1c8a42bb-33ce-4196-9176-d5dd7502e65b.pdf

ONTWERP PROGRAMMABEGROTING 2022 T/M 2025

HET FLEVOLANDS ARCHIEF MAART 2021

Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief Het Dagelijks Bestuur bestaat uit: De heer J. Schoone (namens gemeente Lelystad) Mevrouw A. Ponsioen (namens Nationaal Archief) De heer N.J. Appelman (namens provincie Flevoland)

Het Algemeen Bestuur bestaat uit: Het Dagelijks Bestuur De heer T. van Amerongen (namens gemeente Dronten) De heer F. Brouwer (namens gemeente Urk) De heer A. Poppe (namens waterschap Zuiderzeeland) De heer E.J. de Jonge (namens gemeente Zeewolde)

1

Inhoudsopgave 1.

Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief ........................................................... 1

2.

Voorwoord ...................................................................................................................................... 3

3.

Inleiding ........................................................................................................................................... 5

4.

Hoofdlijnen van de begroting .......................................................................................................... 6

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting ......................................................................................... 8 5.1 Programma Archivering ............................................................................................................... 8 5.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................ 24 5.3. Kapitaalgoederen en onderhoud................................................................................................... 5.4. Financiering ............................................................................................................................... 29

6.

Financiële begroting ...................................................................................................................... 33 6.1 Overzicht baten en lasten en de toelichting............................................................................... 33 6.2 Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ................................................................. 34 6.3 Meerjarenbegroting 2022 ........................................................................................................... 34

Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................ 40

2

Voorwoord Voor u ligt de Programmabegroting 2022 – 2025 van Het Flevolands Archief (HFA), waarin de ambities en inspanningen van HFA in één programma zijn vastgelegd, te weten: •

Archivering

Dit programma bestaat uit producten, activiteiten en geldmiddelen en is vooral gericht op het bereiken van bepaalde maatschappelijke effecten. In het programma is beschreven hoe de effecten bereikt worden en is een raming van baten en lasten gemaakt. Het programma kent de volgende opbouw: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten? Dit is de vijfde programmabegroting van HFA. Het hoogste orgaan van een publiekrechtelijke organisatie bepaalt de indeling van de Programmabegroting, dat binnen de kaders van het BBV. De andere planning & control documenten voor dat jaar volgen die indeling. Bij HFA is, samen met de partners, meermalen gesproken over een indeling van de Programmabegroting in één programma, het programma voor de primaire taken van HFA. Alle activiteiten van HFA staan immers rechtstreeks ten dienste van die primaire taken. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief heeft, gelet op artikel 32 van de gemeenschappelijke regeling, besloten goedkeuring te verlenen aan de indeling van de Programmabegroting van HFA in één programma, het programma archief, en dat met ingang van de lopende begroting 2020. Verder werken we door aan het korter, concreter en resultaatgerichter beschrijven van de projecten en activiteiten, dat zal in de Programmabegroting 2023 zichtbaar worden.

HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. HFA herbergt verhalen uit het dagelijks leven, is het jongste archief van Nederland, trekt belangstelling uit de hele wereld, deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap, is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd en waar je ook komt: onze verhalen spreken tot de verbeelding. Bij HFA ervaar je hoe het unieke leven op het jongste stukje Nederland is ontstaan, zich ontwikkelt en hoe we dit voor de toekomst op een vernieuwende en verbindende manier vastleggen en delen. HFA beheert de archieven over de grootste polder ter wereld en één van de grootste waterbouwkundige projecten die ooit zijn uitgevoerd. De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Interessant hierbij is dat deze werkzaamheden veelal zijn vastgelegd op foto of film. Wat resulteert in een prachtige en unieke beeldcollectie.

3

Zowel bij onze interne als externe contacten vinden we bij HFA verbinding en samenwerking, betrouwbaarheid en authenticiteit, ontwikkeling, innovatie en toekomstbestendigheid maar ook welbevinden voor iedereen, gezondheid en geluksgevoel, belangrijk.

De komende periode zal hard worden gewerkt om de geïmplementeerde werkwijzen en systemen zo in te zetten dat alle medewerkers zich bewust zijn van sturing op output. Verkregen kengetallen van de afgelopen drie jaar zetten we dit jaar in bij de opzet van nieuwe projecten en efficiëntere inzet binnen reguliere taken. De samenwerkingsovereenkomst tussen HFA en HUA op gebied van digitaal beheer, digitale dienstverlening, Financiën en Personeelsbeheer is per 1 januari 2021 beëindigd. HFA heeft zich georiënteerd op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief. Dit werken we in de komende periode verder uit. Onze agenda voor de komende jaren wordt in sterke mate beïnvloed door belangrijke ontwikkelingen die op dit moment plaatsvinden. Als Regionaal Historisch centrum (RHC) hebben ook wij te maken met de terugtrekking van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen, de nieuwe archiefwet en de noodzaak een voorziening voor digitaal gevormd archief te realiseren. Daarnaast zien we veranderende gebruikersvragen en verschuiving in gebruik van het (digitale) archief. Kortom, de Nederlandse archiefwereld is volop in beweging. De volledige gevolgen van al deze veranderende aspecten zijn op dit moment nog niet helder.

Hier komt uit voort dat we in 2020-2021 een financiële en personele inspanning hebben geleverd om deze taken effectief op te kunnen pakken en zo achterstanden die in het verleden zijn ontstaan weg te werken. De komende periode blijven we hard werken om de geïmplementeerde werkwijzen en systemen zo in te zetten dat alle medewerkers zich bewust blijven van sturing op output. Verkregen kengetallen van de afgelopen jaren zetten we in bij opzet van nieuwe projecten en efficiëntere inzet binnen reguliere taken. HFA is trots op zijn medewerkers die met deskundigheid en passie een bijdrage leveren om de missie en ambities te vervullen. In 2020 hebben we te maken gekregen met de corona crisis en bijbehorende maatregelen, dat gaf en geeft een bijzondere dynamiek. Daarnaast wil HFA een lerende organisatie blijven die in contact staat met de samenleving en bereid is om zijn eigen optreden en dienstverlening te evalueren en te vernieuwen. Immers het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen wij samen! Lelystad, maart 2021 Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur, Mw. drs. Marloes van der Sommen

4

3.

Inleiding

Deze programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten etc. (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: > Beleidsbegroting Programma Paragrafen > Financiële begroting Overzicht van baten en lasten Financiële positie

Het programma van HFA In het hoofdstuk Archivering wordt het programma als volgt beschreven: •

Programmadoel. Beschrijving van het programma op hoofdlijnen.

