Businesscase DeSom deel 2 haalbaarheidsonderzoek -versie 1.0 (2024-47)

Casus gemeente 2. Kaderstelling en bandbreedte. De ICT dienstverlener moet werken op basis van voor deelnemers realistische standaarden, projectmatig en binnen de grenzen van een centraal vastgestelde informatiestrategie en -architectuur. Het is nodig om in de fase van verandering (direct na uitbesteding) een sanering en standaardisering door te voeren in de bestaande informatievoorziening en het beheer en onderhoud daarvan. Lukt dit niet dan is de aansluiting op de strategische opgaven van de deelnemers niet realiseerbaar.

3.

Casus gemeente 3. SLA Management. Om een commerciële sourcingspartner effectief te kunnen aansturen is een professioneel SLA management nodig dat toeziet op het realiseren van de prestatieafspraken. Commerciële partijen zijn sterk in SLA management, dat is onderdeel van hun verdienmodel.

4.

Casus gemeente. Veranderopgavekosten en frictiekosten. De kosten om uit te treden bij het SSC waar de gemeente 10 jaar deelnemer was, en over te stappen naar een commerciële partij, waren als volgt

Kostenpost

Bedrag

Toelichting

Kosten uittreding uit GR: • Frictiekosten • Kosten sociaal plan • Projectkosten ontvlechting Kosten aanbesteding commerciële aanbieder Projectkosten realisatie

€ 1.325.000

De frictiekosten bestaan uit de tijdelijke financiële nadelen die bij de latende organisatie in het bestaande primaire proces ontstaan.

€ 275.000 € 480.000

Deze zijn over 8 jaar afgeschreven

5.

Casus SSC1. I-control. het SSC moet zelf in staat zijn om te beoordelen of ingezette ICT-diensten in voldoende mate bijdragen aan de strategische doelen van de deelnemende gemeenten, en werkt daarom vanuit waardecreatie (business cases). Wanneer het niet lukt dit aan te tonen, blijven gemeenten vragen stellen over de meerwaarde van de samenwerking. Dit vraagt de inrichting van een i-control rol binnen het SSC, die m.n. de sturing op KPI’s uit de SLA bewaakt.

6.

Casus SSC-2. Flexibiliteit. Deelnemers willen snel kunnen op- en afschalen (vooral dat laatste) in af te nemen diensten bijvoorbeeld vanuit een SaaS strategie. Het SSC heeft hier te maken met frictiekosten: 22

onbenut potentieel. Als het SSC deze doorbelast aan deelnemers heeft deze te maken met dubbele kosten. Hoe dit te mitigeren? Belangrijkste bouwsteen voor de oplossing van dit dilemma is een bonus-malus regeling. Er is een prikkel nodig voor gemeenten om tijdig te plannen, en voor het SSC om flexibele contracten af te sluiten m.b.t. capaciteit.

5.2 Meerjarenbegroting Onderstaande tabel bevat de meerjarenbegroting 2024-2029. Dat is voor 2024 en 2025 de huidige begroting plus de kosten voor de veranderopgave. Voor de jaren 2026-2029 is het een nieuwe meerjarenbegroting, inclusief kosten voor de veranderopgave en frictiekosten (afschrijving oude infrastructuur. 2027

2028

2029

€ 7.450.000

€ 7.493.625

€ 7.594.356

€ 7.478.800

€ 2.400.000

€ 2.520.000

€ 2.595.600

€ 2.673.468

Connectiviteit

€ 850.000

€ 892.500

€ 919.275

€ 946.853

Licenties

€ 495.000

€ 519.750

€ 535.343

€ 551.403

Servicemanagement

€ 525.000

€ 527.625

€ 543.454

€ 559.757

€ 4.270.000

€ 4.459.875

€ 4.731.481

€ 4.731.481

Applicatiehosting

€ 1.900.000

€ 1.615.000

€ 1.211.250

€ 908.438

Systeemintegratie

€ 315.000

€ 393.750

€ 590.625

€ 738.281

Datamanagement

€ 300.000

€ 360.000

€ 396.000

€ 435.600

€ 2.515.000

€ 2.368.750

€ 2.197.875

€ 2.082.319

€ 665.000

€ 665.000

€ 665.000

€ 665.000

€ 462.000

€ 122.000

€ 593.000

€ 40.000

Huidige meerjarenbegroting

2024

2025

2026

€ 7.532.100

€ 7.369.700

€ 7.589.300

Nieuwe meerjarenbegroting exclusief veranderopgave Basisdienstverlening Werkplekconcept

