1c8a42bb-33ce-4196-9176-d5dd7502e65b.pdf

5.4.2 Algemene ontwikkelingen In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling HFA die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •

Externe ontwikkelingen Internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt. Op dit moment worden op dit punt geen externe ontwikkelingen verwacht.

•

Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen negatieve invloed hebben.

•

Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling HFA Archief is weinig gevoelig voor dit risico, immers de debiteuren zijn veelal het rijk, de provincie en de gemeenten zijn, hierdoor is dit risico praktisch verwaarloosbaar.

•

Financiering In het begrotingsjaar 2022 zullen geen leningen worden opgenomen.

•

Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2022 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de huisbankier (ING) optreden.

•

Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren.

•

Organisatie Naar verwachting zullen in 2022 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle.

•

Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2022 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.

5.4.3 Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De Wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. 30

Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen; het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2022 is gemiddelde kwartaalbedrag voor HFA op basis van het begrotingstotaal 2022 afgerond € 8.446 (0,75% van € 1.126.154). Met de beschikbaarheid van de suppletiegelden heeft HFA een hoger saldo dan de minimumnorm.

5.4.4 Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HFA alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm.

5.4.5 Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HFA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 92.345 (8,2% van € 1.126.154 = begrotingsomvang 2022) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HFA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

5.4.6 EMU-saldo Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU saldo van HFA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.

31

Berekening EMU-saldo (Bedragen * € 1.000) 2021 2022 256 191

1

Variabelen Exploitatie saldo voor verrekening met reserves

2

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

20

22

18

3

Bruto dotaties aan voorzieningen t.l.v. exploitatie

0

0

0

Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd 5 De in mindering op onder 4 bedoelde investeringen gebrachte ontvangen bijdrage van het Rijk, de Provincie, de Europese Unie en overigen +6a Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs) -6b Boekwinst op desinvesteringen in (im)materiële vaste activa

55

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

-7

Uitgaven aan verkoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijpmaken e.d. +8a Verkoopopbrengsten van grond (tegen verkoopprijs)

0

0

0

0

0

0

-8b Boekwinsten op grondverkopen

0

0

0

-9

0

0

0

-10 Betalingen die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht en die nog niet vallen onder één van de ander genoemde posten

0

0

0

-11b Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en aandelen. (Vrijval ten gunste van algemene middelen van niet meer Berekend EMU-saldo

0

0

0

331

213

172

-4

Betalingen ten laste van de voorzieningen

32

2023 154

6.

Financiële begroting

6.1

Overzicht baten en lasten en de toelichting

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit

2022

Baten

Archieven Algemene dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Saldo baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves Resultaat

Lasten

Saldo

305

510.264

-509.959

934.711

615.890

318.822 0 0

935.016 1.126.154 191.138 1.126.154 1.126.154

0 -191.138 191.138 0

Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de "Notitie Overhead "van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HFA voorziet geen heffing VPB.

33

6.2 Overzicht structurele en incidentele baten en lasten begroting

begroting

begroting

begroting

2022

2023

2024

2025

Structureel Incidenteel Totaal Lasten

935.016 191.138 1.126.154

935.016 154.126 1.089.142

935.016 67.134 1.002.150

935.016 12.936 947.952

Baten Structureel Incidenteel Totaal baten

935.016 0 935.016

935.016 0 935.016

935.016 0 935.016

935.016 0 935.016

Saldo (baten - lasten)

-191.138

-154.126

-67.134

-12.936

Onttrekkingen en toevoegingen reserves

191.138

154.126

67.134

12.936

0

0

0

0

Lasten

Resultaat

HFA is instaat de reguliere lasten te dekken vanuit de reguliere baten.

6.3 Meerjarenbegroting 2022 Op basis van de nieuwe begrotingsindeling ziet de financiële begroting van HFA er als volgt uit: Financiële begroting Nr.