•

Beoogde maatschappelijke effecten.

•

Effectindicatoren.

•

Wat gaan we hiervoor doen? Beschrijving van de projecten die volgen uit het programma.

•

Termijnagenda. Planning van de projecten t/m 2025. Dit overzicht wordt jaarlijks geactualiseerd.

•

Wat mag het kosten? Programmabudgetten t/m 2025.

•

Vastgesteld beleid. Interne beleidsdocumenten met betrekking tot het programma.

5

4.

Hoofdlijnen van de begroting

4.1

Algemeen

Voor 2022 zal het beleid van HFA uit de bestaande middelen kunnen worden gedekt. Daarnaast zijn er in bestemmingsreserves suppletiegelden die nodig zijn voor gewenste projecten om de ambities van de GR-leden waar te kunnen maken en om knellende situaties te verhelpen. Ook is er de bestemmingsreserve DTR gelden voor de ontwikkeling van het e-depot t.b.v. het Rijk in de provincie. Voor de komende jaren wordt op basis van deze begroting verwacht dat geen aanvullende middelen (naast loon- en prijsbijstelling) vanuit de deelnemers beschikbaar hoeven te worden gesteld voor het uitvoeren van beleidsintensiveringen. Mochten intensiveringen nodig zijn, dan zal ernaar worden gestreefd om die waar mogelijk op te vangen binnen de voorliggende begroting. Wel is voor het aansluiten van de partners op het gezamenlijke e-Depot en de toekomstige opname van het digitaal archief van de partners van HFA additionele financiering nodig. Op basis van de resultaten van de roadmap voor het e-Depot/gezamenlijke visie digitale duurzaamheid in 2020-2021 zullen vanaf 2022 nadere afspraken hierover worden gemaakt. Tot slot worden de bij het uitwerken van de Programmabegroting 2022 – 2025 gehanteerde uitgangspunten weergegeven.

4.2

Indexering

Loonontwikkelingen Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van het rijk zijn in de Programmabegroting 2022 – 2025 voor de loonaanpassing de cao-wijzigingen als uitgangspunt gehanteerd. Op basis van de loonsommen 2021 zijn de salarissen voor 2022 met 1,50% verhoogd.

Prijsaanpassingen Voor prijsaanpassingen wordt uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. Daarbij vindt jaarlijks een correctie plaats op basis van de gecorrigeerde cijfers over de voorliggende twee jaren. Zo wordt nooit te veel of te weinig geïndexeerd. Dit is ook de methode die door het rijk wordt gehanteerd. Op basis van het CPB is een prijsstijging toegepast van 1,5% voor 2022.

BBV De begroting 2022 - 2025 is verder aangepast conform de vereiste overzichten. Daarvoor is een exploitatieoverzicht met algemene dekkingsmiddelen en overhead en is een overzicht met de structurele/incidentele exploitatie toegevoegd.

6

4.3

Uitgangspunten Programmabegroting 2022 -2025

Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HFA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de programmabegroting 2022-2025: 1. Voor de loonaanpassing worden de cao-wijzigingen als uitgangspunt genomen. Voor de prijsaanpassing wordt uitgegaan van de cijfers van het CPB. Jaarlijks vindt een correctie plaats op basis van de gecorrigeerde cijfers over de voorliggende twee jaren. Hiervoor is in beide gevallen met 1,5% stijging gerekend; 2. De begroting is exclusief btw opgesteld, met uitzondering van het deel dat niet verrekenbaar is; 3. De salariskosten zijn begroot conform het maximum van de inschaling van de betrokken medewerkers. Daarnaast worden vaste toelagen en afwijkende inschalingen apart begroot.

7

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting

5.1

Programma Archivering

5.1.1 Programmadoel: Wat willen we bereiken? Het programma Archivering omvat alle taken die binnen HFA worden uitgevoerd, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van HFA, die primair onder dit programma vallen. HFA is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. Het takenpakket van HFA wordt bepaald door de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Ook de principes van de archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van HFA. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4. het gelegenheid geven tot(wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5.

het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depot/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken.

5.1.2 Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie.

5.1.3 Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet.

5.1.4 Wat gaan we daarvoor doen? Projecten in het programma Archivering De volgende projecten staan op de projectagenda voor de periode 2022 en verder:

Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt HFA zich primair bezig met het beheer en behoud van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van papieren archieven (inventariseren, bewerken, 8

conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich ook steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. Er wordt in dat kader toegewerkt naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de partners in de GR gebruik van gaan maken. Een externe partij is vanaf 2018 voor HFA aan de slag met onderhoud van hard- en software binnen de ICT-omgeving en systeembeheer, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. In 2022 sturen we opnieuw op een efficiënte en effectieve inzet van de service level agreement. We blijven nadere afspraken maken met deze partij op gebied van kwaliteit van dienstverlening en advisering. Een functioneel beheerder binnen HFA heeft een brugfunctie in de communicatie van de behoeften van HFA. De functioneel beheerder neemt de externe partij mee in de verdere behoeften rondom effectieve inzet van software en het vervolg op de efficiency-slag rondom de werkprocessen en projecten die direct gekoppeld zijn aan de ICT-omgeving, zoals de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid en digitale dienstverlening. De functioneel beheerders van Microsoft 365 hebben rechten gekregen om hun eerste beheertaken vorm te geven n.a.v. de initiële implementatie van M365. Zij monitoren het gebruik van de apps en wijzen op de afspraken rondom het informatiebeheer.

Ook toezicht op het informatiebeheer bij de partners en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Daarnaast staan de ontwikkelingen rondom digitale archivering en de infrastructuur digitale duurzaamheid hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het door ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. In 2022 gaan we verder met preserveren van alle digitale bestanden, we stellen een beslisboom op om digitaliseren van collecties én scanning on demand te vergemakkelijken. HFA maakt voor het Collectie Beheer Systeem (CBS) gebruik van een SAAS-oplossing waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen staan. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via het landelijke platform voor alle Mais Flexis (MF)gebruikers, www.archieven.nl en via www.hetflevolandsarchief.nl Dit betrof in eerste instantie een tijdelijke oplossing waarbij het Nationaal Archief (NA) de hosting betaalde totdat het landelijk CBS klaar was.