Subtotaal Applicatiediensten

Subtotaal individuele flexibele diensten 1000 uur p. deelnemer Kosten veranderaanpak

€ 68.000

€ 428.000

Frictiekosten (oude infra) Totaal Per werkplek

€ 7.600.100

€ 7.797.700

€ 8.365.000

€ 7.518.250

€ 7.472.810

€ 7.373.558

€ 3.800

€ 3.899

€ 4.183

€ 3.759

€ 3.736

€ 3.687

Noot: dit is een primaire inschatting op basis van aannames en beschikbare informatie. Er is een precisering nodig voor de definitieve meerjarenbegroting. Het opstellen hiervan is gepland in het plan veranderaanpak.

23

6. Risico’s en kansen In dit hoofdstuk wordt een risicoparagraaf opgenomen. Hierin staan de belangrijkste risico's, zwaktes en bedreigingen met mitigerende maatregelen voor de nieuwe koers. Ook eventuele alternatieven worden benoemd, die passen bij de geschetste ICT-ontwikkelingen.

6.1 Risico’s Risico’s zijn gecategoriseerd naar risico’s op strategie, financiële risico’s en risico’s op bedrijfsvoering. Per categorie zijn 6 risico’s benoemd.

Strategie Risico classificatie (K*I)

Omschrijving

Maatregel

Hoog-kans

Niet alle huidige deelnemers gaan mee in nieuwe koers, maar 1600 werkplekken is gegarandeerd

Aanpassen formatie aan aantal werkplekken

Niet alle huidige deelnemers gaan mee in nieuwe koers, DeSom bedient minder dan 1600 werkplekken

Zoeken nieuwe deelnemers

Hoog-impact Hoog–kans

Deelnemers vragen meer maatwerk dan gepland in begroting

Creëren flexibele schil van partners

Deelnemers vragen een hogere flexibiliteit om hun SaaS strategie te realiseren

Doorrekenen frictiekosten aan deelnemers

Tempo van vernieuwing is lager dan gepland door focus op bestaande dienstverlening

Planmatig realiseren veranderopgave

Onduidelijkheid over aanpak vernieuwing zorgt voor onrust bij stakeholders

Opstellen communicatiestrategie en uitvoeringsplan

Hoog-impact Midden-kans

Midden-impact Midden-kans Hoog-impact Midden-kans Midden-impact Midden-kans Midden-impact

Financieel Risico classificatie (K*I)

Omschrijving

Maatregel

Hoog-kans

ICT out of pocket kosten (licenties, hardware) stijgen sterker dan inflatiecorrectie in DVO/SLA DeSom

Mogelijkheid tussentijdse prijsverhoging doorvoeren, opnemen in DVO/SLA

Te weinig investeringsruimte voor realisatie nieuwe koers

Faseren van de realisatie

Onvoldoende zekerheid over benodigde investeringen voor realisatie nieuwe koers

Faseren van de realisatie

Deelnemers betalen te laat, DeSom heeft liquiditeitsprobleem

Vroegtijdig factureren

Inhuurkosten nemen toe door onvoldoende eigen personeel

Strategische personeelsplanning

Grote fluctuatie in aantal accounts per gemeente op jaarbasis geeft onzekere verrekeningsgrondslag

Inrichten van een monitor, optimaliseren IDU proces

Hoog-impact Midden-kans Hoog-Impact Hoog–kans Midden-impact Midden-kans Hoog-impact Midden-kans Midden-impact Midden-kans Midden-impact

24

Bedrijfsvoering Risico classificatie (K*I)

Omschrijving

Maatregel

Hoog-kans

Uitstroom boven landelijk gemiddelde voor ICT personeel (22%) veroorzaakt discontinuïteit, stagnatie in dienstverlening en extra inhuur

Aanpassen primaire arbeidsvoorwaarden Externen langer binden

Hoog-impact

Cruciale rollen worden met externen ingevuld waardoor kennis wegvloeit bij einde opdracht

