5.b Jaarstukken 2024 SSC DeSom

Jaarstukken 2024 SSC DeSom

Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Het jaarverslag ................................................................................................ 7 1.1 Inleiding ................................................................................................................... 7 1.2 De organisatie .......................................................................................................... 8 1.3 De medewerkers .....................................................................................................12 1.4 Programmaverantwoording .....................................................................................15 1.5 Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) .......................21 1.6 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) ...............................................27 Hoofdstuk 2.

De jaarrekening .............................................................................................28 2.1 Balans per 31 december 2024 ................................................................................28 2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .........30 2.3 Toelichtingen ..........................................................................................................34 2.4 Kosten en baten van overhead ...............................................................................47 2.5 Overzicht baten en lasten per taakveld ...................................................................48 2.6 Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................49

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

2

Aan de leden van het Algemeen Bestuur van SSC DeSom

Wognum, 7 april 2025

Voor u liggen het jaarverslag en de jaarrekening over 2024 van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, het Shared Service Centrum ICT voor West-Friesland. Begin 2023 is het rapport 'Stip op de horizon' opgesteld door de deelnemers en afnemer. Dit rapport beschrijft de visie op informatievoorziening en automatisering voor de komende jaren, zowel bij de deelnemers en afnemer als bij SSC DeSom. Aansluitend is deze visie door SSC DeSom gezamenlijk met de hoofden Bedrijfsvoering van de deelnemers en afnemer verder uitgewerkt in het gewenste nieuwe dienstverleningsconcept. Op verzoek van de deelnemers en afnemer is SSC DeSom vervolgens gevraagd hiervoor een businesscase ‘DeSom 2.0’ op te leveren. Deze is eind 2023 aan de deelnemers en afnemer aangeboden. Op verzoek van het Algemeen Bestuur is de businesscase in brede en individuele raadssessies besproken en toegelicht. Eind 2024 hebben alle raden na consultatie unaniem positief ingestemd met de transitie naar ‘DeSom 2.0’. Het Algemeen Bestuur heeft dit advies overgenomen en SSC DeSom gevraagd om de transitie naar ‘DeSom 2.0’ in 2025 te realiseren, zodat ‘DeSom 2.0 dienstverlening’ vanaf 2026 kan starten. Was 2024 het jaar van de voorbereidingen en het wachten op positieve besluitvorming, 2025 zal het jaar van de uitvoering c.q. realisatie van ‘DeSom 2.0’ worden.

Het betreft niet alleen inrichting van een nieuwe ICT-omgeving, maar zal ook leiden tot wijzigingen in de huidige dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) en financiële afspraken omdat in het nieuwe dienstverleningsconcept de basisdienstverlening wijzigt en daarnaast nieuwe flexibelere diensten worden ontwikkeld. Zoals aangegeven zijn wij zeer blij met de unanieme besluitvorming over ‘DeSom 2.0’ en het gegeven vertrouwen door de deelnemers en afnemer om de realisatie van ‘DeSom 2.0’ uit te voeren. Net zoals in de voorbereidingen en het besluitvormingsproces in 2024 zal ook de uitvoering in 2025 gericht zijn op nauwe samenwerking met de deelnemers en afnemer. De succesvolle introductie van 'bouwdagen' (tweewekelijkse sessies) met deelnemers en afnemer in 2024 wordt in 2025 voortgezet voor gezamenlijke afstemming. Daarnaast wordt uiteraard voor projecten die impact hebben voor de individuele organisaties, waar nodig ook de benodigde individuele begeleiding gegeven. In 2023 is het meerjaren informatiebeveiligingsplan 2024-2025 (UIB) samen met de deelnemers opgesteld en eind 2023 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. In 2024 zijn we voortvarend gestart met de eerste projecten, waarbij het voldoen aan de ISO-27001 certificering als belangrijkste doelstelling wordt genoemd.

Deze certificering, die naar verwachting in 2025 zal worden toegekend, vormt een belangrijke mijlpaal voor SSC DeSom. Alle projecten binnen het UIB zijn in 2024 geëvalueerd in relatie tot de realisatie van ‘DeSom 2.0’. Hierbij is met name gekeken naar de wijze waarop projecten moeten worden opgepakt en geïntegreerd in de gewenste ICT-architectuur voor 2026. De nieuwe regels en architectuur vereisten aanpassingen aan het UIB, zonder de oorspronkelijke doelstellingen - het vergroten van weerbaarheid en verminderen van beveiligingsdreigingen - uit het oog te verliezen. Sterker nog, in samenwerking met de deelnemers is het accent op beveiliging verder versterkt en als belangrijkste criterium opgenomen bij het maken van keuzes voor de nieuwe ICT-architectuur. Daarnaast hebben we samen met de deelnemers extra noodzakelijke werkzaamheden uitgevoerd met betrekking tot opschonen en updaten van serversystemen en het aanzienlijk verminderen van kwetsbaarheden. Deze (noodzakelijke) upgrades, de herijking van het UIB, de voorbereidingen om te voldoen aan de NIS en randvoorwaarden van ‘DeSom 2.0’ en ‘inhaalindexaties’ door leveranciers hebben in 2024 geleid tot hogere incidentele kosten op het gebied van beveiliging. Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

3

Na het vertrek van de directeur in 2023 zijn in 2024 noodzakelijke personele en organisatorische wijzigingen doorgevoerd. Er is aanzienlijke inspanning geleverd om het achterstallig onderhoud aan processen en procedures op het gewenste niveau te brengen. Ook zijn extra trainingen door medewerkers gevolgd. Hoewel nog niet alles volledig is afgerond, zijn de essentiële taken aangepakt en is er een planning opgesteld voor de overige werkzaamheden. Uiteraard zijn benodigde acties opgepakt en afgestemd met de voorgenomen transitie naar ‘DeSom 2.0’. De personele en organisatorische wijzigingen in 2023 verhoogden de werkdruk, wat ook doorwerkte in 2024. Begin 2024 was er een onverwacht afscheid van een collega en gedurende 2024 was er sprake van (langdurig) ziekteverzuim. Om de dagelijkse dienstverlening en interne inzet bij projecten te waarborgen, werd langer dan verwacht tijdelijke externe ondersteuning ingehuurd. Er is veel extra inzet geleverd voor de circa 150 projecten/opdrachten vanuit de deelnemers/regio en de 72 projecten (deel)projecten vanuit SSC DeSom, wat wederom meer werk was dan voorgaande jaren (± 20% toename). Vooral de projecten van het UIB, de businesscase ‘DeSom 2.0’ en transitievoorbereidingen, waaronder de tweewekelijkse bouwdagen, vergden noodzakelijke inzet van de medewerkers van SSC DeSom.

