Document · PDF

5.1 DeSom Jaarstukken 2020

Gemeenteraad 21 juni 2021, gemeente DrechterlandBij agendapunt: Zienswijze Jaarstukken 2020 en Begrotingen 2022 GR-en (2021-26)13.650 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarstukken 2020 SSC DeSom

Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Het jaarverslag ................................................................................................ 6 1.1 Inleiding ................................................................................................................... 6 1.2 De organisatie .......................................................................................................... 8 1.3 De medewerkers .....................................................................................................10 1.4 Programmaverantwoording .....................................................................................12 1.5 Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) .......................19 Hoofdstuk 2.

De jaarrekening .............................................................................................25 2.1 Balans per 31 december 2020 ................................................................................25 2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .........27 2.3 Toelichtingen ..........................................................................................................31 2.4 Kosten en baten van overhead ...............................................................................45 2.5 Overzicht baten en lasten per taakveld ...................................................................46

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Aan de leden van het Algemeen Bestuur van het SSC DeSom

Wognum, 13 april 2021. Onderwerp:

Jaarstukken 2020 SSC DeSom

Voor u liggen het jaarverslag en de jaarrekening over 2020 van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, het Shared Service Centrum ICT voor Westfriesland. Tijdens de Coronacrisis in 2020 is SSC DeSom een stabiele ICT-dienstverlener en beheerorganisatie gebleven. Er is veel extra werk verricht om alle medewerkers, colleges en gemeenteraden op afstand digitaal te kunnen laten werken. Het aantal vragen van de eindgebruikers aan de service desk van SSC DeSom over thuiswerken en het werken met Office365 nam enorm toe. Dit is begrijpelijk, omdat ook de gemeenten zijn overvallen door de Coronamaatregelen. Deze extra inspanningen zijn grotendeels binnen de bestaande formatie van SSC DeSom geleverd. In hoofdstuk 1 beschrijven we onze overige activiteiten en prestaties in 2020. We hebben naast de reguliere dienstverlening veel inzet geleverd voor projecten en extra werkzaamheden uitgevoerd (± 70 opdrachten vanuit de deelnemers/regio en ± 42 SSC DeSom (deel)projecten). Ook in 2020 heeft SSC DeSom voor projectcapaciteit gebruik gemaakt van de zogenaamde Flexpool-constructie met een aantal gespecialiseerde ICT detacheringsbureaus. Jaarresultaat 2020 We hebben een financieel resultaat geboekt van € 1.049.000.

We kunnen dit financieel resultaat 2020 in twee onderdelen specificeren:  een exploitatieresultaat op begrote budgetten van € 309.000 en  een financieel resultaat als gevolg van nog niet uitgevoerde werkzaamheden van € 740.000. Het exploitatieresultaat op begrote budgetten wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt doordat het budget onvoorzien ad. € 122.000 - ondanks de Coronapandemie - niet is aangesproken. Het overige exploitatieresultaat ad. € 187.000 is met name een gevolg van minder kosten voor licenties. Vanaf bladzijde 38 in deze jaarstukken wordt dit resultaat nader toegelicht. Van het financieel resultaat als gevolg van nog niet uitgevoerde werkzaamheden ad. € 740.000 is in de Najaarsrapportage 2020 reeds € 705.000 door ons aangekondigd. Het betreft hier kosten van projecten, die reeds in de begroting 2019 in meerjarenperspectief zijn geautoriseerd (€ 600.000) en incidentele budgetten voor GGI veilig en GT Print (€ 105.000), welke niet in 2020 konden worden uitgevoerd. Van de incidentele projectkosten blijkt nu € 35.000 minder uitgegeven dan verwacht. Redenen voor de vertraging in de projecten liggen in de vertraging in de planningen van de deelnemers als gevolg van de Coronapandemie en vertraging in de Europese aanbesteding voor vervanging infrastructuur.

Apart van het voorstel tot vaststelling van de jaarstukken 2020 wordt een voorstel voor bestemming van het resultaat 2020 gedaan. Wij stellen daarin voor om € 740.000 als incidentele projectkosten toe te voegen aan de begroting 2021 en het exploitatieresultaat ad. € 309.000 te retourneren aan de deelnemers. Gelet op de rechtmatigheid van uitgaven heeft het Algemeen Bestuur bij vaststelling van de Najaarsrapportage 2020 op 16 december 2020 Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

besloten in te stemmen met het doen van uitgaven in dit kader in 2021, vooruitlopend op resultaatbestemming. De leden van het Algemeen Bestuur hebben hun raden hierover geïnformeerd. Tot slot willen wij de betrokken bestuurders, de adviescommissie, de klankbordgroep, de informatiemanagers en contractmanagers en natuurlijk de medewerkers van SSC DeSom bedanken voor hun inzet in 2020. Mede dankzij hun betrokkenheid en inzet hebben we veel kunnen realiseren, ondanks de bijzondere omstandigheden. Ook danken we onze collega’s bij de gemeenten, bij WerkSaam Westfriesland en onze leveranciers voor de samenwerking, de feedback, het begrip en de medewerking. Dit allemaal heeft ertoe bijgedragen dat wij elkaar steeds beter begrijpen. We zien 2021 daarom met vertrouwen tegemoet. In dit document treft u de verantwoording aan van het bestuur over het gevoerde beleid en beheer over het dienstjaar 2020. Het Jaarverslag is vooral de inhoudelijke verantwoording aan over wat we in 2020 hebben gedaan. De Jaarrekening is vooral een verantwoording over de cijfers:  Wat zijn de werkelijke lasten en baten en de verschillen t.o.v. de begroting;  Wat is de boekwaarde van onze bezittingen (activa) en hoe zijn die gefinancierd (passiva);  Wat is het financieel resultaat over 2020.

Onderdelen van de jaarrekening zijn:  Balans;  Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling;  Toelichting op de balans;  Overzicht van baten en lasten met toelichting en analyse jaarresultaat.