Hoog–kans

Onvoldoende instroom gekwalificeerd personeel

Aanpassen arbeidsvoorwaarden, slimmer selectiebeleid

Verder professionaliseren en door-ontwikkelen methodisch werken (ITIL, Agile) verloopt stroef door cultuur van pragmatisme

Voorwaarden voor professionaliseren creëren

Configuratiebeheer (contractmanagement, SLA management) komt niet snel genoeg op het benodigde niveau om als grondslag te dienen voor bedrijfsvoering

Versnellen kwaliteitsimpuls, bijv. door inhuur Topdesk expertise

Medewerkers schrijven uren niet op de goede posten (of schrijven hun uren niet tijdig of volledig) waardoor facturen niet kloppen

Instrueren en discipline bevorderen

Hoog-impact Midden-kans

Midden-impact Midden-kans Hoog-impact Midden-kans Midden-impact Midden-kans Midden-impact

6.2 Kansen De belangrijkste kansen voor DeSom 2.0 liggen in het realiseren van de lange-termijn ontwikkelingen zoals beschreven in eerder genoemde lange termijn ontwikkelingen: regie op connectiviteit, datamanagement, informatieveiligheid en privacy, en configuratiemanagement. De diensten die DeSom 2.0 hier kan ontwikkelen dragen bij aan een succesvol vervolg. En er zijn meer kansen. Op het scheidsvlak van de huidige taakafbakening van DeSom en haar deelnemers bevinden zich nog kansen voor diensten waar schaalgrote en specialismen elkaar kunnen vinden. Dergelijke taken zijn vaak te klein van omvang om voorzien van de juiste expertise en lokale kennis bij de afzonderlijke organisaties op te bouwen. Meerwaarde kan vanuit DeSom centraal worden gecreëerd omdat ze bekend zijn met deze organisaties en vanuit hun grootschaligere rol vaak wel de mogelijkheid hebben de expertrol te faciliteren. Enk hierbij aan aanvullende taken op gebied van: 1) Leveranciersmanagement. SaaS aanbieders ‘landen’ met hun oplossing op de werkplek van de eindgebruiker. Via door DeSom in te richten toegang (authenticatie en autorisatie) krijgt de eindgebruiker toegang tot de applicatie. DeSom richt ook de connectiviteit in (koppelingen en interfaces). Wijzigingen in applicaties hebben bijna altijd impact op toegang en connectiviteit.

Daarom is het voeren van regie over wijzigingen in SaaS een belangrijke dienst voor DeSom. Dit betekent concreet dat deelnemers voor implementatie en wijzigingsbeheer, het leveranciersmanagement beleggen bij DeSom. Daardoor kan DeSom het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen in toegang en connectiviteit organiseren. 2) Testen en accepteren. Het zonder meer doorvoeren van wijzigingen zonder (acceptatie)test is een risico voor deelnemers. Deelnemers beschikken niet over een configuratie om de integrale werking van applicaties te testen. Idealiter is hier een OTAP straat voor; een AP is voor de schaal van DeSom voor de hand. DeSom zal deze inrichting moeten realiseren voor deelnemers; een AP mét alle koppelingen zodat er ketentests kunnen plaatsvinden. 3) Projectleiding in de informatievoorziening. Met de brede expertise binnen de DeSom is er meerwaarde voor de deelnemers te behalen door projecten in de informatievoorziening van de samenwerking op te laten pakken. Hierbij wordt maximaal gebruik gemaakt van de opgebouwde expertise en de kennis vanuit meerdere organisaties.

25

7. ICT-ontwikkelingen en hun impact De wereld staat niet stil, en zeker niet de wereld van ICT. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Digitalisering en automatisering zorgen voor een steeds grotere afhankelijkheid van organisaties van hun ICT. Het tempo van vernieuwing neemt exponentieel toe, en er is geen reden om aan te nemen dat dit tempo afzwakt. In het publieke domein zien we behoefte om grip te krijgen op digitalisering en automatisering, onder andere vanuit een ethisch perspectief. Gelijktijdig is er een enorme druk om arbeidsproductiviteit te laten stijgen door inzet van ICT, gelet op de vergrijzing van de beroepsbevolking. In dit hoofdstuk worden de meest relevante ontwikkelingen benoemd met hun impact op DeSom. Die impact is relevant voor de koers van DeSom: voor het implementeren van nieuwe informatievoorziening en -technologie zijn aanpassingen nodig in de ICT infrastructuur, is kennisontwikkeling benodigd en zijn voorbereidingen noodzakelijk die gevolgen hebben voor formatie en middelen. De volgende onderwerpen worden hieronder verkend: De digitale werkplek / kantoorautomatisering, verSaaSing van applicaties, regie op connectiviteit in een services architectuur, Data governance en datagedreven werken, overige nieuwe technologie.

