Rapport TwynstraGudde Doorontwikkeling regionale raadsledenbijeenkomsten Westfriesland (2026-09)

RAPPORT

Doorontwikkeling regionale raadsledenbijeenkomsten Westfriesland In opdracht van de zeven Westfriese gemeenten

Hanna Blomaard, Thijs Boertien en Carmen Hendriks

16 maart 2023

Samenvatting TwynstraGudde heeft in opdracht van de zeven Westfriese gemeenten een doorontwikkeltraject begeleid voor de regionale raadsledenbijeenkomsten. In voorliggend document beschrijven wij het perspectief op de toekomst. Op basis van alle input die wij verzameld hebben en onze analyse, maken wij hier de balans op en schetsen wij hoe de samenwerking in de toekomst vervolg kan krijgen. Dit perspectief op de toekomst is ons advies in de context van de bevindingen; het geeft op beschrijvende wijze weer waarom en met welke argumentatie wij dit advies geven. Hierbij maken wij gebruik van de drieslag die het waarom, hoe en wat van de samenwerking langsloopt. Waarom samenwerken op raadsniveau in Westfriesland? Op dit moment wordt de samenwerking op raadsniveau nog veilig ingestoken. Een gezamenlijke ambitie wat deze bijeenkomsten moeten opleveren ontbreekt. Het belang van doorontwikkeling - en daarmee blijven samenwerken wordt gevoeld, waarbij raadsleden wel waarde hechten aan verschillende punten. In lijn met wat we gehoord hebben en passend bij het uitgangspunt dat de besluitvorming lokaal blijft, adviseren wij de raden om drie doelstellingen vast te stellen voor de samenwerking op raadsniveau: - Creëren van overzicht en kennis van regionaal belegde taken en ambities. - Stimuleren van regiogeoriënteerde belangenafweging bij lokale besluitvorming in de individuele raden.

- Grip hebben op en sturing geven aan de regionale samenwerkingsverbanden. Hoe krijgt deze samenwerking in de toekomst vorm? Met deze doelstellingen in de hand is het mogelijk om een perspectief op de toekomst op te stellen. Onze hoofdboodschap is om in dit toekomstperspectief meer focus aan te brengen en een samenwerking in te richten met een echte samenwerkingscultuur. Dit kan op verschillende manieren. Vanuit onze expertise zouden wij de zeven gemeenten adviseren toe te werken naar een regionale raadscommissie: een commissie waarin regiogeoriënteerde belangenafweging over diverse onderwerpen in een vroege fase plaatsvindt en in adviezen landt, waarover in de zeven gemeenteraden lokaal wordt besloten. We zien echter ook dat deze vorm voor velen nog een brug te ver is. Met het besef dat de drie doelstellingen niet in volle omvang bereikt zullen worden, is een tweede perspectief voor de (nabije) toekomst uitgewerkt. Een perspectief waarin de regionale raadsledenbijeenkomsten het hart van de samenwerking blijven, vormgegeven door een Agendacommissie waarin regioambassadeurs (ondersteund een regiogriffier) de invulling meer op maat maken. Bij een aantal bijeenkomsten wordt specifiek gewerkt aan het verhogen van grip op de gemeenschappelijke regelingen door met rapporteurs meer informatie op te doen over deze samenwerkingsverbanden.

Zo krijgen regiogeoriënteerde belangenafweging en de benodigde samenwerkingscultuur meer gestalte. En wat is hiervoor nodig? Dit document eindigt met een aantal concrete aanbevelingen voor het in praktijk brengen van dit tweede perspectief. Het vraagt het benoemen van afgevaardigden en het groeiende vertrouwen dat deze afgevaardigden vooral vanuit de regio redeneren, om de lokale raden meer in positie te brengen. Om die regionale kennis en afstemming te verbeteren, is (versterking van) een professionele organisatie nodig, door middelen beschikbaar te stellen voor ondersteuning door een regiogriffier. Daarbij is het belangrijk te beseffen dat extra middelen ook nodig zijn als wordt besloten de huidige invulling van de regionale raadsledenbijeenkomsten in stand te houden. Daarnaast is een handreiking De Raden aan Zet opgesteld (zie bijlage) die bij vaststelling direct gebruikt kan worden als leidraad voor de nieuwe invulling van de regionale raadsledenbijeenkomsten.

2 / 26

Inhoudsopgave Samenvatting

2

Inhoudsopgave

3

1. Aanleiding

4

2. Waarom samenwerken op raadsniveau in Westfriesland?

5

2.1. Aandacht voor de regio groeit 2.2. Samenwerking op raadsniveau wordt nog voorzichtig ingestoken 2.3. Het belang van doorontwikkeling wordt gezien 2.4. Drie doelstellingen vormen de gezamenlijke ambitie

5 6 6 8

3. Hoe krijgt deze samenwerking in de toekomst vorm?

9

3.1. Er valt iets te kiezen 3.2. Met perspectief 3 kan de gezamenlijke ambitie worden behaald 3.3. Met perspectief 2 komt de samenwerking in beweging 3.4. Ook perspectief 1 - de status quo behouden - vraagt investering 3.5. Ga aan de slag met perspectief 2, maar houd zicht op perspectief 3

9 10 11 13 14

4. Wat is er nodig om deze doorontwikkeling te realiseren?

15

Als na besluitvorming door de gemeenteraden inderdaad wordt besloten om de regionale raadsledenbijeenkomsten anders in te richten volgens perspectief 2, moet een aantal zaken ingericht worden. Begin hier in 2023 mee en zorg dat in 2024 de nieuwe werkwijze staat. De volgende adviezen helpen hierbij. 15 Alloceer de benodigde middelen voor ondersteunende capaciteit 15 Geef de regiogriffier en de Samenwerkingsdriehoek opdracht om de handreiking waar nodig verder op maat te maken en in praktijk te gaan brengen 16 Richt een Agendacommissie in met regioambassadeurs uit de raden 16 Stel met elkaar prioritaire GR’en voor 2023-2024 vast en benoem twee rapporteurs per raad per GR 16 Streef naar gezamenlijke boodschappen en werk aan overtuigingen 18 Evalueer de nieuwe manier van samenwerken begin 2025 en pas deze zo nodig aan 18

Bijlage 1. Uitkomsten sessies Ronde langs de velden World café

Bijlage 2. Handreiking (bij keuze voor perspectief 2)

19 19 21

25 3 / 26

1. Aanleiding In 2021 is gestart met het gesprek over doorontwikkeling van de regionale raadsledenbijeenkomsten die in de bestuurlijke regio Westfriesland worden georganiseerd. De Westfriese griffiers doen in een memo een aanzet voor die doorontwikkeling en beschrijven de noodzaak om regionaal samen te werken op de grote maatschappelijke opgaven en benodigd eigenaarschap en betrokkenheid van de raden voor de te maken keuzes voor de bijeenkomsten. Aan TwynstraGudde is de opdracht gegeven om het vervolg van het doorontwikkeltraject te begeleiden. Belangrijk uitgangspunt bij de doorontwikkeling is dat lokale autonomie en besluitvorming leidend blijven. Het traject kende een aantal stappen: - Een bijeenkomst met de Westfriese griffiers over de aanleiding en de context. - Een ronde langs (een afvaardiging van) de gemeenteraden over ervaringen en verbeterpunten. - Gesprekken met het Regioteam, de provincie en het Samenwerkingsdriehoek over ervaringen en verbeterpunten. - Een world café met raadsleden over mogelijke ontwikkelrichtingen (34 deelnemende raadsleden). - Spiegelmomenten over perspectief op de toekomst met griffiers, het Regioteam en de Samenwerkingsdriehoek. - Het opstellen van een handreiking en een presentatie bij de regionale raadsledenbijeenkomst. In voorliggend document beschrijven wij het perspectief op de toekomst.