SSC DeSom heeft voor projectcapaciteit gebruik gemaakt van de flexpoolconstructie met een aantal gespecialiseerde ICT-detacheringsbureaus, net als in voorgaande jaren. In voorbereiding op de aangekondigde handhaving van de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) in 2025 zijn alle contracten met de bureaus en/of externe inhuur geëvalueerd en aangepast. Ook binnen het bestuur zijn in 2024 wijzigingen opgetreden. Voorzitter van het Dagelijks en Algemeen Bestuur, de heer J. Franx, wethouder van de gemeente Enkhuizen, is op eigen verzoek teruggetreden als voorzitter. De heer G.J. van den Hengel, burgemeester van de gemeente Opmeer, heeft het voorzitterschap van de heer J. Franx overgenomen. De heer G.J. van den Hengel was reeds lid van het Dagelijks Bestuur. Daar de heer J. Franx het Dagelijks Bestuur heeft verlaten, is de heer G.J. Gringhuis, wethouder van de gemeente Medemblik, tot het Dagelijks Bestuur toegetreden. Jaarresultaat 2024 SSC DeSom heeft een negatief eindresultaat geboekt van € 127.000. Een analyse van het resultaat treft u aan in paragraaf 2.3 Toelichtingen. Wij willen de Adviescommissie, de Klankbordgroep, de informatiemanagers, contract-managers, de CISO’s en natuurlijk de medewerkers van SSC DeSom bedanken voor hun inzet in 2024. Mede dankzij hun betrokkenheid en inzet hebben we veel kunnen realiseren.

Ook danken we onze collega’s bij de gemeenten, bij WerkSaam Westfriesland en onze leveranciers voor de samenwerking, de feedback en de medewerking.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

4

In dit document treft u de verantwoording aan over het gevoerde beleid en beheer over het begrotingsjaar 2024. Het Jaarverslag is vooral de inhoudelijke verantwoording over wat we in 2024 hebben gedaan. De Jaarrekening is vooral een verantwoording over de cijfers: • Wat zijn de werkelijke lasten en baten en de verschillen ten opzichte van de begroting; • Wat is de boekwaarde van onze bezittingen (activa) en hoe zijn die gefinancierd (passiva); • Wat is het financieel resultaat over 2024. Onderdelen van de jaarrekening zijn: • Balans; • Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; • Toelichting op de balans; • Overzicht van baten en lasten met toelichting en analyse jaarresultaat. Er zijn gedurende 2024 veel extra inspanningen geleverd door alle betrokkenen, SSC DeSom, deelnemers en afnemer. Dit is mede gelukt door de onderlinge samenwerking. Deze samenwerking biedt vertrouwen voor het transitiejaar 2025.

Hoogachtend, namens het Dagelijks Bestuur van SSC DeSom,

G.J. van den Hengel, voorzitter.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

M.A. Vrolijk, directeur SSC DeSom (a.i.).

5

Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de informatie over de resultaten van SSC DeSom als organisatie. Verder is in dit hoofdstuk de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. Hoofdstuk 2 bevat de jaarrekening met de balans en het overzicht van baten en lasten met een toelichting op de afwijkingen van € 15.000 en hoger en verdere toelichtingen en informatie.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

6

Hoofdstuk 1. Het jaarverslag 1.1

Inleiding

Zoals in de aanbiedingsbrief beschreven is 2024 voor SSC DeSom en haar deelnemers wederom een extreem druk jaar geweest, dat wat betreft werkzaamheden enerzijds vooral in het teken van beveiligings- en onderhoudsprojecten stond en anderzijds in het teken van voorbereidingen voor ‘DeSom 2.0’. Ook in 2024 was sprake van diverse personele en organisatorische wijzigingen en een hoge werkdruk. Dit heeft uiteraard impact gehad op de organisatie en de medewerkers in het bijzonder. Ondanks deze omstandigheden moest SSC DeSom de overeengekomen dienstverlenings- en bedrijfsvoeringstaken zien uit te voeren en liepen er gelijktijdig meer projecten dan voorgaande jaren, zowel van SSC DeSom als van de deelnemers en afnemer. Ook in 2024 was er sprake van het uit dienst treden van meerdere medewerkers en een hoger ziekteverzuim. Om de dagelijkse dienstverlening en interne inzet bij projecten te waarborgen, werd langer dan verwacht tijdelijke externe ondersteuning ingehuurd. Ondanks de moeilijke omstandigheden hebben de medewerkers van SSC DeSom veel veerkracht en flexibiliteit getoond en gezamenlijk de dienstverlening op peil weten te houden. Ook de vele projecten zijn niet stil komen te liggen en er zijn zelfs nieuwe initiatieven opgepakt. Zoals in de aanbiedingsbrief is gememoreerd is de dienstverlening niet in het geding gekomen en zijn er op een aantal terreinen belangrijke stappen gezet.

De beveiliging is verder versterkt, de gewenste netwerksegmentatie is gerealiseerd en er is een transitieplan voor de realisatie van ‘DeSom 2.0’ uitgewerkt. Ook de regionale samenwerking heeft door de nieuwe koers een boost gekregen. Al met al, als wij de balans opmaken kunnen we concluderen dat er in 2024 veel bereikt en gerealiseerd is.

Exploitatie Basis voor de exploitatie is de vastgestelde Begroting 2024. De begroting wordt op twee momenten integraal beoordeeld. In de voorjaarsrapportage ligt de nadruk op toetsing van de uitgangspunten bij de begroting. Bij de najaarsrapportage wordt met name beoordeeld of geraamde budgetten naar verwachting toereikend zullen zijn of moeten worden bijgesteld. In 2024 zijn de voorjaarsrapportage en najaarsrapportage door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De stand van zaken van eerder beschikbaar gestelde kredieten wordt nader toegelicht in de paragraaf 1.4 Programmaverantwoording.

Toegepaste verrekenmethodiek De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten en afnemer WerkSaam Westfriesland in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Voor afnemer WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Voor de basisdienstverlening van ‘DeSom 2.0’ wordt een nieuwe verrekenmethodiek op basis van identities ontworpen.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

7

1.2

De organisatie

De rol van SSC DeSom De rol van SSC DeSom als inhoudelijke technische beheerexpert en de bijdrage in de dienstverleningsketen is in 2024 feitelijk niet veranderd. Het is afgelopen jaren zichtbaar geworden, dat de overstap naar het afnemen en leveren van diensten vanuit een hybride Cloud-omgeving veranderingen veroorzaakt, die meer complexiteit met zich meebrengen. Opdrachten voor het uitbreiden/verbeteren van de digitale dienstverlening en het steeds meer data gedreven werken, vragen continue technologische aanpassingen en verdere doorontwikkeling van dienstverlening inclusief competenties en kennis van de medewerkers van SSC DeSom en de deelnemers.

Ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie In 2023 is op verzoek van de deelnemers in samenwerking met de hoofden Bedrijfsvoering van de deelnemers en afnemer een nieuw dienstverleningsconcept beschreven ‘DeSom 2.0’, dat naar verwachting, komende jaren tot veranderingen bij zowel SSC DeSom als de deelnemers en afnemer gaat leiden. In 2024 is een transitieplan voor de realisatie van ‘DeSom 2.0’ opgesteld en zijn op verzoek van het bestuur de voorbereidingen gestart. Gedurende 2024 heeft SSC DeSom in samenwerking met de deelnemers en afnemer de gewenste invulling van dit dienstverleningsconcept verder onderzocht en heeft SSC DeSom dit technisch en organisatorisch verder uitgewerkt. Eind 2024 hebben alle raden na consultatie unaniem ingestemd met de transitie naar ‘DeSom 2.0’. Het Algemeen Bestuur heeft dit advies overgenomen en SSC DeSom gevraagd om de transitie naar ‘DeSom 2.0’ in 2025 te realiseren met als doel dat ‘DeSom 2.0’ vanaf 2026 van start kan gaan. De volledige realisatie van ‘DeSom 2.0’ zal echter meerdere jaren vergen. Verwachting is dat ongeacht deze transitie ook in de komende jaren continuïteit, informatieveiligheid, ondersteuning van eindgebruikers en het technisch beheer van onze gemeenschappelijke infrastructuur de corebusiness van SSC DeSom zal blijven. Maar dat deelnemers daarnaast meer flexibiliteit en minder afhankelijk van elkaar willen zijn.