De digitale werkplek De digitale werkplek omvat alles wat nodig is om op elke locatie te kunnen werken: van communicatiemiddelen en samenwerkingstools tot de beveiliging die daarvoor nodig is. De digitale werkplek biedt rijke (multimedia) mogelijkheden op een managed (volgens security richtlijnen beveiligd) device aan gebruikers. Het concept biedt zowel lokale als SaaS toepassingen aan, waar het voor de eindgebruiker niet uitmaakt waar de applicatie vandaan komt. We zien dat de digitale werkplek stap voor stap van een individuele werkomgeving gericht op persoonlijke productiviteit en efficiëntie naar een omgeving voor productieve digitale samenwerking toegaat. De meest dominante partij in de digitale werkplek, Microsoft, positioneert Office365 als een samenwerkingsplatform: “Wij leveren met Office365 een set aan tools om samenwerken te ondersteunen voor diverse groepen. Elke groep heeft zijn of haar eigen behoeften. Voor deze behoeften worden tools gekozen om samen te werken.” Naast het samnwerkingsplatform zorgt een hybride infrastructuur met legacy-applicaties en SAAS voor een versnippering van het applicatielandschap. Dit versterkt het plaats- en tijdsonafhankelijk werken, maar eindgebruikers moeten informatie uit verschillende bronnen en locaties halen met bijhorende integraties.

Een digitale werkplek waarbij bedrijfsbronnen uniform, inclusief integraties worden aangeboden om de efficiency te verhogen is daarom belangrijker dan ooit. Deze ontwikkeling heeft grote gevolgen voor traditioneel werkplekbeheer. Het inrichten van de persoonlijke digitale werkplek doet de eindgebruiker steeds meer zelf (selfservice); zie bijvoorbeeld Microsoft Teams. De digitale werkplek bestaat uit een portaal met allerhande, per gebruiker verschillende, Apps in een hybride Cloud en Legacy omgeving die door de organisatie beschikbaar zijn gesteld en die samenwerken faciliteren. Dit gebeurt binnen een steeds eenvoudiger te beheren standaard werkplekomgeving. Er zijn steeds meer slimme integraties en voor beveiliging worden toenemend micro apps en technieken als micro services (API’s), AI (Artificial Intelligence), ML (Machine Learning) en RPA (Robotic Process Automation) toegepast. Beheertools worden verder ontwikkeld op bijvoorbeeld veilige toegang (Identity Access management, Role-Based Access control), informatiebeheer (sharepoint) en social intranet. Daarmee wordt het beheer van de werkplek steeds minder een technische, en steeds meer een functionele opdracht. Er is wel gerichte expertise voor nodig; de vraag naar Microsoft experts in de markt in hoog en het aanbod is schaars.

Impact voor DeSom Voor DeSom is het neerzetten van een gestandaardiseerde, robuuste digitale samenwerkplek van groot belang. Hierin komen twee zaken samen: de zorg voor een standaardisering van de werkplek, en de robuustheid die nodig is om die werkplek efficiënt te kunnen beheren. De werkplek van morgen biedt vanaf ieder device

26

applicaties en bedrijfsbronnen uniform –bijvoorbeeld vanuit een portaal – aan en bevat intelligente integraties om de efficiency te verhogen. Alleen dan kan DeSom concurrerend zijn met commerciële aanbieders die vanwege schaalgrootte makkelijker experts kunnen werven. Samengevat: De productiviteit van medewerkers in een digitaal werkportaal staat centraal in de inrichting van de werkplek. Deze werkplek is gestandaardiseerd, en kan via parameters gepersonaliseerd worden. DeSom maakt gebruik van een hybride werkplek. Voor DeSom is het neerzetten van een gestandaardiseerde, robuuste digitale samenwerkplek waarbij het hybride applicatielandschap centraal staat een voorwaarde om concurrerend te kunnen zijn op prijs en kwaliteit met commerciële aanbieders. Applicatielandschap: beweging naar de Cloud en SaaS Cloud computing is het via een netwerk (internet) op aanvraag (on demand) beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens (SaaS). Een organisatie neemt functionaliteit af, en niet de techniek waarop die functionaliteit draait. Er is al enige tijd een beweging van organisaties ‘naar de Cloud’. Leveranciers van software bieden hun oplossing (steeds vaker uitsluitend) als Cloud dienst aan. Daarbij bieden leveranciers van applicaties deze applicatie inclusief dienstverlening aan als Cloud applicatie. Dat betekent ‘functionaliteit uit het stopcontact’.