Omdat op landelijk niveau andere beslissingen zijn genomen blijven wij vooralsnog van deze oplossing gebruik maken. De RHC’s zijn verantwoordelijk voor een eigen CBS en ook voor het zoeken, vinden, tonen en bekijken. Vanaf 2021 heeft HFA zodoende deze digitale voorziening zelf moeten betalen. Hiervoor heeft HFA een jaarlijks budget van €19.000 beschikbaar. HFA was al zelf verantwoordelijk voor kosten voor support, werkopdrachten en publicatie & hosting via MDWS op archieven.nl. HFA is ook in 2021 voortgegaan met het opnemen van metadata in MF en het koppelen van digitale bestanden en het verbeteren van het collectiebeheer. Dit zetten we voort in 2022.

9

Projecten Proj.nr. 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Als vervolg op de in 2020 uitgevoerde initiële implementatie van M365 als digitale werkomgeving hebben we in 2021 vervolgactiviteiten ingezet, zoals het maken van een ordeningsplan en een opzet van het bedrijfsarchief binnen M365. Naast de implementatie van M365 en de optimalisering van het informatiebeheer hebben we gewerkt worden het informatiebeleidsplan waarin o.a. de visie van HFA op het informatiebeheer, doelstellingen, gewenste kaders en randvoorwaarden zijn beschreven. In 2022 zetten we ons informatiebeleid in. Het informatiebeleidsplan beslaat niet alleen het eigen informatiebeheer, maar heeft ook betrekking op de communicatie en samenwerking met partners, externen en het brede publiek. Er zijn in 2021 tussenevaluaties van het gebruik van M365 uitgevoerd. N.a.v. deze evaluaties hebben we aanbevelingen en aandachtspunten over het gebruik benoemd. De behoefte aan aanvullende functionaliteiten is in beeld gebracht en daar zetten we in 2022 verder op in. De kennis van de beheerders van M365 is vergroot. Naar aanleiding van ingezette pilots voor samenwerking met externen (o.a. de partners) geven we hier in 2022 op meer reguliere basis invulling aan.

Voor zoveel mogelijk onderdelen van de Bedrijfsvoering hebben we in 2021 de ERP software van AFAS ingezet. De behoefte aan nieuwe functionaliteiten pakken we in 2022 verder op en we ontwikkelen hierop door. Het gaat initieel om: -

De personeelsadministratie De salarisadministratie De financiële administratie (debiteuren, crediteuren, activa, reserves en voorzieningen, investeringen, banken, betalingsverkeer etc.) De contracten- en verplichtingenadministratie Workflow factuurafwikkeling Personele en financiële rapportages Medewerkers selfservice (verlofaanvragen, salarisstroken, eigen gegevens aanpassen)

De controller houdt toezicht op het geheel en om functiescheiding te bereiken heeft hij selectieve rechten. We monitoren en bestendigen de inzet hiervan vanaf 2022 en ontwikkelen dit op pragmatische wijze door op punten van behoefte in de periode 2022-2025 in te zetten. In 2020 zijn we overgestapt op werken in de cloud. Alleen de scans van alle gedigitaliseerde stukken én de born-digital bestanden blijven op onze server staan. De VPN-oplossing blijft bestaan voor diegenen die thuis bij deze bestanden moeten kunnen. Door het overzetten van vele bestanden naar de cloud, is er meer ruimte gekomen op de server (14 TB beschikbaar).Als gevolg kon de gedigitaliseerde filmcollectie is op de server worden gezet, met bijbehorende back-up. Voor niet openbare gescande documenten hebben we in 2021 een oplossing gevonden. We hebben de behoefte voor opslag buiten de cloud verder in beeld gebracht en nemen in 2022 stappen om te voorzien in deze behoefte.

In alle projecten blijven we in 2022-2025 sturen op eisen rondom (data- en document) veiligheid en AVG.

10

Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving Reguliere werkzaamheden Op nagenoeg dagelijkse basis registreren we inkoopfacturen, verleende opdrachten en de financiële verplichtingen die daaruit voortvloeien. We verwerken ook nagenoeg dagelijks de bankafschriften. Ook sturen we debiteurennota’s snel uit en bewaken we de openstaande vorderingen actief. Zo blijven onze budgetten actueel en onze risico’s beperkt. Proj.nr. 3 Monitoren Rechtmatigheidsverklaring Een belangrijke ontwikkeling voor overheidsorganisaties in 2021 wordt de zogenaamde rechtmatigheidsverklaring. Het voornemen was om in het 1e kwartaal van 2021 maatregelen te nemen om: - Compliance aan wetgeving en interne regels te borgen - Interne controle in het proces en het toepassen van het vier ogenprincipe zichtbaar te maken. - Een verbijzonderd intern controle plan op te stellen en uit te voeren. Helaas is op het moment van opstellen van deze Programmabegroting hierover nog onvoldoende duidelijkheid. De wijziging van de Financiële Verhoudingswet is nog in een begin stadium, doch niet controversieel. Dit blijft in de periode 2022-2025 onze aandacht houden. We voeren de Planning & Control cyclus uit en doen dat conform het BBV.

Het doorontwikkelen van de ingerichte efficiënte ICT-organisatie voor financiën en HR, de efficiencyslag en de opgezette kaders voor de projecten binnen digitale duurzaamheid en virtuele studiezaal, en de implementatie van (nieuwe) wet- en regelgeving heeft een grote weerslag op de werkzaamheden van 2022-2025.

HRM Reguliere werkzaamheden Tot en met 2020, is het personeelsbeleid opgezet en uitgevoerd in samenwerking met HUA. Dit heeft HFA een goede basis gegeven om in 2020 stappen te zetten in het verder optimaliseren van HRM binnen een verzelfstandigende organisatie, wat eind 2020 is gerealiseerd. Hierbij is gebleken dat de initiële inzet te beperkt was om het personeelsbeleid in 2021 verder te ontwikkelen. Daarom zijn in het najaar van 2020 een administratief medewerker HRM/Financiën en een HR-adviseur a.i. ingehuurd om de processen verder te borgen (de basis op orde) en het personeelsbeleid verder te ontwikkelen. Dit is in 2021 bestendigd, zodat we voldoende stabiel onze taken in de periode 20222025 kunnen uitvoeren. Ook de begeleiding van de vrijwilligers is onderdeel van HRM. In de afgelopen jaren hebben we ingezet op ontwikkeltrajecten voor zowel vrijwilligers als voor de vrijwilligerscoördinator, en een verdere formalisering van de begeleiding middels inzet van de verplichting van Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) voor bij HFA werkzame vrijwilligers, vrijwilligerscontracten en evaluaties. In 2021 hebben we met het oog op de maatregelen rond de coronacrisis ingezet op online vrijwilligerswerk en onze mogelijkheden hierin uitgebreid. In de periode 2022-2025 maken we dit robuuster en zorgen we voor continuïteit, naast fysieke werkzaamheden voor vrijwilligers op locatie.

