9.a Jaarstukken 2023 SED organisatie - Definitief
Tekst van het document
Jaarstukken 2023 Concept
Inhoudsopgave 1. Jaarverslag .......................................................................................................................2 1.1
Programmaverantwoording ...............................................................................4
1.2
Paragrafen ......................................................................................................16
2. Jaarrekening ...................................................................................................................25 2.1
Overzicht van baten en lasten ........................................................................26
2.2
Balans ............................................................................................................26
2.3
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ..........................................28
2.4
Toelichting op de balans .................................................................................32
2.5
Toelichting op de staat van baten en lasten ....................................................36 Verklaring rechtmatigheid ................................................................................38 Bijlagen ...........................................................................................................39
2
1.
Jaarverslag
Voor u liggen de jaarstukken 2023 van de SED organisatie waarin we de sturing en de bedrijfsprocessen van de SED organisatie verantwoorden. De resultaten van de programma’s ruimte en samenleving worden verantwoord in de gemeentelijke jaarverslagen. Vanuit het resetten van de basis, was het een uitdagende tijd, maar we hebben belangrijke vooruitgang geboekt. We hebben goed gekeken naar hoe we dingen deden en wat beter kon. Door samen te werken, hebben we onze prestaties verbeterd en onze organisatie sterker gemaakt. Onze medewerkers, partners en anderen hebben hieraan bijgedragen, waarvoor we dankbaar zijn. Hoewel we blij zijn met wat we hebben bereikt, weten we dat er nog veel te doen is. We blijven streven naar verbetering.
3
1.1
Programmaverantwoording
Programma bedrijfsvoering Hebben we bereikt wat we wilden bereiken? De SED organisatie werkt aan een prettige woon- werk- en leefomgeving. Zij staat voor goede dienstverlening aan de inwoners en ondernemers, en een krachtige en deskundige ondersteuning aan de besturen van gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Verder wordt de ondersteuning verricht voor de GR-en Recreatieschap Westfriesland en Afvalbeheer Westfriesland. We bouwen met elkaar aan een stevige organisatie en zijn goed in contact met onze medewerkers. In januari 2023 zijn we gestart met richting geven aan de organisatie waarbij de succesbepalende factoren zijn gepresenteerd en opgenomen in de begroting 2024: • Focus op dienstverlening • Opgave integraal centraal stellen • Balans tussen bevlogenheid, beheersing en bedoeling • Aantrekkelijk werkgeverschap • SED in control Met de succesbepalende factoren is er een meerjarig activiteitenplan opgesteld om vanuit focus, resultaten te bereiken. Voorts zijn we er trots op dat we ons lerend vermogen ontwikkelen. Zo hebben we onze planning en control-cyclus op orde en naar aanleiding van evaluatie we brengen we procesverbeteringen aan. Per 1 januari 2024 stonden we klaar voor de start van de Omgevingswet en hebben we nieuwe werkwijzen geïmplementeerd ten behoeve van de Wet Open Overheid (Woo).
Het jaar heeft in het teken gestaan van dienstverlening waarbij we dichter bij de inwoners staan met hulp van klantreizen, leidende principes en dat we doen wat de bedoeling is. In 2024 gaat dit verder vervolg krijgen. Op het gebied van interne beheersing hebben we diverse verbeteringen aangebracht in samenwerking met de accountant zodat het dagelijks bestuur in 2023 het "in control statement" kan afgeven.
Wat hebben we daarvoor gedaan? HR Het functiehuis van de SED organisatie was aan onderhoud toe. Aan de hand van het HR21 functiewaarderingsysteem is hier in 2022 mee gestart, in samenwerking met Bureau Leeuwendaal. Er zijn nieuwe functies beschreven en vastgesteld. Ook zijn functies geherwaardeerd. De onderhoudsronde is in 2023 afgerond, waarbij de raden met de financiële gevolgen hebben ingestemd. In het vernieuwde functiehuis staan nu weer logische loopbaanpaden. Dit is bevorderlijk voor de interne mobiliteit van medewerkers. Bij de herwaardering van de functies is een groot deel van de (arbeidsmarkt)toelages geïncorporeerd. 4
Het digitaliseren van processen is in 2023 doorgegaan. De meeste aanvragen, zoals bijvoorbeeld ouderschapsverlof, zijn nu digitaal. Landelijk is er nog steeds flinke krapte op de arbeidsmarkt. Er is daarom ingezet op het breder en beter voor het voetlicht brengen van onze bekendheid en aantrekkelijkheid als belangrijke werkgever in de regio. We hebben de samenwerking met de West-Friesland academie en Werken in Noord-Holland-Noord voortgezet. Ook is ingezet op andere vacatureteksten en aantrekkelijke vormgeving op social media. In 2023 is de nieuwe recruiter gestart. Zij richt zich op de arbeidsmarktcommunicatie. De Westfriese gemeenten hebben gezamenlijk de externe inhuur aanbesteed. De procedure is dit jaar afgerond. Voor inhuur vanaf salarisschaal 9 wordt gebruik gemaakt van een brokerdienstverlening. Dankzij deze nieuwe samenwerkingspartner kan voortaan via één kanaal een inhuuraanvraag worden uitgezet. De broker kan de aanvraag in de hele markt uitzetten om zo snel mogelijk een geschikte kandidaat te vinden. Voor inhuur tot salarisschaal 9 wordt gebruik gemaakt van andere contractpartijen.
Financiën Bij Financiën zijn stappen gezet in het verbeteren van de beheersing door onder meer de verdere digitalisering van onze facturatieprocessen, de doorontwikkeling van de interne kwartaalrapportages, het verfijnen van het prognosemodel (monitoring loonkosten) en de doorontwikkeling van het Planning & Control proces. Hierdoor is een fundament gelegd voor verdere doorontwikkeling. In het najaar 2023 is gestart met het project “realistisch begroten”. Juist om een directere koppeling te creëren tussen toename van taken en de inkomsten van de drie gemeenten. In het eerste kwartaal 2024 brengt de projectgroep haar advies uit. In 2023 hebben wij met de afronding van de werkzaamheden zoals de (her)controles op de btw en andere fiscale regelingen het vertrouwen van de Belastingdienst behouden en zijn er voor alle drie de gemeenten en voor de SED organisatie nieuwe convenanten voor Horizontaal Toezicht getekend die zijn ingegaan op 1 januari 2024. Facilitaire dienstverlening Het team facilitair heeft in 2023 voor het Hybride Werken een organisatievisie opgesteld. Alle werkplekken en ruimtes zijn gereed gemaakt voor het hybride werken. Daarbij is ook een start gemaakt met de verbetering van de beveiliging, zowel bij de gemeentehuizen als bij de overige locaties.