Omschrijving

LASTEN 1 Personeel 3 Bedrijfsvoering 5, 7, Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, 9, 11 Dienstverlening en Archiefbewaarplaats 13 E-depot en DTR 15 Afschrijvingen

2 4

Realisatie 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

715.988 183.807

742.689 162.486

724.770 197.885

724.770 171.214

683.580 173.206

683.580 176.515

77.349 118.221 9.104

140.878 100.000 20.000

81.909 100.000 21.589

74.909 100.000 18.248

74.909 54.198 16.257

74.909 0 12.947

Totaal lasten

1.104.468

1.166.052

1.126.154

1.089.142

1.002.150

947.952

BATEN Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten

1.023.765 7.436

909.600 261

934.711 305

934.711 305

934.711 305

934.711 305

Totaal baten

1.031.202

909.861

935.016

935.016

935.016

935.016

Saldo

-73.266

-256.191

-191.138

-154.126

-67.134

-12.936

Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

205.000 267.510

0 256.191

0 191.138

0 154.126

0 67.134

0 12.936

Saldo van baten en lasten

-10.756

0

0

0

0

0

Het Rijk heeft in de jaren 2017 tot en met 2020 een extra jaarlijkse bijdrage verstrekt in het kader van DTR van ruim € 111.000 per jaar. Ook voor 2021 wordt deze bijdrage verstrekt. Door de opbouwfase 34

van HFA en de nog beperkte personele beschikbaarheid zijn deze gelden onvoldoende benut. Deze middelen zullen in de jaren 2021, 2022 en verder besteed worden.

Toelichting op de lasten en baten: Lasten

1.Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HFA de rechtspositieregeling van het rijk van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is gebaseerd op de bestaande inzet vermeerderd met de indexering.

3.Bedrijfsvoering: huisvestings- en organisatiekosten De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. De jaarlijkse huurkosten bedragen circa € 63.000. De huurprijs is gebaseerd op een dekking van de kostprijs. Hiertoe is gerekend met een interne rente van 1%. Wanneer deze interne rente naar boven wordt aangepast en de huur derhalve niet meer kostprijsdekkend zal zijn, zal de huurprijs worden aangepast op de eerstvolgende indexatiedatum na aanpassing van de interne rente. Voor de kosten voor gas, water en licht, alsook voor kosten zoals beveiliging en schoonmaak, is een raming opgenomen. De reële bedragen zijn in 2020 berekend op basis van verdeelsleutels met Batavialand.

5.Collectiebeheer De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren.

7.Archiefbeheersysteem De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. HFA maakt gebruik van een eigen archiefbeheersysteem, zijnde Mais Flexis om de beheerde archieven en collecties goed te kunnen beheren. In Mais Flexis worden de toegangen op de archieven en collecties, de fysieke bergplaats, de bezoekersregistratie, de uitleenadministratie, de beperkingen van de openbaarheid etc. gecombineerd. Het archiefbeheersysteem vormt de basis voor de presentatie van de archieven op de website. Het NA heeft aangegeven de kosten voor de hosting ook in 2020 nog op zich te nemen, maar voor 2021 zal HFA dit zelf moeten betalen. Hiervoor begroot HFA m.i.v. 2021 een budget van € 19.000 per jaar.

35

9.Dienstverlening De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren.

11.Archiefbewaarplaats De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren.

13.E-Depot en DTR De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. In 2021-2022 zal het traject infrastructuur digitale duurzaamheid verder worden uitgewerkt en dan komt er meer inzicht in de kosten.

15. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van de investeringen per 1 januari 2021. Afschrijvingen vinden plaats conform de nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid.

Baten 2.Bijdragen rijk, gemeenten, provincies en derden Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Dit kan vanwege de formele bevoegdheden van de wetgever niet bindend aan het Rijk worden opgelegd. Daarom staat in de regeling dat de bijdrage van de Minister jaarlijks ‘kan’ worden aangepast. De afspraak is dat deze aanpassing als regel (voor zover de wetgever daarvoor de nodige middelen ter beschikking stelt) jaarlijks plaatsvindt. Voor de bijdragen van de provincie, de gemeenten en het waterschap geldt dat deze jaarlijks worden aangepast met het door provinciale staten voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen die geldt voor goederen/diensten.

