Document · PDF

verslag van de gemeentearchivaris 2021.pdf

Gemeenteraad Dordrecht 14 maart 2023, gemeente DordrechtBij agendapunt: 30: Raadsinformatiebrief over Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatiehuishouding van de gemeente Dordrecht 2021 - Raadsinformatiebrief10.039 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

REGIONAAL

ARCHIEF DORDRECHT

ON DE ROE EL VAN OORORECHTS MUSEUM

Gemeente Dordrecht t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 8 3300 AA Dordrecht

Datum Ons kenmerk Uw kenmerk Bijlage(n) Betreft

28 maart 2022 2634817

Archiefinspectie Postbus 8 3300 AA Dordrecht Museumstraat 32 3311 XP Dordrecht

T 078 770 8710 F 078 770 7981 www.regionaalarchiefdordrecht.nl

Contactpersoon L. Scheuneman T 078-770 5336 E l.scheuneman@dordrecht.nl

3 Verslag van de gemeentearchivaris 2021

Geacht college,

Het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen van Dordrecht is ingevolge de Archiefverordening van het openbaar lichaam belegd bij de gemeentearchi varis van Dordrecht. Verder schrijft de Archiefverordening voor dat de archivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van dit toezicht. Dit 'Verslag van de gemeentearchivaris omtrent het toezicht op de informatie huishouding van de gemeente Dordrecht 2021’ doe ik u hierbij toekomen.

Ook dit jaar is een afzonderlijk verslag inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven opgesteld. Dit 'Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht over het jaar 2021’ wordt beschouwd als bijlage bij het eerder genoemde verslag omtrent het toezicht. Verder geeft het team DIV van het Servicecentrum Drechtsteden (SCD-DIV) een stand van zaken omtrent de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer door SCD-DIV zelf. Dit verslag dient als tweede bijlage bij het verslag omtrent het toezicht op de informatiehuishouding. Ik vertrouw erop dat u voor dit moment voldoende bent geïnformeerd. Voor vragen en opmerkingen of het geven van een toelichting is de heer L. Scheuneman, archiefmspecteur van het Regionaal Archief Dordrecht, beschikbaar.

Hoogachtend,

De gemeentearchivaris van Dordrecht,

Drs. T.J. de Bruijn

Pagina 1/1

Dordrecht

A»

’FFFr

REGIONAAL

^ARCHIEF tDORDRECHT

k k k

ONDERDEELVAN OQRDRECHTS MUSEUM

Verslag van de gemeente archivaris omtrent het toezicht

op de informatiehuishouding

van de gemeente Dordrecht

2021 L. Scheuneman BMIC archiefinspecteur In opdracht van de gemeentearchivaris van Dordrecht, drs. TJ. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

Inhoudsopgave Inleiding.....................................................

Samenvatting............................................

Algemeen beeld van de stand van zaken

Aanbevelingen........................................

Bevindingen aan de hand van de KRI-elementen.....................................................................

Lokale regelingen..................................................................................................................

Interne kwaliteitszorg en toezicht.......................................................................................

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden.................................................................

Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden...................................

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats..................................

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots..........................................................

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.. 11

Rampen, calamiteiten en veiligheid

10.

Mensen en middelen.....................

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

INLEIDING

Het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Dordrecht is ingevolge de gemeentelijke Archiefverordening belegd bij de gemeentearchivaris. Conform artikel 14 van de Archiefverordening brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefe ning van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van burgemeester en wethouders van Dordrecht. Het college legt op zijn beurt middels dit jaarverslag verant woording af aan de gemeenteraad omtrent dit toezicht ingevolge artikel 30 van de Archief wet en artikel 8 van de Archiefverordening. Het verslag van de gemeentearchivaris omtrent de toestand van de informatiehuishouding over 2021 is vervaardigd mede op grond van de zgn. 'Key Performance Indicators' (KPI's)1. Deze KPI's zijn door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in samenwerking met partijen uit het archiefveld ontworpen en zijn de basis voor het eigen horizontale toezicht. Zij betreffen een tiental aandachtsgebieden die betrekking hebben op de manier waarop door de gemeente uitvoering wordt gegeven aan de Archiefwet en aanverwante regelge ving zoals het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De lijst met KPI's is ingevuld door het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de Servicegemeente Dordrecht. Naast de ingevulde lijst, vormen de observaties van de archiefinspecteur de basis van dit verslag.

Door de coronapandemie hebben de contactmomenten van de archiefinspectie met de gemeente in het jaar 2021 vrijwel uitsluitend digitaal plaatsgevonden.

In dit verslag wordt eerst in een samenvatting een algemeen beeld van de stand van zaken in het afgelopen jaar gegeven en de in het verdere verslag gedane aanbevelingen punts gewijs opgesomd. Vervolgens worden de uit het toezicht in 2021 voortvloeiende bevindin gen aan de hand van de tien in de lijst met KRI's genoemde afzonderlijke elementen nader uiteengezet.

SAMENVATTING

ALGEMEEN BEELD VAN DE STAND VAN ZAKEN In het vorig jaar uitgebrachte 'Jaarplan KZA 2021. Denken in mogelijkheden' (Jaarplan KZA 2021) wordt aangegeven, dat de scope sterker naar de meerwaarde voor de mede werker en de business wordt verlegd in verhouding tot de meerwaarde voor het informa tiebeheer. De archiefinspectie kijkt positief naar de verlegging van de focus naar de nut en noodzaak van het Klant-, Zaak- en Archiefsysteem (KZA) voor de gebruiker, wel bestaat daarbij bezorgdheid over de risico's omtrent de beheersing, toegankelijkheid en langdurige bewaring van de digitale informatie binnen de Drechtsteden. Vanaf de creatie tot de ver nietiging c.q. overbrenging van de digitale informatie naar het e-depot is grip en sturing op deze informatie van vitaal belang voor een goed functionerende overheid. Essentieel daarbij is, dat het documentair structuurplan (DSP; binnen de Drechtsteden in de vorm van de i-Navigator) volledig en actueel blijft, zodat altijd inzichtelijk is welke archiefwaar dige informatie in welke applicatie is opgeslagen en tot welk proces de betreffende infor matie behoort (contextborging).

1 Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (bijlage bij VNG-ledenbrief 'Horizontale verantwoor ding gemeentelijke archiefketen van 21 juli 2011): model-archiefkader ter versterking van de gemeentelijke ho rizontale verantwoording in het kader van de in 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

Ook wordt in het Jaarplan KZA 2021 gesteld, dat niet alles meer in het KZA afgehandeld en gearchiveerd zal worden. Omtrent de kwestie van de eventuele afhandeling en archive ring van op termijn vernietigbare zaken in taakapplicaties, heeft de archiefinspectie er op gewezen dat de wettelijk verplichte vernietiging van digitale informatie ook voor deze taak applicaties geldt. Ook vereist is dat de taakapplicaties functionaliteit bevatten om indien nodig vanuit de applicaties zaken over te kunnen brengen naar bijvoorbeeld een e-depot. Verder dient in dit traject te worden gewaakt voor versnippering van informatie, om te voorkomen dat de informatie minder of zelfs niet meer toegankelijk wordt.

Verder wordt in het Jaarplan KZA 2021 opgemerkt, dat bij de selectie van aan te schaffen applicaties het standaard meenemen van de archiefeisen een belangrijk uitgangspunt is. Om te anticiperen op de toekomstige aanschaf en implementatie van taakapplicaties waarin archiefwaardige informatie zal worden opgeslagen, is het inderdaad van het groot ste belang dat de eisen ten aanzien van rechtmatige en doelmatige archivering (bijvoor beeld benodigde vernietigingsfunctionaliteit, mogelijkheid tot exporteren van digitale con tent naar een e-depot) in de betreffende programma's van eisen worden opgenomen.