De leverancier ontzorgt door het uitvoeren van (technisch) applicatiebeheer. Functioneel beheer doen organisaties zelf. DeSom 2.0 levert de ontsluiting en werking op de werkplek. In de gemeentemarkt is inmiddels ruim 60% van de ingezette applicaties beschikbaar als SaaS. Te voorzien is dat binnen 5 tot 8 jaar alle applicaties als ‘SaaS’ beschikbaar zijn en dit de facto de marktstandaard zal zijn. Tot die tijd is er sprake van een hybride situatie. Gemeenten hebben, in vergelijking met andere organisaties, uitzonderlijk veel applicaties; de beweging naar de Cloud en SaaS is voor hen extra relevant. In de praktijk ontstaan er bij gemeenten -zeker door de tijd heen- mengvormen van beide varianten: een ‘hybride’ Cloud waarbij gemeenten SaaS applicaties integreren in hun op eigen locatie staande fysieke ICT Infrastructuur (dit heet: on premise); dan wel dat deze integratie wordt verzorgd door de Cloud Supplier. ‘Cloud’ wordt hiermee – door de markt afgedwongen dan wel gekozen vanuit een Cloud-strategie- een steeds groter onderdeel van iedere ICT infrastructuur.

Impact voor DeSom DeSom biedt op dit moment een fysieke infrastructuur en de deelnemende gemeenten kiezen hun eigen strategie als het gaat om Cloud diensten. De deelnemers binnen DeSom maken op verschillend tempo een veranderopgave naar Cloud dienstverlening door; ook omdat sommige applicaties alleen als SaaS worden aangeboden (bijvoorbeeld DSO). Dit betekent dat veel applicaties nu al in de Cloud draaien. Met gevolgen voor bijvoorbeeld de dienstverlening van DeSom op het gebied van technisch applicatiebeheer. DeSom brengt daarin focus aan op het leggen van veilige verbindingen tussen werkplek (authenticatie en autorisatie) en SaaS applicaties, en tussen applicaties onderling in een hybride omgeving. Dit is werk dat er eerder impliciet bij gekomen is voor DeSom. Per saldo neemt het werk bij DeSom weliswaar af door verSaaSing van applicaties (systeembeheer, technisch applicatiebeheer); maar er komt ook werk voor terug: regie over connectiviteit, systeemintegratie, inrichten van de AD, leveranciersmanagement. Hierover moeten nieuwe afspraken gemaakt worden. Samengevat: Applicaties verhuizen naar de Cloud, maar wel in een verschillend tempo; totdat pakweg 2032 alle applicaties SaaS zijn. Systeembeheer en technisch applicatiebeheer verdwijnen stap voor stap bij DeSom en er komen regietaken voor terug.

(Regie op) connectiviteit in een services architectuur Het applicatielandschap van gemeenten is in de loop der tijd verzuild en in de knoop geraakt; domeingerichte ‘silo’s’ bepalen de functionele inrichting en er is een veelheid van onderlinge integraties hetgeen leidt tot veel redundante opslag. Modernisering van het gemeentelijk applicatielandschap is op de agenda gezet 27