11

Projecten Proj.nr. 4 Doorontwikkelen verzelfstandigde inrichting HRM Bij het opzetten van het personeelsbeleid zijn in 2021 een aantal laatste onderdelen projectmatig opgepakt. Ook hebben we ons georiënteerd op te nemen stappen binnen de voorgestelde toekomstscenario’s voor HFA na 2022. Vanaf 2022 gaan we dit verder uitwerken en halverwege het jaar zetten we concrete stappen in de uitvoering. Het gaat hier om de volgende zaken: 1. Oriëntatie op een passende CAO 2. Personeels- & Salarisadministratie zo nodig omvormen naar nieuwe situatie 3. Functiewaardering aanpassen waar nodig, afhankelijk van de keuze van de CAO 4. Doorontwikkeling gezondheidsbeleid Proj. Nr. 5 Opleidingsplan Om goed te kunnen inspelen op nieuwe technologieën en klantwensen, investeert HFA via een opleidingsplan in de lerende organisatie. Dit is ondersteunend aan projecten 13 t/m 16 en 19 en 20. Voor deze periode zullen vaardigheden en competenties van de medewerkers die hiermee in verband staan verder worden ontwikkeld. We hebben in 2021 het opleidingsplan opnieuw aan de Roadmap e-Depot/ Visie en infrastructuur Digitale Duurzaamheid (intern en extern) en het meerjarenbeleidsplan gekoppeld en zetten die lijn voort in 2022. We blijven in 2022-2025 onze kennis op gebied van digitale toegankelijkheid, wetgeving, vrijwilligerscoördinatie en fondsenwerving vergroten, in lijn met de voorkeurstoekomstscenario’s.

De kennis rondom inventariseren hebben we nog meer verstevigd in 2021. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in Teamontwikkeling en de persoonlijke ontwikkeling van individuele medewerkers zodat we verder konden groeien als zelfstandige organisatie. Proj. Nr. 6 Strategisch denken, tactisch handelen In de beleidsperiode t/m 2021 is geïnvesteerd in de implementatie van een organisatiebrede projectmanagementmethode en het opleiden van de medewerkers in het projectmatig werken. Medewerkers zijn in 2019 opgeleid in projectmatig werken. In 2020 hebben we ons georiënteerd op de juiste gremia om een intervisie-cyclus op te zetten rondom projectmatig werken en dit te integreren met de digitale werkprocessen. Hieruit volgde een volgende stap in 2021 met de inzet van een begeleider voor intervisie rond dit thema, binnen de organisatie. De geïmplementeerde methode wordt bij alle projecten uitgevoerd door medewerkers van HFA en op pragmatische wijze aan actuele behoeften aangepast. De behoefte voor een brede inzet op gebied van strategisch denken, tactisch handelen werd evident voor de organisatie. Middels een teambrede coaching hebben we hier in 2021 eerste stappen in gezet. Vanaf 2022 gaan we individuele ontwikkeltrajecten op dit gebied uitzetten. Daarnaast wil HFA op inhoudelijk vlak in de komende periode: -

zich ontwikkelen tot de kennispartner in de regio.

-

de digitale dienstverlening verder ontwikkelen.

12

We gaan onderzoeken welke stappen we nog moeten zetten zodat onze medewerkers zich verder kunnen ontwikkelen naar het vereiste niveau voor deze dienstverlening.

Communicatie Reguliere werkzaamheden Om de zichtbaarheid van HFA te vergroten geven we continu aandacht aan toepassing van de huisstijl en het logo op diverse dragers in 2022-2025. Proj. Nr. 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2017 is een algemeen communicatieplan voor HFA opgesteld. In 2018 is gewerkt aan een Social Media Strategie. Op basis van dit plan en de strategie zijn in 2019 de contouren van een pragmatisch Plan van Aanpak opgesteld. In 2020 zijn meer concrete acties uitgezet om met een klein team het optimaal haalbare effect in bereik te krijgen. In 2021 is HFA aan de slag gegaan met een update van zowel het communicatieplan, passend bij de huidige ontwikkelingen, de groei en de verzelfstandiging van de organisatie, maar ook het PvA Communicatie rondom het aanhaken van partners en zichtbaarheid in de regio. Onze werkzaamheden en taken zijn vanaf 2017 gegroeid en doorontwikkeld en dat moet ook, na verzelfstandiging van de organisatie, zijn weerslag hebben in de onderwerpen waarover we communiceren en de wijze waarop we dat doen. Daarnaast heeft het Vele Handen project en de gewonnen Inspiratieprijs van LelystadDoet online ook impact op de communicatiestrategie, wat we meenemen in de verdere uitwerking van de concrete acties uit het Plan van Aanpak.

De kengetallen die we in de afgelopen jaren hebben verzameld hebben we in 2021 geformaliseerd middels de inzet van de kwaliteitsmonitor. We hebben dit thematisch aangevuld met gerichte bevraging van het publiek op specifieke kanalen middels korte polls. In 2022 sturen we op de uitkomsten hiervan om onze kwaliteit in interactie met publiek te verbeteren. We zetten ook in 2022 in op profilering in de regio, het betrekken van de samenleving én betrokken zijn bij de samenleving. Proj. Nr.8 Gegevensbeheer/privacybeleid Als overheidsorganisatie rust op HFA de verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen die adviseert en toezicht houdt op de naleving van de AVG, informatieveiligheid en andere toepasselijke regelgeving. Het formuleren van privacybeleid, reviewen van privacy documenten en creëren van privacy bewustzijn en informatieveiligheid onder de medewerkers zijn taken die in 2021 zijn opgepakt. Bij de inrichting en implementatie van de digitale werkomgeving is rekening gehouden met de verwerking van persoonsgegevens en er zijn toetsingsmomenten ingebouwd. De taakverdeling van de FG en ondersteunende werkzaamheden/rollen zijn vastgesteld. Na een eerste jaar van implementatie gaan we in 2022 doorontwikkelen met oog voor technologische ontwikkelingen en aanpassingen in wet- en regelgeving. De rol van FG is toegevoegd aan de functie van de controller.