Op basis van alle input die wij verzameld hebben en onze analyse, maken wij hier de balans op en schetsen wij hoe de samenwerking in de toekomst vervolg kan krijgen. Dit perspectief op de toekomst is ons advies in de context van de bevindingen; het geeft op beschrijvende wijze weer waarom en met welke argumentatie wij dit advies geven. Hierbij maken wij gebruik van de drieslag die het waarom, hoe en wat van de samenwerking langsloopt: - Waarom samenwerken op raadsniveau in Westfriesland? (hoofdstuk 2) - Hoe krijgt deze samenwerking in de toekomst vorm? (hoofdstuk 3) - Wat is hiervoor nodig? (hoofdstuk 4) In de bijlagen is meer te lezen over de uitkomsten van de bijeenkomsten waarin raadsleden zelf input hebben gegeven. Ook is - als concreet resultaat - een handreiking bijgevoegd die als leidraad kan dienen voor de opzet van de regionale raadsledenbijeenkomsten. Deze handreiking kan daarmee de notitie ‘De Raden aan zet’ van 2015 vervangen.

4 / 26

2. Waarom samenwerken op raadsniveau in Westfriesland? 2.1. Aandacht voor de regio groeit Het takenpakket van gemeenten verbreedt en verdiept zich. Daarnaast is de regionalisering van het lokale bestuur een trend in gemeenteland. De ene keer is dat ingegeven door (verandering van) wetgeving, zoals in het geval van de omgevingsdienst en de jeugdzorg. De andere keer is de samenwerking ingegeven door lokale en regionale overwegingen, zoals bij strategische samenwerking ter versterking van de sociaaleconomische profilering van de regio. Steeds vaker pakt het lokale bestuur dit soort opgaven in samenwerking met buurOp welke thema’s werken de Westfriese gemeenten nu samen? gemeenten op. Daarmee groeit de De Westfriese gemeenten werken met elkaar samen in de volgende tien bestuurlijke maar ook financiële (steeds gemeenschappelijke regelingen (hierna GR’en): groter deel van de gemeentelijke begroting) - Archeologie Westfriesland. aandacht die uitgaat naar ‘de regio’. - Afvalbeheer Westfriesland. Samenwerking is ook een logisch vervolg - DeSom. voor gemeenten die niet (verder) willen - GGD Hollands Noorden(*). herindelen. Daarbij hoort ook realisme: na - Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking Westfriesland. de decentralisaties is er geen weg terug en - Recreatieschap Westfriesland. wie herindeling afwijst, kiest voor samen- Omgevingsdienst Noord-Holland Noord(*).

werking en moet de culturele consequenties - Veiligheidsregio Noord-Holland Noord(*). daarvan aanvaarden. - WerkSaam Westfriesland. Gemeenteraden worstelen met hun rol en de grip die zij kunnen hebben op het aansturen van de diverse regionale samenwerkingsverbanden. Daarnaast zijn steeds meer maatschappelijke opgaven niet meer op lokale schaal op te lossen en kijkt ook het Rijk steeds vaker naar ‘de regio’. De roep om een passende democratische legitimiteit van samenwerkingsverbanden en opgaven waarin men samen optrekt, neemt toe. Anders gezegd: hoe zorg je ervoor dat de gekozen raden hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol waar kunnen maken als er intergemeentelijk wordt samengewerkt?

(*)

Westfries Archief.

Een aantal van de bovengenoemde GR’en werkt in breder (Noord-Holland Noord) samen.

Daarnaast hebben de Westfriese gemeenten - samen met partners uit het bedrijfsleven en met maatschappelijke organisaties - de ambitie om te werken aan de welvaart en het welzijn in de regio. Dit doen zij in het Pact van Westfriesland 7.1, vanuit zes thema’s: -

Wonen, leefbaarheid en bereikbaarheid.

-

Energietransitie en klimaatadaptatie.

-

Ondernemen en economie.

-

Arbeidsmarkt en onderwijs.

-

Vrije tijd.

-

Sociaal domein.

Aan het Pact is een uitvoeringsprogramma gekoppeld, waarin is opgenomen welke acties worden ondernomen, wie deze acties uitvoert en wanneer de acties worden gerealiseerd. De acties binnen het Pact zijn vertaald in de coalitieakkoorden/raadsakkoorden van de Westfriese gemeenten.

In Westfriesland is het niet anders, zo getuigt bovenstaand kader. Het is zoeken naar wat gezamenlijk kan en moet. Er wordt samengewerkt en steeds meer betrokkenen ervaren dat die samenwerking inderdaad niet vrijblijvend is. Niet alleen bij de wettelijk ingegeven verbonden partijen, maar ook op eigen opgaven weten de buurgemeenten elkaar te vinden.

5 / 26

2.2. Samenwerking op raadsniveau wordt nog voorzichtig ingestoken Op dit moment komen de gemeenteraadsleden van de Westfriese gemeenten minstens vijf keer per jaar bij elkaar tijdens regionale raadsledenbijeenkomsten. Voor 2023 bestaat de agenda uit acht bijeenkomsten. In deze regionale raadsledenbijeenkomsten ontvangen raadsleden informatie over regionale onderwerpen. Men wordt bijgepraat over de samenwerking in de regio, bijvoorbeeld rondom de woonvisie of de Regionale Energie Strategie (RES). Daarnaast komen vertegenwoordigers van de GR’en twee keer per jaar langs om te delen wat zij hebben gedaan het afgelopen jaar en wat zij de komende jaren willen gaan doen. Raadsleden krijgen in de bijeenkomsten de ruimte om hun beelden bij de samenwerkingsdossiers te delen en alsook om raadsinstrumenten met elkaar te delen. Ook kunnen raadsleden vragen stellen over de informatie die zij krijgen zodat zij met meer kennis, lokaal besluiten kunnen nemen. De bijeenkomsten en de agenda worden voorbereid door de Westfriese griffiers, in afstemming met de Regionale Samenwerkingsdriehoek. In bijlage 1 wordt weergegeven hoe de raadsleden deze bijeenkomsten op dit moment waarderen. “Een samenwerking is kansrijk wanneer mensen en organisaties zich met elkaar weten te verbinden in een betekenisgevend proces dat recht doet aan de belangen en gericht is op een gezamenlijke ambitie.

Het is zaak om daarvoor de juiste condities te scheppen.” (Kijkglas® TwynstraGudde)

Onze conclusie op basis van de gesprekken is dat er op dit moment niet volmondig ‘ja’ wordt gezegd tegen samenwerken op raadsniveau. We constateren dat er de afgelopen jaren in de regio Westfriesland hard is gewerkt aan de totstandkoming van gezamenlijke ambitiedocumenten. We ervaren echter ook dat er nog (te) weinig sprake is geweest van zichtbare resultaten en gezamenlijk doorleefde besluitvormingsprocessen op het niveau van de raadsleden. De ambities zijn nog ‘van bestuurders’ en de GR’en ‘gaan wel door’, zo geven raadsleden aan. Er zijn plannen en visies geformuleerd, maar deze hebben nog weinig aansprekende voorbeelden opgeleverd die het succes van samenwerken op het niveau van raadsleden onderstrepen. Oorzaken hiervoor liggen volgens ons in het gemis van een gedeelde ambitie: wat moet de samenwerking op raadsledenniveau opleveren? Ook de wijze waarop de bijeenkomsten nu zijn vormgegeven, gericht op het ontvangen van informatie, draagt hier niet aan bij. Tot slot kent de ondersteuning van de raadsledenbijeenkomsten nog geen structureel karakter en doen de griffiers deze taken ‘erbij’. Kortom, het samenwerkingsproces leeft (nog) te weinig. Dit maakt het voor raadsleden moeilijk om de potentie van doorontwikkeling op waarde te schatten.

2.3. Het belang van doorontwikkeling wordt gezien Over het algemeen staan raadsleden achter het doorontwikkelen van de samenwerking, en dus achter het bestaan van de samenwerking. Tegelijkertijd is er vrees voelbaar, soms ook expliciet geuit, dat bij verdergaande toenadering en samenwerking de besluitvorming verder van de gemeenten af komt te staan of dat er een herindeling om de hoek komt kijken. We zien ook dat raadsleden aan verschillende punten bij het bestaan en de doorontwikkeling van de samenwerking, meer of minder belang hechten. Ook als TwynstraGudde zien we potentie in het doorontwikkelen van de bijeenkomsten. Enerzijds vanuit de overtuiging dat de beschikbaarheid en capaciteit van raadsleden (en ondersteuning) die nu al wordt vrijgemaakt, gerichter kan worden ingezet. Anderzijds - en dat is natuurlijk het belangrijkste - omdat de inhoud het waard is en die inzet legitimeert. In de volgende alinea’s (en in de handreiking) verwoorden wij het belang van samenwerken (en doorontwikkelen): zoals wij dit zien maar ook zeker zoals we dit in de gesprekken met raadsleden hebben gehoord.