Het jaar 2023 stond vooral in het teken van dienstverlening waarbij dit tot uiting kwam in de diverse aanbestedingen waarbij ook duurzaamheid een belangrijk aspect was. Zo zijn er elektrische fietsen aangeschaft, wegwerpbekers vervangen voor porselein en een aanbesteding afval afgerond. De taken en verantwoordelijkheden van zowel leveranciers als uitvoerende collega’s zijn meer afgebakend waardoor werkprocessen meer vanuit regie zijn ingevuld. Dit wordt in 2024 verder uitgewerkt. De servicedesk heeft als centraal facilitair meldpunt vele meldingen en vragen kunnen afhandelen, naast de nodige organisatie bij 5
diverse evenementen zoals bijvoorbeeld de verkiezingen en Meester in je werkdag. Als centrale spil een voorbeeld als het gaat om dienstverlening en inspelen op de vraag van de klant. Facilitaire dienstverlening - Centrale huisvesting Conform het besluit van het algemeen bestuur is halverwege 2023 aan een externe marktpartij de opdracht gegeven om de huidige huisvestingssituatie van SED (vanuit financieel en organisatorisch oogpunt) in beeld te brengen. De uitkomsten van het onderzoek worden naast de huidige ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en het bedrijfsplan SED 2015 gelegd zodat er keuzes gemaakt kunnen worden. Het onderzoek is niet afgerond in 2023. Dit heeft met name te maken met het ontbreken van plattegronden op basis van NEN-normering en de keuze om gebruik te willen maken van de recente gegevens uit 2023. De verwachting is dat het onderzoek in het tweede kwartaal van 2024 is afgerond. Facilitaire dienstverlening - Hybride werken Hybride werken gaat over een manier van werken die het werkplezier en het neerzetten van resultaten ondersteunt. In 2023 is gestart met het op orde brengen van de voorzieningen in de kantoorgebouwen. Tijdens corona is het aantal werkplekken op de locaties gehalveerd. Monitoren en bureaustoelen waren in bruikleen gegeven om de thuiswerkplek te voorzien.
We hebben de werkplekken dit jaar weer volledig op orde gebracht, mede door de aanschaf van meubilair en beeldschermen. Het aantal werkplekken is echter hetzelfde gebleven terwijl het aantal medewerkers is gegroeid. Daarnaast heeft elke locatie nu minimaal één vergaderruimte die geschikt is om hybride te vergaderen. Informatie Het nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet is per 1 januari 2024 live gegaan met een nieuwe applicatie ten behoeve van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. In oktober 2022 is de applicatie in productie genomen en in 2023 verder geïmplementeerd. Samenwerken met de regio staat in deze oplossing centraal. Eind 2022 is het nieuwe zaaksysteem succesvol geïmplementeerd. Het zaaksysteem is een belangrijke spin in het web in het digitaal afhandelen van de werkprocessen. Mede door de keuze voor dit systeem is een belangrijke stap in de implementatie van informatie-gestuurd werken gezet en zetten we het systeem verder in ten gunste van automatisering. Voor een efficiënte bedrijfsvoering en daarmee de digitale transformatie passen we, waar het kan, robotisering toe. Dit heeft als doel om handmatige, repeterende handelingen te automatiseren.
In 2023 hebben we diverse succesvolle projecten gedraaid en is in 2023 een roadmap RPA (Robotic Process Automation) gemaakt waarbij we robotisering structureel inzetten bij het efficiënter en minder kwetsbaar maken van processen. In 2023 is ook een aantal medewerkers opgeleid tot RPA Developer. Na afronding van deze opleiding in 2024 zijn deze medewerkers in staat om zelf robots te ontwikkelen. Er zijn robots ingezet bij: • Factureren voor de begraafplaats-administratie • Verwerken aanvragen/intrekken/wijzigingen automatische incasso heffingen • Aanvragen energietoeslag 2023, aangepast naar nieuwe zaaksysteem. 6
Daarnaast zijn we gestart met het ontwikkelen van een robot voor ondersteuning bij WOZ-bezwaren die begin 2024 in productie wordt genomen. De robots hebben in 2023 ruim 100 manuren werk “overgenomen”, waarvan 60 uur bij belastingen en circa 40 uur bij de administratie van samenleving. Dit breiden we de komende jaren uit. Deze uren benutten we voor kwaliteitsverbetering. In 2023 is meer grip en structuur aangebracht op de informatiehuishouding en het applicatielandschap inclusief de bijbehorende budgetten. Eind 2023 zijn we gestart met het ontwikkelen van Informatiebeleid dat in 2024 na vaststelling een vervolg krijgt. Voor de implementatie van dit beleid hebben we een ICT kalender (roadmap) opgesteld tot 2030. Daarnaast is een visie ontwikkeld hoe om kan gaan met data en deze te gebruiken in verantwoording en sturing. Na vaststelling wordt deze ook verder geïmplementeerd in 2024. Informatie - Woo De Woo verplicht gemeenten de informatiehuishouding op orde te krijgen. Hiervoor hebben gemeenten tot 2030 tijd. Voor het op orde brengen van onze informatiehuishouding is in 2023 een Roadmap opgesteld. Naast de Woo is hier ook alle andere wetgeving met een informatiecomponent bij betrokken. Deze roadmap werken we in 2024 verder uit naar een uitvoeringsplan voor de komende jaren. Ook in het informatiebeleid 2024 ev.
worden de eisen die de Woo aan de informatiehuishouding stelt verankerd. In paragraaf 1.2. wordt het project Woo verder toegelicht. Informatie - Privacy en Security Informatiebeveiliging en privacy heeft zich in 2023 specifiek gericht op bewustzijn binnen de interne organisatie. Informatiebeveiliging en privacy zijn nog onvoldoende opgenomen in het standaard handelen. Hiervoor is een bewustwordingstool aangeschaft bestaande uit modules die nader ingaan op de inhoudelijke materie en de kennis omtrent beide aandachtsgebieden moet vergroten. Hoewel informatiebeveiliging en privacy getypeerd worden als veelal technische domeinen, zou het handelen van medewerkers basiskennis moeten zijn. Met de ‘awareness-tool’ moet deze basiskennis maximaal ondersteund worden. Op gebied van informatiebeveiliging is veel aandacht uitgegaan naar de technische beveiliging. Op basis van een aantal onderzoeken is een plan gemaakt wat momenteel in uitvoering is. Administratieve organisatie en interne beheersing In 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst door het dagelijks bestuur afgegeven. Deze rechtmatigheidsverantwoording is in samenwerking met de accountant tot stand gekomen. In 2023 zijn er opnieuw stappen gemaakt met betrekking op de interne beheersing.
Door Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt er getoetst op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen. De diverse processen in het sociaal domein (subsidieverstrekking, leerlingenvervoer en schuldhulpverlening) zijn nieuwe VIC’s opgesteld en uitgevoerd. 7
De interne beheersing voor de onderdelen vastgoed en havendienst hebben in 2023 veel aandacht gehad waardoor het proces door middel van VIC zijn getoetst. Inkoop In 2023 hebben we meerdere Europese aanbestedingen gerealiseerd waaronder de aanbesteding voor de integrale opdracht voor accountantsdiensten voor de SED organisatie, de drie gemeenten, het Recreatieschap Westfriesland en het Afvalbeheer Westfriesland, de aanbesteding voor een aansprakelijkheidsverzekering voor de drie gemeenten, een goed werkgeverschapsverzekering voor de SED organisatie, de aanbesteding voor de opdracht tot uitvoering van een omgevingsvisie en gemeente brede omgevingsplannen. Daarnaast zijn er ook diverse meervoudig onderhandse aanbestedingen gestart en afgerond. Onder andere een aanbesteding voor het contracteren van externe deskundigheid op het gebied van bedrijfsgeneeskunde, een aanbesteding om op een efficiënte en effectieve wijze te kunnen voldoen aan de verplichting inzake de uitvoering van de jaarlijkse herwaardering van de woningen en niet-woningen en de uitvoering van processen in het kader van de Wet waardering onroerende zaken. Inkoop voert elk kwartaal een spend-analyse uit die de Europese Drempel overschrijden. Dit met als doel om vanuit inzicht budgethouders te helpen de rechtmatigheid te vergroten.