Rijksbijdrage Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

474.030 71.569 179.616 94.944 51.722 46.750 16.080 934.711 36

4.Overige bijdragen Voor de periode 2022-2025 is het nog niet bekend of de DTR bijdrage wordt gecontinueerd. Er worden geen overige bijdragen voorzien.

6.Overige baten De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke baten en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. Een kleine inkomstenbron vormt de post ‘Opbrengst archief’. Met deze post worden de inkomsten uit het aanbieden van diensten aan de archiefonderzoekers en derden. Hieronder vallen bijvoorbeeld de fotokopieën en de gebruikersvergoeding voor het gebruik van reproducties van beheerde archiefbescheiden en collecties. De basis van deze inkomsten wordt gevormd door de Tarievenregeling van de minister van OC&W.

8.Incidentele baten en lasten Deze zijn vooralsnog pro memorie geraamd.

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. HFA heeft de ambitie in ook in de komende jaren haar dienstverlening verder uit te bouwen en achterstanden verder weg te werken. Hiervoor worden de in 2018 ontvangen suppletiegelden ingezet zoals die in bestemmingsreserves beschikbaar zijn. Ook de DTR gelden zullen in de komen de jaren worden benut. In 2021 werkt HFA aan de digitalisering van de videobanden. De videobanden betreffen een rijkscollectie. Voor de restauratie zetten we het resterende bedrag in van de bestemmingsreserve ‘Restauratie en digitalisering filmcollectie’. Het digitaliseren van de banden wordt bekostigd uit de ‘bestemmingsreserve DTR gelden’. In 2020 hebben we een begin gemaakt aan het herimplementeren van Afas, maar ook aan het vertalen van de workflows binnen HFA naar een efficiëntere en effectievere inzet van functionaliteiten ICT, de verdere uitrol hiervan ronden we in 2021 af. Tot en met 2021 kunnen werkzaamheden rond het e-Depot passend in de begroting en de bestemmingsreserve worden uitgevoerd. Op basis van de samengebrachte ambities wordt een groeimodel voor de financiering voor het e-depot en dienstverlening binnen de GR opgezet. Dit gebeurt op basis van de lopende projecten en het door de RHC’s ontwikkelde kostenmodel en de evaluatie/bijstelling daarvan.

Afspraken over het toepassen van het rekenmodel voor structurele financiering worden met ingang van 2022 ingezet. De DTR-gelden zetten we daarnaast tot 2023 in afnemende mate in op digitaliseren en ontsluiten van vaak geraadpleegde bronnen uit de rijkscollectie. We geven publieksaandacht middels storytellingprojecten en het project Vele Handen, waarmee we ook inzetten op crowdsourcing.

37

Rekening nummer

12043 12046 12047 12048 12049 12050 12051 12054 12055 12056

Omschrijving Afschrijvingsreserve geconditioneerde archiefruimte voor AV/filmcollectie Ontwerp en implementatie ICT Ontwerp en implementatie Financien Project E-depot CBS Digitalisering meest geraadpleegde bronnen Opleidingen Knelpunten personele inzet DTR Afschrijvingsreserve herinrichting studiezaal Totaal bestemmingsreserves