Namens het Dagelijks Bestuur van SSC DeSom,

F.R. Streng, plaatsvervangend voorzitter

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

P.A. Kuiken, directeur SSC DeSom

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de informatie over de resultaten van SSC DeSom als organisatie. Verder is in dit hoofdstuk de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. Hoofdstuk 2 bevat de jaarrekening met de balans en het overzicht van baten en lasten met een toelichting op de afwijkingen van € 15.000 en hoger en verdere toelichtingen en informatie.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Hoofdstuk 1. Het jaarverslag 1.1

Inleiding

Het thema in 2020 was net als 2019; zichtbaar, verbonden en klaar voor de toekomst. Daar hebben we volop invulling aan gegeven. We zijn verder gegaan met de transities voor de nieuwe werkplek en Office365. Ook hebben we verdere stappen gemaakt met het vervangingsvraagstuk van onze infrastructuur gericht op een toekomstbestendige inrichting en gebaseerd op de recente ontwikkelingen binnen en buiten SSC DeSom. Cloudgericht en data gedreven werken zijn innovaties die we verder door ontwikkelen. Onze focus is hierbij zowel in- als extern gericht geweest. We zijn blijvend in gesprek met onze opdrachtgevers en onze leveranciers over hoe we de kwaliteit van onze dienstverlening en samenwerking verder kunnen verbeteren. Informatiebeveiliging is in 2020 weer een majeur thema gebleken. Tijdens de Coronacrisis in 2020 is SSC DeSom een stabiele ICT-dienstverlener en beheerorganisatie gebleven. Dit ondanks het vele extra werk om alle medewerkers, colleges en gemeenteraden op afstand digitaal te kunnen laten (samen)werken en vergaderen. Het aantal vragen van de deelnemers aan de service desk van SSC DeSom met betrekking tot het veilig werken op afstand vanuit huis en het werken met Office365 is in 2020 enorm toegenomen.

Dit is begrijpelijk omdat ook de gemeenten zijn overvallen door de Coronamaatregelen, nog voordat zij binnen hun organisaties de implementatie en adoptie van Office365 volledig hebben kunnen invullen. Deze extra inspanningen zijn grotendeels binnen de bestaande formatie van SSC DeSom geleverd. De verschillende deelnemende gemeenten projecten hebben moeten doorschuiven mede in verband met de beperkingen als gevolg van de landelijke Coronamaatregelen. Dit vertaalt zich in het jaarresultaat van SSC DeSom, omdat er meer dan andere jaren budget moest worden doorgeschoven naar 2021. Ook heeft SSC DeSom als gevolg van minder noodzakelijk onderhoud en investering in haar infrastructuur (i.v.m. de geplande vervanging hiervan) en scherper inkopen op o.a. licenties, binnen de lopende exploitatie over 2020 geld bespaard. Een aantal aangekondigde VNG aanbestedingen waarin de deelnemers en SSC DeSom hebben geparticipeerd, zijn door de VNG gestopt en/of uitgesteld. Ook dit komt terug in het jaarresultaat. Ondanks hetgeen hiervoor is beschreven hebben de gevolgen van het Coronavirus in 2020 beperkt effect gehad op de financiële prestaties van SSC DeSom. Er is uiteindelijk zo’n € 25.000 uitgegeven aan maatregelen in het kantoorgebouw, thuiswerkplekken en apparatuur voor SSC DeSom medewerkers. Naast de standaard dienstverlening en extra inspanningen i.v.m.

de Coronamaatregelen is er veel werk verricht aan vernieuwing. Al in 2019 werd gestart met de realisatie van de in 2018 vastgestelde ‘Road to the Cloud’. Twee belangrijke projecten waarvan de uitrol in 2019 werd gestart zijn in 2020 verder opgepakt. Helaas heeft, zoals hiervoor gemeld, het Coronavirus voor vertraging gezorgd bij de deelnemers, waardoor er nog een deel van deze projecten in 2021 zal moeten worden afgemaakt. Het betreft o.a. de nieuwe Digitale Werkomgeving (DWO) en de Hybride Cloud infrastructuur (HCI). Steeds meer organisaties willen data gedreven gaan werken. WerkSaam Westfriesland loopt hierin voorop. Samen met WerkSaam Westfriesland heeft SSC DeSom in 2020 verder gebouwd aan de realisatie van een virtuele data ware house omgeving in de Cloud van SSC DeSom. Ook is er een dienstverleningsdashboard ontwikkeld voor de deelnemers. In 2020 is SSC DeSom opnieuw getoetst op het voldoen aan de Privacy wetgeving met als resultaat het wederom behalen van het Data Pro certificaat. Ook heeft SSC DeSom in 2020 voor het eerst zowel de ISAE 3402 type I als type II verklaring behaald voor de inrichting, naleving en borging van al haar ICT processen. Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Dwingende adviezen en aanbevelingen vanuit wet- en regelgeving (b.v. het moeten voldoen aan de dit jaar van kracht geworden Baseline Informatiebeveiliging Overheid, de BIO en het opvolgen van de adviezen van de landelijke Informatie Beveiligingsdienst, de IBD) maken het noodzakelijk veel tijd en aandacht te besteden aan security en informatiebeveiliging en hier structureel in te investeren. Het aantal externe (cyber)dreigingen neemt gestaag toe. Dit jaar zijn er weer verschillende voorbeelden geweest van landelijke en gemeentelijke overheidsorganisaties, die zijn aangevallen door cybercriminelen. Met vaak ingrijpende gevolgen voor de dienstverlening. SSC DeSom probeert hen voor te blijven door steeds pro actief te reageren met opleidingen, uitbreiden van monitoring instrumenten, firewalls en maatregelen op de inrichting van onze informatiebeveiliging en systemen. Dit vraagt steeds meer specialistische kennis en inzet van de medewerkers van SSC DeSom. Exploitatie Basis voor de exploitatie is de vastgestelde begroting 2020. De begroting wordt op twee momenten integraal beoordeeld. In de Voorjaarsrapportage ligt de nadruk op toetsing van uitgangspunten bij de begroting. Bij de Najaarsrapportage wordt met name beoordeeld of geraamde budgetten naar verwachting toereikend zullen zijn of moeten worden bijgesteld.

Stand van zaken van eerder beschikbaar gestelde kredieten wordt nader toegelicht bij paragraaf 1.4.

Toegepaste verrekenmethodiek De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Voor WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

1.2

De organisatie

De rol van SSC DeSom De rol van SSC DeSom als inhoudelijke technische beheerexpert en de bijdrage in de dienstverleningsketen is in 2020, ondanks de Coronamaatregelen, niet feitelijk veranderd. Ook in de komende jaren blijft continuïteit, informatieveiligheid, ondersteunen van eindgebruikers en het technisch beheer onze corebusiness. De overstap naar het afnemen en leveren van diensten vanuit een hybride Cloud omgeving veroorzaakt veranderingen en brengt meer complexiteit met zich mee. Organisaties werken steeds meer data gedreven. Dit vraagt technologische aanpassingen en verdere doorontwikkeling van dienstverlening, competenties en kennis van de medewerkers. Samenwerking Belangrijkste resultaten van de samenwerking in 2020 waren:  leveren van advies en ondersteuning bij regionale projecten,  deelname aan het regionaal Inkoopteam en/of hulp bij regionale inkooptrajecten,  gezamenlijke deelname aan landelijke VNG aanbestedingen,  periodieke ICT afstemming met gemeente Hoorn. Informatiebeveiliging en Privacy, wat hebben we gerealiseerd. In dit onderdeel gaan wij in op de resultaten op het gebied van de informatiebeveiliging. Het IT landschap is continue in beweging en de ontwikkelingen binnen informatiebeveiliging gaan hard. Innovatie, data gebruik, klantwensen en gebruikers leggen een steeds hogere druk op de IT. Hiernaast nemen ook de risico’s toe.