8
Wat heeft het gekost? Lasten (bedragen * € 1.000)
Begroting Gewijzigde Rekening 2023 begroting 2023 2023
Saldo
Personeelslasten Salaris en kosten tijdelijke vervanging
28.905
31.643
30.989
654
Overige kosten personeel
2.124
2.225
2.234
-10
31.029
33.867
33.223
644
183
3.703
4.000
-297
0
358
1.305
-947
183
4.061
5.305
-1.244
Kosten buiten verdeelsleutel Personele kosten Doorbelasting kosten Oekraïne
Facilitair, ICT en werkplaats Facilitair
6.545
924
746
178
ICT
0
5.378
5.720
-342
Huisvesting gemeenten en kosten Werkplaats
0
1.214
1.497
-282
6.545
7.516
7.963
-447
Onvoorzien
48
48
0
48
Accountantskosten
56
56
62
-6
Overige exploitatielasten
33
190
289
-99
137
295
351
-56
0
0
0
0
37.894
45.740
46.843
-1.103
Begroting Gewijzigde Rekening 2023 begroting 2023 2023
Saldo
Overig
Vennootschapsbelasting Totaal lasten
Baten (bedragen * € 1.000) Overige baten Diverse baten Vergoeding RSW, AWBF en DeSom uitvoering administratie
0
0
337
337
191
191
213
23
191
191
550
360
182
3.702
4.000
298
0
358
1.305
947
182
4.060
5.305
1.245
-37.521
-41.489
-40.987
501
Doorbelasting kosten buiten verdeelsleutel Personele kosten buiten verdeelsleutel Doorbelasting kosten Oekraïne
Exploitatiesaldo; Basis voor berekening bijdrage
9
Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Bijdrage Stede Broec
12.412
13.725
13.628
-98
Bijdrage Enkhuizen
13.801
15.259
15.120
-139
Bijdrage Drechterland
11.309
12.504
12.240
-264
37.522
41.489
40.987
-501
37.894
45.740
46.843
1.103
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
0
0
0
0
Toevoeging reserves
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
Gerealiseerd resultaat
0
0
0
0
Totaal baten
Toelichting op de cijfers Personeelslasten - Salaris en kosten tijdelijke vervanging: (€ 654.000) De onderschrijding in personeelskosten bij de SED-gemeente wordt voornamelijk veroorzaakt door een uitdagende arbeidsmarkt, waarbij het moeilijk is geschikte kandidaten te vinden zowel vast als interim. Dit heeft geleid tot openstaande vacatures en (tijdelijk) onvervulde posities, waardoor geplande werkzaamheden zijn uitgesteld. Als reactie hierop zijn beleidsmaatregelen genomen, waaronder het besluit om geen nieuwe principeverzoeken in behandeling te nemen. Deze en andere maatregelen zijn genomen om de beschikbare middelen strategisch te alloceren en prioriteit te geven aan lopende taken in het licht van de personeelsschaarste en het zorgen voor en behouden van de huidige medewerkers. Wet Open Overheid: (€ 83.000) We zijn goed bezig met de uitvoering van de Wet Open Overheid (Woo). Een uitgebreide toelichting treft u aan in de Openbaarheidsparagraaf. Door diverse omstandigheden (o.a. verloop in externe inhuur op het project) hebben we het geraamde budget in 2023 niet geheel uitgegeven. Voor € 83.000 wordt overheveling aangevraagd. De niet uitgevoerde maar wel geplande W00t Klachtoordelen wordt extra opgepakt in 2024. Door de grote toename in het aantal Woo-verzoeken en de complexiteit daarvan, voorzien we voor 2024 ook inhuur voor extra tijdelijke capaciteit.
Personeelslasten - Overige kosten personeel: (-€ 10.000) De extra kosten voor de bedrijfsgeneeskundige dienst zijn structureel gestegen. Door langdurig verzuim en wisseling van personeel hebben we dit jaar op gebied van ARBO minder activiteiten kunnen uitvoeren. De in de voorjaarsnota aangekondigde ontwikkelingen met betrekking tot verlofsparen, thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding en bedrijfsgeneeskundige dienst hebben we daardoor binnen de bestaande budgetten in 2023 kunnen opvangen. In 2024 wordt er een analyse gemaakt op basis van de feitelijke declaraties in 2023 voor de verhoging van de thuiswerkvergoeding, de reiskostenvergoeding en de bedrijfsgeneeskundige dienst. Mogelijke financiële gevolgen worden in de voorjaarsnota 2024 verwerkt. 10
Doorontwikkeling samenleving: (€ 140.000) Voor de doorontwikkeling van domein samenleving is een plan ontwikkeld. Doelstelling van het plan is om de kwaliteit te verhogen en samenwerking in- en extern te verbeteren. Door vertrek van zowel managers als medewerkers is het plan in 2023 niet uitgevoerd, maar wordt alsnog in 2024 in aangepaste vorm uitgevoerd. € 140.000. Kosten buiten verdeelsleutel - Personele kosten: (-€ 297.000) Net als voorgaande jaren heeft de SED ook in 2023 werkzaamheden uitgevoerd waarvan de budgetten in de gemeentelijke begroting zijn opgenomen. In 2023 zijn deze werkzaamheden ook geraamd in de SED begroting. Een voorbeeld hiervan zijn de werkzaamheden met betrekking tot de omgevingswet. (€ 633.000). De post 'personele kosten buiten verdeelsleutel', heeft een negatief saldo, dit zijn lasten gemaakt door domein Ruimte voor ruimtelijke ordeningsprojecten. In het beleidsterrein Ruimtelijke ontwikkelingen is sprake van kosten voor projecten waarvoor in veel gevallen (een deel van) de kosten via anterieure overeenkomsten kunnen worden verhaald op derden. In deze gevallen gaan de kosten voor de baten uit. Daarnaast zijn er kosten voor projecten waarvoor door de raad (nog) geen budgetten zijn gevoteerd. Deze rechtstreekse doorbelasting zal In de gemeentelijke jaarstukken nader worden toegelicht.
Kosten buiten verdeelsleutel - Doorbelasting kosten Oekraïne: (-€ 947.000) De SED organisatie levert inzet voor het project Opvang Ontheemden Oekraïense vluchtelingen. Dit gebeurt door inzet van interne medewerkers en daarnaast ook inhuur van externen. De doorbelasting van deze uren worden evenredig verdeeld naar de gemeenten. Voor de doorbelasting van de interne medewerkers worden overheidstarieven gehanteerd. Doorbelasting van de externe inhuur is op basis van de werkelijke kosten. Het uitgangspunt is dat de inzet door de SED tenminste kostenneutraal is. Ter dekking van deze kosten ontvangen de gemeenten een vergoeding van het Rijk middels de bekostigingsregeling per gerealiseerde opvangplek. Zowel de kosten, als de doorbelasting van de kosten zijn niet volledig begroot. Facilitair, ICT en werkplaats - Facilitair: (€ 178.000) Voor Facilitair vragen wij om € 100.000 over te hevelen naar 2024. Zoals al eerder is aangegeven worden de resultaten van het onderzoek centrale huisvesting afgerond in het eerste kwartaal 2024. Daarom zijn de investeringen in de representativiteit van de ruimtes in de locaties van het jaar 2023 uitgesteld. Deze werkzaamheden willen we in 2024 extra bovenop de geplande werkzaamheden in 2024 nog uitvoeren. Facilitair, ICT en werkplaats - ICT: (-€ 342.000) Licenties De prijsstijging van de licentiekosten was in 2023 zeer hoog.