Beheer en Toezicht Beheer papieren archief Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt HFA zich bezig met het beheer en behoud van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van papieren archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, 13

restaureren) richten de werkzaamheden zich ook steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. Er wordt in dat kader toegewerkt naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de partners in de GR gebruik van gaan maken. Ook toezicht op het informatiebeheer bij de partners en advisering omtrent uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Daarnaast staan de vraagstukken rondom digitale archivering en aansluittrajecten op het e-depot hoog op de agenda. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt tevens tot uitdrukking in het door ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Hoewel digitalisering en digitale duurzaamheid steeds meer de dagelijkse basis bepalen, blijven we ook in 2021 oog houden voor het papieren archief in ons beheer. Vanaf 2022 zullen we in verslaglegging als programmabegroting en jaarplan het onderscheid tussen beheer en toezicht van papieren en digitaal archief niet op huidige wijze handhaven. De insteek is al vanaf 2021 meer hybride, wat we voortzetten in 2022.

Projecten Proj. Nr.9 Optimaliseren Archieftoezicht In 2020 zijn verdere stappen gezet in het optimaliseren van de toezichthoudende taken, zoals aanpassingen in wijze van verslaglegging en structureel periodiek overleg. Met de komst van een tweede archivaris/archiefinspecteur in 2020 hebben we in 2021 het toezicht kunnen intensiveren voor specifieke vraagstukken. In overleg met de partners hebben we enkele thema-inspecties in gang gezet. Naast het monitoren van lopende overbrengingen zijn we in gesprek met de zorgdragers gebleven over archivering bij de bron en vernietigingsprocessen, waar we in 2022 meer op kunnen inzetten. Daarbij sturen we ook in 2022 op prioritering, efficiency en transparantie richting de partners. Met de GR’s waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen maken we, waar dit nog niet gebeurd is, in 2022 nadere afspraken over het toezicht op het informatiebeheer, naar aanleiding van de eigen ervaringen in 2021. Indien nodig maakt HFA gebruik van een externe partij om zo voldoende bezetting te borgen. Proj. Nr. 10 Inventariseren De laatste nog niet geïnventariseerde archieven in het quarantaine depot en in het gewone depot blijven een aandachtspunt voor 2022. Voor de bewerking van deze archieven hebben we in 2021 een prioritering aangebracht.

Bij deze prioritering is rekening gehouden met historisch belang, eventuele beperkingen openbaarheid/auteursrechten en omvang van het archief. Het inventariseren van de geselecteerde archieven is zoveel mogelijk door de eigen medewerkers worden uitgevoerd. Waar nodig, is advies en/of ondersteuning van externen gevraagd. Voor het inventariseren van digitale archieven heeft HFA in 2021 nieuwe kennis verworven en we hebben best practices verkend, die we in 2022 gaan inzetten bij deze laatste nog te inventariseren archieven. We verwachten dit in 2022 af te ronden. Proj. Nr. 11 Overbrenging Bouwvergunningen Alle gemeenten die zijn aangesloten bij HFA hadden een achterstand in het overbrengen van de bouwvergunningen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van actuele stand van zaken per partner. De situatie was dat de gemeenten nog inzage verleenden aan de burger, terwijl het archief dat ouder is dan 20 jaar door HFA als aangewezen archiefdienst beheerd en toegankelijk gemaakt behoort te worden. Daarmee voldeden gemeenten niet aan hun wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet 1995. Per partner hebben we in kaart gebracht welke stappen nodig waren om de overbrengingen te formaliseren. We hebben randvoorwaarden geformuleerd en 14

werkwijze met betrekking tot bewerking, beheer en toegankelijk maken van de bouwvergunningen. Het betreft hier zowel analoge als digitale archieven met bouwvergunningen. We hebben diverse deelprojecten met de verschillende partners opgezet en zetten in op afronding in 2022. Proj. Nr. 12 Hotspots Sinds de invoering van de selectielijst 2017 zijn overheden verplicht om een lokaal uitgevoerde hotspotmonitor vast te stellen, met als doel het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die van grote invloed zijn op de werkzaamheden en besluitvormende processen van de overheidsorganisatie. Door de zorgdragers die zijn aangesloten bij HFA waren nog geen hotspots vastgesteld. HFA wil in dit proces een ondersteunende en een faciliterende rol spelen. We hebben daartoe in 2021 een procesbeschrijving voor de hotspotmonitor opgesteld. Het doel was drieledig: 1) 2) 3)

aansturen op een uniforme werkwijze voor het organiseren en uitvoeren van de hotspotmonitor, vaststelling van lokale hotspots door de partners en vaststelling van regionale hotspots in samenwerking met de partners.

De verdere uitrol bij de partners vindt in 2022 plaats.

Beheer digitaal archief Reguliere werkzaamheden Het beheren van digitaal archief is een taak waar HFA in de afgelopen jaren de contouren voor heeft neergezet. Bij het optuigen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van deze taak maakte HFA gebruik van de landelijke infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, zoals die werd ontwikkeld door het NA en de RHC’s De RHC’s stonden in 2021 voor diverse ontwikkelingen met diverse onzekerheden op dit gebied. Om deze onzekerheden het hoofd te bieden werkt HFA in 2021 met een meersporenbeleid, waarin we ons oriënteren op de mogelijkheden binnen het netwerk van RHC’s. We hebben een scenarioverkenning uitgevoerd binnen de mogelijke netwerken. In 2022 blijven we voortgaan met preserveren van alle digitale bestanden en zetten we stappen in de ontwikkeling van open data en linked data. In 2021 hebben we een beslisboom opgesteld om digitaliseren van collecties én scanning on demand te vergemakkelijken. Op gebied van scanning on demand en digitaal te ontsluiten collecties houden we innovatieve ontwikkelingen zoals digitale transcriptie (OCR) nauwgezet in de gaten met als doel ook het publiek steeds beter digitaal te bedienen.

Projecten Het aansluitproces e-Depot en de daarop volgende pilots zijn uitgevoerd door het team e-Depot, waarin medewerkers van HFA gezamenlijk optrekken met de partners en periodiek overleg voeren. Zij hebben dit in 2021 nog in nauwe samenwerking met de serviceorganisatie van NA gedaan. HFA is in 2021 aan de slag gegaan met een aantal randvoorwaardelijke aspecten die de dienstverlening alsmede de uiteindelijke aansluiting op het e-depot mogelijk maken. Tevens hebben we met de partners acties uitgevoerd en we hebben hen aangespoord om voor zover mogelijk randvoorwaardelijke acties binnen hun organisaties op te starten.