Dagelijks kunnen we in de krant lezen over succesvolle aanvallen op bedrijven, kritische infrastructuren en overheden. Ook in 2020 is dit weer regelmatig het geval geweest. Deze vele externe (cyber)dreigingen en de aanscherping van de wet- en regelgeving (komst van de BIO = Baseline Informatiebeveiliging Overheid) maakten het noodzakelijk veel tijd en aandacht te besteden aan security en informatiebeveiliging. Hiervoor is op de as van de informatiebeveiliging het “meerjaren security uitvoeringsplan” van SSC DeSom geschreven. Dit plan vormde de basis voor het Cloud&Risk framework van SSC DeSom. In 2020 hebben wij om deze redenen ook onze security- en architectuur formatie verder versterkt en geborgd door opleiding en doorstroom van eigen personeel. Op de as van de privacy zijn we er trots op dat de SSC DeSom ook in 2020 het certificaat van Data Pro heeft gekregen op de toepassing van de AVG binnen onze organisatie. SSC DeSom is dit jaar ge-audit op de inrichting, het gebruik en de borging van al onze ICT processen en heeft vervolgens de ISAE 3402 type I en II verklaring verkregen. Dit is een bijzondere prestatie, die ook voordelen biedt bij de jaarlijkse accountantscontrole van onze deelnemers.

Het zal de accountantskosten bij de deelnemers verlagen omdat er geen tijdrovende, uitgebreide vragenlijsten meer hoeven te worden ingevuld voor die accountants, de certificering voldoet. Communicatie en dienstverlening SSC DeSom heeft haar website omgevormd tot een modern communicatiekanaal. Met de huidige inrichting kunnen de medewerkers van alle aangesloten organisaties eenvoudig antwoorden op hun vragen vinden. Handleidingen en instructiefilmpjes zijn makkelijk te vinden en met de chatfunctie is het mogelijk live contact te maken met medewerkers van de SSC DeSom servicedesk. De website geeft ook toegang tot een digitale leeromgeving, het Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

SSC DeSom Leerplein. Op verzoek van de organisaties is het leerplein toegankelijk gemaakt voor alle medewerkers van de deelnemende SSC DeSom organisaties. Het digitale leerplein wordt ook gebruik als een leerlijn van het adoptieprogramma voor het gebruik van Office365. Er zijn afspraken gemaakt met de Informatie- en contractmanagers van de organisaties over het meten van de dienstverlening, die door het SSC DeSom wordt geleverd. Sinds 2016 zijn er rapportages uit Topdesk beschikbaar waarmee alle betrokkenen (real-time) kunnen zien of de resultaten conform afspraak behaald worden. In 2018 is in samenspraak met de informatiemanagers opnieuw een verdiepingsslag gemaakt met betrekking tot de rapportages. De bevindingen vanuit de operationele taken worden periodiek (wekelijks) besproken met de contractmanagers van de deelnemers en waar nodig worden direct maatregelen genomen om afwijkingen op de dienstverlening en/of eventuele knelpunten af te stemmen. Periodiek wordt een Klanttevredenheidsonderzoek gehouden. In 2020 is er in samenwerking met de contractmanagers van de deelnemers een nieuw onderzoek opgezet. Begin 2020 is in breed verband gesproken over de samenwerking tussen SSC DeSom en de gemeenten. De conclusies uit dat overleg kwamen erg overeen met de bevindingen uit de eerdere evaluatie door Henriette van den Heuvel in 2018.

Er is afgesproken dat de contractmanagers samen met SSC DeSom in het Dienstverleningsoverleg aan de slag gaan om de actuele rapportage behoefte te bepalen teneinde een Dashboard te ontwikkelen. Het dashboard is in 2020, in samenwerking met de deelnemende gemeenten, gerealiseerd. Dit dashboard (gebaseerd op Power BI) geeft o.a. inzicht in welke mate er wordt voldaan aan het met de deelnemers afgesproken SLA (Service Level Agreement) v.w.b. doorlooptijden van meldingen. Ook geeft het de deelnemers zelf inzicht in de voortgang van hun interne dienstverleningsprocessen Financiële administratie Sinds 2017 is SSC DeSom zelf verantwoordelijk voor de uitvoer, kwaliteit en continuïteit van het financieel beheer. Er is in 2020 wederom extra energie gestoken in het doorontwikkelen en actualiseren van het financieel beleid, financiële processen en procesbeschrijvingen. Ook is het interne controleplan op de financiële processen verder vervolmaakt als onderdeel van een continue kwaliteitsproces. Mede door de verbeterde inrichting van de financiële processen en de personele versterking is het financieel beheer nu goed belegd en kan meer tijd worden besteed aan de administratieve organisatie en interne controle.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

1.3

De medewerkers

De organisatie is op een aantal kwetsbare plekken versterkt. Verder zijn met twee medewerkers op basis van het afronden van hun Hbo-opleiding loopbaanafspraken gemaakt en hebben ze een cruciale functie binnen SSC DeSom aangeboden gekregen. Dit is afgestemd met de medezeggenschap. Op deze manier wordt door het inzetten van medewerkers uit “eigen kweek” de borging, continuïteit en de kennis binnen de organisatie gehouden. De directie en medewerkers van SSC DeSom zijn zich sterk bewust van de externe en interne ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, informatisering en automatisering. We zien in de periode 2019-2024 een sterke ontwikkeling van een Eoverheid (elektronisch) naar een I-samenleving (Informatie). Medewerkers willen meebewegen met deze ontwikkelingen en daarbij is een strategisch personeelsbeleid onontbeerlijk. In 2019 heeft de directie, in overleg met de personeelsvertegenwoordiging (PVT), een Strategisch Personeelsplan (SPP) opgesteld met het doel het personeelsbestand gezond en wendbaar te houden. We willen een gepaste balans tussen kernbezetting en flexibele schil bereiken. Het plan is dynamisch ingericht en wordt regelmatig aangepast aan nieuwe ontwikkelingen.