De begrote budgetten zijn niet toereikend. Het betref een structurele stijging van de kosten waarvoor in de voorjaarsnota 2024 extra budget gevraagd zal worden. Dit stelt ons in staat om de vereiste licenties adequaat te bekostigen en de operationele efficiëntie van ons applicatielandschap te waarborgen. Door deze stappen te zetten, streven we naar een geoptimaliseerde, moderne en kostenefficiënte IT-infrastructuur voor de komende jaren.
11
Een tweede belangrijke factor is de (verplichte) overgang naar een Software as a Service (SaaS) oplossing van de applicatie. Deze transitie was niet alleen noodzakelijk vanwege technologische evoluties, maar ook om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften. Daarnaast zijn er kosten van de software broker, die op advies van de vorige accountant is aangewezen. Deze kosten reduceren inkoop-inspanningen. Software as a Service (SaaS) Voor het zaaksysteem is er een investeringsbudget aangevraagd in 2022. Omdat het zaaksysteem een SaaS-oplossing is, betreft dit geen investering en komen de kosten ten laste van de exploitatie. Omdat er een investeringsbudget is aangevraagd in plaats van een exploitatiebudget, is het ICT budget overschreden. In verband met de stijging van de kosten worden alle lopende applicaties in kaart gebracht. Deze inventarisatie vormt de basis voor de selectie van applicaties die aanbesteed moeten worden en die overgaan naar een Software as a Service (SaaS) oplossing. Via een Planning & Control (P&C) document vragen we vervolgens de benodigde financiële middelen aan om deze overgang soepel te realiseren. Bijdrage van DeSom De bijdrage van DeSom is in de najaarsnota van DeSom verhoogd. Deze begrotingswijziging kon niet meer worden opgenomen in de begroting van de SED organisatie. Hierdoor is er een overschrijding zichtbaar in de exploitatie.
Bij de gemeenten is er wel rekening gehouden met deze begrotingswijziging van DeSom. Buiten de overschrijdingen op het ICT-budget zijn er een drietal incidentele budgetten waarvoor overheveling wordt aangevraagd. Het gaat om de volgende budgetten: Herontwikkeling HR: (€ 55.000) In 2023 zijn de werkzaamheden voor de extra modules in de applicatie Motion niet volledig afgerond (€ 25.000). Om het project goed af te ronden is daarnaast ook nog budget (€ 30.000) voor consultancy en innovatie nodig.-. Neuron Geo Cloud (innovatie software): (€ 24.000) Dit bedrag is in de najaarsnota aangevraagd en de werkzaamheden om de modules naar de cloud te verplaatsen zijn eind 2023 gestart, maar nog niet afgerond. Robotisering: (€ 86.000) Met de Najaarsnota 2023 is besloten een extra budget van € 100.000 vrij te maken voor consultancy en training. In 2023 is een start gemaakt voor robotisering, door de zichtbare efficiency mogelijkheden willen wij in 2024 hier verder vervolg aan geven. Het budget zal gebruikt worden voor externe ondersteuning en uitbreiding van onze software licenties. Facilitair, ICT en werkplaats - Huisvesting gemeenten en kosten Werkplaats – (-€ 282.000) Om aan de voorwaarden van de koepelvrijstelling te voldoen, moeten er correcties plaatsvinden van de huisvestingslasten van voorgaande jaren. Hier is in de begroting van de 12
SED geen rekening mee gehouden en levert daarom een overschrijding op. Voor de gemeenten is dit echter budgettair neutraal. Overig - Onvoorzien: (€ 48.000) De post onvoorzien is in 2023 niet ingezet. Overig - Overige exploitatielasten: (-€ 99.000) De overschrijding wordt deels veroorzaakt door uitgaven die zijn voorgeschoten door de SED en bij de baten worden doorberekend aan de betreffende gemeenten. Te denken valt dan aan kosten voor regionale projecten. Op de overige baten is hierdoor een overschot zichtbaar. Buiten de overschrijding is er nog een deel van een incidenteel budget over waarvoor overheveling wordt aangevraagd voor afronding van het project "realistisch begroten." Hiervoor wordt gevraagd een bedrag van € 13.000 over te hevelen. Baten Overige baten - Diverse baten: (€ 337.000) Dit onderdeel betreft de uitgaven die zijn voorgeschoten door de SED (zie onderdeel Overig), detacheringsinkomsten en diverse andere verrekeningen. Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Baten (bedragen * € 1.000) Exploitatiesaldo lasten en baten; basis voor berekening bijdrage Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Bijdrage Stede Broec Bijdrage Enkhuizen Bijdrage Drechterland
Begroting 2023
Gewijzigde begroting
Werkelijk 2023
Saldo
37.521
41.489
40.987
501
12.412 13.801 11.309
13.725 15.259 12.504
13.628 15.120 12.240
-98 -139 -264
De bijdrage van de gemeenten is € 501.000 lager dan geraamd. Het exploitatiesaldo is in 2023 via de in de begroting 2023 afgesproken verdeelsleutel verdeeld. In verband met de toepassing van de regels van de koepelvrijstelling heeft hier een correctie op plaatsgevonden. Via onderlinge afrekening zorgen we ervoor dat wordt voldaan aan de afgesproken verdeelsleutel. Globaal beeld De exploitatie 2023 sluit met een voordelig resultaat van € 501.000. Het voordelige exploitatieresultaat ad € 501.000 betreft circa 1,2% van het begrotingstotaal. Dit voordelige resultaat moet echter worden bezien in het licht van incidentele mutaties in 2023. Of te wel ons structurele resultaat is negatief i.v.m. ontvangen van incidentele gelden en onderschrijdingen. Mutaties die we normaal gesproken in 2024 en volgende jaren wellicht niet zullen hebben:
13
•
In de gemeenten zijn kosten (bij)geraamd voor bijdrage SSC DeSom en voor huisvesting tot een totaal van € 366.000. Deze kosten moeten nu –als gevolg van de koepelvrijstelling- worden geboekt binnen de SED exploitatie. In de SED zijn de kosten niet volledig begroot.