Stand per 31 december 2020

Stand per 31 december 2021

Stand per 31 december 2022

Stand per 31 december 2023

Stand per 31 december 2024

Stand per 31 december 2025

74.000 60.000 15.000 0 25.000 25.000 7.000 123.572 354.198 40.000 723.770

54.000 30.000 0 0 7.000 0 0 82.381 254.198 40.000 467.579

49.053 0 0 0 0 0 0 41.190 154.198 32.000 276.441

44.117 0 0 0 0 0 0 0 54.198 24.000 122.315

39.181 0 0 0 0 0 0 0 0 16.000 55.181

34.245 0 0 0 0 0 0 0 0 8.000 42.245

38

Balans 2022 – 2025 BALANS van HET FLEVOLANDS ARCHIEF Activa

31-12-2020 31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025

Vaste activa Materiële vaste activa

85.495

131.464

109.874

91.626

75.369

62.422

809.342 30.373 4.126

487.913 30.000 5.120

318.376 30.000 5.109

182.498 30.000 5.109

131.621 30.000 5.109

131.633 30.000 5.109

929.337

654.497

463.359

309.233

242.100

229.164

Volttende activa: Uitzettingen Liquide middelen Overlopende activa

Passiva

31-12-2020 31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025

Vaste pasiva Eigen vermogen: Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

86.909 723.770 -10.756

86.918 467.579

86.918 276.441

86.918 122.315

86.918 55.181

86.918 42.245

129.415

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

929.337

654.497

463.359

309.233

242.100

229.164

Netto vlottende schulden: Kortlopende schulden

Toelichting op de balans 2022-2025 Activa Vaste activa De boekwaarden zijn gebaseerd op de waarden per 31 december 2020.

Vlottende activa De raming 2022-2025 voor uitzettingen, liquide middelen en overlopende activa is gebaseerd op een schatting.

Passiva Eigen vermogen De algemene reserve blijft binnen een bedrag van 10% van de bijdrage van de partners.

Kortlopende schulden De raming 2022-2025 voor kortlopende schulden is gebaseerd op een schatting.

39

Vaststellingsbesluit Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 21 juni 2021 De directeur van Het Flevolands Archief

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief op 21 juni 2021

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. J. Schoone

40

JAARVERSLAG 2020

1

Inhoudsopgave

.............................................................................. 27

...............................................................................................

................................................................................................................... ................................................................................................................................

...........................................................................................................................

2

........................................

.............................................................

.........................................................

……………………………………………………………………………………………

3

• •

4

5

Staat van Baten en Lasten 2020 Nr.

1 3 5 7 9

2 4 6

Omschrijving

Rekening 2019

LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Afschrijvingen

Primaire Begroting na Rekening 2020 begroting 2020 wijziging 2020

562.987 202.958

636.727 162.570

677.918 185.434

698.862 183.807

98.397 59.082 48.807

95.351 9.670 13.704

89.351 117.126 13.704

84.805 127.891 9.104

Totaal lasten

972.232

918.021

1.083.532

1.104.468

BATEN Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

891.924 293 346.638

891.765 19.256 0

1.002.766 19.256 0

1.023.765 7.436 0

1.238.856

911.021

1.022.022

1.031.202

Batig saldo (baten - lasten)

266.624

-7.000

-61.510

-73.266

Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

15.231 233.721

0 7.000

205.000 267.510

205.000 267.510

Saldo van baten en lasten

485.114

0

1.000

-10.756

Totaal baten

6

ACTIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

85.495

34.998

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

85.495

Totaal vaste activa

34.998 85.495

34.998

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Banksaldi

809.342

940.948

56.702 738.609

55.000 846.687

14.030

39.261 30.373

30.373

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

3.581 3.581

4.126 4.126

5.381 5.381

Totaal vlottende activa

843.841

949.909

Totaal generaal

929.337

984.907

7

PASSIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat

799.922 86.909 723.770 -10.756

Totaal vaste passiva

873.190 86.909 301.166 485.114

799.922

873.190

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden

74.785 74.785

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Totaal vlottende passiva Totaal generaal

54.630 54.630

66.026 66.026

129.415 929.337

8

45.692 45.692

111.718 984.907

9

10

11

;

12

13

14

15

Programma 1 Omschrijving Saldo lasten Saldo baten Saldo

Bedrijfsvoering Jaarrekening Primaire Begroting na Jaarrekening 2019 begroting 2020 wijziging 2020 2020 535.922 481.972 521.027 536.680 -891.924 -891.765 -891.765 -919.436 -356.002 -409.793 -370.738 -382.756

Toevoegingen aan reserves Ontrekkingen aan reserves

15.231 -118.721

-3.500

-86.555

-90.054

Batig saldo Programma 1

-459.492

-413.293

-457.293

-472.810

16

17

18

.

