5.a Begroting 2025 SSC DeSom
Tekst van het document
Begroting 2025 SSC DeSom
Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
1
Inhoudsopgave BELEIDSBEGROTING .............................................................................................................. 6 1.
PROGRAMMAPLAN ...................................................................................................... 6
2.
KENGETALLEN ........................................................................................................... 10 2.1 Kengetallen 2025 ......................................................................................................... 10 2.2 Verrekening grondslagen ............................................................................................. 10 2.3 Formatie SSC DeSom .................................................................................................. 11
3.
PARAGRAFEN ............................................................................................................ 12 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................. 12 3.2 Paragraaf financiering .................................................................................................. 16 3.3 Paragraaf bedrijfsvoering ............................................................................................. 17 3.4 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) .................................................... 18
4.
ONTWIKKELINGEN ..................................................................................................... 19 4.1 Inleiding ....................................................................................................................... 19 4.2 Privacy en Security ...................................................................................................... 19 4.3 Overige ontwikkelingen in 2025 ................................................................................... 20 4.4 Uitgangspunten nieuw beleid ....................................................................................... 21 4.5 Risicoparagraaf ............................................................................................................ 22
5.
RECAPITULATIE BEGROTINGSWIJZIGINGEN ......................................................... 24 5.1 Investeringen ............................................................................................................... 24 5.2 Structurele wijzigingen exploitatiekosten ...................................................................... 24 5.3 Indexatie 2025 ............................................................................................................. 24
6.
FINANCIËLE BEGROTING .......................................................................................... 25 6.1 Uitgangspunten bij de begroting ................................................................................... 25 6.2 Overzicht van baten en lasten conform op basis van kostensoorten ............................ 27 6.3 Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .......................................................... 30 6.4 Financiële Meerjarenbegroting 2025-2028 op basis van kostensoorten ....................... 31 6.5 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2025 ............................................................ 32
Bijlage 1: Verjaren investeringsbegroting 2025-2028 ............................................................... 34 Bijlage 2: Stand en verloop van reserves 2025-2028 ............................................................... 35 Bijlage 3: Overzicht baten en lasten per taakveld .................................................................... 36 Bijlage 4: Meerjarig geprognosticeerde balans ........................................................................ 37
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
2
Aan de leden van het Algemeen Bestuur van het SSC DeSom
Wognum, 10 april 2024 Onderwerp: Aanbieding Begroting 2025
Geacht Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u de Begroting 2025 en Meerjarenraming 2026-2028 aan. Deze begroting en meerjarenraming is op verzoek van het bestuur, vooruitlopend op de besluitvorming over de Kaderbrief 2025, opgemaakt in lijn met de Kaderbrief 2025 en de nagezonden Raadsinformatiebrieven. Dit betekent dat wij deze begroting hebben opgesteld: • Inclusief de effecten uit de vastgestelde Voorjaarsnota 2023; • Inclusief de effecten uit het in december 2023 vastgestelde ‘Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025’; • Inclusief juiste toepassing van indexatie in meerjarenperspectief; • Inclusief de structurele gevolgen vanuit dienstjaar 2023; • Inclusief de voorstellen voor nieuw beleid 2025 uit de Kaderbrief 2025 (waarover bij het opstellen van deze begroting dus nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden); • Exclusief de niet vastgestelde najaarsnota 2023. Doel van SSC DeSom is de deelnemers en WerkSaam Westfriesland met ICT-voorzieningen te ondersteunen en deze voorzieningen steeds beter af te stemmen op de behoeften van deze tijd en de nieuwe ontwikkelingen. Dit is een tijd waarin de techniek zich snel door ontwikkelt, waarin cyberdreigingen toenemen en waarbij de Cloud ontwikkelingen doorgaan.
Daarnaast is er de wens bij de deelnemers om de dienstverlening en bedrijfsvoering verder te verbeteren, wat vraagt om een aangepaste inzet en ondersteuning door SSC DeSom. Om deze ontwikkelingen het hoofd te bieden en te onderzoeken in welke vorm SSC DeSom de gewenste en noodzakelijke ondersteuning dient te bieden, is vanuit de deelnemende gemeenten een onderzoek naar ‘Stip op de horizon’ uitgevoerd. Begin 2023 is het eindrapport 'Stip op de horizon' opgesteld door de deelnemers. Dit rapport beschrijft de visie op Informatievoorziening en automatisering voor de komende jaren, zowel bij de deelnemers als bij SSC DeSom. Aansluitend is in 2023 deze visie door SSC DeSom gezamenlijk met de hoofden bedrijfsvoering van de deelnemers verder uitgewerkt in het gewenste nieuwe dienstverleningsconcept. Op verzoek van de deelnemers heeft SSC DeSom vervolgens een businesscase ‘DeSom 2.0’ laten opstellen door een externe partij. Deze businesscase is eind 2023 aan de deelnemers aangeboden en positief ontvangen. Het bestuurlijke proces loopt nog en zal naar verwachting in 2024 tot besluitvorming leiden. Ten tijde van het opstellen van deze begroting was hier helaas nog geen duidelijkheid over.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
3
Op verzoek van het bestuur is na de presentatie van de Businesscase ‘DeSom 2.0’ in november 2023 aan SSC DeSom gevraagd, om alvast vooruitlopend op de besluitvorming, te starten met de vertaling van de businesscase ‘DeSom 2.0’ in een transitieplan voor 2024 – 2026. Zodat direct na de besluitvorming de benodigde transitie direct kan starten, deze transitie zal namelijk naar verwachting enkele jaren vergen. In dat plan wordt gestreefd om ‘DeSom 2.0’ vanaf 2026 van start te laten gaan. Mogelijk kunnen onderdelen die eerder gereed zijn, wel eerder starten. De transitie zal leiden tot een wijzigingen in de huidige dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) en financiële afspraken omdat in het nieuwe dienstverleningsconcept de basisdienstverlening wijzigt en daarnaast nieuwe flexibelere diensten worden ontwikkeld. Een nadere uitwerking volgt en zal ook wat van de deelnemers vragen. Afhankelijk van de keuzes die daarbij gemaakt worden, zullen er gevolgen zijn voor de komende begrotingen en meerjarenramingen van SSC DeSom en de deelnemers. Voorlopig gaat SSC DeSom door met het leveren van de huidige dienstverlening en de ingezette weg om de ICT-infrastructuur verder door te ontwikkelen, verder te beveiligen en waar nodig aan te passen. Die doorontwikkeling is vooral gebaseerd op het voorbereiden op de (komende) SAAS-oplossingen van leveranciers.