SSC DeSom is sinds 1 januari 2023 zelf verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie en maakt hiervoor gebruik van AFAS met partner Simplex. Dit is 2024 verder geoptimaliseerd en functioneert goed. In 2024 heeft SSC DeSom extern privacy diensten afgenomen van een in privacy dienstverlening gespecialiseerde partij om aan de verplichting van het aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming en het uitvoeren van bepaalde privacy taken te kunnen voldoen. Met het oog op de transitie naar ‘DeSom 2.0’ en de ISO 27001-certificering heeft SSC DeSom besloten om voorlopig deze dienstverlening te continueren. SSC DeSom heeft in 2024 erg hard gewerkt om haar informatiebeveiligingsprocessen en het bijbehorende beleid aan te passen om zo te kunnen voldoen aan ISO 27001- en 27002-certificering (versie 2022 dus al voorbereid op NIS2). Dit was extreem veel werk, want hiervoor moesten vrijwel alle beleidsdocumenten vervangen worden, omdat de ISO 27001 om een vaste structuur vraagt en specifieke eisen stelt aan deze documentatie. De verplichte basisdocumentatie is inmiddels compleet, verdere specificatie zal komende jaren hierin moeten worden opgenomen evenals de verwijzingen naar de nog op te stellen nieuwe procedures c.q. werkinstructies. Voor deze aanpak is expres gekozen in verband met de vele verwachte veranderingen voor de transitie naar ‘DeSom 2.0’.

De ISO 27001 toetst echter de huidige situatie en die moet voldoen. De verplichte audits hiervoor zijn inmiddels afgerond en naar verwachting zal deze certificering in 2025 worden toegekend aan SSC DeSom. Tevens heeft SSC DeSom in 2024 wederom de periodieke ISAE 3402audit succesvol doorlopen. Hetzelfde geldt voor de verlenging van de Data Pro-certificering.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

8

Samenwerking In 2024 is de samenwerking tussen de deelnemers, afnemer en SSC DeSom geïntensiveerd. De bouwsessies voor het gezamenlijk uitwerken en voorbereiden van de transitie voor ‘DeSom 2.0’, maar ook de succesvolle uitvoering van de vele gemeenschappelijke projecten zijn hier enkele resultaten van. ‘DeSom 2.0’ staat voor een nieuwe wijze van dienstverlening waarbij de deelnemers zelf keuzes kunnen maken zonder rekenschap te geven aan andere deelnemers. Dit biedt meer vrijheid in beleidskeuzes en maakt het kiezen van een eigen roadmap mogelijk voor de deelnemers en afnemer. ‘DeSom 2.0’ biedt standaard diensten aan en kan als deelnemers dat willen ook extra (maatwerk) diensten en projectondersteuning leveren. De start van ‘DeSom 2.0’ staat gepland voor 2026. Eén en ander zal tot organisatorische en personele aanpassingen leiden binnen SSC DeSom. Daarnaast zal de financiële huishouding vanaf 2026 substantieel wijzigen. Op de as van de samenwerking zijn er in 2024 verder de volgende activiteiten te melden: • Leveren van advies en ondersteuning bij regionale (inkoop)projecten; • Hulp bij regionale (inkoop)trajecten; • Gezamenlijke deelname aan landelijke VNG-aanbestedingen; • Incidentele ICT-afstemming met gemeente Hoorn, veelal op projectbasis.

Informatiebeveiliging en privacy, wat hebben we gerealiseerd en wat nog niet. In dit onderdeel gaan wij in op de resultaten op het gebied van de informatiebeveiliging. Het ITlandschap is continue in beweging en de ontwikkelingen binnen informatiebeveiliging gaan snel. Innovatie, datagebruik, klantwensen en gebruikers leggen een steeds hogere druk op de IT. Hiernaast nemen ook de risico’s toe. Dagelijks lezen we in de krant over succesvolle aanvallen op bedrijven, kritische infrastructuren en overheden. Dwingende adviezen en aanbevelingen vanuit wet- en regelgeving, bijvoorbeeld het moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (de BIO) en het opvolgen van de adviezen van de VNG en de landelijke Informatie Beveiligingsdienst (de IBD), maken het noodzakelijk veel tijd en aandacht te besteden aan security en informatiebeveiliging en hier structureel in te investeren. En inmiddels is duidelijk dat we ons ook moeten voorbereiden op de Europese richtlijnen voor NIS2. In 2024, conform het Uitvoeringsplan informatiebeveiliging 2024-2025, is SSC DeSom gestart met ISO 27001- en 27002-certificering en heeft zich daarbij mede gericht op de nieuwe richtlijnen vanuit NIS2.

Dit alles heeft veel werk opgeleverd en heeft heel 2024 in beslag genomen, maar het benodigde ISO 27001-auditdossier is inmiddels compleet en ligt met een positieve aanbeveling bij de certificeringscommissie ter beoordeling. Verwachting is dat het ISO 27001-certificaat in 2025 aan SSC DeSom zal worden verstrekt. In 2024 is het (cyber)dreigingsniveau onveranderd hoog geweest en heeft dit veel van onze aandacht gevergd. Ook dit jaar zijn er weer verschillende voorbeelden geweest van landelijke en gemeentelijke overheidsorganisaties, die zijn aangevallen door cybercriminelen, met vaak ingrijpende gevolgen voor de dienstverlening. SSC DeSom probeert hen voor te blijven door steeds proactief te reageren door uitbreiding van monitoring instrumenten, firewalls en maatregelen op de inrichting van onze informatiebeveiliging en systemen en de medewerkers adequaat op te leiden. Doorlopend versterken en borgen wij onze security- en architectuurformatie door opleiding en doorstroom van eigen personeel. In 2024 is een start gemaakt met de realisatie van het Uitvoeringsplan informatiebeveiliging 20242025. Wel is daarbij een herijking van het plan gedaan om te bepalen of deze projecten nog aansluiten bij de doelstellingen van ‘DeSom 2.0’ en te bepalen hoe en in welke volgorde deze het Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

9

best opgepakt kunnen worden. Ook naar de kosten is gekeken, daar leveranciers over de gehele breedte ‘inhaalindexaties’ hebben doorberekend in licenties en uurtarieven. We hebben moeten constateren dat de ramingen van de projecten binnen het Uitvoeringsplan informatiebeveiliging 2024-2025 in 2023 te voorzichtig zijn geweest en dat we op onderdelen te maken hebben gekregen met extra gestegen kosten. Verder is gewerkt aan diverse andere informatiebeveiligingsprojecten, sommige in het kader van onderhoud, doorontwikkeling of optimalisatie van bestaande systemen, inrichting en processen. In totaal is er in 2024 gewerkt aan circa 25 projecten in het kader van informatiebeveiliging. Sommige van deze projecten lopen door in 2025. SSC DeSom heeft zich in 2024 wederom aangemeld voor verlenging van het Data Pro-certificaat voor de toepassing van de AVG binnen onze organisatie. Helaas bleek de auditprocedure hiervoor langer geworden door wijzigingen binnen de organisatie die deze certificering verstrekt. Inmiddels heeft SSC DeSom de verlenging van de certificering ontvangen. SSC DeSom is in 2024 ook wederom geaudit op de inrichting, het gebruik en de borging van al de ICT-beheerprocessen en heeft begin 2025 weer een ISAE 3402 Type II-verklaring voor 2024 verkregen, deze is geldig tot 31 december 2026.

