verslag van de gemeentearchivaris 2021.pdf

Het DSP/ZTC vormt de basisinrichting voor de zaaktypen in het zaaksysteem InProces, middels een handmatige koppeling. Ordening en toegankelijkheid van zaken is hiermee geborgd. De inrichting en het beheer van het DSP/ZTC ligt bij de Recordmanager van SCD-DIV. Het DSP/ZTC bevat ook werkprocessen die in een andere applicatie dan het zaaksysteem worden uitgevoerd. Het is zaak dat de informatieobjecten in deze vak applicaties, naast dat deze goed geordend en toegankelijk zijn, de juiste bewaartermijnen meekrijgen en tijdig vernietigd worden. Dit zal de komende jaren aandacht en inspanning vergen. AVG De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om de verwerking van persoonsgegevens bij te houden in een register. In het verwerkingsregister neem je op welke persoonsgegevens je gebruikt, voor welk doel, waar je ze opslaat en met wie je ze eventueel deelt.

Het up-to-date houden van dit verwerkingsregister is een taak van iedere aangesloten Drechtsteden organisaties zelf, zo ook voor de gemeente Dordrecht. Het register is vooralsnog opgenomen in de i-Navigator en wordt administratief bijgehouden door de Recordmanager van SCD-DIV.

Erfenis "Mozaïek archiveren" In eerdere jaarverslagen werd gemeld dat niet al het te bewaren archiefmateriaal in analoge vorm is opgenomen in fysieke dossiers. In Mozaïek staan veel uploads en ook op de afdelingsschijven en persoonlijke mailboxen staat veel archiefwaardig materiaal. Deze constatering heeft er niet toe geleid dat er meer archiefmateriaal is aangeboden bij SCD-DIV. De zorgdrager is zelf verantwoordelijk voor de compleetheid van zijn dossiers, maar er is een te grote vrijblijvendheid om archiefbescheiden ter archivering aan te bieden. SCD-DIV heeft in 2018 een inventariserend vooronderzoek gedaan. Hieruit is gebleken dat de bovenbeschreven hypothese juist is. Meerdere processen worden niet in Mozaïek maar in lokale programmatuur en/of op netwerkschijven gearchiveerd. In 2019 zijn concrete acties op papier gezet op basis waarvan de papieren dossiers gecompleteerd kunnen worden. Belangrijkste doel is dat de dossiers die blijvend bewaard dienen te worden gecompleteerd worden. Het SCD kan en wil faciliteren bij het oplossen van deze problematiek, het is en blijft echter de verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf om de archivering op orde te hebben, c.q. te krijgen. Dat betekent dat gemeenten een actieve rol hierin moeten gaan vervullen. Op dit moment gaat alle capaciteit op dit vlak bij de gemeenten uit naar de implementatie van het KZA-systeem InProces.

Een goede invoering van het KZA-systeem, sturing op juist en volledig gebruik van InProces, moet voorkomen dat de huidige problematiek groter wordt en er later herstelacties nodig blijken te zijn. Op het moment dat de capaciteitsvraag richting de organisaties voor KZA afneemt, zal DIV-aandacht en capaciteit vragen om de papieren dossiers op orde te brengen.

3

Langs de andere lijn is het SCD - in samenspraak met de gebruikersorganisatie - bezig met het herijken van het opgestelde beleid t.a.v. archivering in vak applicaties. Andere ontwikkeling is dat met de komst van Office 365 binnen niet al te lange termijn SharePoint ingericht en geïmplementeerd gaat worden binnen de Drechtsteden. SharePoint kan met de juiste inrichting een goede vervanging zijn voor de netwerkschijven. Er dient dan ook overwogen te worden om de netwerkschijven waar mogelijk uit te faseren om verdere versplintering van de informatiehuishouding te voorkomen. DIV is bezig met het opzetten van diensten om de organisaties te ondersteunen bij het (her)inrichten en schonen van de netwerkschijven. Daar zal het uit faseren aan toegevoegd worden. De verschillende ontwikkelingen onderschrijven de noodzaak om de papieren dossiers te completeren. Het is echter wel een project met een lange doorlooptijd.