19

20

.

.

21

22

23

24

25

Programma 2 Omschrijving Saldo lasten Saldo baten Saldo

Archivering Jaarrekening Primaire Begroting na Jaarrekening 2019 begroting 2020 wijziging 2020 2020 436.309 436.050 562.505 567.787 -346.931 -19.256 -130.256 -111.766 89.378 416.793 432.248 456.021

Toevoegingen aan reserves Ontrekkingen aan reserves

-115.000

Nadelig saldo Programma 2

-25.622

26

-3.500

205.000 -180.955

205.000 -177.456

413.293

456.293

483.565

27

28

29

30

31

32

33

1 fte 1,67 fte 0,67 fte 0,67 fte 2,33 fte 0,44 fte 0,44 fte 0,67 fte 0,11 fte 0,78 fte 8,78 fte

34

   

.

35

36

ACTIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

85.495

34.998

Vaste Activa Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut

85.495

Totaal vaste activa

34.998 85.495

34.998

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in s'Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Banksaldi

809.342

940.948

56.702 738.609

55.000 846.687

14.030

39.261 30.373

30.373

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

3.581 3.581

4.126 4.126

5.381 5.381

Totaal vlottende activa

843.841

949.910

Totaal generaal

929.337

984.907

37

PASSIVA

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve - Gerealiseerd resultaat

799.922 86.909 723.770 -10.756

Totaal vaste passiva

873.189 86.909 301.166 485.114

799.922

873.189

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd koster dan één jaar - Overige schulden Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Totaal vlottende passiva Totaal generaal

74.785 74.785 54.630 54.630

66.026 66.026

129.415 929.337

38

45.692 45.692

111.718 984.907

Staat van Baten en Lasten 2020 Nr.

1 3 5 7 9

2 4 6

Omschrijving

Rekening 2019

LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats E-Depot en DTR Afschrijvingen

Primaire Begroting na Rekening 2020 begroting 2020 wijziging 2020

562.987 202.958

636.727 162.570

677.918 185.434

698.862 183.807

98.397 59.082 48.807

95.351 9.670 13.704

89.351 117.126 13.704

84.805 127.891 9.104

Totaal lasten

972.232

918.021

1.083.532

1.104.468

BATEN Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten

891.924 293 346.638

891.765 19.256 0

1.002.766 19.256 0

1.023.765 7.436 0

1.238.856

911.021

1.022.022

1.031.202

Batig saldo (baten - lasten)

266.624

-7.000

-61.510

-73.266

Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves

15.231 233.721

0 7.000

205.000 267.510

205.000 267.510

Saldo van baten en lasten

485.114

0

1.000

-10.756

Totaal baten

39

40

41

Software en Verbouwing computerapp en inrichting aratuur

Inventaris

Totaal

Boekwaarde per 1 januari 2020 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa Boekwaarde per 31 december 2020

0 59.601 0 0 59.601

34.535 0 8.642 0 25.893

462 0 462 0 0

34.997 59.601 9.104 0 85.494

Cumulatieve aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde per 31 december 2020

59.601 0 59.601

100.658 74.765 25.893

169.010 169.010 0

329.269 243.775 85.494

b.