Maar daarbij proberen wij vanaf nu waar mogelijk ook alvast voorzichtig rekening te houden met de verwachte ontwikkelingen in het kader van ‘DeSom 2.0’, zodat onnodige desinvesteringen en/of dubbel werk zoveel mogelijk voorkomen worden. Basis voor de Begroting 2025 zijn de structurele budgetten in 2024. In deze begroting zijn uitsluitend de kosten opgenomen van de standaard ICT-dienstverlening aan deelnemers en WerkSaam Westfriesland, zoals in de dienstverleningsovereenkomst is vastgesteld. Kosten van producten en projecten, die geen onderdeel uitmaken van de dienstverleningsovereenkomst worden geheel met opdrachtgevers verrekend en zijn geen onderdeel van de Begroting 2025. In deze Begroting 2025 zijn de structurele gevolgen van de Jaarstukken 2023 en Voorjaarsrapportage 2024 (met uitzondering van de kapitaallasten van de kredietaanvraag voor de investering in de uitbreiding van dataopslag) opgenomen. De zojuist genoemde kapitaallasten van de kredietaanvraag worden pas na vaststelling van de Voorjaarsrapportage 2024 in de Begroting 2025 en meerjarenraming verwerkt zoals ook bij de gemeenten gebruikelijk is. Het bestuur heeft vooruitlopend op besluitvorming en in het kader van afspraken over integraal budgetteren het budget voor de veranderopgave ‘DeSom 2.0’ in 2025 ad € 428.000 opgenomen in Begroting 2025.
De raden zijn of worden inmiddels nader geïnformeerd over ‘DeSom 2.0’ en krijgen nog gelegenheid tot formuleren van zienswijzen van deze majeure beleidswijziging en bijbehorende budgetten. Daar besluitvorming over deze beleidswijziging in 2024 zal plaatsvinden zijn daarmee ook de geraamde uitgaven in 2025 geformaliseerd. Met de Veranderopgave naar DeSom 2.0 zullen we voor het nieuwe “basispakket” naar verwachting tot lagere kosten voor de deelnemers komen en hopen wij in die zin tegemoet te kunnen komen aan de motie van enkele deelnemers om te komen tot ombuigingen vanaf 2026. Hier past echter wel de winstwaarschuwing dat de totale ICT voor gemeenten naar verwachting niet goedkoper zal worden. Kaders voor de Begroting 2025 zijn het rentepercentage over vervangings- en nieuwe investeringen en de indexatie op lonen en prijzen. Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
4
Deze begroting bevat de volgende onderdelen: • Beleidsbegroting o Programmaplan o Paragrafen o Nieuw beleid en overige begrotingswijzigingen • Financiële begroting o Uitgangspunten o Nieuw beleid o Financiële begroting en meerjarenperspectief o Risicoparagraaf
Deze begroting is in de DB-vergadering van 10 april 2024 besproken. Namens het Dagelijks Bestuur,
J. Franx, voorzitter Dagelijks Bestuur SSC DeSom
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
M.A. Vrolijk, directeur (a.i.) SSC DeSom
5
BELEIDSBEGROTING 1.
PROGRAMMAPLAN
Onze missie SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT-dienstverlening aan haar deelnemers en WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. Onze huidige opdracht SSC DeSom is sinds 1 januari 2014 de ICT-partner en beheersorganisatie voor haar deelnemers en WerkSaam Westfriesland en bestaat dus inmiddels 10 jaar. In 2024 wordt aandacht besteed aan dit jubileum. SSC DeSom beheert in 2024 negen hybride omgevingen in drie Cloudbased datacenters (twee in Amsterdam en één in Utrecht). SSC DeSom ondersteunt alle medewerkers van de deelnemende organisaties, dit betreft momenteel circa 2250 gebruikersaccounts. Daarnaast beheren we in opdracht van de deelnemers voor alle medewerkers de managed werkplekken (dat wil zeggen, het beheer en de beveiliging van deze werkplekken) met de benodigde apparatuur en hard- en software. Er zijn nog steeds ruim 600 applicaties in gebruik bij de deelnemers, deels betreft dit SAAS-applicaties. De dienstverlening van SSC DeSom bestaat uit een ruim assortiment van ICT-diensten. De afspraken hierover staan beschreven in de Service Level Agreement (SLA) en de Producten- en dienstencatalogus (PDC).
De dienstverleningsovereenkomst (DVH-set) met de deelnemers wordt periodiek op verzoek van de organisaties geëvalueerd en geactualiseerd, dit in samenwerking met de informatie- en contractmanagers van die organisaties. SSC DeSom heeft ook reguliere taken op het gebied van Informatiebeveiliging en Privacy. De deelnemers, en afnemers, moeten erop kunnen vertrouwen dat SSC DeSom zorgvuldig met (persoons)gegevens omgaat. Hiervoor neemt SSC DeSom verschillende maatregelen op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. We meten jaarlijks wat het volwassenheidsniveau is van privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen ten opzichte van het voorgaande jaar. SSC DeSom legt hierover verantwoording af in de jaarverslagen van de FG. En laat de Informatiebeveiligingsprocessen extern auditen (tot 2023 ISAE3402 en vanaf 2024 wordt gestreefd naar ISO27001). Daarbij worden aanbevelingen gedaan om een hoger privacy-en informatiebeveiliging volwassenheidsniveau te bereiken. Aanbevelingen uit de rapportages worden in de organisatie opgepakt. Op deze manier hebben we een verbetercyclus waarbij de mate van privacybescherming en informatiebeveiliging mee groeit met de toename van digitalisering en de toename van bedreigingen. In 2023 is het een uitdaging gebleken om alle privacywet- en regelgeving om te zetten in maatregelen.
Zodoende is een daling in het privacy volwassenheidsniveau waargenomen. In die hoedanigheid zet SSC DeSom er voor 2024 op in om de basis weer op orde te krijgen. Oftewel, een situatie waarbij SSC DeSom haar formele verplichtingen nakomt tot op het ambitieniveau van haar deelnemers. In 2025 verwacht SSC DeSom vanuit deze basis op volwassenheidsniveau 3,5 van de VNG/IBD te kunnen werken. Ook zet SSC DeSom erop in haar Data Pro certificering Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
6
te actualiseren, als zijnde aantoonbaarheid van naleving van privacy wet- en regelgeving. Onze opdracht voor de toekomst De directie en medewerkers van SSC DeSom zijn zich sterk bewust van hun rol bij de huidige ontwikkelingen en wensen van deelnemers, want deze betekenen ook veranderingen voor SSC DeSom. De huidige ontwikkelingen en wensen van deelnemers stellen andere eisen aan medewerkers, beveiliging, verbindingen en het beheer. Mede hierop gelet is de door de deelnemers opgestelde notitie ‘Stip op de horizon’ een goede ontwikkeling. Dit maakt dat SSC DeSom kan en moet meebewegen waar nodig. Begin 2023 is deze notitie ‘Stip op de horizon’ in samenwerking met de hoofden bedrijfsvoering van de deelnemers verder uitgewerkt in het gewenste nieuwe dienstverleningsconcept ‘DeSom 2.0’ met meerwaarde voor de deelnemers voor de middellange en lange termijn en toekomstperspectief voor SSC DeSom. In het kader van ‘Stip op de Horizon’ is aan het Algemeen Bestuur op 19 juli 2023 de visie voor het nieuwe dienstverleningsconcept gepresenteerd; ‘DeSom 2.0’. Deze visie is opgesteld op verzoek van de deelnemers in samenwerking met de hoofden Bedrijfsvoering van de aangesloten gemeenten en is positief ontvangen. Kenmerken van de nieuwe koers van SSC DeSom -oftewel ‘DeSom 2.0’- zijn: • Standaard basisdienstverlening; Focus op ICT-kantoorautomatisering en connectiviteit.