Op basis van dit eind 2019 vastgestelde Strategisch Personeelsplan (SPP) voor de korte en middellange termijn (1-3 jaar) zijn we gestart met de geleidelijke transformatie van onze organisatie. Naarmate duidelijker wordt waar onze deelnemers naar toe willen met hun informatisering en daarmee ook met de automatisering zoals SSC DeSom die invulling geeft, wordt ook duidelijker wat deze transformatie gaat betekenen voor de medewerkers van SSC DeSom. Een veranderende organisatie met veranderende taken zal leiden tot wijziging in functies, rollen en taken. Sommige taken en functies vervallen op termijn, andere – meer complexe – taken en functies komen erbij. Het is in 2020 duidelijk geworden dat er binnen SSC DeSom een onbalans begon te ontstaan tussen de kwalitatieve behoefte en de kwantitatieve beschikbaarheid van personeel. Deze onbalans is mede veroorzaakt door de snel veranderende ICT-wereld en de toegenomen complexiteit van de infrastructuur, werkprocessen en systemen. Daarom is er in 2020 een onderhoudsronde gestart op het bestaande functiegebouw uit 2017. Alle functies binnen SSC DeSom uit het functiegebouw van januari 2017 zijn/worden getoetst aan het SPP, de eisen van wet en regelgeving en de veranderende ICT omgeving. Waar nodig zijn functies opnieuw beschreven en in overleg met P&O aangeboden aan bureau Leeuwendaal voor toetsing aan de HR21, voor weging en vaststelling.

Dit proces loopt nu nog. Het zal naar verwachting medio 2021 tot een nieuw vast te stellen functiegebouw 2021 voor SSC DeSom leiden. De medezeggenschap is hier volledig bij betrokken. Dit jaar zijn er medezeggenschap verkiezingen geweest voor de Personeelsvertegenwoordiging (PVT). Vanwege nieuwe regelgeving zal de nieuwe PVT de status van Ondernemingsraad (OR) krijgen. Dit vanwege het terugbrengen van de norm voor het instellen van een OR van 50 naar 34 werkzame medewerkers per organisatie. De in december 2020 gekozen leden van de medezeggenschap vormen de nieuwe OR.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Opleidingen Er is ook in 2020 veel aandacht en energie gestoken in het investeren in de ontwikkeling en opleiding van vaste medewerkers. In 2020 is er een brede mix van opleidingen aan de medewerkers aangeboden. Er is vooral geïnvesteerd in opleidingen die de hybride infrastructuur en de procesmatige manier van werken ondersteunen. Diverse medewerkers hebben de basisopleiding voor Azure gevolgd. Een aantal medewerkers heeft een verdieping slag gemaakt m.b.t. het procesmatig werken. Daarnaast heeft ieder medewerker de beschikking over ons online opleidingsplatform waarmee diverse Office365 en andere cursussen gevolgd kunnen worden. Hieronder een opsomming van de gevolgde opleidingen:  De hbo-opleidingen en MCSA-trajecten zijn afgerond.  Alle technische medewerkers hebben MCSA-certificaten behaald.  Een aantal medewerkers hebben zich verder ontwikkeld in Office365/SharePoint/Teams beheer.  Diverse technische medewerkers hebben zich nog verder gespecialiseerd in Azure i.v.m. het beheer van de hybride omgeving.  Een aantal medewerkers hebben specifieke ITIL-processen gevolgd waarmee we de procesinrichting en -uitvoering verder kunnen verbeteren.  Er zijn trainingen op het gebied van projectmanagement gevolgd (Prince II).  Er zijn specifieke opleidingen m.b.t. monitoring gevolgd (Splunk).

Verder hebben medewerkers verschillende seminars en webinars gevolgd en zijn er vakbladen beschikbaar om zich op persoonlijk en zakelijk niveau te kunnen blijven ontwikkelen.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

1.4

Programmaverantwoording

De missie Het SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT-dienstverlening aan haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. De doelstellingen:  Borgen van de continuïteit en betrouwbaarheid;  Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening;  Verbeteren van de efficiency;  Regie op specialistische kennis;  Optimaliseren van uitvoeringsaspecten;  Financiële voordelen door o.a. gezamenlijk inkoop;  Verbeteren van de verander- en innovatiekracht;  Minder meerkosten;  Meer mogelijkheden creëren tot verdere vormen van ICT-samenwerking op langere termijn;  Veranderopgave voor vervanging van de Infrastructuur en het beheer van de toekomst;  (Door)ontwikkelen en beheren (toekomstige) Hybride Cloud infrastructuur en nieuwe digitale werkplek.

Wat hebben we bereikt?  De kwaliteit van de ICT-dienstverlening is van een constant niveau gebleken;  Stabiele, betrouwbare systemen;  Geen noemenswaardige verstoringen, een ‘down time’ tijdens productie uren van 0%;  Goede beschikbaarheid van het netwerk en de werkplekken;  De samenwerking met de deelnemers, afnemer en in de regio is voortgezet;  De basisinfrastructuur voor de Hybride Cloud infrastructuur is gerealiseerd en in productie en beheer genomen;  De migratie van een deel van de virtuele servers uit de oude datacenters naar de Azure Cloud van SSC DeSom is gestart en wordt in 2021 afgerond. Dit is nodig omdat de nieuwe datacenters i.v.m. verwachte Cloud ontwikkelingen 40% kleiner zullen zijn;  De Europese aanbesteding voor vervanging van de verouderde Infrastructuur is succesvol uitgevoerd en de voorbereidingen voor de geplande datacenterverhuizing in 2021 is gestart;  Cloudbeleid opgesteld in samenwerking met de deelnemers wordt toegepast;  De basis DWO met alle beheer- en beveiligingstoepassingen is ontwikkeld en in beheer genomen door SSC DeSom;  De eerste fase van de uitrol van de DWO bij de deelnemers, de upgrade van de basiswerkplek, is verder opgepakt en afgerond;  De tweede fase van de uitrol van de DWO, de in gebruik name van Office365 basisfunctionaliteiten als SharePoint/Teams is gestart bij alle deelnemers.

Deze fase heeft door de Coronasituatie bij diverse organisaties fors vertraging opgelopen;  Aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen;  Monitoring verder uitgebreid, zowel security als system monitoring verbetert;  Telefonie systeem van SSC DeSom geüpgrade i.v.m. hogere security eisen;  Oracle upgrade uitgevoerd i.v.m. verlopen support;  Topdesk upgrade uitgevoerd, Topdesk SAAS in gebruik genomen ter voorbereiding op datacenter migratie 2021;  Aansluiting dislocaties deelnemers afgerond en vaste verbindingen in beheer genomen;  Certificering op de toepassing en het gebruik van de AVG door DeSom (Data Pro Certificering);  ISAE 3402 Type I en II verklaring behaald; Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

  

Deelname aan en treffen voorbereidingen en/of voorzorgsmaatregelen i.v.m. met diverse nieuwe en lopende VNG aanbestedingen (in 2020 heeft DeSom met name veel werk aan GT Connect, GT Print en GT EUD gehad); Eigen Europese aanbesteding Softwarebroker uitgevoerd i.v.m. stopzetting VNG GT Softwarebroker door de VNG; Verwerving nieuw Microsoft Contract voor komende 3 jaar.