15

Proj. Nr 13 Voortgang e-Depot: Vormgeven visie Digitale Duurzaamheid en bijbehorende dienstverlening HFA heeft in 2021 ingezet op een meersporenbeleid e-Depot. We hebben de beleidslijn voortgezet waarbij HFA van het e-Depot zoals ontwikkeld door Rijk en RHC’s, gebruik maakt. Daarnaast heeft HFA, in het kader van alle ontwikkelingen rond digitale duurzaamheid, in 2021 gekeken naar eDepotvoorzieningen t.b.v. digitale particuliere archieven. We hebben ons georiënteerd op mogelijke samenwerkingen op dit gebied. Mede op basis hiervan hebben we een visie op het e-Depot geformuleerd. Deze is afgestemd op de behoeften van de partners en vervolgens meegenomen in de producten- en dienstencatalogus. Ook heeft de begroting van de e-Depotvoorziening en -organisatie en de daarvoor benodigde kennis en capaciteit vorm gekregen, zodat we vanaf 2022 stabiel aan de slag kunnen met de ingezette ontwikkeling. HFA heeft in de afgelopen periode ingezet op actieve kennisdeling met de partners, bijvoorbeeld door regiobijeenkomsten. Op deze manier hebben we ook, naast onze partners, ons netwerk in de regio versterkt. Dit zetten we voort in 2022 door het aansluitpakket voor de infrastructuur digitale duurzaamheid, zoals we deze in 2021 hebben opgesteld, door te ontwikkelen waar nodig het aantal of soort producten dat we aanbieden binnen dit pakket uit te breiden of aan te passen aan de actualiteit.

We zetten volgende stappen in de maatwerkoplossingen met de partners en werken zo aan een verdere uitrol van de beoogde infrastructuur. Proj. 14,15,16 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal HFA zet ook in 2022 in op het doorontwikkelen van digitale dienstverlening en brede toegankelijkheid. Het archief is daarom bereikbaar via diverse digitale klantkanalen zoals de chat, de website, het forum Vele Handen, Facebook, Instagram en Twitter. Ook weten mensen het archief via e-mail goed te bereiken. In 2022 houden we deze kanalen goed up to date en we houden de nieuwste ontwikkelingen binnen digitale klantencontacten bij. We starten waar nodig en mogelijk met nieuwe klantkanalen passend bij de actuele behoefte en houden daarbij de brede toegankelijkheid in het oog. Ook gaan we de virtuele studiezaal verder uitbreiden, we zetten scanning-on-demand voort, net als het ontsluiten van digitale en analoge kranten via de website, het ontsluiten van handgeschreven stukken middels digitale transcriptie (meest geraadpleegde bronnen) en het online aanvragen van stukken. We blijven daarin ontwikkelen naar vraag en behoefte van onze klant. Binnen het project Vele Handen is communicatie belangrijk en zodoende hebben we een communicatieplan voor dit project met diverse evaluatie- en bijstuur momenten.

In 2022 is dit plan door groei van het project in te zetten als blauwdruk voor andere participatieprojecten en spin-offs. Binnen participatieprojecten is het belangrijk om deelnemers aan te trekken en te behouden. We zetten ook in 2022 diverse kanalen zoals onze sociale media, website en externe partijen hiervoor in. Voor heel 2022 moeten betrokken deelnemers van informatie worden voorzien en de voortgang van het project gecontroleerd worden. Naast de ingeplande evaluatie- en bijstuur momenten vinden er met regelmaat brainstorm sessies plaats voor het vergroten van het publiek of het opzetten van spinoffs.

Proj. Nr. 18 DTR3 digitalisering Het Rijk is voornemens om 10% van de rijkscollectie, welke berust in de rijksarchiefbewaarplaatsen te digitaliseren. Dit om zo een betere ontsluiting en gebruik van de collectie te betrachten. Sinds 2015 wordt er jaarlijks per RHC 50 m. aan archiefbescheiden gedigitaliseerd. Tranche 5 van HFA is in 16

2020 gedigitaliseerd en geretourneerd, tranche 6 is opgehaald en in 2021 gedigitaliseerd. Tranche 7 is in overleg met NA vastgesteld en is in 2021 (na bestandsopname en goedkeuring) voorbereid en opgehaald, met inachtneming van de van kracht zijnde corona-maatregelen op dat moment. HFA gaat voor 2022 uit van een voortzetting van dit traject en van deze samenwerking met het Rijk. Na digitalisering worden scans van de archiefbescheiden gekoppeld aan de inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en beschikbaar gesteld aan het brede publiek. HFA zet in 2022 in op een bijzondere wijze van toegankelijk maken voor publiek, met extra aandacht voor deze door het Rijk gedigitaliseerde collecties. We nemen dit mee in het Plan van Aanpak communicatie 2022. Hierbij denken we aan een campagne om deze collecties onder de aandacht te brengen, alternatieve wijze van visualisatie op de website en/of aandacht voor de collecties middels publieksparticipatie. In de eerste helft van 2022 maken we een concreet stappenplan. De stappen zetten we in de tweede helft van 2022, inclusief evaluatie van mate van publieksbereik. Hier kunnen we in de periode 2023-2025 vervolgstappen op formuleren.

Proj. Nr. 19 Audiovisuele collecties In de afgelopen jaren is ingezet op digitalisering van zowel videobanden als filmmateriaal gegenereerd voor de Rijksdienst IJsselmeer Polders (RIJP). Ook hebben we ingezet op de inrichting van een geconditioneerde depotruimte voor audiovisueel materiaal. In de komende periode zetten we het werk aan de audiovisuele collecties bij HFA projectmatig voort. We hebben aandacht voor de kwetsbare digitale dragers en audiodragers van magnetisch materiaal, welke we in 2021 in beeld hebben gebracht en waar we stappenplan beheer en behoud voor hebben opgesteld. In 2022 gaan we voort met de implementatie van dit stappenplan en benoemen we nieuwe thema’s binnen dit unieke materiaal. Daarnaast zetten we in op breed publieksbereik met de materiaal, niet alleen regionaal, maar zelfs op internationaal niveau, waarbij we rekening houden met ontsluiting en benodigde communicatie in het Engels.