Vorig jaar werd aanvankelijk gedacht dat de ISAE 3402-verklaring overbodig zou worden door de start met ISO 27001. Er is namelijk een zekere overlap tussen beide audits. Beide dienen echter een ander doel. De ISAE 3402 Type II-verklaring blijft belangrijk voor de jaarlijkse accountantscontrole bij de deelnemers, dus heeft SSC DeSom besloten om, ondanks het extra werk en de extra kosten, toch door te gaan met de jaarlijkse ISAE 3402-audit omdat dit controles door de accountants van de deelnemers overbodig maakt. Structureel vindt er inhoudelijk overleg plaats over beveiligingsonderwerpen tussen de regionale CISO’s van de deelnemers, WerkSaam Westfriesland en SSC DeSom. Periodiek is er ook een informatiemanagers en CISO-overleg om de status en de impact van alle beveiligingsmaatregelen met elkaar af te kunnen stemmen.

Communicatie en dienstverlening SSC DeSom besteedt veel tijd en aandacht aan communicatie en verbetering van de dienstverlening. Door het grote aantal eindgebruikers (dit aantal is in 2024 zelfs verder gestegen naar ruim 2300) en het forse personeelsverloop bij de deelnemers blijken eindgebruikers vaak niet goed op de hoogte van afspraken over de dienstverlening en blijft het lastig om alle eindgebruikers persoonlijk te bereiken, te bedienen en aan hun individuele verwachtingen te voldoen. Dit is in de basis ook niet een taak voor SSC DeSom, voor interne communicatie en het inwerken van nieuwe medewerkers zijn de deelnemers en WerkSaam Westfriesland immers zelf verantwoordelijk. Communicatie over de dienstverlening vanuit SSC DeSom verloopt daarom vooral via de hiervoor door de organisaties aangestelde contactpersonen (informatiemanagers, contractmanagers en CISO’s) en platformen. Om de beschikbare resources zo goed mogelijk te benutten tracht SSC DeSom de processen zo efficiënt mogelijk in te richten en legt SSC DeSom specifieke focus op de zelfredzaamheid van de medewerkers van de aangesloten organisaties. Hiervoor worden continue aanpassingen op de website (eindgebruikers komen dan op een Extranet) en in Topdesk gedaan. Door de Topdesk Selfserviceportal aan te passen kunnen medewerkers daar eenvoudig oplossingen van veel voorkomende werkzaamheden vinden.

Op die manier kunnen de medewerkers op een zelfgekozen moment, dus ook buiten kantoortijden, zelf kijken of er een oplossing bestaat en die toepassen. En als dat niet lukt een melding aanmaken of opzoeken wat de status van hun melding is. Ook in 2024 is vol ingezet op de doorontwikkeling van de interne (ITIL) processen ter voorbereiding op de benodigde aanpassing van de (ITIL) processen in verband met de transitie naar ‘DeSom 2.0’.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

10

Financiële administratie SSC DeSom is zelf verantwoordelijk voor de uitvoer, kwaliteit en continuïteit van het financieel beheer. Er is in 2024 wederom extra energie gestoken in het door ontwikkelen en actualiseren van het financieel beleid, de financiële processen en de procesbeschrijvingen. Het interne controleplan op de financiële processen is, ook in samenspraak met de accountant verder vervolmaakt als onderdeel van een continu kwaliteitsproces. De door Publieke Sector Accountants (PSA) aangereikte aanbevelingen zijn waar mogelijk grotendeels doorgevoerd. Sommige aanbevelingen, meer van algemene strekking, zijn echter helaas niet haalbaar bij organisaties met een geringe omvang zoals SSC DeSom. Ook is steeds de afweging gemaakt welke aanbevelingen nog zin hebben met het zicht op de transitie naar ‘DeSom 2.0’ of welke wellicht beter later opgepakt kunnen worden. Mede door de verbeterde inrichting van de financiële processen en het goed functionerende financiële team is het financieel beheer goed belegd en kan meer tijd worden besteed aan de administratieve organisatie en interne controle. Ook de voor de gewijzigde rechtsmatigheidsverantwoording en fraudeverantwoording benodigde aanpassingen zijn in 2024 in samenspraak met PSA doorgevoerd en door het Algemeen Bestuur bekrachtigd.

Verwachting is wel dat voor ‘DeSom 2.0’ de financiële processen en administratie in 2026 drastisch aangepast moeten worden om te kunnen voldoen aan de nieuwe financiële afspraken en de afrekening naar gebruik van de flexibele diensten/abonnementen. In 2024 zijn hiervoor al de eerste voorbereidingen gestart en dit zal in 2025 verder uitgewerkt en gerealiseerd moeten worden. Dit betekent veel extra werk voor de medewerkers van de financiële administratie.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

11

1.3

De medewerkers

De directie en medewerkers van SSC DeSom blijven zich bewust van de externe en interne ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, informatisering en automatisering. We zien in de periode 2023-2026 een sterke ontwikkeling van een E-overheid (elektronisch) naar een Isamenleving (informatie gedreven) in een hybride werkomgeving. Medewerkers willen meebewegen met deze ontwikkelingen en daarbij is een strategisch personeelsbeleid onontbeerlijk. In overleg met de personeelsvertegenwoordiging (OR), was door de vorige directie van SSC DeSom al eerder (in 2019 in verband met de DWO-werkplek en de Hybride Cloud Infrastructuur) een strategisch personeelsplan (SPP) opgesteld met het doel het personeelsbestand gezond en wendbaar te houden. We willen een gepaste balans tussen kernbezetting en flexibele schil bereiken ondanks de moeilijke positie bij de werving van ICT-personeel op de huidige arbeidsmarkt. Het plan uit 2019 was dynamisch ingericht en moet periodiek worden aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. In 2024 heeft de directie van SSC DeSom dit strategisch personeelsplan, het functieboek uit 2020 en het personeelsbeleid en daarbij behorende processen geëvalueerd.

Conclusie was dat er op dit vlak veel achterstallig onderhoud is en dat er, ook met het oog op de transitie naar ‘DeSom 2.0’ in elk geval een nieuw functieboek nodig is en tevens een nieuw sociaal statuut moet worden vastgesteld. Gedurende 2024 is hier door het managementteam met externe ondersteuning aan gewerkt. Uiteraard zijn beide in samenwerking met de OR besproken en is het sociaal statuut door de vakbonden eind 2024 vastgesteld. Het nieuwe functieboek werd echter aangehouden in afwachting van de besluitvorming over ‘DeSom 2.0’, maar is inmiddels ook vastgesteld en het plaatsingsproces voor de medewerkers is gestart. In 2024 is SSC DeSom wederom geconfronteerd met het uit dienst treden van medewerkers, waaronder die van enkele vaste spilfuncties. Daarnaast was er sprake van tijdelijk uitvallen van diverse medewerkers door ziekte, soms langdurig. Het mag duidelijk zijn dat deze mutaties leiden tot extra werkdruk vanwege het tijdelijk moeten opvangen van deze taken en het inwerken van nieuwe (tijdelijke) medewerkers. Als vervolg op de personele en organisatorische wijzigingen in 2023 is uitgebreid onderzoek gedaan naar de organisatiecultuur en de gevolgen daarvan op de medewerkers. Om de medewerkers te helpen is in 2023 al een cultuurtraject gestart. Ook in 2024 is hier veel aandacht aan besteed en zijn alle medewerkers diverse malen op training geweest.