In 2021 is vanuit het programma 'ICT-Verandert' gestart met de voorbereidingen voor de implementatie van Office 365. Een onderdeel daarvan is een plug-in en een koppeling van Office 365. De plug-in van Office 365 voor het KZA is naar de opvatting van de archiefin spectie van cruciaal belang voor het bevorderen van de acceptatie en het gebruik van het KZA door de medewerkers. De koppeling van Office 365 met het KZA vormt een noodza kelijke actie om te voorkomen, dat informatie met betrekking tot eenzelfde zaak of proces versnipperd raakt over meerdere applicaties, indien InProces en Sharepoint los van elkaar als archiefsystemen worden gebruikt. Verder wordt in het jaarplan aangegeven, dat met een koppeling van Office 365 met InProces de mogelijkheid bestaat, om documenten die in Sharepoint staan ook in InProces op te slaan. De archiefinspectie merkt op, dat absoluut vermeden moet worden dat een document zowel in Sharepoint als in het KZA wordt opge slagen. Archivering van een document in verschillende applicaties werkt onduidelijkheid over de status van de verschillende versies in de hand. Een document mag slechts op één plaats worden opgeslagen, zodat er geen verwarring en discussie kan ontstaan over de locatie van de originele versie van het betreffende document.

De archiefinspectie blijft wel beducht voor het risico, dat het KZA niet volledig wordt ge ïmplementeerd en in de toekomst niet integraal gebruikt gaat worden. Gebleken is, dat het gebruik van het KZA kwalitatief en kwantitatief gezien nog steeds niet voldoende is en verbetering behoeft. Zodoende verdient het 'meenemen' en opleiden van de gebruikers van het KZA onverminderd de aandacht. Voor een verdere implementatie en dóórontwik keling van het KZA blijft een gedegen training geënt op de specifieke behoeften van orga nisatieonderdelen essentieel voor het creëren, onderhouden en vergroten van de bewust wording bij de ambtenaren van de gemeente Dordrecht betreffende het gebruik van het KZA.

In eerdere jaarverslagen werd gemeld dat niet alle archiefwaardige informatie in het ar chiveringssysteem wordt opgenomen. Het baart de archiefinspectie zorgen, dat de doel stelling, om een begin te maken met nog niet afgehandelde informatie in Mozaiek af te doen of, indien nodig, op te nemen in het KZA, door het ontbreken van de vereiste capa citeit en inzet nog niet kon worden behaald. Het is van essentieel belang dat de archief waardige informatie vanuit Mozaiek, mailboxen en zowel persoonlijke als afdelingsschijven in het KZA worden opgenomen. Het is zaak dat deze problematiek met grote spoed voort varend wordt aangepakt. De voorgenomen plug-in voor het KZA kan hierbij een goed in strument zijn. Inzake de kwestie rond de vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek hebben DIV en de archiefinspectie een werkwijze afgesproken om een verantwoorde ver nietiging van de betreffende archiefbescheiden te kunnen bewerkstelligen. Op basis van de resultaten van deze werkwijze kan uiteindelijk beoordeeld worden of de daadwerkelijke

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

•«

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

vernietiging van de chronologische/numerieke series uit het Mozaiek-archief kan worden gerealiseerd. Ten behoeve van de kwaliteitszorg zijn in de formatie van DIV twee fte opgenomen. Het vertrek in februari 2021 van de senior kwaliteitsmedewerker is vanaf september 2021 voorlopig opgevangen door een externe inhuurkracht, die volledig ingezet wordt op de uitvoering van de kwaliteitscontroles. Voor het vormen van een compleet en betrouwbaar duurzaam digitaal archief zijn goede kwaliteitscontroles onmisbaar. Door de livegang van steeds meer zaaktypen groeit de digitale (procesgebonden) archivering. Daarom is het belangrijk om de beschikbare fte voor de kwaliteitszorg volledig in te vullen en op peil te houden om de kwaliteitscontroles onverminderd te kunnen voortzetten.

AANBEVELINGEN

Om een kwalitatief goed archief- en informatiebeheer te kunnen bewerkstelligen, doet de archiefinspectie hierbij een aantal aanbevelingen. Onderstaand vindt u een opsomming van deze aanbevelingen met een verwijzing naar de desbetreffende paragraaf. Besteed zoveel aandacht als nodig aan de bewustwording onder de medewerkers van het aanbieden van archiefwaardige informatie aan DIV voor de vereiste vastlegging in het archiveringssysteem (zie paragraaf 3).

Zet zo spoedig mogelijk de vereiste capaciteit in om: nog niet afgehandelde informatie in Mozaiek af te doen of, indien nodig, op te ne men in het KZA; te onderzoeken waar en in welke mate in mailboxen en op afdelings- en andere schijven archiefwaardige informatie is geplaatst; van daaruit waar nodig te bewaren papieren dossiers bij DIV aan te vullen met aan die dossiers gerelateerde archiefbescheiden (zie paragraaf 3).

Blijf onverminderd aandacht besteden aan het 'meenemen' en opleiden van de mede werkers in het op juiste wijze gebruiken van het Klant- Zaak- en Archiefsysteem om een zo breed mogelijk draagvlak voor het gebruik van het systeem te creëren (zie paragraaf 4). Maak medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie meer bewust van hun verant woordelijkheid ten aanzien van een rechtmatige archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het bijzonder. Archiveer de formele e-mails op een juiste wijze in het archiefsysteem of in de daarvoor aangewezen, voor een duurzame archivering geschikte taakapplicatie (zie paragraaf 4). Breng in samenspraak met de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid de in de afgekeurde ruimte in het Stadskantoor van de gemeente Dordrecht geplaatste bouwdossiers over naar een archiefruimte die voldoet aan de in de Archiefregeling gestelde eisen (zie paragraaf 6). Stel het geactualiseerde calamiteitenplan vast om te zorgen voor een goede bewaring van archieven en ter voorkoming en beperking van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan (zie paragraaf 9). Vul de binnen het team DIV beschikbare fte voor de kwaliteitszorg volledig in om de kwaliteitscontroles onverminderd te kunnen voortzetten (zie paragraaf 10).

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

BEVINDINGEN AAN DE HAND VAN DE KPI-ELEMENTEN

1. LOKALE REGELINGEN De gemeente Dordrecht beschikt over in 2014 vastgestelde regelingen met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer. Inmiddels bestaan er nieuwe modellen voor de archiefverordening en het besluit informatiebeheer (beheerregeling informatiebeheer). Deze mo dellen zijn ontwikkeld door de VNG om de juridische kwaliteit te verhogen en zijn aangepast aan de gewijzigde wet- en regelgeving.

Team DIV heeft de huidige Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer op basis van de nieuwe, door de VNG opgestelde modellen aangepast en deze afgestemd met de archiefinspectie. Het nieuwe Besluit Informatiebeheer is op 7 december 2021 ter vaststel ling aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders (B8iW). Op dezelfde datum is de nieuwe Archiefverordening aan het college van B&W aangeboden ter voorbe reiding van de besluitvorming door de gemeenteraad. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Conform artikel 16 van de Archiefregeling2 dient het college van B&W als zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van haar archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem, een goed hulpmiddel om een efficiënte en be trouwbare informatievoorziening te waarborgen. Daarbij dienen de bedrijfsprocessen ge detailleerd in kaart te worden gebracht en vervolgens te worden vastgelegd in het kwali teitshandboek. Vaste procedures en normen in combinatie met periodieke controles dragen bij tot een stabiele kwaliteit van de werkzaamheden. Bovendien genereert een dergelijk systeem kengetallen en normen waarop het management goed kan sturen. Het kwaliteits systeem is beschreven in het Kwaliteitshandboek dat is vastgesteld door het college.