Wat hebben we daarvoor gedaan?  Levering van producten en diensten uit de PDC waaronder werkplekken en telefonie;  ICT-ondersteuning op 1e en 2e lijns niveau over de afgenomen producten en diensten uit de PDC via de servicedesk;  Beheer en onderhoud van de ICT Infrastructuur van SSC DeSom;  Werkplekbeheer: aan- en afsluiten van werkstations, randapparatuur en telefoon op het LAN, het installeren, implementeren en configureren van werkstations en de reparatieafhandelingen van werkstations;  Internet: aansluiting van de netwerkinfrastructuur aan het publieke internet en bewaking en preventie van virus, hacking of andersoortige aanvallen van buitenaf;  Zorgen dat printen, scannen en kopiëren mogelijk is, en het technisch beheer en onderhoud op de multifunctionals;  Wifi: draadloos internet en draadloos toegang tot de netwerkinfrastructuur;  Technisch applicatiebeheer van de applicaties mits geïnstalleerd op de SSC DeSom omgeving;  ICT-advies (op verzoek van aangesloten organisaties, maar ook proactief);  Technische ondersteuning bij ICT Projecten;  Projectondersteuning: leveren van kennis en advies aan de deelnemers bij het uitvoeren van projecten of bij de voorbereiding daarvan;  Beveiligingsbeheer;  ICT-ondersteuning bij audits;  Uitwijk op de Infrastructuur;  Back-up en restore: het bewaren van alle data op netwerkschijven van de deelnemers;  ICT-ondersteuning

bij Crisisbeheersing;  ICT-ondersteuning bij verkiezingen;  ICT Inkoopondersteuning;  Contractbeheer van SSC DeSom contracten;  Configuratie managementdatabase beheer (CMDB);  Certificaatbeheer;  Financiële administratie van SSC DeSom;  Piketdienst tijdens avondopenstellingen van de gemeenten;  Aanvullende dienstverlening geleverd;  Invulling gegeven aan nieuwe ontwikkelingen begroting 2019;  Ontwikkelen interne organisatie;  Samenwerking regionaal;  Stageplaatsen geboden aan ICT-ers in opleiding. De gemeentelijke en regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en afnemer vallen niet onder de begroting van DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. In het licht van de begroting en jaarrekening is 2020 een druk jaar geweest. Er is hard gewerkt aan de corebusiness ‘het beheer’ en onze interne processen. Daarnaast is er hard gewerkt aan de nieuwe ontwikkelingen voor de Hybride Cloud infrastructuur en de realisatie van de nieuwe digitale werkplek en de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen. De eisen en wensen voor de DWO waren gedurende 2019 gezamenlijk met de Informatiemanagers van DeSom verder uitgewerkt in een detailontwerp. Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

In 2019 heeft SSC DeSom zogenaamde proof of concepts uitgewerkt en pilots gedaan, waarmee het ontwerp en de werking is getest. Ook is daarmee een beeld verkregen van de daadwerkelijke impact voor alle betrokken organisaties. Deze bleek op sommige onderdelen veel groter dan verwacht, waardoor steeds alternatieve plannen moesten worden gemaakt. In 2020 moesten veel organisaties hun projectplanning mede door de komst van Coronapandemie wederom bijstellen. Hierdoor is met name voor de uitrol van de DWO forse vertraging ontstaan. De uitrol van de DWO was initieel begroot met een doorlooptijd van één jaar. Het is SSC DeSom gelukt de beschikbare DWO deelbudgetten te verdelen over heel 2020 (dus ruim twee keer zo lang als gepland), maar voor DWO projectondersteuning in 2021 is extra budget nodig. Hierover zijn inmiddels afspraken gemaakt tussen SSC DeSom en de deelnemers. De besteding van beschikbaar gestelde kredieten in 2020 wordt hieronder nader toegelicht. Investering voor Hardware werkplekken personeel DeSom (€ 30.000) Dit krediet uit 2019 is aangewend voor noodzakelijke aanschaf van apparatuur voor nieuw personeel en de gedeeltelijke vervanging van bestaande werkplekken. Het restant-krediet per 31 december 2020 bedraagt € 7.424. Investering voor Meubilair en inventaris werkplekken personeel DeSom (€ 25.000) In 2020 is ten laste van dit krediet uit 2019 niets uitgegeven.

Krediet wordt aangewend voor noodzakelijke aanschaf van meubilair voor nieuw personeel en vervanging van bestaand meubilair op Arbo-advies. Het restant-krediet per 31 december 2020 bedraagt € 20.767. Investering voor Storage en Back-up uitbreiding (€ 700.000) Dit krediet uit 2017 is in 2020 aangewend voor verlenging van de levensduur van de Datacenter apparatuur in afwachting van de nieuwe vervangende hybride Cloud infrastructuur, dit levert tijdwinst en besparing op, waardoor de aanbesteding voor de vervanging veilig en verantwoord uitgesteld kon worden tot 2020. Het krediet is nu volledig uitgenut en kan worden afgewikkeld. Investering voor Project Vervanging on-premise Infrastructuur (€ 767.000) Dit krediet uit 2019 is aangewend voor vervanging van één Firewall en voor de verlenging van de levensduur van de overige netwerkcomponenten in afwachting van de nieuwe vervangende hybride Cloud infrastructuur. Deze vervanging is uitgesteld tot 2021. Het restant-krediet per 31 december 2020 bedraagt € 648.936. Investering voor POC Digitale werkomgeving (€ 24.855) Dit krediet betrof een herbestemming van de Bestemmingsreserve Harmonisatie & Innovatie, bestemd voor aanschaf van benodigde hardware ten behoeve van test en ontwikkeling van de nieuwe digitale werkplek. De oorspronkelijke inschatting van het krediet voor deze investering bedroeg € 20.000.