Uitzettingen Vorderingen op openbare lichaam Nog te ontvangen subsidie en bijdrage

31-12-2020

31-12-2019

56.702

55.000

s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

738.609

846.687

Overige vorderingen Debiteuren algemeen Omzetbelasting Totaal

0 14.030 809.342

2.491 36.770 940.948

42

Liquide middelen

31-12-2020

31-12-2019

ING bank

30.373

3.581

Totaal

30.373

3.581

31-12-2020

31-12-2019

Vooruitbetaalde bedragen

4.126

5.381

Totaal

4.126

5.381

31-12-2020

31-12-2019

Contributies en abonnementen Kosten internet Verzekeringen Bankrente Overigen

1.829 0 2.196 0 101

4.666 0 568 100 47

Totaal

4.126

5.381

Overlopende activa

Vooruitbetaalde bedragen

43

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat Totaal

Boekwaarde Toevoegingen Onttrekkingen Boekwaarde per 31-12-2019 per 31-12-2020 86.909 86.909 786.280 205.000 267.510 723.770 9 10.765 -10.756 873.189 205.009 278.275 799.922

Omschrijving

Stand per 31 december 2019

Dotaties

Stand per 31 december Onttrekkingen 2020

Bestemmingsreserves Afschrijvingslasten gecondioneerde archiefruimte voor AV (filmcollectie) Ontwerp en implementatie ICT Ontwerp en implementatie Financiën Project E-depot Collectiebeheersysteem

47.000 86.864 30.000 7.456 43.000

Digitalisering meest geraadpleegde bronnen Opleidingen Knelpunten personele pot Digitale Taken Rijk Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal Totaal bestemmingsreserves

50.000 14.000 164.762 343.198 786.280

44

47.000

7.000

111.000 40.000 205.000

-20.000 -26.864 -15.000 -7.456 -25.000

74.000 60.000 15.000

-25.000 -7.000 -41.190 -100.000

25.000 7.000 123.572 354.198 40.000 723.770

-267.510

25.000

45

Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2020 per 31-12-2019 Crediteuren Loonheffing Pensioenen Gelden onderweg

35.551 11.377 2.857 25.000

39.656 3.674 2.362 0

Totaal

74.785

45.692

De specificatie van de post overlopende passiva is als volgt: Boekwaarde Boekwaarde per 31-12-2020 per 31-12-2019 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend jaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren

54.630

66.026

0

0

Totaal

54.630

66.026

Ontvangen voorschotbedragen van het Rijk en overige Nederlandse overheidslichamen Saldo per 1 januari Ontvangen bijdragen Vrijgevallen bedragen Saldo per 31 december

31-12-2020

31-12-2019 0 0 0 0



46

235.880 111.764 -347.644 0

Omschrijving

Contractant

Huur pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad Provincie Flevoland

Personeel Salarissen, pensioen en sociale lasten Extern personeelsleden Overige personeelskosten Totaal

Bedrijfsvoering Huisvesting Organisatie Totaal

Archieven, collecties en dienstverlening Collectiebeheer Archiefbeheersysteem Dienstverlening Archiefbewaarplaats Totaal

Jaarrekening 2019 160.197 364.394 38.397 562.987

Jaarrekening 2019 65.125 137.833 202.958

Jaarrekening 2019 98.397 0 0 0 98.397

Duur overeenkomst

Aantal Bedrag op resterende maandbasis maanden

1 juli 2017 t/m 30 juni 2027 €

4.881

78

Niet uit de balans blijkende verplichtingen €

380.747

Verschil jaarrekening 2020 begroting na Jaarrekening 2020 wijziging 2020 241.222 -307.003 415.705 387.811 41.935 -59.863 698.862 20.944

Primaire begroting 2020 548.226 27.893 60.607 636.727

Begroting na wijziging 2020 548.226 27.893 101.798 677.918

Primaire begroting 2020 100.391 62.179 162.570

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 75.391 80.596 5.205 110.043 103.211 -6.832 185.434 183.807 -1.627

Primaire begroting 2020 60.406 9.319 15.272 10.354 95.351

Verschil jaarrekening 2020 begroting na Jaarrekening 2020 wijziging 2020 83.389 4.982 0 -9.319 1.414 142 0 -354 84.805 -4.547