Ten behoeve van de kwaliteitszorg zijn in de formatie van DIV twee fte opgenomen (zie ook paragraaf 10). In april 2021 adviseerde de gemeentearchivaris van Dordrecht het college van B&W om een breed lokaal Strategisch Informatieoverleg (SIO) in te stellen, dat twee a drie keer per jaar kan plaatsvinden. In een breed SIO worden diverse zaken op het gebied van de infor matiehuishouding besproken. In oktober 2021 is door DIV een plan vervaardigd om in eerste instantie te komen tot een smal regionaal SIO. In een smal SIO wordt de zoge naamde hotspotlijst3 behandeld. Het SIO zal voorlopig een keer per jaar plaatsvinden als onderdeel van een vergadering van het IMO-D. In het SIO zal een Drechtstedenbrede hotspotlijst worden besproken en geactualiseerd. 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAM HEID ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel 18 van de Archiefregeling bepaalt dat archiefbescheiden te allen tijde geordend dienen te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen

2 Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van ar chiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. 3 Hotspotlijsten geven gebeurtenissen en kwesties in de samenleving weer, die grote invloed hadden op de acti viteiten van de organisatie. Op basis van de hotspotlijsten komt te vernietigen informatie vanwege een bijzon dere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat in aanmerking voor eeuwige bewaring.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samen hang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij informatie gecreëerd, ontvangen en gebruikt worden. In de toezichtsverslagen van de voorgaande jaren werd gemeld dat niet al het te bewaren archiefmateriaal in het archiveringssysteem wordt opgenomen. Nog steeds heerst er een te grote vrijblijvendheid om procesgebonden en dus archiefwaardige informatie aan DIV aan te bieden voor de vereiste vastlegging in het archiveringssysteem. Dit is in de ogen van de archiefinspectie een zorgelijke situatie. Het is zaak verder te werken aan de be wustwording onder de medewerkers van de noodzaak van het aanbieden van hun docu menten aan DIV voor de registratie.

Aanbeveling Besteed zoveel aandacht als nodig aan de bewustwording onder de medewerkers van het aanbieden van archiefwaardige informatie aan DIV voor de vereiste vastlegging in het archiveringssysteem. Ook baart het de archiefinspectie zorgen, dat de doelstelling, om een begin te maken met nog niet afgehandelde informatie in Mozaiek af te doen of, indien nodig, op te nemen in het KZA, door het ontbreken van de vereiste capaciteit en inzet nog niet kon worden be haald. Het is van essentieel belang dat de archiefwaardige informatie vanuit Mozaiek, mail boxen en zowel persoonlijke als afdelingsschijven in het KZA worden opgenomen. Het is zaak dat deze problematiek met grote spoed voortvarend wordt aangepakt. De voorgeno men plug-in van Office 365 voor het KZA (zie paragraaf 4) kan hierbij een goed instrument zijn.

Aanbeveling Zet zo spoedig mogelijk de vereiste capaciteit in om: nog niet afgehandelde informatie in Mozaiek af te doen of, indien nodig, op te nemen in het KZA; te onderzoeken waar en in welke mate in mailboxen en op afdelings- en andere schijven archiefwaardige informatie is geplaatst; van daaruit waar nodig te bewaren papieren dossiers bij DIV aan te vullen met aan die dossiers gerelateerde archiefbescheiden.

4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN In het 'Jaarplan KZA 2021. Denken in mogelijkheden' (Jaarplan KZA 2021) wordt aange geven, dat de scope sterker naar de meerwaarde voor de medewerker en de business wordt verlegd in verhouding tot de meerwaarde voor het informatiebeheer. De archiefin spectie kijkt positief naar de verlegging van de focus naar de nut en noodzaak van het KZA voor de gebruiker, wel bestaat daarbij bezorgdheid over de risico's omtrent de beheersing, toegankelijkheid en langdurige bewaring van de digitale informatie binnen de Drechtsteden. Daar waar het bij fysieke (papieren) archivering mogelijk is om na langere tijd (jaren) noodzakelijke herstelwerkzaamheden te verrichten om archieven weer goed en toeganke lijk te bewaren, zijn zulke herstelwerkzaamheden in geval van digitale archivering welhaast onmogelijk vanwege de vluchtigheid van digitale informatie. In geval enig herstel wel mo gelijk is, is dat vaak tegen zeer hoge kosten. Vanaf de creatie tot de vernietiging c.q. overbrenging van de digitale informatie naar het e-depot is grip en sturing op deze infor matie van vitaal belang voor een goed functionerende overheid.

Essentieel daarbij is, dat het documentair structuurplan (DSP; binnen de Drechtsteden in de vorm van de i-Navigator) volledig en actueel blijft, zodat altijd inzichtelijk is welke archiefwaardige informatie in welke applicatie is opgeslagen en tot welk proces de betreffende informatie behoort (contextborging). Mede daardoor is deze informatie gemakkelijk terugvindbaar. Daarbij speelt het team DIV vanwege diens kennis en expertise een belangrijke regierol.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

Ook wordt in het Jaarplan KZA 2021 gesteld, dat niet alles meer in het KZA afgehandeld en gearchiveerd zal worden. Omtrent de kwestie van de eventuele afhandeling en archive ring van op termijn vernietigbare zaken in taakapplicaties4, heeft de archiefinspectie er op gewezen dat de wettelijk verplichte vernietiging van digitale informatie ook voor deze taak applicaties geldt (zie paragraaf 5). Ook vereist is dat de taakapplicaties functionaliteit be vatten om indien nodig vanuit de applicaties zaken over te kunnen brengen naar bijvoor beeld een e-depot. Verder dient in dit traject te worden gewaakt voor versnippering van informatie, om te voorkomen dat de informatie minder of zelfs niet meer toegankelijk wordt.

In 2021 is vanuit het programma 'ICT-Verandert' gestart met de voorbereidingen voor de implementatie van Office 365. Een onderdeel daarvan is een plug-in en een koppeling van Office 365. De plug-in van Office 365 voor het KZA is naar de opvatting van de archiefin spectie van cruciaal belang voor het bevorderen van de acceptatie en het gebruik van het KZA door de medewerkers. De koppeling van Office 365 met het KZA vormt een noodza kelijke actie om te voorkomen, dat informatie met betrekking tot eenzelfde zaak of proces versnipperd raakt over meerdere applicaties, indien InProces en Sharepoint los van elkaar als archiefsystemen worden gebruikt. Verder wordt in het jaarplan aangegeven, dat met een koppeling van Office 365 met InProces de mogelijkheid bestaat, om documenten die in Sharepoint staan ook in InProces op te slaan. De archiefinspectie merkt op, dat absoluut vermeden moet worden dat een document zowel in Sharepoint als in het KZA wordt opge slagen. Archivering van een document in verschillende applicaties werkt onduidelijkheid over de status van de verschillende versies in de hand. Dit tast de authenticiteit en be trouwbaarheid van het digitale archief aan. Een document mag slechts op één plaats wor den opgeslagen, zodat er geen verwarring en discussie kan ontstaan over de locatie van de originele versie van het betreffende document.