6 / 26

In de handreiking is dit waarom in een aantal aansprekende alinea’s in de wij-vorm (vanuit de samenwerkende raden) kernachtig samengevat als: - Samenwerking laat de regio bloeien. - Samenwerking versterkt de strategische positie van de regio. - Samenwerking stelt ons in staat onze bovenlokaal belegde taken naar behoren uit te voeren. - Raadsleden bewaken de balans tussen lokaal en regionaal.

De regio kent de ambitie om sociaaleconomisch krachtiger te worden. De individuele gemeenten hebben echter beperkte middelen en capaciteit om hier grootse activiteiten in te ondernemen. Daarvoor zijn focus en gerichte inzet een oplossing. Recentelijk zijn er drie focuspunten (nieuwe energie, versnellen woningbouw en zorginnovatie) vastgesteld waar de regio prioriteit aan gaat geven. Raadsleden geven echter aan dat (voor hen) de focus in het Pact 7.1 ontbreekt. Zonder hier diepgaand onderzoek naar te doen, snappen wij dit gevoel. Bij het vaststellen van de thema’s waren de raden beperkt betrokken. Zijn dit volgens hen ook de passende opgaven waarin de regio het verschil wil maken? Welke middelen zijn de gemeenten (extra) bereid om hiervoor vrij te maken en wat kunnen raadsleden hierin samen betekenen? Zeker bij prioritering in het Pact is het belangrijk elkaars om agenda te kennen, om ook te weten waar toenadering te zoeken of elkaar iets te gunnen. Of juist steviger positie in te kunnen nemen wanneer iets echt belangrijk is voor een individuele gemeente. Samen zoeken naar kansen die ook voordelen voor de individuele gemeenten met zich meebrengen, maakt dat de inhoud gaat inspireren. Het is belangrijk dat de raden bij dit soort keuzes (en de vervolgstappen daarin) in positie worden gebracht en (gezamenlijk) actief sturen op opgaven of activiteiten die verbinden.

Daarnaast vraagt de complexiteit van de opgaven vaak om bovenlokale samenwerking in GR’en. Juist die complexiteit maakt het belangrijk om genoeg kennis te vergaren over de GR’en en als raden de kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Door samen op te trekken wordt dit eenvoudiger. In de sessies kwam regelmatig naar voren dat raadsleden het gevoel hebben te ‘tekenen bij het kruisje’ als het gaat om GR’en. Zij hebben moeite om (andere) kaders te stellen en hebben beperkt inzicht in hoe hun buurgemeenten naar de GR’en kijken. Ook heeft Westfriesland - ten opzichte van de andere regio’s in Noord-Holland Noord - geen gelijkluidende boodschap voor de GR’en op dat schaalniveau. De rol die de gemeenteraden hier zelf in kunnen spelen wordt op dit moment klein(er) gehouden (dan noodzakelijk). Het is te prijzen dat een groot deel van de raadsleden een groot vertrouwen heeft in de GR’en en in de verantwoordelijk portefeuillehouders in het DB/AB. Tegelijkertijd zijn de raden als hoogste organen nog steeds verantwoordelijk en kunnen de raadsinstrumenten die ze hebben wel degelijk worden ingezet. Er zijn in het land verschillende voorbeelden van gemeenten die een risico- of stuurprofiel toekennen aan hun GR’en en op basis hiervan bepalen welke rol de raad inneemt (of welk raadsinstrument wordt ingezet) ten aanzien van deze GR’en.

Dit maakt dat er een bewuste afweging plaatsvindt op basis van inhoudelijke urgentie (bijvoorbeeld financieel of bestuurlijk) die bindt om (samen) te sturen. Door samen te weten waar op te letten, komt een individuele raad beter in positie én kan in gezamenlijkheid een duidelijkere vuist gemaakt worden richting een regionaal samenwerkingsverband dan als individuele raad. Er is op dit moment veel onduidelijkheid over wat (wanneer) lokaal en wat (wanneer) regionaal wordt besproken en uitgewerkt. Daarnaast ervaren raadsleden dat ze te vaak pas in de eindfase betrokken zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de raden om te sturen op wat wel of niet in gezamenlijkheid wordt opgepakt en de balans te bewaken tussen lokaal en regionaal. Hiervoor is het belangrijk dat zij meer overzicht krijgen van de processen van onderwerpen die zowel een lokale als regionale component hebben. Hier is heel veel winst te behalen. Ook in de keuze voor de onderwerpen en regionale belangen waarover zij als gezamenlijke raden meer kennis willen verkrijgen. De doorontwikkeling moet helpen in het creëren van overzicht en het verduidelijken van wanneer het van belang is een onderwerp te agenderen in de regionale raadsledenbijeenkomst.

7 / 26

Tot slot is een veelgehoorde vrees dat doorontwikkeling van de samenwerking leidt tot nog meer bijeenkomsten of rollen. Raadsleden hebben doorgaans al te veel taken en onderwerpen op hun bordje. Het gerichter inzetten van de tijd die nu al wordt besteed, is een belangrijk aandachtspunt.

2.4. Drie doelstellingen vormen de gezamenlijke ambitie Wij hebben drie doelstellingen opgesteld voor de samenwerking op het niveau van de raadsleden die wat ons betreft aansluiten bij het belang van de samenwerking en bij de gewenste doorontwikkeling, zoals door de (meeste) raadsleden wordt beleefd. Deze doelstellingen vormen daarmee een gezamenlijke ambitie (het waarom) van de samenwerking: - Het creëren van overzicht en kennis van regionaal belegde taken en ambities. - Het stimuleren van regiogeoriënteerde belangenafweging bij lokale besluitvorming door de individuele gemeenteraden. - Grip hebben op en sturing geven aan de regionale samenwerkingsverbanden. Door bovenstaande doelstellingen na te streven, draagt de samenwerking op raadsniveau bij aan betekenisvolle resultaten ten gunste van een bloeiende regio en kwalitatief hoge uitvoering van de gemeentelijke taken in GR’en. Deze doelstellingen zijn tot op heden niet zo expliciet gesteld en om deze te bereiken is het zaak om de juiste condities te scheppen en uiteindelijk tot betekenisvolle resultaten te komen die deze ambitie onderstrepen. De uitwerking hiervan is te vinden in hoofdstuk 3 (hoe) en hoofdstuk 4 (wat). Deze adviezen zijn allemaal ingegeven door de overtuiging dat inhoudelijke focus nodig is en het regionale gesprek gestimuleerd moet worden om tot betere resultaten te komen.

Daarnaast zijn de adviezen opgesteld met de intentie om deze samenwerking echt te laten leven. Energie, eigenaarschap en overtuiging in het samenwerkingsproces zijn tenslotte vereisten om tot betekenisvolle resultaten te komen.

8 / 26

3. Hoe krijgt deze samenwerking in de toekomst vorm? Waar de regionale raadsledenbijeenkomsten nu vooral zijn gericht op het ophalen van informatie, zien wij de belangrijkste beweging bij het (meer) stimuleren van regionale gedachtevorming. Als beter gedeeld, besproken en doorleefd wordt wat het belang van de regio is, kan bij de lokale besluitvorming - die nog steeds leidend is - dit belang beter worden gewogen, en daarmee kan meer regionale impact ontstaan. Onze overkoepelende boodschap en advies luiden als volgt. Breng meer focus aan en richt een samenwerking in met een echte samenwerkingscultuur. Wij adviseren om meer inhoudelijke focus aan te brengen. Welke onderwerpen vragen om genoeg kennis van de inhoud en/of kennen dusdanige belangen om als raadsleden extra aandacht aan te besteden? Wij adviseren de regio, dus zowel raadsleden als bestuurders, om focus aan te brengen. De drie focuspunten (nieuwe energie, versnellen woningbouw, innovatie in de zorg) die in oktober zijn vastgesteld, zijn nog niet doorleefd door de raadsleden. Ga aan de slag met die doorontwikkeling van het Pact en besteed in de komende bijeenkomsten extra aandacht aan deze focuspunten. Doorleef de belangen van de individuele gemeenten in relatie tot de regio en besluit of/hoe hier als gemeenten kracht bij te zetten.