Daarnaast zijn er ook financiële mutaties met een positief effect op het resultaat in 2023 geweest, zoals: • Een onderschrijding van € 649.000 op de personeelskosten (zie toelichting onderdeel Personeelslasten); • Er is ruim € 501.000 vrijgevallen doordat enkele projecten in 2023 niet konden worden opgepakt: deze krijgen in 2024 een vervolg. Hiervoor wordt bij deze jaarrekening gevraagd om een overheveling van de budgetten naar 2024. De overhevelingen zijn eerder in dit hoofdstuk toegelicht; • Er is € 337.000 aan incidentele baten gerealiseerd. Deze waren niet begroot. Samengevat betekent dit het volgende voor het financiële beeld over 2023: Bedrag (bedragen * € 1.000) Exploitatiesaldo Huisvestingslasten en bijdrage DeSOM Overhevelingsbudgetten Incidentele baten Overschot salarissen (niet ingevulde vacatures) Berekend negatief resultaat
€ 501 € 366 - € 501 - € 337 - € 649 - € 620
Verplichte indicatoren
Naam indicator
Eenheid
Bron
Rekening 2023
Rekening 2022
Externe inhuur
Kosten als % van totale loonsom + totale kosten extern
Eigen begroting
22,85%
21,80%
Overhead
% van totale lasten
Eigen begroting
49,42%
51,83%
De verplichte indicatoren over de overhead laten een vertekend beeld zien. Immers, de SED werkt niet voor zichzelf maar voor de drie gemeenten. Het overhead percentage zou derhalve eigenlijk gerelateerd moeten zijn aan het begrotingstotaal van de drie gemeenten. Het overheadspercentage is gedaald ten opzichte van 2022. Dat komt doordat de totale lasten van de SED harder zijn gestegen dan de overheadskosten. De oorzaak van de stijging van de totale lasten ligt bij de stijging van de lasten welke zijn gedekt bij de gemeenten. Er is een groei zichtbaar van werkzaamheden welke niet via de verdeelsleutel worden doorbelast. Hierdoor stijgen de totale lasten van de SED harder dan de overheadslasten.
14
Overhead De kosten van overhead in SED bestaan uit kosten voor salarissen, inhuur derden, ICT, Facilitaire kosten, Overige personeelskosten en overige overheadkosten. Het totaal van de overheadkosten bedraagt € 23.158.000 Deze kosten kunnen als volgt worden uitgesplitst: Onderverdeling Overheadskosten
Bedrag (bedragen * € 1.000)
Salarissen Inhuur derden ICT Facilitair (inclusief huisvesting) Overige personeelskosten Overige overheadkosten
11.035 1.473 5.720 2.243 2.334 353
Totaal Overheadskosten
23.158
Onvoorzien In de begroting 2023 is een bedrag van € 48.000 voor onvoorziene uitgaven opgenomen. In 2023 is het budget niet aangesproken.
15
1.2
Paragrafen
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Aanleiding en achtergrond Namens de SED gemeenten voert de SED organisatie actief beleid op de beheersing van de risico’s die we gezamenlijk lopen. Door inzicht in de actuele risico’s worden de betrokken partijen in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. De risico’s van de SED organisatie zijn de bedrijfsvoeringrisico’s. Risico’s Volgens de toelichting op artikel 11 BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) zijn de risico’s die relevant zijn voor het weerstandsvermogen de risico’s die niet anderszins te ondervangen zijn. Reguliere risico’s -risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal goed meetbaar zijnmaken geen deel uit van de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen. Hiervoor zijn immers verzekeringen afgesloten, voorzieningen gevormd of ze zijn begroot. Wij maken bij de risico-inventarisatie onderscheid tussen de SED organisatie en de risico’s bij de gemeenten zelf. De bedrijfsvoeringrisico’s zijn risico’s voor de SED organisatie en die worden hier genoemd. Voor 2023 is het totaal aan bedrijfsvoering risico’s ingeschat op € 1.500.000. De geïnventariseerde risico(’s) staan in de tabel hieronder. Daarbij is een korte beschrijving van het risico en de getroffen/gewenste beheersmaatregel opgenomen. De kolom daarnaast geeft het maximaal financieel gevolg.
Vervolgens wordt de kans op optreden en impact meegegeven. De laatste kolom geeft inzicht in het beslag dat het risico legt op de benodigde weerstandscapaciteit. Uitgangspunt is dat de gemeenschappelijke regeling de rekeningresultaten volledig afwikkelt op de deelnemende gemeenten. De gemeenschappelijke regeling kent als beschikbare weerstandscapaciteit geen reserves. Voor de beschikbare weerstandscapaciteit kan alleen de post onvoorzien worden meegenomen. Indien zich tegenvallers voordoen die niet opgevangen kunnen worden in de reguliere begroting of uit de post onvoorzien, komen deze ten laste van de 3 gemeenten. In evenredigheid van de verdeelsleutel wordt de benodigde weerstandscapaciteit meegenomen in de jaarrekening van de afzonderlijke gemeenten als risico bij de verbonden partij SED organisatie.
Onderwerp
Korte beschrijving risico
Datalek, - Imagoschade door cybercrime en datalekken uitval ICT - hacker-activiteiten systemen - systemen uitzetten - aansprakelijkheid
Genomen beheersmaatregel
Maximaal risicoomvang in € 1.000
Bedrag x kans in € 1.000
Kans op Impact optreden
Redundante systemen en backupdata. 1.500
4
5
1.050
Totaal:
1.050
16
Datalek, cybercrime en uitval ICT systemen: De beschrijving omvat meerdere vormen van risico’s. Een eerste risico is het risico van informatie lekken vanuit extern en vanuit intern handelen, wat is samengevat als datalek. Een tweede risico is het risico van aanvallen op onze systemen van buitenaf middels cybercrime. Dit alles kan ook nog leiden tot het benoemde risico van imagoschade. Ten derde is het risico dat we systemen moeten uitzetten om hackers activiteiten te voorkomen. Ten vierde is het aansprakelijkheidsrisico wat wordt gelopen wanneer systemen worden gehackt en/of worden uitgezet. Het maximale financieel gevolg van deze risico’s van de SED organisatie is € 1.050.000. De speelruimte voor weerstandscapaciteit ligt tussen de 75% en 90%. De minimale grens (75%) van de benodigde weerstandscapaciteit voor de risico’s is daarmee € 787.500 en de maximale grens (90%) bedraagt € 945.000. In 2023 hebben zich geen significante problemen voorgedaan; de opgesomde risico’s uit de risicoparagraaf hebben niet geleid tot een hogere bijdrage van de deelnemende gemeenten. Kengetallen Verloop van de kengetallen Kengetallen: 1. Netto schuldquote 2. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 3. Solvabiliteitsratio 4. Structurele exploitatieruimte 5. Grondexploitatie 6. Belastingcapaciteit
Jaarrekening 2023
Begroting 2023
Jaarrekening 2022
17%
21%
18%
17%
21%
18%
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
1./2. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). Hier blijft de SED organisatie met 17% ruimschoots onder.
Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de realisatie van het beleid ten aanzien van het onderhoud van kapitaalgoederen en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties ten opzichte van de begroting. Het gaat hierbij ook om het verlangde onderhoudsniveau, de (lange termijn) onderhoudsplanning voor alle belangrijke activa en het voorzieningenbeleid. De gemeenschappelijke regeling SED organisatie heeft in 2015 gebouwen en inventaris verworven. Onderhoud van deze gebouwen wordt geregeld door de deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling. De onderhoudskosten worden door de gemeenten in rekening gebracht bij de SED organisatie. 17
Financiering Algemeen De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) schrijft de decentrale overheden een aantal zaken voor op het gebied van financiering. Doel van deze wet is het bevorderen en transparant maken van het financieringsbeleid van de overheden. De transparantie komt daarbij tot uitdrukking in voorschriften voor een verplicht Treasurystatuut en een paragraaf financiering in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf worden ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen inzake de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Het algemeen bestuur heeft het Treasurystatuut en hiermee nadere beleid vastgesteld. De bijdragen van de deelnemende gemeenten zijn in principe toereikend voor de exploitatieuitgaven. Voor investeringen met een meerjarig nut kan het nodig zijn om langlopende financiering aan te trekken. Zo is er in 2015 een langlopende geldlening van € 5.570.000 aangetrokken voor de financiering van een deel van het gemeentehuis van Drechterland. In 2023 is € 139.000 afgelost. Op 31-12-2023 resteert een saldo van € 4.455.000. Tevens is in 2020 een lening aangetrokken van € 2.500.000 met een looptijd van 25 jaar. Van deze lening is in 2023 € 100.000 afgelost. Het saldo van deze lening bedraagt op 31-12-2023 € 2.200.000.