De archiefinspectie blijft wel beducht voor het risico, dat het KZA niet volledig wordt ge ïmplementeerd en in de toekomst niet integraal gebruikt gaat worden. Het gebruik van het KZA is kwalitatief en kwantitatief gezien nog steeds niet voldoende en vergt verbetering om te voorkomen, dat het leidende digitaal archief van de gemeente Dordrecht incompleet en daardoor niet meer authentiek is. Zodoende verdient het 'meenemen' en opleiden van de gebruikers van het KZA net als in de voorgaande jaren onverminderd de aandacht ter bevordering van de essentiële bewustwording voor het creëren, onderhouden en vergroten van de bewustwording bij de ambtenaren van de gemeente Dordrecht betreffende het gebruik van het KZA.

Aanbeveling Blijf onverminderd aandacht besteden aan het 'meenemen' en opleiden van de mede werkers in het op juiste wijze gebruiken van het Klant- Zaak- en Archiefsysteem om zodoende een zo breed mogelijk draagvlak voor het gebruik van het systeem te creëren. Nog steeds is het van belang dat de medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie meer gewezen worden op de eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van een juiste en rechtmatige archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het

4 Met de termen 'taakapplicatie', 'vakapplicatie' en 'backoffice-applicatie' wordt in de context van het KZA het zelfde bedoeld. In dit verslag wordt alleen de term 'taakapplicatie' gebruikt.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

bijzonder. Formele e-mails dienen te worden opgenomen in het archiefsysteem of in de daarvoor aangewezen, voor een duurzame archivering geschikte (vak)applicatie. Daarbij biedt de voorgenomen plug-in van Office 365 voor het KZA een goede faciliteit.

Aanbeveling Maak medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie meer bewust van hun verant woordelijkheid ten aanzien van een rechtmatige archivering van digitale documenten in het algemeen en van e-mail in het bijzonder. Archiveer de formele e-mails op een juiste wijze in het archiefsysteem of in de daarvoor aangewezen, voor een duurzame archivering geschikte (taakjapplicatie. 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Gemeentelijke organisaties mogen alleen archiefbescheiden vernietigen waarvoor de.ge meentearchivaris een machtiging tot vernietiging heeft verleend. Met deze procedure wordt voorkomen dat informatie verloren gaat die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt. De archiefinspectie controleert namens de gemeentearchivaris de wettelijke bewaartermij nen van de archiefbescheiden die op een vernietigingslijst voorkomen op grond van de vigerende selectielijst en beoordeelt of te vernietigen bescheiden alsnog voor blijvende bewaring in aanmerking komen vanuit het (cultuur)historisch belang.

In het afgelopen jaar werd door de archiefinspectie machtigingen tot vernietiging verleend voor archiefbescheiden vermeld in de volgende vernietigingslijsten van (deels voormalige) beheereenheden van de gemeente Dordrecht:

Vernietigingslijst 2020 van organisatie(onderdeel)

Machtiging verleend op

~GDD Cluster RK teams BSTP, CH, ERF, GS, VRK, WR en WVSS

- GDD_Cluster STD_teams GRDZ, JOC, ROSW en ZO - GDD_Museum_BV Beveiliging & Bewaking - GDD_PUBL_VOW - GDD juridisch_SCD JKC - GDD P&O - GDD_ST - GDD_Dienstverlening Drechtsteden - Deellijsten 2020 GDD_VBO_OB en GDD_VBO_SC - Deellijsten 2020 GDD_VBO_CBB en VBO_PC_________________ Deellijst 2020 GDD VBO BK

01-04-2021

11-10-2021

Verder werd door Dienstverlening Drechtsteden in 2021 machtiging tot vernietiging aan gevraagd en verkregen voor de volgende archiefbescheiden:

Vernietigingslijst

Bescheiden van het taakveld Verkiezingen betreffende de op 15, 16 en 17 maart 2021 gehouden verkiezing van de leden van de Tweede Kamer: - De pakken zoals bedoeld in de artikelen N2 en N9 van de Kieswet. Reisdocumenten: - Bescheiden m.b.t. de aanvraag, verstrekking en uitreiking en aan vraagformulieren zonder bijlage, periode 28-02-2018 t/m 31-12-2019 - Afhaalbewijzen, periode 26-02-2018 t/m 31-12-2019 - Reisdocumenten met bijlagen, periode 30-08-2007 t/m 06-09-2010 Rijbewijzen: - Aanvraag en afgifte (inclusief vernieuwing), periode 20-08-2007 t/m 06-09-2010

Regionaal Archief Dordrecht

Machtiging verleend op

10-06-2021

23-09-2021

Maart 2022 •

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

- Aanvraag met bijlage, periode 20-08-2007 t/m 06-09-2021 - Afhaalbewijzen, periode 28-02-2018 t/m 31-12-2019 Verklaringen omtrent Gedrag: - papieren en elektronische aanvraag, periode 31-08-2017 t/m 05-112018

23-09-2021

Inzake de kwestie rond de vernietiging van de numerieke/chronologische series in Mozaiek hebben DIV en de archiefinspectie een werkwijze afgesproken om een verantwoorde ver nietiging van de betreffende archiefbescheiden te kunnen bewerkstelligen. De werkwijze houdt in dat DIV een verslag gaat opstellen gebaseerd op de uitkomsten van de door DIV uit te voeren steekproeven. Aan de hand van dit verslag zal de archiefinspectie vervolgens in een dagdeel steekproefsgewijs de uitkomsten toetsen. Op basis van de bevindingen van deze toetsing kan uiteindelijk beoordeeld worden of de daadwerkelijke vernietiging van de chronologische/numerieke series uit het Mozaiek-archief kan worden gerealiseerd. Ook in het afgelopen jaar is binnen Dordrecht de tendens naar meer gebruik van taakapplicaties zichtbaar. Het probleem van taakapplicaties is dat een juiste archief(data)vernietiging vaak niet geregeld of mogelijk is, terwijl rechtmatige vernietiging van digitale infor matie in dat geval ook voor deze applicaties geldt. Het is daarom vereist dat taakapplicaties beschikken over vernietigingsfunctionaliteit, mocht ertoe besloten worden om daarin op termijn vernietigbare data op te slaan. Daarnaast dienen voor genoemde applicaties in dat geval ook vernietigingsprotocollen en -procedures te worden opgesteld om een rechtma tige vernietiging te kunnen bewerkstelligen.

6. OVERBRENGING PLAATS

VAN

ARCHIEFBESCHEIDEN

NAAR DE

ARCHIEFBEWAAR

Ingevolge de Archiefwet dienen archiefbescheiden ouder dan 20 jaar te worden overge bracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

Om de te bewaren archiefbestanden van de gemeente Dordrecht ouder dan 20 jaar over te kunnen brengen, is in het afgelopen jaar een vervolg gegeven aan het bewerken van de inventarissen van de archiefbestanden van de gemeente Dordrecht tot en met 1999. Een deel van de inventarissen is door de archiefinspectie in orde bevonden, het andere deel wordt nog door DIV aangepast. 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS

De door de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid beheerde bouwdossiers van de gemeente Dordrecht staan opgeslagen in een ruimte in de kelder van het Stadskantoor van de ge meente Dordrecht. Uit een inspectie bleek dat deze ruimte geheel niet voldeed aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. In opdracht van de gemeente Dordrecht heeft een extern archiefbureau in 2020 een aantal archiefbestanden in de bij de Omgevingsdienst ZuidHolland Zuid in gebruik zijnde ruimte bewerkt. De in de ruimte overgebleven, bij de Om gevingsdienst Zuid-Holland Zuid in beheer zijnde bouwdossiers (archief 'Bouwen en Wonen’) beslaan circa 640 strekkende meter. Aangezien de betreffende ruimte is afge keurd, waarbij tevens in ogenschouw is genomen dat het archief 'Bouwen en Wonen' over wegend te bewaren archiefbescheiden omvat, dient dit archiefbestand te worden verplaatst naar een archiefruimte, die voldoet aan de in de Archiefregeling gestelde eisen. Aanbeveling Breng in samenspraak met de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid de in de afgekeurde ruimte in het Stadskantoor van de gemeente Dordrecht geplaatste bouwdossiers over naar een archiefruimte die voldoet aan de in de Archiefregeling gestelde eisen.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

De ontwikkelingen in 2021 betreffende de archiefbewaarplaats en rond het inrichten van een e-depot voor de gemeente Dordrecht en de bij het Regionaal Archief Dordrecht aan gesloten gemeenten en openbare lichamen worden geschetst in het bijgevoegde verslag van de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven5. 8. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVER GEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

De archiefbescheiden opgemaakt en ontvangen door de gemeente Dordrecht die conform de Archiefwet 1995 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats zijn toegankelijk en beschikbaar voor het publiek. De archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek in de stu diezaal worden geraadpleegd voor zover er geen openbaarheidsbeperkingen zijn opgeno men. Zie voor meer details het bijgevoegde verslag van de gemeentearchivaris inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven.