• Standaard hostingdiensten; Hosting en Differentiatie ICT diensten. • Flexibele diensten op basis van individuele en gezamenlijke opdrachten.
Uitgangspunt is dat deze diensten aansluiten op relevante ICT-ontwikkelingen en (individuele) behoeften van de deelnemers. Vervolgens is in periode september – oktober 2023 een business case opgesteld door een onafhankelijke partij; NCOD. Dit rapport geeft inzicht in de meerwaarde van de koers die SSC DeSom wil inzetten om duurzaam van waarde te zijn als ICT-partner voor zijn deelnemers; ‘DeSom 2.0’. De business case ‘DeSom 2.0’ is begin november 2023 opgeleverd aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever van ‘Stip op de Horizon’ en hierover moet nog besluitvorming plaatsvinden.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
7
De realisatie van ‘DeSom 2.0’ vergt een veranderopgave over vier sporen: • Het spoor medewerkers en organisatie; het inrichten van de organisatie en herpositioneren van medewerkers in lijn met de ‘DeSom 2.0’. • Het spoor processen en dienstverlening; het professionaliseren van de procesmatige manier van werken binnen SSC DeSom en tussen SSC DeSom en de gemeenten en het vernieuwen van de DVO en SLA. • Het spoor techniek; het herinrichten en vernieuwen van de technische infrastructuur. Deze vernieuwing betreft met name de aanbesteding voor infrastructuur en datacentrumdiensten; deze is in alle omstandigheden noodzakelijk. • Het spoor financiën; het maken van een nieuwe financiële planning en afspraken over bekostiging. Deze veranderopgave kost tijd en de doorlooptijd is geschat op ongeveer drie jaar. In de business case is een globale planning opgenomen voor de veranderopgave naar ‘DeSom 2.0’, deze beslaat de periode 2023 - 2026. Vandaar dat de financiële gevolgen voor 2025 van deze veranderopgave worden opgenomen in deze begroting. In de businesscase opgesteld door NCOD worden deze kosten geraamd op € 428.000 en nader toegelicht. Het gaat met name om kosten voor aanbestedingen, inrichtingskosten ICT, opleidingen personeel en overige kosten.
Voor het spoor medewerkers en organisatie wordt momenteel alvast met een externe adviseur die gespecialiseerd is in verandermanagement en organisatieontwikkeling gewerkt aan een plan voor dit onderdeel van de veranderopgave. Voor het spoor processen en dienstverlening, is SSC DeSom alvast gestart met een analyse van de huidige ITIL-processen en Topdesk inrichting om deze alvast te optimaliseren. Maar voor dit spoor zal uiteraard eerst i.s.m. met de deelnemers de inhoud van de basisdienstverlening en de verschillende servicelevels (brons, zilver en goud) bepaald moeten gaan worden. Voor het spoor techniek geldt dat de vervanging van de infrastructurele diensten ook dient plaats te vinden als niet besloten wordt tot ‘DeSom 2.0’, vandaar dat wij dit ook als separaat onderwerp in de Kaderbrief 2025 en in deze begroting hebben aangekondigd. Voor het spoor Financiën zal i.s.m. de Financiële Klankbordgroep een nieuw financieringsmodel voor de basisdienstverlening opgezet moeten worden, namelijk op basis van voorfinanciering en deze wijziging zal in de begrotingscyclus opgenomen moeten worden. De flexibele dienstverlening worden net als nu 1-op-1 met de opdrachtgever afgerekend, maar omdat verwachting is dat het aandeel van de flexibele diensten toe zal nemen dient dit wel in de (financiële) processen geborgd te worden. Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
8
Kortom naast de reguliere beheerstaken kunnen de deelnemers een meer zichtbare SSC DeSom verwachten. Het bezoeken en onderhouden van de relaties wordt een belangrijk speerpunt. Luisteren naar de wensen en ideeën van de deelnemers moet weer een wezenlijk onderdeel van ons werk worden. Het MT heeft hierin al de eerste stappen gezet en in overleg met de deelnemers gaan we de overleg gremia herijken en opnieuw positioneren. Dit moet ons maar ook de deelnemers meer inzicht in elkaars werkzaamheden, wensen, ideeën gaan opleveren. Het doel is nog betere samenwerking met duidelijke afspraken en een juiste rolverdeling. Prestatie indicatoren Dienstverlening is een belangrijke basistaak voor SSC DeSom. Het verbeteren van de dienstverlening op alle aspecten is een permanente opdracht. Zo investeren we extra in het verder ontwikkelen van de selfservice portal, om zo de eindgebruikers te ontzorgen waar het kan. Ook wordt verder gewerkt aan de diverse soorten procesflows waarmee meldingen binnen SSC DeSom behandeld worden. Vooruitlopend op ‘DeSom 2.0’ wordt de inrichting van de ITIL-processen in Topdesk gereviewd en waar nodig aangepast of verder geoptimaliseerd. In het kader van ‘DeSom 2.0’ zal het Dienstverleningshandvest (o.a. SLA en PDC) aangepast moeten worden zodat deze aansluiten bij het nieuwe dienstverleningsconcept. In 2024 zullen hierover de eerste gesprekken plaatsvinden.
Naast de realtime rapportages in Topdesk heeft SSC DeSom afgelopen jaren geïnvesteerd in de ontwikkeling van een Power BI rapportage. Doel van deze Power BI rapportage is het inzichtelijk maken en meten van de prestaties van het SSC DeSom. Door deze extra rapportagemogelijkheden kunnen deelnemers zelf beter zien welke meldingen er vanuit hun organisatie worden ingeschoten en wat de doorlooptijden met betrekking tot het afhandelen zijn. De bevindingen vanuit de operationele taken worden periodiek besproken met de contractmanagers van de deelnemers. Waar nodig kunnen dan direct maatregelen genomen worden om afwijkingen op de dienstverlening af te stemmen. De afstemming over prestatie indicatoren en de verdere doorontwikkeling van rapportages zal ook worden opgepakt binnen de transitie naar ‘DeSom 2.0’. Wat hebben we hiervoor nodig? De uitwerking van de nieuwe ontwikkelingen komt terug in hoofdstuk 4 Ontwikkelingen en hoofdstuk 5 Recapitulatie begrotingswijzigingen.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
9
2.