Daarnaast adviseren wij de raadsleden om ook wat betreft aansturing van de GR’en keuzes te maken en inhoudelijk te focussen. Welke GR’en hebben meer aandacht nodig vanwege inhoudelijke urgentie? Kies elk jaar (zie uitwerking hierna) bewust welke GR’en extra aandacht krijgen en houd daarnaast ruimte om in te spelen op actualiteiten van deze of de andere samenwerkingsverbanden als dat nodig is. Een echte samenwerkingscultuur ziet wat ons betreft vooral toe op het leren vertrouwen dat een afvaardiging van raadsleden (ook al zijn ze niet altijd van jouw partij) in gezamenlijkheid het belang van de regio kan verkennen. Vervolgens kunnen zij een individuele gemeenteraad hierover bijpraten of zelfs in adviseren. In deze samenwerking is het in onze ogen nodig dat afgevaardigden - namens een gemeenteraad - mogen nadenken over een goede agenda met focus, en dat de afgevaardigden met meer affiniteit bij een onderwerp de regionale belangen mogen verkennen, om vervolgens individuele raden te adviseren om iets wel of niet te besluiten. Niet iedereen kan en moet overal bij zijn om de benodigde focus en verdieping te krijgen. Hoe kan dit in de praktijk worden vormgegeven, welke structuur moet worden ingericht om die focus en cultuur te stimuleren? Dit komt in de volgende paragrafen naar voren.

3.1. Er valt iets te kiezen Om zo dicht mogelijk bij het bereiken van de doelstellingen te komen, zien wij het perspectief van een regionale raadscommissie als de meest logische vorm. We zien echter ook dat dit voor nu een grote stap is en voor velen een brug te ver. Zodoende hebben we het perspectief van een regionale raadscommissie (perspectief 3) afgezet tegen twee andere perspectieven: wat je aandacht geeft, groeit (perspectief 2) en het behouden van de status quo (perspectief 1). In de volgende figuur zijn de drie perspectieven kort uiteengezet met de belangrijkste kenmerken. In de volgende paragrafen werken we deze verder uit.

9 / 26

N.B. Er zijn nog andere toekomstperspectieven te ontwerpen, bijvoorbeeld toewerken naar een regioraad of stoppen met de samenwerking. Op basis van de gesprekken denken wij dat dit niet aansluit bij de (lokale) behoeften en oorspronkelijke opdracht van de gemeenteraden.

Figuur 1. Drie perspectieven voor structuur van samenwerking op raadsniveau

3.2. Met perspectief 3 kan de gezamenlijke ambitie worden behaald Een regionale raadscommissie is naar onze mening een uitstekend vehikel voor samenwerkende raden om elkaar te vinden op de inhoud die inspirerend, aansprekend en urgent is. Deze vorm is toereikend doordat er geen besluitvorming plaatsvindt en de autonomie van de raden niet in het geding komt; er is wel een platform gecreëerd waarop raadsleden elkaar kunnen treffen en tot afstemming kunnen komen. Deze commissie probeert vanuit kennis van het regionaal belang een oordeel te vormen en advies te geven aan de lokale raden. Het is aan de raden zelf om hier over te besluiten.

Een bekend voorbeeld (uit de regio) is de Regionale Raadscommissie Noordkop (RRN). Deze commissie bestaat uit één afgevaardigd raadslid per fractie per gemeente. De RRN is een commissie, zoals bedoeld in artikel 84 Gemeentewet, wat betekent dat er geen besluitvorming plaatsvindt in deze commissie. In dit voorbeeld is echter wel een verordening vastgesteld waarin de commissie als klankbord- en adviescommissie besluiten neemt over het vaststellen van een advies, eventuele geheimhouding en het agenderingsrecht. Hiervoor is een stemverhouding bepaald. Adviezen worden bij de lokale besluitvorming gewogen. De RRN vergadert over de gemeenschappelijke regelingen (en geeft advies hierover aan de individuele gemeenteraden) en bespreekt/bediscussieert regionale ambities waarbij zo nodig andere raadsleden of organisaties uitgenodigd worden.

10 / 26

Ook voor Westfriesland kunnen we ons zo’n regionale raadscommissie voorstellen. Een commissie bestaande uit een afvaardiging van raadsleden (een/twee raadsleden uit de oppositie en een/twee raadsleden uit de coalitie per gemeente) die - naast bespreken en discussiëren - kunnen adviseren, voorafgaand aan de lokale besluitvorming. De commissie komt zo’n tien keer per jaar bijeen in twee soorten bijeenkomsten: - Bijeenkomsten, gericht op gesprek en discussie over het Pact 7.1 of andere (urgente) onderwerpen met een regionaal belang. Het is mogelijk om voor deze bijeenkomsten breder raadsleden of belanghebbenden uit te nodigen voor het delen van kennis. - Vergaderingen, gericht op het vaststellen van adviezen. Van dit soort vergaderingen zal met name sprake zijn bij de jaarlijkse beslisdocumenten vanuit GR’en. Deze vergaderingen zijn dan ook voorafgaand aan de lokale besluitvorming belegd. Een Agendacommissie met afgevaardigden uit hun midden stelt de agenda op, ondersteund door een regiogriffier en in afstemming met de Samenwerkingsdriehoek. Hoe worden met dit perspectief de doelstellingen wel/niet behaald? - Creëren van overzicht en kennis over taken en ambities. Het regionale gesprek wordt gestroomlijnd. Bijeenkomsten voor het vaststellen van een advies over de GR’en vinden altijd plaats voor de lokale besluitvorming, zodat de volgorde klopt.

Ook is er een logische plek voor gesprek en discussie over thema’s die mogelijk regionaal moeten worden opgepakt. De Agendacommissie houdt niet alleen in de gaten dat onderwerpen op het juiste moment op de agenda staan, maar denkt ook na over óf en in welke samenstelling een onderwerp regionaal besproken moet worden. Zij bewaakt - samen met een regiogriffier - de informatiepositie van de raden waar het regionale onderwerpen betreft. De raadsleden verdelen zo ook de taken met elkaar; niet iedereen hoeft evenveel tijd te besteden in de verdieping van de regionale onderwerpen. - Stimuleren van regiogeoriënteerde belangenafweging. Deze commissie heeft als opdracht te adviseren over GR’en en de thema’s van het Pact 7.1. Vanuit die rol worden afgevaardigde raadsleden juist gestimuleerd de regionale belangen te verkennen en die aan hun lokale raden mee te geven bij lokale besluitvorming. Er wordt gekeken naar wat er vanuit de regio nodig is en naar wat je voor elkaar kunt betekenen als gemeenten. De kans dat de Westfriese gemeenten een gelijkluidende boodschap richting een GR of een bestuurscommissie geven, wordt vergroot als in deze commissie wordt getracht een gelijkluidend advies op te stellen wat recht doet aan het regionale belang. Wanneer er (al) politiek wordt bedreven, is de kans groot dat het advies alsnog niet wordt overgenomen. - Grip en sturing op samenwerkingsverbanden.

Door als regionale raadscommissie de GR’en te behandelen en een advies op te stellen, is er de mogelijkheid om vaker als regio één boodschap te laten horen. Zeker wanneer wordt geïnvesteerd in het opdoen van meer kennis van een aantal prioritaire GR’en (en rapporteurs aan te wijzen die helpen bij de advisering; zie ook perspectief 2) om een goede boodschap op te stellen. Eén boodschap maakt dat (bij)sturing echt kan plaatsvinden en bevordert dus de grip. Het creëert bij de samenwerkingsverbanden het besef dat ze niet om de Westfriese raden heen kunnen.

3.3. Met perspectief 2 komt de samenwerking in beweging De reikwijdte van intergemeentelijke samenwerking wordt bepaald door de schakel die het minst ver wil gaan, en een structuur gaat niet vliegen als het draagvlak hiervoor ontbreekt. Ook al past een regionale raadscommissie binnen de kaders van deze opdracht, we zien dat het draagvlak hiervoor nog beperkt is. Gelet op de gesprekken, achten wij de kans klein dat naar aanleiding van dit rapport wordt besloten de regionale raadsledenbijeenkomsten door te ontwikkelen tot een raadscommissie. Het vertrouwen moet in deze regio nog groeien.