Hieronder een overzicht van de opgenomen geldleningen: Geldgever (Bedragen * € 1.000)
Gemeente Drechterland BNG Bank Totaal
Rente
Saldo
Opgenomen
percentage
1-1-2023
in 2023
-
Rente Aflossing
31-12-2023
4.595 0,23%
Saldo
139
4.456
2.300
5
100
2.200
6.895
5
239
6.656
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de maximale toegestane omvang van de kortlopende schuld (met een looptijd korter dan één jaar) weer. Er moet worden overgegaan tot omzetting naar langlopende schulden zodra de limiet meer wordt overschreden. Het doel van deze limiet is het renterisico op korte financiering te beperken. De kasgeldlimiet wordt uitgedrukt in een percentage van het begrotingstotaal (8,2%) en bedraagt € 3.107.000. De kortlopende financiering is in het afgelopen jaar onder de kasgeldlimiet gebleven. Renterisiconorm De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en herfinanciering. Van renteherziening is sprake, als in de leningsovereenkomst is bepaald dat de rente gedurende de looptijd in een bepaald jaar zal worden aangepast. Herfinanciering bestaat uit het totaal aan aflossingen van langlopende leningen, want het renterisico wordt verkleind door aflossingen in de tijd te spreiden. De renterisiconorm is voor het jaar 2023 € 7.579.000. Het totaal van de renteherziening en herfinanciering blijft in 2023 onder de renterisiconorm.
18
Schatkistbankieren Voor decentrale overheden is schatkistbankieren verplicht. Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en zal de staatsschuld dalen. Door het Ministerie is een drempelbedrag vastgesteld dat op de rekening courant van de eigen bank mag blijven staan. Het drempelbedrag is 0,75% van het begrotingstotaal. Voor de SED organisatie houdt dit in dat wanneer het saldo op de rekening courant hoger is dan € 284.000 dit moet worden afgeroomd naar de schatkist. Het saldo van de rekening courant is onder het drempelbedrag gebleven.
Bedrijfsvoering In de programmabegroting is sprake van één programma en dat is Bedrijfsvoering. Een paragraaf bedrijfsvoering zou in deze situatie niets toevoegen aan de informatie die bij de programmaverantwoording is vermeld. In deze paragraaf volstaan wij dan ook met een verwijzing naar de tekst bij de programmaverantwoording.
Paragraaf bedrijfsvoering Rechtmatigheid Inleiding In deze paragraaf bedrijfsvoering geeft het DB vanaf het verslagjaar 2023 een toelichting ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken. Er wordt aangegeven hoe de beheersing is vormgegeven en er is een nadere toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. Ook wordt aangegeven welke maatregelen zijn of worden genomen om verbeteringen aan te brengen om het rechtmatig handelen in de toekomst afdoende in processen te waarborgen. Verantwoordingsgrens en rapportagegrens In de financiële verordening 2023 heeft het AB de Verantwoordingsgrens vastgesteld op 3% van de totale lasten. De rapportagegrens is vastgesteld op 100.000 euro. Dat wil zeggen dat in de paragraaf bedrijfsvoering de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader worden toegelicht. In de Rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het Dagelijks bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de SED organisatie. Voor 2023 is deze grens afgerond € 1,4 miljoen. Organisatie Om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen onderzoekt het DB onder meer de opzet, bestaan en werking van de processen.
De manier waarop dit onderzoek wordt uitgevoerd wordt jaarlijks beschreven in het IC-VIC-plan (waarbij IC staat voor Interne Controle en VIC voor Verbijzonderde Interne Controle). De beheersing van de bedrijfsvoering is ingericht langs het model van de ‘three lines of defence’: 1. Interne controlemaatregelen worden belegd in de lijnorganisatie. Dit zijn interne beheers/controlemaatregelen die zijn ingericht in processen; 2. Interne controlefuncties/functionarissen die het lijnmanagement ondersteunen; 3. Verbijzonderde interne controle die de werking van de eerste en tweede lijn controleert (team concern control). In 2023 werken de processen nog niet optimaal volgens het 19
model van de ‘three lines of defence’, hierdoor zijn er meer gegevens gerichte werkzaamheden nodig. De verbijzonderde interne controle (3e verdedigingslinie) is een aanvulling op de reguliere interne controle (2e verdedigingslinie), in die zin dat een objectief oordeel gegeven wordt over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controles en beheersingsmaatregelen (1e verdedigingslinie). De focus ligt hierbij op de processen met de grootste (financiële en maatschappelijke) risico’s, zoals opgenomen in het IC-VIC plan. Het IC-VIC plan is in 2023 uitgevoerd en de resultaten van de werkzaamheden zijn aangeboden voor het controledossier van de accountant. Uitkomsten van het onderzoek Begrotingscriterium Bij de toetsing op het begrotingscriterium wordt vastgesteld of alle begrotingsafwijkingen passen binnen het kader van de door het AB vastgestelde begroting.
Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheden wanneer: • de door het AB vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten zijn overschreden, • de door het AB vastgestelde budgetten voor wat betreft de investeringsbudgetten zijn overschreden, • toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door het AB zijn vastgesteld, • bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten de onderschrijdingen niet tijdig zijn gemeld aan het AB, • bij lagere of hogere baten dan begroot deze mutaties niet tijdig zijn gemeld aan het AB. In de, op 27 februari, vastgestelde financiële verordening is vastgelegd dat onderschrijding en overschrijding van de baten alsmede onderschrijding van de lasten die zich voordoen na de laatste bestuursrapportage nader worden toegelicht in de verschillenverklaring van de jaarrekening. Daarmee wordt het AB bij de jaarrekening tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen. Bevindingen De volgende afwijkingen groter dan de rapportagegrens zijn geconstateerd: Omschrijving
1a Overschrijding lasten programma Een onderbouwing van de overschrijding zijn terug te vinden in de programma verantwoording.
Bedrag
Conform afspraak beschouwd als acceptabel Ja/Nee € 1.100 Ja
1b Overschrijding investeringsbudgetten 2
Ongeautoriseerde reservemutaties
20
3
4
5
Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden
€ 1.100 ja
Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf door de raad vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.
€1.100
Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden.