47

Begroting na wijziging 2020 78.406 9.319 1.272 354 89.351

E-depot en DTR E-depot en DTR Totaal

Afschrijvingen Materiële vaste activa Totaal

Bijdrage Rijk, Provincie en gemeenten Rijksbijdrage DTR Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

Jaarrekening 2019 59.082 59.082

Jaarrekening 2019 48.807 48.807

Jaarrekening 2019 453.526 0 68.107 170.928 90.352 49.221 44.488 15.302 891.924

Primaire begroting 2020 9.670 9.670

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 117.126 127.891 10.765 117.126 127.891 10.765

Primaire begroting 2020 13.704 13.704

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 13.704 9.104 -4.601 13.704 9.104 -4.601

Primaire begroting 2020 446.792 0 69.129 173.492 91.707 49.959 45.156 15.531 891.765

Verschil jaarrekening 2020 begroting na Jaarrekening 2020 wijziging 2020 467.026 20.234 111.766 766 69.129 0 173.492 0 91.707 0 49.959 0 45.156 0 15.531 0 1.023.765 21.000

48

Begroting na wijziging 2020 446.792 111.000 69.129 173.492 91.707 49.959 45.156 15.531 1.002.765

Bijdragen derden Overige baten Totaal

Incidentele baten en lasten Vrijval DTR gelden Totaal

Dotaties aan reserves Dotaties reserves Totaal

Onttrekkingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Totaal

Jaarrekening 2019 293 293

Jaarrekening 2019 346.638 346.638

Jaarrekening 2019 15.231 15.231

Jaarrekening 2019 233.721 233.721

Primaire begroting 2020 19.256 19.256

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 19.256 7.436 -11.821 19.256 7.436 -11.821

Primaire begroting 2020 0 0

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 0 0 0 0 0 0

Primaire begroting 2020 0 0

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 205.000 205.000 0 205.000 205.000 0

Primaire begroting 2020 7.000 7.000

Verschil jaarrekening 2020 Begroting na begroting na wijziging 2020 Jaarrekening 2020 wijziging 2020 267.510 267.510 0 267.510 267.510 0

49

WNT-verantwoording 2020 Het Flevolands Archief De WNT is van toepassing op Het Flevolands Archief. Het voor Het Flevolands Archief 1 2 toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000 , het algemeen bezoldigingsmaximum . 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende e topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13 maand van de functievervulling Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13 e maand van de functievervulling inclusief degenen die op grond van 3 hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt Gegevens 2020 bedragen x € 1

Chantal Keijsper

Functiegegevens 5

Directeur 01/01 – 31/12

Aanvang 6 en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) 7

0,20

Dienstbetrekking?8

nee

Bezoldiging 9 € 28.866

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

n.v.t.

Subtotaal

€ 28.866

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10

€ 40.200

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag 11

N.v.t.

Bezoldiging

€ 28.866

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan 12 Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13

N.v.t.

N.v.t. N.v.t.

Gegevens 2019 14 bedragen x € 1

Chantal Keijsper

Functiegegevens

Directeur

5

01/01 – 31/12

Aanvang en einde functievervulling in 2019 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging

8

0,20 nee

9

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

7

€ 28.866 n.v.t. € 28.866

51

52

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief

A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2020 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2020 van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief te Lelystad gecontroleerd. Naar ons oordeel: geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief op 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 24 juni 2019. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2020; 2 de balans per 31 december 2020; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24 juni 2019 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de r de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als . De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten geheel bepaald op 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2020. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.

B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Algemeen bestuur voor de jaarrekening Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Algemeen Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 24 juni 2019. In dit kader is het Algemeen Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Algemeen Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het Algemeen Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden de jaarrekening. Het algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 24 juni 2019, het Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: o o

dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen,

van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Algemeen Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het Algemeen Bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling dbaar is.

Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling en dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling niet kan opvangen; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties. Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Nieuwegein, 23 maart 2021 HLB Blömer accountants en adviseurs B.V.

Drs. J.N. Witteveen RA