KENGETALLEN
2.1
Kengetallen 2025
Overzicht aantal inwoners per peildatum 1 januari 2024:
Overzicht aantal inwoners per peildatum 1 januari 2024 Organisatie Aantal inwoners Aantal inwoners 2023 2024 Drechterland 20.377 20.498 Enkhuizen 18.880 18.901 Stede Broec 22.135 22.216 SED totaal 61.392 61.615 Opmeer 12.176 12.222 Medemblik 46.040 46.005 Koggenland 23.513 23.580 Totaal 143.121 143.422 (Bron: Centraal Bureau voor de Statistiek per 29 februari 2024)
2.2
Verrekening grondslagen
Kostentoedeling deelnemers De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een vaste bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Kostentoedeling WerkSaam Westfriesland Voor WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag, dat jaarlijks geïndexeerd wordt. Hierbij wordt aangesloten bij de afspraken, die er met WerkSaam Westfriesland zijn gemaakt.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
10
2.3
Formatie SSC DeSom
De formatie sluit per 1 januari 2024 op 39,80 fte. Formatieontwikkelingen We zitten nog steeds midden in een transitie fase naar Cloudgericht werken en het daarvoor inrichten van een hybride infrastructuur, dit maakt dat SSC DeSom voor de deelnemers zowel de ‘oude legacy ICT-wereld’ in stand moet houden als de ‘nieuwe Cloud ICT wereld’ moet omarmen. Deze situatie zal ook in 2025 nog bestaan. Het tempo van ver-SAAS-ing bij onze deelnemers en leveranciers is hierbij leidend. Verwachting is wel dat het nieuwe dienstverleningsconcept impact zal hebben op het functiehuis van SSC DeSom. De nieuwe diensten vergen immers andere kennis en kwaliteiten van de medewerkers, dan de huidige. Vandaar dat het spoor medewerkers en organisatie apart wordt opgenomen in het veranderplan; het inrichten van de nieuwe organisatie en het herpositioneren van medewerkers in lijn met de ‘DeSom 2.0’. Ook gaan wij daarin aandacht besteden aan Cultuurontwikkeling en extra opleidingen. Toelichting op de noodzaak tot marktconformiteit Noodzaak en marktvergelijking Het is de verwachting dat er ook in 2025 nog een moeilijke arbeidsmarkt bestaat. Het behouden en vinden van gekwalificeerd ICT-personeel blijft een lastige opgave. Dit geldt overigens niet alleen voor vast personeel, maar ook voor inhuur.
De toenemende complexiteit van de digitale samenleving blijft onverminderd druk geven op de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoefte. Niet alleen vanuit de centrale overheid komt de druk tot verdere digitalisering, maar ook de wensen van de deelnemers van SSC DeSom vragen steeds meer expertise op het gebied van de informatisering en automatisering. Uitgangspunt is zoveel mogelijk eigen expertise in huis te krijgen in plaats van dure externe experts in te huren. Flexibele contracten Daarnaast willen we bij het aanstellen van nog te werven medewerkers voldoende flexibel kunnen zijn. Het motto is “flexibel waar het kan en vast waar het moet”. Dit betekent dat contracten niet standaard voor onbepaalde tijd worden afgesloten maar in beginsel voor een bepaalde periode. Zo kan sneller worden gereageerd op krimp of groei. Tabel verplichte beleidsindicatoren Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Eenheid Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Eigen overhead
Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
Bron Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting
Indicator Rekening 2023 0,278 0,253 € 32,34
Indicator Begroting 2024 0,278 0,266 € 28,73
Indicator Begroting 2025 0,278 0,273 € 34,61
Eigen begroting Eigen begroting
19% 100%
4% 100%
4% 100%
11
3.
PARAGRAFEN
In het Besluit Begroting en Verantwoording wordt bij de begroting een aantal paragrafen voorgeschreven. Voor SSC DeSom zijn de volgende paragrafen van belang: • Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing; • Paragraaf financiering; • Paragraaf bedrijfsvoering. 3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
SSC DeSom wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin SSC DeSom in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen, van belang. Dit gewenste niveau van weerstandsvermogen maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie. Het wettelijk kader voor een gemeentelijk beleidskader voor weerstandsvermogen en risicomanagement is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en indirect de Gemeentewet artikel 212. Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiele tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen en eventuele bezuinigingsmogelijkheden. De kosten van SSC DeSom in de begroting voor de reguliere bedrijfsvoering worden gedekt door bijdragen van de deelnemende gemeenten en van WerkSaam Westfriesland.
De verdeling van de kosten over deze kostendragers is gebaseerd op het aantal inwoners voor de deelnemende gemeenten en een geïndexeerde vaste bijdrage voor WerkSaam Westfriesland. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Het saldo van de algemene reserve mag maximaal 2,5% van het begrotingstotaal uitmaken. Voor 2025 komt dit overeen met een bedrag van € 216.000. Momenteel bedraagt de algemene reserve € 161.000 en de verwachting is, dat dit bedrag gedurende 2024 met € 50.000 zal verminderen vanwege het negatieve jaarresultaat in 2023. Desondanks voldoet SSC DeSom aan de eerdergenoemde eis. De algemene reserve vormt samen met het post Onvoorzien ad. € 10.000 de weerstandscapaciteit in 2025; € 121.000.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
12
Overzicht vrij aanwendbare middelen Omschrijving Algemene reserve Onvoorzien Totaal
1 januari 2023 174.000 10.000 184.000
1 januari 2024 161.000 10.000 171.000
1 januari 2025 111.000 10.000 121.000
Inventarisatie van de financiële risico’s Een risico is een kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieelbelang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Hiertoe zijn de financiële risico’s geïnventariseerd en beheersmaatregelen beschreven. In de fase van risicoanalyse worden alle potentiële risico’s binnen deze categorieën geïnventariseerd en geclassificeerd. Uit de inventarisatie is een beeld ontstaan van welke risico’s zich kunnen voordoen, ze zijn geanalyseerd en beoordeeld. Hierbij hebben we de volgende stappen gevolgd: Stap 1) Omschrijving soort risico/onderwerp; Stap 2) Kort omschrijven risico; Stap 3) Beoordelen kans dat een risico zich voordoet. Beleid over weerstandscapaciteit en de risico’s Door het inrichten van risicomanagement kan SSC DeSom risico’s identificeren en kwantificeren en de activiteiten bepalen om de kans van optreden van de risico’s en/of de gevolgen van de risico’s beheersbaar te houden. Door het nemen van beheersmaatregelen (dit is een stelsel van maatregelen en procedures, die worden genomen om de onderkende risico’s te ondervangen), worden de effecten van opkomende risico’s beperkt. Het risicomanagementmodel kent een cyclische aanpak vergelijkbaar met de ‘plan-do-checkact’ cyclus.
Risicoanalyse Initieel is in samenwerking met de Klankbordgroep in 2019 een eerste risico-inventarisatie en analyse uitgevoerd en matrix opgesteld. De matrix wordt sindsdien jaarlijks geëvalueerd. Hierin zijn alleen de risico’s opgenomen met een geschat financieel effect van € 10.000 of meer. De risico-inventarisatie en -analyse zijn weergegeven in de tabel op de volgende pagina. De risicoanalyse geeft aan dat een weerstandsvermogen van € 173.750 gewenst is. Het huidige weerstandsvermogen bedraagt € 121.000 (algemene reserve en post Onvoorzien) en is daarmee niet toereikend. Bij toekomstige besluitvorming dient dit punt in overweging te worden genomen en naar aanleiding daarvan zal dan verdere actie worden ondernomen. Risicomatrix De risicomatrix in deze begroting wordt, ondanks het verhoogde risiconiveau voor cyberaanvallen en/of cybercriminaliteit, niet gewijzigd ten opzichte van de risicomatrix in de Begroting 2024, omdat er ten eerste afgelopen periode al veel additionele maatregelen zijn getroffen en
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
13
ten tweede voorstellen voor additionele maatregelen met bijbehorende budgetten worden verwacht. Wij zijn hier regionaal continue over in gesprek en zodra deze voorstellen voldoende concreet zijn en gedragen worden door alle betrokkenen, dan worden deze aan het Algemeen Bestuur voorgelegd. Daarnaast vergt een aanpassing van de risicomatrix uiteraard ook afstemming met de deelnemers. Risico
Verantwoordelijk
Risicobeschrijving
Cybera a nva l l en en/of cybercri mi na l i tei t
Di rectie
Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.