9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Een calamiteitenplan initieert preventieve en repressieve maatregelen om de risico's op schade aan de archieven als gevolg van brand, wateroverlast, schimmels, ongedierte en diefstal te minimaliseren. Het in 2014 vastgestelde calamiteitenplan dient te worden geac tualiseerd. Het aangepaste calamiteitenplan is in concept gereed. In het plan zijn de pro cedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van archiefbescheiden opgeno men.

Aanbeveling Stel het geactualiseerde calamiteitenplan vast om te zorgen voor een goede bewaring van archieven en ter voorkoming en beperking van schade tijdens een noodsituatie waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. 10. MENSEN EN MIDDELEN

De werkzaamheden met betrekking tot de documentaire informatievoorziening van de ge meente Dordrecht worden uitgevoerd door medewerkers van het team DIV. Met een for matie van 25,91 fte voeren deze medewerkers de werkzaamheden ook uit voor de ge meenten Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht en vanaf 2022 de Gemeenschappelijke Regeling Sociaal (tot 2022 de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden). Onderstaand volgt een overzicht van de functies en de omvang van het team DIV: Functie Teamleider___________________________ Beleidsadviseur_______________________ Informatieadviseur___________________ Recordmanager______________________ Senior medewerker kwaliteit___________ Medewerker kwaliteit_________________ Medewerker digitaal archiefbeheer_____ Medewerker fysiek archiefbeheer_______ Senior medewerker digitaliseren en post Medewerker digitaliseren en post_______ Totaal

fte 1 1,5___ 7,21 2____ 1____ 2____ 2____

3____ 5,05 3,15 25,91

5 Zie: 'Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht over het jaar 2021' door drs. T.J. de Bruijn 0anuari 2022), par. 2.

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Verslag van de gemeentearchivaris 2021

In het licht van de complexe ontwikkelingen op het gebied van het digitale informatie- en archiefbeheer groeit het team DIV verder naar de rol van expert op gebied van digitaal informatiemanagement voor de gehele Drechtstedenregio, met de daarbij behorende taken naast de overige door het team uit te voeren DIV-taken. Gelet hierop blijft de formatie van het team DIV naar de mening van de archiefinspectie aan de krappe kant om de continuïteit en de kwaliteit van de werkzaamheden te kunnen waarborgen. Ten behoeve van de kwaliteitszorg zijn in de formatie van DIV twee fte opgenomen. Het vertrek in februari 2021 van de senior kwaliteitsmedewerker is vanaf september 2021 voorlopig opgevangen door een externe inhuurkracht, die volledig ingezet wordt op de uitvoering van de kwaliteitscontroles. Voor het vormen van een compleet en betrouwbaar duurzaam digitaal archief zijn goede kwaliteitscontroles onmisbaar. Door de livegang van steeds meer zaaktypen groeit de digitale (procesgebonden) archivering. Daarom is het belangrijk om de beschikbare fte voor de kwaliteitszorg volledig in te vullen en op peil te houden om de kwaliteitscontroles onverminderd te kunnen voortzetten.

Aanbeveling Vul de beschikbare fte voor de kwaliteitszorg volledig in om de kwaliteitscontroles on verminderd te kunnen voortzetten.

Aldus vastgesteld d.d. 28 maart 2022, De gemeentearchivaris van Dordrecht,

/Y drs. TJ. de Bruijn

Regionaal Archief Dordrecht

Maart 2022

Jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht

over het jaar 2021

door drs. T.J. (Teun) de Bruijn, gemeentearchivaris

januari 2022

Lk REGIONAAL

k k k k kl k

A RCHIEF DORDRECHT

ONDERDEELVANDORDRECHTS MUSEUM

u r •;

Inleiding Op grond van de Archiefverordening is de gemeentearchivaris verplicht om het Col lege van Burgemeester en Wethouders jaarlijks verslag te doen van het beheer van de archiefbewaarplaats en de daarnaar overgebrachte archieven. Sinds 2017 is deze verantwoording in een afzonderlijk jaarverslag van het Regionaal Archief Dordrecht opgenomen. Dit jaarverslag wordt tevens als bijlage aan het verslag van de ge meentearchivaris omtrent het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding toegevoegd. Het Regionaal Archief Dordrecht is een onderdeel van het Cluster Mu sea van de gemeente Dordrecht, dat bestaat uit de cultuurorganisaties het Dordrechts Museum, het Hof van Nederland, Huis Van Gijn en het Regionaal Archief Dordrecht. Het beheert onder andere de archieven van de gemeente Dordrecht, Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Hoeksche Waard, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, de voormalige gemeente Molenwaard, de voormalige waterschappen De Groote Waard en IJsselmonde, het voormalige Zui veringsschap Hollandse Eilanden en Waarden en de meeste gemeenschappelijke regelingen in de regio Zuid-Holland Zuid. 1.

Algemeen

Naast 2020 zal ook 2021 in onze herinnering blijven als een jaar waarin het dage lijkse leven door de coronapandemie werd bepaald. De door de rijksoverheid geno men maatregelen hebben grote invloed gehad op het functioneren van het Regio naal Archief Dordrecht. Thuiswerken en digitaal vergaderen bleven een groot deel van het jaar het nieuwe 'normaal'. Daarnaast was de studiezaal bijna een halfjaar noodgedwongen gesloten, werden overbrengingen van archieven tijdelijk uitgesteld en mochten vrijwilligers niet meer komen om te werken. Desalniettemin wist ieder een de moed erin te houden en hebben we ook in 2021 veel weten te realiseren. In augustus is na ruim 35 jaar Helen Stroosma, senior studiezaalmedewerkster met pensioen gegaan, eind oktober gevolgd door Winnie van de Rest. Daarnaast heeft studiezaalmedewerkster Gabriella Lemkes binnen de organisatie een andere functie gekregen. In het najaar is een projectleider digitale dienstverlening geworven. Emmy Rijsdijk zal in samenwerking met het Team Archief de komende twee jaar gaan werken aan een grotere digitale toegankelijkheid van de collectie, een verbe terde digitale dienstverlening en een breder digitaal publieksbereik.