11 / 26

Als de Westfriese gemeenteraden inderdaad besluiten niet tot een regionale raadscommissie over te gaan, dan willen wij hier een goed alternatief naast zetten. Een alternatief wat ruimte biedt om alsnog door te groeien; in het volle besef dat daarmee de doelstellingen niet in volle omvang behaald zullen worden. Door dit te expliciteren, ontstaat er ruimte om wel te gaan ervaren hóe meer uit de samenwerking te halen. Om elkaar op inhoud op te zoeken en ook zaken los te laten (en aan afgevaardigden over te laten). De huidige structuur biedt mogelijkheden om in beweging te komen en de samenwerkingscultuur te laten groeien. We stellen met perspectief 2 een aanpassing voor van de huidige regionale raadsledenbijeenkomsten waarin dat wat je aandacht geeft, gaat groeien. Perspectief 2 geeft een mogelijkheid om - in kleine stappen - meer focus te krijgen in de bijeenkomsten doordat een Agendacommissie met regioambassadeurs verantwoordelijk is voor de agenda. De regioambassadeurs hebben de volgende rol: - Afgevaardigde namens zijn/haar gemeenteraad in de Agendacommissie. - Het gezicht van de regionale samenwerking en lokaal aanspreekpunt voor suggesties en ideeën wat betreft bijeenkomsten. Hierbij hoort ook het aanmoedigen van mede raadsleden om gebruik te maken van het Raadspodium.

- Meedenken over de invulling van de bijeenkomsten (op basis van de termijnagenda) en de keuzes voor prioritaire GR’en. - Controleren of de (lokale) informatievoorziening naar behoren verloopt. Elke gemeente benoemt twee regioambassadeurs die zitting nemen in de Agendacommissie. De Agendacommissie is verantwoordelijk voor een termijnagenda en stelt op basis daarvan de agenda voor de bijeenkomsten vast. De Agendacommissie bekijkt door de raadsbril hoe onderwerpen worden geagendeerd en bewaakt dat ook raadsleden ruimte krijgen voor agendering. Uitdaging is om focus aan te brengen en te beseffen dat in zes bijeenkomsten niet alle onderwerpen even diepgaand kunnen worden besproken. Daarnaast worden rapporteurs aangesteld per prioritaire GR. Volgens de methode Duisenberg1 worden deze rapporteurs (een uit de oppositie en een uit de coalitie) ondersteund om zich te specialiseren in de ontwikkeling van een GR, aandachtspunten op te stellen en hun mederaadsleden hierin mee te nemen. Door deze ‘specialisten’ (à la de auditcommissie en dus zonder politiek karakter) wordt de grip van raadsleden op de GR vergroot en wordt de kans vergroot dat de zeven Westfriese gemeenten met één stem richting de GR spreken. De rapporteurs komen bijeen in zogeheten GR-bijeenkomsten. Hier nemen andere raadsleden niet aan deel.

Zo zijn er twee typen regionale raadsledenbijeenkomsten: ‘gewone’ regionale raadsledenbijeenkomsten waarin kennis wordt vergaard over een onderwerp en de belangen van buurgemeenten, en daarnaast GR-bijeenkomsten, specifiek voor rapporteurs. Ook in dit perspectief gaan raadsleden de taken meer verdelen en hoeft niet ieder raadslid overal bij betrokken of aanwezig te zijn. Er ontstaat meer ruimte voor het aanbrengen van focus en het werken met afgevaardigden.

1

Zie voor een uitleg van het werken met raadsrapporteurs ook https://vng.nl/artikelen/methode-duisenberg-raadsrapporteurs-het-experimenteren-waard

12 / 26

Hoe worden met dit perspectief de doelstellingen wel/niet behaald? - Creëren van overzicht en kennis van taken en ambities. De Agendacommissie houdt niet alleen in de gaten dat onderwerpen op het juiste moment op de agenda staan, maar denkt ook na over óf en in welke samenstelling een onderwerp regionaal besproken moet worden. Er zal zo meer sprake zijn van overzicht in de regionale en lokale behandeling van onderwerpen en raadsleden zullen minder vaak ‘overvallen’ worden in de eindfase van een ontwikkeling. Ook de kennis van taken en ambities zal toenemen wanneer de Agendacommissie er bewust voor kiest om meer focus in de keuze voor onderwerpen aan te brengen en ruimte te maken voor discussie en het leren kennen van elkaars belangen. Anders dan in perspectief 3 wordt lokale besluitvorming niet automatisch regionaal voorbereid en bestaat de kans dat alsnog onderwerpen niet (of niet in de handige volgorde) worden behandeld. - Stimuleren van regiogeoriënteerde belangenafweging. Als discussie en oordeelsvorming in de opzet van de bijeenkomsten worden versterkt, dan kunnen de individuele gemeenten meer rekening houden met het belang van de regio en hun buurgemeenten bij lokale besluitvorming. Het is de vraag of dat in bijeenkomsten waarbij alle raadsleden zijn genodigd, altijd zal lukken. Anders dan in perspectief 3 wordt niet gestuurd op het opstellen van een advies.

Het is aan de raadsleden zelf om bijvoorbeeld raadsinstrumenten af te stemmen. Hier kan de Agendacommissie wel bij helpen. - Grip en sturing op samenwerkingsverbanden. De rapporteurs hebben een beperktere rol dan in een commissie het geval is. Zij laten zich informeren over wat er speelt bij een GR, stellen aandachtspunten op en informeren hun raad hierover. Zij helpen daarmee bij het voorbereiden van lokale besluitvorming. Naast meer kennis van en daarmee meer grip op deze GR’en, vergroot het werken met rapporteurs de kans dat de zeven gemeenteraden meer gelijkluidende zienswijzen zullen indienen en zo met één stem richting de GR’en gaan spreken. Omdat de rapporteurs geen gezamenlijk advies opstellen (over bijvoorbeeld het inzetten van raadsinstrumenten), is het minder waarschijnlijk dat de zeven gemeenten zich als één blok positioneren dan bij perspectief 3 het geval is.

3.4. Ook perspectief 1 - de status quo behouden - vraagt investering Uiteraard is het ook mogelijk om de huidige vorm van regionale raadsledenbijeenkomsten, de status quo, te behouden. Belangrijk bij besluitvorming is te beseffen dat ook dit perspectief investering vergt. De ondersteuning wordt op dit moment door de lokale griffiers “erbij gedaan”. De griffiers geven aan dat hierdoor niet de benodigde aandacht kan worden gegeven aan de bijeenkomsten. Ook zijn de opzet en de organisatie erg verspreid over de verschillende gemeenten, wat niet bijdraagt aan de efficiëntie van de organisatie. Op dit moment is er voor de opzet en de organisatie van de bijeenkomsten een subsidie toegekend vanuit de provincie (€ 10.000 in 2022) die per 2023 vervalt. Gemeenten moeten de bijeenkomsten daarom in de toekomst met eigen middelen en capaciteit organiseren. Hoe worden met dit perspectief de doelstellingen wel/niet behaald? - Creëren van overzicht en kennis van taken en ambities. Wanneer je geen ontwikkeling doormaakt - en dus de status quo behoudt - blijft een aantal vragen bestaan.

Wat wordt nu waar behandeld? Waarom staat iets nu pas op de agenda? Is een onderwerp strikt lokaal, of is het toch iets wat je regionaal zou moeten oppakken? Is er ruimte voor een bijeenkomst en hoe stroomlijnen we de inzet van een raadsinstrument? Deze puzzel wordt door de veelheid aan onderwerpen alleen maar groter. Zonder Agendacommissie wordt het voor raadsleden niet overzichtelijker en worden zij niet in positie gebracht om hier zelf focus in aan te brengen, in lijn met hun behoeften. - Stimuleren van regiogeoriënteerde belangenafweging. Wat vindt een andere gemeente nu echt? Moeten we niet samen optrekken? Door de huidige invulling van de bijeenkomsten, met een hoog zendend karakter, is er beperkt ruimte voor bespreking tussen raadsleden: wat vinden raadsleden uit de ene gemeente, en wat vinden raadsleden uit de andere gemeente? De beelden van raadsleden - en daarmee de beelden van de gemeenten - worden nu pas duidelijk op het moment dat er lokale besluitvorming plaatsvindt. De status quo stimuleert onvoldoende om - naast informerende bijeenkomsten - ook gezamenlijk als één regio op te trekken.