€
197.000
Mogel i jk (10 tot 25%)
€
39.250
Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen
Da gel i jks bes tuur
Indi en gemeenten of WerkSa a m Reduceren Wes tfri es l a nd SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.
€
100.000
Mogel i jk (10 tot 30%)
€
27.500
Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers
Da gel i jks bes tuur
Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.
€
450.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
45.000
Ontvl echting va n WerkSa a m Wes tfri es l a nd
Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m Wes tfri es l a nd.
Accepteren
€
600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)
€
27.000
Beëi ndi gen va n contra cten met Di rectie onze l evera nci ers
Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (bi jvoorbeel d door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken.
€
400.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
25.000
Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel
Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.
€
50.000
Mogel i jk (5 tot 20%)
€
10.000
€
173.750
Di rectie
Totaal
Beheersmaatregel
Reduceren
Inschatting schade
Inschatting kans
Weerstandsvermogen
Toelichting beheersmaatregelen De risico-eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën: • Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt; • Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur; • Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt; • Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
14
Kengetallen Om de financiële positie inzichtelijk te maken schrijft het Rijk een verplichte basisset van vijf financiële kengetallen voor. Deze vijf kengetallen worden hierna uitgewerkt.
1a. 1b. 2. 3. 4. 5.
Kengetallen: Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
Verslag 2023 21%
Verloop van de kengetallen Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 Begroting 2028 19% 9% 2% 1% 0%
21% 2% -1% n.v.t. n.v.t.
19% 3% 0% n.v.t. n.v.t.
9% 3% 0% n.v.t. n.v.t.
2% 4% 0% n.v.t. n.v.t.
1% 4% 0% n.v.t. n.v.t.
0% 4% 0% n.v.t. n.v.t.
Toelichting kengetallen: 1. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). SSC DeSom zit hier in 2025 naar verwachting ruim onder; 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de SSC DeSom in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Het eigen vermogen is verhoudingsgewijs klein. De investeringen worden voor een groot deel dus gefinancierd met vreemd vermogen; 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage.
Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
Verslag 2023 -124 74 -50 1 -51
Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 Begroting 2028 -
-
-
-
-
15
3.2
Paragraaf financiering
SSC DeSom hanteert haar eigen treasurybeleid. Het treasurystatuut is in 2017 vastgesteld. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet begrenst kort lenen voor de decentrale overheden tot een bepaald percentage van hun begrotingstotaal. De kasgeldlimiet voor SSC DeSom is 8,2% en zal in 2025 niet worden overschreden. Renterisiconorm De renterisiconorm geeft het renterisico op de langere termijn weer. Hieronder vallen alle leningen met een rente typische looptijd vanaf 1 jaar. Het doel is op deze wijze spreiding te krijgen in de rente typische looptijden in de leningenportefeuille waardoor een verandering in de rente vertraagd doorwerkt op de rentelasten in de administratie. In een jaar mogen de herfinancieringen als gevolg van aflossingen en de renteherzieningsmomenten gezamenlijk niet meer dan 20% van het begrotingstotaal per 1 januari bedragen, met een minimumbedrag van € 2.500.000. In 2025 wordt dit bedrag niet overschreden. EMU-saldo Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek. EMU-saldo Begroting 2025: Omschrijving (bedragen x € 1.000)
Verslag 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
1.
Saldo van baten en lasten vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves
-124
0
0
2.
Afschrijvingen ten laste van de exploitatie
-709
-774
-653
3.
Bruto dotaties aan de balanspost Voorzieningen ten laste van de exploitatie
6
0
6
4.
Investeringen in (im)materiële vaste activa, die op de balans worden geactiveerd
92
0
0
Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord
0
0
0
Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord
0
0
0
Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d., die niet op de exploitatie staan
0
0
0
8.
Baten bouwgrondexploitatie voor zover niet in de exploitatie verantwoord
0
0
0
9.
Lasten op balanspost Voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen
0
0
0
Lasten in verband met transacties met derden, die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht
0
0
0
5. 6. 7.
10. 11.
De bij verkoop van effecten te verwachten boekwinst
0
0
0
Berekend EMU-saldo
-735
-774
-647
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
16
3.3
Paragraaf bedrijfsvoering
Ondersteuning van de bedrijfsvoering door de deelnemende gemeenten SSC DeSom is sinds 1 januari 2023 zelf verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie en maakt hiervoor gebruik van AFAS met partner Simplex. De ondersteuning voor deze processen (HRM, personeel- en salarisadministratie) met de gemeente Medemblik zijn beëindigd. Al eerder is de ondersteuning op het gebied van financiën (door SED), communicatie (gemeente Opmeer) en juridische ondersteuning (door SED) beëindigd. Dit betekent dat SSC DeSom voor al haar (ondersteunende) bedrijfsprocessen zelfdragend is. Een uitzondering hierop is de facilitaire dienstverlening, die middels een dienstverleningsovereenkomst is vastgelegd met en wordt verzorgd door de gemeente Medemblik. Het pand wordt gehuurd van de gemeente Medemblik. Organisatiestructuur De besturing van SSC DeSom is in onderstaande afbeelding ingericht vanuit de positie van SSC DeSom als gemeenschappelijke regeling. Schets van de verwachte organisatiestructuur SSC DeSom 2025 Algemeen Bestuur Gemeenteraden deelnemers Dagelijks Bestuur Adviescommissie
Directie
Senior adviseur ICT / Adjunct-directeur
Bedrijfsfuncties: • • • • •
Technisch architect ICT adviseur Medewerker financiële administratie Medewerker administratie en contractbeheer Strategisch Inkoper
Service Manager
Front en backoffice: • •
• •
Medewerker Beheer Expert Medewerker Beheer Senior Medewerker Beheer Medior Medewerker Beheer Junior
Overige bedrijfsfuncties: • • • •
Financieel Controller CISO Functionaris Gegevensbeheer Medewerker management ondersteuning en communicatie
Strategisch Inkoper • • •
Projecteiders Wijzigingsbeheerder Managementteam: • Directeur • Senior adviseur ICT / Adjunct directeur • Service Manager • Financieel Controller • Management ondersteuning
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
17
3.4
Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo)
In dit kader heeft SSC DeSom wederom in 2025 het voornemen om in aanloop naar de bestuursvergadering alle agendastukken van het Algemeen Bestuur tijdelijk op de website van SSC DeSom te publiceren.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
18
4.