Achteraf is gebleken, dat dit bedrag niet voldoende was om alle uitgaven te bekostigen en is zodoende het krediet met € 4.855 overschreden. Het Algemeen Bestuur heeft via de voorjaarsrapportage 2020 de overschrijding geaccordeerd. De investering is inmiddels afgerond en het krediet is afgewikkeld. Investering voor Project Vervanging on-premise Infrastructuur (€ 907.000) Dit krediet is nog niet aangewend, omdat de Europese aanbesteding voor vervanging van de infrastructuur in 2019 was uitgesteld. Halverwege 2020 is deze aanbesteding alsnog succesvol uitgevoerd, waarna de voorbereidingsfase voor de datacenter opbouw (extern) en verhuizing is gestart. Hiermee is SSC DeSom verplichtingen aangegaan. De eerste investeringen worden na de acceptatietesten begin 2021 verwacht.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Investering voor Thuiswerkplekken personeel DeSom (€ 20.000) Dit krediet is in 2020 aangewend voor het inrichten van thuiswerkplekken en extra apparatuur voor het personeel van SSC DeSom als gevolg van de Coronapandemie. Door de regie op zich te nemen heeft SSC DeSom zich Arbo-verantwoordelijk getoond. Het restant-krediet per 31 december 2020 bedraagt € 437.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Beleidsindicatoren De voorgeschreven te publiceren beleidsindicatoren voor 2020 zijn: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Eenheid Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten

Bron Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting

Indicator jaarrekening 2020 0,279 0,235 € 25,84

Eigen begroting Eigen begroting

31% 100%

Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn de gemeentelijke bijdragen van de deelnemers aan de regeling en de bijdrage van afnemer WerkSaam Westfriesland. De gemeentelijke bijdragen van de deelnemers zijn daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Bij afnemer WerkSaam Westfriesland wordt jaarlijks een vast bedrag plus indexatie in rekening gebracht. Voor 2020 bedraagt deze bijdrage € 625.000 (afgerond). Een overzicht van de bijdragen van de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland is in paragraaf 2.2 van de jaarrekening opgenomen. De kosten van overhead Op basis van voorschriften moet in de programmaverantwoording een onderscheid worden gemaakt tussen de kosten van overhead en de overige kosten. De kosten van overhead in 2020 bedragen in totaal afgerond € 8.864.000 en hebben betrekking op alle kosten, behalve rente. Heffing van vennootschapsbelasting SSC DeSom is ondernemer en valt in principe onder de vennootschapsbelasting. Voor samenwerkingsverbanden is echter sprake van vrijstelling als wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden: 1 de activiteiten worden verricht voor de participerende rechtspersonen; 2 de activiteiten zouden niet zijn belast als ze bij de individuele deelnemers zouden worden verricht; 3 de participanten dragen naar evenredigheid bij in de kosten van de activiteiten.

Voor de dienstverlening aan de deelnemers wordt aan deze drie voorwaarden voldaan. Echter, er worden ook diensten geleverd aan een niet-participerende rechtspersoon, WerkSaam Westfriesland. Ten aanzien van deze dienstverlening zijn wij (op basis van advies van belastingdeskundigen) tot de volgende conclusie gekomen:  De activiteiten voor de deelnemers en die voor WerkSaam Westfriesland vormen twee aparte activiteiten;  De activiteiten voor de deelnemers vormen een onderneming, waarvoor de samenwerkingsvrijstelling kan worden toegepast;  Het is niet te beoordelen of de activiteiten voor WerkSaam Westfriesland in 2020 per saldo winstgevend zijn, maar als dat zo is, is er nog geen sprake van een onderneming, omdat er nog niet over een reeks van jaren geregeld overschotten zijn behaald. Bovendien wordt dat voordeel niet beoogd;  Op basis hiervan zijn wij van mening dat inzake het resultaat 2020 geen sprake is van heffing van vennootschapsbelasting. In 2020 heeft de Belastingdienst het standpunt van SSC DeSom wederom bevestigd door voor het belastingjaar 2019 een definitieve nul-aanslag vast te stellen. Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Gebruik van de post Onvoorzien Het budget voor onvoorziene uitgaven in de begroting 2020 is geraamd op € 122.000. Als gevolg van het afsluiten van een nieuwe CAO in 2019 is toen het budget Salaris en sociale premies structureel met € 23.000 verhoogd (Najaarsrapportage 2019). Voor 2020 is deze verhoging ten laste van de post Onvoorzien gekomen. Daarnaast is het saldo van de af- en bijramingen van budgetten in de Najaarsrapportage 2020 ten gunste van de post Onvoorzien gebracht. Deze af- en bijramingen zijn incidenteel en betreffen in totaal een bedrag van € 95.000.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Wat heeft het gekost? OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN

Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Aanschaf licenties Audits licenties Incidentele projectkosten Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente Organisatiekosten Salaris en sociale premies Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten

Bedragen afgerond op € 1.000 Primitieve Gewijzigde begroting 2020 begroting 2020 Werkelijk 2020 Verschil € € € € € € €

753.000 € 1.077.000 € 26.000 € 958.000 € 101.000 € 215.000 € 30.000 €

523.000 € 1.381.000 € 26.000 € 1.458.000 € 101.000 € 402.000 € 4.000 €

523.000 € 1.260.000 € 11.000 € 823.000 € 95.000 € 337.000 € 3.000 €

121.000 15.000 635.000 6.000 65.000 1.000

€ € € € €

2.954.000 € 76.000 € 186.000 € 63.000 € 100.000 €

2.393.000 € 76.000 € 770.000 € 63.000 € 124.000 €

2.416.000 € 33.000 € 757.000 € 62.000 € 103.000 €

-23.000 43.000 13.000 1.000 21.000

€ € €

198.000 € 108.000 € 50.000 €

203.000 € 108.000 € 50.000 €

200.000 € 104.000 € 50.000 €

3.000 4.000 -

€ €

220.000 € 159.000 €

220.000 € 185.000 €

220.000 € 159.000 €

26.000

€

50.000 €

122.000 €

- €

122.000

Subtotaal lasten (A) €

7.324.000 €

8.209.000 €

7.156.000 €

1.053.000

€ € €

6.632.000 € 625.000 € - €

6.889.000 € 625.000 € - €

Subtotaal baten (B) €

7.257.000 €

7.514.000 €

Subtotaal baten en lasten (B -/- A) €

-68.000 €

-696.000 €

358.000 €

-1.053.000

€ €

- € - €

344.000 € 1.367.000 €

-344.000 -1.367.000

Subtotaal lasten (C) €

- €

1.711.000 €

-1.711.000

Onvoorzien

Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Personeelsgerelateerde baten

Diverse dienstverlening Kosten projecten deelnemers Kosten telefonie/multifunctionals/PDC-producten

Doorbelasting projecten deelnemers

€

- €

344.000 €

344.000

Doorbelasting telefonie/multifunctionals/PDCproducten

€

- €

1.367.000 €

1.367.000

Subtotaal baten (D) €

- €

1.711.000 €

1.711.000

Subtotaal baten en lasten(D -/- C) €

- €

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (B + D -/- A -/- C)

€

-68.000 €

-696.000 €

358.000 €

1.053.000

Onttrekking van reserves Toevoeging aan reserves Mutaties reserves

€ € €

68.000 € - € 68.000 €

696.000 € - € 696.000 €

696.000 € 5.000 € 691.000 €

5.000 -5.000

Gerealiseerd resultaat

€

- €

1.049.000 €

1.049.000

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

1.5

Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV)

Artikel 26 van BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als in de begroting opgenomen zijn. Van belang zijn de volgende paragrafen: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • financiering; • bedrijfsvoering. De paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ is bedoeld voor de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. De kapitaalgoederen bij SSC DeSom betreffen echter ICT-equipment. Hierdoor is het niet vereist een beschrijving op te nemen. Er is dan ook geen paragaaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ opgenomen. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen, onbenutte inkomstenbronnen en bezuinigingsmogelijkheden. Tot de vrij aanwendbare middelen horen alle reserves met een vrij aanwendbaar karakter.