Het Regionaal Archief Dordrecht heeft in 2021 weer actief deelgenomen aan de landelijke expertgroep Websitearchivering. In dit gremium proberen archivarissen en bibliothecarissen niet alleen hun vakinhoudelijke krachten te bundelen maar ook inzichtelijk te maken welke instellingen bezig zijn met de archivering van welke websites. De expertgroep is tevens de centrale gesprekspartner voor de leveran ciers van de benodigde software voor websitearchivering. In 2021 heeft de uitvoering van de Auteurswet en de Algemene Verordening Gege vensbescherming en daarmee het digitaal beschikbaar stellen van beeld en infor matie via het internet weer op de agenda van het Nederlandse archiefwezen ge staan. Een eenduidige uitleg van wat de wet- en regelgeving nu exact toestaat, bestaat er namelijk nog altijd niet. Daarnaast is er aandacht besteed aan de Wet open overheid en de afronding van een nieuwe Archiefwet, waarin de overbren gingstermijn teruggebracht zal worden naar tien in plaats van twintig jaar. De wet zal waarschijnlijk in 2022 in werking treden.

& *

Archiefinspectie en advisering Ook in 2021 zijn de archiefinspecteurs Robin Lassche en Louis Scheuneman vele malen om advies gevraagd, zoals over hoe de archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden overgebracht. Bovendien is er veel aandacht geschonken aan het archiefbeheer bij een aantal gemeenschappelijke regelingen, zoals de Dienst Gezondheid en Jeugd, de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en de Sociale Dienst Drechtsteden. Ook het monitoren van de invoering en de gevolgen van het nieuwe Klant-, Zaak- en Archiefsysteem in de Drechtsteden bleef een actu eel onderwerp.

Daarnaast zijn er weer tientallen machtigingen tot de vernietiging van archiefbe scheiden verleend. Tevens zijn er vervolgfacetinspecties uitgevoerd naar de kwali teit van de archiefruimten en naar de kwaliteit en volledigheid van de digitale dos siers. Vooral dit laatste zal de komende jaren een aandachtspunt voor de inspectie blijven.

Het Regionaal Archief Dordrecht heeft in 2018 besloten om gelet op de kennis, ef ficiëntie en kosten nauw met het Stadsarchief Rotterdam te gaan samenwerken met de ontwikkeling van een e-depot. Door de coronamaatregelen is een pilot inzake het plaatsen van een digitaal particulier archief uitgesteld naar 2022. Eind 2021 zijn alle door het Regionaal Archief Dordrecht tussen 2010 en 2019 gearchiveerde web sites met succes in het e-depot geplaatst. Hiermee is eindelijk een daadwerkelijke start met het e-depot gemaakt. In het najaar is door alle Drechtsteden besloten om een regionaal-smal Strategisch Informatieoverleg in te stellen, dat eventueel te zijner tijd kan worden uitgebreid. Als eerste punt is het opstellen van een hotspotlijst aangepakt. Hotspots zijn ge beurtenissen die tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling veel com motie en beroering hebben losgemaakt. Het idee is om zowel een lijst voor alle Drechtsteden als voor elke gemeente afzonderlijk op te stellen. Bij de hotspots voor alle gemeenten kan worden gedacht aan de coronapandemie en de Zwarte Pieten discussie, voor de gemeente Dordrecht bijvoorbeeld aan de verontreiniging door Chemours en 800 jaar Stad. Beide lijsten zullen de komende jaren in overleg met externe partijen worden uitgebreid.

Acquisitie

In 2021 is de collectie van het Regionaal Archief Dordrecht met ongeveer 245 strek kende meter gegroeid. Het betreft zowel overheids- als particuliere archieven uit Dordrecht en de regiogemeenten, waarmee een dienstverleningsovereenkomst is gesloten. Daarnaast zijn ook de Beeldcollectie, de Archiefbibliotheek en de Collecties Bewegend Beeld en Geluid met een aantal objecten aangevuld. De belangrijkste aanwinsten worden hieronder vermeld: Aanwinsten aan archieven Gemeente Oud-Beijerland, 1627 - 1929 (archief 1317) Gemeente Oud-Beijerland, 1930 - 1960 (archief 1318) Collectie van Hinderwetvergunningen van de Gemeente Strijen (archief 1335) Collectie van Hinderwetvergunningen van de Gemeente Oud-Beijerland (archief 1336) Gemeente Strijen, 1991 - 2000 (archief 1346) Nederlandse Hervormde Gemeente van Nieuw-Beijerland (archief 1366) Zuiveringsschap Hollandse Eilanden en Waarden, 1990 - 2004 (archief 1368)

► 4 4

Collectie van bescheiden met betrekking tot AJ.H. (Ad) Breevaart (archief 1375) Algemene Dordtse Senioren Vereniging (archief 1376) Nederlandse Hervormde Gemeente van Zwijndrecht (archief 1378) Nederlandse Christen-Vrouwenbond, Afdeling Dubbeldam en haar rechtsopvolgers (archief 1379) Provinciale Dambond Zuid-Holland Zuid (archief 1380) Aanvulling op de Handschriftenverzameling (archief 150) Aanvulling op het archief van de Algemene Begraafplaats te Dordrecht (archief 180) Aanvulling op het archief van de Koninklijke Dordrechtse Roei- en Zeilvereniging (archief 245) Aanvulling op het archief van Scheepswerf 'Hoebée' (archief 563) Aanvulling op het archief van de Gemeente Strijen, 1926 - 1990 (archief 950) Aanvulling op het archief van de Gemeente Korendijk, 1984 - 1999 (archief 1247)

Omvangrijke aanvullingen van de Archiefbibliotheek Nieuwe publicaties betreffende Dordrecht en de regio Zuid-Holland Zuid Een zestiental Bijbels Omvangrijke aanvullingen van de Beeldbank Collectie tekening van J.A. van der Vorm

Toegankelijkheid In 2021 is een groot aantal aanvullingen op archieven beschreven en daarmee toe gankelijk gemaakt via de website. Daarnaast is een aantal archieven geïnventari seerd en zijn de overheidsarchieven in een geordende en toegankelijke staat, dus met een inventaris overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bovendien rondde studiezaalmedewerkster Rosita Autar het project gericht op het ontsluiten van alle nog niet beschreven charters via MaisFlexis af.

Er zijn onder andere inventarissen gemaakt op: Vrij Entrepot (archief 172) Algemene Begraafplaats te Dordrecht (archief 180) Teekengenootschap 'Pictura' (archief 206) Gemeentelijke Gasfabriek en Hoogdrukwaterleiding (archief 211) Nederlands Hervormde Gemeente van Dubbeldam (archief 295) Dordrechtse Krachtsport- en Atletiekvereniging 'Hercules' (archief 468) Vereniging Brood en Rozen Dordrecht (archief 484) Televisie Radio Omroep Merwestad (archief 496) Gemeente Strijen, 1926 - 1990 (archief 950) Christelijke Gereformeerde Kerk van Zwijndrecht (archief 1174) Woningbedrijf van de Gemeente Cromstrijen en zijn rechtsvoorgangers (archief 1205) Gemeente Korendijk, 1984 - 1999 (archief 1247) Vrije Evangelische Gemeente van Dordrecht (archief 1300) Gemeente Oud-Beijerland, 1627 - 1929 (archief 1317) Gemeente Oud-Beijerland, 1930 - 1960 (archief 1318) Collectie van Hinderwetvergunningen van de Gemeente Strijen (archief 1335) Collectie van Hinderwetvergunningen van de Gemeente Oud-Beijerland (archief 1336) Gemeente Strijen, 1991 - 2000 (archief 1346) Collectie van bescheiden met betrekking tot psychiater D.N. Oudshoorn (archief 1364) Zuiveringsschap Hollandse Eilanden en Waarden, 1990 - 2004 (archief 1368) 4

Collectie van bescheiden met betrekking tot AJ.H. (Ad) Breevaart (archief 1375) Algemene Dordtse Senioren Vereniging (archief 1376) Nederlandse Christen-Vrouwenbond, Afdeling Dubbeldam en haar rechtsopvolgers (archief 1379) Provinciale Dambond Zuid-Holland Zuid (archief 1380)

Een grote groep vrijwilligers is doorgegaan met het nader ontsluiten van de gezinskaarten en de notariële akten van Dordrecht. Door de coronamaatregelen is de voortgang van deze projecten wel vertraagd. Met inzet van vrijwilligers en de com mentaren van bezoekers van de Beeldbank zijn weer vele afbeeldingen beschreven en daarmee beter toegankelijk gemaakt.