ONTWIKKELINGEN
4.1 Inleiding Het jaar 2025 wordt een belangrijk tussenjaar. De besluitvorming inzake ‘DeSom 2.0’ in 2024 maakt dat in 2025 volop aan de transitie naar ‘DeSom 2.0’ wordt gewerkt. In 2024 is gestart met het opstellen van een transitieplan en met de uitvoering van de benoemde projecten. Begin 2026 moet ‘DeSom 2.0’ in basis gereed zijn. Bij het schrijven van de begroting was de definitieve planning nog niet bekend. In hoofdstuk 1 is uitgebreid een toelichting gegeven over het toekomstbeleid om tot ‘DeSom 2.0’ te komen, daarom is nadere toelichting in dit hoofdstuk achterwege gelaten. Een ander speerpunt in 2025 is de verdere realisatie van het ‘Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025’. Dit uitvoeringsplan bestaat uit 15 projecten c.q. maatregelen welke de security binnen SSC DeSom en bij de deelnemers op het gewenste BIO niveau moeten brengen, maar ook voor te bereiden op toekomstige wetgeving c.q. de opvolger van de BIO, te heten NIS2. NIS2 betreft Europese richtlijnen en gaat verder dan de huidige BIO standaard. De implementatie van de 15 benoemde maatregelen moet afgestemd worden binnen het transitie-traject ‘DeSom2.0’. In paragraaf 4.2 wordt e.e.a. nog kort toegelicht. In paragraaf 4.3 zijn de overige projecten voor 2025 benoemd en aansluitend in paragraaf 4.4 de door de SSC DeSom gehanteerde uitgangspunten. Als laatste bevat dit hoofdstuk nog een risicoparagraaf.
4.2
Privacy en Security
De regionale CISO’s en Informatiemanagers werken vanwege het verhoogde dreigingsniveau gezamenlijk met SSC DeSom aan uitvoeringsplannen voor Informatiebeveiliging, hierin zullen de verdere implementatie van toepassingen en maatregelen opgenomen moeten worden. In het AB van december 2023 is het ‘Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025’ vastgesteld. Een breed gedragen plan welke in nauwe samenwerking met de regionale CISO’s en Informatiemanagers is opgesteld. De maatregelen zijn onder te verdelen in: • Processen, meten en sturen • Segmentering • ICT en basisvoorzieningen basisinfrastructuur Begin 2024 is reeds gestart met de eerste projecten / maatregelen uit het ‘Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025’. Alle projecten worden vanaf heden opgepakt en afgestemd met het transitieplan naar ‘DeSom 2.0’. Bij het schrijven van de begroting was een definitieve planning van alle projecten / maatregelen nog onbekend. Informatiebeveiliging is en blijft een continu proces. In samenwerking met de CISO’s worden nauwlettend nieuwe ontwikkelingen gevolgd. Nieuwe wet- en regelgeving, zoals NIS2, of onvoorziene ontwikkelingen maakt dat SSC DeSom en deelnemers, altijd alert moeten zijn. Daarnaast voert SSC DeSom periodiek pen-testen uit om de gerealiseerde maatregelen te toetsen en of Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
19
het gewenste beveiligingsniveau is behaald. Gelet op de beschikbare middelen, opgenomen in het ‘Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025’, is de verwachting is dat er voor de jaren 2024 en 2025 geen aanvullende middelen voor informatiebeveiliging nodig zijn.
4.3
Overige ontwikkelingen in 2025
Naast de uitvoering van de projecten in kader realisatie ‘DeSom 2.0’ en het ‘Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025’ zijn er nog enkele andere projecten welke SSC DeSom tot realisatie gaat brengen. Dit betreft: Aanbesteding infrastructurele diensten 2025 De huidige infrastructuur en aanverwante diensten van SSC DeSom zijn in 2020 aanbesteed, deze contracten lopen begin 2026 af. Gelet op de aanbestedingsregels is SSC DeSom gehouden in 2025 een aanbesteding te doen voor zijn infrastructurele diensten. Dit is onafhankelijk van de nieuwe koers ‘DeSom 2.0’. De aanbesteding en de implementatie daarvan kost tijd, vandaar dat dit traject al in 2024 voorbereid en begin 2025 opgepakt moet worden. Omdat het spoor techniek financieel is ingeschat in de business case ‘DeSom 2.0’ verwijzen wij voor de financiële uitwerking van dit onderdeel naar het onderwerp Veranderopgave ‘DeSom 2.0’. Wij merken op dat in de business case is uitgegaan van mogelijk langer in gebruik blijven van bestaande, in 2025 economisch afgeschreven hardware die nog niet technisch is afgeschreven. Dit betekent dat in de business case, naast de bovengenoemde kosten, ook is uitgegaan van de vrijvallende afschrijvingskosten uit de meerjarenraming.
In de business case is ook aangenomen dat de bestaande apparatuur in het huidige datacenter zal blijven staan, dit vergt een verlenging van contracten, maar bespaart veel migratiekosten (minder meerkosten). Mochten deze aannames niet juist zijn dan zijn er mogelijk extra financiële risico’s, vandaar dat wij dit ook vermelden in de risicoparagraaf. Aanbesteding gemeentelijke telefonie beheerdiensten 2025 SSC DeSom beschikt over een eigen Mitel telefonieplatform voor bereikbaarheid van de klantcontactcentra (KCC) en de medewerkers van de deelnemers. Er is afgelopen jaren veel geïnvesteerd in dit platform, ook in aanschaf van de hiervoor benodigde licenties. Het SSC DeSom telefonieplatform is in principe door ontwikkelbaar en geschikt voor de toekomst. De beheer- en supportcontracten voor het platform lopen echter eind 2025 af. Gelet op de aanbestedingsregels is SSC DeSom, als de deelnemers tevreden zijn met het huidige telefonieplatform, in elk geval gehouden in 2025 een aanbesteding te doen voor nieuwe beheer- en supportcontracten. Op verzoek van de Informatiemanagers van de deelnemers is recent afgesproken dat in 2024 ook een inventarisatie wordt gepland om gezamenlijk de functionele telefonie- en bereikbaarheidsbehoefte voor de toekomst van de gemeentelijke telefonie en bereikbaarheid opnieuw te bepalen.
Dit zal door SSC DeSom als project opgepakt worden en alle deelnemers worden hierbij betrokken. Mocht hier een andere behoefte dan het huidige telefonieplatform uit naar voren komen dan zal dat uiteraard andere financiële gevolgen in 2025 hebben. Denk aan mogelijke investeringen en eenmalige (transitie)kosten, maar ook andere structurele financiële gevolgen (bij-
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
20
voorbeeld licentiekosten). Mocht dat gewenst zijn dan zal daarvoor te zijner tijd middels een begrotingswijziging additioneel budget gevraagd moeten worden. Vandaar dat dit ook is opgenomen in de risicoparagraaf. Doorontwikkeling moderne werkplek (fase 2) In 2023 / 2024 staat op verzoek van de deelnemers een Proof of Concept voor de opvolger voor de verouderde Citrix werkplek gepland. Daarin wordt bepaald hoe de doorontwikkeling van de werkplek aangepakt moet worden en wat hier exact voor nodig is. Verwachting is dat een gefaseerde stapsgewijze aanpak nodig zal zijn om de impact voor de deelnemers acceptabel te houden. In Begroting 2024 is incidenteel een budget opgenomen voor de nieuwe werkplek, maar de verwachting is dat dit niet voldoende zal zijn voor de benodigde realisatie en geleidelijke implementatie. In de loop van 2024 zal meer bekend worden. Omdat de ontwikkelingen vanuit de markt (onder andere Microsoft) niet stil staan, zeker voor de moderne werkplek, is het volgens de Informatiemanagers ook noodzakelijk dat er vanaf 2025 structureel budget voor doorontwikkeling van de werkplek beschikbaar komt. Omdat de POC nog niet is afgerond vormt dit project ook een zeker risico en wordt dit vermeldt in de risicoparagraaf.