door de VNG onder de noemer Common Ground, en betekent de stap voor stap migratie naar een applicatie services landschap waarin API management zorgt voor gegevensintegraties met minder redundantie. Deze beweging is al volop in gang (zie het DSO en de WOO applicaties) en zal de komende 5 tot 8 jaar zijn beslag krijgen. Voor leveranciers betekent dit de gehele vernieuwing van hun applicaties; een investering die op dit moment zorgt voor een stilstand als het gaat om vernieuwingen in de applicatiemarkt. Voor gemeenten betekent dit dat het ‘legacy’ silo-landschap gefaseerd transformeert naar een services architectuur. Dat heeft drie gevolgen: 1) Werken onder architectuur krijgt een diepere lading. De doelarchitectuur (technisch en functioneel; op applicatie- en procesniveau) wordt dwingender, om standaardisatie en flexibiliteit af te dwingen; 2) Procesgestuurd werken krijgt meer vorm; organisaties kunnen makkelijk hun informatievoorziening conform hun proces inrichten. Dat stelt wel eisen aan de wijze waarop die processen ontworpen zijn. Gemeenten zullen de rol van procesbeheerder echt moeten beleggen. 3) Systeemintegratie krijgt een andere betekenis. Connectiviteit op basis van API’s vragen om de inrichting van API management (APIM) en API Management wordt een vak. Regie op connectiviteit en regie op data- en procesintegratie vragen eveneens regierollen die moeten worden belegd.

Sommige gemeenten kiezen ervoor om deze ontwikkelingen geheel buiten de deur te zetten, Anderen kiezen voor het versterken van hun eigen proces- en informatie organisatie. In welke vorm ook; de invulling van deze rollen is voorwaardelijk voor een beheersbare inrichting van de informatievoorziening bij gemeenten.

Impact voor DeSom De vernieuwing van applicaties en de (mogelijke) migratie naar een services architectuur is aan de deelnemers. De opdracht van DeSom is de deelnemers te faciliteren. Om het applicatielandschap te kunnen vernieuwen en adaptief en flexibel te zijn, zoals deelnemers vragen, is werken ondereen stringente, dwingende architectuur een absolute voorwaarde. Daarbij gaat het om het neerzetten van een technische architectuur; een informatiearchitectuur (applicatie en data) hoort primair thuis in het domein van de deelnemers. Deze technische architectuur kent vier componenten, die in samenhang zorgen voor de robuustheid van de ICT infrastructuur die nodig is om op een gedegen manier flexibel en adaptief te kunnen zijn. Deze componenten zijn: 1) Een ontwerp van de systeem- en netwerkomgeving (huidige en doelarchitectuur). Onderdeel van dit ontwerp zijn de keuzes voor technologieën en methoden die DeSom toepast in zijn ICT zoals de keuze voor O365 voor werkplek en AD; maar ook keuzen voor applicatiedistributie, dataopslag, virtualisatie, connectiviteit en privacy en security by design. 2) Een ontwerp van het applicatielandschap, met functionele en niet-functionele applicaties, aangeleverd door de deelnemers. Dit ontwerp moet 1 op 1 synchroon zijn met het asset management (TopDesk). 3) Een ontwerp van data en datastromen tussen applicaties, inclusief gebruikte protocollen.

Deze protocollen moeten gebaseerd zijn op landelijke en industrie-standaarden. 4) Een ontwerp van toegangscontrole en autorisaties, vanuit inrichtingsprincipes die BIO conform zijn. Door deze componenten goed neer te zetten en strikt te hanteren ontstaat een solide en voor iedereen duidelijke ICT inrichting met constraints die gehanteerd kunnen worden bij iedere applicatiekeuze van een gemeente; zowel SaaS applicaties als on-premise. En kan DeSom zijn rol in systeemintegratie waarmaken. Formatief betekent dit, dat er zowel voor architectuur als voor regisseurs connectiviteit (systems integrators) belangrijke (nieuwe) rollen zijn binnen DeSom. Ook voor technisch (applicatie)beheerder verschuift hun rol naar connectiviteit. Samengevat: Common Ground, betekent een stap voor stap migratie naar een applicatie services landschap waarin API management zorgt voor gegevensintegraties met minder redundantie. De daarbij horende vernieuwing van applicaties en de (mogelijke) migratie naar een services architectuur is aan de deelnemers. De