Restauratie en conservering

In het restauratieatelier aan de Vest is een groep vrijwilligers doorgegaan met het conserveren en herverpakken van archieven in zuurvrije omslagen en dozen. Door de coronamaatregelen is de voortgang van dit project wel vertraagd. Papierrestau rator Vera van Kempen-Keijzers is met ondersteuning van archiefmedewerkster Gabriella Lemkes bezig met het restaureren en opnieuw opzetten van de Gemeente lijke Prentverzameling. Het gaat hierbij met name om de grootformaat tekeningen, prenten en aquarellen. Bovendien is een groot aantal in 2020 geschonken Bijbels van een passende, beschermende doos voorzien. In 2021 heeft de papierrestaurator de uitvoering van het in 2019 vastgestelde res tauratieplan voor alle papieren objecten in de Collectie Dordrecht voortgezet. Ze is daarnaast betrokken geweest bij de inrichting van tentoonstellingen in het Dordrechts Museum en Het Hof van Nederland en het gereed maken van objecten voor, (internationale) uitleningen. 6.

Archiefbewaarplaats Door de overbrenging van overheidsarchieven die ouder zijn dan twintig jaar was er de afgelopen jaren in de archiefdepots een tekort aan ruimte ontstaan. Met de extra ruimte die in 2019 werd gerealiseerd, is de verwachting dat er tot uiterlijk 2025 depotruimte beschikbaar is. Door de wettelijk verplichte overbrenging van het tienjarenblok 1991 - 2000 is er dit jaar 215 strekkende meter overheidsarchief overgebracht en zijn er ook het komende jaar nog honderden strekkende meters aan nieuwe overheidsarchieven te verwachten.

Studiezaal en dienstverlening

In Het Hof van Nederland is ook de studiezaal van het Regionaal Archief Dordrecht gehuisvest. Door de coronapandemie was de studiezaal in de periodes 1 januari 6 juni en 21 - 31 december noodgedwongen gesloten. In de tussenliggende weken was de studiezaal wel open maar met beperkende maatregelen, zoals maximaal tien bezoekers per dag en het verplicht gebruik van beschermende middelen. In de periode dat de studiezaal gesloten was, werd de digitale dienstverlening tijdelijk uitgebreid met het scanning on demand van bouwtekeningen tegen een geredu ceerd tarief. Vele digitale bezoekers die met de verbouwing van hun huis bezig waren, hebben hiervan gebruik gemaakt. De uitleningen van dossiers aan de overheidsadministraties gingen het gehele jaar door. Daarnaast zijn er ongeveer 3.000 vragen per mail of telefonisch binnenkomen die door de studiezaalmedewerkers, deels thuiswerkend zijn afgehandeld.

» i

Alle archiefinventarissen zijn beschikbaar via de website van het Regionaal Archief Dordrecht. De archiefbescheiden kunnen kosteloos fysiek worden geraadpleegd in de studiezaal. De digitale afbeeldingen zijn sinds eind 2015 via de website van het Regionaal Archief Dordrecht gratis te raadplegen en te downloaden.

Onderstaande tabellen geven een overzicht van de bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht in 2021 in vergelijking met die van 2017 - 2020. Uit de bezoekaantallen blijkt dat ondanks de tijdelijke sluiting belangstellenden in de geschiedenis van Dordrecht en de regio de studiezaal en website ondanks alle beperkingen goed hebben weten te vinden. Bezoekcijfers van de studiezaal

2017 2018 2019 2020 2021

Bezoeken 2.713 2.798 2.819 1.601 1.250

2017 2018 2019 2020 2021

Aangevraagde stukken 8.891________________ 8.835 10.513______________ 7.997_______________ 5.702

Bezoekcijfers van het Regionaal Archief Dordrecht via archieven.nl Zoekacties Paginaweergaves 2017 870.063 4.576.039 2018 888.971 4.185.074 2019 801.833 4.285.899 2020 845.000 5.327.223 2021 1.054.675 5.517.495 Bezoekcijfers van de Beeldbank Bezoeken 2017 88.180 2018 105.806 2019 104.396 2020 111.780 2021 99.786

Paginaweergaves 1.210.924 1.385.054 1.262.972 1.309.910 1.369.628

Website

In 2021 is in samenwerking met de Dordtse Academie en de Vereniging 'Oud-Dordrecht' weer een veertiental lemmata aan het Dordts Biografisch Woordenboek toe gevoegd, waardoor er nu 215 zijn gepubliceerd. Tevens zijn er via de sociale media, waaronder Facebook, Instagram en Twitter, geregeld korte verhalen en wetens waardigheden gepubliceerd.

Aan het eind van 2021 werden er 7.926.505 beschrijvingen als open data via de website gepubliceerd. Dit betreft onder andere 32.533 boektitels, ruim 180.000 te keningen, foto's en prenten, 4.433 films en 1.949.844 akten met 3.824.604 per soonsnamen. Vanwege de sluiting van de studiezaal in verband met de coronamaatregelen is er op de website een speciaal 'thuisarchief (www.reqionaalarchiefdordrecht.nl/thuisarchief) ingericht, waarin geïnteresseerde bezoekers allerlei verhalen en wetens waardigheden uit de Dordtse geschiedenis kunnen lezen.

Tentoonstellingen, publicaties en educatie

Er is in 2021 vier keer op de eerste zaterdag van de maand door een archiefmedewerker in het Hof of de Vest een Archief-wijzer gegeven, waarin in één a twee uur afwisselende onderwerpen, zoals het gildewezen, restauratie en digitaal archiveren aan de orde zijn gekomen. De middagen worden door gemiddeld vier belangstel lenden bezocht. Op 7 oktober werd de uitgestelde lezing van Ad van Liempt over het einde van de Tweede Wereldoorlog (mei 1945) in het kader van 75 jaar bevrijding in samenwer king met de Wilhelminakerk gehouden. Ruim zestig belangstellenden bezochten die avond de kerk en waren getuigen van een boeiend verhaal door een gepassioneerd spreker.

In het kader van de Maand van de Geschiedenis is in oktober in samenwerking met de Vereniging 'Oud-Dordrecht' de Dag van de Geschiedenis georganiseerd. Het thema Aan het werk! werd op 23 oktober met drie lezingen, een stadswandeling, bedrijfsfilms, een historische quiz en het tonen van topstukken uit de collectie onder de aandacht gebracht. Ongeveer 130 belangstellenden bezochten het Hof. De ver halen zijn later ook op de website gepubliceerd. Met een drietal manifestaties op het Statenplein rondde Erik Sep zijn stadskunste naarschap 2019 - 2020 af. Het 'hoofdgerecht' bestond in juli uit een diner voor daklozen. Tijdens het 'nagerecht', begin oktober werd zijn opvolger als stadskun stenaar 2021 - 2022 bekend gemaakt. Het is de fotografe Anja de Jong die vooral aandacht zal gaan besteden aan de rol van het water in relatie tot de stad en de mens. Daarnaast was een aantal medewerkers betrokken bij de totstandkoming van de tentoonstelling Dordtenaren boven WATER die begin juni in Het Hof van Nederland werd geopend. Bovendien werden het project Het nader ontsluiten van de brieven van kunstschilder Jan Pieter Veth in verband met de grote Veth-tentoonstelling in het Dordrechts Museum (voorjaar 2023) en het project Portretkunst in Dordrecht voortgezet.