13 / 26

-

Grip en sturing op samenwerkingsverbanden. Door als samenwerkende raden geen rapporteurs aan te wijzen of een raadscommissie in te stellen, is het lastig om als raadsleden echt verdiepende kennis op te doen over de GR’en. Ook het komen tot gelijkluidende besluiten in de zeven gemeenten met echt een ander geluid - waardoor het samenwerkingsverband zich zal beraden - is minder waarschijnlijk. Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg.

3.5. Ga aan de slag met perspectief 2, maar houd zicht op perspectief 3 Perspectief 2 biedt dus de mogelijkheid om in beweging te komen, zonder een nieuw orgaan in te richten wat voor het gevoel te veel op afstand staat van de lokale gemeenteraden. Het is aan te bevelen om perspectief 3 als toekomstperspectief niet uit het oog te verliezen. Als het werken met rapporteurs voor GR’en bevalt en er met meer focus in regionale raadsledenbijeenkomsten wordt geoefend met oordeelsvorming over regionale belangen, kan alsnog een commissie worden overwogen.

Openbaarheid van bijeenkomsten In onze opdracht is ook gevraagd om te adviseren over de openbaarheid van bijeenkomsten. We zien hierin verschil tussen perspectief 3 en de perspectieven 2 en 1. Bij perspectief 3 wordt een commissie ingesteld die de duidelijke taak heeft om een regionaal advies op te stellen. Bij commissies is het gebruikelijk dat deze openbaar zijn, tenzij de commissie zelf besluit tot geheimhouding. Daarbij is het zelfs mogelijk voor inwoners om gebruik te maken van spreekrecht. Bij de perspectieven 2 en 1 is er geen sprake van een commissie en zijn het bijeenkomsten waarin raadsleden met name kennis opdoen van een onderwerp en van elkaars belangen. Hiervoor is het mogelijk om experts, vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden en, waar nodig, belanghebbenden uit te nodigen. In perspectief 2 kan de Agendacommissie afhankelijk van het onderwerp en het doel van de bespreking, hiertoe besluiten. Het standaard openbaar maken van de bijeenkomsten geeft de bijeenkomsten een andere lading.

14 / 26

4. Wat is er nodig om deze doorontwikkeling te realiseren? Als na besluitvorming door de gemeenteraden inderdaad wordt besloten om de regionale raadsledenbijeenkomsten anders in te richten volgens perspectief 2, moet een aantal zaken ingericht worden. Begin hier in 2023 mee en zorg dat in 2024 de nieuwe werkwijze staat. De volgende adviezen helpen hierbij.

Alloceer de benodigde middelen voor ondersteunende capaciteit De nieuwe manier van samenwerken vraagt een andere inzet van raadsleden (regioambassadeurs en rapporteurs) en daarmee van de voorbereiding door verschillende functionarissen. We adviseren te gaan werken met een regiogriffier als spin in het web, als regionale ondersteuner van de gemeenteraden. De regiogriffier staat los van het regioteam, en vindt zijn/haar plek bij een van de zeven gemeenten. Wel onderhoudt de regiogriffier nauwe contacten met het regioteam en neemt hij/zij deel aan benodigde overleggen om samen met de leden van het regioteam de bestuurlijke betrokkenheid in de gaten te houden. De regiogriffier organiseert de regionale raadsledenbijeenkomsten, de GRbijeenkomsten, de bijeenkomsten van de Samenwerkingsdriehoek en de Agendacommissie. Ook bereidt de regiogriffier de lokale besluitvorming van regionaal geagendeerde onderwerpen voor. De lokale griffiers blijven verantwoordelijk voor de algehele voorbereiding van de besluitvorming en letten op tijdige informatievoorziening en voorbereiding van de lokale besluitvorming. Middelen De huidige regiobijeenkomsten door de griffiers georganiseerd en opgezet. Dit vraagt tijd en inzet, maar hier is geen capaciteit voor vrijgemaakt. De griffiers geven aan dat hierdoor niet de benodigde aandacht kan worden gegeven aan de bijeenkomsten.

Ook zijn de opzet en de organisatie erg verspreid over de verschillende gemeenten, wat niet bijdraagt aan de efficiëntie van de organisatie. Op dit moment is er voor de opzet en de organisatie van de bijeenkomsten een subsidie vanuit de provincie toegekend (€ 10.000 in 2022) die per 2023 vervalt. Gemeenten moeten de bijeenkomsten daarom in de toekomst met eigen middelen en capaciteit organiseren. De doorontwikkeling zoals hierboven geschetst, kost geld. Tegelijkertijd kost de status quo ook geld, wat nog niet wordt doorbelast aan de gemeenten. Dit is wel nodig om de bijeenkomsten ook in de toekomst te blijven organiseren en om deze door te ontwikkelen naar de nieuwe manier van samenwerken. In overleg met de griffiers hebben wij berekend wat elk perspectief kost aan middelen en inzet. Perspectief 1

0,6 fte

€ 60.000

Perspectief 2

0,8 fte

€ 80.000

Perspectief 3

1,0 fte

€ 100.00

We adviseren de zeven gemeenten daarom om gezamenlijk capaciteit beschikbaar te stellen voor de ondersteuning en de organisatie van de regionale raadsledenbijeenkomsten in de vorm van capaciteit voor een regiogriffier. Wij stellen voor om jaarlijks € 80.000 te reserveren (uitgaande van ongeveer 0,8 fte). Borg dat deze middelen niet als eenmalig worden geoormerkt maar dat er structureel ruimte is voor de inrichting volgens perspectief 2. Verdeel de kosten naar rato van inwoners over de gemeenten.

15 / 26

Geef de regiogriffier en de Samenwerkingsdriehoek opdracht om de handreiking waar nodig verder op maat te maken en in praktijk te gaan brengen De handreiking De Raden aan Zet is opnieuw opgesteld, in lijn met perspectief 2. Hierin zijn de bijeenkomsten en de nieuwe rollen voor raadsleden nader uitgewerkt. Dit document kan de leidraad vormen voor het nieuwe samenwerken. Geef de regiogriffier en de Samenwerkingsdriehoek de opdracht om de doorontwikkeling te coördineren, het document waar nodig verder op maat te maken en het in praktijk te gaan brengen. 2023 zal een transitiejaar zijn, waarin de eerstvolgende regionale raadsledenbijeenkomsten vooral zoveel mogelijk in de geest van de nieuwe handreiking moeten zijn.

Richt een Agendacommissie in met regioambassadeurs uit de raden Richt, in lijn met de handreiking, een Agendacommissie in door als gemeenteraad twee regioambassadeurs per gemeenteraad aan te stellen. Er zijn op dit moment in Hoorn eerste (goede) ervaringen met regioambassadeurs, maar in ons advies krijgen deze een wat andere rol. Benoem als raad raadsleden (een uit de oppositie en een uit de coalitie) die zich graag bezighouden met de regio en hier eigenaarschap voor voelen. De Agendacommissie komt in principe voorafgaand aan de regionale raadsledenbijeenkomsten bijeen. Kom in 2023 bij elkaar om nadere afspraken te maken over de werkwijze en om invulling te geven aan de nieuwe termijnagenda. Het vaststellen van een gebalanceerde termijnagenda is de belangrijkste verantwoordelijkheid van de Agendacommissie. De Samenwerkingsdriehoek is verantwoordelijk voor de voorbereiding. De Agendacommissie en de Samenwerkingsdriehoek worden ondersteund door de regiogriffier. Inhoudelijk adviseren wij de Agendacommissie om de drie focuspunten (nieuwe energie, versnellen woningbouw, innovatie in de zorg) centraal te zetten. Doorleef de belangen van de individuele gemeenten in relatie tot de regio, zodat de gemeenteraden zo nodig kunnen besluiten hoe hier als gemeenten kracht bij te zetten, met richtinggevende kaders en zo nodig extra middelen.

Zorg ervoor dat de agenda ruimte biedt voor zowel het verkrijgen van informatie als het uitwisselen van belangen. Daarnaast kan de Agendacommissie een besluitvormingsvoorstel laten agenderen over de keuze voor welke GR/GR’en als prioritair te benoemen voor 2023-2024.