4. Digitale archiefbescheiden Geen opmerkingen. 5. Vernietiging Regulier De vernietiging van de archiefbescheiden voor het jaar 2021 is nog niet volledig afgerond. De reden is daarvoor de pandemie. De voorbereiding voor de analoge vernietiging van 2022 is opgestart. Digitale vernietiging De vernietiging uit het zaaksysteem Green Valley zal in het le kwartaal van 2022 plaatsvinden De digitale vernietiging uit InProces is tot 2020 uitgevoerd. Bij het opstellen van de vernietigingslijsten in InProces kwamen zaken met ander datum kenmerk ten onrechte op de lijsten te staan. Dit is handmatig aangepast. In 2021 is gezocht naar een oplossing die verwacht wordt in 2022. Daarna vindt een inhaalslag voor de digitale vernietiging plaats.

Mozaïek SCD-DIV heeft in 2019 een eerste lijst van de numerieke reeksen uit Mozaïek voorgelegd aan de archiefinspectie. De archiefinspectie heeft de lijst afgekeurd. Het is voor het SCD-DIV bijna onmogelijk om uit Mozaïek een lijst zaken te destilleren met een bewaartermijn < 10 jaar. Dit moet handmatig gebeuren, is arbeidsintensief en niet betrouwbaar. Er is naar een andere oplossing gezocht om deze numerieke serie te kunnen vernietigen. In 2020 is een voorstel van DIV door de archiefinspectie geaccepteerd. Het voorstel is om per jaargang een vooraf vastgesteld aantal archiefdozen te controleren op de aanwezigheid van te bewaren documenten. Kwaliteitscontrole vindt plaats in januari 2022 en wordt uitgevoerd door 3 medewerkers van DIV. Na de kwaliteitscontrole door DIV wordt aan de archivaris verslag uitgebracht. De archiefinspecteur zal hierna nog een steekproef uitvoeren. Bij voldoende kwaliteit kan de vernietiging opgestart worden.

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats De archiefbestanden t/m 1999 moeten worden overgedragen. De archiefinspecteur heeft de inventarissen gecontroleerd en geconstateerd dat de omschrijvingen te summier of onvolledig zijn. DIV is in 2020 gestart met een verbeterslag op de inventaris en zal deze werkzaamheden in 2022 continueren. De werkzaamheden zijn arbeidsintensief omdat de fysieke dossier bekeken moeten worden om zo te komen tot een goed dossieromschrijving.

4

7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeente Papendrecht en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden maken voor hun permanent te bewaren archiefbescheiden gebruik van de goedgekeurde archiefruimte van de gemeente Dordrecht. Het archief van Burgerzaken van de gemeente Alblasserdam is, in verband met frequente raadpleging door Dienstverlening Drechtsteden, ondergebracht in de archiefruimte S07 in het Stadskantoor. Het gaat hier om op termijn te vernietigen archief (110 jaar). 8. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Zie bijlage 1 jaarverslag RAD. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Het calamiteitenplan is in 2021 geactualiseerd en wordt in het le kwartaal van 2022 voorgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouder ter vaststelling. 10. Middelen en mensen De afdeling DIV van het SCD heeft in 2021 weer goede stappen gezet op weg naar een digitale toekomst. Ook in 2021 was het KZA-project een speerpunt voor, met name, de collega's binnen DIV die zich met de informatieadvisering bezighouden. Niet alleen informatie adviseurs spelen een belangrijke rol in het project maar ook medewerkers van beleidsadvies, recordmanagement en kwaliteit.

Voor de medewerkers DIV die zich met name met het primaire proces bezighouden van de post uitpakken tot het (digitaal) archiveren was 2021 wederom een veeleisend jaar. De eerder ingecalculeerde en doorgevoerde personele besparingen op dit primaire proces zijn vooralsnog niet reëel. Voor het komend jaar is er dan ook, tijdelijk, personele uitbreiding noodzakelijk. Hoopgevend is dat inmiddels meer dan de helft van de processen is uitgerold. De grote uitdaging voor de gemeenten is om de komende jaren die processen ook daadwerkelijk in gebruik te gaan nemen. Vanuit DIV zijn er diverse initiatieven om de gemeenten te ondersteunen in het gebruik zodat we dé doelstelling van het KZA-project "Het archief op orde" ook daadwerkelijk met elkaar gaan realiseren!

Globaal gezien wordt er in de regio van de uitgerolde processen slechts 42,7% daadwerkelijk gebruikt!

Vanuit DIV-informatieadvisering zijn er diverse initiatieven om de gemeenten te ondersteunen in het gebruik zodat we dé doelstelling van het KZA-project "Het archief op orde" ook daadwerkelijk met elkaar gaan realiseren!

5