Sinds december 2022 maakt SSC DeSom gebruik van een externe vertrouwenspersoon. SSC DeSom is te klein om deze rol intern in te kunnen vullen.

Procesinrichting Vanuit de geïnventariseerde behoefte aan kwalitatieve medewerkers is er in 2024 door het managementteam een nieuwe visie en wenselijke organisatiestructuur opgesteld. Vervolgens is het nieuwe functieboek in lijn daarmee opgesteld met in tegenstelling tot het vorige functieboek veel meer specifieke functies in plaats van generieke functies.

Medezeggenschap Er is in 2024 een tweewekelijks informeel overleg en een maandelijks formeel overleg met de OR geweest. Halverwege 2024 is er een nieuwe OR aangesteld, deze heeft een warme overdracht van de oude OR ontvangen. De nieuwe OR heeft in 2024 gezamenlijk een training gevolgd. Samen met het Lokaal Overleg, vertegenwoordiging namens de leden van de vakbonden, is eind 2024 een geactualiseerd sociaal statuut opgesteld en vastgesteld.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

12

Organisatiestructuur overzicht

Algemeen Bestuur Gemeenteraden Deelnemers Dagelijks Bestuur Adviescommissie Directie: • Directeur

Service Manager

Adjunct-directeur / Senior Adviseur ICT

Bedrijfsfuncties: • • • • • • •

Technisch Architect Adviseur ICT Medewerker Financiële Administratie Medewerker Administratie en Contractbeheer Strategisch Inkoper Projecteiders Wijzigingsbeheerder

Front- en Backoffice: • • • •

Medewerker Beheer Expert Medewerker Beheer Senior Medewerker Beheer Medior Medewerker Beheer Junior

Overige bedrijfsfuncties: • • • • •

Financieel Controller Functionaris P&O CISO Functionaris Gegevensbeheer Medewerker Management Ondersteuning en Communicatie

Managementteam: • • • • • •

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Directeur Adjunct-directeur / Senior Adviseur ICT Service Manager Financieel Controller Functionaris P&O Medewerker Management Ondersteuning en Communicatie

13

Opleidingen De ontwikkelingen in de techniek gaan snel. Dat betekent dat het personeel continue moet worden opgeleid zodat zij de techniek kunnen bijhouden. Ook de ontwikkelingen op het negatieve vlak (cybercriminaliteit) gaan snel en ook daar moeten we de ontwikkelingen bijhouden en in dit geval voorblijven. Om deze ontwikkelingen bij te houden moeten alle (technische) medewerkers van SSC DeSom zich certificeren in de voor hun specifieke functie relevante opleidingen. In 2024 is door de beschreven ontwikkelingen en hoge werkdruk als gevolg daarvan, begrijpelijkerwijs veel minder tijd beschikbaar geweest voor individuele scholing van personeel. Ook heeft de onzekerheid over het nieuwe functieboek en de plaatsing voor ‘DeSom 2.0’ een remmend effect gehad op het volgen van nieuwe technische opleidingen. Waar nodig en mogelijk zijn uiteraard wel opleidingen gevolgd. Veelal zijn trainingen in groepsverband opgepakt.

Overige ontwikkelingsinspanningen: • Alle medewerkers hebben in 2024 een cultuurtraining gehad voor het ontwikkelen van een sociaal veilige cultuur en het verbeteren van hun persoonlijke competenties; • Het managementteam heeft een uitgebreid training- en coaching programma gevolgd voor het ontwikkelen van de visie voor nieuwe organisatie en het beter kunnen begeleiden en coachen van de medewerkers; • Er is aandacht geweest voor verschillende technische opleidingen, onder andere in Azure (Cloud-oplossing). Medewerkers van technisch beheer hebben zich verder gespecialiseerd in Azure in verband met het beheer van de hybride omgeving. Dit is een continu proces; • De beheerexperts binnen SSC DeSom hebben zich nog verder ontwikkeld binnen het Microsoftplatform. Per afdeling zaten daar verschillen in, van SC 900 voor Frontoffice tot en met SC 300 voor technisch beheer. Een aantal medewerkers hebben zich verder ontwikkeld in het beheer van Office365/SharePoint/Teams.

Ook hebben een aantal van hen een PowerBI-opleiding gevolgd; • Diverse medewerkers hebben in 2024 additionele Microsoft-certificaten behaald; • Een aantal medewerkers hebben specifieke ITIL-opleidingen gevolgd waarmee we de procesinrichting en -uitvoering verder kunnen verbeteren (foundation en practioner); • Daarnaast zijn er specifieke strategische opleidingen gevolgd op gebied van architectuur, security en auditing; • Diverse medewerkers hebben in 2024 een security-certificaat behaald; • Alle medewerkers van SSC DeSom hebben in 2024 Awareness trainingen gevolgd. Dit is een continu proces; • Verder hebben medewerkers verschillende seminars en webinars gevolgd en zijn er vakbladen beschikbaar om zich op persoonlijk en zakelijk niveau te kunnen blijven ontwikkelen; • Diverse medewerkers hebben op hun vakgebied beurzen en seminars bezocht en deelgenomen aan kennissessies.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

14

1.4

Programmaverantwoording

De missie SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT-dienstverlening aan haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. De doelstellingen: • Borgen van de continuïteit en betrouwbaarheid; • Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening; • Verbeteren van de efficiency; • Regie op specialistische kennis; • Optimaliseren van uitvoeringsaspecten; • Financiële voordelen door onder andere gezamenlijke inkoop; • Aandacht voor integrale veranderkracht, innoveren indien mogelijk (in opdracht en met beschikbaar gestelde middelen); • Minder meerkosten; • Meer mogelijkheden creëren tot verdere vormen van ICT-samenwerking op langere termijn; • (Door)ontwikkelen en beheren Hybride Cloud Infrastructuur en nieuwe digitale werkplek.

Wat hebben we bereikt? • • • • • • • • •

•

• •

•

•

De kwaliteit van de ICT-dienstverlening is van een constant niveau gebleken; Stabiele, betrouwbare systemen; Geen noemenswaardige verstoringen, een zeer lage ‘down time’ tijdens productie-uren; Goede beschikbaarheid van het netwerk en de werkplekken; De jaarlijkse datacenter uitwijktesten zijn succesvol uitgevoerd; De samenwerking met de deelnemers, afnemer en in de regio is voortgezet en zelfs geïntensiveerd; Cloud-beleid, dat is opgesteld in samenwerking met de deelnemers wordt toegepast, maar er wordt ook gezamenlijk gekeken naar verdere doorontwikkeling hiervan; De bij de huidige hybride Digitale Werk Omgeving (DWO) bijbehorende beheer- en beveiligingstoepassingen worden beheerd door SSC DeSom; In 2024 is de zogenaamde Proof of Concept (POC) uit 2022 voor de opvolger van de verouderde Citrix-werkplek beëindigd omdat deze door externe leveranciersontwikkelingen (Microsoft, Citrix en Ivanti) en door de voorgenomen transitie naar ‘DeSom 2.0’ achterhaald is; In plaats daarvan zijn gezamenlijk met de deelnemers en WerkSaam Westfriesland de eisen voor het nieuwe werkplekconcept voor ‘DeSom 2.0’ bepaald en heeft SSC DeSom daarvoor een architectuurontwerp uitgewerkt.