Stel met elkaar prioritaire GR’en voor 2023-2024 vast en benoem twee rapporteurs per raad per GR Stel als raden met elkaar vast welke GR’en meer aandacht moeten krijgen. Geef de Samenwerkingsdriehoek opdracht om hiervoor een besluitvormingsvoorstel voor te bereiden. Stel vervolgens per gemeenteraad per GR twee rapporteurs aan die worden afgevaardigd naar GR-bijeenkomsten: een vanuit de coalitie en een vanuit de oppositie. Geef als raden ook opdracht aan de regiogriffier en de Samenwerkingsdriehoek om een plan uit te werken voor de wijze waarop de rapporteurs worden geïnformeerd en meegenomen in ontwikkelingen bij de GR’en. Betrek bij dit proces ook vertegenwoordigers vanuit de GR’en en de lokale ambtelijke organisaties. We kunnen ons voorstellen dat hier ook een korte opleiding voor wordt aangeboden.

16 / 26

Voor 2023-2024 is het raadzaam om met een of twee GR’en te starten. In het world café kwam een aantal GR’en naar voren waar de toen aanwezige raadsleden extra aandacht voor zouden willen. Op basis daarvan adviseren wij om een of twee van de volgende GR’en aan te wijzen als prioritair: - GGD Hollands Noorden. - Omgevingsdienst Noord-Holland Noord. - Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. De keuze voor prioritaire GR’en kan veranderen. Mogelijk bepalen actualiteiten dat in 2024 een andere GR meer aandacht behoeft. Wij denken dat het niet raadzaam is om elk jaar een andere GR te kiezen, maar tenminste één GR voor wat langere tijd te blijven volgen en zo meerjarig ervaringen op te doen. Voor de jaren die volgen is het aan te raden om tijdens een regionale raadsledenbijeenkomst een risico-inschatting per GR te doen en daarmee een risicoprofiel per GR op te stellen. Dit kan met behulp van onderstaande figuur. Bestuurlijk risico Omschrijving

Laag

Gemiddeld

Hoog

Sluit de planvorming van het samenwerkingsverband aan bij

Ja

Gedeeltelijk

Nee/minimaal

Zijn er prestatieafspraken geformuleerd?

Ja

Gedeeltelijk

Nee/minimaal

Zijn er afspraken gemaakt in het kader van verantwoording

Ja

Gedeeltelijk

Nee

Worden de afspraken behaald?

Ja

Gedeeltelijk

Nee

Is er sprake van vergelijkbare afname van diensten door de

Ja

Gedeeltelijk

Nee

Ja

Iets meer dan

Nee

de gemeentelijke belangen?

en informatievoorziening aan de gemeente?

verschillende gemeenten? Zijn er weinig, voor inwoners in het oog springende, actualiteiten over (wijzigende) dienstverlening?

gemiddeld

Financieel risico Omschrijving

Laag

Gemiddeld

Hoog

Wat is de omvang van de financiële relatie met het

Klein

Gemiddeld

Groot

samenwerkingsverband? Is er (in de voorgaande jaren) een structureel positief of

Positief

Negatief

negatief te resultaat te zien? Is de financiële rekening in lijn met de begroting?

Ja

Gedeeltelijk

Nee

Heeft het samenwerkingsverband een goed risico-

Ja

Gedeeltelijk

Nee

management? Heeft het samenwerkingsverband voldoende weerstands-

Ja

Nee

vermogen? Wat is de solvabiliteit van het samenwerkingsverband?

Laag

Gemiddeld

Hoog

In welke mate is de gemeente financieel aansprakelijk?

Niet

Gedeeltelijk

Volledig

Figuur 2. Risico-inschatting GR’en t.b.v. kiezen prioritaire GR’en

17 / 26

Streef naar gezamenlijke boodschappen en werk aan overtuigingen Blijf benoemen en maak bespreekbaar binnen de eigen raad, in de Agendacommissie en tijdens de regionale raadsledenbijeenkomsten, dat het versterken van grip de verantwoordelijkheid met zich meebrengt te streven naar gezamenlijke en eenduidige boodschappen. Voor een succesvolle samenwerking is het nodig dat je je in elkaars belangen en posities verdiept. Dat leidt tot wederzijds begrip en maakt het mogelijk om te geven en te nemen. Zonder gunnen kan interbestuurlijke samenwerking niet functioneren. Dat betekent dat je soms een project steunt dat voor een andere gemeente erg belangrijk is maar waar je zelf vraagtekens bij hebt. Dit in het besef dat, als jij een project hebt dat voor jóu erg belangrijk is, dat ook op de steun van de andere gemeente kan rekenen. Dit is continu zoeken naar de juiste balans.

Evalueer de nieuwe manier van samenwerken begin 2025 en pas deze zo nodig aan Door elk jaar een termijnagenda op te stellen, blikken de regioambassadeurs en de Samenwerkingsdriehoek terug en kijken ze vooruit. Wij adviseren om daarnaast een keer per twee jaar een gesprek over de doorontwikkeling van de raadsledenbijeenkomsten met alle raadsleden te voeren. Moeten de raadsledenbijeenkomsten een andere focus krijgen, willen we meer GR’en prioriteit gaan geven of willen we de regionale raadscommissie (perspectief 3) een kans geven?

18 / 26

Bijlage 1. Uitkomsten sessies In deze bijlage zijn de uitkomsten van verschillende stappen uit het doorontwikkeltraject beschreven: de ronde langs de velden en het world café. De uitkomsten van deze bijeenkomsten hebben de richting bepaald voor ons advies en de handreiking.

Ronde langs de velden Het onderzoeksteam heeft een ronde langs de velden gemaakt bij de gemeenteraden van Westfriesland. Daarbij is opgehaald hoe de raden aankijken tegen de huidige invulling van de regionale raadsledenbijeenkomsten. Ook is opgehaald hoe gemeenteraadsleden de regionale raadsledenbijeenkomsten graag zouden zien ontwikkelen en welke verbeterpunten daar bij horen. De ronde langs de velden werd gestructureerd aan de hand van drie vragen: - Wat gaat nu goed met de regionale raadsledenbijeenkomsten? - Wat kan juist beter? - Waar moet de samenwerking zich naartoe ontwikkelen? Hierna is per vraag het beeld opgenomen dat is opgehaald bij de raden.

Wat gaat nu goed met de regionale raadsledenbijeenkomsten? De raden waarderen vooral dat de bijeenkomsten een mogelijkheid bieden om met elkaar te netwerken. Vooral voor raadsleden die niet tot landelijke partijen behoren, is dit een fijn aspect. De meeste landelijke partijen hebben namelijk zelf overleggen ingesteld tussen raadsleden van verschillende gemeenten. Door met elkaar te netwerken, zien raadsleden wat er in andere gemeenten speelt of hoe een andere raad naar een regionaal vraagstuk kijkt. Ook waarderen raadsleden de interactieve werkvormen die soms worden gebruikt. Vooral Mentimeter en het Raadspodium worden gebruikt. De interactieve werkvormen maken dat raadsleden kunnen zien hoe collega’s over een vraagstuk denken. Via het Raadspodium kunnen daarnaast initiatieven worden geïntroduceerd. Raadsleden benoemen ook dat de interactiviteit een fijne afwisseling biedt ten opzichte van de meer informatieve bijeenkomsten. Tot slot waarderen raadsleden de wijze waarop zij aan het begin van een raadsperiode worden meegenomen in de verschillende gemeenschappelijke regelingen. Zo benoemen raadsleden dat zij deze avond erg waarderen en dat het uiteengaan in deelsessies daarbij van belang is. Tijdens deze informatieavond presenteren de gemeenschappelijke regelingen zich kort, waarna raadsleden in deelsessies verder in gesprek konden over de informatie.

Wat kan juist beter? Hoewel raadsleden de informatieavond aan het begin van de raadsperiode waarderen, zijn ze minder positief over verdere informatieverstrekking over gemeenschappelijke regelingen. Raadsleden benoemen dat zij in de bijeenkomsten soms een “mooi-weerbericht” krijgen, terwijl er later toch aandachtspunten naar voren komen bij de bespreking van stukken in de eigen raad. Ook benoemen raadsleden dat de timing van besluitvorming vaak beter kan. Daardoor hebben zij vaak het gevoel als laatsten het stuk te krijgen en dat zij alleen nog maar kunnen “tekenen bij het kruisje”, want “de andere zes zijn toch al akkoord.” Een veelgehoorde vraag die werd gesteld luidt “” Wat heb je nog in te brengen als de andere buurgemeenten instemmen?” Ook wordt veel belang gehecht aan de terugkoppeling van portefeuillehouders in de eigen lokale geledingen.