In het kader van de financiële risicobeheersing zijn de volgende beheersmaatregelen genomen:  Binnen SSC DeSom zijn budgethouders benoemd;  Elk kwartaal worden de extra kosten aan de deelnemers en afnemer doorberekend; dit betreft kosten van projecten, telefonie, printers en PDC-bestellingen;  Er is een planningsteam benoemd, waarin de contractmanagers van de deelnemers de knelpunten, prioriteiten en planning bespreken;  Maandelijks wordt de budgetuitputting in het MT van SSC DeSom besproken en geanalyseerd;  Bij gesignaleerde risico’s worden er maatregelen genomen. Doel hierbij is vermindering/vermijden van het risico, acceptatie van het risico of overdracht van het risico. Het aantal risico’s waarvoor het weerstandsvermogen moet worden aangesproken is beperkt. Om toch inzicht te krijgen is een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix, die in de begroting 2020 is opgenomen, is gedurende 2020 geactualiseerd in verband met extra getroffen maatregelen op het gebied van beheersing en security. Dit heeft geleid tot een lagere aanspraak op het weerstandsvermogen. De geactualiseerde risicomatrix treft u hieronder aan. Voor 2020 is het resultaat € 1.049.000 positief. Dit bedrag blijft echter buiten het weerstandsvermogen, omdat voor dit bedrag reeds een voorstel voor resultaatbestemming is gedaan. Daarnaast bedraagt op 31 december 2020 de algemene reserve € 184.000.

Gezien een mogelijke aanspraak op het weerstandsvermogen van € 173.750 uit de risicomatrix is het huidige weerstandsvermogen (algemene reserve plus post Onvoorzien) daarmee toereikend.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Risicomatrix Risico

Verantwoordelijk

Risico beschrijving

Cybera a nva l l en / Cybercri mi na l i tei t

Di rectie

Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.

€

197.000

Mogel i jk (10 tot 25%)

€

39.250

Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen

Da gel i jks bes tuur

Indi en gemeenten of WerkSa a m SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.

Reduceren

€

100.000

Mogel i jk (5 tot 25%)

€

27.500

Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers

Da gel i jks bes tuur

Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.

€

450.000

Mogel i jk (5 tot 10%)

€

45.000

Ontvl echting va n WerkSa a m

Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m.

Accepteren

€

600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)

€

27.000

Beëi ndi gen va n contra cten met onze l evera nci ers

Di rectie

Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (b.v. door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken. De i mpa ct va n de Corona cri s i s i n 2020 i s op di t moment nog ni et dui del i jk, ma a r zou hi er ook toe kunnen l ei den.

€

400.000

Mogel i jk (0 tot 5%)

€

25.000

Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel

Di rectie

Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.

€

50.000

Mogel i jk (0 tot 10%)

€

10.000

€

173.750

Totaal

Beheersmaatregel

Reduceren

Inschatting schade

Inschatting kans

Weerstandsvermogen

Toelichting beheersmaatregelen: De risico eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën;    

Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt. Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur. Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt. Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Kengetallen

Jaarverslag jaar t Verloop van de kengetallen Kengetallen: Verslag 2019 Begroting 2020 Verslag 2020 1a. Netto schuldquote 2% 21% -5% 1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 2% 21% -5% 2. Solvabiliteitsratio 33% 10% 36% 3. Structurele exploitatieruimte 8% 13% 5% 4. Grondexploitatie n.v.t. n.v.t. n.v.t. 5. Belastingcapaciteit n.v.t. n.v.t. n.v.t. 1a. / 1b. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). De gemeenschappelijke regeling zit hier ruim onder. De daling van het kengetal ten opzichte van 2019 heeft vooral te maken met een sterke stijging van de eigen middelen (liquide middelen). 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. 3.

Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. 4. / 5. Deze kengetallen zijn niet van toepassing op de gemeenschappelijke regeling daar geen sprake is van een grondexploitatie en belastingopbrengsten. Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo

Begroting Begroting 2019 2020 -61 -68 61 68 -

Verslag Begroting Begroting Begroting 2020 2021 2022 2023 358 -68 -10 691 68 10 1.049 623 426 -

Toelichting: Het saldo van de incidentele baten en lasten is in 2020 € 0. Deze baten en lasten betreffen de bestellingen en opdrachten, die de deelnemers en afnemer plaatsen bij SSC DeSom en die één op één aan hen worden doorberekend. Verder is er in 2020 een incidentele toevoeging van € 5.000 en twee incidentele onttrekkingen van totaal € 628.000 aan reserves geweest.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Financiering In januari 2020 is voor een periode van een maand een kasgeldlening van € 1.000.000 aangetrokken, die daarna uiteindelijk met nog een keer een maand is verlengd. Op dat moment was het namelijk niet noodzakelijk om langlopende leningen aan te trekken. In 2020 is op de bestaande langlopende leningen € 571.000 afgelost. Het totaal van de langlopende leningen per 31 december 2020 bedraagt daardoor € 331.000. De totale rentelast voor het jaar 2020 met betrekking tot deze leningen bedraagt € 3.000. Als gevolg van artikel 4 van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) dient gelijktijdig met het jaarverslag gerapporteerd te worden over de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. SSC DeSom heeft het beleid om de looptijd van leningen zoveel mogelijk gelijk te houden aan de looptijd van de investeringen zodat renterisico’s zoveel als mogelijk worden beperkt. De kasgeldlimiet geeft de maximale toegestane omvang van de kortlopende schulden (met een looptijd korter dan 1 jaar) aan. Deze kasgeldlimiet bedraagt € 601.000 en is in 2020 niet overschreden.