Bedoeling is om in 2025 gezamenlijk een nieuwe POC uit te voeren; SSC DeSom heeft gedurende 2024, zoals in 2023 afgesproken met de deelnemers, de dagelijkse tapewissel voor de RAAS-systemen van de deelnemers uitgevoerd; SSC DeSom heeft in 2024 ook op verzoek van de deelnemers de leverancier van de RAASsystemen ondersteund bij de vervanging van de RAAS-servers en de aanvraagstations. Dit bleek door de aanpak van deze leverancier een zeer intensief traject, maar is eind 2024 succesvol afgesloten; Aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen, waaronder netwerksegmentatie, tussen alle locaties en de werkplekken. Ook het GovRoam WiFi-netwerk is geoptimaliseerd en gesegmenteerd; Verouderde niet meer ondersteunde systemen en databaseversies van de deelnemers en WerkSaam Westfriesland zijn grotendeels vernieuwd of uitgefaseerd. In het beleid en de processen worden maatregelen getroffen om Lifecycle-management structureel ook bij de

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

15

• • • • • • • • • •

•

•

deelnemers te beleggen; Er is noodzakelijk groot onderhoud gepleegd aan de regionale Kofax-scanstraat, dit heeft bijna driekwart jaar in beslag genomen; Het patchmanagement en het beheer van kwetsbaarheden is verder geoptimaliseerd. Het aantal kwetsbaarheden is hierdoor aanzienlijk verminderd; De monitoring is verder uitgebreid en zowel security-, system- als procesmonitoring is verbeterd; Audit op de toepassing en het gebruik van de AVG door SSC DeSom (Data Pro Certificering); De ISAE 3402 Type II-audit is wederom uitgevoerd en de verklaring is behaald; De Topdesk-inrichting en de beheerprocessen van SSC DeSom zijn geoptimaliseerd; Deelname aan diverse VNG aanbestedingen/contracten; In 2024 is de digitale telefoniecentrale en de bijbehorende clientsoftware geüpgraded; SSC DeSom heeft in 2024 gezamenlijk met alle deelnemers en WerkSaam Westfriesland de telefonieoplossing geëvalueerd en toekomstgeschikt bevonden; In 2024 heeft SSC DeSom zich wel tijdig bij de VNG aangemeld voor de planning van de minicompetitie voor VNG GT Mobiel 3, maar werd deze planning door de VNG vertraagd. Verwachting is dat de uitkomst hiervan pas in maart 2025 bekend zal zijn.

Afhankelijk hiervan zal moeten blijken of hiervoor additioneel budget nodig is; In 2023 heeft SSC DeSom de technische basisarchitectuur in de Architectuurtooling geïmplementeerd en is er een start gemaakt met het realiseren van koppelingen voor de vulling met de technische componenten, hier zijn we ook in 2024 mee verder gegaan en dit zal komende jaren verder doorontwikkeld moeten worden; In 2024 is ter voorbereiding op de transitie naar ‘DeSom 2.0’ een transitieplan opgesteld en zijn de voorbereidingen gestart, diverse onderdelen daarin zijn inmiddels verder uitgewerkt.

Wat hebben we daarvoor gedaan? • • • •

• • • • • • • • • • • • • •

Levering van producten en diensten uit de PDC waaronder werkplekken en telefonie; ICT-ondersteuning op 1e en 2e lijns niveau over de afgenomen producten en diensten uit de PDC via de servicedesk; Beheer en onderhoud van de ICT-infrastructuur van SSC DeSom; Werkplekbeheer; aan- en afsluiten van werkstations, randapparatuur en telefoon op het LAN, het installeren, implementeren en configureren van werkstations en de reparatieafhandelingen van werkstations; Internet; aansluiting van de netwerkinfrastructuur aan het publieke internet en bewaking en preventie van virus, hacking of andersoortige aanvallen van buitenaf; Zorgen dat printen, scannen en kopiëren mogelijk is en het technisch beheer en onderhoud op de multifunctionals; Wifi; draadloos internet en draadloos toegang tot de netwerkinfrastructuur; Technisch applicatiebeheer van de applicaties mits geïnstalleerd op de omgeving van SSC DeSom; ICT-advies (aanvullende dienstverlening); Technische ondersteuning bij ICT-projecten (aanvullende dienstverlening); Projectondersteuning; leveren van kennis en advies aan de deelnemers bij het uitvoeren van projecten of bij de voorbereiding daarvan (aanvullende dienstverlening); Beveiligingsbeheer; ICT-ondersteuning bij audits; Uitwijktest op de infrastructuur; Back-up en restore; het bewaren van alle data op netwerkschijven van de deelnemers; ICT-ondersteuning bij crisisbeheersing;

ICT-ondersteuning bij verkiezingen; ICT-inkoopondersteuning;

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

16

• • • • • • • • • • •

Contractbeheer van contracten van SSC DeSom; Beheer Configuratie managementdata base (CMDB); Certificaatbeheer (aanvullende dienstverlening); Financiële administratie van SSC DeSom; De HRM-functie uitgevoerd binnen SSC DeSom; Piketdienst tijdens avondopenstellingen van de gemeenten; Aanvullende dienstverlening geleverd; Invulling gegeven aan nieuwe ontwikkelingen; Ontwikkelen interne organisatie; Samenwerking regionaal; Stageplaatsen geboden aan ICT-ers in opleiding (MBO, HBO ICT en/of security).

De gemeentelijke en regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en afnemer vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. In het licht van de begroting en jaarrekening is 2024 een druk jaar geweest. Er is hard gewerkt aan de corebusiness ‘het beheer’ en onze interne processen. Daarnaast is er hard gewerkt aan de vele projecten en alle nieuwe ontwikkelingen als gevolg van de door de gemeenten ontwikkelde visie op ‘Stip op de Horizon’ en ‘DeSom 2.0’. De besteding van beschikbaar gestelde kredieten in 2024 wordt hieronder nader toegelicht.

Investering voor Hardware werkplekken personeel SSC DeSom (€ 75.000) Via de Voorjaarsrapportage 2022 is de aanvraag voor een nieuw investeringskrediet voor de jaren 2022 tot en met 2024 voor de noodzakelijke aanschaf van apparatuur voor nieuw personeel en de gedeeltelijke vervanging van bestaande, defecte of niet meer toegestane apparatuur geaccordeerd. Het restantkrediet per 31 december 2024 bedraagt € 6.785. Dit restantkrediet zal de komende tijd verder worden aangewend.