19 / 26

Raadsleden zien liever dat de besluitvormingsprocessen beter op elkaar worden afgestemd voor gemeenschappelijke regelingen. Ook zien zij graag dat er meer tijd zit tussen het beschikbaar stellen van de stukken en het besluitvormingsmoment. Hierdoor kunnen de stukken nog regionaal worden besproken voordat besluitvorming plaatsvindt. Het borgen van tijd om zaken regionaal te bespreken, is ook een verbeterpunt dat breder speelt dan alleen de gemeenschappelijke regelingen. Raadsleden zien graag dat er bij regionale dossiers voldoende ruimte is om het dossier regionaal te bespreken. Ook zien raadsleden dat de wijze van informatievoorziening niet altijd aansluit op de behoefte. Zo benoemen raadsleden dat zij soms graag met elkaar - in sessies - verder willen spreken over een onderwerp. Wanneer er alleen een presentatie plaatsvindt, is hier niet genoeg ruimte voor. Tot slot zien raadsleden graag dat er een ‘specialiseringsslag’ kan plaatsvinden in de bijeenkomsten. Wanneer een bijeenkomst bijvoorbeeld specifiek gaat over openbare ruimte, dan hoeft een raadslid die woordvoerder Zorg is daar wellicht niet bij te zijn. Doordat onderwerpen nu door elkaar worden behandeld, hebben raadsleden het gevoel dat zij overal bij moeten zijn, terwijl de agenda van raadsleden toch al druk is.

De vele bij de bijeenkomsten aanwezige raadsleden kan er ook voor zorgen dat bijeenkomsten kunnen voelen als een ‘Poolse landdag’. Dit kan de kwaliteit van het gesprek verminderen.

Waar moet de samenwerking zich naartoe ontwikkelen? Vrijwel geen enkel raadslid zegt “stop maar met die bijeenkomsten.” Maar vrijwel alle raadsleden zeggen “maak het wel beter.” Raadsleden geven aan dat het instellen van een Agendacommissie mogelijk kan helpen. Met een Agendacommissie kan ervoor worden gezorgd dat de agenda van de bijeenkomsten goed aansluit op de behoeften. Zo kunnen bijeenkomsten worden ingericht rondom thema’s of interactief of informatief worden ingestoken, aansluitend op de behoefte van raadsleden. Raadsleden zijn minder eensgezind over de mogelijkheid om gezamenlijk tot oordeelsvorming te komen, bijvoorbeeld via een adviescommissie. Daarbij zouden afgevaardigden vanuit de raden tot een advies kunnen komen over gemeenschappelijke regelingen in bijvoorbeeld een gezamenlijke zienswijze. Raadsleden zien gezamenlijke besluitvorming niet als optie. De beelden van raadsleden over de gewenste ontwikkeling van de samenwerking kunnen worden gevat in onderstaande figuur.

Ervaringen overige betrokkenen Andere betrokkenen rondom de raadsledenbijeenkomsten (burgemeesters, portefeuillehouders, het regioteam en griffiers) beamen dat de samenwerking nog behoudend is vormgegeven en hebben hoop dat het proces van doorontwikkeling helpt om nieuw enthousiasme en ambitie te creëren bij de raadsleden om meer uit de samenwerking te halen. Zij voelen zich uitgedaagd hier de benodigde ondersteuning en voorbereiding voor te treffen. Tegelijkertijd is er een wat afwachtende houding: de beweging moet uit de raden komen, zo wordt gesteld. Dit betekent ook dat raadsleden zich eigenaar moeten voelen van onderwerpen die regionaal besproken worden. Dit eigenaarschap wordt, zo blijkt uit de gesprekken, nu nog niet altijd gevoeld in de regio.

20 / 26

In aanvulling hierop beschrijft het BRE-rapport (van Berenschot) dat het niveau van deze subregio Westfriesland als een logische schaal wordt ervaren om verschillende bovenlokale vraagstukken aan te pakken, maar dat één gezicht/stem naar buiten toe nog ontbreekt. Zij constateren dat lokale belangen een belangrijke oorzaak zijn van haperende of niet slagkrachtige (sub)regionale samenwerking. Wij herkennen dit laatste ten dele op basis van de interviews en verklaren de haperende samenwerking op raadsniveau doordat het gesprek nog niet met de juiste insteek wordt gevoerd.

World café Op 30 november 2022 organiseerden wij een world café met verschillende tafels waaraan raadsleden van de verschillende gemeenten met elkaar in gesprek konden gaan over een aantal mogelijke verbeterrichtingen van de samenwerking. Ieder raadslid heeft meegedaan aan twee tafels, in twee rondes. Daarbij borduurden raadsleden in de tweede ronde voort op wat er uit de eerste ronde kwam. Daarnaast konden raadsleden na afloop op post-its nog aanvullingen geven bij de verschillende tafels. De volgende vier tafels werden georganiseerd: - Eendracht maakt macht: wat heeft jouw buurgemeente nodig en zou dat regionaal bereikt kunnen worden? - Wat je aandacht geeft, groeit: welke GR’en/Pact-onderwerpen zie je graag vaker terug op de agenda van de regionale raadsledenbijeenkomsten? - Gezamenlijke agendavorming: hoe zou de Agenda(commissie) eruit moeten komen te zien? - Regionale voorbereiding - lokale autonomie: hoe zouden we beter samen lokale besluitvorming kunnen voorbereiden? Hierna wordt per tafel samengevat wat er is opgehaald.

Eendracht maakt macht Aan deze tafel werd verkend in hoeverre raadsleden de behoeften van de buurgemeenten goed kennen. Wat heeft de buurgemeente nodig en zou dat regionaal bereikt kunnen worden? Doel: werken met regionaal beargumenteren (en uiteindelijk iets realiseren) door de ander iets te gunnen. Raadsleden deelden diverse onderwerpen van energievoorzieningen en woningbouw tot de positionering van de gemeenteraad in regionale bijeenkomsten. Inhoudelijk werd met name de inzet op (werkgelegenheid rondom) een gezamenlijk bedrijventerrein(enstrategie) als kansrijk gezien en gunde men elkaar vooral meer voorzieningen. Men gaf aan dat het erg wennen en nog wat zoeken was om het gesprek via/over de buurgemeente te voeren en dat men eigenlijk weinig van elkaar wist. Kennis over de (behoeften van) buurgemeenten zou beter ontsloten moeten worden om vanuit het regionale belang te kunnen redeneren.

Wat je aandacht geeft, groeit Centrale vraag was welke GR’en/Pact-onderwerpen raadsleden graag vaker op de agenda van de regionale raadsledenbijeenkomsten terugzien. Enerzijds om beeld te krijgen bij welke GR’en raadsleden willen behandelen en anderzijds om al wat te gaan werken met een Agendacommissie en een risicoafweging: hoe bepalen raadsleden samen wat ze belangrijk vinden en hoe spreken zij hierover?

21 / 26

Het was voor raadsleden aan deze tafel lastig om te bepalen welke GR’en of Pact-onderwerpen meer aandacht zouden moeten krijgen op regionaal niveau. De thema’s en de transities die spelen zijn complex en vragen bijna allemaal om regionale afstemming. GR’en staan daarnaast vaak op relatief grote afstand van de gemeenteraden. De raadsleden zijn positief gestemd over het gebruiken van een risicoafweging als het gaat om het komen tot GR’en die meer aandacht vragen. Een dergelijke afweging kan meer focus aanbrengen in waar de regio écht met elkaar over moet spreken. Er lijkt daarmee een voorzichtige interesse uit te gaan naar drie GR’en: - Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. - GGD Hollands Noorden. - Omgevingsdienst Noord-Holland Noord. Een belangrijke reden voor deze interesse is dat het werkgebied van deze GR’en breder is dan alleen Westfriesland. Het kan volgens hen voordelig zijn om als Westfriesland meer met elkaar regionaal het gesprek hierover te voeren, om zo één geluid uit te dragen of een ‘blok te kunnen vormen’. Wanneer de andere regio's in de GR wél een eenduidig geluid laten horen of verhaal op tafel leggen, dan kan het nadelig werken als Westfriesland dat niet heeft of in elk geval niet heeft afgestemd met elkaar. Daarnaast zijn bovenstaande GR’en groot, complex en onderhevig aan landelijke wetgevingen.