€0
Toelichting op het resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden Voorwaardencriterium Bij het voorwaardencriterium wordt onderzocht of de wijze van besteding en inning van gelden voldoet aan de financiële regels zoals opgenomen in de regelgeving die is opgenomen in het normenkader. In 2023 zijn voor de SED organisatie de volgende processen onderdeel geweest van de verbijzonderde interne controle: Personeelskosten en het volgen van het inkoop en aanbestedingsbeleid. Bevindingen Hieronder is een overzicht opgenomen van de geconstateerde afwijkingen per proces en de maatregelen die genomen worden om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Proces c.q. onderwerp
Inkoop en EU aanbestedingen (Spendanalyse)
Omschrijving onrechtmatigheid
Inkopen waarvoor de aanbestedingsdrempel is overschreden: Brandstof 62.925 Onderhouds- en reparatiekosten 89.169
Kernappllicaties
Toelichting en Maatregelen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen Er zijn onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot de inkoop van brandstof en onderhoudsen reparatie kosten. Bij deze vaste leveranciers is door de toegenomen vraag de 152.094 afgelopen jaren de aanbestedingsgrens over de looptijd van 4 jaar overschreden. Aan de betrokken afdelingen is gevraagd ervoor zorg te dragen dat de onrechtmatigheid zo spoedig mogelijk wordt opgelost. Voor Software licenties bestaat er sinds 2022 een raamcontract met een softwarebroker. Een 111.575 upgrade van een kernapplicatie in 2023 is nog rechtstreeks geleverd door de aanbieder terwijl deze via de
Bedrag
21
Externe inhuur
Eigen Personeel
Totaal bedrag onrechtmatigheden
Geen bevindingen
softwarebroker had moeten lopen. Overige softwarecontracten lopen wel via de softwarebroker. Dit betreft externe inhuur van een beleidsmedewerker via een bureau waarmee geen raamcontract is afgesloten. Deze inhuur duurt al enkele jaren waardoor de Europese aanbestedingsgrens is 85.880 overschreden. In 2023 zijn nieuwe raamcontracten afgesloten voor inhuur van flexibele arbeidskrachten. De afdelingen zijn verplicht inhuur te laten plaatsvinden via deze contractpartners. 0
349.549 Het totaal bedrag van de onrechtmatigheden inzake het voorwaarden criterium is lager dan de verantwoordingsgrens van 3% en wordt daarom niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Overige onderwerpen in het kader van het voorwaardencriterium Wet Fido De kadernota rechtmatigheid geeft een stellige uitspraak dat niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Er zijn bij de SED organisatie in 2023 geen niet-financiële onrechtmatigheden in het kader van de wet FIDO geconstateerd. Onroerende zaak transacties en staatssteun De SED-organisatie heeft geen onroerende zaak transacties Wet normering Topinkomens Er zijn geen personen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijk drempelbedrag van € 223.000,00 hebben ontvangen. Bevindingen Er zijn met betrekking tot deze onderwerpen geen onrechtmatigheden geconstateerd.
22
M&O criterium In de notitie Beleid Misbruik & Oneigenlijk gebruik van 1 augustus 2023 staan de uitgangspunten om het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik zo laag mogelijk te hebben, te voorkomen te bestrijden of te detecteren. De notitie beschrijft de waarborgen ter voorkoming of vermindering van het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik, de uitgangspunten voor het M&O beleid en de verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Vervolgens gaat de notitie in op de risicogebieden in de verschillende domeinen. Deze risico’s worden door middel van een periodieke inventarisatie geactualiseerd en er wordt geïnventariseerd of een risico zich heeft voorgedaan. De notitie gaat verder in op de maatregelen die genomen zijn in het kader van de Algemene verordening Gegevensbescherming, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), ondermijning en de Wet bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (BIBOB). Bevindingen Tijdens het uitvoeren van de interne controles en verbijzonderde interne controles over 2023 zijn de betrokken processen getoetst. Deze toetsing heeft niet geleid tot feitelijke constateringen wat betreft misbruik, oneigenlijk gebruik of fraude met betrekking tot de inzet en aanwending van gemeentelijke middelen.
Monitor rechtmatigheidsverantwoording: A Resterend Saldo begrotingsonrechtmatigheden B Saldo onrechtmatigheden voorwaarden criterium C Saldo onrechtmatigheden Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Totaal rechtmatigheidsfouten (A+B+C) Verantwoordingsgrens: 3% van afgerond 46,8 miljoen
Bedrag € 0.000 € 349.549 €0 € 349.549 € 1.400.000
Frauderisico Er zijn geen concrete aanwijzingen of vermoedens dat zich fraudes hebben voorgedaan in het afgelopen boekjaar.
Openbaarheidsparagraaf Op 1 mei 2022 trad de Wet Open Overheid (Woo) in werking. De Woo vervangt de Wet openbaarheid bestuur (Wob), maar gaat verder dan de Wob. De Woo verplicht tot: • passief openbaar maken van informatie via het afhandelen van Woo-verzoeken • actief openbaar maken van 11 informatiecategorieën • aanstellen van een CfWoo • op orde brengen van de Informatiehuishouding. Het passief openbaar maken, oftewel het afhandelen van Woo-verzoeken, is per 1 mei 2022 met de inwerkingtreding van de Woo reeds geïmplementeerd. In 2023 hebben we dit proces verder geoptimaliseerd en rollen de nieuwe werkwijze in 2024 uit. In 2023 is ook software aangeschaft en in gebruik genomen om documenten te anonimiseren. SED pakt de implementatie van de Woo projectmatig op met kort cyclische deelprojecten via zogeheten “W00ts” (Woo-teams). De uitrol bij SED loopt in de pas met landelijke planning. 23
Concreet zijn in 2023 de volgende deelresultaten afgerond: • W00t actief publiceren: inrichten publicatieplatform en aanschaf en implementatie anonimiseringssoftware en opstellen kaders en werkinstructies voor anonimiseren. Het initiatief landelijk publicatieplatform PLOOI voor actieve publicatie is helaas gestopt. Gemeenten moeten dit nu zelf verzorgen. In 2023 hebben we i.s.m. onze websiteleverancier de publicatie via onze eigen websites gerealiseerd. • W00t Informatiecategorie Convenanten: proces geoptimaliseerd en actieve publicatie ingericht • W00t Informatiecategorie Organisatiegegevens: proces geoptimaliseerd en actieve publicatie ingericht • W00t Informatiecategorie Bestuursstukken: proces geoptimaliseerd ter voorbereiding voor pilot in 2024 • Aanstelling Contactfunctionaris Woo: de contactfunctionaris coördineert acties rondom Woo-verzoeken en actief publiceren en is in- en extern aanspreekpunt voor Woo gerelateerde zaken. Gestart in 2023 maar nog niet afgerond: • W00t Implementatie nieuwe werkwijze afhandeling Woo-verzoeken. In 2024 gaan we aan de slag met de uitrol van de nieuwe, digitale werkwijze bestuurlijke besluitvorming en verbeteren van de informatiehuishouding voor deze bestuursstukken en voor klachtoordelen, jaarverslagen en raadsstukken. Woo-verzoeken leggen in 2023 een grote capaciteitsdruk op de organisatie.
In 2022 behandelden we in totaal 34 Wob en Woo-verzoeken. In 2023 is dat verdrievoudigd naar 106. Voor het op orde brengen van onze informatiehuishouding is in 2023 informatiebeleid en een roadmap voor uitvoering ervan opgesteld welke begin 2024 ter vaststelling wordt aangeboden. De SED-gemeenten hebben tot 2030 de tijd om dit te realiseren.
24
2.