Investering voor Meubilair en inventaris werkplekken personeel SSC DeSom (€ 25.000) In 2024 is ten laste van dit investeringskrediet uit 2019 € 2.396 uitgegeven. Het krediet wordt aangewend voor noodzakelijke aanschaf van meubilair voor nieuw personeel en vervanging van bestaand meubilair op Arbo-advies. Het restantkrediet per 31 december 2024 bedraagt € 6.576. Dit restantkrediet zal komende jaren verder worden aangewend.

Investering Uitbreiding dataopslag (€ 60.000) Het investeringskrediet voor de uitbreiding van het huidige systeem voor dataopslag is in de Voorjaarsrapportage 2024 aangevraagd en geaccordeerd. In 2024 zijn de eerste uitgaven voor een bedrag van € 43.555 ten laste van het investeringskrediet gedaan. Het restantkrediet per 31 december 2024 bedraagt derhalve € 16.445. Het restantkrediet zal komend jaar verder worden aangewend.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

17

Beleidsindicatoren De voorgeschreven te publiceren beleidsindicatoren voor 2024 zijn: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Eenheid

Bron

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten

Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting

Indicator jaarrekening 2024 0,278 0,232 € 33,96

Eigen begroting Eigen begroting

24% 100%

Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn de gemeentelijke bijdragen van de deelnemers aan de regeling en de bijdrage van afnemer WerkSaam Westfriesland. De gemeentelijke bijdragen van de deelnemers zijn daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Bij afnemer WerkSaam Westfriesland wordt jaarlijks een vast bedrag plus indexatie in rekening gebracht. Voor 2024 bedraagt deze bijdrage € 709.000 (afgerond). Een overzicht van de bijdragen van de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland is in paragraaf 2.2 opgenomen.

De kosten van overhead Op basis van voorschriften moet in de programmaverantwoording een onderscheid worden gemaakt tussen de kosten van overhead en de overige kosten. De kosten van overhead in 2024 bedragen in totaal afgerond € 10.523.000 en hebben betrekking op alle kosten, behalve rente.

Heffing van vennootschapsbelasting SSC DeSom is ondernemer en valt in principe onder de vennootschapsbelasting. Voor samenwerkingsverbanden is echter sprake van vrijstelling als wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden: • De activiteiten worden verricht voor de participerende rechtspersonen; • De activiteiten zouden niet zijn belast als ze bij de individuele deelnemers zouden worden verricht; • De participanten dragen naar evenredigheid bij in de kosten van de activiteiten. Voor de dienstverlening aan de deelnemers wordt aan deze drie voorwaarden voldaan. Echter, er worden ook diensten geleverd aan een niet-participerende rechtspersoon, WerkSaam Westfriesland. Ten aanzien van deze dienstverlening zijn wij (op basis van advies van belastingdeskundigen) tot de volgende conclusie gekomen: • De activiteiten voor de deelnemers en die voor WerkSaam Westfriesland vormen twee aparte activiteiten; • De activiteiten voor de deelnemers vormen een onderneming waarvoor de samenwerkingsvrijstelling kan worden toegepast; • Het is niet te beoordelen of de activiteiten voor WerkSaam Westfriesland in 2024 per saldo winstgevend zijn, maar als dat zo is, is er nog geen sprake van een onderneming, omdat er nog niet over een reeks van jaren geregeld overschotten zijn behaald.

Bovendien wordt dat voordeel niet beoogd; • Op basis hiervan zijn wij van mening dat inzake het resultaat in 2024 geen sprake is van heffing van vennootschapsbelasting.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

18

In 2024 heeft de Belastingdienst het standpunt van SSC DeSom wederom bevestigd door voor het belastingjaar 2023 een definitieve nul-aanslag vast te stellen.

Gebruik van de post Onvoorzien Het budget voor onvoorziene uitgaven is in 2024 niet aangesproken.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

19

Wat heeft het gekost? OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN

Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Aanschaf licenties Audits licenties Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente Organisatiekosten Salaris en sociale premies Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Huur datacenter Externe dienstverleningscontracten Verwerking salarisadministratie

Bedragen afgerond op € 1.000 Primitieve Gewijzigde Begroting 2024 Begroting 2024 Werkelijk 2024 Verschil € € € € € €

774.000 € 1.367.000 € 30.000 € 279.000 € 410.000 € 10.000 €

716.000 € 1.560.000 € 5.000 € 161.000 € 390.000 € 8.000 €

715.000 € 1.531.000 € - € 158.000 € 377.000 € 5.000 €

1.000 29.000 5.000 3.000 13.000 3.000

€ € € € €

3.427.000 € 85.000 € 142.000 € 71.000 € 129.000 €

3.030.000 € 70.000 € 804.000 € 342.000 € 598.000 €

3.028.000 € 48.000 € 973.000 € 410.000 € 529.000 €

2.000 22.000 -169.000 -68.000 69.000

€ €

227.000 € - €

259.000 € 10.000 €

258.000 € 10.000 €

1.000 -

€ € € €

246.000 € 121.000 € 156.000 € 48.000 €

146.000 € 116.000 € 251.000 € 13.000 €

147.000 € 115.000 € 237.000 € 12.000 €

-1.000 1.000 14.000 1.000

€

10.000 €

10.000 €

- €

10.000

Subtotaal lasten (A) €

7.532.000 €

8.489.000 €

8.553.000 €

-64.000

€ €

6.823.000 € 709.000 €

7.780.000 € 709.000 €

7.780.000 € 709.000 €

-

Subtotaal baten (B) €

7.532.000 €

8.489.000 €

8.489.000 €

-

Subtotaal baten en lasten (B -/- A) €

- €

- €

-64.000 €

64.000

Onvoorzien

Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland

Diverse dienstverlening Kosten projecten deelnemers

€

- €

- €

502.000 €

-502.000

Kosten telefonie/multifunctionals/PDC-producten

€

- €

- €

1.473.000 €

-1.473.000

Subtotaal lasten (C) €

- €

- €

1.975.000 €

-1.975.000

Doorbelasting projecten deelnemers

€

- €

- €

502.000 €

502.000

Doorbelasting telefonie/multifunctionals/PDCproducten

€

- €

- €

1.473.000 €

1.473.000

Subtotaal baten (D) €

- €

- €

1.975.000 €

1.975.000

Subtotaal baten en lasten(D -/- C) €

- €

- €

- €

-

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (B + D -/- A -/- C)

€

- €

- €

-64.000 €

-64.000

Onttrekking van reserves Toevoeging aan reserves Mutaties reserves

€ € €

- € - € - €

- € - € - €

- € 63.000 € -63.000 €

63.000 -63.000

Gerealiseerd resultaat

€

- €

- €

-127.000 €

-127.000

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

20

1.5

Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV)

Artikel 26 van BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als in de begroting opgenomen zijn. Van belang zijn de volgende paragrafen: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing; • Financiering; • Bedrijfsvoering. De paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen is bedoeld voor de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. De kapitaalgoederen bij SSC DeSom betreffen echter ICT-equipment. Hierdoor is het niet vereist een beschrijving op te nemen. Er is dan ook geen paragaaf Onderhoud kapitaalgoederen opgenomen. Verder zijn de paragrafen Lokale heffingen, Verbonden partijen en Grondbeleid niet aan de orde bij SSC DeSom.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen, onbenutte inkomstenbronnen en bezuinigingsmogelijkheden. Tot de vrij aanwendbare middelen horen alle reserves met een vrij aanwendbaar karakter. In het kader van de financiële risicobeheersing zijn de volgende beheersmaatregelen genomen: • Binnen SSC DeSom zijn budgethouders benoemd; • Elk kwartaal worden de extra kosten aan de deelnemers en afnemer doorberekend; dit betreft kosten van projecten, telefonie, printers en PDC-bestellingen; • Er zijn structurele overleggen op de diverse niveaus met diverse gremia (bestuur, bedrijfsvoering en informatiemanagement), daarin worden knelpunten, prioriteiten en planning afgestemd met de contactpersonen van de deelnemers en WerkSaam Westfriesland; • Maandelijks wordt de budgetuitputting in het managementteam van SSC DeSom besproken en geanalyseerd; • Bij gesignaleerde risico’s worden er maatregelen genomen. Doel hierbij is vermindering/vermijden van het risico, acceptatie van het risico of overdracht van het risico.