Innovatie Op verzoek van de Informatiemanagers van de deelnemers is Begroting 2025 ook structureel innovatiebudget opgenomen, zodat SSC DeSom in staat is om ontwikkelingen te kunnen volgen. Ontwikkelingen binnen de IT gaan snel en onderhevig aan nieuwe trends waarop een organisatie als SSC DeSom op dient in te spelen. SSC DeSom dient de deelnemers mee te nemen in deze trends en ook hierover te adviseren. Verwachte trends zijn onder andere Common Ground, chatGPT, AI, en dergelijke. Een innovatiebudget helpt hierbij en kan worden ingezet om nieuwe trends in een vroegtijdig stadium in samenspraak met de deelnemers te onderzoeken.
4.4 Uitgangspunten nieuw beleid • Om de ontwikkelingen te vertalen in plannen hanteren we de volgende uitgangspunten: • SSC DeSom als ICT-bedrijf van de gemeenten beweegt mee met de generieke ICT-ontwikkeling waarin steeds meer hardware functionaliteit en applicaties als online (Cloud) dienst worden afgenomen en streeft op termijn naar afbouw van de eigen/lokale infrastructuur. De deelnemers voorzien namelijk een geleidelijke overgang richting de Cloud voor wat betreft hun applicaties; • Onze ICT-infrastructuur en de ICT-beheerorganisatie ontwikkelen we verder richting een hybride Cloud architectuur. Regionaal is 2018 een basisontwerp opgesteld voor de Cloud basisinfrastructuur, de technische Cloud Roadmap van SSC DeSom wordt in 2024 geactualiseerd; • We realiseren gezamenlijk een nieuwe digitale werkomgeving, die het ‘nieuwe werken’ optimaal kan ondersteunen. Regionaal zijn eerder de wensen voor de nieuwe digitale werkomgeving (DWO) beschreven. De DWO is gebaseerd op de volgende principes; mobile first, flexibel, plaats- en tijdonafhankelijk. De deelnemers hebben keuze uit de werkplek-typen, die in de Producten- en dienstencatalogus (PDC) zijn opgenomen.
In 2024 vindt een POC voor doorontwikkeling van de werkplek plaats middels een werkplekportaal, als deze POC succesvol is zal deze de DWO op termijn vervangen; • Continue versterking van de (informatie) beveiliging is noodzakelijk. Het veranderde cyberdreigingsniveau, nieuwe wet- en regelgeving en verdere Cloud ontwikkelingen vragen meer inzet Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
21
•
•
•
en andere beveiligingsmaatregelen; Aandacht voor veranderende I&A rollen als gevolg van ontwikkelingen. Transitie van een taakgerichte uitvoeringsorganisatie (die een lokale infrastructuur beheert) naar ook een meer proactieve advies- en regieorganisatie (die zowel een lokale als een Cloud infrastructuur beheert). De deelnemers willen niet dat SSC DeSom een beperking vormt in de ontwikkeling of dienstverlening, maar juist de aanjager en ondersteuner daarvan is; Ruimte voor innovatie. SSC DeSom moet niet afhankelijk zijn van haar deelnemers om te bepalen wat er gaat gebeuren op het vakgebied. Het is onontbeerlijk dat de medewerkers van SSC DeSom, naast opleiding en training, tijd en ruimte krijgen voor ontwikkeling en het bijhouden van het vakgebied; Waar mogelijk wordt samengewerkt met ICT van de gemeente Hoorn.
4.5 Risicoparagraaf Wij signaleren een aantal risico’s die verband houden met de nieuwe ontwikkelingen. Ook in zienswijzen op de kaderbrief 2025 werden een aantal risico’s gesignaleerd, voor de volledigheid willen wij deze ook vermelden in deze risicoparagraaf. Het betreft de volgende risico’s: • Er is nog geen besluitvorming over ‘DeSom 2.0’. Indien besluitvorming langer uitblijft komen we mogelijk in tijdgebrek om de transitie tijdig, dus voor afloop van de huidige Infrastructuur- en beheercontracten, te kunnen realiseren. • De in de Kaderbrief 2025 aangegeven budgetten voor de nieuwe ontwikkelingen berusten veelal op voorlopige ramingen en dient te worden opgemerkt dat de nu geraamde bedragen allerminst definitief zijn. Er zijn nog geen specifieke afspraken met betrekking tot de precieze te leveren diensten en kosten. Gedegen meningsvorming en advisering heeft nog niet plaatsgevonden. Pas als deze ontwikkelingen verder uitgewerkt zijn en er meer duidelijkheid is over de gewenste inhoud (scope) en welke keuzes daarbij gemaakt worden, zal blijken of de aangegeven schattingen correct zijn. Deze uitwerking zal uiteraard in de bijbehorende projecten opgepakt moeten worden. Mocht blijken dat de aannames niet kloppen, dan zal te zijner tijd het bestuur hierover geïnformeerd worden.
• SSC DeSom gaat uit van het langer in gebruik blijven van bestaande hardware die in 2025 economisch is afgeschreven. Daarnaast wordt aangenomen dat bestaande apparatuur in het huidige datacenter blijft staan. Beoogd wordt om (extra) kosten te voorkomen. Mogelijk is dit, gezien de huidige ontwikkelingen en onzekerheden, een te optimistisch scenario. • In 2024 staat een gezamenlijke evaluatie van het huidige telefonieplatform gepland en een inventarisatie van de functionele telefonie- en bereikbaarheidsbehoefte voor de toekomst van de gemeentelijke telefonie, bereikbaarheid en communicatie. In 2025 lopen namelijk de support- en beheercontracten van het huidige telefonieplatform af en moeten deze opnieuw aanbesteed worden. Mocht uit de inventarisatie in 2024 blijken dat de deelnemers een andere behoefte op dit gebied hebben dan zal dat andere (incidentele en structurele) financiële gevolgen hebben dan nu vermeldt. • Voor de doorontwikkeling van de moderne werkplek worden incidentele en structurele budgetten aangevraagd. Dit betreft ontwikkelingskosten. De exacte inrichting en eisen hiervan zijn nog niet duidelijk. In 2024 is een Proof of Concept test voorzien en gaan de deelnemers het nieuwe concept testen. Mocht deze test niet slagen, dan zal dit mogelijk andere financiële gevolgen hebben.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
22
•
•
SSC DeSom heeft weinig/geen financiële ruimte om in te kunnen spelen op onvoorziene omstandigheden. Dit leidt veelal tot financieel voldongen feiten/reparaties achteraf. Om meer financiële rust te bewerkstelligen zou het een overweging kunnen zijn om hiervoor structureel financiële ruimte te creëren. SSC DeSom financiert de aanschaf van laptops en telefoons, gebruik printers, niet-standaarddienstverlening, enzovoorts voor ten behoeve van de deelnemers en afnemer met afrekening na afloop van een kwartaal. Ondanks de afrekening per kwartaal komt de liquiditeitspositie van SSC DeSom regelmatig toch onder druk te staan. Dit wordt vervolgens opgelost met het kortstondig aantrekken van kasgeldleningen. Door de huidige rentepercentages voor dit soort leningen levert dat extra kosten voor SSC DeSom op. In het nieuwe ‘DeSom 2.0’ concept is voorzien om af te stappen van voorfinanciering, maar dat is momenteel nog niet mogelijk.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
23
5.