Proj. Nr. 20 Implementeren en uitbouwen stappenplan auteursrechten In 2021 hebben we onze kennis op gebied auteursrechten zowel verbreed als verdiept. We hebben een start met het formuleren van een duidelijke visie en helder beleid voor nog te verwerven archieven gemaakt. Daarin hebben we ook aansluitvoorwaarden meegenomen. Om te zorgen dat auteursrechten geen belemmering vormen voor het zichtbaar maken van nieuwe collecties vanaf 2022, hebben we een beslisboom opgesteld die hiervoor als handvat dient. Dit is een voortzetting van de stappen die op auteursrechtelijk gebied al zijn gezet. In 2020 heeft HFA protocollen voor auteursrechtelijke kwesties bij AV materiaal vastgesteld en in 2021 hebben we de kranten als bijzonder aandachtspunt gehad. In 2022 kiezen we een nieuw thema en zo breiden we in de breedte onze kennis uit. HFA heeft op gebied van auteursrechten een aanpak gekozen die per project ingezet kan worden. In 2022 bouwen we voor de betreffende projecten een regulier moment in om de auteursrechten op te pakken middels opgestelde beslisboom. Zo is zowel kennis als inzet geborgd. Ook bij de (digitale) dienstverlening hebben we hier in 2022 aandacht voor door het bewustwordingstraject in 2021 en zetten we de opgedane (teambrede) kennis in.

17

5.1.5 Termijnagenda Activiteit

2021

Doorontwikkeling inrichten HFA archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Monitoren Rechtmatigheidsverantwoording Inzet ERP software van AFAS en doorontwikkeling Doorontwikkelen verzelfstandigde inrichting HRM Opleidingsplan Doorontwikkelen Projectmatig en digitaal werken Strategisch denken, tactisch handelen Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Gegevensbeheer/privacybeleid Optimaliseren Archieftoezicht Inventariseren Overbrengen Overheidsarchieven : Inventariseren en Overbrenging Bouwvergunningen Voortgang E-depot/ infrastructuur Digitale Duurzaamheid Opstellen Informatiebeleidsplan Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal 18

2022

2023

2024

2025

Opstellen Producten en Diensten Catalogus DTR3 digitalisering Audiovisuele collecties Plan van Aanpak auteursrechten/Implementeren en uitbouwen

19

5.1.6 Wat mag het kosten Programma 1

Archivering

Omschrijving

Realisatie Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2020 2021 2022 2023 2024 2025

Saldo lasten Saldo baten Saldo

1.104.468 1.166.052 1.126.154 1.089.142 1.002.150 1.031.202 909.861 935.016 935.016 935.016 -73.266 -256.191 -191.138 -154.126 -67.134

Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves

205.000 267.510

Saldo Programma 1

-10.756

947.952 935.016 -12.936

256.191

0 191.138

0 154.126

0 67.134

0 12.936

0

0

0

0

0

Toelichting: Betreft een raming van kosten voor o.a. personeelskosten en benodigde overige middelen voor het programma, waarbij indien van toepassing meerjarig rekening is gehouden met o.a. loon- en prijsstijgingen. De raming voor de baten betreft een toerekening van de geraamde ontvangsten van derden en deelnemers aan dit programma e.e.a. conform de uitwerking volgens financiële bijlage van de Gemeenschappelijke regeling HFA. De werkelijke cijfers van 2020 zijn na afronding van de controle door de accountant, doch vóór vaststelling door het AB. De cijfers zijn verder voor vergelijkingsdoeleinden aangepast aan de indeling in één programma, waartoe in 2021 is besloten en die met ingang van dat jaar consequent wordt doorgevoerd.

20

5.1.7 Organisatie In 2022 is de organisatie als volgt samengesteld:

Opbouw Organisatie

Directeur Archivarissen Studiezaal medewerker Functioneel beheerder Archiefmedewerker P&O Adviseur ad interim Managementassistent Medewerker Administratie Financiën/HRM Controller ad interim Projectleider e-Depot

1 fte 1,67 fte 0,67 fte 0,67 fte 2,33 fte 0,44 fte 0,44 fte 0,67 fte 0,22 fte 0,78 fte 8,89 fte

Op 1 januari 2021 waren er 12 vrijwilligers bij HFA actief. Er worden wekelijks korte overleggen ingepland en maandelijks personeelsbijeenkomsten georganiseerd, waarbij het personeel door de directeur en het MT worden bijgepraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. Daarnaast vinden jaarlijks gesprekken rond resultaatafspraken plaats en worden afspraken met medewerkers gemaakt over de opleiding en competentieontwikkeling.

5.1.8 Maatschappelijke verantwoordelijkheid De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincie, gemeenten en waterschap.

5.1.9 Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie.

5.1.10 Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1. 2. 3. 4.

bereiken van strategische doelstellingen; effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen; betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging; naleving wet- en regelgeving.

De externe accountant voert op gezette tijden controles uit. 21

5.1.11 BTW HFA is voor een deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting. Voor bijdragen van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.

5.1.12 Vennootschapsbelasting De belastingpositie vennootschapsbelasting van de RHC’s is nog onderwerp van gesprek in het overleg met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën.

5.1.13 Duurzaamheid HFA is een organisatie die zichtbaar wil zijn in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HFA. Daarnaast zal HFA zich ook bij andere onderdelen binnen de bedrijfsvoering richten op duurzaamheid.

5.1.14 Automatisering HFA maakt gebruik van Sharepoint, Teams en OneDrive en wordt hierin ondersteund door Avance ICT Groep Nederland. Los van de technische aspecten zijn er van overheidswege richtlijnen (BIR:2012) beschikbaar waaraan HFA moet voldoen om de veilige en consistente aanlevering naar bijvoorbeeld e-Depot/Maisflexis, maar ook Afas, te kunnen waarborgen.

5.1.15 Afschrijvingsoverzicht 2022-2025

Verbouwingen en inrichtingen Computerapparatuur

begroting begroting begroting begroting 2022 2023 2024 2025 12.947 12.947 12.947 12.947 8.642 5.301 3.310 0 21.589 18.248 16.257 12.947

Dit zijn de afschrijvingskosten van eerdere geactiveerde investeringen en die zijn opgenomen in de begroting 2022-2025.

22

5.1.16 Vastgesteld beleid - Organisatie- en Implementatieplan Het Flevolands Archief 2017-2019, 2016 - Programmabegroting HFA 2018, 2019, 2020, 2021 - Mandaatregeling HFA - Het Flevolands Archief Beleidsplan 2017 - Detacherings- en samenwerkingsovereenkomst HUA- HFA - Acquisitieplan - BHV-plan_HFA 2019, update 2020 - Communicatieplan 2017, update 2021 - HFA sluitingstijden 2019, 2020, 2021 - Inspraakbeleid - Jaarplan 2018, 2019, 2020, 2021 - Aanwijzingsbesluit 2020 - Servicebeleid - Privacyverklaring - Vrijwilligersbeleidsplan 2018, update 2020 - Meerjarenbeleidsplan 2021-2025 - Calamiteitenplan 2020, uitbreiding avondklok 2021

23

Beleidsbegroting: verplichte paragrafen Het betreft hier de volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplichte paragrafen. In deze begroting zijn alleen de paragrafen opgenomen die relevant zijn voor HFA. Alleen de paragrafen Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Onderhoud Kapitaalgoederen, Verbonden Partijen en Financiering zijn voor HFA verplicht. De paragrafen Lokale Heffingen, Grondbeleid en Bedrijfsvoering (de laatste is opgenomen in programma 1 “Archivering”) komen daarom in deze begroting niet voor.