Het aantal risico’s waarvoor het weerstandsvermogen moet worden aangesproken is beperkt. Om toch inzicht te krijgen is een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix, die in de Begroting 2024 is opgenomen, is gedurende 2024 opnieuw beoordeeld. Dit heeft niet geleid tot wijzigingen. De risicomatrix treft u hieronder aan. Voor 2024 is het jaarresultaat € 127.000 negatief. Dit bedrag blijft echter buiten het weerstandsvermogen, omdat voor dit bedrag een voorstel voor resultaatbestemming wordt gedaan. Op 31 december 2024 bedraagt de algemene reserve € 111.000. Gezien een mogelijke aanspraak op het weerstandsvermogen van € 173.750 uit de risicomatrix is het huidige weerstandsvermogen (algemene reserve plus post Onvoorzien, in totaal € 121.000) daarmee niet toereikend. Mocht het Algemeen Bestuur besluiten om het ongedekte risico ter grootte van € 52.750 te dekken door een verhoging van de bijdrage dan zal de verdeling over de deelnemers op basis van het aantal inwoners (t-1) gebeuren.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

21

Risicomatrix: Risico

Verantwoordelijk

Risicobeschrijving

Cybera a nva l l en en/of cybercri mi na l i tei t

Di rectie

Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.

€

197.000

Mogel i jk (10 tot 25%)

€

39.250

Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen

Da gel i jks bes tuur

Indi en gemeenten of WerkSa a m Reduceren Wes tfri es l a nd SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.

€

100.000

Mogel i jk (10 tot 30%)

€

27.500

Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers

Da gel i jks bes tuur

Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.

€

450.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

45.000

Ontvl echting va n WerkSa a m Wes tfri es l a nd

Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m Wes tfri es l a nd.

Accepteren

€

600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)

€

27.000

Beëi ndi gen va n contra cten met Di rectie onze l evera nci ers

Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (bi jvoorbeel d door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken.

€

400.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

25.000

Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel

Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.

€

50.000

Mogel i jk (5 tot 20%)

€

10.000

€

173.750

Di rectie

Totaal

Beheersmaatregel

Reduceren

Inschatting schade

Inschatting kans

Weerstandsvermogen

Toelichting beheersmaatregelen: De risico-eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen, die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën: • Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt; • Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur; • Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt, dat een risico met zich meebrengt; • Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid, dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering. Voor wat de bedragen in de risicomatrix betreft, is besloten geen aanpassingen te doen, omdat er afgelopen jaar veel extra maatregelen getroffen zijn of komend jaar getroffen worden. Het is de verwachting, dat de ontwikkelingen met betrekking tot de steeds frequentere dreigingen van cybercriminelen mogelijke in de toekomst wel tot aanpassing van de risicomatrix kan leiden.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

22

Kengetallen

Jaarverslag jaar t Kengetallen: 1a. Netto schuldquote 1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 2. Solvabiliteitsratio 3. Structurele exploitatieruimte 4. Grondexploitatie 5. Belastingcapaciteit

Verloop van de kengetallen Verslag 2023 Begroting 2024 Verslag 2024 21% 15% 13% 21% 2% -1% n.v.t. n.v.t.

15% 6% 0% n.v.t. n.v.t.

13% 1% -1% n.v.t. n.v.t.

1a. / 1b. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). De gemeenschappelijke regeling zit hier ruim onder. De daling van het kengetal ten opzichte van 2023 heeft vooral te maken met de aflossing op de langlopende geldleningen, die ten behoeve van het project Vervanging onpremise infrastructuur zijn aangetrokken. 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. 4. / 5. Deze kengetallen zijn niet van toepassing op de gemeenschappelijke regeling daar geen sprake is van een grondexploitatie en belastingopbrengsten.

Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo

Begroting 2023 Begroting 2024 -

-

Verslag 2024 -64 -63 -127 -127 -

Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 -

-

-

Toelichting: Zowel het saldo van baten en lasten als de toevoeging in de reserve is incidenteel.

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

23

Financiering In januari 2024 is voor een periode van zes maanden een kasgeldlening van € 2.500.000 aangetrokken. Om deze kasgeldlening af te lossen is in juli 2024 voor een periode van vijf maanden een nieuwe kasgeldlening van € 2.000.000 aangetrokken, die op zijn beurt in december 2024 is afgelost. Voor de maanden december 2024 en januari 2025 is echter opnieuw een kasgeldlening van € 2.000.000 aangetrokken om de liquiditeit van SSC DeSom op peil te houden. Verder is in de loop van 2024 op de bestaande langlopende leningen € 605.000 afgelost, die in het kader van het project Vervanging on-premise infrastructuur zijn afgesloten. Het totaal van de langlopende leningen per 31 december 2024 bedraagt derhalve € 1.253.000. De rentelast voor het jaar 2024 met betrekking tot deze leningen bedraagt € 2.000. Daarnaast is er de rentelast van kleine investeringen waarvoor geen externe leningen zijn afgesloten. In 2024 bedraagt deze rentelast € 3.000. Totaal levert dit in 2024 een rentelast van € 5.000 op. Als gevolg van artikel 4 van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) dient gelijktijdig met het jaarverslag gerapporteerd te worden over de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. SSC DeSom heeft het beleid om de looptijd van leningen zoveel mogelijk gelijk te houden aan de looptijd van de investeringen zodat renterisico’s zoveel als mogelijk worden beperkt.

De kasgeldlimiet geeft de maximale toegestane omvang van de kortlopende schulden (met een looptijd korter dan 1 jaar) aan. Deze kasgeldlimiet bedraagt € 618.000 en is in 2024 alleen in het eerste kwartaal overschreden. Kasgeldlimiet: Omvang begroting per 1 januari 2024 is € 7.532.100 (= grondslag) Omschrijving (bedragen x € 1.000) Toegestane kasgeldlimiet: - in procenten van de grondslag - in een bedrag Omvang vlottende korte schuld: - opgenomen gelden korter dan één jaar - schuld in rekening-courant - gestorte gelden door derden korter dan één jaar - overige geldleningen, niet zijnde vaste schuld Totaal omvang vlottende korte schuld Vlottende middelen: - contante in kas - tegoeden in rekening-courant - overige uitstaande gelden korter dan één jaar Totaal vlottende middelen Toets kasgeldlimiet: - totaal netto-vlottende schuld - toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

Definitieve Jaarstukken 2024 SSC DeSom, versie 1.0

1e kwartaal 2024

2e kwartaal 2024