28

opdracht van DeSom is om de deelnemers te faciliteren. Daarbij is werken onder een stringente, dwingende (technische) architectuur een absolute voorwaarde. Data governance en datagedreven werken Het creëren van waarde uit gegevensverzamelingen staat centraal in Data Governance. Informatiegestuurde dienstverlening, monitoring, datagedreven beleidsontwikkeling en Smart City zijn inmiddels landelijk veelgebruikte concepten waarin gemeenten publieke waarde creëren door benutten van gegevens. Gemeenten beschikken over zo’n 900 unieke gegevens per huishouden in hun administraties, en hebben toegang tot duizenden unieke data per huishouden. De impact van digitalisering en het slim gebruik van data dienen bij te dragen aan de maatschappelijke taken en opgaven van gemeenten. Met name op de kruising van verschillende domeinen (sociaal, ruimte, organisatie) zal ICT en de daarmee gepaard gaande data een verbindende schakel vormen om gemeentelijke systemen optimaal te kunnen laten werken. Daarmee krijgt (real-time) data nog veel meer dan voorheen een sturings- en monitoringsfunctie voor beleid en uitvoering binnen de gemeenteorganisatie.

Impact voor DeSom Alle deelnemers van DeSom werken datagedreven, of gaan dat de komende tijd doen. DeSom moet hierop voorbereid zijn en zijn dienstverlening op accommoderen. Dit is een kans om de toegevoegde waarde van DeSom te versterken. Het is de opdracht voor DeSom om voor zijn deelnemers, maar ook voor zichzelf, een stevig datafundament neer te zetten, als dienst. Dit fundament bevat idealiter de volgende componenten:

•

•

•

Datamanagement is gericht op het optimaal beheren en gebruiken van data in de systemen die DeSom beheert voor de deelnemers. Het gaat daarbij om het verwerken, rubriceren, opslaan, beschikbaar stellen, beveiligen en onderhouden van alle gegevens die voorkomen in de applicaties. ICT voorzieningen. Dit betreft in essentie drie toepassingen: een datawarehouse omgeving, een ETL tool om data uit applicaties te halen en in het datawarehouse te zetten en één of meer applicaties voor business analyse en business intelligence. Gelet op de Microsoft strategie van DeSom ligt PowerBI hier voor de hand. Methodiek. Grootste risico in de praktijk bij het realiseren van een datafundament is hobbyisme. Er is een bewezen methodiek nodig, zoals DAMA/DMBOK, om professioneel te werken aan een datafundament.

Cruciaal is dat er een goede rolverdeling is tussen deelnemers en DeSom. Deelnemers zorgen zelf voor vraagarticulatie en data-analyse. DeSom biedt een datafundament. Rollen die daarbij horen zijn: 1) Een database manager, die methodisch werkt (bijv. met DAMA/DMBOK) en die verantwoordelijk is voor de stabiele werking van het datafundament. Dat is o.a. de kwaliteitszorg over het datawarehouse, de continuïteit in de ETL stromen (die de data verversen), en de informatiebeveiliging van het gehele platform. 2) ETL-ontwikkelaars. Dit is een maatwerkdienst. Deze is applicatie-afhankelijk en in principe eenmalig nodig. Deze kan dan het beste ingehuurd worden door de deelnemers of door DeSom. 3) De architect (zie 3.3, punt 3). Samengevat: Deelnemers van DeSom werken datagedreven of gaan dat naar verwachting steeds meer doen. Dit is een kans om de toegevoegde waarde van DeSom te vergroten. Ambitie van DeSom 2.0 is hierbij om een stevig datafundament neer te zetten, als dienst. Een goede rolverdeling is cruciaal: de deelnemers zorgen voor vraagarticulatie en data-analyse, DeSom biedt een datafundament. DeSom dient daarvoor diverse rollen in te vullen, zoals een database manager. Nieuwe technologie 29

Technologische vernieuwing gaat door. De belangrijkste trends op dit moment zijn (inclusief een voorbeeld van actuele gemeentelijke toepassingen): • •

• • •

Kunstmatige intelligentie en machine learning. Veel gemeenten experimenteren met Chat-GPT en zijn op zoek naar toepassingen. The Internet of Things. Er zijn toepassingen beschikbaar voor gemeenten om (milieu)waarden te meten via Internet of Things technologie. Vooral voor de Omgevingswet zullen deze toepassingen beschikbaar komen. Virtual en augmented reality. Ook hier is de Omgevingswet een belangrijke aanjager. Virtuele planborden zijn bijvoorbeeld al bij diverse provincies in gebruik. Blockchain-technologie. Deze wordt steeds meer ingezet om ‘geautomatiseerd vertrouwen’ te faciliteren. Er zijn veel toepassingen ontwikkeld, bijvoorbeeld voor schuldhulpverlening (gemeente Utrecht). Virtual assistents. We zien de inzet hiervan, vaak i.c.m. AI, in de dienstverlening. In sommige applicaties wordt dit al toegepast.