Jaarrekening
25
2.1
Overzicht van baten en lasten
Lasten (bedragen * € 1.000)
Begroting Gewijzigde Rekening 2023 begroting 2023 2023
Saldo
Personeelslasten Salaris en kosten tijdelijke vervanging
28.905
31.643
30.989
654
Overige kosten personeel
2.124
2.225
2.234
-10
31.029
33.867
33.223
644
183
3.703
4.000
-297
0
358
1.305
-947
183
4.061
5.305
-1.244
6.545
924
746
178
ICT
0
5.378
5.720
-342
Huisvesting gemeenten en kosten Werkplaats
0
1.214
1.497
-282
6.545
7.516
7.963
-447
Onvoorzien
48
48
0
48
Accountantskosten
56
56
62
-6
Overige exploitatielasten
33
190
289
-99
137
295
351
-56
0
0
0
0
37.894
45.740
46.843
-1.103
Begroting Gewijzigde Rekening 2023 begroting 2023 2023
Saldo
Kosten buiten verdeelsleutel Personele kosten Doorbelasting kosten Oekraïne
Facilitair, ICT en werkplaats Facilitair
Overig
Vennootschapsbelasting Totaal lasten
Baten (bedragen * € 1.000) Overige baten Diverse baten Vergoeding RSW, AWBF en DeSom uitvoering administratie
0
0
337
337
191
191
213
23
191
191
550
360
182
3.702
4.000
298
0
358
1.305
947
182
4.060
5.305
1.245
-37.521
-41.489
-40.987
501
Doorbelasting kosten buiten verdeelsleutel Personele kosten buiten verdeelsleutel Doorbelasting kosten Oekraïne
Exploitatiesaldo; Basis voor berekening bijdrage
26
Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Bijdrage Stede Broec
12.412
13.725
13.628
-98
Bijdrage Enkhuizen
13.801
15.259
15.120
-139
Bijdrage Drechterland
11.309
12.504
12.240
-264
37.522
41.489
40.987
-501
37.894
45.740
46.843
1.103
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
0
0
0
0
Toevoeging reserves
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
Gerealiseerd resultaat
0
0
0
0
Totaal baten
Een toelichting is opgenomen in paragraaf 1.1 van deze jaarstukken.
27
2.2
Balans
ACTIVA
31-12-2023
31-12-2022
7.324
7.557
7.324
7.557
7.324
7.557
10.039
5.358
(bedragen x € 1.000) Vaste activa Materiële vaste activa -Investeringen met een economisch nut
Totaal vaste activa
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar -Vorderingen op openbare lichamen -Overige vorderingen
33
24
10.072
5.382
224
44
224
44
346
236
346
236
Totaal vlottende activa
10.642
5.662
Totaal generaal
17.966
13.219
Liquide middelen -Banksaldi
Overlopende activa -Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.
28
PASSIVA
31-12-2023
31-12-2022
157
46
2.200 4.456
2.300 4.595
6.656
6.895
6.813
6.941
5.965
1.979
5.965
1.979
5.188
4.299
5.188
4.299
Totaal vlottende passiva
11.153
6.278
Totaal generaal
17.966
13.219
Gewaarborgde geldleningen
0
0
Garantstellingen
0
0
(bedragen x € 1.000) Vaste Passiva Voorzieningen -Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer -Onderhandse leningen van: • Binnenlandse banken • Openbare lichamen
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar -Overige schulden
Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
29
2.3
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling
Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden als gevolg van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden en overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken.
Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Balans Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden in jaar na het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Op grond wordt niet afgeschreven. Er wordt gestart met afschrijven in het komende jaar nadat het actief gereedgekomen/verworven is. Investeringen met economisch nut, welke lager zijn dan € 15.000 worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie te brengen. Voor maatschappelijk nut ligt de grens op € 30.000.
30
Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Grond
Op grond wordt niet afgeschreven
Bedrijfsgebouwen
40
Overige materiële vaste activa
10 (inventarissen)
Materieel
10
Auto’s
8
Overige voertuigen
8
Verbouwingen
25 jaar
Software
5 jaar
ICT gerelateerde investeringen
4 jaar
Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de per 31 december 2023 voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico’s, voor zover hiervan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. De voorzieningen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vaste passiva Vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente-typische looptijd van één jaar of langer. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
31
2.4
Toelichting op de balans
(bedragen x € 1.000) ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde 31-12-2023
Boekwaarde 31-12-2022
Investeringen met economisch nut
7.324
7.557
Totaal
7.324
7.557
Het hierna opgenomen overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met een economisch nut weer: Boekwaarde InvesteDesAfschrijvin- Bijdragen Afwaar Boekwaarde 1-1-2023 ringen investeringen gen van deringen 31-12-2023 derden Gronden en terreinen
629
0
0
0
0
0
629
Bedrijfsgebouwen
4.956
0
0
172
0
0
4.784
Vervoermiddelen
596
154
0
104
0
0
646
Machines, apparaten en installaties
184
68
0
24
0
0
228
Overig
1.192
443
0
310
0
288
1.037
Totaal
7.557
665
0
610
0
288
7.324
De investeringen onder vervoermiddelen betreffen de investeringen in het materieel van de Buitendienst. (€ 154.000) De investeringen onder machines, apparaten en installaties betreft een frontmaaier. (€ 50.000) en een snijmachine voor sportvelden (€ 18.000). De investeringen onder overig betreffen: - investeringen in laptops en smartphones (€ 189.000) - diverse investeringen met betrekking tot hybride werken (€ 74.000) - Materieel gladheidsbestrijding (€ 180.000) De afwaardering onder overige betreft: - Implementatie zaaksysteem (-€ 288.000) Afsluiten investeringsbudgetten - Het investeringsbudget Materieel Buitendienst uit de begroting 2021 is volledig benut en kan worden afgesloten. - De investering met betrekking tot de (elektrische) dienstvoertuigen en het CAG voertuig kan worden afgesloten. - De investeringsbudgetten met betrekking tot het Hybride werken zijn volledig benut en kunnen worden afgesloten. - Het door het AB gevoteerde investeringsbudget met betrekking tot de aanschaf van een nieuw zaaksysteem is niet benut. Het nieuwe zaaksysteem is een SAAS-oplossing geworden.
32
SAAS-oplossingen kunnen niet worden geactiveerd. Deze lasten zijn in 2023 in de exploitatie genomen. Het investeringsbudget kan worden afgesloten. Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Boekwaarde Voorziening Balanswaarde Balanswaarde 31-12-2023 oninbaarheid 31-12-2023 31-12-2022 Vorderingen op openbare lichamen Overige uitzettingen
10.039 33
0 0
10.039 33
5.358 24
Totaal
10.072
0
10.072
5.382
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit: Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2023 31-12-2022 224 44
Banksaldi Totaal
224
44
Overlopende activa De post overlopende activa bestaat uit: Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2023 31-12-2022 Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van de volgende begrotingsjaren komen
346
236
Totaal
346
236
PASSIVA Voorzieningen Boekwaarde 31-12-2023
Toevoegingen
De ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen;
Aanwendingen
Boekwaarde 31-12-2023
116 116
0 0
5 5
156 156
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's: Voorziening verlofsparen Totaal
46 46
33
Voorziening verlofsparen, vanaf 2022 wordt het waarde van de uren met betrekking tot de regeling van het verlofsparen gestort in de voorziening. Opgenomen uren worden jaarlijks ten laste van deze voorziening gebracht. • Op basis van berekening € 116.000 toevoeging • Er is voor € 5.000 aan verlof opgenomen. Vaste schulden De onderverdeling van de in de balans opgenomen vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar is als volgt: Boekwaarde 31-12-2023