Kasgeldlimiet: Omvang begroting per 1 januari 2020 is € 7.324.300 (= grondslag) Omschrijving (bedragen x € 1.000) Toegestane kasgeldlimiet: - in procenten van de grondslag - in een bedrag Omvang vlottende korte schuld: - opgenomen gelden korter dan één jaar - schuld in rekening-courant - gestorte gelden door derden korter dan één jaar - overige geldleningen, niet zijnde vaste schuld Totaal omvang vlottende korte schuld Vlottende middelen: - contante in kas - tegoeden in rekening-courant - overige uitstaande gelden korter dan één jaar Totaal vlottende middelen Toets kasgeldlimiet: - totaal netto-vlottende schuld - toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

1e kwartaal 2020

2e kwartaal 2020

3e kwartaal 2020

4e kwartaal 2020

8,2% 601

672 0 0 667 1.338

497 0 0 0 497

482 0 0 0 482

495 0 0 0 495

0 1.314 809 2.123

0 1.079 775 1.853

0 1.078 1.289 2.367

0 1.853 515 2.369

-784 -601 1.385

-1.356 -601 1.957

-1.885 -601 2.486

-1.873 -601 2.474

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

De norm voor het renterisico stelt een grens aan financiering op lange termijn. De norm bedraagt € 2.500.000. Deze norm is niet overschreden. Renterisiconorm:

Omschrijving (bedragen x € 1.000) Renteherzieningen op leningen o/g Betaalde aflossingen Renterisico Begrotingstotaal Het bij Ministeriële Regeling vastgestelde percentage Regeling Renterisiconorm Toets renterisiconorm Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

2020 0 571 571 7.324 20% 2.500 1.465 1.929

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Bedrijfsvoering Personeelsformatie Ultimo 2020 bedraagt de formatie 38,9 fte. Facilitaire organisatie Het personeel van SSC DeSom is gehuisvest in Wognum. SSC DeSom huurt diverse werkruimten in gebouw Zuid van de gemeente Medemblik. Op deze locatie zijn ook de datacenters van SSC DeSom ingericht. De huisvesting is volledig aangepast aan de huidige wensen en eisen. De dienstverleningsovereenkomsten en het huurcontract tussen SSC DeSom en de gemeente Medemblik zijn hierop aangepast en worden jaarlijks getoetst. Verder wordt SSC DeSom ondersteund door de deelnemers op de volgende bedrijfsonderdelen; • de SED-organisatie, voor juridische diensten; • de gemeente Medemblik, voor personeelsdiensten, facilitaire zaken (waaronder archivering), gegevensbescherming en huisvesting. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van SSC DeSom over 2020 is 0,71%. Loonkosten Op een budget aan loonkosten van € 2.977.000 (inclusief structurele wijziging opgenomen in Najaarsrapportage 2019 van € 23.000) is in 2020 een bedrag van € 2.416.000 uitgegeven. Aan de inhuur voor (tijdelijke) opvulling van vacatures of tijdelijke versterking of ziektevervanging is € 757.000 uitgegeven. Hierbij worden de niet-uitgegeven loonkosten overgeheveld van loonkosten naar inhuur om de kosten van de inhuur te compenseren. Voor 2020 bedraagt deze overheveling € 584.000.

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Hoofdstuk 2. De jaarrekening 2.1 Balans per 31 december 2020 (bedragen x € 1.000) ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

31-12-2020 883 883

Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen 's Rijks schatkist

687 906

Liquide middelen Banksaldi

252

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa Totaal generaal

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

31-12-2019 1.258 1.258 883

1.258

1.593

846 807 39

252

79 79

953 953

1.032 1.032

2.798 3.681

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

1.957 3.215

(bedragen x € 1.000) PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van: binnenlandse banken en overige financiële instellingen openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden Totaal vaste passiva

31-12-2020 1.312 184 79 1.049

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Totaal vlottende passiva Totaal generaal Gewaarborgde geldleningen Garantstellingen

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

1054 184 143 727

331 245

903 492

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden Overige kasgeldleningen Banksaldi Overige schulden

31-12-2019

411 1.643

1.957

1.900

1.127

0 0 0 1.900

0 0 0 1.127 138

131

134

131

0 2.038 3.681

1.258 3.215

0 0

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar In dit onderdeel treft u vooral een financiële verantwoording aan, waarbij is opgenomen: • de geraamde lasten en de werkelijke lasten per kostensoort; • de geraamde baten en de werkelijke baten per batensoort; • de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; • het gerealiseerde resultaat. Een analyse van de verschillen tussen geraamde cijfers en werkelijke cijfers is opgenomen in de toelichting. OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN

Bedragen afgerond op € 1.000 Primitieve Gewijzigde begroting 2020 begroting 2020 Werkelijk 2020 Verschil € € € € € € €

753.000 € 1.077.000 € 26.000 € 958.000 € 101.000 € 215.000 € 30.000 €

523.000 € 1.381.000 € 26.000 € 1.458.000 € 101.000 € 402.000 € 4.000 €

523.000 € 1.260.000 € 11.000 € 823.000 € 95.000 € 337.000 € 3.000 €

121.000 15.000 635.000 6.000 65.000 1.000

€ € € € €

2.954.000 € 76.000 € 186.000 € 63.000 € 100.000 €

2.393.000 € 76.000 € 770.000 € 63.000 € 124.000 €

2.416.000 € 33.000 € 757.000 € 62.000 € 103.000 €

-23.000 43.000 13.000 1.000 21.000

€ € €

198.000 € 108.000 € 50.000 €

203.000 € 108.000 € 50.000 €

200.000 € 104.000 € 50.000 €

3.000 4.000 -

€ €

220.000 € 159.000 €

220.000 € 185.000 €

220.000 € 159.000 €

26.000

€

50.000 €

122.000 €

- €

122.000

Subtotaal lasten (A) €

7.324.000 €

8.209.000 €

7.156.000 €

1.053.000

€ € €

6.632.000 € 625.000 € - €

6.889.000 € 625.000 € - €

Subtotaal baten (B) €

7.257.000 €

7.514.000 €

Subtotaal baten en lasten (B -/- A) €

-68.000 €

-696.000 €

358.000 €

-1.053.000

Onvoorzien

Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Personeelsgerelateerde baten

Jaarstukken 2020 SSC DeSom, 13 april 2021, definitief.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 15 april 2021

Diverse dienstverlening Kosten projecten deelnemers Kosten telefonie/multifunctionals/PDC-producten

€ €

- € - €

344.000 € 1.367.000 €

-344.000 -1.367.000

Subtotaal lasten (C) €

- €

1.711.000 €

-1.711.000

Doorbelasting projecten deelnemers

€

- €

344.000 €

344.000

Doorbelasting telefonie/multifunctionals/PDCproducten

€

- €

1.367.000 €

1.367.000

Subtotaal baten (D) €

- €

1.711.000 €

1.711.000

Subtotaal baten en lasten(D -/- C) €

- €

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (B + D -/- A -/- C)

€

-68.000 €

-696.000 €

358.000 €

1.053.000

Onttrekking van reserves Toevoeging aan reserves Mutaties reserves

€ € €

68.000 € - € 68.000 €

696.000 € - € 696.000 €

696.000 € 5.000 € 691.000 €

5.000 -5.000

Gerealiseerd resultaat

€

- €

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10176107/1