Tevens is medewerking verleend aan allerlei (particuliere) initiatieven, zoals de rubriek Toen en Nu in De Plusser en projecten in het kader van Dordrecht - 800 jaar Stad.

Servicegemeente Dordrecht Bijlage 2

Jaarverslag 2021 van SCD-DIV over het beheer van niet overgebrachte informatie en archiefbescheiden van de gemeente Dordrecht, door: J.M.M. van Dompzelaar, kwaliteitsmedewerker SCD-DIV. 1. Lokale regelgeving Strategisch Informatieoverleg (SIO) Half augustus 2019 heeft de gemeentearchivaris een brief aan de gemeente Dordrecht gestuurd met het advies een Strategisch informatieoverleg (SIO) in te richten. In de brief geeft hij aan wie er in het SIO kunnen plaatsnemen en welke punten er op de agenda staan. Omdat praktisch alle facetten van de archief- en informatiehuishouding bij het SCD zijn ondergebracht, adviseerde hij om één SIO voor alle Drechtsteden in te stellen. In 2021 heeft de gemeentearchivaris geadviseerd om een breed strategisch overleg in te stellen. Op grond daarvan kan het college een besluit nemen waarmee het SIO wordt bekrachtigd. Er is gekozen voor een smal regionaal SIO. Dit is opgenomen in artikel 4 van de nieuwe beheerregelingen die in het kader van de transitie aan de colleges voorgelegd worden. Ondanks dat het SIO nog niet officieel is ingesteld (de beheerregeling is nog niet vastgesteld en er komt nog een instellingsbesluit) gaan we al wel van start. Dit overleg gaat lx per jaar plaatsvinden in het IMO-D. Het le overleg zal plaatsvinden in maart 2022. In dit overleg reserveert DIV een half uur voor de hotspotmonitor.

De hotspotlijst is opgesteld in samenwerking met de archivaris Teun de Bruijn. Archiefverordening en Besluit informatiebeheer De archiefverordening en Besluit Informatiebeheer zijn behandeld in de vergadering van college van Burgemeester en Wethouders van 21 december 2021. De archiefverordening moet nog worden vastgesteld in de Raad van de Gemeente Dordrecht. De ondertekende fysieke stukken worden na afloop aangeboden bij DIV ter archivering.

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht KZA Het KZA-project dient voorgezet te worden, zodat volledig digitaal werken en archiveren mogelijk wordt gemaakt. Eind 2021 waren er 515 van de 966 werkprocessen live in KZA. In 2021 zijn een paar nieuwe werkprocessen live gezet. Alle medewerkers binnen de 7 gemeenten kunnen inmiddels informatie opslaan in KZA. Niet alle specifieke werkprocessen zijn echter in alle taakvelden al live. Dit zijn veelal werkprocessen waarvoor een koppeling gerealiseerd moet worden met een vak applicatie of werkprocessen die een relatie hebben met het medewerkersportaal en/of multitenancy. Er is in 2021 veel aandacht uitgegaan naar het uit faseren van Mozaïek. In 2022 is de planning om Mozaïek niet meer te gebruiken als zaaksysteem. Extra aandacht behoeven de taakapplicaties. Via business cases zal bekeken worden bij welke werkprocessen enkel archivering in taakapplicatie mogelijk is. In 2022. Vanuit DIV wordt beleid opgesteld voor het werken in taakapplicaties.

Vervanging In KZA werken we volledig digitaal. SCD-DIV heeft in 2019 het handboek vervanging ter vaststelling voorgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouders. Het college heeft conform besloten. Het vervangingsbesluit is overeenkomstig de Algemene wet bestuursrecht bekend gemaakt. Het Handboek regelt dat de papieren documenten die gearchiveerd moeten worden, de archiefbescheiden, vervangen kunnen worden door een digitaal exemplaar waarbij dit digitale exemplaar de status van het originele papieren document overneemt. In de Archiefwet wordt dit omschreven als "vervanging". In 2021 is uitvoering gegeven aan het gestelde in dit handboek en zijn de documenten volgens de opgestelde procedures vervangen.

Kwaliteit Om te voldoen aan de kwaliteitseisen die zijn vastgelegd in het kwaliteitshandboek en die doorwerken in het handboek vervanging zijn er diverse kwaliteitscontroles nodig. SCD-DIV voert deze controles uit. Er vinden controles plaats op de scan- en registratiewerkzaamheden van SCD-DIV. Op basis van toegekende risicoklassen vinden ook controles plaats op de door de ambtenaar afgehandelde zaken. Logischerwijs worden risicovolle zaken intensiever gecontroleerd dan de zaken die minder risicovol zijn. De uitkomsten van de kwaliteitscontroles worden teruggekoppeld naar de respectievelijke medewerker c.q. ambtenaar. Hiermee wordt uiteindelijk de kwaliteit van de registratie verbeterd en de volledigheid van het digitale archief gewaarborgd. De uitkomsten van de kwaliteitscontroles van de afgehandelde zaken worden 1 x per drie maanden gedeeld met de KZA-coördinatoren. Zij krijgen dit overzicht in de vorm van een dashboard. In 2021 is het dashboard t/m het 2e kwartaal 2021 gedeeld met de KZA-coördinatoren. De reden hiervoor is dat slechts 1 kwaliteitsmedewerkster beschikbaar was na het vertrek van de senior kwaliteitsmedewerkster in februari 2021. In september 2021 is dit opgelost door een externe inhuur die zich volledig concentreert op de kwaliteitscontrole en de achterstand heeft ingelopen.

In 2021 is ook extra aandacht besteed aan het zaaktype bestuurlijke besluitvorming nadat uit de kwaliteitscontrole bleek dat het zaaktype niet in elke gemeenten op de juiste manier gebruikt wordt. Informatie SCD-DIV verstrekte management- en kwaliteitsinformatie over het gebruik van zaken en zaaktypen aan de organisaties. Het overzicht lopende zaken in Inproces is dusdanig groot dat het generen van dit overzicht problemen oplevert voor DIV. Oorzaak is dat er veel zaken met een kort doorlooptijd niet afgehandeld worden.

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden i-Navigator Het beschikken over een ordeningsstructuur is een wettelijke verplichting. Om te voldoen aan die wettelijke verplichting is de applicatie i-Navigator aangeschaft en ingericht.

De i-Navigator is een DSP/ZTC-beheertool waarin het informatiebeleid t.a.v. de ordening, toegankelijkheid en beheer van informatieobjecten centraal kan worden vastgelegd en ook raadpleegbaar is. De i-Navigator bevat een model-DSP waarbij een externe redactie de inhoud daarvan - middels een periodieke update - actualiseert aan de hand van landelijke wet- en regelgeving en richtlijnen en best practices.

Hierdoor is het DSP/ZTC altijd compliant aan de meest recente wetgeving. In het DSP/ZTC van de Drechtsteden is de complete informatiehuishouding centraal in kaart gebracht en beheerd. Hierin zijn o.a. de werkprocessen (zaaktypen) benoemd, de bijbehorende informatieobjecten, de bewaartermijnen en de applicaties waarin de werkprocessen worden uitgevoerd. Ook aspecten als taakveld, proceseigenaar, vertrouwelijkheid, afdoeningstermijnen, processtappen, documentsjablonen en procesrelaties worden hierin vastgelegd.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.dordrecht.nl/api/v1/meetings/551/documents/22225