5.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

5.2.1 Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische, tactische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het treffen van beheermaatregelen, het afsluiten van verzekeringen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken wordt daarbij of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen.

5.2.2 Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve; b. de stille reserves; c. de post voor onvoorziene uitgaven; d. de onbenutte belastingcapaciteit. Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.909 (stand 31 december 2020). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2020 € 723.770, met een nog te bestemmen resultaat € -10.756. In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA dus € 799.922. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage exclusief DTR bedroeg € 911.999. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 91.200. De huidige stand van de algemene reserve bedraagt € 86.909 en is daarmee iets lager dan het maximum.

5.2.3 Risico-inventarisatie 24

Voor de bekostiging van de uitvoering van zijn taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Deze bijdragen zijn opgenomen in de financiële bijlage bij de huidige GR die in 2017 in werking is gegaan. In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (p. 13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s: ‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld: Het Rijk (OCW/M&C)

50%

De Provincie Flevoland 8% Gemeente Lelystad

19%

Gemeente Dronten

10%

Gemeente Urk

5%

Gemeente Zeewolde

6%

Waterschap Zuiderzeeland

2%

Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt. Gebeurtenis / risico

Oorzaak

Gevolg

Financieel effect Kans

Op termijn van 3 á 4 jaar uittreding van het Rijk uit de gemeenschappel ijke regeling.

Het ministerie OCW heeft de RHC’s aangekondigd op termijn uit de gemeenschappe-lijke regelingen van de RHC’s te treden.

Andere Het Rijk positie van het Rijk heeft t.o.v. RHC's aangegeven de financiering voor de analoge collectie in stand te houden.

0

0

Structurele financiering opname

Vanaf 2017 draagt OCW de structurele kosten voor het e-

Niet uitvoeren van Nog Wettelijke taken onvoldoende m.b.t. duurzaam inzicht

0

0

25

Benodigde weerstandscapaciteit

archieven aangesloten gemeenten, Provincie en waterschap in het gezamenlijk e-Depot NA en RHC' s

Depot en de opname beheer overheidsvan de rijksarchieven. archief Voor de structurele kosten van het Rijk geldt dat deze bijdrage in 2021 doorloopt. Voor de periode hierna is de voortgang qua financiering nog niet bekend. De bijdragen voor opname en beheer van het digitaal archief van de andere partners is onderwerp van gesprek in het bestuur.

Vennoot-schaps- Vanaf 2016 worden belasting overheidsinstellingen belastingplichtig voor de Vpb-decentrale overheden. Met de Belastingdienst zal worden overlegd dat HFA niet belastingplichtig is.

Als HFA wel als belasting- plichtig voor de Vpbdecentale overheden wordt bestempeld, brengt dat extra kosten mee.

15% van gemaakte winsten op niet wettelijke taken afdragen aan de fiscus

0

0

Verlaagde deelnemersbijdrage

Uitholling activiteiten; onvoldoende kunnen vervullen van de wettelijke taken

€1.126.154

1,5%

€ 16.892

Bezuinigingen bij partners

26

Wachtgeldverplichtingen (incl. langdurig ziek) en risico verplichte invulling functie

Gemiddeld circa wachtgeldaanvraag per beleidscyclus

Dubbele kosten voor de functie(s)

€ 71.610

50%

€ 35.805

Niet uitvoeren Bezuinigingen Onderhoudsplan Provincie huisvesting Provincie

Onvoldoende uitvoeren van wettelijke taken m.b.t. duurzaam beheer overheidsarchief en werkplekken (ARBO)

Nog onvoldoende inzicht

p.m.

p.m.

Samenwerking Batavialand vervalt/ stagneert

Gebruik van het pand is onzeker

Nog onvoldoende inzicht

p.m.

p.m.

Afspraken niet voldoende vastgelegd/ tegenstrijdige belangen

Totaal:

€ 52.697

5.2.4 Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 52.697. De beschikbare weerstandscapaciteit is € 86.909. Daarmee is de verhouding nodig / beschikbaar) 1,6. Daarmee scoort HFA uitstekend. Dat houdt in dat HFA in staat is om de onderkende risico’s in 2022 financieel te dragen.

5.2.5 Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2015 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn juist bedoeld om de financiële positie van HFA voor de leden van het Algemeen Bestuur inzichtelijker te maken. Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteit (EV/TV) Structurele exploitatieruimte

31-12-21 n.v.t. n.v.t.

31-12-22 n.v.t. n.v.t.

31-12-23 n.v.t. n.v.t.

31-12-24 n.v.t. n.v.t.

31-12-25 n.v.t. n.v.t.

85 n.v.t.

78 n.v.t.

68 n.v.t.

59 n.v.t.

56 n.v.t.

27

HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven uit de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. Het solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin HFA in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond 50% is voldoende.

5.3.

Kapitaalgoederen en onderhoud

5.31

Algemeen

Ten aanzien van de in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) genoemde kapitaalgoederen zijn inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere m.b.t. wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over een gebouw waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve is geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld.

5.3.2 Waardering en afschrijving van activa Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen zullen conform de nog op te stellen nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ lineair worden afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000 per object. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurde pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland. 28

In 2021 zal voor de vervanging van de kantoorinrichting en de IT-hard- en software een meerjareninvesteringsplan worden opgesteld. Ter dekking van de daaruit voortvloeiende kosten zal een voorziening worden gevormd.

5.3.3 Verbonden partijen HFA is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: •

ministerie van OCW;

•

de provincie Flevoland

•

de gemeente Dronten

•

de gemeente Lelystad

•

de gemeente Urk

•

de gemeente Zeewolde

•

het waterschap Zuiderzeeland

HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur. Wel is HFA lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN waaraan contributieverplichtingen zijn verbonden, deze zijn begroot.

5.4.

Financiering

5.4.1 Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak en is dit een bevoegdheid van het AB. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Om deze redenen wordt niet een separaat Treasurystatuut opgesteld. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. 29