RECAPITULATIE BEGROTINGSWIJZIGINGEN
5.1
Investeringen
In 2025 zijn er vooralsnog geen investeringen gepland. Dit kan veranderen zodra er nieuwe voorstellen vanuit de deelnemers en/of SSC DeSom komen. 5.2
Structurele wijzigingen exploitatiekosten
In 2025 zijn structurele wijzigingen van de exploitatiekosten voorzien. Een voorbeeld hiervan is de kredietaanvraag voor de investering in uitbreiding van dataopslag, die in de Voorjaarsrapportage 2024 wordt gerapporteerd. Daarnaast zijn er een aantal ontwikkelingen op het gebied van organisatie van SSC DeSom (‘DeSom 2.0’) en informatiebeveiliging, die mogelijk ook nog financiële consequenties hebben. De gemeentelijke projecten, regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en WerkSaam Westfriesland vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. 5.3
Indexatie 2025
Voor indexatie van lonen en prijzen hanteren wij - conform afspraken daarover - de regionale richtlijn met betrekking tot de gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord. In deze richtlijn is rekening gehouden met zowel een te hoog (loon) als een te laag (prijs) geraamde indexatie in de begroting van 2022, waardoor vanaf 2025 op loon een inhaalindexatie van -0,9% structureel en op prijs een inhaalindexatie van +1,3% structureel is toegepast. Verder geeft de richtlijn voor de reguliere indexatie op loon +4,9% en op prijs +2,4% aan.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
24
6.
FINANCIËLE BEGROTING
6.1
Uitgangspunten bij de begroting
Algemeen Met de Kaderbrief 2025, die voor zienswijzen naar de deelnemende gemeenteraden is gestuurd, bent u geïnformeerd over de financiële kaders voor het begrotingsjaar 2025. In verband met het niet vaststellen van de Najaarsrapportage 2023 in december 2023 door het Algemeen Bestuur en de later ontdekte omissie in de indexatie zijn raadsinformatiebrieven nagezonden. De reactie van de deelnemende gemeenten hierop was zeer verschillend. Een drietal gemeenteraden hebben de Kaderbrief 2025 niet inhoudelijk behandeld, een tweetal gemeenteraden hebben de Kaderbrief 2025 van een positieve zienswijze voorzien en één gemeenteraad heeft het positieve raadsvoorstel inzake de zienswijze verworpen. Hoewel er geen meerderheid van positieve zienswijzen is, moet er uiteraard wel een Begroting 2025 worden opgesteld. Het niet behandelen van de Kaderbrief 2025 door een drietal gemeenteraden heeft als oorzaak de foutieve toepassing van de indexatie en voor zover SSC DeSom bekend, niet de inhoud van het nieuw beleid in 2025. Dit geldt tevens voor het verwerpen van het positieve raadsvoorstel inzake de zienswijze door één gemeenteraad. Het ligt daarom voor de hand om de Begroting 2025 op te maken inclusief het nieuw beleid zoals opgenomen in de Kaderbrief 2025 en inclusief de juiste toepassing van de indexatie, ook in meerjarenperspectief.
In de begroting van SSC DeSom zijn uitsluitend opgenomen de geraamde kosten van: • Inrichting van standaard werkplekken bij de deelnemers en bij WerkSaam Westfriesland; • Licenties van daarbij behorende applicaties (dus niet licenties van organisatie-specifieke applicaties zoals basisadministraties, zaaksystemen, financiële pakketten en dergelijke); • Ondersteuning van de standaard werkplekken en de daarbij behorende licenties. In deze begroting zijn dus niet opgenomen de kosten van producten en projecten, die geheel en onverkort met de afnemers/opdrachtgevers worden verrekend. Financieel De Begroting 2025 is opgesteld met de volgende uitgangspunten: • De deelnemende gemeenten zijn Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik en Koggenland; • Basis voor de Begroting 2025 zijn de structurele budgetten in 2024; • De gehanteerde afschrijvingstermijn voor de aanpassingen aan het gebouw en glasvezel bedraagt 10 jaar, laptops en telefoons 3 jaar en voor de overige activa 5 jaar; • Er is een inflatiecorrectie van +4,0% toegepast op loon en op prijs van +3,7% conform de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord.
Deze inflatiecorrectie is vervolgens opgesplitst in een structurele inhaalindexatie op loon van -0,9% en op prijs van +1,3% in 2025 en een reguliere indexatie op loon van +4,9% en op prijs van +2,4% in 2025 en in de meerjarenraming; • De bijdrage in 2025 van WerkSaam Westfriesland is de bijdrage 2024 plus indexatie van +3,9% (gewogen gemiddelde van loon en prijs). Voor de meerjarenraming geldt een indexatie van +4,2% (gewogen gemiddelde van loon en prijs) op basis van de reguliere indexatie;
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
25
•
In de Begroting 2025 zijn onder nieuw beleid de volgende budgetten opgenomen: o Uitvoeringsplan informatiebeveiliging (UIB) € 307.900 (structureel); o Veranderopgave ‘DeSom 2.0’ € 428.000 (incidenteel); o Aanbesteding gemeentelijke telefonie beheerdiensten € 40.000 (incidenteel); o Doorontwikkeling moderne werkplek (fase 2) € 120.000 (incidenteel € 80.000 en structureel € 40.000); o Budget werkplekapparatuur en digitale hulpmiddelen medewerkers van SSC DeSom € 30.000 (structureel); o Innovatiebudget € 30.000 (structureel).
Toerekening aan deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland De bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Voor WerkSaam Westfriesland wordt de bijdrage jaarlijks geïndexeerd met het gewogen gemiddelde van loon en prijs. Voor 2025 wordt de bijdrage € 737.100.
Begroting 2025 SSC DeSom, versie 1.0
26
6.2
Overzicht van baten en lasten conform op basis van kostensoorten
Product
Rekening 2023 Begroting 2024
Structurele gevolgen VJR 2023
Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente
709.000 1.388.000 1.000 134.000 253.000 2.000
773.900 1.367.200 29.700 279.500 410.500 10.000
15.000 120.000
Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten
3.195.000 46.000 744.000 245.000 358.000
3.427.000 85.400 142.100 70.700 128.500
230.000
Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten