelijk. Dit heeft HFA gedaan door een nieuw klantkanaal toe te voegen aan de digitale dienstverlening. Naast de website, telefonisch contact en email kan de klant HFA nu ook bereiken via chat. Daarnaast hebben we voor digitale ontsluiting van de collecties ons gericht op de inzet van een storytelling-project. Er zijn diverse verhalen gekozen uit ons archief deze zijn getranscribeerd, in scripts uitgewerkt en vervolgens middels interviews en hoorspel omgezet in audiobestanden. De audiobestanden zijn onder andere via de virtuele studiezaal ontsloten. In 2020 is onze webpagina op Vele Handen (https://velehanden.nl) gelanceerd onder de titel ‘Dijken van Polders’. Middels crowdsourcing kunnen deelnemers uit het hele land helpen één van onze gedigitaliseerde fotocollecties te voorzien van nieuwe zoektermen, ofwel metadata. Hier hoort een forum bij en ook dit betekent een extra klantkanaal. Dit project trekt aandacht in de regio, maar ook landelijk: HFA is met dit project in een item van EenVandaag verschenen. HFA heeft voor dit project de Inspiratieprijs 2020 van LelystadDoet, het platform voor vrijwilligerswerk in Lelystad, ontvangen. HFA is in 2020 gestart met een oriëntatietraject rond scanning on demand.

Met de dienst Scanning on demand – digitaliseren op aanvraag – biedt Het Flevolands Archief de mogelijkheid om kosteloos scans aan te vragen van archiefstukken. Iets wat nog niet digitaal beschikbaar is, wordt dat op dat moment gedigitaliseerd. Op deze manier hoef je niet langer naar de studiezaal te komen om de documenten fysiek te raadplegen en werken we tegelijkertijd verder aan de digitalisering van onze archieven. Eerste offertes zijn aangevraagd en een eerste pilot heeft plaatsgevonden. Dit ontwikkelen we door naar een werkbare, reguliere taak van HFA. H. Opstellen Producten en Diensten Catalogus Een producten- en dienstencatalogus (PDC) is een methode om de reikwijdte van de werkzaamheden te benoemen en voor de partners duidelijk te maken hoe HFA zijn werkzaamheden invult. HFA heeft in 2020 samen met vertegenwoordiging vanuit de partners in werksessies de eerste stappen richting te ontwikkelen producten en diensten uitgewerkt. We hebben kennis uitgewisseld met andere RHC’s zoals het Gelders Archief. Dit betreft op dit moment een dynamisch traject in verband met de landelijke ontwikkelingen op gebied van e-Depot. I. Preventie en conservering – Koude Berging Een onderdeel van het beheer van archiefbescheiden is het conserveren en restaureren ervan. Het materieel beheer vormt een belangrijk onderdeel van de actieve conservering.

In 2020 is geconstateerd dat de bewaaromstandigheden van de reguliere archiefbewaarplaats niet voldoen aan de gestelde eisen voor audiovisueel materiaal. Hierdoor loopt het materiaal groot risico. Om de juiste voorwaarden voor zowel filmmateriaal, videomateriaal als fotonegatieven te creëren, komt er een koelcel en daarnaast een bufferruimte. Deze bufferruimte voorkomt condensering en verstoring in het klimaat van zowel de reguliere archiefbewaarplaats als de koelcel. Daarnaast faciliteert deze ruimte acclimatisering van het materiaal uit de werkvoorraad. Omdat er in de koelcel ook een nieuwe vloer wordt geplaatst, kunnen de huidige rails voor de kasten niet gebruikt worden. Daarom komen er nieuwe, statische kasten in de 22

ruimte. Tenslotte komen er twee luchtdichte dozen. Deze dozen staan in de bufferruimte, werkvoorraad of opgevraagd materiaal kan hier minimaal 24 uur van tevoren in acclimatiseren. In 2020 is het plan hiervoor, in samenspraak met Provincie Flevoland, opgesteld en eind 2020 is, via de 2e BERAP, aan het bestuur van HFA gevraagd om de investering in de aanleg van een geconditioneerde ruimte voor AVarchief goed te keuren en een reserve te vormen om de jaarlijkse afschrijvingskosten te dekken. Het bestuur is hiermee akkoord gegaan. De reserve is bedoeld om daaruit jaarlijks de afschrijvingskosten te dekken. Dat leidt tot kostenegalisatie. J. DTR3 digitalisering Het Rijk is voornemens om tien procent van de rijkscollectie, welke berusten in de rijksarchiefbewaarplaatsen te digitaliseren. Dit om zo een betere ontsluiting en gebruik van de collectie te betrachten. Sinds 2015 wordt er jaarlijks 50 m. aan archiefbescheiden gedigitaliseerd. Tranche 5 is in 2020 gescand. Na digitalisering zijn de scans van de archiefbescheiden gekoppeld aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en beschikbaar gesteld aan het brede publiek. Tranche 6 is omgepakt en getransporteerd. Tranche 7 is in overleg met NA bepaald. K.

Plan van Aanpak auteursrechten HFA wil het te lopen traject rondom auteursrechten goed in beeld brengen en is in 2020 aan de slag gegaan met een gedegen Plan van Aanpak. We hebben een stappenplan uitgedacht om vast te stellen of er op foto’s en bewegende beelden in onze collectie auteursrechten rust en wat daarvan de status is. Dit betreft een groei-project, in verband met de groeiende kennis binnen het netwerk van RHC’s op dit gebied. Diverse medewerkers van HFA hebben (online) kennissessies op dit gebied bijgewoond en we hebben binnen Teams een kanaal ingericht waar alle gerelateerde informatie wordt samengebracht. We hebben in 2020 gebruik kunnen maken van het vastgestelde interne beleid auteursrechten beeldmateriaal van HCO, het auteursrechtenbeleid HUA, maar ook van de beslisboom die is opgesteld door KIA. Het plan wordt in een groeidocument de komende tijd verder vormgegeven. L. Filmcollectie Tijdens het RIJP Filmproject heeft HFA in 2020 grote stappen gezet om de audiovisuele collectie te conserveren en voor het publiek toegankelijk te maken. Het project heeft veel aandacht in de media gegenereerd en trekt meer publiek naar de website. De focus lag op het digitaliseren van de filmrollen waarbij verzuring en dus degradatie was geconstateerd. Hierdoor is voorkomen dat films in de toekomst niet meer af te spelen zijn.