Dat deze nieuwe technologie zijn weg gaat vinden naar gemeenten, is een zekerheid. De vraag is alleen wat, wanneer, en met welke kosten.

Impact voor DeSom Voor DeSom geldt een heel eenvoudige regel: DeSom moet zijn deelnemers altijd één stap voor zijn. Niet twee, want dan loopt het voor de muziek uit. En niet samen oplopen, want dan zijn de condities er niet als de deelnemers die nodig hebben. Die condities gelden vooral de geschiktheid van de ICT infrastructuur. Wat is de impact van nieuwe technologie op die ICT inrichting? Vanuit architectuur zal het snel ‘nee’ zijn als het om innovaties gaat, maar dat antwoord kan lang niet altijd valide gegeven worden. Er is ruimte nodig voor experimenten, voor innovatie. Bij deelnemers en bij DeSom. Business development heet deze rol, en kan het beste belegd worden bij een business development manager. In deze rol zullen de nieuwste trends en ontwikkelingen scherpt gemonitord en in samenspraak met de architect beoordeeld moeten worden. Cruciaal is daarbij dat er een heldere kosten-baten afweging wordt gemaakt. Samengevat: Er zijn veel nieuwe technologische trends. Deze hebben inmiddels de weg naar de lokale overheid gevonden of gaan dat op korte termijn doen. DeSom moet zijn deelnemers net iets voor zijn. Er is ruimte nodig voor experimenten en innovatie. Een rol als business development manager kan DeSom helpen om deze trends te monitoren.

30

Bronnen Voor het onderzoek is er gebruik gemaakt van schriftelijke bronnen en het afnemen van interviews, digitaal en op locatie bij DeSom.

Schriftelijke bronnen: ICT Benchmark rapport gemeenten 2023 M&I/Partners Rapport Stip op de Horizon v1.3 Presentatie V0.99 DeSom 2.0 Presentatie AB v1.0 Eindrapport DeSom v1 DeSom Jaarverslag 2022 DeSom Visualisatie Documenten en Dienstverlening Documenten behorende tot de DHV set DeSom – SLA PDC DAP Documenten behoren tot het functieboek DeSom 6 Begroting 2024 DeSom Contractenoverzicht v12-7-2023 Verdeling techniek en begroting 2024 Website DeSom: https://www.sscdesom.nl/ SLA DeSom

Interviews: Maarten Vrolijk, Alexandra van Dorland, Gerard van Roosmalen, Bas Wols (7-8-2023, 14-8-3023, 5-9-2023, 29-10-2023, op locatie en via Teams).

31

Begrippenlijst O365: Office365 van Microsoft IAM: Identity and Access Management is het beheer om er voor te zorgen dat de juiste "identiteiten" (denk daarbij vooral aan personen of computers), voor de juiste redenen en op het juiste moment toegang krijgen tot de juiste faciliteiten. RBAC: Role-bases Access Control zorgt voor eenduidige geautoriseerde toegang tot alle informatievoorziening. SaaS: Software as a Service stelt gebruikers in staat om via internet verbinding te maken met toepassingen in de cloud en deze te gebruiken. API: een Application Programming Interface, wordt gebruikt om op een geformaliseerde manier gegevens uit te wisselen tussen apps. ETL: Extract Transform Load is het proces dat wordt gebruikt voor het verzamelen en samenvoegen van data uit meerdere bronnen voor het ondersteunen FAQ: Frequently asked questions, een kennissysteem om vragen snel te kunnen beantwoorden CMDB: Configuration Management Database. Dit is een opslagplaats die informatie bevat over de IT-omgeving, de componenten die gebruikt worden voor de levering van IT-diensten. SIEM: Security Information and Event Management is een oplossing die organisaties helpt bedreigingen te detecteren, te analyseren en erop te reageren voordat ze bedrijfsactiviteiten schade berokkenen.

NIS2 verplicht bedrijven tot technische en organisatorische maatregelen voor beveiliging SPOC: Single Point of Contact voor dienstverleningsvragen

32